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ARCHIVSTICA GENERAL.

TEORA Y PRACTICA

ANTONIA HEREDIA HERRERA

ARCHIVSTICA GENERAL. TEORA PRACTICA Y


Actualizada y aumentada
(5.8

EDICI~N)

SEVILLA, 1 199

Publicaciones de la PROVINCIAL DE SEVILLA EXCMA. D I P U T A C I ~ N Jefe de Publicaciones: ANTONIA HEREDIA HERRERA

0 Antonia Heredia Herrera. 199 1 .


Pnmera edicin: 1986. Segunda edicin: 1987. Tercera edicin: 1988. Cuarta edicin: 1989. Edita: Diputacin Provincial de Sevilla. Imprime: Grficas del Sur. Becas, 10. Sevilla, 199 1. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X Dep. Leg. SE - 690 - 199 1 Pnnted in Spain.

INDICE GENERAL

P d,r.

INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


I

17

ARCHIVISTICA: CIENCIA O TCNICA. DELIMITACIN Y PRINCIPIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23

Captulo 1 ARCHIVSTICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1. El trmino Archivstica.

25 27 28 29 30 31 32 33 37 39 41 45 46 49 56

2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 1O.
11.

12.

Nacimiento de la Arch Concepto y definicin Campo de accin de la Objeto. fin y mtodo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Principios y normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2. Necesidad de unas normas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ciencia o Tcnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivstica Tcnica . Bibliografia General.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ........ ....... Bibliografia de este captulo

Captulo 2 CIENCIAS Y TCNICASAUXILIARES DE LA ARCHIV~STICA. . .


1. Ciencias Auxiliares. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57 59 61 68 11 72 12 13
16

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Diplomtica y Archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . LaPaleografia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronologa.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historia de las Instituciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. . . . . . . . . . . . . . . . . ................ La normalizacin. Su aplicacin a los archivos . . .

..............

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11

OBJETO DE LA ARCHIVSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACION .... . . ... . . .... . . . ... . . ... . . . ... . . .... . . . ... . . .... . .... . . Captulo 3 EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTlCA 2. 3. 4. 5. 6. 7.

83

85 87 88 91 95 95 98 101 104 105 109

Definicin de archivo.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otras definiciones .............................. Funciones de los archivos .............................. Archivos Histricos y Archivos Administrati Origen y formacin de los archivos: dualidad Clasificacin de los archivos (clase, categora 7.1. Clasificacin de los archivos espaoles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Historia de los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Historia de los archivos espaoles.. . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Ideas y conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Captulo 4 DOCUMENTOS E INFORMACIN.


1. Conceptos y diferencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1. Documentos de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

119 12 1 123 126 127 129 133 134

2. 3. 4.
5.

6. 7. 8.

1.2. La informacin en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Los soportes documentales (antes y despus del papel). . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transmisin de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caracteres externos e internos de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipologia documenta Clasificacin de los documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . Valor del documento Agrupaciones documentales 8.1. Agrupaciones naturales 8.1.1. El fondo documental fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2. Seccines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas. . . . . . 8.1.2.2. Secciones de fondo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.2.3. Secciones histricas de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.3. Las series. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1.4. La unidad archivstica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2. Agrupaciones documentales artificiales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias . . . . . . . . .

14 1 143 143 144 145 146 147 149 149

fNDiCE GENERAL

11

Pbg.

9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte . . . . . . . . . . . . . ........................... 9.1. Los nuevos archivos . . ............................. I O. Bibliografia ..................
Captulo 5 CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIN E INFORMACIN: AN Y DIFERENCIAS .............................................
1 . Archivstica. Biblioteconoma y Documentacin ........................

150 153 154

155

2 . Funciones .......................................................... 2.1. Recoger ....................................................... 2.2. Almacenar/conservar ....... ... 2.3. Transmitir/difundir/servir ..................... 3. Documentos de archivo. libros y documentos cientificos . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Archivos. Bibliotecas y Centros de Documentacin ..................... ....... 5 . Metodologa y tratamiento ............................... .......... 6 . Integracin o creacin de instituciones especficas? . . . ............. 7. Bibliografia ...................................
Captulo 6

157 160 160 160 161 161 164 166 169 170

GESTIN DE DOCUMENTOS . . . . . . . . . . . .

......................

171 173 176 182 182 185 186 188 188 189 192 193 193 194

1 . Las tres edades de los documentos y los A 2 . Gestin de documentos .................................... 3. Transferencias ........................................ 3.1. Plazos y regulacin . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversid 4.1. Valoracin y seleccin ............ 4.2. Expurgos ................................. ............. 4.2.1. Razones y justificacin del expurgo ......................... 4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo...................... 4.2.3. Dnde y cundo se hace el expurgo? ....................... 4.2.4. Legislacin sobre el expurgo ............................... 4.3. Conservacin por muestre0 . . . . . . . . . . . . . . . .............. 5 . Bibliografia ............................. ...................

Captulo 7 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS ....................................


1 . Planteamiento ...................................................... 2 . Esquema de un programa archivstico a partir de las funciones del archivo . 3 . Elementos de una Administracin de Archivos .........................

197 199 202 206

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3.1. Sistema de archivos. .

..........

3.2.1. Disposiciones generales. . . . . . . . . . . . . . 3.2.2. Reglamentos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2..3. Normas


. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

...........................................
3.4.2. Centros de formacin y enseanazas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4.3. Titulacin. formacin y enseanza en Espaa. . . . . . . . 4. Niveles de programaciones archivisticas 5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos 6. Bibliografia . . . . . . . . . . . . .
111

207 210 210 213 214 216 217 217 220 223 229 230 232

METODOLOGA ARCHiYSTIC.4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 8 VOCABULARIO Y TERMlNOLOGiA ARCHIVSTlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . .

235 231
739 74 I 743

l . Problemtica general , , , . , . . . . . . . . , , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 . Trabajos de unificacin terniiiiolgica , . , , . . , , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. DiLersidad de uso de trminos iiias frecuentes , . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 9 O R G A N I Z A C I ~ N CLASIFICACI~N FONDOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1: DE
1. La organizacin en los archivos. . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de signific 3. Diversidad de teoras . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 . Diferencias entre ambas operaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Clasificacin a priori)) y a posterioriw. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7. Clasificacin de un fondo de archivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. Materializacin de la clasificacin en cuadros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9. Elementos de clasificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

25 1 253 254 257 26 1 263 264 266 261 270 272 272 273 273 274 275

10. Sistemas de c 11. Eleccin de la clasificacin.. 12. Principios de clasificacin.

........................................... ............ ......................

. . . .. . . .. . .

..................... ............. ....

fNDlCE GENERAL

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Captulo 10 ORGANIZACIN 11: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES ....................................................


1 . Tipos de ordenacin ................................................. 2 . Ordenacin cronolgica ............................................. 2.1. De piezas singulares. . 2.2. De expedientes . . . . . . 3. Ordenacin alfabtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 . Ordenacin numrica para 5. Eleccin del tipo de ordenacin 6. Operaciones relacionadas c .................. 6.1. Desdoble o despliegue . 6.2. Signaturatin y sellado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3. Datacin ...................................................... 6.4. Foliacin y numeracin ......................................... 6.5. Agregacin ....................................................

Pg.
283 286 286 286 288 290 29 1 292 293 293 293 294 294 295

Captulo 11 LA DESCRIPCIN .......................

....

297 299 302 302 305 308 310 311 313 317 317

I . Conceptos generales: analisis y descripcin archivstica . Instrumentos de descripcin ......................................................... 2 . Planificacin descriptiva ............................................. 2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin . . . . . . . . . . 2.2. Niveles de descripcin y paralelismo con las agrupaciones documentales y los instrumentos de descripcin ............................ 2.3. Plan de descripcin ............................................. 2.4. Estadios o etapas en un plan de descpcin ........................ 2.5. Difusin y publicacin .......................................... 3 . Problemas terminolgicos de los instrumentos de descripcin ............. 4 . Descripcin automatizada)) ......................................... 5 . La normalizacin de la descripcin ....................................
Captulo 12 LAS GUAS

...........................................................
............ ................

319 321 326 327 328 328 328 328

I. Caractersticas y definicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 . Gua general y Gua especial . . . . . . . . . . . . .

3. Guas Generales de Archivos 3. I . Captulos introductorios . ................... 3 . I . 1 . Datos prcticos y reglamentarios ........................... 3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus documentos . 3. I .3. Bibliografia ................ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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3.1. Descripcin de los fondos > colecciones . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. Apndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Captulo 13 INVENTARIOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Inventariar y catalogar ........................................ 2. Definicin y elementos del inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Recomendaciones pricticas ............................. 1.1. Foriiiacioii 1 foriiiato de los i i i \ eiitarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La clasificaciii coiiio tarea pre\ ia a la iincntariacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. Crtica sobre la di\ersidad teriiiinolgica aplicada a los inbentarios.. . . . . . . 5. Importancia y revaloracin del inventario como instrumento de descrip., ............... cion.. ..................... 6. Normalizacin de inventarios ...........................

Pg. 329 330

33 1 333 335 339 343 344 345 349 35 1

Captulo 14 351 CATLOGOS ............................................... 1. Puntualizaciones y definicin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359 2. Elementos esenciales y normas de catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360 2.1. Datos internos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 2.1.1. La fecha.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . ... ... . 362 2.1.2. Tipologa documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 2.1.3. Tradicin documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367 2.1.4. Autor y destinatario. . . . . . 367 2.1.5. Asunto o materia . . . . 368 2.2. Datos externos . . . . . , , , , , , , . . . . . . . . < . . . . . . . . . . . . _ . . . . . 37 I 1.3. Signatura.. . . . . , . . , , , . . ................... 37 I 3. Otros datos: los anejos 372' 373 4. Clases de catlogos. 4.1. Catlogo cronologico 313 4.2. Catlogo alfabtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373 5 . Ordenacin y catalogacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314 6. Diferencias elementales entre inventarios y catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376 7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378 8. La normalizacin en la catalogacin.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379 9. La normalizacin en la catalogacin de dxumentos grficos . . . . . . . . . . . . . 382 Captulo 15 OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIFCI!N. 1. Instrumentos auxiliares de descripcin. . . 2. Los lenguajes documentales . . 2.1. ndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . ... . .. . ... . .. . .. . ... ... .

39 1 393 394 396

iNDlCE GENERAL

15

2.1 .1 . Descriptores ............................................. 2.1.2. Cdigos de localizacin.................................... 2.1.3. Recomendaciones ........................................ 2 .1 .4. La indizacin automtica .................................. 2.2. Tesauros ............................................... 2.3. ndices y t 3. Otros instrurne 3.1 . Listas alfabticas y relaci 3.2. Registro .............. 3.3. Censos ................................... 3.4. Colecciones documentales ....................................... Captulo 16 LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO.............................................................. 1 . Etapa prearchivstica ........... 1.1. Formacin del archivo .......................................... 1.2. Colaboracin entre negociados y archivo central . El archivo de oficina . Gestin de documentos .................. 1.3. Necesidad de cuadros de clasificacin y eleccin 1.4. El expurgo y su normalizacin ................................... 1.5. Remesas de documentos al archivo ............................... 2 . Etapa archivstica ................................................... 2.1. Recepcin de documentacin .................................... 2.2. Instalacin y ordenacin numrica ................................ 2.3. Instrumentos de descripcin indispensables ........................ 2.3.1. Registro de entrada (fichero) ............................... 2.3.2. Inventario general (fichero) ................................ 2.3.3. ndice general (fichero) .................................... 2.4. Instrumentos de control . . . . . . . . Captulo 17 LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRI-

Pg. 399 401 401 404 406 409 41 1 41 1 411 413 414

417 419 419 420 42 5 428 432 433 433 433 434 434 435 437 435

co....................................................................

443 445 446 447 450 451 452 454

1. Archivos histricos de instituciones desaparecidas....................... 1 . 1 . Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventanos ......... 1.1.1. Etapas del proceso clasificacin-inventanacin . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Fondos o secciones de fondo organizadas de antiguo, con inventanos . . 1.2.1. Reclasificacin ........................................... 1.2.2. Reinventariacin ......................................... 1.2.2.1. Reglas prcticas para la reinventariacin . . . . . . . . . . . . .

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Pg.
1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones bsicas . . . . . . . 1.2.2.1.2. H0,mogeneizacin de las descripciones de series................................... 1.2.2.I .3. SupTesin y rectificacin de descripciones equivocas ............................... 1.2.2.1.4. Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas lmites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Archivos histricos de instituciones vigentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La organizacin y la descripcin en los archivos personales . . . . . . . . . . . . . .
Captulo 18 LA INFORMTICA,Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOSE HlSTORlCOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Lugar y papel de la Informtica en los archivos . . . .......... 2. Programaciones informticas ....... .................. 2.1. Niveles y reas . . . . . ..................................... 2.2. costos. . . . . . . . . . . . . ..................................... 2.3. Ahorro de tiempo . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. Resultados.. . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. La mecanizacin aplicada a los archivos. Necesidad de una normalizacin documental . . . . . . . . . . . . . ..................................... 4. Etapas de un plan informatizado de catalogacin (eleccin de series, valoracin y estudio de la tipologa. doble elaboracin del programa, opciones). 5. Historia de la automatizacin documental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6. Programas documentales automatizados en diferentes pases . . . . . . . . . . . . . 7. Algunas consideraciones en tomo al tema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . :. Captulo 19 SERVICIO DE LOS ARCHIVOS: EL ACCESO O CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y su D I F U S I ~ N . . . . . . . . .............. 1. Derecho y restricciones a la 2. Formas de la comunicacin ............................... 2.1. Comunicacin del docu ............................ 2.1.1. Consulta directa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2. Copias, certifica 2.1.3. Exposiciones y actividades culturales. . . . . . . . . . . . 2.2. Comunicacin de la informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Observaciones sobre la comunicacin documental . . . . . . . . 4. La formacin de usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . 5. La legislacin espaola y el 6. Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............. NDICE DE AUTORES CITADOS . . . . . . . . . . . . . ...................... 454 454 454 455 456 458

46 1 463 467 46 7 468 469 470 472 475 478 479 483

489 49 1 49 5 49 5 495 496 497 499 500 50 1 503 506 507

INTRODUCCIN CON NUEVOS AIRES

Seguir hablando del vaco bibliogrfico, como empezaba en 1986 la introduccin de la primera edicin de Archivstica General. Teora y prctica sera pretencioso y, lo que es peor, inexacto. En los escasos aos transcurridos desde entonces se ha cubierto sobradamente ese vaco desde muchos frentes. Otra cosa, sin embargo, es decir que lo expuesto entonces haya dejado de tener validez porque la revolucin en el mundo de los archivos haya trastocado todo lo anterior. Ni mucho menos. La vigencia de los principios fundamentales, de os criterios y de las normas que avalan nuestro mtodo archivstico siguen estando ah. De ellos he vuelto a partir para enfocar los nuevos campos de actividad que se ofrecen hoy a os archiveros. He incorporado bibliografa reciente sin arrinconar la ofrecida entonces que habr de seguir consultndose I . He implementado algunos captulos aportando orientaciones que, como veremos, no cambiarn en esencia las ideas bsicas defendidas ayer. Ser una actitud renovada ante cuestiones ms de forma que de fondo para encarar la nueva realidad derivada de la aparicin de los denominados nuevos archivos, nuevos documentos y la incorporacin definitiva a las nuevas tecnologas. Esas nuevas realidades no suponen, simplemente que estn ah y que hay que contar con ellas, sino que da la sensacin que, con su empuje, vienen a sustituimos. Est de moda hablar de archivos audiovisuales y de sus problemas, dejando a un lado los de los archivos
1. Como entonces, y siguiendo unos criterios que me parecen los nicos cientficos, no me he limitado a la Bibliografia en lengua espaola. De ninguna manera he querido sumarme a esas posturas restringidas, de algunos pases que no dan cabida a otra bibliografa que la de su lengua.

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tradicionales como si los de stos ya se hubieran superado, cuando est muy lejos de ser cierto. Nuestra preocupacin parece haberse polarizado hacia los documentos con nuevo soporte, cuando no hemos de perder de vista que si se trata de documentos de archivo, con independencia de su soporte, no sern ms que una diversificacin de los que hemos estudiado y tratado hasta ahora, pero para los que tambin a la hora de su tratamiento, habremos de acudir a los principios y normas defendidas hasta la fecha. Resultara peligroso empezar por el final, por la diversidad antes que por la generalidad: estudiando los nuevos archivos, los nuevos documentos sin conocer a fondo qu es un archivo, qu es un documento de archivo. Esto no ser obstculo para que encaremos la problemtica que aqullos conllevan. Pero la agresin aludida no viene slo de los nuevos archivos, sino tambin de esas otras disciplinas afines, que entonces nos ocupamos de diferenciar, y de las nuevas tecnologas. La llamada Documentacin e Informacin cientfica no debe suplantarnos, ni, por lo tanto, aceptar su mtodo como nuestro. Lo que s es claro que, con una actitud interdisciplinar, habremos de incorporar a nuestra especfica metodologa experiencias ya desarrolladas por los documentalistas en materia de lenguajes documentales y de recuperacin de la informacin. Esta postura aperturista nos llevar tambin a incorporarnos al uso y manejo del ordenador, sin resabios, pero sin permitir la desaparicin del archivero. La clave para conseguir, en este caso, el matrimonio estable pero con separacin de bienes, estar en enfocar nuestra tarea dentro de una normalizacin ajustada a nuestros principios. Normalizacin que afectar no slo a la gestin de documentos, sino al tratamiento de los mismos en su doble dimensin de organizacin y descripcin. Hasta el punto de que, con o sin ordenador, el trabajo del archivero siempre est presto para introducirse en las mquinas para una fcil y til recuperacin y que la retroconversin no tenga que plantearse. Ampliaremos en esta lnea nuestras orientaciones, apostando por una normalizacin, posible -pese a todo- especialmente para la descripcin, apartndonos de una corriente en boga que pretende normalizar a partir de las normas de los bibliotecarios. Para conseguirlo

I N T R O D U C C I ~ N

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insistiremos en los estudios de tipologa documental y en la exigencia de una terminologa archivstica precisa y generalizada. Los aos transcurridos, para satisfaccin personal, no han quitado ni un pice de validez a lo apuntado en el captulo sobre la Informtica en los archivos. El tiempo, hasta el momento, sigue dando razn a mis planteamientos a la vista de la bibliografa posterior y de las numerosas experiencias en todos los pases que permiten enfocar el tema con ms serenidad, frente a un apresuramiento inicial tenido por progresista. Estas-experiencias que en la mayora de los casos apuntan a la gestin de documentos en su momento de produccin, siguen dejando bastante al descubierto las ofrecidas para los archivos histricos y demuestran el abandono que ahora les toca a estos ltimos. Insistiremos nuevamente en el equilibrio. Quiero abundar justificando mi apego a las lneas maestras en esta quinta edicin de Archivstica General. Teora y prctica por cuanto sigue resultando peligroso que cuando an no se han asentado los principios y los criterios de la archivstica moderna, se est insistiendo en una nueva archivsticab. Sin duda, la naturaleza de los nuevos soportes que interponen la necesidad de una mquina (ordenador, proyector, etc.) entre el documento y su usuario obliga a la adopcin de unas medidas y recursos que no son especficos de la archivstica sino de cualquier otra disciplina que haga uso de aqullas. Esas medidas, esos nuevos procedimientos que tambin afectan a los historiadores -pongo por caso- no les han hecho reclamar una nueva historia que podr ser nueva por distinta en virtud de las nuevas orientaciones historiogrficas, no en virtud del uso de los ordenadores. Por lo que respecta a la Archivstica, la novedad no est en su esencia, ni en sus principios, sino en la instrumentalizacin de aqullos. La demanda de una Archivstica distinta procede tambin de otro frente. En mayo de 1990, en Amsterdam, se insisti en una archivstica municipal)) desde un colectivo profesional, hoy fuerte por su nmero y por su iniciativa, que, quizs, por haber estado siempre en segunda fila intenta recuperar protagonismo y hacerse con la antorcha?.
2. HEREDIA HERRERA, Antonia: Los Archivos municipales y la Archivstica, Boletn de Anabad (en prensa).

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Todos estos vaivenes no hacen sino tambalear peligrosamente la identidad del archivero y la esencia de la archivstica, hasta temerse por la sustitucin del uno y la desaparicin de la otra. Me preocupa este doble riesgo si no defendemos nuestros signos de identidad y en esta lnea pretende seguir esta edicin ms que corregida, ampliada y fortalecida en sus lneas fundamentales. Seguir manteniendo ese doble plano entre la teora y la prctica, porque en los archivos continan existiendo dos clases socialmente diferentes: los privilegiados que suelen ser los ligados directamente a la Administracin del Estado y los marginados ligados a otras administraciones y reas de accin local y particular. La dificultad de aplicacin de la teora a los segundos seguir estando ah. Para ellos al margen de aqulla, que es estable y nica, habremos de arbitrar siempre soluciones prcticas. Alguna apreciacin ms para dibujar el marco en que aparece esta edicin. En el mundo reciente, por lo que afecta a los archivos, se afianzan algunas corrientes que nos incumben: la centralizacin ha cedido el paso a la descentralizacin en bastantes pases y por supuesto en el nuestro, favoreciendo, por una parte, la inclinacin del pndulo hacia los archivos contemporneos o administrativos con evidente descuido de los histricos y, por otra, el inters por los archivos locales. Todas estas cuestiones no son otra cosa que el montaje del escenario, que no ha de afectar al contenido de la obra a representar que seguir limitndose a todo aquello que concierne a una Archivstica General sin incluir los aspectos y problemas de la Archivstica Tcnica. Mi agradecimiento esta vez es para todos aquellos que al leer y utilizar las ediciones anteriores, me han animado a esta quinta. Sevilla, enero de 1991.

3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Signos de identidad, editorial de Boletn de Anabad, XXXIX, 3-4,1989, pgs. 143-145.

ARCHIV~STICA:CIENCIA O TCNICA. DELIMITACIN Y PRINCIPIOS.

CAPTULO 1
ARCHIVSTICA
1. El trmino Archivstica. 2.

Nacimiento de la Archivstica.

3. Concepto y definicin.
4. Campo de accin de la Archivstica.

5. Objeto, fin y mtodo.

6 . Principios y normas. 6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al orden natural.


7.

8.
9.
1o.

11. 12.

6.2. Necesidad de unas normas. Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX. De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX). Ciencia o Tcnica. Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivstica Tcnica. Bibliografa General. Bibliografa de este captulo.

1.

El trmino ((Archivsticm).

La palabra, en castellano, empieza a usarse en la dcada de los 55-65, pero todava la mayora de las veces como un determinativo, como un trmino de calificacin especfica: labor archivstica, problemtica archivstica. No quiere decir esto que nos haya sido ajena hasta entonces por cuanto en el XVIII y en el XIX se hace mencin al aarchivista). Antonio Matilla Tascn es, en Espaa, de los primeros que la utilizan: en su ((Cartilla de organizacin de archivos)) habla decididamente de la Archivistica como ciencia de los archivos, en 1960. Empieza a cobrar entidad como denominacin de una disciplina en Hispanoamrica y es la Escuela de Archiveros de Crdoba (Argentina) y su director, el profesor Aurelio Tanodi, quienes la promocionan a partir de una coleccin, ((Collectnea Archivstica)). Aunque curiosamente es Tanodi, su principal promotor, quien en dicha coleccin publica en 1961 su Manual de Archivologia Hispanoamericana). Hasta hace poco ms de treinta aos, entre nosotros privaba el nombre de Archivologa o Archivonoma y el de algunas subdivisiones como Archiveconoma tomada de los italianos que haca alusin a cuestiones relacionadas con instalaciones, edificios y administracin.
1. En Italia y Alemania el trmino es utilizado con bastante anterioridad. Baste aludir a dos obras clsicas en estos pases: CASANOVA. Eugenio: Archivstica, Roma, 1928, y BRENNEKE. Archivkunde Ein Beitrag zur theorie und, reeditada en Italia Adolf en 1968. En Francia el trmino es tambin prximo. 2. La Junta de comerciantes por mayor de Sevilla que se reuna mensualmente, decide en Junta de 3 1 de marzo de 1770 el nombramiento de un secretario-archivista a favor de Francisco Martnez de Rivas.

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\UTONl\

HFKbI>I \ H F K K E K i

Actualmente el trmino est universalmente aceptado, aunque no faltan publicaciones recientes que mantienen la denominacin antigua. En Hispanoamrica sigue utilizndose con cierta frecuencia Archivologa.
2. Nacimiento de la Archivstica.

Contrasta a simple vista la remota existencia de los archivos -e incluso de las personas que se han ocupado de su custodia-, con el tardo nacimiento de una disciplina que, tenindolos como objeto, establece una metodologa propia de acuerdo a la formulacin de unos principios aceptados con generalidad y comunicados a travs de un lenguaje propio basado en una terminologa especfica. La Archivstica es una disciplina relativamente moderna y, con el nombre de Archivologa, nace en el siglo XIX como una tcnica emprica para arreglo y conservacin de los archivos. Pero su configuracin como disciplina independiente y su consideracin como ciencia auxiliar de la Historia es bastante reciente. El despegue de la Archivstica moderna tiene mucho que ver con la difusin del Manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and description of Archives y yuelto a traducir despus a varios idiomas. Su desarrollo se ha establecido, como tantasotras, sobre la observacin basada en la experiencia. que ha desembocado en la fijacin de unos principios esenciales que, a su vez, han determinado esa metodologa y ese lenguaje propios que la identifican y-la distinguen de otras ciencias o disciplinas afines, al quedar hoy integrada dentro del conjunto de Ciencias de la Documentacin e Informacin. El carcter prctico de la Archivstica -bastante anterior a la existencia de la ciencia- es muy acusado, hasta el punto de que muchos se inclinan, en el momento de su nacimiento, por considerarla una tcnica experimental, viniendo muy tarde, en cambio, la elaboracin de principios que, an hoy, por lo que respecta a determinadas cuestiones y, sobre todo, por lo que afecta a la terminologa existen diversidad de criterios que impiden quiz su aceptacin generalizada como ciencia.

A R C H I V ~ S T I C A

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En sus orgenes la Archivologa, luego Archivstica, nace unida a la Diplomtica, a la Paleografa y a la Biblioteconoma, lo que ocasionar una dependencia negativa que retrasar su propia delimitacin, hasta el extremo de que en sus inicios se nutrir del lenguaje y metodologa de aqullas. Los archiveros del XIX y de los primeros aos del XX proceden en su mayora, en Espaa, de la Escuela de Diplomtica y de sus enseanzas. La independencia total no se logra hasta pocas muy cercanas, cuando se asume plenamente y se lleva a la prctica la teora de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institucin de donde proceden, de forma bien diferente a los libros en las bibliotecas, a las colecciones o a las periodificaciones, con frecuencia temticas, practicadas por los historiadores. A pesar de esta acreditacin, desde fuera, existe una tendencia general a concebirla como una disciplina de segunda fila o a pensar que el trabajo del archivero es algo as como un subproducto. En esta lnea no faltan historiadores que al investigar en un archivo se le ocurre -con buena voluntad- que pueden ordenarlo y catalogarlo, haciendo de entrada un uso de la terminologa que ha de ponernos en guardia. Difcilmente en estos casos, aparte del desconocimiento que supone el planteamiento, podrn obtenerse buenos resultados de una tarea simultnea (histrica-archivstica). La organizacin requiere visin de conjunto y la catalogacin es diferente al anlisis y recogida de informacin del investigador.
3. Concepto y definicin.

La Archivstica es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en ltima instancia stos sean el producto integrante de aqullos. Como tal se ocupar de la creacin, historia, organizacin y servicio de los mismos a la Administracin y a la Historia, en definitiva a la Sociedad. El documento, como acabamos de decir, es objeto de atencin de la Archivstica, aunque tambin lo sea de la Diplomtica, de la Paleografa, de la Sigilografa, de la Historia. Pero veamos las diferencias, a simple vista. Si la Diplomtica estudia al documento en s mismo, uno por uno, pormenorizando su formulario, sus clusulas y

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estableciendo su tipologa, la Archivstica considera a todos los documentos formando un conjunto estructurado, procedente de una institucin. La Paleografia analiza, por su parte, los caracteres grficos, la escritura, mientras que al historiador lo que le interesa es el contenido, lo que dice y cuenta el documento y el sigilgrafo se apega a slo un aspecto de aqul en las cuestiones validativas. Ya veremos ms adelante cmo son diferentes maneras de hablar de los documentos ante las distintas preguntas planteadas por unos y por otros. Sentada esta primera delimitacin, podemos definir a la Archivstica como: la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin. En el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el CIA se define como la disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su funcin'. Su objeto no es slo el archivo en singular, como algo concreto cuyos lmites estn en su contenido y en su continente, sino tambin el conjunto de los archivos integrados en un sistema con toda la problemtica que esto comporta.

4. Campo de accin de la Archivstica.


El campo de la Archivstica abarca distintos y variados aspectos:

- Definicin de la misma y establecimiento de su campo de estudio.

- Delimitacin de su objeto, de su mtodo y de su finalidad. - Elaboracin, estudio y aplicacin de los principios relacionados primero con la organizacin en todas sus etapas y segundo con la descripcin en todas sus manifestaciones abarcando tanto los documentos textuales como los cartogrficos, audiovisuales, informticos, etc.
3 . C.I.A. Dictionary of Archiva1 Terminology, Mrichen, New YorF, London, Paris, 1984.

ARCHIV~STICA

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- Gestin

de documentos y administracin de archivos que incluyen desde la racionalizacin de la produccin documental, las transferencias y los expurgos, hasta los servicios, el acceso y control de la informacin y de los usuarios y la difusin por todos sus medios y en todos sus aspectos (desde la edicin de los instrumentos elaborados hasta las exposiciones). tica, de la legislacin segn los pases, y de las instituciones y organismos internacionales en relacin con el desarrollo de aqullos.

- Historia de los archivos, de la evolucin de la prctica archivs-

- Bibliografia y formacin profesional. - Consideracin de las instalaciones,

conservacin material y restauracin, agentes de destruccin, reproduccin en todas sus variantes y con toda su problemtica.

Este amplio campo especfico de la Archivstica tiene que contar con la ayuda de otras ciencias que, como auxiliares, son indispensables para el completo desarrollo de aqulla: la Diplomtica, la Paleografa, la Cronologa, la Sigilografia, la Historia General, y sobre todo institucional, y el Derecho Administrativo, cuyas relaciones y diferencias con ellas estableceremos en el prximo captulo. Y tambin precisa para su desenvolvimiento con los conocimientos de otros profesionales relacionados con la Arquitectura, Restauracin, Reproduccin, Qumica, Biologa e Informtica.
5 . Objeto, fin y mtodo.

Son los archivos entendidos como conjunto de documentos portadores de informacin x o n t e n i d e los que centran prioritariamente la atencin de esta disciplina, convirtindolos en su objeto aunque sta no olvida la materialidad del continente, es decir, los edificios, las instalaciones por cuanto tienen que ver con la conservacin de aqullos. Fijado as el objeto voy a dejar para ms adelante el anlisis de su naturaleza y de sus funciones. Ya veremos cmo los documentos, elementos integrantes del archivo, no supondrn identidad de objeto respecto de la Diplomtica y de la Paleografia, no slo en cuanto a su tratamiento, sino en cuanto a su delimitacin.

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A N T O N l A HEREDIA HERRERA

Importa mucho que no perdamos de vista la triple dimensin del objeto de la Archivstica y su orden: Archivos - Documentos de archivo - Informacin. De no ser as y empezamos por el final -haciendo prioritaria a la informacin- nos estaremos convirtiendo en documentalistas. La finalidad no es otra que el servicio de os archivos a la Sociedad, materializado en el ofrecimiento de la informacin ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos, sean o no estudiosos. El mtodo lo constituyen todos los procedimientos y tareas llevados a cabo por el archivero para conseguir el fin que se pretende, siguiendo ese largo camino cuyas etapas estn ya suficientemente establecidas de recoger, conservar, organizar y servir los documentos. El bagaje para llevarlo a efecto est integrado por un conjunto de principios, aceptados hoy por los profesionales, que parten de la base de que el documento es parte de un todo estructurado que, aislado, no tiene sentido, que su inters reside en la relacin con los documentos que lo anteceden o le siguen, en cuanto que aqul es algo as como una instantnea dentro de una secuencia documental. La consideracin de este carcter seriado es fundamental para los planteamientos archivsticos y ser adems el que marque las diferencias con las otras ciencias de la informacin: la Biblioteconoma y la Documentacin, cuyos puntos de contacto y similitud pueden estar en la finalidad que las tres pretenden, aunque de diferentes maneras y por distintos caminos, al poner en juego metodologas diferentes.
6. Principios y normas.

El origen <ijurisdiccional los archivos cuya creacin, aumento de


y mantenimiento se realiza espontnea y naturalmente en razn de las funciones y actividades continuas de la institucin productora,

frente al exclusivo acto voluntario que decide la creacin de las Bibliotecas, de los Centros de Documentacin o de los Museos, va a determinar el establecimiento de unos principios que han de mantener el respeto a ese origen y a ese proceso natural y, en todo caso, para que si se deshace, como suele suceder, se rehaga, restablecindolo.

ARCHIV ISTICA

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6.1. El principio de procedencia o de respeto al origen y al ((orden nat uva. El principio de procedencia se ha ido afirmando en todos los pases como principio fundamental de la Archivstica en contraposicin a la ((ordenacin por materias)) propuesta en tiempos de la Ilustracin. En Francia sus antecedentes estn en las Instrucciones dadas el 24 de abril de 1841 para organizar los archivos. La plasmacin terica que los franceses han venido atribuyndose a partir de la formulacin de Natalis de Wailly en dicho ao4, cuya aplicacin, en ocasiones, no haba sido ajena en Espaa con anterioridad, como est ms que demostrado5 y que en castellano denominamos respeto al origen y al orden natural)), se ha convertido en el principio archivstico por antonomasia, aceptado universalmente por toda la comunidad de archiveros. Afirma Lodolini que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791, con la instruccin de la Comisin para la ordenacin de los archivos. Brenneke considera precursor de este principio a Philipo Emst Spiers en su obra Von Archiven (Halle, 1777). En 1896 fue aplicado a todos los archivos del Estado de Prusia; en 1826 en algunos archivos de Holanda y en Italia es introducido, en 1827, en os archivos toscanos y fue denominado por Francisco Bonaini como amtodo histrico por cuanto la reconstruccin del orden original de la documentacin se basa en la historia de la institucin. Se sancion por la legislacin en 1875 (R. del 27 de mayo, D. n . O 2.552). Este principio es definido como: aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y
4. Es a raz de la concentracin en un solo depsito de todos los archivos franceses, cuando el historiador francs formula el principio, oponindose a una clasificacin cronoigica de todos los fondos. 5. ROMERO. Manuel: El principio de respeto a la procedencia de los fondos en las Ordenanzas de Carlos IVpara el Archivo de Indias, Boletn de Archivos, 3, MaOlga: drid, 1978, pgs. 357 y ss. GALLEGO. La organizacin de un archivo monacal: el archivo del monasterio de Oseira, Actas del 1 Congreso BAD, Oporto, 1985, tomo 11. CORTES ALONSO. Vicenta: Las Ordenanzas de Simancas y la Administracin Pblica, Madrid, pgs. 197-224.

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en este fondo en su. lugar de origenh.Y junto a esto, todos los documentos se producen en un orden secuencial, lgico y natural. Este origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo. Este simple principio va a configurar la especial orientacin de la Archivstica como disciplina, cuya cualidad esencial ser el orden en el ms amplio sentido del trmino al proceder de esa realidad de que los documentos se producen naturalmente a partir de una institucin o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El principio de procedencia va a determinar, insisto, la condicin esencial del archivo: su organicidad, resultado de dos actividades complejas como son, y veremos, la clasificacin y la ordenacin. El mantenimiento de ese doble orden no habra de plantear problemas de ninguna clase, stos surgen por la frecuencia con que aqul se deshace y hay entonces que reconstruirlo. Llama la atencin M. Duchein sobre la facilidad del enunciado de este principio cuya definicin se hace ya ms dificultosa y mucho ms su aplicacin. De una manera muy simple, el archivero francs dice que consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de una institucin, separados de los de otras. A primera vista es algo bien fcil, sin embargo ese respeto no se limita a esa agrupacin y separacin entre fondos de diferentes instituciones, sino que afecta a cada una de las dependencias que integran a cada institucin y a las series documentales generadas como consecuencia de actividades concretas. Esto nos llevar, entre otras cosas, a no deshacer a los expedientes alegando una agrupacin temtica u onomstica. Es decir, las notas esenciales de este principio afectarn al mantenimiento de la unidad e independencia del fondo, de su integridad y del carcter seriado de sus documentos. Quiz algn ejemplo prctico nos ayude a comprender lo que afirmamos. El Archivo Histrico de la Diputacin de Sevilla est integrado por los fondos de los Hospitales sevillanos. Ingresados en la corporacin, por separado, se unieron luego formando un grupo nico con todos ellos, dividindolos en razn de
6. Lexicon ofArchival Terminology, Elsevier, Amsterdam-London, 1964. 1. DUCHEIN. Michel: Le respect des fonds en Archivistique: principes theoriques 1 et problemes pratiques, Gazette des Archives, n.O 91, 1911, pgs. 1 -96.

ARCHIVSTICA

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dos apartados generales Propiedades y Cuentas; en cada uno de stos existan documentos del Hospital del Amor de Dios, del Espritu Santo, del Cardenal, de las Cinco Llagas, etc. Obligados por el principio de procedencia, la primera tarea que emprendimos hace unos aos fue la de delimitar el fondo de cada Hospital independizndolo de los otros. (Estas seran la unidad e independencia defendidas por el principio de procedencia). Del Archivo del Consulado de cargadores a Indias, hoy depositado en el General de Indias de Sevilla, quedaron fuera, por circunstancias imprevistas e inauditas, un conjunto de legajos diversos que hoy obran indebidamente en poder de otra institucin. La integridad de este fondo mercantil est actualmente rota y la conveniencia ser la de arbitrar medios para restablecer la unificacin. (Esto respondera al logro de la integridad del fondo). Por ninguna razn, de acuerdo con este principio, nos ser permitido agrupar por materias o por motivaciones onomsticas documentos que integren distintas series documentales, aun las generadas en una misma dependencia. Tal agrupacin slo nos ser permitida al margen de la materialidad de los documentos, mediante ndices y ficheros aparte. Con todo, las actitudes ante el principio de procedencia son variadas*. En 1876, Johannes Papritz afirmaba que se deba respetar nicamente el principio de procedencia y no necesariamente el del orden interno de los fondos. En el Manual dArchivistique francs se dice que el orden natural debe ser sustituido por un cuadro de clasificacin distinto de aqul segn el cual fueron organizados originariamente los documentos. Los rusos afirman que para los documentos anteriores a 1800, restablecer el orden preexistente es prcticamente imposible, incluso no conveniente, por cuanto la organizacin en esas pocas segua unos criterios dificiles de admitir. Algo he apuntado en este sentido9. En esta lnea, tambin recientemente, el principio de procedencia _ _ __ ha sido cuestionado por algunos archiveros norteamericanos o mejor
8. LODOLINI, La ordenacin del archivo: nuevas discusiones, Rassegna deElio: gli archivi di Staton, XLI, enero-diciembre, 1981, pgs. 38-56. 9. Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depsito documental: el Archivo del Consulado de cargadores a Indias, 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, Sevilla, 1984, pgs. 485-499.

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limitada su validez en cuanto aqul -tratan de demostrar- debe ser modificado en razn de la necesidad de los usuarios y porque, deshecho el orden original difcilmente puede reconstruirse estrictamente. Los ms crticos como Robert M. Wagner y Ruth Bordin, consideran este principio slo como una alternativa ms a tener en cuenta a la hora de organizar los documentosio. Hoy, la cuestionacin del principio de procedencia -en el que reside una de las principales claves de los signos de identidad de la disciplina que estudiamos- est llegando de la estimacin por parte de algunos sectores que consideran al contenido de los archivos como una Coleccin con tratamiento de base de datos. Error gravsimo. Ya hablaremos sobre el tema al hablar de la informatizacin en los archivos. El problema ha vuelto a ponerse sobre el tapete en la Conferencia Internacional celebrada en la Universidad de Macerata (Italia)". En esta ocasin tambin ha quedado claro que dicha cuestionacin parte de aquellos pases con escasa tradicin de archivos. Los norteamericanos han hecho objeto de su trabajo a la informacin antes que a los documentos de archivo y por tanto predomina en ellos la formacin del documentalista. En esta lnea el archivo es considerado y tratado como una coleccin. Un sector de los canadienses tambin cuestiona el principio de procedencia ante la incorporacin de la Informtica. Pretenden sustituirlo por otro principio: (continuidad de conservacin de fondos de archivo. Vaya por delante que el principio de procedencia es vlido para cualquier fondo de archivo, ya sea remoto o reciente, y siempre es posible su aplicacin. En el primer caso habr que partir de la investigacin histrica sobre la institucin que lo produjo para despus identificar rganos y funciones e integrar en torno a ellas los documentos agrupados en series. Lo que puede resultar dificil es su aplicacin por el archivero que carezca de formacin histrica, de ah el error de considerar que el profesional que se ocupe de un archivo contemporneo no tiene por qu tener dicha formacin.
10. BOLES.Frank: Disrespecting original order, The American archivist, winter, 1982, pgs. 26-32. 1 1. Con ocasin del VI1 Centenario de su fundacin, en septiembre de 1990, se ha celebrado con el ttulo de d'Archivistica alle soglie del 2000.

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Importa mucho el afianzamiento de este principio porque ste permanecer como teora, aunque sean las aplicaciones las que ofrezcan variantes. El principio de procedencia, adems, obliga no slo a la hora de la sistematizacin, de la clasificacin, sino tambin a la hora de la descripcin. Hay que aplicar el principio de una forma directa y material a los documentos, pero tambin hay que hacerlo constar al hacer la descripcin de dichos documentos. A veces el principio de procedencia se ha respetado en la organizacin, pero la descripcin no lo refleja. Recuerdo en este momento un caso en la seccin, denominada Indiferente General, del Archivo General de Indias: en el inventario de la misma, a pesar de la existencia de dos consulados mercantiles, cuando describe sus documentos no hace diferenciacin de dichas instituciones especificando simplemente el nombre genrico con evidente peligro de confusin.

6.2. Necesidad de unas normas. El desarrollo y aplicacin del principio de procedencia, teniendo en cuenta la naturaleza de los archivos y sobre todo el estado actual de muchos de ellos, han dado lugar a un conjunto de normas en el tratamiento documental que no estn aceptadas por todos y cuya variabilidad y diversidad contrasta con la estabilidad de las de las bibliotecas. En efecto, existen en estas ltimas, como sabemos, unas reglas fijas y universales cuya evolucin y modificaciones son aceptadas por todos: se clasifica y cataloga con una normativa cuya regularidad permite hoy una aplicacin total de los procedimientos informticos con unos resultados totalmente positivos, hasta el extremo que las tareas de clasificacin y catalogacin estn desapareciendo a nivel individual. En el rea de los archivos, la dificultad de sentar unas normas que afectan fundamentalmente a la organizacin y sobre todo a la descripcin con criterios fijos, partiendo desde luego de la aceptacin del respeto al origen de los fondos, procede en primer lugar de aquella dependencia inicial de la Archivstica con otras disciplinas como la Diplomtica o la Biblioteconoma, que ha dejado sentados unos vicios de procedimiento que han sido y siguen siendo, en algunos casos, dificiles de desterrar. En segundo lugar, la razn de ser de

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dicha dificultad est en el mismo hecho de la produccin documental, resultado de diferentes procedimientos administrativos que persiguen finalidades distintas y, como consecuencia, dan lugar a estructuraciones diversas y a documentos variadsimos en su tipologa y en sus soportes. A pesar de tales cortapisas deba existir, al menos, una orientacin desde los sectores responsables de la Administracin de Archivos en los diferentes niveles poltico-administrativos y sobre todo desde las Asociaciones profesionales, sobre esquemas de clasificacin que puedan ser vlidos para las mismas clases de archivos (Archivos Histrico Provinciales, Diputaciones Provinciales, Delegaciones de Hacienda, Archivos Municipales). No dejan de existir planteamientos como los que aludo pero con falta de sancin y consenso. Insisto en la idea de orientaciones que no tienen por qu ser normas rigurosas, por cuanto todos sabemos las veces que la realidad nos hace desviamos de los planteamientos tericos al existir usos y prcticas difciles de rectificar o rehacer. Pero la existencia de esas orientaciones seran esenciales para evitar el inicio de programaciones totalmente equivocadas y faltas de todo rigor archivstico. En el ltimo Congreso Nacional de ANABAD'? se ha puesto de manifiesto este problema por esta ausencia de normasI3. Respecto a la descripcin, se repite el tema. Ya lo veremos al hablar, de una forma extensa, en su momento. Pero adelantndonos, entendemos que incluso deba existir una responsabilidad que impidiera las denominaciones equvocas con que aparecen los instrumentos de trabajo publicados que no hacen otra cosa que confundir. De lo que venimos diciendo se ha derivado adems la ausencia de una terminologa comn, en cuanto que para conceptos bsicos existen diversidad de denominaciones que, no sera grave, si pudieran hacerse glosarios con equivalencias pero que en muchos casos es dificil realizar porque la diversidad y disparidad existen no slo a nivel denominativo sino conceptual. Pero lo ms grave adems, en detrimento del progreso archivstico, en que esta falta de uniformidad terminolgica y conceptual no slo se produce entre un pas y otro, en12. 111 Congreso de ANABAD, celebrado en Cceres, 29-2 noviembre, 1985. GME 13. UPEZ Z , Pedro: Normas para Informadores, III Congreso ANABAD, 1985 en Boletn ANABAD, Madrid, 1986.

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tre una lengua y otra, sino que est planteada entre profesionales del mismo lugar y con igual idioma. No nos faltaran ocasiones para comprobar esto y ya insistiremos en sus consecuencias al hablar de la terminologa. Y algo mas en relacin con lo que venimos diciendo. Ha existido una tradicin europea que ha llevado su inters hacia los archivos histricos haciendo caso omiso de los archivos de instituciones actuales, mientras que en Estados Unidos la preocupacin de los profesionales se ha inclinado casi exclusivamente por los archivos modernos o corrientes. La teora archivstica en USA, en efecto, aunque es esencialmente fruto de los principios europeos, est siendo adaptada a las caractersticas especiales del manejo de los documentos, al concepto de democratizacin en el acceso a los fondos y a las innovaciones resultantes del inters por la gestin de documentos -como tendremos ocasin de ver- que todava estn en los ciclos activos y semiactivos. Esta diversidad de atenciones ha dificultado la confluencia de intereses hacia unas soluciones comunes, pues aunque en esencia todos son archivos, existen tratamientos y problemas que afectan con ms intensidad a unos u otros. Afortunadamente parece que estamos buscando una lnea de equilibrio.
7. Evolucin de la prctica archivstica hasta el S. XIX.

Antes ,de la formulacin de esta disciplina, existi una practica en la sistematizacin y conservacin de los fondos documentales. Esta prctica ha estado unida necesariamente a la historia de los archivos como depsitos de testimonios escritos. En un principio se guardaron juntos libros y documentos. Poco a poco se produce la separacin. Es fundamental el papel de las Cancilleras en la produccin y conservacin documentales. La disposicin de los documentos se hace preferentemente por orden cronolgico, aunque a veces se haga por orden alfabtico onomastico o por temas. Fue habitual copiar la documentacin jurdica en los libros registros. Son de sobra conocidos los Registros pontificios, los Registros de la corona aragonesa, el Registro del Sello de la corona de Castilla, los Registros cedularios del Consejo de Indias. No fue tampoco'infrecuente esta prctica refe-

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rida a documentos no jurdicos, como las cartas (copiadores de correspondencia). La prctica de la inventariacin entendida como listado o relacin- slo atae a los ttulos o privilegios, conservndose aparte las cuentas, la correspondencia. En Espaa, en el inicio de la Edad Moderna hay una tendencia a agrupar la documentacin geogrficamente y a formar series, aunque no se mantenga la unidad de lo que hoy llamaramos expedientes. As, por ejemplo, el Consejo de Indias conserv separadamente las series de peticiones, de consultas y de disposiciones cuando de su suma y unin tendramos el proceso completo de un hecho administrativo, judicial o legislativo. Aun cuando en el XIX se formula tericamente el principio de procedencia o de respeto al origen, es curioso cmo, salvo excepciones, algunas espaolas, en la prctica se acude a la hora de la sistematizacin a los usos bibliotecarios y pudiramos decir que se produce un retroceso al establecerse clasificaciones apriorsticas para los documentos. La teora materializada, fundamentalmente, en ese principio de respeto al origen, durante bastante tiempo, corri con independencia de la prctica. En los primeros aos de la Archivologa, en el siglo XIX y buena parte del XX, dada su dependencia con las ciencias histricas -como hemos visto- aqulla reviste un carcter historicista y erudito que recalcar una marcada dimensin histrica. Casi la nica. En esta 1nea el archivo administrativo no cuenta. Slo tiene sitio el archivo histrico, pero como algo singular que no guarda relacin con los otros archivos. De todas las funciones a desarrollar prevalece en esa etapa la conservacin, manifestada en una celosa guarda a ultranza, desvirtuada cuando, en ocasiones, va encaminada slo a la utilizacin y beneficio de los propios conservadores. El documento ocupaba el centro de atencin de los profesionales, no el archivo. Se prefera la documentacin medieval, arrinconando en cierta medida la que ofreca informacin cuantitativa, ya fuera contable o demogrfica. En este punto no hacan sino sumarse a las corrientes historiogrficas del momento. El fin ltimo del quehacer profesional resida en la catalogacin precisa y minuciosa de documentos reales, nobiliarios y eclesisticos.

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La proliferacin de wegestow se haca notar, parcelando as reas documentales en detrimento de otras. El archivo era privilegio de unos pocos. Sus usuarios, los historiadores. La Archivologa no era ms que un mero testimonio de estas prcticas que, por aisladas, no formaban un verdadero cuerpo doctrinal. Es recientsimo el verdadero maridaje entre teora y prctica que ha planteado su adecuacin no slo en el momento actual sino con las prcticas del pasado, de tal manera que algunas de las tareas que requieren nuestra atencin hoy hacia los archivos histricos son las de la reclasificacin y reinventariacin. En descargo de esta situacin, hay que reconocer que en el caso de Espaa los Tratados en la materia, en lengua castellana, eran nulos, mientras que abundaba la bibliografia sobre las disciplinas de las que la Archivstica dependa.

8. De la Archivologa a la Archivstica (S. XIX - S. XX).


Hoy, esa ciencia que tiene como objeto a los archivos, es el resultado de un proceso acumulativo de experiencias y de estudios cuyo desarrollo hay que examinarlo a lo largo de un camino no muy largo, que va de la Archivologa a la Archivstica. A partir de esas experiencias y trabajos tendremos que conjugar continuamente teora y prctica, a veces, alejadas en apariencia pero ensambladas si las perspectivas derivadas de la experiencia en una sociedad en continuo cambio las vamos incorporando, tras su discusin y asimilacin, a los planteamientos tericos. Es claro que en el desarrollo terico-prctico de la Archivstica mucho ha tenido que ver la evolucin del concepto-de la funcin del Archivo que, de mero conservador, pasa a jugar un papel decisivo de servicio, hasta el extremo de que la disciplina en USA y en la URSS llega a considerrsela como una ciencia de la Administracin. La Archivstica cientfica, y como tal diferenciada, sostenida sobre unos principios estables y articulada con unas normas ms o menos generalizadas no cobra entidad hasta muy tarde. Incluso, el nuevo nombre que desplaza al de Archivologa no se afianza en nuestro

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pas hasta despues de los aos 50, hasta su total aceptacin en la actualidad. La teorizacin archivstica no lleva ms de 150 aos en algunos pases y bastantes menos en el nuestro, aunque no nos hemos quedado atrs. Existe una inquietud que tiende a la internacionalizacin y a la homologacin de principios y de normas. As, el archivero con tintes de erudito, encerrado en su archivo, y defensor de los datos que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso al profesional cientfico con actitud interdisciplinar abierto al anlisis, a la discusin y a la crtica. Quiz lo ms importante, despus del camino recorrido hasta hoy, sea la acreditacin de su personalidad al distinguirla de otras disciplinas. sta ha venido de la mano de la fijacin de su objeto, de su mtodo y de un lenguaje propio, aunque ste est por consolidar. Ahora, el objeto inmediato y primero ya no sern los documentos sino los archivos. Ciencia de los archivos, antes que ciencia de los documentos. De tal manera que interesar tanto el archivo en singular -como algo concreto e individual en el que continente y contenido forman una unidad-, como los archivos en plural, integrados en un sistema, formando conjuntos segn sus caractersticas. Este planteamiento de sistemas har nacer nuevos conceptos como gestin de documentos y administracin de archivos, en los que la coordinacin, la homologacin, la planificacin cobrarn un protagonismo extraordinario por necesarias. De una dedicacin casi exclusiva por los archivos histricos -siguiendo un movimiento pendular- se pasa al otro extremo con un inters, que acapara la atencin por los archivos administrativos. Atencin que tendra que ser compartida, aunque esto no siempre se logre, acentundose la preferencia por los segundos. Tras el archivo, el anlisis de los documentos vendr inmediata y naturalmente despus, pero siempre como conjuntos estructurados que forman parte de los fondos y no colecciones. Como tales documentos de archivo se destacarn de la generalidad del concepto documento. Cobrar dimensin un elemento unido de siempre al documento, pero que hasta ahora no haba resaltado con entidad propia: la informacin como algo inmaterial. Pero en este caso la informacin no

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ser un producto al margen del documento de archivo -como ocurre en el campo de la Informacin y Documentacin- al estarle intimamente unida. Frente al anterior carcter cerrado, el archivo quedar sometido a un proceso de apertura bastante antes del reconocimiento constitucional del derecho del ciudadano a la informacin. De la utilidad restringida para la erudicin se pasa a un uso generalizado por la sociedad, ya sea en forma de Administracin o de ciudadanos. Acceder a la informacin de un archivo no ser privilegio de unos pocos, sino un derecho de muchos. Este nuevo planteamiento ser un revulsivo y un acicate a la hora de la difusin por medio de la descripcin. Los archivos y sus documentos, en su dimensin cientfica, no sern slo objeto de atencin de la Historia, sino de muchos campos de las otras ciencias (Lingstica, Biologa, Medicina, Farmacia, etc). La importancia de la conservacin cede el puesto a la difusin que se convierte en prioritaria. El archivo adquiere la categora de Servicio dentro de las instituciones y de una postura esttica e inmovilista tiende a la dinamizacin buscando una proyeccin cultural con un firme propsito de integracin. El reconocimiento de servicio -muchas veces ms terico que real- lo llevar a formar parte de los proyectos culturales y cientficos de la Poltica de cualquier pas e incluso de las divisiones administrativas en que estn organizados -como es el caso de nuestras Autonomas. En cuanto a los aspectos que ataen especficamente al tratamiento de los documentos existen cambios sensibles. El respeto a los fondos no quedar reducido a la simple definicin de un principio terico sino que se llevar a una aplicacin real generalizada que, incluso, busca remediar los planteamientos, reducidamente archivstiCOS, pocas pasadas. Pero esta puesta en prctica del principio de de procedencia que, como bien sabemos, es susceptible de bastantes opciones no se plantea como algo aislado e independiente, sino que trata de conseguir el consenso buscando soluciones para fondos similares. Las prcticas aisladas de antao ya no tienen cabida en nuestro mundo. Las propuestas de cuadros de clasificacin para los Archivos Histricos-Provinciales, para los Municipales, o para los de las Delegaciones de Hacienda no son otra cosa que la respuesta a esta forma

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de concebir la sistematizacin de los documentos de archivo que se traducir en eficacia a la hora de transmitir informacin. La bsqueda de soluciones homologadas para una problemtica especfica, a partir de la agrupacin de los archivos en funcin de caractersticas semejantes, ser objetivo de los profesionales, de sus asociaciones y de las instituciones internacionales. Especificidad que no afectar sustancialmente al mtodo archivstico, con lo cual habremos de reconocer la diversidad de archivos junto a la unidad de tratamiento. Por lo que respecta al anlisis documental, la catalogacin deja de ser su nica manifestacin y sobre todo el catlogo deja de ser el ms importante instrumento de descripcin. Habr de compartir esta supremaca -incluso cediendo puntos- con el inventario. Este importante cambio corre paralelo a la adquisicin por parte del archivo administrativo de la importancia que merece y no tena. La catalogacin ya no ser sinnima de descripcin, ni supondr la identificacin con ella. La catalogacin tendr slo un lugar dentro de un proceso racionalizado de descripcin de los fondos documentales, que estar situada en el ltimo estadio y que, incluso a veces, se plantear como innecesaria. O, al menos ya no ser preciso llevarla a cabo con las formas de ayer. De tal manera que la individualizacin descriptiva a nivel de pieza singular o de unidad archivstica podr simplificarse y reducirse -como tendremos ocasin de ver- a simples listados de descriptores que ofrezcan slo las variantes de informacin, en el caso de expedientes repetitivos que se sujeten a un proceso de produccin normalizado. El inventario aplicado a cada fondo, por su dimensin global, adquiere una funcin orientativa de la que carece el catlogo por su acotamiento cronolgico, espacial o temtico. En el proceso de anlisis documental, enlazando con lo anteriormente expuesto, cobra un papel decisivo el estudio de las tipologas documentales, sin ceirlo a unos perodos remotos ni circunscribirlo al campo de accin de los diplomatistas sino vinculndolo tambin a la produccin documental reciente. Estos estudios nos estn permitiendo aplicar la normalizacin a series documentales remotas que nunca fueron pensadas para el encasillameinto, agilizar la descripcin en cualquier nivel (inventario o catlogo) y favorecer la comunicacin a los usuarios.

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La normalizacin va da a da ocupando un lugar en el trabajo del archivero, afectando no slo a la organizacin y a la descripcin, sino tambin a la gestin y a la administracin del archivo. La Archivstica sigue necesitando de otras disciplinas, pero sin confundirse con ellas. Al adquirir el puesto que le corresponde, a la hora de la formacin profesional, esas ciencias son utilizadas d e s d e una perspectiva archivstica- como ciencias auxiliares. Con todo, la conciencia de diferenciacin y la actitud interdisciplinar del archivero de hoy han de ir en la lnea de apertura y aceptacin de elementos y soluciones aportados por aqullas al ser vlidos para sus tareas especficas. Valgan como ejemplo los planteamientos de los documentalistas acerca de los lenguajes documentales, la elaboracin de tesauros como proyecto de perfeccionamiento de nuestros ndices tradicionales o los criterios de anlisis casi bbliogrficos aceptados para la documentacin cartogrfica. Esta postura se extiende a las nuevas tecnologas con la admisin sin reservas del ordenador y su incorporacin a nuestro trabajo, pero sin menoscabo de nuestro mtodo. De tal manera que nos permita mejorar, pero sin ceder ante planteamientos exclusivamente informticos que no acepten el dilogo con los criterios archivsticos. Este epgrafeI4 por cuanto supone de reflexin y resumen, quiz tenga su mejor comprensin al final de la lectura de este Manual. De aqu la recomendacin de volver sobre l en ese momento.
9. Ciencia o Tcnica.

Al establecer la definicin de Archivstica, ms arriba, sin entrar en divagaciones, le hemos adjudicado un lugar entre las Ciencias. Sin embargo conviene retomar la cuestin, porque mucha tinta se ha gastado para defender su adscripcin como tal o simplemente como tcnica emprica.

14. Este epgrafe es en buena parte reproduccin del texto de mi conferencia: De la Archivologa a la Archivstica. Cambios a tener en cuenta en una Poltica de archivos, pronunciada en la Universidad de Macerata en el ciclo organizado con motivo del centenario de su fundacin en septiembre de 1990, que se publicar en un volumen de Actas.

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Sin entrar a enumerar las definiciones de los que defienden la primera posturaI5,entre los que se encuentran Eugenio Casanova, T. R. Schellemberg, ngelo Ciceri, Marcelino Pereira e incluso el Comit de terminologa archivstica de la Asociacin Archivstica Brasileira, basndose en la formulacin y anlisis de principios y tcnicas llevados a la prctica en materia de archivos, muchos otros no comparten tal postura recalcando su carcter normativo y prctico. Para Giullio Battelli y para Aurelio Tanodi la Archivstica es una disciplina al considerar que su nacimiento reciente no ha hecho posible an la formulacin de una teora y de una metodologa uniformes. En el penltimo Congreso Internacional de Archivos celebrado en Londres (1980) A. Arad la consideraba una ciencia en formacin))al faltarle un alenguaje archivstico)) comn, como consecuencia de la diversidad de formacin entre los profesionales, circunstancia que plantea, en efecto, una de las mayores dificultades a la hora de un entendimiento para elaborar sntess y preparar normasI6.
1O. Divisiones de la Archivstica. Archivstica General y Archivsti-

ca Tcnica

Si damos un breve repaso a la bibliografa, comprobaremos que las subdivisiones que se hacen son tantas cuantos son los autores que las formulan. Veamos algunas. Adolf Brenneke en su obra sobre Archivstica, reeditada en Italia en 1968, distingue entre las que adjetiva respectivamente: practica y terica. Wolfgang Leesch, en Holanda, la estructura en Teora de los archivos)), que incluye principios y metodologa, Historia de los archivos)) y Derecho de los Archivos)). Eugenio Casanova, en su Manual publicado en 1928 la divide en cinco apartados: Archiveconoma (edificios, construccin y reparto interno, mantenimiento, seguridad, etc.), Archivstica pura) (que abarca el tratamiento archivstico de la documentacin), His15. Cfr. UPEZ GMEZ. Pedro: La Archivistica en la formacin profesional, Actas del I Congreso de BAD, Oporto, 1985, pgs. 427 y ss. 16. ARAD. El Consejo Internacional de archivos y la metodologia Archivstica, A.: Archivum, 1982, pgs. 182-193. 17. Archivistica, ob. cit,

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toria de los archivos y de la Archivsticabb, Legislacin y Comunicacin o servicio. Antonio Matilla Tascn la subdivide en'?

- Archivonoma (conceptos, principios, organizacin y descripcin). - Archivintendencia (instalacin, materiales, administracin).


Aurelio Tanodi, en Argentina" distingue entre:

- Teora Archivstica (conceptos generales e historia de los archivos). - Archiveconoma (aspectos materiales: conservacin, restauracin, edificios).

- Archivonoma (organizacin y descripcin, en la que tambin incluye legislacin). - Servicio. El Manuel d'Archivistique, expresin del sentir francs?O hace la siguiente subdivisin: - Definiciones generales, legislacin. - Archivstica General, en la que trata de los archivos en formacin, expurgos, clasificacin, instrumentos de localizacin, comutiicacin de los documentos. - Archivstica Especial que abarca no slo la historia de las diferentes clases de archivos franceses, el tratamiento de documentos especiales (sellos, cartografa) sino tambin el microfilm y la informtica. En Italia, a nivel de enseanza en la Universidad de Roma, se distingue Archivstica General y Archivstica Especial. Esta segunda
18. MATILLA TASCN. Antonio: Cartilla de organizacin de archivos, separata del 55 del Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas)), Madrid, 1960. 19. TANODI, Aurelio: Manual de Archivologia Hispanoamericana, Kollectnea Archivstica), Crdoba, 196 1, pg. 50 y ss. 20. Editado por el Ministre des Affaires Culturelles, en Pars, 1970.
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se entiende como la historia de las instituciones en relacin con su produccin documental, su conservacin y organizacin a lo largo del tiempo. Recientemente nuestro compaero Pedro Lpez Gmez2' al elaborar un programa de esta disciplina, hace la siguiente diferenciacin:

- Archivstica General (que trata de los conceptos fundamentales


en torno a la disciplina, de los documentos, de los archivos y de sus funciones, de las transferencias, de los expurgos, de la organizacin y de la descripcin y de la comunicacin y difusin).

- Archivstica Tcnica que entra en el estudio de la conservacin, restauracin, reproduccin y mecanizacin. - Archivstica Especial que considera a los diferentes grupos de archivos (notariales, de empresa, eclesisticos) y a los documentos especiales como los cartogrficos, audiovisuales, sellos, pergaminos. Bastante cerca me encuentro de esta ltima estructuracin de la disciplina, a efectos docentes, salvo algunas variantes. Yo me inclino por slo dos subdivisiones: Archivstica General y Archivstica Tcnica, eliminando la tercera, considerada como especial, que yo dejara englobada dentro de la Archivstica General en el apartado de la organizacin y descripcin. Esta divisin en Archivstica General y Archivstica Tcnica que defiendo, tras algunas vacilaciones personales y tras un anlisis detenido de la bibliografia tradicional y reciente, slo entraa una sola, pero fundamental diferencia entre ellas. La Archivstica General es aqulla cuyos conocimientos ayudarn a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa y la Archivstica Tcnica est integrada por los conocimientos procedentes de otras disciplinas y tcnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservacin y reproduccin y que slo exigirn del archivero un acercamiento ms o menos profundo a
2 1.
LPEZ GOMEZ. Pedro: La

Archivstica... ob. cit., pgs. 439 y 445.

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las mismas para poder entrar en dilogo con los profesionales que las practican. La Archivstica General, representa la actuacin especializada del archivero, la Tcnica corresponde a una actuacin compartida en la que el archivero necesita del auxilio de los conocimientos de otros profesionales (arquitecto, restaurador, bilogo). Pero hay algo ms, la Archivstica Tcnica incluye conocimientos y materias comunes a otras ciencias de la informacin en cuanto que tambin las Bibliotecas y los Centros de Documentacin han de hacer frente a problemas con soluciones parecidas en materia de conservacin y reproduccin.
1 1.

Bibliografa GeneralZZ

En el campo de los archivos es en la Bibliografa donde ms se acusa el prevalecimiento de la prctica sobre la teora. Los profesionales, sobre todo los espaoles, han tendido ms a la accin que a la formulacin de una teora sustentada en aquella prctica. Buena prueba de lo que digo es la abundancia de instrumentos de descripcin frente al ms escaso nmero de trabajos con aporte doctrinal. El profesor Celso Rodrguez afirma que el mayor dficit en la produccin literaria en espaol se presenta en el campo de la teora archivstica, precisamente el que a largo alcance ms reclama la participacin profesional, porque el andamiaje terico es una base de sustentacin indipensable para jerarquizar la Insisto en que esto no significa ausencia, sino desproporcin, porque hay bastantes artculos, colaboraciones, comunicaciones, ponencias que ataen a cuestiones tericasZ4que iremos incorporando a este trabajo y dndolos a conocer. Aunque recientemente se ha iniciado una corriente
22. La Revista Archivum tiene dedicado un nmero a Bibliografa, XXV, 1978. 23. RODRIGUEZ, Celso: Bibliografa norteamericana reciente. The American archivist, 1981-83, Aniario interamericano de Archivos)) CIDA, vol. IX-X, Crdoba, 1982-83, Pg. 177. 24. El antiguo Boletn de la Direccin General de Archivos que tuvo recientemente su corta continuacin en el Boletn de Archivos editado por el Ministerio de Cultura y el Boletn de Anabad han sido los vehculos de difusin de estos trabajos. Cfr. tambin SNCHEZ BELDA. Luis: Bibliografa de Archivos Espaoles y de Archivstica, Madrid, 1963,340 pgs.

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publicista de sntesis de aqullos, de elaboracin de un cuerpo general de doctrina, son an escasos en nuestro pas los manuales o similares. Situacin que tampoco es ajena en otros pases. Frente a los holandeses25y a los alemanes que pronto ven publicado el Manual de Adolf Brenneke26y a los ingleses que en 1922 tieo a los nen ya el Manual de J e n k i n ~ o n ~ ~ italianos que cuentan desde algunos aos despus con la Archivstica de Eugenio Casanova2*, los espaoles han de esperar todava hasta ver publicado la que puede considerarse como la primera y breve sistematizacin general debida a Antonio Matilla T a ~ c n ~ ~ . Esta bibliografa sin embargo puede considerarse superada, inicindose una nueva y renovadora etapa en la que definitivamente va a delimitarse la Archivstica y van a cristalizar los principios y normas fundamentales adecundose a la prctica. En Espaa el comienzo de este momento puede relacionarse con la aparicin de la obra de Teodoro Schellenberg: Archivos Modernos, Principios y TcniCUP.

Slo desde una perspectiva docente como es la de este Manual y con una finalidad orientativa, sin pretensiones de exhaustividad, voy a dar la relacin de una bibliografa bsica que conviene conocer en cuanto presenta una sistematizacin de ideas y conceptos generales y esenciales, ms o menos completos: Por orden de aparicin:

25. MULLER. FEITH. A. y FRUIN, Handleiding voor het ordenen en besS.; J. R.: crijven van Archiven, Groningen, 1898. Lodolini llama a esta obra la Biblia de los archiveros. Ha sido traducida al alemn, italiano, francs e ingls. La ltima en portugus: Manual de arranjo e descricao de arquivos, Ro de Janeiro, 1960. 26. BRENNEKE, Archivkunde Einbeitragzur theorie und geschichte des EuAdolf: ropaischen. Archvwesens, traducido por Wolfang Leesch, Leipzig, Koehler and AmeArchivistica Contributto a la teolang, 1953 y traduccin italiana de Renato PERELLA: ria ed alla storia archivistica europea, Milano, 1968. 21. A Manual ofArchive administration, reeditado en Londres en 1965. 28. CASANOVA. Eugenio: Archivstica, ob. cit. 29. MATlLLA T A S C ~Antonio: Cartilla de... ob. cit. N. Theodore: Archivos Modernos. Principios y Tcnicas, traduc30. SCHELLENBERG, cin Carrera Stampa, La Habana, Instituto Panamericanode Geografa e Historia. Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958.

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~ H E L L E N B E R G Theodore: Archivos Modernos. Principios y Tcnicas. ia Habana, . Instituto Panamericano de Geografa e Historia. Publicaciones del Comit de Archivos de la Comisin de Historia, 1958.

Aunque el campo de accin se inclina a los archivos de hoy, tiene el valor indiscutible de delimitar la clasificacin y la ordenacin como actividades distintas dentro del quehacer especfico del archivero. TANODI. Aurelio: Manual de Archivologia Hispanoamericana. Kollectnea Archivsticw), Crdoba, 1961, X + 285 pgs. El profesor Tanodi, creador de uno de los focos archivsticos ms destacados en Hispanoamrica, la Escuela de Archiveros de Crdoba, pone en marcha en los aos sesenta una coleccin de la que desgraciadamente aparecern slo dos nmeros que sern complementarios, de aqu la justificacin del carcter incompleto de esta obra en relacin con el ttulo. Es la parte que pudiramos llamar primera de la Archivstica, la que nos queda expuesta: Archivstica, concepto, seguido de unas amplias consideraciones sobre la Ciencia en general y la controvertida adscripcin a la misma de la Archivstica, estudio de las disciplinas afines, delimitacin del concepto de archivo y sus clases e historia de los archivos, con perspectiva hispanoamericana. Termina la obra con la consideracin de la formacin de los archiveros y su problemtica31.
~ H E L L E N B E R C ,Theodore: Tcnicas descriptivas de archivos, ((Collectnea Archivsticw), 2, Crdoba, 1961, XXI + 165 pgs.

El ttulo responde adecuadamente al contenido. Son las normas prcticas de descripcin las que expone, pero aplicadas generalmente a los que nosotros llamaremos archivos administrativos.
Ministre des Affaires Culturelles: Manuel d'Archivistique, Paris, 1970,805 pgs. Desde un punto de vista francs, es la exposicin del mtodo y prctica del pas vecino en materia de archivos: conceptos, definiciones, archivos en formacin, expurgos, clasificacin, instrumentos de localizacin, comunicacin de los documentos, conservacin, papel o funciones de los archivos, historia de los archivos franceses. 3 l . Recientemente a inspiracin de Tanodi y quiz para completar el propsito de aquella coleccin, tambin en Crdoba, se ha iniciado una coleccin de folletos El Mundo de los Archivos), cada uno de los cuales trata de un tema monografico pero cuyo conjunto pretende ser un cuerpo sistemtico de doctrina, aunque van editndose aisladamente y siguiendo un orden cronolgico, de edicin, que no responde a tal sistematizacin. ({Patrimonio Documental, La tica profesional del archivero)), Agentes biolgicos de Deterioro)), Archivo Federal y centros de concentracin documental son algunos de los ttulos publicados.

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ANTONIA HEREDIA H E R R E R A

Es conveniente conocer fundamentalmente la parte conceptual, a efectos comparativos con nuestra propia concepcin y prctica. La bibliografa que utiliza es fundamentalmente francesa.

En Espaa se han publicado recientemente varios Manuales, aunque todos ellos adolecen de algunas limitaciones: ausencias de aspectos y cuestiones, concrecin del campo al que se cien, acotacin en cuanto a la lengua en que fueron editados. Limitaciones que les restan el carcter de general, pero que son significativos del auge profesional en nuestro pas y cuya consulta es hoy obligada:
Diputacin Provincial de Sevilla: Archivstica. Estudios Bsicos, Sevilla, reedicin 1983,256 pgs. Quiz sea el primer intento, en esta poca reciente a que me estoy refiriendo, de ofrecer reunidos un conjunto de trabajos de especialistas que contemplan los aspectos especiales sobre los que versa la Archivstica. Sin embargo siendo actualmente, en lengua castellana, una de las obras ms difundidas y utilizadas en nuestro pas, nos consta que hay cuestiones ausentes y le falta esa concepcin de obra de conjunto. HEREDIA HERRERA. Antonia: Manual de Instrumentos de descripcin documental, Diputacin Provincial de Sevilla, 103 pgs.

El hecho de que la descripcin sea una de las tareas especficas ms importante de los profesionales, y estando considerada en. este libro en ntima relacin con la organizacin, nos parece que es conveniente su inclusin en esta bibliografa general bsica. .
Manual de Archivos Municipales, ANABAD, EstuCORTS ,ALONSO. ~ en t a3 ~ : Vi dios, Madrid, 1982, 135 pgs.
Aunque el campo de accin sean los archivos municipales, el hecho de que muchos de sus problemas y cuestiones afecten en igual medida y con las mismas caractersticas a otra clase y tipo de depsitos, hace que su conocimiento sea de utilidad para cualquier archivero. UPEZ GOMEZ. Pedro; GALLEGO. Olga: Introducci na archivstica, ANABAD de Galicia, n.O 1, 85 pgs. 32. No hemos incluido en esta relacin, de la misma autora, su obra Archivos de Espaa y Amrica. Materiales para un Manual, Madrid, 1979, por entender que son trabajos aislados, muchos de ellos de aplicacin de la Archivstica ms que generales, aunque su lectura la recomendamos por cuanto significa de aporte de conceptos y de ideas a lo largo de ella.

ARCHIV~STICA

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Es un breve manual en lengua gallega que abarca los temas fundamentales de la Archivstica General, con una bibliografia reciente. No toca los problemas de la Archivstica Tcnica. Ha sido traducido al vasco

Obras de carcter general recientes y de envergadura han sido editadas en Italia y hemos de conocerlas necesariamente por cuanto suponen de puesta al da en un pas con problemas archivsticos bastante ms cercanos a nosotros que los de los anglosajones:
LODOLINI. Archivktica. Principi e problerni, Miln, 1984, 296 pgs Elio:
Sobre la base de una importante tradicin italiana, Elio Lodolini que ha unido su condicin de docente de la Archivstica a su profesin de archivero como director del Archivio di Stato en Roma, hace historia y analiza la situacin de los archivos desde esa doble perspectiva terico-prctica. Toca los principales problemas de la que entendemos Archivstica General. Una exposicin clara, una bibliografa actualizada. Creo que, salvando las distancias lgicas, sustancialmente coincide con lo que venimos exponiendo desde hace ya algunos aos. Aunque el profesor Lodolini rechaza de plano la palabra clasificacin y por supuesto la de reclasificacin por entender que son trminos que no convienen a nuestro quehacer, en definitiva cuando habla de ordinamento y aplica lo que l denomina mtodo histrico se est refiriendo a esa tarea amplia que incluye lo que nosotros sin vacilar consideramos como suma de clasificacin y ordenacin. En cuanto a la descripcin le da ese puesto prioritario dentro de nuestra profesin, revalorizando la importancia del inventano que ya hace tiempo vengo defendiendo que es postura aceptada por un sector importante de los profesionales espaoles. En cuestin de seleccin y expurgo mantiene una postura conservadora, muy cauta por el peligro que pueden suponer los muestreos.
CARUCCI, Paola: L e fonti archivistiche: ordinamento e conservaciones. Roma, 1983, 1986, 1988, 1990,239 pgs.

Aparecido casi simultneamente al de Lodolini, est dividido en tres partes: la primera, dedicada a conceptos bsicos en tomo al archivo y al documento; la segunda, al mtodo (organizacin, descripcin) y la tercera a un amplio glosario. Tiene tendencia al ensayo, relata mas que define. Es curioso que el primer captulo est dedicado al servicio, a los usuarios: gli utenti degli archiviw Frente a Lodolini, da un gran protagonismo a la Informtica. La Bibliografa, casi exclusivamente italiana no es excesivamente abundante.

En Canad, uno de los Manuales que ms circula:

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves: Les archives au X X sicle. Montreal,


1982-1986.491 pgs.

Sus autores son profesores de Archivstica en la Universidad de Montreal y con ellos colaboran un grupo de la Asociacin de archiveros de Qi?eOec. Ha sido reimpreso cinco veces. Aunque es fcil detectar, por afinidad, la influencia francesa a travs del Manuel d'Archivistique, y por vecindad, la de los archiveros norteamericanos, el tratado canadiense se afirma con personalidad propia. Dedican bastante atencin a los archivos contemporneos y a la informatizacin. Su lectura manifiesta bastante coincidencia de planteamientos con este Manual.

Como complemento y como recomendacin, partiendo de que no son obras generales, pero que renen una serie de trabajos de muy diversos autores y sobre cuestiones bsicas y conceptuales he de citar:
Les Archives, Extrait de Ala World Encyclopedia of Library and Information Servicew, Pars, 1980, American Library Association, traduccin M. Duchein, C.I.A.
1982.

Es la parte dedicada a los archivos de un trabajo incluido en la Enciclopedia de la Asociacin de Bibliotecarios Norteamericanos1 sobre las Bibliotecas y Ciencias de la Informacin. La representatividad de los distintos autores de diferentes pases y la importancia de los temas tratados, dan a esta recopilacin de artculos un marcado inters. Principios de la Archivstica, legislacin, gestin de documentos, clasificacin, instrumentos de localizacin, servicios, formacin profesional, son los principales asuntos tratados. Cuadernos FLJNDAP, n.O 8, abril, 1984, Fundaqao do Desenvolvimiento Administrativo, Sao Paulo, Brasil, 110 pgs. Este nmero est dedicado a la Archivstica y a los archivos (conceptos, principios, agestin de archivos, microfilm, conservacin y restauracin, sistemas de archivos).

Por ltimo una pequea referencia a las publicaciones peridicas y a algunos estudios especiales. Aparte de las revistas especializadas de cada pas, hemos de citar en primer lugar a Archivum rgano de difusin del ms alto organismo internacional en materia de archivos (CIA)33.
33. Consejo Internacional de Archivos. Su direccin: 60 rue des Francs Bourgeois, 75003 Paris.

ARCHIV~STICA

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Dentro de la divisin del Programa General de Informacin de la Unesco, se estn publicando una serie de estudios monogrficos encargados a especialistas de cualquier pas dentro del Programa de Gestin de Documentos (RAMP) y cuyos fines no son otros que:

- Fomentar la formulacin de polticas y planes de informacin

(nacionales, regionales e internacionales). Fomentar y difundir mtodos, normas y reglas de gestin de la informacin. cin en las esferas de la educacin, la cultura, la comunicacin y las ciencias sociales, exactas y naturales.

- Contribuir al desarrollo de sistemas especializados de informa- Fomentar la formacin y la educacin de' los especialistas y de
los usuarios de la informacin. Lleva publicados, entre otros, estudios dedicados a la gestin de documentos, a la elaboracin de Guas de Archivos Nacionales, a la conservacin, al acceso, la formacin, la legislacin, etc. Finalmente una alusin a las publicaciones peridicas espaolas. Aparte de la Revista de Archivos, Bibliotepas y Museos que dej de editarse hace algn tiempo, una vez finiquitado, hace unos aos, el Boletn de La Direccin General de Archivos que con el nombre de Boletn de Archivos resucit por escaso tiempo, es el Boletn de ANABAD (Asociacin Profesional de Archiveros, Bibliotecarios, Arquelogos y Documentalistas) el nico vehculo de expresin con que contamos hoy a nivel nacional. Se ha publicado un ndice del mismo que facilita la informacin sobre los artculos publica~10~34.

Para una informacin bibliogrfica completa y especializada en materia de archivos que abarca todas las publicaciones de cualquier pas contamos con el Boletn editado por el Centro de Informacin Documental dependiente de la Direccin de Archivos del Estado, en el Ministerio de Cultura. Recientemente estn apareciendo publicaciones peridicas y monogrficas vinculadas a las Autonomas.
34. HEREDIA HERRERA, Antonia: Boletn de Anabad, XXXIX, 4, 1989.

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12. Bibliografa de este captulo.


Aparte de las obras generales y de las citadas a pie de pgina, me ha parecido oportuno aadir una seleccin de trabajos recientes que ataen al concepto y a la delimitacin de la Archivstica. La relacionamos por orden alfabtico de autores:
DIAS, Antonio Caetano: A integracao do ensino da Arquivologia na aren da Documentacao Congreso Brasileiro de Arquivologia 111, 1976, Ro de Janeiro, Anais. , Brasilia, A.A.B. 1979, pgs. 179-180. PEROTIN. Yves: Le concept d'archives et les #ontieres de I'archivistique, Actes de la 7.s conference de la Table Ronde International der Archives, Pars, Direction des Archives de France, 1963, pgs. 1-48. SILVEIRA SANTOS, Aparecida: El carcter cientifco de la Archivstica, Boletn M." de la Asociacin Archivstica Argentina, Buenos Aires, 10, 17, 1980, pgs. 30-3 1. TANODI. Aurelio: El concepto de Archivologa, Universidad, Santa Fe, Argentina, 44, abril-junio, 1969, pgs. 161-268.

CAPTULO 2

CIENCIAS Y TCNICAS AUXILIARES DE LA ARCHIV~STICA

1. Ciencias auxiliares.

2. Diplomtica y Archivstica.

3 . La Paleografa. 4. Cronologa.
5. Historia de las Instituciones.

6. Derecho Administrativo y procedimiento administrativo. 7. La Normalizacin. Su aplicacin a los archivos. 8. La Informtica.


9. Bibliografa.

1. Ciencias auxiliares.

Difcilmente una Ciencia o una disciplina poseen autonoma cientfica. Las disciplinas cuyos mtodos o resultados son utilizados por otro profesional o por otro cientfico en su trabajo o en su investigacin, pueden ser consideradas por ste como auxiliares en cuanto que son utilizadas en los estadios preliminares de su trabajo especfico. El carcter de auxiliar viene de la toma de postura de una ciencia con respecto a las otras, de tal manera que si la Archivstica estima como auxiliares a la Paleografa, a la Diplomtica e incluso a la Historia, aqulla puede convertirse en auxiliar desde la perspectiva de stas. La Archivstica, aunque nacida como ciencia auxiliar de la Historia junto con la Diplomtica, la Paleografa y otras afines, la Sigilografa, la Neografa, la Cronologa, hemos visto que tiene unas caractersticas propias y su objeto, su metodologa y sus fines se imponen configurando su independencia, hasta el extremo de que llegados a este punto y desde la perspectiva del archivero habremos de considerar la dependencia de todas aquellas otras disciplinas hasta estimarlas como auxiliares de la Archivstica. La disparidad respecto de todas ellas no anula la estrecha relacin con las mismas'. Para justificar esta postura necesariamente hemos de centrar la figura del archivero como un profesional especializado, con conocimientos concretos y especficos sostenidos sobre la base de saberes
1. Paleografa, Diplomtica y Archivstica que se podan agrupar en un colectivo de Ciencias del documento, hay quienes las adscriben a un rea comn de conocimiento con la denominacin de La Cultura escrita y la Sociedad del Occidente medieval.

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ANTONIA HEREDlA HERRERA

muy amplios. Y algo que no debemos olvidar nunca: el archivero realiza su trabajo no como un fin en s mismo, sino que es intermedio e instrumento para que otros consigan su propio fin, su propio objetivo. El archivero, en definitiva, no explota para s el contenido de los documentos2. El archivero es alguien distinto al historiador, al diplomatista y al palegrafo, pero a diferencia del historiador que no necesita de preparacin archivstica para elaborar su trabajo y a diferencia del diplomatista y del palegrafo que tampoco precisan de estudios archivsticos para desarrollar su propia tarea, el profesional de archivos ha de contar, adems de su preparacin especializada basada en esa disciplina que es la Archivstica, con una formacin semejante al historiador, al palegrafo y al diplomatista. Un buen archivero ha de conocer y saber hacer historia, adentrndose en las instituciones, ha de leer la escritura de los documentos de cualquier poca y ha de distinguir la tipologa documental para describir cualquier documento. Nuestro colega Celso Rodrguez se refera recientemente a la prctica habitual en Hispanoamrica del ejercicio de la profesin de archivero sin ms, por un historiador. Se produca as que uno de los clientes de la institucin asuma las funciones directivas archivsticas, ejercindolas dentro de los circunstanciales intereses de su propia profesin~~. El punto de analoga entre estas disciplinas es el documento en cuanto que es objeto de atencin de todas ellas. Pero si la Diplomtica analiza los testimonios escritos en s mismos, uno por uno, la Archivstica los considera como un conjunto documental formando un todo procedente de un mismo origen. El diplomatista estudia las partes, la estructura, el palegrafo se interesa por ese mismo documento desde el punto de vista de su escritura; el sigilgrafo slo se ocupa por un aspecto de aqul en su circunstancia validativa, el sello; al historiador, en cambio le afecta fundamentalmente el contenido, el asunto sobre el que trata para elaborar una tesis. Son como ya dijimos, diferentes maneras de pre2. CORTS ALONSO, Vicenta: Formacin para la informacin, 111 Congreso Anabad, Cceres, 1985, Boletn de Anabad, Madrid, XXXV, 1-2, enero-junio, 1986, pgs. 3 1-44. 3. R O D R G U E Z , Celso: Trabajando para un mejorjturo archivistico. ALA (n: O), Mxico, septiembre, 1986, pgs. 4 y ss.

C I E N C I A S Y T C N I C A S A U X I L I A R E S DE LA AR<'HIVlSTI(.A

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guntar a los documentos y distintas respuestas. Pero lo curioso es que el archivero ha de cuestionarlas y contestarlas todas. De aqu la necesidad del conocimiento de todas esas disciplinas para enfrentarse a su quehacer diario.

2. Diplomtica y Archivstica.
Etimolgicamente la Diplomtica -nacida en el siglo XVII- es la ciencia que estudia los diplomas, entendiendo a stos como sinnimos de documentos, pero con un sentido mucho ms restrictivo que el comprendido por los archiveros. El documento jurdico, definido en el siglo pasado por Sicke14es en la prctica, y hoy por hoy, el que atrae y centra la atencin del diplomatista, aunque recientemente diplomatistas alemanes, como Henri Bautier, Auguste Dumas, Georges Tessier y algunos seguidores, han ampliado el campo de accin de esta ciencia a los documentos administrativos o de archivo hasta nuestros das, en cuanto que tienen que ver con la gnesis del documento estrictamente diplomtico o jurdico. Su declaracin, sin embargo, no ha pasado de ser terica ya que pocos la han puesto en prctica. Podemos definir a la Diplomtica como la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus clusulas, para establecer las diferentes tipologas y su gnesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad. El objeto de la Diplomtica, a pesar de la Escuela alemana y algunos otros diplomatistas de habla castellana, sigue siendo de hecho el documento jurdico y su finalidad no es otra que el establecimiento del mtodo crtico con que aqul,ha de ser estudiado a travs de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datacin, origen, transmisin y fijacin del texto para determinar el valor del documento como testimonio histrico, para lo cual necesariamente ha de establecer su especfica tipologa5.
4. ((Testimonio escrito de naturaleza jurdica redactado de acuerdo a determinadas formalidades variables en relacin al lugar, tiempo, persona y materia, destinadas a darle fe y fuerza de prueba). 5. N E z CONTRERAS. Concepto de documento ((Archivstica. Estudios bLuis: sicos. Sevilla, 1983, pg. 38.

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ANTONiA HEREDIA HERRERA

El objeto de la Archivstica es mucho ms amplio en extensin y en lmites cronolgicos: no se limita al documento jurdico y alcanza y sobrepasa a nuestros das. En cuanto al tratamiento de los documentos, el diplomatista no precisa de la organizacin de los mismos. El anlisis que hace de ellos aade expresamente la crtica, la valoracin, que no suelen -salvo excepciones- resultar indispensables para los archiveros, aunque de hecho las tengan que hacer en ms de una ocasin. Los lmites de la Diplomtica no pasan habitualmente las fronteras cronolgicas de la Edad Media, a pesar de las manifestaciones de los alemanes que, necesariamente, han tenido en cuenta que el documento hoy tambin es un texto escrito con valoracin y contenido jurdico que sirve de prueba o de testimonio histrico fidedigno, salvando siempre las distancias espacio temporales y las situaciones jurdicas cambiantes. En este amplio vaco bibliogrfico que se abre a partir de los Reyes Catlicos hay que apuntar algunas notables excepciones, por lo que respecta al campo documental de lengua castellana: Filemn Arribas, M." de la Soterraa Martn Mostigo, Jos J. Real Daz, Aurelio Tanodi. Tambin yo he publicado algn que otro estudio. Todos ellos han hecho objeto de sus respectivos trabajos a testimonios escritos de la Edad Moderna. As los producidos en la Cancillera de los Reyes Catlicos o durante los reinados de los Austria y de los Borbones y dentro de stos, ese amplio campo de las Indias. En todos estos perodos la presencia ya numerosa de documentos permite acercarse perfectamente a la gnesis de sus diferentes series, frente a esa poca anterior cuyo conocimiento surga de los escasos datos que haba que rastrear en documentos singulares. La documentacin notarial recientemente ha. sido estudiada en un trabajo de Jos Bono6. Se ha insistido mucho en que en el reinado de los Reyes Catlicos en el rea de los documentos representa un hito, marcado por la delimitacin de nuevos tipos, consolidacin de algunos y desaparicin de otros; por el uso preponderante del papel; por la aparicin de un mundo burocrtico que va arrinconando lo solemne en favor de unos formularios ms simples.
6. BONO, Jol: Los archivos notariales, Sevilla, 1 9 8 5 , pgs. 29 y ss.

CIENCIASY TECNICAS A U X I L I A R E SDE LA A R C H I V ~ S T I C A

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Estas caractersticas no suponen, sin embargo, el trmino completo de un proceso, ya que la evolucin sigue apuntando las que sern notas especficas que definan la Diplomtica moderna. Estas notas que van a caracterizar la continuacin de ese proceso documental a que nos hemos referido, algunas de las cuales ya estaban presentes en un momento anterior, son las siguientes: - El papel ser el nico soporte material utilizado para la escritura. - La solemnidad sigue reducindose hasta sus ltimas consecuencias. - Se produce una preponderancia de las frmulas jurdicas sobre las clusulas diplomticas que llegan a prevalecer con total oscurecimiento de las segundas. - La diversidad de frmulas jurdicas determinar una nueva diversidad tipolgica y terminolgica paralela a la tipologa diplomtica. - Cobra una importancia inusitada el procedimiento administrativo. No ya la gnesis del documento mismo en su actio y su conscriptio, sino la tramitacin de un documento detrs de otro hasta formar ese ertramado material y orgnico que es el expediente. - El expediente como unidad archivstica cobra entidad sobre el documento, pieza documental aislada. - Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series . documentales, en el ms estricto sentido archivstico.

- El anlisis y estudio generalizador de la informacin especfica que cada serie documental ofrece, ha de ser un enfoque necesario en el planteamiento de estos estudios. Se intensifica la relacin entre el documento y su institucin productora y por tanto han de interesamos especialmente las instituciones como generadoras de documentos.

HERRERA. Antonia: Recopilacin de Estudios de Diplomtica India1. HEREDIA na, Sevilla, 1985, pgs. 2 y SS.

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ANTONlA HEREDIA H E R R E R A

- Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo de los documentos en el caminar de su tramitacin. - La Diplomtica moderna precisa de una relacin cada vez ms estrecha con la Archivstica. Insistamos con ejemplos en alguno de estos puntos. - Aunque excepcionalmente en el reinado de los Reyes Catlicos se utilice el pergamino para determinados documentos solemnes, la documentacin de la Edad Moderna conservada en nuestros archivos no utiliza otra materia escriptoria que el papel, en sus diversas variantes de hilo, arroz, celulosa, etc. hasta llegar hoy a los soportes informticos y audiovisuales. - De los documentos reales cuyos orgenes estn en la Edad Media que permanecen a lo largo de la Edad Moderna, la Real Provisin y la Real Cdula, el uso de la segunda se hace frecuentsimo, por su sencillez, frente al uso ms restringido de la primera, por su menor agilidad formulstica y de gnesis. Esta frecuencia queda testimoniada en el uso del nombre de Cedularios para los registros de disposiciones reales que copian las provisiones y las cdulas. Hay otras medidas cancillerescas que apuntan en esta lnea simplificadora: en materia de validacin se llega hasta el uso de la media firma o de la estampilla para conseguir una agilidad mxima*. - El anlisis de los libros Registros Cedularios indianos son clara manifestacin de esa variedad de formularios jurdicos a que me refiero, expresivos de una gran diversidad tipolgica documental: las Ejecutorias, las Ejecutoriales, las Naturalezas, las Ordenanzas, las Pragmticas, los Pliegos de mortaja, etc. son algunas de las denominaciones jurdicas de testimonios escritos formalizados por medio de Reales Provisiones; siendo por su parte la Real Cdula el vehculo diplomtico de las Guas, las Venias, las Condutas, las Compulsorias, las Licencias, las Libranzas, etc.
8. Valgan algunos ejemplos: Real Decreto concediendo al marqus de Sonora que pueda firmar con estampilla, 5 noviembre, 1781. Real Decreto a D. Pedro Lpez de Lerena concedindole facultad de media firma, 30 abril, 1790. Real Decreto a Diego Gardoqui concedindole facultad de media firma, 27 abril, 1792. A.G.I. Consulados. 1788.

('IENC'IAS Y TCNICAS A U X I L I A R E S DE LA ARC'HIViSTICA

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Conviene insistir en esta duplicidad denominativa de los documentos que ha de afectar al aspecto jurdico, incluso administrativo, y al aspecto diplomtico. Un mismo asunto o negocio puede testimoniarse por medio de distintos tipos documentales. As un pago se podr manifestar a travs de una Real Cdula o una Libranza, dependiendo del autor del que parta la orden de dicho pago; un nombramiento se har mediante la Real Cdula o por medio de una Real Provisin. Y a la inversa una Real Provisin puede ser el vehculo de muy diversos asuntos (nombramientos, presentaciones de dignidades eclesisticas, legimitaciones, etc. 9). El formulario, las clusulas de la Real Provisin sern semejantes en todos esos documentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto segn se trate de un ttulo, de la toma de posesin de esa dignidad eclesistica o de la declaracin de legimitidad de un hijo natural, adoptarn unas frmulas determinadas que indicarn unos datos condicionados por el asunto jurdico de que se trate. Y de tal manera esto es as que en cada documento podremos distinguir cul es el formulario jurdico y cules son las clusulas diplomticas que caracterizan a uno y otro aspecto documental. As al hablar de nombramiento de un virrey podemos decir ttulo o Real Provisin. El archivero que participa de los saberes diplomatsticos e histricos, a la hora de la descripcin habr de preferir la tipologa diplomtica a la jurdica, como veremos, no olvidando esta segunda. As al catalogar diremos Real Provisin sin renunciar a la indicacin de nombramiento o ttulo, a continuacin.

- Junto a los documentos dispositivos singulares, se produce una gran profusin de testimonios de autos)) que son reflejo de procedimientos judiciales o administrativos que renen en una sola pieza material las copias de todos los documentos que integran ese entramado donde cada documento es reflejo de una secuencia administrativa dentro de esa trama. - Esta profusin de testimonios de autos, de expedientes, con respecto a una etapa anterior, generalizan su uso empleando para su denominacin u n simple determinativo: autos de visitas de naos, expe9. HEREDIA HERRERA. Antonia: Los cedularios de oficio y de partes del Consejo de Indias: sus tipos documentales (c. XVII), A.E.A. XXIX, Sevilla, 1972, pg. 3.

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dientes de fianzas, expedientes personales, expedientes de compras, expedientes de edicin de libros.

- Estos expedientes nos interesarn ms que por el nmero de los documentos que los integran y por su formulario, por la informacin que ofrecen de forma generalizada y seriada y por los trmites habituales entre las instituciones que los hacen posibles.
Estas son las perspectivas que para el archivero plantea la Diplomtica moderna de la que como hemos dicho casi carecemos de Bibliografia por la falta de atencin por parte de los diplomatistas. Esta ausencia entorpece la labor del archivero que ha de organizar documentos no slo medievales, sino os que se producen hoy y ha de partir en muchas ocasiones de la identificacin del tipo documental para la descripcin. Pero a la vez esta carencia lo ha estimulado a salvar estas lagunas mediante la formulacin de estudios netamente diplomticos cimentados en el anlisis continuo de documentos y de series a los que ha dado, despus de delimitarlos y fijar sus caractersticas, nombres propios respetando los que tuvieron en su origen. Esta fijacin tipolgica por parte del archivero no va a ceirse a documentos exclusivamente jurdicos como pueden ser las ejecutoriales, las presentaciones eclesisticas, las ordenanzas, sino que habr de alcanzar a otros documentos, de carcter administrativo, como las cartas, los memoriales, las consultas, los libros de contabilidad de una Intervencin de Fondos o de una Depositara. Y esta delimitacin es necesaria para el archivero tanto para la organizacin, al estar obligado a agrupar las series documentales identificadas por su tipologa, como para la descripcin en cualquiera de sus manifestaciones ms especficas: los inventanos y los catlogos. Al elaborar estos ltimos tericamente est establecido como elemento indispensable de cada asiento indicar el tipo documental, pero, en la prctica, est ste en muchas ocasiones fijado? Esta delimitacin documental, multiplicada por la proliferacin de instituciones en la Edad Moderna y en la Edad Contempornea ha de partir en muchas ocasiones de la legislacion general, de las Ordenanzas o Reglamentos de cada una de las instituciones. Rebordemos por ejemplo cmo las Ordenanzas de Comercio del XVIII para Indias, el Cdigo mercantil de 1829 o la reglamentacin de las Inter-

CIENCIAS Y TCNIC'AS AUXILIARES DE LA ARCHlVfSTlCA

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venciones de fondos o Depositaras, tienen fijados tanto por lo que se refiere a su nmero como a su denominacin los libros que han de llevar los comerciantes o los libros que han de abrirse en esas ltimas dependencias a que nos hemos referido. Remontndonos, recordemos cmo el Concilio de Trento regul los libros que deban llevarse en las parroquias. Pero el estudio diplomtico ha de continuar con el anlisis directo de esos libros y documentos, ya que muchas veces con el paso del tiempo las denominaciones se han viciado y hay que traducirlas. As en las instituciones hospitalarias los libros de entrada y salida en arcas son ms tarde los mismos llamados libros de clavera. Es preciso identificar esas diferentes denominaciones de poca y distinguir la inmensa variedad tipolgica que suele presentarse (libros de mayordomos, libros de veredas, libros de tributos, libros memoriales, etc.) para delimitar las series y mantener su unidad y continuidad. Es posible que cada fondo documental precise de un estudio diplomtico y en el caso de instituciones homogneas ser preciso Ilegar a una coordinacin, a un consenso, necesario, como tambin veremos, para la elaboracin de cuadros de clasificacin semejantes. La relacin archivstica-diplomtica as planteada nos llevar a una normalizacin documental necesaria dentro de ese aspecto que hoy se denomina gestin de documentos. Justificado, pues, est el maridaje cada vez ms estrecho entre archiveros y diplomatistas. Insistiremos en esta circunstancia y sus motivaciones. Hasta hace pocos aos los archivos eran utilizados por un nmero relativamente corto de investigadores. Los archiveros ofrecan a stos los inventarios de sus Fondos realizados en una poca pretrita, aunque muchos de ellos, como comprobaremos, con criterios archivsticos inadecuados y, mientras, se dedicaban a elaborar catlogos. Actualmente se ha producido un acceso masivo a los depsitos no slo de investigadores propiamente tales, sino de alumnos que dan sus primeros pasos en el terreno de la elaboracin histrica sobre fuentes documentalesio.El aumento progresivo de tcnicos de archi10. HEREDIA HERRERA. Antonia: Un peligro para la conservacin: el acceso masivo a la documentacidn, Boletn de Archivos)), M. C. Madrid, n.O 4-6, enerodiciembre, 1979, pgs. 49-50.

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ANTONIA HEKEDIA H E R K k K A

vos por el contrario no ha sido ni mucho menos proporcional. La demanda ha crecido no slo por su nmero, sino por las necesidades determinadas por los nuevos criterios de investigacin en una proporcin no compensada por los instrumentos de trabajo ofrecidos por los archiveros. Esta realidad ha de forzar a los segundos a salvar esta situacin planificando el trabajo de descripcin que no podr llevar a efecto sin redactar debidamente sus instrumentos sin tener unos conocimientos slidos de la Diplomtica. Pero hay algo ms. El acercamiento y uso de la nueva tecnologa informtica obliga a un conocimiento profundo de los formularios, de las clusulas y de los datos informativos esenciales de cada serie documental delimitados claramente tras la determinacin de cada tipologa. (Vid. Cap." XVIII: La Informtica y su aplicacin en los archivos... ) B. Algunas conclusiones, a manera de resumen de este epgrafe, habramos de hacer:

- Existe un

considerable vaco de estudios diplomticos para la Edad Moderna.

- El archivero necesita de la delimitacin de la tipologa documental tanto para la organizacin como para la descripcin. - La organizacin de cualquier fondo documental y la descripcin de sus series exigirn siempre al archivero un estudio diplomtico-administrativo de la documentacin producida por la institucin en cuestin. - Tal estudio, y dentro de las caractersticas sealadas para la Diplomtica moderna, ser tambin necesario antes de cualquier programacin informtica documental. - En el caso de instituciones similares habr que establecer un consenso terminolgico.
3. La Paleografa.
Nace unida a la Diplomtica y es aquella disciplina que se ocupa del estudio de las letras antiguas con el fin de analizar su evolucin

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histrica sobre bases crticas, dando a su vez reglas para su acertada interpretacin. Los lmites del estudio de las escrituras antiguas llegan hasta la letra procesal en el siglo XVII. Los conocimientos de Paleografa deban ser exigencia para cualquier archivero. El estudio de las abreviaturas y sus clases, de los formularios, al ser prcticas que perduran incluso hasta hoy, son un apoyo indiscutible para la interpretacin y lectura de los documentos. Abundando en tal necesidad hay que insistir en que en archivos histricos cuyos fondos se remontan a la Edad Media o alcanzan al siglo XVIII no podr describirse un documento sin conocerlo y para ello es preciso leerlo. Hay archivos con fondos actuales pero que, por herencia histrica, han recibido documentacin antigua, es el caso de muchas Diputaciones Provinciales que tras la Desamortizacin de bienes eclesisticos recibieron no slo las funciones benficas, sino que heredaron los testimonios escritos de las instituciones hospitalarias tradicionales que las ejercan, aunque con concepcin diferente (beneficencia/sanidad). Hay archivos de hoy que reciben donaciones, compras, legados de documentacin histrica. Por otra parte la formacin del archivero, deber permitir que su responsabilidad de tcnico pueda ejercerla indiferentemente en un archivo histrico o en un archivo administrativo que sera una buena forma de defender la unidad de la profesin, empezando por la unidad de la formacin. En Espaa la obligatoriedad de la Paleografia deba estar contemplada en la formacin bsica del archivero, aunque su conocimiento orientado ms a la prctica de la lectura que a la formulacin terica de un palegrafo. Existen, por supuesto, exigencias diferentes de unos pases a otros. Difcilmente sern las mismas en Hispanoamrica, en Estados Unidos o en Espaa. La Paleografa, necesaria como tal ciencia auxiliar de la Archivstica para un espacio cronolgico bastante amplio, no supone sin embargo esa dependencia a la inversa defendida por los palegrafos hasta el extremo de condicionar, a partir de ella, la existencia de los ar-

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chivos. Afirman algunos que de la existencia de la primera se infiere necesariamente la segunda I I . Esto no puede admitirse razonablemente por cuanto que pudiendo, hoy, ser sustituida la escritura por la voz o por la imagen, la Archivstica seguir existiendo por cuanto su razn de ser est en los documentos de archivo con independencia del vehculo o medio de transmisin de la informacin y del soporte. En este sentido, nos comenta Lbdolini que la escritura ha:sido el cdigo grfico que, alejado de la representacin del objeto, nos ha acercado &l, y que hoy est siendo sustituido por cdigos no gficos como la disposicin de las perforaciones de las cintas. Por lo tanto tambin resulta forzada, desde una perspectiva parcial, falta de consistencia, la definicin dada para los archivos de los que afirma son el resultado debla utilizacin de la escritura por unos determinados entes sociales en la medida en que recogen el resultado de la actividad administrativa deqirrollada por las distintas instancias que conforman una sociedad concreta '*. Se prioriza indebidamente el papel de la escritura desde la perspectiva archivstica en la que sta es slo un elemento fofmal. Conviene establecer las relacienes de dependencia entre ambas disciplinas. Siendo el objeto de la Archivstica el archivo y de la Paleografa la escritura, la relacin entre ellas no viene marcada de entrada por un mismo nivel de atencin. La relacin de la Paleografa respecto de la Archivstica no est directamente en los archivos sino en los documentos. La relacin de la Archivstica con la Paleografa est en la escritura. De aqu la consideracin hecha en las primeras ediciones de este Manual de que si el archivero para su trabajo especfico precisa de la Paleografia no ocurre igual, a la inversa, en cuanto que el palegrafo no precisa de conocimientos archivsticos propiamente dichos, al ir su inters por los documentos independientemente de que stos estn o no en los archivos. Para los archiveros, la Paleografa no se reduce a asavoir lire adentrndose en su contenido que le es indispensable. La Paleografa
1 1 . GIMENO BLAY,Francisco M.: La PaleograJa y los Archivos, IRARGI, 1, San Sebastin, 1988, pg. 324. 12. Ibidem, pg. 328.

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le ayuda a datar los documentos, en el caso de ausencia de fechas, localizndolos en el tiempo a partir de la escritura. Aunque el objeto directo no es comn -como hemos visto- s hay un inters para los dos sobre los documentos. Los documentos centro de este inters tambin revisten diferencias de amplitud para unos y para otros. En los documentos analizados por el palegrafo, a partir de la escritura, entran tambin los manuscritos que al ser obras literarias no son objeto de atencin de los archiveros. En cuanto al tratamiento hay tambin diferencias: los palegrafos, al igual que los documentalistas, no precisan la organizacin de los documentos y en cuanto al anlisis documental, por lo que respecta a los manuscritos, siguen una lnea bibliogrfica ms acorde con los bibliotecarios, y respecto a los otros documentos se quedan en un anlisis individualizado en la lnea de la catalogacin practicada por los archiveros a la que aaden elementos de crtica y valoracin. En relacin con la Paleografia, o ms bien por su conexin con la escritura, hemos de hacer alguna alusin a la Neografia y a la Caligrafa. Su estudio y su prctica son hoy relativamente frecuentes en aras de la averiguacin de la autenticidad de documentos actuales, sobre todo en las suscripciones, firmas, con fines judiciales. No son indispensables para el archivero, pero exigen un conocimiento especfico que quiz el profesional de archivos sea el ms a propsito para adquirirlo convenientemente.
4. Cronologa.

Es aquella disciplina que trata del cmputo del tiempo de los acontecimientos histricos. Ningn hecho humano est desvinculado del lugar y del tiempo donde se produce y en consecuencia tampoco cualquier testimonio que d cuenta de aquel hecho. No siempre se ha medido el tiempo de igual forma, segn los pueblos o pases y segn las pocas. El estudio de la cronologa, de los diferentes sistemas de datacin y de las reducciones corresponde a la Diplomtica. Haremos alusin concreta al tema al hablar de la ordenacin y de la catalogacin. Aqu slo hacer constar su necesi-

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dad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificacin. 5. Historia de las Instituciones. El documento cumplida su funcin administrativa, pasa a ser fuente de Historia, de aqu su relacin total con ella de tal manera que la licenciatura en Historia se considera hoy por hoy, salvo algunos puntos de vista muy recientes, indispensable para cimentar sobre ella los conocimientos archivsticos. Dentro de la Historia es fundamental para nosotros el conocimiento de las instituciones (Organizacin, jurisdiccin y facultades, evolucin y relacin con otras instituciones). Si la Diplomtica, la Paleografia, la Cronologa o la Sigilografia se presentan como disciplinas auxiliares indispensables para las- tareas descriptivas, la historia institucional se hace inexcusable para las tareas de organizacin, sobre todo para la clasificacin. La sistematizacin de cualquier fondo documental habr de partir del conocimiento profundo de la institucin que lo origine: funciones, actividades u rganos que la integren se traducirn en el cuadro de clasificacin preciso sobre el que se sustente la inventariacin de la documentacin. La organizacin documental de un Consulado, de un Tribunal de Cuentas, de la Casa de la Contratacin, de una Delegacin de Hacienda, de un Ministerio no podrn ser fruto ms que del conocimiento a fondo de cada una de estas instituciones.
6 . Derecho Administrativo y procedimiento administrativo.

Los documentos que se producen hoy y los archivos formados con ellos son objeto tambin del inters de los archiveros. El acercamiento a su gnesis nos ser facilitado por el conocimiento de los conceptos fundamentales del Derecho Administrativo y de las lneas generales del procedimiento administrativo. En este sentido esta parte de la ciencia jurdica ser tambin un elemento auxiliar importante para la Archivstica en cuanto que nos ayudar a estudiar la tipo-

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logia documental de los testimonios o expedientes que se producen hoy que nos llevar a la delimitacin de las diferentes series que se forman en cada dependencia de cualquier institucin.
7. La normalizacin. Su aplicacin a los archivos.

Todos los documentalistas estn de acuerdo en afirmar que la normalizacin existe desde que el mundo fue creado. La naturaleza est normalizada. Existen unos ciclos sujetos a unas reglas que se repiten. El hombre como parte integrante busca tambin la norma. Reconocen que lo novedosa es la forma, la actitud de los hombres del siglo XX ante este hecho, de tal manera que la normalizacin en sus manos se ha convertido en la mayor arma contra el subdesarrollo y el oscurantismo. Normas, reglas, incluso normativa eran trminos habituales en cualquier campo. El salto se ha dado cuando se ha pasado de la normativa (acotada, concreta, particular) a la normalizacin (generalizada, universal), cuando adems, como todos sabemos, la inforniatizacin exige normalizacin. Segn Antonio Gonzlez de Guzmn13 normalizar es codificar un procedimiento para resolver un problema que se repite con frecuencia, ordenando sus datos con un criterio unificado y lgico, garantizando la solucin. Normalizar significa sujetar una realidad a unas reglas partiendo de lo repetitivo para homogeneizar. En definitiva supone elaborar unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para aplicarlas con carcter generalizado. En este mismo sentido Sanders define normalizar como la forma de aplicar y establecer reglas con el fin de poner en orden un campo de actividad determinado, con el inters y concurso de todos los sectores afectados)). La norma no es algo caprichoso o arbitrario, debe reposar sobre bases cientficas, eficaces y consistentes. Es la regla o conjunto de reglas que se deben seguir o a las que deben sujetarse las operaciones. La norma no slo exige consenso, aceptacin, sino un estudio previo. Puede partir de principios universales (as la sucesin en el
13. Normalizacin, Madrid, 1952.

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tiempo que dar una ordenacin cronolgica) o de unidades de base o patrones (en nuestro caso, pudieran ser las agrupaciones documentales). El estudio previo ha de hacerse por medio de un anlisis del conjunto y de sus necesidades de tal manera que a la hora de su aplicaciOn siempre sea posible. Necesita del apoyo de definiciones y de reglas o instrucciones de empleo y para ello nada ms inmediato que la normalizacin del vocabulario. En nuestro caso, el archivstico. La norma en s misma no tiene valor, ser mejor cuanto ms sencilla sea, de tal manera que su conocimiento y aplicacin no complique al que la lleva a efecto y favorezca al usuario. Al aceptar una terminologa especfica entre ambos, a la hora de la recuperacin sta ser inmediata, evitando consultas intermedias y de referencias. La norma simplifica y ahorra tiempo y esfuerzo, pero no olvidemos que la elaboracin de una norma internacional puede suponer tres cinco aos de trabajo. Sern los resultados -valorados por los usuarios- quienes darn la medida de la bondad de la normalizacin. Las caractersticas ms acusadas de su proceso son la simplificacin a partir de un concenso y una aceptacin, lo mayor posible, que le darn fiabilidad y permitirn una aplicacin generalizada. La normalizacin no puede, por tanto, ceirse a un nivel personal, particular o local. Actualmente existen instituciones emisoras de normas a nivel nacional e internacional como AFNOR (Francia); ASA (USA); IRANOR (Espaa); AENOR (Espaa); ISO (UNESCO). Las ventajas de la normalizacin en cualquier campo son evidentes y van desde la normalizacin de una tuerca a las reglas de catalogacin en una biblioteca. La normalizacin no es ajena a los documentos. La normalizacin documental es definida por Antonio Garca Gutirrez'4 como la organizacin racional de los conocimientos y sus soportes y el tratamiento y dinamizacin del conjunto acumulado en ellos>>. La normalizacin en el campo de los archivos afectar no slo a la Archivistica General, sino a la Archivstica Tcnica. Ciendonos a la primera, dicha normalizacin tendr que ver tanto con la ges14. GARC G L T I R R E Z Antonio: Normalizacin general y documental. Concep14 , to, Historia e Instituciones en ((Fundamentos de la Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pg. 254.

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tin y administracin, la descripcin como con la comunicacin de los documentos, como con su produccin. Desde muy pronto Bibliotecarios y Documentalistas han estado incorporados a la normalizacin. Los archiveros, en cambio, hemos justificado nuestra falta de normas generalizadas por la ausencia de una clasificacin nica de fondos, por la disparidad de tipologa documental y por la diversidad de procedimientos administrativos. Aunque no podamos equiparar las caractersticas de los libros a la de los documentos de archivo, sin embargo la normalizacin tambin es posible para nosotros. De hecho es una asignatura pendiente de los archiveros que hemos de superar, sobre todo si queremos incorporarnos de lleno a la informatizacin sin perder nuestros signos de identidad. Nuestro retraso en esta lnea nos viene de la mano de la falta de normalizacin. Hoy, la consideracin del archivo como parte integrante de sistemas que favorecen la comunicacin, fuerzan al uso de normas que permitan el intercambio de informacin dentro y fuera de nuestro pas. Por cuanto la normalizacin supone de racionalizacin del trabajo no podr circunscribirse slo a una faceta, por ejemplo, la catalogacin, sino a toda la descripcin. Hablaremos por tanto en cada captulo de su aplicacin en cada caso. Lo que resulta un tanto contradictorio es que estando substancialmente el trabajo de archivo basado en reglas, hayamos optado tardamente por una normalizacin que afecte a todas las manifestaciones de nuestro trabajo. La normalizacin ofrece un gran abanico de posibilidades en los archivos Y afecta, como hemos anunciado, a gran nmero de facetas: Nirmalizacin de la gestin documental (que tendr que ver con la racionalizacin del procedimiento administrativo, las transferencias, los expurgos) que en algunos pases est identificada con la labor del wecords managen). Normalizacin de la administracin de archivos (estadsticas, censos, servicios, presupuestos, planes, programas de edicin). Normalizacin del tratamiento de los fondos que afectar tanto a la organizacin como a la descripcin y afectar, de entrada, a la terminologa.

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Por lo que concierne al punto 1), poca voz y escaso predicamento tenemos los archiveros a la hora de la racionalizacin de los procedimientos documentales relacionados con el procedimiento administrativo. Con todo ya veremos que hay excepciones /Cfr. el expurgo en los archivos administrativos/ y existen acciones normalizadoras por lo que se refiere a la gestin administrativa. No faltan quienes se plantean que la normalizacin de los documentos debe establecerse a la hora de la produccin y no despus. Pero no debemos confundirnos. Una cosa es la normalizacin de la tramitacin de un expediente administrativo que busca el control y la eficacia de la gestin administrativa y otra cosa la normalizacin descriptiva de ese mismo expediente con vista a su transmisin informativa. Hoy, la normalizacin en este punto no va ms all de una normativa de centros. Cada uno tiene unos modelos de hojas de remisin o de fichas de expurgos que no traspasan los lmites de una institucin determinada. En cuanto al punto 2) al depender una Administracin de Archivos de una responsabilidad poltica que abarca una zona ms o menos amplia (Nacional, Regional) la normativa va encauzndose hacia la normalizacin, por ms consensuada. Existen modelos de impresos de archivos para censos, control y servicio de usuarios, etc., etc. En cada caso nos iremos remitiendo a ellos. En cuanto al punto 3) sin perjuicio de que en cada caso nos refiramos a los modelos y a la prctica concreta, para cada cuestin que afecte al tratamiento (organizacin, anlisis, difusin) vaya por delante que la normalizacin es algo ineludible, a priori, en el caso de archivos y documentos de archivos contemporneos. a posteriori, en el caso de archivos histricos y para unos documentos que no han estado sujetos a una normativa rigurosa o que habindose perdido sus rastro hay que redescubrirla.

8. La Informtica.
Aunque dediquemos un captulo, tras la descripcin, a la informatizacin por su incidencia especfica en tal actividad, ahora slo

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haremos una pequea referencia, por su calidad de auxiliar para la Archivstica. Ante las nuevas tecnologas informticas el archivero no p u d e estar ajeno, sobre todo teniendo en cuenta que esta tcnica puede ser una ayuda decisiva en su quehacer especfico. Ahora bien, el archivero no tiene en principio que ser un tcnico en Informtica, esa es otra profesin; lo que tiene que tener son los conocimientos necesarios de la misma para poder entrar en dilogo con los profesionales que la practican. La Informtica, desde el punto de vista del archivero, es una disciplina auxiliar como instrumento, como medio en la labor archivstica. Dentro de las denominadas Ciencias de la Informacin, Archivstica, Biblioteconoma, Documentacin, en las dos segundas el uso de la tcnica informtica es imprescindible y actualmente es algo habitual. La aplicacin de la mecanizacin a los fondos documentales no es tan general, en cuanto que el archivero frente al bibliotecario y al documentalista ha de fabricar la documentacin que hay que informatizar. Aqullos parten ya del producto individualizado y elaborado que es el libro. Baste de entrada apuntar que ante la informatizacin de los fondos documentales necesariamente hay que plantearse dos campos, el de los archivos administrativos y el de los archivos histricos y que en estos ltimos sobre todo existen tareas de organizacin erl sus actividades de clasificacin que dificilmente pueden ser solucionadas por el ordenador. En las tareas de descripcin, donde la utilidad de las mquinas ha de plantearse, habr que considerar en qu momento la mecanizacin es conveniente y rentable. Al hablar ms adelante de organizacin y descripcin, ya puntualizaremos estas cuestiones. COMENTARIO PRCTICO El documento que reproduce la lmina 1, segn lo analicemos desde el punto de vista del palegrafo, del diplomatista, del historiador o del archivero, nos har ver en l distintas facetas y sobre todo ser utilizado de distintas manera por unos o por otros. Sern las diferentes preguntas planteadas a un mismo documento por distintos

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Lm. 1.

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profesionales de las ciencias que tienen por objeto los documentos, con las variadas respuestas. El palegrafo estudiar las caractersticas de la escritura (humanstica, bastardilla), considerando si el ductus, nexos, abreviaturas, se conforman con este tipo de letra o existen variantes dignas de mencionar. Detectar la existencia de tres manos a la hora de escribir el documento, la del escribano u oficial de la secretara que materializ la conscriptio y las dos correspondientes a la validacin del rey y al refrendo del secretario. La transcripcin, realizada de acuerdo a algunas de las normas establecidas al efecto culminar su trabajo sobre este escrito. El diplomatista la adscribir al tipo documental correspondiente (Real Cdula), como tal establecer su clasificacin (dispositivo, pblico) pormenorizar sus clusulas documentales (intitulacin, exposicin con la direccin embebida, dispositivo, fecha, validacin -suscripcin real, refrendo del secretario, rbricas de los consejeros-, brevete) comprobando su adecuacin al formulario de las Reales Cdulas. La precisin del autor, del destinatario completarn el anlisis, despus de comprobar la evolucin representada en la simplificacin de frmulas solemnes que han hecho de este documento el ms habitual despachado por el rey en la Edad Moderna y del que ste que se reproduce es un claro ejemplo. La actio hace referencia a un nombramiento. El historiador encontrar tema de comentario en esa realidad a que hace alusin la Real Cdula: la defensa de las salinas de Araya, en la provincia de Cuman (Venezuela) frente a los establecimientos holandeses y a las continuas incursiones de navos extranjeros en las salinas para abastecerse de sal. Las expresiones de gente de guerra) y el nombramiento de cabo para trasladar a dichos hombres pueden tambin ser ocasin para aportar datos sobre los socorros y defensa a los territorios ultramarinos. Amn, por supuesto, del hecho puntual del nombramiento del cabo de la gente de guerra. La perspectiva del archivero ser diferente de las otras tres aunque partiendo de los conocimientos expresados por los anteriores. La lectura y el anlisis diplomtico ayudarn a saber su contenido y conocer su tipologa para poder catalogarlo y as ofrecer al historiador, en sntesis, la informacin contenida en el documento en cuestin. El resultado ser una ficha que podra plasmarse as:

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1623, mayo, 20. MADRID. Real Cdula a Gaspar Flores de Caldevilla, nombrndolo cabo de la gente de guerra que se enva de socorro a Cuman.
1 fol. A. G. 1. Caracas, leg. 122.

La simplicidad de estos escasos datos materializados en esta breve ficha, quiz, para muchos, no refleje la necesidad de esos conocimientos (diplomticos, paleogrficos e histricos) que precisa el archivero para plasmarlos.

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OBJETO DE LA ARCHIVSTICA: ARCHIVOS, DOCUMENTOS E INFORMACIN

CAP~TULO3
EL ARCHIVO: OBJETO DE LA ARCHIVSTICA

1. Ideas y conceptos.

2. Definicin de archivo. 3. Otras definiciones. 4. Funciones de los archivos. 5 . Archivos Histricos y Archivos Administrativos.
6. Origen y formacin de los archivos: dualidad de perspectivas.

7. Clasificacin de los archivos (clase, categora, tipo). 7.1. Clasificacin de los archivos espaoles. 8. Historia de los archivos. 9. Historia de los archivos espaiioles.

1. Ideas y conceptos.

Partiendo de la triple dimensin del objeto de la Archivstica, empecemos por la primera: el archivo. Si hiciramos una encuesta, hoy que son tan frecuentes, y preguntramos qu es un archivo y si conocen lo que hacen los archiveros, no habra sorpresas: stanos, suciedad, amontonamiento, desorden, oscuridad, seran los adjetivos o los trminos que fueran unidos a la idea de archivo. En cuanto a lo que hacen los archiveros o no lo sabran o al identificarlos con los bibliotecarios, los concebiran ordenando y sirviendo libros. Hay algo ms, en estas equvocas ideas de la gente de la calle, la juventud es algo que siempre aparece contrapuesto a esta profesin. Quin es el culpable de esta opinin generalizada? Es la propia Administracin, en iin sentido muy amplio -salvo honrosas excepciones-. Son las instituciones productoras de documentos las que con su trato habitual de ((desfavom y de edesamom -permtanseme estas licencias- hacen posibles realidades lamentables que superan el mundo de las ideas'. Baste pensar o acudir a muchos depsitos documentales de empresas, de parroquias, de ayuntamientos y de otras instituciones. El panorama es desolador: estanteras, si las hay, desvencijadas, humedades, goteras, calor, papeles envejecidos y sucios donde los roedores hacen su agosto, documentos mezclados con muebles viejos, con cuadros y retratos arrinconados de regmenes anteriores, con material almacenado de festejos, etc., etc. ((Cuartos de San Alejo los llaman expresivamente en Colombia. No han faltado
1. Las fotografas que ilustran la coleccin de Archivos Municipales sevillanos editada por la Diputacin Provincial de Sevilla hablan expresivamente. Los resultados de la encuesta sobre Archivos de Administracin Local, publicados en CEUMT, octubre, 1985, pgs. 56-58, son tambiin significativos al respecto.

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situaciones en que para evitar tal estado de cosas se ha vendido o eliminado la documentacin. La falta de espacio tambin ha forzado muchas veces a decisiones de supresin irresponsable que nada tiene que ver con la eliminacin responsable o expurgo. Frente a estas apreciaciones, o mejor realidades, quiero apuntar otra, idea generalizada. Es frecuente pensar que la importancia de u n archivo est slo en la antigedad de los documentos. Sin menosprcciar el valor intrnseco representado por esa antigedad, el inters dc un archivo reside sobre todo en la continuidad de sus series, en la ausencia de lagunas documentales. Los rendimientos efectivos de la investigacin estn relacionados ntimamente con la localizacin dc series completas. Este carcter seriado es el que da consistencia y fiabilidad a la elaboracin de una tesis histrica. Hay otra cuestin. Somos los profesionales los que ante situaciones como stas aplicamos mal los trminos y denominaciones archivsticas, llamando archivos a depsitos documentales que no lo son. Hablamos, yo dira, frvolamente de archivos municipales (ihay algunos que s lo son!), de los parroquiales, de los de Direcciones Generales, de los de empresa, etc., porque se alejan de lo que un archivo es y debe ser. Empleamos por extensin la palabra archivo aplicndola a esos ((almacenes de papel, teniendo en cuenta que los que no lo son superan c o i creces a los que lo son. Es lgico, pues, que esta generalidad prevalezca a la hora de concebir lo que es un archivo en el hombre de una cultura media.

2. Definicin de archivo.
Siendo el archivo el objeto de la Archivstica es lgico que sea el trmino al que todos los que han tratado de hacer teora han dedicado sus atenciones definitorias. Y o me atrevera a decir que hay tantas definiciones como aqullos. Hemos de empezar delimitando el significando de la palabra archivo2. Si consultamos el diccionario veremos que tanto puede refe2. PESCADOR Houo, M." del Carmen: Biograja del concepto de archivo, coDE:L leccin de anejos del Boletn de la Direccin General de Archivos, Madrid, 1955. TANODICHIAPERO, DI Branka M.": Sobre el concepto de Archivos, De Archivos y de Archivstica), Homenaje a A. Tanodi, O.E.A. Washington, 1987, pgs. 165-17 2 .

rirse al edificio que contiene los documentos, al mueble que los guarda, es decir el continente, como a los documentos en aqullos conservados, es decir el contenido. Sin olvidar que tambin hay que ocuparse del continente, de la parte fisica, por su relacin con la conservacin material de los documcntos', ahora nos interesa la acepcin de archivo como contenido.

I>c una manera muy grfica y simple se ha dicho que archivo es la suma de tres clementos: Documentos + organizacin + servicio. V o y a empezar dando la definicin que considero mas completa para analizar despus sus partes esenciales y aadir ms tarde algunas definiciones de otros profesionales y las tendencias que de ellas

derivan. ((i1rchivoes uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea su fiJcha,su forma y soporte material, acumulados en un proceso naruval por una persona o institucibn piiblica o privada en e1 transcurso e su gesticn, conservados, respetando aquel orden, para servir como lestimoni0 e irlformacin para la persona o institucicn que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Dejo para ms adelante hablar de documentos a los que dedicaremos una atencin especfica. Se dice en la definicin conjunto de documentos acumulados y de proceso natural, lo cual es algo distinto a coleccin, en cuanto que el archivo no es resultado de un acto voluntario o caprichoso de alguien. Para que exista un archivo es preciso que haya una institucin con una funcin, con unas actividades que desarrollar. Origen institucional y proceso natural son la clave para entender el principio de procedencia. La acumulacin y el proceso natural nos dan idea de que los documentos van creciendo, aumentando en su nmero y evolucionando su valor que de administrativo pasa a ser histrico. A la vez este crecimiento y evolucin vienen determinados por las leyes y normas que rigen la creacin, competencia y funcionamiento de la institucin y darn lugar a una produccin documental clasificada y seriada.

3. C R ~ S INo<,i LIR \ , Carmen; V i < ~ s W Vicente: La preservacin de docurnenos y lihros en papel. Estudio RAMP, 1-2, Pars, 1983.

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La unicidad del archivo como suma de archivo administrativo e histrico est sobreentendida al indicar documentos de cualquier fecha procedentes de una institucin. La amplitud de soportes est contemplada sin exclusin, a la vista de las nuevas tecnologas. Hay que insistir en los dos aspectos, a mi modo de ver, substanciales de la definicin: la cualidad de orden y el servicio o finalidad. La cualidad de orden en su ms amplio y riguroso sentido es esencial en el concepto de archivo de tal manera que deba ser imposible eludirla en su definicin, cosa que no siempre ocurre. No hay duda que los documentos, en el momento de producirse lo hacen necesaria, inevitablemente de forma ordenada, siguiendo un 1gico proceso de gestin o administrativo, pero tambin es desgraciadamente frecuente que tal orden se deshaga una vez llegado el testimonio escrito, el expediente, a su meta administrativa. En el paso convencional de lo administrativo a lo histrico, cuando los documentos entran de lleno en el campo de lo que denominamos su segundo valor, como fuentes de historia, y cuando no hay nadie que en ese trnsito los dirija adecuadamente para no abandonar el orden natural)), pierden el equilibrio producindose la confusin, como si del cauce fluido irrumpieran en una catarata que los precipitara en el vaco, cayendo en ese marasmo en que suelen convertirse, donde la desorganizacin sustituye a la sistematizacin, perdindose as la razn de su ser, que no es otra que la del servicio a la sociedad. Si esto tiene lugar, cosa que ocurre frecuentemente, es preciso rehacer ese orden, reconstruirlo respetndolo, de acuerdo a ese principio de respeto a la procedencia de que hablamos en el primer captulo. De esta manera, aunque el archivo en formacin responde siempre a un orden natural)), la mayor parte de las veces el archivo es el resultado de un proceso posterior de restablecimiento de aqul. Y junto al orden, el servicio es la otra cualidad que representa su finalidad. Este servicio es doble en la forma y en cuanto al beneficiario. Los documentos de archivo, ya lo hemos dicho, actan como testimonio ofreciendo pruebas, justificantes, para garantizar los derechos de la Administracin y de los administrados, y ofrecen informacin bien facilitando antecedentes para agilizar una gestin bien como fuentes de historia. La Administracin y la Investigacin son

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los beneficiarios inmediatos de los archivos, y ambas van unidas a esa dos funciones que les hemos sealado. La garanta jurdica de las instituciones y de los administrados, es una de las exigencias ms solicitadas a los archivos. Es curioso cmo todas las instituciones ayer y hoy se sensibilizan al organizar sus archivos y conocer sus antecedentes, ttulos y privilegios, y cuntas han de acudir a los documentos antiguos o modernos para rastrear sus derechos y alegarlos en pleitos, en su defensa. Recuerdo a ttulo de ejemplo, en el XVIII, la bsqueda de los ttulos de propiedad, que decan remontarse al reinado de Juan 11, de los cargadores del muelle de Sevilla frente a las pretensiones de la'Real Hacienda, o la defensa en el XIX, de la Administracin de los derechos de Lonja e Infantes por parte de la Diputacin de comercio del Consulado de Cdiz para lo que hubo que localizar los documentos que hacan referencia a tal concesin en el XVI. De este doble servicio que ofrecen a la Administracin o a la Historia nacer la distincin entre Archivos Administrativos o corrientes y Archivos Histricos. Pero en todo caso organizacin y servicio sern condiciones indispensables para que un depsito documental tenga o adquiera la carta de naturaleza de archivo. No habr servicio si no hay organizacin y si sta no existe, tampoco podr decirse que existe el archivo.

3. Otras definiciones.
Ni los holandeses (Muller, Fruin) ni los ingleses como Jenkinson, introducen en sus definiciones como elemento esencial el servicio. Hablan de conjunto documental producido a lo largo de una actividad. Dice Jenkinson conjunto de documentos de cualquier naturaleza de cualquier institucin o persona, reunidos automtica y orgnicamente en virtud de sus funciones y actividad es^^. En el Elsevier's Lexicon se dice que archivo es el conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona fsica o moral,

4. JENKINSON, Hilary: A Manual o archive administration, Londres, 1937, pagif na41.

pblica o privada, y destinados por su naturaleza a conservarse por dicha personab5. Schellenberg opina que la idea de seleccin con vistas a la conservacin permanente no debe faltar en la definicin, pero como vercmos sta conviene slo a los archivos que denominamos histricos: aquellos documentos y expedientes (records) de cualquier institucin pblica o privada que hayan sido valorados para su conservacin permanente con fines de referencia o de investigacin en una institucin achivstica. Tambin James B. Rhoads, tiene esta visin parcial de los archivos: conjunto de documentos no corrientes con valor permanente. Asimismo Elio Lodolini considera que archivo es slo el c o n junto de escritos que han perdido inters administrativo para las oflcinas que los han producido, han adquirido madurez archivstica, han sido seleccionados para la conservacin permanenteh. De entre los franceses, Jean Favier, da una preferencia clara al principio de procedencia: conjunto de documentos recibidos o despachados por una persona o institucin pblica o privada que resultan de su actividad, organizados de acuerdo con sta y conservados para su utilizacin. Salvo cuestiones o aspectos menos sustanciales s estn recogidas en esta ltima definicin las ideas que entendemos fundamentales (organizacin, basada en el principio de 'procedencia y finalidad. La ley de Archivos francesa de 3 de enero de 1979, define as al archivo: c o n j u n t o de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos por cualquier persona fsica o moral o por cualquier institucin u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad. El orden no est expresamente contemplado, a no ser implcitamente en cuanto que la produccin se suponga dentro de un proceso orgnico. Se hace mencin al origen como necesidad administrativa o privada, pero no especifica el servicio. Segn Duchein esa definicin, excesivamente ambigua, llevada al pie de la letra puede llevar a la consideracin de que un archivo pue5. Lexicon 01' Archivul Terrninologj?, Elsevier. Amsterdam, London. N. Y., 1964, pg. 33. 6. LODOLINI. Archivo un concetto confroverso,((Rassegna degli archivi di Elio: Statow, XL, Roma, 1980, pgs. 4-45. Est reproducido en Lodolini, E.: .Irchiv.stic.cr. Principi e prohlemi. Milano, 1984, pgs. 9-25.

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de estar constituido incluso por carteles impresos en ediciones de 10.000 ejemplares. Habra que limitar, en este caso, y restringir a un solo ejemplar la produccin impresa o multigrafiada. Abunda Duc h e , n ~I J W ~ que existe un gran margen de interpretacin por lo que en se reierc al material impreso y que la fijacin entre los lmites de Archivo y Hiblioteca son en bastantes casos poco claros. As los franceses consideran a los Boletines oficiales como documentos de archiv o , no as a las revistas de informacin. En cuanto a los documentos audiovisuales y sonoros producidos pertenecen a los archivos, aunque slo un ejemplar. Ms compleja an es la produccin informtica: los ficheros informticos evolucionan sin cesar, por aumento o disminucin de datos. No basta con delinir la banda o el disco magntico como documento de archivo, hace falta establecer en qu estadio de su evolucin se detiene para archivarlo. La solucin no es fcil. , Morris Rieger, de Estados Unidos, define as al archivo: c o n j u n to de documentos, sea cual sea su forma material, despachados o recibidos y conservados por un organismo o persona en el desarrollo de su actividad especfica. Giorgio Concetti nos dice que archivo es el conjunto de los documentos despachados y recibidos por una institucin o individuo para conseguir sus propios fines y para el ejercicio de su propia funcin '. Segn estas ultimas definiciones parece desprenderse que los depsitos documentales que nos encontramos en una institucin, desorganizados, aunque conservados, que ayudaron en su da a cumplir los fines de dicha entidad, pero que hoy no pueden ofrecer servicio a los estudiosos dada su situacin, s son considerados archivos. La conservacin, segn estos criterios prevalece sobre la organizacin. La definicin dada por el Consejo Internacional de Archivos es la que sigue: (conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material producidos o recibidos por cualquier persona, fisica o moral o por cualquier organismo pblico o privado en el ejer6 bis. Legislation et structure administratives des Archives La Gazette des Archives, n . O 141, 1988, pg. 9. 7. C E W E T T I Giorgio: Sull archivio come univeriitas rerum. Archivi, IV, 1937, pgs. 7-13.

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ANlOK1.4 HERED14 H E R R E R 4

cicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivos*. La definicin de archivo tal y como se recoge en la Ley de Archivos de la Comunidad Autnoma de Andaluca9 es la siguiente: conjunto orgnico de los documentos conservados total o parcialmente con fines de gestin, defensa de derechos, informacin, investigacin y cultura)). La dada en el texto de la Ley del Patrimonio Histrico espaol de 25 de junio de 1985O dice de esta manera: conjunto orgnico de documentos o la reunin de varios de ellos reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Se entienden tambin por archivos las instituciones culturales donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos. La organicidad es cualidad esencial en estas ltimas definiciones. En la segunda, se insiste en la posibilidad de existencia en un archivo de ms de un fondo documental y hace la precisin de que son tambin archivos las instituciones creadas a posteriori para reunir, conservar, ordenar y difundir la documentacin de otras instituciones. Hay algo sobre lo que convendra hacer una observacin y es el orden de enumeracin de los servicios que aparecen invertidos, en cuanto que la gestin administrativa siempre es primera, antes que la investigacin, o en todo caso podran ser simultneas, pero nunca cultura antes que gestin.

8. EVANS. Frank B. Dictionary o archiva1 terminology. English and French, with f equivalents in Dutch, German, Italian, Rusian and Spanisch. Dictionnaire de terminologie archivistique. / comp. by Frank Evans, Francois J. Himly y Peter Walne / Miinchen, New York, Pars, Saur, 1984 (ICA handbooks, series v. 3), pg. 25. 9. Boletn de la Junta de Andaluca, n.O 4, 10 enero 1984. 10. B. O . E. n.O 155,29Junio 1985. 1 1. Los archivos son gestin antes que cultura): son palabras de Vicenta Corts.

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4. Funciones de los archivos.

Tradicionalmente son tres las funciones de un archivo, referidas a los documentos de archivo: Recoger. Conservar. Servir. Son funciones muy amplias -como ya veremos al hablar de una Administracin de Archivos- que no se limitan a la materialidad de la recogida y al almacenamiento, sino que exigen un control y canalizacin de la produccin documental, una conservacin no slo fsica sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que conllevar difusin, orientacin, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta. La conservacin era quiz la nica meta del archivero, ampliada hoy por una actitud activa de recogida y superada por la dimensin de servicio a la sociedad.

5. Archivos Histricos y Archivos Administrativos.


Aunque soy la primera en defender la unidad de cualquier fondo documental y, en este sentido tambin, el carcter del archivo y la definicin por la que hemos optado as lo testimonia, sin embargo, en la prctica diaria necesariamente habremos de tener en cuenta dos acepciones (administrativos e histricos), partiendo de la incidencia de ciertos problemas y el especial tratamiento de la documentacin y de la informacin en unos y otros. A efectos terminolgicos, y antes de delimitarlos, conviene recordar que los anglosajones tienen vocablos distintos para estas dos acepciones: records y archives. Y advierto que ciertas traducciones han planteado equvocos, cuando records los han hecho semejantes a registros. En la definicin que hemos dado de archivo hemos sealado dos finalidades, por una parte salvaguardar los derechos de la institucin que los crea facilitando su gestin, al actuar como memoria y por otra servir como fuentes de elaboracin histrica. Es de este doble servicio de donde se desprende la doble consideracin de archivos

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A IL T O N I4 H F R EDl A HE K R t R A

administrativos y archivos histricos. Dnde est el limite entre uno y otro? Muchas reuniones y muchas palabras se han utilizado para tratar de fijar los lmites cronolgicos que marquen la frontera divisoria: 30, 50, 100 aos. Algunos pases como Luxemburgo han fijado kchas, as la documentacin anterior a 1795 constituye el contcnido de los archivos histricos y a partir de ah los administrativos. En E.spaa, el decreto de 24 julio 1947 sobre ordenacin de los Archivo:, y Bibliotecas del tesoro histrico-documental y bibliogrfico clasifica a los archivos en histricos y administrativos. Los primeros con documentacin anterior al siglo XX y los segundos con documentos dc poca actual. Para los protocolos notariales estn definitivamente establecidos los cien aos para determinar su historicidad a efectos archi visticos. No debemos confundir la fijacin cronolgica de estos lmites para determinar la adscripcin del fondo de una institucin al archivo administrativo o al archivo histrico, con la delimitacin cronolgica que cada pas puede establecer para circunscribir el Patrimonio Documental y el acceso a la informacin / Cfr. cap.O 19 / 1 2 . La lnea que separa un archivo administrativo de un archivo histrico es convencional y su fijacin dificil por su movilidad. La frontera se encuentra en el momento de la prdida de la vigencia administrativa de la documentacin que implica variabilidad para cada clase de documentos por ser los plazos de esta vigencia diferentes. Hay algo ms que viene a complicar la determinacin de estos Imites a que venimos refirindonos: el acercamiento de los estudios histricos al momento actual, la denominada historia inmediata. La investigacin quiere obtener datos de documentacin reciente para la elaboracin de tesis sobre temas actuales. Las conclusiones del Coloquio de los Archivos para el siglo XX, celebrado en 1979 en Madrid, abogaban por el acceso completo a la informacin.
12. Los cuarenta y los cien aos son los lmites establecidos para formar parte del Patrimonio Documental espaol, ya sean los documentos de instituciones pblicas o culturales, ya sean de las entidades o perSonas particulares. Cfr. Ley del Patrimonio Histrico espaol de 25 de junio de 1985, ya citada. 13. Se acuerda: urgir de las autoridades a quienes corresponda la promulgacin de la norma legal que de forma clara, objetiva y precisa declare la libre consulta de la documentacin pblica a partir de unas fechas lo ms cercanas que sea posible a nuestros das.

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Algo ms, los archivos histricos de ayer sern distintos en cuanto a su formacin por acumulacin y depsito sin que la valoracin, la seleccin y el expurgo tuvieran lugar. Pensando en los del futuro, esas tareas se hacen del todo imprescindibles por obra de la multiplicacin natural de la documentacin y de la informacin y con vistas a conservar slo lo realmente necesario y que merezca su conservacin. Aunque dificil sea el establecimiento estricto que marque la separacin entre un archivo administrativo y un archivo histrico vendr determinado por la finalidad preponderante, no nica, ni exclusiva, de la documentacin: gestin o ciencia. Hay archivos, actualmente, a los que indiscutiblemente conviene la denominacin y adscripcin dentro de los histricos, son los procedentes de instituciones desaparecidas. Como puede ser caso del Archivo de los Consulados Mercantiles; del Consejo de Indias o de la Casa de la Contratacin. Pero todos en su da fueron archivos administrativos. Hay instituciones actuales, de creacin reciente, que aparte de la documentacin que originan diariamente han heredado algn fondo histrico. Es el caso de algunas Diputaciones Provinciales, en Espaa, como es la de Sevilla, que tiene conservados los fondos de los Hospitales sevillanos por razones de herencias histricas, como ya dijimos. Esos fondos, dentro del archivo de la corporacin sevillana, constituyen hoy un apartado netamente histrico. Existen otras instituciones que perduran pero cuyo origen es bastante remoto. .Es el caso de los Ayuntamientos. Su documentacin alcanza a veces a la Edad Media y llega hasta hoy con perspectivas de continuidad. Aqu s hay que distinguir archivo histrico, de archivo administrativo. Una de las notas caractersticas, a simple vista, de los administrativos es el gran volumen de su produccin documental, gran parte de ella con informacin indispensable para el funcionamiento de las instituciones productoras, pero otra gran parte innecesaria que es preciso eliminar para hacer gil el aczeso a la necesaria. La distincin entre uno y otro, que dejamos zanjada a efectos conceptuales, habremos de retomarla por ser importantsima a la hora de la organizacin y de la descripcin y a la hora de una mayor incidencia de problemas, como son los movimientos de aumento o

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A N T O N i A HEREDiA H E R R E R A

disminucin de documentos. El planteamiento de esas dos tareas especficas y fundamentales, como veremos, habr de partir de la consideracin de uno u otro tipo de archivos. No todos los profesionales espaoles estn de acuerdo con la denominacin de archivos administrativos e histricos, por cuanto tiene de convencional ya que, en efecto, cualquier documento antes de ser histrico es primero administrativo. Se les ha dado los nombres, inadecuados, de activos e inactivos, vivos y muertos. Tambin se les llama provisionales o definitivos. La actividad y la vida son propios de unos y otros, pero con perspectivas diferentes: la gestin administrativa y la funcin histrica. Tambin se les ha denominado cerrados y abiertos (atendiendo al acceso) y cerrados y abiertos (por la vigencia administrativa). Los franceses hablan de archivos corrientes o archivos en formacin y archivos histricos, mientras que los norteamericanos contraponen records a archives, como ya dijimos. Filippo Valenti al hablar de archivos contrapone el archivo sedimento que considera como el espontneo sedimento de una actividad administrativa al archivo thesaurusk) que entiende como una seleccin deliberada, sistemtica y ordenada de documentos y otros datos tiles reclamados por los ms y no necesariamente por el titulari4. Todas estas denominaciones tienen sus fallos. Nosotros mantendremos la de administrativos e histricos aunque conscientes de todas sus limitaciones.
6. Origen y formacin de los archivos: dualidad de perspectivas.

Un archivo necesariamente est formado por documentos de archivo en su mayora formando parte de fondos, en ocasiones colecciones o secciones facticias. Su origen est en una institucin que produce los testimonios de su gestin. En este. caso archivo y fondo se identifican. Cundo se fija la fecha del nacimiento de un archivo? Hay planteamientos contrapuestos sobre el momento del nacimiento del archivo que naturalmente afectar a su concepto y as hemos podido comprobarlo al ir viendo las definiciones dadas. Existen,
14. Rassegna degli Archivi di Statin, XLI, enero-diciembre, 1981, pgs. 9-37.

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dos teoras, una que mantiene que ste nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en la dependenciaI5,otra por el contrario que sostiene que el archivo nace cuando los documentos, perdido el inters para la institucin productora, han sido seleccionados para la conservacin permanente y han adquirido madurez archivstica. Para Lodolini, para Rhoads, entre otros, todo lo anterior al depsito definitivo, no es archivo. Ellos hablan de registros corrientes)) o mejor expedientes corrientes) y los contraponen a expedientes permanentes)), para nosotros, respectivamente, documentacin administrativa, documentacin histrica. Segn el segundo criterio la idea de archivos administrativos desaparece, cosa que no comparten los que defienden la primera teora, entre los que me cuento, en tanto en cuanto que los documentos desde el momento de producirse ya estn generando la posible materia de los archivos histricos, de acuerdo a su potencial valor permanente. Son los archiveros los que han de intervenir antes de llegar los documentos al archivo, para determinar este valor definitivo. Su accin anterior y el servicio previo de os documentos a la administracin justifican la idea y la existencia de archivos antes de llegar al depsito definitivo. Ya veremos al hablar de gestin de documentos cmo la consciencia de archivos -1lamseles como se les llame- y la accin del archivero en esos momentos son necesarios para el ahorro de tiempo, de espacio y para conseguir la eficacia de la informacinI6. Concebido el origen de los archivos de acuerdo con la primera teora, hemos de considerar dos etapas en su formacin:

15. Entre ellos CENCETTI. Giogio: II fondamento teorico della dottrina archivisticn, Archivi, 11, VI, 1939, pgs. 7-13, reeditado en Scritti archivistici, Roma 11 Centro

de di Ricerca editore, 1970, pgs. 38-46. 16. Cfr. DURAN FLORES, Guillermo: La razbn de ser de los archivos, ((Archivo Hispalensen, n.O 207-208, Sevilla, 1985, pgs. 3 13-324. DUBOSCQ, Guy: Los centros de documentos: idea e instrumento, Ponencia al Vlll Congreso Internacional de Archivos.

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etapa prearchivstica

De creacin y formacin de los documentos dentro de la entidad productora (en la que se distinguirn dos caminos en cuanto que los documentos sean despachados o se reciban). En esta etapa se conserva todo, integrndosc en los archivos que llamaremos de oficina o dc gestin. Es de dominio total del archivero en cuanto que materialmente la documentacin entra y a en su espacio fsico, en el depsito. N o se conserva toda la documentacin producida. Existe seleccin. El conjunto documental resultante es lo que denominaremos fondo documental que integrar primero el archivo administrativo para convertirse despus, tras el expurgo, en archivo histrico o permanente.

etapa archivstica

En este primer caso, en buena teora, la fecha natural de institucionalizacin del archivo deba coincidir con la de creacin de la institucin, no, lgicamente, con las fechas de sus primeros documentos que suelen ser, como antecedentes, anteriores. Sin embargo, la mayora de las veces, la creacin del archivo suele ser muy tarda y entre las fechas de los documentos generados y la de aqulla han transcurrido muchos aos. En esta situacin la formacin del archivo obedece no slo a los ingresos habituales por transferencias sucesivas, sino a los ingresos extraordinarios de esos documentos que se produjeron con mucha anterioridad. Hasta aqu el caso de archivo identificado con una institucin. Pero tambin se consideran tales los denominados instituciones de archivo creadas con independencia y con posterioridad a las instituciones cuyos fondos almacenan. Fueron creados para servir de depsito de archivos o de fondos de,instituciones fenecidas o de otros don riesgo a desaparecer o simplemente para facilitar su tratamiento y su servicio. Es el caso del Archivo General de Indias, del Archivo Histrico Nacional o de algunos archivos comarcales.

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7. Clasificacin de archivos (clase, categora, tipo). Los archivos, de acuerdo a su productor pueden dividirse en dos cluses fundamentales: pblicos y privados en razn de su dependencia con las instituciones encuadradas dentro del derecho pblico o del privado -no tienen que ver con el acceso al pblico- y, segn su actividad, los primeros sern judiciales, militares, municipales, etc. y los segundos personales, nobiliarios, eclesisticos y de empresas. Esta adscripcin es bastante fluctuable de unos pases a otros, segn su rgimen poltico y administrativo. Existen pases socialistas donde el concepto privado respecto de los archivos est limitado a los personales y familiares, mientras que en otros la amplitud de privado es mayor y se extiende a los de empresa, hospitales, iglesias, sindicatos, universidades, instituciones de enseanza, etc. En pases no socialistas uno de los problemas est en delimitar el estatuto jurdico de los papeles de los Jefes del Estado y de los altos funcionarios. Los archivos pblicos son universalmente imprescindibles e inalienables, son propiedad pblica y no pueden ser destruidos. La categora vendr determinada por su mbito y los agrupar de los ms simples a los ms complejos de acuerdo a la jurisdiccin y amplitud de la entidad productora: Locales, provinciales, regionules y generales. Estos 1timos llamados en algunos pases Nacionales. Cada archivo ser de distinto tipo atendiendo a la edad de los documentos: de gestin, intermedios e histricos. (Vid. cuadro pg. 175). Y por su finalidad preponderante sern administrativos e histricos cuyas diferencias ya estudiamos. Una ltima clasificacin los divide en singulares y mltiples segn contengan un solo fondo o varios. Dentro de los pblicos y de acuerdo con la nueva organizacin poltico-administrativa de nuestro pas tendremos los de titularidad estatal (los cinco Generales, los Regionales, los Histrico Provinciales, los Ministeriales, los de las Delegaciones de Hacienda, los de las Audiencias territoriales) y los de competencia autonmica (de entes autonmicos, de corporaciones locales). Otras equvocas clasificaciones, se han hecho atendiendo al carcter especfico de la documentacin que albergan, bien por su soporte o bien por la materia monogrfica sobre la que pueden facilitar informacin, as:

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Archivos audiovisuales (fotografias, pelculas, grabaciones). Archivos cartogrjkos (mapas, cartas, planos, dibujos). Archivos especiales (por la temtica de sus documentos: literatura, comercio, etc.).
Muchos de ellos suelen corresponder a secciones facticias originadas por problemas de conservacin o a colecciones. Sin embargo, cuando hoy se habla de archivos audiovisuales se les identifica con la produccin de instituciones como la radio y la televisin que necesariamente utilizan soportes audiovisuales para aqulla. En estos casos la denominacin de archivo invita a la confusin cuando los documentos que integran esos depsitos no son documentos de archivo. Me remito a la cuestionacin del tema al epgrafe del captulo siguiente sobre nuevos documentos, nuevos archivos~. Por lo que se refiere al archivo temtico Elio Lodolini se pronuncia claramente considerndolo algo artificioso que no responde al concepto riguroso de archivo. En Italia, ya Panella y Casanova criticaron duramente la pretensin de establecer el archivo de la primera guerra mundial. A pesar de esto en la URSS, en 1941, se cre el archivo central de la literatura y el arte. Lo que s puede ocurrir es que el archivo de determinada institucin por sus funciones especficas puede ofrecer unas determinadas caractersticas temticas, as el archivo de un Consulado comercial ser eminentemente mercantil o el de una Academia de Medicina contendr bastante informacin referida a dicha ciencia. Dentro de los especiales, en una lnea muy francesa se habla hoy de archivos cientjicos, archivos econmicos, archivos de arquitectura. Alguna de sus revistas ms conocida, La Gazette des Archives les ha dedicado recientemente algunos nmeros monogrficos. Es una terminologa muy ambigua que no favorece la clarificacin, ni siquiera para hacer una adscripcin a pblicos o privados. En el caso de los denominados Archivos de arquitectura sern privados los personales de los arquitectos. En cuanto a los pblicos no existen archivos especficos de Arquitectura, s de instituciones que

Elio: 17. LODOLINI. Archivistica. Principi e Probemi, Miln, 1984, pg. 14.

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al estar relacionados con ella tengan secciones o series especficas relativas al tema. En el caso de los archivos econmicos ocurre otro tanto. Pero hay ms. Difcilmente los fondos de cualquier archivo pueden eludir el uso de su informacin para la Economa o la historia econmica. Rara es la institucin, por no decirimposible, que no cuenta con series de contabilidad, de tesorera, relativas a presupuestos econmicos. Otra cuestin ser que existan instituciones que por su especfica naturaleza sean ms aptas para ofrecer informacin sobre economa (as Consulados mercantiles, Bancos, Bolsa, Empresas). En esta misma lnea se pronunciaba ya en 1950 Jenkinson cuando reconoca que raro era el archivo que no pueda ser utilizado para fines de investigacin econmica. Habr que distinguir, pues, Archivos de instituciones econmicas y series econmicas por su temtica que son cosas bien diferentes. En cuanto al tratamiento de dichos fondos (organizacin y descripcin) no cabe en lneas generales otro modelo que el propuesto para el de cualquier institucin de la clase que sea. Resulta, por lo tanto confuso hablar de archivos de Arquitectura o Econmicos. Si nos fijamos la agrupacin y su denominacin viene de la informacin y no de las instituciones que los han hecho posibles. Da la sensacin que esos nombres globales pretenden hablar de fuentes para la Historia de la Economa o de la Arquitectura. Mucho ms sentido tiene hablar de archivos municipales al ser la institucin la que da homogeneidad al conjunto de archivos. A cada uno de sus fondos puede aplicrseles, como ya veremos, cuadros de clasificacin similares y normas de descripcin en un proyecto comn. Podemos hablar de otra acepcin que se ha insinuado: archivos de autor y de destinatario aunque no tenga consistencia. Lo que s hay que considerar es una documentacin de autor y otra de destinatario referida a una misma institucin pero que archivsticamente no podremos considerar como fondo, pero s tener en cuenta a la hora de analizar el flujo y reflujo de los escritos. Cualquier institucin produce documentacin como testimonio de su gestin, una la que despacha y otra la que recibe, produciendo en este movimiento un fondo de autor: inmvil, conservado por el propio autor y cuyas series suelen estar integradas por las copias de la documentacin des-

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pachada y los originales de la recibida, mientras que los documentos de destinatario estarn dispersos al difundirse hacia variados y mliples destinos y ya no formarn parte de ese fondo de autor sino que integrarn parte de cada uno de esos otros fondos de cada destinatario. No hemos querido dejar de aludir a esto por los problemas originados recientemente acerca de la concepcin de Patrimonio documental y las reclamaciones y atribuciones de propiedad que se han planteado por parte de algunos pases o pueblos que pueden considerarse slo los destinatarios de los documentos del fondo de otras instituciones.
7.1.

Clasificacin de los archivos espaoles'*.


Archivos Generales (Simancas, Corona de Aragn, Indias, Histrico Nacional y Alcal de Henares). Regionales (Galicia, Valencia, Mallorca y Navarra). De Distrito (Chancillera de Granada y de Valladolid). Histrico-Provinciales. Ministerios. Delegaciones de Hacienda. Audiencias Territoriales. Generales de las Comunidades Autnomas. Diputaciones Provinciales. Municipales. Arzobispales. Diocesanos. Parroquiales. Conventuales, etc.

Dentro de la mquina del Estado Espaol hemos de considerar: Administracin Central


(algunos, con gestin transferida)

Administracin Autonmica Eclesisticos

18. Para los archivos espaoles Cfi. Guu de los Archivos cstutdes espuoles. Gua del Inwstigudor, Inspeccin tcnica de Archivos, Ministerio de Cultura, 2.aedicin, Madrid, 1984, de la que es responsable Vicenta Corts Alonso.

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Iart iculares

Personales. Nobiliarios. Empresas. Instituciones, etc.

8. Historia de los archivos.

Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de Este en la Historia est vinculada a la aparicin del primer testimonio escrito y a partir de este momento los archivos van a tener un puesto en el acontecer humano. Los archivos nacen como una necesidad de la vida pblica y privada: son la memoria de una y otra. Nacen como una conveniencia de hacer durables las acciones religiosas, pblicas y econmicas. Lo evidente es que las dos finalidades que les hemos atribuido en la definicin que de ellos hemos dado, durante mucho tiempo desempean casi con exclusividad la de servir de garanta de derechos. La finalidad cientfica, la de servir de fuentes de historia vendr bastante despus, casi podemos decir recientemente. Y hay algo ms: en u n principio 10s documentos formaban parte y se guardaban con textos literarios. La historia de los archivos tiene una relacin estrecha con la evolucin de la prctica archivstica. Repasando la historia de los archivos, nuestros recuerdos pueden remontarse a las tablas de la ley, conservadas en el Tabernculo junto a otros testimonios escritos custodiados por los sacerdotes. La existencia de archivos est demostrada en Egipto, en Mesopotamia. Son archivos patrimoniales cuya utilidad radicaba en la contabilidad de las cosechas. Los escribas eran sus custodios. El soporte de la escritura el papiro o una materia dura para escribir mediante punzones. Los restos de Tel-el-Amarna nos hablan de esos depsitos egipcios. En Nnive los yacimientos arqueolgicos nos han puesto al descubierto 20.000 tablillas con escritura cuneiforme con rdenes de gobernadores, sentencias, contratos. As los de Nuzi y Uruk. Recientemente las excavaciones de RaSShamra (Siria) nos han ofrecido los documentos de los reyes hititas de los archivos de Ugarit. Los chi19. F ~ V I E K . Les archives, Presses Universitaires, 1959. Jean:

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nos hacen remontar la aparicin de los primeros documentos a diecisis siglos a. de J. C., conservndose despus libros de bamb y de madera de las dinastas Qin y Han (dos siglos a. J. C.). Los griegos en su archeion guardaban las actas pblicas tanto las de carcter poltico-administrativo como las de carcter notarial para servir de garanta a los ciudadanos. La palabra, el concepto y la funcin pasan al latn archivum de donde etimolgicamente se hace derivar nuestro trmino en castellano. Grecia y Roma tienen pues archivos civiles. El Tabularium, cerca del Capitolio, es prueba de esto. Hubo bastantes archivos, incluso familiares. La figura del archivero se va delimitando como conservador de los testimonios escritos y como persona de conocimientos y de confianza, apareciendo tambin la figura del notario para registro de los documentos privados. Entre los siglos VI11 y XII el archivo tuvo una enorme importancia pero siempre con un sentido utilitario para esgrimir y defender derechos. El espritu individualista de los seores feudales marcar la existencia de archivos personales. El orden en ellos no era esencial, quizs por el limitado nmero de testimonios que facilitaba su localizacin. Los archivos, como las Cortes, eran trashumantes y su existencia material se vea limitada al arcn o mueble que contena los pergaminos. La Iglesia, en este momento y en este sentido, va a jugar un papel fundamental porque el carcter estable y fijo de los monasterios fue circunstancia importantsima en la conservacin de los documentos, frente al peligro que, para la perdurabilidad de los testimonios escritos, tuvo el carcter ambulante de las Cortes reales y seoriales. Los archivos pontificios, por su parte, se conservan desde el siglo IV. La materia escriptoria casi exclusiva es el pergamino, hasta el extremo de que su uso y abuso determin la prctica de los palimseptos. En Espaa el primer documento original conservado es una donacin del rey asturiano Silo. Aunque han llegado a nosotros documentos visigticos no nos han quedado archivos de los visigodos. En definitiva pocos archivos y menos archiveros y un uso bastante restringido de aqullos La aparicin del papel traer el aumento de la produccin documental y favorecer la profusin de los archivos despositarios de aqulla. Aunque invento chino, fue trasmitido por los rabes y en 1 154 se tienen noticias de la primera fbrica en Jtiva. Su uso se em-

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pieza a generalizar en el siglo XIII y as queda ya recogido en las Partidas de Alfonso X. Se inicia una nueva etapa entre el siglo XII y el XV en la que como notas significativas, por lo que afectan a los archivos y a los documentos, podemos contar con la configuracin de las cancilleras, la presencia de ncleos de comerciantes, las sustitucin del latn por el romance, la aparicin de nuevas instituciones jurdicas y administrativas que redundaran en la formacin de los archivos. El registro de los documentos en forma de cartularios, cedularios o copiadores ser una prctica habitual de sustitucin completa de los documentos originales. Se inicia la necesidad de descripcin para recuperacin de los documentos. El notariado tendr una importancia decisiva en el desarrollo de los archivos. Estos Archivos notariales, propiedad de los notarios, se conservarn desde el siglo XIV en nuestro pas. El siglo XVI supondr el crecimiento de la burocracia y de la produccin escrita. El ms antiguo depsito de China es el de Huang Shi Cheng, constituido en 1543 en Beijing, durante la dinasta Ming. En Espaa y para la Edad Moderna hay que resaltar la preocupacin por la conservacin de los fondos aunque no con otra intencin que la salvaguarda de derechos. No hay excesiva preocupacin por la sistematizacin. Aunque el concepto de pblico puede entraar el de acceso a la informacin, en los siglos XVI a XVIII este acceso no ser directo, slo se utiliza para y a travs de la Administracin. De 1545 es el primer intento y puesta en prctica de un archivo general que rena la documentacin de la corona castellana: Carlos 1 crea el de Simancas en esa fecha a cargo de un archivero. Rara es la institucin en el siglo XVI que en sus Ordenanzas no contempla la existencia de archivo e incluso la forma de su funcionamiento. Valga como ejemplo el de las Ordenanzas de 1556 del Consulado de cargadores de Indias. De stas se desprende, sin embargo, el concepto limitado de lo que es un archivo al contemplar como objeto de un i i i -

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ventario casi con exclusividad a los ttulos, privilegios y actas?". El archivo en esta poca est siempre en la sede de las Contaduras y es el contador su responsable. Los archivos parroquiales, a partir de Trento, empiezan a proliferar. De 16 1 1 data la reorganizacin de los archivos vaticanos. En el siglo XVII hacen su aparicin las primeras teoras sobre archivos: De Archivis)) publicadas en Venecia por Bonifacio Balacarre. El siglo XVlIl desarrollar una tendencia de concentracin dc documentos. Como consecuencia de ella tendremos el Archivo Imperial de Viena, en 1749, y aos ms tarde y fruto de la Ilustracin, en Espaa, se crea el primer archivo tambin con carcter de general con la finalidad de servir de fuente para hacer una historia veraz, por documentada, de la accin de Espaa: 1785 es la fecha de fundacin del Archivo de Indias en Sevilla. El final del siglo XVlll traer algo importante: la apertura de los archivos a los ciudadanos. En Francia a partir de 1789, la Asamblea Nacional crear los Archivos Nacionales Franceses y el Estado asumir la conservacin de sus documentos y garantizar su consulta. La Edad Contempornea va a contemplar, como ya hemos visto, la delimitacin de la Archivstica, la formulacin de una legislacin de archivos, el establecimiento de sistemas de archivos como fruto de un Estado Nacional Moderno, la preparacin de programaciones archivsticas a diferentes niveles. En Inglaterra los archivos fueron organizados en 1833 segn un modelo descentralizado. En Alemania e Italia, cuya unidad poltica se consolida a fines del XIX, los archivos centrales se organizan en el XX. En Brasil el Archivo Nacional fue creado en 1838, previsto en la Constitucin de 1824. Se crean las Escuelas que darn impulso a los estudios documentales: I'Ecole de Chartes en 1821, la de Viena en 1854, la Escuela de Diplomtica en Madrid, en 1856, y la Escuela de Paleografa y Diplomtica en Florencia en 1 857.

z H 20 HLREDI F R R t R z Antonia: H i m r i a de un dcpo5ito documental ei archiva del Consulado de cargadorcs a Indias, ((Actas de las 11 Jornadas de Andaluca y Amrica), Sevilla, 1984.

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En Espaa por R. O. de Isabel 11 de 20 de abril de 1844 se declaran abiertos los archivos a la sociedad. La orden se queda en declaracin dc principios dada la situacin de los depsitos. La orden cobra eficacia a partir de 1858 con la creacin del Cuerpo Facultativo de arch i veros. for ltimo, la creacin del Consejo Internacional de Archivos y su vehculo de expresin la revista Archivum respaldan la accin de los archivos y de los archiveros a nivel internacional. Pero hay otras notas en el campo de los archivos, hoy, que conviene destacar:

- Expansin y diversificacin de entidades productoras. - El archivo ligado a la Administracin, a sus instituciones productoras y no algo independiente. - Soportes muy diversos (fotografas, microfilms, cintas, etc., que plantean, sobre todo, problemas de conservacin). - Multiplicacin de la produccin documental que trae a primer plan6 el problema del expurgo. - Mayor nmero de usuarios, tanto por parte de la Administracin como por parte de los investigadores. Se ha dicho que el auge de los archivos, el empeo por su organizacin y por su Conservacin van unidos a momentos de auge en la historia de los pueblos. La sistematizacin de un Estado, el afianzamiento del poder van ligados a un deseo de perdurar estos momentos y no hay otro camino que la regulacin de los depsitos documentales. Por el contrario, los perodos de crisis, los tiempos de revolucin, son ajenos e incluso contrarios a mantenerlos. Sirva como ejemplo de lo primero la creacin del Archivo de Simancas por Felipe 11 y valgan como pruebas de lo segundo la frecuente ausencia de archivos en Hispanoamrica como resultado de perodos de crisis y de revoluciones.
9. Historia de los archivos espaoles.

Partiendo del cuadro de clasificacin de archivos espaoles (pg.


104), slo pretenao dar una visin de conjunto de los mismos, ya que

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la Bibliografa general sobre su totalidad2y particular, especialmente las Guas, es abundante y puede acercarnos con mayor profundidad y detenimiento a su conocimiento y contenido. De los cinco Archivos Generales, a partir del ms antiguo al mas reciente, tenemos el de la Corona de Aragn, el de Simancas, el de Indias, el Histrico Nacional y el de Alcal de Henares. EL ARCHIVO LA CORONA ARAGN, en Barcelona, al reuDE DE nir la documentacin producida por los Condes de Barcelona y mas tarde por la de los Reyes de Aragn es indispensable no slo para conocer la historia de las tierras que integraron sus dominios en la Edad Media, sino de buena parte de Francia y de Italia por su expansin a los territorios vecinos. La primera Ordenanza del Archivo data de 1384 y su documento ms antiguo se remonta al ao 889. Siendo aqul su ncleo fundamental, para la Edad Moderna se ha incrementado con documentos del Real Patrimonio, de la Audiencia Territorial de Barcelona, de la Comandancia de Obras y Fortificaciones de la Cuarta Regin Militar, de Protocolos Notariales, etc. Algunas de sus Secciones no se identifican con los que entendemos por Fondos. La clasificacin del Archivo responde a las siguientes Secciones: Cancilleria real en la que aparte de encontrarse un ejemplar puntual y excepcional como es el Liber Feudorum Maiom, interesa destacar la serie riqusima de los registros integrada por 6.706 volmenes que abarcan desde mediados del XIII al reinado de Isabel 11;
MOINO. Francisco: Gua histrica y descriptiva de los Archivos, 2 1. RODRIGUEZ Bibliotecas y Museos Arqueolgicos de Espaa que estn a cargo del Cuerpo Facultativo del ramo, Madrid, 19 16. S i N c t m BELDA. Luis: Bibliografa de Archivos espaoles y de Archivstica, Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1963. MATILLA TASCN. Antonio: Historia de los Archivos espaoles y sus fondos documentales. A. 1. C. Ministerio de Cultura, enero-marzo, 18 Madrid, 1980, pgs. 13-29. CORTS ALONSO. Vicenta: Gua de los Archivos estatales espaoles. Gua del Investigador, Ministerio de Cultura, 1984. A(,[ I \ \ ( , \I I M , Borja: Elementos para una Historia de los Archivos y de la Archivstica desde una perspectiva interdisciplinar, drargi. Revista de Archivstica, 1, 1988, pgs. 63-109. 22. MART~NEZ FERRANDO. Ernesto: Archivo de la Corona de Aragn. Guia abreviada, Madrid, 1958. UDINA MARTORELL. Federico: Gua histrica y descriptiva del Archivo de la Corona de Aragn, Madrid, 1986.

EL ARCHIVO. OBJETO DE LA A R C H I V ~ S T I C A

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Real Patrimonio integrado por los archivos del Maestro Racional y de la Bailia, con documentacin sobre bienes, ttulos y rentas; Procesos con pleitos y causas que parten desde el XIII; Generalitat de Catalua; Clero secular y regular paralela a la seccin de igual denominacin en el Archivo Histrico Nacional de Madrid que recoge los fondos de los monasterios, conventos e iglesias de Catalua; Orden de San Juan de Jerusalem con los documentos del Gran Priorato de Catalua; Real Audiencia de Catalua; Archivos Notariales de la Provincia de Barcelona; Diversos sobre gobernacin de Catalua y parte del Consejo de Ciento, etc.; Archivo de los Duques de Alagn constituido por el fondo nobiliario procedente de este Ducado. Actualmente de este archivo depende como anejo el Intermedio de la Administracin del rea catalana localizado en Cervera (Lrida). ARCHIVO GENERAL SIMANCAS ( V a l l a d ~ l i d )Si~ . anterior es DE ~ el el archivo de los Condes y Reyes de Barcelona, ste lo es de la Corona de Castilla, cuya documentacin se vena guardando en Medina hasta que Carlos 1, en 1544, decide su conservacin en el castillo de Simancas, aunque la Real Cdula de fundacin como Archivo General del Reino tiene fecha de 19 de febrero de 1549. Sus instrucciones son de 1588 en las que quedan institucionalizadas las remesas desde los diferentes Consejos y dems dependencias del Gobierno, hasta el extremo de que en el XVIII el recinto estaba abarrotado de papeles y su organizacin dejaba mucho que desear. Del conjunto se separ el fondo del Consejo de Indias que fue el ncleo fundacional del Archivo de Indias a fines de dicho siglo. Las instituciones productoras por excelencia integrantes de la documentacin de este archivo son los Consejos de la poca de los Austrias y las Secretaras, a partir de los Borbones, siendo las consultas en los primeros la serie ms destacada y las Reales rdenes, la ms significativa de las segundas. Actualmente veintiocho Secciones integran la totalidad del Archivo: Patronato Real; Patronato Eclesistico; Casas y personas reales; Cmara de Castilla; Consejo Real; Secretarias de Estado, de Gracia y Justicia, de Guerra, de Marina, referentes fundamental23. PLAZA BORES, Angel de la: Archivo General de Simancas. Gua del Investigador, 2."edicin actualizada por Ascensin de la Plaza, Madrid, 1983.

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\ N I O N I A IIERtDIA H t R R E K A

mente a actuaciones de gobierno, justicia y defensa; con respecto a materias hacendsticas, estn las del Consejo y Juntas de Haciendu, Secretaria, Superintendencia, Direccin General de Rentas; Dirc.1.cin General del Tesoro, Tribunal Mayor de Cuentas; Escrihunu Mayor de Cuentas, Contadura Mayor, Contadurus Genwdiis. Contadura del Sello, Contadura de Mercedes, Contaduru do Cruzada y Expedientes de Hacienda.. Las Secciones de Secreturi.s Provinciales y de Visitas son testimonio del gobierno en Napoles, Sicilia, Flandes, Miln y Portugal. La ltima Seccin, facticia, es la de Mapas, P1uno.s ihjo.\. Muchas de aquellas denominadas Secciones no son el fondo completo de la institucin de origen de la que toman el nombre, ya que parte de aqul se depositaron por falta de espacio en el Archivo Histrico Nacional.
~1

ARCHIVO GENERAL INDIAS (Sevilla). En mas de una ocasin, DE y con acierto, se ha designado la fundacin del Archivo de Indias
como una empresa de la Ilustracin. Dos motivaciones dieron lugar a su origen, por una parte, la conveniencia de tener concentrada y mejor organizada, a efectos de gestin, la documentacin relativa a los territorios ultramarinos y, por otra, disponer de esta manera de una mejor informacin para hacer una historia documentada de la accin espaola en Amrica como rplica a la historia escrita por Robertson. La creacin de este Archivo General con el propsito de tener reunidos todos los fondos de organismos de gobierno de Amrica y Filipinas, fue obra de Carlos 111, Jos de Glvez y Juan Bautista Muoz. El lugar y el edificio elegidos para su ubicacin fueron Sevi24. Algunos ttulos son suficientes en este momento para acercarse hoy a lo que es el Archivo de Indias: P E A Y CMARA. de la: Archivo General de Indias de Sevilla. Guia del VisiJose tante, Ministerio de Educacin, 1958. ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El Archivo General de Indias. Acceso a las fuentes documentales sobre Andalucia y Amrica, 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, 1, Sevilla, 1983, pgs. 455-484. HEREDIA HERRERA. Antonia: BibliograJa sobre el Archivo de Indias. Archivo Hispalense)), n.O 208, Sevilla, 1985. Ministerio de Cultura: La Amrica espaiiola en la poca de Carlos III, Madrid, 1986, 174 pgs.

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Ila y la Casa Lonja construida en el XVI por el Consulado de cargadores a Indias. Se tiene como fecha fundacional el 14 de octubre de 1785, da en que llegaron las primeras remesas de documentacin en carretas procedentes de Simancas. Sus ordenanzas se hicieron en 1790. Los fondos fundamentales que integran el depsito son los del COnsejo de Indias, de la Casa de la Contratacin, de los Consulados sevillanos. Del primero son las Secciones Contaduriu, Justicia y Escribana de Cmara, las Audiencias e Indiferente General. Los otros dos fondos se identifican con Secciones que llevan su nombre. La documentacin del primero y del tercero va del XVI a bien entrado el XIX, la de la Casa mas temprana, 1503, no alcanza sin embargo el XIX, por cuanto se suprime en 1791. Otras Secciones son las del Juzgado de Arribadas que convive con la Casa y enlaza con su gestin al suprimirse aqulla, la Comisaru Interventora de Hacienda Pblica, Estado, Ultramar, Papeles de (uhu, Correos y Tribunal de Cuentas. Secciones facticias son las de Putronuto Real, Titulos de Castilla, Mapas y Planos y otras colecciones incorporadas, a lo largo de este siglo, las de Veragua, del General Polavieja y del Virrey Abascal. Su volumen es menor en nmero que alguno de los Archivos Generales, pero reviste esa amplitud continental nica, al estar contenida en l la historia de Amrica, amn de la de Filipinas, que lo hace tener una significativa importancia, acrecentada por el hecho de que la mayora de los archivos en aquel continente no se han conservado o estn muy mermados.
HISTRICONACIONAL (Madrid)25. razn de su creaLa ARCHIVO cin estuvo en la necesidad de guardar y organizar la documentacin procedente de instituciones religiosas con motivo de la Desamortizacin eclesistica del XIX que se haba ido acumulando en la Academia de la Historia. Con este fin se establece por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, constituyendo aqulla su ncleo inicial. Sucesivamente han ido ingresando documentos de otras instituciones y pape-

25. SANCHEI BELDA. Luis: Gua del Archivo Histrico Nacional, Madrid, Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1958. CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Archivo Historico Nacional. Gua. Madrid, 1989.

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les sueltos de otros archivos referentes a Ordenes Militares, a Universidades, a Consejos, Inquisicin, etc., etc. En 1819 se adquiere el Archivo de la Casa Ducal de Osuna, ms tarde ingresan Expedientes de estudiantes de Medicina y Farmacia de Madrid, del Instituto del Cardenal Cisneros; documentacin histrica del Ministerio y de la Delegacin de Hacienda de Madrid, etc., etc. Actualmente se reciben series histricas procedentes del Archivo de Alcal de Henares. En definitiva, frente a los anteriores, el Histrico Nacional no tiene una identidad definida y constituye un autntico mosaico ciocumental constituido por documentos y fondos de diferentes procedencias. Estuvo ubicado en el Palacio de la Biblioteca Nacional, pero a partir de 1953 cuenta con edificio propio. Las denominaciones de sus principales Secciones son las siguientes: Clero secular y regular, rdenes Militares, Estado, Juros, Universidades y Colegios, Inquisicin, Consejos Suprimidos, Ultramar, Osuna, Diversos y Fondos Modernos, ms dos facticias: SigilograJa y Cdices y Cartularios. ARCHIVO GENERAL LA ADMINISTRACI~N DE (Alcal de Henares)?h.Con anterioridad al actual exista uno en el Palacio Arzobispal de Alcal de Henares que durante ochenta aos recibi documentacin de los Ministerios y de otras instituciones de la Administracin Central pero que, salvo las remesas hechas al A. H. N. con anterioridad a la guerra civil, desapareci como secuela de sta. La creacin de un nuevo archivo con el carcter de general e intermedio no tuvo lugar hasta 1969 (Decreto 9 14/69 de 8 de mayo, B. O. E. del 26). A l se remiten los papeles de los actuales Ministerios y de otros organismos estatales. Su labor de seleccin con vistas a una conservacin permanente es de tal envergadura que exige una dotacin cuantiosa de personal y de medios si se quiere obtener de l una fluidez efectiva para las definitivas transferencias y la conservacin definitiva de sus fondos.

26. CRESPO NOGUEIRA. Carmen: El Archivo General de ia Administracin Civil en Alcal de Henares, Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, XXXVII, 1936, pgs. 5-7.

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Mencin especial merece el ARCHIVO GENERAL PATRIMODEL data del XIX aunque con documentacin desde el XII12'. En el nivel siguiente de la clasificacin de archivos espaoles estan los HISTRICOS REGIONALES son el de Mallorca, Navarra, como Galica y Valencia. EL ARCHIVO DEL REINO M A L L O R C A ~ ~ DE data de tiempos de Jaime 1 y la procedencia de su documentacin tiene que ver con el Rgimen Municipal y Administrativo de la isla, Comunidad de las Villas de Mallorca, Curia de la Gobernacin, Real Patrimonio y Protocolos Notariales.
NIO NACIONAL. REAL CASAque

EL ARCHIVO GENERAL NAVARRA29 cuya formacin data de DE 1836 al extinguirse el Tribunal de la Cmara de Comptos, est constituido por cuatro fondos: el de la Cmara de Comptos, el del Reino, el del Real Consejo de Navarra, Archivos eclesisticos (procedentes de la Desamortizacin) ms una Seccin facticia de Cdices y Cartularios. EL ARCHIVO HIST~RICO REINO GALICIA30se crea a base DEL DE de la documentacin producida por la Audiencia creada en 1504 para ejercer una jurisdiccin civil y criminal en todo el reino, con una ubicacin itinerante hasta su residencia definitiva en La Corua a partir de 1578. Todas las escribanas en que se dividi la Audiencia y sus papeles constituyen los fondos documentales de este archivo. EL ARCHIVO REINO VALENCIA3' cuyas secciones y series DEL DE son bastante semejantes a las de la Corona de Aragn por la simili27. MORTERERO Y SIMN, Conrado: Archivo del Real Palacio de Madrid, Hidalgua>28,1958, pgs. 481-496.

28. PONS MARQUES, El Archivo HistOrico de Mallorca, Boletn de la DirecY J.: cin General de Archivos y Bibliotecas, 34, 1955. MUTCALAFELL. Antonio: El Archivo del Reino de Mallorca, Palma de Mallorca, Institut d'Estudis Balearics, 1983. J. M.? Guia del Archivo General de Navarra. Pamplona, Direccin 29. LACARRA, General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1954. 30. GILMERINO. Antonio: Archivo Histrico del Reino de Galicia, Ministerio de Educacin y Ciencia, 1976. 3 1. Archivo General del Reino de Valencia, R.A.B.M. 188 1 , pgs. 78-107; 1882,
pgs. 64-69.

ESCUDERO LA PEA, J. M.": El Archivo General de Valencia, R.A.B.M. 2, 1973. DE

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tud de instituciones, aunque aparece con tal nombre en 1419 no se integra y constituye como tal hasta bien entrado el siglo XVIII, sin embargo, el traslado de la documenticih no se inicia hasta 18 10. Sus secciones: Cancilleria Real EL .,. ; . . , Real Patrimonio, ;,U Genwalitat, el Justicia, Clero, A uiuriob.
L,I

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U n tercer nivel lo constituyen los Archivos de las CHANCILLEdocumentacin judicial como corresponda a la gestin de ambos tribunales.
RAS DE VALLADOLID Y DE GRANADA con

LOS ARCHIVOS HIST~RICO-PROVINCIAL ES;^ se crean el 12 de noviembre de 193I con el propsito de recoger, organizar y servir los protocolos notariales de cada provincia que hasta entonces, a pesar de la promulgacin de la ley de Notariado de 1862 que haba dispuesto la creacin de archivos notariales, los protocolos seguan amontonados y en vas de destruccin general en los stanos o almacenes de los Ayuntamientos. Se incrementaron con fondos de las Contaduras de Hipotecas, de Justicia y de las Delegaciones de Hacienda. Segn Olga Gallego, cuatro etapas pueden distinguirse en su evoluci: la primera de creacin de 1931 a 1945 con fondos.casi exclusivamente notariales; la segunda, de formacin, hasta 1968, en que incorporan los de las Audiencias y Juzgados, de las Delegaciones de Hacienda y otras dependencias y organismos provinciales y particulares y los de las Contaduras de Hipotecas; la tercera, de 1969 a 1978, de consolidacin del trmino provincial, como receptores de todos los fondos de los servicios provinciales de la Administracin
32. BASANTA LA RIVA. Historia y organizacin del Archivo de la Antigua DE A.: Chancillera de Valladolid, R.A.B.M., 18 y 19, 1908. LAPRESA MOLINA. El Archivo de la Real chancillera de Granada. Noticia hisE.: trica descriptiva. Hidalgua, 1, 1953, pgs. 157-168, ARRIBAS GONZALEZ. Soledad Los fondos del Archivo de la Real Chancillera M. de Valladolid, Madrid, 197 1,4 h. NEz ALONSO. Pilar: Archivo de la Real Chancillera de Granada. Gua del Investigador, Ministerio de Cultura, 1984. 33. El Boletn de ANABAD dedicdos nmeros monograficos a los &chivos Histrico Provinciales, XXXII, 1982, 1-2, enero-junio. GALLEGO DOMNGuEz, Oiga: Los archivos histrico-provinciales en Los Archivos y la investigacin, A. H. P. de Avila, 1987, pgs. 33-48.

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Central. Su perfil en esta etapa se completa como generales de la provincia y como intermedios, dentro de dicho mbito. La cuarta etapa se inicia a partir de las Autonomas, al haber sido transferida su gestin a las diferentes Comunidades Autnomas. Su existencia est prevista en cada capital de provincia aunque falta todava alguno. Con vista a la normalizacin existe actualmente un cuadro de clasificacin de fondos de estos De los ARCHIVOS LOS MINISTERIOS DE estn publicadas algunas GuasJ5que nos testimonian su especificidad. Por ltimo, citar de pasada los ARCHIVOS DIPUTACIONES DE PROVINCIALES, que, aunque son instituciones creadas en el primer tercio del XIX y por tanto la documentacin referente a su gestin se remonta a una poca reciente, muchas de ellas han heredado o adquirido documentacin mucho ms antigua. As la de Barcelona conserva parte del Archivo de la Baila de Cardona, amn de cdices y cancioneros valiosos, con piezas que alcanzan al siglo X, o la Diputacin de Sevilla que hered, junto con las funciones de beneficencia, los fondos de los numerosos Hospitales sevillanos cuya documentacin va del XIV al XIX.
LOS ARCHIVOS MUNICIPALES36que aunque se les da tal nombre, la mayora, hoy, no constituyen tales archivos porque no tienen una organizacin mnima, ni servicio. Sus documentos pese a su estado lamentable, salvo excepciones que suelen corresponderse con capitales de provincia, se remontan, en bastantes, a la Edad Media en consonancia con la antigedad de los Concejos.

34. LOPEZ GMEZ. Pedro; GALLEGO, Clasificacin de fondos de Archivos Olga: Histricos Provinciales, Madrid, Ministerio de Cultura, 1980. 35. CARMONA LOS SANTOS. DE Mara: Gua del Archivo Central del Ministerio de Educacin y Ciencia, Alcal de Henares, 1975. LOZANO RINCN.M."Jos; ROMERA IRUELA. Luis: Gua del Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 198 1 . 36. Cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia: Definicin de funciones y planixcacin de servicios tcnicos en el mbito estatal y autonmico. Actas del 11 Congreso de ANABAD, Boletn de ANABADw, Madrid, 1986. CAYETANOA R T Carmen: Ensayo sobre una bibliogrqfia municipal, Madrid, M ~, 1990.

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4 Y T O Y I A HEREDIA HERRERA
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En cuanto a los ARCHIVOS ECLESIASTICOS slo remitirme a la Gua de los Archivos y las Bibliotecas de la Iglesia espaola3'. Otros archivos como los Nobiliarios38o los de instituciones pblicas o privadas responden al carcter personal o de gestin representado por la casa o ttulo nobiliario y al significado y representacin de la institucin de que se trate. No suelen estar a cargo de archiveros de lo que puede deducirse en bastantes casos su estado y su dificultad de acceso y de utilizacin. La noticia sobre ellos puede encontrarse en las Guas Generales sobre archivos referidas a nuestro pas o bien a las publicaciones que existen sobre alguno de ellos.

37. Guia de los Archivos y las Bibliotecas de la Iglesia espaola, Len, Asociacin espaola de Archiveros eclesisticos, 1985, t. l. Archivos. 547 pgs. J. cfr. Tb. F E R N N D E 7 CATN. M.: Los Archivos de la Iglesia en Espaa, Len, Centro de Estudios y de Investigacin San Isidoro)), Archivo Histrico Diocesano, 1976. 38. Por citar algunos de los que estn estudiados y difundidos: MARTINEI FERRANDO.E.: Informe sobre el Arrhivo de Requesns, B.A.L.B., J. 1946. ALns duque de: Archivos de Espaa El de la Casa de Alba, Hidalgua, 1953, pgs 141-150. PA I 1 9 0\r COVARRIJHIAS L.: Archivo de la Casa del Marqus de Castelar, Hidalgua 1, 1953. MIIQO/ Dt SANPEDRO Archivo de los Condes de Canilleras. Hidalgua, 4, M.: 1954 G O N ~ A LMORFNOJ.: El Archivo de Medinaceiz, ((Archivo Hispalense)), 34, FL 1961, pgs. 327-330.

CAP~TULO 4 DOCUMENTOS E INFORMACI~N


1. Conceptos y diferencias. 1.1. Documentos de archivo. 1.2. La informacin en general. 1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada. 2. Los soportes documentales: (antes y despus del papel). 3. Transmisin de los documentos. 4. Caracteres externos e internos de los documentos. 5. Tipologa documental. 6. Clasificacin de los documentos. 7. Valor del documento. 8. Agrupaciones documentales. 8.1. Agrupaciones naturales. 8.1.1. El fondo documental / fondo de archivo. 8.1.2. Secciones. . 8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas. 8.1.2 2 . Secciones de fondo. 8.1.2.3. Secciones histricas de archivo.

8.1.3. Las series. 8.1.4. La unidad archivstica. 8.2. Agrupaciones documental..s artiliciulcs. 8.2.1. Las colecciones documentales y las scccioncs tiict icias. 9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte. 9.1. Los ((nuevosarchivos)). 10. Bibliografa.

1.

Conceptos y diferencias.

Archivos e informacin son inseparables en cuanto que los archivos estn formados por documentos y stos son portadores de informacin. N o puede hablarse de archivos sin documentos, s en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos integran el Patrimonio Documental, forman parte de los archivos y de los depsitos documentales, pueden estar sueltos o agruparse en fondos y colecciones. La ntima relacin entre archivos, documentos e informacin, establece una triple dimensin en el objeto de la Archivstica. Hemos hablado del Archivo, nos ocuparemos ahora de los documentos y en ltima instancia de la informacin. Los documentos como materia prima de los archivos son el objeto sobre el que el archivero realiza su actividad profesional, de tal manera que los documentos dan lugar a la existencia de archivos y stos hacen necesaria la presencia de los archiveros. Etimolgicamente la palabra deriva de documentum y sta a su vez procede del verbo docere: ensear'. Documento en un sentido muy amplio y genrico es todo registro de informacin independiente de su soporte fsico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: libros, revistas, fotografas, films, microfilmes, microfichas, lminas, transparencias, diseos, mapas, informes, normas tcnicas, patentes, cintas grabadas,
1. Ni Qtf C O U T K L R 4 S Luis: Concepto de documento, Archivistica: Estudios bsicos, Sevilla, 1983, pg. 19.

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discos, partituras, fichas perforadas, manuscritas, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsmiles y de manera general todo lo que tenga carcter representativo en las tres dimensiones y est sometido a la intervencin de una inteligencia ordenadora. De una manera ms simple, aunque tambin amplia, puede decirse que documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Es, pues, un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija el contenido, la noticia (informacin). Entendido as el documento, una pintura rupestre, una moneda, una lpida funeraria, una crnica, un testamento, un disco, pueden comprenderse en su significado en cuanto tienen los tres elementos indicados: soporte, medio e informacin. A partir de este carcter amplio y genrico podemos ir constriendo el concepto de documento, limitndolo. En principio los documentos escritos, audiovisuales o grficos pueden ser fuentes narrativas, producto de la imaginacin y creacin, o fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades de la sociedad y de los hombres. De tal manera que una crnica es una fuente narrativa y no es un documento de archivo. Lo que no quiere deck que pueda ser utilizada por el historiador junto a otras fuentes documentales. Y algo ms: esa crnica puede formar parte de un expediente procedente de un fondo documental si esa crnica es el elemento integrante como prueba en una causa inquisitorial, pongo por caso. Quedndonos con las ltimas, es decir, las denominadas fuentes documentales que constituyen lo que nosotros consideramos documentos de archivo, podemos descender a otro estadio en la limitacin propuesta hasta restringir la consideracin exclusiva de documento al de naturaleza estrictamente jurdica. De esta manera tendremos al doGumento archivstico y al documento diplomtico. Desde estas perspectivas especializadas, Archivstica y Diplomtica que hacen al documento centro de su atencin, la definicin se concretar y se diversificar. Ya vimos en el captulo 2 que el segundo es ms

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restringido que el primero y se identifica con el documento jurdico', mientras que el primero incluye no slo ste sino tambin a otros documentos que no tienen tal carcter, as una carta, una peticin, una consulta, etc., que no tienen por qu engendrar derechos ni obligaciones3.
1.1.

Documentos de archivo.

Cindonos a los documentos archivsticos que incluyen tanto los jurdicos como los administrativos conviene insistir en su distincin respecto de las otras acepciones documentales genricas, basndola en su'gnesis que es la que los va diferenciar, en cuanto que se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institucin durante el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e informacin. Al hablar de documentos producidos en el curso de la gestin de una institucin, pudiera plantearse la pregunta de si los libros producidos por un Servicio de Publicaciones como consecuencia de sus fines habra que considerarlos documentos de archivo. Estimo que no. Lo sern los expedientes generados para su edicin, pero no el resultado de sta. Si aceptramos lo contrario tambin los libros adquiridos para crear una biblioteca tendran que ser documentos de archivo. En uno y otro caso, los libros son productos materiales al margen de la gestin documental.
2. Las definiciones tradicionales del documento diplomtico son las dadas por Sickel y por Paoli. Respectivamente son las siguientes: ((Testimonio escrito redactado segn una forma determinada -variable en relacin al lugar, poca, persona o negocio- sobre un hecho de naturaleza jurdica); y ((Testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurdica redactado con observancia de frmulas destinadas a darles fe y fuerza probatoria). Una acepcin del documento diplomtico es el documento notarial que Jos Bono define como la escrituracin (conscriptio o puesta por escrito) formalmente caracterizada de una actuacin (actio) jurdicamente trascendente)): en BONO.Jos: Los Archivos notariales, Sevilla, 1985. 3. Los documentos jurdicos son los denominados por los italianos ((documenti y por los alemanes Urkunden, mientras que a los administrativos o preparatorios de aqullos son los llamados por los italianos Atti y por los alemanes akten. La denominacin de ((administrativos)) para contraponer a jurdicos no es plenamente satisfactoria, pero por el momento la emplearemos a efectos prcticos.

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No es el medio el que limita el concepto de documento de archivo. Un documento escrito, manual o mecanografiado, un disco o una estampa, dibujo o plano pueden ser documentos de archivo. Tampoco el soporte, ni la informacin. U n documento de archivo es el eslabn de una cadena, est vinculado con los de antes y despus, forma parte de un entramado estructural. Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como el soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades)). Aade que la actividad administrativa se toma en su sentido extenso, de las gestiones internas y trmites internos y externos considerados de ndole administrativa, contable (econmico-financiero) y jurdica (que dan pruebas sobre derechos y deberes)~~. Semejante es la definicin de documento de archivo incorporada al Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA: documento conteniendo una informacin, de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona fisica o moral, y por toda institucin pblica o privada en el ejercicio de su actividad s. Conviene dar tambin las definiciones ofrecidas en la reciente legislacin espaola sobre archivos y sobre patrimonio histrico, a nivel autonmico y a nivel central. La definicin incorporada en la ya citada Ley de Archivos de Andaluca de 1984 dice as: documento es toda expresin en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, as como cualquier otra expresin grfica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con exclusin de las obras de creacin y de investigacin editadas, y de las que por su ndole, forman parte del patrimonio bibliogrfico, as como las expresiones aisladas de naturaleza arqueolgica, artstica o etnogrfica))6.

4. TANODI. Introduccin a la ordenacin y clasificacin, en Archivstica, A.: PNUD, Capacitacin a distancia, Santiago-Chile, 1981-1982, pg. 5. 5 . N.O387, pg. 137. 6. BOJA, Sevilla, 10 enero 1984, pgs. 44-47

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Menos precisa es la definicin dada en la Ley del Patrimonio Histrico espaol, tambin aludida ya, de 25 de junio de 1985: documento es toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se excluyen los ejemplares de edicione~))~. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, disposiciones, etc.). Es este carcter seriado una de las notas ms significativas de esta clase de documentos. Dicho carcter es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones especficas. Quiz con este carcter seriado est relacionada la falta de autonoma que les atribuye Cencetti: no pueden concebirse solos, porque pierden valor separndolos de los precedentes y de los consecuentes, al arrancarlos del corpus al que pertenecen)). En este sentido tambin Duchein afirma que el documento de archivo no es algo aislado y no tiene razn de ser sino en la medida en que pertenece a un conjunto)). Se producen naturalmente dentro de la estructura orgnica de la institucin y en ella quedan encajados incluso a la hora de la conservacin. Y hay otra cualidad que los caracteriza: el hecho de ser nicos, es decir no estn publicados ni se manifiestan en mltiples ejemplares, de ah el peligro de su prdida y la circunstancia de constituir fuentes primarias de informacin. Por ltimo, otra de las notas que puede atriburseles es la objetividad. Suelen reproducir unos hechos tal cual, sin aadir elementos de crtica, subjetivos o de valoracin. Esto no opta para que los haya con vicios que afectan y deforman la informacin porque la falsean. Pero tambin en estos casos existe un acercamiento a la realidad en cuanto que existen unos condicionantes o factores reales que determinan ese falseamiento. Son pues el origen, el carcter seriado, su calidad de nicos y la objetividad las notas que caracterizan a los documentos archivsticos. Para el archivero los documentos son testimonio e informacin y as pueden ser utilizados como prueba y como fuente de datos.
7.

B.O.E. de 29 de junio 1985.

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En los documentos de archivo hay que distinguir varias partes: una niaterial o isica, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra la que pudiramos considerar el andamio o estructura que es el vehculo de la informacin (formulario, clusulas, segn el tipo) y el contenido que hemos de identificar con la informacin, es decir el mensaje 6 noticias que nos trasmiten, que pueden ser similares si la tipologa es la misma y el medio (escritura, cdigos, signos, dibujos) que fijan y transmiten dicho contenido Un documento de archivo al no ser un documento de creacin no genera propiedad intelectual, ni derechos de autor, ni es susceptible de manipulacin ya que sta engendrara delito. El estado natural de los documentos de archivo es formar parte de un fondo, sin embargo, no necesariamente en la prctica es as. Pueden constituir documentos aislados o estar integrados en colecciones no estando depositados en un archivo.
1.2. L a informacin en general.

Actualmente el trmino informacin es algo trado y llevado. Se habla de su volumen, de la explosin de la informacin provocada por el avance de las tecnologas relacionadas con su tratamiento y transmisin. Asusta su produccin porque se han multiplicado los soportes que la contienen y los medios para su difusin. Hasta hace no muchos aos la informacin transmitida por los documentos estaba dosificada a travs de los libros y de los documentos escritos de archivo. Actualmente hay otros soportes (audiovisuales), otros documentos (fotografias, filmes) que la contienen. Se reconoce la revolucin de la informacin con una produccin masiva y una disponibilidad desproporci6nada que hay que equilibrar. Ese aumento tiene que ser controlado, para uso y utilizacin. Si la informacin no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por tanto es intil. Hoy la informacin est relacionada con el dominio de la sociedad. Se ha dicho de ella que es un nuel.1, [actor en la produccin de un pas, de tal manera que a medds que se consigue ms informacin e informacin ms estructurada se obtienen mejores condiciones de competitividad en el proceso de produccin. (As, la informacin sobre el modo de hacer las cosas proporciona ahorro de energa

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y de materias primas y una adecuada informatizacin sustituye

mano de obra). El futuro de un pas depende de la disponibilidad de informacin. De ah la estrecha relacin entre informacin y poder8. En ese sentido la informacin es un bien social que lleva al desarrollo pero que como tal no se puede monopolizar, sino que hay que comunicar. Esto ha llevado a algunos a la conclusin de que el buen uso de la informacin impedir el desconocimiento, la falta de saber, y as las cosas, la ignorancia no podr considerarse como una desgracia, sino como un delito social.
1.2.1. Informacin bruta, informacin elaborada.

La amplitud del trmino informacin es equivalente al del trmino documento. Su acotacin primera vendr determinada y condicionada por los documentos de archivo, los libros o los documentos cientficos. En los tres campos habr que difundirla y esto no podr venir sino del anlisis documental por cuanto la informacin est en bruto tanto en los documentos de archivo, en los libros y en otros documentos con soportes ajenos a los tradicionales, y habr que transformarla en un producto elaborado fcilmente asequible. Esa transformacin habrn de hacerla los archiveros, los bibliotecarios o los documentalistas. El producto manufacturado podr aislarse del documento en s, desprendindose de l y de todos sus elementos como algo independiente o no desligarse. En el primer caso estn los documentalistas, en el segundo los archiveros que no se contentan con una informacin fuera del contexto del documentto de archivo. Con esta forma de proceder, al hacer el anlisis, la subjetividad, la interpretacin quedan eliminadas al no ofrecer slo la condensacin de la informacin bruta, sino arropndola o relacionndola con esos otros datos que afectan al entorno representado en el documento de archivo. Los datos rigurosos pero fros de la informacin pueden enriquecerse as cualitativamente.

8. C O L L - V I N E N T , Robert: Informacin y poder. El futuro de las bases de datos documentales, Editorial Herder, Barcelona, 1988.

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Pero aunque el archivero no desligue a la informacin bruta del resto de los elementos del documento, al ofrecer la informacin elaborada como un todo, s es capaz de respetar su personalidad y marcar su independencia. Es el caso, cuando hablamos de expurgos y decimos que hay que eliminar documentos, pero sin destruir informacin y asimismo sabemos que los documentos pueden estar colocados desordenadamente en las estanteras mientras que la informacin est clasificada y ordenada en los ficheros. La informacin bruta contenida en los documentos puede ser: Intensiva, cuando ofrece muchos datos sobre algo o pocas personas, as los expedientes personales, las probanzas, las relaciones de mritos y servicios. Extensiva, cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de personas o cosas, as los padrones, las listas electorales. Diverszficada, cuando la informacin contiene variados datos sobre temas diversos, as la correspondencia, los documentos legislativos. La consideracin de estas clases de informacin nos sern de gran utilidad a la hora de los estudios de tipologa documental y a la hora del diseo de la normalizacin para la descripcin. Los resultados de la transformacin en informacin elaborada se incorporarn a los instrumentos de descripcin. , La cantidad y calidad de la informacin elaborada dependern de la formacin profesional del archivero y de los medios a su alcance. Ya veremos, al hablar de la Descripcin que la elaboracin de la informacin, en el caso de los archivos reviste grados. Y en cuanto a la informacin de calidad es aqulla que responde a las necesidades concretas del que acude en su bsqueda satisfacindolo con rapie 'z. De ah esas notas que Vicenta Corts atribuye a la informacin c ~ e debe ofrecer el archivero de exacta, suficiente y oportunay.Dicha nformacin estar en relacin con la programacin descriptiva 'el fondo y ser siempre acorde con el modelo de planificacin desci ptiva, en cambio la informacin solicitada por el usuario variar zn razn de sus necesidades, pero siempre habr de ser satisfecha a pir9. CORTF)ALONSOVicenta: Formacin para la informacin, 111 Congreso ANABAD, Cceres, 1985, Boletn de ANABADD, Madrid, XXXV, 1-2, enero-jwio, 1986, pgs. 31-44.

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tir de aqulla. No suelen revestir las mismas notas la reclamada por la Administracin que la solicitada por el investigador. En el primer caso puede limitarse al ofrecimiento inmediato de una signatura para la localizacin de un expediente y la entrega temporal de ste; en el segundo suele ser ms compleja al no tratarse de slo datos puntuales. La informacin, bruta o elaborada, estar determinada por el rea representada por cada conjunto de documentos (de archivo, libros, documentacin) y estar limitada, respectivamente, a la gestin de las instituciones, a la amplitud de las bibliotecas y al carcter monogrfico aunque extenso de los centros de documentacin. Lo que no podemos es correr el riesgo, al hablar de informacin, de identificarla con el objeto de las tres disciplinas que constituyen el grupo de las Ciencias de la Documentacin e Informacin Cientfica. Si para la Documentacin esto es as, no para la Archivstica en donde la informacin slo podemos considerarla como la tercera dimensin de su objeto (archivo-documentos de archivo-informacin). Nunca la informacin aislada podr sustituir al documento de archivo. Es algo que est en l, con el que est unida indivisiblemente. Por eso a veces cuando se habla de subsistemas de informacin dentro de los sistemas de archivos'O se tiende peligrosamente a ocuparse preferentemente de la informacin descuidando a los documentos portadores de esa informacin.
2. Los soportes documentales: (antes y despus del papel).

Hemos anotado ya que no es el soporte el elemento que determina la esencia de un documento de archivo, pero s hay que contar con l por cuanto es la parte material en que est registrada su informacin y su conservacin nos conviene. No olvidemos adems que los soportes de ayer y de hoy no son exclusivos de los documentos de archivo. Son iguales para los libros y para los documentos cientficos.
1 . VZQUEZ PARCA, 0 DE Margarita: Las Juentes documentales para la Historia de la Ciencia y de la Tecnologa, Boletn de ANABAD, XXXV, 1, enero-marzo, 1985, pgs. 3-15.

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Desde que se invent el papel en el siglo XII, que fue sustituyendo paulatinamente al papiro y al pergamino, hasta recientemente, aqul ha sido el nico soporte, el que ahora se califica de tradicional y nosotros hemos venido denominando materia escriptoria. Ahora ste se contrapone a los denominados ((nuevos soportes no slo por recientes (p. e. soportes informticos) sino por distintos, aunque no tan nuevos, (cintas de celuloide). En el caso de los primeros (papiro, vitela, papel) el registro de la informacin permita su transmisin directa al usuario, en el caso de los segundo, exigen una mquina intermediaria para su lectura. Las nuevas tecnologas han sido las que han multiplicado los soportes que han ido ganando terreno hasta el punto de llegarse a predecir la existencia de archivos sin papel. Al testimoniarse en las instituciones su actividad en estos nuevos soportes, naturalmente los archiveros han de ocuparse de su recogida, de su conservacin, de su tratamiento, de su seleccin y de su eliminacin y difusin, sabiendo la incidencia que su materialidad tiene sobre estas funciones habr de resolverlas, sin alejarse de los principios y normas archivsticas. Hemos de conocer, pues, sus variantes y ser conscientes de las dificultades que entraan y afectan no slo a la conservacin y almacenamiento sino a los problemas jurdicos relativos a su valor probatorio I . La existencia de los nuevos soportes est reconocida en los textos de la legislacin sobre archivos a nivel estatal y a nivel autonmico. Baste repasar las definiciones para el documento que cada uno de dichos textos aporta (Vid. pg. 125). Antes de ver las caractersticas particulares conviene analizar los problemas y las ventajas que ofrecen en general: Ventajas: capacidad de almacenamiento facilidad de acceso a la informacin. inmediatez de reproduccin. facilidad para la difusin.
I 1. GONZLEZ, Pedro: Los docitmentos en nuevos soportes en Jornadas Provinciales de Archivo, Cdiz, 1988, Diputacin Provincial, pg. 9 y ss.

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Problemas: fragilidad y facilidad de destruccin. equipamiento y mantenimiento. falta de criterios de valoracin para la conservacin. jurdicos. Las ventajas afectan al almacenamiento, por su gran capacidad, y a la facilidad de acceso, de reproduccin y de difusin, casi inmediatas. Siendo actualmente uno de los grandes problemas el volumen de produccin documental y la escasez de depsitos, la reduccin conseguida por medio de estos soportes puede aliviarlos en una gran medida. Es sorprendente la facilidad de acceso a la informacin cuando el volumen de los documentos es grandioso. En cuanto a la difusin van a permitir no slo la transmisin de un documento a larga distancia, contemplado en pantalla en cualquier pas del mundo sino la consulta mltiple, por varias personas a la vez, impidiendo adems el deterioro favorecido por el manejo y manoseo directo. Los inconvenientes por su lado afectan a la facilidad de deterioro por falta de permanencia del registro que para muchos casos no estn del todo experimentados y por la fragilidad del propio soporte (as en pelculas de nitrato de celulosa). Requieren unas condiciones ambientales muy rigurosas que varan de unos soportes a otros y un control, no menos riguroso, para garantizarlas. Hay que estar alerta a los plazos de permanencia para transferir la informacin a nuevos soportes. La facilidad de destruccin de la informacin, junto a la falta de criterios de valoracin histrica entre los registradores o introductores ponen en riesgo la conservacin de informacin que debe ser permanente. Estas circunstancias exigen a los archiveros una vigilancia extrema en la etapa prearchivstica o de produccin documental para lograr la recogida documental. El equipamiento requerido por estos soportes exige infraestructura y costes. Por ltimo, existen problemas jurdicos que afectan al reconocimiento probatorio de los documentos en estos soportes, habida cuenta la facilidad para su manipulacin1*con el riesgo de modificar el original sin dejar huella.
12. PIEYNS. y Ric;o, Paulette: Las consecuencias jurdicas de la produccin de J. los documentos informticos por las Administraciones Pblicas, Estudio RAMP, Pars,
1988.

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Situndonos siempre en el campo de los archivos, dos grandes grupos podemos hacer de los nuevos soportes: audiovisuales e informticos, que no llevan aparejada la sinonimia con documentos dc archivo audiovisuales o documentos de archivo informticos, cii todo caso documentos con soporte audiovisual o con soporte inlbrmtico. Los soportes auioiisiral~~s permiten la reproduccin del documento y su informacin por imgenes o sonido, o por ambas a li vez. En el caso de las primeras pueden ser fijas (fotografa en blanco y negro o color, diapositivas, microfotografa, microformas, microfilm) o mviles (pelcula, vdeo). Por sonido pueden ser: cinta. disco, cassette. Los soportes infurmticos son los que registran la informacibn por medio de smbolos legibles slo por mquina. Necesitan del ordenador. Fichas perforadas, cintas magnticas, discos pticos, video disco, disco compacto. El ms representativo es el disco ptico que a simple vista es un L.P. Su cualidad ms importantes es la capacidad de almacenamiento traducida en miles de imgenes en un espacio mnimo, pero la permanencia de su grabacin, desde que apareci, est siendo cuestionada. Desde una durabilidad que se presupona eterna se ha ido al extremo de asegurarles una obsolencia al cabo de cuatro o cinco aos. Actualmente parece que no es tan corta, sino ms amplia. Para el registro de la informacin utiliza el rayo LaserI3. En general hay falta de legislacin sobre el valor probatorio de los documentos de archivo con estos soportes. Su valor legal como prueba ante los tribunales no est practicamente aceptado. Hay pases, como Australia que no establece diferencias legales entre los documentos en papel o los informticos, pero a la hora de las pruebas en justicia no todas las regiones se rigen por los mismos criterios. La gran obsesin es asegurar la conservacin de estos documentos, dada la fragilidad del soporte, y que dentro de unas decenas de aos puedan ser utilizados a costos razonables. En efecto, los servicios de mantenimiento para evitar la desmagnetizacin han de estar atentos a los plazos previstos y trasladar la informacin a otros soportes. Slo Suecia posee una legislacin especial sobre su proteccin.
13. HEREDIA HERRERA, Antonia: El disco ptico y los archivos. Boletn de ANABADn, XXXVII, 3 julio-septiembre, 1987, pgs. 355-359.

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Naugler y Pieynsi3bis reconocen que hay muchos problemas por resolver en este campo y plantean las siguientes conveniencias: a) desde el punto de vista jurdico:

- las leyes deben hacer alusin a ellos de forma explcita. - elaborar directrices para la proteccin y modos de consulta. - redactar reglas de eliminacin. - resolver los problemas de derechos de autor (para programas). b) desde el punto de vista de la conservacin:

- asegurar la transferencia precoz a los Archivos Nacionales.


- vigilar proteccin fisica. - vigilar mantenimiento.
3. Transmisin de los documentos.
La transmisin de stos en el transcurrir del tiempo en las diversas formas y en el lenguaje diplomatstico se conoce como tradicin documental. Para el archivero es indispensable conocerla para pfecisar el grado de relacin de cualquier documento con el original y tal circunstancia ha de indicarla en los instrumentos de descripcin que elabore para establecer esa jerarqua acerca de la validez de los documentos que constituyen una ayuda inestimable para el historiador. Segn Alain de Board cualquier documento puede incluirse en alguno de estos apartados: minuta, original o copia. Minuta es el borrador o escrito preparatorio del que parte el documento original. Original que significa prximo, cercano al origen, es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma que se emiti. La originalidad lleva implcita la autenticidad diplomtica (hecho y validado por la persona que lo intitula) y la au13 bis. N \ i c i i i u H.: Evaluatron e trr de, docitrncntc inforrnairques cn rlrchrvrsiique. Estudio RAMP, Pars, 1984. Pit 'i I J.: ob. cit. ut supra. \

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tenticidad jurdica (el hecho jurdico o asunto responde a la intencin del autor), pero no garantiza la veracidad del contenido. La autenticidad marca la relacin del autor con el texto y exige la garanta de invariabilidad del texto desde que sale del autor hasta que llega al usuario. Originales pueden considerarse tanto los documentos autgrafos (escritos de puo y letra del autor), hetergrafos, redactados por una segunda persona por voluntad del autor, (aunque validado por ste) y los originales mltiples, hechos en un mismo acto cronolgico y bajo las mismas formalidades (por ejemplo las cartas partidas por A.B.C. o los duplicados cuyo uso est regulado en la legislacin indiana por razones de seguridad). Copias presentan un hecho tal y como resulta de otro documento, son la reproduccin de originales. Las copias pueden ser simples (reproduccin hecha por una persona que no garantiza con su autoridad la exactitud de la misma, puede ser de un documento aislado o en forma de copiadores), certificadas y en cdices diplomticos (registros, cartularios). Actualmente gracias a la tecnologa existente la reproduccin de documentos es un problema para los archivos por cuanto supone de aumento indiscriminado de la documentacin y por el peligro que puede suponer la existencia de planes de microfilmacin con la posterior eliminacin de originales. El concepto de originalidad se complica hoy con la aparicin de los nuevos soportes: discos sonoros, vdeos, cintas magnticas. En efecto, yo puedo dictar de palabra un texto del que puedo obtener 5 , 6, 20 ejemplares cul es la copia? dnde est el original? Un texto introducido en una computadora puede cambiarse, alterarse y no estar firmado por el autor. El original por el contrario no permite el cambio, cosa que es posible con las nuevas tecnologas.
4. Caracteres externos e internos de los.documentos.

Los primeros responden a la materialidad del documento: materia escriptoria o soporte (pergamino, papel, cinta, disquette, etc.); medio para fijar el contenido del documento (escritura: visigtica, Carolina, cortesana, procesal, itlica; dibujos y colores); formato (tamao:cuadernillos, folios); signos especiales y visibles (crismn, sellos, ruedas, letras iniciales).

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Los caracteres internos hacen referencia a la lengua empleada (latn, castellano), al autor, al destinatario, al formulario y clusulas, al contenido o mensaje.
5 . Tipologa documental.

Hablar de tipologa en los documentos de archivo es hablar de unas caractersticas semejantes que pueden dar lugar a una informacin similar. Los tipos documentales derivan de los testimonios de las diversas actividades del hombre encuadrados dentro de las tambin variadas instituciones donde se producen. Hay actividades muy generales que se plasman a travs de una tipologa que se repite hasta el infinito y podemos encontrar en cualquier archivo, las cartas, por ejemplo. Son tambin muy generales las Actas de Juntas que no suelen faltar en ninguna institucin. Mucho ms especiales son otros tipos como pueden ser los expedientes de quintas, aunque generalizados en archivos procedentes de instituciones semejantes como son los Ayuntamientos. La delimitacin de los tipos, su fijacin e identificacin vendrn determinados por el anlisis de los caracteres externos e internos de los documentos y de su mensaje o informacin. Ya hemos hablado en el captulo 2 de la duplicidad tipolgica (diplomtica y jurdica) que se produce, casi siempre, en el documento jurdico y de las dificultades que plantea al archivero la ausencia de estudios sobre tipologa diplomtica para la Edad Moderna14. Para el archivero la tipologa de los documentos no puede identificarse con tipologa diplomtica. Tipologia documental es suma de tipologa diplomtica y tipologa jurdico-administrativa. El estudio de la tipologa documental hace necesaria la precisin de las denominaciones que, en el caso de la duplicidad a que nos he14. Sobre su necesidad e importancia se ha pronunciado la 11 Conferencia Europea de Archivos, celebrada en la Universidad de Michigan entre el 9-13 de mayo del 89. Entre las conclusiones se ha recomendado lo siguiente: que el desarrollo de la Diplomtica sea incentivado por investigaciones sobre la tipologa de los archivos contemporneos y sobre el procedimiento administrativo de los documentos de hoy.

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mos referido, habr que tenerlas muy claras (as Real Provisin y Ejecutoria, corresponden a un mismo documento). Para la fijacin de estos nombres habr que partir no de creaciones e invenciones, sino de las denominaciones de la poca, de las reglamentaciones o de la legislacin que las fijaba. Esta delimitacin de tipos es precisa no slo para los documentos jurdicos, en el sentido ms estricto, sino para los puramente administrativos y ha de afectar no slo a los documentos singulares sino a los compuestos o unidades archivsticas. Cuando la tipologa documental se refiere a los expedientes, aqulla responde a la condensacin de datos substanciales no slo externos, sino internos amn de otros datos que afectan al origen y a la tramitacin administrativa. Hasta el punto de facilitar no slo la descripcin para el archivero sino la recuperacin para los usuarios. La especificacin tipolgica es totalmente necesaria para el archivero, en primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir las series documentales que son las agrupaciones documentales indispensables tanto a efectos de clasificacin como de inventariacin; en segundo lugar, porque esa determinacin es uno de los elementos precisos para la catalogacin. Actualmente la mecanizacin documental ha de partir de una normalizacin cuyo primer paso ha de estar en la fijacin tipolgica que ayude a conocer la semejanza de informacin derivada de tipos homlogos. La especificacin y delimitacin tipolgica de una Real Provisin de concesin de naturaleza en Indias nos ayudar para siempre a que con su simple enumeracin conozcamos, sin verlas, las caractersticas externas del documento y la informacin que en l podemos encontrar. El autor: el rey; el destinatario y beneficiario: un extranjero; el contenido: la concesin del permiso para tener los mismos derechos y deberes que un castellano, incluida expresamente la posibilidad de comerciar en territorio de Ultramar. Sabremos adems que podremos obtener datos muy precisos del citado extranjero: lugar de nacimiento, datos sobre sus padres y referentes a su matrimonio, otras circunstancias de su vida y de sus bienes materiales. Esto en cuanto a la informacin. Pero tambin sabremos de antemano el formulario, clusula por clusula en que viene formalizado el documento, al tratarse de una Real Provisin. El conocimiento de estos

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datos derivados de la simple delimitacin de la tipologa nos simplifica las tareas descriptivas hasta el extremo de que con slo la precisin del nombre del extranjero, la nacionalidad y la fecha no ser preciso aadir nada ms en una ficha de catalogacin de una carta de naturaleza. Un otro ejemplo para demostrar la importancia que esta cuestin tiene para el archivero: la fijacin tipolgica de una consulta del Consejo de Indias nos llevar a la conclusin de que si queremos datos genealgicos de una persona, no es en ellas -en las de proposiciones de cargos- donde las vamos a encontrarI5.

6. Clasificacin de los documentos.

Me refiero, es obvio, a los documentos de archivo. a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser: simples o piezas documentales. compuestos o unidades archivsticas. Entre los primeros una Real Cdula, una carta, un mandamiento. Entre los segundos estn los documentos reunidos en razn de un proceso burocrtico o de una prctica cancilleresca o administrativa que forman un todo difcil de separar sin perder su identidad. Sus distintas manifestaciones sern: expedientes que responden al testimonio de un procedimiento administrativo. Suelen estar cosidos o reunidos en carpetas. registros que son una yuxtaposicin de documentos que no tienen nada que ver uno con otro, reunidos con finalidad de control. Suelen tener forma de libros. dossien>documentos agrupados en razn de un tema que no suelen responder a una tramitacin preestablecida. Es un trmino reciente y francs que se corresponde en los fondos antiguos con documentos sobre....
15. Vid. tb captulo 2, pg. 41 y ss.

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documento principal con anejos, que no suelen tener la entidad de un expediente por no haberse llevado a efecto una tramitacin administrativa completa o bien por razn de una prctica cancilleresca que separaba los documentos. As una carta con sus anejos. b) Sern diferentes de acuerdo con la manera de transmisin de la informacin. As tendremos:

Documentos textuales que trasmiten la informacin mediante texto escrito, as los manuscritos, los impresos, los listados. Son los ms abundantes y segn el procedimiento manual o mecnico de la escritura sern manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino, vitela. El formato hojas, folios, sueltos o formando cuadernillos o en forma de libros. Documentos grjcos en cuanto que la informacin est representada por formas y colores (mapas, planos, dibujos). El tamao suele ser mayor que en los textuales y no suelen formar cuadernillos, ni libros, sino hojas sueltas. Su valor representativo aligera el contacto con la informacin frente a los documentos textuales que hacen precisa una lectura e interpretacin para llegar hasta aqulla. Sus signos externos ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro documento. Su formato requiere un tratamiento distinto para su instalacin y conservacin. Documentos en imagen (fotografas, diapositivas, pelculas). Ser documento en imagen un vdeo de una sesin del parlamento y no lo sera un film de William Holden. Documentos audiovisuales son aqullos que transmiten la informacin a travs de la imagen o del sonido. Pueden englobarse en tres grupos: imagen fija, imagen mvil, registros sonoros (Vid. epgrafe de Soportes de los documentos). Legibles por mquina (banda, fichas perforadas o informaticos).
c) Otra clasificacin vendr determinada por la calidad de sus autores que establecer dos categoras diplomticas: pblicos y privados de acuerdo a que sean producidos por instituciones pblicas o instituciones o personas privadas o particulares. Y digo dos categoras diplomticas porque la significacin de pblico o privado tendr

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otras connotaciones desde el punto de vista jurdico en las que no entramos. Para la Diplomtica el documento pblico es el que dimana directa o indirectamente de la autoridad real (como mxima autoridad pblica) o a travs de autoridades delegadas y se refiere a asuntos de derecho pblico, por ejemplo, los documentos legales, de gobierno o administracin; el documento privado ser el emanado de o entre personas particulares con o sin intervencin de la autoridad pblica que puede ser un notario. Para el jurista, documento pblico es el realizado por el funcionario pblico o representante del gobierno en el ejercicio de su cargo, o entre particulares y sobre un asunto particular, pero con intervencin de la autoridad pblica, por ejemplo, una escritura notarial. Documento privado ser el realizado por y entre particulares sobre un asunto privado sin intervencin alguna de la autoridad pblica o su representante legal, de tal manera que un contrato de arrendamiento podr ser un documento pblico o privado segn se haga y se formalice o no ante notario. De la acepcin de pblico o privado desde el punto de vista jurdico se derivarn las dos clases de archivos que siempre habr que establecer al hacer una clasificacin en un sistema de archivos. d) A otra cuarta subdivisin vamos a aludir, que no es la ltima, tambin desde la perspectiva de la Diplomtica, y es la que surge de la relacin entre actio o hecho documentado (asunto jurdico) y conscriptio o puesta por escrito de los documentos y ser la que nos contraponga al documento dispositivo y al documento de prueba o probatorio. Existen documentos en los que la actio jurdica cobra entera efectividad desde el mismo momento de ponerse por escrito. Los derechos y obligaciones surgen en el mismo momento de su wonscriptio, es decir actio y conscriptio se simultanean. Son los documentos dispositivos: una ley, una pragmtica, un nombramiento. Pero hay otras ocasiones en que la actio jurdica no necesita ser puesta por escrito para obtener su plena eficacia y la puesta por escrito no tiene ms fin que servir de prueba. Es el documento probatorio que recoge un hecho anterior y cumplido, del que es independiente. As, por ejemplo, una Ejecutoria que es evidente que no pue-

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de ponerse por escrito hasta haber sido proclamada la sentencia, que es la actio jurdica en este caso. Hay que recordar que esta clasificacin afecta slo al documento diplomtico, y al archivstico en cuanto que ste contempla tanto al documento jurdico como al administrativo. De ninguna manera podremos aplicar esta clasificacin a este ltimo, es decir a una consulta, a una carta, a una peticin o a un memorial.
7. Valor del documento.

Al documento se le reconoce por parte del archivero un valor primario referido a que desde su nacimiento tiene como principal objetivo servir de garanta o de prueba de algo y es el que denominamos tambin valor administrativo o valor legal, es decir sirve como testimonio. Pero tambin desde su origen el documento lleva inhe: rente informacin y, en potencia, aunque no se utilice habitualmente, como tal, desde el principio, es fuente de historia. Testimonio e informacin van ligados al valor primario y secundario respectivamente. La consideracin de uno o de otro no afecta a la importancia sino que son dos perspectivas diferentes, una que se refiere a la gestin administrativa y a la funcin legal y otra a la investigacin y mientras que en un primer estadio temporal de la vida del documento pueden cumplirse las dos a la vez, en un segundo estadio, slo podr tener efecto el valor secundario o histrico. Existe, pues, un valor primario que nace con el documento mismo, el de servir de memoria de la institucin que lo produce, cumpliendo una funcin esencial en la gestin administrativa. Pero llega un momento en que los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios escritos prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este momento el documento cobra una nueva vitalidad, la de servir con exclusividad como fuente de historia. Queda, pues, en esta nica dimensin: la histrica, siendo ste el valor secundario, en el tiempo, no en la importancia con respecto al anterior. De la consideracin del valor primario y secundario se desprende la divisin de los Archivos en Administrativos e Histricos, como'ya vimos.

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El valor administrativo es inherente al documento hasta tanto el tcstimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garanta para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdindose con el paso del tiempo. 1.3 valor histrico de los documentos es mucho mas consistente quc cl dc las fuentes narrativas que, tanto en su nacimiento como en S U rasmisin, ofrecen respectivamente una serie de notas relacionadas con el subjetivismo o ignorancia de sus autores, y versiones o deformaciones. Aqullos suelen dar una visin detallada y completa y por lo general poco manipulada de la vida de los hombres. El valor jurdico esta demostrado al ser el documento objeto de continuos estudios por parte de los especialistas del Derecho y no slo por el hecho de contener hechos de naturaleza jurdica, sino por ser prueba de stos. Los hay que no son propiamente documentos de contenido jurdico, pero ste puede ser adquirido por circunstancias ajenas a l. As, por ejemplo, una carta puede convertirse en prueba en un juicio. 8. Agrupaciones documentalesI6

Los documentos se renen en agrupaciones naturales, o en todo caso histricas, y artificiales. Entre las primeras: el fondo, la seccin, la serie, la unidad archivstica; entre las segundas: las denominadas secciones facticiaw y las colecciones.
8.1.

Agrupaciones naturales. 8.1.1. El fondo documental fondo de archivo.

Escalonadamente, de mayor a menor, nos encontramos con que las primeras agrupaciones documentales, en atencin a su origen, son el fondo y la seccin, sobre las que existe cierta confusin al existir una tendencia a identificarlas.
16. Con relacin a las ediciones anteriores existen en este epgrafe aclaraciones de inters. Cfr. Tambin LOPE! Pedro, G ~ L L E G O La descripcin enfondos de archivo y Olga: .serie3 cerradas (en prensa).

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Veamos el primero que no suele ofrecer problemas. La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha institucin o persona. Un fondo puede identificarse con un archivo: el fondo municipal de Alcal del Ro con el archivo municipal de esa localidad. Esto no quita para que puedan existir varios fondos, procedentes de instituciones diversas, depositados en una institucin de archivo. As, en el Archivo de Indias esta el fondo del Consejo de Indias, el de la Casa de la Contratacin, el del Consulado de cargadores y otros ms. Cada.uno de ellos tiene su origen en instituciones creadas con independencia, en un momento determinado, aunque muy relacionadas por sus fines y por la informacin que hoy proporcionan. Tambin, por poner otro ejemplo, el Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla est integrado por los diferentes fondos de los Hospitales sevillanos (Cinco Llagas, Amor de Dios, Espritu Santo, etc.) junto con el propio de la Corporacin provincial. Esos fondos que estn en las instituciones de archivo o en archivos especficos estn en depsito o han sido donados por las instituciones o personas que los produjeron o adquiridos a las mismas. La documentacin que integra un fondo puede estar completa o incompleta por prdida o destruccin, o dispersa, por divisin, pero constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales. El fondo tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una limitacin cronolgica que depende de la vida de la misma. Cada fondo exige una organizacin independiente y una programacin completa a efectos de descripcin. En cuanto a la primera ser preciso un cuadro de clasificacion y una ordenacin de sus series, en cuanto a la segunda precisar de una gua y de un inventario, amn de algn catlogo si se considera su conveniencia para alguna serie.

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8.1.2. Secciones. 8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgnicas.


No resulta tan clara la distincin para la Seccin porque en su agrupacin intervienen, a veces, factores histricos o de uso con los que hemos de contar. Existe una prctica generalizada en los archivos de denominar secciones a lo que son fondos. En teora la seccin documental es una subdivisin del fondo, identificada con la produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo. La seccin es, pues, el conjunto de documentos generados en razn de la actividad de esa subdivisin orgnica o funcional. No es exactamente igual seccin administrativa que seccin documental aunque puedan estar estrechamente relacionadas, incluso por el nombre. Tanto la seccin, como el fondo, estn afectados por el principio de procedencia, hablando en trminos archivsticos. Fondo = Fondo documental de una Diputacin Provincial. Seccin = Conjunto de documentos producidos por la Depositaria de dicha corporacin. La seccin es una parte del todo (fondo) y como tal estar integrada en l, a efectos de organizacin y descripcin. No exigir una clasificacin aparte y tendr su sitio en el inventario del fondo. En el cuadro de clasificacin del fondo, las secciones estn identificadas ya con los rganos, ya con las funciones, productoras de documentos (por ejemplo, una Comisin de gobierno en el caso de un fondo municipal; la funcin de control del trfico en el caso de la Casa de la Contratacin) y e n cuanto que unos y otras pueden subdividirse darn luego lugar a las subsecciones. -_ Nos estamos refiriendo a las Secciones documentales>> bien que podrn ser, en razn de su origen -como hemos visto- orgnicas o funcionales. En el caso de las primerascoinciden con las secciones o divisiones administrativas de la Institucin. Las secciones funcionales suelen ser ms frecuentes en los fondos de instituciones histricas y remotas. En muchas de dichas instituciones existan funciones perfectamente claras y delimitadas que se desplegaban en actividades aunque no existan los rganos o depen-

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dencias administrativas especificas para llevarlas a cabo. No exista, en definitiva, un organigrama estructurado en oficinas, como en la actualidad. Todos los ministros (o funcionarios) desarrollaban su accin en las diversas funciones y actividades. Exista la delimitacin de la funcin, pero no el rgano especfico para ella, ni las personas fijas asimiladas a su ejecucin. Valgan como ejemplo las funciones de control del trfico, judiciales o de enseanzas nuticas desempeadas por la Casa de la Contratacin a travs de sus jueces oiciales y testimoniadas en las series documentales especficas adscritas hoy a esas funciones (secciones funcionales) respectivas. Si nos fijamos, las secciones documentales pueden equivaler a la produccin de un archivo de oficina. Estn limitadas a una funcin y actividades especficas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de esa funcin. No tiene por qu haber coincidencia entre la limitacin cronolgica del fondo y de la seccin. En cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subsecciones en virtud del aumento de rganos o funciones y actividades de la institucin, en cambio la desaparicin de alguna de stas no supondr la desaparicin material de la seccin documental. Hoy, en el fondo de una corporacin provincial, toda la documentacin de cultura sera una seccin y el conjunto de documentos generados por los diferentes servicios de Teatro, Patrimonio, Deportes, Archivo, Publicaciones, las subsecciones. En el origen y en esta multiplicidad pueden estar algunas de las notas diferenciadoras entre el fondo y la seccin documental. El primero no admite otro origen que el institucional, el origen de las secciones est en los rganos o en las funciones de dicha institucin. El fondo como consecuencia es uno, las secciones, mltiples. Hasta aqu la teora es clara. Pero, hay realidades que la distorsionan y confunden.

8.1.2.2. Secciones de fondo.


Ocurre, a veces, que el crecimiento de la secciones documentales tiene tal entidad que aun siendo, tericamente, subdivisiones del fondo al haber funcionado administrativamente con total independencia, incluso fisica (caso de las Audiencias dentro del Consejo de Indias) requieren cada una de ellas un tratamiento documental sepa-

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rado como si de un fondo se tratara. Es algo as como la adquisicin de una mayora de edad que pide la separacin. Son las que Pedro Lpez denomina Secciones de fondo. En esos casos, esas secciones de fondo exigen una organizacin y descripcin independientes de las aplicadas al fondo originario. Tanto los fondos como las secciones de fondo estn compuestas por secciones documentales. El problema, con frecuencia, es la dificultad de encontrar el lmite,entre la seccin documental y la seccin de fondo, que, en la mayora de las ocasiones viene de una autonoma administrativa. 8.1.2.3. Secciones histricas de archivo. La falta de claridad se plantea, adems, ante la existencia de las denominadas Secciones Histricas, tambin llamadas por algunos secciones de archivo, admitidas no por una procedencia institucional nica y rigurosa, sino como resultado de una agrupacin posterior a la produccin documental. Es el caso de la seccin Consejos Suprimidos en el Archivo Histrico Nacional o la de Consulados en el Archivo de Indias. En estos casos, estas secciones histricas, aun cuando han gozado de independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organizacin como en la descripcin, deben conseguir hoy la distincin institucional y la clara separacin si estn integradas por documentos de diferentes fondos. As la de Consulados (Seccin XII del A.G.I.) ha exigido un inventario separado para cada uno de los Consulados. Existen otras situaciones con respecto al uso del trmino seccin, que pueden aadir cierta confusin. Es el caso de cambios polticos importantes y criterios histricos difciles de sujetar a normas archivsticas que se plantean en los Archivos Nacionales de Hispanoamrica. En ellos existe una divisin cronolgica en razn de la lnea divisoria marcada por la Independencia y el nacimiento de la Repblica. Esta separacin determina dos agrupaciones documentales que ellos denominan: Seccin colonial y Seccin Repblica. Son casos excepcionales y en cierta medida antidrchivsticos. Recapitulando podemos afirmar que las secciones documentales son parte integrante y dependiente de un fondo, mientras que las sec-

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ciones de fondo y las secciones histricas o de archivo son equivalentes por la independencia de su tratamiento a un fondo. 8.1.3. Las series. Cada seccin documental o subseccin est integrada por documentos agrupados en series. ' Las series son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un rgano o en virtud de una funcin. Se agrupan en torno a ellos. As, las series de: Expedientes presupuestarios. Libros de Intervencin de ingresos y gastos. Libros auxiliares de gastos. Etc. son el resultado, la prueba de una accin de Intervencin econmica desplegada en actividades y constituyen todas juntas la seccin documental que corresponde a dicho rgano. O, bien, las series: Registros de navos. Licencias e informes de pasajeros. Expedientes de fianzas. Etc. son el testimonio de las actividades derivadas de la funcin del control del trfico colonial desempeado por una institucin que fue la Casa de la Contratacin. Esos testimonios documentales como consecuencia de la repetitividad de la actividad de la que son prueba y en virtud tambin de la repetitividad del procedimiento burocrtico, cancilleresco o administrativo que plasma dicha actividad responden habitualmente a una misma tipologa documental e incluso a unos asuntos o materias similares, ofreciendo una informacin seriada. Las series pueden estar formadas por documentos singulares (Resoluciones de una Alcalda) o por unidades archivsticas (Expedientes de confirmacin de encomiendas). En razn de los documentos que la integran, las series pueden ofrecer una tipologa documental similar y una informacin tambin

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similar (series como (cartas de naturaleza, ((expedientesde licencias de obras), una tipologa similar y una informacin diversa (serie de Consultas del Consejo de Aragn; los cedularios indianos); una tipologa e informacin diversas (expedientes de una Secretara General en un Ayuntamiento). Las series, pues, representan continuidad en el tiempo y repeticin en los tipos o en la informacin. Las series pueden ser pequeas o voluminosas, pero no suelen estar constituidas por una sola unidad (pieza documental o expediente) por cuanto la condicin de nico repugna al concepto de seriado. Estas son las series naturales y habituales frente a otras series artificiales que a veces nos encontramos en los archivos y responden a una agrupacin temtica, con un origen arbitrario y fines particulares. Estas series formadas tiempo ha, con el paso del tiempo se han consolidado y hoy no resta ms que admitirlas. No responden nunca a similitud tipolgica, aunque s ofrecen generalmente unidad de informacin.
8.1.4. La unidad archivstica.

Cada una de las series, ya lo hemos dicho est constituida por documentos singulares (pieza documental) o por documentos compuestos que constituyen una agrupacin de documentos que no deben ser separados en cuanto que responden a una tramitacin cancilleresca o administrativa que hay que respetar y da unidad al conjunto (unidad archivstica). Al estar hablando de agrupaciones documentales, dejamos fuera al documento singular. Unidades archivsticas son los expedientes o los testimonios de autos. Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su gnesis al recibirse por el organismo de destino. Habr expedientes que no tengan la resolucin final, pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas -las principales- del proceso auministrativo, los har acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos. Testimonio de autos es aquella pieza, generalmente cosida, que recoge la copia continuada de todos los documentos (autos) de un

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proceso administrativo-judicial que refleja slo la gestin realizada por la institucin iniciadora en el lugar de origen y que suelen remitirse con una carta a un organismo o institucin superior para su simple conocimiento o para su resolucin posterior. A veces se han reunido para su conservacin documentos sueltos que no responden a un nico proceso administrativo, pero que se refieren al mismo tema o asunto. No puede decirse que sean ni un expediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es la materia de la que tratan. Es lo que entienden los franceses por dossien>. Entre la pieza singular y el expediente, aparte del dossier, existe un estadio intermedio que es el documento principal con anejos. Como ejemplo: una carta acompaada de uno o varios documentos a los que se hace alusin en la carta. Es muy frecuente localizarlas en las mltiples series de correspondencia conservadas en las Secciones del Archivo General de Indias. Las unidades archiv~ticas'~, vimos, responden a una tipologa ya documental identificada en virtud del procedimiento administrativo de la que es reflejo. En ellas cada documento es reflejo de un tramite del procedimiento. Son unidades archivsticas: las informaciones de oficio realizadas en una Audiencia indiana; los expedientes de confirmacin de encomiendas, los expedientes persona1es;los expedientes disciplinarios, etc., etc. Actualmente regulado el procedimiento Administrativo 1 8 , la unidad archivstica responde al expediente administrativo. El procedimiento administrativo es la regulacin de la tramitacin uniforme de los expedientes en los diferentes departamentos de la Administracin buscando agilidad y eficacia administrativa para garanta de los administradores y servicio de los administrados. El expediente desde el punto de vista, del Derecho Administrativo se define como la serie ordenada de actuaciones administrativas correspondientes a un asunto o negocio)). Segn el Reglamento de Organizacin y funcionamiento en su artculo 278 es el conjunto or11. ARAGO CABAAS, Antonio M,", ~ D Z A N O R I N C N ,Josefa: Unidad archivstica y unidad documental, Boletn ANABADB, n. 55, julio-diciembre, 1969. O 18. La primera regulacin del procedimiento administrativo en Espaa est en la Ley de 19 octubre de 1889.

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denado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamentos a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarlas)). Reflejan un orden como resultado de una agregacin sucesiva de documentos que tienden a una resolucin. Nunca un expediente es un conjunto de papeles sobre un asunto. Todos los expedientes constan de varias fases o tipos de actuaciones: Iniciacin (de oficio, a instancia de parte), ordenacin, instruccin (que se traduce en testimonios documentales especficos) y resolucin (comunicada a los interesados).
8.2. Agrupaciones documentales artificiales.

8.2.1. Las colecciones documentales y las secciones facticias. Hacemos una breve alusin a las primeras en cuanto que son agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayora de las veces producto de donacin o compra. Su origen no responde al resultado de una gestin institucional personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unin y relacin entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el coleccionista o autor de la coleccin. Es difcil en ellas detectar el carcter seriado y su tratamiento, a efectos descriptivo>, no admitir el inventario en cuanto que cada pieza, por su independencia, requerir una descripcin individualizada. Las Colecciones estn integradas bastantes veces por estampas, dibujos, fotografas. La descripcin aplicada a las Colecciones la desarrollaremos en el captulo correspondiente (captulo 15). Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservacin o instalacin determinados habitualmente por sus soportes o por su grafa, aunque no han faltado en el origen de su formacin algunas razones subjetivas y arbitrarias que han movido a los archiveros en determinadas pocas a agrupar los documentos en razn de un tema para destacar su im-

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portancia. Entre las primeras estn la de Mapas y Planos o la de Sellos y entre las segundas la Seccin de Patronato, del A. G. 1. La descripcin aplicada a estas Secciones la trataremos en el captulo 15.

9. Los nuevos documentos o documentos con nuevo soporte1. El trmino nuevos documentos)) y como consecuencia de su reconocimiento la admisin de los nuevos archivos)) empez a introducirse en la Bibliografia reciente a partir del Congreso Internacional de Archivos. Unos y otros han adquirido definitiva carta de naturaleza a partir de 1988O que los hizo sujetos de su atencin monogrfica. Interesa hacer aclaraciones y puntualizaciones al respecto, por cuanto a raz de su consideracin, se ha hablado de una nueva Archivstica y pudiera estimarse que todo lo que venimos defendiendo haya dejado de tener sentido para el futuro. Vaya por delante que se trata slo de una nueva modalidad de documentos y por lo que se refiere a su tratamiento (organizacin y descripcin) servlido todo lo dicho para el resto. El peligro est simplemente en que el trmino nuevos documentos es mucho ms amplio que el de documento de archivo y por lo tanto lo primero que se nos plantea es el establecimiento de una restriccin que no podr venir sino de la claridad de ideas sobre lo que estimemos como documento de archivo)). Un proceso, similar al seguido cuando del documento en general fuimos haciendo una acotacin, hasta configurar al documento de archivo. A partir de ah consideraremos cules son los que han de ser objeto del trabajo de los archiveros, de los bibliotecarios o de los documeIdalistas. De no empearnos en buscar esta precisin caeremos en esa indefinicin del objeto de la archivstica que hemos de eludir desde el principio, para poder delimitar el mtodo archivstico.
i 9. H E R E D l A HERRERA, Antonia: Nuevos archivos, nuevos documentos, Boletn de ANABAD, XXVIII, 4, 1988, pgs. 349-353. 20. Actas del IX Congreso Internacional del CIA. Archivum.

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La aplicacin del trmino nuevo va unido a un talante progresista, incluso revolucionario, pero interesa mucho profundizar si lo nuevo afecta al fondo o a la forma. En el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el calificativo va unido exclusivamente a los nuevos soportes. Son por lo tanto algo distinto? En cuanto que el soporte es algo externo, material, la esencia no vara. Para ser rigurosos habra que decir no nuevos documentos sino ((documentos con nuevos soportes. La revolucin de estos soportes, salvando las distancias, puede compararse a la aparicin del papel que sustituy al pergamino. Sin embargo entonces una escritura de testamento sobre uno u otro soporte tenan las mismas caractersticas, independientemente de la materialidad de aqullos. Algo similar ocurre hoy: el hecho de que un testamento est grabado en una cinta no afecta a su formulario ni a su contenido. Otra cosa ser que para guardarlo, para conservarlo, no pueda almacenarse junto a otros testamentos en papel. Su integracin en una serie concreta, a efectos de organizacin, de descripcin y de recuperacin exigirn los mismos criterios, las mismas normas que los testamentos medievales. El problema para nosotros, archiveros, no est en el soporte sino en la amplitud del concepto nuevos documentos que engloba a los documentos de archivo y a los que no lo son. Los documentos audiovisuales, sin distincin, son llamados con cierta alegra los nuevos documentos. Y podrn ser documentos administrativos que testimonien un acto de la Administracin o un documento que sea reflejo de una obra de creacin. Interesa diferenciarlos para aplicarles el tratamiento que precisen segn los casos. La delimitacin habr de hacerse a partir de las notas, de las caractersticas que son inherentes a los documentos de archivo: origen, carcter serado, unicidad, objetividad. Un film que reproduzca una sesin del Parlamento ser un documento de archivo, un registro informtico de enfermos en un hospitql tamhihn No lo ser una pelcula de Aifred Hitchcock, ni un culebron mexicano)). Qu semejanza puede existir entre la serie televisiva Las chicas de oro y el Tratado de amistad franco-espaola? Yo me cuestiono incluso si el cine documental puede considerarse documento de archivo en el sentido ms riguroso, por cuanto in-

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terviene un autor que crea, que decide, que manipula, y que como tal genera derechos de autor y exige depsito legal para su obra. Esos films estaran ms en la lnea de produccin periodstica y con toda justicia para ellos se reclama la denominacin de obras. En todo caso se acercan a los trabajos de investigacin plasmados en un libro, de los que no se nos ocurre encasillarlos como documentos de archivo. La no adscripcin a los documentos de archivo no les resta valor informativo. En los fondos de cualquier archivo generado por cualquier institucin actual encontraremos tanto documentos en papel, como en otro soporte que testimoniarn y probarn acciones especficas de aqulla. Hoy por hoy los documentos audiovisuales son todava menores en nmero pero llegar el momento en que sean mayora. Habremos de pensar en un almacenamiento independiente por cuanto los problemas fsicos de conservacin e instalacin s son diferentes. Algo as como cuando los pergaminos los ubicamos en muebles con independencia de las cajas de cartn que utilizamos para los legajos. En cuanto a la organizacin y descripcin los criterios persistirn. Los franceses, recientemente, han definido al documento de archivo audiovisual (document administratif audiovisuel) y aparte de reconocerle el soporte con informacin constituida por imgenes y sonidos, le reconocen ciertas notas indispensables: estar finalizado y completo. origen y finalidad administrativas. estar presto para su difusin y utilizacin.

No aaden nada nuevo a las caractersticas de los documentos tradicionales salvo el soporte cuyo carcter no esencial est reconocido al admitir que dichos documentos estn sujetos a todas las leyes relativas a los archivos pblicos por lo que afecta a su conservacin, valoracin con fines histricos, acceso, seleccin y expurgo. Estos documentos con nuevo soporte, si son documentos de archivo lo que plantean son problemas jurdicos2*en cuanto a su validez como prueba -an no resueltos- o problemas de conservacin y
2 1 . La Documentacin francaise: Audiovisuel et Administration, Pars, 1988. 22. PYEINS-R~GO, Paulette: Las consecuencias jurdicas de la produccin de los documentos informaticos por las Administraciones pblicas, Estudio RAMP, Pars 1988.

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mantemimiemto que habrn de ser estudiados por la Archivstica tcnica. Resumiendo: podemos decir que los nuevos documentos podrn ser o no documentos de archivo y que los documentos de archivo audiovisuales, aparte del soporte, tendrn las mismas notas esenciales que los documentos en papel y seguirn los mismos criterios que stos para su organizacin y descripcin. Su almacenamiento y conservacin requerirn condiciones diferentes. 9.1. Los ((nuevos archivos)). Hemos tratado de aclarar lo que son los documentos de archivo con nuevos soportes. Con todo cuando se habla de nuevos documentos y sobre todo de nuevos archivos hay una referencia expresa a los conjuntos documentales que registran la informacin directamente sobre soportes como cintas, pelculas, discos o vdeodiscos. Hablamos de los denominados Archivos Informativos y Archivos Audiovisuales y son, en definitiva, el producto de la actividad de determinadas instituciones como la Radio y la Televisin. Entre los nuevos Archivos tambin estn los llamados Archivos Orales, los Archivos de Prensa fotogrfico^)^^. Entiendo y defiendo que el trmino archivo no es adecuado para ellos; aunque se ha utilizado para identificar al depsito que conserva las pelculas, los vdeos o los discos producidos por entidades cuyo conjunto, en la lnea de la creatividad, del arte o de la cultura, no tienen otra va que esos soportes. Estos documentos audiovisuales no son propiamente documentos de archivo por faltarles las notas esenciales que afectan a los que lo Reconoce Paule Renk Bazin la ausencia de definiciones para los denominados archivos nuevos. Cuando trata de describirlos.es evi23. Sobre las caractersticas de cada uno de ellos. Cfr. RENE-BAAY,Claude: La creation el la collecte des nouvelles archwes, Actas del XI Congreso Internacional de Archivos Archivum. 24. HEREDIA HERRERA, Antonia: Precisiones conceptuales y terminologicas. Los Archivos de Televisin, IRARGI, Revista dse Archivstica, 1, San Sebastin, 1988,
pgs. 145-163.

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dente que se acercan ms a centros de documentacin que a los archivos y su contenido ms a colecciones que a fondos documentales. Todo lo cual no hace sino llevamos a la conclusin de que su tratamiento a efectos de organizacin y descripcin seguir los criterios de los documentalistas ms que de los archiveros. No creo que dentro de los lmites de un Manual haya de irse ms adelante en un tema que sigue debatindose, pero s era necesario traerlo a colacin por su actualidad y remitir a la bibliografa sobre el mismo. A efectos prcticos s interesa una cuestin que nos afecta como archiveros. Los nuevos documentos y los nuevos archivos han quedado reconocidos como parte integrante del patrimonio documental que hay que salvaguardar. Con este fin y ante situaciones de peligro, su almacenamiento puede preverse en las instituciones archivsticas y su conservacin ser encomendada a los archiveros. Ante estas situaciones nos corresponde dilucidar su tratamiento, tras reconocer la naturaleza de sus documentos, ya sean o no documentos de archivo.

10. Bibliografa.
Aparte de la bibliografia citada: ROMERO TALLAFIGO. Manuel: El valor del documento en un sistema de archivos, Revista de Archivos y Bibliotecas de Andaluca), 1, Sevilla, 1986. GRUPO TRABAJO ARCHIVEROS N I C I P A DEEMADRID: DE DE MU L S Manual de Tipologia documental de los municipios; Madrid, 1988. REAL DIAL, Jos Joaqun: Estudio diplomtico del documento indiano, Sevilla, 1982, capit. 111. ROMEROA L L A F I G O , T Manuel: La tradicin documental. Originales y copias, Archivstica. Estudios bsicos, Sevilla, 1983, pgs. 65-80.

El valor del documento en un sistema de archivos, Revista de Archivos y Bibliotecas de Andaluca, 1, Sevilla, 1986.
V ~ . ~ : LManuel: El estudio del carcter original de los documentos, Crdoba, 1986. L.

Reflexiones sobre el trmino tipo documental, De archivos y archivistasn Homenaje a A. Tanodi. O. E. A. Washington, 1987, pgs. 177-183.

CAPTULO 5

CIENCIAS DE LA DOCUMENTACI~N INFORMACI~N: E ANALOGAS DIFERENCIAS Y

1. Archivstica, Biblioteconoma y Documentacin.

2. Funciones. 2.1 . Recoger. 2.2. Almacenarconservar. 2.3.


Transmitirdif ndirservir.

3. Documentos de archivo, libros y documentos cientficos.


4. Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacin.

5 . Metodologa y tratamiento.

6. Integracin o creacin de instituciones especficas?

7. Bibliografa.

1. Archivstica, Biblioteconoma y Documentacin.

Se viene englobando dentro de las Ciencias de la Informacin al Documentalismo, a la Biblioteconoma y a la Archivstica. Esa denominacin genrica crea cierto confusionismo con las denominadas tambin Ciencias de la Informacin o de los medios de Comunicacin Social que incluyen a la Prensa, Radio y Televisin. Actualmente cobra fuerza para el conjunto de las primeras el trmino de Informacin Cientfica, que suele ser, sin embargo, ms especfico para designar al Documentalismo. Las tres tienen bastantes nexos de unin que no impiden su distincin. De ser una, bastara con una disciplina no slo con un nico nombre, sino con un slo mtodo para la consecucin de sus fines. Holgara hablar de archiveros, de bibliotecarios y de documentalistas, siendo suficiente un profesional para cubrir los fines de almacenar los documentos (en sentido amplio) y comunicar la informacin en ellos contenida, de los que las tres participan. Las diferencias empiezan, primero, al existir tres objetos 'distintos (documento cientfico, libro y documento de archivo) que exigen un tratamiento especfico aunque coincidente en alguna etapa o aspecto; segundo, cuando admitimos la existencia de documentalistas, bibliotecarios y archiveros. Trataremos de marcar las analogas y las diferencias entre ellas al existir cierto confusionismo por lo que se refiere a la configuracin de los profesionales que practican una u otra disciplina y a los centros a ellos vinculados. Hemos de conocer en todo momento a quin de aqullos compete una accin determinada, partiendo de una dilucidacin clara acerca de las caractersticas del objeto, de su tratamiento, de los centros especficos para su conservacin y almacenamiento v de los fines que pretenden. Esa clarificacin nos permitir: - ejercer el asesoramiento a las instituciones para la seleccin o provisin de los profesionales convenientes.

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- elegir el mtodo de trabajo, en cada caso, cuando por razones


que nos son ajenas, no\ toque responzabilizarnos de una institucin en la que convivan dos o tres de los centros que nos ocupan. Empezaremos por la caracterizacin de las tres, a partir de sus respectivas finalidades, de la distincin de su objeto, del campo de accin y de su mtodo, que nos permitirn distinguir al profesional que las ejerza. Desde nuestra ptica, relacionaremos a la Archivstica con las otras dos, partiendo de la valoracin que para una y otras tiene el documento y la informacin. Rigurosamente, no podemos admitir que haya una comunidad de objeto por cuanto no podemos hablar con idnticas perspectivas para las tres de documento o informacin. La consideracin prioritaria para la Archivstica y para la Biblioteconoma es el documento, para Documentacin es la informacin, como producto elaborado independiente del documento. Pero ni an as podemos hablar de identidad de objeto para las dos primeras por cuanto existe una gran diferencia entre el documento de archivo y el libro, aun siendo ambos, soportes portadores de informacin. De aqu que hayamos de denominarlas, de partida, como: ciencia de los archivos (identificados como conjuntos estructurados de documentos), ciencia de las bibliotecas (o colecciones de libros) y ciencia de la informacin. La falta de claridad para distinguir unas de otras est dando lugar no slo a la confusin, sino incluso a lo que pudiera entenderse como supeditacin de todas ellas a la mas recientemente configurada que es la Documentacin. As por ejemplo, cuando los documentalistas holandeses afirman que los archivos de gestin pueden ser considerados como ((documentacin administrativa y su tratamiento -en cuanto parte de la bsqueda de un dato concreto, de la localizacin inmediata de un expediente- debe seguir un mtod3 al margen del concepto de seriacin que nosotros pretendemos. Conviene aclarar y puntualizar. El fin en todas ellas es la tmnsmisin del contenido, de los datos, en definitiva de la ihformacin de la que aqullos tres objetos sor! portadores. La diferencia se inicia en la forma de conseguir ese fin y en las razones del mismo.

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t INFORMACIN

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Hemos dicho de la Archivstica que es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos y se ocupa de los principios de conservacin y organizacin de los documentos de archivo y de los medios para su utilizaciCLa ciencia de las Bibliotecas o Ciencia bibliotecaria abarca varios aspectos (Biblioteconoma, Bibliologa, Bibliografa) que van desde la Historia de las bibliotecas, del libro, de su conservacin, de su organizacin y anlisis con vistas a su s e r v i c i 9 travs del planeamiento bibliotecario '. La Documentacin, que est abandonando su denominacin por la de Documentacin e Informacin Cientfica, ha sido definida como la actividad cientfica que se ocupa de la recogida y anlisis de los documentos cientficos y otras fuentes de nuevos conocimientos, almacenamiento de la informacin en ellos contenida y recuperacin y difusin de la misma, a fin de que alcance rpida y eficazmente a quienes puedan utilizarla)'. De una manera ms simple se trata de almacenamiento y difusin de la informacin en orden a su recuperacin rpida y segura. No quiero 'dejar de traer junto a sta, otras definiciones ya aportadas. As la de Lpez Yepes por cuanto aade una nota substancial y diferenciadora: el carcter mono fico de la informacin que coleccionan y difunden.' Afirma que ((documentacin se entiende como- el acto de reunir documentos so re un tema dado y el tratamiento de stos con vistas a su difusin'.*Otra de Shera: documentacin es una parte del concepto de Organizacin bibliogrfica cuya finalidad es la canalizacin de los documentos grficos del conocimiento humano hacia sus usuarios, cualquiera sea la finalidad, a fin de maximizar la utilizacin social de todos los documentos de la experiencia humanaJ. Esta ltima nos trae otra nota que no podemos perder de vista que la

1. Cfr. C Z R RGCITIEL, I ~ Manuel: Manual de Bihlioteconomia, Madrid, 1988. 2 . PREJ A L V 4 R E L - O S S O R I O , J. R.:La profesin del documentalista en Espaa, Boletn de ANABADn, XXXI, 1981,4, octubre-diciembre, pag. 690. 3. LPEZ YEPES, L.: Teora de la documentacin, Pamplona, 1978. J. 4. Las varias definiciones incluidas estn forzadas porque son las existentes y no hacen sino testimoniar la dificultad que entraa su fijacin. De eterno problema) la califica Nuria Amat por haber revestido siempre un carcter, incluso, polmico. La obra reciente de Lpez Yepes: Fundamentos de Informacin y Documentacin, (Madrid, 1989, pg. 5 l ) se extiende en dar las lneas de lo que ha de ser una definicin y concluye que la Documentacin puede definirse como aquella ciencia general que tiene por objeto el estudio del proceso de comunicacin de las fuentes documentales para la obtencin de nuevo conocimiento.

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acerca a la ciencia de las bibliotecas ms que a la Archivstica: la presencia del concepto bibliografa5.
2. Funciones.

En definitiva las tres van a desarrollar las funciones de recoger, almacenar y difundir documentos e informacin a travs de unos profesionales que son los archiverbs, los bibliotecarios y los documentalistas.

2.1 . Recoger.
La recogida para el archivero est canalizada y ceida al mbito de produccin de los documentos de archivo en una institucin. El campo de esa accin tiene unos lmites y una concrecin que se reduce al institucional. Esto no es obstculo para que el archivero se preocupe tambin de recoger fuera de esos lmites otra documentacin producida, cuando exista peligro de prdida o convenga depositarla en su centro. La recogida en los archivos culmina en la transferencia documental. Para el bibliotecario esta funcin no est limitada por una produccin documental de gestin, sino que es mas amplia y slo queda acotada cuando la biblioteca se crea con un pretendido carcter monogrfico. La tarea de recoger se traduce en coleccionar. La recogida para el documentalista, aunque lo ms amplia posible y con slo la limitacin monogrfica, est precedida por la seleccin. La seleccin para el documentalista est al inicio del proceso documental para evitzr ruido. El archivero, en cambio, recogida toda la produccin documental de una institucin, habr de ejercer la seleccin despus, con vistas a la conservacin permanente. 2.2. Almacenarconservar. En cuanto al almacenamiento, el archivero habr de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que ms tarde har una seleccin buscando una conservacin definitiva.
5 . Sobre la multiplicidad de definiciones de la Documentacin Vid. SAGREDO FERNANDEL, Flix: Anlisis formal de las definiciones sobre Documentacin (1 934- 1984), en Fundamentos de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pgs. 160-199.

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Para el bibliotecario tambin el almacenamiento es una conservacin fisica de los libros, mientras que para el documentalista la conservacin material no cuenta. Los documentos se usan y se abandonan e incluso se destruyen, por cuanto el almacenamiento es de la informacin y no de los documentos.
2.3. Transmitir/difundir/servir, La difusion no tiene otra meta que el servicio a los usuarios a travs de la comunicacin de la informacin de los documentos. La nta ms significativa a la hora de distinguir la manera de difundir en unos y otros, est en la rapidez, en la inmediatez exigida a los documentalistas. La elaboracin histrica no precisa de esa inmediatez, ni la lectura tampoco. Eso no obsta para que la informacin en los archivos y en las bibliotecas est presta para cualquier demandante de ella. Otra nota tambin viene a caracterizar a la difusin: la dinamizacin que se presenta como obligatoria en los documentalistas, en menor proporcin en los bibliotecarios y an menos en los archiveros. La informacin se lleva fuera, se ofrece, se acerca a los usuarios que la precisan por los documentalistas y los bibliotecarios. En el tercer caso son los usuarios los que habitualmente buscan la informacin, sin perjuicio de que haya una difusin amplia que favorezca su conocimiento. Para esa difusin y dinamizacin los medios informticos juegan un papel indispensable para la Documentacin dado el volumen de informacin que han de tratar. Tambin son de una gran ayuda para la Biblioteconoma y la Archivstica. Las funciones analizadas tienen unas razones de ser que van tambin a determinar las diferencias entre las tres disciplinas. La razn de ser del archivo est en facilitar la gestin administrativa e institucional y la investigacin cientfica. La de la Biblioteca servir a la educacin y a la cultura y la de los Centros de Documentacin favorecer la gestin y progreso cientficos.

3. Documentos de archivo, libros y documentos cientficos.


Analizadas las funciones, son los objetos (documentos de archivo, libros, documentos cientficos) que las hacen posibles los que mejor marcarn la distincin entre las tres disciplinas.

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Documentos de archivo y libros tienen caractersticas externas e internas diferentes que hacen que su estudio, su tratamiento, su organizacin e instalacin sean distintas. Su aspecto externo, en general, va desde unos folios sueltos o formando piezas, en el caso del documento, a la unidad encuadernada que a simple vista suele ofrecer el libro. En muchas pocas la forma de la graia ha marcado la diferencia: manuscrito, el primero; impreso, cl segundo, sin que Esta sea la distincin sustancial en cuanto que hay muchos libros manuscritos, y, a la inversa, existen bastantes documentos impresos. La forma externa no va a marcar desde luego esencialmente la difcrencia. Sabemos bien que gran parte de la documentacicin ,contable en las instituciones adopta forma de libros (Libros de Intervencin de fondos, Libros de Actas o libros Registros de correspondencia) y en pocas ms remotas podemos acordarnos de los Registros cedularios, los cartularios monsticos o los copiadores de cartas. El libro responde a una unidad de concepcin que es por y en s mismo, sin tener que ver con otros libros. Es algo independiente. El documento es producto de una accin continuada en el tiempo y frecuentemente no es ms que un fotograma inserto en una larga secuencia. Pensemos en un expediente y en un memorial incluido en dicho expediente. El fin del libro es relatar, informar, instruir; en ningn caso es testimonio de una gestin, es siempre fruto de la voluntad de alguien: ya sea una obra de creacin o de investigacin. Los documentos son reflejo de funciones y actividades del hombre, pero no son testimonios voluntarios y caprichosos, son producto de una gestin, no se hacen con finalidad histrica aunque inmediatamente se conviertan en fuentes indispensables para la Historia. El libro puede considerarse aisladamente, el documento, sobre todo en la Edad Moderna, siempre est en relacin con otros documentos y la mayora de las veces un documento aislado fuera de su serie carece de valor. La riqueza de una biblioteca"radica en el nmero de ejemplares y en el valor intrnseco.de stos. El inters de un archivo, ya lo hemos dicho, radica no tanto en la importancia de sus documentos, por antigedad o por su autor, sino en la continuidad de sus series. Las lagunas documentales, se ha insistido, son la lepra de los archivos.

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El libro es mltiple. Una tirada puede constar de 100, 5.000, 20.000 o ms ejemplares y es fcil encontrarlo en muchos sitios. El documento es nico, irrepetible. Slo se produce un documento en un momento y debido a un autor, cualquier otro escrito hecho por el mismo autor pero en otra fecha, o incluso en el mismo da, es ya otro documento. Las notas de nico y a la vez de seriado, por su relacin con los que le anteceden y le ,siguen, son las caractersticas que mejor lo delimitan, junto al origen que es en definitiva el que marca la diferencia con el libro. El autor en un documento refleja y reproduce situaciones o en todo caso las falsea; el autor de un libro, crea, inventa situaciones. El acceso y uso de un libro por un nio es habitual y necesario, no es igual en el caso de los documentos: a un nio debe hacrsele conocer los documentos pero su utilizacin y manejo se le retrasarn. Una ltima apreciacin: los documentos de archivo fueron anteriores a los textos literarios. El documento cientfico, por su parte, puede ser un documento de archivo o un libro". Ms frecuentemente este ltimo. As, Documentacin)) podr ser tanto una blibliografia especfica sobre agricultura, como los documentos legales relativos al tema. Los documentos cientficos participan ms de las caractersticas del libro, por ser la mayora textos impresos y publicados, que de las de documento de archivo. Tienen valor informativo. pero no probatorio. Su carcter monogrfico ser gtra de sus notas distintivas. Puede ocurrir que unos mismos documentos pueden ser utilizados de forma diferente por archiveros y documentalistas. Es el caso de la documentacin jurdica (legislativa y judicial)' producida por los rganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de la facultad que tienen conferida para la elaboracin de leves (leyes y decretos) o por los rganos encargados de la funcin jurisdiccional en el ejercicio de su actividad (sentencias, emplazamientos, requerimien__-__

6 . El documento cientfico)) es el resultado de la objetividad del conocimiento fsico en un soporte y suelen reflejar los resultados directos de la investigacin cientifica en un soporte transmisible y durable)) en PiNm MOLINA, Introduccin al anM.": lisis doc,umental y .sus niveles. ((Boletn de ANABAD)), XXXIX, 2 1989, pgs. 323 y ss. 7 . M W I \s. Mateo: Los abstracls en documentacin jurdica, Boletn de ANABAD. XXXVIII. 4. octubre-diciembre, pgs. 533-539.

tos, etc.). Archiveros y documentalistas transmitirn la informacin en ellos contenida. La inmediatez de la transmisin ser fundamental en los segundos por cuanto sus destinatarios son los juristas que necesitan la informacin para el ejercicio de su actividad, mientras que los segundos tendrn como destinatarios a los historiadores del Derecho o de las Instituciones que pueden valerse de una informacin pasada o remota. Los documentos de archivo constituyen fondos documentalcs y excepcionalmente colecciones, los libros forman colecciones bibliogrficas de una biblioteca y los documentos cientficos son equvalentes a una bibliografa especializada. Los primeros y los segundos fsicamente constituyen respectivamente conjuntos o colecciones, mientras que los terceros no se palpan y pueden quedar convertidos en un listado de textos, en cuanto que el documentalista separa a la informacin desligndola de los documentos de donde la extrae.

4. Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentacin.


Los archivos estn ligados inevitablemente a cualquier institucin, ya sea pblica o privada, toda vez que tenga alguna competencia que llevar a efecto, testimonindola. El archivo no se plantea como conveniente, sino que nace a pesar de. Para las bibliotecas no existe esa dependencia con las instituciones, pueden existir con total independencia. Los Centros de documentacin pueden gozar de independencia pero suelen estar relacionados con centros e instituciones especificas. De ah la especificidad de la informacin quc transmiten (econmica, juraica, mdica, social). Su existencia no cs. inevitable, pero si conveniente y necesaria en bastantes casos. Los dos primeros precisan de depsitos, de lugar de almacenamiento; para los terceros, en cuanto la conservacin no es un fn en s misma, no precisan de depsitos materiales: ya vimos que los documentos no se conservan, se utilizan y se vacan de informacin. En todo caso hay una necesidad menor de almacenynientopara los soportes de esa informacin que hay que difundirsi para los archiveros y blibliotecarios los metros lineales de sus respectivos depsitos se convierten en obsesin, no as para los documentalistas. Mientras que los Archivos y las Bibliotecas pueden convertirse en bases de datos, los centros de documentacin son en s, bases de da-

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tos, de tal manera que stas son la manifestacin moderna de los centros de documentacin. Los documentalistas adquieren los documentos a los productores, los clasifican y analizan y disean el correspondiente logicial para que sus clienteshuarios manipulen accrtadaniente el terminal que conecta con el ordenador donde se ha 211macenado la informacin. En la antigedad no hubo una separacin tajante entre Bibliotecas y Archivos. S parece que en los conventos y monasterios exista un armario que guardaba los documentos y otro los libros. El invento de la imprenta determinara la primera separacin fisica entre unos y otros. El mayor inters que siempre han despertado las Bibliotecas ha favorecido la anterioridad de la Bibliotecologa a la Archivologia y la relacin inicial entre Archivos y Bibliotecas determin la aplicacin de los principios de las segundas a los primeros. La unidad de un cuerpo que reuna archiveros, bibliotecarios y arquelogos en Espaa tambin ha favorecido el confusionismo, acrecentado por la identificacin del lugar de depsito para archivo y biblioteca, por el semejante tratamiento dado a los libros y a los documentos en alguna ocasin, sancionado a veces, incluso, por la legislacin. As, por ejemplo, en Francia antes de la creacin del Archivo Nacional, en la poca de la Revolucin, la documentacihn histrica se conservaba en la Biblioteca Nacional. En Portugal, en 19 16, se decret la transferencia de los protocolos notariales a la Biblioteca del Estado. En Marruecos, al no existir archivos, todos los documentos pblicos han de conservarse en la Biblioteca General. En Australia, hasta la creacin de la Divisin de Archivos, en 196 l , como desglose de la Biblioteca Nacional, la documentacin era recogida por sta. En Estados Unidos, la legislacin sobre archivos en los cincuenta estados vara de unos a otros y en muchos de stos los testimonios escritos pblicos pasan a las bibliotecas. Las denominaciones incluso son confusas. Todava, a los fondos documentales de los Presidentes de USA que deban constituir el archivo de aqullos se les sigue denominando ((presidential librariew. En Espaa la creacin temprana de Archivos Generales ha mantenido bastante diferenciados, a efectos de depsito, los documentos con relacin a los libros. Esta frecuente indiferenciacin de centros ha llevado hasta situaciones habituales actuales de existencia de abundante documentacin de archivo en las bibliotecas de casi todos los pases.

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U n o de los elementos de distincin entre Archivos y Bibliotecas segn Gjorgio Cencetti es la unin o relacin histrica entre el fondo archivistico y su autor, cosa que no ocurre en la coleccin bibliotecaria. La historia de los Centros de Documentacin es ms reciente. Nacen como uha necesidad ante la multiplicacin de libros editados y el desarrollo y crecimiento de la informacin que hay que activar y dilundir. En este sentido su apertura y crecimiento, pueden contraponcrsc a los archivos histricos donde existen series cerradas y no va a aumentar su fondo. Fue despus de la segunda Guerra Mundial cuando surge la FID (f'cderacin Internacional de Documentacin) y empieza la proliferacin de sus centros. Volviendo a las distinciones, el origen y la formacin de cada uno de los tres (archivos, bibliotecas y centros de documentacin) pueden facilitar la diferenciacin: - El archivo, como ya hemos dicho, se origina natural y fluidamente. Slo precisa de la exjstencia de una institucin generadora de actividades. No necesita presupuesto para formarse ni para crecer. Su volumen depender de la mayor o menor gestin de aquella institucin productora. No puede haber ms documentos porque exista voluntad de aumento. - La Biblioteca se forma por compra, por donacin o permuta. Puede tener una total independencia. Su origen es ajeno a la gestin de cualquier institucin. Su volumen depende de los presupuestos econmicos. Se busca su crecimiento. - El Centro de Documentacin se forma por reunin y acumulacin de informacin con pretensiones de exhaustividad, de acuerdo con una especializacin. Su crecimiento controlado es obra de documentalistas.

5. Metodologa y tratamiento.
Los tres profesionales -archivero, bibliotecario y documentalistaoperan, respectivamente, sobre un fondo documental, bibliogrfico o de informacin. La mayor ampl'itud y flexibilidad es para el de las bibliotecas. El de los archivos est determinado y limitado por la gestin de una institucin, el de los Centros de Documentacin se con-

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creta, se adapta para la gestin de una institucin o de un rea de conocimiento especfico. Algo ms sobre el mbito cronolgico de estos fondos: documentos de hoy, los mas recientes, para el Centro de Documentacin; de ayer o de hoy para la Biblioteca y para el Archivo. El mtodo archivstico est encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo; el biblioteconmico a coleccionar, conservar, catalogar y clasificar y servir los libros; el documentalista en reunir, seleccionar, clasificar y dinamizar la informacin. La condicin de coleccin para las bibliotecas y Centros de Documentacin a la que es ajena el fondo documental ser factor importante a la hora del tratamiento. La seleccin, practicada por todos, es sin embargo tarea enfocada de forma distinta. La seleccin en un archivo se practica despus de recogidos los documentos y con vistas a su conservacin definitiva; la seleccin en las Bibliotecas y en los Centros de Documentacin se realiza con anterioridad en las primeras, en virtud de los usuarios y en los segundos para evitar un ruido que puede dificultar la bsqueda. Pero es en el tratamiento a efectos de organizacin y de anlisis donde podemos ver de forma ms clara las diferencias, porque tenemos que estar lejos de pensar que el mtodo en un archivo puede identificarse con el de un Centro de Documentacin, ni que en ste hayan de aplicarse los criterios de archivo a la documentacin impresa. En cuanto a la clasificacin, en los archivos, es de los documentos. en las bibliotecas y Centros de Documentacin de los conocimientos registrados. En los primeros es consecuencia del principio de procedencia y del respeto al orden natural, determinado por el origen jurisdiccional de los documentos de archivo y se realiza a posteriori. En los segundos, parte de un consenso, lo ms generalizado posible, de agrupacin del conocimiento, en virtud de las necesidades de los usuarios, y por lo tanto es a priori. De ah el uso, en las definiciones respectivas, de conjuntos orgnicos para el primero y de colecciones para los segundos. En uno y otro caso la clasificacin se materializa en cuadros de clasificacin. Los modelos son numerosos para el primero en virtud

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de la multiplicacin de jurisdicciones institucionales, mucho ms reducidos en el segundo por cuanto que el rea de acotacin del conocimiento es universal (como ejemplos la C.D.U., la I.S.B.D.). En cuanto al anlisis documental -utilizado como trmino genrico- es el conjunto de operaciones con el fin de transformar la informacin contenida en los documentos -tambin en general- para su recuperacin y servicio. Es la representacin del contenido del documento bajo una forma distinta del original para facilitar su consulta y recuperacin posterior. Exige siempre objetividad y normalizacin. Objetividad por cuanto va a sustituir al original y normalizacin por exigencias del tratamiento informtico. Ese anlisis ir dirigido, en trminos tambin amplios, a los aspectos formales o materiales, al contenido interno y a los elementos de localizacin. Esa representacin de los documentos, para los documentalistas se inclinan preferentemente por el tema o temas de que tratan los documentos, mientras que la representacin para el archivero mira a su totalidad: al contenido sin extraerlo de su contexto formal, logrando un perfecto equilibrio, en cuanto que los aspectos materiales del documento de archivo enriquecen y complementan su informacin. Dicho anlisis podr llevarse a cabo por condensacin (catlogos, abstracts) o por sustitucin (ndices, tesauros). A efectos de terminologa adopta denominaciones no demasiado generalizadas, aunque deban serlo en aras de unas exigencias clarificadoras: descripcin archivstica, para los documentos de archivo. catalogacin, para los libros. anlisis documental, para los documentos cientficos.

Los elementos a consignar mediante el anlisis y su orden han de ser diferentes en los documentos y en los libros, por cuanto que stos son distintos. As, por ejemplo, el ttulo que no falta en un libro no existe en un documento de archivo, en cambio la tipologa documental que es hoy elemento primordial en el anlisis practicado por el archivero no tiene razn de ser en un conjunto,bibliogrfico. De la misma forma, la fecha de un documento de archivo, con todos sus elementos cronolgicos, no tiene ni punto de comparacin con la menor importancia que el ao de edicin en un libro.

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Hay una nica ficha bibliogrfica en que se traduce el anlisis del bibliotecario que contempla tres reas: datos referidos al autor, datos referidos al contenido y datos referidos a la edicin e impresin. La ficha de anlisis para el archivero est determinada por los niveles de descripcin que exigen las agrupaciones documentales (fondo, series, unidad archivstica). No hay una sola ficha sino varias de acuerdo con los niveles y los elementos a consignar en ellas variarn en razn de si la referencia es a la serie o a la unidad archivstica. Incluso en este ltimo caso existirn variantes si se trata de un documento singular o de un documento compuesto. Los resultados del anlisis documental se materializan en instrumentos especficos que para el archivero son los inventarios y catlogos; para el bibliotecario, los catlogos y para el documentalista los abstracts y, sobre todo, los tesauros. Ni para el bibliotecario, ni para el documentalista existe el concepto de serie documental que es elemento clave a la hora de demarcar el nivel de descripcin para el inventario. El archivero puede describir, adems de pieza por pieza, tambin las agrupaciones documentales; el bibliotecario y el documentalista slo hacen anlisis individualizado. Estos dos ltimos estn ms cercanos en el mtodo en cuanto que los une la condicin de coleccin de sus fondos, de la clasificacin apriorstica, del anlisis individualizado y del objeto. Hasta el punto que documentacin y bibliografa son cuestiones de matiz. En definitiva, el archivero trabaja con los documentos primarios y los trata para facilitar el camino para llegar directamente a ellos, mientras que el documentalista utiliza documentos primarios y secundarios para crear nuevos documentos. Se ha dicho que la Documentacin equivale a la industrializacin de los archivos y de las bibliotecas. La informacin, que es el producto, se considera la manufacturacin del documento de archivo y del libro.
6. Integracin o creacin de instituciones especficas?

La Presidenta de la IFLA en el ltimo Congreso Internacional de Archivos celebrado en Pars en 1988 al abogar por la unidad de un sistema de informacin, se pronunciaba por la integracin de archi-

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vos, bibliotecas y Centros de Documentacin. Pero esa integracin no puede significar en ningn momento indiferenciacin, ni mezcla. En todo caso ubicacin en un mismo local de los tres centros con perfecta distincin. Esta integracin suele ser habitual en pases del Tercer Mundo o en instituciones locales. LA pregunta del epgrafe cs una alternativa, no una contraposicin y la opcin por una u otra solucin slo depender de los niedios cconhmicoc y del volumen de cada uno de los depsitos. Lo que s cstri claro es que cada uno tendr su lugar, con separacin fsica, independiente, y con u n tratamiento orgnico-descriptivo diferente, aunque la informacin obtenida de cada uno de ellos sea complementaria. La integracin, por lo que puede suponer de comunidad de problemas, s estar en el uso de soportes semejantes, en el almacenamiento, instalacin, conservacin, restauracin y reproduccin.

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JUS

niveles, Boletn de

CAPTULO 6

GESTIN DE DOCUMENTOS Las tres edades de los documentos y los Archivos Intermedios. 2. Gestin de documentos. 3. Transferencias. 3.1. Plazos y regulacin. 4. Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversidad de planteamientos.
l.

4.1. b'aloracion y seleccin. 4.2. Expurgas. 4.2.1. Razones y justificacin del expurgo. 4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo? 4.2.3. Dnde y cuando se hace el expurgo? 4.2.4. Legislacin sobre el expurgo. 4.3. Conservacin por tnuestreo. 5 . Bibliografa.

1. Las tres edades de los documentos y los Archivos Intermedios.

Wyffels, en 1972, plante su teora de las tres edades de los documentos que daran lugar a diferentes categoras de archivos. Dicha teora est en relacin con la idea y realidad de que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una vida propia. Este ciclo vital, como otros, contempla despus del nacimiento, el crecimiento, el decrecimiento y la muerte. Esas tres edades del ciclo vital se corresponden respectivamente, una vez producidos, con los denominados documentos corrientes, semicorrientes y no corrientes. L a primera etapu o edad: es de circulacin y tramitacin por los canales y cauces normales en busca de respuesta o solucin para el asunto que se ha iniciado. La documentacin forma parte de os archivos sectoriales, corrientes o de gestin. Est cerca del funcionario responsable de su tramitacin, en su mesa, en archivadores, en armarios al alcance de su mano para su manejo frecuente. L a segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solucin al asunto empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo ser objeto de consulta o de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primera etapa. Esta fase corresponde a una archivacin intermedia en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos, desarrollndose el valor secundario. L a tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceir a ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigacin. Su archivacin y conservacin sern definitivas.

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La primera y segunda etapas se corresponden con lo que pudiramos considerar el ejercicio del valor primario o de gestin, mientras que la tercera desarrollar en su plenitud y exclusivamente el valor secundario o histrico. Y veamos la correspondencia de estas etapas documentales con los tipos de archivos: la primera se refleja en los archivos de gestin o de oficina; la segunda en los archivos centrales e intermedios y lo tercera en los archivos histricos o permanentes. Frente a la clasilicacin que hicimos de archivos administrativos -en los que estn tambin integrados en un primer momento los archivos de oficina y en un segundo los centrales-, y los archivos histricos, ahora se intercala el archivo intermedio entre el central de la institucibn -administrativo- y el histrico. Philips C . Brooks fue quien primero en USA hizo referencia al ciclo vital de los documentos que se transform en accin con la implantacin de programas de gestin documental y la creacin de los denominados archivos intermedios. La existencia del archivo intermedio se plantea como resultado del volumen cada vez mayor de la documentacin que fuerza a las instituciones a depositar, aparte, los expedientes que ya son poco consultados a efectos administrativos, incluso antes de su depsito definitivo y permanente. No perdamos de vista que este planteamiento de las tres edades de los archivos se corresponde con aquel otro del origen y formacin de los archivos (captulo 3). La equivalencia, esta vez, es la siguiente: la primera edad tiene su paralelo en la etapa pre-archivstica y la segunda y la tercera edad, en la etapa archivstica. Reproducimos un cuadro en el que tratamos no slo de relacionar la edad y valor de los documentos, junto a los espacios temporales que aproximadamente se les adjudica, sino adems establecer las equivalencias a que nos hemos referido: Los italianos establecen cuatro fases que se corresponden con este cuadro: archivo corriente, archivo de depsito, archivo intermedio, archivo histrico. Los franceses, ya lo dijimos, establecen la equivalencia con nuestros archivos administrativos e histricos, con las denominaciones de corrientes o archivos en formacin y archivos histricos, siendo los primeros equivalentes al intermedio.

Archivo Gestin o de oficina

Edad

Valor

Duracin

Local Oficina o dependencia productora Archivo Central de la institucin Archivo fuera de la institucin Archivo Histrico de la institucin 0 Archivo Histrico General fuera de la institucin

primera
-

primario

5 aos

Archivo Administrativo

1: primario preferentemente

1030 aos

Intermedio Etapa Archivistica Histrico

segunda

11: primario y secundario

30150 aos

tercera

secundario

permanente

Archivo Histrico

176

ANTONIA HEREDIA HERRERA

_. _ ._

En la prctica no siempre se cumplen los plazos que hemos establecido y por lo tanto no existe una delimitacin clara y tajante entre los tipos de archivos que establezcan de una manera evidente la edad de los documentos albergados en cada uno de ellos. Con frecuencia la falta de espacio en las dicina adelanta el momento de las remesas al archivo central y tambin la falta de espacio o la inexistencia de archivos intermedios, fuera de la institucin, fuerzan a la convivencia del archivo central con el intermedio e incluso con el histrico. La fusin entre archivo central e intermedio es habitual, convirtindose en un solo archivo intermedio, dentro de la institucin. Los archivos intermedios, en teora, deben estar fuera de las instituciones productoras. Deben existir en los diferentes niveles administrativos de cada pas. En Espaa los archivos declarados oficialmente intermedios son el General de Alcal de Henares, creado por decreto de 8 de mayo de 1969' para recoger la Documentacin de la Administracin Central, y los archivos Histrico-Provinciales a los que tambin se les dio esa categora a partir del artculo 5 de dicho decreto para la documentacin delegada, de mbito provincial. La falta de regulacin precisa para las transferencias de algunos fondos les resta la operatividad de la que estn investidos.

2. Gestin de documentos.
Vimos al analizar la definicin de archivo las dos corrientes profesionales que se detectaban: la de los que archivo lo entienden a partir de una seleccin para una conservacin permanente, y la de los que consideran al archivo como resultado de un proceso mucho ms amplio que se inicia en el mismo momento de su produccin. en las oficinas. La primera postura dejaba fuera del campo estricto de los archivos a la documentacin en vas de formacin (records) que por otra parte inevitablemente tena que ser objeto de su inters. Esto unido a la aparicin de nuevos soportes documentales y al volumen

1.

Tiene una cabida de 275.000 m/l.

GESTION D E DOCLMENTOS

177

masivo de expedientes' -multiplicado por vas de la reproduccin practicada con fines de eficacia en la tramitacin- que fuerza a una eliminacin de la informacin innecesaria, por duplicada o por falta de inters permanente, han dado lugar en Norteamrica a lo que se denomina ((records management que se ha traducido al castellano como gestin de documento^^ que no es otra cosa que el control y servicio del documento pblico desde su produccin, eliminando lo innecesario 'que sera imposible almacenar, con el fin de conducirlo para su conservacin y uso, hasta el verdadero archivo, general o histrico. El archivero no puede ser ajeno a esa etapa del documento e ignorarlo antes de su llegada al archivo y no puede esperar pasivamente a la puerta de su depsito a recibir la documentacin que le remitan para su conservacin definitiva. Ese seguimiento activo, su canalizacin y su eliminacin para conservar slo lo que merezca permanecer, en las dos primeras edades documentales es lo que se llama gestin de documentos y evidentemente no afecta a la tercera edad. La puesta en marcha de la gestin de documentos favorece la creacin de los archivos intermedios. En stos es donde definitivamente se realiza esa labor fundamental que es el expurgo, tras la valoracin, y que ha podido iniciarse progresivamente en los archivos de oficina y centrales. En 1950 en U.S.A. se produce la divisin en diez regiones administrativas a cada una de las cuales correspondera un archivo intermedio. En 1954 estaban implantados los diez. En Espaa, ya vimos, cmo existe actualmente un archivo intermedio general, el de Alcal de Henares, y los Archivos Histrico Provinciales que funcionan hoy como intermedios, a nivel provincial. La Unesco ha definido la gestin de documentos como una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicacin de principios de economa y eficacia tanto en la iniciacin, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminacin. Dubosq la define como:
2. Hay cifras verdaderamente escalofriantes: la documentacin producida por la Seguridad Social en Francia desde 1947 a 1980 ha sido de cinco millones de metros lineales. 3. Los franceses estiman no correcta la traduccin de records managementn por gestin de documentos hecha por los archiveros canadienses francfonos y consideran que seria ms conveniente agestin de documentos corrientes.

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A N T O N l A HEREDIA HERRERA

una poltica de intervencin sobre la organizacin de los documentos desde el mismo momento de su nacimiento, sistema que incluye el prearchivage, pero que desborda los lmites de stej. La gestin de documentos, ligada ntimamente a la valoracin de stos, comprende: la planificacin, el control, la direccin, la organizacin, la promocin y otras actividades de gestin relativas a los documentos antes de llegar a los archivos histricos, incluyendo el manejo de la correspondencia, formularios, microformas, tcnicas de la automatizacin de datos, etc. La eficacia del sistema se traducir en la obtencin de calidad y cantidad de documentos producidos, evitando la acumulacin irracional; simplificacin de actividades, coordinacin entre rganos productores y archivos, eliminacin sistemtica, informacin al da; informacin complementaria, en definitiva fluidez y eficacia. Uno de los mayores problemas con que el profesional de archivo se enfrenta es con la acumulacin masiva de la documentacin y su eliminacin. Hasta recientemente y sobre todo en los pases anglosajones -ya lo hemos dicho- la idea de archivo estaba ligada a la investigacin histrica y a la cultura. Incluso los archiveros han huido del ejercicio de su profesin en archivos administrativos. Hoy stos, est ms que demostrado, que son un apoyo para la Administracin como elemento de informacin e instrumento decisivo en el desarrollo social, econmico, cientfico, tecnolgico, industrial, agronmico. Los archivos, hoy, constituyen rganos de asesoramiento y de pronta informacin sobre documentos producidos por la Administracin, con el fin de ofrecer elementos de juicio de los propios proyectos de gobierno y participar en la formulacin de decisiones polticas. La localizacin de antecedentes y el ofrecimiento estructurado de los mismos puede ser decisivo. As, los archivos vienen a demostrar que son un servicio dentro de la Administracin y testimonian que son gestin antes que cultura o ciencia. El trmino ((gestin de documentos (traduccin de los francocanadienses del trmino arecords managemenb) est aceptado al ha-

4. DLHOSO. Organisation du prearchivage, Pars, Unesco, 1974 (DocumenG.: tation, bibliotheques et archives: etudes et recherchew, 5).

GESTIN DE DOCUMENTOS

179

ber sido incluido en el Diccionario del Consejo Internacional de Archivos, editado en 1984; y viene a designar el conjunto de medidas orientadas a la economa y eficacia de los documentos (valoracin, conservacin y uso). Los documentos a que se refiere esta gestin son los que tienen an vigencia administrativa, antes de haber dccidido su conservacin permanente, en una etapa anterior a la constitucin de los archivos histricos. Es decir, que la traduccin litcrul de gestin de documentos en castellano no es excesivamente correcta porque el trmino documento est tomado con un carcter bastante restringido desde nuestro punto de vista de archiveros. En Italia es el equillalente de aprearchivo)). A pesar de esto no podemos perder de vista que tal trmino viene a plasmar una realidad y una actividad desarrollada por los archiveros. Toda la labor de stos no es ms que una gestin sobre los documentos, antes y despus de llegar al archivo, incrementada por nuevos aspectos y nuevas realidades aunque la denominacin y el concepto de gestin de documentos estn vinculados a la etapa prearchivstica con una proyeccin hasta los archivos intermedios donde se decide plenamente la conservacin permanente y el inicio del verdadero archivo segn el planteamiento que vimos al principio de este epgrafe. En U.S.A. la responsabilidad de esta etapa corresponde a los records managen), con independencia de los archiveros, que buscan casi con exclusividad la eficacia inmediata de la gestin institucional a travs de los documentos cuando todava tienen vigencia administrativa, dejando a un lado el valor para el futuro con fines de investigacin retrospectiva. James B. Rhoads reconoce tres etapas en la gestin de documentos:
-

creacin del documento,

- utilizacin y mantenimiento, - eliminacin del documento, hasta SUreencarnacin,


y considera como elementos indispensables para dicha gestin a la automatizacin y a la reprografa.

Veamos en qu se traduce en la prctica esta gestin de documentos que podr o deber ser por los archiveros:
5.
N.O

387, pg. 137.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

a) Estudio de la tipologa documental, su valoracin, vigencia, clase y calidad de su informacin.


b) Normalizacin de documentos a efectos de simplificacin de etapas administrativas, a 'veces incluso repetitivas, y de formularios para remisiones y estadsticas (investigacin, prstamos).
c) Informatizacin de procesos de tramitacin documental (Vid. normalizacin en el captulo 2).

d) Coordir?acin y colaboracin entre dependencias productoras


y archivo.

e) Regulacin de las transferencias que llevarn a la reclamacin a los productores en caso de no hacerse las remisiones en los plazos establecidos.
1) Estudio de la clasificacin en cada caso, materializada en la adopcin de u n cuadro resultado de un organigrama estable. g) Eleccin de la ordenacion ms adecuada, segn las series, en las oficinas y en aras de una informacin ms efectiva y rpida.

h) Estudio de los expurgos y sus listados, con el consecuente establecimiento de acuerdos con negociados para evitar la remisin de series expurgables a los archivos centrales.

i) Incorporacin de fondos y mantenimiento de la informacin al da.


j) Preparacin de informes ante la solicitud de antecedentes para resolver cualquier tema o preparar cualquier proyecto.

k) Elaboracin de ndices y preparacin de tesauros. 1) Preparacin de programas y formularios para mecanizacin. Y veamos, ahora, la aparicin y evolucin de la gestin de documentos. Antes de la gran crisis de 1930, la agestin de documentos se limitaba al control de la correspondencia y a la organizacin de expedientes tramitados que, pasada su vigencia, se eliminaban o almacenaban, sin ms, quedando en manos de subalternos y sin presupuesto para una posterior utilizacin. De tal manera que muchos documentos del XIX y principios del XX han sufrido, a veces, un

deterioro y prdida proporcionalmente superior a lo ocurrido a los documentos del XVI y XVII. En Francia, en i 9 19, se empiezan a confeccionar los tableaux de tri,): una valoracin de la documentacin moderna. En Polonia, a mediados de 1930, por razones de la divisin y reparto que sufri a fines del XVIII, sus documentos estaban repartidos entre Austria, Alemania y Rusia. No teniendo documentos antiguos, los archiveros polacos dedicaron su inters a los documentos de hoy. En U.S.A. las Compaas de ferrocarriles, Bancos y Compaas de seguros fueron las que primero se ocuparon en la racionalizacin de la gestin documental y su organizacin. Desde los Archivos Nacionales, en 1935, se inicia la valoracin para la conservacin permanente. Se nombraron ((diputados inspectores que examinaron los documentos pero era tal la desorganizacin -mezcla de papeles tiles con los intiles- que teniendo espacio optan por la conservacin. Durante la Segunda Guerra Mundial (1 939) los archiveros norteamericanos jugaron un papel importantsimo en la conservacin, eliminacin y acceso a la informacin en el Ejrcito y en la Marina. Se nombran records managers, se elaboran (distas de evaluacin y en 1950 queda regulado en cada administracin los papeles a destruir y a conservar. Algo antes, en 1948, se crea el NARS (National Archives y Records Archives) para estudiar la reduccin de costos, la elaboracin de programas, de formularios, familiarizndose con las nuevas tcnicas (microfilms, ordenadores). En Estados Unidos, pues, el desarrollo de la gestin de documentos va en cabeza. Lgicamente los principales pases que han articulado el concepto de gestin de documentos son los norteamericanos, seguidos de los canadienses y ligan la accin al ((gestor de documentos cuyas actividades pueden sintetizarse en evaluacin, eliminacin y normalizacin documental. Lo peligroso es la separacin de ese profesional con el archivero con el que no mantiene una rlacin, ni una coordinacin. De esta independencia pueden derivarse, de entrada, acciones de valoracin y eliminacin documental peligrosas si el primero -que no tiene por qu tener formacin histrica- acta sin la estimacin histrica del archivero. Siendo LJSA el pas promotor de los gestores de documentos, los archiveros norteamericanos reconocen, hoy, la falta de coordinacin entre ambos.

_________

182

A N T O Y I A HERFDIA H t K K E K A

En Francia han buscado la articulacin a partir de las llamadas amissions darchivesn desempeadas por archiveros especializados en gestin de documentos y comisionados en los grandes archivos de la Administracin. Su tarea est fomentando los archivos intermedios, canalizando y controlando las transferencias hacia el Archivo de Fontainebleau. Actualmente, en uno de los Estudios RAMP publicados por la Unesco y elaborado por Frank Evans en un intento de racionalizar la creacin, mantenimiento, uso y eliminacin de documentos, ha partido de una encuesta en la que se ha demostrado que cada archivo refleja unas tradiciones y prcticas administrativas y archivsticas diferentes, sin embargo pueden sentarse bases y servicios para conseguir la eficacia y coordinacin. Ahora, para ello vuelve a plantearse el problema de la terminologa, de la fijacin de conceptos, de la definicin de funciones, de la uniformacin de unidades de mediacin. Y la encuesta atae a legislacin o normativa, personas (cualidad y cantidad), presupuestos, edificios y equipos, fondos, operaciones archivsticas, serviciosh.

3. Transferencias.
La transferencia, versamento para los italianos, es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo histrico y tiene lugar, despus de un plazo ms o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermedio, para conservacin permanente y utilidad cientfica. Son tambin transferencias las remesas habituales de los archivos de oficina a los centrales.
3.1 . Plazos y regulacin.

Las fechas y los plazos de las transferencias varan de unos pases a otros. Pero no hay una transferencia sola, sino varias. El documen6 . UNESCO: Consultation dexperts en vue de letablissement dun programe a long terme en matiere de gestion des documents et des archives (Ramp) dans le cadre du programe general dlnformation, Rapport final, 14-16, mayo, 1979.

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to tras haber superado cada una de las edades establecidas pasa al archivo siguiente en un sistema establecido de archivos. Existen transferencias del Archivo de Gestin al Administrativo o Central, al Intermedio y al Histrico o General. En Espaa existen fechas fijadas: cinco aos mnimos de perrnanencia en las oficinas, pero existen despus plazos diferentes de acuerdo a la vigencia administrativa y sta, como sabemos, es variable segn los diferentes documentos y expedientes, no existiendo unii reglamentacin para cada caso'. De una manera muy general, la permanencia en cada uno dc estos archivos debe ser la siguiente: Archivo de gestin ( 5 aos), archivo central (10 aos), archivo intermedio (1 5/30 aos), archivo histrico (definitivamente). Estos plazos suelen incumplirse, adelantndose en el primer escaln a salvar, por falta de espacio en las oficinas productoras y en los otros escalones, no cumplirse por inexistencia de los centros adecuados, pero sobre todo por falta de personal que los lleve a efecto. Las transferencias deben estar reguladas no slo en los plazos sino en la materializacin de las remesas que habrn de hacerse entre productor y archivo central y entre ste y el siguiente y as sucesivamente. La normalizacin en estos casos es indispensable y se reflejar en los impresos de hojas de remisin y en el uso de la tipologa documental / Cfr. Cap.": Organizacin y descripcin en un archivo administrativo . En nuestro pas, actualmente, este flujo documental est establecido de la siguiente manera: a) En la Administracin Central. Oficinas de Ministerios (archivo de oficina o gestin).
.1

Archivo Central de Ministerios (archivo administrativo).


.1

7. El tema fue ampliamente tratado en el Congreso Nacional de Archivos. 111. Ponencias y Comunicaciones. Madrid, ANABAD, 1970, pgs. 133-202. Fueron autores de las distintas ponencias y comunicaciones: Jos Antonio Montenegro Goiizlez, Mara Vilar Bonet y Remedios Muoz Alvarez, M." del Carmen Pescador del Hoyo.

184 _-__

ANTONlA HEREDlA HERRERA

Archivo General de Alcal de Henares (archivo intermedio).


1

Archivo Histrico Nacional de Madrid (archivo histrico).


b) En lu Admini\trucirin Aictonrjmicu:

Oficinas de entidades autonmicas, de corporaciones locales y de


otras in\titucione\.
L

Archivos centrales respectivos.

s.
Archivos Histricos de las propias instituciones o Archivos Histricos Provinciales.

Archivos Generales de las Comunidades Autnomas. En el rea autonmica estas transferencias suelen ser ms tericas que prcticas por cuanto no existen todos los archivos intermedios necesarios y los generales de cada regin estn, en muchos casos? por crear, por lo que los Histricos-Provinciales hacen de intermedios y de generales. Amn de que el calendario de transferencias no est fijado. Existen unas transferencias habituales, prefijado su calendario y sujetas a una normativa de remisin clara y son las normales entre dependencias productoras (archivos de oficina o gestin) y el archivo central en cualquier institucin vigente que cuente con un archivo y sobre todo con archivero. Existen otras transferencias irregulares y extraordinarias que suelen ocurrir cuando se crea un puesto de archivero, tras aos de gestin de una institucin que ha ido produciendo y acumulando la documentacin en las dependencias. El archivero ha de recepcionar un volumen ingente de documentacin cuyo mayor o menor alejamiento de la institucin productora, le plantear tambin un trabajo de reconstruccin en su organizacin directamente proporcional a dicho distanciamiento. Un rgimen adecuado de transferencias, indispensable para que un sistema de archivos funcione a cualquier nivel administrativo (central y autonmico, en Espaa, hoy), exige un calendario establecido de los plazos de transferencias, los centros 'adecuados (gestin,

L E S ilON DL DOCl MENTOS

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centrales, intermedios e histricos) y un personal cualificado / Vid. Cap." 7: Administracin de Archivos!.


4. Valoracin, Seleccin y Expurgo: diversidad de planteamientos.

En el campo de los archivos el volumen documental como remltado de la gestin de los pases desarrollados est generando uno de los principales problemas con que ha de enfrentrase el archivero de hoy. Volumen documental nacido de ese aumento de gestin, pero incrementado sensiblemente por la multiplicacin innecesaria resultado de las excesivas e incrontroladas reproducciones de la documentacin original. Este volumen material y fsico viene a sumarse a la multiplicacin de la informacin por diferentes vas que ha dado en llamarse explosin informativa). Tal volumen est creando necesidades urgentes de espacio para su almacenamiento y de personal cualificado para su organizacin y descripcin. Ms locales y ms tcnicos que suponen costos en muchos casos impensables. Estos hechos plantean actualmente la prctica habitual de una eliminacin responsable de la documentacin (estimada en algunos pases hasta el 8OYo). Elio Lodolini, en una lnea tradicional y conservadora, razona que si el archivo es un conjunto de documentos procedentes de una institucin y por tanto unidos por el vnculo de la procedencia, la eliminacin de alguna parte de ese conjunto resulta un hecho antia rc h iv ist icox. En efecto, desde el punto de vista historiogrfico, jurdico y archivstico no es posible encontrar justificacin al expurgo, por cuanto no es posible establecer con certeza absoluta cundo una serie ser utilizada nunca ms, tampoco es del todo vlido el criterio de destruir documentos de los cuales existen copias, pues cada copia est en una oficina distante y pervive dando lugar a secciones distintas. As, pues, todos los documentos deberan conservarse tericamente, pero la produccin actual ha crecido en tal proporcin que resulta prcticamente imposible su conservacin total.
8. Loi>oi I Y I . Elio: .4rchivsticu. Principi c> Prohlr.wi. Miln, 1984, pg. 198.

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AYTO\I 2 HEREDIA HLRRERA

Aquella corriente italiana, representada por Lodolini, difiere de otra de archiveros norteamericanos que plantean la necesidad de una valoracin documental con vistas a la seleccin en la que son razones de peso la consideracin de los costos de almacenamiento y conservacin. De nuevo teora y prctica se enfrentan y el archivero se mueve entre el deber de guardar y conservar la documentacin que llega hasta l y la necesidad de eliminar la documentacin que, por mltiple y repetida resulta innecesaria a todos los efectos.
4.1.

Valoracin y seleccin. Esta eliminacin forzosa ha de estar precedida de una seleccin de aqulla, tras una evaluacin que analice los valores de los documentos: primario para la propia persona o institucin que los origina y nace en el momento de producirse el documento (administrativos, fiscales, legales y operativos), secundario que perdurar tras su uso corriente para una referencia e informacin de los investigadores. Fenecida la vigencia administrativa, momento hasta el cual la conservacin de los documentos ha de ser total, ha de plantearse la valoracin histrica a efectos de una conservacin permanente" que ha de tener en cuenta: Valores sustanciales en cuanto que pueden dejar constancia de los hechos y circunstancias significativos relacionados con la existencia de un organismo o dependencia, entre ellos los que hacen referencia a los orgenes (Actas de fundacin o creacin), a la organizacin y funcionamiento (Ordenanzas, Reglamentos, Actas de Juntas), a la labor y funciones esenciales de cada dependencia (aqu puede entrar ya la seleccin a base de muestreo), a las tareas operativas de trmite (partes de asistencia, citaciones) en las que la eliminacin puede llegar a ser total. Valores informativos por la informacin que pueden ofrecer no

9. Leonard Rapport opina que el trmino permanente y sobre todo su vaioracin haba de revisarse al plantear que muchos depsitos que contienen documentacin si tuvieran que recibirla hoy no la conservaran. Si almacenar, preservar y facilitar la consulta de los documentos no costase dinero, espacio, ni personas podra abogarse por esta conservacin permanente, pero esto no es posible, de ah la obligacin de los archiveros de no malgastar fondos en lo que no merezca ser conservado)). Cfr. RAPPORT , Leonard: N o grandfarher clause: Reappraising Accrsioned records, The american archivistn, Spring 1982, pgs. 189-190.

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ya de la propia institucin como tal, sino de hechos, personas, acontecimientos, pero teniendo en cuenta que tal informacin sea, entrc otras circunstancias, exclusiva, es decir, no sea informacin habitual de otros documentos. Del anlisis de estos valores, que en ninguna manera son excluyentes, el archivero ha de establecer el valor histrico, difcil de fijar por cuanto las tendencias histricas cambian de una poca a otra. Los testimonios sobre demografa, sobre contabilidad, sobre actividades de la sociedad no han sido apreciados hasta recientemente. Un expediente de sancin disciplinaria cobra un inters histrico indiscutible si el encartado llega a ser un personaje relevante. Un inventario de bienes en un testamento puede ser expresivo del nivel cultural de una persona. El anlisis seriado de las escrituras de testamentos estn proporcionando datos preciosos sobre las mentalidades y comportamientos de sectores sociales ante la muerte. Al hacer una valoracin documental hemos de tener en cuenta estas nuevas corrientes de la historia, que han de partir de fuentes que testimonian la actuacin y la vida del hombre comn y no de las institucionesI0. El anlisis de determinadas series nos ha llevado en muchas ocasiones a constatar que algunas de ellas necesitan de una crtica a fondo por cuanto no son reflejo claro de la verdad. Me refiero por poner un ejemplo a las Actas de Juntas que, por rutinarias, no suelen ser ricas para conclusiones definitivas. La determinacin del valor permanente siempre hace surgir dudas profundas. Hay documentos que por su propia naturaleza son imperecederos (as un Registro civil, los Tratados internacionales) pero los hay que testimonian actos que, cumplidos, pierden su valor (un expediente de compra, un pleito concluso) para el productor y sin embargo pueden ser informacin valiosa para el estudio de una institucin o de ciertos aspectos de la sociedad. Esto ocasiona, como nos dice Manuel Vzquez, que la valoracin de los documentos y de su informacin, en el umbral de la eliminacin es algo que hay que llevar a cabo responsablemente y con perspectivas de futuro ' '.
10. MILLEK. Fredric M.: Social History un Archiva1 Practice, The American Archivist, Spnng 1981, pgs. 113-124. 1l . VIQC~EI. Manuel: .I.lanual de Seleccion documental, Crdoba, 1982, pg. 42.

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. -

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____

A un evaluador responsable e imaginativo le asaltarn serias dudas sobre la conservacin de los documentos en cuanto que todos tienen ciertos valores permanentes, teniendo en cuenta que lo que se destruye no se recuperar jams. Los criterios de seleccin que puede preceder o seguir a las transI'crcncias varan de unos pases a otros. Entre otros, los que propugnan una conservacin total con anterioridad a una determinada fecha que vara de acuerdo con la legislacibn, as para Italia, 1650; para Gran Bretaa, 1660; para la URSS, 1825; para Dinamarca, 1848; para los Pases Bajos, 1814; para Mauritania, 1960".

4.2. Exp urgos. 4.2.1. Razones y justificacin del expurgo. Aunque puede resultar contradictoria la afirmacin de eliminar para conservar, lo cierto es que es a partir de los criterios de conservacin cuando se plantean los de eliminacin y expurgo. N o hace demasiados aos la conservacin era la misin principal del archivero aunque su manifestacin no fuera mas all del almacenamiento. Hoy la conservacin como sinnimo de almacenamiento, sin posibilidad de acceso porque no exista organizacin y descripcin, no tiene sentido. La conservacin esta encaminada al servicio y para hacerla rentable es necesario conservar aquello que realmente pueda ser utilizado. El volumen documental de hoy es consecuencia de la complejidad de gestin de las instituciones pero incrementado -como hemos dicho- las ms de las veces, innecesariamente por medio de la multiplicacin reprogrfica' 3. Conservar todo lo que se produce a sabiendas de que buena parte parte es innecesario no tiene sentido. Junto al volumen material existe la duplicacin de informacin generada por vas diferentes que generan la repeticin tambin innecesaria.
12. LODOLIYI ob. cit., pgs. 202-203. E. 13. Los problemas de la masiva produccin documental y su eliminacin fueron tratados en la XX Conferencia Internacional de la Mesa Redonda celebrada en Bratislava en 1983.

El expurgo,se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicacin informativa cuando ambos sean innecesarios. Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo ha estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminacin irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras ms recientes. El expurgoI4 o eliminacin responsable no es otra cosa que la operacin por la que se seleccionan los documentos a fin de que slo aqullos que renen las mejores condiciones de testimonio e informacin alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos histricos para su conservacin perpetua en ellos, como piezas valiosas del Patrimonio documental'5.
4.2.2. Cmo y quines determinan el expurgo?

Esta responsabilidad ha de llevamos a una valoracin seguida de una seleccin para determinar la conservacin permanente. Este planteamiento archivstico suele chocar con el de los productores que se perfilan como los enemigos ms encarnizados del expurgo, porque: a) Eliminan sin deber, antes de transferir la documentacin.
b) Producen, multiplicando y engrosando, innecesariamente los expedientes.

La relacion y el dilogo del archivero con el productor se hacen del todo necesarios para evitar lo primero y reconducir lo segundo. La valoracin ha de partir desde la perspectiva jurdico administrativa que contempla el que hemos estimado valor primario del documento que puede tener varias acepciones y que importa a la Administracin y a los administrados:
14. El trmino castellanc es definido por Mara Moliner como la accir. de quitar de una cosa lo malo o intil que hay en ella. En italiano se hdbh de ((selezione o scartov. en Argentina de descarte. . 15. Con 1 t s Ai o ~ oVicenta: Manual de Archivos Municipuli~s.ANABAD, Estudios Madrid, 1982, pgs. 28, prrafo 33.

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- administrativa (las devoluciones de fianzas en un expediente de contratacin). - fiscal (los plazos establecidos en las declaraciones de renta). - legal (capacidad probatoria). - operativa (listados de controles).
y desde la perspectiva histrica que mira el valor secundario cuando tras su uso corriente sirva slo para soporte de la investigacin histrica. En el primer caso, mientras que la documentacin no haya prescrito administrativamente todo se conserva. A partir de ah entra en * juego la valoracin histrica y la seleccin. El problema es que no hay un lmite que fije esta prescripcin, variando segn los testimonios representativos de los diferentes procedimientos administrativos. Hemos dicho con anterioridad cmo la valoracin histrica es difcil y por tanto complicada y determina la dificultad de una reglamentacin que forzar a unas normas ms o menos evidentes y claras y a unos criterios orientativos. Hasta el extremo que mas que una reglamentacin general sera conveniente una, especfica, segn los fondos documentales. Las normas generales de expurgo apuntan a la conservacin de los originales y a la eliminacin de los borradores, copias y duplicados por reproduccin. Tambin el expurgo afecta con generalidad a la documentacin de trmite: citaciones, partes de asistencia, recetas, matrices de recibos, que no suelen ofrecer inquietudes de conciencia al suprimirlos. Con todo, estas normas no son absolutas. La prdida de originales da un valor a las copias que de por s no tienen. Pero a partir de aqu el problema se inicia hacindose necesario un plan de expurgos en el que han de estar presentes para la valoracin: investigadores, gestores de la Administracin y archiveros, en tanto en cuanto los campos de inters de la Historia han cambiado, evolucionado y se han diversificado, y en cuanto hay que partir de los plazos legales que determinan la vigencia legal o fiscal. El problema de la seleccin es una de las mayores responsabilidades, sobre todo teniendo ejemplos de eliminaciones irreparables, rea-

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lizadas incluso con el asesoramiento de especialistas. Lodolini cita el ejemplo de la Comisin de expurgo integrada en gran medida por los discpulos de Mabilln que destruy gran parte de la documentacin financiera del Antiguo Rgimen por entender que no tena intercs para la Historia, cuando la historia econmica se vuelca hoy sobre este tipo de fuentes. Al hacer la valoracin histrica ya vimos que hay que conteniplar determinados valores que impiden la eliminacin. Hay series y unidades archivsticas clarsimas en cuanto a la conservacin (Registro cidl, expedientes personales, Tratados Internacionales) o en cuanto a la eliminacin (recetas, listados de asistencia). Otras sin embargo plantean serias dudas, sobre todo cuando sabemos que al no existir la informacin principal, una adicional puede adquirir un valor del que habitualmente carece. El expurgo exige un conocimiento profundo de las series y de su tipologa. En cuanto a quienes tienen la responsabilidad del expurgo hay que considerar un triple frente:

- productores, que no suelen ir ms all de la determinacin de la vigencia administrativa. - usuarios, por cuanto ellos son los principales beneficiarios y suelen manifestarse por la conservacin a ultranza. - archiveros, que han de estar por encima de ambas, mirando hacia la conservacin definitiva de slo lo que tenga valor permanente.
En Espaa no se ha progresado suficientemente en el tema, aunque est planteado y ms o menos avanzado en diversos frentes (documentacin judicial, de hacienda, municipal)Ih. Pero es una urgencia que no podemos eludir. Recientsimamente ha sido tema de atencin de las Jornadas de Archivstica celebradas en Andorra y algo
16. Proyecto de Manual de expurgos de Archivos Municipales elaborado por el grupo de trabajo de Madrid, en la 11 Jornadas de Archivos Municipales de Mstoles. en 1983. Los archiveros de Hacienda prepararon un Manual de expurgos que tampoco ha pasado de proyecto.

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despus en las VI1 Jornadas de Archivos Municipales que tuvieron lugar en Legans en noviembre de 1989 1 7 . 4.2.3. Donde y cundo se hace el expurgo? Dnde ha de realizarse el expurgo? Existe una primera etapa que bien puede iniciarse bajo las directrices del archivero en las propias dependencias productoras evitando una remisin innecesaria al archivo central. Esto sera posible siempre que existan listados claros de las series a expurgar y sus plazos y siempre que haya designada una persona en cada negociado o dependencia encargada de la conservacin de los expedientes producidos y en contacto estrecho con el archivero. El cundo de los expurgos esta ntimamente unido al momento de la segunda edad de los documentos. Tericamente la responsabilidad mayor en materia de expurgos corresponde a los archivos intermedios antes de transferirlos a los La inexistencia de aqullos y sobre todo la ausencia de una regulacin eficiente de las transferencias hace que la eliminacin en muchos casos corresponda a los archivos centrales de las instituciones que juegan el papel de administrativos e intermedios, y a veces incluso se convierten en histricos. Como contrapartida de la eliminacin existen soluciones que plantean la sustitucin por medio del microfilm que reduce el espacio de conservacin, pero tropieza con la incgnita de la perdurabilidad de las pelculas y con el reconocimiento del valor legal de aqul. La eliminacin total por medio de estas sustituciones es totalmente peligrosa y debe evitarse. Otra solucin es la conservacin por muestreo por perodos cronolgicos y por sectores.

17. El e-xpurgo en los archiws municipales. Propuesta de un Manuul, Comunidad de Madrid. Ayuntamiento de LeganCs, 1989, 57 pgs. 18. PESC.-IOR Hoyo. M.a del Carmen; CRESPO. DFL Carmen: Seleccin de la Documentacin, Ponencias y Comunicaciones del 111 Congreso Nacional de Archivos, Pamplona, 1970, pgs. 170-178.

CJF\TIOV D L DO< i MEVTOS

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4.2.4. Legislacin sobre el expurgo. Sin olvidarla, desde las primeras normas dadas por el Ministerio de Gracia y Justicia (R. D. 12 mayo 1854), poco se ha avanzado. Slo existen criterios Generales, sin un compromiso desde arriba I y . El artculo 55 de la Ley del Patrimonio de 25 de junio de 1985 le est dedicado. Actualmente al recaer muchas de las competencias de archivos en las Comunidades Autnomas stas lo han recogido en sus Leyes de Archivos, pero sin haberse desarrollado por medio de reglamentos. 4.3. Conservackn por mueJtreo'". Las funciones de las instituciones que determinan la existencia de series tan voluminosas cuya conservacin total se hace imposible (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta) plantean una conservacin parcial, partiendo de un muestreo, ({Echantillonnage dicen los franceses. Muestre0 es una pequea parte separada de un todo para ilustrar las notas del conjunto, o, dicho de otra manera, una fraccin representativa)) o bien una pequea cantidad de cualquier cosa destinada a dar idea de la totalidad)). Lo que es preciso, en el caso de los documentos, es que los conservados sean representativos del conjunto. Para llevar a cabo esta prctica habr que partir primero, de la conveniencia de la eliminacin, sin llegar a la destruccin total; segundo, de la existencia de series homogneas y repetitivas. Generalmente un muestreo no podr aplicarse a documentacin cartogrfica o audiovisual. Cuanto mayor sea la muestra, tanto mejor representada quedar la informacin que perdure, aunque el porcentaje puede variar erftre un 10% y un 1 O/o, en algunos casos. El reciente estudio RAMP sobre muestreo, enumera los siguientes mtodos de muestreo:
19. Cfr. en El expurgo en los urchivos municipale.\. el epgrafe: El expurgo desde el punto de vista jurdico: evolucin histrica y situacin actual, pgs. 13-18. . 20. Hi i ~ i Flix: Utilizacin de tcnicas de murstreo rn la conservacin de registros, Estudio RAMP y directrices al respecto. Pars, Programa General de Informacin y Unisist, Unesco, 1981, 67 pgs.

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a) Ejemplar o modelo. b) Selectivo o cualitativo. c) Sistemtico (cronolgico, topogrfico, alfabtico, numrico). d) Aleatorio. a) El muestreo ejemplar, se hace a efectos de conservar u n o o varios ejemplares a fin de ilustrar la practica administrativa de una poca. b) El muestreo selectivo trata de conservar los documentos ms importantes o significativos de una clase. Tiene el peligro del subjetivismo, de aqu la importancia de indicar siempre los criterios observados en la seleccin. c) El muestreo sistemtico es aqul que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina peridicamente, conservando bien un ao, un mes, bien los expedientes -ordenados alfabticamente- correspondientes a una letra o bien conserva numricamente un expediente cada tantos eliminados. d) El muestreo aleatorio es aqul que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos.

5. Bibliografa.
Para gestin de documentos (por orden de edicin).
RI(xS. Artel: La administracin de documentos corno ,funciOn archivslica. Actas del 8." Congreso Internacional de Archivos, Washington, 1976, Archivum XXVI. 1979.

UNESCO, Con.sulta~iondexyerts en vue de I'etuhlissement d'un progrumc~a long terme en matilre de gestion drs documrnts r des archives (Rump)duns le cadrc du programe general d'information. Rappori final, 14- 16 mayo, 1979 (PGI/79/WS I O).
FIst1HEIN.

Meyer: La gestion des documents et le tri. Les archives)), extrait de ALA World encyclopedia of library and information servicesn, 1980, traduction M. Duchein,C.I.A. 1982, pg. 10.

GESTIN DE DOCUMENTOS

195

CONDE. Luisa: La gestin de documentos en la Administracin. Boletn de ANAM."

BAD, XXXIII, 1983, n.O 3, julio-septiembre, pgs. 465-469.


R H ~ ~ D S . B.: La funcin de la gestin de documentos y archivo.s c'n 10,s James nacionales de informacin. Estudio RAMP, Pars 1989.
.\~.\I(w(I.\

Para transferencias y expurgos: (adems de las obras citadas a pie de pigina).


C0i.i iw<iniDw.J. H.: The selection Qfarchives /w permanrnt presc~rvurion. Actas del 111 Congreso Internacional, Florencia, 1956, Archivum, VI, 1956. pgs. 25-47.

B M N LAXANO. Marcelo: El descarte, Revista del Archivo General de la Nacin, 11, n.O 2, Buenos Aires, 1973, pgs. 25-57.

COKT~S ALONSO. Vicenta: Urgencias archivsticas: las trans/erencias, lo.) i'.\pitr~o\. Boletn de ANABAD, XXX, 3, julio-septiembre, 1980, pgs. 36 1-375.
Transferencias y Expurgos, en ((Archivstica), Sevilla, 1983, pgs. 147- 163

CAPTULO 7
ADMINISTRACI~N DE ARCHIVOS

1.

2.
3.

4. 5. 6.

Planteamiento. khquema de un programa archivstico a partir de las funciones del archivo. Elementos de una Administracin de Archivos. 3.1. Sistema de archivoh. 3.2. Legislacin. 3.2.1. Disposiciones generales. 3.2.2. Reglamentos. 3.2.3. Normas. 3.3. Presupuestos econmicos. 3.4. Personal. 3.4.1. Formacin profesional. 3.4.2. Centros de formacin y enseanzas. 3.4.3. Titulacin, formacin y enseanza en Espaa. Niveles de programaciones archivsticas. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos. Bibliografa.

1.

Planteamiento.

La conservacin, hasta la configuracin de la Archivstica como disciplina, era la actividad preferente, por no decir la nica, del profesional de archivos. La organizacin concebida como una sistematizacin de los fondos documentales no estaba contemplada como hoy. De esta actitud se derivaron comportamientos parecidos en muchos centros materializados en la encuadernacin indiscriminada de documentos y de expedientes, agrupados slo en razn de su fecha, con el tin de preservarlos. Mientras esto se haca costumbre en algunos centros por parte de algunos profesionales, y la ausencia de inters por parte de las instituciones, incluso para la conservacin, era tambin habitual, se va paulatinamente produciendo la ampliacin del campo archivstico. As, a partir de la Segunda Guerra Mundial, al convertirse los archivos administrativos en objeto claro de este campo junto con los archivos histricos que haban tenido la exclusividad hasta entonces, y al aplicar tambin la atencin a los archivos privados y los de empresa. Esta ampliacin fue consecuencia, en primer lugar, de la aparicin de nuevos soportes documentales, desconocidos hasta entonces: microfilms, cintas, soportes informticos que requirieron nuevas formas de tratamiento y en, segundo lugar, de las dimensiones de
1. Dos ejemplos bien dispares pueden servir de ejemplo. En el Archivo General de la Nacin de Mxico, gran parte de la documentacin colonial, sin ninguna clasificacin orgnica, ni funcional, figura encuadernada en voluminosos y cuidados tomos. En el Archivo Municipal de Coria del Ro (Sevilla) con un afn proteccionista, a principios de siglo, encuadernaron en pergamino todos los documentos antiguos, sin otra agrupacin que los aos, de tal forma, que junto a unas Actas Capitulares aparece un expediente de quintas, seguido de la contabilidad del psito, etc.

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servicio de los archivos, como elementos de gestin, a la Administracin y de cultura y de ciencia, a la sociedad. Frente a la situacin anterior y ante las nuevas perspectivas es preciso sealar criterios. dar normas homogneas, establecer etapas que permitan la realizacin gradual y sistemtica de la organizacin y de la descripcin, de tal manera que haya un avance horizontal para as poder acceder progresivamente a la informacin de cada uno de los fondos, porque como veremos no se puede empezar profundizando verticalmente en el conocimiento y descripcin de pequeos grupos o campos dentro de cada archivo. Nace as lo que podemos llamar Administracin de Archivos que se identifica con una poltica de archivos y que parte de esa otra concepcin del archivo como algo que tiene su origen en el mismo momento de la produccin documental y que no es algo aislado, sino que forma parte de un conjunto. Hablar de poltica de archivos no es algo distinto de otro tipo de poltica. Cualquier planteamiento de actuacin de la Administracin con respecto a cualquier competencia suele ser similar. En general la poltica supone cuantificacin de resultados, midindolos .y valorndolos, tras superar los problemas. Lo distintivo ser el desarrollo y en definitiva los logros conseguidos. Poltica archivstica es la determinacin sistemtica de los recursos administrativos, institucionales y econmicos que permitan la satisfaccin de los fines y objetivos de los archivos como respuesta a la demanda de la sociedad. Su traduccin: funcionamiento y servicios generalizados. Una poltica de archivos, tambin, guardar una estrecha relacin con el sistema de organizacin del pas. En nuestro caso no podemos olvidar el establecimiento de las autonomas que nos ha Ilevado de la centralizacin a la descentralizacin. Existirn planteamientos y programaciones a nivel estatal y otros a nivel autonmico que tendrn que ver con las competencias que corresponden al Estado y con las delegadas o transferidas por ste a las Comunidades Autnomas. Lo que deber existir siempre, es una coordinacin total entre uno y otro mbito para conseguir un desarrollo equilibrado. Hasta el punto de que no ser una buena poltica de archivos la que polarice su actuacin y accin en tomo a determinados centros, pocos en nmero, olvidando otros sectores menos favorecidos, que en casi todos los pases suelen ser la mayora.

Este doble planteamiento exigir en cada caso un sistema, una legislacin y unos medios, dando por supuesto que contaremos con archivos, en el mejor de ios casos, y con depsitos documentales, en el peor de ellos. Unos y otros son la vertebracin de una Administrncin de archivos en cualquier pas. El sistema de archivos es la articulacin lgica y razonada dc In red de centros y de la transferencia y depsito de los documcntos dc archivo y exige una gestin a travs de rganos e institucioncs competentes. La legislacin es la que define el sistema y establece las l neas para su servicio y eficacia. Cabe preguntarse qu es antes la legislacin o el sistema? En teora es la ley la que establece el sistema, sin embargo en la prctica lu legislacin es la que sanciona el sistema. Los centros han existido antes de la legislacin pero sin incardinarse en un sistema. Sistema es un concepto reciente que responde esencialmente a integracin y a coordinacin y que se ha instrumentalizado mediante la legislacin. La plasmacin de una poltica de archivos ha de traducirse en programaciones archi vsticas. Una programacin archivstica exige unos servicios que la realicen y es sinnima de una planificacin de archivos a cualquier nivel. Si la ((gestin de documentos est orientada casi con exclusividad a la etapa de produccin documental, como una etapa anterior a la formacin del verdadero archivo que no es otro, segn este criterio, que el histrico, la Administracin de Archivos parte de ese otro concepto de archivo que tiene su origen en el inicio de la formacin del documento, empezndose enseguida a hablar de archivo de oficina o de gestin, y por tanto se orienta hacia el mismo campo de atencin que la ((gestin de documentos pero ampliado y en el que se habla de archivos propiamente dichos desde el principio, adems de los archivos histricos. El rea, pues, se ensancha y se integra y estructura a travs de lo que se llamar Sistema de Archivos, ya sea nacional, departamental o regional, quedando la gestin de documentos como slo una etapa inicial o aspecto de esa Administracin a la que nos referimos. Para Francia, para Espaa, la Administracin de Archivos abarcar unos archivos y otros. En los pases soviticos los archivos forman un fondo estatal nico, integrado por los provisionales y los del Estado o histricos. La Administracin de Archivos en Estados Uni-

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dos unc la gestin de documentos a la organizacin de sus servicios, es decir, sigue y controia los documentos desde que son creados hasta su eliminacin o conservacin permanente a travs del Servicio Nacional de Archivos y Documentos. Para plantearse una Administracin de Archivos, habr que empezar por una definicin de funciones y una planificacin de los servicios tcnicos apuntando los cauces de coordinacin. Fcil es decir, pero por supuesto difcil de fijar y establecer tanto la planificacin como la coordinacin, en cuanto que stas dependen adems en cada pas de las lneas generales de unos planes de accin que, en el caso de los archivos, estn incardinados en una poltica de Investigacin, Educacin y Cultura, de acuerdo con el sistema poltico administrativo existente. A pesar de esto, y desde un planteamiento terico, aunque acudiendo siempre que podamos a realidades concretas, iremos dando algunas lneas generales. En esta misma lnea nos dice M. Romero Tallafigo que la palabra sistema, aplicada a los archivos, no significa sino la racionalizacin y uso cultural y administrativo2. De aqu que la red de centros que lo integran, como veremos, ha de ser resultado de una unin y coordinacin de los servicios y centros dispersos. Se ha afirmado, frecuentemente, que para que exista una poltica eficaz de archivos la red de centros ha de contar con espacios suficientes para la recogida de documentacin y la legislacin ha de ser puesta en prctica y cumplirse porque a veces existe la legislacin pero no se cuenta con los medios para hacerla cumplir.
2. Esquema de un programa archivstico a partir de las funciones del archivo.

El proceso documental:

- gnesis o produccin - transferencia


T Manuel: El valor deldocumenlo en un sistema de archi2. ROMERO~ L L ~ F I G O . v o ~Revista de Archivos y Bibliotecas de Andaluca, 1, Sevilla, 1986, pg. 43. ,

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

203

- organizacin - descripcin - seleccin - recuperacin


determina las funciones de los archivos, que ya vimos, se sintetizan en tres:

- recoger
- conservar - servir
la documentacin.

desarrolladas en una gran diversidad de actividades presididas cada una de ellas por tareas especficas llevadas a cabo por el archivero. N o rehuso recalcar que difcilmente los archivos pueden llevar a cabo sus funciones sin los archiveros. Estas tres funciones, a su vez, se agrupan en dos etapas a las que hicimos alusin en el captulo 3. La primera equivalente a una etapa prearchivstica, es decir, anterior a que los documentos entren en el recinto fsico del archivo central y pasen a ser objeto de atencin directa del archivero y las dos segundas agrupadas en una segunda etapa netamente archivstica. La etapa prearchivstica o inicial que se corresponde con la funcin de recoger implica dos momentos:

- Uno de preparacin, con una actitud activa por parte del archivero que comprende el conocimiento y valoracin de la documentacin (con vistas a la organizacin y a la eliminacin), la participacin en el proceso de gnesis documental (con miras a su simplificacin), la normalizacin de la tipologa documental (a efectos estadsticos, de control, de denominacin), la programacin y listados de expurgos, la transferencia y canalizacin de la remesas, la coordinacin entre servicios productores y el archivo, la recogida y reclamacin de la documentacin e incluso la orientacin y el consejo para la compra de documentos.

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- Otro de recepcin, pasiva en su inicio por parte del archivero en sus trmites de entrega con hojas de remisin que, inmediatamente pasa a ser activa al efectuarse la comprobacin de la documentacin recibida y testimoniar el hecho de la entrega de la misma, mediante el registro de entrada.
Esta etapa, como vemos, tiene un campo muy amplio y menos concreto que la segunda y por lo tanto ms difcil de sujetar a principios y reglas. Tiene una mayor incidencia en los archivos administrativos. La segunda etapa, especficamente archivstica, ya hemos dicho que es la suma de esas otras dos funciones: conservar y servir: La conservacin ha de estar presidida por la seguridad y el orden y tiene dos perspectivas, la una referida a las instalaciones (edificios, instalaciones elctricas, estanteras ...) y a la prevencin y restauracin, la otra referida a la organizacin documental (clasificacin y ordenacin) en cuanto que de sta se deriva tambin la conservacin. La seleccin determinar la conservacin permanente. Recogida toda la produccin documental habr que practicar la seleccin con vistas a dicha permanencia. El servicio que no es otro que el de facilitar informacin retrospectiva, precisa inevitablemente la descripcin materializada en los diferentes instrumentos elaborados a tal fin. Este servicio podr ofrecerse bien:

- Al organismo productor, mediante una simple localizacin a travs de una signatura, o mediante la elaboracin de un informe utilizando los antecedentes informativos existentes en el archivo. - Al consultante directo, especializado o no, a travs de dichos instrumentos o mediante consultas, simples localizaciones y orientaciones. - Al pblico en general, mediante certificaciones, publicaciones, exposiciones, etc. /Vid. ms adelante el captulo 19 dedicado al acceso a la documentacin/. Como resumen podemos sintetizar lo expuesto con el siguiente esquema:

etapa prearchivstica instalacin, reproduccin, restauracin organizacin: clasificacin y ordenacin etapa archivstica descripcin: inventariacin y catalogacin servir accin cultural, difusin, comunicacin de la informacin

De este esquema interesa centrar la atencin en lo que pudiramos llamar la espina dorsal del mismo, organizacin y descripcin, para identificarlas con las dos tareas esenciales del quehacer especfco del archivero haciendo ver la distincin y diferenciacin entre ambas, a la vez que su interrelacin. As tendremos:

1 .o

2.0

Conservar

ORGANIZACI~N: DESCRIPCI~N:

f
Servir

11------Clasificacin 11 I 1 I 1 inventariacin

!----1

11------1Ordenacin I I 1 1 Catalogacin I 1 L_-__ I

Este esbozo de programa orgnico-descriptivo es vlido para cualquier archivo, administrativo e histrico, y habr de entenderse como el resultado de la relacin entre esas dos tareas en cuanto que las dos se complementan. Habr de ponerse en marcha de una forma sistemtica y progresiva, partiendo de la base de que existir una primera etapa en el rea de la organizacin que abarcar la clasificacin, seguida en el rea de la descripcin de la inventariacin y que vendr despus un segundo momento, en el rea de la organizacin, que abarcar la ordenacin seguida, en el rea de la descripcin, de

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la catalogacin. El primer momento es prioritario e inevitable en su totalidad para cualquier fondo, el segundo, por lo que respecta a la catalogacin, no se plantea como indispensable a efectos de totalidad. Tericamente esto es as de simple, sin embargo, en la prctica, los campos de unas actividades y otras no son totalmente independientes, de tal manera que la clasificacin y la inventariacin suelen ir ntimamente unidas en su elaboracin, como tendremos ocasin de comprobar. Por otra parte, al hacernos cargo de cualquier archivo existirn de entrada tareas realizadas, completas o incompletas, correcta o incorrectamente, sin embargo el esquema de nuestro programa seguir siendo el mismo, aunque en lugar de llevar a cabo, desde el principio al fin, cada una, completaremos o corregiremos solamente, segn los casos. Pero insisto, el esquema bsico a seguir en cuanto a la organizacin y descripcin ser siempre el mismo. Organizacin y descripcin, clasificacin y ordenacin, inventariacin y catalogacin son seis trminos que corresponden a seis conceptos fundamentales que se identifican con unas funciones y operaciones claramente distintas que dan lugar a una metodologa tambin diferenciada. No los confundamos, ni los trastoquemos. He apuntado que el esquema que planteo de programacin.archivstica es vlido para cualquier archivo. No es una afirmacin gratuita ya que est determinada por la naturaleza de cualquier fondo (origen jurisdiccional) que incide en la organizacin y en la relacin y en el servicio a los usuarios. Por lo que se refiere a esto ltimo no hay que olvidar que si en un Centro de Documentacin su especificidad la determinan las necesidades de los usuarios, no ocurre as en un archivo cuyo contenido, cuya informacin depende nica y exclusivamente de la institucin que lo produce. Por lo tanto la relacin usuario/archivo es bien diferente a la planteada para los centros de Documentacin.
3. Elementos de una Administracin de Archivos.

Los elementos con que ha de contar una Administracin de Archivos son varios. Hay que admitir siempre que todos ellos son indis-

pensables, de tal manera que el aislamiento en la actuacin de alguno de ellos, puede conducir a la desarticulacin e ineficacia del conjunto.

Sistema de archivos. Un sistema de archivos se configura como un conjunto de actividades articuladas a travs de una red de centros y de servicios tcnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depsito, organizacin, descripcin y servicio de los documentos. A partir de un sistema de archivos los distintos conjuntos de documentos resultantes de las diferentes Administraciones no pueden considerarse aisladamente, sino formando parte del conjunto orgnico de todo el pas. Y esto es de vital importancia en las transferencias y en los expurgos. Pero hay algo que tambin tenemos que recalcar en un sistema de archivos: el hecho de que en l se integran no slo los archivos histricos sino tambin los administrativos para que la atencin dedicada a unos y otros por vas de una planificacin sea uniforme. Y algo ms. Un sistema de archivos lgica y consecuentemente es el soporte de un sistema de informacin nacional. En los pases que tienen una Administracin centralizada, como Francia, Italia o los pases escandinavos, los archivos pblicos estn a cargo de una autoridad nica (o de un corto nmero de autoridades). En estos casos existe una jerarqua de archivos centrales (archivos nacionales), regionales (archivos provinciales. departamentales o de distrito) y locales, adems de depsitos especializados para archivos audiovisuales, cientficos, militares, etc., todos subordinados a una direccin central de nivel gubernamental. Por el contrario, en los pases no centralizados, sobre todo con una estructura federal, como Brasil, Estados Unidos, la Repblica Federal de Alemania, Suiza, Yugoslavia, cada nivel de archivos es independiente de los otros, as en los Estados Unidos, los archivos de los diferentes estados son independientes de los archivos nacionales. En el primer caso existen leyes aplicables a la totalidad de los archivos del pas, mientras que en el segundo, los archivos federales y los archivos del Estado tienen leyes y reglamentos distintos. En Espaa, la Constitucin espaola de 1978, al consagrar el principio de organizacin del Estado de las Autonomas, ha iniciado
3.1.

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un proceso de descentralizacin archivstica al establecer que las Comunidades Autnomas podan asumir competencias en materia de archivos. Es un movimiento novedoso en nuestro pas que tambin est afectando a bastantes pases. Actualmente el Sistema Nacional de archivos es suma del de la Administracin Central y de los de las Autonomas dotados por una estructura administrativa e integrados a su vez por una red de centros y servicios tcnicos. Ante esta situacin la coordinacin es factor indispensable, siendo su ausencia un peligro para la armonizacin . Cada uno de ellos puede contar con una legislacin especfica y su red de centros. El desdoble, de una manera muy simple, es el siguiente:

Sistema de Administracin Central (R.D. 24 abril 1985Y.


Ministerio de Cultura.
.1

Direccin General de Bellas Artes y Archivos.


.1

Direccin de Archivos Estatales.


4-

Centros Nacionales Asistencia Tcnica

Servicio Nacional de Microfilm. Instituto de Conservacin y Restauracin de Bienes Culturales. C.I.D.A. (Centro de Informacin Documental de Archivos. Junta de Calificacin, Valoracin y Expropiacin. Junta Asesora de Archivos.

3. Existen experiencias positivas de descentralizacin como ocurre en Alemania en donde a pesar del sistema federal, la centralizacin archivstica es posible mediante una coordinacin al existir una formacin uniforme y unos reglamentos archivsticos vlidos para todo el pas. En Francia la descentralizacin, a partir de 1983, es una realidad pero con el control cientfico de la Direction dArchives de France. 4. ALVARE/ COCA, M.a Jess; G)MF/ LLERA, Pedro: Redes y Sistemas de archivos. Legislacin, rganos, Centros, Recursos, Boletn de ANABADn, XXXVIII, 1988, nms. 1-2.

+
Archivos Nacionales dependientes del M. C. (Archivos Generales, Chancillera Valladolid, Archil vos Regionales). Red de centros Archivos de titularidad estatal con gestin transferi1 da (A. H. P., Chancillera Granada). Archivos de Administracin central no adscritos al M. C. (Ministerios, Deleg. Hacienda, Audiencias).

Cada sistema regional de archivos habr de estar integrado en teora por: los rganos de gestin y los archivos, es decir, un Servicio Regional de Archivos (con la denominacin y categora que se adopte) y unos rganos asesores (Consejo, Junta) y los archivos pblicos ms los privados que se integren en dicho sistema. Entre estos centros necesariamente habr de existir uno General, a nivel regional, que recoja toda la documentacin producida y recibida por el ente autonmico y por sus respectivos rganos legislativos, ejecutivos y consultivos (Parlamento, Gobierno y otros rganos asesores) as como la de los gobiernos representantes del Estado en cada Autonoma y cualesquiera otros fondos de Archivos de Diputaciones, Ayuntamientos de capital de provincia o municipios que soliciten su depsito y los que no sean recogidos por el archivo que legalmente les corresponda. Pieza clave del sistema han de ser los Archivos denominados Histrico-Provinciales hasta ahora, centros de depsito, con carcter de intermedios e histricos5, de la documentacin de cada provincia (Protocolos Notariales, Delegaciones de Hacienda, Justicia, Administracin Delegada, Registros de la Propiedad, Organizacin Sindical, etc.). El estadio ltimo del sistema sera el de los archivos municipales, no estando descartada la existencia de archivos comarcales o de zona que podran jugar un papel decisivo a la hora de la organizacin, del
5. As qued establecido por el Decretode creacin de 12 de noviembre 1931 y por las disposiciones posteriores (Orden del Ministerio de Justicia de 14 de diciembre 1957; decreto 91418 mayo 1969 y R. D. 9061 de 14 de abril 1978).

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servicio y de la salvaguarda de la documentacin, dada la escasez de rccursos personales y econmicos en los niveles ltimosh. l l n definitiva, un sistema de archivos depender en primer lugar dc la organizacin poltico-administrativa del pas, y ser centralizado, Icderai, etc., siendo as u n o o suma de varios. Cada uno de ellos estar integrado por unos rganos ejecutivos y otros consultivos y asesores y su nmero y entidad dependern del nmero de centros y del mbito jurisdiccional de los mismos. Existirn. pues, numerosos modelos. El que hemos esbozado pudiera ser uno de ellos. U n elemento que juega un papel importante en cualquier sistema de archivos son las asociaciones profesionales. Constituyen un foro permanente sobre archivos y archiveros. En teora deban ser las que se preocuparon del desarrollo de normas, de la formacin, de la relacin con otras asociaciones. Casi todas crean una publicacin peridica, portavoz de sus inquietudes. La ms antigua es la holandesa fundada en 1891. La nuestra ANABAD data de 1948. 3.2, Legislacin. 3.2.1. Disposiciones generales.

La legislacin sobre la conservacin de los documentos es probablemente tan antigua como la existencia de los archivos. Fueron los papas y los Concilios los que promulgaron disposiciones para los archivos de la Iglesia. En Espaa las Ordenanzas del Archivo de Simancas y las del Archivo General de Indias, son prueba de una preocupacin reguladora en favor de los depsitos documentales. A partir del XVI raras son las Ordenanzas (Audiencias, Consulados, etc.) que no contemplan en
6. Dentro de estas lneas generales existe una gran diversidad de modelos. Cfr. DLPLA, Ana: Los archivos de las Administraciones autonmicas en Espaa, Boletn de ANABADn, XXXVII, 1-2, 1987, pgs. 197-226. 7 . Sobre las asociaciones Cfr. la revista Janus, CIA, 1989, n . O 1. y La Gazette des Archives, n . O 149, 2.0 trimestre 1990: Le5 associations darchivistes de la Communaut europenne. Sobre la ANABAD, Vid. Boletn de ANABADN, XXX, 1990, enero-marzo.

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su articulado algunos puntos dedicados expresamente al archivo de la institucinx. Ahora bien, la idea de una legislacin sistemtica que contemplara no slo la conservacin, sino el uso de los archivos es bastante reciente. En Francia, a raz de la Revolucin, entre 1789- 1796 se legis1 ya en ese sentido global. Actualmente existen an pases sin una legislacin de este tipo y slo cuentan con reglamentos o disposiciones parciales. Por otra parte, la legislacin sobre archivos en cada pas depende de diferentes puntos de vista o perspectivas. Aquellos que legislan slo sobre los documentos que se conservan en archivos pblicos, mientras que otros amplan el campo. Otros no contemplan a los documentos hasta el momento de entrar en los archivos, no ocupndose de su produccin anterior. De todo esto se deriva la imposibilidad de una legislacin uniforme, cuando adems la concepcin de archivos pblicos y privados vara de unos pases a otros, como ya vimos. Ejemplos de recientes legislaciones las tenemos en Brasil, que establece en 1977 su Sistema Nacional y en 1983 se promulga otra semejante para Ecuador. En 198 1 y 1982 Per actualiza su legislacin sobrc el Archivo General de la Nacin mediante una Ley Orgnica y un Reglamento de organizacin y funciones de dicho centro. En Colombia se prepara un borrador de proyecto de ley. A pesar de la variedad Michael Duchein9 estima una serie de puntos indispensables a considerar en cualquier Ley de Archivos de cualquier pas. stos son 10ssiguientes:
a) Definicin de archivo, tanto pblico como privado, y de la responsabilidad del Estado por su salvaguarda con fines de servicio a la Administracin, a los ciudadanos y a la ciencia.

b) Descripcin del sistema de archivos.

8. Cfr. Las Ordenanzas del Consulado de cargadores de 1556, publicadas por Antonia Heredia Herrera en Archivo Hispalense. LVI. n." 173. Sevilla, 1973, pgs. 149-183. 9. DL~(.HEIN. Michel: Les h a s ~ s /c.gi.s/atiii~.\en Les Archives)), extrait de Ala word encyclopedia of libras. and information serviceso, 1980 C.I.A. 1982.

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c) Responsabilidad plena de los servicios de archivos para determinar los expurgos. d) Fijacin de normas para las transferencias, clasificacin y descripcin. e) Normas de acceso. f) Fijacin de los deberes y obligaciones de los archiveros y de su formacin profesional. g) Disposiciones sobre la proteccin de archivos privados con inters histrico. En Espaa carecemos a nivel nacional de una especfica Ley de Archivos que complete la Ley 26/1972 de 2 1 de junio de Defensa del Tesoro Documental y Bibliogrfico. Despus se ha publicado la Ley 13/1985 de 25 de junio del Patrimonio Histrico Espaol (B. O. E. de 29 de junio), en la que en el ttulo Vil (del Patrimonio Documental y Bibliogrfico y de los Archivos, Bibliotecas y Museos), el captulo 1 est dedicado al Patrimonio Documental y Bibliogrfico y el captulo 11 a los Archivos, Bibliotecas y Museos, pero resultan insuficientes si no se desarrollan. Esta ltima Ley viene a sustituir a la tambin amplia de 13 de mayo de 1933 del Patrimonio Artstico Nacional en la que ciertamente haba estado ajeno el Patrimonio Bibliogrfico y Documental. Hay varias cuestiones que pueden contemplarse en la Ley de 25 de junio del 85 por lo que a los archivos respecta. Por una parte se delimita el Patrimonio Bibliogrfico y Documental que se entiende constituido por cuantos bienes estn reunidos o no en Archivos y Bibliotecas que se declaran integrantes del mismo, a lo largo de la Ley, con todas las variantes que suponen las nuevas manifestaciones tecnolgicas que sustituyen el casi exclusivo soporte de la escritura con la aparicin de las resinas sintticas. La ley contempla que puede Ilegar a la expropiacin en caso de que sus propietarios no conserven debidamente el patrimonio documental y con ese fin se admite la inspeccin por parte de la Administracin. Dedica buena parte a la conservacin que slo puede alcanzar su mxima permanencia mediante la preservacin y la restauracin. En ella jugar un papei decisivo el Servicio Nacional de Restauracin de Libros y Documentos, creado en 1969, que se convierte en rgano asesor de la entonces

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denominada Direccin General de Archivos y Bibliotecas y que por Real Decreto de 6 de marzo de 1981 se llam Centro Nacional de Conservacin y Microfilm (CECOMI). No faltan en la Ley cuestiones relativas al acceso cuya garanta queda establecida tratandosc dc los Archivos de titularidad estatal, salvo la conveniencia de u n u s o directo restringido, en aras de su permanencia, que para nada limitarn este acceso al ser paliado mediante reproducciones"'. Actualmente la transferencia de competencias en matciii dc :irchivos a las Comunidades Autnomas, las faculta para elaborar SLI propia legislacin. Cuatro son hasta la fecha las leyes elaboradas: la ley de Archivos de Andaluca de 3/1984,9 enero (BOJA 10 de enero 1984); la de Catalua de 26 abril 1985; la de Aragn de 28 noviembre 1986 y la del Pas Vasco de 3 de julio 1990. 3.2.2. Reglamentos. Cada archivo o cada grupo de ellos con caractersticas semejantes debe tener su reglamento. En Espaa el Reglamento de los Archivos del Estado data de 1901 ", y lgicamente, est desfasado por cuanto contempla a todos los archivos dependientes de la Administracin central y ' para una poca ya remota. Existen sin publicar: Bases para el estudio y proyecto de reglamentacin de los Archivos de las Audiencias, debido a Mara Remedios Muoz. Para los de las Delegaciones de Hacienda esta el Anteproyecto de Reglamento y Organizacin de los Archivos de las Delegaciones de Hacienda 12. Para los Archivos de Protocolos, las instrucciones de Campillo de 1933 fueron mejoradas por las Nuevas' Instrucciones para Archivos Histricos de Protocolos)) de A. Matilla y J. M. Lacarra, en 1980. En
10. VIAS TORNER, Vicente: L a conservacin del Patrimonio hihliogr@ico y documental se$n la ley de 25 de junio 1985. A.I.C. M.C. n.O 2 5 , octubre-diciembre 1985, pgs. 23 y ss. 11. Reglamento para el RPgimen y Gobierno de los Archivos del Estado, servidos por el Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, aprobado por el R.D. de 22 de noviembre 1901, Madrid, 190 1. 12. Madrid, Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1961.

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los Archivos Histricos provinciales es preciso un reglamento que ijc la normativa de transferencias y expurgos para cada clase de fondos, que est ms o menos establecida para los protocolos notariales, pero no est regulada para los fondos judiciales y otros. N o existen, pero se precisan reglamentos para los archivos de Ministerios y para los Municipales. Para los archivos de la Iglesia se public en 1976 el ((Reglamento de los Archivos Eclesisticos Espaoiesl3.

3.2.3. NormasI4 A veces sealar unos criterios de orientacin para cuestiones que es difcil sujetar a regias muy concretas resultan de una gran utilidad, en cuanto que se suponen elaboradas por profesionales o Asociaciones de stos, y porque la bibliografa existente en cuestiones fundamentales ofrece diversidad de criterios que dan lugar a confusin no existiendo una normativa tan clara y convincente como en Bibliotecas para la inventariacin y catalogacin /Cfr. los captulos 13 y 14 dedicados a ambas operaciones/. Al hablar de las transferencias y de los expurgos ya dimos un estado de la cuestin para el tema. En materia de conservacin es conveniente conocer un trabajo elaborado por Carmen Crespo Nogueira y Vicente Vias15. Sobre orientaciones para la reproduccin con fines de conservacin y complemento, tambin Carmen Crespo ha tocado el tema del microfilm 1 6 .
13. Junta Nacional del Tesoro Documental y Bibliogrfico de la Iglesia espaola y Asociacin espaola de archiveros eclesisticos: Reglamento de los Archivos ecle-

.sisticos espaoles, /Len/, 1976,23 pgs. 14. Para un anlisis ms extenso del tema LPELGMEL.Pedro: Normas para informadores, III Congreso ANABAD, 1985, ((Boletn ANABAD. 15. La preservacin y restauracin de documentos y libros en papel, RAMP, Pars, 1984. 16. The use of microfilm as means of archivalpreservation, International Council of archives. Comittee on Conservation an restoration (ICAICCR), ((Bulletin, 1, Madrid, 1982-83,47/53.

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Hay abundante bibliografa que puede ser tomada como orientativa en punto a la organizacin, en su dimensin especfica de clasificacin aplicada a los diversos grupos de archivos. As para los Archivos de las Delegaciones de Hacienda, el trabajo de Mara Vilar Bonet: Ensayo de clasficacin numrica de materias de los .fondos documentales de los Archivos Provinciales de Hacienda". Para los Archivos Histrico Provinciales, en 1980, Pedro Lpez y Olga Gallego publicaron: Clas$cacin de ,fondos de los Archivos Histrico Provinciales I x . Para los Archivos Municipales existan dos criterios, bastante prximos en esencia, como eran: Cuadro de Organizacin de jimdos de rchivos Municipales. .4yuntarnientos con Secretarias de Primera Categora, preparado por el grupo de trabajo de archiveros municipales de Madrid". Archiws hlirnicipales: balance *I . rc$'e.uin sobre un programa archiiistico, realizado en Sevilla por Antonia Heredia Herrera'O. Las Mesas de Trabajo organizadas por los archiveros municipales del pas trabajan actualmente en un proyecto de ((modelo de cuadro de clasificacin para sus archivos. Para los de Diputaciones Provinciales, otros dos trabajos nos inician y orientan en la clasificacin de estas corporaciones provinciales: Manual de organizacin de corporaciones locales: el Archivo de la Diputacin de Sevilla, de Antonia Heredia Herrera?', y Cuadro de clasificacin de la gestin econmica-financiera de la Diputacin de Huelva de Remedios Rey de las Peas22.
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..~

17. Boletn de ANABAD, XXII, 1-4, enero-diciembre, 1972, 39-109. 18. Madrid, M. C., 1980, 79 pgs. 19. Madrid, Comunidad de Madrid, Consejera de Cultura, Deportes y Turismo, Direccin General de Cultura, 1984, 107 pgs. Estn tambien publicados los cuadros para Ayuntamientos de 2." y 3." categoras. 20. Introduccin al n.O 3 de la Coleccin Archivos Municipales sevillanos: Inventario de los Archivos dcJ Pilas, Mor>n. Herrera y Peaflor. Sevilla, 1985, pgs. 11-26. 2 1. Madrid, Ministerio de Cultura, 1980, 108 pgs. 22. 111 Congreso de ANABAD, Cceres. 1985, Boletn de ANABAD, XXXVI, 1-2, enero-junio, 1986, pgs. 121-127.

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Mucho ms complicadas son las orientaciones a la hora de la descripcin, por las dificultades que entraa la diversidad tipolgica documental y la falta de estudios al efecto, y la variedad de Administraciones que dan lugar a tantos y diferentes expedientes. A pesar de estas trabas reales, deba existir una homogeneizacin mnima, con vistas a una normalizacin que hemos de afrontar ente las nuevas tcnicas informticas, que es indudable que puede lograrse a partir de una puesta en comn de todos los que se estn ocupando del tema. Mas extensamente trataremos este asunto en los captulos correspondientes a la Descripcin y a la Informatizacin. Valga por el momento este apunte a una situacin existente. Un Manual, de gran inters orientativo en relacin con el acceso y la consulta es el de Pilar Serra: Los archivos y el acceso a la documentacin2'.

3.3. Presupuestos econmicos.


Hemos analizado los dos pilares primeros en los que ha de basarse una Administracin de archivos: el sistema de archivos y la legislacin, pero ya dijimos que ambos precisan del apoyo de unas dotaciones econmicas que den efectividad a aqullos y no distancien la teora de la prctica, y de la existencia de unos tcnicos suficientes y cualificados que en gran parte tambin dependen del soporte presupuestario. Dejamos a un lado el tema de los presupuestos, no por considerarlo importante, sino por entender que siempre forman parte del entramado econmico del pas y no es atencin especfica de nuestro quehacer profesional, aunque s de preocupacin y de vital relevancia para su desenvolvimiento. Pero, an dejndolo al lado, no queremos dejar de hacer algunas reflexiones. Con ser elemento indispensable, decimos, dentro de la Administracin de Archivos a cualquier nivel, no es ms importante que ese elemento, ya analizado, de la legislacin en su apartado referido a las normas y a la orientacin de criterios bsicos. Acerqumonos a situaciones reales.

23. Madrid, Ministerio de Cultura, 1980,96 pgs.

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No faltan ocasiones en que la Administracin de Archivos se limita y se justifica con el reparto de cantidades a las instituciones con archivo, que pueden ser hasta generosas y que se emplean con buena fe por los destinatarios, pero que, al no existir unas orientaciones sobre equipamientos y sobre lo que es ms importante criterios de organizacin y descripcin, suelen gastarse mal. Esta ausencia de normas, de orientaciones, puede ocasionar errores irremediables.

3.4. Personal.
3.4.1. Formacin profesional, La labor del archivero se fundamenta en un saber terico y prctico, sometido a un constante cambio, adquirido durante largos aos de estudio y aprendizaje, pero siempre sometido a revisin. Esta formacin puede considerarse desde dos puntos de vista: el de una preparacin general para cualquier archivero en su momento de ingreso y el de la especializacin. Formacin inicial y formacin continua, la llaman los franceses. En la formacin, actualmente juega un papel importante la masa de la produccin documental y el crecimiento de la clie.ntela de los archivos. Existe, hoy y para algunos pases, una doble dimensin, directamente relacionada con esa doble concepcin del archivo que ya vimos que contempla no uno, sino dos profesionales:

- el records manager (gestor de documentos), - el archivero.


No cabe duda que las figuras del archivero tradicional y del records manager responden a la tradicin histrica y documental del Viejo Mundo y al desarrollo de una sociedad industrial como la de USA o Canad. De acuerdo con un criterio personal, considero la conveniencia de situarse por encima de esas corrientes, evitando la divisin y buscando el equilibrio entre los dos extremos sobre todo si partimos de situaciones reales y prcticas, donde habr que defender la existencia de un archivero antes de la de un gestor de documentos.

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Actualmente, sin embargo, no hay una formacin homognea a nivcl nacional, y menos a nivel i n t e r n a ~ i o n a l ~ ~ . tia sido este tema de atencin permanente de los profesionales y de sus reuniones peridicas. La bibliografa as lo atestigua5. El 111 Congreso lntcrnacional de Archivos de La Haya (1 953), el Coloquio de Archivcros Latinoamericanos.en Ro de Janeiro (1980)2h, 1 y los 111 Congresos de ANABAD en Espaa, celebrados respectivamente en Sevilla ( 1 98 1 ) y en Cceres (1 985) y el Coloquio de la ALA que tuvo sus sesiones en Buenos Aires (1981), entre otros, centraron su preocupacin en las cuestiones derivadas de la formacin profesional. El tema en Espaa ha sido retomado en el 111 Congreso de ANAI i A D que celebrado en Galicia en 1987 ha sido objeto de preocupacin de una de las Comisiones del 1 Encuentro Hispanoamericano de dircctores de archivos acaecido en Cali (Colombia) en junio de 1986. Internacionalmente, a partir de 1988, a instancia del CIA se celebr el 1 Coloquio Internacional de Formacin en Pars, el 11 tuvo lugar en Miln al ao siguiente y el 111 en La Haya en 1990. Actual24. K E c s K t M E T i . Charles: La formation profesionelle des archivistes. Liste des ecoles et des cours de formation profesionnelle drchivistes, Bmxelles, CIA, 1966. DELMAS. Bruno: La formation des archivistes. Analyse des progammes detudes de diferentes pays et regexion sur les posibilits dharmonisation, Reunin dexperts sur Iharmonisation des programmes de formation en matire darchives)), Unesco, Pars, 26-20, novembre, 1979. 25. Archivum, 111, 1953, Archivum, IV, 1954. Archivum, XXXIV, 1988. BALri1.u R. H.: La mission des archive.s et taches der archiviste.r, 1970. BOUDOM~.. Miguel: Formacin profe3ional de 103 archivero3 en Espaa, Archivumv, IV, 1954, pgs. 1-5. C0u.1I \ Ai o\\(). Vicenta: La formacin de archiveros: reflexione3 sobre un programa bhico, Cursillo intensivo de iniciacin a la Archivstica, Tarragona, 1980, pgs. 3-12. Loiw G<iuvit./ L.; GALLEGO. La formacin profesional de los archiveros, BoOlga: letn de ANABADD, XXXI, 4, octubre-diciembre, 1981, pgs. 51 5-528. Htutim H~HUEKA. Antonia: El archivero de Administracin Local, Boletn de ANABAD)), XXXI, 4, octubre-diciembre, 1981. La formacin del archivero en el umbral del ao 2000, 111 Congreso ANABAD, Cceres, 1985, Boletn de ANABADn, Madrid, 1986. 26. Este coloquio estuvo patrocinado por el CIA, la ALA y el Archivo Nacional de Brasil sobre la situacin profesional de los archiveros latinoamericanos.

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mente el Comit de Formacin del CIA se transformar en Seccin en 1992, en Montreal. En todas las reuniones la incorporacin a las nuevas tecnologas preocupa e incide en la formacin. Con todo la Archivstica ocupa la atencin preferente y se detectan facciones en algunos pases en la separacin del gestor de documentos y el archivero. Tambin internacionalmente se afirma que no hay verdadera formacin, sin investigacin. La aecherche archivistique)) es cuestin que se ha repetido en las ltimas reuniones internacionales, como motivo de preocupacin y de exigencia. Hay que colocarse sobre las labores cotidianas, para, a distancia y altura, sacar de experiencias concretas, planteamientos generales que sirvan de pautas y modelos. Hay que distinguir entre formacin y perfeccionamiento. Lo importante segn Caro1 Couture no es determinar si un programa de formacin debe estar o no adscrito a la Universidad, o a tal o cual ciclo, lo esencial es que la Archivstica est confiada a las instituciones que tienen la experiencia y los medios para ensearla. El origen de la formacin institucionalizada lo sita en IEcole des Chartes en 1821. Antes slo era una prctica. A principios del siglo XX, los Estados Unidos abordan muchos programas de formacin con soluciones a caballo entre el archiverohistoriador, el archivero-bibliotecario o el archivero-gestor de documentos. Los pases en desarrollo, como Francia, se han planteado el problema de la dualidad de formacin administrativa e histrica. En Canad, cercano a USA, se defiende la formacin del archivero en una Escuela de Biblioteconoma, o formacin comn de bibliotecas y archivos. La evolucin de la Archivstica hoy plantea la colaboracin, el conocimiento de disciplinas afines, sin prdida de su personalidad especfica. Archivstica, integrada y armnica que permita la unidad de acciones continuadas y sucesivas de los archiveros, de acuerdo con las tres edades; que permita la elaboracin de una legislacin que integre las actividades archivsticas; la aceptacin de una defini21. La formacin en Archivstica. Evolucin, contexto y contenido, Archivum, XXXIV, 1988, pgs. 35-59.

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cin suficientemente amplia que contemple la gestin, administracin e investigacin. 3.4.2. Centros de formacin y enseanzas. Segn Johannes Papritz la enseanza de la Archivstica se remonta a 1571 en una Escuela organizada por Jacob von Rammingen28.Fue sin embargo un hecho aislado. La disciplina de os archivos como tal tarda en delimitarse, surgen antes las Escuelas de Paleografa y Diplomtica. El aprendizaje de la Archivstica con tal denominacin, a nivel universitario tiene lugar en Alemania en la Universidad de Maguncia, a fines del XVIII. Las primeras escuelas de archivos se crean en Npoles en 181 1 , la de los Archivos de Baviera en Mnaco en 182 1 y IEcole de Chartes en 1822, aunque hasta 1846 casi fue exclusivamente para la formacin de medievalistas y an despus ha mantenido bastante esa orientacin. En 1854 nace un Instituto en Viena y una Escuela en Venecia. En 1856, en Florencia, se institucionalizan las enseanzas de Pa1eografia.y Diplomtica y en ese mismo ao se crea en Madrid por R. D. de 7 de octubre de 1856 la Escuela de Diplomtica para la formacin de los archiveros del Estado, aunque desaparece en 1900 al vincularse a la Universidad las enseanzas de Paleografa y Diplomtica. Actualmente las enseanzas con pretensin de formacin integral corren a cargo de instituciones como 1Ecole de Chartes, el Instituto de Archivstica de Mosc y la Escuela de Archiveros de Crdoba (Argentina). Esta ltima es una escuela Interamericana de Archivos creada en 1974 por medio del C.I.D.A. y actualmente tiene su prolongacin en Madrid29. En unos pases la preparacin de archiveros est vinculada a la Universidad, en otros a los propios archivos, o a las Asociaciones
28. Cfr. LODOLINI, Archivstica. Principi e Problemi, Miln, 1984, pgs. 232 Elio:
y ss.

29. Es anexa a la Facultad de Filosofia y Humanidades de Crdoba. La carrera de archivero dura tres aos, con veinticuatro asignaturas de las cuales ocho son cornunes y diecisis archivsticas o afines.

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profesionales a travs de cursos con una mayor o menor duracin. En Francia el Stage Technique des Archives organizado desde 1949 por la Direccin de los Archivos Nacionales completa la formacin de sus tcnicos3. En China la formacin de profesionales que han de responsahilizarse de los 3.004 archivos de la Repblica Popular: que intcgrnn la red de su sistema, se hace a travs del Instituto de Archivos de la Universidad del Pueblo Chino del que dependen 36 Faculadcs Ilniversitarias de Archivstica, aparte de existir tambin cnscanzu sohrc la materia a travs de la Universidad Radio-Televisin y de Escuclas Nocturnas. Casi todos los pases reconocen dos niveles de formacin cquivalente a titulado superior y de grado medio:

- Archiveros cientficos Facultativos Conservateur darchives.


- Archiveros tcnicos / Ayudantes Aides darchives. Veamos algo ms pormenorizada y sintetizada la situacin de los principales focos de formacin, en Europa, hoy:

FRANCIA: Centro lEcole de Chartesw N.Olimitado de alumnos: 20. Exigencia: ttulo bachiller, seis aos duracin, prcticas y tesis. Expedicin ttulo archivero y empleo asegurado. Desde hace diez aos funciona en Mulhouse y en Lyon una formacin de grado medio. GRAN BRETAA: Enseanza vinculada a la Universidad (Londres, Liverpool, Bangor, Gales y Oxford). Postgraduados, un ao duracin., Diploma con empleo garantizado.

30. DELMAS, Bruno: Trente ans dnseignenent de llrchivistique en France, La Gazette des Archives, 141, 1988,pgs. 19-31. 3 1. Para mayor informacin Cfr.: SERRA, Pilar; CONTEL, Concepcin: Formacin profisional de los archiveros, Boletn de ANABAD, 1981, nO 2, abril-junio, pgs. . 249-258.

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HOLANDA: Escuela situada en los Archivos Generales del Estado en La Haya. Exigencia: Doctorado en Historia o Derecho, preferentemente, y certificado de estudios en latn. 10 meses duracin. Exmenes y ttulo de archivero senionb. ITALIA: Escuelas Especiales de Archivistica, dependientes de los Archivos del Estado ( 1 7 en total). Postgraduados, 2 aos duracin. Exmenes, titulo (archivista di %ato.
Aparte existen ctedras de Archivistica en algunas Universidades.

i<I;P~Jl3LK'A FEDERAL: Escuelas dependientes de Archivos Estatales (las mas importantes en Marburg y Munchen). Postgraduados, 2 aos duracin. Exmenes. ttulo de archivero cientifico.

Hoy parece ser que existe una tendencia europea que establece dos partes esenciales en la formacin: una, a nivel universitario, con un fuerte bagaje histrico-jurdico y otra, especfica, basada en la Archivstica. La preparacin de los archiveros ha evolucionado, lgicamente, de forma paralela a la del concepto de archivo. De la consideracin casi exclusiva del archivo histrico que exiga fundamentalmente unas enseanzas de Historia, de Paleografa, de Diplomtica y de Latn se ha pasado a la concepcin del archivo de instituciones vigentes, sin olvidar al otro, lo que ha exigido desde conocimientos de Derecho Administrativo, tcnicas informticas y sobre todo estudios y prcticas archivsticas, al ir consolidndose esta disciplina. En Hispanoamrica la situacin vuelve a plantear ausencia de uniformidad amn de otros problemas como el derivado de la ocupacin de los puestos directivos de algunos archivos por no profesionales. Aparte de la del CIDA existen escuelas, vinculadas algunas a las Facultades Universitarias, y cursos en Brasil, Colombia, Ecuador, Mxico, Panam, Per y Venezuela. La reunin de la ALA acord establecer las enseanzas necesarias para dos niveles de profesionales

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(archiveros y auxiliares de archivos)". La escasez de docentes es notoria.

3.4.3. Titulacin, formacin y enseanza en Espaa.


El sistema archivstico espaol est actualmente servido por personal de titulacin superior, la mayora licenciados en Historia; de grado medio, ayudantes que comparten trabajos de bibliotecas y auxiliares que tambien comparten con tareas bibliotecarias y que suelen irse extinguiendo, con formacin de bachilleres. Estos ttulos equiparados a niveles oficialmente se traducen en tres niveles:
32. Archivero Auxiliares de Archivo Archivologia General .......................................... dem dem Historia de los Archivos ........................................ Planificacin, organizacin y administracin de archivos . . . . . . . . . . . dem

Archiveconomia Realidad Archivo Nacional ..................................... dem Legislacin Archivstica Nacional. ............................... dem Introduccin a la Biblioteconoma, museologa y documentacin Paleografa Hispanoamericana. ......................... Instituciones Nacionales e Hispanas. . . . . . Paleografa Hispanoamericana. . . . . . . . . . . Diplomtica Hispanoamericana . . . . . Instituciones Nacionales e Hispanas Informtica ................................................... dem Bibliografia archivstica. ........................................ dem Etica profesional.. ............................... :. ............ dem Entiendo que ms que enumeracin de disciplinas pueden ser captulos de una sola enseanza, Archivstica General y Archivstica Tcnica, exceptuando las ciencias auxiliares (Paleografia y Diplomtica) junto con la Informtica. Creo que tales criterios estn en la lnea europea. 33. Sobre los antecedentes histricos de la profesin en Espaa Cfr.: CORTS ALONSO. Vicenta: Seleccin de personal de archivos, historia y futuro Boletn interamericano de archivos, Crdoba (Argentina), V-VI, 1978-79, pgs. 163-184. LPEZ GMEZ. Pedro; GALLEGO. La formacin profesional de archiveros, ob. Olga: cit.

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Archivero cientfico (titulacin superior: Facultativo en Administracin central34,tcnicos especiales en Administracin loca. Archivero tcnico (ayudante, nivel medio, diplomatura). Auxiliar (en vas de extincin hasta hace nada, pero que empieza a recuperarse a partir de la incorporacin de las enseanzas de archivos a la Formacion Profesional). Dichos ttulos Oxelen adquirirse tras unas pruebas de acceso que, a veces, no establecen las diferencias claras mediante los requisitos y ejercicios que exigen. No hay modelos establecidos que obliguen para fijar claramente los perfiles de los distintos profesionales en sus distintos niveles. A medida que nos acercamos a instituciones locales con autonoma, son ellas las que no slo deciden la necesidad de un archivero sino el perfil de dicho profesional apartndose de las exigencias convenientes. Desde hace algunos aos la Asociacin profesional ANABAD, est actuando por va de la denuncia, de la recomendacin y del asesoramiento para evitar tales desatinos, no siempre con buena fortuna. Por otra parte, la especializacin de os archiveros para cualquier nivel se traduce en la presencia de licenciados no slo en el nivel de facultativos, sino en la mayora de las plazas de ayudantes y aun de auxiliares. Tambin en la prctica la formacin y el desempeo de las tareas archivsticas no permiten establecer los lmites jerrquicos entre unos y otros profesionales. No existe una formacin uniforme porque no existen unas pruebas de acceso tampoco uniformes y por lo tanto se comprueba un desdibujamiento de las figuras de los profesionales, bastante lamentable. Estos defectos no tienen mas procedencia que la inexistencia de una titulacin oficial que respalde una profesin, a la que se une la diversidad de pruebas de acceso y la falta de uniformidad de la formacin, como hemos dicho. Cada da va salvndose, sin embargo, el desnivel existente entre os profesionales del Cuerpo Facultativo, creado en 1858 para servir
~

34. El Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogos, aunque con titulacin inicial de licenciado en Historia, sirve exclusivamente los archivos del Estado, hoy de la Administracin Central.

ADMlNlSTRACldN DE ARCHIVOS

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los archivos del Estado, con otros archiveros procedentes de la Administracin Local o de instituciones privadas o de empresas, en un afn de lograr la unidad de la profesin er, nuestro pas. Unidad qne slo ser posible desde la perspectiva de una formacin uniforme. La formacin cientfica del archivero ha oscilado desde una primera poca en la que sus saberes eran esencialmente histricos y con una dedicacin especial a la Paleografa y a la Diplomtica, q u k por su vinculacin a la Escuela de Diplomtica y por la dedicacin a los archivos histricos, hasta hoy que, con el resurgir de los archivos administrativos y la aparicin de las nuevas tecnologas, se pretende lograr un ((archivero de gestin de espaldas a unos conocimientos tradicionales -que est ms que demostrado- que son necesarios para cualquier archivero. De tal manera esto es as que un movimiento pendular nos est llevando de una poca en la que el objeto de nuestros desvelos se centraba en los archivos histricos, ignorando a los administrativos, hasta el otro extremo, en que casi vamos a olvidarnos de los primeros, volcndonos en los segundos. Existen, pues, varias tendencias formativas que vienen a plasmar dos archiveros diferentes que romperan la unidad de la profesin que no tiene por qu estar reida con la especializacin. Un profesional de archivos, a pesar de estas tendencias, debe estar preparado para desempear su tarea en cualquier centro archivstico. La Bibliografa, ya la hemos ido viendo, es abundante sobre el tema y raro es el Congreso o reunin de profesionales que no incide sobre l, sntoma del inters que despierta en tanto en cuanto los archiveros son los que han de llevar a efecto esa Administracin de Archivos, desde su planificacin hasta su ejecucin. En el 111 Congreso de ANABAD (Cceres, noviembre 1985), desde perspectivas personales, aunque bastante consensuadas, se ha puesto de manifiesto la necesidad de una formacin completa y nica en la que sobre una base histrica (licenciatura en Historia) se afiance el estudio y prctica de la Archivstica como disciplina central y a partir de aqu estn contempladas todas las otras disciplinas auxiliares tradicionales (Diplomtica, Paleografa, Cronologa, Derecho Administrativo) y las nuevas tcnicas (Informtica) de tal manera que se refuerce y no se sustituya la preparacin especfica del archivero.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

En esta lnea transcribo mi propuesta, en esa ocasin, de iiformacin integral del archivero cientfico en la que sobre una base de saberes amplios, incluso dispares, la preferencia la tengan las enseanzas de laArchivstica, si somos consecuentes con nosotros mismos que estamos defendiendo la particularizacin e independencia de dicha disciplina y cuyo amplio campo no voy yo a descubrir aqu pero que no est de ms que se recuerde. Dejando a un lado las subdivisiones de General y Especial, o de General y Tcnica, como algunos defienden o las variantes de Archivstica pura y Archiveconoma que, en definitiva, suelen ser bastante subjetivas y no tienen a mi modo de ver, ms inters que a efecto de una programacin docente, la Archivstica aparte de entrar en su definicin, su evolucin a lo largo del tiempo, la delimitacin de su campo hoy y la relacin con otras disciplinas, ha de pasar inmediatamente a considerar su objeto: el archivo y en ltima instancia al documento como elemento fundamental del archivo y del patrimonio documental, para despus centrar su atencin en la finalidad de servicio de la informacin por medio de una especfica metodologa desarrollada fundamentalmente a travs de la organizacin y descripcin, aplicada despus en la prctica a ese doble campo de archivos administrativos e histricos y materializada a travs de una normativa de acceso, de programacin cultural y de difusin que incluir la reproduccin en sus diferentes vertientes y la publicacin editorial. En el aprendizaje de esta disciplina han de estar contemplados esos aspectos de gestin de documentos y administracin de archivos que tanto preocupan hoy y que bien pudieran estar englobados en los apartados anteriores, pero a los que pudiera darse una mayor dedicacin, a la vista de la preocupacin actual, que conllevara una atencin especial al proceso documental, transferencias, expurgos, legislacin, planes y programaciones archivsticas a cualquier nivel. Junto a lo expuesto, toda la problemtica de conservacin material que llevar al anlisis de los agentes destructores, los edificios y sus instalaciones y la reproduccin. Hay algo que la enseanza de la Archivstica no puede perder de vista y es su carcter eminentemente prctico que ha de estar suficientemente compaginado y respaldado con el aprendizaje terico.

ADMINISTRAC16N DE ARCHIVOS

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La Archivstica ha de estar completada por disciplinas auxiliares, desde nuestro punto de vista de archiveros, como son la Diplomtica y la Paleografa, teniendo en cuenta que hoy los archiveros estn asumiendo una responsabilidad en el campo de la primera, por lo que respecta sobre todo al estudio de la tipologa, para suplir el vaco tradicional de estos estudios en la Edad Moderna y Contempornea. En esta formacin ser necesaria la profundizacin en el estudio de las instituciones en cuanto que sus funciones y actividades derivadas de sus competencias y jurisdiccin son generadoras y productoras de documentos y nos darn el quid del flujo y reflujo de stos, indispensables a la hora de la organizacin, completadas con nociones suficientes de Derecho Administrativo que nos podrn en contacto con el procedimiento administrativo que, en definitiva, nos ofrecer los cauces de los expedientes de hoy, es decir, de la gnesis documental moderna. Y por ltimo, un conocimiento de las nuevas tcnicas informticas que no necesariamente nos lleven a ser especialistas en la materia, sino que nos capaciten suficientemente para entrar en dilogo con los tcnicos en Informtica, y que el ordenador a nuestro alcance sea un instrumento eficaz para nuestra tarea. Esta sera la base de una formacin uniforme que no estara reida con una insistencia especial en determinados aspectos, a la hora de la convocatoria de oposiciones o de pruebas de acceso para cubrir plazas de archivos concretos, materializada en un mayor nmero de temas al respecto, en la exigencia de idiomas, o en la elaboracin de memorias o proyectos, segn los Esta propuesta estaba encarada frente a la proximidad del ao 2000 porque entiendo que la tecnologa que avan7a a pasos agigantados no podr eximirnos de esos conocimientos a travs de los cuales podemos potenciar aqulla en nuestro mundo profesional. Pasados escasos aos desde que se public la primeid edicin de esta obra y a la vista de las inquietudes que nos dominan, insistir slo, siempre en la misma lnea y de acuerdo con lo expuesto en la
HERRERA, Antonia: Formacion profesional en la antesala de as<; 35. HEKEDIA 2000, ob. cit.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

introduccin, en la necesidad de la incorporacin de la normalizacin a todo nuestro trabajo que arrastrar, inevitablemente, nuestra atencin a los estudios de tipologa documental. Pero siempre un nico archivero ante la diversidad de centros, que incorpore a sus actividad la de gestor de documentos, que no olvide su especializacin profesional y que tenga muy clara su diferencia con otros profesionales afines de la Informacin y Documentacin. En cuanto a las enseanzas hemos pasado de la incuria a la sobreabundancia. Nadie que quiera ser archivero podr alegar la ausencia de aqullas. La formacin autodidacta que muchos pregonbamos, no tiene ya cabida. La ltima dcada (1980-1990) ha contemplado la explosin de las enseanzas archivsticas desde muchos frentes, mientras que paradjicamente no se consigue una titulacin oficial. Hasta recientemente slo exista en Madrid la Escuela de documenta lista^^^. La enseanza de la Archivstica como disciplina ha estado ausente de los planes de enseanza universitaria. Ahora est incorporada como optativa en algunas Facultades de Historia, pero en no pocos casos, su docencia no est encomendada a archiveros. Est incorporada tambin como una asignatura a las Escuelas de Biblioteconoma de Granada y de Salamanca. En Andaluca se ha consolidado un curso anual de formacin para postgraduados equivalente a una Escuela de Archivstica a nivel de tcnicos superiores, vinculada al Instituto de la Funcin Pblica. En una lnea semejante, ms de formacin que especializacin, han surgido despus tres Masters en Barcelona, Madrid y Vitoria respectivamente vinculados a la Universidad. Y junto a estos cursos de ms de 300 horas, infinidad de cursillos, seminarios, jornadas y similares dedicados a temas monogrficos. Las instituciones patrocinadoras tambin mltiples: ANABAD, Universidades, entidades locales, Bancos, etc.

36. Creada en 1964 y con origen en los Cursos para la formacin tcnica de Archiveros, Bibliotecarios y Arquelogow de 1952.

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

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4. Niveles de programaciones archivsticas.

Delimitadas las funciones del archivo, y por ende del archivero, presentado el esquema de un programa archivstico, configurada la Administracin de archivos sobre los pilares que la sustentan, podcmos esbozar las lneas de actuacin segn los diferentes niveles dc acuerdo con la actual organizacin poltico-administrativa de nucstro pas, yendo desde los niveles superiores a los inferiores que i r i n marcando lgicamente no slo las mayores o menores necesidades, sino los problemas especficos y diferenciales de unos y otros.
Establecimiento de un sistema nacional de archivos, que marque los canales de transferencias y depsito. Delimitacin e institucionalizacin de los servicios tanto ejecutivos como asesores. Elaboracin de una legislacion suficiente, a travs de Leyes, Reglamento y normas. Dotacin y formacin de personal. Preparacin de una normativa de expurgos. Acopio de informacin general (estadsticas, censos, bibliografa). Planificacin y coordinacin de programaciones orgnico - descriptivas de los diferentes grupos de archivos. Plan editorial. Programaciones informticas. Distribucin de presupuestos. Seguimiento (Inspecciones).

Nivel Nacional o Central

Nivel Regional o Autonmico

Ser semejante al nivel anterior, pero con menos necesidades, en cuanto que su mbito es inferior, pero siempre en conexin con el anterior, para evitar duplicidad y diversidad de criterios. La legislacin, los servicios,'las orientaciones bsicas, no podrn en ningn momento desconectarse del quehacer general. La coordinacin con el nivel anterior es indispensable en todo momento.

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ANTONIA HEREDlA HERRERA

Estudio del centro y de su produccin documental. Establecimiento de sus servicios y de su coordinacin con los niveles superiores. Coordinacin y colaboracin entre productores y archivo. Regulacin de remesas. Establecimiento de expurgos peridicos. Definicin del esquema de clasificacin y eleccin de tipos de ordenacin para las series. Registro. Instalacin. Descripcin. Servicios de informacin y estadstica.

Archivo Administrativo

Nivel de Centros

Archivo Histrico

Reclasificacin. Programacin descriptiva y editorial. Servicios en todas sus manifestaciones (sobre investigacin, consultas, biblioteca, reprografia, etc.). Restauracin. Reproduccin. Exposiciones, conferencias.

5. Nivel internacional. El Consejo Internacional de Archivos. Existe un nivel internacional que busca la coordinacin y comunicacin entre los diferentes pases en materia de archivos. En l juegan un papel decisivo un conjunto de instituciones y organismos que han intentado una relacin entre todos los pases con vistas a una sistematizacin archivstica para conseguir una organizacin administrativa y de investigacin ci'tntfica. Destaca la labor de coordinacin y de intercambio de la Unesco, a travs de la Divisin del Programa General de Informacin, que tiene en marcha un programa especfico denominado RAMP (Re-

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

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cords and Archives Management Program) con una accin desisiva hacia temas de poltica, normas tcnicas, legislacin, formacin profesional cuyos resultados estn siendo publicados, junto con el UNISIT (United Nation Information System). A instancia de la Unesco se cre en Pars, en 1948, el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.), integrado por archiveros especialistas que tras convocar el l.er Congreso Internacional de Archivos, qued definitivamente constituido como organismo consultivo permanente. Acta como vnculo de unin entre todos los profesionales del mundo y como ejecutor de buena parte del programa archivstico de la Unesco. Sus rganos de gobierno son la Asamblea General, un Comit Ejecutivo y el Bureau y se dcsglosa en varios organismos que elaboran y ejecutan su programa, como son: El Congreso Intemacional de Archivos que se rene cada cuatro aos, la Conferencia Internacional de la Mesa Redonda que ya ha celebrado veintids reuniones, las Comisiones (de Desarrollo de Archivos y de Publicaciones), las Ramas Regionales>, Secciones, los Comits Profesionales3*y las el Comit de Redaccin de Archivum que es el vehculo de comunicacin habitual 79. Ha sido decisiva la accin de la Unesco en cuestiones de legislacin y en relacin con problemas comunes o que afectan a las relaciones entre unos pases y otros, as en cuestiones de acceso a la informacin, sobre el valor probatorio del microfilm, acerca de las implicaciones jurdicas de los sistemas de informacin automatizados, sobre propiedad intelectual, sobre reclamaciones de archivos expatriados.

37. Entre ellas la ALA (Asociacin Latinoamericana de Archivos) y ARBICA para los pases rabes. El estatuto de la ALA est publicado en el ((Anuario Interamericano de Archivos, IX-X, Crdoba, 1982-83, pgs. 113-121. 38. Actualmente existen los de Formacin Profesional, Informtica, Conservacin y Restauracin, Reprografia, Sigilografia, Archivos de Empresas, Archivos Literarios y Artsticos, Archivos Administrativos, cuestiones todas que afectan a la poltica archivstica de cualquier pas. Cfr. para el momento actual, CIA: Directory 1990, que nos ofrece una visin completa, incluida la composicin de cada una de las Seccionesms recientes, como la de Archivos Locales y de Formacin. 39. Le CIA, ses realisations et son avenir. Cuarta sesin del 9.O Congreso Intemacional de Archivos, Londres, 1980, Archivum, XXIX, 1982.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

6. Bibliografa*
CORTS ALONSO. Vicenta: Funcin de los Archivos, Archivos de Espaa y Amrica. Materiales para un Manual)), Madrid, Universidad Complutense. i977, pgs. 11-57. HEREDIA HERRERA. Antonia: Definicin defunciones y planijkacin de servicios tcnicos en el mbito autonmico, (Ponencia presentada en el II Congreso Nacional de ANABAD, Palma de Mallorca, 1983), Boletn de ANABAD, Madrid, 1986. MATA A S T I L L Jos. Manuel: Definicin de funciones y planz'jcacion de funciones C ~N en el mbito estatal, (Ponencia presentada al 11 Congreso Nacional de ANABAD, Palma de Mallorca, 1983), Boletn de ANABADn, Madrid, 1985, XXXV, 2-3. PEROTIN. Yves: L,e concept drchives et les ji-ontieres de I'Archivistiyue. Actes de la 7." Conference de la Table Ronde o Internationale des Archives, Pars, Direction #Archives des France, 1963. KURANTOV, P.: Progrks dans la Science Administrutive d'Archives, Actes de 8.0 A. Congres International des Archives (Washington. 27 septiembre, 1O octubre 1976), Archivum, XXVI, 1979, pgs. 73-83. VAZQUEZ PARGA, DE Margarita: El sistema archivstico espaol, LLIGALL, n.O 1, 1988, pgs. 153-160. DUCHEIN. Michel: Les bases legislatives en Les Archives extrait de ((Ala world encyclopedia of library and information services, 1980, C.I.A., 1982. CARBON~. Salvatore; GUEZE. Raoul: Projkct de loi drchives type: presentation et texte, ((Documentacin, Bibliotecas y Archivos, vol. 1, Pars, Unesco, 197 1. Archivum: Archiva1 Iegislation. Legislation archivistique, 1970-80, XXVII, 1982. Ley 13/1985, 25 junio, del Patrimonio Histrico Espaol (B.O.E. 29 junio 1985, n.O 155).

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___~___ *
No he seguido un orden alfabtico en esta $eleccin, Tino el orden del guin del capitulo. M c remito tamhtn a la Uibliogralia mas amplia que figura en las notas.

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

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MATA A S T I L LJos ,Manuel: La accin internacional en materia de archivos, AIC, C ~N enero-marzo, 18. Ministerio de Cultura, 1980, pgs. 33 y ss. La situacin profesional de los archiveros latinoamericanos, ((Boletn de ANABAD, 1981, nO 2, abril-junio, pgs. 235-248. . GALLEGO. U P E Z Pedro: La formacin profesional de los archiveros, ((Boletn dc Olga; . ANABAD, XXXI, 4 (octubre-diciembre, 1981, pgs. 5 15-528. HEREDIA HERRERA. Antonia: El archivero de Administracin Local, Boletn de ANABADu, XXXI, 4 (octubre-diciembre), 1981. Formacin profesional en la antesala del ao 2000, III Congreso de ANABAD, Cceres, 1985, Boletn de ANABAD)), Madrid, 1986, XXXVI, 1-2. TANODI, Aurelio: La situacin (status) de archiveros en relacin con otros prqfi~sionali~s de informacin en la Administracin pblica de Amrica Latina: un estudio RAMP, Pars, Unesco, 1985, P.G.I./85/WS/13,74 pgs.
Lor>oi.il\ii. Eiio: La fiirrnacin Drufesional

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102-1 11.

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111 METODOLOGAARCHIV~STICA

CAPTULO 8
VOCABULARIO Y TERMINOLOG~A ARCHIV~STICOS

1.

Problemtica general.

2. Trabajos de unificacin terminolgica. 3 . Diversidad de uso de trminos ms frecuentes.

Problemtica general. Al iniciar los captulos especficos relativos al desarrollo tericoprctico de la Metodologa Archivstica, hemos de abordar uno de los principales problemas planteados desde siempre y no resuelto en gran parte. Buena prueba es que sigue siendo punto de preocupacin de todas y cada una de las reuniones nacionales e internacionales y de los archiveros que suelen dar doctrina sobre archivos: la terminologa. Contina teniendo actualidad la afirmacin de Schellenberg de que el mayor impedimento con que se enfrenta la metodologa archivstica es la falta de uniformidad terminolgica. Una ciencia o una disciplina necesita tener como vehculo de expresin un lxico comn para conseguir un entendimiento correcto. Es preciso contar con trminos claros, exactos, que respondan a conceptos universales en materia de archivos. Sin embargo, estamos muy lejos de alcanzar esta situacin, ya que la diversidad afecta no slo a las simples denominaciones -que podran salvarse con una tabla de equivalencias o glosarios-, sino a, lo que es ms grave, los conceptos, incluso a los fundamentales como pueden ser clasificacin y ordenacin, inventario o catlogo, por poner slo algunos ejemplos. A esto se aade la imprecisin o ausencia de una terminologa tipolgica en el campo de la Diplomtica Moderna, tan necesaria para nosotros. La explicacin puede estar en el hecho de que los archiveros -y me refiero en este caso a los de habla hispana- han llevado a cabo su tarea profesional valindose de su propia experiencia o de otros tcnicos. Se han basado en la prctica, pero salvo honrosas excepciones no se han detenido a teorizar, o al menos, no lo han hecho todos los

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

que debieran y cuando han intentado sentar principios lo han hecho aisladamente, de tal manera que, exagerando, puede llegar a decirse que cada archivero tiene su propio vocabulario. Se ha producido as una falta de unidad terminolgica y conceptual y una ausencia de coordinacin en las tareas especficas. El desconcierto no slo afecta al rea dentro de los lmites de nuestro pas, sino que aumenta al intentar el entendimiento con otros pases, sobre todo teniendo en cuenta que esta diversidad atae de lleno a denominaciones y conceptos tan fundamentales como es el propio objeto de la Archivstica: el archivo. Ya vimos al tratar del tema en el captulo 3 . Hoy corremos el riesgo de confusin cuando hablamos de archivos econmicos, archivos cientficos, archivos culturales, archivos de arquitectura, al desviar el tema hacia las fuentes. N o debamos identificar a las fuentes para la Historia de la Economa con los archivos mal llamados econmicos. Archivos y fuentes pueden no ser sinnimos. Con relacin al trmino archivo, ya vimos, cuando hablamos del objeto de la Archivstica, que existen realidades que se acercan al archivo sin llegar a serlo. As hablbamos de depsitos documentales identificndolos con lo que no son otra cosa que almacenes de papel. Los franceses que no son ajenos a esta realidad utilizan el trmino mervices darchivew para distinguir el archivo de verdad y que por tanto ofrece servicio, frente a ese otro archivo que puede ser simplemente un depsito de papeles. Hemos ido comprobando tambin la dificultad y necesidad de precisar lo que es un documento de archivo. En la legislacin, en la espaola sin ir ms lejos, las definiciones para archivo y para documento son menos precisas que las defendidas por algunos archiveros. En el mbito legal puede ser conveniente esa ambigedad y amplitud por cuanto llegado el caso de ampliar la gestin y administracin en materia de almacenamiento y conservacin del Patrimonio documental conviene la holgura, frente a la restriccin. Desde el punto de
1. C.I.A.: Dictionnaire de terminologie archivistique, K. G . Saur, Mnchen, New York, London, Pars, 1984, n.O 30, pg. 24. LODOLINI. Archivio: un cvncetto controverso, ob. cit. Elio:

VOCABULARIO Y TERMINOLoGfA ARCHIVfSTKOS

24 1

vista doctrinal sin embargo la concrecin es necesaria por cuanto al fijar un mtodo especfico, ste puede tambalearse si no existe tal precisin. Lo que no obsta para que, llegado el caso, se plantee y asuma la atencin a otros documentos y a otros centros documentales, pero conscientes de que a la hora de esa dedicacin a su tratamiento ste habr de ser diferente (es el caso de los nuevos documentos y los nuevos archivos). El problema ha empezado a ponerse al rojo, en cuanto que las perspectivas informticas nos exigen una normalizacin documental que ha de partir de una homogeneizacin terminolgica que nos ayude a comunicarnos con un lenguaje semejante, en casos similares.
2. Trabajos de unificacin terminolgica.

La dificultad de la terminologa archivstica ya estuvo presente al crearse en 1931 el Comit consultivo permanente de especialistas de archivos que se plantearon la unificacin a nivel internacional y propusieron la publicacin de un lexicon. El I y 11 Congresos Internacionales de Archivos (Pars, 1950, La Haya, 1953) hicieron suyo el tema. Los primeros resultados vieron la luz ese mismo ao2. En Francia, por esas fechas, se discuti la cuestin en el Stage Technique Intemational d'Archives y en Alemania el Dr. Heinrich Otto Meisner insista en el problema. Un Comit Internacional patrocinado por el CIA 'trabaj varios aos, de 1954 a 1963, ofreciendo al final un Lexicon de terminologa archivstica3. A nivel individual no han faltado las colaboraciones sobre este asunto que apuntan sobre la dificultad de conseguir esta homogeneizacin4.
2. Archivum, 111, 1953, pgs. 13-15. 3. Elsevier's Lexicon of Archiva1 terminology, Amsterdam, London, New York,
1964.

4. JENKINSON. Hilary: The problems $ nomenclature in Archives, ((Journal of the f Society of Archivistw, 1, 1958, pgs. 233-239. DUCHEIN. Michel: Avant-propos, ((Archivumw, XVII, 1967, pg. 15; Les archives dans la tour de Babel: problemes de terminologie archivistique internationak La Gazette des Archives, Pars, 1985, n . O 129.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

Algunos ejemploi de intentos y resultados ms o menos afortunados en Hispanoamrica han sido gran parte de las colaboraciones presentadas en la Reunin Interamericana sobre Archivos (PRIA) en Washington en 196 1, sobre Glosario de trminos archivsticos como los de Manuel Carrera Stampa, P. Agustn Hernndez, Enrique L. Morales, Alcira Ruiz Larre, Gastn Litton,George S. Ulibarri. En 1980 hubo otro intento en Mxico5. Recientemente, en el 1 Seminario Nacional de Archivos Histricos celebrado en Lima en julio de 1985, otros resultados acerca de ((Terminologa archivstica que recoge 54 trminos de los ms usuales en los archivos hist&ricos6. Han sido, pues, bastantes los profesionales que han denunciado y siguen denunciando este hecho y son tambin bastantes, aunque no suficientes, los intentos de solucin a travs sobre todo de la Unesco y del CIA. Recientemente ha visto la luz el Dictionary of Archiva1 Terminol0g.v que es el resultado de un grupo de trabajo establecido en 1977 e integrado por MM. Peter Walne (Inglaterra), Francois J., Himly y Michel Duchein (Francia), Eckhart G. Franz (Alemania), Antonio M. Arag (Espaa), MM. Frank Evans (USA), F. 1. Dolgih (Rusia) y Charles Kecskemeti (Secretario Ejecutivo del CIA). En esta obra se ha tratado de establecer una terminologa mnima y posible comn (503 voces integran el trabajo cuyas definiciones se han dado en ingls y en francs, sealando despus las equivalencias con otros idiomas: holands, alemn, italiano, ruso y espaol).
EVANS. Frank B.; HARRISON, Donald F. y THOMSTON, A.: A basic glossary Edwin for archivists, manuscripts curatores and records managers, The american Archivist 31, 1974, pgs. 415-433. CORTES ALONSO, Vicenta: Manual de Archivos Municipales, Madrid, 1982, Cfr. Glosario, pgs. 121-134. CARUCCI, Le forti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, 1990, Paola: pgs. 199-239.
5 . Secretara de Educacin Pblica, Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivoconoma: Glosario de terminologa archivstica y de ciertas expresiones de Administracidn, Mxico, 1980, 12 1 pgs. 6. FUNL H E N R ~ Q U E LVilma: Terminologa Archivstica, Primer Seminario Nacional de Archivos Histricos. Acuerdos y recomendaciones, Lima, 1985, pgs. 54-60. 7. C.I.A.: Dictionaire ... ob. cit.

VOCABULARJO Y TERMlNOLOGfA ARCHIvfSTICOS

243

Por lo que respecta a las equivalencias en espaol no pueden tacharse de afortunadas, quizs porque para esas fechas los archiveros espaoles empezaban a sentar las bases tericas de su trabajo especfico y no existi una confrontacin previa. Otro intento loable es el de AFNOR que public en Pars en 1968 el Vocabulaire des archives. Archivistique et diplomatique contemporaines aunque bastante limitado al mbito de la lengua francesa. Recientsimamente, 1990, la Asociacin de Archiveros Brasileos ha editado un Diccionario brasileiro de Terminologa Archivstica. Junto a este verdadero intento de uniformacin terminolgica, se siguen publicando otros trabajos, ajenos a lo que est publicado en esta lnea. As acaba de aparecer en Venezuela el Diccionario de Archivologia (Caracas, 1990) de Humberto Ali Pernia que ignora entre otras obras, el Diccionario del CIA. Hay pases en los que existe sancin oficial para el uso de voces. En Francia, el Decreto 7911037 de 3 de diciembre de 1979 establece una terminologa precisa para las denominacin de archivos segn el ciclo de vida de los documentos, cuya equivalencia en nuestro pas puede quedar as: (Francia) (Espaa) Archivos corrientes Intermedios Definitivos 5 Histricos

5 5 Archivos administrativos . Intermedios

3. Diversidad de uso de trminos ms frecuentes.


Llegar sin embargo a la unificacin es bastante complejo, por cuanto las prcticas archivsticas estn profundamente marcadas por las tradiciones culturales y administrativas &Cada pas y es por lo que a veces es dificil traducir trminos archivsticos de una a otra lengua, al ser frecuente que las mismas palabras no se refieran siempre a realidades parecidas o equivalentes y por cuanto se han usado con excesiva frecuencia trminos especficos de otras disciplinas.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

As, por ejemplo, lo que los norteamericanos denominan records management no tiene su equivalente exacto en Europa. Los franceses y los espaoles han optado por gestin de documentos)) que no es plenamente igual, por cuanto no se corresponde con una realidad existente en estos pases, como hemos visto en el captulo 6 . Por lo que se refiere a las unidades archivsticas existe una realidad que no se corresponde exactamente con el expediente y para la que no tenemos en castellano un trmino especfico. Los franceses lo denominan <(dossien> equivale a una carpeta con documentos rey Iativos a un tema, a un acontecimiento. En un archivo personal es el equivalente al expediente identificado con una materia o asunto. Sin embargo no responde a un procedimiento administrativo por cuanto en el caso de un particular, aqul no se contempla. Suelen abundar en los archivos personales, aunque no falten en los pblicos. Son para los que habamos estimado la siguiente descripcin:
((documentos para ...............) ) ((documentos sobre............. . Recientemente se habla con bastante ambigedad del nuevo material de archivos. Estimo que habra que precisar que ese material documental constituye el contenido del depsito de cualquier archivo que podr estar formado por: documentos de archivo que constituyen un fondo. documentos de archivo formando colecciones. documentos manuscritos que no son documentos de archivo. documentos con nuevos soportes que constituyen colecciones. En cuanto a los instrumentos de descripcin hay trminos genricos y trminos especficos. Para los primeros cada pas suele utilizar uno o varios: Francia: 4nstruments de recherche, utilizado ms que con el significado restringido de investigacin, de bsqueda en general. Italia: ainstruments de ricerca,). Canad: instruments de recherche (= instrumentos de investigacin) para los archivos histricos; ((instruments de reperage (= instrumentos de recuperacin) para los archivos corrientes.

VOCABULARIO Y TERMINOLOGfA ARCHIVfSTlCOS

245

U.S.A.: afinding aids, equivalentes a auxiliares de bsqueda o locai izacin.

En Espaa, o meior en lengua castellana, la proliferacin de trminos nos lleva al uso de instrumentos de trabajo, ((instrumentos dc investigacin)), instrumentos de archivo, instrumentos de informacin, instrumentos de descripcin. Mucho ms complicado es el uso de palabras especficas para la dcnominacin de cada uno de los instrumentos. El cuadro anejo (pig. 246) puede mostrarnos la diversidad que, como veremos al tratar de la Descripcin, no puede someterse fcilmente a una equivalencia por cuanto no existe previamente una correlacin con las agrupaciones documentales que tambin ofrecen dificultades de identidad de unos pases a otros. Veamos el caso entre Canad y Espaa:

CANADA
Depsito Groupe des fondos Fonds

ESPAA Archivo o institucin de archivo

...............................
Fondo Seccin Series Unidades de instalacin Piezas; unidades archivsticas

...........................
Series Articles Piezas

El concepto de serie para los franceses es totalmente diferente al nuestro. La serie, para nosotros, est vinculada a una nica institucin y es testimonio de una actividad especfica de sta; circunstancias que determinan su tipologa.'*'Paraellos la unidad la proporciona la semejanza de contenido por ser resultado de una actividad comn aunque proceda de diferentes instituciones. As: Educacin, identificada a nivel nacional con una acotacin alfanumrica.

Manuel d'Archivistique (FRANCIA)


1

Les archives au XX siecle)) (CANADA)

((Archivistica.Pnncipi e problemin (ITALIA)

((ArchivsticaGeneral. Teora y prctica) (ESPANA)

Etats sommaires Etats par fonds

Catalogue des fonds Etat General de depot Cuides

Cuides
11

Cuida par fonds

I
Censos Guas general especial sommario Inventario analtico cronolgico Catlogo alfabtico

Repertoire numenque Repertoire numerique detaill Repertoire alfabetique


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Repertoire sommaire Repertoire numenque Repertoire numerique detaill Repertoire index

Inventario

inventaires sommaires Inventaires Sommaires detaills Inventaires chronologiques inventaires anal ytiques Inventaires de reconstitution fictive de fonds dissocis

Inventaire sommaire Inventaire analytique Inventaire index

Regesti

Diferentes denominaciones utilizadas en los Manuales ms difundidos, segn los tres niveles de descripcin. Cfr. HEREDlA HERRERA, Antonia: Estado de la cuestin sobre instrumentos de descripcin IRARGI (en prensa).

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En cambio, slo es cuestin de nombre, existiendo identidad conceptual entre unidad de instalacinhnidad de conservacin y el trmino francs: article. Entre nosotros existen dificultades conceptuales para entender lo que es una seccin y una serie. Ya vimos el problema al hablar de las agrupaciones documentales (capt. 4 . ) En Mxico (en el A. G. N. y en otros archivos) se ha tomado como unidad orgnica el ramo que han definido como serie homognea formada por documentos con afinidades institucional, tipolgica o temtica que no es exactamente equivalente a lo considerado por nosotros como serie. De todo esto se desprende la dificultad y los problemas que plantea una traduccin exacta. Hay que interpretar, adaptar e igualar. En cuanto a las tareas fundamentales: organizacin y descripcin, la complicacin se acrecienta y, aunque ya insistiremos en el captulo correspondiente, apuntaremos algunas cuestiones. El trmino clasificacin es de los ms discutidos en el campo de los archivos sobre todo cuando se aplica a la organizacin, pero no olvidemos que en Archivstica puede adecuarse a varios aspectos. Hablaremos de: Clasificacin de archivos (Cfr. capt. 3). Clasificacin de documentos de archivo (Cfr. capt. 4 . ) Clasificacin de una institucin de archivo (Cfr. pg. 189). Clasificacin de un fondo (Cfr. capt. 9). Ordenacin suele aparecer como equivalente de organizacin, y as se habla de ordenacin primaria, que sera la clasificacin -desde nuestro punto de vista-, y de ordenacin secundaria, entendida por nosotros como verdadera ordenacin. Ms complicada resulta la pregunta de algunos: qu es ordenar y qu clasificar? en cuanto que desde nuestro planteamiento queda trastocado el orden en el tiempo de ambas tareas, y de esta alteracih difcilmente pueden seguirse conceptos claros. En ms de una ocasin, alguna muy reciente, se ha dicho que la ordenacin y la catalogacin son las dos operaciones o cometidos que hay que realizar en cualquier archivo. Afirmacin equvoca e incompleta por cuanto la ordenacin es una operacin que hay que sumar a la clasificacin, y en cuanto a la segunda es slo una faceta

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dentro de la descripcin. Con aquella afirmacin se identifica la catalogacin con la descripcin ignorando a la inventariacin que es operacin diferente, prioritaria e incluso ms importante que la catalogacin. No aclara mucho, por confusa, la definicin dada por la Unesco a la <ordenacin como tarea relacionada con y diferenciada de la descripcin: todas las actividades por las que los fondos se someten a un control administrativo e intelectual incluyendo la organizacin material de los fondos. De donde se deriva que el concepto organizacin lo engloba dentro de la ordenacin, cuando tendra que ser a la inversa. Aunque entendemos que la organizacin material se refiere a la ordenacin numrica e instalacin en las estanteras. Por otra parte, esta definicin no puede servirnos en el caso de que los fondos, hayan perdido todo rastro de sistematizacin, cosa que es frecuente, y estn amontonados sin diferenciacin alguna. A lo largo de este Manual tendremos ocasin de plantearnos cuestiones de terminologa. Pero valga todo lo dicho para estar alerta a la hora de consultar la bibliografia. Ahora, sin pretender hacer un glosario y slo a efectos de clarificar el uso y manejo de este libro, voy a comentar la equivalencia de algunos trminos empleados en l y el valor de algunos conceptos tambin utilizados con frecuencia. Repositorio es palabra hispanoamericana bastante usada para designar al archivo en su acepcin ms amplia, como suma de continente y contenido, mientras que acervo documental es un concepto que va ms all del simple contenido de un archivo, est ms en la lnea de referirse a patrimonio documental de un pas, de una regin. La palabra depsito o depsito de archivo se utiliza generalmente para designar la parte material del edificio del archivo donde se instalan y guardan sus fondos documentales y suele estar en lugar diferente de las salas de investigacin y de los despachos de trabajo de los archiveros. Ahora bien, este Manual y desde una perspectiva totalmente personal hasta encontrar otro trmino que nos satisfaga, empleamos la palabra depsito con el complemento de documental para contraponerlo al verdadero concepto de archivo, entendiendo que son muchos los depsitos documentales que no han alcanzado su realizacin plena en archivo, al carecer de organizacin y no po-

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der ofrecer servicio. Es decir, utilizamos convencionalmente dep.sito documental para un fondo o conjunto de fondos desorganizados quc pueden y deben en su da convertirse en archivo. La nocin de fondo, fondo documental o fondo de archivo est ntimamente unida al principio de procedencia y tiene su razn de ser cn la nccesidad de mantener separado y diferenciado el conjunto de documentos producidos por una institucin que guardan entre s relacin y por tanto constituyen un todo coherente. Es decir, fondo es el conjunto documental procedente de una institucin o persona y conservado en el archivo de dicha institucin o una institucin de archivo*. Este conjunto o unidad coherente de documentacin es capaz de informar sobre la situacin y relaciones de la institucin productora, fijando su situacin jerrquica y su estructura. No siempre se utiliza debidamente la palabra fondo; con excesiva frecuencia se emplea en plural (fondos), para designar una parte de un fondo o para hablar de documentos en general. U n archivo puede estar formado por uno o varios fondos documentales. As, en este ltimo caso, los que tengan la calidad de generales. Valga como ejemplo el Archivo de Indias de Sevilla, que guarda el fondo del Consejo de Indias, el de la Casa de la Contratacin, el del Consulado de cargadores, etc. Las unidades fsicas (libro, carpeta, legajo, cinta, disco) tienen bastantes denominaciones genricas: unidad de conservacin, unidad de instalacin o unidad de almacenamiento. La evaluacin o valoracin de los documentos con vistas a su conservacin definitiva es lo que los franceses denominan Tri y sus consecuencias son la seleccin y el expurgo. El expurgo, se corresponde con la eliminacin responsable o el descarte de los argentinos. Incluso al hablar de metros lineales parece que no existe uniformidad de criterio, aunque prevalece segn la Unesco el de ser los metros de estantes medidos a lo largo con 26 cms. de profundidad y 37 cms. de altura.

8. La Unesco define al fondo: c o m o el conjunto de documentos de archivo de toda ndole reunidos por una persona fisica o moral o una institucin en el ejercicio de sus actividades o de sus funciones.

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Son cosas bien diferentes hablar de organizacin de fondos (clasificar y ordenar) o hablar de organizacin o administracin de archivos que da lugar al establecimiento de niveles para llevar a cabo programaciones archivsticas. Si existen dificultades de uniformidad terminolgica de un pas respecto de otro, las diferencias dentro de un mismo pas no son tantas y podan soslayarse. Actualmente debemos tender a lograrlo porque resultan injustificadas estas notables diferencias entre profesionales que tienen un mismo idioma y parten de unas instituciones y prcticas comunes. Recientemente los archiveros eclesisticos y el Centro de Informacin Documental de Madrid se han reunido para estudiar y fijar la terminologa con vistas a un plan de informatizacin de su documentacin. En el campo de los archivos municipales tambin se busca el consenso terminolgico, por lo que afecta a las denominaciones de las series. El problema de la terminologa para los archiveros tiene dos vertientes, por una parte aqulla que afecta a la terminologa propiamente archivstica y por otra parte la que se refiere a la tipologa documental, por cuanto que de su fijacin se derivar la delimitacin de series documentales y la confeccin de cuadros de clasificacin homogneos para fondos dcumentales similares. Dentro de ese gran captulo que se refiere a la normalizacin, la terminologa sera su primer epgrafe.

CAPTULO 9

ORGANIZACIN 1 CLASIFICACIN DE FONDOS : La organizacin en los archivos. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de significados. Diversidad de teoras. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin. Diferencias entre ambas operaciones. Clasificacin a priori y a posteriori. Clasificacin de un fondo de archivo. Materializacin de la clasificacin en cuadros. Elementos de clasificacin. 9.1. Acciones. 9.2. Estructura orgnica. 9.3. Asuntos. 10. Sistemas de clasificacin. 11. Eleccin de la clasificacin. 12. Principios de clasificacin.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1. La organizacin en los archivos.

El respeto al origen y al orden natural nos da la clave de lo que es organizacin en cualquier archivo, o mejor en cualquier fondo o equivalente. Recientemente Pedro Lpez la ha definido como la operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido e informacin I. Reconoce dos dimensiones, un antes y un despus, que al adjetivarlas (intelectual y mecnica) dificilmente pueden identificarse. A la dimensin intelectual de dicha operacin corresponde, como vamos a ver, la clasificacin, a la dimensin mecnica, la ordenacin. Cuando hablamos de operacin estamos contando ya con la participacin y presencia del archivero, ahora bien no olvidemos que natural y tericamente tanto el lugar de produccin de los documentos y su secuencia son algo en lo que no interviene aqul, que habr de limitarse a respetarlos. Pero a la hora de la prctica, como tambin veremos, sern operaciones necesarias para rehacer aquella situacin deshecha. Hay una clasificacin natural y otra aplicada: los documentos de archivo nacen clasificados, al quedar vinculados en primer lugar a una institucin y en segundo,lugar al quedar adscritos a una dependencia o divisin de la misma, testimoniando sus actividades. La aplicada es la que ha de practicar el archivero observando dicha situacin.
1. LPEZ GOMEz, Pedro; GALLEGO DOM~NGUEZ,Archivos y documentaoiga: cin, Actas de las 111 Jornadas de documentacin automatizada, Palma de Mallorca, 1990, pgs. 85 y ss.

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2. Clasificacin y ordenacin: ambigedad de significados.

Teniendo en cuenta que la principal funcin del archivero es favorecer el acceso a los documentos y que ste ha de lograrse a travs de los instrumentos de descripcin que exigen con anterioridad la clasificacin y la ordenacin, es obvia la importancia fundamental de las operaciones o actividades que nos ocupan. Por otra parte no hay duda que un archivo desorganizado (sin clasificar, ni ordenar) no favorece la perduracin de los documentos. La organizacin, por el contrario, disminuye los problemas de conservacin y hace ms fcil el control para el archivero. Existen, pues, dos trminos: clasificar y ordenar, referidos a la documentacin de archivos que continuamente se utilizan pero con cierta indistincin, incluso por parte de los profesionales, hasta el punto de definir que ordenar es clasificar el material)) o a la inversa, como tambin se ha escrito, que clasificar es la accin de ordenar o disponer por clases*. Todava en el Elseviers Lexicon o Archive f ferminolugy de 1964 aparecan en el glosario espaol las voces clasificacin y ordenacin como sinnimas. El profesor Tanodi al tratar de distinguirlas dice que la ordenacin es la actividad de poner en orden los documentos y aade: el mtodo principal, fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificacin. Y algo despus expone que (clasificar significa ordenar por c l a s e s ~ ~ . En otra ocasin he visto impreso: clasificacin en Archivologa puede significar el sistema razonado conforme al cual se han de ordenar los fondos de un archivo para que rindan la mxima eficiencia. En la misma obra, ms adelante, se afirmaba que para la clasificacin de los fondos de un archivo podemos tener en cuenta varios mtodos: cronolgico, alfabtico y de materias)), confundiendo totalmente la clasificacin con la ordenacin. En otra obra se estimaba4
2. PIAZALLI. Manual prctico sobre tcnicas archivisticas, escrito en ArLuis: gentina e impresin hecha en Madrid, p 8 3 . 3. TANODI. Aurelio: Introduccin a la ordenacin y clasificacin, Archivistica PNUD Capacitacin a distancia, Santiago de Chile, 1981-1982, pg. 8. 4. NCEZ CEPEDA. Marcelo: Manual terico-prctico del archivero. Pamplona, 1947.

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACI6N DE FONDOS

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que: las dos operaciones fundamentales que se Peben practicar en los archivos para que sus fondos estn bien ordenados son la clasificacin y la catalogacin. No habla de la ordenacin como actividad indistinta, con caractersticas y mtodo propios, sino que se refiere a ella como una consecuencia de la clasificacin. Tambin se ha dicho que los ms importantes criterios o sistemas de clasificacin son el alfabtico, numrico, cronolgico, geogrfico, ideolgico o por materias y dentro de ste la clasificacin por la CDU. Otras veces a la hora de decir: se clasifica por materias se identifica con la accin de ordenar por materias, y es claro que no se ordena por asuntos, sino alfabticamente por materias y los mtodos en un caso y en otro son diferentes. Tampoco los documentos se clasifican cronolgicamente, s se ordenan teniendo como punto de referencia la fecha. Lo que puede ocurrir, lgicamente, es que al estructurar un fondo para hacer su clasificacin sta refleje una sistematizacin cronolgica que parta de un antes a un despus al ser testimonio de la evolucin histrica de la institucin. Todos estos testimonios variados evidencian que la mayora de los autores identifican ambas operaciones o los que las admiten como distintas no han delimitado los campos de una y otra, ni han fijado sus conceptos. El confusionismo ha llegado hasta hoy. Hay razones que lo explican aunque no lo justifican. La falta de claridad quiz venga dada, bien por el hecho de la simultaneidad de ambas operaciones en la produccin documental de archivos administrativos -como veremos-, bien por el empeo de los archiveros de huir de la similitud con la terminologa bibliotecaria: eluden el trmino clasificacin sustituyndolo, hasta recientemente, por la palabra ordenacin. Ha habido un sector de la profesin que, distinguiendo claramente una y otra, ha hecho la sustitucin de clasificacin por organizacin para poder contraponerla a ordenacin. Y o misma lo hice en un principioh, aunque he evolucionado hasta mantener los dos trminos: cla5. LLISET BORRELL. Francisco: El archivo municipal, Madrid, 1969. 6. HEREDIA HERRERA, Antonia: ClasiJicacin y Ordenacin, Archivstica, Diputacin Provincial de Sevilla, 2.8 edicin, 1983.

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sificacin y ordenacin con total distincin, postura que tratar de justificar y defender. Hay que partir de un planteamiento que ha contribuido a la conf u s i h y esto ocurre cuando hablamos de una manera genrica y amplia de orden natural de los documentos y luego tratamos de concretarlo slo a esa operacin fisica, ms mecnica que intelectual como es la ordenacin, y que sin embargo es slo un aspecto dentro de ese ((orden natural. Veamos. Cuando nos referimos al ((orden natural, complementario y sucesivo al principio de procedencia, estamos diciendo que los documentos se han producido como resultado de las funciones que ejerce una institucin en seguimiento de un fin, respuesta o solucin y que van reproduciendo las etapas de ese proceso. Lo que ocurre, con excesiva frecuencia, es que tales documentos al no existir archivero, y pasar de la oficina productora (tambin cancillera o registro) al depsito del archivo pierden la huella del origen y el orden natural y llega un da en que el profesional ha de rehacerlo, sin construir -evi,dentemente- un estatus nuevo, sino respetando aqul que tuvo. Para tal fin el archivero ha de llevar a cabo esas dos actividades, especficas y distintas, aunque complementarias y consecutivas: la clasificacin y la ordenacin cuya suma constituye lo que nosotros cdnsideramos la organizacin documental. Por lo tanto, el empleo amplio del concepto orden no debemos confundirlo con esa operacin especfica que es la ordenacin y. que como tal tiene unas normas propias y definidas. Y tampoco podemos identificarlo con esa otra operacin anterior que es la clasificacin, con una normativa y planteamientos diferentes de la ordenacin. Lo que no hay duda es Que ambas van encaminadas a respetar la situacin en que se producen los-documentos o a restablecerla, si aqulla se ha deshecho, aunque ni mucho menos a pretender mejorarla o reconstruirla arbitrariamente. Resulta un tanto extraa la persistencia en la confusin de ambos conceptos, cuando de hecho en cualquier mbito, clasificacin y ordenacin no admiten igualdad de significados. La clasificacin siempre supone establecimiento de clases, de familias, agrupadas estructural o jerrquicamente dentro de un c&jfnto. La ordenacin es simplemente alineamiento dentro de cadasubconjunto. Son conceptos que revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier mani-

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

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festacin social o material, a las bibliotecas o a los archivos. En un ejrcito, se agrupa por divisiones, compaas o centurias y se ordena a los componentes de cada una de ellas por estatura o por nmero; en una bliblioteca y en un centro de Documentacin, la informacin se agrupa por familias terminolgicas unidas por nexos de sintaxis, mientras que en un archivo las clases o grupos estn determinados en razn de la procedencia, de la jurisdiccin de la institucin que produce los documentos, mientras que la ordenacin se establece, dentro de cada grupo, cronolgicamente (documento tras documento) o alfabticamente a partir de trminos expresivos de la informacin que transmiten. La clasificacin se hace siempre de la misma forma, slo resultar diferente en razn de los objetos o sujetos que se clasifican. La ordenacin tambin responde siempre al mismo planteamiento y su diversidad depender de la unidad de orden elegida que determinar los distintos tipos de ordenacin.
3. Diversidad de teoras.

Hay algunos profesionales que en lugar de entender la organizacin como suma de dos operaciones diferenciadas y correlativas, aunque bastante interrelacionadas (clasificacin y ordenacin), consideran una sola tarea que las engloba y que se inicia con un proceso de Clasificacin para terminar en el de la ordenacin. A esa tarea nica y total la denominan ordenacin (ordinamento, los italianos). Uno de estos profesionales es el profesor Aurelio Tanodi, que identifica a la ordenacin con la totalidad del proceso documental y de acuerdo con este criterio concibe a la clasificacin como una parte de la ordenacin As las cosas, sera slo cuestin de terminologa, siempre que las operaciones estuvieran claras y supisemos qu reglas diferentes hemos de aplicar en un primer y segundo momentos. Sin embargo, la confusin surge cuando en la prctica se identifica a la clasificacin con la ordenacin, cuando analiza la clasificacin numrica, alfabtica y cronolgica'.
7. TANODI, Aurelio: ob. cit. cap."111, p a g 16 y ss.

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Antonio Matilla Tascn8 considera a la clasificacin como una tarea con diferentes etapas: desbroce, seleccin (libros y papeles), reorganizacin por dependencias, ordenacin (segn diversos mtodos: numrico, cronolgico, geogrfico, alfabtico, orgnico -segn subdivisiones del organismo-, cientfico (C.D.U.). As, pues, la ordenacin sera la ltima etapa de esa operacin denominada clasificacin, sin embargo la introduccin de esa ordenacin orgnica), que para nosotros no es otra cosa que clasificacin, plantea de nuevo la confusin entre clasificacin y ordenacin. Los franceses tambin hablan de una sola tarea denominada classement y la identifican con la aplicacin de un orden metdico(?) o de un orden cronolgico)) o de un orden geogrfico)). Con ese nico trmino designan a la vez el proceso y el resultado de una operacin que consiste en organizar los archivos de acuerdo al principio de procedencia, estableciendo diferentes niveles: de depsito, de fondo, de seccin, de expediente. En esa tarea incluyen tambin el acondicionamiento material o instalacin. Para los italianos, dos de cuyas figuras ms seeras son Elio LodoniliO y Giorgio Cencetti I I , no hay distincin entre clasificacin y los diferentes tipos de ordenacin. Ambas no se delimitan como operaciones diferentes. El primero slo considera el ordinamento rechazando totalmente el trmino clasificacin. Habla globalmente de aordinamento)) del archivo y ms concretamente de ordenacin geogrfica, ordenacin cronolgica, ordenacin alfabtica por nombres de personas y ordenacin por materias. Por ltimo, defiende como nico mtodo de ordenacin correcta aqul que respeta el orden original que denomina mtodo histrico)) y que identifica con el mantenimiento de ese princrpio de procedenciai2.Cencetti lo denomina mtodo archivstico)).Este mtodo es el que segn mi crite8. MATILLA TASCN,Antonio: Cartilla de organizacin de archivos, separata del n.O 55 del Boletn de la Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1960. 9. En el Diccionario de Terminologa Archivistica del CIA (1984) classement se identifica con el ((arrangemenb)de los ingleses y lo traducen en espaiiol p o r la suma de clasificacin y ordiacin y es lo que yo denomino organizacin. 10. ~ D O L I N Elio: Archivistica. Principi eproblemi, Miln, 1984, pgs. 97 y ss. I. 1 1 . CENCETTI, Giorgio: Ilfondamento teorico della dottrina archivistica, Archivi, s. 11, a. VI, 1939, pgs. 7-13. 12. LODOLINI.EI~O:cit. pgs. 127 y ss. ob.

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rio defiendo como clasificacin del fondo de archivo y que contra-

pongo, o mejor distingo, respecto de la ordenacin en sus diferentes tipos (cronolgica y alfabtica de lugares, personas y materias) para los documentos dentro de la serie. Aade Lodolini otra clasificacin la decimal -no para admitirla, sino para hacer constar su existencia y rechazarla- que sigue el mtodo bibliotecario que no conviene, en todo caso, ms que a las colecciones documentales. No estamos excesivamente seguros de que en el caso de los italianos la palabra ordinamento equivalga a ordenacin en castellano. Lo que nos confunde es el trato en un mismo plano del aordinamento cronolgico y alfabtico de nombres junto al denominado ordinamento histrico. Algo s parece claro: cuando se habla por los italianos del mtodo storico o mtodo archivsticow; por los alemanes del provenienz prinzip; por los franceses del arespect des fonds o por los espaoles del respeto al origen y al orden natural de los documentos estamos refirindonos a algo semejante. Cuando Paola Carucci habla de organizacin la centra en un fondo y plantea para el mismo la organizacin y la inventariacin utilizando este ltimo trmino en un sentido muy amplio equivalente a descripcin 1 3 . La negativa de algunos a hablar abiertamente de clasificacin o reclasificacin creo entender que parte del rechazo al trmino -por entenderlo especfico de los bibliotecarios, cosa que no es as como hemos visto-, ya que no a la operacin en s misma por cuanto de ser as habra que pensar que hacen un planteamiento teoricista que no puede sernos vlido a la hora de la realidad y de la prctica. Curiosamente los miedosos, en cambio, no tienen inconveniente en admitir el resultado y la materiali~acinde dicha operacin en un cuadro de clasificacin. Un archivero se encuentra, con frecuencia, con fondos totalmente desorganizados en los que el origen y el orden no se vislumbran y ha de plantearse la clasificacin de aqullos aunque siempre tratando de acercarse a ese orden que tuvieron y tambin, no pocas veces, ha
13. CARUCCI, Paola: Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, 1990, pg. 131.

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de hacer frente a esa otra realidad resultado de una alteracin del orden natural llevada a cabo incluso por archiveros en aras de una mejora equivocada, que ha de restablecer a su primitiva situacin: y esto no es otra cosa que reclasificar. Mi experiencia en fondos totalmente desorganizados, como el del Consulado de cargadores a Indias, los de los Hospitales sevillanos o los de los Municipios de la provincia de Sevilla me hacen defender a todas luces una realidad y los trminos que la identifican: clasificacin y reclasificacin. La edicin del Diccionario de Terminologa Archivstica viene a demostrar que a niveles internacionales se va produciendo una reconciliacin con el trmino clasificacin (classement (Francia), arrangement (Inglaterra), clasificacin y ordenacin (Espaa)l 4 que tan postergado estaba por algunos ltimamente. En esta lnea, es curioso que en dicha obra y en el glosario espaol desaparece el trmino ordenacin como operacin especfica y diferenciada, no figurando con individualidad sino unido a clasificacin, cuando hasta ahora haba existido una tendencia a la inversa de englobar dentro del trmino ordenacin a la clasificacin. Mantenemos que la identificacin de cada una de estas actividades u operaciones y su diferencia, est adems reforzada en las relaciones que mantienen con las otras actividades desglosadas de la descripcin, que son la inventariacin y la catalogacin: la inventariacin, que es bien diferente de la Catalogacin, exige previamente la clasificacin y la segunda necesita la ordenacin. No podr hacerse un inventario de un fondo sin clasificar, ni un catalogo de series desordenadas. En definitiva, la organizacin en un archivo es reflejo de un sistema planificado de informacin. Los documentos y con ellos la informacin siguen los flujos derivados del procedimiento administrativo y su traduccin nos ha de ofrecer la organizacin plasmada a travs de un esquema de clasificacin y mediante los diferentes tipos de ordenacin en las distintas series documentales. Quiz nos facilite la clarificacin el hecho de pensar que la clasificacin en los archivos se aplica a los documentos de archivo, frente
14. N.O35, pgs. 26-27 de dicha obra.

ORGANIZACIN 1. CLASIFICACIN DE FONDOS

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a las bibliotecas y a los centros de documentacin donde se aplica a la informacin, y la ordenacin se hace a partir de la informacin contenida en los documentos (ya sea un dato cronolgico o temtico). La organizacin en un archivo no es otra cosa que traducir a un fondo documental el estado primigenio de su produccin, evolucin y crecimiento. Afecta tanto a los documentos en s mismos (clasificacin) como a la informacin que contienen (ordenacin). La primera establece la relacin entre los documentos y la segunda favorece su localizacin. Ha sido el norteamericano Theodore Schellenberg quien ha delimitado perfectamente una y otra, sealando sus principios en dos captulos de su obra: Archivos modernos y aunque el ttulo ya establece el campo a que est ceida su obra, consideramos que los principios y tcnicas de ambas actividades son vlidas para cualquier archivo. Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una ms amplia que podemos llamar Organizacin, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras a la conservacin de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra. Recordemos el esquema de programacin orgnico-descriptivo, vlido para cualquier centro, que ofrecimos en el captulo 7.
4. Anterioridad de la clasificacin a la ordenacin.

Aunque en algunos casos la clasificacin y la ordenacin se simultanean, sobre todo en la etapa prearchivstica, es decir de produccin documental, siempre hay un antes y un despus. Cualquier expediente siempre mantiene la relacin con su origen que determinar la clase y se coloca por su orden dentro de ella. El origen es antes que el orden. Como operaciones llevadas a cabo por el archivero, tambin la clasificacin es anterior a la ordenacin. Pensemos en el edesaguisado que podramos ocasionar empezando, en un fondo desorganizado por la ordenacin. Si as lo hiciramos, desharamos totalmente la sistematizacin de dicho fondo. En apoyo de tal idea creo que es claro que un fondo de. archivo no puede concebirse sin clasificar, pero s estar en vas de ordenacin, o no estar totalmente ordenadas todas

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sus series y tambin es evidente que puede existir un fondo bien clasificado y mal ordenado, desde el planteamiento que propugnamos. Veamos cmo se produce tal anterioridad en el caso de los Archivos Administrativos y en el de los Archivos Histricos. En el caso de Archivos Administrativos, la clasificacin viene dada, encauzada por la misma produccin del documento: es un proceso natural. Al formarse los expedientes dentro de la entidad productora nacen orgnicamente cumpliendo sus funciones administrativas. Tericamente el archivero integrar los documentos dentro de las clases o grupos que ya estn determinados por la misma actividad del organismo de donde proceden. En los segundos pueden, a su vez, presentarse dos casos: que la documentacin est organizada de antiguo, bien, mal o regular, y el archivero por lo que respecta a la clasificacin slo ha de llevar a cabo una crtica seria y constructiva reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, mediante cuadros auxiliares, o que la documentacin est totalmente desorganizada y entonces tras el estudio de los organismos que reflejan la documentacin, sus atribuciones, funciones y actividades, reconstruir y plasmar la sistematizacin y clasificacin del fondo. En ambos casos la ordenacin seguir a la clasificacin. Hay una tendencia, sin embargo, al hablar de ambas actividades a enumerarlas en el orden contrario: ordenacin y clasificacin. En muchas de las convocatorias de pruebas para optar a una plaza de archivo, uno de los temas exigidos en el cuestionario se titula: Ordenacin y clasificacin de documentos. Incluso alguna bibliografa reciente mantiene ese orden de enumeracini5.Aparte del orden inverso en que vienen enunciados, habra de puntualizarse -como veremos ms adelante-: clasificacin de fondo y ordenacin de series o de documentos.

____i 5 . De poco ms de unos aos a esta parte parece que se inicia una enumeracin

correcta.

ORGANIZAC16N 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

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5. Diferencias entre ambas operaciones. La documentacin se produce o se ha gestado en el curso de un procedimiento administrativo, vigente o desaparecido, pero en todo . caso, a la institucin que da o dio lugar a la misma le interesa conservarla de tal manera que le sea fcil localizar un determinado documento o expediente y para ello ha de estar debidamente clasifcada y dentro de su clase convenientemente ordenada, en el caso de documentacin actual para localizar antecedentes o datos que faciliten la gestin administrativa y en el caso de documentacin histrica para investigar o estudiar un determinado aspecto o institucin. Quiz para alcanzar la imagen diferenciada entre una y otra actividad, podemos acudir a dos verbos que nos den una impronta clara. Inicialmente la clasificacin va unida a la idea de separar, la ordenacin a la de unir. Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que puede ser la data, el alfabeto, el tamao o el nmero. Una consideracin ms puede ayudamos a marcar las diferencias: la clasificacin es aplicable a la totalidad de un fondo o a las ((secciones de fondo, pero la ordenacin ha de realizarse sobre los documentos de cada serie. No tendra razn de ser el ordenar cronolgicamente todos los documentos de un fondo documental o de un archivo que tuviera varios fondos. As, en el Archivo General de Indias, cada fondo documental ha exigido una clasificacin diferente: Casa de la Contratacin, Consulado, Consejo de Indias. En cambio las series han exigido una ordenacin cronolgica, la mayora. Frente a la clasificacin, actividad profunda e intelectual, la ordenacin responde a unas reglas ms mecnicas, exige menos preparacin en el que la hace y, an con toda su problemtica en tomo, elegido el tipo de ordenacin para una serie (alfabtico, numrico, cronolgico) -impuesto a su vez por la tipologa documental y por el contenido de la documentacin-, aqulla puede ser dirigida en su realizacin. Jos M." Arag afirmaba que es en la clasificacin donde el archivero pone a prueba y demuestra su capacidad profesional, sus do-

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tes estratgicas para obtener el mejor resultado con la mayor economa de tiempo, su mentalidad lgica y consecuente y su sensibilidad para elegir el mtodo ms adecuado segn la estructura del fondo y el inters histrico de la documentacin 16.

6. Clasificacin a priori y a posteriori)).


De los dos sistemas generales de clasificacin, el primero, a priorb, realizado de antemano, sin profundizar en el contenido del fondo, siti tener en cuenta la institucin que lo cre, artificialmente, con cuadros y criterios subjetivos y personales, puede convenirle a la coleccin documental y a determinadas series facticias, pero es el segundo, el realizado a posteriori, tras el anlisis y conocimiento profundo del fondo y que nos viene dado por el cumplimiento de las funciones propias del organismo en cuestin, el que ha de aplicarse para la clasificacin de cualquier fondo. La preocupacin por la clasificacin de fondos no se inicia hasta el XVIII y XIX aplicndose hasta entonces los principios de las bibliotecas y otras veces los puntos de vista de los historiadores (temtico). En la segunda mitad del siglo XIX se impone, como vimos, la teora del respeto al origen, pero no siempre acompaada de la prctica. A principios de este siglo muchos archiveros se inclinaron por el primer sistema, rechazado totalmente por los principios actuales de la Archivstica. En 1923, la ((Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos recoga numerosos artculos sobre clasificacin de archivos. Parece que el sentir era unnime acerca del reproche por las clasificaciones apriorsticas que deshicieron la organizacin antigua de algunos fondos. Se citaba como caso concreto el archivo de la Casa de Priego adquirido por el Archivo Histrico Nacional que fue dividido en documentos reales, eclesisticos y particulares. Sin embargo, se considera.-

16. ARAGO CABANAS, Antonio M.": Notas sobre el concepto de clasificacin archivistica, Boletn de Archivos, Ministerio de Cultura, n.OS 4-6, enero-diciembre 1979, pgs. 5 1-54.

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

265

ban como actividades distintas la clasificacin y la organizacin, que alguno identificaba con la ordenacin numrica de legajos; en otros casos confundan la clasificacin con la ordenacin por materias y fechas. Es lgico que la clasificacin actual de cualquier fondo ha de ofrecerse en un cuadro estructurado que refleje los organismos y actividades de la institucin de donde proceda. La clasificacin, pues, no la crea el archivero, le viene impuesta por la propia documentacin, a l solo le toca respetarla, reconstruirla o rehacerla. Esta clasificacin a posteriori no hace ms que mantener el principio de procedencia y las agrupaciones documentales que de l se derivan. Ahora bien, lo que puede ocurrir es que tengamos ya unos esquemas elaborados a posteriori y que nos sirvan de orientacin .y punto de partida para la clasificacin de archivos semejantes. Este es el caso de los Archivos Histricos Provinciales17. Hemos defendido la clasificacin a posteriori, en ese intento de respetar o restablecer el origen y orden natural, pero esto no quiere decir que los resultados de esa clasificacin puedan ajustarse estrictamente a la realidad de la documentacin en el pasado y en cierta medida el cuadro de clasificacin ser artificialI8, aunque necesario. En ms de una ocasin, cuando hemos intentado hacer historia de archivos r e r n o t o ~ hemos comprobado que las prcticas de archivacin, '~ de conservacin, de ordenacin y de descripcin no respondan a las directrices que, hoy entendemos como vlidas. As, pues, no existan ms rasgos de organizacin que una agrupacin de series y una ordenacin cronolgica, a la vez que existan series, como las contables y puramente administrativas que frecuentemente quedaban al margen de la descripcin. A veces, al no existir una estructura orgnica en la institucin, sta no poda reflejarse en la sistemqtizacin documental. S, en cambio, estaban delimitadas las funciones y actividades, pero stas no incidan en la organizacin del fondo documental. Cmo plan17. GALLEGO DOMfNCUEZ,O g ;LPEZGMEZ, ia Pedro: Ciasificacin de fondos de los archivos Histricos Provinciales, Minist.erio de Cultura, Madrid, 1980. 18. Cfr. cap." 1. fol. 7. 19. HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depsito documental, 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, 1984,pgs. 485-499.

266

ANTONlA HEREDIA HERRERA

tearse la clasificacin en estos casos?, respetando la situacin que tuvieron en su da? No creo que esto sea algo tan simple, por lo inconveniente que resultara y sobre todo por la falta de utilidad para los que les interesa la informacin y la orientacin. Insistiremos ms adelante con ejemplos concretos. Hay algo claro: habr que mantener y respetar la unidad y la continuidad de las series y, delimitadas, integrarlas en un esquema de clasificacin que refleje aquellas funciones o los rganos, si existieron, o las materias expresivas de aquellas funciones o actividades.

7. Clasificacin de un fondo de archivo.


Hemos visto que clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es nico y distinto de los dems, con sus caractersticas propias que lo diferencian de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura jerrquica; cada grupo a su vez es susceptible de subdivisiones. Segn Schellenberg la clasificacin significa el arreglo de los documentos de acuerdo a un plan ideado para tenerlos disponibles al uso corriente. Segn esta definicin que es vlida en su segunda parte (el fin)no lo es tanto en la primera en cuanto pudiera parecer que ese arreglo de los documentos pdiera hacerse de acuerdo a unos criterios diferentes a los que rigen la produccin del fondo. Schellenberg, sin embargo, se refiere siempre a entidades vivas en la actualidad, pero en lneas generales esa clasificacin ha de mantenerse o restaurarse en el caso de entidades desaparecidas pero cuya documentacin se nos conserva, y al reproducir la clasificacin que tuvo cuando tal organismo estuvo vigente, actualizamos su vida. Rechazamos, pues, para los fondos la clasificacin a priorstica, convencional y arbitraria, como ya hemos dicho, sujeta a criterios subjetivos. Hemos de mantener la sistematizacin dada por el organismo productor tanto erija documentacin antigua, como en la moderna: una clasificacin estructurada de acuerdo a grupos derivados de las actividades o atribuciones de la institucin de la cual proceda la documentacin. As, pues, el punto de vista archivstico actual es

ORCiANILAC16N 1: CLASIFlCAC16N DE FONDOS

267

considerar a los archivos como unidades orgnicas, clasificadas de acuerdo a la estructura de las entidades productoras y con miras a la utilizacin administrativa, jurdica y cientfica. Una clasificacin podr reflejar, bien los rganos de la entidad o bien las funciones desarrolladas por la institucin. En el primer caso, una Audiencia o Chancillera, la de Granada, por ejemplo, puede clasificar su documentacin como procedente de la Sala Civil, de la Sala Criminal o de la Sala de Hijosdalgo. En el segundo caso, la Casa de la Contratacin, por poner un ejemplo, puede ofrecernos agrupadas sus series teniendo en cuenta sus funciones de control y monopolio mercantil (registros de naos, licencias de pasajeros, etc.), sus funciones cientficas (exmenes de pilotos, cartografia), sus funciones de justicia (autos, pleitos vistos ante el Tribunal de dicha Casa), etc. La Clasificacin orgnica determinar las secciones documentales orgnicas y la clasificacin funcional las secciones documentales funcionales.
8. Materializacin de la clasificacin en cuadros.

La clasificacin siguiendo el principio de procedencia precisa de su plasmacin material en un esquema o cuadro que no es otra cosa que el andamio para sistematizar cada fondo en sus secciones y series. Cualquier clasificacin que empiece teniendo en cuenta los soportes materiales (libros, legajos, pergaminos) hay que descartarla. Si nos detenemos podemos observar que clasificar en un archivo y para cada uno de los fondos no es otra cosa que agrupar jerrquicamente las series documentales en torno a los rganos o funciones desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin. El desarrollo de un cuadro para un fondo de archivo no puede ser algo arbitrario que en nada tenga en cuenta el principio de procedencia. Las divisiones que se establezcan habrn de identificarse con clulas de produccin, ya sean rganos o funciones (secciones) y negociados o actividades (subsecciones) y quedar integradas en una estructura orgnica y jerrquica. La divisin de una seccin en subsecciones no puede establecerse de antemano y sern tantas cuantas la institucin determine de

268

ANTONlA HEREDIA HERRERA

acuerdo a su mayor o menor complejidad orgnica y funcional. Las series por su parte integradas en esas divisiones no podrn ser una simple enumeracin de nombres sin previo anlisis y estudio de las mismas, en aras de una homologacin de nombres (actas capitulares / actas plenarias / acuerdos de pleno / acuerdos municipales). As, en cualquier cuadro, habremos de distinguir siempre dos niveles o estadios: el primero se identifica con la estructura o funcionamiento de la institucin (por ejemplo, su organigrama: rganos o funciones) y corresponde a las secciones y subsecciones ; el segundo nivel equivale a las series documentales, es decir a los testimonios de actividades derivadas de aquella estructura. El smil del rbol puede sernos vlido: el tronco y las ramas equivalen al primer estadio, las hojas al segundo (Vid cuadro pg. 27 1). Delimitadas las series hay que saber qu lugar han ocupado y ocupan dentro de la formacin, evolucin y gestin de cada institucin. En ningn caso las series que sean testimonio de etapas de esa formacin o evolucin (Actas, Ordenanzas) podrn ocupar un segundo puesto en la estructura detrs de series que sean reflejo de funciones o actividades ejecutivas de sus propios objetivos (proyectos de obras, cuentas, etc.). La elaboracin de un cuadro de clasificacin no es una accin aislada e independiente. Es algo que obliga a ms. Es slo un eslabn ms dentro del engranaje de una programacin archivstica. Su plasmacin lleva como consecuencia la inventariacin. Hay quienes introducen un cuadro de clasificacin, incluso aceptable, pero al hacer el inventario no guarda relacin con aqul. Ahora bien, la elaboracin de estos cuadros, guiados siempre por ese respeto al origen y al orden natural, plantear actitudes y problemas segn los diferentes fondos y la situacin de stos. En el caso de instituciones desaparecidas cuya documentacin nos ha llegado sin sistematizacin alguna, pero cuya organizacin hemos podido reconstruir histricamente y cuya forma de gestar, conservar y guardar los documentos hemos podido saber gracias a los inventanos e ndices que se nos han conservado (Valga el ejemplo del Archivo del Consulado de cargadores a Indias)20,nos pueden
20. Ob. cit.

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

269

llevar a situaciones no convenientes hoy, por su falta de utilidad, si tratamos de respetar dicha forma y prctica. En el caso concreto a que me refiero los documentos se conservaban por orden cronolgico, no agrupados por series, e incluso muchos de ellos, aunque se guardaban, no eran considerados dignos de inventariar. Restablecer esa situacin en ninguna manera puede ser aconsejable, por cuanto como archiveros hemos de facilitar el acceso a la informacin y dificilmente podramos conseguirlo de esa manera. Hay, pues, que partir de la delimitacin de las series, hacer un esquema o cuadro que sea reflejo de la organizacin y funcionamiento de la institucin. El respeto al origen no conlleva el respeto a una mala organizacin documental. Hay otros problemas en el caso de instituciones de larga vida cuya evolucin y cambio dificultan la elaboracin de un cuadro estable que responde a situaciones u organigramas de ayer y hoy. Un ejemplo puede ser el de los fondos municipales de los Ayuntamientos, cuya larga historia en vas de continuacin ofrece circunstancias diferentes para aos que se remontan a la Edad Media y para la poca actual. No voy a entrar en el anlisis de este caso concreto, pero s apuntar la bibliografa y plantear que pueden existir situaciones semejantes que darn lugar a soluciones diferentes, segn los criterios adoptados, manifestadas en variantes no substanciales, en los cuadros de clasificacin*'. Hay algo que s debe prevalecer, aun en el caso de estas alternativas, la identidad y delimitacin unvoca de las series y sobre todo la bsqueda de modelos nicos, vlidos para esos fondos similares. Como regla general y como elemento auxiliar en la elaboracin de un cuadro de clasificacin pueden emplearse los dgitos, pero s-

21. ALBERCH FIUCJERAS, Ramn y otros: Els Arxius historia municipals normes basiques de clasificaci, Barcelona. 1982. HEREDIA HERRERA. Antonia: Archivos municipales: teora y prctica, Boletn de ANABAD, n.O 3, Madrid, 1983. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos municipales: balance y reflexin sobre un programa archivistico. Introduccin al n.o .3 de Archivos Municipales Sevillanos, Sevilla, 1985, pgs. 11-26. Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid: Cuadro de organizacin de fondos de Archivos Municipales, Comunidad de Madrid, 1984, 107 pgs.

270

ANTONIA HEREDIA HERRERA

tos deben emplearse slo para el primer nivel (secciones, subsecciones, es decir, organigrama); debe huirse de ellos en el segundo nivel, es decir, el correspondiente a las series, por la mayor variabilidad de stas en fondos similares. En el caso de un cuadro de clasificacin adoptado para fondos semejantes su aplicacin debe ser tal que cuando en uno de los fondos no exista una seccin prevista en el cuadro, deben mantenerse los dgitos. indicando la ausencia de documentos para dicha seccin, sin correr de esta manera dichos dgitos que permanecern en favor de una futura mecanizacin. Cada fondo ha de tener su cuadro de clasificacin. Distinta es la clasificacin relativa a un archivo con diferentes fondos y secciones que habrn de ofrecerse panormica y sistemticamente y ser suma de los diferentes cuadros de los diferentes fondos (Vid. cuadro de clasificacin de un fondo o archivo municipal y de un archivo general, reproducidos al final de este captulo). A veces, en los archivos histricos, existen secciones facticias originadas generalmente por exigencias de conservacin que han de quedar integradas en los cuadros de clasificacin. Son, por ejemplo, las secciones de mapas, planos, grabados o estampas, que no llegan a constituir un fondo documental y se acercan bastante al tratamiento de las colecciones. Vid. captulos 11 y 14. A pesar de lo que venimos exponiendo y de la distincin entre fondo y seccin, que ya explicamos, hay que decir que la clasificacin de muchos archivos, sobre todo de los generales, no suelen ofrecer un cuadro que refleje sus fondos indiferenciados y unas secciones que marquen su relacin con stos. Basta una ligera ojeada a los cuadros de clasificacin de dichos archivos para testimoniar lo que digo.

9. Elementos de clasificacin.
Siguiendo a Schellenberg, en la clasificacin de fondos se puede partir de tres elementos: las acciones, la estructura orgnica y los asuntos, y segn elijamos uno u otro tendremos una clasificacin funcional, orgnica o por materias.

ORGANIZACIbN 1: CLASILlCACIbN DE F O N W S

27 1

Esquema de un cuadro de clasificacin


1.o nivel o estructura

2. nivel o testimonios docum.


O

(un dgito) rganos funciones (dos dgitos) oficina / actividad (tres dgitos) negociado / actividad

series documentales

D.esarrollo de un cuadro de clasificacin de un fondo


1. rgano funcin

1.1. oficina actividad 1.1.1. negociado actividad serie documental serie documental 1.2. oficina actividad serie documental serie documental

......................

t
}
Seccin documental

2. rgano funcin 2.1. oficina / actividad 2.1.1. .................... serie documental serie documental

....................
3. rgano funcin 3.1. oficina actividad serie documental serie documental

4. .......................
5.

.......................

272

ANTONIA HEREDIA HERRERA

a) Las acciones a las que los documentos se refieren en su contenido, segn las atribuciones del organismo (por ejemplo, la funcin de control que como hemos visto ejerca la Casa de la Contratacin sevillana). b) Estructura orgnica de la institucin, subdividida en dependencias que producen los documentos (las diferentes dependencias en que est organizada una Diputacin o un Ayuntamiento). c) Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos (por ejemplo, una sublevacin a que se refiere el contenido de una carta). Analicemos cada uno de estos tres elementos:

9.1. Acciones:

Las acciones pueden manifestarse de tres maneras: las funciones, que son las atribuciones encomendadas o sefaladas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que sta fue creada. Puede considerarse funciones, la judicial atribuida al Consejo de Indias, como Supremo Tribunal de Justicia. Las funciones originan un conjunto de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realizacin de unos servicios para el logro de aqullas. La funcin judicial del Consejo de Indias se vea cumplida a travs de los pleitos, las visitas y las residencias. A su vez estas actividades se plasman en un conjunto de trmites o negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituyen lo que nosotros llamamos series documentales: por ejemplo, los expedientes de una visita que son los testimonios escritos y concretos que reflejan aquella actividad.
9.2. Estructura orgnica:
En cuanto a la estructura orgnica, los documentos se producen y generalmente se agrupan de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin. Normalmente las instituciones estn divididas en

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

273

dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les corresponde una actividad para el cumplimiento de la funcin.

9.3. Asuntos:
En cuanto a los asuntos es obvio que, como hemos dicho, se refieren a las materias de las que tratan los documentos. Hacienda, guerra, gobierno, iglesia sern las materias, reflejadas en la correspondencia de un virrey indiano con la metrpoli. Muchos son los que conciben la clasificacin por materias como grupos temticos ordenados alfabticamente. Un ejemplo puede ser la clasificacin que, a fines del XIX, Jos M."de Rivas hizo en Cdiz con los Papeles del Consulado de cargadores a Indias, de tal forma que el ramo (equivalente a apartado o grupo) relativo a Almacenado (un impuesto cobrado y administrado en el XVIII por el Consulado) apareca en primer lugar, figurando despus otro ramo: avera consulam que se vena cobrando con bastante anterioridad. Esto no es una clasificacin por materias, ya que sta supone la separacin en grupos, dndoles nombres de materias pero ofrecindolos jerrquicamente y no alfabticamente. As en ese grupo de impuestos -sigo refirindome al Consulado- stos figuraran no alfabticamente sino de acuerdo a su fecha de creacin o establecimiento.

10. Sistemas de clasificacin.


En relacin con estos tres elementos y segn optamos por uno o por otro tendremos los tres sistemas de clasificacin apuntados: funcional, orgnico y por materias. Es muy frecuente, sobre todo en archivos administrativos, que el organismo, la institucin, se corresponda con una funcin o varias funciones y que a las dependencias en que aqulla est dividida le correspondan una o varias actividades. La clasificacin ser mixta: orgnico-funcional. Es el caso,de la clasificacin adoptada en la organizacin del archivo administfativo de la Diputacin Provincial de Sevilla:

214

ANTONIA HEREDIA HERRERA

O. Servicios generales 0.3. Personal.

0.3.1. Seguridad Social

0.3. I .2. Expedientes de indemnizacin por enfermedad


0.3.1.3.

dependencia-funcin.

negociado-actividad.

Relaciones de bajas

series documentales

1 1. Eleccin de la clasificacin.

Por lo que respecta a los archivos histricos, generalmente existe ya una clasificacin. Cuando no sea correcta, en cuanto que claramente no responda al principio de procedencia de los documentos, lo que se nos plantea es una reclasificacin que tambin podr ser funcional u orgnica y puede depender bien del criterio del archivero, bien de que el fondo est mas o menos completo. Mi experiencia me lleva a la consideracin que, de tratarse de fondos referidos a un perodo cronolgico muy amplio, es preferible optar por las funciones mejor que por los rganos. Es comn que las funciones permanezcan, pero su adscripcin a un organismo o negociado puede variar. No pueden, sin embargo, antes de analizar la documentacin y conocerla a fondo, darse reglas sobre la adopcin de un sistema u otro de clasificacin. Es la documentacin la que ha de determinar la eleccin. En los archivos administrativos de instituciones vigentes suele prevalecer la clasificacin orgnica en cuanto nos viene dada por el organigrama de aqullas. Lo que s puede decirse es que de los tres sistemas de clasificacin, los dos primeros han de preferirse al tercero. Cuando los documentos hayan de clasificarse por materias, lo que no deben es ser forzados dentro de un esquema construido sobre principios a priori, como puede ser el caso de la clasificacin decimal de las bibliotecas, sino que deben agruparse en clases establecidas sobre una base a pos-

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACI6N DE FONOS

275

teriori. Estas clases o grupos se desarrollarn gradualmente segn la experiencia pruebe su necesidad. La'clasificacin temtica, que recurre al contenido de los documentos y de la que los historiadores son bastante partidarios, choca frecuentemente con los criterios de los archiveros. Aqulla, sin duda, puede deshacer el orden originario de los documentos. Veamos algn ejemplo. De ninguna manera podemos llegar a intentar reunir por materias los documentos de un fondo sin deshacerlo. As, el intento de concentrar en un grupo toda la documentacin referente a un centro benfico dependiente de una corporacin local, sera antiarchivstico porque deshara las series. Los datos sobre dicho centro podremos encontrarlos en la serie de expedientes personales si se refieren a la provisin de sus funcionarios; en la serie de proyectos de obras o de reformas de dicho centro; en la serie de expedientes de compras de material sanitario, etc., y estarn localizados respectivamente en la Seccin de Personal, de Obras o de Contratacin. La clasificacin por materias podr aplicarse con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones, y a las Colecciones Documentales, donde los rganos o 'las funciones son casi inexistentes.
12. Principios de clasificacin.

Siguiendo a Schellenberg tenemos:


1. La clasificacin es anterior a la ordenacin.
11. Una clasificacin debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir slo funciones o actividades o materias. As si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mezclar con funciones o actividades o con rganos que corresponderan a las secciones y subsecciones.
111. En un cuadro de clasificacin debe huirse de encabezados como: miscelneo o varios.

IV. Los cuadros que reflejen una clasificacin no deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias subdivisiones.

276

ANTONIA HEREDIA HERRERA

V. Los documentos se pueden clasificar por funciones: a) En los archivos administrativos tal clasificacin ser establecida a posteriori y no a priori, es decir, la funcin determinar la clase y no a la inversa. Las clases se crearn segn la experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las funciones. A medida que la funcin se despliegue en actividades, la clasificacin se dividir en igual nmero de subclases (secciones y subsecciones funcionales). b) En los archivos histricos la clasificacin suele venirnos dada, pero puede rehacerse si existen defectos, despus de un estudio concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificacin se adoptar en un cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica que de antiguo tengan las unidades de instalacin22. VI. Los documentos tambin pueden clasificarse con relacin a los rganos de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgnicas). VII. Los documentos deben clasificarse slo en casos excepcionales por materias o asuntos.

22. Quiero dejar aclarado este punto porque pudiera pensarse que estamos hablando de una clasificacin anterior que viene de la propia institucin y que nosotros pretendemos cambiar. En absoluto. Nos referimos a clasificaciones incorrectas por haberse hecho a posteriori, por archiveros en desacuerdo con el principio de respeto al orden natural de la institucin productora. Hemos de intentar restablecer y acercarnos al orden originario. Nos remitimos a los problemas a que da ocasin tal situacin y que sern tratados en el captulo 7.

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

277

TABLA G V E R A L DE LAS SECCIONES CON FECHAS EXTREMAS Y NMERO DE LEGAJOS


Aos

Legajos
295 1.953 5.876 1.187 18.422 1.194 369 223 484 106 880 2.375 2.588 13 58 2.880

1.-Patronato (facticia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.-Contadura ........................ 111.-Contratacin ........................ 1V.-lusticia ........................... V.-Gobierno (1) ......................... VI.-Escribana de Cmara de Justicia ... V I I . S e c r e t a r a del juzgado de Arribadas. Comisara de la Hacienda Pblica ... VII1.-Correos .............................. 1X.-Estado .............................. X.-Ultramar ........................... X1.-Cuba ................................. XIL-Consulados (2) ..................... XIII.-Ttulos de Castilla (facticia) ......... XV.-Papeles d e Espaa . . . . . . . . . . . . . . . . . . XV.-Tribunal de Cuentas ...............

1480-1790 15 10-1778 1492-1795 15 15-1617 1492-1854 1525- 1761 1711-1823 1700-182 1 1763-1846 1700-1836 1605-1870 1585-1867 1543- 1900
ss. XVIII y XIX

1650-1841 185 1-1887

TOTAL 38.903 ...


XVI.-hfapas y Planos (facticia) ............
1519-1892 3.392

piezas

(1) (2)

Llamada hasta ahora Simancas, Consejo y Ministerios. Llamada hasta ahora de Cdiz. (De ellos 1.064 son libros sueltos, no enlegajados.)

80
Cuadro general de clasificacin del Archivo General de Indias.

278

ANTONIA HEREDlA HERRERA

HOSPITAL DE SAN HERMENEGILDO O DEL CARDENAL Cuadro de Clasificacin


~ ~~~ ~~

Fechas
1.

Legajos

Libros

FUNDACIN Y GOBIERNO Ttulos, Privilegios, Constituciones Inventarios de bienes Actas


Apeos

Nombramientos de mayordomos Patronatos y obras pas Misas y capellanas 2. PROPIEDADES Libros de protocolos de casas y propiedades Protocolos de Escrituras de casas Escrituras y Testamentos Pleitos Correspondencia y Peticiones CUENTAS Libro de cuentas generales de mayordomos y administradores 3.1. Ingresos Libros de mayordoma o de cajas de claveras Libros generales de clavera Libros de entradas en arcas 3.2. Gastos Libros de pago de tributos Cuadernos mensuales de^gastos diarios y de despensa Libros y cuadernos de salida de arcas

1453-1783 1598-XVIII 1574-1835 1580-1759 XVIII 1578-1818 1688-1807

1-1 bis 2 3-4 5-6 7 8-1 1

lA,-2B,C,D 3

12

1524-1789 XV-XVIII xv-XVIII xv-XVIII XVI-XVIII

13-15 16-51 52-55 56-60 6 1-64

4-6

3.

1697-1934

65-66

6 bis

1700-1935 1734-1807 1730-1837 1671-1815 1599-1837 1663-1835

67-79 80-86 87A-87B

8-9 88-102 103-107

ORGANIZACIN 1: CLASIFICACIN DE FONDOS

219
~~

Fechas Libros borradores de clavera Libros de recibo y gasto Libros de salarios de ministros Cuadernos de gastos de obras en las casa del Hospital Libros de recibos y de inquilinos Libros de dbitos de inquilinos Libros de almonedas, cuadrantes de misas y capellanas Justificantes de gastos Papeles sueltos de cuentas

Legajos

Libros

1771-1 795 1700-1810 1749- 1822 1746-18 18 1754- 1828 1635-1665 1652-1815 1607-1834 15 12-XIX

107 bis 108-1 16 10-12 117-120 121 13-14 122 123-155 156

4.

MOVIMIENTO DE ENFERMOS Libros de entrada y salida de enfermos Libro de entierros

1721-1837 1817-1823

15-22 23

ARCHIVO DE LA DIPUTACION PROVINCIAL


Fechas Legajos Libros

- Diputacin Provincial
- Hospital del Amor de Dios - Hospital de las Bubas - Hospital del Cardenal - Hospital de las Cinco Llagas - Hospital del Espritu Santo - Hospital de los Inocentes - Hospital del Pozo Santo - Hospital de San Lzaro - Hospital de Convalecientes o del Buen Suceso - Casa Cuna - Hospicio - Badolatosa

1832-1930; 1930-1986 1396- 1886 1377-1868 1453-1857 1422-1908 1387- 1892 1322-185 1 1414-1862 1322- 1878 1609-1850 1435-1973-1 984 1561- 1896-192 1 1754-1855

4.121 162 44 60 265 220 67 29


55

6.673 71

27 50

3 270 61 8

570

Cuadro de Clasificacin

280

ANTONIA HEREDIA HERRERA

l. GOBIERNO. 1. l . 1.2. I .3. 1.4.

Concejo Ayuntamiento Pleno. Alcalda. Comisiones de gobierno (CMP y CG). Comisiones informativas y especiales.

2. ADMINISTRACIN. 2. l . Administracin General. 2. l . l . 2. I .2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6. 2.1.7.


Secretara. Registro General. Patrimonio. Personal. Servicios Jurdicos. Contratacin. Archivo.

2.2. Administracin de Servicios. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.2.9. 2.2.10. 2.2.1 1. 2.2.12. 2.2.13. 2.2.14. 3. HACIENDA.
Abastos y Consumo.* Beneficencia y Asistencia Social. Sanidad. Obras y y Urbanismo. Seguridad Ciudadana. Quintas y Milicias. Educacin. Estadstica de Poblacin.* Cultura. Deportes. Servicios Agropecuarios. Elecciones. Transportes. Psito.

3. l . Intervencin Econmica. 3.2. Rentas y exacciones y captacin capitalhgresos. 3.3. Tesorera.


Estructura del cuadro de clasificacin de un fondo municipal (= primer nivel).

ORGANIZACIdN 1: CLASIFICAC16N DE FONDOS

281

ARCHIVO MUNICIPAL
1. GOBIERNO.

1.1.

Ayuntamiento Pleno. Actas Capitulares / Actas de Pleno. Libro de Actas Capitulares. Expediente de Sesiones. Libro de Extractos de Acuerdos. Expedientes de Gobierno. Ordenanzas Municipales. Disposiciones recibidas.
Resoluciones. Bandos y Edictos. Correspondencia. Expedientes de Depuracin. Expedientes de Nombramientos de Guardas Jurados. Expedientes de Protocolo. Lista de Lotera.

1.2. Alcalde.

1.3. Comisin Municipal Permanente / d e Gobierno. Actas. Libro de Actas. Expedientes de Sesiones. Libro de Extractos de Acuerdos.
1.4. Comisin Informativas y Especiales.

Actas. Libro de Actas. Expedientes de Sesiones. Libros de Extractos de Acuerdos


Desarrollo de la Seccin Gobierno del esquema del cuadro de clasificacin de un fondo municipal. (Vid. ilustracin anterior).

CAPTULO 10

ORGANIZACIN 11: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES


1. Tipos de ordenacin.

2. Ordenacin cronolgica. 2.1 . De piezas singulares. 2.2. De expedientes. 3. Ordenacin alfabtica. 4. Ordenacin numrica para unidades de instalacin. 5 . Eleccin del tipo de ordenacin. 6. Operaciones relacionadas con la ordenacin. 6.1. Desdoble o despliegue. 6.2. Signaturacin y sellado. 6.3. Datacin. 6.4. Foliacin y numeracin. 6.5. Agregacin.

Recordemos el esquema bsico de una programacin archivstica.


2 .o

1 0

Conservar

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f

ORGANIZACIN: DESCRIPCI~N:

1------

Clasificacin

y y

Inventariacin [

1 I 1

i-----1

Ordenacin
1

Servir

!----1

1 L _ _ _l _
Catalogacin

I I

Ordenar es la segunda operacin, dentro de la organizacin, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una seccin de archivo o bien a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por su tipologa al tratar de preparar un catlogo. Dijimos', que ordenar es la operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano. En nuestro caso los elementos sern los documentos o las unidades archivsticas, dentro de las series. (Cfr. captulo 9). Insisto en la incorreccin de hablar de ordenacin de un fondo o de un archivo, a no ser que la palabra est tomada como sinnima de organizacin.
1. Seguimos en este captulo, salvo las ampliaciones, escasas modificaciones y algunas rectificaciones introducidas, la parte correspondiente al tema de nuestro trabajo: Cluszjcacin y Ordenacin, Archivstica. Estudios bsicos)), Sevilla, 1983, Raginas 56-62.

286

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Convendr tener siempre en cuenta lo siguiente:

- La ordenacin archivstica de los documentos se hace a partir de uno de los elementos (fecha, nombre de personas, lugar o asunto) que nos acerquen a su contenido. - Cada serie exigir un tipo de ordenacin independiente. - Hay un orden entre las unidades que integran cada serie y otro para cada unidad archivstica. - Aparte de la ordenacin de los documentos, existe una ordenacin de la informacin (ndices) con vistas a su recuperacin.
1 . Tipos de Ordenacin.

Los diversos tipos de ordenacin reciben su nombre de la unidad elegida para determinar dicho orden. As, segn optemos por la fecha o data, tendremos el cronolgico; si las letras del abecedario, el alfabtico; si la situacin o el lugar, el topogrfico; si el tamao, por tamaos. No olvidando que puede establecerse una ordenacin mixta en la que se utilicen a la vez un orden alfabtico y un orden cronolgico (correspondencia de una institucin con varios destinatarios, en el que el orden principal responda a los nombres de stos y dentro de ellos se ordenen por fechas).
2. Ordenacin cronolgica. 2.1. De piezas singulares.

Se parte en este tipo de una premisa: no hay elemento ms estable que la data de un documento cuando sta est expresa). De las diferentes clases de fechas (cronolgica, tpica, histrica) la primera sita a los documentos en el tiempo y con relacin a ella son colocados uno detrs de otro. La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronolgica (ao, mes y da) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento.

ORGAN. 11: ORDENACldN DE DOCUMENTOS Y DE SERiES DOCUMENTALES

287

No siempre la fecha ha venido expresada de la misma forma (estilos romano, de la encarnacin, era hispnica, hgira, etc.), pero para ordenar es preciso reducir siempre al estilo moderno, actual. La reduccin es bastante frecuente y necesaria en la documentacin medieval, a partir de los Reyes Catlicos es normal el uso del sistema de datacin cristiana, a excepcin de la documentacin francesa colonial de la poca napolenica que se gua por la reforma de la terminologa eronolgica impuesta en aquella zona. En cuanto a las reducciones, un caso hay que tener presente y es la incidencia que tuvo, a la hora de la datacin de los documentos con vistas a. su ordenacin, la reforma del Calendario Gregoriano para la documentacin alejada de la metrpoli como eran los reinos indianos2. Siendo como es la ordenacin, respecto de la clasificacin, una operacin ms mecnica, sin embargo a la hora de llevarla a cabo s ofrece gran cantidad de dificultades si se trata de documentacin histrica hasta el siglo XVIII. Es frecuente, por costumbre, para determinados tipos documentales como son las peticiones, o por olvido, en otros casos, la ausencia de fecha. Ha de recurrirse entonces a lo que nosotros denominamos ttdata archivstica que es la que puede localizarse como ms cercana al documento por datos indirectos de firmas, de situaciones o de fechas de etapas de gestin administrativas anteriores o posteriores al documento. Para las peticiones, a las que nos hemos referido, la data archivstica sera la fecha que suele figurar al dorso de dichas solicitudes que indica el momento de presentacin al destinatario o de recibo para ste. Este tipo de datacin hay que hacerlo en cualquier clase de documentos no fechados. Si slo podemos acercarnos al ao, las piezas
2. Gregono XIII, por la bula Inter Gravissimas de 24 de febrero de 1582, suprimi las fechas comprendidas entre el 4 y el 15 de octubre de dicho ao para eliminar la diferencia que por acumulacin se haba producido entre el ao solar y el ao civil. Su aplicacin en Indias no tuvo lugar hasta el ao siguiente, pero en momentos diferentes segn los reinos, as en Mxico en octubre de 1583, en Per en 1584 y en Crdoba de Tucuman en 1585. Tal supresin afect6 a los trminos y plazos judiciales que hubo que ampliar si estaban incluidos en I'as fechas de supresin. Hubo tambin que reducir los sueldos de los funcionarios o ministros. Cfr. Real Daz, J. J.: Estudio Diplomtico del documento indiano, Sevilla, 1972.

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documentales se colocarn al principio de esa anualidad, antes de todos los documentos con fecha completa. Es bastante habitual, al ordenar la documentacin, la existencia de lagunas cronolgicas considerables que hay que hacer constar. Ordenado el contenido de la unidad de instalacin (paquete, carpeta, legajo) al principio de cada una de ellas se harn constar estas lagunas, indicando con fechas lmites los grupos de documentacin continua. As: 1586,julio-1 588, diciembre. 1592, enero- 1594, diciembre. En determinados testimonios escritos existen varias fechas que responden a distintos momentos de la elaboracin de esos documentos. Pongo por ejemplo las Consultas elevadas, en tiempo de los Austrias, por los diferentes Consejos al rey. De todas ellas ha de elegirse la de su puesta por escrito. Todos los documentos tienen una fecha de expedicin y otra de entrada en su destino o registro, segn se trate de documentos despachados por la institucin o recibidos de otra, como resultado de las relaciones entre ambas. Lo habitual es optar por la fecha de expedicin, es decir, lo que en Diplomtica diramos conscriptio. En algunas cancilleras con el paso del tiempo se cambi el criterio de ordenar los documentos por su fecha de expedicin por la data de entrada en el momento de llegar al destinatario. As ocurri en algn perodo en la Secretara de Despacho de Indias, donde la correspondencia de las autoridades indianas enviadas a dicha Secretara (Va reservada) se orden por la fecha de recepcin. Hasta ahora nos estamos refiriendo a la ordenacin de piezas documentales sueltas que forman series completas de tipologa semejante (cartas, reales cdulas, reales provisiones, peticiones, consultas). Pero la ordenacin se complica cuando se trata de lo que nostros llamamos unidades archivsticas (expedientes, testimonios de autos, documentos principales con anejos). 2.2. De expedientes. En el caso de expedientes o de testimonios de autos, cuya referencia cronlogica ha de hacerse a las fechas lmites: data de iniciacin

ORGAN. 11: ORDENAC16N DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES

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y data final o de resolucin, han de ordenarse como tal serie de expedientes considerando en primer lugar el ao inicial y en segundo lu-

gar la fecha ltima:


1762- 1784. 1762- 1786. 1762- 1788. 1763- 1790. 1763-1 791.

Pero el orden de cada expediente exigir un orden independiente dentro de cada uno de ellos que ser el cronolgico en cuanto que se desarrolla dentro de un proceso temporal, pero no se corresponder con un estricto orden cronolgico si entendemos como tal a colocar por sus fechas un documento detrs de otro, por cuanto que existirn documentos principales y anejos y stos ltimos normalmente suelen tener fechas anteriores a los principales y no por eso han de colocarse antes. El orden de los expedientes responder al orden de las diferentes etapas del procedimiento administrativo de que sea testimonio el expediente y variar segn dichos procedimientos. En los archivos administrativos los expedientes, actualmente, suelen graparse o coserse con lo que al archivo central suelen llegar cada uno de ellos ordenado, reflejando el procedimiento administrativo de que cada uno es testimonio. Respetmoslos. Por el contrario cuando ordenamos expedientes remotos, despus de rehecho su orden, no los cosamos en un intento de mantener dicho orden y asegurar su conservacin. Slo numeremos los documentos. La complejidad de la ordenacin en un expediente histrico suele ser ms complicada por cuanto es frecuente que muchos pasos de la tramitacin estn escritos sobre un mismo soporte escriturario (ai margen, al dorso) y la ordenacin fsica materidizada en colocar un documento detrs de otro es imposible: el orden habremos de reflejarlo en una ficha de descripcin que claramente establezca este orden cronolgico de acuerdo con los distintos pasos del proceso administrativo. Si se trata simplemente de documentos principales con anejos (carta y documentos unidos a ella) la ordenacin ha de hacerse te-

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niendo en cuenta los documentos principales y despus, junto a cada principal, ordenados tambin cronolgicamente los denominados documentos que acompaan al principal y unidos a ste por el autor como justificantes, y en segundo lugar los que le corren unidos y que se incorporaron por el destinatario para aclaraciones posteriores y para tener en cuenta a la hora de resolver.

3. Ordenacin alfabtica.
Es aqulla por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas de su informacin. Estos nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a que ste se refiera, o bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Tendramos respectivamente, por ejemplo, los asuntos de una correspondencia o los nombres de los destinatarios de la misma. Segn, pues, se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordenacin alfabtica de materias, onomstica o geogrfica. La ordenacin onomstica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el nombre en ltimo lugar. Al nombre de pila habr de referirse en caso de esclavos o de indios en los que normalmente no figura el apellido. No siempre se ha entendido as el orden alfabtico onomstico. En el XVII y en el XVIII con frecuencia se orden por el nombre de pila. Donde mayor nmero de pruebas existen de esta prctica es en los ndices de libros manuscritos de la poca. Hay series documentales que exigen t l ordenacin alfabtica a onomstica como son en la documentacin antigua: las probanzas, las relaciones de mritos y servicios, los expedientes de ingreso en rdenes militares o en colegios, etc. y en los fondos modernos, los expedientes personales, las hojas de servicios, entre otros. La ordenacin alfabtica es la preceptiva en los ndices realizados sobre la informacin obtenida de los documentos, para recuperarla en los instrumentos de descripcin. Sobre las reglas para alfabetizar un ndice se pueden tomar como modelo las dictadas para bibliotecas. Pero conviene insistir como reglas generales y ms frecuentes la preferencia por la ortografa moderna sobre la antigua, haciendo referencias continuas a esa ortogra-

ORGAN. II: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERES DOCUMENTALES

29 1

fa anterior. Las fichas de referencia deben ser tantas cuantas sean precisas, aunque numerosas, para no perder nunca la informacin. No necesita mayor explicacin la ordenacin alfabtica geogrfica. Cuestin diferente es la ordenacin alfabtica por materias, ya que exige una relacin cuidadosa de los vocablos que recojan ms exactamente la informacin de los asuntos tratados y est condicionada, a veces, al criterio subjetivo y personal del que la realiza. As, por ejemplo, contratacin o comercio, comerciantes, mercaderes o cargadores; avisos o navos de aviso)). Las referencias sern siempre, en estos casos, indispensables.
4. Ordenacin numrica para unidades de instalacin.

Hasta ahora nos hemos referido a la ordenacin de documentos dentro de las series. Pero la ordenacin numrica atae a las unidades de instalacin. En el caso de un archivo administrativo donde los paquetes llegan de los distintos negociados en momentos diferentes, a cada paquete, sea cual fuere su procedencia, habr de drsele un nmero de orden correlativo (con una sola cifra) por ingreso, que Corresponder al nmero que ocupe en el fichero-registro del fondo con numeracin nica y se ser su nmero en las estanteras del archivo central. Lo qucs puede existir es una doble numeracin que corresponda a una doble instalacin, para libros y para legajos. No quedarn, pues, agrupados materialmente los legajos o los libros pertenecientes a una misma dependencia. Junto a un legajo del negociado de Personal, el siguiente puede ser del de Arquitectura. Ha de huirse totalmente de dar numeraciones distintas para la documentacin de cada negociado, por la cmplicacin que la multiplicidad de cifras puede ocasionar y por la gran cantidad de espacio que requerira su instalacin. La agrupacin de unidades de instalacin por negociados la conseguiremos y tendremos en el fichero-inventario que nos refleje la clasificacin dada a la totalidad del fondo. Refirindonos tambin a los archivos administrativos y con relacin a los problemas de ordenacin, hemos de considerar los expur-

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gos. Sin entrar en el hecho concreto, que ya ha sido tratado en otro lugar, realizado el expurgo, las unidades de instalacin afectadas han de dejar su nmero de orden vacante. Debe llevarse un control de unidades expurgadas y de sus nmeros de orden para que sean esos nmeros y sus huecos los que en primer lugar se den a los legajos o libros de nuevo ingreso y cubran dichos vacos, en el fichero registro y en las estanteras. Fue costumbre habitual a principios de siglo y para muchos archivos usar tres cifras para expresar el nmero de orden y de ubicacin de las unidades de instalacin (2- 1-3; correspondiendo estas cifras al estante, cajn, legajo) que complic en gran manera la identificacin de dichas unidades. Actualmente en la mayora de los centros esas numeraciones antiguas han sido sustituidas por numeraciones de cifras nicas, quedando, slo para uso referencial, redactada una tabla de equivalencia de ambas numeraciones. Para los archivos histricos deben existir tantas numeraciones como fondos o secciones de archivo. As en el Archivo Histrico de la Diputacin Provincial de Sevilla a cada uno de los fondos de los hospitales sevillanos se le ha dado una numeracin independiente. 5. Eleccin del tipo de ordenacin. Hay un axioma que nos dice que elegido un tipo de ordenacin para una serie, ste no debe alterarse o modificarse. Ahora bien, no a todas las series documentales les conviene el mismo tipo. La eleccin conviene hacerse teniendo en cuenta la mejor y ms rpida localizacin de los documentos para una informacin ms inmediata. La ordenacin cronolgica suele ser la de uso ms frecuente, pero hay determinadas series que imponen otros tipos de ordenacin. Es obvio la eleccin del tipo alfabtico onomstico para las ((relaciones de mritos y servicios o para ((10s expedientes personales; o la eleccin del tipo alfabtico-geogrfico si se trata de expedientes de un negociado de Forestal; o la eleccin del sistema mixto alfabtico de materias y cronolgico para expedientes de una Asesora Jurdica, o la opcin por la ordenacin cronolgica para la correspondencia o los presupuestos econmicos.

ORGAN. 11: ORDENACIN DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES

293

5. Operaciones relacionadas con la ordenacin. Existen una serie de operaciones de tipo mecnico en ntima relacin con la actividad de ordenar, precisas, pero que pueden ser realizadas muchas de ellas no desde luego por un tcnico de archivos, por cuanto sera malgastar su tiempo y su trabajo.
6.1.

Desdoble o despliegue.

Nos referimos, en primer lugar, al desdoble o despliegue de documentos que se hace necesario en documentacin histrica, fundamentalmente del XVIII y XIX, por cuanto fue prctica frecuente que los documentos de tamao folio para su archivacin se doblaran en tamao cuarto. No hay duda que, para una mejor conservacin y sobre todo para una ms fcil ordenacin y uso, conviene extender10s a su tamao natural. No es frecuente el problema para la documentacin ms antigua ni para los escritos actuales. Pero s es preciso insistir en llevar a cabo esta operacin en series como pueden ser las de mapas y planos, cuyo plegado puede perjudicar seriamente los dibujos.

6.2. Signaturacin y .sellado. Hay que huir de plasmar en los documentos cualquier anotacin, pero por otra parte la conservacin del documento requiere el control y existen algunas operaciones como son la signaturacin y el sellado que hay que realizar. Cada documento, en el ngulo inferior izquierdo debe llevar un sello, de impronta pequea, del centro o archivo a que pertenezca junto a la signatura del legajo o paquete donde se ubique. Ha de utilizarse el lpiz para signaturar y por supuesto evibar que el sello y signatura caigan sobre parte escrita. En las piezas documentales aisladas es slo precisa una nica signaturacin y sellado en el primer folio; en las piezas cosidas tambin en el primer folio de dicha pieza; en los mapa y planos debe indicarse al dorso. La expresin de la signatura en la documentacin con formato de libros no slo ha de figurar en el lomo del mismo, mediante un te-

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juelo, sino en la primera pgina del libro en el margen inferior derecho escrito a lpiz.

6.3. Datacin.
Insistimos en que son reprobables las anotaciones sobre los documentos. Pero a veces se hace conveniente, siempre por el archivero y no por otras personas, la indicacin de la data en la parte superior, desde luego a lpiz, para evitar la desordenacin por un uso frecuente por parte de los investigadores. Es mucho ms recomendable la utilizacin de carpetillas que guarden y protejan el documento y en las cuales se indiquen los datos para su identificacin no slo por su data. En muchos archivos, sin embargo, sto acarrea una serie de problemas secundarios como son el aumento de volumen de las unidades de instalacin que tropieza con el espacio restringido existente.

6.4. Foliacin y numeracin.


Para hacer ms estable la ordenacin, hoy que el masivo manejo de algunos fondos tiende a desordenarlos, se hacen cada vez ms necesarias estas dos operaciones aparentemente iguales. La tendencia a microfilmar series completas determinan la conveniencia, sobre todo, de la foliacin. La numeracin es el nmero de orden dado por unidades archivsticas, la foliacin es la numeracin corrida de todos los folios escritos de una unidad de instalacin. El nmero 2 puede corresponder a un determinado expediente que tenga 30 folios, del 22 al 52, dentro de la totalidad de un legajo. Las cifras correspondientes a una y otra han de expresarse tambin a lpiz en cada documento en los ngulos superiores, reservando el izquierdo para el nmero de orden de la unidad y el derecho para la indicacin del folio. No conviene preceder ninguna de las cifras por ningn trmino como pueden ser nmero o folio. Hay una serie de recomendaciones dictadas por la experiencia que deben tenerse en consideracin en la documentacin histrica. No se debe numerar ni foliar una unidad de instalacin aislada, estas operaciones deben iniciarse solamente cuando estn totalmente or-

ORGAN. 11: ORDENAC16N DE DOCUMENTOS Y DE SERIES DOCUMENTALES

295

denadas todas las unidades de instalacin que integren una serie documental completa. La aparicin, frecuente, de documentos mal colocados por los primitivos organismos productores que hacen necesaria su adecuada colocacin en otras unidades de instalacin hara precisa con excesiva reincidencia la duplicacin, no slo de nmeros de orden que pueden salvarse con cifras bis, sino lo que es peor y ms molesto la duplicacin de los nmeros de la foliacin. El almacenamiento de documentos en soportes como el disco ptico, evitarn muchas de estas tareas.
6.5. Agregacin.

Acabamos de aludir a un problema frecuente como es la detectacin de documentos mal colocados. Las incorporaciones suelen hacerse dentro de las mismas series, una carta que por su fecha corresponde al legajo anterior o posterior, sin faltar los casos que la agregacin ha de hacerse de un fondo a otro fondo. As, una escritura de propiedad de una huerta del Hospital del Amor de Dios encontrada entre los fondos del Hospital del Espritu Santo, refirindome a los fondos del Archivo Histrico de la Diputacin de Sevilla. La agregacin es necesaria pero peligrosa. Requiere un conocimiento profundo de las series y del fondo. Hay que considerar en primer lugar el proceso administrativo seguido por la documentacin, en segundo lugar, la prctica usual de archivacin mantenida por el organismo productor y en tercer lugar la tipologa, antes que tomar como referencia el asunto o materia. Tambin como recomendacin insisto en que las agregaciones no deben llevarse a cabo hasta estar totalmente terminada la clasificacin e inventariacin de un fondo. La agregacin exige la colocacin de testigos en el lugar ocupado por el documento sacado de una unidad de instalacin para agregarlo a la que le corresponda, en el que se haga constar brevemente la descripcin de la pieza y el nmero del legajo a donde se incorpora.

CAPTULO 11

LA DESCRIPCIN*
1. Conceptos generales: anlisis y descripcin archivstica. Instru-

2.

3. 4. 5.

mentos de descripcin. Planificacin descriptiva. 2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin. 2.2. Niveles de descripcin y paralelismo con las agrupaciones documentales y los instrumentos de descripcin. 2.3. Plan de descripcin. 2.4. Estadios o etapas en un plan de descripcin. 2.5. Difusiny publicacin. Problemas terminolgicos de los instrumentos de descripcin. Descripcin automatizada. La normalizacin de la descripcin.

* La base de este captulo y los siguientes relacionados con los instrumentos de descripcin esta sustentada aunque ampliada en HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual de instrumentos de descripcion documental, Sevilla, 1982.

1. Conceptos generales: anlisis y descripcin archivstica. Instrumentos de descripcin.

Siguiendo el esquema bsico de una programacin archivstica indicado en el captulo 7, llegamos a la etapa de servir la documentacin. Hay que tener presente que hoy el profesional de archivos est obligado no slo a servir y entregar para su consulta el documento o expediente que se le solicite y que l guarda y conserva, sino que ha de facilitar y difundir los medios para su conocimiento y su acceso y aqullos no son otros que los instrumentos que ha de elaborar con esa finalidad. Ha sido Theodore Schellenberg' quien ha designado con el trmino descripcin esa tarea especfica que engloba las diversas y variadas actividades del archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular. Resulta curiosa la falta de definiciones en los Manuales ms divulgados (Francia, Canad, Italia). La palabra descripcin, en trminos amplios, es la enumeracin de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que la persona que la efecta pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que ientifican lo que se describe*. La descripcin es el anlisis realizado por el archivero sobre los fondos y los documentos de archivo agrupados natural o artificial1. Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba, 196 1, pg. 1. 2. TANODI, Aurelio: Descripcrn y catalogacin, PNUD. Capacitacin a distancia, Santiago de Chile, 1981-82, pg. 3.

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ANTONlA HEREDIA HERRERA

mente, a fin de sintetizar y condensar la informacin en ellos contenida para ofrecerla a los interesados. Equivale a dar al documento de archivo o sus agrupaciones sus seas de identidad, aquellos rasgos que los definen con precisin (eligiendo los elementos que mejor los identifiquen) y que permitirn y facilitarn la comunicacin (consulta y recuperacin). La descripcin es el puente que comunica el documento con los usuarios. En la cabeza del puente est el archivero que realiza una tarea de anlisis que supone identificacin, lectura, resumen e indizacin que transmite al usuario para que ste inicie la recuperacin en sentido inverso a partir de los ndices. La descripcin documental comprende no slo el anlisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomticos como jurdicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redaccin y de sus caracteres externos, sino tambin los datos para su localizacin. La descripcin es necesaria tanto en un archivo administrativo como en un archivo histrico, aunque su prctica pueda presentar algunas variantes. La descripcin, en definitiva, es el medio utilizado por el archivero para obtener la informacin contenida en los documentos y facilitarla a los usuarios. Los productos inmediatos de la descripcin suelen ser las fichas de inventario o de catlogo, los asientos de ndices e incluso los cuadros de clasificacin en los que estn identificadas y localizadas las series; los productos definitivos son los instrumentos de descripcin destinados a facilitar el acceso documental en una gama que va desde una amplitud extrema (archivo, fondo) al detalle de la pieza. Los instrumentos de descripcin son las representaciones de los documentos o de sus agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la original. Lo que no podr considerarse nunca como descripcin es la reproduccin documental, a no ser que sta est acompaada de los signos mnimos de identificacin. El anlisis aplicado a los documentos de archivo ha de hacerse con objetividad para respetar su naturaleza que ofrece esa nota substancial. Asepsia la llaman algunos. La valoracin, la interpretacin corresponder a los usuarios. Nosotros nos limitaremos a representar, condensando o sustituyendo lo ms fielmente posible. Para conseguirlo la descripcin ha de ser:

LA DESCRIPC16N

30 1

Exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonios nicos y concretos. Suficiente para la unidad que se est informando (archivo, fondo, serie o documento), sin ofrecer ms de lo necesario, por exceso o por defecto. Oportuna en cuanto que ha de reflejar una programacin que marque una jerarqua de la informacin. La obtencin de datos por el archivero para elaborar un producto de informacin no es una explotacin de los documentos en beneficio propio, como puede ser la del historiador, sino que esta labor est encaminada a dar a conocer la informacin indispensable a quien la solicite. La descripcin persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al archivero. Considera Duchein esta operacin parte fundamental de la Archivstica: Sin una descripcin adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano, como el cofre de un tesoro sin llave, an peor: lo mismo que un viajero con un mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, as un instrumento de descripcin errneo o imperfecto puede engaar gravemente al investigador, sea por falsa interpretacin de otros datos, sea por falta de informaciones referentes al origen y a la historia de los documento^^. En esta misma lnea se pronuncia el profesor Tanodi: Ordenados bien o mal, los archivos SQII prcticamente incontrolables e inaccesibles o de consulta sumanente dificil, si no cuentan con auxiliares de control, de consulta e inve~tigacin~. La descripcin que es anlisis documental no puede tomarse como una tarea genrica para archiveros, bibliotecarios y documentalistas. Es una manera de hacer concreta que exige una denominacin especfica y un mtodo tambin especializado, diferente, porque
Vicenta: La formacin para la informacin de archivos, 3. Cfr. COR-riS ALONSO. IV Congreso ANABAD, Cceres, 1985, ((Boletn de ANABADn, Madrid, XXXVI, 1-2. 4. Prlogo a la obra: Manual de Instrumentos de descripcin documental, ob. cit. 5. TANODI. Aurelio: Inventario, Catlogos e Indices, CIDA, Crdoba, 1978, pg. 6.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

diferentes son los documentos de archivo, de los libros y de los denominados documentos cientficos. (Vid. capt. 5). Su definicin podra ser: el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones materializado en representaciones que permitan su identificacin y localizacin y lu recuperacih de su informacin para la gestin o la investigacin. Ya hemos dicho que la descripcin no puede considerarse como algo aislado, sino en estrecha relacin con la organizacin. De ah su paralelismo. La descripcin est condicionada por los diferentes niveles de informacin que ofrecen los documentos agrupados de una forma natural y que darn respuesta a las necesidades de los usuarios. Estos niveles (tres y uno auxiliar) estn determinados por las agrupaciones documentales. Cada nivel de descripcin al materializarse en un instrumento exige un nombre especfico (gua, inventario, catlogo, ndice). Ya veremos cmo la existencia de esos niveles supone la jerarquizacin que habr de reflejarse en la elaboracin de cualquier programa descriptivo.

2. Planificacin descriptiva6.
2.1. Desproporcin entre demanda y servicio de la informacin.

En la actualidad muchos de nuestros archivos han sufrido la avalancha del crecimiento demogrfico de los investigadores, como consecuencia del aumento progresivo de la poblacin universitaria en las Facultades de Humanidades y de las crecientes necesidades cientficas, a la vez que estn sometidos al aumento de la gestin de las
6. HEREDIA HERRERA. Antonia: Planijicacin de los instrumentos de trabajo en los archivos, Boletn interamericano de archivos)), vol. VII, Crdoba, Argentina, 1980, pgs. 87-91 y Boletn del Archivo General de la Nacin, vol. LXXI, n . O r 240-241, Caracas, enero-diciembre, 1981, pgs. 8- 13. 7. En Espaa los usuarios que han obtenido servicio de los Archivos del Estado han alcanzado la cifra de 1 1 1.735 en 1974, lo que supone 14.817 ms que en 1973. En 1975 la cifra ha llegado a 116.636, o sea 4.901 ms que en 1974. Cfr. CORTS ALONSO. Vicenta: Los Archivos dependientes de la Direccin General del Patrimonio Artstico y Cultural, 1974 y 1975. Boletn de Archivos)), n.O 1, Madrid, enero-abril, 1979, pgs. 49-50. Vid. tb. de la misma autora: Notas sobre la investigacin en el 4.G.I. Archivo Hispalense)), LXVIII, n.OS207-208, Sevilla, 1985, pgs. 197-22 1.

LA DESCRIPCIN

303

instituciones productoras que exigen una informacin pronta y adecuada. Ese acceso masivo a las fuentes documentales incide sobre dichos centros con signos muy diversos y plantea problemas a los que hay que hacer frente. Se han multiplicado las tareas administrativas que lleva aparejada esa asistencia que, aunque inevitables y necesarias, merman las funciones tcnicas de los archiveros. Han crecido las gestiones de control y vigilancia, ha aumentado en tal proporcin el movimiento de legajos y la utilizacin de su contenido que ha de temerse por su conservacin. Pero estas mayores necesidades no se han visto compensadas ni mucho menos con la ampliacin de plantillas que ayuden a remediar tales cuestiones*. Siendo todos estos problemas importantsimos, quiero insistir en los que inciden de una manera especial sobre la conservacin: el manejo masivo de los fondos y la conveniencia de acrecentar los instrumentos de descripcin para atender a las demandas actuales de la investigacin y solucionar en gran medida la durabilidad de las fuentes. En cuanto a las cifras de asistencia y su incremento en estos ltimos aos, son elocuentes las listas publicadas en las Guas de los investigadores en los archivos espaoles. Rama de Humanidades para los aos 1974 a 1977. Cada persona de las all relacionadas tiene abierto un expediente en un determinado centro y ha consultado sus documentos. Lo que no nos informan estas guas es del movimiento de estos ltimos. En este sentido, las memorias de cada uno de los archivos y los datos que facilitan hablan por s solas acerca de su crecimiento en proporciones geomtricas9.Lo que ni unas ni otras nos detectan es el ndice que nos d la proporcin en que cada unidad archivstica o de instalacin deteriora su estado fsico por la utilizacin de aquellos usuarios. Existen, adems, determinadas circunstancias en algunos asistentes habituales que pueden acentuar las notas negativas por lo que se

8. CORTS ALONSO. Vicenta: Funcin de los archivos y recursos humanos, Revista de Educacin, n.o 235, 1974, pgs. 72-83. 9. CORTS ALONSO. Vicenta: Los Archivos dependientes ... Ob. cit.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

refiere a la conservacinl0. Hay un nmero crecido de alumnos universitarios -investigadores ocasionales- que acuden a los archivos con el nico fin de aprobar una asignatura para la que es preceptivo hacer prcticas sobre documentos de nuestros depsitos. Su meta no est en la investigacin y su paso por las salas de trabajo es obligado y de mero trmite. El manejo de algo, tan insustituible como son las piezas documentales, por personas no preparadas para ello, creo que hay que tenerlo en cuenta. Habr que buscar soluciones porque tampoco se puede negar a esos investigadores en ciernes el manejo de la documentacin, y aqullas pueden estar en el microfilm o la fotocopia. Actualmente hay series dentro de algunas secciones facticias (pergaminos, mapas, estampas, planos) que se sirven habitualmente para su manejo en forma de reproducciones aunque la consulta del original no est descartada para comprobaciones. Aparte de aquellos casos, es innegable que la utilizacin reiterada de los fondos por los profesionales de la investigacin ha de incidir en su conservacin. El facilitar el acceso a estos documentos mediante un mayor y efectivo nmero de instrymentos, cubrir un doble objetivo: abreviar la tarea del investigador, reducindole las bsquedas y localizaciones largas e infructuosas que machaquen las piezas documentales y, como consecuencia, evitar o, al menos, disminuir su deterioro. Estamos todava lejos, para la mayora de los archivos, de salas de investigacin sin papel donde la consulta se haga slo a travs de pantallas. Si la organizacin tiene una relacin directa con la conservacin no lo es menos la que tiene en esto la descripcin en cuanto que de una correcta planificacin descriptiva se eliminar, como hemos visto, la consulta innecesaria y el manejo intil de muchos legajos por los investigadores que podrn ir directamente a la noticia que les in10. HEREDIA~ R R E R A , H Antonia: Un peligro para la conservacin: el acceso masivo a los fondos documentales, Boletn de Archivos), n . O 4, Madrid, 1980. Con anterioridad se haba dejado sentir este problema en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Mosc en 1972: aaujourdhui comme demain, le chercheur doit obligatoirement posseder un minimum des connaissances pour Iexploitation des fondes), son palabras de M. Franjo Biljan en dicha reunin. Cfr. ((Archivunu), XXIV, 1976, pg. 166: Los instrumentos de localizacion de los archivos al servicio de la Ciencia.

L A DESCIUPCIN

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teresa, consiguindose para ellos un ahorro notable de horas de trabajo.


2.2.

Niveles de descripcion y paralelismo con las agrupaciones documentales y los .Instrumentos de descripcin.

No nos vamos a referir a niveles administrativos o polticos que entraran de lleno en lo que sera una Administracin de Archivos. Ahora nos interesa centrarnos en los niveles que exige cualquier programacin descriptiva para cualquier archivo, sea cual sea el mbito administrativo. Estos niveles guardan una relacin estrecha con las agrupaciones documentales de las que nos ocupamos en el captulo 4,establecindose un paralelismo entre ambos. Esta relacin no es otra cosa que la consecuencia de que el objeto de la descripcin son los documentos o sus agrupaciones. Con esas agrupaciones, qiie ya tratamos de dejar identificadas, se pueden establecer tres apartados: Archivo, fondo, seccin de fondo, seccin histrica de archivo. 2.0 Series documentales. 3.0 Piezas singulares, unidades archivsticas.
1
.O

Estos tres apartados obedecen a una escala jerrquica, de mayor a menor, en las que cada una de las agrupaciones est contemplada por su personalidad plena. Hemos excluido en este caso a las secciones documentales por entender que stas son subdivisiones de un fondo, de una seccin de fondo o de una seccin de archivo. La descripcin aplicada a cada uno de estos tres apartados determinar un nivel de profundidad en el anlisis en relacin con la naturaleza de las agrupaciones que se describen. As describiremos en el primer caso, un archivo, un fondo, etc.; en el segundo, cada una de las series que integran cualquier fondo, seccin de fondo o seccin de archivo y para el tercero, los documeiitos simples o compuestos. Estos niveles. adems responden a las diferentes necesidades de informacin de los usuarios. Veamos:

- Alguien puede necesitar conocer en qu archivos espaoles hay


fondos con documentos americanistas.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

- Pueden interesarle las disposiciones de la corona espaola para


Mxico en la primera mitad del XVI. - Le conviene localizar el ttulo del virrey Antonio de Mendoza. - Slo desea saber si hay documentacin sobre la plvora.

Es claro que la informacin demandada es mucho ms amplia, ms general y panormica en el primer caso que en los otros. La necesidad en el primer caso se satisfar a partir de una Gua de los Archivos espaoles o de las Guas de cada uno de ellos, en el segundo con un inventario de la Audiencia de Mxico, en el tercero con un Catlogo de los cedularios novohispanos y en el cuarto con un ndice, incorporado a un banco de datos. El resultado de la descripcin se materializar en unos instrumentos especficos, paralelos a dichas agrupaciones, quedando as establecida la equivalencia entre niveles de descripcin, agrupaciones documentales e instrumentos de descripcin.
Agrupaciones documentales Instrumentos de descripcin

Nivel

Archivo Fondo Seccin de fondo Seccin de archivo Series documentales Piezas singulares unidades archivsticas

Guas

11
111

Inventario Catlogo ndice

IV

Internacionalmente hay unajceptacin generalizada de estos tres niveles. Sin embargo no suelen ser tan consensuadas ni la estimacin de las agrupaciones documentales, como ya vimos al hablar de la terminologa, ni, sobre todo, la materializacin de los instrumentos que

LA DESCRIPCIN

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suelen multiplicarse, al menos por lo que se refiere a las denominaciones''. Tampoco entre nosotros existe una adecuacin total con lo expuesto. Existe un cuarto nivel, que ms que describir identifica y localiza, que yo estimo auxiliar por la dependencia que guarda con esos tres instrumentos esenciales y que su nica razn de ser es la recuperacin de informacin contenida en cualesquiera de ellos. Los ndices no guardan relacin con las agrupaciones documentales, sino con los instrumentos resultado de la descripcin y no son diferentes para unos y para otros. Existe hoy una tendencia a incluir como resultado de la descripcin en el primer nivel los cuadros de clasificacin de cada una de las agrupaciones documentales que estn integradas en dicho nivel, estimndolos como otros instrumentos de descripcin, por cuanto pueden ser elaborados con independencia de las guas, aunque cuando stas se confeccionen hayan de ser incluidos en ellas. Ya veremos cmo tambin guardan una relacin estrecha con los inventarios a los que hay que aadir, hasta el extremo que los cuadros de clasificacin como introduccin a cualquier inventario vienen a convertirse en la condensacin de stos. De entrada he fijado el orden de los niveles de descripcin de mayor a menor, aunque pudiera estimarse que poda establecerse a la inversa por cuanto algunos cuando hablan de agrupaciones documentales van de lo singular a lo global. El orden no puede ser arbitrario. Importa y es necesario determinarlo, por cuanto de dicho orden partir el establecimiento jerrquico de cualquier programacin descriptiva. Me parece equivocado establecer el primer nivel de descripcin a partir del documento, materializado en un catlogo. Llevamos mucho insistiendo en que hay que ir de lo general a lo particular, ofreciendo una visin de conjunto para descender luego. El catalogo es el estadio final de la descripcin y por tanto estar en el tercer nivel. No podemos dejar de plantearnos que para los archiveros el objeto inmediato es el archivo, el mediato, los documentos.
1 1. As qued patente en el Coloquio Internacional de Archivstica sobre Descripcin, San Sebastin (junio 1990). Francia quiz sea la que ofrezca mayor multipliHERRERA, Antonia: La descripcin documental: cacin terminolgica. Cfr. HEREDIA estado de la cuestin (en prensa).

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

2.3. Plaii de descripcin.

La promocin y aumento de actividades investigadoras y de gestin, pues no corren paralelas al ofrecimiento de los instrumentos de descripcin por parte de los archiveros. Existe una desproporcin entre unas y otros. Se hace inevitable una programacin descriptiva a nivel nacional, a nivel autonmico y a nivel de centros para salvar esta situacin. No podemos ignorar que estn pblicados o elaborados, sin editar, muchos catlogos, obras analticas y minuciosas, resultado del trabajo personal de muchos aos de trabajo que son elementos indispensables para determinados historiadores que hayan escogido precisamente la parcela de que sean objeto aquellos libros. Pero esas obras de aos, frente al servicio ms generalizado de informacin que tenemos la obligacin de ofrecer, habr que dejarlas para ms adelante. Hay, en esta lnea, que estudiar los problemas y necesidades de cada centro y planificar la descripcin en etapas sucesivas, para no pasar a la siguiente sin haber cubierto la anterior. Perogrullescamente hay que empezar por el principio: por las guas y por los inventar i o ~ por ltimo los catlogos. Ante esto se puede objetar que en la y mayora de los centros, refirindome a los servidos por archiveros, estn realizados los inventarios de casi todos sus fondos. Pero, responden estos inventarios a una concepcin archivstica actual y a las exigencias de hoy? Y, en segundo lugar, estn redactadas las guas e inventarios suficientes? No podr seguirse adelante si para cada uno de los fondos o de las secciones de fondo de un archivo no estn confeccionadas sus guas y, revisados y actualizados los inventarios. No quiere decir esto que los inventarios antiguos, que hasta ahora han sido elementos de trabajo indispensables para los investigadores y archiveros, hayan de ser arrinconados y eliminados. Hemos de partir de ellos, pero rectificndolos y mejorndolos. As, habremos de cambiar descripciones errneas de series o de legajos, o descripciones incompletas por falta de datos precisos mnimos como pueden ser los de la tipologa y tradicin documentales, el autor y el destinatario, o descripciones incorrectas por no coincidir con la realidad de las fechas extremas. Habr que unificar las descripciones de las series

LA D E S C R I P C I ~ N

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homogneas. Habr que hacer ndices sobre las descripciones correctas y reformadas. Todo ello respetando la actual ordenacin y numeracin de las unidades de instalacin. No resultara ajustada a una planificacin descriptiva iniciar tareas de mecanizacin sin tener inventariado correctamente el fondo, en la lnea de la normalizacin. Hasta ahora nos estamos refiriendo a la documentacin histrica, es decir aqulla que no tiene otra finalidad que la de servir de fuentes de investigacin. Pero hemos de ocuparnos tambin de la documentacin reciente y actual, cuyo aumento es cada da mayor, en razn de la magnitud burocrtica de hoy. Su nmero es tal que de no tenerla bien descrita, su conservacin meramente fsica resultara intil. Parece contradictorio que hoy que tanto se valora la productividad, se pierdan horas y horas en las instituciones tratando de localizar antecedentes y datos para resolver y tramitar expedientes. La descripcin adecuada de ese gran volumen documental ahorrara esfuerzo y facilitara la gestin de tal manera que la Administracin sera ms eficaz y los administrados estaran mejor servidos. Se ha dicho en alguna ocasin iqu instrumentos para qu usuarios?

Para el primero y segundo nivel no cabe la pregunta porque tanto la Gua como 1 inventario se plantean como inevitables. Los criterios de actuacin han de ser contundentes. No es posible eludir Gomo tarea prioritaria para ningn fondo la confeccin del inventario, sea cual sea el valor de sus documentos. La nica opcin a este nivel ser en el caso de un archivo con varios fondos determinar por cul se empieza primero. As en un archivo municipal habr irreniisiblemente que iniciar la inventariacin por el fondo municipal, dejando para ms adelante, por ejemplo, los protocolos notariales o las colecciones en l depositadas. En este segundo nivel de descripcin, por obligatorio, no tiene cabida la participacin del usuario. En el tercer nivel, el correspondiente a la catalogacin, s entran en juego determinados criterios de actuacin por cuanto la catalogacin no es obligatoria y slo se plantear su conveniencia segn los casos. Estos criterios afectan al valor de los documentos, a su volumen y a los intereses de los usuarios cuya demanda estar marcada

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por las corrientes historiogrficas. Slo en este nivel cabra plantearse la incidencia de los usuarios y establecer prioridades. En este tercer nivel hay otro factor a tener en cuenta: los altos costos que conlleva describirlos. En cuanto al orden de importancia, como tendremos ocasin de ver, no hay diferencia entre ellos, lo que s de preferencia jerrquica del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboracin y establecimiento de un programa descriptivo. Sin embargo, la mayora de los archiveros -me incluyo entre ellos- hemos iniciado nuestras tareas tcnicas por los Catlogos o en todo caso hemos visto en ellos nuestra culminacin profesional. Pocos han empezado por los inventarios, por considerarlos quiz tarea de menor categora. De hecho hemos contado con los existentes de antiguo, sin detenernos siquiera a considerar si stos gozaban de la calidad de tales. No nos hemos parado a analizar su funcin primordial como instrumentos primeros y principales del quehacer del archivero y si respondan a una normativa adecuada de elaboracin, de ah el gran nmero de variantes que los autores les dan (analticos, esquemticos, sumarios, de resmenes, etc.). En adelante no podremos limitarnos a ofrecer y enumerar las caractersticas de unos Inventarios o de unos Catlogos existentes, pero que no son tales.
2.4.

Estadios o etapas en un plan de descripcin.

La descripcin en cualquier archivo, los ms y los menos consultados, comprende dos estadios que han de programarse sucesivamente: la inventariacin tras la clasificacin de cualquier fondo y la catalogacin, despus de la ordenacin de las series. Cada fondo precisa de un inventario que refleje la totalidad de su conjunto documental. En cuanto a las series que integran dicho fondo aunque cada una de ellas sea conveniente ordenarlas y sean susceptibles de catalogarse no por ello requerirn obligatoriamente la confeccin de un catlogo, cuya necesidad slo depender del inters informativo de las mismas y de su demanda. Por lo tanto. una planificacin descriptiva en cada centro necesitar en primer lugar de la elaboracin de un inventario por cada uno de los fondos documentales, completado con una gua, y despus la redaccin de los catlogos de las series que, tras su valoracin, se es-

LA DESCRIPCIN

31 1

timen dignas de aqullos, ya que existen series cuya descripcin puede acabar en la inventariacin y no precisan de una particularizacin mayor. Una serie de memoriales o de peticiones es probable que no hayan de catalogarse, en todo caso ser suficiente un listado de los nombres de los peticionarios. La elaboracin de los catlogos exigir tambin una jerarqua que ir desde las series con informacin de inters ms general (disposiciones, reglamentos, por ejemplo) que, lgicamente, son las de mayor demanda a las de inters ms concreto (expedientes de confirmacin de encomiendas, expedientes de concesin de naturalezas). El planteamiento para archivos organizados e inventariados de antiguo, ser algo diferente porque no podremos empezar de cero. La reclasificacin y la reinventariacin sern los objetivos de la primera etapa, en cada fondo, que podrn cubrirse en un espacio de tiempo asequible y en muchos casos bastante corto. Luego vendr la segunda etapa, mucho ms lenta, pero que no deber iniciarse sin haber cumplimentado la primera, en todos y cada uno de los fondos. La reordenacin de las series, el vaciado de datos y confeccin de listas para la mecanizacin y la redaccin de catlogos para series especficas, por su importancia, sern a grandes rasgos los objetivos a llevar a cabo en este segundo momento. Nunca la descripcin de colecciones se har en primer lugar. Es importante, sobre todo en el caso de archivos en formacin -es el caso de los archivos generales de las Autonomas- la adscripcin de los conjuntos documentales a fondo o seccin de fondo, al existir dentro de las Direcciones Generales, Patronatos y entidades con autonoma que podrn considerarse secciones de fondo y para las que habr que aplicar una planificacin descriptiva independiente y completa.
2.5.

Difusin y publicacin.

Una planificacin descriptiva no estar completa si no se difunden los resultados obtenidos mediante los instrumentos elaborados a travs de un plan editorial conveniente y suficiente. La conveniencia estar sustentada sobre la jerarqua inherente a la programacin descriptiva. No sera conveniente la edicin de un catlogo de correspondencia de un virrey del Per o de los privilegios concedidos a un

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ANTONIA HEREDlA HERRERA

determinado hospital, sin estar editado el inventario de la Audiencia de Lima o el del mencionado hospital. La suficiencia vendr determinada por el conocimiento de la amplitud de la tirada en virtud de la demanda, de su distribucin y por la eleccin de un formato y composicin adecuados que favorezcan el inmediato acceso a la informacin. No hay nada ms ingrato para el que los utiliza que un inventario o catlogo confuso de exposicin y formato. Este complemento editorial es de tal manera necesario que est comprobado que el mayor nmero de consultantes de una seccin en un archivo puede depender de los instrumentos que sobre ella estn elaborados y que faciliten su conocimiento, su acceso y su control". Resumiendo podemos decir que una planificacin descriptiva:
Es sintomtica de una buena organizacin. Ayuda a la conserva+n de los fondos. Facilita el acceso a los documentos. Favorece el control por parte del archivero. Ahorra horas de trabajo al investigador y le ayuda en su investigacin. I Reduce el desnivel entre la demanda de los investigadores y ) el ofrecimiento de los archiveros. g) Agiliza la gestin de la institucin productora. De ninguna manera podemos contentamos con el uso restringido que supone una copia mecanogrfica de un inventario, existente slo en el centro, o con los ficheros de un catlogo. Desgraciadamente gran parte de los instrumentos de nuestros archivos, incluidos los generales, tienen esta limitacin y no podemos olvidar las palabras que hace aos escribiera D. Antonio Rodrguez Moino afirmando que los archivos pblicos no cumplen su misin si se limitan a conservar celosamente sus fondos o a confeccionar ficheros, sino que es absolutamente inexcusable que se impriman los catlogo^'^ que se elaboren.
_____

a) b) c) d) e)

12. CORTSA~.ONSO. Vicenta: Notas sobre la investigacibn... Ob. cit. nota 8 13. RonR<;uEzMO&INO. Introduccin al Catalogo de memoriales presentados A: al Consejo de Indias, 1953.

1.A DESCRIPCIN
~

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En este sentido se pronuncia Vicenta Corts cuando nos dice que la descripcin para ser realmente provechosa ha de publicarse. Ahora bien, con ser necesaria la publicacin de los instrumentos de descripcin no es esta condicin esencial de su naturaleza. Digo esto frente a los que sostienen y consideran slo como tales a los editados. Existen algunos manuscritos -que esperan la imprenta por dificultades presupuestarias- y que revisten todas las caractersticas de los mismos aunque no dispongan de una difusin ms amplia, que sera lo conveniente.

3. Problemas terminolgicos de los instrumentos de descripcin.


Como en tantas ocasiones la falta de precisin terminolgica vuelve a plantearse, ahora, incluso, con ms intensidad. Los trminos descripcin e instrumentos de descripcin no estn aceptados con carcter general. Ms el primero que el segundo. Del mismo modo que al hablar de clasificacin y ordenacin veamos cmo un sector profesional tomaba como una sola la operacin denominada ordenacin en la que se inclua la clasificacin, ahora hay otro sector que ha identificado o ha polarizado a la descripcin en torno a la catalogacin, hasta tomar a sta como sinnima de descripcin. Craso error no desterradoi4. Me he pronunciado en ms de una ocasin'' por la aceptacin sin reservas del trmino descripcin para identificar nuestra forma especfica de anlisis de los documentos de archivo. Si nos fijarnos, ei uso del trmino a secas por los documentalistas se hace de forma genrica, de la misma manera que cuando nosotros utilizamos cl trmino anlisis. Pero si quieren precisar hablan de descripcin bibliogrfica, que nada tiene que ver con nuestra descripcin archivstica. En cuanto a los instrumentos cuyo fin es la descripcin, reciben variadas denominaciones genricas: de catlogos por los nortea14. Cfr. MAYAUS, Antoni; PRADES, Isidre: L 'en.scn)>arnent l'Ar.rivistica, LLIde GALLn, 1988, pg. 186. 15. HEKEDIA HERKEKA, Antonia: La descripcin documental: estado de la cuestin. Actas del 1 Coloquio Internacional de Archivsticax San Sebastin, 1990 (en prensa).

314

ANTONIA HEREDIA HERRERA

mericanos; de auxiliares descriptivos por la Escuela de Archiveros de Crdoba (Argentina); de instrumentos de localizacin, de informacin, de descripcin, de trabajo o de consulta en Espaa; de instrumentos de investigacinlh en algunos trabajos de la Unesco, no faltando otras designaciones como las de instrumentos archivsticos o ((instrumentos de divulgacin del material de archivoI7. Los canadienses utilizan dos voces: de recuperacin en los archivos corrientes, de investigacin en los histricos. Me atrevo a manifestar mi opinin ante tal variedad nominativa. El trmino catlogo queda, segn mi criterio, totalmente descartado, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario y a la gua; las variantes de instrumentos de trabajo e instrumentos archivsticos o de archivo resultan muy amplias al poder incluir, por ejemplo, la lmpara de cuarzo o la lectora de microfilm en la primera acepcin y en la segunda, tanto un directorio de archiveros, como un inventario de edificios y solares disponibles para archivos; la designacin de instrumentos de investigacin reduce el campo a los archivos histricos, ya que en los administrativos existiendo tambin necesariamente instrumentos elaborados por el archivero no suelen utilizarse con fines de investigacin, sino de gestin; la denominacin de auxiliares descriptivos quiz minimice su verdadero valor; la de instrumentos de informacinl* al estar el trmino informacin muy ligado genricamente a las Ciencias de la Informacin y en especial al mundo periodstico y de los medios de comunicacin social, quiz desvirte su exacta significacin; la denominacin de ((instruments de recherche aceptada por los france~es'~ el signicon ficado de bsqueda o localizacin tampoco se identifica con la de ((Instrumentos de descripcin por la que yo me inclino, si aceptamos el trmino descripcin como tarea especfica del archivero y
16. As figura en un estudio KAMP de la Unesco: Directrices metodolgicas relativas a la preparacin de las Guas Generales de Archivos Nacionales, de Francoise HILDESHEIMER. 1983. Pars, 17. CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Terminologa de archivos: instrumentos de trabajo, Homenaje a Federico Navarro)),Boletn de ANABAD, 1973, pg. 89. 18. C O R T S Ai-ONSO. Vicenta: Munual de Archivos Municipales, ANABAD, Madrid, 1982, pg. 82. I 19. M I \ I . ; I I K D I C Ati I I K I . ; CI 1 I I I < I I I F S Munuc.ld;lrcliii,i.ctique. Pars, 1970, pg. 243.

LA DESCRIPCIN

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como concepto que abarca la actividad de hacer posible el conocimiento y localizacin de los documentos tras haberlos identificado, despus de enumerar sus caracteres externos e internos. Los instrumentos de descripcin deben ser tomados como resultado de una operacin de anlisis especfico de los documentos de archivo o de sus agrupaciones. La problemtica particular de la terminologa por lo que respecta a los instrumentos, qued expuesta, despus del V Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando Carmen Crespo apuntaba su sorpresa al constatar que no exista un criterio fijo para precisar lo que era una gua, un inventario y un catlogo. La falta de fijeza de conceptos, ha llevado a muchos a enumerar los instrumentos archivsticos en este orden: catlogos, guas, ndices e inventarios, siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que han estimado la importancia de mayor a menor. Criterio de prioridad que an persiste, cuando lgicamente haban de enumerarse por orden de elaboracin en el tiempo, siguiendo un orden inverso. Quiero partir de la eliminacin de Conceptos tan generales como los de catlogos utilizados por los norteamericanos o los de inventariow preferidos por los franceses para tratar de precisar los diferentes instrumentos. Los anglosajones hablan tambin de a finding aids. Insisto en que los norteamericanos emplean el trmino catlogos o ttfinding aids como los instrumentos elaborados por el archivero que engloban tanto a los inventarios, como a los catlogos; los franceses se inclinan por la palabra inventario con una significacin general que incluye tanto el inventario (concebido por nosotros) como el catlogo (donde las piezas son descritas una por una) Ilamando al primero inventario sumario y al segundo ((inventario analticodo. No podemos olvidar, entre nosotrm el trmino regesto utilizado con frecuencia por los medievalistas y los notarios para documentacin notarial que no es ni ms ni menos que un catlogo aunque sus asientos suelen ofrecer los datos en diferente orden del propugnado por nosotros. Otro trmino indeterminado, utilizado como sinnimo de catlogo, es el de repertorio.
20. Ob. cit. pg. 243.

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Otra confusin deriva de los ttulos o denominaciones dados en las ediciones de los instrumentos que tienen su propio nombre y que llaman, por ejemplo: Documentos para designar a un catlogo. Decididamente la enumeracin de los instrumentos de descripcin por orden de elaboracin en el tiempo ser: gua, inventario y catlogo. Como instrumentos auxiliares los ndices. os registros, las listas, las relaciones sumarias y, con consideracin independiente las censos. Entre los italianos: Pratesi, considera que los instrumentos pueden reducirse a tres: Inventario, Gua y Regesto, que aunque casi coincide con lo que nosotros defendemos no se a.justa al orden enumerativo que mantenemos, y en cuanto a la denominacin de Regesto, difiere de la de Catlogo. Lodolini destaca entre estos tres instrumentos esenciales para el archivero: la Gua General y el Inventario? y da al Inventario la primaca que defiendo hace bastantes aos y que no todos comparten. Es un hecho que bastantes de los instrumentos publicados bajo la responsabilidad o autora de profesionales no ofrecen ni por su designacin, ni por su elaboracin unas caractersticas definidas que ayuden a precisar la diferencia entre ellos, sobre todo cuando se trata de inventarios y de catlogos. No pocas veces se denominan inventarios obras que son claramente catlogos y viceversa o mezclan en su redaccin los criterios de los segundos en una obra denominada arbitrariamente con uno u otro nombre. La razn de ser de estas tendencias y realidades ha estado por una parte en la ausencia de precisin, incluso conceptual de nuestros principios, en el confusionismo terminolgico y en la falta de delimitacin de nuestros instrumentos bsicos y ha estado por otra parte en una carencia de planificacin jerrquica que estableciera prioridades de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, no empezaramos por confeccionar Catlogos, cuando estn por redactar o mal redactados los Inventarios.

2 1. PRATESI, inventari e al tri stvumenti di corredo al servizio deiln scienza, A,: .4rchivi e cultura), V-VI, 1971-1572. Elio: 22. LOIDOLINI, Archivistica. Principi e problemi, Milano, 1984, pg. 172.

LA DESCRIPCIN
~ _ _ _ _ _ I _

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Es necesario, pues, que delimitemos cada instrumento de descripcin fijando su objetivo y utilidad preferentes, estableciendo su relacin con la organizacin, sealando las normas para su elaboracin. Esto en primer lugar, y en segundo se hace precisa una actitud crtica respecto a los ya elaborados y publicados viendo cules responden al concepto que pretenden.
4. Descripcin automatizada.

Resulta un poco peligrosa esta terminologa, ya que slo a determinados aspectos de la descripcin, como es el caso de los ndices, puede aplicrseles la automatizacin, y ya veremos los problemas que sta plantea. La automatizacin de la descripcin en general exigir antes normalizacin. Conviene por tanto hablar de descripcin normalizada, para despus hablar de descripcin informatizada.

5. La normalizacin de la descripcid3.
En teora, la normalizacin para el profesional de archivos es piedra de toque para su trabajo, especialmente por lo que se refiere,a la descripcin y no por virtud de la aparicin de los ordenadores. Estos lo que han venido a constatar es que los archiveros que tenan que haber hecho de la norma su evangelio, no han rentabilizado sus posibilidades de trabajo archivstico en esa lnea y pretenden incorporarse ahora al milagro de la Informtica para salvar su fallo. Normalizar la descripcin, no es nada nuevo, sino slo aplicar las reglas de dicha descripcin a las que no hemos de renunciar. Los Bibliotecarios lo han hecho porqu no nosotros? Aunque hay quienes piensan que en archivos normalizar es cambiar, transformar o incorporarse a los criterios informticos o documentalistas. Para que la normalizacin sea tal han de ser estudiadas las reglas y aceptarlas por la mayora. No es cuestin de elaborar normas en
23. HEKEDIA HERREKA, Antonia: Descripcibn y Normalizacin. Actas del Coloquio Internacional de Archivstica), San Sebastin, 1990 (en prensa); COOK, Michael: Manual o Archiva1 description, Gower, British Library, Board, 1989. f

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

nuestro trabajo para nuestro centro, hemos de buscar la generalizacin con la aceptacin y aplicacin de las mismas, consensuadamente. La normalizacin de la descripcin rentabilizar nuestra tarea simplificndola. La simplificacin vendr de la mano del estudio de la tipologa documental. Esta simplificacin que nos permitir suprimir datos no supondr una descripcin apresurada, hoy respeto de ayer, lo que ocurrir es que la adscripcin a determinada tipologa llevar implcitos los datos que le son propios. La normalizacin habr de partir de las normas para cada uno de los niveles de descripcin. Habr, pues, una normalizacin de las Guas, otra de los inventarios, otra de los catlogos y otra de los ndices. En cada caso habremos de elaborar un modelo de ficha de descripcin y aunque existan recelos acerca de su posibilidad, hay que apostar por ella.

CAP~TULO12
LAS GUAS

1. Caractersticas y definicin. 2. Gua general y Gua especial. 3. Guas Generales de Archivos Nacionales: establecimiento de un modelo. 3.1. Captulos introductorios. 3.1.1. Datos prcticos y reglamentarios. 3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus

documentos. 3.1.3. Bibliografa. 3.2. Descripcirr de los fondos y colecciones. 3.3. Apndices.

1. Caractersticas y definicin.

La Gua, referida a los archivos, como su propio nombre indica, tiene la misin especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo ms importante]. No desciende a particularizaciones, sino que de una manera general seala las caractersticas, establece relaciones, aporta bibliografa, puntualiza la historia de los organismos productores, y sus fondos, seala la gnesis documental y las interrelaciones entre las secciones y entre las series. Puede hacerse una Gua de un archivo con un fondo nico (p. e. un archivo municipal), o bien de un archivo con varios fondos, como sera el caso de los Archivos Generales de nuestro pas2. Tambin puede redactarse una Gua del conjunto de archivos de una nacin o de una regin, o de archivos similares (Gua de archivos eclesisticos) o bien de uno de los fondos dentro de un Archivo3 o de una seccin de archivo4. Pero no podr hacerse una Gua de una serie o de piezas documentales, s estudios diplomticos y de tipologa documental sobre unas u otras, pero esto ya sera otra cosa. Varios objetivos pueden atribuirse a las Guas: - Proporcionar informacin general sobre un archivo identificado con uno o varios fondos. __
~

1. VAZQUEZ, Manuel: Auxiliares descriptivos (Inventario y Gua), CIDA (ejemplar mecanografiado), Crdoba, Argentina, 1978. Cap." IV: Cmo hacer una Gua. 2. Sirvan como ejemplo las Guas editadas de los Archivos de Simancas, Corona de Aragn, Archivo General de Indias o Archivo Histrico Nacional. 3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Gua del Consulado de cargadores a Indias, Archivo Hispalense, Sevilla, n.O 183, 1977, pgs. 87-1 11. 4. HEREDIA HERRERA, Antonia: Gua de los fondos de la Audiencia de Quito, descripcin de sus series en Organizacin y descripcin de losfondos de la Audiencia de Quito del AGZ, ((Historiografia y Bibliografa americanistaw, vol. XXI, Sevilla, 1977, pgs. 139-165.

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- Proporcionar informacin general sobre un conjunto de archivos unidos por un lazo comn que puede ser el marco geogrfico (archivos de una regin) o las caractersticas similares de la documentacin (archivos nobiliarios o militares). - Proporcionar informacin especfica sobre un fondo o una seccin de archivo.
De aqu que segn Schellenberg, que identifica en uno solo los dos objetivos primeros, existen dos clases de guas: las generales y las especiales. Por su parte, dentro de los estudios RAMP programados por la Unesco, el Manual sobre Guas de Archivos de Francoise Hildesheimer5 distingue tres categoras: Guas por institucin de archivo, guas acumulativas para el conjunto de los archivos de una regin o un pas, guas temticas dedicadas a categoras concretas de documentos elegidos, ya sea en funcin de su naturaleza ya sea en funcin de un tema de investigacin (por ejemplo, Guas de las Fuentes para la Historia de Hispanoamrica). Entiendo que junto a estas tres modalidades, puede incorporarse una cuarta que sera la gua de un fondo con independencia del resto del archivo -ya codtemplada por Schellenberg. Conjugando esas cuatro modalidades con la divisin y terminologa de este ltimo, podemos decir que la primera y segunda son guas generales y la tercera y cuarta son guas especiales por la limitacin de su campo, no perdiendo de vista que unas y otras participan de la generalidad de la informacin ofrecida. La Gua, en definitiva, es una obra cuya finalidad primordial es informar panormicamente sobre el conjunto documental: en la Gua se hace historia de la institucin o instituciones que producen la documentacin, de las vicisitudes por las que stas han pasado hasta formar el fondo o fondos que hoy se identifican con un archivo o con el conjunto de archivos con un denominador comn. La Gua ofrece la primera visin general a cualquier investigador: el v o l w e n de unidades de instalacin y los campos de accin en los
5 . Directrices Metodolgicas relativas a la preparacien de Guas Generales de Archivos Nacionales, PGI, 83/WS/9, Pars, 1983.

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que puede desarrollarse su consulta. Su necesidad para el historiador es de vital importancia en cuanto que de su existencia y conocimiento se puede evitar a ste consultas en el lugar de origen, eliminando a veces viajes y gastos intiles con la simple indicacin de ausencia o prdida de determinadas fuentes documentales. La Gua como instrumento primario de informacin -afirma Vicenta Corts- jerarquiza el valor de los documentos entre s, sita a los fondos estableciendo su sistemtica dentro del conjunto de un archivo en particular, o valora cada uno de los archivos dentro de una red ms amplia, como puede ser el mbito regional o nacional. Representa la primera aproximacin a los fondos y colecciones conservadas. Una Gua ser ms o menos completa, dependiendo de los datos ms o menos extensos que ofrezca, pero no considero que haya de descenderse para hacer clasificaciones conceptuales y terminolgicas basadas en esa mayor o menor amplitud de datos. Esta extensin determinar que las haya muy voluminosas hasta las plasmadas en forma de trptico. Todo archivo debe contar con su Gua, aunque sea en su formato mnimo en forma de trptico. En cuanto a su elaboracin podr hacerse, segUn el estado de organizacin y descripcin del archivo, inmediatamente, o bien ser simultnea a la inventariacin, si el fondo o seccin de archivo estn totalmente desorganizados, aunque siempre habrn de ofrecerse, en una planificacin editorial, en primer lugar, seguida del inventario o inventarios correspondientes. De acuerdo con esto se ha planteado en alguna ocasinb si la Gua representa la conclusin o los preliminares de una labor de archivo. Siendo el instrumento primero para entrar en contacto con los fondos, con frecuencia una Gua elaborada y meditada ha de realizarse tras la inventariacin de cada uno de estos fondos que integran el archivo. La prctica aconseja la publicacin de una Gua sucinta para dar a conocer a los investigadores la existencia de los fondos que an no se hayan organizado ni descrito suficientemente,
* #

6. HILDESHEIMER, Francoise: ob. cit. pBg. 4.

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mientras se prepara una Gua completa tras la inventariacin total. Para la elaboracin de estas Guas nunca ser necesaria la catalogacin previa de las series. En el caso de la Gua de un archivo su confeccin suele correr a cargo de uno de sus archiveros, cuando se trata de hacer la de un fondo, la autora corresponder al profesional responsable directo del mismo. Si se redacta una Gua de mbito regional o nacional su elaboracin dirigida, ha de contar con los informes parciales vertidos en cuestionarios que homogeneicen los datos para todos los centros. La utilidad de las Guas est en razn directa con el crecimiento e internacionalizacin de la investigacin y nace de la necesidad de acudir a muchos depsitos y como consecuencia de precisar de una forma manejable e inmediata una general y completa informacin de cada archivo, incluso de los ms alejados. La generalizacin de su elaboracin es una prctica bastante reciente. Pueden considerarse las primeras, la Gua del Public Record Ofice, en 1853, y el Etat Sommaire des Archives de lEmpire, publicado en Francia en 1867. En su origen las Guas se reducan a simples listas de fondos con indicacin de las fechas extremas, sin la menor alusin acerca de la organizacin de los mismos y sin referencia a los instrumentos de descripcin existentes. Esta frmula fue desarrollndose e incrementndose con relatos histricos y precisin de los servicios, hasta alcanzar la forma de Gua que hoy nos es habitual. La necesidad de las Guas est ms ligada a los archivos con documentacin remota que a los archivos administrativos. La definicin de Gua, segn P. Hildesheimer: un instrumento de investigacin que ofrece un panorama general de los conjuntos de documentos archivados a los que est, dedicada, generalmente dividida por los fondos o series y completado mediante una exposicin cronolgica de la administracin productora y la lista de los correspondientes instrumentos de investigacin. Donde se dice instrumento de investigacin yo dira instrumento de descripcin, y donde dice series yo dira secciones de fondo y colecciones y la exposicin cronolgica quedara mejor traducida por exposicin o anlisis histrico.

LAS GUiAS

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Segn M. Vzquez en su trabajo ya citado define a la Gua como: una visin sinptica de los fondos y grupos documentales de un archivo, acompaada de todo io que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotas ideas de la archivala, sea en su totalidad, sea por temas. Carmen Crespo7 afirma que la Gua es la descripcin de un fondo, indicando sus caractersticas fundamentales: organismo que lo origin, series, subseries, etc. que lo forman, tipo de documentacin que lo constituye, fechas extremas que comprende y volumen de dicha documentacin. La Direccin de los Archivos de Francia al hablar de las Guas Departamentales las define como una visin de conjunto de un depsito, de forma que el investigador pueda saber cules son sus recursos, la naturaleza e inters de os fondos con que cuenta y los instrumentos de investigacin de que dispone. La confeccin de Guas, sobre todo las referidas a los archivos integrados por diversos fondos, se ha hecho habitual en todos los pases pero su elaboracin, como la del resto de los instrumentos de descripcin ofrece gran variedad e incluso disparidad. Con el fin de homogeneizar la redaccin de estas Guas que entran de lleno dentro de las Generales, sealadas por Schellenberg, la Unesco encarg a Francoise Hildesheimer la elaboracin de una normativa general de orientacin partiendo de algunas Guas generales de Archivos Nacionales o Generales ya publicadas8.

7. Terminologa de Archivos: Instrumentos de trabajo Homenaje a Federico Navarro ANABA, Madrid, 1973. 8. Las guas utilizadas para dicho estudio fueron las siguientes, entre otras: Guide Generale degli Archivi di Stato italiani, Roma, 198 1. Les Archives Nationales. Etat General des fondos, Pars, Archives nationales, 1978-80. De Rijkarchieven in Nederland, Staatsuitgevery, 's-Gravenhage, 1973. Guide to the Records of the Bahamas, 1973. Gua del Archivo Histrico Nacional, Madrid, 1958. Guide to the National Archives of the United States, Washington, 1974, Guides to the contents ot the public Record Ofice. Londres, 1963-68. Guide to the public Archives de Zambia, Lusaka, 1970.

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Por su parte el profesor argentino Manuel Vzquez" trat, con anterioridad, de establecer una normativa para las Guas generales y para las especiales, siguiendo lo expuesto por Schellenberg.
2. Gua general y Gua especial.

En una Gua considerada general ser imprescindible centrar la informacin sobre el archivo o servicio de archivo: creacin, vicisitudes, edificio, dependencias, personal servicios que presta; sobre la historia de la institucin o instituciones cuyos fondos se albergan en esos archivos; exposicin sistemtica de los fondos, de sus secciones con indicacin del volumen de unidades, fechas lmite, modificacin en os fondos por cesiones o adquisiciones; orientacin bibliogrfica sobre el archivo pero, sobre todo, relacin completa de los instrumentos de descripcin sobre dichos fondos. El ndice alfabtico general no se hace tan sustancialmente preciso como en el inventario o en el catlogo. No nos referimos al ndice por captulos de la obra. Entre las Guas generales sobre un solo archivo o servicio de archivo, podemos citar la del Archivo Histrico Provincial de Pontevedra editada no hace mucho y entre las Generales, cualquiera de las de los Archivos Generales espaoles. En la segunda modalidad de Guas generales, es decir aquellas relativas a un conjunto temtico o geogrfico de archivos, los datos concretos de cada uno de los archivos se reducen al mnimo, siguiendo las lneas establecidas en las ya descritas, pero suprimiendo, por ejemplo, la descripin de cada uno de los fondos y la bibliografa. Si se trata de archivos unidos por la similitud de la documentacin, existir un estudio sobre las cara,ctersticase informacin de la misma, seguida de los datos concretos (datos prcticos, reglamentarios e histricos) de cada uno de los archivos. En las Guas especiales, las de un fondo o una seccin de fondo integrantes de un archivo, los datos sobre el archivo se reducen, se presta ms atencin a la historia de la institucin productora de los
9. Ob. cit.

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documentos integrantes del fondo o de la seccin y de sus series, insistiendo en las funciones y actividades de aqullas que van a dar origen a dichas series. Se desciende hasta particularizar la gnesis de stas y al contenido informativo general que pueden ofrecer al investigador, tanto en un sentido positivo como negativo o de exclusin. Se trata tambin de fijar las relaciones *unas series con otras, tras una tarea de reclasificacin, precisa en muchas ocasiones, tratando de facilitar al historiador el camino de la investigacin. Como ejemplos de estas Guas especiales pueden citarse la Gua de los fondos de Consulados de cargadores a Indias o la Gua sobre la Audiencia de Santa Feto.Ambas responden a dos manifestaciones de estas guas, una como resultado de un fondo organizado e inventariado recientemente, a partir de una desorganizacin total y otra como ofrecimiento de una situacin existente de clasificacibn e inventariacin y que ha requerido tanto una reclasificacin como una reiventariacin.

3. Guas Generales de Archivos Nacionales: establecimiento de un modelo.


El hecho de haber sido stas, dentro de las generales las tomadas por la Unesco como punto de partida para elaborar una normativa homognea, puede servirnos para analizar los puntos esenciales que han de ser tenidos en cuenta en esta clase de Guas y de los que arriba slo hemos hecho una enumeracin. Cualquiera de ellas habr de estar integrada por tres partes:
1) Captulos introductorios.

2) Descripcin de los fondos y colecciones. 3) Apndices.

Es la segunda parte la mas sujeta a variabilidad en razn del mayor o mejor estado descriptivo del archivo en cuestin.

10. HFREDIA HERRERA, Antonia: m a del Consulado... ob. cit. ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivo General de Indias. Gua de la Seccin de Gobierno. Audiencia y virreinato de Santa Fe, Histonografia y Bibliografa amencanistaw XXVIII, Sevilla, 1984, pgs. 3-46.

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3.1. Captulos introductorios. En la parte introductoria habr de tenerse en cuenta como cuestin previa el hecho de no tratar de constituir un Manual de Archivstica, sino ofrecer una presentacin de los fondos y colecciones para facilitar su conocimiento. 3.1.1. Datos prcticos y reglamentarios. Direcciones del archivo, horario de apertura, incluidos tambin los cierres anuales y feriados. Condiciones de admisin e inscripcin (tarjetas de investigador, validez), recursos y servicios: (fotocopia, microfilm, diversas clases de salas de lectura o trabajo, biblioteca, adquisicin de instrumentos de trabajo). Servicio de informacin: modalidad y lmites del servicio de informacin y consulta, in situ, a distancia. 3.1.2. Datos histricos relacionados con el archivo y sus documentos. Creacin. Edificio. Naturaleza jurdica de los fondos (instituciones de donde proceden). Estatuto jurdico del archivo (su integracin dentro del sistema correspondiente). 3.1.3. Bibliografa. Referida a la Historia del Archivo y su edificio, a su reglamentacin y a los instrumentos de descripcin y stos ofrecidos sistemticamente de acuerdo a la estructura del archivo y de sus fondos. Es una de las partes fundamental y ms til de la Gua".

1 1 . Su importancia y necesidad ha determinado a veces la publicacin por separado de esta parte, as: HEREDIA HERRERA, Antonia: Bibliograjla del A.G.I. Archivo Hispalense nms. 208-209 (Homenaje al Archivo de Indias en su Bicentenario),Sevilla, 1985.

L A S GUfAS

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3.2. Descripcin de los fondos y colecciones.


Es la segunda parte: descripcin de los fondos y colecciones, la que constituye el ncleo fundamental de la Gua. Es indispensable en ella un ofrecimiento claro y sinttico de la documentacin. Siempre depender su exposicin del estado de organizacin y descripcin de los fondos. En el caso de coincidir el fondo con el archivo hay que ofrecer en primer lugar el esquema de clasificacin a travs de la subdivisin en secciones, subsecciones y series, especificando en stas su denominacin y las fechas lmite y el nmero de unidades de instalacin en cada una de ellas. En el caso de ser varios fondos y colecciones, se hace precisa una sinopsis del esquema integrado por todos estos fondos, indicando cada institucin productora, fechas extremas del fondo y el nmero total de sus unidades de instalacin. Las colecciones y secciones facticias tambin estarn representadas en dicho esquema. Tras esta sinopsis cada fondo y seccin facticia se irn ofreciendo sucesivamente con las mismas caractersticas que indicamos en el caso de que el fondo coincida con el archivo. En estas circunstancias convendra que cada fondo o coleccin estuviera introducido por la historia de la institucin productora y se manisfestaran las relaciones de cada una de ellas con los restantes, si existe tal conexin. Tambin sera bueno que aparte de la bibliografia general ofrecida en los captulos introductorios, la especfica de cada fondo referida a los instrumentos de descripcin existente se trasladar a esta parte, detrs del cuadro de clasificacin de cada fondo1* bien la indicacin de inexistencia de los mismos. La bibljograo fa referida a los instrumentos ir ofrecida sistemticamente siguiendo este orden: las Guas especiales si las hubiere, los inventarios, los catlogos y las colecciones. Si cada uno de estos fondos est definitivamente inventariado, la descripcin de cada uno de ellos reproducir tras la introduccin histrica, el cuadro de clasificacin con que ha de iniciarse todo inventario.
12. Puede servimos de ejemplo claro: PENA CMARA, Jos M.":Archivo General de Indias. Gua del visitante, Ministerio de Educacin, Madrid, 1958.

331) - .--__-___

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La importancia de la biblioteca en algunos archivos, como auxiliar para el investigador, hace aveces precisa la existencia de un epgrafe, tras la descripcin de los fondos, dedicado a ella en el que de una manera breve, sin pretender ser un catlogo, se resalte la riqueza de la misma en aquellas materias y pocas ms evidentes.

3.3. Apndices.
Su contenido puede ser bastante variable y en l puede contarse un ndice alfabtico general, que ya dijimos no es tan imprescindible como en un inventario o un catlogo, en cuanto que las palabras citadas en la Gua slo representan una pequesima parte del contenido de los fondos y por tanto no puede dar ntegramente cuenta de la informacin contenida en los mismos. En definitiva, el ndice en la Gua es slo un acceso a la misma, pero no el reflejo directo de los documentos. Tambin pueden considerarse dentro de esta tercera parte de la Gua las ilustraciones que bien pueden ser panormicas del edificio y de su interior e instalaciones o de algunos documentos significativos.

CAPTULO

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INVENTARIOS

1 . Inventariar y catalogar. 2. Definicih y elementos del inventario. 2.1. Recomendaciones prcticas. 2.2. Formacin y formato de los inventarios. 3. La clasificacin como tarea previa a la inventariacin. 4. Crtica sobre la diversidad terminolgica aplicada a los inventarios. 5. Importancia y revalorizacin del inventario como instrumento de descripcin. 6 . Normalizacin de inventarios.

Quiero volver atrs para recordar la relacin y correspondencia establecidas entre clasificacin e inventariacin y entre ordenacin y catalogacin (Vid. captulo 7) por cuanto determinarn siempre, por una parte, el hecho de la inventariacin de un fondo completo ya que tambin la Clasificacin se hace sobre un fondo o seccin de fondo completos, y por otra, la catalogacin de series concretas e individualizadas, al hacerse la ordenacin por series. Al igual que hemos rechazado la expresin de ((ordenar un archivo, tampoco podr ajustarse a la realidad la ((catalogacinde un archivo, s la descripcin de un archivo manifestada en los diferentes instrumentos elaborados de acuerdo a una programacin establecida. Tambin ser correcta la expresin de ((inventariacin de un archivo si ste se identifica con un solo fondo documental.
1.

Inventariar y catalogar

Ya veamos los problemas terminolgicos y conceptuales al hablar de la descripcin, pero donde el confusionismo se hace ms notable es a la hora de precisar la diferencia entre inventarios y catlogos. Cuando el profesor italiano Eugenio Casanova habla de confeccin de un inventario en su ((Archivstica))lo que en realidad est planteando es una tarea descriptiva mucho ms amplia que inventariar. Al dar las reglas para ello est hablando de ordenacin, de inventariacin, de catalogacin y de confeccin de guas y de ndices, es decir, todo un programa descriptivo. Recientemente Paola Carucci tambin utiliza el trmino invehtariacin con una gran amplitud, identificndolo con descripcin

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Cuando se cataloga, se describe pormenorizando documento por documento ya sea simple o compuesto, cuando se inventara se describen globalmente cada una de las series documentales de un fondo sin descender a la particularizacin de las piezas o unidades archivsticas que las integran. Existe un uso desafortunado de los adjetivos analtico y somero, aplicados con cierta ligereza a uno y otro instrumento, cuando ninguno de los dos son significativos de aqullos. La profundizacin o la pormenorizacin no son valores aadidos gratuitamente, sino que dependen exclusivamente del nivel de descripcin del que ellos son testimonio y se ajustarn a las notas que caractericen a las agrupaciones documentales que describen. Esas notas no sern mas ni menos, sino las necesarias y precisas de acuerdo a una normalizacin previa. Otra cosa ser que la calidad y cantidad de informacin ofrecida, naturalmente, sea ms abundante y precisa en uno y otro caso. Refirindonos a esa cualidad analtica atribuida al Catalogo, debemos aclarar que puede ofrecer muchisimas escalas en cuanto a la especificacin de los datos. Los hay que describen el documento principal y mencionan slo la existencia de anejos (o nmero de ellos) o los enumeran por sus fechas sin descender al contenido', pero los hay que detallan con igual pormenorizacim el documento principal y los anejosz. Inventariar es una operacin precisa y delimi tad'i dentro de la tarea general de descripcin que .no poderios mezclar., ni confundir con la accin de catalogar, ni tampoco idcntificarla con otras operaciones anteriores o posteriores, como reiyst -ar o indizal-. El inventario no es un registro, aunque ste puedi: ser elemento indispensable para su confeccin (en un archivo adniiriictrativo) ni es un ndice que de hecho es complementario del inver tario. En el lenguaje comn, el trmino in\i:ntn~io>~3 mido a la idea 1 de relacin o de lista (por ejemplo, un ir v:rt,li io de biziies en un testamento; un inventario de libros), pero no pc de n is identificar este c concepto genrico con el de inventario cue e ; i isti'unrnto primor""

_____

1. cfr. H ~ R E D H F R R E R A , Antonia: cathgo de las coti.\~!d.as Consejo de IA del Indias, Direccin General de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1971. 2 . Cfr. ARCUIVO GwEnAL DE INDIAS: Catlogo di. doctimei2tc,$de la Seccin IX del Archivo General de Indias, 2 vols. Sevilla, 1949.

INVENI'ARIOS

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dial dentro de la descripcin realizada por el archivero. Esta descripcin concreta habr de llevarse a cabo de acuerdo a unos criterios y normas establecidos por la Archivstica, que ahora veremos, partiendo de un esquema de clasificacin sobre el que quedar soportado el inventario'. De lo dicho se desprende que el resultado de esas dos operaciones: inventariar y catalogar sern dos instrumentos totalmente diferentes que se realizan de acuerdo a criterios y tcnicas diferentes y se corresponden con dos niveles de descripcin perfectamente diferenciados.
2. Definicin y elementos del inventario.

Al establecer el paralelismo entre agrupaciones documentales y los instrumentos, ya dijimos que el inventario describe las series generadas orgnica o funcionalmente en el curso de la gestin de una institucin, en el caso de un archivo administrativo, o bien, es rssultado de la descripcin de series que integran una seccin histrica o un fondo documental en un archivo histrico. Quiero destacar del concepto e idea de inventario algunas mestiones para lograr su correcta delimitacin, eliminando, po no ser diferenciativa con respecto a otros instrumentos, el propsito o finalidad de lograr el acceso a la informacin. Su campo de accin ser un fondo documental o una seccin de archivo o de fondo, completos. Su objeto, las series. Sus funciones, triples: de control para el archivero, de orientacin e informacin, primordiales stas para el investigador. La consideracin tradici mal del inventario como simple relacin o listado no le haba atrib iido ms que la primera finalidad. Concebido el inventario como relejo material de la organizacin de un fondo documental las fuiicigmes segundas prevalecen sobre la primera4. Precisa para su e,labora::in
_____.

3. Existe una corriente persistente que sigue identificando al inventario c m una relacin, as inventario refleja las existencias documentales tal como se encuentran en los archivos. 4. Cfr. Algunos ejemplos HEREDIA HERRERA, Antonia: Inventario de los .fondos de Consulados del A.G.I., Madrid, 1979. Inventurio de los Archivos de Pilas, Morn, Herreru y Peaflor, n.O 3 de Arcliivos municipales sevillanos, Sevilla, 1985.

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de la clasificacin del fondo que ha de ser ofrecida en forma de cuadro, al principio. Complemento indispensable del inventario ha de ser un ndice general alfabtico de personas, lugares y materias. Veamos algunas definiciones dadas por algunos profesionales. Carmen Crespo nos dice que: inventario es la relacin sistemtica, ms o menos detallada de todos y cada uno de los elementos que forman un fondo, serie, e t c . ~ ~ . Por su parte Schellenberg afirma que: el inventario es un asiento que se hace de las series de documentos dentro de un grupo documental o de una coleccin de papeles privadosh. El profesor Aurelio Tanodi: El inventano es una descripcin exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo y el profesor Manuel Vzquez: inventario es una descripcin exacta y precisa de toda la documentacin de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalia y tiene como fin principal dar constancia de la documentacin y como fines secundarios la bsqueda, el control y el estudio del acervo documental8. Es bastante ambigua la definicin de inventario incorporada al Diccionario de Terminologa archivstica del CIA (1 984) por cuanto Inglaterra y Francia no tienen conceptos equivalentes al termino en castellano (Cfr. n.O 248, pg. 95)9. Una ltima definicin hago plasmando las notas esenciales consideradas en este Manual para el mismo: Es el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o seccin de archivo, guardando la relacin con su origen y remitiendo la localizacin al nmero de orden de las unidades de instalacin en el depsito.

5 . CRESPO NOGUEIRA. Carmen: Terminologia de Archivos: Instrumentos de trabajo, en Homenaje a Federico Navarro: Miscelnea de estudios dedicados a su memoria, ANABAD, Madrid, 1973, pg. 1. 6. SCHELLENBERG, Tcnicas descriptivas de archivos)),Collectnea arTeodore: chivisticab, Crdoba, 1961, pg. 4. 7. TANODI. Aurelio: Inventario, Catlogos e ndices, CIDA, Crdoba, 1978, pgina 9. 8. VZQIJEZ. Manuel: Auxiffaresdescriptivos. I. (Inventario y Gua). CIDA, Crdoba, 1978, pg. 7. 9. Vid. tambin en este Manual, Cap.O 1 1, La Descripcin.

INVENTAWOS

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Los elementos indispensables para la descripcin en un inventario son: Signatura de cada una de las unidades de instalacin integrantes de cada una de las series en el depsito (legajo, libro, carpeta). Entrada descriptiva, en la que se indiquen por este orden: tipologa de la serie y tradicin documental, autor, destinatario y materias, si es posible. La entrada descriptiva podr ser una, doble o mltiple en caso de que en un mismo legajo se contengan una o varias series documentales. Fechas extremas referidas a la primera y ltima (slo aos) de cada unidad de instalacin. Digitos del cuadro de clasificacin que ofrece la relacin con el origen. Comprobamos que son tres clases de datos: los referidos a la localizacin de la serie, los que identifican y caracterizan dicha serie y los que la vinculan a su origen. Los primeros se identifican con la signatura; los segundos exigen: tipologa, autor, destinatario, materia y fechas extremas y los terceros, los dgitos los que se identifican con las secciones y subsecciones. Todos estos elementos deben ser ofrecidos en cuatro columnas consecutivas. Antes de materializar, de esta forma, el inventario ha existido una labor de fichas individualizadas por cada unidad de instalacin (libro o legajo). Los datos de esos asientos individualizados podrn plasmarse de esta guisa:

Fechas extremas

Dependencia productora, Dgitos Subdivisin (si existe)

Entrada descriptiva Signatura Los datos concretos quedaran as:

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

1720-1725

SECRETARIA Registro General

2.1.

Libro Registro de entrada de correspondencia Libro 8

1726-1728

SECRETARIA Registro General

2.1.

Libro Registro de entrada de correspondencia Libro 9 Aunque en el curso de la elaboracin del inventario hayamos de hacer estas fichas, una por cada unidad de instalacin, con los datos indispensables apuntados, al ofrecer la serie completa, ordenada en el inventario redactado, la entrada descriptiva no variar sustituyndola por items o comillas, s cambiarn los datos de la signatura y de las fechas, y tampoco sern diferentes los dgitos para la misma serie. Esas fichas pues quedarn as:
INVENTARIO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE Legajos Libros Fechas extremas

...
Clasificacin

....
9

...
8 9 10

Secretara Registro General Libro Registro de entrada de correspondencia


>> >> >> >> >> >>

2.
2.1.

1720- 1725 1726- 1728 1729-173 1

>> >> >>

.............................................................................

INVENTARIOS

339

2.1. Recomendaciones prcticas.


La primera columna, la de la signatura, recoger por orden numrico las unidades de instalacin que, en el caso de haber elegido una doble numeracin para el fondo, dicha columna se desdoblar en dos: libros y legajos. En la segunda columna, la de la entrada descriptiva: la tipologa, tanto la de carcter diplomtico como la de carcter jurdico, siempre que esto sea posible. El simple enunciado de la tipologa, sobre todo la administrativa, nos eximir en muchas ocasiones de la indicacin del autor e incluso del destinatario y nos alertar acerca de la diversidad o concrecin de las materias que contiene (Valgan algunos ejemplos: Reales Provisiones, Correspondencia, Cuentas de alcabalas)), Cuentas de almojarifazgo)), Expedientes de quintas, Expedientes personales, etc.). A la hora de la tipologa sern convenientes algunas precisiones. En el caso de cartas o de correspondencia es habitual el uso indiscriminado de unas y otra a la hora de describir, pero el rigor aconseja para el primer caso los testimonios escritos que responden a esta tipologa diplomtica, pero cuando junto a ellos se conserven los borradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habr de denominarse correspondencia, testimonindose la interrelacin entre autor y destinatario. Esto en cuanto a las series integradas por piezas documentales que respondan a una tipologa documental especfica y uniforme. Se nos presentar el caso de otras series integradas por unidades archivsticas como pueden ser los expedientes, los testimonios de autos o documentos sueltos. Conviene puntualizar para los tres casos qu entendemos por tales. (Nos remitimos a las Agrupaciones documentales)), captulo 4). En cada uno de estos casos habr que describir la serie, especificando tales denominaciones. En cuanto a la tradicin documental, slo se aludir expresamente en caso de no ser originales (copias, traslados, certificaciones). La indicacin del autor y del destinatario no deben faltar, salvo en los casos que expresamente vengan implcitos en la tipologa (por ejemplo, Reales Cdulas), segn ya hemos apuntado ms arriba, pero

340

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la mayor parte de las veces tal indicacin vendr expresada por las instituciones y los cargos y menos por los nombres personales. As: Cartas de gobernadores a la Secretara del Despacho. Las materias se puntualizarn slo cuando sea posible globalmente. As en el caso de un expediente voluminoso concreto que totalice el contenido de uno o varios legajos:
AUDIENCIA DE FILIPINAS

Legajos

Fechas lmites

Clasific.

1045 Expediente sobre el espolio del arzobispo don Manuel Antonio Rojo y demandas introducidas contra l. 1046 >>

1777-1778 1777

1.2.3. >>

Difcilmente podr enumerarse el contenido temtico de series tan amplias y generales como las de correspondencia, disposiciones, consultas o informes -a no ser que sean de materia nica. La entrada descriptiva nica referida a cada serie, por el carcter semejante de sus documentos, particularizar, sin embargo, para cada unidad de instalacin, las fechas primera y ltima, pero con slo la referencia al ao. La homogeneidad informativa de algunas series (proyectos de obras, expedientes de confirmacin de encomiendas, licencias de obras, etc.) podemos suplirla con ndices de materias, de personas o listados que podremos aadir como complemento del inventario, al final de ste o en estos casos no debe faltar, en nota, la indicacin de la existencia de este listado. Caso similar puede ser el Tie ((Expedientes varios agrupados por una prctica errnea anterior, a todas luces, no conveniente, pero que exige la confeccin de relaciones sumarias de contenido.

INVENTARlOS

34 1

En cuanto a la tercera columna, la de lasfechas extremas, la amplitud de los perodos pueden inducir a la existencia de lagunas cronolgicas considerables o la falta de continuidad que debemos expresamente indicar. La prctica del signo (*) entre primera y ltima fecha puede detectar tal circunstancia a simple vista. La existencia de slo una o varias fechas remotas aisladas, junto a la continuidad del conjunto, pero para un momento posterior, podremos representarlo de esta manera: /1492/ 1620-1635 La ltima columna, es la que hace referencia al cuadro de clasificacin que precede al inventario. Los dgitos que, como ya recomendamos, slo los utilizaremos para la estructura de dicho cuadro, se referirn slo a la procedencia dentro del esquema general y sern dos, tres o cuatro segn la complejidad del esquema.

***
Voy a llamar la atencin, con el propsito de aportar soluciones, sobre algunas series que originan problemas especficos que pueden ser tenidos como experiencias prcticas. Me refiero a las series miscelneas que se nos han conservado y transmitido con ese carcter, cuya agregacin no es aconsejable y que como veremos son diferentes de esos legajos de varios que suelen existir en casi todos los fondos y sobre los que pesa la necesidad de agregar a sus series especficas. Dos casos vamos a exponer: Existen unidades de instalacin con un contenido miscelneo en cuanto a la tipologa documental, aunque mantienen una unidad temtica pero que es difcil uniformar al hacer la descripcin y al fijar las fechas lmites. Se impone entonces, sin romper la unidad de descripcin que se viene siguiendo en el inventario, hacer una pequea modificacin para dichas unidades: aadir a una entrada descriptiva temtica sucinta con fechas extremas completas, un prrafo descriptivo que particularice aquellas diferentes tipologas documentales. Un caso prctico nos ayudar:

342

ANTONIA HEREDlA HERRERA

AUDIENCIA DE FILIPINAS, LEGAJO 725.

Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1 75 1 - 1833). Prrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes; Autos de bienes de difuntos, remitidos desde Filipinas (1 768 1833). b) Copias y borradores de informes de la Contadura sobre bienes de difuntos (1765 1824). c) Copias de Reales Cdulas sobre bienes de difuntos (1 766 - 18 16). d) Copias de Reales Provisiones.

El segundo caso a que me refiero es el de las series que desde antiguo nos han sido conservadas con denominaciones ambiguas derivadas de su carcter miscelneo. La dificultad de incorporacin a sus expedientes o a sus series entraa muchos riesgos cuando no dificultades insuperables. Es conveniente mantenerlas. precisando desde luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcndolas con la mayor precisin. Veamos algn ejemplo: /Consulados/leg. 93: Impresos y documentos curiosos y varios: 1592-1809. /Filipinas/leg. 37 1 : Varios: estados, informes, certificaciones, relacin de viaje: 1615-1837. En estos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar, despus de la entrada descriptiva, entre parntesis, y en lnea aparte, hacer una relacin de las materias o de los autores sobre los que traten los documentos, segn los casos; y en segundo lugar, aparte de esa entrada descriptiva que nos avise sobre el carcter de esta documentacin y con independencia del inventario propiamente dicho, hacer un ndice de personas, lugares y materias que hagan referencia a los documentos contenidos, incorporando esas voces al ndice general del inventario, haciendo una advertencia sobre su existencia

INVENTARIOS

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con una nota a pie de pgina. El manejo y la consulta casi obligada de estos legajos para todos los investigadores se limitar de esta forma. Tambin para ambas situaciones se puede sacar una relacin de contenido que podr colocarse dentro del legajo, a primera vista. 2.2. FormaciQn y formato de los inventarios. Doble es la forma de elaboracin y de plasmacin material de un inventario. E n el caso de los archivos en formacin (archivos administrativos) el inventario est abierto, mediante un fichero y su confeccin se realiza a base de los datos contenidos en las hojas o listas de remisin de fondos enviados al Archivo Central por los diferentes negociados o dependencias. Estas listas de remisin son las que algunos consideran y denominan en su conjunto como inventario topogrfico en cuanto que su orden es el numrico o de ingreso en el depsito y que en realidad es slo un registro de entrada para control de aquellas remesas. La movilidad de las fichas permitir actualizar el movimiento de la documentacin tanto en cuanto a los continuos aumentos por ingresos o a la disminucin, como resultado de los expurgos. El fichero reflejar el organigrama de la institucin equivalente a la clasificacin. La publicacin no es aconsejable. Esta forma gil y movible soluciona el problema planteado por el profesor Tanodi de renovar con cierta periodicidad los inventarios realizados en hojas en forma de librolo. E n el caso de archivos histricos con fondos desorganizados y procedentes de instituciones desaparecidas, el inventario aunque se elabora tambin con fichas, al estar las series cerradas y no ser susceptibles de cambios se pueden ofrecer mediante hojas formando un libro manuscrito o impreso. En el caso de archivos histricos con fondos que ya cuenten con un inventario que no responda a unos criterios archivsticos actuales, cabe la correccin (reinventariacin) pero siempre manteniendo el orden numrico existente.

10. TANODI, Aurelio: Descripcin y catalogacin, en Archivstica. Capacitacin


a distancia PND, Santiago de Chile, 198 1-82.

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En efecto, existen muchos inventarios, elaborados de antiguo, con falta de precisin en las entradas descriptivas y de rigor en las indicaciones de las fechas extremas, junto a la ausencia de una verdadera clasificacin, cuya publicacin no ha sido conveniente, ni recomendada. El archivero actual no puede de ninguna manera aceptar tales evidencias, tiene que hacer fruto de la minuciosidad, del rigor y de la precisin el instrumento primero y primordial de la tarea archivstica que es el inventario. Y ste, partiendo de esos antiguos que podemos considerar pseudoinventarios que no son en muchos casos ms que etapas preparatorias del verdadero inventario, ha de gozar, gracias a la nada fcil tarea de inventariacin o de reinventariacin de todas las notas de garanta y precisin que lo hagan acreedor de su difusin y publicacin, cumpliendo esa doble finalidad localizadora y orientadora, elevndolo a su verdadera categora archivstica.

3. La clasificacin como operacin previa a la inventariacin.


En el caso de archivos administrativos, el archivero debe tener elaborado, previamente, en un fichero un cuadro de clasificacin que refleje la estructura interna (orgnico-funcional) de la institucin. La integracin en su clase (seccin, subseccin) y la ordenacin de la documentacin dentro de su serie en este fichero, se har fluida y sucesivamente, tambin mediante fichas, a medida que vaya ingresando en el depsito. Tratndose de fondos histricos la clasificacin suele correr paralela en su elaboracin a la inventariacin o reinventariacin, por cuanto por medio de stas se consigue ahondar en el conocimiento de la institucin para plasmar su estructura orgnica o funcional, aunque, al final, a la hora de ofrecer los resultados los cuadros que reflejen tal clasificacin precedan, sin duda, al inventario propiamente dicho. La exigencia de Una clasificacin a posteriori obliga a este paralelismo operativo. Ese cuadro no slo ofrecer la estructura de la entidad en cuanto h sus secciones y subsecciones y a las series derivadas de aqullas, sino que ofrecer el volumen de las unidades de instalacin que integran cada serie (nmero de legajos o libros) y la indicacin de los lmites cronolgicos de cada una de ellas.

INVENTARIOS

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De esta forma se ofrece una inicial visin panormica de todo el fondo (Vid. lm. 1). El cuadro de clasificacin como soporte de la informacin ofrecida se convierte en un elemento inicial e indispensable en un inventario y por tanto debe precederle siempre. Los datos del cuadro suelen ir en orden inverso del inventario, as aparecern primero los dgitos, la entrada descriptiva, las fechas, la signatura. Queda as materializada a la hora de la edicin de los inventarios la estrecha relacin y dependencia entre clasificacin e inventariacin.

4. Crtica sobre la diversidad terminolgica aplicada a los inventarios.


El hecho de que hasta ahora no nos hayamos detenido a especificar qu es un verdadero inventario, como instrumento fundamental de nuestro quehacer, y cules de los que as se denominan, ya sean manuscritos o impresos, merecen el apelativo de tales, sino que slo hemos analizado las variantes existentes, dndoles un nombre que los diversifica, sin someterlos a una crtica seria, ha derivado en esa multiplicidad de clases de inventarios que figuran en trabajos publicados: analticos, sumarios, topogrficos, preliminares, etc. que se suman a esa otra diversidad conceptual y definitoria que veamos al principio. Partiendo del rechazo total a admitir que un inventario en un archivo es una simple lista, como es mi postura desde siempre, el intento de mantener la multiplicidad de variantes de aqullos cae por su base. Entre las subdivisiones y denominaciones que hasta ahora se han expuesto para diferenciar esa pluralidad de instrumentos ' I est en primer lugar la de inventarias analticos con una ejemplificacin que corresponde a descripciones como carta de poder a Fulano para....)), carta de venta .... que claramente nos dice que no se des criben en ellos las series sino las piezas documentales, produciendo
1 1. MATILLA. TASCN.Antonio: Cartilla de organizacin de archivos, ((Boletn de la Direccin General de Archivos, Madrid.

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el confusionismo entre ((inventario analtico y catlogo. Si se tratara de terminologa francesa ya vimos que inventario analtico se identifica con catlogo, pero no creo que ste sea el caso en Espaa. Reitero mi opinin de que la cualidad de analtico, en cuanto a individualizacin y pormenorizacin informativa i ~ o conviene al inventario, sino que es propia de los catlogos. Sin embargo no faltan publicaciones recientes que siguen utilizando errneamente el trmino inventario analtico" que no es otra cosa que un catlogo. No olvidamos que en determinados casos al hacer un inventario, ya lo hemos apuntado al hablar de series miscelneas, es preciso descender a la particularizacin determinada por la pluralidad de las series existentes en una misma unidad de instalacin. La precisin, el analisis, en estos casos y similares, han sido impuestos por las mismas series en s, pero sin descender al detalle de la pieza documental. En realidad permanecen los mismos criterios de descripcin, lo que ocurre es que pueden darse las circunstancias de que en una misma unidad de instalacin (legajo) existan dos series o incluso ms y habr que describir cada una de ellas. Ya tratamos la cuestin en este mismo captulo al hablar de las series miscelneas. Pero, en definitiva, de esta forma seguimos describiendo series documentales y haciendo inventarios. El denominado inventario esquemtico)) ni siquiera puede alcanzar la categora para la designacin de inventario en cuanto se queda corto en su entrada descriptiva, ya que no contiene los elementos que hemos indicado como mnimos para identificar una serie. El que llaman inventario sumario no es otra cosa que un inventario cuya adjetivacin no comporta ninguna nueva especialidad. En el caso de los archiveros franceses que no distinguen, vuelvo a decirlo, entre inventario y catlogo y que emplean como trmino genrico la palabra inventario la adjetivacin de sumario y analtico se hace precisa para determinar uno y otro instrumento. En Espaa no. Existe otra variante mantenida por nuestros colegas argentinos, profesores Aurelio Tanodi y Manuel Vzquez que denominan in12. Rivas PLA, Marca: Autoinatizacin de instrumentos de descripcin de un archivo personal: la correspondencia de Joaqun Costa conservada en el A. H . P. de Htresca. Boletn de ANABADD, XXXVI, 1988, octubre-diciembre, pgs. 541-548.

iNVENTARlOS

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ventarios del archivo administrativo))'' y que subdividen en ({inventario de recepcin)) (para nosotros hojas de remisin que no consideramos inventario), ((inventario general)), por orden cronolgico de ingreso (para nosotros registro de entrada) y que tras los expurgos pueden recogerse en un ltimo inventario que sera el que reflejara la documentacin destinada a conservarse definitivamente. Junto a 6stos colocan el denominado ((inventario topografico), y que segn las lneas de lo que llevo expuesto es un fichero topogrfico equivalente al existente en bibliotecas para localizar y controlar las unidades, necesario como tal pero distinto a la naturaleza de inventario. Todos estos instrumentos existentes y necesarios en un archivo administrativo responden a las diferentes etapas por donde ha de pasar y controlarse la documentacin en dicho archivo, pero muchos de ellos no son ms que peldaos en la elaboracin de un inventario. /Vid. capitulo 131. A stos hay que aadir por ltimo los inventarios histricos))I 4 que no son otros que los inventarios antiguos realizados en una poca pretrita. Una nueva variante denominativa la hemos encontrado entre los brasileos: inventario preliminar que afirman atiene carcter preliminar; est preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir como elemento inicial de bsqueda y tambin de control'5. Estos instrumentos, entiendo, no son otra cosa que la etapa precisa y previa para la preparacin del inventario definitivo en un archivo administrativo. Tambin a stos hay que equipararlos con los ficheros topogrficos que registran la entrada general de toda la documentacin, remitida desde las diferentes dependencias, mediante fichas y que en una etapa siguiente, agrupadas y clasificadas constituirn el material integrante de las diferentes secciones o subsecciones (Reneficencia, Obras Pblicas, Personal, etc.). Las denominaciones y adjetivaciones proliferan. Se insiste en que el instrumento tpico tradicional del archivo es el inventario des13. TANODI VIZQIIFI ob. cit. pgs. 11-12. A,; M: 14. Ob. cit. pg. 14 que no son otros que los inventarios antiguos realizados eii una poca pretrita. 15. MINISTERIO u s r i c i ~ NEGOCIOS DE J t INTERIORLS:0 preparo de invenfarroJ preliminares, Ro de Janeiro, 1959.

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cripfivo que se contrapone al catlogo que requiere una descripcion exhaustivaIh. Se deduce que siendo la finalidad de los dos instrumentos la descripcin, la diferencia entre ambos parece estribar en la exhaustividad. Lo que establece la diferencia es el objeto sobre el que se realiza la descripcin: la serie y el documento singular o la unidad archivstica. Esta confusin y variedad de clases de inventarios no ha sido remediada con la publicacin del Dictionary of Archiva1 Terminology, de 1984, en el rea espaola, por cuanto no se ha partido de una terminologa consensuada no slo en nuestro pas, sino en Hispanoamrica. De entrada los trminos a finding aids (Inglaterra) e dnventaire (Francia) aparecen identificados con nuestra voz inventario, cuando la definicin dada por aquello^'^ engloba a todos los instrumentos de descripcin o informacin y el trmino castellano representa a un solo instrumento perfectamente diferenciado del resto. Se reafirma as la falta de claridad, al identificar denominaciones genricas en otros idiomas con trminos especficos de nuestra lengua. En dicha obra se mantienen las subdivisiones de inventario analtico (n: 132, pg. 59) cuya distincin est en la mayor extensin de la descripcin, pero dnde estn los lmites de una mayor profundidad descriptiva que distingan a un simple inventario de este otro llamado analtico? Tal ambigedad no es aceptable. Se introduce adems una nueva clase de inventario cronologico n.O 79, pg. 4 1) sobre lo que me atrevo a comentar los siguiente: Si el inventario es anlisis de las series y reflejo de la estructura de una institucin materializada en el cuadro de clasificacin de su fondo documental y que, como ya hemos dicho hasta la saciedad, ste no puede contemplar una ordenacin nica sino -posiblemente-

16. SIERRA VALENTI. Eduardo: El expediente administrativo. Esbozo de iipologa documental, Boletn de ANABAD,'n.O 2, abril-junio, 1979, pg. 70. 17. Instrumento de bsqueda o informacin conteniendo una enumeracin descriptiva ms o menos detallada de los expedientes o de las piezas documentales que componen o integran uno o varios fondos, frecuentemente completados por una historia de la institucin productora, por las normas de clasificacin seguidas y por un ndice (n: 248, pg. 95).

INVENTARIOS

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varias, de acuerdo con el tipo de orden que reclaman cada una de sus series, es evidente que la fundamentacin del inventario cronolgico no tiene sentido. Habr que hablar en todo caso de inventario cronolgico de una serie, pero esto no podra ser considerado como tal instrumento sino una parte del mismo. En definitiva, el inventario cronolgico que proponen no puede ser otra cosa que una lista ordenada por fechas de documentos sobre un personaje o sobre un asunto y que suelen ser las relaciones o listados, resultado de una consulta o bsqueda solicitada por el investigador. Tambin siguen apareciendo en la misma obra las denominaciones de inventario topogrjko (n: 438, pg. 156) cuyo rechazo como tal inventario ya he razonado antes y de inventario somero (n: 7 6 , pg. 40) que queda claramente identificado con las hojas o listas de remisin enviadas por las instituciones productoras al archivo central y que no son ms que un apoyo para elaborar el verdadero inventario, segn las normas que hemos especificado. Ante tal variedad denominativa de inventarios en espaol yo sigo defendiendo su unidad conceptual y terminolgica. 5. Importancia y revalorizacin del inventario como instrumento de descripcin. Despus de todo lo expuesto me inclino a formular que slo hay un inventario en el campo de los archivos, con unas caractersticas especficas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la de orientacin e informacin para el investigador, -con ser importantsimas-, ni su formato ni el soporte fsico, segn se trate de archivos administrativos o archivos histricos, ataen a la esencia del inventario que no es otra que la descripcin de las series documentales de un fondo completo a partir de su estructuracin o clasificacin frente a la descripcin de piezas documentales ordenadas que reclama el catlogo. Ha sido hasta ahora creencia general designar al catlogo como obra maestra del archivero. Sin apearlo de su categora, me atrevo a decir que ha de compartirla con el inventario. No pueden plantearse diferencias de valoracin entre uno y. otro, sino establecerse jerarquas, en el tiempo, a la hora de elaboracin de los mismos, sabiendo

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que el primer lugar corresponde al inventario y en una segunda etapa estar el catlogo. Al principio estar el inventario, despus, al final, el catlogo. Quiero insistir en borrar las diferencias de preeminencia entre ambos, porque incluso me atrevo a sealar que los conocimientos archivsticos requeridos para la confeccin de un Inventario, con mayscula, han de ser superiores y ms completos. Delimitadas y ordenadas las piezas documentales o unidades archivsticas a catalogar, por tipologa o materias, y fijados los criterios de Catalogacin, la descripcin puede ser susceptible de mecanizacin l 8 y por el contrario la tarea de inventariar requiere conocimientos histricos e institucionales ms amplios para conocer las actividades que nos permitan identificar las series. En una planificacin archivstica adecuada, a nivel nacional y a nivel de centros, ante la creciente demanda de investigadores, es claro que hayan de jerarquizarse los trabajos a realizar. La urgencia a todos los niveles, reclama la confeccin de guas y de inventarios correctos y no podr emprenderse la catalogacin de parcelas de documentos sin estar concluidos aqullos. La conservacin que tanto nos preocupa ante el manejo masivo de los documentos podr paliarse, en cierta medida, con la existencia de suficientes y adecuados inventarios. La doble finalidad orientadora, apoyada en el cuadro inicial de clasificacin del fondo, e informativa, a partir de cada una de las series, proporcionan un servicio general y amplio que no puede ser equiparado al ms particular y concreto ofrecido por los catlogos en una determinada rea y para un sector ms concreto de investigadores. Se quejan los archiveros franceses de que en muchos depsitos, los inventarios, los ficheros, los ndices alfabticos, permanecen manuscritos y no estn puestos al servicio del pblico y manifiestan la necesidad de su edicin y difusin. Por lo que respecta a los inventarios, reuniendo las exigencias debidas sera de desear su publicacin e incluso opino que, en una planificacin correcta, las tareas no slo de realizacin, sino tambin de edicin deben ser prioritarias.
18. Vid. Cap.":La Injbrmtica aplicada a los archivos

INVENTARIOS

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6. Normalizacin de inventarios.

Atenindonos al esquema de inventario que proponemos y a los elementos exigidos en este nivel de descripcin, la normalizacin no ser otra cosa que la plasmacin ordenada de acuerdo con aquellos criterios, mediante la codificacin pertinente. Siempre el consenso ser factor indispensable y ste est por lograr. Con todo y de acuerdo con los puntos de vista defendidos, ofrecemos lo que puede ser una ficha normalizada para la confeccin de un inventario. Si nos fijamos no aade nada nuevo a lo expuesto, excepto la codificacin.
1. ARCHIVO..

.............

2. Localidad

...................

3. Fondo.. ...................................
4. Seccin. ................................... 5 . Subseccin. ................................

6. Serie (tipologa) ............................


7. Ao.. .....................................

8. Fechas lmites. .............................


9. N.O legajo. ................................. 10. N.O libro.. .................................

1 1. Descriptores. ..............................................

.......................................................... ..........................................................
Proyecto de ficha normalizada de inventario.

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HOSPITAL DE LAS CINCO LLAGAS Cuadro de Clasificacin


Legajos
1.

Libros

FUNDACIN Y GOBIERNO Bulas, Privilegios, Inventarios. Actas capitulares de Patronos. Libros varios. 1422-1822 16 15-183 1 1542-1577
1

2-4B 1-3

2. PROPIEDADES Libros Protocolos de bienes. Fundacin de D." Catalina de Ribera y D. Fadrique Enrquez de Ribera. Patronato de Convalecencia Diego Yanguas. Patronato de D." Juana Nez Prez. Encomienda de Guadalcanal. Pleitos. - Marqus de Tarifa. - Diego Yanguas. - Juan Nez Prez y Guadalcanal - Varios. Arrendamientos. Escrituras varias. Protocolos de escrituras de casas y tributos. Correspondencia y peticiones. Fianzas. 3. CUENTAS Patronato Convalecencia Diego Yanguas. Patronato de Juana Nez Prez. Guadalcanal. 1615-1799 1624- 1834 162 1-1 830 92A-97 98-100
101

1493- 1700
1 544- 1577
1 570- 1640 1573-1798 1540-XVIII

5 6 7-8 9 10-15 16
1 7-2 1

4-7 8 9-10
11

1540-1 547 1594-XVII 1583-XVIII 1666-XIX 1545- 1808 1468-XVIII XVI-XVI 11 1666- 1837 XVIII

22 23-29 30-33 34-38 39-88 89-90 91

Lm. 1. Cuadro de Clasificacin que precede al inventario del fondo del Hospital de las Cinco Llagas o de la Sangre. (Archivo Diputacin de Sevilla).

INVENTARIOS

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Legajos Contabilidad General.

Libros

- Libros generales de mayordomos.


- Libros de ((recibo y gastos. - Libros de inquilinos y de mayor-

154 1-1828 1546- 1792 1608- 1843

102A-105 106-134 135-148 149-153 154- 156 157-160 16 1- 163 164A- 165 166- 167 168-170 171 172-186 187- 189 190- 191 192 193-24 1 12-17

doma.

- Libros

y cuadernos de cobros de

recibos de inquilinos.

- Libros de entrada en arcas.

- Libro de salida de arcas. - Libro de entrada y salida.


- Borradores de cuentas. - Libros de gastos de obras.

- Gastos de pleitos. - Libros de pago de tributos. - Libros de capellanas, misas,


morias. - Libros de dotes y salarios. - Juros. - Restos de cuentas. - Justificantes de gastos.
4.

1630-1799 1607-1837 1609-1834 1637-1838 1632- 1802 1545-1789 159 1-1804 1605- 1832

18-19

me1573-1833 1651-1 809 1592-1790 1691-1768 1640- 1846

MOVIMIENTO DE ENFERMOS Libro de entrada y salida de enfermos. Libro de entradas. Libro de defunciones de enfermas. Libro de defunciones de enfermos. Memorias, testamentos, almonedas. Partes diarios de enfermos, de medicinas.
1604- 1837 1889-1893 16 13- 1908 1840-1897 242-249 250-25 1 252 253
21 22-36 37-49 50

XVI-XVIII
1846

5 . DOCUMENTOS CURIOSOS Y VA-

RIOS.

15 14-1837

254

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

AUDIENCIA DE FILIPINAS
Signatura
N.O

Ciasific.

79

Cartas, peticiones y expedientes de las Ordenes religiosas en Filipinas vistos o resueltos en el Consejo
9, 9,

80 81 82 83 84

99

>Y

1569-1618 f .2.1.4. 1616-1642 1643-1667 1668-1682 16 1O/1645- 1700

Cartas y expedientes de personas eclesisticas vistos o resueltos en el Consejo


9,

85 86 87

9,

1570-1608 1.2.1.3. 1609-1644 1632-1697

Testimonios de autos y documentos sobre la expulsin y prisin del arzobispo don Fray Felipe Pardo, arzobispo de Manila, e incidentes con las rdenes de Santo Domingo y Compaia de Jess 1681-1692 1.2.3.
9,

88 89 90 91 92

(2)

79

>>

> ,
99

1682-1689 1681-1682 1682-1692 1692 1673-1692


79

(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo slo contiene un testimonio de autos de la causa seguida contra el

Bachiller Diego de Espinosa Maran, cura beneficiado de la iglesia parroquia1 del pueblo de Bigan.

Lm. 2 . Pgina del Inventario de la Audiencia de Filipinas (A.G.I.).

INVENTARIOS

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INVENTARIO
Signatura Fechas lmites Clasificacin

LEGAJO LIBRO

G OBIERNO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Actas Capitulares. Actas Capitulares

1.
1.1.

14

1 Libro de Actas Capitulares. 2 3 4 Borradores de Actas del Pleno Comisin Permanente y otras Comisiones.

1603- 1620 1621-1677 1700-171 8 1719-1761 1762-1764 1765-1768 1769-1773 1775-1783 1790-1797 1798-1886 1887-1895 1897-1905 1906-1924 1939-1940 1958-1963 1964-1969 1969-1978 1936-1970

" " " " " "

''
"

*'
" " " " " " " " "

1.2.

193
Lm. 3. Pgina del inventario del Archivo Municipal de Cantillana (Sevilla).

CAPTULO 14

CATLOGOS

1. Puntualizaciones y definicin. 2. Elementos esenciales y normas de catalogacin. 2.1. Datos internos. 2.1.1. La fecha. 2.1.2. Tipologa documental. 2.1.3. Tradicin documental. 2.1.4. Autor y destinatario. 2.1.5. Asunto o materia. 2.2. Datos externos. 2.3. Signatura. 3. Otros datos: los anejos. 4. Clases de catlogos. 4.1. Catlogo cronologico. 4.2. Catlogo alfabtico. 5. Ordenacin y Catalogacin. 6. Diferencias elementales entre inventarios y catlogos. 7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos). 8. La normalizacin en la catalogacin. 9. La normalizacin en la catalogacin de documentos grficos.

1. Puntualizaciones y definicin.

Segn el Diccionario de la Lengua espaola, catlogo es la relacin o lista ,ordenada de libros, manuscritos, hechos o cosas. Para los archiveros esta definicin se queda corta, por una parte, porque no estn expresamente contemplados los documentos y, por otra porque no se trata de una simple enumeracin de stos sino que implica una descripcin de los datos precisos de cada uno de ellos en los que no han de faltar los relativos a su localizacin. 1 Aunque el trmino catlogo es de uso habitual en bibliotecas, al ser substancialmente diferente el libro del documento de archivo, es claro que los datos que se ofrezcan en el catlogo de archivo han de ser sensiblemente distintos. En ningn momento habremos de partir del modelo de las bibliotecas, aunque alguno de los datos y su forma de plasmarse puedan ser semejantes. Una ltima diferencia con respecto a las bibliotecas: no existen siquiera tamaos de fichas normalizadas y ya veremos que tampoco normas precisas de catalogacin. \ Ya indicamos que frente a los inventarios que toman como unidad de descripcin la serie, siendo su campo de accin la totalidad de un fondo, los catlogos toman como unidad de descripcin la pieza documental o la unidad archivstica siendo su campo de accin no tan definido sino mucho ms flexible y parcelado, ya que puede ser una serie total o parcial u otras reas ms variadas en cuanto se refieren a temas o a un perodo cronolgico concreto. Cuando hablamos de la unidad de descripcin del catlogo nos referimos naturalmente tanto al documento individualizado (Real Cdula, Real Provisin, Real Orden, consulta, mandamiento, poder, carta, etc.) como a la unidad archivstica (expediente, testimonio de autos).

360

ANTONIA HEREDIA HERRERA

Si el inventario est soportado en el cuadro de clasificacin del fondo del cual es su fiel reflejo, el catlogo sostiene sus unidades en una ordenacin que bien podr ser cronolgica o alfabtica. La.mayor o menor extensin dada a la descripcin, al particularizar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos que van con l o al detallar cada uno de los documentos integrantes de un expediente, no afectarn a la esencia del catlogo, si se da por descontado que ste ofrece en la descripcin los elementos necesarios requeridos. Valga sin embargo como regla general o al menos como actitud, que el volumen de datos de los resmenes de contenido no deben ser excesivos, partiendo de la base de que el catlogo nunca podr sustituir a la informacin total que facilita el documento directamente consultado. Podemos concretar todas estas caractersticas esenciales en la siguiente definicin: Catlogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivisticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relacin o unidad tipolgica, temtica o institucional. Me remito en nota a la definicin incorporada al Diccionario de Terminologa Archivstica.

2. Elementos esenciales y normas de catalogacin.


Los elementos indispensables referidos a las unidades de descripcin de un catlogo pueden agruparse en tres apartados, reas o campos? A) Datos internos (fecha, tipologa, autor, destinatario, materia, lengua) que informan y afectan al contenido.
f 1. La definicin de catlogo dada por el Dictionary o Archiva1 Terminology, de 1984 es: instrumento de trabajo que describe individualizadamente el conjunto de
documentos de una misma tipologia o de documentos reunidos por unos diseos particulares (exposiciones) o de documentos que se refieren a un mismo tema (n: 66, pg. 37). 2. Para algunos la fecha forma un rea o campo aparte, siendo cuatro en lugar de tres las reas de descripcin. Cfr. TORNEL COBAC-HO, Cayetano: LasJichas de catlogo de documentos textuales de archivo, Cartagena, 1989, pg. 13.

CATLOGOS

36 1

B) Datos externos o fsicos. C ) Datos de localizacin o signatura.


Enumerados son los siguientes:

- Fecha completa (ao, mes, da, lugar). - Tipologa documental (diplomtica y jurdica). - Tradicin documental. - Autor. - Destinatario. - Asunto o materia. - Datos externos (folios, medidas, materia escriptoria, conservacin). - Signatura (archivo, fondo o seccin de fondo, unidad de instalacin, nmero de orden).
Estos son los datos precisos mnimos. Pero hay que sealar que si la catalogacin en bibliotecas, es decir la individualizacin de la pieza bibliogrfica est perfectamente reglamentada por lo que respecta a los elementos esenciales, a su colocacin e incluso al tamao de las fichas, no existen reglas adoptadas y aceptadas con criterios generales por lo que respecta a los documentos de archivo. Es cierto que la casustica en los segundos es mayor que en los libros, sobre todo teniendo en cuenta que muchas tipologias estn por estudiar y que los documentos no son piezas aisladas e independientes como las obras impresas. Pero a pesar de esto, la aceptacin de estos elementos precisos mnimos, la fijacin de determinadas normas en cuanto a su uso y de reglas referidas a la colocacin (derecha, izquierda) de algunos datos (fecha, signatura) podran llevar al establecimiento de una normativa semejante a la de las bibliotecas -salvando las distancias-. Hasta ahora una ficha o asiento de catalogacin de un mismo documento, pero redactado por diferentes profesionales, incluso partiendo de los mismos elementos, puede resultar sensiblemente diferente. Hagamos una simple prctica hojeando algunos de los catlogos editados y comprobaremos la disparidad. Esta es la realidad con la que no podemos conformamos pasivamente. La informatizacin no es posible, sin unas normas generalizadas. No bastar con una normativa casera, a nivel individual o de

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centro, sino que hemos de conseguir una normalizacin consensuada por la mayora. Trataremos por tanto de analizar la casustica para cada uno de los elementos a consignar en una ficha de catalogacin de la que habremos de partir para disear al final una ficha normalizada de catalogacin. Porque lo que es claro es que no vamos a inventar sino a contar con las reglas existentes despus de llegar a una puesta en comn que nos lleve a la aceptacin por todos.
2.1. Datos internos.

2.1.1. La fecha. En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada documento, la fecha completa del mismo: ao, mes, da, lugar, situndola en la parte superior izquierda, en el orden indicado, es decir, en orden inverso al que suele figurar en el documento. Hay quienes prefieren colocar el da antes que el mes, teniendo en cuenta que el ao va a quedar indicado con carcter general al principio de cada pgina del catlogo impreso3. La expresin del ao y del da ha de ser en cifras arbigas, aunque en el documento aparezcan en letras. En el caso de dataciones por otros sistemas han de reducirse al cristiano. En cuanto al mes ha de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar. N o faltan sin embargo otros criterios al recomendar el orden siguiente para de la fecha: 8- 12- 19364, aunque sigo defendiendo la indicacin del ao en primer lugar porque entiendo que la localizacin instintivamente nos lleva a buscar primero el ao y dentro de ste, el da y luego el mes. El lugar debe escribirse con ortografa moderna y completarse con cualquier indicacin particular con que venga acompaado (asi: Sevilla, en la Casa de la Contratacion). La separacin con puntos y
3. Como ejemplo del primer caso tenemos: Documentos relativos a la Independencia norteumericana, existentes en los archivos espaoles. vol. 2 , Madrid, 1976, y del segundo el Catlogo de las consultas del Consejo de Indias ( 1 6 10-16 16), Sevilla, 1984 / Vid. lam. 1. 4. TANODI. Descripcin y Catalogacibn en Archivstica, PND, Santiago A.: de Chile, pg. 20.

CAI'LOGOS

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comas dejar de tener incidencia a la hora del encasillamiento en una ficha normalizada. De todas formas hay que suprimir, en el momento de reflejar la expresin de la data, un conjunto de trminos que acompaan a los elementos esenciales, durante los siglos XV, XVI y XVII: trece dias del mes de setiembre del ao del nascimiento de nuestro Saluador Jesucristo de mil y quinientos y cuatro aos. Hay que quedarse solo con las cifras del ordinal del da, del nombre del mes y del numeral del ao, expresadas la 1 .a y la 3." en cifras arbigas y la 2.aen letras. Las cifras romanas, de frecuente uso para la expresin del ao en el siglo XVI, han de ser sustituidas por cifras arbigas. Asimismo habrn de sustituirse una serie de smbolos numricos para la indicacin de algunos meses del ao (7' para setiembre, 8. para octubre, 9e para noviembre y Xe para diciembre), de uso frecuente en la documentacin indiana, por sus nombres completos correspondientes, en letras. Tambin habrn de sustituirse por sus cifras correspondientes la indicacin del da en expresiones como postrero del mes, da primero del mes. Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferentes etapas de la actio o de la conscriptio diplomticas. Como ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Consejos creados por la dinasta austraca que, para determinadas pocas, llevan escritas hasta cuatro fechas (la del acuerdo, la de la puesta por escrito, la de la lectura, la de la p~blicacin)~. que preferir Hay la de la puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto. En el caso de faltar la indicacin del ao, como es frecuente en las peticiones o memoriales, del XVI, XVII y XVIII, puede ponerse la fecha del ao de referencia ms cercana (en este caso especfico, la de su presentacin en el lugar de destino, que po suele faltar) o bien el ao aproximado que por el contexto o por las personas a que van dirigidas o las que firman puede colegirse. En un caso o en otro habr de escribirse entre corchetes: es la que denominamos data archivstica.

5 . REALDIAL. Jos J.: Estudio diplomtico del -documento indiano, Sevilla, 197 1, pgs. 99 y ss.

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La aproximacin averiguada por datos indirectos nos llevar a la siguiente formalizacin c/. 1853. Cuando cataloguemos expedientes habrn de indicarse las fechas lmites de los mismos, aos: primero, de la iniciacin (no de los antecedentes) y ltimo, de la resolucin. No para todos se entiende por igual la fecha de iniciacin por cuanto que los hay que consideran por tal a la fecha del documento principal que da origen al expediente y los hay que entienden por tal a la fecha de entrada en el registro de la institucin que lo tramitar6. Cuando se trate de relaciones juradas de cuentas de rentas, convendr destacar la anualidad o perodo a que se refiere la cuenta, que ser distinta de su formalizacin por medio de la relacin jurada y frecuentemente posterior, a veces incluso en bastantes aos. Tendr prioridad la fecha de esta puesta por escrito, sin dejar de referirnos a las fechas alusivas al contenido. Las copias o traslados de documentos llevarn la fecha de la copia o del traslado haciendo referencia al documento inserto, confirmado o reproducido. Junto a la fecha no debe indicarse ningn otro dato, como puede ser el nmero de orden dentro de la unidad de instalacin. Este dato ha de figurar como complementario de la signatura. 2.1.2. Tipologa documental.
La designacin del tipo documental es necesaria aunque slo interese el contenido, el asunto, ya que al tratar de localizar e identificar el documento a que se refiere la ficha de catalogacin es imprescindible conocer su factura, el formulario en que queda materializado el contenido. La tipologa documental no suele ser algo expreso, como la data, el autor o el destinatario. Es un elemento a consignar dentro de los datos internos. La especificacin de la tipologa es el resultado de un estudio a fondo del documento, de su gnesis, de su tramitacin, incluso de su formato (Vid. capt. 4) que nos lleva de la mano a su contenido slo con su denminacin, por cuanto la disposicin de

6.

TANODi. A.

ob. cit., pg. 20.

CATLOGOS

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todos estos considerandos son el testimonio de una actividad especfica que facilita una informacin determinada. No olvidemos dos cosas, que tipologa documental no es sinnima de tipologa diplomtica y que la tipologa documental es tanto para el documento singular como para la unidad archivstica o expediente. De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos obtenidos de una Consulta del Consejo de Indias tendrn una perspectiva diferente de los vertidos en la Real Provisin despachada como consecuencia de aquella consulta. Ambas, pongo por caso, podrn tratar del nombramiento de un general de la Armada, pero en la primera ser slo la propuesta hecha por un rgano consultivo del monarca y en la segunda es el ttulo efectivo despachado por el rey. Slo por el hecho de indicar que se trata de una consulta sabremos el carcter interno, de mero asesoramiento que entraa, sea cual sea el asunto de que trate. Si vemos expresada la condicin de Real Provisin estaremos viendo, sin verla, su materialidad externa, su formulario, su validacin, su sello y sobre todo sabremos que estamos ante un documento real, dispositivo que engendra derechos y obligaciones. Ya vimos que los documentos (captulo 2) tienen una doble tipologia, con un doble formulario, la diplomtica y la jurdica. Como archiveros a la hora de describir, hemos de inclinamos por la primera, no dejando de expresar tambin la jurdica, ya que con la indicacin expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de los datos que contiene el documento. La designacin del tipo documental ha de basarse en la fijacin terminolgica determinada por los estudios realizados por los diplomatistas o por la legislacin que ha establecido sus caractersticas y no por la denominacin equivocada, en algunos, de la poca. Me estoy refiriendo al hecho frecuente en el XVII y en el XVIII de designar con nombres incorrectos determinados documentos perfectamente estudiados, en su formulario, desde la Edad Media. As las Reales Provisiones nombradas frecuentemente Reales Cdulas.

7. Empleamos el trmino jurdico con la amplitud que nos permite considerarlo administrativo.

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A ttulo de ejemplo puede valemos lo siguiente. La canfirmacin de todos los privilegios concedidos por la corona a los Corredores de Lonja sevillanos se hizo por una Real Provisin de Felipe YV, dada en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos que circularon en la poca llevaban una cubierta en la que designaban al documento como Real Cdula8. Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipologa, de esas designaciones genricas, frecuentes en determinados momentos, de: privilegios, despachos, rdenes, disposiciones. Hay que precisar diplomtica y jurdicamente qu son. As, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar la tipologa diplomtica seguida de la jurdica. A veces la jurdica para una mejor redaccin queda inmersa en la descripcin, despus del destinatario, embebindola en el dispositivo /Real Cdula/ Instruccin/: Real Cdula a Fulano dndole instruccin para el desempeo de su oficio

o bien, /Real Provisin/Nombramiento/: Real Provisin a Fulano nombrndolo virrey de Nueva Espaa pero no: Ttulo de virrey de Nueva Espaa a Fulano. Hay documentos archivsticos para los que no hay duplicidad de acepcin tipolgica. El mismo trmino suele englobar a os dos. Por ejemplo las cartas, las peticiones, las consultas. Cuando estemos realizando catlogos de series especficas no ser preciso repetir en cada asiento su tipologa. El ttulo genrico del catlogo: catlogo de cartas, pongo por caso, suplir tal indicacin expresa. En el caso de documentos notariales cuando el nombre genrico de escritura o carta acompaa a cualquier negocio jurdico, puede suprimirse adoptando como nica denominacin de la tipologa, el
HERRERA. Antonia: Los corredores de Lonja en Sevilla y en Cdiz, 8. HEREDIA Archivo Hispalensew, tomo LII-LIII, n.O 159- 164, enero-diciembre, 1970, pgs. 187.

CATLOGOS

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determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de venta, de testamento, de poder, respectivamente). En el caso de unidad archivstica no existe variacin notable. Un ejemplo: Expediente de confirmacin de una encomienda

2.1.3. Tradicin documental.


Como dato complementario de la tipologa documental ha de especificarse la tradicin documental. Pero slo ser preciso la indicacin expresa en el caso de copias, en sus diferentes acepciones, o minutas, tenindose por originales los que no lleven indicacin en contra. Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicacin, en e! caso de ser necesaria, al principio, precediendo a la tipologa diplomtica, o al final del prrafo descriptivo y entre parntesis: Copia de Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco Betanzos para pasar a Nueva Espaa

Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco de Betanzos para pasar a Nueva Espaa (copia). La forma es indiferente, pero sera tambin bueno adoptar una normativa que definitivamente se inclinara por uno u otro criterio. Una ficha normalizada nos solucionar el problema.

2.1.4. Autor y destinatario.

Los datos inmediatos y siguientes al de la tiploga han de ser los del autor y destinatario del documento. Han de constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, si vienen expresos en el documento. En cuanto a la preferencia por ei nombre o el cargo, vuelve como en otras ocasiones a plantearse la falta de adopcin de criterios uni-

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formes. Me inclino por indicar en primer lugar el nombre y a continuacin el cargo, por el hecho de ser ste elsorden normal de expresin en la documentacin. Lo que no puede sin embargo de ninguna manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad del trabajo o continuamente. No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se encuentran incompletos. Lo ptimo ser indicar ambos y en caso de no constar, averiguar a partir de datos bibliogrficos (ndices, repertorios) de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una investigacin profunda. Claro que siempre que los datos sean producto de esa averiguacin posterior han de indicarse entre corchetes. La expresin del nombre del autor en el caso de documentos reales es preceptiva si se trata de documentos medievales, no lo es tanto a partir de los Reyes Catlicos cuando la autora de la persona regia no plantea dudas de identificacin. Recomendamos la ortografa moderna a partir de los Reyes Catlicos. En los documentos notariales podr aadirse, segn criterio, tras la indicacin de la materia o asunto, la persona del escribano ante quien se hizo la escritura. En cuanto al destinatario, una observacin. Existen documentos dispositivos tramitados a instancia o peticin de parte, generalmente los que tratan de cuestiones de gracia o merced y los generados de oficiov. La distincin, aparte de otras circunstancias, radica en que los de parte implican una doble direccin expresa en el documento: una la de beneficiario de la disposicin y otra la de la autoridad encargada de su cumplimiento. Qu direccin habra que indicar, en estos casos, en la ficha de catalogacin? Ser preciso expresar, salvo excepciones, la persona del beneficiario.

2.1.5.

Asunto o materia.

El contenido habr de resumirse. Dicho resumen es la representacin condensada y abreviada del asunto. La representacin para que
HERRERA, Antonia: Los ceddarios de oficio y de partes del Consejo 9. HEREDIA de Indias. Sus tipos documentales, s. XVII, ((Anuario de Estudios Americanos, XXIX, Sevilla, 1972, pgs. 1-60.

CATLOGOS

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sea buena y vlida debe decir fundamentalmente lo mismo que el texto original pero con pocas palabras, las exactas. Determinar esta exactitud es cuestin de conocimientos del rea y de prctica. Hay quienes incluso lo reconocen como arte. Es en este punto donde precisar regias es mucho ms dificil que en los otros. Pero s se pueden consignar unas normas de carcter general a efectos de orientacin y no faltan obras que se han dedicado al temalo. Hay que partir de la base, como ya dije al principio, de que el catlogo nunca sustituir al documento, por lo tanto la relacin o resumen del asunto no debe nunca ser extensa, tanto que en algunos casos llegue a la transcripcin. Extractar un documento supone leerlo, incluso a travs de las formas de escritura ms antiguas, comprenderlo, penetrarlo y dominarlo, para dar una visin simplificadora. Esto comporta conocimientos paleogrficos, de las instituciones, de procedimiento, de Historia, etc. Hay que mantener fidelidad al texto resumiendo con precisin, claridad y concisin, indicando el tema central sin detenerse en circunstancias laterales o anecdticas, eludiendo adjetivos intiles como por ejemplo: la invicta y leal ciudad de...)), o bien expresiones como carta firmada del conde de Corua...)). Conviene no utilizar abreviaturas, ni intercalar entrecomillados con prrafos del texto documental. Se adoptarn unos criterios homogneos de redaccin para cada asunto de los que se repitan con frecuencia (libranzas, peticiones, consultas de proposiciones de cargos, licencias, etc.). As por ejemplo: Real Cdula a Juan Prez dndole licencia para pasar a Indias. En casos parecidos repetir la forma de expresin, cambiando nicamente los nombres del destinatario y del destino; pero no, cuando haya que catalogar otro documento semejante, poner:

10.

CREMNINS,

Edward E arte de resumir, Mitre, Barcelona. 1986 i

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Real Cdula a Fulano concedindole permiso para que pueda pasar a Indias.

No se intercalar el asunto entre la tipologa y el destinatario. No ser correcto pues:


Real Cdula concedindole una ayuda de costa a Fulano. Mejor sera: Real Cdula a Fulano concedindole una ayuda de costa. En el caso de expedientes, a pesar de su volumen, hay que resumir dando el asunto o clave central sobre el que verse la unidad archivstica, sin extenderse en exceso. Pueden adoptarse dos criterios, resumir utilizando un solo prrafo descriptivo, por ejemplo: Expediente de confirmacin de encomienda a Fulano en Popayn. O bien indicar este prrafo descriptivo y a continuacin pormenorizar cada una de las piezas de que conste el expediente, muy brevemente, y siguiendo el orden de la tramitacin reflejado en el expediente y del que ya hablamos al tratar de la ordenacin de los expedientes. La precisin de la tipologa correcta obviar en muchos casos tal enumeracin o pormenorizacin. Ejemplo de ese segundo tipo de Catlogos es el: Catlogo de Estado, Seccin ZX del A.G.Z. Siendo este instrumento modelo de descripcin de expedientes, sin embargo, omite el prrafo descriptivo inicial que debe ser preceptivo, en aras de una mayor claridad, para uso del investigador que, de no ser as, puede perderse en unos asientos de fichas pormenorizadas que, por extensos y por ausencia de una adecuada composicin tipogrfica, lo obligan a una lectura larga que podra ahorrarse si al principio existiera ese prrafo descriptivo, resumen del asunto, a que hemos aludido, aunque luego se relacionen las piezas integrantes dekexpediente. Claro es que en el caso de expedientes uniformes que pudiramos considerar tipos, como pueden ser los expedientes de provisin de empleos)) o los expedientes de confirmacin de nombramientos o los expedientes de pruebas de sangre, la explicacin inicial sobre

CATLOGOS

37 1

la tipologa documental de dicho expediente, eludira la pormenorizacin en cada uno de ellos. En este caso un catlogo de una serie de tipologa uniforme podra reducirse a varios listados que ofrecieran slo las variantes de informacin. Siempre que resumamos el contenido de un documento habremos de estar pensando siempre en el ndice para lo cual, a la hora de esa sntesis, utilizaremos los trminos esenciales y ms representativos que nos facilitarn las voces a recuperar, tanto si aplicamos o no el ordenador.

2.2. Datos externos.


Se refieren a circunstancias materiales, externas del documento que pueden ser el numero de folios o pginas, las medidas, el soporte, formato, sellos, tipos de letras o la conservacin. El que no debe faltar es el primero y cuando va solo, suele aadirse a regln seguido del texto que resume el asunto. En general es el nico que suele indicarse en la documentacin moderna. El tipo de letra (nunca para documentos modernos), elementos grficos (una letra inicial coloreada, dibujos marginales, etc.). Las medidas son preceptivas en documentos cuya antigedad as lo requiere, escritos en materia que no sea papel, y tambin en series como la de mapas y planos, grabados o estampas. La materia escriptoria se especificar siempre que no sea papel (pergamino, tela, cinta). En cuanto a la conservacin, para cuya indicacin suelen adoptarse siglas (B. R. M.) es frecuente en documentos medievales o en documentos modernos en los que sea conveniente resaltar deterioros notables. 2.3.

Signatura.

El ltimo dato a consignar, al hacer la descripcin de una pieza documental, es su ubicacin en el depsito y a ser posible su nmero de orden dentro de la unidad de instalacin.

372

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Sern, pues, datos imprescindibles las siglas pertenecientes al archivo (A.G.S., A.H.N., A.G.I., A.M.S.), el nombre del fondo o seccin de archivo (Guatemala, Clero, Consejos Suprimidos, etc.), el tipo y nmero de la unidad de instalacin (libro 5 ; legajo, 408) y finalmente, si es posible, el nmero de orden dentro de dicha unidad si sta est ordenada (nmero en caso de legajos; y folios o pginas en caso de libros). As tendramos por ejemplo: A.G.I. Consulados, 92,3. A.G.I. Indiferente General, leg. 4 18, libro 2, fol. 3 v. 3. Otros datos: los anejos. Muchos catlogos suelen hacerse eco de la documentacin que acompaa al documento principal, objeto de la descripcin a la que nos hemos venido refiriendo. En efecto, estos documentos principales, en bastantes casos, vienen unidos a documentos que acompaa el autor como justificante de lo expuesto en el principal y a documentos que incorpora el destinatario y que corren unidos al principal para una mejor resolucin posterior. La relacin de estos documentos puede incorporarse a la descripcin del principal realizada de acuerdo con las normas que hemos venimos exponiendo. Generalmente estas relaciones suelen venir ordenadas cronolgicamente y limitarse al mero enunciado del documento, su Fecha y nmero de folios, sin indicar contenido. Y los hay que al hacer la relacin de estos anejos los introducen con la designacin de: Acompaa o de corre unido, de acuerdo con este criterio (Vid. lmina catlogo de consultas). En esto, que son datos accesorios, como en otras cuestiones falta uniformidad de criterios. Soy partidaria, no de suprimir estas relaciones, pero s de limitar al mximo su descripcin y la informacin que ofrecen. Los catlogos que se detienen en describir cada uno de los anejos con un pormenor semejante al principal, suelen ser farragosos, mermndoles su finalidad primordial que es la de facilitar el acceso a la documentacin y a su informacin.

CATLOGOS

373

4. Clases de catlogos.
Partiendo del tipo de ordenacin que requiera la serie catalogada tendremos un catlogo cronolgico o alfabtico. Entindase bien que el catlogo ser uno u otro no porque nosotros lo decidamos, sino porque la serie as lo determina.
4.1.

Catlogo cronolgico.

Es el ms frecuente, como consecuencia lgica de que la ordenacin de ese tipo es la ms usual. Podemos distinguir dos variantes: aqul cuyos documentos integran una serie cuya identidad est marcada por la tipologa y cuya informacin puede ser uniforme o en cambio diversa (expedientes de quintas, expedientes de confirmacin de encomiendas en el primer caso; o cartas, disposiciones, consultas, en el segundo) y aqul cuyos documentos han sido seleccionados en razn de un tema y no tienen por qu tener la misma tipologa aunque requieran en su ofrecimiento un orden cronolgico (Por ejemplo, catlogo de documentos sobre judos o sobre documentacin econmica).
4.2. Catlogo alfabtico.

Existen sin embargo series, como sabemos, que para una mejor utilizacin requieren una ordenacin alfabtica que habr de respetarse a la hora de la catalogacin. As las Pruebas de ingreso en Ordenes militares, Expedientes de limpieza d e sangre, Relaciones de mritos y servicios, Expedientes personales, Planos, Dibujos o Estampas, etc. En cuya descripcin individualizada lo que interesa destacar a efectos de la ordenacin es el nombre de la persona o del lugar geogrfico o de las materias. En estos casos el dato onomstico o geogrfico encabezar la ficha, en lugar de la fecha. En los onomsticos se podr eludir la indicacin genrica de la tipologa documental (Relacin de Mritos; Expediente de Ingreso en una Orden Militar, etc.). La homogeneidad de estas series, a la hora de describir las piezas singulares hace posible una simplificacin ge-

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-___

neral reducida a listas alfabticas de nombres de personas". El resto de los datos informativos podr someterse a un proceso mecanizado fcil. En cuanto a los datos diplomticos podrn suplirse con una introduccin que estudie en este sentido la tipologa documental y las caractersticas afines de todas las unidades. En cuanto a los catlogos alfabticos, geogrficos o de materias, destacarn estos nombres concretos a efectos de la ordenacin, aunque la ficha catalogrfica recoja el resto de los datos completos necesarios en cada caso. Ejemplos de estos catlogos pueden ser los de Planos de ciudades (geogrfico) o los de Dibujos o Estampas (por materias).

5. Ordenacin y catalogacin.
El armazn sobre el que se sostiene un catlogo es la ordenacion de los documentos que describe, de aqu la necesidad previa de la primera. Insisto: me refiero a la ordenacin de las piezas documentales o unidades archivsticas, no a la ordenacin numrica de las unidades de instalacin que pueden no responder exactamente al orden de los documentos que encierran. Lo perfecto ser que el orden cronolgico de una serie se corresponda con el orden numrico de los legajos y al hacer un catlogo que siga el primero nos reflejar automticamente el segundo. Pero hay ocasiones, por vicios y prcticas que hemos heredado de la conservacin, clasificacin y ordenacin de antao, que hacen que las series estn, bien, partidas o lo que es peor superpuesto su orden. Algn ejemplo puede ayudarnos: la divisin de los Cedularios indianos (Libros registros de disposiciones de la corona para Indias, encuadernados de antiguo) se realiz desde muchos puntos de vista: geogrfico, materias, de oficio y de partes, etc. As los registros cedularios para Mxico habremos de localizarlos en muy diferentes secciones del Archivo de Indias y dentro de ellos existen subdivisiones en la propia serie que impiden el ofrecimiento de una sucesin cro1 1. Sirva de ejemplo el Catlogo: PKEL CASTAREDA. Angeles y COUTO M." LEN. M." Dolores: Pruebas para ingreso de religiosas en las Ordenes de Santiago, Calatrava y Alcntara, Ministerio de Cultura, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980, Im. 2 .

CATALOCOS

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nolgica de todas las disposiciones referidas a Mxico. De tal manera, que al plantearnos la confeccin de un catlogo de la documentacin contenida en estos registros no nos cabe otra solucin que hacerlo sobre una ordenacin cronolgica de toda la serie, aunque en la prctica sta est dispersa, y que habr de rehacerse con fichas o asientos fuera de las propias unidades de instalacin aludiendo naturalmente a la signatura en cada caso. Porque lo que nos est vedado totalmente es i-ehacer el orden cronolgico con la propia documentacin, por cuanto est encuadernada. Si optramos por mantener el orden numrico de los legajos ofreciendo parcialmente la informacin sucesiva de cada uno de ellos, aunque en estos mantuviramos el orden cronolgico, el investigador recibira una informacin tan dispersa como se la ofrece en origen la documentacin y para recopilar los datos referidos a la legislacin de un determinado ao habra de recorrer varios lugares dentro del legajo. De hacerlo, por el contrario, de la manera que defendemos toda la informacin requerida estara agrupada y fcilmente accesible 2 . Nos hemos referido a la aplicacin de la ordenacin documental en los catlogos cronolgicos sobre la base de series de una misma tipologa, pero el problema es igual en los catlogos denominados temticos que tambin requieren dentro de la unidad de la materia o asunto, el orden cronolgico. No sera tampoco problema por lo que respecta a los catlogos que precisan un orden alfabtico. Como norma general, entiendo desde mi punto de vista, que un catlogo no podr realizarse teniendo como base la ordenacin de las unidades de instalacin, sta slo podr en todo caso ser una consecuencia de la ordenacin cronolgica o alfabtica si en origen se ha mantenido rigurosamente y es paralela a la ordenacin numrica de las unidades de instalacin. Ni siquiera cuapdo se trate de unidades de conservacin materializadas en forma de libros donde los documentos estn cosidos, como es el caso de los Protocolos Notariales. Ni incluso con ellos, repito, debemos tomar como sostn de la catalogacin su orden numrico de tal manera que cataloguemos uno y
12. TAL'. Vctor: Libros registros-cedularios del Ro de la Plata 11534-1717). Catlogo, Instituto de Investigaciones de Historia del Derecho, Buenos Aires, 1984, 382 pgs., Im. 3.

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luego el siguiente libro, con independencia, porque aunque tericamente debe existir entre los documentos registrados un orden cronolgico ste falla con harta frecuencia, sobre todo si nos remontamos en el tiempo. As, pues, habremos de rehacer mediante las fichas de catalogacin el orden correcto y as ofrecerlo en el catlogo, aunque naturalmente la signatura en cada caso nos dar la localizacin exacta y nos detectar estos saltos. He ciicho punto de vista personal, porque a la vista de muchos catlogos publicados no parece que esto sea importante, ni precisoI3. Sin embargo mi criterio los tacha de no recomendables por cuanto no cumplen totalmente con esa finalidad de facilitar el acceso y al existir en estos casos repeticin de fechas y de referencias alfabticas en distintos e incluso mltiples lugares del catlogo, el investigador ha de ir saltando de un legajo a otro para poder completar la informacin relativa a un ao o a ese sujeto cuya letra del apellido empiece por una determinada letra, cuando respetando el orden cronolgico o alfabtico de los documentos la localizacin sera inmediata y completa. No podemos olvidar que nuestro trabajo va encaminado al mejor uso y provecho de otros: os usuarios. Ahora bien, tambin conviene aclarar que la catalogacin es posible sin la ordenacin material de la documentacin, existen muchos catlogos de series desordenadas o al menos no totalmente ordenadas. Esta posibilidad cuya demostracin ms palpable est en la actuacin de los ordenadores, a los que no es preciso introducir la informacin de los documentos ordenados, no excluye la conveniencia de la misma por cuanto facilita la localizacin posterior de la pieza individualizada dentro de la unidad de instalacin que puede contener hasta 200 o 300 documentos. 6 . Diferencias elementales entre inventarios y catlogos. Fue preciso, al empezar a hablar de inventarios, sealar unas diferencias iniciales con el catlogo por la confusin terminolgica y
13. MEDINA ENCINA, Purificacin: Documentos relativos a la independencia de Norteamtrica existente en los Archivos Espaoles. Archivo General de Indias (17S2-1821), 1, 1,2,II, Ministerio de Asuntos Exteriores, Madrid, 1976.

CATLOGOS

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conceptual existente entre ambos (Cfr. cap.O 13). Ahora que hemos tratado de delimitar la figura de uno y otro, onviene de una manera esquemtica y resumida dejar sentadas las tas de cada uno de ellos14de acuerdo a todo lo expuesto. El siguiente cuadro podr ayudamos:

cko

INVENTAR10 Finalidad Objeto o unidad de descripcin Campo de accin descripcin serie documental fondo o seccin de fondo o seccin de archivo 2.", despus de la Gua somera fechas extremas (aos) tipologa y tradicin autor destinatario materia (si es posible) signatura clasificacin control, orientucibn,' informacin general ndice alfabtico general

CATALOGO
descripcin pieza doc. singular
-_
unidad

archivstica

una serie una coleccin un rea temtica 3.", despus del Inventario analtica
______._

Lugar ocupado en una programacin descriptivas (nivel) cualidades de la informacin elementos de la descripcin

fecha completa tipologa y tradicin autor destinatario materia o contenido datos externos signatura ordenacin informacin

operacin previa funciones utilidad (segn nO usuarios) . complemento indispensable

concreta y parcial ndice alfabtico general

HERRERA, Antonia: Archivstica. Inventurios y Catlogos, Boletn 14. HEREDIA . de ANABADN,Madrid, 1980, nO 2, pgs. 239-242.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

7. Catalogacin de Secciones Facticias (mapas, sellos).

Ya vimos cmo en algunos archivos, por imperativos de la conservacin, existen algunas agrupaciones artificiales de documentos que estn ms en la lnea de lo que es una coleccin. La calidad de la serie slo le viene dada por la similitud de la tipologa documental, (bulas) o cartogrfica (planos, mapas, dibujos, estampas); del soporte fsico (tela, pergamino), de las caractersticas especficas y especiales (sellos, monedas) de dichas piezas, en cambio no tienen una integracin dentro del esquema organizativo del fondo de que proceden en razn del principio de procedencia. Son piezas que han sido desglosadas, separadas de unidades archivsticas con las que estaban ntimamente unidas. El conjunto de las mismas tiene, a veces, un origen diverso. Su catalogacin suele tener unas normas ms estables. Como regla general siempre en estos casos hay que describir individualmente las caractersticas especiales de cada unidad, en la que juegan un papel importante los aspectos externos (tamao, tintas, materia escriptoria, etc.) junto con la indicacin expresa en cada caso de la documentacin a la que estuvieron unidos. Las reglas para su descripcin no se ajustan a las de los testimonios escritos textuales, que hemos venido considerando. Los datos especficos que no deben faltar en la ficha catalogrfica de una pieza de una Seccin de Mapas y planos sern'? fecha tipologa de la documentacin grfica (mapa, plano, croquis, dibujo, estampa) tradicin documental ttulo o resumen del contenido autor de la pieza aspectos materiales

15. Estas normas de catalogacin son las seguidas para la Seccin de Mapas y Planos del Archivo General de Indias: COLOMAR ALBAJAR, Antonia: Introduccin M." al estudio de la Seccin de Mapas y Planos, Documentacin y Archivos de la Colonizacin Espaola, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980, tomo 1, pgs. 35 y ss. Cfr. Im. 4.

CATLOGOS

379

a) internos (toponmia. escalas, coordenadas, etc.) b) externos (materias, medidas, colores. etc.) documentacin de procedencia signatura La normativa para la catalogacin de sellos, agrupados por el titular, exige los siguientes datos'?
Ao

materia, forma, tamao estado de conservacin, impronta descripcin del sello con la transcripcin de la leyenda (anverso y reverso) extracto del documento de donde procedan con su fecha completa signatura

8. La normalizacin en la catalogacin.
Vaya por delante que la normalizacin no viene a cambiar lo establecido. Deber partir de los mismos elementos de la catalogacin tradicional, de las mismas reas o campos, y -a sabiendas de no ser substancial- yo dira incluso, del mismo orden y disposicin de dichos elementos. La normalizacin, a partir de las normas con que contamos, slo viene a precisarlas y fijarlas dejando al margen las vacilaciones, los criterios personales. Exigir por tanto, como en cualquier proceso de normalizacin, estudio de las reglas, codificacin, aceptacin y aplicacin. La normalizacin por cuanto lleva inherente de simplificacin, no habr de multiplicar los modelos. Y o apuesto por su posibilidad, aunque bastantes son los que se pronuncian por 8u dificultad. Al admitir un modelo de ficha de catalogacin que d respuesta a todas las variantes en que puedan materializarse los elementos analizados para la catalogacin, podemos pensar que es factible una sola
16. G[JGLIERI h h V 4 R R O . Araceli: Catalogo de S e h s de la Seccin de Sigilografia del A.H.N., Direccin General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva las mismas normas que las del Catlogo de sello5 espaoles en la Edad Media, editado en 192 1, de don Juan Menndez Pidal.

3 80

ANTONIA HEREDIA HERRERA

ficha de catalogacin, independientemente que sea de un documento singular o de un documento compuesto. Bastar que su encasillado recoja todas 1 s posibilidades con la mayor simplicidad. Lo nico que ocurrir, mo tendremos ocasin de ver, es que para unas fechas remotas y para determinados documentos singulares habr que cumplimentar todo el encasillado, mientras que para expedientes recientes, normalizados desde el momento de producirse, bastar con dos o tres casillas. El punto clave para la normalizacin de la catalogacin de los documentos de archivo est en la precisin de la tipologa documental. Ella ser la que nos permitir la simplificacin, sin merma de toda la informacin individualizada que requiere el anlisis en este tercer nivel de descripcin. La normalizacin en este caso presentar varias opciones segn el catlogo se plantee para una serie o para una coleccin o conjunto de documentos:

&

A. l. homognea

(formato contenido) A. Series

expedientes de obras menores testamentos expedientes personales Canas Reales Provisione:. Reales Ordenes expedientes politicoa dossiers

formato homogneo Catlogo A.2. diversa (contenido diverso)

formato variable

B. Coleccin
~ ~ ~~

Entendemos por formato, en este caso, la plasmacin material de la tramitacin o del procedimiento administrativo. El contenido lo tomamos como sinnimo de la informacin. En todas las opciones es vital el estudio previo de la tipologa documental, en su doble dimensin, caso de no existir. La opcin A. 1. es la menos costosa, a efectos de tiempo y de presupuesto, teniendo en cuenta que el discernimiento de la tipologa nos acercar a un contenido similar para el que slo tendremos que establecer las variantes de informacin y el resultado del anlisis slo

CATLOGOS

38 1

precisar un listado de descriptores, uno para cada variante. Supongamos que hayamos de catalogar los ((Juicios de residencia) de una demarcacin administrativa como es la Audiencia de Mxico. Bastara confeccionar: Listado de nombres propios (residenciado). Listado de cargos o puestos (sujetos a la residencia: gobernador, alcalde mayor, virrey, etc.). Listado de nombres geogrficos (del lugar del desempeo del cargo: Nueva Galicia, Mrida de Yucatn, Lima). Las opciones A.2 y B. exigen, a nivel de catlogo, un resumen de contenido que podr obtenerse por condensacin o sustitucin (abstracts o descriptores). Esta opcin, por el costo que supone, debe reservarse slo para la documentacin ms rica en cuanto a su informacin por ms interesante y generalizada. Para estos casos son los que hay que acudir a la confeccin de fichas cuyo encasillamiento nos permita vaciar la informacin. Las fichas ms o menos normalizadas existentes para este nivel varan de unas a otras, han partido -para su elaboracin- de las caractersticas muy particulares del fondo y de sus series en que las que los documentos a catalogar se encuentran. Valgan los ejemplos de las fichas (fig. 1 y 2) utilizadas para el proyecto de informatizacin de Protocolos Notariales y del Catastro de Ensenada o las usadas en la Seccin de Guerra Civil de Salamanca (fig. 3). Teniendo en cuenta que la normalizacin para que sea tal exige consenso, tenemos que situarnos en un plano superior lo suficientemente asptico y generaiizador que nos permita elaborar una ficha con validez lo ms amplia posible. En este sentido, sin defender su perfeccin, pero s con el propsito generalizador a que me he referido, partiendo de los criterios de anlisis defendidos en este captulo, y con intencin de aportar un proyecto para confrontar, puede examinarse la ficha normalizada presentada en el Coloquio Internacional de Archivstica celebrado en junio de 1990 en San Sebastin (fig. 4)17 que podr recuperarse
17. HEREDIA HERRERA, Antonia: Descripcin y normalizacin, Actas del 1 Coloquio Internacional de Archivstica, San Sebastin, i 990 (en prensa).

3 82

ANTONIA HEREDIA HERRERA

por treinta y cinco conceptos, entre otros: la fecha, el autor, el destinatario, tipologa documental, las materias, la procedencia -tanto institucional como documental-, etc., etc.
9. La normalizacin en la catalogacin de documentos grficos.

La normalizacin tambin afecta a la catalogacin de los documentos grficos. Hace escasos aos el Instituto Geogrfico Nacional y el Instituto Cartografic de Catalunya se plantearon la catalogacin de sus respectivas cartotecas. Adoptaron un formato basado en el USMARC que posteriormente analizado'* pas a ser el modelo propuesto para la Edicin de Cartografa Histrica de Amrica bajo el patrocinio de la Comisin del V Centenario en la que participan el Instituto Geogrfico Nacional, la Biblioteca Nacional, el Archivo Histrico Nacional, el Servicio Geogrfico del Ejrcito, el Servicio Histrico Militar, el Museo Naval, la Direccin General de Bellas Artes con vistas a la elaboracin unificada de un formato para materiales cartogrfiCOS vlido en Espaa. Su gran amplitud presenta dificultades de implantacin pero permite una mejora de explotacin de bases de datos, con un gran alcance para los centros y para los usuarios. Los datos a consignar se agrupan en diversos campos que van desde la designacin especifica del material (diagrama, mapa, modelo, perfil, seccin, vista, etc.); color: un solo color, varios rnediofisico: soporte (papel, madera, metal, yeso, etc.) tipo de reproduccin: facsmil; no aplicable tipo de produccin: fotocopia, pelcula fechas clasificacin geograjca signaturas nombres personales y nombrw corporativos, etc., etc., etc.
- __.__
~

18. SAUCO ESCUDERO, LLORENTE C.: Formato Marc para materiales A.; GIL, cartogr,ficos.Ministerio de Obras Pblicas, Madrid, 1987.

CATLOGOS

383

1602

- 576
1 enero, Valladolid, Consejo.

Sobre lo que escribe don Bernardino de Avellaneda. de que no entren navos extranjeros en Sanlcar.

R: donbiene que d Consejo de gran priessa a qrie parta don Pedro de Valdes, ordenando a don Bernardino de Avellaneda, que le haga partir sin dar lugar, a mas dilaqionr.
2 f. Indif. Gral.. 141,

- 577 3 enero. Valladolid, Consejo. Con un despacho para levantar la infantera necesaria para la armada que va a las Indias.
R: uNombrense estos capitanes luego, como lo tengo ordenado, con parecer de la Junta de Guerra, y tengasse cuenta, con los que se twmbraron, para la armada de Barlouento para echar mano dellos sien&

apropositor.
2 f. Indif. Gral.. 747.

- 578 5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.

Sobre que se limpie la c a t a de corsarios para defender la llegada de la flota a cargo de don Luis Fajardo.

R: *Si los navios estan aprestados, y no ocupa&s en lo & Irlanda, podrian entretenerse desde el Cabo a C 6 d b .
2 f.
Ammp.: -Nota

del Duque de Lerma al presidente del Consejo de Indias. s f. 2 f . . 4 n r U l t a del Consejo. Valladolid, 2i diciembre ltl. 2 f .

Indif. G a . IM6. rl,

- 579 5 enero. Valladolid, Junta de Guerra.

Sobre la provisin de artillera y plvora p a n la armada que va por la plata. R: dvan de Ivarra trate desto con d o n Juan de Acua de mi parte, y me avise lo que se podra proveer,.
2 f.
AcOmP.:

4 m u i t a del Consejo. Valladolid, 20 diciembrr 1631. 2 1.

lndif. Gral.. 1866.

142

Lm. 1 . Pgina del Catlogo de Consultas del Consejo de Indias. (Catlogo cronolgico).

384

ANTONIA HEREDIA HERRERA

TOLEDO y Aldana, Sirncna. - Alburquerque.-a. 1597.-Convento Sancti Spiritus de Alcntara. Hermana de Catalina Aldana Mercado.
Exp 3
PiDRES:

A811ROS MATERNOS

~1or.50 Snchez de Tapia Donoso.

Diego Messia de Trillo. Beatriz de Trejo. Auuos PITERNOS: Francisco Messia de Trillo. Catalina de Aldana. AuELOs MATERNOS: Francisco Fernndez Floriano. Jirnena Alvarez de Toledo.

TORRES.-V. Mateos de Torres. TORRES.-V. Tapia, Mara de. TORRES Cabrera Gmez y Caldern, Isabel y Mara de.-Villanueva de la Serena.-a. 1 7 0 5 . 4 o n v e n t o Sancti Spiritus de Alcntara.
Exp. 145
PADRES:

Juan Francisco de Torres. Maria Cabrera.

TOPETE.-V. Aponte Zuiiga, Leonor ae. TOPETE Palomeque Aponte Palonicque y Ztiiga. Juana Mara v Mara F4ix.Alcntara.-a. 1652. - Convcnto Sancti Spiritus de Alcantara. Exp
PADRES
141

ABUELOS PATERNOS:

Juan de Torres. Maria G6rnez. Fabin de Cabrera. Maria Calderon.

ABUELOS MkTERNOC'

142

Andres Topete Palomeque Leonor de Apnnte. Awr~os P&TEERYuS Pedro Topete Palomeque Juana Palomeque.
ABUELOSM A T E R N O S :

TORRES Escobar, In& Mara y Micaela 1684 y 1643.-Contsnto de.-8rozas.-a. S a n Pedro de Brozas.
Exp. 146. 147
y 148

Diego de Apor.te. Maria de ZUfiiga.

PADRE, Gaspar de Torres Catalina Martn Barbancho


.48UELS P A I E R N O S :

TORANZO Asensio de la Cuest.: Y M.iteos, Terssa.-Plasencia.-a. 1707.-Conirnto Sancti Spiritus de Alcintara.


Exp 143
PAORES

Gaspar de Torres Mara Snchez Escobar. Alonso Martin Barbancho Catalina Martin.
MITERNOS:

.4811ELOS

Pedro de Toranzo. Teresa de Asensio. Pedro de Toranzo. Marina de la Cuesta.


Dirgo de Asensio

ABUELOS PATERNOS

ABUEL~C MATERNOS:

Inis Mateos.

di. la SeTORRES, .Ana de-Villanue\a rena.-a. 1602 -Convento San Pedro de Brorai.
Exp. 144
PADRES:

TREJ0.-V. Aldana Mercado. Catalina. TREJ0.-V. Tolrdo Aldana. Jirnena. TREJO.-V. Nryra Messia de Trillo de Alvarado de, Ana, Beatriz y Mara de. TREJ0.-V. Trillo, Marin de. TRILLO, Mara de. - Alburquerque. - a. 1624 -Convento Sancti Spiritus de Alcantara.
Exp. 149

PIDRCS: Diego Messia de Trillo Beatriz de Trelo.


AWELOS PATERNOS:

Francisco Mnteos de Torres Catalina de Taoia. AlonSO Mateos. Juana Ruiz de Torres

Fraccisco Messia de Trillo. Catalina de Aldana. Francisco Ferncindez Fioriano. JLrnena Alvarez de Toledo.

ABUELOS PATERNOS:

ABUELOS MkTERNOS:

26 1

Lm. 2. Pgina de un Catlogo Alfabtico. (Pruebas para ingreso de religiosas en las


Ordenes de Santiago, Calatrava y Alcntara) del A.H.N. de Madrid).

cATLOGOS

385

183

L I B R O IV

848
1571 diciembre 30. Madrid

R.C. a Juan GutiCrrez Tello, caballero de la orden de Santiago, tesorero de la Casa de Contratacin de Sevilla. Se le ordena poner diligencia y cuidado en el apresto de la armada de Juan Ortiz de Zrate, para que pueda partir antes del 15 de enero. Fs. 81 vta./82

849
1571 diciembre 30. Madrid

R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zrate, caballero de la orden de Santiago. Manda que con la gente, bastimentos y municiones ya aprestados, para una ms segura navegacin, zarpe hacia el Ro de la Plata sin ms dilacin. Fs. 82/02 vta.

850
1571 diciembre 30. Madrid R.C. a los oficiales de la Casa de Contratacin de Sevilla disponiendo que ordenen la partida de Juan Ortiz de Zrate al Ro de la Plata a la brevedad, prestndole para ello toda la ayuda y favor que fuere necesario. Fs. 82 vta.183

851
1571 diciembre 30. Madrid

R.C. Manda a la tripulacin y a todos los que acompaaren a Juan Ortiz de Zrate al Ro de la Plata, que acaten sus rdenes e instrucciones. Fs. 83f 84

852
1571 diciembre 30. Madrid R.C. al adelantado Juan Ortiz de Zrate, caballero de la orden de Santiago. Le manda cumplir las cdulas, instrucciones 'y provisiones a que por capitulacin est obligad?, y si iniciado el viaje, y por razones del tiempo, arribaren a otra parte, se dispone que no desembarquen, sino que se aprovisionen y continen al Ro de la Plata, y de no poder hacerlo, regresen con los navos y toda la genlc a Espaa. Fs. 84/84 vta.

Lam. 3. Pagina del Catalogo de Libros Cedularios del Ro de la Plata.

386

ANTONIA HEREDIA HERRERA

63
[1832]

Diseo de bordado del uniforme para los oficiales de la Intendencia General del Ejrcito de Filipinas y Superintendencia Subdelegada de la Real Hacienda.
En colores. 310 x 215 mm. En: Testimonio del expediente a consulta del secretario interino de la Intendencia General del EjCrcito y Superintendencia Subdelegada de la Real Hacienda de Filipinas, para que se determine el uniforme que, as como los dems oficiales, debe usar (Manila. 2. febrero, 1833). anejo a carta nm. 311 de Francisco Enrquez. secretario citado, al secretario de Estado y Despacho Universal de Hacienda (Manila, 6, marzo, 1833). Leg. Filipinas, 823.

64
1769

Estado del vestuario del Regimiento del Rey, de guarnicin en la plaza de Manila, con dibujos de sus partes.
En estado de costos del vestuario firmado por Felipe del Alczar (Manila, 21, junio, 1769). A pluma. Escudo con las armas reales. 558 x 535 mm. Con carta de Felipe del Alczar a Julin de Arriaga (Manila, 17, enero, 1770). Leg. Estado, 45.-Documento 2.

65
[ 17691

Diseos de uniformes y banderas del Regimiento de Caballera para servicio de la plaza de Manila.
En colores. 302 x 211 mm. Con carta nm. 52 de Jos de Raon, gobernador de Filipinas, a Julin de Arriaga (Manila. 12, enero, 1770) y Proposicin que hace Don Vizente Laureano de Me mije, Alpasil Mayor de la Mui Noble y siempre leal ciudad de Manila, a 1s C. y R.M. en orden a levantar un Regimiento de Cavallerfa ligera para guarnici6n de esta plaza (Manila, 20, diciembre, 1769). Leg. Filipinas, 924.

37
Lm. 4. Pgina del Catlogo de Uniformes (Seccin de Mapas y Planos del A.G.I.).

6. IMPRESO DE RECOGIDA DE DATOS

PROTO CO LOS

NOTARIALES
I
ARCHIVO 2 SECCION

C u m p l i m e n t c d o por . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . .... Fecha ..._...._.__...........


1
Si3E

SNATA

5 FOLIN!iIAL

6 FC,L FINAL

1 COt\S,

NOTARIO
8
APELLIOOS

NOH6HE

10

Ai'ODO

e ULIFICATIW

LUGAR DE L A NOlARlA

DATA CRONICA

17

DAA

TCPICA

:3

NOMSRE

20

APODO o

CALIRCi1,VO

21

C0hDlC:ON

22

PROFESIOH

CONO!CIOH

PR0FES;CN

NA7UaALEZA

Firma del O t o r g a n i ?

(321

SI

N0i-J
__-__---

CONTENIDO

OESCRIPTCRCS

Fig. 1.

MINISTERIO DE
SECRETARIA

CULTURA
TECNICA

GENERAL

CENTRO DE PROCESO DE OATOS

CATASTRO DE ENSENADA
.._..
USO

qOOiC0 DEL A R C H I V O
1 1

OOCUMENT

____..
3 '

.-

Fig. 2.

MINISTERIO DE CULTURA

Tllulo de b r e c c i h :

1.1. Tiiulo

del Fondo

W-

l Ikrcrlpilbn: .

. krcriptorcr Onomlaticor:

'

erctipiorei gtogrdticos:

'.

D.scriptorrr

bwtitudones:

B. essriptorer materias:

O. h h r limite:

10. Acceso mrerva:

ti

VolSrnenes.
libros
Legajos

12. .Nivsl:

1 6

lelrr

W U W W
Fig. 3.

390

ANTONIA HEREDIA HERRERA

~~

3.0 NIVEL DE DESCRIPCI~N(CATLOGO)


1. Fecha

............................

2. Lugar.. ............................

3. Tipologa diplomtica . . . . . . . . . . . . . . 4. Tipologa jurdica o administrativa

..................................
5 . Tradicin documental

....................................
nombre.. ......... cargo/oficio. . . . . . . . vecindad.. ... naturaleza. ........

......................................................
7.1. 7.2. 7.3. 7.4.

6. Autor demand.tc ofertante etc.

6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

nombre ............ 7. Otorgante cargo/oficio. ... escribano vecindad ........... notario naturaleza . . . . . . . . . . etc. nombre ............ cargo/oficio ......... vecindad ........... naturaleza. .........

8. Destinat." 8.1. demand.lC 8.2. 8.3. 8.4.

9. Extracto de contenido:

........................................ .......................................................................... ............ .......................................................

10. Lengua.. ................................................................. 1 1. Extensin/tamao . . ........................................... 12. Descriptores (excluidos los que figuran en las casillas que preceden)

.........................................................................
13. Anejos ( : n)

......................

13.1. Extensin anejos ................

14. Descriptores de anejos

..................................................... .........................................................................
15.1. Archivo

15. Localizacin/signatura

15.2. Fondo.. ................................... 15.3. Seccin.. .................................. 15.4. Serie ...................................... 15.5. leg........./libro ........./disquette ................ 16. Conservacin ............................................................. 17. Otros/observaciones ....................................................... Figura 4. Proyecto de ficha nornalizada.

...................................

CAPTULO 15

OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCI~N


1 . Instrumentos auxiliares de descripcin. 2. Los lenguajes documentales. 2.1. ndices. 2.1.1. Descriptores. 2.1.2. Cdigo de localizacin. 2.1.3. Recomendaciones. 2.1.4. La indizacin automtica. 2.2. Tesauro. 2.3. ndices y tesaros. 3. Otros instrumentos de descripcin. 3.1. Listas alfabticas y relaciones sumarias de contenido. 3.2. Registro. 3.3. Censos. 3.4. Colecciones documentales.

1. Instrumentos auxiliares de descripcin.

El ttulo de este captulo con la calificacin de auxiliares a los ndices y a los tesauros, bien podra resultar sorprendente, por no decir escandaloso, para los documentalistas que les otorgan un protagonismo que nosotros no le hemos dado. Protagonismo justificado para aqullos por cuanto son el resultado de su anlisis documental)) y ocuparan, en paralelo, el lugar que los archiveros damos a los instrumentos de descripcin por antonomasia. ndices y tesauros son la manifestacin ms genuina de los denominados lenguajes documentales. Considerando aquella doble postura que no hace sino marcar las diferencias entre archiveros y documentalistas, nos situaremos en la de los primeros sin perder de vista la tcnica y experiencia de los segundos -de acuerdo con esa actitud interdisciplinar a que nos referamos en la Introduccin de este Manual- que pueden contribuir a mejorar la elaboracin de nuestros ndices y a incorporar los tesauros para una ms fcil recuperacin de la informacin. Para nosotros, junto a los instrumentos de descripcin, propiamente dichos (Guas, inventarios, catlogos), otros instrumentos auxiliares: ndices, tesauros, listas de expurgos, relaciones sumarias, registros . En la mayora de stos, la calidad de auxiliares, para el archivero la cumplen a travs de una funcin de control, as las listas de expurgos, los registros, y no suelen estar a disposicin del investigador. Otros, como los ndices y los tesauros, facilitan la utilizacin de los instrumentos de descripcin. Si los ndices no pueden concebirse solos, sino que su existencia presupone cualquiera de los instrumentos de descripcin, o bien una

394

ANTONIA HEREDlA HERRERA

serie ordenada o numerada, el registro es un instrumento auxiliar que no exige la existencia de otro instrumento, pero, como veremos, sus datos sern la base del inventario en el caso de los archivos administrativos. Los ndices completan la eficacia de los inventarios y de los catlogos hasta el punto de que stos ltimos, sobre todo, pierden su utilidad si carecen de ellos.
2. Los lenguajes documentales.

El trmino intenta ser nuevo, moderno, pero no lo es tanto. Se atribuyen la paternidad del mismo los documentalistas aunque hay que reconocer que ellos lo han desarrollado'. Desde hace ms de cien aos se habla de lenguajes bibliotecolgicos o documentarios que no son ms que la va indispensable para ordenar conceptualmente los fondos de las bibliotecas y facilitar la recuperacin de los libros por el lector2. Los lenguajes documentales estn ntimamente ligados al anlisis documental ya sea en las bibliotecas, en los centros de documentacin o en los archivos. Vamos a establecer sus caractersticas para contraponerlo de entrada al lenguaje natural. El lenguaje natural es aqul en que estn escritos los documentos originales tradicionales. Incluso los resmenes que hacemos para condensar el contenido (en una ficha de catalogacin) siguen estando en lenguaje natural. Se trata de palabras, de trminos, ligados sintcticamente que nos comunican la informacin global de un documento. Sin embargo con el anlisis , ese lenguaje natural puede ser transformado en lenguaje documental, que tambin se llama lenguaje controlado. Este es la representacin del lenguaje natural para registrarlo y encontrarlo. El lenguaje documental condensa y simplifica el natural empleando de ste parte de su lxico y algo de su gramtica.
1. Cualquiera de los vanados Manuales de Documentacin dedican un capitulo, al menos, a los lenguajes documentales en general y otros a los tesauros y a los ndi-

ces. haca 2. En 1978 Rosano MARTN MONTALVO una propuesta de colaboracin comiin: Unificacin de lenguajes documentarios. Bases para la creacin de tesauros comunes en espaol, Boletn de Anabad, XXVIII, 1978, n.O 4, pg. 489 y ss.

OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPC16N

395

Al hacer anlisis, por condensacin, los resmenes, los extractos de contenido, siguen, como he dicho, utilizando un lenguaje natural, sin embargo cuando hacemos un ndice y tomamos un trmino, como representacin del contenido y le damos un cdigo para localizarlo, estamos utilizando lo que los documentalistas llaman lenguajes documentales. El lenguaje documental debe situarse en la confluencia de las ciencias de la Informacin y de la Lingstica. Est en conexin directa con la consistencia terminolgica de los lxicos cientficos. Vamos a seguir insistiendo en las caractersticas de uno y otro lenguaje. El lenguaje natural abarca todo el patrimonio lexicolgico. Dentro de l cabr la subdivisin especfica: lenguaje jurdico, archivstico, americanista, etc. que no son sino partes del lenguaje natural que comprende el lxico utilizado por los juristas, los archiveros o los americanistas. Un lenguaje documental es un lxico artificial y cientfico fundamentado en el lenguaje natural especfico y formado por los descriptores que lo normalizan. Especificidad y normalizacin son dos de sus notas, junto con la exigencia de codificacin. Los lenguajes documentales son generados principalmente a partir del anlisis de los documentos, ya que la finalidad que persiguen es el control y manipulacin de los mensajes (contenido) para satisfacer las potenciales demandas. Son normalizados y a la vez normalizadores y nos ayudan no slo en el anlisis sino en la bsqueda. Son vlidos para el indizador y para los usuarios: Pueden ser libres (a posteriori), por ejemplo un ndice, o controlados (a priori) como el tesauro. Se componen de listas de trminos (descriptores) que forman el vocabulario y de una relacin o gramtica que los dinamiza otorgndoles categora de lenguaje. Los descriptores se organizan en familias que suprimen sinnimos, optando por un concepto; establecen relaciones jerrquicas o semnticas (1 ,mimal; 2.0: mamfero; 3.0: vaca) y relaciones asociativas (de reenvo de descriptores, de sugerencias de uso). Estas relaciones parten de Algebra de Boole que permiten la bsqueda mediante:
.O:

1) Interseccin de conjuntos (legislacin, archivos, Espaa). 2) Unin de conjuntos (archivos + Espaa). 3) Diferencia de conjuntos (archivos - Espaa).

396

ANTONIA HEREDIA HERREA

Segn Antonio Garca Gutirrez3:denguaje documental es aquel conjunto normalizado y normativo de trminos relacionados por principios comunes, declarados portavoces preferenciales de los mensajes en un colectivo documental con el fin de provocar una recuperacin pertinente de informacin por aproximacin temtica. Para conseguir el dilogo que pretende ha de evitar tanto el ruido como el silencio documentales. El primero enmascara y entorpece la recuperacin por sobreabundancia innecesaria de trminos, el segundo por ausencia la impide. Segn los documentalistas la estructura de los lenguajes y sus manifestaciones pueden ser: jerrquica o arborescente

clasificacin enciclopdica (p.e.C.D.U.) clasificacin especializada clasificacin de facetas

listas de materias combinatoria tesauros sintctica

simple elaborada

Para nosotros el que ms nos interesa y del que nos ocuparemos ser el tesauro no slo por la funcin en la recuperacin sino por la ayuda normalizadora a la hora de elaborar nuestros ndices. Con todo, y quiz en orden inverso a los documentalistas, nos ocuparemos en primer lugar del ndice y luego del tesauro.

2.1. ndices.
La indizacin se remonta a la poca clsica, pero ser con la aparicin de los cdices como forma de libro, en lugar de los rollos en
3. GARCA GUTIRREZ, Antonio: Los enguujes docurnenluies, en Fundamentos de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pgs. 313-346. VALLE, Flix de: 1 Coloquio Internacional de Archivstica, S. Sebastin, 1990 (en prensa).

OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIN

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papiro, cuando realmente se puede hablar de ndices alfabticos. Los ndices temticos no se desarrollarn hasta el siglo XV. Desde entonces hay una evolucin que culmina en nuestros das. Indizar segn la Unesco4 en su programa UNISIST consiste en describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de conceptos contenidos en dicho documento y su finalidad: la eficacia en la bsaueda de informacin. Segn esta definicin parece que quedan excluidas las referencias a las personas o a los lugares por cuanto unas y otros no entran en la estimacin de conceptos. Mucho ms cercana a nosotros es esa otra definicin que nos dice que consiste en elegir los trminos ms apropiados para representar el contenido de un documento. Al referirse a contenido, en general, comprende materias, personas y lugares. Para los archiveros, la indizacin consiste en vincular a un documento o a un instrumento, representativo de una agrupacin documental, con palabras claves (descriptores y nombres propios) a travs de los cuales podamos llegar a ellos y a su contenido. Ya veremos como para conseguirlo requeriremos: con el documento y sus agrupaciones, en su formato y en su contenido. - Lectura y anlisis de los mismos. -- Seleccin de trminos representativos5. Esta es la operacin. Su producto, su resultado, el ndice. Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica del CIA el ndice se define como dista alfabtica de nombres de personas, de nombres geogrficos y de nombres de materias contenidas en un documento de archivo (n: 235, pgs. 90-91). As entendido parece que slo es vible un ndice para los catlogos o las ediciones de fuentes. Sin embargo esta lista de nombres puede referirse a las voces contenidas en un inventario. Hay algo
4 . UNESCO: Principes dindexatiori, Pars, 1975. 5. Se ajustan a las facetas que reconoce la Norma ISO para la indizacin (ISO
5963-19853.

- Familiarizacin

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ms, ausente en esta definicin, que es el hecho fundamental de la referencia a la localizacin en cuanto que su finalidad no es otra que localizar inmediatamente la informacin sobre un nombre referido a persona, lugar o materia contenido en cualquier instrumento de descripcin o documento. La indizacin es tarea comn para todos los instrumentos de descripcin, aunque su necesidad se hace absoluta en los inventarios, en los catlogos y en las Colecciones. Al elaborar un ndice su constructor ha de adentrarse, en cada caso, en las necesidades de informacin del usuario, adivinar las claves terminolgicas a travs de las cuales tratar de recuperar lo que se desea. La concrecin que nos permite saber de una persona o de un lugar suele facilitar no slo el acceso al usuario, sino la indizacin para el profesional de la informacin. Dificilmente podrn escapar a la recuperacin los nombres de Colombia o de Mano Vargas Llosa, que no pueden ser representados ms que por unos trminos y no otros. Ms problemtica ser la localizacin de temas o asuntos cuando stos puedan ser representados por diversas voces: actitud posicin reaccin sublevacin levantamiento / motn La intercomunicacin entre indizador y usuario es en estos casos ms complicada. Las referencias a los sinnimos se hacen imprescindibles, amn de forzamos a elegir, de entre ellos, uno principal. No podemos perder de vista que si existe informacin y no somos capaces de ponerla al alcance del que la necesita, por medio de ndices, es como si la estuviramos destruyendo. Nos hemos referido, hace un momento, a la facilidad de indizar nombres propios, de personas o de lugares, por su concrecin. Esto suele ser para hoy, no tanto cuando tales datos se sitan en una poca remota cuando no hay estabilidad en dichos nombres. La eleccin entre Rodrigo de Bastidas,y Rodrigo Gutirrez de Bastidas con que una misma persona aparece en los documentos, pudiera apuntar a la segunda acepcin por ms completa. Sin embargo cualquier americanista buscara por Bastidas por lo que el personaje suele ser ms conocido. Asimismo en el caso de buscar referencias sobre Colom-

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bia, para el perodo colonial, nos forzar al uso de otra terminologa geogrfica: Charcas, Santa Fe. No perdamos de vista que un ndice es la materializacin de la operacin de indizar y consta de una lista de trminos y de cdigos (cifras)para su localizacin. Los trminos pueden ser libres, procedentes del lenguaje natural utilizado en el documento o controlados, procedentes de un lenguaje documental previamente seleccionado (descriptores). stos no tienen por qu ser palabras que figuren en el documento o resumen, pueden ser otras por ms representativas.
2.1.1.

Descriptores.

Los descriptores6 son substantivos o expresiones substantivadas con fuerte carga informativa. De tal manera que al elaborar un ndice hay que eliminar lo que en Informtica se llaman trminos vacos: adjetivos, preposiciones, artculos, conjunciones. Hay que eliminar tambin los trminos ambiguos para encabezar un asiento del ndice, por lo que a nadie se le ocurrir buscar informacin. O en todo caso establecer las pertinentes referencias: Trabajo, accidentes de (NO) Reparto de agua (NO) Accidentes de trabajo (S) Agua, abastecimiento de (S)
El uso de trminos genricos (instrucciones, ordenanzas) exigirn un determinativo o un complemento:
Instrucciones a. ......... a.......... Actas. de cabildo, de Comisin permanente, de Jiinta de Asociados.

Los descriptores son consubstanciales al tesauro sin embargo por extensin se aplican a los ndices, no habiendo una preferencia por
6. Aunque es un vocablo latino, el primero que lo redescubre recientemente es Calvin Moers. Los documentalistas lo definen como: unidad semntica independiente, aislada de sus relaciones y lo identifican con palabras claves nomalizadas expresivas del contenido de un documento.

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palabras claves)) que no son -con rigor documentalista- sinnimo; de los descriptores. Al centrarnos en los descriptores tenemos que tener en cuenta que casi nunca existe una sola palabra o conjunto de palabras para identificar el contenido de un documento. Aunque no faltan excepciones como a veces ocurre cuando usamos trminos referidos a la tipologa documental (Hojas de servicios), expediente personal, relaciones de mritos). Casi siempre son precisos varios descriptores y su eleccin acertada depender del grado de conocimiento de las instituciones y de sus documentos, sobre todo cuando no exista elaborado un tesauro que nos permita utilizarlo como referencia. Ya hemos aludido a las trabas derivadas de la existencia de varias voces para identificar un concepto, un tema. Es reconocido por todos que el principal problema de los ndices es la sinonimia. De la variedad de trminos con distinta ortografa y parecida significacin hay que elegir uno principal: cargadores, comerciantes, tratantes en Indias, mercaderes.

Los descriptores pueden ser:


simples (un solo trmino), compuestos (varios trminos), auxiliares (que se aaden para modificar o matizar el contenido). Muchos menos problemas ofrece la representacin con nombres propios referidos a personas y lugares. Sin embargo tambin los hay para pocas remotas por cuanto no hay una ortografa estable: Zalcedo, Salcedo, Salzedo. Auila, de / Davila. ni unas reglas para los patronmicos (apellidos de la madre o del padre) y una arbitrariedad total a la hora de expresar un nombre para una misma persona, en distintas formas, segn los documentos: Gernimo Sandoval / Gernimo Gmez de Sandoval.

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Para los nombres de lugares existen a veces duplicidades de nombres: Los Reyes Lima.

O un uso preferente cuando el nombre es compuesto: Valladolid (de Oaxaca). En el caso de nombres principales iguales, se hacen indispensables los determinativos: Santiago de los Caballeros. Santiago de Compostela.
2.1.2.
Cdigos de localizacin.

. El uso de cdigos para=lalocalizacin de la informacin o del documento, pueden remitir en el caso del catalogo al nmero de orden del asiento o ficha; en el caso del inventario a la unidad de instaiacin y en el caso de una coleccin documental impresa a la pgina.
2.1.3. Recomendaciones.
Unas ltimas consideraciones sobre la elaboracin de los ndices nos ayudarn.. Los ndices se hacen a partir de los documentos, pero lo ms frecuente es confeccionarlos a partir de los instrumentos de descripcin (inventarios, catlogos). Son indispensables las referencias, en el caso de sinnimos, eligiendo como principal la voz ms frecuente. En este caso los datos de localizacin estarn siempre en la .voz principal. Las referencias ataen tambin, en caso de diferente Ortografa, a los nombres propios. Habr de preferirse la ortografa moderna. En caso de palabras similares (pongo por caso cargadores COmerciantew mercaderes cada una llevar la indicacin de las cifras para la localizacin, ahora bien, tambin cada una se acompaar de un Vid. tb. (Vase tambin) remitiendo a la otra u otras palabras similares, ya que no sinnimas. En caso de nombres iguales para lugares geogrficos es indispensable el determinativo o la aclaracin del pas de ubicacin:

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Santiago de Compostela. Santiago de Cali. Santiago de Guatemala. Crdoba (Espaa). Crdoba (Argentina). Tambin como norma comn debemos huir de los ndices particulares (uno para materias, otro para lugares, otro para personas). Es ms prctico un ndice alfabtico general en el que los tipos tipogrficos pueden marcar la distincin de unos y de otros (negrita, cursiva, redonda). El ndice de una gua o de un catlogo ha de remitir necesariamente a las voces del texto por lo que respecta a los nombres de personas y de lugares, en cuanto a las materias la interpretacin, el juicio, la sntesis juegan un papel importante para expresar conceptos referidos a la localizacin (cifras arbigas, en su mayora) pueden remitir a la pgina en las guas y al nmero de orden del asiento dentro del catlogo. El ndice de un inventario recoger las voces de lugares, personas y materias contenidas en l. En las materias tambin habrn de incluirse los nombres o expresiones identificadoras de la tipologa documental de las series. Los datos de localizacin remitirn a la signatura de la unidad de instalacin. En el caso de doble numeracin, las cifras irn subrayadas o no para indicar la condicin de libros de legajos y as se evitar preceder a dichas cifras del trmino libro o legajo. En caso de impresin, las negritas remitirn a los libros y las redondas a los legajos. Conviene advertir, en el caso de inventarios, que la elaboracin de su ndice general ser el resultado de diferentes procesos de recogida de informacin, en primer lugar el acabado de mencionar; en segundo lugar. se recogern tambin las voces del contenido que hemos tenido opcin de conocer al hacer la revisin que nos haya sido precisa realizar al inventariar o reinventariar determinados legajos; en tercer lugar se indicarn las voces informativas de carcter general del contenido de legajos miscelneos7. En estos dos ltimos casos las
7. A ttulo de ejemplo voy a referirme a la serie de ((impresos curiosos)) de la Seccin de Consulados) del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de remisin, sobre asuntos diversos) de la Audiencia de Filipinas, tambin del A.G.I.

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voces han de ir precedidas de un Vase que puede abreviarse: Vid.


V.8.

En el caso de un ndice general del inventario en un archivo administrativo las fichas habrn de tener dos datos para su localizacin: la signatura de la unidad de instalacin y los dgitos de la clasificacin que nos llevarn respectivamente, primero, al lugar que ocupan en la estantera y en el fichero topografico o registro y, despus, en el fichero-inventario donde cada unidad quedar relacionada con las de su clase. As:
~~~~~~ ~ ~ ~ ~~

Real Diaz, Jos Joaqun. Archivero

leg. 17

(3.1.)

Madronalejo, el (Finca)

leg.134

(7.4.)

8. Cfr. el ndice del Inventario de losfondos de Consulados del A.C.I., Madrid,


1979, de A. H E R E D l . 4 H E R R E R A .

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No faltan los autores que estiman que los ndices pueden tener categora independiente como instrumentos de descripcin, sin presuponer la existencia de otros instrumentos. Entiendo, sin embargo, que tales ndices son ms bien listas referidas a series o conjuntos documentales que no precisan de ms para localizar su informacin. Es conveniente que el archivero, sobre todo cuando haga los resmenes, los redacte pensando en el ndice y use de las palabras que le sern vlidas para la confeccin de aqul. Aunque puede elaborarse un ndice de personas, otro de lugares y un tercero de materias e incluso un cuarto de tipologa documental, es aconsejable integrarlos en uno que los abarque todos. La importancia del ndice est en razn de su utilidad (que no es otra que ser la clave para la recuperacin inmediata de la informacin o de los documentos, reduciendo esfuerzo y ahorrando tiempo) y de su calidad por la rentabilidad que reporte a los usuarios9. Los ndices potencian el valor de los inventarios y de los catlogos. Sin ellos unos y otros se quedaran a medio camino.
2.1.4. La indizacin automtica.

Consiste en hacer reconocer al ordenador los trminos que figuran en el documento o resumen y emplearlos tal cual o traducidos para incorporarlos al fichero. Construir las secuencias de indizacin automtica, aunque no imposible, s es difcil. Lpez Yepes reconoce que por el momento las acciones especficas de determinar lo que constituye la materia indizable del texto y cmo se debe expresar, son funciones todava de la inteligencia y creatividad humanaI0. El problema de la indizacin automatizada es que el ordenador rastrea y recoge palabras que estn en el texto, pero an no es capaz
9. UPEZ YEPES, Jos: Introduccin a Fundamentos de Informacin y Documentacin, Madrid, 1989: reconoce que el gran problema de la Documentacin es la indizacin)). 10. PINTO MOLINA, Mara: El anlisis de contenido: la indizacin de documentos en ((Fundamentosde Informacin y Documentacin, Madrid, 1989, pg. 365.

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de, a partir de esas palabras presentes en el texto, elaborar trminos significantes y ausentes que representen a aqullas. La indizacin automtica requiere una programacin previa que afectar al: Nmero mximo de caracteres. Nmero mximo de niveles de encabezamiento. Tipo de ordenacin. Forma de expresin. De la indizacin libre a la controlada hay un largo camino que no hemos terminado de recorrer, al no haber resuelto todos los problemas con el ordenador. Por el momento, difcilmente podemos desentendernos de la confeccin de un ndice no slo a la hora de elaborar las normas, antes de la introduccin de trminos, como a la hora de la correccin, a la salida. Entre las primeras: confeccin de listas de sinnimos, eleccin de trminos principales, uso del singular y del plural, fijacin de la ortografa (maysculas o minsculas, uso de letras). Valga como experiencia prctica el proceso de elaboracin de ndice, con ayuda del ordenador, aplicado en la catalogacin de las Consultas del Consejo de Indias, que no ha sido una indizacin plenamente automtica. Dicho proceso ha arrancado desde el mismo momento de hacer las fichas de catalogacin, tras la lectura y anlisis preceptivo de las consultas del Consejo de Indias que han requerido una normalizacin del resumen y de uso de trminos significativos que habrn de ser utilizados para el ndice. Yo dira algo. El ndice siendo la etapa final del proceso de anlisis, parte del conocimiento a fondo de la documentacin que se est describiendo y de las instituciones que la han generado. En esas fichas de catlogo, normalizadas, manuscritas y desordenadas, se han ido subrayando los nombres propios de personas y lugares y en otra ficha suplementaria que se cose a la principal, se han

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.~

escrito las palabras claves referidas a conceptos o a materias (funciones, actividades, instituciones, cargos, etc.). A partir de aqu, la introduccin en el ordenador del ndice particular, tras la introduccin de cada ficha de catalogacin. Nos hemos ahorrado la ordenacin de las fichas y la copia mecanogrfica de las mismas y del ndice. Lo que no hemos suprimido es la correccin de los ndices que se hace prioritaria y, yo dira, sin temor a equivocarme- ms dificil y compleja que de forma tradicional. La faceta de la correccin de listados se intensifica y ha de ser rigurossima, sobre todo en casos de documentacin remota, porque los defectos de ortografa y de usos de trminos y nombres, apuntados al hablar de los ndices en general, se ponen mucho ms de relieve por la falta, an, de inteligencia en el ordenador para resolverlos. El uso de las mquinas, bajo nuestra supervisin, lo que hace es acelerar el proceso de contruccin del ndice.

2.2. Tesauros.
Si no es la principal manifestacin de los lenguajes documentales controlados, s con seguridad es la ms estudiada por los documentalistas que le dedican toda su atencin". Es un vocabulario especfico y documental y los problemas para su construccin son de orden lingstico. Como tales. son instrumentos indispensables para ordenar conceptualmente los fondos de las bibliotecas y de los centros de documentacin y buscar informacin, facilitando la recuperacin de los libros por el lector y de lo datos por el usuario. Segn Coll-Vinent, el tesauro es una compilacin de palabras y de frases que muestran sus sinnimos, relaciones jerrquicas y otras dependencias, cuya funcin es suministrar un vocabulario standarizado para el almacenamiento y la recuperacin de informaciones))1 2 . Los tesauros actan en campos especializados del conocimiento, lo cual supone acotacin de un campo de informacin documental. Su sectorizacin sin embfirgo ha favorecido una elaboracin aislada
______

1 1 . LAUREILHE, Teresa: Bibliogrujia de Tesauros e indices por materias apaM." recidos despus de 1960, Pars, Biblioteca Nacional, 1975,22 pgs. 12. COLL-VINENT, informacin y elpoder Barcelona, 1988 R: La

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y sin comunicacin entre los distintos sectores. Exigen una normalizacin materializada en una codificacin que permita la bsqueda de una misma informacin en distintos campos. Es decir, repitiendo:

Obligan a una parcelacin racional de los diferentes mbitos de conocimiento y la creacin de un sistema general codificado que permita un tratamiento uniforme, tanto manual como informatizado. Con todo existen intentos de superar la sectorizacin, mediante la elaboracin de magotesaunis, pero esto puede ser inabarcable. En el campo de los archivos la sectorizacin vendra establecida por fondos similares de archivo, no por grupos de archivos: fondos eclesisticos, fondos municipales, fondos de protocolos notariales, fondos americanistas o indianos. Para su confeccin son necesarios el archivero, los usuarios, los documentalistas y los lingistas. Al 500/0 metodologa lingstica y metodologa documental. Pretende ser, sobre todo para los archiveros, el perfeccionamiento del ndice. Representa su evolucin y mejora. Su elaboracin se hace en tres etapas:

- Recopilacin de la terminologa del campo o rea (por medio .de lxicos, diccionarios, listas, ndices, bibliografa sobre instituciones). - Reduccin y seleccin de sta al mnimo (palabras claves o vedettes. - Agrupacin jerrquica por familias. - Establecimiento de una gramtica que relacione los trminos seleccionados. Hay una cuarta etapa posterior e importante: - Actualizacin del tesauro. El tesauro no es un diccionario especializado, por cuanto no define, se compone de una organizacin de descriptores por campos semnticos y en orden alfabtico con relaciones de vecindad.

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El resultado de esta elaboracidn se compondr de dos partes: una agrupacin de trminos por afinidad semntica y una lista alfabtica de aqullos. La primera es equivalente a un cuadro de clasificacin a priori, por reas y categoras, de conceptos (no de documentos) y la segunda es un ndice permutado (comunicacin social / social comunicacin). Este ndice permutado (de palabras-claves) puede estar completado con ndices auxiliares (as geogrfico, p. e. de regiones u otras circunscripciones) o ndices secundarios (de palabras vacas o ambiguas). Consideran los documentalistas I 3 que los accidentes lingsticos que afectan a los trminos (homnimos, homfonos, homgrafos, polisemia, ~ i n o n i m i a )deben ser evitados en un tesauro por cuanto '~ es un lenguaje controlado. La principal misin del tesauro es la induccin en cadena sobre la informacin solicitada. Ese carcter evocador han de lograrlo mediante el establecimiento de variadas relaciones. Antonio Garca Gutirrez nos las especifica:

- Relaciones basadas en la categora semntica, mediante lo que se llama trmino relacionado (T.R.). /microficha/ /microfim/ T.R./microfic ha/ T.R./microfilm/ - Relaciones basadas en la jerarqua, mediante los denominados trminos genricos (T.G.) y trminos especficos (T.E.). - Relaciones preferenciales o de sustitucin, para los sinnimos y autnomos: USE (Ver, vid) UP (usado por) /censura de prensa/ USE/libertad de prensa/

13. GARCfA GUTIRREZ, Antonio, ob. cit. pgs. 313-346. 14. Recordemos: Homnimos y homfonos: trminos con igual sonido para distinto significado (no suponen incidencia). Homgrafos: igual graca y distinto significado (palohastn; paloharaja). Polisemia: un mismo significante con varios significados (cubierta: barco, adjetivo, neumtico). Sinonimia: distintos significantes con igual significado).

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- Relaciones definitorias mediante las cuales se limita, se excluye o explica un descriptor: NA (nota de alcance). Para los tesauros que, como hemos visto exigen especificacin, normalizacin y actualizacin, existen unas lneas generales de elaboracin dadas por la ISO y la AFNORI5. Hay adems experiencias que pueden ser tomadas como modelos, como es el THES-BIND confeccionado por un grupo de investigadores del Instituto de Informacin jurdica de Florencia que ha significado un esfuerzo a nivel internacional de normalizacin en un campo especfico: el jurdico) comprende la confeccin de hasta diez listaslh. Como conclusin saltan a la vista las ventajas que supone su flexibilidad, su especializacin, su facilidad de revisin y la maitiplicacin de combinaciones entre los trminos. Con todo existen inconvenientes graves: costosa elaboracin, necesidad de un equipo de mantenimiento constante y la dificultad de aceptacin internacional, manifestada en la incompatibilidad de la mayora de los tesauros actuales. 2.3. ndices y tesauros. Las diferencias del tesauro con el ndice estn de entrada en la agrupacin por familias y en el establecimiento jerrquico de los trminos. La confeccin de un ndice, en principio, pudiera entenderse slo como la relacin alfabtica de voces referentes a personas, lugares y materias a partir del texto de un documento sin tener en cuenta la relacin entre las palabras ni el lugar de las palabras en una es1 5 . ISO: Principes directeurs pur lktablissement et le developpement de thesaurus rnonolingues, Gnova, 1974. Norme ISO 2788, pg. 3. AFNOR: RPgles d'etablissement des tehesaurus en langue jancaise, Pars, 1973, 20 pgs. ia UNESCO slo recomienda 2.000 descriptores para un tesauro, la ISO en cambio considera la dimensin ptima por faceta entre 30 40 descriptores, o sea, la dimensin en funcin del nmero de campos abarcados. 16. Sobre su detalle Cfr.: AMOR& DEVESA, Angeles y otros: El lhesaurus, M." Boletn de Anabad, 1-2, 1986, pgs. 197-203.

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tructura administrativa y jurdica. Estos son los ndices que salen de los ordenadores sin controlar. Sin embargo los archiveros, desde hace tiempo, vienen trabajando con ndices perfeccionados a partir de criterios de tesauro aunque no lleguen a aplicarlos en su totalidad. Quiz no les interese, al ser su mtodo otro, en cuanto que cuentan de entrada con un cuadro de clasificacin cuya agrupacin responde al principio de procedencia y no a la agrupacin por conceptos en razn de las familias de las palabras. En ese sentido estamos aplicando el criterio para los sinnimos y para determinados descriptores establecemos una familia, pero siempre sobre una base de orden alfabtico: merced:

- econmica, - de exencin de impuestos, - de hbito,


- de oficio, - de perdn, - de prrroga de, - de ttulo nobiliario, - de vacantes de obispados, - de vino y aceite.
Hay algo que me atrevo a decir, los tesauros para los archiveros no tienen el protagonismo que para los documentalistas y los bibliotecarios y son, a mi modo de ver, instrumentos auxiliares de algo que para nosotros s tiene el protagonismo a la hora del anlisis documental, tras la organizacin documental: los instrumentos de descripcin. No olvidemos que nuestros ndices han de plantearse desde las posibilidades de informacin de los documentos de archivo, a posteriori, y ordenando alfabeticamente sus datos mientras que los tesauros parten de las necesidades de los usuarios, a priori, clasificando la informacin. Formalmente el ndice se manifiesta en una lista, el tesauro precisa de varias.

- de encomienda,

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El ndice tiene un campo de accin concreto, limitado a un libro o a un documento o a un instrumento de descripcin; el tesauro, aun siendo especializado, abarca un rea inmaterial y ms amplia referida a un campo de conocimiento. El ndice puede ser obra de una sola persona, el tesauro exige la colaboracin de especialistas de diferentes campos (Documentacin, Lingstica, rea del conocimiento acotado). Un ndice se puede elaborar a base de una normativa, el tesauro requiere normalizacin por cuanto exige una aceptacin mucho ms amplia y generalizada. En esta lnea aqul es ms mecnico, mientras que el segundo es ms intelectual. El tesauro es un instrumento para control y recuperacin de la informacin, el ndice se utiliza para recuperar y localizar los documentos y la informacin que contienen.

3 . Otros instrumentos de descripcin.


3.1.

Listas alfabticas y relaciones sumarias de contenido.

A veces el contenido miscelneo de algunas series o de algunos legajos, consecuencia de una prctica no adecuada pero que conviene respetar, o la existencia de expedientes que pueden individualizarse por el nombre de una persona (como .el caso de expedientes personales) o por un resumen de contenido nos lleva a la confeccin de listas alfabticas de estas voces o resmenes y con frecuencia nos eximen de la confeccin de catlogos. Esta listas alfabticas o relaciones sumarias (por orden cronolgico) pueden constituir apndices del Inventario y una copia de ellas debe quedar a primera vista dentro del legajo correspondiente. 3.2. Registro.
Se trata de una relacin topogrfica que enumera las unidades de instalacin por orden de ingreso. Cada uno de los asientos del registro se refiere a lo legajos, a los libros, a las carpetas, no a las unidades o agrupaciones documentales (seccin serie, pieza documental).

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Su finalidad como ya hemcs apuntado .es fundamentalmente de control, de aqu la ayuda que pueda prestar al profesional de archivos en este sentido y no al historiador al que no compete el control. Estos registros son ms frecuentes en los depsitos de documentacin administrativa, que en los histricos, ya que ordenadamente recogen segn el nmero de ingresos en el archivo las unidades de instalacin. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o uno solo cuando no existe separacin en' la instalacin de unos y de otros. El formato del registro podr ser un libro o bien un fichero. Quiero manifestar mi preferencia en el caso de archivos administrativos, por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitucin cmoda de fichas en el caso de expurgas. Son frecuentes las ocasiones en que se confunde todava un registro con un inventario. Los denominados, equvocamente, inventario~ topogrficos no son ms que registros. El registro, en los archivos de algunas instituciones desaparecidas, constitua el nico instrumento de descripcin y de control existente". Los datos del asiento o ficha individualizada de cada unidad de instalacin para el registro habrn de constatar en primer lugar el nmero de orden, la calidad fisica de la unidad (libro o legajo), a continuacin la indicacin de la procedencia (negociado, oficina) y la descripcin de contenido de una manera breve con expresin de fechas extremas. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades de instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de un fondo organizado, ni siquiera ordenado, ya que el orden slo est determinado por el ingreso, por la entrada en el archivo central y reflejar el lugar ocupado en las estanteras. As, junto a un legajo de expedientes personales, podr estar otro de proyectos de obras y junto a ste otro de expedientes de Asesora Jurdica.
11. HEREDIA HERRERA. Antonia: Historia de un depsito documental: El Archivo del Consulado de cargadores a Indias, Actas 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, Sevilla, 1984, pgs. 485-499.

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3.3. Censos.
He dejado para el final este instrumento de la descripcin archivstica que requiere una consideracin aparte por sus caractersticas especiales. Los censos de archivos son instrumentos indispensables de la Administracin de Archivos con vistas a una planificacin archivstica. Son necesarios para obtener un estado general de la situacin de los centros en cualquier nivel (nacional, regional, local). Son tambin fundamentales para la elaboracin de las Guas referidas a un conjunto de archivos unidos por un nexo que puede ser el marco geogrfico o las caractersticas de sus fondos (Guas de Archivos Andaluces, Gua de Archivos Eclesisticos). Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de control. En cuanto a su objeto no son los documentos en s, sino los depsitos documentales o los archivos. Son particularmente amplios y sobrepasan los lmites fijados para una Gua. Si sta puede referirse a un conjunto de archivos con determinadas caractersticas especficas (eclesisticos, nobiliarios), a un archivo en particular (Gua del Archivo General de Simancas) o a una seccin (Gua de la Seccin de Clero del A.H.N.), el censo abarca dentro de unos lmites geogrficos muy amplios (una nacin, una regin, una provincia) toda la diversidad de sus archivos. Los censos nos permiten conocer el nmero total de archivos (padrn o lista), el estado general de conservacin de las fuentes en ellos depositadas, el equipamiento, accesibilidad, personal a su cargo, presentndolos en una panormica total y sencilla. La descripcin slo desciende a las fechas extremas del conjunto. En los censos se nos hace patente4a existencia de fuentes y su dispersin, alejados muchos de los grandes depsitos conocidos, pero que no por eso deben ser ignorados. Con los censos, siguiendo a Vicenta Cortslase evitar la prdida de documentos al ignorar su existencia y se tratar de aprovechar su informacin.
18. CORTS ALONSO, Vicenta: Panorama de las fuentes documentales de Andaluca, Actas del 1 Congreso de Historia de Andaluca. Fuentes y Metodologa,Crdoba, 1978, pg. 3-34.

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La elaboracin de censos se ha incrementado recientemente al configurarse dentro de los diferentes paises la Administracin de Archivos que precisa de una informacin general sobre la que sustentar sus programas de actuacin en la materia. As, en estos ltimos aos, el Centro de Informacin Documental en algunas provincias espaolas ha elaborado un censo de archivos cuyo modelo normalizado puede servir de ejemplo, amen de otro formulario empleado para los archivos eclesisticos mexicanos. 3.4. Colecciones documentales.

No podemos terminar el apartado de la descripcin sin hablar de los catlogos de colecciones y de la edicin de fuentes que transcriben ntegramente un conjunto documental cuyo nexo de unin suele estar en el tema o en el mbito geogrfico. El catlogo no ofrece variantes sustantivas respecto de un catlogo de series documentales, aparte de que cada asiento podr ser independiente sin guardar relacin con el anterior o el siguiente. Las colecciones documentales en forma de edicin de fuentes son extensas y costosas tanto por el tiempo que supone la transcripcin como por el importe de la edicin. Y estos costos no suelen compensar en cuanto a su utilidad, teniendo en cuenta que ni incluso una transcripcin total y bien hecha del documento puede sustituir al original. De aqu que estas colecciones no sean punto obligado en una programacin descriptiva. Suelen responder la mayor parte de las veces a intereses nacionalistas, a programaciones de instituciones o de historiadores mas que de archiveros. Estas ediciones exigen la reproduccin del texto respetando las normas de transcripcin ms aceptadasi9y todo el aparato crtico que precisa el contenido del documento. Han existido pocas de un gran fervor por estas Colecciones fomentadas y subvencionadas por los pases para recuperar la documentacin referente a su historia existente en otros archivos del mundo.
_____

19. Existen diversas normas de transcripcin. Entre ellas las publicadas por la Escuela de Estudios Medievales, a travs del C.S.I.C.: Normas de transcripcibn y edicion de te.xtos y documentos. Madrid, 1944.

OTROS INSTRUMENTOS DE DESCRlPClbN

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Claro ejemplo de esta aficin fueron las Comisiones Nacionales desplazadas para este fin desde las repblicas hispanoamericanas a Espaa. Muchas de las colecciones emprendidas quedaron inacabadas. De ellas cabe resaltar las argentinas y la labor que al frente de las mismas llev a cabo el profesor Levillier20. La facilidad de reproduccin permitida por el microfilm o los ltimos avances tcnicos representados por los rayos laser y el disco ptico han ralentizado e incluso anulado la elaboracin de estas colecciones.

HERKERA, Antonia: Bibliograja del Archivo General de Indias: pa20. HEREDIA sado, presente yftituro, Archivo Hispalense, n.u 207-208, Sevilla, 1985, pa@.41-92.

CAPTULO 16
LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO
1. Etapa prearchivstica.

Formacin del archivo. 1.2. Colaboracin entre negociados y archivo central. El archivo de oficina. Gestin de documentos. 1.3. Necesidad de cuadros de clasificacin y eleccin de la ordenacin. 1.4. El expurgo y su normalizacin. 1.5. Remesas de documentos al archivo. 2. Etapa archivstica. 2.1. Recepcin de documentacin. 2.2. Instalacin y ordenacin numrica. 2.3. Instrumentos de descripcin indispensables. 2.3.1. Registro de entrada (fichero). 2.3.2. Inventario general (fichero). 2.3.3. ndice general (fichero). 2.4. Instrumentos de control.
1.1.

1. Etapa prearchivstica.

La puesta en marcha de una programacin archivstica en un archivo administrativo, partiendo siempre de aquel esquema establecido en el captulo 7, puede ofrecer tantas variantes como diferente sea el estado de sus fondos, desde una total desorganizacin o amontonamiento hasta una situacin en marcha y adecuada, pasando por un estado aparente de clasificacin y ordenacin pero resultado de unas prcticas archivsticas ni convenientes ni aceptables. Los planteamientos y las tareas a realizar cambiarn, segn los casos, y vamos a tratar de plasmarlas en las tres situaciones enumeradas que irn desde aqulla en que habr que sentar los cimientos hasta la que slo habremos de continuar lo establecido manteniendo una organizacin y servicios actualizados y permanentes. Dificilmente pueden establecerse semejanzas entre el trabajo a realizar en un archivo administrativo de una institucin donde jams ha existido un archivo, al de una entidad donde el profesional controla la produccin documental y su sistematizacin
1.1. Formacin del archivo.

Si admitimos el origen del archivo desde el momento de la produccin documental en las oficinas de las instituciones, hemos de considerar en primer lugar la formacin del archivo de oficina y ms tarde del archivo central. En cualquier institucin habr varios de los primeros y uno slo central.. En los de oficina, la formacin viene de la acumulacin de expedientes agrupados en una secuencia de produccig que no contempla solamente la dimensin cronolgica, sino la exigida por el procedimiento administrativo.

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Si la formacin del archivo de oficina est vinculada a la produccin documental y al procedimiento administrativo, la formacin del archivo central depende de la transferencia regular iniciada desde los archivos de oficina. Estas transferencias regulares representan los canales habituales para la formacin del archivo central. Pero junto a ellas existen remesas extraordinarias y globales, por recuperacin obligada; por compra, por depsito obligado o voluntario, por donacin. En una institucin administrativa, que est actualmente generando documentos y expedientes como resultado de su gestin, es preciso conseguir de la institucin en cuestin una mentalizacin a favor de la importancia del archivo como un servicio de gestin y lograr la colaboracin entre dependencias o negociados y el archivo, es decir, entre los productores documentales y el archivero. Desgraciadamente, salvo honrosas excepciones, las dependencias administrativas no tienen conciencia del papel del archivo. Ven en los documentos slo el valor administrativo, pero cumplida su vigencia como tal, hay que destruirlos por intiles. Las ancdotas al respecto podan ser ilustrativas pero, por tristes, ms vale silenciarlas. En gran nmero de instituciones la idea de la necesidad del archivero no est arraigada o se considera un lujo. Prueba de esto es la inexistencia en muchos casos de archiveros o la ubicacin del archivo en las zonas ms oscuras, mas deficientes. Existe una preferencia generalizada por los stanos. La consecucin de unas actitudes diferentes estarn en buena medida en los resultados de la labor personal del archivero demostrando la necesidad de su trabajo.
1.2.

Colaboracin entre negociados y archivo central. El archivo de oficina. Gestin de documentos.

El logro de una coherente organizacin y de unos servicios informativos plenos del archivo no son slo obra del archivero. Todos los componentes de la institucin han de colaborar en cuanto que ellos son los organismos generadores de la documentacin que ir a depositarse, en su ltima etapa, en el archivo central. Si al producirse los expedientes se va encauzando su gnesis de forma sistemtica y ordenada, sin amontonarlos indiscriminadamen-

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIFCIN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO

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te, su localizacin durante el perodo de permanencia en la oficina y antes de su remisin al archivo ser fcil. Cualquier documento, sea cual sea la etapa a que corresponda dentro de un expediente, ser accesible. Igualmente, dentro de cada dependencia, la agrupacin en series documentales y su ordenacin (expedientes de ingreso en centros benficos, expedientes de licencias de obras, correspondencia, expedientes de compras, etc.) facilitar la tarea de localizacin, logrando a la vez, una conservacin adecuada de aqullas. Es lo que pudieramos llamar gnesis documental vigilada. La clasificacin y la ordenacin no deben ser tareas especficas del archivero una vez que recibe la documentacin para su depsito, sino que han de acompaaral documento en su etapa de formacin. El beneficio sera doble y alcanzar a la dependencia que origina el documento y al archivo. La localizacin de un expediente, la averiguacin de unos antecedentes, la recopilacin de datos para realizar un informe, dentro de la oficina, sern rpidos y eficientes. Y en el momento de hacerse las remesas de esta documentacin al archivo central, aqullas ingresarn a travs de unos canales fluidos que van a ir marcando la sistematizacin a respetar y mantener pdr el archivero que no har otra cosa que reflejar la organizacin de los documentos al producirse. De esta manera, la conservacin, el depsito y la elaboracin de instrumentos que hagan accesible, en todo momento y a todos, la informacin contenida en los documentos sern labores gratas. Para que la produccin, el depsito y los servicios documentales corran por un mismo cauce con esta fluidez que pretendemos, y es posible, el archivero tiene que hacerse presente en ese momento de la produccin con sus orientaciones nacidas de un conocimiento a fondo de la institucin, de sus fines y de sus competencias y de sus actividades junto con un anlisis y estudio de las series documentales que son reflejo de aqullas. Del conocimiento de esas series y de la informacin contenida en las mismas, el archivero recomendar la conveniencia de una ordenacin u otra. Ser tambin fundamental la eleccin o fijacin de una terminologa que responda exactamente a esas series. Terminologa que en muchos casos est establecida y definida en los reglamentos u ordenanzas de la institucin o de sus dependencias. As por ejemplo, la delimitacin de los libros, con sus

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nombres, a llevar en las Intervenciones de fondos econmicos. En este caso no cabe ms que el respeto a lo establecido. Pero en otras ocasiones ocasiones la existencia de expedientes con unos determinativos que varan de acuerdo con el criterio subjetivo de los productores fuerzan a la fijacin definitiva y nica de la denominacin de esos expedientes. Este acuerdo ha de lograrse entre productor y archivero pero, decidida la nomenclatura, debe ser aceptada por las dos partes. La aceptacin de esta terminologa ser fundamental para un buen entendimiento entre ambos, para hacer adecuadamente las remesas documentales y para conseguir una clasificacin correcta que potencie el servicio de la documentacin a travs de la descripcin. Las dependencias o negociados administrativos deben acostumbrarse a contar con el archivero para la organizacin de los expedientes en el archivo de oficina o de gestin, antes de su remisin al archivo central. Cada una de ellas ha de tener el suyo, aunque frecuentemente, la falta de espacio material no favorece la independencia de los negociados y puede tenderse a una archivacin que no mantenga la separacin debida. Esto puede ser el principio de una desorganizacin que es probable vaya incrementndose si, como es previsible en estos casos, no hay persona responsable para recibir la documentacin en el archivo central. La clasificacin en un archivo de oficina no ofrecer ms alternativas que la separacin y distincin clara de los expedientes como resultado de las diferentes actividades que, como tal negociado, le corresponda tramitar. As en un negociado de personal debern irse agrupando separadamente, por una parte, los expedientes personales, los expedientes de oposiciones o concursos, los expedientes de sanciones, los de reformas de plantillas o los de contratos. Cada uno de estos grupos por su parte se ordenar de acuerdo con la orientacin marcada y consensuada con el archivero que habr estudiado su conveniencia: as los expedientes personales o de sanciones optarn por una ordenacin alfabtica, mientras que los relativos a plantillas de funcionarios lo harn cronolgicamente y los de oposiciones y concursos lo harn por materias (aludiendo a la denominacin de las plazas: secretarios, tcnicos de administracin general, mdicos, auxiliares administrativos, etc.) y dentro de las materias se seguir adems un orden cronolgico.

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Existe a veces, en algunos negociados, la prctica de una nica ordenacin numrica, por anualidades, muy arraigada. As en algunas asesoras jurdicas aunque tengan perfectamente delimitadas las materias de los expedientes que tramitan, su variedad es tal que optan por numerar los expedientes a partir del uno, hasta finalizar el ao. - _Hay una diferencia entre los expedientes que se encuentran en una oficina y los conservados en un archivo, aunque a la larga vendrn a ser los mismos. Los de la primera, son expedientes en formacin y los del segundo son expedientes conclusos y completos. La calidad de expedientes corrientes o en formacin en las oficinas determina el continuo incremento de documentos, a partir de la iniciacin de aqullos hasta su resolucin y a la vez fuerza al productor a llevar una ficha de la tramitacin de cada expediente que le permita su seguimiento para conocer en todo momento en qu etapa se encuentra y dnde. Estos ficheros son indispensables en todas las oficinas no slo en las que inician y son responsables de la tramitacin total de sus expedientes, sino en aqullas en que para algunos de sus expedientes participan otros negociados en la tramitacin. Aclaremos con un ejemplo: Se trata de un expediente de confrontacin de precios para contratar la edicin de un libro. Aunque iniciado y en sus primeras etapas seguido por el Negociado de Publicaciones, la mayor parte de su tramitacin corre a cargo del Negociado de Contratacin. Este ltimo ha de llevar una ficha del expediente en el que queden plasmadas las etapas de la tramitacin administrativa (plazos temporales a respetar, publicaciones preceptivas de anuncios en boletines y prensa, negociados a donde ha de remitirse para la resolucin, etc.) hasta su adjudicacin, tras los cuales habr de ser devuelto a la dependencia de origen, es decir la de Publicaciones. En casos similares, de expedientes iniciados por un negociado y tramitados por otro que vuelven a retornar a aqul, conviene hacer dos advertencias por lo que respecta a los archivos de oficina. La primera es que los mencionados expedientes son produccin documental de la oficina que los inicia y comotales han de ser conservados por sta, una vez resueltos, hasta su envo al archivo central. La segunda, es que aunque la prctica recomienda la fotocopia del expediente en tramitacin en el negociado que lo inici, una vez recibido

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el original, tras su devolucin por el negociado tramitador, aquella fotocopia ha de ser eliminada inmediatamente. Aunque parezca algo tan simple y evidente, la inercia demuestra en ms de una ocasin la conservacin del expediente y de su fotocopia que luego adems remiten al archivo central, duplicando innecesariamente el volumen documental en el depsito. Actualmente en los archivos de oficina tambin est introducindose la informatizacin, a partir de una normalizacin de la produccin documental que va lograr, aparte de un accesoinmediato a la situacin administrativa de un expediente, la supresin de duplicados de trmites con lo cual el expediente informatizado evitar la revisin archivstica con vista a su expurgo individualizado, como veremos. La relacin entre el archivo de oficina con el archivo central debe establecerse, en la prctica, por medio de un nico funcionario administrativo designado de entre los existentes para responsabilizarse del archivo de oficina, gestionar las remesas en los plazos convenidos, y realizar los expurgos, en origen, establecidos por el archivero. La permanencia de los expedientes en los archivos de oficina se estima en cinco aos a partir de los cuales han de ser remitidos al archivo central, de acuerdo a la normativa establecida por el archivero. Existen, sin embargo, expedientes cuya permanencia se recomienda en los negociados. As, por ejemplo, los expedientes personales de funcionarios en activo. Si reflexionamos, esta relacin entre productores y archiveros, antes de la llegada de la documentacin al archivo central es la etapa que puede identificarse con la de gestin de documentos y las actividades del records managen). En Espaa esta figura no ha prosperado por dos razones. Una conceptual, como ya dijimos, al prevalecer la idea de archivo desde el momento de producirse los documentos y otra, por razn de economa: si no existen archiveros suficientes sera una osada inclinarse por crear gestores de documentos sin aqullos.

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1.3. Necesidad de cuadros de clas$cacin y eleccin de la ordenacin.

Los cuadros de clasificacin segn sean para fondos histricos o administrativos ofrecen determinadas notas que conviene destacar, aun siendo siempre en unos casos y otros resultado del principio de procedencia o de respeto al origen y al ((orden natural de los documentos, como ya sealamos en el captulo 9. De una forma simplista, en un archivo administrativo el cuadro reflejar fielmente el organigrama de la institucin, sin embargo, sabemos que este organigrama sobre la base de rganos o dependencias, que suelen corresponderse con las funciones o actividades de la institucin, se modifica, se altera, cambia con el paso del tiempo. Los posibles y habituales cambios en la estructura o las modificaciones, supresin o ampliacin de funciones en una institucin vigente, necesariamente han de estar reflejadas en el cuadro de clasificacin del archivo que acusar en su esquema tales alteraciones, frente a la clasificacin estable y definitiva de archivos histricos. A veces ciertas actividades han existido adjudicadas a determinadas dependencias y con el correr del tiempo se han creado rganos que han absorbido aqullas. As, por ejemplo, los expedientes de cultura en las corporaciones locales eran gestionados por los negociados de Educacin; recientemente se han institucionalizado las reas o dependencias de cultura que han asumido la gestin de aquellos expedientes. Qu ocurre con esos expedientes, los de antes, y los de despus, que forman una nica serie, pero que han sido tramitados por diferentes dependencias? El respeto de procedencia lo entendemos -habiendo tomado como punto de partida el organigrama de la institucin- de tal manera que aqullos habrn de estar integrados en la dependencia originaria, es decir Educacin, y la continuacin en la de Cultura, y as habrn de ser conservados en e4 archivo central. En el cuadro de clasificacin, en el momento de crearse la dependencia de Cultura se le abrir una nueva entrada y en ella se incluirn esos expedientes de cultura a partir de este momento. La alusin a la continuidad de la serie documental se har mediante referencias que pueden materializarse por medio de fichas que aludan a la ubicacin respectiva de dichos expedientes en una y otra dependencia.

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Hay que decir, sin embargo, que en determinados casos convendr trasladar algunas series de aquella dependencia a la nuevamente creada o al menos disponer de su fotocopia. Pongo por caso los expedientes personales que gener la primera y cuya competencia corresponde ahora a la segunda. Este traslado efectuado a nivel de archivo de oficina, se reflejar luego en el archivo central. La creacin de nuevos Ministerios o la implantacin de las Autonomas est hacindonos ver esta problemtica. De aqu que en el cuadro de clasificacin establecido como reflejo de la estructura de la institucin ha de tener la flexibilidad suficiente como para introducir nuevas entradas que reflejen los posibles cambios aludidos. Duchein comparte este criterio', con el que en absoluto est de acuerdo Lodolini2. El planteamiento que los franceses se hacen3 sobre si sera conveniente eliminar el cuadro de clasificacin y mantener slo una relacin numrica con referencia a una ficha en la que se indicara el contenido de cada unidad, est planteada como alternativa del cualdro de clasificacin. Aqul y ste son compatibles y no se excluyen, por el contrario ambos son necesarios en cuanto que el primero responde y refleja la organizacin total del fondo documental en el que las series documentales van a estar visibles e integradas, quedando tambin de manifiesto, la interrelacin de unas con otras, y el segundo no sera otra cosa que el registro de entrada y nos ayudara en todo momento a cuantificar y controlar la documentacin. La plasmacin en un cuadro de clasificacin de la organizacin estructural y funcional de la institucin es a todas luces necesaria para el archivo y ha de ser llevada a cabo por su archivero. Es conveniente que dicho cuadro realizado como es lgico a posteriori, tras ,ese conocimiento profundo de la institucin, deba ser conocido por los productores por si se hubiera deslizado algn error, por mala interpretacin del archivero. Son los tcnicos de la Administracin,

1. DUCHEIN, Michel: Le respect des fondos en archivistique. Principes theoriques et problemes pratiques La Gazette des Archives, n . O 97, 1977, pg. 75, ob. cit., pg. 75. 2. LODOLINI, Archivistica. Principi eproblemi, Miln, 1984, pg. 159. Elio: 3 . Manuel d'Archivistique, 1 parte, captulo IV.

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por su conocimiento directo de los expedientes que tramitan los que han de ayudar a detectar esos errores en el caso de archivos administrativos. La colaboracin es indispensable aqu tambin4. La elaboracin del cuadro de clasificacin podr completarse con algunos datos adicionales referidos a expurgos y al ti.po de ordenacin mediante signos convencionales. La necesidad del expurgo y en qu series ha de practicarse sera resultado del conocimiento de la documentacin y sus listados podrn confeccionarse con independencia o incorporarse al cuadro, con una indicacin expresa y convencional, al lado de los nombres de las series en cuestin. Tambin la eleccin de la ordenacin sera consecuencia de la profundizacin en el conocimiento de los expedientes que nos determinar el tipo en cada caso (Cfr. captulo 9, eleccin del tipo de ordenacin), pero tambin podremos valernos de signos o siglas para indicar al lado de cada serie dicho tipo, sobre todo teniendo en cuenta que hay casos que la eleccin puede ser una u otra, pero adoptado un criterio debe permanecer5. As el asterisco colocado junto a una determinada serie puede ser indicativo de eliminacin y determinadas siglas (T), (O), (G), (M) podrn ser expresivas del tipo de ordenacin elegido para la serie, ya sea cronolgica, alfabtica (onomstica, geogrfica o por materias) o bien mixta. Del cuadro de clasificacin deber existir una copia en cada dependencia administrativa de la institucin. La ordenacin requerir, como ya he dicho:
1.0) Estudio de la opcin, alfabtica o cronolgica, para cada serie que vendr determinada por las necesidades del usuario para recuperar la informacin.

4. Puedo atestiguar la ayuda incondicional que al elaborar el cuadro de clasificacin para la Diputacin Provincial de Sevilla tuve de las diferentes dependencias administrativas y de sus tcnicos, Cfr. Manual de organizacin de fondos de corporaciones locales. El Archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla, Ministerio de Cultura, Madrid, 1980. 5 . HEREDIA HERRERA, Antonia: Manual de organizacin de archivos de corporaciones locales. El Archivo de la Diputacin de Sevilla, Subdireccin General de Archivos, Ministerio de Cultura, Madrid, 1980.

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2.9 Aplicar dicha ordenacin a los expedientes o a las piezas constitutivas de las series, y, que -una vez el archivo en marcha- se har automticamente al describir cada unidad e integrar su ficha en el lugar correspondiente dentro de la serie de que se trate, en el fichero.

3.") Ordenar internamente cada expediente, de acuerdo al orden natural que refleje el procedimiento administrativo de que es testimonio dicho expediente.
Si los expedientes son remitidos habitual y regularmente por su tlcpcndcncia de produccin cosidos, no recomiendo la revisin archivstica perfeccionista sobre el uso o prctica administrativa que wclc ser buena, aunque con alguna incorreccin de orden material en algn momento. Esta accin revisionista quiz sea slo conveniente en el caso de i-cmcsasextraordinarias, cuando los expedientes vengan deshechos.

I .4. El expurgo y .su normalizacin.

Ya dijimos cmo el expurgo era una actividad planteada como inexcusable en un archivo administrativo, entendiendo por tal al de la oficina, al central e incluso al intermedio, cuando exista. La inexistencia de una normativa clara en materia de expurgos para la mayora de los archivos administrativos, no nos exime de que encaremos el problema, aunque slo sea a nivel personal y de cada centro. Es frecuente que a la espera de tal normativa los comportamientos ante este problema suelen ser tmidos, pero es preferible contar con timideces en materia de eliminacin que con audacias que nos lleven a una eliminacin dudosa, hasta la aparicin de tal normativa. Ante la duda, conservan>,poda ser nuestro slogan. El expurgo no es obra de un da. Exige conocimiento del fondo documental, de las series, de la institucin que las produce y de su procedimiento administrativo. A la hora de la prctica, conviene identificar en el cuadro de clasificacin las series a expurgar -nunca las secciones documentales-. Identificacin que no habr de ser inmutable por cuanto las series
~

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podrn aumentar y en su caso ser susceptibles de expurgarse o no. Esta apreciacin ser el resultado del estudio y valoracin conjunta del archivero y productores. Estos ltimos darn las orientaciones sobre los plazos de vigencia: sobre los que, como es lgico, habrn de prevalecer la consideracin del valor histrico del documento cuya responsabilidad es competencia del archivero. Habremos de partir de las normas generales que ya quedaron expuestas (captulo 6) y de las propuestas consensuadas de expurgo para instituciones similares -siempre que existan-h aunque observando ciertas precauciones como ms adelante comentaremos. La incidencia de la normalizacin tambin afecta a la problemtica del expurgo.
En el caso de existir series, resultado de una normalizacin acusada en el formato y en la informacin que testimonien determinadas funciones y a las que puede aplicrseles una denominacin comn. el expurgo y el muestre0 se facilitan, al poder adoptarse unas propuestas generalizadas para entidades semejantes. En cambio cuando existen variantes de procedimiento y por lo tanto diversidad de informacin, a una propuesta de listados de expurgo. hay que aadir y advertir sobre estas variantes y excepciones.

Recientemente, en la propuesta de lista de series para unaconservaciBn permanente presentadas en las VI1 Jornadas Municipales sobre expurgo (Leganes, 23 24 noviembre 1989) pudimos comprobar algunas cuestiones. Aunque para algunas series la denominacin era consensuada (as, en el rea de Cultura: expedientes de ediciones) no lo era su procedimiento, ni la acumulacin de informacin adicional, con lo que a la hora del expurgo se plantearon diversidad de opiniones. En ese caso concreto:

6. BOADAS, Joan: Para una normativa de tria y eleminacin. Los archivos de la .~ldinini.s~acin Municipal. Ponencia en las ((Jornadas de Archivsticau, Andorra,
1989.
G K I ~ P ODE ARCHIVEROS MliNiClPALES DE MADRID: Ei expurgo en los Archivos Municipales. Propuesta de un Manual. Leganes, VI1 Jornadas de Archivos Municipales, 1989.

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HERRERA

- Unos

apuntaron que en el caso de existir normalizacin que implicara repetitividad absoluta, con slo la variante de los ttulos de los manuscritos a publicar, se puede optar por el muestreo. se pronunciaron por la conservacin permanente.

- Otros, al no existir esa normalizacin,

No podemos perder de vista que, incluso en las series no expurgables, es precisa una revisin de expediente por expediente cuando se presuponga engrosamiento de algunas etapas del mismo por duplicacin innecesaria. Hay que buscar, cada vez ms, la colaboracin con los productores para evitar in situ tal engrosamiento. Actualmente existen instituciones cuyas experiencias i n formticas aplicadas a la gestin documental (como es el caso del Ayuntamiento de Barcelona para sus archivos de distrito que controlan la produccin de expedientes como licencias de obras o apertura de establecimientos), estn impidiendo la duplicacin en la tramitacin de dichos expedientes. Todas las copias quedan fuera. Aparte de esta experiencia informtica, el expurgo siempre debe empezar en los archivos de oficina bajo el control del archivero. Cada una de las dependencias habr de conocer cules son las series expurgables y sobre cules de ellas puede practicarse un expurgo en la propia oficina que impida una transferencia innecesaria al archivo central. El expurgo exige adems una accin continuada y regular en los plazos establecidos. El control de esas fechas puede ser automtico mediante ordenador. Pero en el caso de no contar con l, pueden elaborarse fichas normalizadas que permitan un control fcil e inmediato de los mismos. Para el archivo de la Diputacin Provincial de Sevilla hemos adoptado la siguiente ficha:

7. Comunicacin presentada en el Coloquio Internacional de Archivos Municipales. Amsterdam, 1990.

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ANTONIA HEREDIA HERRERA

La cumplimentacin de la misma se har a partir de las hojas de remisin. Esta ficha normalizada no slo nos permite saber diariamente cundo hemos de practicar el expurgo, sino controlar los listados de huecos en las estanteras resultantes de las sucesivas eliminaciones, que nos ayudarn a llenarlos con las transferencias inmediatas. Conoceremos tambin la eliminacin sucesiva de las series y cundo existe una interrupcin; cules son las dependencias que eliminan ms; cuntas unidades de instalacin se han eliminado anualmente.
1.5.

Remesas de documentos al archivo.

Donde mejor puede plasmarse la colaboracin entre dependencias productoras y el archivo central es en el momento de remisin de documentos al depsito, tras la permanencia reglamentaria en el archivo de oficina. La formalizacin de estas remesas ha de hacerse a travs de unas hojas impresas de remisin cuya normalizacin es competencia del archivero (Vid. Im. 1). En ellas habrn de figurar los datos siguientes: unos referidos al origen o procedencia, fecha de la remesa, seccin administrativa y dentro de ella el negociado que hace la remisin y firma del responsable del mismo. Otros datos son los relativos a la documentacin, expuestos en forma de columnas, tales como nmero de unidades de instalacin, descripcin de las series contenidas en cada unidad (adoptando siempre la terminologa que figura en el cuadro de clasificacin), sin descender a la pormenorizacin de cada expediente; fechas extremas de las mismas (slo aos), fecha de la vigencia administrativa, signatura, cdigo o dgitos de la clasificacin. Estos datos habrn de ser cumplimentados, unos por el prodctor y otros por el receptor. Tampoco faltar la firma del archivero en el momento de la aceptacin por este. Cada remesa habr de cumplimentarse a travs de una hoja de remisin, por triplicado, por la dependencia remisora. Correspondern cumplimentar al archivero los datos relativos a la fecha de expurgo, la signatura de la unidad erre1 archivo y los dgitos de la clasificacin. En la columna relativa a expurgo, se indicar NO, en caso de no ser expurgable o la fecha en que se efectuar el expurgo, de ser

LA ORGANlZACldN Y LA DESCRIPCI6N EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO

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una serie incluida en el listado de expurgos a llevar a cabo por el archivero y de acuerdp a los plazos establecidos. No podrn enviarse al archivo expedientes incompletos y en consecuencia documentos sueltos relativos a expedientes remitidos con anterioridad. As, por ejemplo, ha sido prctica -forzada a veces por razones de espacie remitir al archivo expedientes incompletos y, al cabo de los meses en hojas de remisin posteriores, enviar escrituras notariales o devoluciones de fianzas sueltas correspondientes a aquellos expedientes enviados antes.
2. Etapa archivstica.

2.1. Recepcin de documentacin. Los paquetes o unidades de instalacin vendrn acompaados de los tres ejemplares de hojas de remisin. Efectuada la comprobacin de la adecuacin del contenido de las unidades de instalacin con los datos que figuran en las hojas, en el plazo mnimo de 15 das, despus de quedar instaladas dichas unidades en las estanterias del depsito y de darles la signatura que tendrn en el futuro, el archivero devolver al negociado de origen un ejemplar de las hojas despus de cumplimentar los datos que a l corresponden y que habr de ser conservado, siempre, por aquel negociado para utilizarlo en el momento de solicitar cualquier pedido al archivo. Los otros dos ejemplares servirn para formar por una parte un registro de remesas por negociados y un registro general de remesas por orden cronolgico de remesas que, en todo momento nos darn la relacin de la seccin documental de cada negociado y la relacin del fondo de la institucin. 2.2. Instalacin y ordenacin numrica. Aunque nos remitimos a todo lo dicho en el epgrafe correspondiente en el captulo 10, insistimos en la conveniencia de mantener una doble numeracin, para libros y para legajos, pero nica en cada caso. La prctica habitual de establecer numeraciones independientes por negociados y por tanto mltiples es totalmente desaconseja-

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da. Aunque en el negociado de procedencia tuvieran su propia numeracin, al ingresar en el archivo ha de prevalecer una numeracin nica, para los libros y otra para los legajos. Numeracin que ha de reflejar el ingreso y el lugar de ubicacin en la estantera, pero que en ningn momento har relacin a una agrupacin ni por negociados, ni siquiera por series. De tal manera que en las estantera junto a un legajo que contiene expedientes personales podr estar otro de expedientes de Obras y Urbanismo. 2.3. Instrumentos de descripcin indispensables. Aparte de las hojas de remisin que nos servirn en todo momento de control total y parcial, por negociados, de toda la documentacin remitida, habrn de existir: 2.3.1. Registro de entrada (fichero). Habr dos ficheros con numeracin independiente, uno para legajos y otro para libros, que contendrn correlativamente por orden de entrada (que se corresponder al orden en las estanteras, es decir, a la signatura, para su localizacin) las fichas de los legajos y de los libros, remitidos al archivo. Para lo cual se har una ficha individual para cada legajo o para cada libro. Los datos a hacer constar sern en la parte superior, en el ngulo derecho el nmero de orden o signatura y en el izquierdo la dependencia o procedencia. Se indicarn despus, en el centro de la ficha, las fechas extremas y la descripcin del contenido, datos que se tomarn de las hojas de remisin.

libro. 5465 a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO

43.5

leg. 5826 a. 1971-74. Actas Comisin de Pcrsonal.

PERSONAL

a. 1971-76. Expedicntcs dc coiicurso-oposicii,ii.

En ningn momento recomendamos para cl rcgistro dc cntrudn cl soporte en forma de libros, por cuanto la movilidad de las fichas nos permitirn tener fcilmente localizables los huecos dejados con ocasin de los expurgos, cuyo lugar habrn de ser ocupados inmediatamente por unidades de nuevas remesas.

2.3.2. Inventario general (fichero).


Este, en forma de fichero, de antemano, es decir incluso antes de recibir documentacin reflejar el cuadro de clasificacin adoptado. Puede realizarse con fichas de colores y blancas para una ms prctica utilizacin. Las de colores -cada color corresponder a u n nivel del cuadro de clasificacin- representarn la parte primera o estructura de dicho cuadro y las blancas sern representativas de las serics y habr tantas como series. Todas estas fichas de colores y blancas. debern llevar cejilla en la que se indicar la denominacin del grupo, del subgrupo (secciones o subsecciones) o el nombre de la serie y la sigla indicativa de la ordenacin elegida. Todas las fichas. de colores y con cejilla, sern de cartulina consistente, y no son mis quc el fiel reflejo del cuadro de clasificacin. Aparte, estarn otras fichas blancas, sin cejilla y con una cartulina menos consistente que las anteriores que sern las que iremos confeccionando, integrndolas en el fichero de las series correspondientes referidas a su localizacin. Siempre que haya una nueva remesa de documentos de na dependencia, despus de hacer la ficha para el registro topogrfico, habr de redactarse otra que corresponder a estas ltimas de que hemos hablado para el fichero-inventario y que elaboraremos concultando directamente el contenido de cada legajo o libro para precisar

436

ANTONIA HEREDIA HERRERA

los datos concretos y que se instalar, segn el tipo de ordenacin clegido, en el fichero-inventario. Los datos en estas fichas variarn de acuerdo a la ordenacin de la serie de que se trate, as si se trata de una ordenacin alfabtica onomstica, en la serie de expedientes pcrsonaies, bastarn apellidos y nombre de la persona, cargo o puesto y signatura y dgitos de la clasificacin.

CONTRERAS GARCA, Juan.

Auxiliar administrativo

Icg. 52,

0.3.1.1.

La ficha se colocar dentro de la clase o seccin documental (dependencia) y dentro de la serie de expedientes personales, por orden al fabtico. En el caso de tratarse de expedientes de oposiciones y concursos, cuyo tipo de ordenacin puede ser el alfabtico de materias, la ficha \e iniciar por la denominacin de la plaza a cubrir y el ao, el nmero del legajo y los dgitos de la clasificacin. As:

SECRETARIO GENERAL, 1955

leg. 540,

0.3.1.2.

En otro caso, por ejemplo, si se trata de presupuestos donde es conveniente adoptar el orden cronolgico, tendramos:

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO ADMINISTRATIVO

437

1963. PRESUPUESTO ORDINARIO Cuenta general leg. 6121, 5.1.1.2.

De esta forma la documentacin que vaya ingresando en el archivo central automticamente, sea cual fuere, quedar clasificada y ordenada y para algunas series habremos descendido al tercer nivel de descripcin, analizando individualizadamente las unidades archivsticas. Este sistema de funcionamiento nos permitir adems poder detectar. inmediatamente, si dejan de enviamos alguna documentacin. As. por ejemplo. si de la Intervencin de Fondos se hubiere olvidado de remitir el Libro diario de Intervencin de pagos del ao 1980, al colocar la ficha de estos libros de los aos siguientes necesariamente veramos la ausencia y podramos reclamar su envo a la dependencia. Como vimos el formato del inventario de un fondo en un archivo histrico son los folios manuscritos mecanografiados o las pginas impresas, el inventario de un fondo administrativo ha de hacerse en fichas, dada la condicin de series abiertas que sufren nuevos aumentos. Slo en el caso de fijar unas fechas topes y cerrar el perodo administrativo)) para pasar al histrico podremos volcarlas en folios. El hecho de que en muchas series se descienda a la particularizacin, asi, por ejemplo, cada expediente personal, o cada libro de Intervencin de ingresos de un ao, hace que la amplitud de estos invcntarios alcance para esas series el nivel de lo que sera un catlogo. De aqu que con este fichero, elaborado de esta forma, queda eliminada la confeccin de catlogos especficos e iiidependientes, porque existen adems muchos datos habituales en estos ltimos que no son de absoluta necesidad en los archivos administrativos. 2.3.3. ndice general (fichero). Integrado por fichas que recogen por orden alfabtico todas las voces de personas, lugares y materias, ms la indicacin del nmero

438

ANTONIA HEREDIA HERRERA

de orden o signatura del legajo y libro a que se refiera la voz y la indicacin de los dgitos del cuadro de clasificacin.

* * *
Estos tres nicamente son los instrumentos de descripcin a llevar en cualquier archivo administrativo.

2.4. Instrumentos de control. Junto a los instrumentos de decripcin existen otros denominados de control, de uso interno y que nos van a permitir cuantificar y valorar el servicio de un archivo. Entre otros:

Registro de prstamos que reflejar la salida y entrada de documentos y nos apuntar la mayor o menor demanda por parte de unas y otras dependencias. Registro de consultas e informes. Registro de expurgos (del que ya hemos hablado). Casi todos ellos suelen ser indispensables para la confeccin dc: Memorias anuales del archivo que por una parte deben testimoniar: - el estado del depsito (metros lineales: a base del aumento por ingresos anuales y de la disminucin por expurgos). - movimiento de ingresos que nos obligar no slo a una cuantificacin material, sino a una valoracin porcentual de las dependencias remisoras.

- tratamiento de documentos (cuantificacin de tareas descriptivas (inventario / n . O de libros y de legajos /; ndices / n." de fichas /; catalogacin /; n . O de fichas /; revisin y recuento).

- volumen de servicios (prestamos a dependencias, n." de investigadores, n.O de legajos y libros servidos, n . O de consultas e informes). La conveniencia de la normalizacin de estos instrumentos se impone no slo a nivel de centros, sino autonmico y nacional.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO

43')

(Modelo A de Rrmismni

DIPUTACION PROVINCIAL DE SEVILLA


SECCION. NEGOCIADO:
FECHA:

RELACION

de documentos q u e se remiten al Archivo Provmcial para su custodia.

C O N T E N I D O

Lm. 1

M o d e l o de hoja de remisin de un A r c h i v o A d m i n i s t r a t i v o .

440

ANTONIA HEREDIA HERRERA

3. INTERVENCION

color: blanco

:.;.:.

secremria Par::;ular

colcr: r a r : e
i . 1 . .\LCALDE

ORCANd? 3 E G5BltRNO

cc1.r: a z u l

Lm. 2. Dibujo de fichero de Inventario de un Archivo Administrativo, reproducido en Manual de Archivos Municipales, de Vicenta Cortes.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN U N ARCHIVO ADMINISTRATIVO

441

Lm. 3. Fichas del Inventario del fondo de un Archivo Administrativo. Estos pueden ser modelos de fichas habituales del inventario del fondo de un Archivo Administrativo. Las tres primeras (1, 2, 3) responden a lo que entendemos sera la estructura del cuadro de clasificacin y sern permanentes, fijas. La 1 y la 2 se refieren a rganos, funciones o negociados, actividades, y la 3 a la denominacin genrica de cada una de las series. Conviene para las tres una cartulina gruesa, utilizando el color (verde, rojo) para la 1 y la 2 y para la 3 el color blanco. La 4 y 5 son ya modelos de descripcin de unidades documentales y responden a las necesidades de una ordenacin cronolgica, en el caso de los libros de actas capitualares, o de una ordenacin alfabtico-onomstica en el caso de expedientes personales. No llevarn cejilla como las anteriores y sern de cartulina blanca ms liviana.

CAPTULO 17

LA ORGANIZACI~NY LA DESCRIPCI~N EN UN ARCHIVO HISTRICO

1. Archivos histricos de instituciones desaparecidas. 1.1. Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventarios. 1.1.1. Etapas del proceso clasificacin-inventariacin. 1.2. Fondos o secciones de fondo organizadas de antiguo, con inventarios. 1.2.1. Reclasificacin. 1.2.2. Reinventariacin. 1.2.2.1. Reglas prcticas para la reinventariacin. 1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones bsicas. 1.2.2.1.2. Homogeneizacin de las descripciones de series. 1.2.2.1.3. Supresin y rectificacin de descripciones equvocas. 1.2.2.1.4. Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas lmites. 2. Archivos histricos de instituciones vigentes. 3. La organizacin y la descripcin en los archivos personales.

En los archivos histricos, en general, la etapa prearchivstica no tiene ninguna incidencia en cuanto que la documentacin est ya depositada en el archivo, dentro del campo de accin directa del archivero. Ahora bien, la organizacin y la descripcin no pueden seguir un modelo nico de actuacin por cuanto existen variantes que hemos de contemplar, aunque siempre el esquema archivistico que venimos defendiendo seguir marcando las mismas relaciones entre clasificacin e inventariacin, y entre ordenacin y catalogacin, y las lneas de planificacin descriptiva que sealamos en su momento tambin mantendrn la jerarqua indicada. Damos por supuesto que en un archivo histrico, suma de varios fondos procedentes de diferentes instituciones, su cuadro de clasificacin ser la suma de cuadros de clasificacin de cada uno de estos fondos y se hablar del inventario de cada uno de dichos fondos.
1.

Archivos histricos de instituciones desaparecidas.

Son stos los archivos histricos por antonomasia por cuanto sus series estn cerradas y no son susceptibles de movimiento por lo que respecta a su aumento, por nuevos ingresos, o disminucin, por eliminacin o expurgo. An dentro de stos pueden drsenos dos alternativas: que el fondo nos haya llegado totalmente desorganizado y que el inventario, si existe, sea incompleto o no lo haya, o bien que el fondo organizado de antiguo, sin respetar el principio de origen y el del orden natural, cuente con un inventario que refleje una organizacin que no responda a unos criterios archivsticos mnimos.

446

ANTONIA HEREDIA HERRERA

1.1.

Fondos o secciones de fondo desorganizadas, sin inventarios.

Frente a otros inconvenientes de los que no es el menor la mayor responsabilidad que exigen de entrada al archivero, al menos no ofrecern la traba impuesta por alguna errnea sistematizacin anterior. La organizacin ser obra a realizar desde el principio en una autntica tarea de reconstruccin a todos los niveles: clasificacin y ordenacin. La clasificacin vendr dada tras el estudio profundo de las instituciones productoras, de sus rganos, de sus funciones, de sus actividades y de la delimitacin de sus series. El estudio de la institucin productora (organizacin, competencias, relaciones), el anlisis del contenido de cada una de las unidades de instalacin y la descripcin de cada una de ellas siguiendo una ordenacin numrica provisional, la unificacin y delimitacin de las series y de su tipologa, la adopcin de un criterio uniforme de redaccin en la descripcin de cada serie, la elaboracin de un cuadro de clasificacin en el que queden encuadradas y agrupadas todas y cada una de las series, la ordenacin numrica definitiva, sern etapas obligadas hasta la redaccin del inventario sobre la base de aquel cuadro. En estos casos la clasificacin se va elaborando simultneamente al proceso de inventariacin y slo estar totalmente configurada tras la redaccin del inventario. Al ofrecer o editar los resultados el cuadro preceder necesariamente al inventario. La labor de bastantes aos realizada en la Seccin de Consulados del A.G.I., con documentos de los Consulados mercantiles sevillanos, que se conservaban mezclados y desorganizados despus de un largo proceso histrico que justificaba, o al menos explicaba, tal situacin' y de los cuales ni el inventario incompleto que exista, ni la lista de remisin con que fueron enviados desde su ltima ubicacin en Cdiz hasta el archivo sevillano, pudieron ser aprovechables a la hora de confeccionar un nuevo inventario*, nos ha permitido
1 . HEREDIA HERRERA, Antonia: Historia de un depjsito documental: el archivo del Consulado de cargadores a Indias, 11 Jornadas de Andaluca y Amrica, tomo 1, Sevilla, 1984, pgs. 485-499. 2. HEREDIA HERRERA. Antonia: Inventario de los fondos de Consulados del Archivo General de Indias, Ministerio de Cultura, Madrid, 1979.
~

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIF'CIN EN UN ARCHIVO HISTRICO

447

materializar y sistematizar este proceso de clasificacin -inventariacin, en un fondo de estas caractersticas. Hagamos un anlisis ms detenido de las etapas antes slo enunciadas. 1.1.1. Etapas del proceso clasificacin-inventariacin.

El estudio de la institucin cuyo fondo es objeto de la inventariacin, ha de ser lo ms amplio y ms profundo posible para poder conocer los organismos en que aqulla est subdividida o las funciones en que desarrolla su accin, las actividades y las competencias, el personal, las relaciones con instituciones afines, superiores o dependientes. Es obvio que este conocimiento se obtendr no slo de la bibliografa existente, directa o indirecta, sino que se enriquecer con el manejo directo de los documentos que se tratan de inventariar. La profundizacin estar abierta y se enriquecer a medida que se vaya avanzando en el trabajo. Paralelo a este estudio se iniciar el anlisis o descripcin individualizados de cada una de las unidades de instalacin (legajos, paquetes, carpetas, o libros) en el orden en que se encuentren, cuya descripcin se volcar en una ficha que recoger los datos precisos mnimos: dependencia de origen o funcin (Secretaria, trfico mercantil), fechas lmites, tipologa de la serie, autor, destinatario, materias, especificando por ltimo la unidad de instalacin (libro, legajo) y nmero de orden correlativo provisional. Es conveniente precisar en estas fichas, al dorso, todas las anomalas o circunstancias que puedan darnos pistas para el conocimiento y unificacin posterior de las series. Es preferible extenderse en datos que, en todo caso, podrn suprimirse a la hora de homogeneizar y redactar las entradas en el inventario. Esto, claro, en el caso de que las unidades de instalacin tengan un contenido uniforme por lo que respecta a la tipologa o a la materia. Pero habr ocasiones en que la unidad de instalacin ofrecer pluralidad de contenido de series. Ser preciso entonces especificar y enumerar tales series: As:

448

ANTONIA HEREDIA HERRERA

Consulado de Cdiz.

Secretara

a) 1786-1799. Cartas desde distintos puntos de Espaa y Amrica a Antonio Artechea.

b) 1859, enero-junio. Correspondencia de la Real Junta de Comercio de Cdiz.


leg. 130
3

Es evidente que ambos grupos de documentacin pertenecen a una serie denominada Correspondencia que est subdividida por sus autores o por sus destinatarios. El primer grupo en su da pas a engrosar la subserie correspondiente a cartas de A. Artechea y el segundo a completar, por sus meses respectivos, la de correspondencia de la Junta de Comercio de Cdiz. Este legajo con numeracin provisional, legajo 130, desapareci al incorporarse cada grupo. Y apurando ms, hay ocasiones en que el contenido de un legajo es totalmente miscelneo, integrado por un nmero mayor o menor de documentos sueltos que no forman serie. En este caso hay que hacer una ficha en la que se relacione en lista, (no catlogo) cada documento, para poder luego incorporar pacientemente, uno por uno, a sus series correspondientes, como veremos cuando ms adelante hablemos de la etapa de agregacin. Realizado el fichado de todas las unidades de instalacin, ser preciso ir agrupando por un lado los asientos de unidades de instalacin de contenido miscelneo y por otro las de contenido uniforme y a partir de estas ltimas hacer tantos grupos como descripciones homogneas, para ir delimitando las series y su descripcin precisa, suprimiendo los elementos accesorios que se han ido acumulando. Fijadas las series y con el conocimiento que el estudio de la institucin nos ha dado, podremos confeccionar el cuadro de clasijka3. Al ser fichas provisionales y ser nicas las siglas del Archivo, no es preciso indicarlas por el momento.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRICO

449

cin que refleje la institucin y su fondo documental, adoptando un sistema de clasificacin orgnico o funcional o una sntesis de ambos. Al plantearse la plasmacin de este cuadro de clasificacin en estos archivos histricos no hay que olvidar lo que hemos dicho en ms de una ocasin, que las instituciones remotas, muchas del XV, XVI, XVII e incluso del XVIII han tenido bien delimitadas sus competencias a travs de su funciones y actividades que no han estado sostenidas por un organigrama tal y como hoy entendemos, es decir, por unos rganos o dependencias complejas. Han existido las funciones y las actividades pero no las dependencias administrativas encargadas de su realizacin. A lo ms, estas dependencias podan identificarse con las personas del secretario, del contador o del tesorero. De aqu la tendencia a optar por una clasificacin funcional ms que orgnica. Encuadradas las series en el cuadro de clasificacin resultante, podremos empezar la redaccin dejinitiva del inventario, previa una ordenacin numrica definitiva al sustituir en las unidades de instalacin el nmero de orden provisional por el definitivo con el que quedarn colocadas en las estanteras. Podremos optar por una numeracin correlativa y nica para todas las unidades de instalacin del fondo, o bien doble, una para legajos y otra para libros, en el caso de que stos abunden y su tamao aconseje una instalacin independiente. El inventario definitivo ya no se har en fichas, sino en hojas mecanografiadas para poder pasar a la imprenta a la hora de su publicacin o por la mquina que las reproduzca en caso de reproducciones e informatizaciones avanzadas. Se irn especificando todos los epgrafes del cuadr, correspondientes a las secciones y subsecciones, y los datos relativos a las series se plasmarn en forma de columnas con cuatro espacios correspondientes a los siguientes elementos:

la signatura (legajo o libro). entrada descriptiva (tipologa, autor, destinatario, materia, tradicin documenta). fechas extremas (aos). dgitos de la clasificacin.

450

ANTONIA HEREDlA HERRERA

Las variantes que estos elementos pueden plantearnos a la hora de plasmarlos fueron expuestos ya en el captulo relativo a los inventarios a donde nos remitimos. Por ltimo, la redaccin de un ndice alfabtico general y la agregacin a sus series, de documentos sueltos (Cfr. captulo Ordenacin). La catalogacin slo la plantearemos para las series que estimemos de mayor inters informativo.
1.2. Fondos o secciones de fondo organizados de antiguo, con in-

ventarios.
1

Los fondos o secciones de fondo, existentes en bastantes archivos, mantienen una organizacin traducida en sus inventarios que pueden no adecuarse a unos principios y reglas archivsticas actuales, pero que de entrada hay que respetar. Es frecuente que la clasificacin responda al criterio de archivacin y de conservacin observado por el organismo productor o bien que tales criterios hayan sido alterados posteriormente por sus conservadores. En uno y otro caso, los inventarios suelen no responder a las normas mnimas de descripcin sealadas para estos instrumentos, ofreciendo defectos tales como: variabilidad de criterios de descripcin para series semejantes, terminologa ambigua, falta de elementos precisos mnimos, datos errneos referidos a fechas y a nombres de personas y de lugares. Y hay algo ms, las series documentales no estn reunidas, sino frecuentemente partidas y dispersas. El archivero ante esta situacin y ante la necesidad de su mejora tiene que adoptar, sin embargo, una actitud de cautela que no ha sido preceptiva en el caso de los fondos o secciones de fondos desorganizadas que hemos considerado antes. Habr de moverse entre la necesidad de replantearse la clasificacin y renovar adecuadamente los inventarios y el respeto a la situacin que ha encontrado, sobre todo por lo que se refiere a la ordenacin numrica establecida que, en ninguna forma, habr de cambiar. Existen otros criteriozno obstante. As, por ejemplo, J. Papritz mantiene la idea de no modificar en absoluto la situacin existente que nos hayamos encontrado antes de 1800 aunque sta no responda al orden original sino a una reorganizacin posterior debido a un se-

LA ORGANIZACIN Y LA DESCrUPCI6N EN 'UN ARCHIVO HIST6RICO

45 1

cretario u oficial, siguiendo criterios totalmente subjetivos. En este caso, segn dicho autor, habr que mantener.10 que se ha encontrado.
1.2.1.

Reclasificacin.

Es este un reto que tenemos planteado los profesionales de archivos histricos4 pero como tal no es algo que tengamos que llevar a cabo inmediatamente y, menos an, de forma frvola e inconsciente. La reclasificacin habr que hacerla en muchos casos, pero slo tras el tiempo que suponga ahondar cientficamente en la produccin documental y en su tramitacin, tras el conocimiento en profundidad de la institucin y de las series documentales que origin. Y ese tiempo puede ser largo. No nos precipitemos. Con este propsito iniciaremos, en cierta medida, un proceso inverso a lo que hemos expuesto hasta ahora, deqtro de ese esquema de tareas y operaciones netamente archhsticas, que defiende la existencia de la clasificacin para poder inventariar. Al tener que rehacer la clasificacin reflejo de la sistematizacin que en su da se produjo natural y lgicamente habremos de adentramos mediante la inventariacin, o mejor reinventariacin. A travs de esta operacin que nos llevar a la descripcin correcta de sus series podremos acercamos a restablecer aquella procedencia y orden natural y reflejarlos en un cuadro de clasificacin. Simultneamente obtendnemos el cuadro que buscamos y el inventario corregido. La plasmacin de este cuadro siempre habr de hacerse desde fuera, sin manipular la documentacin que permanecer sin alterar su ordenacin numerica, ni su instalacin. El cuadro de clasificacin ser el toque de gracia del nuevo inventario5 que en primer lugar ofrecer las series agrupadas cronol~~~~

4. ARAGO CABAAS, Antonio Maria: ~ O Z A N O RINCN, M.' Josefa: Unidad documental y unidad archivstica, Boletn de ANABAB), n.O 55, julio-diciembre, Madrid, 1969. 5. Sirvan de ejemplo: HEREDIA HERRERA, Antonia: Organizacin y descripcin de los fondos de la Audiencia de Quito en el Archivo General de Indias, Historiograa y Bibliografia americanistaw vol. XXI, Sevilla, 1977, pgs. 139-169.

452

ANTONIA HEREDIA HERRERA

gicamente de forma seguida, con clara visin de las lagunas existentes; en segundo lugar facilitar no slo una relacin numrica de unidades de instalacin, sino que las integrar en series que quedarn agrupadas en un todo estructurado con claro propsito orientador para todo el fondo. (Vid. lm. 1). Si hemos sealado, a la hora de hablar de inventarios de mueva planta>,la conveniencia de dar como datos de la cuarta columna los dgitos de la clasificacin, nunca se hace ms necesaria tal recomendacin que para estos inventarios rehechos porque nos pueden ayudar a establecer las relaciones de unas unidades y de unas series con otras, al permanecer la numeracin antigua y al no estar la separacin de las series claramente expresas. En un momento determinado cualquier unidad de instalacin aislada dentro de la relacin numrica, teniendo referencia a tales dgitos podr situarse en su serie y el investigador podr conocer los otros legajos o libros con que est relacionada. El encuadre ser inmediato, dentro del conjunto general de los fondos, junto con la informacin que tal ubicacin le reporte. Tomemos un legajo cualquiera de la seccin: Audiencia de Filipinas, en el A.G.I., leg. 34 que figura con los dgitos 1.1.1.6. Si nos trasladamos con estos dgitos al cuadro general de clasificacin nos encontraremos que tal legajo pertenece a la serie de cartas, peticiones y expedientes de personasseculares resueltos en el Consejo y que la totalidad de legajos pertenecientes a esa serie son los siguientes, con sus fechas extremas: legs. legs. legs. legs. 34-44 193-199 668-676 677-696 (aos (aos (aos (aos 1565-1699) 1700-1761) 1760-1799) 1719-1849)

1.2.2. Reinventariacin. Esta tarea se limitar a corregir las descripciones incorrectas de las series existentes en el inventario antiguo, sin alterar su numeracin, aadiendo, cambiando o suprimiendo los datos necesarios en la descripcin de cada unidad de las que integren las series hasta obtener un nuevo instrumento que responda a las exigencias de hoy.

LA ORGANlZACIdN Y LA DESCRlF'Cl6N EN UN ARCHlVO HIST6RICO

453

LA AUDIENCIA D E FILIPINAS E N E L A . G . I .

CUADRO DE CLASIFICACION DE LAS SERIES Y LEGAJOS DE LA AUDIENCIA DE FILIPINAS


1. DOCUMENTACION DESPACHADA EN EL DISTRITO

DE LA AUDIENCIA DE FILIPINAS
1.1. SECULAR Y ECLESIASTICO

1.1.1. GOBIERNO
1.1.1.1. Cartas y expedientes de autoridades delegadas (civiles) filipinas ((vistosu o resueltos en el Consejo (1533.1349)
1.1.1.1.1. -de
presidentes, oidores y otros ministros de la Audiencia

legs. legs. legs. legs.

1 8 ~26 (a.1583-1699) 163 -186 (a.1689-1759) 603~-666 (a.1749-1800)* 677 -696 (a.1719-1889)

Vid. tb. 1.1.1.11. (legs. 118, 5231; 1.1.1.13. (99, 202); 1.1.3.1. (201); 1.1.4.2. (203-211) 1.1.1.1.2.
- d e gobernadores

legs. legs. legs. legs. legs.

6 - 17 (a.1567-1699) 285 -289 (a.1654, 1687-1745) 122 -162 (a.1675-1759) 603~-666 (a.1749-1800) 677 -6% (a.1719-1849)

Vid. tb. 1.1.1.5; 1.1.1.11. (leg. 118); 1.1.2.1. (898-903); 1.1.3.1. ( 201); 1.1.1.13. (202); 1.1.4.2. (203-211) (940-941)
2 Los legajos 603A-666, que se repiten en los tres grupos siguientes, corresponden a la serie denominada hasta hoy de nCartas y expedientes. 3 Los legajos 677-696, que se repiten tambin en los tres grupos siguientes, corresponden a la serie denominada hasta ahora: .Expedientes e instancias de partes*,
Toma X X X V l l

467

Lm. 1 . Primera pgina del cuadro de reclasificacin del fondo de la Audiencia de Filipinas.

454

ANTONIA HEEDIA HERRERA

Pero esta correccin no ha de partir de unas modificaciones complementarias y tericas de los inventarios antiguos sin ms; habr de descenderse al contenido de la documentacin, revisando cada unidad de instalacin para poder hacer una descripcin correcta y por tanto estable. La reinventariacin se plantea como tarea preceptiva en un programa de informatizacin.

1.2.2.1. Reglas prcticas para la reinventariacin6. 1.2.2.1.1. Rectificaciones y precisiones bsicas.


Estas rectificaciones se referirii a la tipologa, a los nombres de personas y destinatarios y a las expresiones de los cargos de ambos, si fuera preciso y posible. El contenido tambin conviene sucintamente indicarlo, si no est expreso, de no ser una serie de informacin muy amplia y variada '.

1.2.2.1.2. Homogeneizacin de las descripciones de series.


Cuando en los inventarios antiguos las series estn partidas, es decir, figuran segn las pocas en distintos lugares y no se conservan juntas sus unidades, hemos comprobado el cambio de criterios al hacer la descripcin. Estos cambios afectan sobre todo a la tipologa. Es preciso homogeneizar, con lo cual la continuidad de dicha serie podr fcilmente seguirse.

1.2.2.1.3. Supresin y rectificacin de descripciones equvocas.


Algn ejemplo puede ayudamos. Entre los fondos de las Audiencias indianas conservadas en el A.G.I. existan de antiguo dos series
6. Utilizaremos ejemplos concretos referidos a los fondos de Audiencias indianas conservadas en el A.G.I., algunas de las cuales (Quito, Filipinas, Panam, Santa Fe) han sido sometidas a un proceso de reinventarizacin, llevado a cabo en las dos primeras por Antonia Heredia Herrera y en las dos segundas por M. Romero Tallafigo. 7. Si en el Inventario manGcrito actual de la Audiencia de Filipinas del A.G.I. figura la descripcin de una'serie: Gobierno de los capitanes generales), no ser ms correcto y completo decir: correspondencia de los gobernadores-capitanes generales de Filipinas con la Va reservada?.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPC16N EN UN ARCHIVO HISTRICO

455

que rezaban as: Confirmaciones de oficios vendibles y renunciablew y Provisiones de empleos polticos y militares. As ledas, podamos pensar que estbamos ante los documentos dispositivos despachados por la persona del rey que confirmaban un oficio vendible y renunciable o ante los ttulos despachados por la autoridad regia nombrando para algn cargo y que adoptaban la forma diplomtica de Reales Provisiones. Pero comprobado su contenido vemos que se trata de: Expedientes de confirmacin de oficios vendibles y renunciables resueltos en el Consejo de Indias)) y Expedientes de provisin de empleos vacantes polticos y militares resueltos en el Consejo de Indias)). La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encontramos son los expedientes iniciados en Indias a peticin de un interesado o bien en solicitud de la Confirmacin de un ttulo concedido por el virrey o por un gobernador que era preceptivo, en un plazo determinado, confirmar por el monarca, o bien en solicitud de un cargo vacante, acompaados en ambos casos de todos los documentos justificativos al efecto, y que al llegar a la Pennsula eran tramitados por el Consejo hasta la expedicin del documento en forma de Real Provisin de confirmacin o nombramiento. - _ ~ _ Pero los expedientes tal y como se conservan actualmente slo llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmacin o el despacho del ttulo. Las Reales Provisiones dadas para uno u otro fin no estn con el expediente, se conservan aparte. Como vemos, las descripciones aparte de equvocas son incompletas y han de ser corregidas y completadas.
~~

1.2.2.1.4.

Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas Imites.

Las series que abarcan un perodo cronolgico amplio, pueden representar variacin de criterios de orderiadn en un momento o poca determinados. Vayamos a un ejemplo concreto: la serie de cartas de gobernadores de Filipinas al Consejo de Indias)) que comprende desde 1567 a 1849. Desde el XVI hasta entrado el XVIII estas cartas al recibirse en el Consejo se archivaron ordenadamente por la fecha de dichas cartas, pero despus el Consejo modific su criterio archivndolas por la fecha de su recepcin o de su resolucin en

456

ANTONIA HEREDIA HERRERA

la Pennsula. De aqu lo frecuente que es encontrarnos repartidas las cartas escritas en un mismo ao por un gobernador concreto entre varias unidades de instalacin al haberse tramitado o resuelto en aos diferentes. Los inventarios antiguos han mantenido como fechas lmites, para aquella poca, las de las resoluciones o contestaciones. Al replantearnos hoy la revisin de aquellos inventarios hemos de tener en cuenta al investigador, principal beneficiario de nuestra labor. No debemos innovar por lo que respecta a la agrupacin de unidades de instalacin y de su contenido, pero s tenemos que plantearnos a la hora de la ordenacin la conveniencia de hacerla siempre por las fechas de las cartas y no por las de sus resoluciones. En el nuevo inventario aparecern rectificadas las fechas extremas de cada unidad de instalacin como resultado del criterio cronolgico de ordenacin adoptado por nosotros.

* * *
El nuevo instrumento integrado por el cuadro de clasificacin seguido del inventario corregido habr de completarse con un ndice alfabtico general (personas, lugares y materias) y hacerse preceder de una gua del fondo en cuestin. La Catalogacin se plantear igual que en el caso anterior, slo para determinadas series despus de hacer la valoracin preceptiva.

2. Archivos histricos de instituciones vigentes.


Existen algunas instituciones actuales cuyo origen se remonta a varios siglos. Un ejemplo claro en Espaa y en otros pases es el de los Municipios. Su antigedad, su permanencia y su nmero representan por lo que respecta a la documentacin conservada un porcentaje considerable dentro del patrimonio docmental espaol8. La perdurabilidad, a medida que el tiempo se alarga, determina cambios
8. CAYETANO MARTfN, Carmen: Ensayo de Bibliograjla de archivos municipales espaoles, Comunidad de Madrid, Consejera de Agricultura, 1990.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRICO

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en la estructura de la institucin que afectan a sus funciones y actividades que se sustituyen, se cambian y sobre todo se amplan y complican. Mantener la unidad del fondo y la continuidad de las series debe preocuparnos. La clasificacin orgnica se hace dificil con la evolucin y cambios apuntados. En estos casos, una clasificacin funcional puede ser ms conveniente, por la mayor permanencia de las funciones frente a los rganos o dependencias encargadas de llevarlas a efecto, si queremos mantener esa unidad y continuidad. Es evidente que en este, y en casos parecidos, existe documentacin histrica y documentacin administrativa) en ntima relacin con la pretericin o actualidad de la misma. Ahora bien, no debemos establecer un corte, un antes y un despus, en cuanto que el paso de lo administrativo a lo histrico es algo paulatino y obra del tiempo que se produce fluidamente y de acuerdo con determinadas circunstancias y reglas del procedimiento administrativo establecido. El cuadro de clasificacin que adoptemos (cfr. captulos 8, 9) habr de encararse teniendo en cuenta la documentacin antigua y la moderna, para mantener la continuidad entre el archivo histrico y el administrativo. La separacin, el salto entre uno y otro no ha de producirse y esto ha de lograrse obviando el desnivel mediante un esquema que contemple grupos esenciales identificados por conceptos que respondan a funciones y puedan asumir la continuidad de las series9. Elaborado el cuadro de clasificacin, despus de estos planteamientos, la realizacin y plasmacin del inventario no tendr otras vas que las habituales, ya indicadas. Como medida prctica yo aconsejara lo siguiente: elaboracin de un inventario con un tope cronolgico determinado que permita su edicin para difundir la informacin. Este inventario, como es lgico, sera reflejo de una clasificacin del fondo respetada y reflejada en la ordenacin numrica de las unidades de instalacin en las estanteras, en las que las series estarn agrupadas como en el cuadro.
9. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos Municipales. Teora y prctica, Bole. tn de ANABADn, XXXIII, 1983, nO 3, pgs. 475-476.

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ANTONIA HEREDlA HERRERA

A partir de esa fecha y para la documentacin posterior la clasificacin permanecer y se reflejar slo en un fichero. Se continuar el inventario, que quedar estructurado de acuerdo a dicho cuadro, ya que no en las estanteras, donde la ordenacin numrica slo detectar el orden de entrada o ingreso en el archivo, sin tener que estar agrupados ni por secciones, ni por series. La movilidad del fichero nos permitir el ingreso e incorporacin de fichas correspondientes a unidades que vayan remitindose y nos facilitar adems el expurgo (cfr. lo expuesto en el captulo 16 sobre Archivos Administrativos). El modelo de organizacin y descripcin que propongo es vlido en sus lneas generales para cualquier archivo de estas caractersticas y responde al propsito de mantener la unidad de todo el fondo y la continuidad de todas sus series, a travs de ese inventario primero, que podr publicarse, y de ese fichero-inventario, continuacin de aqul ' O .

3 . La organizacin y descripcin en los archivos personales".


En ellos las series son dificiles de establecer. La mayora estn constituidos por documentos sueltos formando una coleccin. Incluso series habituales, como puede ser la de correspondencia, plantean dificultades serias, por cuanto muchas de las cartas estn integradas en dossiers sobre algn acontecimiento concreto y sera equivocado desgajarlas de su contexto. A la hora de la organizacin no podemos partir del principio de procedencia, como si se tratara de una institucin con funciones y actividades definidas, de ah la consideracin de coleccin en la que

10. El Plan de Organizacin y descripcin de Archivos Municipales llevado a cabo por la Diputacin desde 198 1, sigue estas lneas tericas y prcticas y el resultado es la Coleccin de Archivos Municipales Sevillanos, que est editando los inventanos confeccionados hasta esa fecha top@ que hablamos. de 1 1 . FILANGIERI, Ricardo: Les archives privees Archivum, 6, Pars, 1956, pgs. 43-63. S E T O N , Rosemary E.: The preservation and Administration o private archives, f RAMP, Pars, UNESCO, 1984,20 pgs.

LA ORGANIZACIN Y LA DESCRIPCIN EN UN ARCHIVO HISTRICO

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el orden cronolgico ser prioritario a la hora de una mnima sistematizacin. Por lo que respecta a la descripcin hay una propuesta de desAlmeida de Camargo12: cripcin de Ana M."
Data 7/10/1932 Areas de accin/actividad/eventos Lanzamiento del Manifiesto de octubre Documentos -recortes -fotografas -volantes -libro de actas
N . O

2
10

14/10/1933

Fundacin 1.0 grupo integrista

Puede ser una opcin.

12. ALMEIDA CAMARW, M.? Arquivos pessoais: una propuesta de descripAna cin Arquivo, Sao Paulo, 9,jan-junio, 1988, pgs. 21-24.

CAPTULO 18

LA INFORMATICA Y SU APLICACION EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS


1. Lugar y papel de la Informtica en los archivos. 2. Programaciones informticas. 2.1. Niveles y reas.

3.
4.

5. 6. 7.

2.2. costos. 2.3. Ahorro de tiempo. 2.4. Resultados. La mecanizacin aplicada a los archivos. Necesidad de una normalizacin documental. Etapas de un plan informatizado de catalogacin (eleccin de series, valoracin y estudio de la tipologa, doble elaboracin del programa, opciones). Historia de la automatihcin documental. Programas documentales automatizados en diferentes pases. Algunas consideraciones en torno al tema.

1. Lugar y papel de la Informtica en los Archivos.

De unos aos a esta parte la industria de los ordenadores ha invadido el mercado, el lenguaje de la informtica se ha introducido en nuestro vocabulario, la tcnica de la mecanizacin se ha metido en nuestra vida diaria. Los procesos documentales han sido tambin afectados por estas tendencias innovadoras. Las instituciones estn siendo ganadas por la tecnologa moderna y el procesamiento de datos se ha hecho forma habitual en la gestin diaria de aqullas con eliminacin paulatina de los testimonios escritos tradicionales I . El Diccionario de Terminologia archivstica del CIA (1984) ha incorporado ya bastantes vocablos netamente informticos sancionando una realidad que tambin atae al mundo de los archivos. Los archiveros, en efecto, no pueden hacer caso omiso a esta realidad cuando precisamente la Informtica es la tcnica del tratamiento automtico de la informacin y en ltima instancia es la informacin, como contenido de los documentos, materia sobre la que tambin el archivero desarrolla su trabajo2. La situacin es bien diferente en las bibliotecas y en os archivos. En aqullas, la incorporacin del ordenador a las tareas habituales es una necesidad y ya una realidad, no tantD en los archivos sobre todo en os histricos, donde esta necesidad y esta realidad van ms retrasadas.
1. HEREDIA HERRERA, Antonia: La mecanizacin aplicada a series documentales histdricas. Documentacin de las Ciencias de la Informacin, IX, Edit. Univesidad Complutense, Madrid, 1985, pgs. 269-275. AVILA, Teresa: El archivero en la sociedad informatizada, 111 M.' 2. MOLINA Congreso ANABAD, Cceres, 1985.

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Retraso que venimos justificando desde hace tiempo alegando la distinta naturaleza del documento respecto del libro, las diferentes instituciones que lo producen y la diversidad de prcticas burocrticas y procedimientos administrativos que los tramitan. Con ser ciertas tales circunstancias no son razones suficientes. El retraso no tiene ms inductor que Ia falta de normalizacin que hemos ido dejando a un lado, desde siempre, aferrndonos a aquellas justificaciones faltas de consistencia. Necesariamente, en nuestro mundo, hemos de establecer dos campos distintos: el de los archivos histricos y el de los archivos administrativos. Los problemas .partiendo de unos principios comunes difieren en unos y otros en bastantes aspectos y cuestiones hasta llegar a determinar una especfica metodologa en el trabajo diario de los documentos, como hemos ido viendo. Los segundos no podrn concebirse a corto plazo sin ordenadores, en cuanto que la documentacin est naciendo automatizada y su manejo, su uso y su servicio no tendrn otras vas que las informticas. La produccin y conservacin de grandes masas de informacin hoy no tiene sentido si no podemos seleccionarla y utilizarla y esto va a ser posible con la nueva tecnologa. Es un hecho el poder y la velocidad de la nueva arquitectura de los ordenadores y la transmisin asociada de datos, as como el desarrollo de las capacidades de memoria. Existe, adems, lo que se llama el procesamiento paralelo mediante las memorias asociativas que permiten la bsqueda con rapidez. Este procesamiento paralelo hace posible realizar bsquedas por texto libre. Claro es que no todo son ventajas. La Informtica tambin plantea inconvenientes y peligros. Se ha detectado en algunos pases la prctica, en la gestin de la empresa privada, de comunicar la informacin de mquina a mquina con el peligro de borrarla sin cursarla al archivo central, al sentirse los gestores, dueos de los microordenadores, recibidos directamente de cualquier multinacional, impidiendo que el documento de archivo en su soporte magntico llegue a la tercera edad para utilitacin histrica. Al mismo tiempo, se ha comprobado la inexistencia de una coordinacin, normalizacin y codificacin entre las diferentes dependencias integrantes de una misma institucin a la hora de adquirir los equipos.

LA INFORMATlCA Y SU APLICACI6N EN LOS ARCHNOS ADMlNlSTRATIVOS E HlSTdRICO.9

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En bastantes ayuntamientos, guiados por un espritu de progresa mal entendido, estn introduciendo documentacin en los ordenadores, sin ms, cuya recuperacin no es automtica por ausencia de programas mnimos. A lo que hay que aadir el desconocimiento y falta de previsin para la conservacin de ese material. Hay un problema generalizado, adems, que es la obsolescencia tecnolgica. Los equipos viejos son abandonados por los nuevos y la documentacin que no es trasladada deja de ser asequible y se pierde. Planteamientos diferentes habrn de contemplarse por lo que respecta a los archivos histricos sobre todo, en aqullos en los que esa denominacin se cumple en toda su extensin, al haber desaparecido las instituciones que les dieron origen. Si la mecanizacin puede aplicarse a los libros, en cualquier biblioteca, no podr pensarse, por el contrario, en usar el ordenador en un archivo, sin previamente haber realizado tareas de clasificacin e inventariacin que no podrn ser llevadas directamente por aqul3. El ordenador no viene a realizar nuestro trabajo especfico, sino a ayudamos a llevarlo a cabo. Por lo tanto la principal cuestin ser precisar en qu momento y en qu medida ha de entrar el ordenador en una programacin archivstica. El estado de desorganizacin de gran parte de los mal llamados archivos difcilmente permitir ponerlo en funcionamiento sin ms. Hemos de elaborar el producto de informacin que habremos de introducir en la mquina. En las condiciones .existentes ser dlfcil obtener, sin esa elaboracin previa, datos ciertos del ordenador. Y sera una irresponsabilidad, dados los costos de la informtica, partir de datos simplemente apreciativos y faltos de rigor, por cuanto pueden proceder de situaciones de desorganizacin o incluso de instrumentos de descripcin incorrectos que volveran a devolvemos esa inexactitud4. Y son muchos los inventariosque no renen las condiciones para hacer, a partir de ellos, una programacin automatizada. Creo que todos sabemos, aun los menos iniciados, que el ordenador
3. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos, Investigacin e Informtica, Actas 1 Congreso BAD, vol. 1, Porto 1985, pgs. 69-74. HERRERA, Antonia: Formacin profesional en la antesala del ao 4. HEREDIA 2000, Actas del 111 Congreso ANABAD, Cceres, 1985, boletn de ANABAD, XXXVI, 1986, 1-2, pgs. 85-89.

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reproducir lo que le introduzcamos y en manera alguna mejorar esa informacin. La instalacin de un ordenador en un sistema mal diseado ser la perpetuacin del mismo tipo de errores. En este sentido los ordenadores obligarn a espabilar a los ms reacios porque de nada sirve la facilidad para recuperar la informacin si el que ordena -en este caso, el archiverw es torpe en mandar, es decir en introducir debidamente. Porque los datos no llegan por una va directa sino que han de sufrir un anlisis, una transformacin en los que slo interviene la inteligencia humana. De aqu que se reconozca que por mucho que se progrese en el mbito de la Informtica, la mecanizacin del proceso de resmenes y de indizacin a seguir necesitan de los recursos humanos. Es esta realidad la que sita en una funcin irreemplazable la que han de llevar a cabo los especialistas situados en el momento decisivo del input. En definitiva, la informtica exigir a los archiveros una mayor profesionalidad. As pues, etapas obligadas en cualquier programacin informtica sern la:

- elaboracin del producto de informacion. - introduccin de la informacin.


,

recuperacion de la informacin cuyos resultados dependern exclusivamente de la primera etapa.

El producto de informacin est constituido por datos que son el elemento fundamental sobre el que actan los programas. Pero estos datos no pueden ser introducidos de cualquier forma. Han de ser identificados por un sistema de cdigos que puedan ser identificados por el ordenador y al que se conoce como formato de entrada de datos. Este formato que es el equivalente a una ficha normalizada est constituido por la estructura, el sistema de cdigos y el contenido propiamente dicho o datos:

- La estructura: es la distribucin en campos o encasillado. - El sistema de cdigos: son los signos numricos o alfabticos que permiten conocer los datos.

LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LQS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HlSTRlCOS

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- El contenido propiamente dicho es el que identifica a un documento o a una agrupacin documental o a una pieza documental mediante sus elementos fundamentales. Otra cuestin sobre la que conviene llamar la atencin es la diferente actitud y planteamiento distinto que, cara a la introduccin y recuperacin de la informacin se hacen los investigadores con relacin a los archiveros. Para aqullos la introduccin y recuperacin es inmediata a partir de documentos sueltos y su uso, agrupando esta informacin, segn las necesidades particulares, de una gran utilidad. Nuestra postura habr de ser diferente porque habr de partir de una sistematizacin de los documentos apoyada en el principio de procedencia con unq delimitacin clara de las series documentales, y slo a partir de aqu aplicaremos el ordenador si queremos servir la informacin a todos desde una plataforma nica. Hay algo que tambin hemos de plantear de entrada: conscientes de los costos, aun sabiendo que podemos valemos de las mquinas, no todo hemos de mecanizarlo. Nos corresponde, pues, hacer programaciones informticas para los archivos en las que se haga una conjugacin y valoracin jerrquica de costos, ahorro de tiempo y resultados.
2. Programaciones informticas.

Estos planes habrn de analizar varias cuestiones: los niveles y reas donde se desarrollen, los costos econmicos, y la rentabilidad materializada en al ahorro de tiempo y en los resultados obtenidos.
2.1.

Niveles y reas.

Los niveles se correspondern con los establecidos en cualquier Administracin de Archivos: nacional, regional y de centros. En estos ltimos habr una doble vertiente o rea: de gestin y de fondos documentales. La primera se refiere a la administracin y estadstica del propio archivo (tasas, control de investigadores, de temas de investigacin, de peticiones de reproducciones, de consultas, cuentas, estadstica) y que puede ser tenida como equivalente de la gestin informatizada de un Banco comercial. Esta programacin es a todas

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luces fcil de experimentar y contratar con una empresa5. LA segunda atae a la organizacin y descripcin de la documentacin y estar ntimamente relacionada con la programacin descriptiva de dicho archivo. A ella nos dedicaremos fundamentalmente ms adelante.

2.2. costos.
Aun habiendo descendido, siguen siendo elevados. Su justificacin, sin embargo, est slo en la compensacin que puede suponer el ahorro de tiempo para las tareas archivsticas, teniendo en cuenta la escasez de mano de obra profesional y la mayor difusin y alcance de la informacin elaborada. Hay, pues, que estudiar ambos aspectos antes de iniciar cualquier programacin. Ser desproporcionada, actualmente, la mecanizacin de la gestin de un archivo con varios investigadores al ao. Est justificada, pongo por caso, en un Archivo General con mucho movimiento y servicio. Lo elevado de estos costos est reconocido en los pases ms avanzados en programaciones mecanizadas como pueden ser los Estados Unidos. Los costos iniciales suelen ser bastante altos y la aplicacin en archivos pequeos no resulta siempre rentable. Se estima que es a partir de los 80m/l de transferencias anuales cuando el uso de la informtica permite una mejora en las tareas6. Se reconoce tambin que, respecto de una situacin inicial en la que los sistemas de ordenadores y la necesidad de los servicios de programadores e informticos resultaban prohibitivos, el advenimiento de los microordenadores van convirtindose en instrumentos comunes para la gestin de los documentos7.
5. VAZQUEZ PARGA. DE Margarita: El P.I.A. Plan de informatizacin de Archivos, Actas del 111 Congreso de ANABAD, Cceres, 1985, Boletn de ANABADD, XXXVI, 1986, 1-2, pgs. 79-81. 6. VIALLET, Helene: Linformatique dans les archives communales, 11 Symposium Archivos Municipales, ICA/SMA, Amsterdam, 1990. 7. KESNER, Richard M.; HUST,Don: MARC: el informe de un proyecto, ADPA, 1980, vol. 3, n.O 2, pgs. 9-19.

La programacin del disco ptico en USA supone un costo de cada equipo, incluida la reproductora, de 20.000 a 2 5 . M dlares, cada disco de 250 a 300 dlares, el importe de la grabacin de cada imagen un dlar y medio, el costo de cada reproduccin es slo de un centavo. En USA los precios de los microordenadores oscilan entre 4.000 dlares y 100.000 dlares. Estos precios estn referidos a cinco o seis aos atrs.

LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HIST6RlCOS

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El futuro de los costos sin embargo se nos presenta esperanzador. Charles M. Dollar* aseguraba que los prximos aos los ordenadores sern tan comunes como los telfonos o los aparatos de TV. Su capacidad de almacenamiento est creciendo en proporcin inversa a los costos. Actualmente los CD-ROM ofrecen un gran volumen de almacenamiento a bajo precio. Pero no perdamos de vista que en los costos hay tres factores que intervienen por su exigencia:

- manteniniento de material.
- renovacin del material, ante el rapidsimo avance de las tecnologas. - formacin del personal cientfico.
2.3. Ahorro de tiempo.
La rentabilidad de la mecanizacin, como ya hemos dicho, est en su mayor parte en el anorro de tiempo por cuanto representa de ayuda en las tareas auxiliares. As, por ejemplo, la aplicacion del ordenador a la catalogacin no nos supondra nada a la hora de recopilar los datos y materializar manualmente la ficha descriptiva, incluso a travs de una ficha normalizada, pero su accin rentable se pondra en marcha en el proceso de ordenar las fichas, en la reproduccin mecanogrfica, pero sobre todo en la indizacin (con algunas limitaciones que ya veremos) y en la edicin y difusin de la i-nformacin. Un elevado porcentaje del tiempo de un programa descriptivo es absorbido por la elaboracin de los ndices que, dicho sea de paso, son tan ingratsimos de preparar como utilsimos y necesarios para el que consulta el inventario o el catlogo, hasta el extremo de que son ellos los que potencian su valor e inters. Es, precisamente, evitando la elaboracin manual de estos ndices donde estara una de las rentabilidades de la mecanizacin. Dos coordenadas inciden en la rentabilidad a que nos referimos: el volumen de la documentacin y la necesidad de recuperacin inmediata y vlida de la informacin.
8. Tendencias en nuevas tecnologas informaticas, ADPA, 5 , 1986, pgs. 23-30.

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2.4. Resultados.
En alguna ocasin he apuntado el peligro que la informacin ofrecida tras la mecanizacin sea de ms baja calidad que la resultante por medio de los sistemas tradicionales o manuales de trabajo. Y voy a explicar mi planteamiento: me consta que para alcanzar los mismos niveles de calidad informativa utilizando el ordenador no nos ahorraremos excesivo tiempo de elaboracin. Veamos. Si catalogamos los documentos de una serie, la elaboracin de cada ficha, pieza por pieza, en la que no puede faltar el resumen del contenido (prrafo descriptivo) habremos de hacerla sin ayuda de la mquina. Si pretendemos abreviar ofreciendo una informacin ms sinttica a base de descriptores y de formularios normalizados, de entrada, este procedimiento no nos ahorrar tiempo respecto al sistema anterior por cuanto que la fijacin de descriptores requiere casi tanto tiempo como el resumen, pero sobre todo la informacin as ofrecida ser mas rida para el usuario al perder en matices cualitativos. A este tipo de calidad me refera al principio. (Vid. lminas 1 y 2). Se produce lo que se denomina la desarticulacin del dato provocada por su salida del contexto, de tal manera que su identificacin no permiten al usuario decidirse por una consulta concreta. En el caso de que las mquinas sean capaces de reproducirnos en pantalla todos los documentos, por ahora, su lectura para algunos de determinadas pocas slo sera posible a partir del conocimiento de la Paleografa. h s ventajas del ordenador estn en el almacenamiento en reducido espacio y en la facilidad para recuperacin a partir de los ndices y si stos por el momento ofrecen dificultades para.ser resultado total del proceso informtico habremos de elaborarlos o al menos prepararlos. Porque no perdamos de vista que si los ndices alfabticos de personas o de lugares no presentan dificultades, s las tienen los ndices de materias en cuanto que sus voces representativas o identificadoras de temas hemos de entresacarlas de los resmenes y habremos de apoyar, incluso con el ordenador, directa y personalmente su elaboracin, so pena de obtener resultados poco rigurosos. Vid. Cap." 15.

LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTRICOS

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No tenemos cifras suficientes que nos orienten sobre cuantificacin de costos y sobre valoracin de horas de trabajo ahorrado a partir de programaciones de informatizacin documental en Espaa9. Estos resultados se han limitado hasta este momento a los ndices, en ~~

9. Por orden de aparicin: DE CARMONA LOS SANTOS. M. A.: ndices de los protocolos notariales del A.H.P. de Cdiz, Cdiz, 1977. L~PEZ GMEZ, Pedro; GALLEGO, El Catastro del marques de la Ensenada en Oiga: Orense y Pontevedra: su mecanizacin, Boletn de ANABAD, XXVI, 3-4, 1976, pgs. 53-63. RIVAS PLA,Mara: La mecanizacin de los protocolos notariales en el Archivo Histrico Provincialde Toledo, Boletn de ANABAB, n.O 1, 1977, pgs. 3-5. HEREDIA HERRERA, Antonia: Mecanizacin de series documentales: los Cedularios indianos, Boletn de Archivos, ao 111, n.O 7, enero-marzo, 1980, pgs. 39-46. URDIAIN, del Camino: Sistema de informacin documental y el Archivo HistM.a rico de la Diputacin Foral de Alava: su mecanizacin, 1 Congreso Nacional de Archiveros y Bibliotecarios de Administracin Local, Elche, 1981. RoDRcuEz DE DIEGO, Jos Luis: Hacia una catalogacin y mecanizacin de un importante fondo documental: los censos)), Boletn de ANABAD, XXXII, 3, 1982, pgs. 293-306. AVILA, Teresa; CORTS M.a ALONSO, Vicenta: Mecanizacin de protocolos MOLINA notariales. Instruccin para su descripcin, ANABAD, Madrid, 1984. CONDE VILLAVERDE, Luisa: Proyectos de aplicacin de sistema.7 mecanizaMara dos de gestin de la informacin. Archivo Central de Economa y Hacienda, Madrid. En: Jornadas Espaolas de Documentacin Automatizada, 1 1984, Madrid. Comunicaciones, Madrid: ICYT, 1984, pgs. 859-867. CASADO LISO,Pilar: Organizacin y descripcin del fondo de la extinguida Direccin General de Regiones Devastadas: Ensayo de Mecanizacin. En: Jornadas Espaola de Documentacin Automatizada, 1 1984, Madrid. Comunicaciones, Madrid: ICYT, 1984, pgs. 869-880. VZQUEZ PARCA, DE Margarita; La base de datos archivisticos e histricos: hacia el Sistema Nacional de Informacin de Archivos, Primeras Jornadas espaolas de documentacin automatizada, Madrid, 2 1-22 noviembre, 1984, pgs. 849-857. VZQUEZ PARCA, DE Margarita: El P.I.A. Plan de Informatizacin de Archivos, Comunicacin en el 111 Congreso ANABAD, Cceres, 1985, Boletn de ANABAD)), XXXVI, 1-2, pgs. 79-81. RUBIO MERINO, Pedro: Los expedientes de pruebas de sangre de la Catedral de Sevilla: sugerencias en torno al tratamiento de su informacin en el proceso de datos, comunicacin presentada por Pedro Rubio Merino, Boletn de la ANABAD, Vol. XXXVI, 1-2, 1986, pgs. 109-113. HEREDIA HERRERA, Antonia: Proyecto de mecanizacin de las Consultas del Consejo de Indias, Homenaje a Aurelio Tanodib O.E.A., De Archivos y Archivistas)), Washington 1987, pgs. 85-95: Introduccin al Catlogo de las Consultas del Consejo de Indias, Sevilla, 1987.
.O, .O,

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el caso de los protocolos notariales de Cdiz; la mayora de los proyectos no han pasado del planteamiento sin llevarlos a la prctica; algunos creemos que han partido de unos datos muy aproximados y su utilidad qued cuestionadaloaunque est mejorndose y actualizndose. Recientemente hay experiencias orientadas a la gestin en la etapa de produccin o a la gestin administrativa de un archivo. Una experiencia positiva ha sido la inventariacin de los archivos parroquiales de la provincia de Albacete: las dificultades aqu han sido soslayadas fcilmente por cuanto que ni la clasificacin, ni la ordenacin, ni incluso la delimitacin de la tipologa documental han exigido una elaboracin complicada por la uniformidad y simplicidad de la documentacin". Hay que reconocer que este es un caso excepcional que no siempre va a repetirse, porque se ha partido de unas series prcticamente normalizadas en cuanto a su tipologa y a su informacin. Pero no perdamos de vista que esto ha exigido una inventariacin previa por el autor.

3. La mecanizacin aplicada a los archivos. Necesidad de una normalizacin documental.


Al principio apuntbamos la necesidad de establecer, dentro de una planificacin archivstica, el lugar preciso que ha de ocupar la mecanizacin que, en ningn caso, podr adelantarse ya que una programacin prematura, sin tener en cuenta etapas previas y neceRIVAS Mana: Automatizacin de los instrumentos de descripcin de un archiPLA, vo personal: la correspondencia de Joaquan Costa conservada en el Archivo Histrico Provincial de Huesca, Boletn de la ANABAD, XXXVIII, 4 (octubre-diciembre 1988, pgs. 541-548. GARCA M P E Z , L.: Informatizacin del registro y control de archivo de la Direccin General del Instituto de Salud Carlos 111, GARCA MPEZ, (Documenta OrganiL. zacin, S. A.). En: Jornadas Espaolas de Documentacin Automatiza&, 3.a, 24-26 mayo 1990, Palma, Documat 90, Palma: Universitat de les Illes Balears, 1990, vol. 2, pgs. 796-808. 10. HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivos, Investigacin e Informtica, ob. cit., pgs. 71 y ss. 1 1. DAz GARCA, Antonio: Archivo Histrico Diocesano de Albacete. Inventario y microjilm, Albacete, 1985.

L A INFORMTICA Y SU APLJCACI6N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTRICOS

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sarias, puede ser contraproducente y no dar al final los resultados de eficacia y de ahorro de tiempo que se pretenden conseguir. Dejamos a un lado los niveles de programaciones nacionales'* o regionales por entender que entran dentro de lo que designamos en su momento Administracin de Archivos y rozan con motivaciones polticas en las que no entramos, aunque las mismas no podrn eludir cuestiones y responsabilidades que afectan a los costos, a la elaboracin del producto de informacin y a los resultados. De entrada, existe en nuestro pas, y en la mayora, una ausencia total de unificacin de criterios. Disparidad que afecta a los conceptos y al lenguaje, a la designacin de los instrumentos de descripcin, a su elaboracin y a la delimitacin de la tipologa documental que es la pauta para llegar a una informacin seriada. La normalizacin en todas estas cuestiones ha de motivar actualmente todo nuestro trabajo, para preparamos para la informatizacin, como ya dijimos en el captulo 2. Esta normalizacion no slo hay que plantearla cara a nuevos trabajos e instrumentos, sino que ha de afectar con urgencia a la revisin de todos los instrumentos de descripcin ya elaborados o editad o ~y 'tal normalizacin no podr lograrse sin la formacin especfi~ ca que requiere un archivero. A nivel de centros, dentro del esquema archivstico general y situndonos en un archivo histrico, el ordenador difcilmente habr de aplicarse a la clasificacin porque nunca podr sustituir nuestro
12. VAZQLJEZ PARGA, DE Margarita: El Sistema Nacional de Informacin Documental, ob. cit. y El PIA. Plan de Informatizacin de Archivos, ob. cit. 13. La reunin de archiveros hispanos celebrada en Tucson-Washington en junio de 1986, a instancia de la Southwestem Mission Rosearch Center concluy con una propuesta del grupo espaol Informacin para documentar las Amricas) que no es otra cosa que un plan para elaborar una bibliografa de instrumentos de descripcin existentes en los archivos de Espaa e Hispanoamrica, tanto los publicados como los que permanecen manuscritos o mecanografiados mediante una ficha normalizada con el propsito de: - Que nos acerque a estos instrumentos, ya que muchos de ellos por su ttulo no nos dan idea de lo que son. - Que nos d a conocer si su estado de elaboracin permite la informatizacin. - Que nos vislumbre tambin los vacos instrumentales existentes para tratar de salvarlos. (Vid. proyecto de ficha normalizada para hacer dicha bibliografa). Su realizacin ser un instrumento de trabajo decisivo en las programaciones informticas que se proyecten en los archivos de documentacin hispana.

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trabajo y por lo tanto tampoco habitualmente ser conveniente, por su dificultad, en la inventariacin, s en la indizacin de dicho inventario; su uso s habr de tenerse en cuenta en la ordenacin de las series y en la catalogacin, pero siempre con la limitacin que supone el axioma de que no todos los documentos precisan catalogacin y por lo tanto tampoco debern informatizarse, al menos hasta esa pormenorizacin. Hay otras operaciones auxiliares como la copia mecanogrfica que puede hacerse directamente al introducir la informacin o como la impresin que s pueden ser obra de las mquinas. Actualmente en U.S.A. dentro de la aplicacin del disco ptico a programas informticos en los archivos se est partiendo de los instrumentos de descripcin (dnding aids) mecanografiados existentes para acceder a la informacin utilizando el disco pticol4. Es ste, como sabemos, un sistema revolucionario que reproduce directa y totalmente la copia mecanogrfica almacenndola. A partir de aqu la recuperacin de la informacin se hace inmediata y en pantalla, sin necesidad de elaborar ndices, ya que todas las palabras, incluso las voces y trminos vacos quedan registrados y dispuestos para recuperar. Con ser mucho este sistema revolucionario que promete avanzar rpidamente hacia nuevas posibilidades lo que por momento no permite es la recuperacin inmediata de la informacin, aunque s su reproduccin en pantalla, de documentos paleogrficos sin la descripcin y sin la elaboracin previa de ndices y referencias. Esta limitacin que para Estados Unidos no tiene excesiva importancia por la ausencia de documentos remotos, es preciso tenerla en cuenta en un pas como el nuestro donde la antigedad de nuestro Patrimonio documental rene determinadas circunstancias de soportes y escritura.
14. El disco ptico se estaba utilizando como proyecto piloto desde 1982 en la Biblioteca del Congreso con el fin fundamental de conservar y almacenar la documentacin con ventajas superiores al microfilm, ya que su duracin se estimaba entonces como indefinida y su capacidad de almacenamiento mayor (iOO.000 imgenes y an mucho ms, por disco) con un acceso inmediato a la informacin. Otras ventajas del disco ptico siguen siendo mejora de imagen, en la reproduccin y que no daa al documento. Ahora bien, esta mejora puede llegar hasta el extremo de suprimir manchas, reactivar tintas desvadas, pero con el riesgo de hacer perder las seas de identidad del documento en su estado actual. Algo ms. El contenido de los discos se puede transferir a otros discos, sin perder en absoluto calidad frente al microfilm que va perdindola con las copias.

LA INFORMATICA Y S U APLlCACIdN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HlST6rUCOS

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Tanto para un archivo histrico como para uno administrativo, la informatizacin es posible pero conveniente a partir de la normalizacin en los aspectos de gestin y de tratamiento de los documentos, sin apartarse de los principios fundamentales que rigen a la Archivstica.

4. Etapas de un plan informatizado de catalogacin (eleccin de series, valoracin y estudio de la tipologa, doble elaboracin del programa, opciones).
El procesamiento de documentos de series histricas (cronolgica o alfabtica o por temas) requiere inicialmente la colaboracin del archivero y del informtico -de cuya labor coordinada nacer la programacin- y por ltimo la presencia y uso del ordenador. En un primer momento habrn de seleccionarse las series a mecanizar tras una valoracin jerrquica: las series con informacin ms substancial y ms general que puedan interesar a mayor nmero de usuarios habrn de preferirse a las de temtica puntual, concreta y localizada. El archivero habr de contar de entrada con el conocimiento a fondo de la serie documental en cuestin: su tipologia, sus caractersticas diplomticas y jurdicas, su gnesis, su tramitacin administrativa y la informacin que puede ofrecer. Ya planteamos /Cfr. cap.OS2, 5 y 141 los problemas que la ausencia de estudios tipolgicos ocasiona y que el archivero ha de afrontar. Analizada la tipologa podrn inmediatamente establecerse cules son los datos fundamentales a resear de acuerdo con aqulla. Habr de elaborarse un programa por el archivero en el que materializar y propondr, de acuerdo con el estudio realizado sobre la serie, lo que quiere obtener del ordenador y el informtico facilitar la manera de hacerlo para lograr dichos resultados. No olvidemos que el archivero no tiene por qu ser tcnico en informtica y la programacin en esta lnea corresponde a ste ltimo. No todos los equipos renen condiciones idneas para todos los programas. Cada uno de stos y de acuerdo con su amplitud requerir uno u otro ordenador y sistemas y son los expertos en informtica quienes han de determinar estos cauces y necesidades. Aunque stos ltimos opinan
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que el archivero ha de contar con una formacin que les permita tener criterio para evaluar los programas existentes y poder decidir acertadamente si son utilizables o no, ante cada problema; en caso de que haya que desarrollar programas especficos, aprender a dimensionar la necesidad del equipo, elegir con criterios acertados ante una oferta de servicios15. Dos opciones se ofrecen, segn lo que llevamos expuesto, al poner en marcha una programacin de catalogacin informtica:

- anlisis por sustitucin, mediante descriptores. - anlisis por condensacin, mediante resmenes de contenido.
En uno y otro caso el estudio y determinacin de la tipologa -que no es obra del ordenador- se hacen prioritarios. Tanto si se elije una y otra, lo que hay que tener claro es que esta elaboracin del producto que ha de introducirse en el ordenador corresponde al archivero. Ahora bien, de las dos alternativas cul es la ms conveniente? Una vez ms no podemos decidir arbitrariamente y la documentacin ser la que nos imponga el criterio a adoptar si sabemos preguntarle. Existen series (licencias de pasajeros a Indias, relaciones de mritos y servicios, expedientes personales, expedientes de pruebas de sangre), -gran parte de las que requieren una ordenacin onomstica- cuya informacin puede normalizarse mediante descriptores y datos concretos referidos a las clusulas diplomticas. Existen sin embargo otras (disposiciones, consultas, correspondencia, etc.) de contenido informativo muy variado y extenso que al tratar de materializarlo por medio del cors de una ficha normalizada, slo con descriptores, puede suponer prdida de la calidad informativa y en cambio su vaciado no suponer ahorro notable de tiempo que justifique esta forma de ofrecer la informacin. En este caso habr de cuestionarse seriamente si la utilizacin del ordenador habr de partir despus de la elaboracin de la ficha manual aunque normalizada, en cuyo caso la copia mecanogrfica de estas fichas ma15. MOLINA AVILA, Teresa, El archivero en la sociedad informatizada, ob. cit. M."

LA INFORMTICA Y SU APLICACIN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATTVOS E HISTRICOS

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nuales, la ordenacin de las mismas y la indizacin s sern ya obra de la mquina, sin olvidar en este ltimo aspecto el apoyo por medio de tesauros relativos a las materias que en este caso habremos de aportar. Todos los documentos de las series, es posible y en ello estamos, podrn adecuarse a una ficha nica que contemple todos los elementos indispensables expuestos en su momento para la catalogacin en la que no estn exentos los referidos a la tipologa y a su resumen extractado. La ltima etapa de la informatizacin en un tercer nivel de descripcin corresponde a los ndices. Ni siquiera en esta fase podemos dejar de apoyar al ordenador para obtener unos buenos resultados. La mayora de las veces las mquinas en el mercado no van mas all de una ordenacin alfabtica rigurosa que puede aceptarse en el caso de trminos simples, pero cuando intervienen expresiones cumpuestas para identificar un concepto, la alfabetizacin puede trastocar un orden ms conveniente, derivado de la agrupacin jerrquica. En esta lnea me remito a todo lo dicho en el epgrafe de los lenguajes documentales en el captulo 15. Llegados a este punto entramos en el tema de la difusin del trabajo realizado. En el estado actual de los archivos, me refiero sobre todo a los espaoles y a los de los pases hispanoamericanos, donde no existe una estructura que permita la llegada de la informacin a terminales prximas no podemos eludir por ahora la edicin en formatos tradicionales de libros aunque con ayuda de la impresin realizada automticamente. No dudamos que esta situacin de hoy en breve espacio de tiempo sea algo inconcebible. Mis planteamientos como archivera tienen, sin embargo, que confrontarse con los informticos que defienden totalmente la automatizacin de los archivos, sealando como determinantes de su xito los siguientes factores:

- La formacin de los archiveros e r cuanto a las posibilidades que brinda la Informtica, - Tratar de disear los proyectos conjuntamente con todos aquellos centros que tengan planteada la misma problemtica. - Acudir a servicios de consultores externos.

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- Elegir adecuadamente entre los programas existentes. - Evaluar los resultados. - Hacer un correcto mantenimiento de las aplicaciones. - No considerar el archivo como una isla, sino como un subsistema del sistema total de informacinI6.
5. Historia de la Automatizacin documental.
El retraso de la incorporacin de los archivos a la Informtica se ha justificado y explicado por el conservadurismo de los archiveros y por los limitados recursos de las instituciones archivsticas. Yo aadira: ms que por la especfica naturaleza de los archivos y de los documentos, por el estado de desorganizacin de muchos de los depsitos en la actualidad. La preocupacin por incorporar los documentos al campo de la Informtica est plasmada hoy en la utilizacin de las siglas TAD para designar a las tcnicas de tratamiento automatizado de datos a la Archivstica. El Consejo Internacional de Archivos viene trabajando desde hace quince aos en el tema a travs de un Comit de Informatical' que organiza reuniones, seminarios y publica trabajos orientativos. Aunque el tema de la automatizacin fue incluido en la Agenda del Congreso Internacional de Archivos celebrado en Bruselas en 1964 no tuvo aceptacin a excepcin del NARSI8 de U.S.A. y al ao siguiente tambin fue tema de la Conferencia Internacional de la Table Ronde. Se concluy all su utilizacin exclusiva para la indizacin, pero no se planific ningn sistema e incluso se rechazaron como documentos de archivo a las cintas magnticas y a las tarjetas perforadas. Tambin fue Estados Unidos el pas que defendi la automatizacin partiendo de una experiencia iniciada sobre sus cien millones de expedientes personales.
16. MOLINA AVILA, Teresa: ob. cit. M." 17. E t presidido por M. H. Fishbein del National Archives and Records Servis ce (NARS) de Washington. 18. FISHBEIN, Meyer H.: La Automatizacin de Archivos: historia sumaria. ADPA, 1981, vol. 3, n.O 3, pgs. 9-13.

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Desde entonces a 197 1 la situacin cambi: Robert Henry Bautier, profesor de 1Ecole de Chartes, previ el establecimiento de bancos de datos centralizados, los Archivos Nacionales suecos se incorporaron decididamente a las nuevas tcnicas y los Archivos Nacionales de Canad y de otros pases mostraron su inters por el tema. Esta actitud se vio favorecida por la demanda de los historiadores a acceder a los datos de documentos en soporte informtico. Australia, Blgica, Canad, Dinamarca, Finlandia, Francia, Italia, Noruega, Polonia y Rumania empiezan a planificar programas. En 1972, en el Congreso Internacional del CIA, celebrado en Mosc, se dedic una sesin a la automatizacin y fue tema de una reunin anterior en Spoleto (Italia). Se acord la conveniencia de publicar una revista, el establecimiento de un sistema de correspondencia para poder compartir experiencias, la recopilacin de una bibliografa sobre automatizacin. Los archivos en soporte informtico quedaron aceptados como documentos de archivos. A partir de aqu las experiencias proliferan y aparecen nuevos sistemas aplicados a la automatizacin documental. En 1980, el CIA prepar un Seminario dirigido a los pases en vas de desarrollo con una asistencia considerable. La difusin de sus inquietudes y las aportaciones de los profesionales de todo el mundo en la materia se est llevando a cabo a travs de un boletn, ADPA, editado en francs, ingls y espaolI9, que adems est publicando algunos manuales sobre el temaO.

6. Programas documentales automatizados en diferentes pases.


Veamos ahora las programaciones en marcha para tratar de acercarnos a sus resultados, tratando siempre de delimitar esos dos niveles marcados y seguidos a lo largo de este, Manual entre la teora y la prctica.
19. La edicin espaola se hace a travs del Centro de Informacin Documental del Ministerio de Cultura. 20. FimEih. Meyer H.: Guidelines for Adrninistering [?fMachine-redeahL Archives3ADPA, 198 1. AKAD. Oi.s~-v. E.: An Introduction to Archiva1 Automation, ADPA, 1981. A,; M.

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En Estados Unidos existan dos sistemas costosos, el SPINDEX para los Archivos Nacionales y el SELGEM puesto en marcha por la Smithsonian Institution. Actualmente el sistema MARC para los Archives and Records Management, est siendo recomendado por su economa, para todos los archivos del pas2'. Actualmente en los National Archives y en el Museo del Aire y el Espacio de la Smithsonian se est llevando a cabo un programa de aplicacin del Disco ptico del que ya hemos hablado. En Blgica la informtica aplicada a los documentos est materializndose en la elaboracin de Bancos de datos archivsticos que parten de una relacin acumulativa de datos obtenida, en primer lugar, de las listas de voces onomsticas y de materias contenidas en los inventarios existentes y en segundo lugar de las listas de los ttulos de los inventarios22 editados en el pas.. Una observacin, con miras a acercarnos a los resultados. Desconozco el rigor de los inventarias belgas, que pueden englobar tanto inventarios como catlogos, pero es posible que existan diferencias entre los ms remotos y los ms recientes en cuanto a las exigencias archivsticas actuales. Slo me pregunto Se han revisado los remotos?, porque los que nos hablan del proyecto no especifican esta circunstancia. En cuanto a las listas de inventarios responden plenamente a una relacin bibliogrfica que no ofrece problemas ya que su tratamiento es el de los libros. se La aplicacin de los ordenadores en 1nglater1-a~~ inicia en 1976, aunque las programaciones llegan a ser realmente importantes a partir de 1980, cara a la indizacin y a la gestin archivstica. Los sistemas aplicados son numerosos. Para la documentacin antigua, en bastantes casos se ha tomado la decisin de usar el ordenador para elaborar listas que reflejen lo que se produjo manualmente, intentando lograr una normalizacin de datos satisfactoria.

2 1 . KESNER, Richard M.; HURST, Don: ob. cit. Jean: 22. PIEYNS, Un banco de datos archivsticos e histricos: relacin acumula. tiva de los inventarios de archivos belgas, ADPA, vol. 3, nO 2, pgs. 2 1-37. 23. BARTLE. Rachel; COOK, Michael: Aplicaciones del ordenador en los archivos: una panormica, ADPA, 1982-83, &ms. 1-2, pgs. 9-22.

LA INFORMTICA Y SU APLICACI6N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATTVOS E HISTRICOS

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En Francia24son varios los sistemas aplicados. Para el vaciado de protocolos notariales parisinos se ha utilizado el MINOTAURE. Se ha aplicado al ao 175 1 y se ha partido de ((60.000 anlisis, entendemos que de escrituras. De 1972 a 1977 ha durado el trabajo y los resultados se han plasmado en cuatro inventarias editados: una lista cronolgica, la relacin de los tipos de escrituras registradas, un ndice de nombres de personas y un ndice de profesiones. Actualmente el programa se est introduciendo en protocolos de provincias. Hay un dato que desconocemos, las personas que han hecho esos 60.000 anlisis y el volumen de horas empleado. El ARCADE es el sistema que est siendo utilizado para fondos de encargos, compras y adjudicaciones de obras de Arte. Para los expedientes de archivos comunales se est aplicando el SERAC, pero limitndolos a un perodo desde la Revolucin a la Segunda Guerra Mundial (1 790- 186 1) y cindolos a slo dos series (delimitaciones de comunas y servicio comunal). La publicacin de los resultados siempre en forma de listados. En Grenoble, para los archivos municipales, existen otras experiencias. En Mxico conocemos el proyecto iniciado en 1980 para informatizar los protocolos notariales del Distrito Federal, conservados en el Archivo General de la Nacin de los aos 1829, 1847 y 187525. Para los que creen que el ordenador soluciona Gdo,conv%ne advertir, observando lo que se est realizando en otros pases, que existe una evidente limitacin (perodos cronolgicos, series) y los resultados son por el momento tambin limitados. Hay algo ms, que ya he comentado al principio, hay que tener delimitadas las series y esto implica clasificacin e inventariacin. Esas dos series de los archivos comunales de Francia tienen que estar claramente determinadas, definidas y localizadas para introducir su informacin en el ordenador. No s hasta dnde esos archivos estarn mejor organizados que nuestros archivos locales, pero por lo que respecta a los espaoles me consta que en muchos de stos, grupos
24. CLUOLAS, Ivn: Los instrumentos de bsqueda documental realizados por medio de la Informtica en los Archivos de Francia, ADPA, vol. 3 , n.O 2, pags. 51-53. 25. POTASH, Robert A.: Gua Computarizada de Fondos Notariales, Anuario Interamericano de Archivos, vol. IX-X, CIDA, Crdoba, 1982-83, pgs. 17-30.

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tan claros, tan evidentes, como los del Catastro del marqus de la .Ensenada habra que empezar a localizarlos en el amontonamiento de documentacin que constituye su fondo. Aun a riesgo de ser reiterativa no dejo de decir que hay que trabajar mucho antes de emplear el ordenador, sobre todo por lo que respecta a los archivos histricos, y algo ms, el trabajo con ordenadores nos exigir mayor rigor y precisin que realizado manualmente. Jean Pieyns insiste en que sin buena correccin, no hay buen fichero, al hablar de los bancos de datos belgas. Yo dira mejor: sin buena elaboracin inicial el fichero o el resultado obtenido ser endeble, insuficiente e incluso intil. No es bueno que nos engaemos ni con la utilizacin de los ordenadores ni con todo lo publicado acerca de las realizaciones que se estn llevando a cabo, que hasta la fecha estn partiendo de situaciones ptimas de los fondos histricos, que no suelen ser las habituales, o bien partiendo de realidades actuales en donde el ordenador es ya un instrumento en la produccin documental. Puede ser peligroso en materia de automatizacin no tratar de conjugar los planteamientos tericos con los prcticos. Y en esta segunda parte juega un papel muy importante la formacin de los archiveros26. En Espaa, aunque ya he hecho alguna alusin general, se ha iniciado la incorporacin a la Informtica por medio de cursos de iniciacin cuyas primeras manifestaciones se encuentran al introducir esta materia, en 1976, en los Cursos de la O.E.A. celebrados en Es~ a aOtros.cursillos se organizaron pronto para profesionales por ~ ~ el Ministerio de Cultura y por el Instituto de Estudios de Administracin Local. En los cursos de Archivstica para postgraduados, iniC I ~ U C ~ ~ en 1984-85 en Sevilla, la Informtica es asignatura dictada a lo largo de toda la la duracin de dicho curso. Otros cursos tambin la han incorporado a su programa de formacin. Actualmente, en cuanto a la aplicacin, hay dos proyectos a nivel nacional, amn de algunas experiencias a nivel de instituciones o de series es-

26. CORTS ALONSO, Vicenta: Diez aos de cooperacin archivstica iberoamericana, Madrid, 1985, pg. 30. 21. HEREDIA HERRERA, Antonia: El disco ptico y los archivos, Boletn de ANABADw,XXXVII, 3, 1987, pgs. 355-359.

LA INFORMTICA

Y SU APLICACidN EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTRICOS

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pecficas28.Los dos proyectos primeros son el Sistema Nacional de Informacin del Patrimonio Documental que utiliza el STAIRS y cuyos resultados se estn traduciendo en terminales (puntos de informacin cultural) actualizados continuamente. El segundo proyecto es el Plan de Informatizacin de Archivos (PIA) que est inicindose y cuya aplicacin va a hacerse como experiencia piloto en el Archivo General de Indias, cara a la conmemoracin del V Centenario del Descubrimiento de Amrica. N o faltan otras experiencias referidas a las fuentes y a la bibliografa en bancos de datos elaborados por el Ministerio de Cultura: BARC (Bibliografa de archivos); G U F (Gua de Fuentes para la Historia de Espaa e Italia).

7. Algunas consideraciones en torno al tema.

La informtica, al no afectar a la esencia de la Archivstica, es slo un accidente. Un buen accidente si se sabe aprovechar. Y en esta lnea, al ordenador no podemos magnificar10 por cuanto es slo un instrumento y depender del buen o mal uso que de l hagamos, si merecer la pena su incorporacin al archivo. Su utilidad depender de nosotros. Si no lo sabemos utilizar se volver en contra nuestra. De aqu que los procedimientos tradicionales y manuales de descripcin y recuperacin sern ms productivos que una aplicacin informtica mal dirigida.
28. Protocolos notariales, promocionada su elaboracin a travs de las Becas ANABAD (Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Arquelogos y Documentalistas). Las Consultas del Consejo de Indias, cuya catalogacin y actual informatizacin entra en los planes conmemorativos de la Diputacin Provincial de Sevilla cara al V Centenario del Descubrimiento. La cartografa americana existente en los archivos espaoles est tambin encuadrada dentro de un proyecto de informatizacin promovido en 1985 por el director del Instituto Geogrfico Nacional. Cfr. LPEZ.Pedro; G A L L t C ; o . Olga: drchivos y Documentacin, Terceras Jornadas de Documentacin Automatizada. Baleares, 1990, pgs. 268 y ss.

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El peligro de los ordenadores puede estar en que la preocupacin por los medios nos haga perder de vista los fines. En estos aos de introduccin de la Informtica a los archivos nos hemos dejado pisar el terreno, llevados por un snobismo mal asimilado, que ha conducido a algunos a una actitud de sumisin y vasallaje y a una renuncia de nuestros signos de identidad. Los ordenadores no pueden ser voraces ingenios que simplemente traguen informacin. No faltan, incluso, los ejemplos de infrautilizacin cuando quedan reducidos al de meras mquinas de escribir. La aparicin en escena del ordenador exige cuantificacin y valoracin del servicio ofrecido que ha de medirse en el output y no en el input. Su uso se justifica por el volumen de docuniaios y por la demanda de recuperacin. De aqu que en algunos archivos pequeos, la correlacin de servicio con la demanda no necesite de otros medios que los manuales, por cuanto la informatizacin no va a ofrecer resultados superiores a esta confrontacin. Las soluciones informticas al partir de una normalizacin requieren un trabajo previo, con criterios archivsticos sobre organizacin y descripcin, sobre todo cuando se parte de situaciones extremas que son las habituales. La bsqueda de estas soluciones han de llevamos al abandono de proyectos parciales para ir a uno general. Hemos comprobado que las experiencias y con ellas la exhibiciones de las empresas informticas, en el campo de los archivos, revisten un conjunto de circunstancias que conviene considerar:

- sus objetivos, en los ms de los casos, son los bancos de datos y no olvidemos que en un archivo los bancos de datos sern algo adicional, consecuencia de nuestro trabajo, pero no un fin en s mismos. De aqu que la recuperacin de la informacin la planteen a partir de datos concretos. Un archivo no es un Centro de Documentacin, ni una biblioteca porque no es una coleccin. Su mtodo Q diferente. - sus programas van encaminados preferentemente a los archivos de gestin, escasamente a los centrales y menos an a los histricos.

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- su planteamineto de trabajo lo enfocan hacia una documentacin reciente y normalizada, de aqu que los ejemplos aportados incidan en las plizas de riesgo, en las fichas de clientes de una entidad bancaria, en los registros de enfermos de un hospital. Pocos descienden a los expedientes, dificilmente a los ms complicados o complejos. La iniciativa del dilogo -que se presenta como obligatorie ha de partir de los archiveros, pero poco tendrn que decir si no se plantean como prioritaria la normalizacin en la que suficientemente hemos insistido. Entre los. proyectes inmediatos hace falta un diseo de descripcin documental, nica para cada nivel de descripcin. Los archiveros no pueden estar en contra, sino a favor de las nuevas tecnologas, pero sin renunciar a sus principios y criterios archivsticos que no son caprichosos, ni gratuitos. En este sentido, una colega francesa reconoca recientemente que seduits par les inmenses posibilits offertes -se refera al disco ptico-, certaines responsables peuvent les imposer aux archives sans avoir suffisament associ I'archiviste a cette decisin.

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~ _ _ _

ANTONlA HEREDIA HERRERA

CUMPLIMENTADO POR: D. V. z.

Indiferente

1
~

Junta Gueqa Autor

t i p o ~ ~ ~ m e n t a6l 3

Data crnica

--A1
1603 Navegacin

9Anexos 3

CONTENIDO: 10 Onomsticos
11 Topnimos

12 Descriptores

Mar del Sur Terrenate Filipinas

-n.O 1093 1603, 3 enero. Valladolid, Junta de Guerra.

Sobre la navegacin en la Mar del Sur y la recuperacin de Terrenate en las Filipinas.

R: con brebedad resoluer la consulta que trata de la recuperacin de Terrenate)).


2.f. Acomp.: - Copia de una carta de Andrs Hurtado de Mendoza al gobernador
de Eilipinas don Pedro de Axcuiia, 1 mayo 1602,2.f.

- Carta

del gobernador de Filipinas a S. M., Manila 26 setiembre 1602,16f.

- Relacin de lo que ocurri en la nao capitana Espiritu Santo, 26 julio 1602,3f.

Indif. Gral. 1866.


Lm. 1. Ejemplos de descripcin de un mismo documento.

LA INFORMATICA Y SU APLICAC16N EN LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTdRlCOS

487

$.

N a b r c del Archivo

3.

Pii.

u.

C i h d

,,.

Dsscriptorcs

im. 2. Modelo de ficha normalizada para una bibliografa de instrumentos de descripcin.

CAPTULO 19

SERVICIO DE LOS ARCHIVOS: EL ACCESO O CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y s u D I F U S I ~ N

1 . Derecho y restricciones a la comunicacin documental. 2. Formas de la comunicacin. 2.1. Comunicacin del documento. 2.1.1. Consulta directa. 2.1.2. Copias, certificaciones. 2.1.3. Exposiciones y actividades culturales. 2.2. Comunicacin de la informacin. 3. Observaciones sobre la comunicacin documental. 4. La formacin de usuarios. 5. La legislacin espaola y el acceso a los documentos de archivo. 6. Bibliografa.

1.

Derecho y restricciones a la comunicacin documental.

Los documentos nacen por fines prcticos, administrativos y jurdicos propios de la persona fsica o jurdica que los genera. Su conservacin y organizacin en archivos no tiene ms razn que el servicio de los documentos mediante su comunicacin. Pero los hay cuyo contenido no es del dominio pblico durante un perodo de tiempo (expediente de un proyecto de defensa), mientras que otros necesitan de su difusin inmediata (leyes). Independientemente de estas circunstancias, la funcin de servicio que lleva implcita la profesin de archivero (Sic vos non nobiw, es su lema) les es trasmitida por los documentos que conllevan el derecho a su consulta y su facilitacin ha de hacerse por dichos profesionales. Esta consulta, sin embargo, hay que regularla precisamente por la naturaleza de los testimonios escritos, segn hemos visto antes. Volvindonos a situar en el esquema de una programacin archivstica (Cfr. captulo 7) y dentro de la funcin de ,servicio que ha de llevarse a efecto, fundamentalmente,a travs de la elaboracin de los instrumentos de descripcin, como medio ms adecuado para facilitar el acceso a los documentos y a su informacin -a la que nos hemos referido en captulos anteriores- no podemos terminar sin analizar las variantes y modalidades de esta comunicacin de los documentos a los que los requieran y la difusin y divulgacin de los mismos con fines educativos y culturales. L a existencia y valoracin de la consulta de los archivos ha ido evolucionando a lo largo de la historia de stos. El acceso a los depsitos antiguos y patrimoniales no exista (egipcios, sumerios). En el perodo imperial romano, el principio de la (dides pblica) del documento conservado en archivos pblicos determina la normalidad de la consulta con finesjurdicos.

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La creacin del primer archivo general en Espaa, Simancas (1543), no llev aparejada la libre consulta de los documentos en l contenidos. Se facilitaban copias a los administrados, pero slo eso, ya que el acceso slo era posible a la Administracin y slo en algunos casos para los historiadores oficiales. La corriente general que lleva a la consulta libre nace a partir de la Revolucin Francesa que en la ley de 1794 declara el derecho de los ciudadanos a la comunicacin documental, sometida sin embargo a reglamentaciones por plazos de comunicabilidad que variarn de unos pases a otros. Pero es en el transcurso del XIX al XX, como nos dice Pilar Serral, cuando va producindose una liberalizacin de los archivos frente al habitual carcter secreto que gozaban. En Espaa se abren a la investigacin en 1844 por Real Orden de Isabel 11 de 20 de abril. El proceso va llegando a su fin en 1945 al poner a disposicin de los estudiosos por parte de los pases vencedores los documentos alemanes del Tercer Reich. El Consejo Internacional de Archivos desde su creacin en 1948, establece entre sus objetivos la lucha por esta liberalizacin y la defensa y acuerdos adoptados en Washington en 1966 y en el VI Congreso Internacional, en Madrid en 1968, as lo atestiguan. La Unesco en todo momento ha apoyado esta postura. La realidad es que la consulta en los archivos -considerada como un derecho de los ciudadanos-2 ha aumentado considerablemente. Jean Favier en su informe sobre la actividad de los archivos franceses en 198 1 da la cifra de 204.609 consultas, que supone un claro despegue respecto del ao 1955 en que las consultas ascendieron a 9.600. En Espaa, en 1973, las consultas directas en la sala de investigacin fueron de 165.3583. Datos ms recientes apuntan por un au1. SERRA NAVARRO, Los Archivos y el acceso a la documentacin, MinisPilar: terio de Cultura. Madrid, 1980. Este libro constituye un autntico Manual sobre la materia. 2. En Espaa, indirectamente, as est expresado en el art.O 44 de la Constitucin espaola, donde dice que dos poderes pblicos promovern y tutelarn el acceso a la cultura, a la que todos tienen derecho limitado sin embargo por el art.O 18,I) en el que se dice que se garantizar el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. 3. CORTS ALONSO, Vicenta: Los Archivos y la Investigacin, Boletn de ANABADn, Madrid, 28,3, 1978, pgs. 3-31.

SERVICIO DE LDS ARCHIVOS

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mento considerable de estas cifras. As, para 1978, en los archivos estatales las consultas fueron de 273.5074. Las condiciones de acceso tienen, como hemos dicho al principio, ciertas limitaciones, bien en relacin con la seguridad del Estado, bien con la privacidad de los ciudadanos o bien con el secreto legtimo que algunos documentos requieren. De 30 a 50 aos es el plazo de acceso habitual en la mayora de los pases: 50 aos en Francia e Italia, 35 en Hungra y Suiza, 30 en Inglaterra y Canad, 25 en Malasia, Noruega y Nueva Zelanda. No existe limitacin general en Estados Unidos, Rusia, Finlandia y Suecia, pero en estos pases son numerosas las listas de asuntos reservados. En USA la ley de libertad de informacin -Freedmor of Information-, a partir de su reforma con ocasin del caso Watergate, reconoce el derecho a consultar documentos pblicos clasificados, lo que no le impide ser una regulacin muy cuestionada. Los plazos ms rgidos llegan a os cien aos. La Unesco, en su continua actitud de ofrecer soluciones homogneas, present en 1971 un proyecto en el que se fijaba el plazo de 25 aos, con excepcin de los fondos de Defensa y Asuntos Exteriores, de la documentacin judicial y de la relativa a la vida privada de los ciudadanos. En el coloquio celebrado en Madrid sobre Los Archivos para la Historia del siglo XX los participantes han defendido un mayor acercamiento a la informacin contenida en los depsitos5 precisando, delimitando y reduciendo a la nica limitacin que nuestra Constitucin establece en los que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de los delitos y la intimidad de las personas). ltimamente Michel Duchein6 ha resumido los principales conflictos sobre el tema, generados por una parte en el derecho a la ac-

4. Los Archivos dependientes de la Direccin General del Patrimonio Artstico. Archivos y Museos, 1978, Boletn de Archivos Ministerio de Cultura, Madrid, mas 4-6, enero-diciembre, 1979, pgs. 98-99. 5. SALASLARRAZABAL, Ramn: El acceso a los archivos, Boletn de Archivos, Ministerio de Cultura, nms. 4 - 6, enero-diciembre, 1979, pgs. 65-67. 6. DUCHEIN, Michel: Los obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a la transferenciade la informacin conservada en los archivos, un estudio RAMP. Programa General de Informaciny UNISIST, Pars, 1983,53 pgs.

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cesibilidad y por otra, en el derecho a la privacidad, evidenciando los obstculos de orden jurdico y prctico. En efecto, el acceso ha sido un derecho ganado en el transcurso del tiempo, dejando de ser un privilegio de los que tienen el poder poltico, para convertirse primero en derecho de historiadores y ms tarde de cualquier ciudadano. Dicho acceso responde a un derecho democrtico a la libre informacin que el ciudadano tiene. Sin embargo, este derecho no asegura el acceso a todos los documentos. Existen limitaciones que se oponen a l. Los obstculos que marcan estas limitaciones pueden ser de dos clases: a) Obstculos legales o jurdicos:

- La necesidad de proteger la seguridad del Estado y sus rela- El derecho al respeto a la vida privada.
ciones multilaterales.

- La propiedad intelectual.
un bien personal.

- El secreto industrial y comercial. - El derecho de los dueos de archivos a la libre utilizacin de


b) Obstculos de orden prctico:

- Necesidad de tomar medidas para la conservacin de los documentos para evitar su excesiva manipulacin. de los medios econmicos y de personal para multiplicar copias con el fin de proteger el original. - Dificultad de conocimiento de los documentos por falta de instrumentos descriptivos adecuados o por no estar publicados y difundidos. - Dificultad de servicios y equipamiento de los archivos (salas de lectura, vigilancia, horarios, etc.). - Dificultades especficas como la inexistencia de mquinas lectoras para documentos audiovisuales o informatizados. - Insuficiencia de locales y de depsitos. - Desorganizacin d s los fondos.

- Limitacin

La existencia de estas excepciones y obstculos determinan la regulacin de los plazos de comunicabilidad en razn de los mismos.

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2. Formas de la comunicacin.

El acceso o consulta de los documentos en los archivos adopta diversas formas.

Comunicacin del documento:


Ofreciendo directamente el documento al usuario (administracin o investigador). Mediante copias o certificaciones del documento en su totalidad o en parte. Exposiciones.

Comunicacin de la informacin.
Comunicacin del contenido de los documentos o de su referencia por medio de los instrumentos de descripcin, de consultas a distancia, bsquedas o localizaciones. Analicemos cada una de ellas.
2.1.

Comunicacin del documento.


Consulta directa.

2.1.1,

Esta, en un archivo administrativo, se hace entregando a la dependencia el documento o expediente solicitado, en calidad de prstamo, para su devolucin y reintegro posterior. En un archivo histrico la entrega al estudioso de la documentacin solicitada se hace en la sala de investigacin. En este ltimo caso el servicio se suele hacer de una unidad de instalacin completa (libro o legajo) o bien de un documento o expediente suelto.
7. Otra cosa distinta es el acceso material a los locales de archivos que suelen estar vigilados tanto en la entrada al edificio como en la sala de investigacin. El acceso a esta ltima suele estar regulado mediante la expedicin de tarjetas personales que no conllevan excesivos trmites y que slo defienden que el uso de los documentos se haga por personas capacitadas para ello en aras de su conservacin. ia prctica de unos pases a otros vara, sin excesivos cambios.

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Si los prstamos son habituales en los archivos administrativos, suelen ser excepcionales en los histricos y cuando se realizan son siempre con ocasin de exposiciones nacionales o internacionales que requieren permisos y garantas especiales para la salida del archivo. En uno u otro de los dos primeros casos los solicitantes han de formalizar su pedido mediante papeletas en las que indiquen datos personales, fecha y signatura del documento o legajo solicitado que podrn conocer por medio del ejemplar de hojas de remisin que queda en poder de cada dependencia administrativa o a travs de los instrumentos de descripcin existentes en el archivo. El control de estas solicitudes debe llevarlo el archivero por dos vas diferentes: un registro de prstamos que controle la salida y reintegro y un fichero o registro informtico de papeletas de pedido. Estas papeletas de solicitud proporcionan datos estadsticos a efectos del nmero de investigadores, de fondos consultados, de temas de investigacin, necesarios a la hora de hacer la Memoria anual del archivo. La eficiencia de la consulta en ambos casos est en relacin directa con la calidad de los intrumentos de descripcin existentes que facilitaran la inmediatez y exactitud de la informacin. El aumento progresivo de esta consulta directa esta propiciando el deterioro de la documentacin, en el caso de series muy demandadas, por lo que como medida preventiva se est practicando el servicio mediante reproduccines (microfilm, fotocopias)8.Los modernos sistemas de reproduccin son un elemento importante en la comunicacin de los documentos por cuanto evitan el deterioro de los originales. Actualmente se estudian programas de reproduccin con esta finalidad cuyo obstculo estriba sin embargo en los costos.

2.1.2. Copias, certificaciones. Los medios tecnolgicos con que hoy contamos han suprimido la reproduccin de los documentos de forma manuscrita que requeran
8. HEREDIA HERRERA, Antonia: Un peligro para la conservacin:el acceso masivo a los fondos documentales, Boletn de Archivos, M.C. n.OS 4-6, 1979, pgs.
49-50.

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mucho tiempo y han facilitado una reproduccin rpida y ms cmoda para el solicitante (fotocopia, fotografa, microfilm). Este servicio es de copias simples, frente al de certificaciones que no es otra cosa que la copia o reproduccin de un documento avalada por la firma del archivero y que se expiden para servir como testimonio en actos pblicos o para defensa de intereses y derechos de los ciudadanos o de las instituciones. 2.1.3. Exposiciones y actividades culturales. Las exposiciones, al romper con el aislamiento proverbial de los archivos, representan la comunicacin de los documentos a la sociedad, de forma no individualizada como en los casos anteriores, y son el servicio ms expresivo de aqullos en un plano docente y cultura19. El archivo pasa de un papel pasivo a un papel activo incorporndose a las tareas de promocin social. No hace mucho (3-5 abril 1989), apoyado por la asociacin profesional SARBIC, se celebraba en Brunei Darussalam un Seminario sobre la organizacin de exposiciones de archivo. Para esta nueva dimensin cultural de los archivos existen palabras claves que no hemos de ignorar: pblico estudiante, sectores asociativos, tiempo libre, identidad cultural, descentralizacin, etc. A partir de su dinamizacin la accin de la comunicacin se ha aplicado en estos ltimos veinte aoslo. Sin embargo las carencias que los archivos padecen en materia de locales, equipamiento y personal junto con las dificultades que plantea el montaje y costos de una exposicin, no favorecen su prolifera9. BABELON,P.: Le service educatifdes prchives. en Manuel d'ArchivstiJ. que, Pars, 1970, pgs. 674-683. BEHR, H. Joachin: Los archivos y la educacin escolar: posibilidades, problemas, limites, Archivos Hoy. Teora y prctica archivstica,2, n.O 4, Mxico, 198 1, pgs. 19-29. RAVINA MARTfN, Manuel: Las actividades culturales y educativas de los archivos espaoles. Realidades y perspectivas, Boletn de ANABAD XXXII, 4, octubrediciembre, 1982, pgs. 419-430. 10. GAUTIER-DESVAUX, E.: L'action culturelle aux archives, La Gazette des archives, 141, 1988, pgs. 218 y ss.

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cin a pesar de ser una de las manifestaciones ms llamativas que culturalmente puede llevar a cabo un centro. Debemos distinguir las Exposiciones Extraordinarias, Nacionales o Itinerantes, montadas tras la eleccin de un tema o con ocasin de un acontecimiento o rememoracin importantes. Valgan como ejemplo la de la Guerra Civil (198 1) o la de la Epoca de Carlos 111 (1 9 8 9 , en Espaa. Su organizacin suele ser competencia de las diferentes Administraciones de Archivos en sus ms altas esferas. Pero hay otras exposiciones a nivel de centros que, bien, pueden ser permanentes con un conjunto significativo de la documentacin conservada en el archivo o, peridicas, y con carcter monogrfico aprovechando celebraciones locales, coloquios o centenarios. Aparte de las exposiciones, la comunicacin de los documentos con unos fines especficamente educativos se materializa a travs de una relacin estrecha entre profesores y archiveros para acercar los testimonios escritos a los alumnos. En algunos pases, como en Francia, se crea un Servicio coordinador (1950) de todas las actividades pedaggicas realizadas desde los archivos. El documento se pone al alcance para hacer la denominada clase de Historia en el archivo. Estos contactos, desde luego, han de conseguirse no a travs de los originales, sino de reproducciones. Propone Manuel Ravinall, que esta extensin educativa de los archivos y de los documentos ha de orientarse no slo hacia el conocimiento de las fuentes que hacen la historia, sino hacia el acercamiento al propio archivo, como institucin, en todas sus funciones de organizacin, descripcin, instalacin, restauracin, reproduccin, etc. Unos folletos, la proyeccin de vdeos o de diapositivas completarn las enseanzas prcticas sobre el archivo. En la seleccin de documentos con tales fines han de prevalecer criterios bien diferentes a los tradicionales que daban ms importancia a un autgrafo de un personaje ilustre que a la carta de un comerciante, pongo por caso. El acercamiento de los documentos y de los archivos a los alumnos no debe retrasarse esperando a la etapa universitaria, aunque s el manejo directo de los origiwles.
1 1.
~ V I N MARTN, Manuel, ob. cit. A

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2.2. Comunicacin de la informacin.

La comunicacin de la informacin se puede hacer, de forma habitual, mediante los instrumentos de descripcin elaborados, los trabajos de investigacin archivstica que faciliten mtodos y prcticas que pueden ser tomados como modelos y las memorias anuales de los archivos12. Conviene traducir este servicio en los archivos administrativos. En algn momento se ha dicho que los archivos son gestin antes que cultura. En una institucin vigente, el servicio del archivo ha de representar ahorro de trabajo en la localizacin de antecedentes y datos para una resolucin y calidad de la propia actuacin de la institucin, cara a los ciudadanos (inmediatez, exactitud y suficiencia en la informacin). En los archivos histricos, la comunicacin de la informacin se traduce en elaboracin de la Historia. Pero hay que hacer notar que hoy tambin se constata que su necesidad para otras ciencias como la Geografia, el Arte, la Geologa, la Antropologa, la Farmacia. Hay otros aspectos del servicio de la informacin a la investigacin a travs de la comunicacin de datos relacionados con los usuarios de los documentos. As las Guas de investigadores y de los temas investigados que nos dan la informacin concreta sobre quien est trabajando una materia, amn de las corrientes historiogrficas en razn de la frecuencia de aqullos. En Espaa estas Guas elaboradas desde 1950 manualmente, estn contando .recientemente con la ayuda del ordenador. La comunicacin de la informa~in~ puede hacerse tambin en virtud de una solicitud sobre un asunto concreto o amplio por parte de la Administracin o de un ciudadano. Para el ofrecimiento de aqulla el solicitante ha de facilitar un conjunto de datos que ayuden a su localizacin. Consulta a distancia o bsqueda y localizacin son las manifestaciones ms generales de esta forma de comu12. CORTS ALONSO, Vicenta: La Memoria anual de los Archivos, Boletn de la Direccin General de Archivos y Bijliotecaw, Madrid, XXII, 133-134, 1973, pgs. 195- 198. 13. Utilizo el texto fundamental de una comunicacin que present en el 1 Congreso Nacional de ANABAD y publicada en el Boletn de ANABAD, Madrid, XXXI, 198 1,4, octubre-diciembre,pgs. 545-547: El archivero y la informacin documental.

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nicacin, siendo el fin habitual de la segunda la reproduccin solicitada desde el exterior. Para la primera el solicitante habr de ofrecer datos que centren y concreten lo ms posible el objeto sobre el que se pide inforinacin (circunstancias: geogrficas, cronolgicas, onomsticas, genealgicas, etc.); para la segunda ser indispensable la indicacin de las caractersticas documentales (tipologa, autor, destinatario, fecha) y signatura.

3. Observaciones sobre la comunicacin documental.


La comunicacin de la informacin, ya sea en archivos administrativos ya sea en los histricos, en cuanto a su nmero vara en relacin directamente proporcional con el volumen de gestin de la institucin productora y con la importancia del archivo, respectivamente. Esta oscilacin va en algunos casos de ninguna consulta a las 90.763 consultas anuales en el A.G.I. o las 34.718 en el A.H.N. en pocas recientesI4. Esta intensidad puede plantear incluso, si no se controla y regulariza, distorsiones en el normal funcionamiento del archivo y en la marcha de su programacin archivstica. No podemos olvidar que el archivero tiene obligacin de facilitar los documentos, la informacin general y la orientacin sobre los fondos que custodia a travs de los instrumentos de descripcin que ha de elaborar y tener al da, tambin de comunicar informacin sobre datos concretos solicitados, pero en ningn caso habr de dedicar su tiempo a investigar sobre temas amplios o inconcretos en cuanto a su localizacin para provecho de alguien cuya misin sea precisamente la investigacin. Hay algo que tambin hemos de tener presente: el documento y su informacin por su naturaleza no pueden estar al alcance de cualquiera, como ocurre con los libros. La comunicacin de la informacin ha de estar dirigida a los que tengan un inters legtimo y no simples aficionados o curiosos de datos.
14. Cfr. cuadro includo en CORTS ALONSO, Vicenta: Archivos estatales espaoles. Necesidad mnimo de personalfacultativo, Boletn de ANABAD, XXXI, 198 l , octubre-diciembre, pgs. 549-562.

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En relacin con lo expuesto en los dos ltimos prrafos, hay que plantear la limitacin y el control a estos solicitantes a distancia, cuando slo sean aficionados, y que la informacin no debe sobrepasar los lmites de los instrumentos de descripcin disponibles. Frente a esta teora, la prctica nos hace reconocer que estos instrumentos no son todo lo numerosos que debieran ni a veces, los que existen, renen los requisitos indispensables para gozar de tal categora. Vuelve a plantearse la necesidad y urgencia de una planificacin descriptiva.

4. La formacin de usuarios.

Las posibilidades de uso y de servicio de los archivos nos obliga a encarar el tema aunque sean los bibliotecarios quienes lo han hecho suyo. Los antecedentes de este planteamiento pueden rastrearse hacia 1840 cuando Ralph Waldo Emerson aboga por la existencia en las universidades de un profesor de libros aunque el inters y profundizacin sobre el mismo haya que situarlo en la dcada de los 60. As, se organizaron por el programa UNISIST varias conferencias y slo en USA y en 1979 tuvieron lugar 32 simposios monogrficos sobre la formacin de usuarios. El tema y las experiencias en Bibliotecas pueden extrapolarse a los archivo^^^. Superada la condicin esttica de stos y adquirida la dimensin de dinamizacin con el propsito firme de difundir para servir, el archivero ante la avalancha de investigadores y ante la apertura a disciplinas y ciencias no humansticas, ha de plantearse la formacin de usuarios para potenciar sus recursos. Se ha definido la formacin de usuarios como cualquier tipo de esfuerzo tendente a orientar al lector, individual o colectivamente, en la eficaz utilizacin de los recursos y servicios que la biblioteca o archivo ofrecen.

15. CORRAL, Milagros del: Formacin 'de usuarios, Boletn de ANABADn, XXXII, 1982, 3, julio-septiembre, pgs. 307 y ss. Proporciona abundante bibliografia sobre el tema.

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En el archivo este esfuerzo ha de ser dirigido preferentemente a los usuarios investigadores porque precisamente de su status receptivo se puede derivar un gran aprovechamiento. Aunque existen asignaturas, como ((Metodologa e Investigacin Histrica lo cierto es que los alumnos universitarios acuden a las salas de consulta con un fuerte desconocimiento que, en lugar de ((ganarlospara la causa, provoca su desercin. Una formacin de usuarios bien encaminada favorecera la seguridad de aqullos, fomentara su vocacin investigadora y ahorrara prdida de tiempo, por vacilaciones y miedos. Son precisos de entrada, tres circunstancias: - la formacin ha de partir de las enseanzas del archivero.

- decisin

de establecer un dilogo entre archivero y usuario. Decisin simultnea que ha de estar en las dos partes.

- coordinacin institucional entre archivo e institucin investigadora (ya sea Universidad u otro centro). Las modalidades de formacin pueden ser muy variadas. Pueden ir dirigidas a individuos, a grupos, a colectivos. Pueden ser puntuales o permanentes, enlazando en algunos casos con las exposiciones. Pueden plantearse dentro del archivo o fuera. Lo que no hay que perder de vista es que se ha de encaminar la formacin a personas que no van a ser profesionales de archivos, sino usuarios de los mismos. De aqu que no debemos pretender ensearles a inventariar ni a catalogar, sino a saber el cmo y porqu los inventarios o catlogos pueden serles tiles para su investigacin; dnde han de seguir las pistas para localizar los datos que precisan sin perderse innecesariamente. Orientarlos para no buscar donde no haya y en qu medida. Dentro de la modalidad de formacin colectiva: - Visitas guiadas, - Conferencias, - Exposiciones monogrfips, - Exposiciones permanentes, - Posters, - Trpticos,

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habremos de procurar que el papel no lo tengan slo los documentos singulares, por llamativos, sino otros ms comunes y tambin los instrumentos elaborados por los archiveros. Son iniciativas que caben dentro del propio archivo. Dentro de la modalidad de formacin individualizada est el dilogo directo con cada uno de los investigadores que acuden a i