Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y Competitividad V. 1.

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3.2 Cotizacin de obra pblica 1. Hasta qu monto se realiza esta contratacin? Se usa Cotizacin de obra pblica cuando la obra no es normalizada y cuesta ms del 0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado, pero menos del 0,00003. Para 2010, este segmento va desde: US$ 148.974,43, hasta: US$ 638.461,86. 2. Qu autoridad aprueba esta contratacin? La Ministra Coordinadora en todos los casos. 3. Existe Comisin Tcnica en Cotizacin de Obras Pblicas? Siempre hay Comisin Tcnica. sta est integrada por: 1. El Coordinador Institucional, como delegado de la mxima autoridad y Presidente de la Comisin, 2. El principal de la Unidad requirente relacionada con la contratacin., y 3. El director del Componente del Programa relacionado con la contratacin. La Comisin se instala con al menos 2 de sus integrantes y la convoca del Presidente. 4. En esta contratacin hay un proveedor invitado o una lista corta? No existen invitados individuales ni por lista corta. El sistema sortea a 5 proveedores para que presenten su oferta. Otros proveedores que estn en capacidad de realizar las obras requeridas pueden auto invitarse cuando la contratacin ya est subida al portal. 5. Qu tiempo mnimo requiere esta contratacin? Tiempo mnimo para preguntas: Tiempo mnimo para respuestas: Tiempo mnimo para presentacin de ofertas: Tiempo mnimo para calificar las ofertas: 1 da 1 da 7 das desde la publicacin 1 da

6. Qu pasos se siguen para adquirir bienes o servicios por Cotizacin de Obra Pblica? 1. La Unidad requirente solicita la certificacin presupuestaria. Referencia: Formulario Solicita certificacin. 2. La Unidad financiera emite la certificacin presupuestaria. 3. La Unidad requirente enva el requerimiento de contratacin, que contiene: a. Especificaciones tcnicas de la obra a contratarse; b. Indicacin de si la contratacin est en el Plan Anual de Contrataciones o no; Manual de Contratacin Pblica 82

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c. Servidor pblico que se propone para evaluar la oferta; d. Nmero de das para el envo de la oferta por parte del invitado; y, e. Criterios de calificacin y el peso de cada criterio. Referencia: Formulario COTO-Requerimiento. 4. La Unidad requirente solicita la certificacin presupuestaria a la Direccin Administrativo Financiera. 5. La Unidad Financiera emite la Certificacin presupuestaria. 6. La Direccin de Asesora Jurdica redacta la resolucin de inicio, que deber contener, al menos, lo siguiente: a. Inicio del proceso de contratacin, cdigo y objeto del proceso; b. Nombre de los integrantes de la Comisin Tcnica; c. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; d. La reforma al PAC, en caso de ser necesario. 7. La Ministra Coordinadora inicia la contratacin mediante Resolucin. 8. La Unidad de Compras Pblicas genera los pliegos del proceso, sube el proceso al portal y en el portal se sortean cinco proveedores al azar. a. Otros proveedores pueden autoinvitarse, si ofrecen el mismo producto. 9. Los participantes realiza preguntas a travs del portal. 10. Las respuestas se emiten en el plazo sealado, segn la siguiente distribucin: a. La Unidad requirente responde las preguntas de orden tcnico; b. La Unidad de Compras pblicas responde las preguntas sobre el portal; c. La Direccin de Asesora Jurdica responde las preguntas jurdicas; y d. En todo caso, la Unidad de Compras pblicas es responsable de ver las preguntas, canalizarlas y subir las respuestas. 11. Envo de oferta: Dentro del plazo sealado, se recibe la oferta en sobre fsico y tambin a travs del portal. a. Si no se recibe la oferta fsica o electrnica, el proceso se debe declarar desierto. 12. El Presidente de la Comisin Tcnica convoca a sesin de apertura de ofertas. Referencia: Formulario COTO-Convoca-Apertura. 13. Apertura de la oferta: En la hora sealada, se realiza este acto formal en el que participan la Unidad requirente y la Unidad de Compras pblicas. 14. La Comisin Tcnica abre las ofertas y evala el cumplimiento de requisitos de forma mediante Acta. Referencia: Formulario COTO-Apertura. a. En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que sta realice la evaluacin (ver nmero siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide los errores de forma de la oferta. c. Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto. 15. En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Comisin Tcnica elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta. Referencia: Formulario COTO-Evaluacin. 16. La Unidad de Compras pblicas recibe el Acta de Evaluacin y sube la informacin y el archivo al portal. Manual de Contratacin Pblica 83

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a. Esta evaluacin debe subirse dentro del perodo fijado en el cronograma. b. No slo se debe subir la informacin sino que debe finalizar la calificacin. c. Si no se evala la oferta, el proceso debe ser declarado desierto. 17. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de Adjudicacin, con el siguiente contenido mnimo: a. Adjudicacin de la contratacin, con expresa indicacin del cdigo del proceso de contratacin y del objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se notifique al adjudicatario. 18. La Ministra Coordinadora adjudica la contratacin con la firma de la Resolucin. 19. La Unidad de Compras pblicas sube la Resolucin de Adjudicacin al portal. 20. La Direccin de Asesora jurdica notifica al adjudicatario. a. En caso de exigir garantas, la notificacin debe informar esto explcitamente. Referencia: Formulario COTO-Notificacin. 21. La Direccin de Asesora jurdica elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y de la Ministra Coordinadora. a. El contrato se basa en el modelo de contrato que consta en los pliegos. b. La firma del contrato se realiza slo despus de recibidas las garantas, en caso de haberlas. 22. La Direccin de Asesora Jurdica notifica al Custodio de bienes o al Administrador del servicio de la firma del contrato con una copia del mismo. Referencia: Formulario COTO-Aviso a administrador. 23. La Unidad de Compras pblicas incluye el contrato, las garantas (de haberlas) y el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. 24. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar los requisitos. 25. La Unidad requirente o el Custodio de bienes recibe lo contratado y suscribe el acta de entrega recepcin parcial y definitiva en caso de obras. 7. Cmo cambia la contratacin si sta es solicitada por Componentes del Programa? Todos los pasos son iguales, pero en los casos en los que participa la unidad requirente, un funcionario del Componente que solicita la contratacin debe participar en estas actividades: 1. En la etapa de preguntas, el Componente deber aportar las respuestas tcnicas, 2. En la etapa de Apertura de la oferta, el Componente participar en la apertura, y suscribir el acta junto con la Unidad requirente y la Unidad de Compras pblicas. 3. El Componente dar soporte al administrador del contrato. 8. Qu debe realizar un administrador de un contrato por Cotizacin? Deber administrar la recepcin de obra y suscribir un acta de entrega recepcin al final de la misma. Este es el antecedente para el pago por parte de la Unidad Financiera. Manual de Contratacin Pblica 84

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Flujo: Contratacin de Cotizacin de Obras

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