Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y Competitividad V. 1.

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3. Procesos de Obra Pblica 3.1 Menor cuanta (Obras) 1. Hasta qu monto se realiza esta contratacin? Se usa Menor Cuanta de Obras para la contratacin de obras no normalizadas y que cuestan menos del 0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado. Para 2010, este coeficiente equivale a US$ 148.974,43. 2. Qu autoridad aprueba esta contratacin? La Ministra Coordinadora en todos los casos. 3. Existe Comisin Tcnica en Menor Cuanta de Obras? La Comisin Tcnica se integra cuando la obra a contratar supera los 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado. Para 2010, este valor equivale a US$ 42.564,12. En caso de que la contratacin sea inferior a este valor, evaluar la oferta un servidor pblico seleccionado por la mxima autoridad. Si la contratacin es solicitada por un Componente del Programa, habr un funcionario del Programa apoyando al servidor pblico responsable de evaluar la oferta. Si se conforma una Comisin Tcnica, el Presidente de la Comisin ser el Coordinador Institucional y sern integrantes de la Comisin Tcnica: la unidad requirente y un Director del Programa. 4. Qu tiempo mnimo requiere esta contratacin? Tiempo mnimo para aceptar la invitacin: Tiempo mnimo para preguntas y respuestas: Tiempo mnimo para presentacin de ofertas: Tiempo mnimo para calificar las ofertas y adjudicar: Tiempo mnimo para inicio del contrato: 24 horas 24 horas 24 horas (Trmino mximo 5 das) 2 horas 24 horas

5. Qu pasos se siguen para ejecutar obras por Menor Cuanta (obras)? 1. La Unidad requirente o el Componente del Programa determina la necesidad de contratacin y elabora una lista de de 5 proveedores de obras a ser invitados privilegiando a profesionales, micro y pequeas empresas calificadas para ejercer esta actividad, y preferentemente domiciliadas en el cantn en que se ejecutar el contrato. 2. La misma Unidad requirente valida a los proveedores consultando a la Unidad de Compras pblicas si estn habilitados en el RUP. Manual de Contratacin Pblica 78

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a. En caso de no estar habilitado, se invitar a otro proveedor. 3. La Unidad requirente solicita la certificacin presupuestaria. Referencia: Formulario Solicita certificacin. 4. La Unidad financiera emite la certificacin presupuestaria. 5. La Unidad requirente enva el requerimiento de contratacin, que contiene: a. Especificaciones tcnicas de la obra a contratar; b. Indicacin de si la contratacin est en el Plan Anual de Contrataciones o no; c. Nombre del proveedor a ser invitado; d. Servidor pblico que se propone para evaluar la oferta o integrar la Comisin Tcnica, segn el monto de la contratacin; e. Nmero de das para el envo de la oferta por parte del invitado; y, f. Criterios de calificacin y el peso de cada criterio. Referencia: Formulario MCO-Requerimiento. 6. La Ministra Coordinadora autoriza la contratacin. 7. La Unidad de Compras Pblicas genera los pliegos del proceso, sube el proceso al portal y comunica a la unidad requirente. 8. La Unidad requirente da aviso al proveedor invitado. 9. El Invitado debe aceptar la invitacin a participar, a travs del portal. a. Hay un plazo de 24 horas para aceptar esta invitacin. 10. El Invitado realiza preguntas a travs del portal. 11. Las respuestas se emiten en el plazo sealado, segn la siguiente distribucin: a. La Unidad requirente responde las preguntas de orden tcnico; y, b. La Unidad de Compras pblicas responde las preguntas sobre el portal; c. En todo caso, la Unidad de Compras pblicas es responsable de ver las preguntas, canalizarlas y subir las respuestas. 12. Envo de oferta: Dentro del plazo sealado, se recibe la oferta en sobre fsico y tambin a travs del portal. a. Si no se recibe la oferta fsica o electrnica, el proceso se debe declarar desierto. 13. Apertura de la oferta: En la hora sealada, se abren las ofertas, sea en Comisin Tcnica o por la Unidad requirente. 14. Se evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un Acta que debe ser firmada por la Comisin Tcnica o por el responsable de la contratacin de parte de la Unidad requirente y de la Unidad de Compras pblicas, segn el monto. Referencia: Formulario MCO-Apertura. a. En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que sta realice la evaluacin (ver nmero siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide los errores de forma de la oferta. c. Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto. 15. En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Unidad requirente elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta. Referencia: Formulario MCO-Evaluacin. 16. La Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de Evaluacin y sube la informacin y el archivo al portal. Manual de Contratacin Pblica 79

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a. Esta evaluacin debe subirse dentro del perodo fijado en el cronograma. b. No slo se debe subir la informacin sino que debe finalizar la calificacin. c. Si no se evala la oferta, el proceso debe ser declarado desierto. 17. La Unidad de Compras pblicas elabora la Resolucin de Adjudicacin. 18. La Ministra Coordinadora firma la Resolucin de Adjudicacin con: a. Adjudicacin de la contratacin, con expresa indicacin del cdigo del proceso de contratacin y del objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se notifique al adjudicatario. 19. La Unidad de Compras pblicas sube la Resolucin de Adjudicacin al portal. 20. La Unidad de Compras pblicas notifica al adjudicatario. a. En caso de exigir garantas, la notificacin debe informar esto explcitamente. Referencia: Formulario MCO-Notificacin. 21. La Unidad de Compras pblicas elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y de la Ministra Coordinadora. a. El contrato se basa en el modelo de contrato que consta en los pliegos. b. La firma del contrato se realiza slo despus de recibidas las garantas, en caso de haberlas. 22. La Unidad de Compras pblicas notifica al Custodio de bienes o al Administrador del servicio de la firma del contrato con una copia del mismo. Referencia: Formulario MCO-Aviso a administrador. 23. La Unidad de Compras pblicas incluye el contrato, las garantas (de haberlas) y el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. 24. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar los requisitos. b. La Unidad requirente o el Custodio de bienes recibe lo contratado y suscribe el acta de entrega recepcin parcial y definitiva en el caso de obras. 6. Cmo cambia la contratacin si sta es solicitada por Componentes del Programa? Todos los pasos son iguales, pero cuando participa la unidad requirente, un funcionario del Componente que solicita la contratacin debe participar, en los siguientes puntos: 1. En la etapa de preguntas, el Componente deber participar en las respuestas tcnicas, 2. En la etapa de Apertura de la oferta, el Componente participar en la apertura, y suscribir el acta junto con la Unidad requirente y la Unidad de Compras pblicas. 3. El Componente dar soporte al administrador del contrato. 7. Qu debe realizar un administrador de un contrato de obra por Menor Cuanta? Deber administrar la recepcin de la obra contratada y suscribir un acta de entrega recepcin al final de la misma. Este es el antecedente para el pago por parte de la Unidad Financiera. Manual de Contratacin Pblica 80

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Flujo: Contratacin de Menor Cuanta Obra Pblica
MENOR CUANTA OBRAS (Monto igual o menor a USD 148.974,43)

PROVEEDOR

UNIDAD REQUIRENTE INICIO

UNIDAD FINANCIERA

COMPRAS PBLICAS

MINISTRA

Lista de 5 proveedores: - Ubicados en el cantn en que se ejecuta? - Habilitados en RUP? Habilitacin en RUP Solicita certificacin presupuestaria

RUP

NO

Requerimiento de contratacin

Emite certificacin presupuestaria Elabora Resolucin de Inicio Resolucin de Inicio

Recibe invitacin

Avisa a invitados

Pliegos Publica en portal Avisa a rea requirente

Preguntas Responde preguntas tcnicas Responde preguntas portal

Enva oferta va portal Enva oferta fsica

Acta de Apertura de oferta

Errores de forma? NO SI

Responde convalidacin

Enva convalidacin Valida convalidacin Acta de Evaluacin de Oferta Sube evaluacin al portal Resolucin Adjudicacin

Publica resolucin en portal Firma del contrato Entrega garanta de anticipo Administra el contrato Notifica adjudicacin Elabora contrato y recepta firmas Notifica a administrador

Fin de la etapa precontractual

Completa expediente

Leyenda:

Compromiso en eSigef Recibe anticipo Pago anticipo

Archiva expediente compras pblicas

Proceso en el portal compras pblicas Proceso con formulario pre elaborado (Quipux) Proceso en documento fsico

Ejecucin del contrato

Expediente para pago

Registro contrato portal

Manual de Contratacin Pblica

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