6.

3

PENGURUSAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

6.3.1 OBJEKTIF 6.3.1.1 6.3.1.2 6.3.1.3 6.3.1.4 Meluluskan pinjaman SPBT kepada semua pelajar (Warganegara). Membentuk dasar untuk mengawal keadaan fizikal buku agar sentiasa dalam keadaan baik dan boleh diguna. Memberi perkhidmatan yang memuaskan hati kepada semua pihak yang berhubung dengan SPBT Menyimpan maklumat dan bahan yang berkaitan dengan SPBT dengan lengkap, teratur, sistematik, mudah dirujuk dan boleh diperolehi dengan segera oleh pihak-pihak yang memerlukan.

6.3.2. CARTA ORGANISASI

PENGETUA

PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENOLONG KANAN KOKURIKULUM

SETIAUSAHA SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

AJK SPBT

3 6. Membuat Pesanan Buku • Membuat pesanan mengikut jadual yang ditetapkan oleh JPN.3.4.3.3.3.7 .6 6.3. • Membuat anggaran yang tepat untuk tahun berikutnya.3.3. Pengurusan Keselamatan Buku • Memastikan ada bilik khas SPBT • Mengurus bilik SPBT • Membuat peraturan penggunaan bilik SPBT 6. SENARAI TUGAS 6. 6.3. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Buku Teks • Mesyuarat diadakan dua kali.5 6. • Mencadangkan pertukaran buku jika perlu.3.3. • Pembahagian tugas pagi/petang • Taklimat untuk guru tingkatan • Pembahagian tugas pentadbiran.3.3. hapuskira.3.3. 6.1. Pengedaran • Mengedarkan mengikut Tingkatan • Menentukan tarikh pengedaran • Mengesan kelancaran pengedaran • Mendapatkan borang BMM dari pelajar yang baru masuk/ bertukar sekolah • Mengedarkan buku kepada pelajar yang baru masuk • Memastikan borang BMM telah dihantar ke sekolah pelajar yang bertukar • Memastikan guru Tingkatan telah mengagihkan buku pinjaman kepada semua pelajar • Memastikan semua guru Tingkatan telah melengkapkan borang pinjaman SPBT/borang G mengikut jadual. • Mengisi borang maklumat berkomputer dan menghantar mengikut jadual.2.3. rosak. Pengurusan Rekod dan Dokumen • Menyelenggara fail yang kemaskini mengikut jenis • Rekod buku stok yang kemaskini (mengikut Tingkatan) • Senarai tugas guru-pengedaran/pengumpulan • Menyimpan rekod buku. o Buku stok (Mengikut Tingkatan) o Pengedaran/pengumpulan o Buku stok/hilang o Menubuhkan ’Pasukan Bertugas’ SPBT (pelajar) Borang Permohonan SPBT • Menyemak borang BMM pelajar (dilengkapkan) • Borang yang lengkap dikumpul oleh guru Tingkatan dan diberikan kepada guru SPBT Mesyuarat Jawatankuasa SPBT • Mengadakan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengetua/ Penolong Kanan HEM bagi menilai perjalanan kerja dan masalah SPBT. hilang.6.3. iaitu di awal dan di akhir tahun.

3.8 Memastikan pelajar membalut buku SPBT dengan pembalut plastik 6.3. bil dan pengesahan.3. Cadangan Buku Bacaan Tambahan • Mendapat maklumat tambahan dari Ketua Panitia/Guru Kanan Mata Pelajaran • Merekodkan dan menyimpan buku-buku bacaan tambahan. o Peratus rosak/hilang o Guru bertugas o Hapus kira o Kekurangan/lebihan Pengurusan Stok dan Inventori • Surat menyurat kepada Biro Buku Teks dan Jabatan Pendidikan • Menyimpan invois. .3.11 Pengurusan Pemulangan SPBT • Menentukan tarikh pemulangan mengikut Tingkatan • Menyediakan senarai nama guru bertugas mengikut tarikh/Tingkatan • Melaporkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM tentang proses pemulangan.3. • Memaklumkan kepada Pengetua/Penolong Kanan HEM.• 6.10 6.3.9 6. • Melengkapkan buku stok dan menyimpan dokumen dengan teratur dan selamat.3.3. • Mengemaskini inventori SPBT • Mengisi borang maklumat kekurangan/lebihan buku ke PPD. Menyediakan senarai buku teks bagi setiap Tingkatan untuk diedarkan kepada pelajar yang tidak mahu menerima SPBT.

3. 10. 9.1 Proses Kerja JAWATAN Pengetua PK(HEM)/ PK(HEM)/Penyelaras SPBT/Guru Tingkatan Guru Tingkatan 1.6. Pengetua/PK(HEM)/ JKSPBT Guru Tingkatan Penyelaras SPBT 6 7. 3. Menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya. JPNS. 2.4.4. PK (HEM) Pengetua PK(HEM)/PTR PROSES KERJA Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang Permohonan BMM kepada pelajar/ waris Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh pelajar/ waris. Menyemak Borang BTBTR 190 dan Buku Stok. . 4. 8. 5. Memaklumkan waris sama ada anak-anak mereka layak menerima bantuan (jika tiada masalah disiplin) Penyelaras SPBT menyediakan rumusan enrolmen. PROSES KERJA PINJAMAN BUKU TEKS 6. Borang-borang tersebut beserta enrolmen pelajar dihantar ke Bahagian Buku Teks. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT (warganegara sahaja). 12. Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 berdasarkan enronmen. 11.3. Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan enrolmen pelajar yang layak.

PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190 Pengetua menyemak borang-borang tersebut dan menandatanganinya.4.2 Carta Alir Menerima Borang BMM Menyelaras percetakan Borang BMM Mengedarkan Borang BMM pelajar untuk tindakan waris. kepada Mengutip borang yang telah dilengkap isi oleh waris pelajar Le ngkapkan semua dokumen yang diperlukan Menyemak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta dan menyediakan cadangan senarai pelajar yang layak. Lengkap Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak Pinjaman SPBT Hantar surat kepada waris memaklumkan sama ada anak-anak mereka layak menerima.3. JPNS Tidak . Mengisi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Komputer BTBTR 190 dan buku stok.6. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. Borang-borang dihantar ke Bahagian Buku Teks.

Tindakan Menerima Borang BMM Cetakkan Borang BMM Edar Borang BMM Kutip borang yang telah dilengkap diisi oleh waris 5. 7. JPNS Tandakan (√) Catatan 6. Semak Borang BMM dan dokumen sokongan yang diserta 5. 10. Borang-borang tersebut beserta Senarai enrolmen Pelajar Layak dihantar ke Bahagian Buku Teks.4 Borang Digunakan i.3.4. 9. 6. Sediakan senarai enrolmen pelajar yang layak. Pengetua dan PK(HEM) menyemak Borang BTBTR 190. 1. 3.3 Senarai Semak Bil. Borang Komputer BTBTR 190 Buku Stok . 11.2. Mesyuarat untuk meluluskan pelajar yang layak menerima Pinjaman SPBT Surat kepada waris memaklumkan sama ada anakanak mereka layak SPBT.3. 8. Isi Borang Keperluan Buku Teks – Borang Kompuer BTBTR 190 dan buku stok. Sediakan rumusan enrolmen dan kelayakan pelajar mengikut tingkatan. 4. 5.4.1. ii. 2.6.

3.4.6.5 Proses Permohonan Bekalan Buku Buku Stok Bilangan buku yang elok dalam stor + di tangan Bilangan pelajar yang layak Tidak perlu bekalan tambahan Bilangan buku yang elok Dalam stor + di tangan Memohon tambahan 3% bagi gantian kerosakan Isikan Borang Agihan Permohonan melalui Borang BPBTR 190 (+30%) (Fail 001 – 03) .

1 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2.2 menulis tarikh penerimaan buku 3. .1 menurun tandatangan dan kad pengenalan 3. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT.3. PK(HEM)/Penyelaras SPBT 7. 2.3 Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.3.2 Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku. 3. Pastikan bahawa: 2. Pembantu Tadbir/ Guru SPBT 4.1 URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Pengetua/Penolong KananGuru SPBT/KPT 1. Penerima mengisi invois dengan: 3. 6. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks.PPD 6.2 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 5. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dalam buku stok. 6.5.4 mengisi “store certificate” Menyerahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar. 2.3 meletak mohor sekolah 3.5.1 Cop sekolah 6. JPNS. PROSES KERJA Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. 6.

5. .  Buku yang dibekalkan adalah dalam keadaan yang baik.6. Pastikan bahawa:  Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul.2 Carta Aliran Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar.  Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460.3.

5.5 menurun tandatangan/ KP Tandakan (√) Catatan 3. . JPNS. Penerima mengisi invois dengan: 3.3 Bil.3. Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT..4 Kod sekolah dan nama sekolah pada invois adalah betul. 2. 2. Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. 2.  Cop sekolah  Memberi nombor siri/nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. Senarai Semak Tindakan Menerima buku teks yang dihantar oleh pengedar. Pastikan bahawa: 2.5 Judul buku dan bilangan naskhah buku yang dibekalkan adalah seperti pada invois dan BTBTR 460. 1. Penerima mengisi invois dengan:  menurun tandatangan dan KP  menulis tarikh penerimaan buku  meletak mohor sekolah  mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap diisi kepada pengedar.dalam keadaan yang baik.6 Buku . Tamat 6.

Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak . JPNS. 300-V dalam 7 salinan. ii. PROSES KERJA Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat.8 mengisi “store certificate” Serahkan invois yang lengkap pengedar.5. Bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan direkod.3.6 menulis tarikh penerimaan buku 3.3. 6. Laporan penerimaan buku/salinan invois dihanter ke Bahagian Buku Teks. 5.7 meletak mohor sekolah 4. PK(HEM)/Guru SPBT 5. Borang BTBTR 460 Invois/SAP 6.3. 6. 3.3 Cop sekolah 6. 6.4 Memberi nombor siri/ nombor perolehan dan tarikh pada setiap buku 7. diisi kepada Menyimpan salinan invois/SAP ke dalam Fail Invois SPBT Buku yang diterima dihantar diproses dan direkod dlam buku stok. Mengisi Borang Kew.1 URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Proses Kerja JAWATAN Guru SPBT 1.3.4 Borang Digunakan i.6.6. 4.(KEW 300 V). Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. 2. 3. 6.

.2 ditanam (Buku Agama) 8. JPNS.4 dihadiahkan kepada pelajar dll Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks. 9.3.3 dibakar (Buku Agama) 8. 8.00. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. 6.2 Carta Aliran Buku teks yang usang/rosak atau buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran diasingkan dan diikat. Menyemak dn mengesahkan Borang Kew 300-V Menghantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. Pengetua/JK Pemeriksa Pelupusan Buku Teks PK(HEM)/Penyelaras SPBT Pengetua 6.1 dijual (melalui sebut harga) 8. Rekodkan bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan. Guru SPBT 10.6. Cara pelupusan seperti yang disyorkan: 8. 7.dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30.000. Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.

3 Bil. Senarai Semak Tindakan Asingkan dan ikat: 1. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. Memastikan bahawa jumlah nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. . Mengisi Borang Kew. 300-V dalam 7 salinan.6.3. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.1 Buku teks yang usang/rosak 1. Cara pelupusan seperti yang disyorkan Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bahagian Buku Teks.000.Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. 1.00. Tandakan (√) Catatan 2.2 Buku teks yang tidak digunakan lagi kerana pertukaran sukatan pelajaran Rekod bilangan naskhah bagi setiap judul buku yang hendak dilupuskan. Tamat 6.

7. 8. ii.3. 5.6.3. 4. 6..V Borang Kew 300 . Nilai buku teks yang hendak dilupuskan bagi setiap permohonan tidak melebihi RM30. Buku Teks Pendidikan Agama Islam diasingkan. 6.Buku Teks. JPNS Mengemaskinikan rekod stok SPBT. Cara pelupusan seperti yang disyorkan(dijual.000. Borang Kew 300 . 10. 300-V dalam 7 salinan.4 Borang Digunakan i. Mengisi Borang Kew. 9.00.ditanam Dihadiahkan kepada pelajar dll) Hantar sijil pelupusan (Borang Kew 300 – X) yang telah diisi dan sijil saksi ke Bgn.X . Menyemak dan mengesahkan Borang Kew 300-V Hantar 6 salinan Borang Kew 300-V ke Bahagian Buku Teks. JPNS Menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPNS dan mengambil tindakan pelupusan dengan segera.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful