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Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del PP para la Educacin Superior Instituto Universitario de Tecnologa Readic-UNIR Ctedra: Principios Bsicos

de RRPP Facilitador: Lic. Lenn Luque

Plan de RRPP dirigido al Publico Externo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional, caso:

Realizado Por: HERNNDEZ, Freddy MORALES, Enmanuel MEDRANO, Linberth PEREZ, Leonardy PEREZ, Rony SILVA, Juliet
Maracaibo, Febrero 2010

INTRODUCCION

Todas las actividades humanas, an sean preponderantes y extraordinarias, necesitan ser publicitadas, requieren ser reconocidas pblicamente, para poder ser acogidas o rechazadas por la sociedad. A continuacin, presentamos un esquema de diseo de un plan de relaciones pblicas, dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, una Institucin de Educacin Superior de gestin privada, creada mediante el decreto presidencial nmero 34-362;34-582;34-993;36-159 del 27 de enero de 1989, publicado en Gaceta Oficial Nmero 34.362 del 6 de Diciembre de mismo ao. El Ministerio de Educacin autoriz el funcionamiento de la Extensin Maracaibo el 06 de Noviembre de 1.990, segn gaceta 34.594, baja el nmero 929. Los planes de Relaciones Pblicas no siguen un orden o modelo estricto para la realizacin del mismo. Por lo tanto cada plan que se realice ser diferente a todos. La creatividad y la adaptacin al contexto organizacin son la clave para realizar este. Dicho plan consta de diferentes componentes o partes: existir un desarrollo en el cual se establecer inicialmente el problema objeto de diagnostico, para definirlo, sentar objetivos buscados (tanto general como especficos), justificando la necesidad del plan y delimitando (temtica, espacial y temporalmente) el mismo; posteriormente se disearan las estrategias necesarias para la correspondiente ejecucin, pautando su cronograma y presupuestando los costos inherentes. Hoy en da, con el auge y la intensidad de la competencia de las diferentes empresas educativas, se hace necesario conocer las caractersticas y componentes de su mercado objetivo (consumidores, proveedores, clientes potenciales, intermediarios, etc.), con el propsito de elaborar y estructurar en la mejor forma posible, los objetivos que coadyuven al alcance de las metas organizacionales. Este plan de Relaciones Pblicas est elaborado atendiendo a cualquier elemento de contingencia que se presente durante su ejecucin. Agradecemos de antemano la oportunidad brindada para con nosotros al presentar este trabajo, bsico e importante en el estudio y formacin de nuestra profesin de Mercadotecnia.

Los Autores.

Desarrollo
1. Diagnostico del Problema: Para establecer el diagnostico problema realizaremos una Matriz FODA, Carrillo de Albornoz y Serra (2005) le define como una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados. FODA viene de un acrstico conformado por las primeras letras de las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; tanto fortalezas como debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difcil poder modificarlas. Para la aplicacin de un FODA como elemento de juicio diagnostico, el equipo de trabajo paut una entrevista informal con el personal de la institucin que maneja las RRPP. Se acord con la Arq. Mara Linares, directora de la institucin; tambin estuvo presente la Auxiliar de Recepcin Sra. Zorayda Acosta, quienes colaboraron con el presente instrumento: Preguntas realizadas: 1. Estrategias y tcticas creativas de RRPP de la Institucin Manifest no contar con estrategias y tcticas creativas publicitarias nuevas para los momentos, sin embargo, nos hablo de una reciente campaa de volanteo con los nuevos ajustes de precios en matricula para el semestre entrante. 2. Publicidad y medios en uso. Eslogan Eslogan de la institucin: Un Salto al Futuro

En vista de los crecientes aumentos en los costos de la publicidad en radio y la recesin de matricula, se ha prescindido de su utilizacin. 3. Imagen Corporativa de la Institucin Maneja como colores corporativos, un degradado de tres tonos de azul. Como filosofa empresarial: Misin: Formar Profesionales a nivel Tcnico Superior Universitario capacitados para desempearse eficientemente en su campo laboral, tomando como gua estratgica un curriculum actualizado y adaptado a las necesidades de cada especialidad, reforzando su estructura de pensamiento para consolidar su desarrollo integral, propiciando su autorrealizacin en el marco de la coparticipacin y solidaridad social y tomando en consideracin las expectativas del sector productivo regional y nacional. Visin: Consolidar su prestigio como Institucin Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindndole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cnsonos con las necesidades de la regin y del pas. 4. Principales desafos que Enfrenta la Institucin A juicio de la directora: Recesin de la matricula estudiantil de ingreso Alarmante indice de desercin estudiantil Situacin Econmica desfavorable del pas Marco Jurdico Nacional Infraestructura insuficiente a los efectos de matricula Desactualizacin de los elementos de plataforma tecnolgica Deficiente proceso de comunicacin e informacin oportuna

Por observacin de los autores:

5. Principales elementos favorables a la Institucin A juicio de la directora:

Ubicacin Cntrica de la Sede Personal Docente Altamente Calificado Carreras con buena demanda del mercado laboral Programas Actualizados de Estudio Atractivos e Interesantes Programas Deportivos y Recreativos

Con los elementos provistos por este instrumento, definimos: FORTALEZAS: (a) Personal Docente Altamente Calificado (b)Programas Actualizados de Estudio (c) Atractivos e Interesantes Programas Deportivos y Recreativos OPORTUNIDADES: (a) Ubicacin Cntrica de la Sede (b)Carreras con buena demanda del mercado laboral (c) Alta Concentracin Geogrfica DEBILIDADES: (a) Infraestructura insuficiente a los efectos de matricula (b)Desactualizacin de los elementos de plataforma tecnolgica (c) Deficiente proceso de comunicacin e informacin oportuna AMENAZAS: (a) Recesin de la matricula estudiantil de ingreso (b)Situacin Econmica desfavorable del pas (c) Alta Competitividad

FA
F(a,b,c)-A(c,a,b)

DO
D(a,b,c)-O(a,c,b)

FO
F(a,b,c)-O(c,b,a)

DA
D(a,b,c)-O(a,b,c)

ACTIVIDAD GENERAL: Disear un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional.

TACTICAS: Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo Propulsar la actualizacin la plataforma administrativa del Instituto

Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

2. Formulacin del Problema de RRPP: Se presenta el trmino de comunicacin el cual es considerado por algunos autores, como la base fundamental de interaccin entre dos o ms personas, donde el contenido o mensaje a transmitir lleva consigo unos cdigos (sistemas de signos, iconos e ideas) codificables o no codificables, a travs de un canal (medio) para la transmisin de la informacin o datos, es decir, que para que se realice el proceso de comunicacin es pertinente de un emisor- mensaje- medioreceptor. Perez (2006) seala en relacin a este proceso, las siguientes premisas: La comunicacin es un hecho multidimensional que incluye funciones de trasmisin de informacin, regulacin del comportamiento y expresin emocional. La comunicacin tiene implicaciones tanto cognitivas como afectivas, enmarcadas en los sistemas de valores de las partes interactuantes.

En las organizaciones, la comunicacin no siempre funciona como una interaccin personal, sino que puede tener un carcter masivo, con connotaciones especficas que deben ser consideradas cuidadosamente por los directivos.

El manejo de la comunicacin en las organizaciones no responde a un patrn estable, adecuado a todas las situaciones, sino que es siempre una decisin contingencial. Tambin en este orden de ideas, Castellano (2002) aduce: Las instituciones

universitarias requieren de una plataforma de proyeccin de la imagen fundamentada en una gestin comunicacional adecuada a la Identidad, siempre centrada en la comunicacin como elemento primordial en los procesos organizacionales, y como pilar fundamental para la creacin de la identidad corporativa, que a su vez como consecuencia origina una imagen corporativa que se despliega en la cultura compartida en la comunidad organizacional. Conocemos de la necesidad de la institucin de ser publicitada, esta requiere ser reconocida pblicamente, con la finalidad ser acogida o rechazada por la sociedad. Con la variopinta competencia entre las diversas empresas educativas regionales, se hace necesario darse a entender convirtiendo una idea en un hecho objetivo para transmitirlo al pblico externo, en consecuencia, la emisin del mensaje se traduce en un acto que exige interdependencia entre la planificacin de los contenidos, con el propsito de elaborar y estructurar en la mejor forma posible, los objetivos que coadyuven al alcance de las metas organizacionales. Posterior al diagnostico del problema, habiendo realizado el FODA correspondiente por medio de una entrevista informal con el personal de la institucin que maneja las RRPP, el equipo concluye que la institucin carece de un plan como tal destinado a este sector, razn esta por la cual nos avocamos a: Disear un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional.

3. Sistema General de Objetivos: OBJETIVO GENERAL: Disear un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo 2. Propulsar la actualizacin la plataforma administrativa del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. 3. Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la Repblica Bolivariana de Venezuela.

4. Justificacin e Importancia: Las empresas educacionales de la regin en la actualidad se hacen ms competitivas dentro de su ramo y cada vez adoptan ms estrategias a fin de garantizar el xito. La necesidad de disear un Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, con la finalidad de Mejorar la Plataforma Comunicacional, requerido para el logro de los objetivos de la institucin y a su plan estratgico de negocio, esto con el fin de que esta empresa pueda continuar siendo lder en su ramo. Observamos una creciente superposicin entre la lnea divisoria de lo pblico y lo privado. El Estado est cediendo espacios a los ciudadanos que desean actuar en lo pblico, desde las organizaciones de la sociedad civil y desde la empresa,

como tambin existen esos ciudadanos capaces de avanzar hacia nuevos estados, donde el derecho y la Responsabilidad Social son importantes. Se habla de una empresa ciudadana, que acta con inteligencia y Responsabilidad Social, y que al hacerlo adquiere legitimidad social, credibilidad y logra la confianza de la comunidad local. Las Instituciones Educativas a nivel Superior, son las encargadas de la formacin de las elites intelectuales. De ellas surgen los profesionales y acadmicos que se espera tengan liderazgo en la sociedad. En ellas se deberan formar las personas, hombres y mujeres, encargadas de crear las condiciones humanas para que la responsabilidad y talentos del resto de la sociedad se desarrollen y se expresen al mximo. Esas personas son consideradas lderes. Personas con capacidad para visualizar cambios y para llevarlos a cabo, personas cuyos actos afectan a otros, personas capaces de plantearse objetivos que movilizan, personas con un desarrollado auto-conocimiento, con locus de control interno, capaces de observar, de mirar la realidad y de ponerla en un contexto mayor, pero sobre todo, personas capaces de comprometerse, eficientes, que hacen uso de su capacidad de razonar y de emocionar para sacar adelante sus causas. Desde el punto de vista terico, esta investigacin generar reflexin y discusin tanto sobre el conocimiento existente del rea investigada, como dentro del mbito de las Ciencias Comunicacionales, ya que de alguna manera u otra, se confrontan teoras, lo cual necesariamente conlleva hacer epistemologa del conocimiento existente. Desde el punto de vista metodolgico, esta investigacin esta generando la aplicacin metodologas orientadas generar conocimiento vlido y confiable dentro del rea de las Relaciones Publicas hacia el publico externo en particular y de las Ciencias Comunicacionales en general.

5. Delimitacin del rea del Plan de Relaciones Publicas: DELIMITACION ESPACIAL: Esta se circunscribe al municipio Maracaibo, del estado

Zulia de la Repblica Bolivariana de Venezuela. DELIMITACION TEMPORAL: Comprende el periodo entre octubre de 2009 a marzo 2010. DELIMITACION TEMATICA: En el cual se consideraron los aportes previos realizados por Kotler (1999), Stanton, Etzel y Walker (2000), Gonzalez (2006), entre otros los cuales sirvieron de referentes.

Estrategias y Tcticas
1. Proponer una estrategia publicitaria e informativa asertiva, adaptada a las necesidades y exigencias del Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo Kottler (1999) define al mensaje publicitario es un concepto creativo, con el fin de informar y persuadir. Va dirigido a una audiencia y cumple objetivos especficos. El publicista deber planear aquello que desea comunicar a la audiencia en funcin de las respuestas que espera obtener. El mensaje se expresa en la redaccin de frases y la eleccin de los smbolos, iconos, trazos, etc., ms efectivos para dar forma al contenido, pero esto es posible si cambia las actitudes resaltando los atributos favorables y centrando la atencin en el producto. El contenido del mensaje publicitario deber estar sustentado en objetivos precisos, as como en los factores de estimulo y argumentos que motiven, identifiquen o expliquen todo aquello que proponga motivar las conducta y actitudes de la audiencia. Kottler (1999) tambin establece que para obtener una comunicacin efectiva con el target es preciso darse a entender convirtiendo una idea en un hecho objetivo para transmitirlo a la audiencia, en consecuencia, la emisin del mensaje se traduce en un acto que exige una interdependencia entre la planificacin de los contenidos hecha por el publicista y el significado otorgado

por el target. Esto se persigue a travs de las siguientes estrategias: ESTRATEGIA UNO: Establecer el objetivo principal de la campaa. Para ello daremos respuesta a las siguientes interrogantes: Cul es, cmo es y donde est el mercado y el target? Jvenes Bachilleres con edades comprendidas entre los 18-40 aos, con la necesidad de obtener una certificacin profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. Ubicados estos en el municipio Maracaibo, del estado Zulia de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Qu posicionamiento competitivo se desea? Consolidar su prestigio como Institucin Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindndole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cnsonos con las necesidades de la regin y del pas. Qu papel juega el cliente con relacin al servicio? Entes pertenecientes a la comunidad estudiantil, ya sea de forma directa al ser ellos mismos alumnos de la institucin o al costear los estudios de un estudiante. Qu se espera que piensen los clientes luego de la campaa? Que incida directamente en la intencin de adquisicin del servicio por el pblico objetivo de la campaa publicitaria. Stanton, Etzel y Walker (2000) indican que una adecuada preparacin del mensaje se expresa en la redaccin de frases y la eleccin de los smbolos, iconos, trazos, etc., ms efectivos para dar forma al contenido, as los argumentos de un concepto puedan persuadir al target. El formato debe ir acorde con el medio de comunicacin que difundir el mensaje, es decir, un plan de medios apropiado. En relacin a esto las tcticas necesarias para alcanzar esta estrategia sern descritas en el plan de medios ESTRATEGIA DOS: Jornadas de volanteo selectivo y estratgico. Dichas jornadas de volanteo se aplicaran bajo las siguientes tcticas:

Seleccin Adecuada del personal. Jvenes (damas y caballeros) de excelente presencia fsica, en ropa deportiva llamativa a la vista (shorts, minifaldas y/o lycra). Esto con la finalidad de generar un impacto visual al target. Esto permitir fcil recepcin de la informacin.

Seleccin de los puntos estratgicos.

Zonas aledaas a la institucin,

esquinas estratgicas tales como: C-I con Av. Delicias, Av. Delicias con Padilla y C-I con Av. 14 y CC Ciudad Chinita. Seleccin Oportuna del Periodo de Volanteo. Se sugiere interdiario dos semanas previas al proceso de inscripciones, mientras la duracin del mismo e intensivo diario la semana final del proceso. ESTRATEGIA TRES: Realizacin de ferias vocacionales dirigidas a las

instituciones de educacin media diversificada, con la finalidad de promocionar la diversidad de carreras ofrecidas por el IUTEPAL. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tcticas siguientes: Seleccin Adecuada del personal. Jvenes estudiantes de los ltimos semestres de la institucin (damas y caballeros) de excelente presencia fsica, en trajes formales identificados con la institucin. Adecuadamente preparados. Dirigidos por parte del cuerpo profesoral. Seleccin estratgica de los Institutos. Aledaos a la institucin, de preferencia instituciones de carcter privado. Seleccin Oportuna del Periodo de realizacin de dichas ferias. Se sugiere el periodo de culminacin de clases las instituciones de educacin media diversificada, proporcionada. Mensaje y despliegue del mismo. Se sugiere el uso de presentaciones breves en video bean, personalizadas a cada seccin, con la descripcin breve del abanico de opciones ofrecido por la institucin. Tambin para incentivar la intensin de la audiencia, se recomienda el uso discrecional de material informativo impreso y POP. permitiendo una atencin mayor a la informacin

2. Propulsar la actualizacin la plataforma administrativa del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, para gestionar efectivamente los procesos comunicacionales. Gonzlez (2006) plantea que las organizaciones son sistemas socio-tcnicos, donde el componente humano representa un factor importante en los procesos de planificacin, organizacin, direccin, control y toma de decisin en las mismas, todo esto, con el propsito de lograr los objetivos y metas establecidas. El proceso de comunicacin se encuentra presente en varios mbitos del contexto social (familia, trabajo, estudios, reuniones sociales, entre otros), y establece a travs de la interaccin entre varias personas, el intercambio de informacin en forma vertical, horizontal y diagonal , la cual conlleva a un proceso de socializacin donde las personas se adaptan o se adecan al entorno social y se retroalimentan, claro est, de acuerdo a las metas u objetivos que tengan cada miembros y el uso de las herramientas comunicacionales que utilicen para lograrlos. Partiendo de lo anteriormente expuesto, la comunicacin en las organizaciones constituye la herramienta de las instituciones para establecer lazos de intercambio de informacin entre esta y su pblico externo, ya que por medio de dicha herramienta se puede tomar decisiones en cuanto a las actividades a desempear y cumplir, siempre y cuando que las metas, estn acordes a los objetivos de la institucin. En el proceso de comunicacin, al igual que en cualquier otro proceso complejo, se pueden presentar determinadas interrupciones o barreras, de ah que no pueda concebirse como un ciclo abierto, sino como un ciclo cerrado en que el emisor comprueba la interpretacin correcta del mensaje a travs de la retroalimentacin, es decir, la verificacin de hasta qu punto se tuvo xito al transferir los mensajes, si la comprensin se ha logrado o no. En este sentido, la informacin como recurso bsico para el desarrollo de las relaciones humanas, debe ser oportuna, porque es la herramienta fundamental para lograr sinergia,

orientada a los actores de los diferentes procesos organizacionales, para dar a conocer las polticas, el desarrollo cultural, econmico, social y acadmico de la empresa, permitiendo as enriquecer la calidad de trabajo. La comunicacin como proceso, es una herramienta de gestin orientada a reducir la incertidumbre del futuro y desarrollar perspectivas acerca del comportamiento social de los individuos; cuando la comunicacin es fluida, los procesos de intercambio se asignan, se delegan funciones y se establecen compromisos en todos los niveles. Rojas y Arape (1999), refuerzan este planteamiento, al considerar a la comunicacin como el intercambio progresivo de informaciones, sentimientos logran o saberes destinados al conocimiento y las transformaciones que el crecimiento comn de todas las partes

involucradas; es decir, la comunicacin es una fuerza determinante en los procesos empresariales de transformacin y no como un instrumento auxiliar para el desarrollo de estrategias. Partiendo entonces de las premisas anteriormente descritas, proponemos las estrategias siguientes: ESTRATEGIA UNO: Adecuacin de la plantilla de personal administrativo. En funcin de tener equipos de trabajo eficientes, las organizaciones inteligentes, conciben el aprendizaje como un proceso constante y necesario del ser humano. Una organizacin que aprende continuamente, expande su capacidad de adaptacin y asegura su permanencia en el mercado, afirmando que los programas de entrenamiento son una va para ello. Las instituciones educativas, trabajan bajo el enfoque tradicional, es decir, se desarrollan las tareas mediante grupos de trabajo por rea, sea esta administrativa u operativa, donde cada una de ellas se orienta a sus objetivos planteados en su mbito laboral. En este marco, la comunicacin organizacional, se ve dbil y con tendencia a no ser efectiva, debido al trabajo aislado de cada grupo. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tcticas

siguientes: Procesos de seleccin idneos y adaptados a las nuevas realidades. La seleccin de los elementos a constituir los equipos de trabajo, debe estar no slo enfocada en las necesidades presentes y futuras de la empresa, sino tambin debe formar parte del plan de desarrollo personal y trayectoria de los individuos en su ciclo de vida dentro de la organizacin. Capacitacin contina del personal. Implementar talleres de capacitacin, en resolucin de problemas y manejo de conflictos, mediante la combinacin de conceptos y de herramientas que permitan al lder del equipo de trabajo, asimilar los contextos y procesos de cambio que experimenta la organizacin, afectando el desarrollo de sus programas y pueda enfrentar adecuadamente los desafos de sus prcticas laborales cotidianas. Esta accin, vendra a mejorar el nivel de desempeo de los miembros de los equipos de trabajo, garantizando su xito en busca de mejoras significativas para la organizacin. Uso de personal becario de la propia institucin. Este personal desarrolla un sentido de pertenencia necesario para adecuar la plataforma comunicacional, apunta a que IUTEPAL posea las capacidades intelectuales y de conocimientos necesarios para su desarrollo, para cubrir las expectativas y necesidades de autorrealizacin y crecimiento personal en la organizacin. ESTRATEGIA DOS: Mejora sistemtica y continua en el manejo y distribucin de la informacin. Las organizaciones que forman parte del sistema como las instituciones de educacin superior tendrn que tener una gran capacidad de adaptacin y un mejor manejo de la informacin; en este orden de ideas, con esta estrategia se busca consolidar una cultura organizacional dirigida a establecer nuevos canales de comunicacin, a fin de facilitar dentro de los Institucin y a su publico externo la toma de decisiones y la puesta en prctica de la misma. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tcticas siguientes:

Reestructuracin

reingeniera

de

la

pagina

web.

Implementando

progresivamente el uso de herramientas como World Wide Web, correo electrnico, grupos de discusin, boletn electrnico y videoconferencia, como canales de comunicacin. Mejorar la elaboracin de los planes operativos (programas). con el fin de reflejar proyectos y requerimientos, en la implementacin de tecnologa de informacin y comunicacin, presentados por cada una de las dependencias administrativas y/o acadmicas; teniendo como norte la misin, visin institucional, enmarcada y conceptualizada dentro de los parmetros de la gerencia estratgica. Acometer en forma prctica la elaboracin de estrategias, investigaciones, estudios de campo y documentales que generen proyectos, sistemas y procedimientos orientados al uso de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin por parte de la Institucin. Estas investigaciones pueden ser emprendidas por el mismo personal docente y administrativo de estas instituciones educativas, como trabajos de grado en los diferentes postgrados que cursan y en el caso de los docentes, como trabajos de ascenso. 3. Adecuar la propuesta de Plan de RRPP dirigido al Publico Externo del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo a la realidad social del municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la Repblica Bolivariana de Venezuela. El siglo XXI ha llegado con grandes cambios, podemos llamar a estos cambios globalizacin del mundo, fin de la modernidad, surgimiento de la sociedad de la informacin o advenimiento de una nueva civilizacin. Este fenmeno ha afectado a las sociedades en general, donde su propia estructura est cambiando, en su forma de organizar el trabajo, el poder y la cultura. La economa basada en conocimientos, as como las redes de informacin en torno a las cuales ella se articula, pasan a ser parte del futuro, estando presente en las sociedades ms

desarrolladas y en los polos avanzados de Amrica Latina. Por otro lado, se percibe la gestacin en Venezuela de un nuevo tipo de sociedad, la cual ha generado una receptividad en ciertos sectores para hacerse cargo de ella, cuidarla y ayudar a desarrollarla. Se ha ido tomando conciencia de que los grandes problemas que enfrentamos, como la pobreza, la falta de equidad social y la marginacin, no pueden ser resueltos por un solo actor de la sociedad; que hace falta que el Estado, la empresa y la sociedad civil generen alianzas permanentes que posibiliten superar estos flagelos. Al mismo tiempo, cuando se piensa en la creacin de una cultura democrtica y en la preservacin de los recursos naturales y el cuidado del medio ambiente, surge la necesidad de contar con ciudadanos comprometidos, Socialmente Responsables, actuando desde organizaciones comunales, desde la empresa y desde el Estado. Brunner (1998) seala que los ciudadanos nos concebimos como sujetos de derechos y deberes. Cada uno de nuestros derechos trae como contrapartida la responsabilidad o el deber. Al mismo tiempo entendemos que no estamos solos en el mundo. Vivimos con otros, otros que tambin tienen derechos y responsabilidades. Juntos armamos el tejido social, las relaciones que nos articulan, que nos permiten convivir en el respeto a la dignidad de cada cul y en la tolerancia. La reciprocidad nos invita al pluralismo, a la aceptacin de la diversidad y tambin a realizar acciones de justicia social. Brunner (1998) tambin define como Responsabilidad Social Universitaria la capacidad que tiene la universidad, de difundir y poner en prctica un conjunto de principios y valores generales y especficos, por medio de cuatro procesos considerados claves en la Universidad, como son la gestin, la docencia, la investigacin y la extensin universitaria. Respondiendo Socialmente as, ante la propia comunidad universitaria y el pas donde est inserta. Los institutos de educacin superior practican tres funciones tradicionales (docencia, investigacin y extensin) y de una actividad indispensable en toda

organizacin cual es su gestin. En el centro de estos cuatro procesos claves se encuentran los principios y valores, como el sol del sistema. Esos cuatro procesos del quehacer universitario deben estar iluminados por los Principios y Valores anteriormente definidos. A su vez, en el quehacer universitario, relativo a estos cuatro procesos debe verificarse la prctica de estos principios y valores. En sintona con las nuevas ideas que se estn manejando sobre las comunidades y como una respuesta a lo que est plasmado en la Constitucin Nacional, la institucin esta volcada a atender las comunidades, manejando tres grandes vertientes, en eso que se llama La Tercera Gestin que tiene que rendir cualquier institucin de nivel superior, no solamente la docencia y la investigacin sino que tambin la extensin, es decir, ir a la comunidad. Una de las piezas manejada por IUTEPAL es el Servicio Comunitario de Ley, requerimiento de ley para poder egresar y la otra son los diplomados, en la formacin para profesionales. Partiendo entonces de las premisas anteriormente descritas, proponemos las estrategias siguientes: ESTRATEGIA UNO: Impulso publicitario del programa de Asistencia Comunitaria este es una labor social que ha venido desarrollando el instituto desde hace mas de una dcada, una opcin de ofrecer, fuera del Pre-Grado, a las comunidades que no han podido ingresar al Sub-sistema de Educacin Superior, vean en este programa una forma de obtener y manejar una herramienta acadmica para salir al mercado laboral, representan una opcin accesible porque tiene un bajo costo, IUTEPAL, exonera a gran parte de estos estudiantes a travs a travs de convenios operativos con Alcaldas, Zonas Educativas, Junta Parroquiales, Asociaciones de Vecinos, entre otros entes para exonerar el cincuenta por ciento de los costos. Las tcticas necesarias para alcanzar esta estrategia sern descritas en el plan de medios.

ESTRATEGIA DOS: Consolidar un programa de ayuda y asistencia integral al estudiante. Asignando la responsabilidad al Departamento de Bienestar

Estudiantil, bajo las siguientes modalidades: Becas por rendimiento acadmico, Becas trabajo, becas por mrito deportivo y beca por innovacin tecnolgica, beneficiando un elevado nmero de estudiantes de la sede para que puedan construir y edificar su profesin bajo patrones de apoyo sistematizados bajo los principios de democracia, justicia y equidad. Para cumplir con esta estrategia debemos desarrollar las tcticas siguientes: Acometer estudios socioeconmicos para determinar a los beneficiarios del programa. Otras facetas del programa de ayuda estudiantil responde a meritos, deportivos, acadmicos, etc. Promoviendo a partir de la educacin y formacin superior el desarrollo integral de jvenes provenientes de diversos estratos comunitarios, de manera que cuenten con herramientas para contribuir e impulsar una transformacin comunitaria y social sostenible, basada en la igualdad de oportunidades. Publicitar la gestin del mismo.

Estrategia Creativa
1. Imagen Corporativa: Maneja como colores corporativos, un degradado de tres tonos de azul. Heller (1977) seala el azul representa semiticamente inteligencia, verdad, sabidura, recogimiento, espacio, inmortalidad, cielo y agua y tambin significa paz y quietud; acta como calmante y en reduccin de la presin sangunea, y al ser mezclado con blanco forma un matiz celeste que expresa pureza y fe. Es un color de gran equilibrio, porque esta compuesto por colores de la emocin (amarillo = clido) y del juicio (azul = fro) y por su situacin transicional en el espectro. El

azul tiene su significado ms importante en los smbolos, en los sentimientos que a l asociamos. El azul es el color de todas las buenas cualidades que se acreditan con el tiempo, de todos los buenos sentimientos que no estn dominados por la simple pasin, sino que se basan en la comprensin recproca. No hay ningn sentimiento negativo en el que domine el azul. No es extrao que el azul tenga tanta aceptacin. As que como equipo consideramos adecuada esta seleccin de color corporativo de la institucin, esta adaptada a los valores que deseamos relejar. Como filosofa empresarial: Misin: Formar Profesionales a nivel Tcnico Superior Universitario

capacitados para desempearse eficientemente en su campo laboral, tomando como gua estratgica un curriculum actualizado y adaptado a las necesidades de cada especialidad, reforzando su estructura de pensamiento para consolidar su desarrollo integral, propiciando su autorrealizacin en el marco de la coparticipacin y solidaridad social y tomando en consideracin las expectativas del sector productivo regional y nacional. Visin: Consolidar su prestigio como Institucin Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad, brindndole la oportunidad de Cursar Estudios de gran demanda en el mercado laboral y cnsonos con las necesidades de la regin y del pas. Creemos tambin en la necesidad de mantener estos postulados como filosofa empresarial IUTEPAL.

2. Mensaje: La institucin maneja como eslogan publicitario un salto al futuro. Kottler (1999) define el trmino: Un lema publicitario o eslogan (anglicismo de slogan) es una frase memorable usada en un contexto comercial o poltico (en el caso de la

propaganda) como expresin repetitiva de una idea o de un propsito publicitario para resumirlo y representarlo en un dicho. Seala del mismo modo: Los lemas publicitarios a menudo juegan son decisivos en la competencia comercial. Un buen lema efectivo debera: Declarar los beneficios principales del producto o marca para el comprador o cliente potencial. Destacar las diferencias con el de otras firmas, por supuesto, dentro de los requisitos legales. Ser declaracin simple, concisa, tajante, directa y apropiada. Ser creble. Hacer que el consumidor se sienta "bien". Hacer que el consumidor sienta un deseo o una necesidad. Es difcil de olvidar, se adhiere a la memoria (quirase que no), especialmente, si se acompaa con instrumentos nemotcnicos como estribillos, ritmos, imgenes o secuencias de anuncios televisivos. En relacin a esto un salto al futuro connota la satisfaccin de la necesidad del target en obtener una certificacin profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. Es conciso, corto y pegajoso, elementos esenciales para un buen eslogan. Kottler (1999), acota: El Texto publicitario debe persuadir al lector de las cualidades de un artculo de consumo e incitarle a la compra. Esta necesidad de atencin hace que este emplee recursos como combinacin de palabras e imgenes, juegos de palabras, eslganes o tipografas llamativas.

3. Plan de Medios: Stanton, Etzel y Walker (2000) definen al plan de medios como una parte esencial del plan de publicidad, desarrollado en base a los objetivos de marketing, perfilando por medio del mismo una exposicin cuantificable del

alcance, frecuencia y presupuesto de una campaa publicitaria. El activo intangible ms importante de la organizacin es la imagen corporativa y la imagen de marca; de ah la importancia de construir no solo una imagen slida, sino tambin de mantenerla. Kottler (1999) enfatiza que un plan de medios adecuado pretende, a travs de la aplicacin de diversas tcnicas, hacer un uso adecuado de los medios de comunicacin publicitaria, que le permitan llegar al mayor nmero de consumidores Target, en el momento adecuado y con el menor costo posible. Para la seleccin del plan de medios adaptado a nuestro caso de estudio, debemos analizar los factores de mercado siguientes: (a) Poblacin Objetivo o Target. Jvenes Bachilleres con edades comprendidas entre los 18-40 aos, con la necesidad de obtener una certificacin profesional en corto tiempo que les permita acceder al mercado laboral. (b) El Producto. Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo, una Institucin de Educacin Superior de gestin privada. (c) Zona Geografica. Municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Tambin debemos puntualizar en los siguientes factores de orden publicitario: (a) Segn la Naturaleza del Objetivo Publicitario. Al hablar de un target joven, favorecemos el uso de elementos de comunicacin masiva audiovisual: Radio, TV e Internet (b) Segn la Naturaleza del Mensaje Publicitario. Hablamos de un mensaje de transmisin simple a travs de eslogan y ciertos tips informativos, lo que favorece a realizar hincapi en la publicidad radial. (c) Segn la Audiencia de los Medios. Deben estar orientados a programas de corte juvenil, musicales u otros de audiencia masiva. (d) Segn la flexibilidad de los medios. Aqu en este nos circunscribimos al Municipio Maracaibo, del estado Zulia, de la Repblica Bolivariana de

Venezuela, por lo que se hace mas idoneo el uso de medios regionales. Finalmente para la preparacin del plan entran en juego los factores de orden financiero: (a) Considerando la magnitud del presupuesto a manejar. Por tratarse de una propuesta de diseo asumiremos contar con un presupuesto adaptado a la realidad de la institucin. (b) Segmentacin de Costos. Acometindose por medio de espacios temporales y tipos de medios a utilizar. Radio, TV e Internet La ultima etapa a ser tomada en consideracin para la realizacin del plan de medios es la tctica de medios, esta responde a diversas alternativas para la consecucin de los objetivos planteados. Como equipo de trabajo consideramos, que por tratarse de gente joven oriunda bsicamente del estado Zulia, hacer uso de: Radio y TV Regional, ademas de banners web en paginas nacionales de uso frecuente en Internet. Hablamos para este caso en especifico de una publicidad de tipo estacional (pocas de inscripciones) , con niveles de pautas uniformes. 4. Cronograma de Actividades:

EVEN TO
Com ercial nter TVG lobal TV E

Ao 2009-2010
1 octubre novie m bre dicie m bre e ne ro 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 fe bre ro 2 3 4

Pauta Radial Con las Pilas Puestas OK101 Pauta Radial Los del Reggaeton Sabor 106 Pauta Radial Super Tardes Oye 90.9

Banner W eb Horizontal Chat Terra Espacio Tipo P2 Volanteo Selectivo Ferias Vocacionales Adecuacin Tecnolgica
1. Comercial Televisivo: Canal Regional Global TV, Programa Enter TV, Corte

Juvenil. Lunes a Sbado 3.00-5.00 PM. Frecuencia: Uno de 30seg, pautado cada negro. Mencin por el staff del programa. Duracin estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 2. Pauta Radial: Estacin OK 101, Programa Con Las Pilas Puestas, Corte Adulto Contemporneo-Juvenil. Lunes a Viernes 8.30-11.30 PM. Frecuencia: Uno de 20seg, pautado internegro. Mencin por el staff del programa. Duracin estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 3. Pauta Radial: Estacin Sabor 106, Programa Los del Regaetton, Corte Juvenil. Lunes a Sbado 3.30-6.30 PM. Frecuencia: Uno de 20seg, pautado cada negro. Mencin por el staff del programa. Duracin estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero 4. Pauta Radial: Estacin Oye 90.9, Programa Super Tardes, Corte Juvenil. Lunes a Viernes 1.00-4.00 PM. Frecuencia: Uno de 30 seg, pautado cada negro. Mencin por el staff del programa. Duracin estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 5. Banner Web: Pagina Terra, Chat de alta popularidad, buscador y otros servicios. Segmento General. Pautado continuo en ubicacin de pagina principal (P2), continuo exceptuando el periodo vacacional decembrino (1era semana de diciembre a 1era semana de enero). 6. Volanteo Selectivo: Con un tiraje de 1000 volantes por jornada. Frecuencia interdiaria. Duracin estacional: 1era a 4ta semana de octubre; 2da a 4ta semana de febrero. 7. Ferias Vocacionales: Se visitaran diez instituciones de educacin mediadiversificada, a razn de una diaria, en el periodo comprendido entre la 4ta semana de noviembre y la 1era de diciembre. 8. Adecuacin Tecnolgica: A realizarse en el periodo vacacional decembrino

EVENTO
Comercial Enter TV Global TV
Pauta Radial Con las Pilas Puestas OK101 Pauta Radial Los del Reggaeton Sabor 106 Pauta Radial Super Tardes Oye 90.9

Frecuencia
Dos semanas previas al proceso de inscripcin y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripcin y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripcin y las dos semanas del mismo Dos semanas previas al proceso de inscripcin y las dos semanas del mismo

Banner Web Horizontal Chat Terra Espacio Tipo P2 Volanteo Selectivo Ferias Vocacionales Adecuacin Tecnolgica

Continuo, excepto los periodos vacacionales Interdiario, bajo el mismo intervalo de radio y TV Dos semanas previas al proceso vacacional decembrino Periodo Vacacional Decembrino

Presupuesto

P R E SU P U E ST O

A c t i vi d a d
P a u t a s R a d ia le s

Ele m e n to s

C o sto C o sto C a n ti d a d U n i ta ri o T o ta l

C o m e r c ia l T e le v isRiv oliz a cio n ea

d e l co m e rcia l. A lk y m ia C in e m a to 56 ,6 ica B s56 ,6 0 0 B s 1 g r f 0 0

D ia d e P a u t a d e l C o m e r c ia l. E n t e r 4 2 G lo b5,4 T V B s226 ,8 0 0 B s TV al 0 0
G ra b a cio n /e d icio n d e l co m e rcia l. V C P1ro d u ccio n e s0 B s27,20 0 B s 17,20

D ia d e P a u t a C o n la s P ilas P u e st a4s 0O K 10 16 20 B s 24 ,8 0 0 B s D ia d e P a u t a L o s d e l R e g g a e t o n S ab o r 10575 B s 24 ,150 B s 42 6 D ia d e P a u t a S u p e r T ar d e s O y e 49 0 .9 4 9 0 B s 20 ,58 0 B s 0

Ban n er W eb

A r t e W e b d e A n u n c io . M a k in ig P 1 in t C A 30 0 B s 30 0 B s o P a g in a T e r r a C h a t . U b ic ac i n P 2. P 16 o S e m an a l B s 16 ,0 0 0 B s ag 1,0 0 0 P e r so n a l p a r a jo r n ad a 5 p u n t o30 s 4 0 0 B s 12,0 0 0 B s 800 B s 6 ,4 0 0 B s 6 ,4 0 0 B s 20 0 B s 3,0 0 0 B s 900 B s 1,750 B s 4 5538 0 B s

V o la n t e o S e le c t iv o T ir a je 10 0 v o lan t e s. M a k in ig P o 30t0 C A 8 0 B s 24 ,0 0 0 B s in F e r ia V o c a c io n a l
T ir a je 10 0 v o lan t e s. M a k in ig P o 10 t0 C A 8 0 B s in P e r so n a l n o d o c e n t e p a r a jo r a n a d a 40 16 0 B s P e r so n a l d o c e n t e p a r a jo r an ad a 20 16 0 B s P r e se n t a c io n P r o f e sio n a l P W P1 20 0 B s C o m p r a e q u ip o v id e o b e a n . M e r c1 o lib 3,0 0 0 B s ad re P O P p /v isit a : 15 B o lig r a fo s. L it o z 10lia C A 9 0 B s u P O P p /v isit a : 10 0 C h a p a s. L it o z u 10 C A 175 B s lia C O S T O S T O T A LE S

A c t u a liz a c io n T e c n o loeg ic e n ie r ia P a g in a W e b . M a k in ig1 P o in t 3,0 0 0 B s 3,0 0 0 B s R in g a CA

Conclusiones
Las empresas educacionales en el mbito del estado Zulia se hacen cada da

ms competitivas dentro de su ramo, asimilando ms estrategias a fin de garantizar el xito. Es imperiosa la necesidad de implementar un Plan de RRPP para llegar al Publico Externo del caso de estudio, con la finalidad de Mejorar su Plataforma Comunicacional. Esta estrategia viene a erigirse como requisito sine qua non para alcanzar los objetivos trazados por la institucin, respondiendo as a su plan estratgico de negocio. Esto con le permitir asentar definitivamente su prestigio como Institucin Educativa de Nivel Superior al servicio de la comunidad. Esperamos como equipo de trabajo, esta propuesta tambin sirva como un elemento apalancardor para la institucin en logro y cumplimiento de su filosofa empresarial.

Recomendaciones
Como parte fundamental de este estudio, se hacen las siguientes recomendaciones: La gerencia de la institucin, debe desarrollar habilidades y destrezas para entender y dirigir a sus trabajadores, para lograr sacar de cada uno de ellos lo mejor de sus capacidades, que les permitan conformar equipos de trabajo eficientes, para enfrentar los grandes retos que exigen los cambios vertiginosos de la globalizacin en todos sus contextos. Propiciar ambientes favorables de comunicacin, que permitan un proceso de transformacin del trabajador, crendole sentido de pertenencia, valorando as sus sentimientos y opiniones que puedan emitir, orientado al logro de equipos de trabajo ms fuertes y cohesionados, donde sus integrantes sean los entes innovadores, generando ventajas competitivas, para que organizacin sea sostenible en el tiempo en beneficio de sus clientes y los mismos integrantes. implementar el Plan de RRPP como herramienta idnea para de Mejorar la Plataforma Comunicacional e incidir directamente en la consecucin de los valores de la filosofa empresarial de la institucin.

Bibliografia
1. B. Prez. La comunicacin en las Organizaciones. Revista Cubana de Educacin Superior. N 2, La Habana 2004 2. E. Heller. La Psicologa del Color. Ediciones Gustavo Gili. Barcelona, 1977 3. I. Gonzlez. Comunicacin Interpersonal y Comunicacin Organizacional. Centro de Informacin. Conindustria- Programa Coninpyme. Caracas, 2006 4. J. Brunner. La Universidad Frente al Prximo Milenio. XIII Asamblea de la Unin de Universidades de Amrica Latina UDUAL. Santiago de Chile, 1998. 5. J. Carrillo de Albornoz y Serra. Manual de autodiagnstico estratgico. ESIC Editorial, Madrid 2005 6. L. Castellano. El proceso comunicacional de la Universidad del Zulia hacia el sector estudiantil. Tesis de Grado, Divisin de Estudios para Graduados. Facultad de Humanidades y Educacin. Maestra en Ciencias de la Comunicacin LUZ, Maracaibo 2002. 7. L. Rojas y E. Arap. La Visin y la Comunicacin en la Gerencia. Revista Opcin. Ao 15 No 28. LUZ, Maracaibo 1999 8. M. Stanton, W. Etzel y P. Walker. Fundamentos de Marketing. McGrawHill Editores, Mxico 2000 9. P. Kotler. Fundamentos de mercadotecnia 4 Edicin. Prentice Hall, Mxico 1999

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