Anda di halaman 1dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL

(Per.Ka.BKN Nomor: Tahun 2010)

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA

Halaman 1 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : .. TAHUN 2010 TENTANG PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Menimbang : a. Bahwa dalam rangka optimalisasi penyelenggaraan manajemen PNS dibutuhkan penyempurnaan perencanaan, distribusi, dan pengembangan Pegawai Negeri Sipil; bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada huruf a, maka dipandang perlu untuk menetapkan pedoman analisis beban kerja Pegawai Negeri Sipil, dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara.

b.

Mengingat :

1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

Halaman 2 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

(Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4015) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4332); 3. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. 4. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara.
Halaman 3 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA TENTANG PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL Mengesahkan berlakunya Pedoman Analisis Beban Kerja Pegawai Negeri Sipil, sebagaimana tersebut dalam lampiran Peraturan ini; Dengan berlakunya keputusan ini, setiap instansi pemerintah wajib melaksanakan analisis beban kerja; Pejabat Pembina Kepegawaian agar menyampaikan hasil analisis beban kerja kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara; Apabila dalam pelaksanaan peraturan ini dijumpai kesulitan, agar menghubungi Kepala Badan Kepegawaian Negara atau Pejabat lain yang ditunjuk. Peraturan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

PERTAMA

KEDUA

KETIGA

KEEMPAT

KELIMA

Halaman 4 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal Desember 2010 Kepala Badan Kepegawaian Negara,

DR. Edy Topo Ashari

Halaman 5 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : .. Tahun 2010 TANGGAL : .. DESEMBER 2010

PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA PEGAWAI NEGERI SIPIL

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA 2010

Halaman 6 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

BAB I PENDAHULUAN
A. UMUM
1. Berdasarkan pasal 7 ayat (1) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-pokok Kepegawaian ditentukan bahwa setiap Pegawai Negeri berhak memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawabnya. 2. Untuk menentukan kelayakan dan keseimbangan antara beban kerja dan tanggung jawab dengan kompensasi yang diterima oleh setiap Pegawai Negeri Sipil perlu dilakukan analisis beban kerja jabatan Pegawai Negeri Sipil dimaksud.

B. MAKSUD DAN TUJUAN


Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan bagi instansi pemerintah dalam melaksanakan analisis

Halaman 7 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

beban kerja di lingkungan instansi masing-masing secara akurat Adapun tujuan ditetapkannya pedoman ini agar setiap instansi pemerintah dapat mengukur setiap beban kerja jabatan yang sesuai dengan jumlah, komposisi dan kualifikasi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan organisasinya.

C. SASARAN DAN MANFAAT


Sasaran dari penerapan Analisis Beban Kerja dalam organisasi adalah tercapainya: 1. Efektifitas pelaksanaan tugas jabatan oleh

pemangku jabatan untuk mencapai efektifitas kinerja individu, unit maupun instansi; 2. Efisiensi manajemen organisasi yang meliputi kelembagaan, kepegawaian, tata laksana dan pembiayaan sebagai dasar perbaikan manajemen PNS, terutama bidang perencanaan,

pengembangan, dan distribusi. Adapun manfaat dari analisis beban kerja adalah sebagai
Halaman 8 dari 54

alat

transformasi

dalam

mewujudkan

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Pegawai Negeri Sipil yang profesional, produktif dan sejahtera.

D. RUANG LINGKUP
Pedoman Analisis Beban Kerja dipergunakan dalam rangka peningkatan kualitas manajemen organisasi. Ruang lingkup pedoman ini meliputi : 1. Identifikasi Elemen Perhitungan Beban Kerja; 2. Prosedur Pelaksanaan Analisis Beban Kerja.

Halaman 9 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 10 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

BAB II KONSEP DASAR


A. PENGERTIAN
Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan: a. Pegawai Negeri Sipil adalah sebagaimana

dimaksud dalam Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian

sebagaimana telah diubah dengan Undangundang Nomor 43 tahun 1999. b. Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu satuan organisasi. c. Tugas adalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh Pegawai Negeri Sipil yang merupakan bagian atau komponen dari suatu jabatan.

Halaman 11 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

d. Uraian

Tugas

adalah

suatu

paparan

atau

bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan pemegang jabatan. e. Beban Kerja (BK) adalah sejumlah target

pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. f. Jam Kerja Formal (JKF) adalah jam kerja yang ditentukan oleh pemerintah berdasarkan

Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam Kerja Kantor Pemerintah RI jo. Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 jo. Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995. g. Waktu Luang (WL) adalah waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan tidak produktif karena faktor kelelahan dasar, pengaruh tempat kerja, dan untuk keperluan yang sifatnya pribadi seperti beribadah. Dalam pedoman ini besarnya waktu luang ditetapkan sebesar 30% dari jam kerja formal.

Halaman 12 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

h. Standar Waktu Penyelesaian (SWP) adalah waktu yang digunakan oleh pegawai dalam

menyelesaikan suatu tugas jabatannya. i. Volume/Isi Kerja Jabatan (VKJ) adalah nilai yang didapatkan dari perkalian Beban Kerja (BK) dengan Standar Waktu Penyelesaian (SWP). j. Volume/Isi Kerja Unit (VKU) adalah jumlah total dari volume/isi kerja jabatan-jabatan yang ada dalam suatu unit kerja. k. Instansi Pemerintah adalah sebutan kolektif bagi satuan kerja/satuan organisasi, Kementerian, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, dan instansi pemerintah lainnya baik pusat maupun daerah.

B. IDENTIFIKASI ELEMEN BEBAN KERJA 1. Beban Kerja


Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis beban kerja adalah identifikasi beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun. Identifikasi

Halaman 13 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

beban kerja dilakukan dengan menggunakan beberapa pendekatan terhadap tugas, yaitu: a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil Kerja adalah produk atau output tugas yang hasil kerjanya fisik atau bersifat

kebendaan. Contoh: Tugas penanganan surat Hasil kerja dari tugas ini adalah penanganan surat masuk. b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Pendekatan ini digunakan untuk tugas yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani.

Halaman 14 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Contoh: Tugas yang menggunakan pendekatan ini adalah tugas untuk menerima dan

menindaklanjuti keluhan dari masyarakat. c. Pendekatan Proses Kerja Proses kerja disini adalah suatu rangkaian aktifitas yang telah untuk distandarkan suatu tugas.

pelaksanaannya

Penyelesaian tugas jenis ini dapat dilihat ketika seluruh tahapan/rangkaian aktifitas telah selesai dilaksanakan. Contoh: Tugas yang diidentifikasi berdasarkan proses kerja adalah tugas untuk melakukan

pemeliharaan berkala terhadap perangkat komputer.

Halaman 15 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

2.

Hari Kerja Efektif


Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995, ditetapkan bahwa hari kerja formal adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja. Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah sebagai berikut: a. Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari kerja:
Jumlah hari dalam setahun Jumlah hari sabtu dan minggu Jumlah hari libur nasional Jumlah cuti dalam 1 tahun Total Hari Kerja Efektif 365 104 14 12 235 hari hari hari hari hari

b. Untuk Instansi/Unit yang menerapkan 6 hari kerja:


Jumlah hari dalam setahun Jumlah hari minggu Jumlah hari libur nasional Jumlah cuti dalam 1 tahun Total Hari Kerja Efektif 365 52 14 12 287 hari hari hari hari hari

Halaman 16 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

3.

Jam Kerja Formal


Penetapan Jam Kerja Formal dapat mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 yang menyatakan bahwa Jam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipil adalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.

4.

Waktu Luang
Penetapan waktu luang dapat menggunakan Standar Waktu Luang yang ditetapkan oleh Menko Wasbang PAN yaitu 30% dari Jam Kerja Formal. Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari Jam Kerja Formal per Minggu, sehingga bentuk perhitungannya seperti berikut:
30% x 37,5 = 11,25

Sehingga

waktu

luang

untuk

setiap

minggunya adalah 11 jam 15 menit.


Halaman 17 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

5.

Jam Kerja Efektif


Perhitungan Jam Kerja Efektif adalah sebagai berikut: a. Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari kerja:

(37,5 11,25) 26,25 = = 5,25 5 5


= 5 jam 15 menit = 315 menit Dibulatkan menjadi 300 menit

b. Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari kerja:

(37,5 11,25) 26,25 = = 4,375 6 6


= 4 jam 22 menit = 262 menit Dibulatkan menjadi 250 menit

6.

Standar Waktu Penyelesaian


Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat diperoleh dari dokumen standard operating

Halaman 18 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

procedure (SOP), kontrak kerja, perintah kerja dan atau pedoman kerja sejenis. Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga dapat diolah dari rata-rata waktu dari seluruh pegawai yang menghasilkan produk atau melaksanakan tahapan proses yang sama.

7.

Standar Efektifitas Jabatan


Standar Efektifitas Jabatan (SEJ)

menggambarkan tingkat kinerja jabatan yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam memanfaatkan tenaga atau waktu kerjanya. Indeks Standar Efektifitas Jabatan minimal 1.

Halaman 19 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 20 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

BAB III PROSEDUR PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA


Analisis beban kerja dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu tahap persiapan dan perencanaan, pengumpulan data, tahap validasi dan penyesuaian data, dan yang ketiga adalah tahap pengolahan data yang harus dilakukan secara sistematis. Penjelasan dari masing-masing tahapan pelaksanaan

Analisis beban kerja akan dijabarkan sebagai berikut:

A. PERSIAPAN DAN PERENCANAAN


1. Pembentukan Tim Pelaksana Analisis Beban Kerja (TPABK) a) Untuk kelancaran pelaksanaan analisis beban kerja pada masing-masing Instansi Pemerintah,

Halaman 21 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Pejabat Pembina Kepegawaian baik Pusat maupun Daerah dapat membentuk TPABK. b) TPABK mempunyai tugas mengumpulkan data dan fakta, menganalisis, serta menyusunnya

menjadi laporan akhir sebagai hasil proses analisis beban kerja. c) Syarat keanggotaan TPABK. Keanggotaan TPABK diprioritaskan pada PNS yang memiliki kompetensi Analis Kepegawaian dengan persyaratan sebagai berikut: 1) PNS dengan pangkat/golongan ruang

serendah-rendahnya Pengatur Tk. I / II/d. 2) Telah mengikuti pelatihan atau bimbingan teknis analisis beban kerja berdasarkan metode dalam pedoman ini. 3) Syarat-syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang dan berwenang, lain seperti yang

pengalaman

kemampuan

diperlukan dalam tim. d) Jumlah dan susunan keanggotaan TPABK Susunan keanggotaan TPABK terdiri atas:

Halaman 22 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

1) Seorang Ketua merangkap anggota; 2) Seorang Sekretaris merangkap anggota; 3) Dalam jumlah ganjil dengan sekurang-

kurangnya 7 (tujuh) orang anggota. e) Ketua TPABK dapat ditunjuk dari seorang pejabat eselon II atau eselon III yang secara fungsional bertanggung jawab di bidang kepegawaian atau organisasi. f) Sekretaris TPABK dapat ditunjuk serendahrendahnya dari seorang pejabat eselon IV yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang analisis beban kerja.

2.

Penetapan Tugas Anggota Tim Pelaksana Analisis Beban Kerja (TPABK) 1) Tugas Ketua TPABK adalah : a. Membuat rencana kerja pelaksanaan analisis beban kerja; b. Memberikan pengarahan dan bimbingan

kepada anggota TPABK;

Halaman 23 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

c.

Menyampaikan hasil pelaksanaan analisis beban kerja kepada Pejabat Pembina

Kepegawaian instansi yang bersangkutan. 2) Tugas Sekretaris Tim adalah : a. Membantu Ketua Tim dalam melaksanakan tugasnya; b. Menyiapkan bahan diskusi, seminar atau lokakarya; c. Menyelenggarakan lokakarya; d. Mempersiapkan segala sesuatu yang diskusi, seminar atau

diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan analisis beban kerja. 3) Tugas anggota Tim adalah : a. Penyusunan Beban Kerja; b. c. d. Penyiapan instrumen analisis beban kerja; Pemberitahuan kepada pimpinan unit; Mengumpulkan data dan fakta dengan jadwal pelaksanaan Analisis

menggunakan metode tertentu; e. Melakukan verifikasi data;

Halaman 24 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

f. g. h.

Melakukan proses analisis beban kerja; Menyusun hasil akhir analisis beban kerja. Melakukan diskusi/seminar dalam rangka validasi hasil analisis beban kerja;

B. PROSEDUR ANALISIS BEBAN KERJA


Prosedur analisis beban kerja terdiri atas: 1. Inventarisasi jumlah pemangku jabatan Inventarisasi jumlah pemangku jabatan dilaksanakan dengan menggunakan Formulir Inventarisasi

Pemangku Jabatan sebagaimana disebutkan dalam anak lampiran I.a. 2. Analisis beban kerja jabatan Analisis beban kerja dilakukan dengan menggunakan Formulir Perhitungan Beban Kerja sebagaimana disebutkan dalam anak lampiran I.b. 3. Penyajian hasil analisis Hasil analisis terhadap beban kerja masing-masing jabatan disajikan dengan menggunakan Formulir Hasil Analisis Beban Kerja Jabatan sebagaimana disebutkan dalam anak lampiran I.c.
Halaman 25 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

4. Rekapitulasi volume/isi kerja jabatan Rekapitulasi dari jumlah volume kerja jabatan dalam satu unit kerja dilakukan dengan menggunakan Formulir Daftar Rekapitulasi Volume Kerja

sebagaimana disebutkan dalam anak lampiran I.d. 5. Rekapitulasi volume/isi kerja unit Rekapitulasi volume kerja unit dilakukan dengan menggunakan Formulir Daftar Rekapitulasi Volume Kerja Unit sebagaimana disebutkan dalam anak lampiran I.e.

Halaman 26 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

BAB IV PENUTUP
Analisis Beban Kerja merupakan proses kegiatan penting yang dapat mewujudkan keseimbangan antara volume kerja dengan jumlah dan kualitas SDM dalam suatu unit kerja, sehingga kinerja dapat tercapai secara efektif dan efisien. Analisis Beban Kerja harus didahului oleh proses kegiatan berikut: 1. Analisis Jabatan 2. Penyusunan SOP 3. Penerapan Standar Kompetensi Kerja Pegawai Kegiatan lain yang harus dilakukan setelah proses Analisis Beban Kerja antara lain sebagai berikut: 1. Penetapan Standar Kinerja Pegawai 2. Perencanaan Pegawai 3. Distribusi Pegawai 4. Redesign (Perumusan kembali) Jabatan 5. Pengembangan Pegawai 6. Analisis Organisasi

Halaman 27 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal, Desember 2010 Kepala Badan Kepegawaian Negara,

Edy Topo Ashari

Halaman 28 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

ANAK LAMPIRAN I

PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Nomor ..... Tahun 2010

FORMULIR ANALISIS BEBAN KERJA

Halaman 29 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Anak Lampiran I.a.

Halaman 30 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Petunjuk Pengisian Formulir 1: 1. Kolom No diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada baris tersebut. 2. Kolom Nama Jabatan diisi dengan nama-nama jabatan struktural maupun jabatan non-struktural dalam unit kerja yang disebutkan pada poin 1. 3. Kolom Jumlah Pemangku Jabatan diisi dengan jumlah pegawai yang memangku jabatan yang disebut dalam kolom nama jabatan dan memiliki pangkat/golongan ruang sesuai dengan kolom pangkat/golongan

Halaman 31 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Anak Lampiran I.b.

Halaman 32 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Petunjuk Pengisian Formulir 2: 1. Kolom No diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada baris tersebut. 2. Kolom Uraian/Tahapan Tugas diisi dengan uraian tugas jabatan atau tahapan-tahapan tugas sesuai dengan dokumen informasi jabatan. 3. Kolom Satuan Beban Kerja diisi dengan nama satuan hasil kerja / objek kerja / proses kerja tergantung dari pendekatan yang digunakan. 4. Kolom Jumlah Beban Kerja diisi dengan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan / frekuensi pekerjaan yang dilakukan oleh jabatan tersebut selama 1 tahun. 5. Kolom Standar Waktu Penyelesaian diisi dengan waktu penyelesaian tugas sesuai dengan dokumen Standard Operating Procedure (SOP) atau dengan perhitungan rata-rata dari waktu penyelesaian pemangku jabatan terkait. 6. Kolom Volume/Isi Kerja Jabatan diisi dengan hasil perhitungan menggunakan rumus berikut:
VKJ = JBK x SWP

VKJ = Volume Kerja Jabatan JBK = Jumlah Beban Kerja SWP = Standar Waktu Penyelesaian 7. Kolom Esensi Tugas diisi dengan jenis esensi dari tugas tersebut dalam kolom (2). Adapun macamHalaman 33 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

macam esensi tugas adalah tugas pokok, tugas penunjang dan tugas tambahan.

Halaman 34 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Anak Lampiran I.c.


FORMULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN 1. Nama Jabatan : (diisi dengan nama jabatan yang dianalisis) 2. Unit Kerja: (diisi dengan nama unit kerja dari jabatan tersebut diatas) 3. Volume/Isi Kerja Jabatan: (diisi dengan Jumlah Total Volume Kerja Jabatan untuk jabatan dalam poin 1 dengan mengacu pada Formulir 2) 4. Kriteria Beban Kerja Jabatan:

5. Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan: a. Terhadap Perencanaan Pegawai

b. Terhadap Distribusi Pegawai

c. Terhadap Pengembangan Pegawai

Halaman 35 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Petunjuk Pengisian Formulir 3: 1. Elemen Kriteria Beban Kerja Jabatan diisi sesuai dengan tabel berikut: Kriteria Beban Kerja Jabatan
No 1. Volume 0-0,999 Kriteria Keterangan Underload Beban kerja lebih kecil dari kemampuan kerja minimal satu orang pegawai atau jumlah beban kerja kecil/sedikit. Inload Beban kerja sesuai dengan kemampuan kerja satu orang pegawai. Overload Beban kerja lebih besar dari kemampuan kerja minimal satu orang pegawai atau jumlah beban kerja yang ada dapat dikerjakan oleh lebih dari satu orang pegawai.

2.

1-1,280

3.

> 1,280

2. Elemen Interpretasi Kriteria Beban Kerja Jabatan diisi berdasarkan tabel interpretasi berikut: a. Interpretasi Kriteria terhadap Perencanaan Pegawai Sesuai dengan pengertian, bahwa perencanaan pegawai adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan perhitungan kebutuhan pegawai
Halaman 36 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

dimasa yang akan datang dalam suatu organisasi publik, dengan menggunakan sumber informasi yang tepat guna penyediaan pegawai dalam jumlah dan kualitas sesuai yang dibutuhkan. Maka pada setiap kriteria dapat dilakukan beberapa interpretasi sebagai berikut:
No Kriteria Interpretasi 1. Underload Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih kecil dari kemampuan kerja ratarata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja kecil/sedikit maka dalam kebijakan perencanaan ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) jabatan digabung/dihapus dan kemudian tugas-tugas / beban kerjanya didistribusikan kepada jabatan lain yang memiliki beban kerja underload dengan tetap memperhatikan syaratsyarat jabatan; 2) uraian tugas dalam jabatan tersebut diperluas (enrichment) sehingga efektif dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika uraian tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup untuk satu orang pegawai maka jabatan tersebut dapat tetap dipertahankan dengan formasi 1 orang saja.
Halaman 37 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

2.

Inload

3.

Overload

Pada jabatan yang memiliki beban kerja yang relatif sesuai/ sama dengan kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai maka jabatan tersebut sudah sesuai dengan perencanaan kebutuhan pegawai untuk direkomendasikan muncul formasi untuk satu pegawai pada jabatan tersebut. Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih besar dari kemampuan kerja ratarata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja yang ada seharus dikerjakan oleh lebih dari satu orang pegawai, maka dalam perencanaan ada beberapa kemungkinan: 1) jabatan dipecah dan uraian tugas dalam jabatan tersebut dikurangi (diberikan pada jabatan yang lain yang sejenis) sehingga efektif dikerjakan oleh satu orang pegawai. 2) mengevaluasi tingkat kompetensi pemangku jabatan dan menganalisis apakah sudah ada kesesuaian antara spesifikasi jabatan dengan kualifikasi pegawai. 3) menambah jumlah pegawai untuk duduk dalam jabatan tersebut sesuai dengan hasil penghitungan.

Halaman 38 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

b. Interpretasi Kriteria Terhadap Distribusi Pegawai Distribusi pegawai adalah kegiatan atau aktivitas yang terkait dengan penempatan pegawai sesuai dengan prinsip the right man on the right job baik dari segi kuantitas maupun kualitas. Maka pada setiap nilai kriteria dapat dilakukan beberapa interpretasi sebagai berikut.
No Kriteria Interpretasi 1. Underload Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih kecil dari kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja kecil/sedikit maka dalam kebijakan distribusi yang dilakukan ada beberapa kemungkinan: 1) mengevaluasi kapasitas dan potensi pegawai dan menganalisis apakah dari sisi kemampuan pemangku jabatan, apakah pegawai tersebut overqualified dan mempertimbangkan promosi vertikal. 2) perumusan jabatan harus dievaluasi kembali dan dilakukan penambahan uraian tugas sehingga
Halaman 39 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

2.

Inload

3.

Overload

inload dan efektif untuk dikerjakan oleh satu orang pegawai. Pada jabatan yang memiliki beban kerja yang relatif sesuai/ sama dengan dengan kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai maka jabatan tersebut sudah sesuai dengan distribusi, meskipun untuk mencapai prinsip the right man on the right job masih harus dilihat kinerja yang dihasilkan oleh pemangku jabatan. Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih besar dari kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja yang ada seharusnya dikerjakan oleh lebih dari satu orang pegawai, maka dalam kebijakan distribusi ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) penambahan pemangku jabatan sesuai dengan hasil perhitungan. 2) distribusi uraian tugas dari jabatan yang overload ke yang masih inload. 3) mengevaluasi kualifikasi pegawai terhadap tuntutan pekerjaan sebagai dasar untuk melakukan mutasi horisontal.

Halaman 40 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

c. Interpretasi Kriteria terhadap Pengembangan Pegawai Pengembangan pegawai adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang terkait dengan upaya untuk meningkatkan profesionalisme dan kesejahteraan pegawai.
No Kriteria Interpretasi 1. Underload Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih kecil dari kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja kecil/sedikit maka dalam kebijakan pengembangan (misal: kesejahteraan) ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) melakukan penyesuaian tunjangan berdasarkan proporsi beban kerja yang menjadi tanggung jawab jabatan. 2) memperkaya variasi/rentang kompleksitas pekerjaan untuk meningkatkan efisiensi. 2. Inload Pada jabatan yang memiliki beban kerja yang relatif sesuai/ sama dengan kemampuan kerja rata-rata satu orang pegawai maka dalam pemberian tunjangan diberikan penuh (100%) sesuai dengan beban kerjanya. 3. Overload Pada jabatan yang memiliki beban kerja lebih besar dari kemampuan
Halaman 41 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

kerja rata-rata satu orang pegawai atau jumlah beban kerja yang ada seharus dikerjakan oleh lebih dari satu orang pegawai, ada beberapa alternatif yang dapat dilakukan: 1) melakukan penyesuaian tunjangan berdasarkan proporsi beban kerja yang menjadi tanggung jawab jabatan. 2) mengevaluasi kualifikasi dan kompetensi pegawai, dan digunakan sebagai dasar penentuan kebutuhan diklat. 3) mengevaluasi sistem kerja / prosedur untuk mengetahui hambatan-hambatan dialami dalam melaksanakan penyelesaian tugas.

Halaman 42 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Anak Lampiran I.d.

Halaman 43 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Petunjuk Pengisian Formulir 4: 1. Kolom No diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada baris tersebut. 2. Kolom Nama Jabatan diisi dengan nama-nama jabatan struktural maupun jabatan non-struktural dalam unit kerja yang disebutkan pada poin 1. 3. Kolom Isi Kerja Jabatan diisi dengan total volume/isi kerja untuk jabatan terkait sesuai dengan hasil perhitungan yang menggunakan formulir 2. 4. Kolom Kriteria diisi dengan kriteria beban kerja untuk jabatan terkait dengan mengacu pada hasil penyajian yang menggunakan formulir 3. 5. Kolom Jumlah Pegawai yang ada diisi dengan total jumlah pegawai yang memangku suatu jabatan yang sama dengan mengacu pada formulir 1. 6. Kolom Jumlah Pegawai yang dibutuhkan diisi dengan perhitungan jumlah pegawai berdasarkan hasil volume/isi kerja jabatan pada kolom (2) dengan menggunakan rumus:
Jumlah Pegawai yang dibutuhkan = VKJ : 1

VKJ = Volume Kerja Jabatan, sesuai dengan kolom (2) Catatan: hasil perhitungan jumlah pegawai selalu dibulatkan kebawah untuk mencapai efisiensi jumlah pegawai.

Halaman 44 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

7. Kolom Tingkat Efisiensi Unit diisi dengan besaran yang didasarkan pada perhitungan berikut:
TEU = VKU : JPD

Dimana: TEU = Tingkat Efisiensi Unit VKU = Volume Kerja Unit JPD = Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan 8. Kolom Kategori Efisiensi Unit diisi dengan pengkategorian berdasarkan rentang nilai berikut: a. 0 0,256 : Sangat Kurang b. 0,257 0,512 : Kurang Efisien c. 0,513 0,768 : Cukup Efisien d. 0,769 1,024 : Efisien e. 1,025 1,280 : Sangat Efisien

Halaman 45 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Anak Lampiran I.e.

Halaman 46 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Petunjuk Pengisian Formulir 5: 1. Kolom No diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada baris tersebut. 2. Kolom Unit Kerja diisi dengan nama unit-unit kerja dalam instansi pelaksana analisis beban kerja. 3. Kolom Volume/Isi Kerja Unit diisi dengan besaran Volume Kerja Unit untuk masing-masing unit kerja, mengacu pada formulir 4. 4. Kolom Jumlah Pegawai yang Ada diisi dengan total jumlah pegawai yang ada dalam suatu unit kerja. Jumlah ini harus konsisten dan mengacu pada formulir 1 dan formulir 4. 5. Kolom Jumlah Pegawai yang dibutuhkan diisi dengan total jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam suatu unit. Jumlah pegawai yang dibutuhkan mengacu pada formulir 4 untuk masing-masing unit kerja. 6. Kolom Tingkat Efisiensi Unit diisi dengan besaran yang didasarkan pada perhitungan berikut:
TEU = VKU : JPD

Dimana: TEU = Tingkat Efisiensi Unit VKU = Volume Kerja Unit JPD = Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan

Halaman 47 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 48 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

ANAK LAMPIRAN II

PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA Nomor ..... Tahun 2010

CONTOH ANALISIS BEBAN KERJA

Halaman 49 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 50 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Halaman 51 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 52 dari 54

LAMPIRAN Pedoman Analisis Beban Kerja

Halaman 53 dari 54

Pedoman Analisis Beban Kerja LAMPIRAN

Halaman 54 dari 54