6.

3

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.4 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang berhubung dengan SPBT Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

7 .1.3.3. iaitu di awal dan di akhir tahun. Pengedaran • Mengedarkan mengikut Tingkatan • Menentukan tarikh pengedaran • Mengesan kelancaran pengedaran • Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah • Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk • Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar • Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar • Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual. 6.3.3. • Mencadangkan pertukaran buku jika perlu. Pengurusan Rekod dan Dokumen • Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis • Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) • Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan • Menyimpan rekod buku.3.3.3.3.6. • Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.5 6.3. rosak.3. hapuskira. 6.3. Membuat Pesanan Buku • Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.3.3. • Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual.4. o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar) Borang Permohonan SPBT • Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) • Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesyuarat Jawatankuasa SPBT • Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT.3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks • Mesyuarat diadakan dua kali. SENARAI TUGAS 6. • Pembahagian tugas pagi/petang • Taklimat untuk guru tingkatan • Pembahagian tugas pentadbiran.2.3. Pengurusan Keselamatan Buku • Memastikan ada bilik khas SPBT • Mengurus bilik SPBT • Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT 6.3 6. hilang.3.6 6.

9 6. • Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat. • Mengemaskini inventori SPBT • Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.3.• 6.3. Cadangan Buku Bacaan Tambahan • Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran • Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.3. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas o Hapus kira o Kekurangan/lebihan Pengurusan Stok dan Inventori • Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan • Menyimpan invois.3. . Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.8 Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik 6. • Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.11 Pengurusan Pemulangan SPBT • Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan • Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan • Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan.3. bil dan pengesahan.3.3.10 6.3.

PK (HEM) Pengetua PK(HEM)/PTR PROSES KERJA Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.3. 3. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok. 9.1 Proses Kerja JAWATAN Pengetua PK(HEM)/ PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan Guru Tingkatan 1. 2. 8. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja). 4.3. Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan Penyelaras SPBT 6 7. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen. 12. 11. 5. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks.4.6. 10. . JPNS.4. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin) Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.

PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.3. kepada Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak. Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok.6.2 Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris.4. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. JPNS Tidak . Lengkap Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima.

5. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok.3 Senarai Semak Bil. 3. 6.1. Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok . 11.4 Borang Digunakan i.2.3. 8. 2. JPNS Tandakan (√) Catatan 6.4. 4.6. 7. Tindakan Menerima Borang BMM Cetakkan Borang BMM Edar Borang BMM Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris 5. 1. ii. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190. 10. 9.4.3. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.

6.3.5 Proses Permohonan Bekalan Buku Buku Stok Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan Bilangan pelajar yang layak Tidak perlu bekalan tambahan Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan Isikan Borang Agihan Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03) .4.

3. PROSES KERJA Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok. 2.3 meletak mohor sekolah 3.5. Pastikan bahawa: 2. 6. PK(HEM)/Penyelaras SPBT 7.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT 1.1 Cop sekolah 6. 6. Penerima mengisi invois dengan: 3.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 5. . 2. Pembantu Tadbir/ Guru SPBT 4. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. 2.2 menulis tarikh penerimaan buku 3.PPD 6.3. 3.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3. JPNS.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.5. 6.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.4 mengisi “store certificate” Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.

.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.5. Pastikan bahawa:  Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.6.  Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.3.  Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.

Penerima mengisi invois dengan: 3.5 menurun tandatangan/ KP Tandakan (√) Catatan 3. JPNS. Tamat 6.dalam keadaan yang baik.. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok.5.  Cop sekolah  Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks.6 Buku .3.3 Bil. 2. .5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. Penerima mengisi invois dengan:  menurun tandatangan dan KP  menulis tarikh penerimaan buku  meletak mohor sekolah  mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. Senarai Semak Tindakan Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Pastikan bahawa: 2. 2. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. 2. 1.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.

ii.5.6.6 menulis tarikh penerimaan buku 3.3.3.3 Cop sekolah 6. diisi kepada Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. 3. PROSES KERJA Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak .8 mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap pengedar. Borang BTBTR 460 Invois/SAP 6. PK(HEM)/Guru SPBT 5. 300-V dalam 7 salinan.7 meletak mohor sekolah 4. 6.1 URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Guru SPBT 1. 2. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. 6. 3. Mengisi Borang Kew.3.3. 6. JPNS.(KEW 300 V). 6. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.4 Borang Digunakan i. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod. 4.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku 7.6. 5.

1 dijual (melalui sebut harga) 8. 9. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.6.3 dibakar (Buku Agama) 8. 6. .00. 8. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan. 7.dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30.4 dihadiahkan kepada pelajar dll Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks.3. Guru SPBT 10. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks PK(HEM)/Penyelaras SPBT Pengetua 6.2 Carta Aliran Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.000. JPNS.2 ditanam (Buku Agama) 8. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.

Cara pelupusan seperti yang disyorkan Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks.3. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30.3 Bil.00. Tandakan (√) Catatan 2.6. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.000. . Mengisi Borang Kew. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. 1.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. 300-V dalam 7 salinan. Senarai Semak Tindakan Asingkan dan ikat: 1.1 Buku teks yang usang/rosak 1.Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Tamat 6.

3. 9. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. Borang Kew 300 .3..V Borang Kew 300 . 6.00.Buku Teks. ii. 4.ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn. 6.6. 5. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.000.4 Borang Digunakan i. 10. 7. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual.X . 8. Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful