PENGURUSAN MESYUARAT

ZULKIFLI YAHYA

DEFINASI
Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat adalah berbeza di antara satu sama lain mengikut jenis, objektif, keahlian dan organisasi.

TUJUAN MESYUARAT
Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Penyampaian dan pertukaran maklumat Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi Penyelesaian konflik/mengatasi krisis Analisa halacara dan perancangan masa depan Memperbaiki kerja-kerja semasa Latihan dan pembangunan

JENIS MESYUARAT
MESYUARAT BERSIRI - Berkala dan ada kesinambungan - Melebehi sekali dalam tempoh tertentu - Ahli, mengikut jawatan/fungsi - Agenda, tersusun dan tetap

...sambung
MESYUARAT KHAS - Ad-hoc - Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan - Ahli, terdiri dari pelbagai kepakaran berkaitan - Agenda, ringkas tetapi mendalam/terperinci - Nama, menjelaskan tujuan/fungsi

KELEMAHAN
Mesyarat jarang diadakan Minit lewat dihantar Agenda tidak ditetapkan/tidak jelas Tiada sumbangan semasa mesyuarat Wakil terlalu junior untuk beri keputusan Kurang perancangan/persedian Sikap tidak komited dan dedicated Tidak ada follow-up and follow-through

PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

Mempunyai agenda dan objektif yang jelas Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi Ahli yang hadir mempunyai kepakaran Perbincangan yang diadakan secara positif

sambung
Peranan Pengerusi yang berkesan Peranan Setiausaha yang berkesan Peranan Ahli/Anggota Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

KEBERKESANAN MESYUARAT
Tertakluk kepada peranan yang dimainkan oleh 3 watak utama; - Pengerusi - Setiausaha/Urusetia - Ahli/Anggota

MERANCANG MESYUARAT
Prinsip 5W+1H Mengapa perlu diadakan? (Why?) Apakah objektif yang hendak dicapai?(What?) Bilakah mesyuarat hendak diadakan?(When?) Siapakah yang perlu dijemput?(Who?) Dimanakah mesyuarat hendak diadakan?(Where?) Bagaimana mesyuarat hendak dikendalikan?(How?) Ini memerlukan perbincangan antara Pengerusi dan Setiausaha/Urusetia.

SEBELUM MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA Menentukan agenda, tarikh, masa, jemputan (bincang dengan Pengerusi), dan tempat. Membuat tempahan bilik. Menentukan kertas kerja disediakan (jika berkenaan).

sambung
Menghantar jemputan. Memastikan persediaan kemudahan bilik. Menentukan kehadiran Adakan perbincangan sebelum mesyuarat.

AGENDA MESYUARAT
i. Perutusan pengerusi ii. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu iii. Perkara-perkara berbangkit iv. Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan (jika ada) v. Pembentangkan kertas-kertas kerja (jika ada) vi. Hal-hal lain vii. Penutup

TEMPAHAN BILIK MESYUARAT

Nama mesyuarat Nama Pengerusi Nama Setiausaha Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan ahli/anggota yang akan hadir Peralatan/kemudahan yang diperlukan Jenis minuman dan jamuan ringan yang diperlukan

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

15 hari (hari kerja?) sebelum mesyuarat, semua kertas kerja diterima Salinan kertas kerja yang diperlukan? Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat tidak termasuk lampiran)

JEMPUTAN MESYUARAT
SEKURANG-KURANG 10 HARI (HARI BEKERJA?) SEBELUM MESYUARAT NYATAKAN: Nama mesyuarat Tarikh dan tempat Masa mula dan masa dijangka tamat Agenda Nama pengerusi

PERSEDIAAN BILIK MESYUARAT

Menentukan bilik berada dalam keadaan bersih, kemas dan teratur Tempat duduk mencukupi Lebel nama mengikut keperluan Alat pembesar suara, PC/Projektor/LCD, disediakan Kertas dan pensil disediakan

sambung
Jam dinding yang tepat berfungsi Gelas dan jug berisi air Gula-gula Whiteboard yang bersih beserta pen dan pemadan Menentukan semula tempahan minuman telah dibuat

MENENTUKAN KEHADIRAN
Hubungi ahli/anggota mesyuarat: - telefon, fax, e-mail, dsb.

Sediakan senarai 1 hari sebelum mesyuarat.

PERBINCANGAN PRA MESYUARAT

Mengadakan perbincangan dengan Pengerusi: Perkara/isu yang akan dibincang Meneliti maklum balas yang diterima Mengenal pasti tindakan yang perlu diambil Adakan beberapa (dua?) hari sebelum

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Setiausaha/Urusetia Senarai nama kehadiran mesyuarat Senarai nama tidak hadir dan alasan Catatkan perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

PERANAN PENGERUSI SEMASA MESYUARAT

PADA AWAL MESYUARAT: Datang awal, sebelum waktu mula Mulakan pada waktunya Wujudkan suasana yang sesuai/baik Maklumkan tujuan/objektif dan agenda

sambung
SEMASA PERBINCANGAN: Beri peluang sama rata kepada ahli Galakkan penyertaan Kawal perbincangan Kekalkan suasana harmoni Beri kesimpulan dari masa ke masa Agenda dibincang satu persatu

sambung
AKHIR MESYUARAT: Rumuskan perkara utama yang dibincang Maklumkan keputusan yang telah diambil Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang

PERANAN AHLI/ANGGOTA
Sebelum mesyuarat - buat persiapan dan tiba awal Semasa mesyuarat - memberi sumbangan berkesan, mematuhi peraturan dan tatacara Selepas mesyuarat - lapor kepada pihak berkenaan mengenai apa yang dibincang dan diputuskan, ambil tindakan atas keputusan dan maklumbalas kepada Urusetia.

SELEPAS MESYUARAT
SETIAUSAHA/URUSETIA Penyediaan Minit Format Minit Mesyuarat Susunan Nama Ahli-ahli mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesahan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Bilangan Rujukan Minit

sambung
Laporan Maklum Balas Oleh Urusetia Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan Urusetia Maklum balas dari ahli/anggota mesyuarat Senarai ahli/anggota yang belum memberi maklum balas

MESYUARAT BERKUALITI
Bersiri - pendek (2 - 3 jam) Ad-hoc - mengambil masa bersesuaian dengan isu/perkara Memberi banyak maklumat Keputusan dibuat dengan persetujuan terbanyak Keputusan dibuat dengan tegas Setiap keputusan diambil tindakan segera

Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesanan Maklum balas/Pelaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat

Bil

Rujukan Minit

Tarikh Perkara Hantar

Jawatan/ Peg./Unit Tkh patut

terima

Maklum Balas

Status (Tamat/ Tkh Terima Tkh bentang sambung)

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM