6.

3

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.4 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang berhubung dengan SPBT Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks • Mesyuarat diadakan dua kali. 6.5 6.3. hilang.3.3.6.1.4.3. o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar) Borang Permohonan SPBT • Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) • Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesyuarat Jawatankuasa SPBT • Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT. • Pembahagian tugas pagi/petang • Taklimat untuk guru tingkatan • Pembahagian tugas pentadbiran.3. hapuskira.3. • Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual. • Mencadangkan pertukaran buku jika perlu.3.6 6.3.3.3. Pengurusan Keselamatan Buku • Memastikan ada bilik khas SPBT • Mengurus bilik SPBT • Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT 6. iaitu di awal dan di akhir tahun.3. Pengedaran • Mengedarkan mengikut Tingkatan • Menentukan tarikh pengedaran • Mengesan kelancaran pengedaran • Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah • Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk • Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar • Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar • Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual.7 . Membuat Pesanan Buku • Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN. rosak. • Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.3. 6.2.3. SENARAI TUGAS 6.3.3.3 6. Pengurusan Rekod dan Dokumen • Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis • Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) • Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan • Menyimpan rekod buku.

3.3. • Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.3.10 6. • Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat. .3.9 6.8 Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik 6.3. • Mengemaskini inventori SPBT • Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD.3.3. bil dan pengesahan. Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.• 6. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas o Hapus kira o Kekurangan/lebihan Pengurusan Stok dan Inventori • Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan • Menyimpan invois. Cadangan Buku Bacaan Tambahan • Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran • Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan.11 Pengurusan Pemulangan SPBT • Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan • Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan • Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan.3.

3. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja). Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks. JPNS. PK (HEM) Pengetua PK(HEM)/PTR PROSES KERJA Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen.4. 4. 8. 12. 11. 3. Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan Penyelaras SPBT 6 7. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok.6. 2.3. 5. . 9.4. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6. 10.1 Proses Kerja JAWATAN Pengetua PK(HEM)/ PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan Guru Tingkatan 1. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin) Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen.

Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok.4. Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks.6. kepada Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak.3. JPNS Tidak . Lengkap Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima.2 Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris.

JPNS Tandakan (√) Catatan 6. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok.4. 11. 5. 10.4 Borang Digunakan i. 9.3. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190. 3. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5.4. ii. 8.6.1. 7.3 Senarai Semak Bil. 1. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak. 2. Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok .2. 6. Tindakan Menerima Borang BMM Cetakkan Borang BMM Edar Borang BMM Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris 5. 4.3.

6.5 Proses Permohonan Bekalan Buku Buku Stok Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan Bilangan pelajar yang layak Tidak perlu bekalan tambahan Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan Isikan Borang Agihan Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03) .3.4.

6. 6.1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks.1 Cop sekolah 6.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT 1. . JPNS.3.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku.1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3. 3. PROSES KERJA Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok.4 mengisi “store certificate” Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. 6. PK(HEM)/Penyelaras SPBT 7.2 menulis tarikh penerimaan buku 3.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.5. 2. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik. Pastikan bahawa: 2.PPD 6.3 meletak mohor sekolah 3. Penerima mengisi invois dengan: 3. 5.3. 2.5. Pembantu Tadbir/ Guru SPBT 4. 2.

 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik. . Pastikan bahawa:  Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.6.5.  Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.3.

1.5. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok.4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. Tamat 6.dalam keadaan yang baik. Penerima mengisi invois dengan:  menurun tandatangan dan KP  menulis tarikh penerimaan buku  meletak mohor sekolah  mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. JPNS.5 menurun tandatangan/ KP Tandakan (√) Catatan 3. 2.6 Buku . .. 2. Penerima mengisi invois dengan: 3. Senarai Semak Tindakan Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.3 Bil. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT. 2.3.  Cop sekolah  Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. Pastikan bahawa: 2.

6. JPNS.1 URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Guru SPBT 1. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod.6 menulis tarikh penerimaan buku 3. 3. Mengisi Borang Kew.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku 7. 6.5.4 Borang Digunakan i. 4.3 Cop sekolah 6. ii.(KEW 300 V). 2. 6.7 meletak mohor sekolah 4. PK(HEM)/Guru SPBT 5. diisi kepada Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks.6.8 mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap pengedar. 6.3. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak . Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan.3.6.3. Borang BTBTR 460 Invois/SAP 6. 3. 5. PROSES KERJA Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.3. 300-V dalam 7 salinan.

6.3. 9. Guru SPBT 10. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.00. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.2 Carta Aliran Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. 7. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks.1 dijual (melalui sebut harga) 8. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8. 8. JPNS. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks PK(HEM)/Penyelaras SPBT Pengetua 6. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.4 dihadiahkan kepada pelajar dll Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks.dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. .6.000.2 ditanam (Buku Agama) 8.3 dibakar (Buku Agama) 8.

Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. .000. 300-V dalam 7 salinan. Mengisi Borang Kew. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.00.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan.1 Buku teks yang usang/rosak 1. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Tandakan (√) Catatan 2. Cara pelupusan seperti yang disyorkan Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks. Tamat 6.6. 1.3. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Senarai Semak Tindakan Asingkan dan ikat: 1.3 Bil.

300-V dalam 7 salinan. 4. 8. 5. Mengisi Borang Kew. Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual.X ..4 Borang Digunakan i. 10.ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn. ii.000. 7. 6.3.V Borang Kew 300 .3. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.00. 6. Borang Kew 300 . 9. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT.Buku Teks.6.