El Ciclo de Compras Como te habrs dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fcil de realizar ya que se debe tener

una organizacin adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas.

A continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. 2. 3. 4. 5. Anlisis de las Solicitud de Compras. Investigacin y Seleccin de Proveedores. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepcin del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuacin te invitamos al anlisis de cada una de las etapas antes nombradas.

Anlisis de la Solicitud de Compra Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto. El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. 1 Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programacin de materiales para compra y ficha de historia de cada material.

Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. 2
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La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para

su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.
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La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. El esquema que observars corresponde a la comparacin de precios y cotizaciones de materiales.

Ahora bien, antes de continuar con el estudio de las siguientes etapas te proponemos que realices la actividad: (VER MENU TALLERES) Si fue difcil realizar la tarea, te recomendamos repasar los contenidos. Si no tuviste problemas, Te felicitamos, adelante.! 3 Negociacin con el Proveedor: Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. Te presentamos un esquema de una orden de compra.

Acompaamiento del Pedido (FollowUp): Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. 4 Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

Control de la Recepcin del Material Comprado: Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. 5 Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales. Lo anterior te quedar ms claro con el siguiente flujograma del ciclo de compras.

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Logstica Anlisis por departamento

30 agosto 2010 By admin Leave a Comment El director de compras y abastecimiento de una organizacin debe evaluar las necesidades de la misma, considerando la capacidad econmico financiera de la organizacin a efectos de evaluar cantidades de suministros para su abastecimiento, control de los consumos y reservas, capacidad instalada, grado de uso de la misma, operarios disponibles y el estado de las instalaciones de la empresa.

Para todo esto debe haber coordinacin entre departamentos o sectores de la organizacin, dado que muchas veces el suministro o abastecimiento depende necesariamente de otros sectores. Los acuerdos y coordinaciones tendran el siguiente esquema: Frente al jefe de produccin:
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materiales requeridos para la produccin fijada en volmenes previstos. frecuencia de las necesidades, para fijar colocacin de pedidos. especificaciones de calidad y el tipo de suministro a adquirir.

Frente al jefe de logstica:

y y y y y y

control de stocks elevados en determinados artculos niveles de almacenamiento disponible y total para cada suministro. necesidad de mayor capacidad de almacenamiento o nuevas instalaciones equipamientos y suministros para el mantenimiento control de equipos y capacidades de transporte renovacin de equipos para operacin de almacenes

Frente al jefe de abastecimiento:

y y y

modalidades para sostener el abastecimiento de forma continua pre establecer niveles de calidad de insumos a comprar encontrar nuevos productos, insumos y fuentes de abastecimiento

Frente al jefe de ventas:

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informacin sobre planificacin del producto terminado. fechas lmites del producto

Frente al jefe contable:

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informacin de los registros de inventarios para conocer activos de la organizacin informacin de conciliacin de inventarios mejoras en la operativa para confeccin de nuevos inventarios cuando sea necesario

El jefe de compras debe fijar las responsabilidades del caso que le correspondan en las compras, tanto como la manera de efectuar las compras atinentes a:
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fabricacin especifica correspondiente a un periodo de tiempo cumplimiento de un programa de compras de suministros una orden de compra determinada. la compra de un suministro puntual que debe estar en stock monto de dinero especfico a invertir en una sola adquisicin

Fuentes: Harvard Business Review Wikipedia Imgenes Logstica Panam Filed Under: Departamento de compras, Director de Compras, Formacin, Logstica Tagged With: Conceptos de logstica aplicada, Departamento de compras logsticas, Eficiencia en el proceso de compras, Logstica en compras

Logstica conceptos y consideraciones

26 agosto 2010 By admin Leave a Comment La organizacin de las empresas para alcanzar niveles de excelencia en temas como el suministro de insumos o abastecimiento es un proceso nada fcil de llevar a cabo, ya que hay que considerar cuestiones tanto internas como externas a la empresa.

El sector abastecimientos y el trfico de materiales contactan zonas comunes del mercado, luego deben aportar a las soluciones del caso.

El jefe de abastecimiento tiene como uno de sus objetivos el conseguir proveedores fiables y el lograr que su relacin con la organizacin sea comprometida con la prosperidad y desarrollo de la misma, cooperando ambos al bien comn. La gestin de las provisiones est determinada por variables que dependen del tiempo, esto es, un plan integral de previsiones y los plazos atinentes a casos particulares. La mayora de las organizaciones dedica hasta la mitad de sus recursos en el aprovisionamiento de mercancas y servicios, siendo pues de gran incidencia en la estructura de los beneficios finales. Por tanto el cargo de director de compras es fundamental en cualquier organizacin con determinadas dimensiones, y su funcin es el desarrollo de estrategias de compras,y negociacin con proveedores, estableciendo sinergias con los mismos, coincidentes con la estrategia de la organizacin, en el corto y largo plazo. La labor del director de compras aplicada a la optimizacin del uso de los suministros debe estar regida por procesos y normas perfectamente establecidos previamente y referidos al manejo, almacenamiento, distribucin, conservacin y uso de los materiales utilizados por la organizacin. En la determinacin de las necesidades el director de compras debe considerar la estrategia de la organizacin acerca de: - la procedencia de los suministros, nacionales o importados - los niveles de stock de las materias primas

- evaluar el sistema de compras, por su volumen o condiciones de pago y su incidencia en los costos La aplicacin de estas normas y procesos contribuyen finalmente a obtener la aprobacin de los servicios que brinda la organizacin a sus clientes, ecosferas lder en el mercado es prueba fehaciente de ello.