6.

3

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.4 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang berhubung dengan SPBT Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

1. • Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual. • Pembahagian tugas pagi/petang • Taklimat untuk guru tingkatan • Pembahagian tugas pentadbiran. 6.3.6. rosak.4. iaitu di awal dan di akhir tahun. • Mencadangkan pertukaran buku jika perlu. Pengurusan Rekod dan Dokumen • Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis • Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) • Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan • Menyimpan rekod buku. Membuat Pesanan Buku • Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.2.3.3.3.3.3. • Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.3.3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks • Mesyuarat diadakan dua kali.6 6. SENARAI TUGAS 6.3.3. o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar) Borang Permohonan SPBT • Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) • Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesyuarat Jawatankuasa SPBT • Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT.3. Pengedaran • Mengedarkan mengikut Tingkatan • Menentukan tarikh pengedaran • Mengesan kelancaran pengedaran • Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah • Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk • Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar • Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar • Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.3.5 6.7 .3 6.3. hilang.3. Pengurusan Keselamatan Buku • Memastikan ada bilik khas SPBT • Mengurus bilik SPBT • Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT 6.3. hapuskira.3. 6.

3.10 6. Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.3.3. Cadangan Buku Bacaan Tambahan • Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran • Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan. • Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.3.• 6.8 Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik 6. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas o Hapus kira o Kekurangan/lebihan Pengurusan Stok dan Inventori • Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan • Menyimpan invois.11 Pengurusan Pemulangan SPBT • Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan • Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan • Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan.3.3. .9 6. • Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat.3. bil dan pengesahan.3. • Mengemaskini inventori SPBT • Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.

. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan Penyelaras SPBT 6 7.4. 3. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen. 10.3. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin) Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.4. 2.1 Proses Kerja JAWATAN Pengetua PK(HEM)/ PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan Guru Tingkatan 1. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6. 4. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks. 11. 5. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja).6. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak. 8. JPNS. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok. 12. 9.3. PK (HEM) Pengetua PK(HEM)/PTR PROSES KERJA Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris.

PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok. Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan.3.4. Lengkap Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima. kepada Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak.6. JPNS Tidak .2 Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris.

Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok. 4.2.4. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5.3. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. ii. 8. 2. 6. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak.6.4 Borang Digunakan i.4.1.3 Senarai Semak Bil. 9. 5. 11. 1. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT. JPNS Tandakan (√) Catatan 6. 10.3. Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok . Tindakan Menerima Borang BMM Cetakkan Borang BMM Edar Borang BMM Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris 5. 7. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks. 3.

3.6.5 Proses Permohonan Bekalan Buku Buku Stok Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan Bilangan pelajar yang layak Tidak perlu bekalan tambahan Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan Isikan Borang Agihan Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03) .4.

Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok. 6.1 Cop sekolah 6.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.2 menulis tarikh penerimaan buku 3. 2.5.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3. PK(HEM)/Penyelaras SPBT 7. 3. Pembantu Tadbir/ Guru SPBT 4.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT 1. . Pastikan bahawa: 2. PROSES KERJA Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. 2.3. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. 6. 6. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.5.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. JPNS.3 meletak mohor sekolah 3.PPD 6. 5.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku. Penerima mengisi invois dengan: 3.3.4 mengisi “store certificate” Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. 2.

.  Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. Pastikan bahawa:  Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.3.  Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.6.5.

Penerima mengisi invois dengan: 3. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Tamat 6.dalam keadaan yang baik. 1. .5 menurun tandatangan/ KP Tandakan (√) Catatan 3.3. Penerima mengisi invois dengan:  menurun tandatangan dan KP  menulis tarikh penerimaan buku  meletak mohor sekolah  mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 2. 2.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. 2.6 Buku .5. Senarai Semak Tindakan Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.. JPNS.  Cop sekolah  Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. Pastikan bahawa: 2.3 Bil.

5.7 meletak mohor sekolah 4.3.3.3.3 Cop sekolah 6.3. 6. 3.(KEW 300 V). 6. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. JPNS. PK(HEM)/Guru SPBT 5. 6.6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku 7. Borang BTBTR 460 Invois/SAP 6. diisi kepada Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. 3. PROSES KERJA Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.6 menulis tarikh penerimaan buku 3. 6.1 URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Guru SPBT 1. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod. 4. Mengisi Borang Kew. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks.6. 5.4 Borang Digunakan i.8 mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap pengedar. ii. 300-V dalam 7 salinan. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak . 2.

000.4 dihadiahkan kepada pelajar dll Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.1 dijual (melalui sebut harga) 8. JPNS.6. 7. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks PK(HEM)/Penyelaras SPBT Pengetua 6. 8. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8.00. 9. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.3. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. Guru SPBT 10. .2 ditanam (Buku Agama) 8.2 Carta Aliran Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. 6.3 dibakar (Buku Agama) 8.dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30.

3 Bil.Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Cara pelupusan seperti yang disyorkan Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30.00.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.000. Mengisi Borang Kew. Tandakan (√) Catatan 2.1 Buku teks yang usang/rosak 1. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Tamat 6. 300-V dalam 7 salinan.6. Senarai Semak Tindakan Asingkan dan ikat: 1. 1.3. .

300-V dalam 7 salinan.3. Mengisi Borang Kew.V Borang Kew 300 . JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks.4 Borang Digunakan i. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. 6. 6. 7. Borang Kew 300 .000.. 10. 8. ii. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual.X .Buku Teks. 4.6.3. 9. 5.ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn.00.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful