RAHMAT AWI PAKAYA, S.

IPem

RAHMAT AWI PAKAYA, S.IPem

TULISAN INI MEMUAT KOREKSI ATAS PENYUSUNAN DOKUMEN ADMINISTRASI PELAKSANAAN KEGIATAN SEKALIGUS SOLUSI PERBAIKAN UNTUK MENGHINDARI KESALAHAN BERULANG AKIBAT TINDAKAN COPY – PASTE SEBUAH DOKUMEN.

TAHUN 2011

DAFTAR ISI SEKAPUR SIRIH MOTIVASI AWAL RAPORT MERAH PELASANA KEGIATAN PERSEPSI MIRING PEMERIKSAAN MEMBERIKAN KUNCI JAWABAN APLIKASI ― NO COPY PASTE‖ A. Membuat Dokumen Utama (Main Document) B. Membuat Data Tujuan (DataSource) C. Menggabungkan Dokumen Utama dengan Data Source D. Menyimpan, Membuka dan Mencetak file dokumen mail merge JADILAH PEKERJA CERDAS DAFTAR PUSTAKA

SEKAPUR SIRIH Terucap kata syukur saya haturkan kehadirat Tuhan yang telah membimbing langkah dan ragaku dalam menyelesaikan rangkuman sederhana yang sekarang ada ditangan pembaca. Harapan yang saya impikan atas terbitnya karya ini adalah tersebarnya pengetahuan dan pemahaman menyangkut administrasi pengadaan barang dan jasa. Motivasi yang melatari keinginan untuk berbagi ilmu pengetahuan kepada para pelaksana kegiatan adalah berawal dari fakta yang sering saya jumpai pada pelaksanaan tugas-tugas pengawasan. Sebagai seorang abdi Negara yang bertugas dilembaga pengawasan daerah, keterpanggilan jiwa untuk turut berbagi rasa dan tanggung jawab atas ketertiban PASTE ! Adanya fenomena pengunduran diri beberapa orang bendahara pengeluaran SKPD dilingkungan Pemda Boalemo diawal TA. 2009 semakin memantapkan keinginan saya untuk secepatnya menerbitkan sebuah tulisan sebagai gerak cepat mengantisipasi agar wabah ketakutan menjadi pelaksana kegiatan tidak semakin meluas. Dalam menyusun tulisan yang bisa dibilang sangat sederhana ini, bantuan rekan-rekan kerja terutama spirit dan petunjuk dari pimpinan Satker Inspektorat Daerah Kab. Boalemo tak dapat saya balas hanya dengan ucapan terima kasih belaka. administrasi pengelolaan anggaran keuangan negara akhirnya saya wujudkan dalam tulisan AKU MALU BEKERJA COPY

Catatan ini sudah saya rintis sejak pertengahan tahun 2009, namun karena kesibukan kerja, saya belum bisa merampungkan secara keseluruhan. Jujur saja, saya bahkan sudah tak berkeinginan lagi menyelesaikannya. Namun awal tahun 2011, motivasi saya untuk mempersembahkan karya kecil untuk kebaikan bersama kembali tumbuh setelah saya diberikan spirit baru oleh Pimpinan Inspektorat Boalemo. Terlebih dengan hadirnya seorang senior saya, yang saya kagumi dr. Tito Bastiaan yang notabene atasan langsung saya, yang setiap hari selalu menghadang saya dengan pertanyaan ―Apa yang telah kita hasilkan hari ini untuk Boalemo ? ‖ Tema besar yang telah terpatri dalam diri saya atas pertanyaan dr. Tito Bastiaan saya wujudkan dalam sebuah prinsip kerja ―KOREKSI HAL KECIL UNTUK PERUBAHAN BESAR dilingkungan Pemerintah Kabupaten Boalemo. Terimah kasih tak lupa saya sampaikan juga kepada senior-senior saya lainnnya yang selalu saya jadikan tempat curhat, diantaranya : Bpk. Yunus Muda, S.IP, Bpk. Sahril Mointi, S.Sos, MM, Bpk. Safrudin Lamusu, SE. Tak lupa penghargaan saya untuk teman-teman kerja dilingkungan Inspektorat Boalemo : Albakhrein Umar, SE, Mohamad Kadir, Anton Mohamad yang selalu meledek saya dengan sebutan Ahli konsep yang tak pernah menghasilkan apa-apa. Sekali lagi terima kasih.

Yang pasti dalam penulisan buku ini masih terdapat banyak kekurangan, baik dari sisi kaidah penulisan maupun sistematika penyajiannya, untuk itu tegur sapa, terlebih saran tindak yang sifatnya koreksi konstruktif sangat saya dambakan dari para pemakai buku ini. Terima kasih... Wassalam Alaikum Wr. Wb Boalemo, Maret 2011 Penulis

MOTIVASI AWAL Pada setiap pemeriksaan yang dilakukan oleh Inspektorat Boalemo atas pengelolaan administrasi pertanggung jawaban, khususnya pertanggung jawaban administrasi keuangan, sering ditemukan masih adanya kesalahan – kesalahan administrasi yang sifatnya temuan berulang. Kesalahan yang paling menonjol terjadi pada duplikasi dokumen yang umumnya disebabkan operator yang mengcopy – paste sebuah file. Sebagai contoh, dalam pertanggung jawaban administasi keuangan, kesalahan terbanyak yang sering ditemukan biasanya terdapat pada pembuatan kwitansi pembayaran, Nota Pesanan, dan administarsi Berita Acara. Kesalahan yang terjadi biasanya berupa lupa mengganti tanggal, lokasi, dan sebagainya. Hal yang sama sering pula terjadi pada administrasi Khusus pengelolaan untuk dan pelaksanaan dokumen kegiatan, mulai dari administrasi proses lelang sampai pada penyusunan dokumen kontrak. penyusunan kontrak, secara umum kesalahan paling fatal adalah lupa mengganti diantaranya sebagai berikut : 1. Nama pekerjaan 2. Nama perusahaan 3. Alamat Perusahaan 4. Nama direktur 5. Lokasi Pekerjaan beberapa item,

6. Nomor NPWP dan nomor rekening perusahaan 7. dan kesalahan lainnya. Berdasarkan fakta sebagaimana diuraikan diatas, Pihak Inspektorat Boalemo tahun 2009 telah membentuk Tim Verifikasi yang meneliti kelengkapan dokumen kontrak termasuk meneliti kesalahan – kesalahan data umum kontrak. Hasilnya, dari semua dokumen yang diverifikasi sebanyak + 250 dokumen kontrak, 80 % ditemukan terdapat kesalahan data umum kontrak. Penyebabnya hanya satu, yakni duplikasi file dalam bentuk copy – paste ! Data sample yang diperoleh dari hasil uji petik terhadap beberapa operator komputer ataupun pegawai SKPD yang diserahi tugas menyusun dokumen kontrak, dapat disimpulkan beberapa catatan penting sebagai berikut : 1. Rata-rata operator komputer SKPD dalam melakukan duplikasi file menggunakan perintah copy – paste / Save as. 2. Dalam melakukan input data duplikasi file, operator komputer SKPD melakukan edit data melalui perintah Replace, selebihnya dilakukan secara edit manual. 3. Operator komputer SKPD tidak menyadari bahwa kesalahan yang dilakukannya dalam mengedit data melalui perintah replace bila tidak cermat justru semakin memperbesar tingkat kesalahan input data.

Kesalahan dan kelalaian dalam membuat sebuah dokumen yang merupakan bagian pertanggung jawaban, perlu diminimalisir atau bahkan wajib kita eliminir. Jika tidak, potret buram dan amburadulnya administrasi dokumen negara akan menjadi sebuah tradisi buruk yang akan terekam oleh sejarah. Tidak harus instant, namun perlu dilakukan berbagai upaya konkrit untuk memutus mata rantai kesalahan dalam pengelolaan administrasi secara Contoh : Dalam sebuah file duplikasi yang diedit terdapat kalimat Kecamatan Paguyaman Pantai

Kabupaten Boalemo, dihalaman lainnya terdapat alamat perusahaan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo. Misalnya operator
hanya bermaksud mau mengganti alamat Kecamatan Paguyuman menjadi Kecamatan Tilamuta melalui perintah edit replace all maka seluruh kata/kalimat yang mengandung Kecamatan Paguyaman akan secara otomatis terganti. Dalam contoh kasus diatas, operator tidak menyadari bahwa dengan mengganti Kecamatan
Pantai

Paguyaman
Kabupatem

menjadi

Kecamatan menjadi

Tilamuta secara tidak langsung turut merubah kata/kalimat pada tulisan
Kecamatan Paguyaman Boalemo Kecamatan Tilamuta Pantai Kabupaten Boalemo.umum.

Tulisan ini terwujud, juga karena dorongan akan sebuah motivasi berbagi dengan semua pihak yang merasa bertanggung jawab atas pelaksanaan good governance menuju good government melalui tertib administrasi.

RAPORT MERAH SKPD DAN PERSEPSI MIRING PEMERIKSAAN Bila diadakan evaluasi terhadap kinerja SKPD se Kabupaten Boalemo dengan menggunakan variabel kesalahan administrasi sebagai salah satu penilaian tertib administrasi maka dapat diilustrasikan bahwa hasil penilaian akhir akan menunjukan angka dibawah nilai (skor) standar atau menghasilkan raport dengan angka merah. Sebuah hasil yang tidak diinginkan ! Pertanyaan yang mungkin muncul dalam benak kita, pihak mana yang seharusnya bertanggung jawab ? Jawabannya, relative ! Kitaikan permasalahan ini diperdebatkan, maka pasti akan memunculkan beberapa pihak yang saling lempar tanggung jawab disertai argumen apriori. Banyak orang beranggapan bahwa temuan administrasi hanyalah kesalahan kecil.

Sekedar

mengingatkan,

jangan

sampai

kesalahan yang kita anggap sepele justru akan bermuara pada temuan penyimpangan administrasi. Penyimpangan administrasi
adalah kondisi di mana secara materiil kegiatan telah dilaksanakan dengan benar, namun persyaratan formilnya masih terdapat kekurangan. Contoh :Dalam pengadaan barang/jasa, prosedur pengadaan telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku, namun pelaksanaan pengadaan barang/jasa tersebut tidak disertai dengan dokumen pendukung secara lengkap dan benar. Dalam pembuktian sebuah temuan dapat diketegorikan sebagai penyimpangan administrasi apabila setelah dilakukan pengujian materiil tidak ditemui adanya kerugian negara/daerah, pemborosan ataupun unsur-unsur TPK. Satu hal yang pasti, rekomendasi atas temuan penyimpangan administrasi adalah perintah untuk melengkapi dan membenahi penyimpangan administrasi dimaksud. Berulangnya kesalahan administrasi akan menjadi cerita yang tidak akan pernah selesai. Yang sama kita butuhkan, sudah barang tentu adalah tindakan nyata untuk menjawab permasalahannya. Perlu adanya sebuah panduan yang jelas. Panduan rinci yang sanggup menjelaskan dan dapat dijadikan sebagai langkah kerja praktis. Jika tidak, maka selamanya raport merah akan tetap menjadi hiasan pemeriksaan setiap tahun. Komitmen kearah perbaikan sistim manajemen keuangan pemerintah daerah, perlu dibarengi dengan kemampuan personal pelaksana kegiatan, termasuk mengoptimalkan pengetahuan dan skill operator komputer yang notabene merupakan ujung tombak admnistrasi. Pengalaman dalam berbagai kesempatan melakukan pemeriksaan, baik pemeriksaan yang sifatnya rutin maupun pemeriksaan khusus, sering ditemui beberapa sikap skeptis yang diperlihatkan oleh subyek pemeriksaan yang dialamatkan pada seorang pemeriksa.

Fenomena yang hadir ditengah-tengah kita sudah bukan hal aneh lagi jika muncul persepsi seorang pemeriksa hanya tahu mengoreksi. Bahkan kesan yang paling ekstrim, pemeriksa hanya mampu mencari kesalahan-kesalahan terperiksa, namun belum tentu dapat melakukan hal yang dilakukan oleh terperiksa. Ilustrasi seorang pemeriksa, ibarat pemilik rumah makan yang hanya tahu mengoreksi resep masakan sang koki, namun belum tentu dapat memasak layaknya pekerjaan sang koki. Sadar akan sebuah tuntutan profesi pemeriksa, tulisan ini mencoba untuk memberikan jawaban. Paling tidak, sebagai upaya untuk meluruskan persepsi miring tentang seorang pemeriksa.

MEMBERIKAN KUNCI JAWABAN APLIKASI “ NO COPY PASTE” Secara umum sebuah duplikasi dokumen redaksional (word) dibuat melalui perintah ―copy – paste‖ atau perintah toolbar file ―save as‖. Sehingga perlu dilakukan edit manual untuk menghasilkan dokumen baru yang diinginkan. Sampai disini, seorang operator komputer biasanya dapat dengan mudah melakukan editing bila dokumen yang akan diedit hanya terdiri dari bebarapa lembar saja. Lain halnya, jika dokumen yang akan di duplikasi terdiri dari lebih 10 lembar halaman dan akan diduplikasi sebanyak mungkin dengan data umum yang berbeda beda, maka sudah pasti dibutuhkan tingkat ketelitian seorang operator komputer untuk menyelesaikannya. Contoh kasus, tahun 2007 silam. Sebelum menguasai teknik kerja cerdas ini, waktu itu saya (penulis) masih bertugas di Dinas Pertanian Kab. Boalemo. Oleh Kepala Dinas Pertanian saat itu Ir. ISMAIL PATAMANI (sekarang : SEKDA KAB. GORUT), saya diberi tugas membuat Surat Perintah Kerjasama (SPK) Kelompok Tani penerima bantuan BLM Bidang Pertanian se Kabupaten Boalemo. Jumlah kelompok sebanyak 403 Kelompok. Dengan pengetahuan apa adanya, Saya melakukan duplikasi file sebagaimana umumnya. Ya… perintah ―copy-paste‖ jawabannya. Apa yang terjadi ? sudah satu minggu lamanya yang bisa diselesaikan hanya

duplikasi SPK dua kecamatan (45 SPK), itupun sudah kerja ekstra alias lembur. Sampai tibalah pada sebuah kenyataan, seorang senior saya Bpk. IDRIS RASYID, SP mengajari saya cara kerja praktis membuat duplikasi dokumen yang sifatnya massal. Dan ternyata ! SPK 403 Kelompok tani bisa saya selesaikan hanya dalam waktu 2 Jam. Luar Biasa…! Seiring dengan berjalannya waktu, saya menemukan jawaban atas pengetahuan ini. Secara tak sengaja, saya dapatkan sebuah buku dengan judul ―KOLABORASI WORD - EXCEL‖ ditoko buku Ramedia Gorontalo. Yang terpikirkan saat itu, saya harus membeli bukunya dan saya akan kembangkan di Kabupaten Boalemo, hitung-hitung berbagi pengetahuan kepada teman-teman SKPD. Namun yang sangat disayangkan, teman-teman yang saya pernah ajari bahkan sudah mengcopy buku ―KOLABORASI WORD - EXCEL‖ ternyata hilang ingatan alias lupa-lupa ingat.
Banyak alasan menyertai penyakit LUPA INGATAN yang diderita temanteman saya. ―Terlalu Rumitlah‖, Terlalu panjang perintahnya‖, ―Susahlah‖ dan masih banyak alasan lainnya. Berbeda dengan seorang sahabat saya, KEVIN KUMAY, S.Pt yang dengan secara sadar malah menantang saya untuk bisa membukukan pengetahuan ini melalui catatan kecil yang disederhanakan. Saya tadinya tak menghiraukan tantangannya. Tapi setelah saya pikir-pikir, akhirnya saya terima tantangan sdr. KEVIN KUMAY, S.Pt, kuberikan jawabannya. Dan hasilnya ! Adalah buku yang sementara kita baca !

Sebelum saya jelaskan tahapan dan langkah kerja membuat duplikasi dokumen menggunakan kolaborasi word - excel, saya sampaikan bahwa cara kerja perintah aplikasi ―No Copy –Paste‖ sesungguhnya murni menggunakan perintah MAILMERGE (Penggabungan Surat). Saya sangat merekomendasikan langkah kerja ini untuk menduplikasi dokumen yang bersifat massal, sebagai berikut :
1. Kwitansi

2. Berita Acara 3. Surat Keputusan 4. Proses Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung 5. Dokumen Kontrak / SPK 6. Sertifikat 7. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) 8. Daftar Peniliaian pelaksanaan Pekerjaan (DP3) PNS Isi surat ―mail merge‖ umumnya terdiri dari dua bagian utama, yakni dokumen utama (Main Document) dan data tujuan (Data Source). 1. Main Document merupakan dokumen inti atau dokumen utama yang berisi suatu dokumen tetap atau informasi yang tidak berubah atau dokumen format dasar. 2. Data Source merupakan sumber data sebagai data tujuan yang fungsinya seperti data base. Misalnya data nama, data alamat, data kota, dan lain sebagainya.

A. Membuat Dokumen Utama (Main Document) Biasanya dokumen utama berisi surat atau data yang bersifat redaksional / Naratif umunya dibuat melalui microsof word. Cara yang digunakan untuk membuat dokumen utama adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan microsof word, untuk membuat dokumen baru dengan cara klik menubar file, kemudian klik pilihan New atau dengan perintah ―control N‖. 2. Ketik sebuah surat yang akan kita buat sebagai Dokumen Utama. B. Membuat Data Tujuan (DataSource) Sebagaimana dijelaskan diatas, yang dimaksud dengan data source merupakan sumber data sebagai data tujuan yang fungsinya seperti data base, dan yang pasti data source akan kita buat dalam lembar kerja microsof excel. Jumlah data yang akan dibuat mengacu pada dokumen utama yang telah kita buat pada microsof word. Adapun data yang penulisannya lebih dari satu kali pada dokumen utama maka kolom yang akan dibuat pada data source cukup kita buat satu kolom saja. Misalnya : nama pekerjaan , nama Program, nama perusahaan dan nama KPA.

CONTOH - CONTOH APLIKATIF (Microsoft windows 2007) A. Membuat Kwitansi Buatlah sebuah naskah dokumen utama (redaksional) kwitansi pada microsoft word seperti dibawah ini :

Gbr. 1 Simpan file kwitansi dengan cara save / control S dengan file name MASTER KWITANSI pada folder my dokumen.

Langkah

berikutnya,

kita

akan

membuat

Data

Tujuan

(DataSource) pada lembar kerja baru Mikrosoft excel yang akan kita jadikan file database kwitansi. Jumlah data yang akan dibuat mengacu pada dokumen utama yang telah kita buat pada microsof word. Sebagai panduan pada contoh kasus, perhatikan Kwitansi diatas. Untuk memudahkan pembaca, seluruh data isian yang saya beri titik-titik (……….), sebanyak itu kolom yang harus dibuat pada microsof excel sebagai data base. Dengan demikian, berdasarkan contoh dokumen utama diatas, jumlah kolom yang akan kita buat pada data base microsof excel, jumlahnya tak lebih 7 kolom, yakni sebagai berikut : 1. Jumlah_Uang 2. Yakni 3. Terbilang 4. Tanggal_Kwitansi 5. Pengguna_Anggaran 6. Bendahara 7. Penerima Langka kerja untuk membuat data source / data base adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan microsof excel, untuk membuat dokumen baru dengan cara klik menubar file, kemudian klik pilihan New atau dengan perintah ―control N‖.

2. Buatlah kolom sebanyak 7 kolom, berilah nama kolom sesuai urutan nama sebagaimana diatas. 3. Yang perlu diingat, nama kolom harus terbaca sebagai satu karakter. Sehingga untuk penulisan nama kolom yang menggunakan lebih dari satu kata harus menggunakan garis bawah / underskor ( _ ) contoh : untuk penulisan nama kolom Jumlah Uang jangan dipisahkan dengan spasi, melainkan langsung disambung dengan garis bawah (ingat…! bukan garis datar) sehingga hasilnya tertulis Jumlah_Uang bukan Jumlah Uang. Atau lebih mudah kita tinggal menekan Shif (-) 4. Hasilnya seperti dibawah ini :

Gbr. 2

Simpan file Data Base pada lembar kerja excel dengan cara save / control S dengan file name Data Base Kwitansi pada folder my dokumen. B. Menggabungkan Dokumen Utama dengan Data Source Setelah dokumen utama dan data source selesai kita buat, langkah berikutnya yang akan kita lakukan adalah menggabungkan kedua data tersebut dengan cara sebagai berikut : 1) Terlebih dahulu kita harus memastikan bahwa file Data Base Kwitansi yang kita buat pada Microsoft excel dalam keadaan aktif atau terbuka. Kemudian kita Buka file dokumen utama pada Microsoft word, yakni file Master Kwitansi 2) Setelah dokumen utama file Master Kwitansi pada lembar kerja microsoft word ditampilkan, pilih dan klik pada menu toolbar menu mailings, kemudian klik start mail merge  step by step mail merge wizard (Lihat arah panah sesuai gambar)

Gbr. 3

Setelah step by step mail merge wizard kita klik, tampilan halaman kerja akan berubah Selanjutnya, klik tulisan warna biru pada sudut kanan bawah yang bertuliskan Next : starting document (lihat panah).seperti gambar dibawah ini :

Gbr. 4 Selanjutnya, klik tulisan warna biru kedua dari bawah pada sudut kanan bawah yang bertuliskan Next : select recipients (lihat tanda panah).

Gbr. 5

Tampilan akan muncul seperti dibawah ini, Selanjutnya, klik tulisan warna biru kedua dari bawah pada sudut kanan bawah yang bertuliskan Next : write your letter (lihat tanda panah).

Gbr. 6 Tampilan akan muncul seperti dibawah ini

Gbr.7

Sampai disini, kita hanya perlu mencari dan membuka ulang file data base kwitansi yang kita buat pada Microsoft excel. Pada contoh kasus ini filenya kita simpan di berkas my dokumen. Klik my dokumen lalu buka file data base kwitansi seperti terlihat pada gambar dibawah ini, selanjutnnya kita double klik file Data Base Kwitansi (lihat tanda panah). :

Gbr. 8 Tampilan akan terbuka seperti gambar dibawah ini, selanjutnnya kita double klik pilihan Data Isian Kwitansi (lihat tanda panah).

Gbr. 9

Tampilan akan terbuka seperti gambar dibawah ini, selanjutnnya kita klik pilihan OK (lihat tanda panah).

Gbr. 10

Sampai disini, kita telah selesai mengkolaborasi dokumen Utama microsoft word dengan data source microsof excel (data base), selanjutnya kita bersihkan menu bar dengan menghilangkan jejak langkah kerja mail merge dengan cara meng-klik tanda (x) (lihat tanda panah)

Gbr. 11

Langkah terakhir yang perlu kita buat adalah melakukan penyelarasan input korelasi antara dokumen utama dengan data source (data base) dengan cara mem-blok satu persatu tanda titik-titik (………………….) yang terdapat pada dokumen utama. Selanjutnya kita klik pada menu toolbar pilihan Insert merge field (lihat tanda panah), dan akan mucul tampilan seperti gambar dibawah ini :

Gbr. 12

Selanjutnya klik fields Jumlah_Uang, lalu klik pilihan insert klik close. Tampilan halaman toolbar pada dokumen utama akan seperti tampilan gambar di bawah ini :

Gbr. 13

Langkah selanjutnya terhadap penyelarasan input korelasi antara dokumen utama dengan data source (database), kita tinggal mengikuti perintah dan langkah kerja seperti pada gambar 12 dan 13 diatas. Setelah semua data input selesai kita korelasikan, maka secara otomatis dokumen utama dengan data source (database) telah terkoneksi. Dan hasilnya seperti gambar berikut ini :

Gbr. 14

Dengan demikian kita telah selesai melewati sebuah proses kolaborasi dokumen utama dengan data source (database), langkah terakhir kita tinggal mengisi kolom-kolom data source (database) yang kita buat pada Microsoft excel. Mari coba mengisi file DATA BASE KWITANSI pada file excel minimal 5 baris kebawah. Seperti tampilan dibawah ini, lalu kita simpan / control S !

Gbr. 15

C. Menyimpan, Membuka dan Mencetak file dokumen mail merge 1) Menyimpan file dokumen Hasil pekerjaan yang telah kita buat diatas sebagaimana dijelaskan pada langkah kerja pada (Menggabungkan Dokumen Utama dengan Data Source) silahkan kita simpan, lalu tutup seluruh file yang telah kita buat dengan cara mengclose semua menu bar, baik menu bar Microsoft word maupun menu bar Microsoft excel. 2) Membuka, Mengedit dan mencetak file dokumen Ketika kita ingin mencetak dokumen utama yang telah dibuat, langkah kerjanya sebagaimana mencetak dokumen pada umumnya. Terlebih dahulu kita buka dokumen file Data Base Kwitansi yang telah kita buat pada Ms. Excel. Selanjutnya buka lembar kerja pada Microsof word, lalu buka file yang ingin kita cetak. Misalnya, kita ingin mencetak KWITANSI yang tekah kita buat, maka kita cukup membuka tempat / folder penyimpanan data dimaksud.

Karena KWITANSI yang kita buat telah dikombinasikan melalui perintah mail merge, maka pada saat membuka dokumen utama pada Microsoft word akan muncul tampilan seperti dibawah ini, klik Yes (lihat arah panah) :

Gbr. 16

Tampilan yang akan muncul setelah pilihan Yes kita klik seperti tampak dibawah ini :

Gbr. 17

Pada tingkat pemula, biasanya sebelum dokumen dicetak, biasanya masih dibutuhkan langkah pengeditan atau hanya sekedar melihat hasil hasil kerja sebelum dokumen benar – benar ingin dicetak. Ketika kita ingin melihat dan mengedit dokumen sebelum dicetak, langkahnya adalah klik toolbar Mailings, selanjutnya klik Finish & Merge, klik Edit Individual Documents, lihat arah panah pada gambar 18. Sampai disini, kita tinggal memilih, ketika kita ingin menedit seluruh dokumen, maka pilihannya adalah klik All. Tapi ketika kita hanya ingin mengedit dokumen pertama yang kita input pada Data Base Microsof Excel maka pilihannnya adalah From, selanjutnya diisi dengan 1 to 1, lihat gambar 19 dan gambar 20 :

Gbr. 18

Gbr. 19

Gbr. 20

Satu hal yang perlu kita perhatikan, bila dalam dokumen yang kita buat terdapat data numerik ribuan sampai dengan miliaran, misalnya pada Master Kwitansi yang telah kita buat terdapat pencantuman angka pada Jumlah Uang, setelah insert merge field data numerik Jumlah Uang dilanjutkan dengan menyorot kembali data dimaksud selanjutnya kita klik kanan pada mouse, lalu pilih perintah Toogle fields codes, lihat tampilan gambar dibawah ini :

Gbr. 21

Setelah pilihan Toogle fields codes kita klik, tampilan field data numerik Jumlah Uang akan berubah seperti tampilan gambar dibawah ini :

Gbr. 22

Selanjutnya, pada field data numerik Jumlah Uang pada kalimat {MERGEFIELD ―Jumlah_Uang‖ } setelah tanda kutip dibelakang kata uang, kita spasi 1 X lalu ketik tambahan karakter \###.### (slash tanda pagar 3 kali titik tanda pagar 3 kali), lihat tampilan gambar dibawah ini :

Gbr. 23

Pengaruh tambahan karakter \###.### pada field data numerik secara otomatis akan memisahkan angka ribuan, jutaan bahkan miliaran seperti tampilan gambar dibawah ini :

Gbr. 24 Berbeda bila kita tidak menambahkan karakter \###.### pada field data numerik maka angka ribuan, jutaan bahkan miliaran tidak akan dibaca terpisah seperti tampilan gambar dibawah

Gbr. 25

Pada tingkat mahir, biasanya dokumen tidak lagi diedit namun langsung dicetak. Ketika kita ingin mencetak langsung dokumen, langkahnya adalah klik toolbar Mailings, selanjutnya klik Finish & Merge, klik Print Documents, lihat arah panah pada gambar 26. Sampai disini, kita tinggal memilih, ketika kita ingin mencetak seluruh dokumen, maka pilihannya adalah klik All. tapi ketika kita hanya ingin mencetak dokumen pertama yang kita input pada Data Base Microsof Excel maka pilihannnya adalah From, selanjutnya diisi dengan 1 to 1, lihat gambar 27 dan gambar 28 :

Gbr. 26

Gbr. 27

Gbr. 28

D. Membuat dokumen lainnya Pada prinsipnya teknik yang digunakan untuk pembuatan dokumen massal lainnya yang bersifat mail merge (kolaborasi word – excel) sebenarnya sama saja sebagaimana langkah kerja pada contoh pembuatan kwitansi. Dan untuk tidak mengulang-ulang bahasan, dibawah ini saya hanya memberikan beberapa contoh dokumen yang dapat dibuat dengan kolaborasi word excel. 1). Berita Acara

KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»

«SKPD»

BERITA ACARA PENYELESAIAN PEKERJAAN Nomor : «NOMOR_BAP1»
Pada hari ini «HARI_BAP» tanggal «TANGGAL_BAP» Tahun «TAHUN», kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama : «PPK» Nip : «NIP_PPK» Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. Nama : «DIREKTUR» Pekerjaan : Direktur «PERUSAHAAN» Alamat : «ALAMAT_PERUSAHAAN» Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Berdasarkan Surat Perintah Kerja Nomor : «NOMOR_SPK» Tanggal «TANGGAL_SPK» PIHAK KEDUA telah mengadakan dan menyelesaikan pekerjaan untuk : Pekerjaan : «PEKERJAAN» NO URAIAN PENGADAAN «PEKERJAAN» VOLUME SATUAN KONDISI BARANG

1

«VOLUME»

«SATUAN»

«KONDISI»

Dengan hasil sebagai berikut : 1. Menyatakan bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan telah diperiksa/diteliti.

2. Seluruh pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam kontrak atau Adendum Kontrak dengan segala perubahan (bila ada ) telah diselesaikan sebagaimana mestinya, sehingga dapat diadakan penyerahan atas seluruh pekerjaan. Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA «PERUSAHAAN» PIHAK PERTAMA PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

«DIREKTUR» Direktur

«PPK» «NIP_PPK»

MENGETAHUI KUASA PENGGUNA ANGGARAN

«NAMA_KPA» «NIP_KPA»

KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»
BERITA ACARA PENYERAHAN PEKERJAAN Nomor : «NOMOR_BAP2» Pada hari ini «HARI_BAP» tanggal «TANGGAL_BAP» Tahun «TAHUN», kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. Nama : «PPK» Nip : «NIP_PPK» Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 2. Nama : «DIREKTUR» Pekerjaan : Direktur «PERUSAHAAN» Alamat : «ALAMAT_PERUSAHAAN» Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Nomor : «NOMOR_BAP2» Tanggal «TANGGAL_BAP2», sebagaimana terlampir, maka diadakan penyerahan pekerjaan dengan ketentuan sebagai berikut : PIHAK KEDUA telah menyerahkan kepada PIHAK PERTAMA Pekerjaan : «PEKERJAAN» NO URAIAN PENGADAAN VOLUME SATUAN KONDISI BARANG «KONDISI»

«SKPD»

1

«PEKERJAAN»

«VOLUME»

«SATUAN»

Dengan hasil sebagai berikut : 1. Menyatakan bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan diperiksa/diteliti. 2. Seluruh pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam kontrak atau Adendum segala perubahan (bila ada ) telah diselesaikan sebagaimana mestinya, diadakan penyerahan atas seluruh pekerjaan ( tingkat kedua ).

telah Kontrak dengan sehingga dapat

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA «PERUSAHAAN» PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

«DIREKTUR» Direktur

«PPK» «NIP_PPK»

KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG Nomor : «NOMOR_BAP3»
Pada hari ini «HARI_BAP» tanggal «TANGGAL_BAP» Tahun «TAHUN», kami yang bertanda tangan dibawah ini : 1. «PEMERIKSA1» 2. «PEMERIKSA2» 3. «PEMERIKSA3» Berdasarkan Surat Keputusan Kepala «SKPD» Kab. Boalemo Nomor : «NO_SK» Tahun «TAHUN» tanggal «TANGGAL_SK», selaku Panitia Pemeriksa Barang / Pekerjaan dan telah memeriksa barang/pekerjaan dengan teliti sesuai daftar yang diserahkan oleh rekanan «PERUSAHAAN» sebagai berikut NO URAIAN PENGADAAN VOLUME SATUAN KONDISI BARANG «KONDISI»

«SKPD»

1

«PEKERJAAN»

«VOLUME»

«SATUAN»

Dengan hasil sebagai berikut : 1. Menyatakan bahwa pekerjaan tersebut telah dilaksanakan dengan baik dan telah diperiksa/diteliti. 2. Seluruh pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam kontrak atau Adendum Kontrak dengan segala perubahan (bila ada ) telah diselesaikan sebagaimana mestinya, sehingga dapat diadakan penyerahan atas seluruh pekerjaan ( tingkat kedua ). Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. PELAKSANA «PERUSAHAAN» PANITIA PEMERIKSA BARANG 1. 2. «PEMERIKSA1» «PEMERIKSA2»

«DIREKTUR» DIREKTUR

3.

«PEMERIKSA3»

KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG Nomor : «NOMOR_BAP4» Pada hari ini «HARI_BAP» tanggal «TANGGAL_BAP» Tahun «TAHUN», kami yang bertanda tangan dibawah ini : Nama Nip Jabatan : «BENDAHARA_BARANG» : «NIP_BENDAHARA_BARANG» : Bendahara Barang

«SKPD»

Berdasarkan Surat Keputusan Kepala «SKPD» Kabupaten Boalemo Nomor : «NOMOR_SK» Tahun «TAHUN» tanggal «TANGGAL_SK», telah menerima Barang/Pekerjaan yang telah diserahkan oleh rekanan «PERUSAHAAN» sesuai Berita Acara Pemeriksaan Barang Nomor «NOMOR_BAP3», tanggal «TANGGAL_BAP» dengan kesimpulan sebagai berikut : Pekerjaan NO : «PEKERJAAN» URAIAN PENGADAAN VOLUME SATUAN KONDISI BARANG «KONDISI»

1

«PEKERJAAN»

«VOLUME»

«SATUAN»

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. YANG MENYERAHKAN «PERUSAHAAN» YANG MENERIMA BENDAHARA BARANG

«DIREKTUR» DIREKTUR

«BENDAHARA_BARANG» «NIP_BENDAHARA_BARANG»

2). Surat Keputusan

BUPATI BOALEMO
KEPUTUSAN BUPATI BOALEMO NOMOR : «NOMOR_SK» TENTANG PENGANGKATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DILINGKUNGAN PEMDA KABUPATEN BOALEMO BUPATI BOALEMO Menimbang : a. dst........ b. dst........ 1. 2. 3. 4. 5. dst........ dst........ dst........ dst........ dst........

Mengingat

:

MEMUT USKAN
Menetapkan PERTAMA : Terhitung mulai tanggal 1 Me1 2011 mengangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil : Nama : «NAMA_PEGAWAI» Nip : «NIP_PEGAWAI» TTL : «TTL_PEGAWAI» Pangkat Golongan Ruang : «PANG_GOL_PEGAWAI» Masa Kerja Golongan : «MASA_KERJA» Gaji Pokok : Rp. «GAJI_POKOK» Satuan Kerja : «SKPD_PNS» Instansi : Pemda Kab. Boalemo Diatas gaji pokok tersebut kepada yang bersangkutan diberikan penghasilan lain yang sah sesuai dengan perundang – undangan yang berlaku. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan maka akan diadakan perubahan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Tilamuta

KEDUA KETIGA

: :

Pada tanggal : «TGL_PENETAPAN»

BUPATI BOALEMO,

IWAN BOKINGS Tembusan Yth : 1. .......................... 2. Arsip

3). Proses Pengadaan Langsung Contoh :
PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»

Nomor Lampiran Perihal

: «NO_SURAT_PERMINTAAN_PENAWARAN» : 1 (satu) berkas : Permintaan Penawaran

Tilamuta, «TANGGAL_PERMINTAAN»

Kepada Yth, Direktur «PERUSAHAAN» Di – Tempat Bersama ini kami mengundang Perusahaan saudara untuk mengikuti Pengadaan Langsung : Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. Pagu Angg. HPS : : : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011 Rp. «PAGU_ANGGARAN» Rp. «HPS»

Untuk itu Saudara dimintakan agar dapat memasukkan Dokumen Penawaran dengan ketentuan : a. c. Tempat Dibuka Jam : «SKPD» Kab. Boalemo : «HARI_PENAWARAN» / «TGL_PENAWARAN» : Pukul 09.00 Wita b. Pada Hari / Tanggal

Ditutup Jam

: Pukul 12.00 Wita

d. Pembukaan Sampul Penawaran oleh Pejabat Pengadaan pukul 14.00 Wita Adapun hal-hal yang berkenaan dengan ketentuan penyusunan Dokumen Penawaran telah kami tuangkan dalam Dokumen Pengadaan dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang terlampir dalam surat ini. Kami berharap kiranya Dokumen Penawaran yang disampaikan kepada kami berpedoman sepenuhnya pada Dokumen Pengadaan dan KAK tersebut. Apabila terjadi perubahan dari jadwal tersebut diatas, maka akan disampaikan pemberitahuan lebih lanjut.

PEJABAT PENGADAAN

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN PENAWARAN Nomor : «NO_BAP1» Tanggal : «TGL_BAP1» Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011

Pada hari ini, «HARI_BAP», mulai pukul 09.00 di «SKPD» Kabupaten Boalemo, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa yang bertanda tangan di bawah ini telah menyelenggarakan Pemasukan dan Pembukaan Dokumen Penawaran pekerjaan tersebut diatas dan disaksikan oleh rekanan dan menyatakan bahwa : 1. Penyedia Barang/Jasa yang diundang sebanyak 1 (Satu) Perusahaan untuk Paket Pekerjaan tersebut di atas 2. Perusahan yang bersangkutan telah memasukkan dokumen penawarannya tepat sebelum batas akhir yang ditetapkan. 3. Setelah diadakan pembukaan sampul penawaran yang masuk ternyata keseluruhan dokumen telah memenuhi syarat sehingga proses dinyatakan SAH. Demikian Berita Acara ini di buat untuk di pergunakan seperlunya.

PEJABAT PENGADAAN,

PENYEDIA BARANG/JASA, «PERUSAHAAN»

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

«DIREKTUR» Direktur

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA EVALUASI PENAWARAN Nomor : «NO_BAP2» Tanggal : «TGL_BAP2» Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011

Pada hari ini, «HARI_BAP», bertempat di Ruang «SKPD» Kabupaten Boalemo, yang bertanda tangan dibawah ini Pejabat Pengadaan Barang/Jasa telah menyelenggarakan evaluasi terhadap penawaran pekerjaan tersebut diatas dengan hasil sebagai berikut :
NO A UNSUR YANG DINILAI Administrasi Legalitas Badan Usaha/Perijinan Pajak dan Retribusi Relevansi Bidang Usaha Teknis dan Harga Spesifikasi Komponen Pekerjaan/Barang Kewajaran Harga Kualifikasi Personil Peralatan Pendukung Pengalaman HASIL AKHIR NILAI MINIMAL HASIL EVALUASI KESIMPULAN

B r

1 e 2 3 d B

Sesuai Sesuai Sesuai

Sesuai Sesuai Sesuai

MS MS MS

a s 1
2 C r 1

Sesuai Sesuai 40 10 10 60

Sesuai Sesuai 60 25 10 95

MS MS MS MS MS Lulus

a k

2 a 3

n

Berdasarkan hasil penilaian tersebut diatas maka disimpulkan bahwa Perusahaan yang bersangkutan dinyatakan Lulus dan Memenuhi Syarat (MS) serta dapat ditetapkan sebagai Penyedia Barang/Jasa setelah diadakan klarifikasi dan negosiasi. Demikian Berita Acara ini di buat untuk di gunakan seperlunya.

PEJABAT PENGADAAN

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI Nomor : «NO_BAP3» Tanggal : «TGL_BAP3» Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011

Pada hari ini «HARI_BAHP_NEGO_PENETAPAN_PENGUMUMAN», kami yang bertanda tangan dibawah ini, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa «SKPD» Kab. Baolemo, telah menyelenggarakan Klarifikasi dan Negosiasi terhadap Pekerjaan tersebut diatas dengan calon Penyedia Barang/Jasa dan menyatakan bahwa : 1. Klarifikasi teknis dilakukan terhadap item pekerjaan yang ditawarkan. 2. Negosiasi Harga dilakukan terhadap totalitas harga yang diajukan dalam dokumen penawaran termasuk biaya umum, transportasi, keuntungan
Harga Nama Rekanan HPS «PERUSAHAAN» Penawaran Rp. «HARGA_PENAWARAN»,Negosiasi Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,Memenuhi Syarat Keterangan

dan pa

Rp. «HPS»,-

3.

Hasil Negosiasi Harga yang disepakati berlaku mengikat dan menjadi harga yang dituangkan dalam dokumen kontrak. Demikian Berita Acara ini dibuat utnuk dipergunakan seperlunya. PEJABAT PENGADAAN «PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA HASIL PENGADAAN (BAHP) Nomor : «NO_BAHP» Tanggal : «TGL_BAHP» Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011

Pada hari ini «HARI_BAHP_NEGO_PENETAPAN_PENGUMUMAN», kami yang bertanda tangan dibawah ini, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa «SKPD» Kab. Baolemo, telah menyelenggarakan tahapan pengadaan langsung atas pekerjaan tersebut diatas dengan hasil sebagai berikut :
1. 2. 3. 4. 5. Peserta yang diundang mengikuti pengadaan langsung adalah «PERUSAHAAN» yang beralamat di «ALAMAT». Peserta dimaksud telah memasukkan dokumen penawaran sesuai dengan ketentuan waktu yang telah ditetapkan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa penawaran yang bersangkutan memenuhi syarat sebagaimana ketentuan dalam Dokumen Pengadaan dan KAK. Klarifikasi dan Negosiasi telah dilaksanakan dan disepakati bahwa harga yang diberlakukan atas pekerjaan dimaksud adalah sebesar Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,- («TERBILANG_NEGO_SPK») terpasuk PPN. Hasil akhir proses pengadaan penyedia barang/jasa ini adalah bahwa «PERUSAHAAN» MEMENUHI SYARAT dan dapat DITETAPKAN sebagai penyedia barang/jasa untuk melaksanakan pekerjaan dimaksud. Seluruh dokumen yang digunakan dalam setiap tahapan pengadaan langsung akan dilampirkan dalam BAHP ini untuk digunakan sebagimana mestinya.

6.

Demikian Berita Acara ini dibuat utnuk dipergunakan seperlunya. PEJABAT PENGADAAN «PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD» BERITA ACARA PENETAPAN PENYEDIA BARANG/JASA Nomor : «NO_PENETAPAN» Tanggal : «TGL_SURAT_PENETAPAN» Program Pekerjaan Lokasi Tahun Angg. : : : : «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo 2011

Pada hari ini «HARI_BAHP_NEGO_PENETAPAN_PENGUMUMAN», kami yang bertanda tangan dibawah ini, Pejabat Pengadaan Barang/Jasa «SKPD» Kab. Baolemo, telah menyelenggarakan tahapan pengadaan langsung atas pekerjaan tersebut di atas dan dengan ini MENETAPKAN Penyedia Barang/Jasa sebagai berikut : Nama Perusahaan Direktur Alamat NPWP Lokasi Negosiasi : : : : : : «PERUSAHAAN» «Direktur» «ALAMAT» «NPWP» Kab. Boalemo Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,(«TERBILANG_NEGO_SPK») Termasuk PPN

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. PEJABAT PENGADAAN

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»
Tilamuta, «TGL_SURAT_PENETAPAN»

Nomor Lampiran Perihal

: «NO_PENETAPAN1» : 1 (satu) berkas : Penyampaian BAHP

Kepada Yth. Pejabat Pembuat Komitmen Pada Program «PROGRAM» Di lingkungan «SKPD» Kabupaten Boalemo Di – Tempat.Memperhatikan ketentuan – ketentuan dalam Perpres nomor 54 tahun 2010 dan Berita Acara Evaluasi Penawaran oleh Pejabat Pengadaan Barang/Jasa nomor : «NO_BAP3» tanggal «TGL_BAP3», dengan ini kami sampaikan Berita Acara Hasil Pengadaan (BAHP) atas : Program : «PROGRAM» Pekerjaan : «Pekerjaan» Lokasi : Kabupaten Boalemo Tahun Angg. : 2011 Berdasarkan BAHP tersebut kiranya dapat DITUNJUK sebagai rekanan penyedia barang/jasa yang telah kami tetapkan, yaitu : Nama Perusahaan Direktur Alamat NPWP Pekerjaan Lokasi Negosiasi «PERUSAHAAN» «Direktur» «ALAMAT» «NPWP» «Pekerjaan» Kab. Boalemo Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,(«TERBILANG_NEGO_SPK») Termasuk PPN Demikian penyampaian ini, atas perkenannya kami ucapkan terima kasih. Pejabat Pengadaan : : : : : : :

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA «SKPD» KABUPATEN BOALEMO Alamat : «ALAMAT_SKPD»
PENGUMUMAN PELAKSANA PENYEDIA BARANG/JASA Nomor : «NO_PENGUMUMAN» Tanggal : «TGL_PENGUMUMAN_» Sehubungan dengan penyelenggaraan Pengadaan Langsung atas : Program : «PROGRAM» Pekerjaan : «Pekerjaan» Lokasi : Kabupaten Boalemo Tahun Angg. : 2011 Diberitahukan bahwa setelah diadakan penelitian oleh Pejabat Pengadaan barang/Jasa pada Satuan Kerja «SKPD» Kabupaten Boalemo menurut ketentuan – ketentuan yang berlaku maka pelaksanaan kegiatan sebagaimana tersebut di atas, telah ditetapkan Penyedia Barang /Jasa sebagai berikut : PELAKSANA : Nama Perusahaan Direktur Alamat NPWP Pekerjaan Lokasi Negosiasi : : : : : : : «PERUSAHAAN» «Direktur» «ALAMAT» «NPWP» «Pekerjaan» Kab. Boalemo Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,(«TERBILANG_NEGO_SPK») Termasuk PPN

Demikian untuk diketahui, dan atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

PEJABAT PENGADAAN,

«PEJABAT_PENGADAAN» NIP. «NIP_PEJ_PENGADAAN»

4). Surat Perintah Kerja dan SPPBJ Contoh :
PEMERINTAH KABUPATEN BOALEMO «SKPD» Alamat : «ALAMAT_SKPD»

SURAT PERINTAH KERJA

(SPK )
Nomor : «NO_SPK» Tanggal : «TGL_SPK»

Satuan Kerja Program Pekerjaan Lokasi Harga Borongan

: : : : :

«SKPD» KABUPATEN BOALEMO «PROGRAM» «PEKERJAAN» Kabupaten Boalemo Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,(«TERBILANG_NEGO_SPK»)

Waktu Pelaksanaan

:

«WAKTU_PELAKSANAAN»

Hari

Kalender

PELAKSANA : «PERUSAHAAN»

PEJABAT PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH KABUPATEN BOALEMO «SKPD» Alamat : «ALAMAT_SKPD»
SURAT PERINTAH KERJA (SPK) «PEKERJAAN» Nomor : «NO_SPK» Tanggal : «TGL_SPK» Pada hari ini, «HARI_SPK», bertempat di ruang «SKPD» Kabupaten Boalemo, yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : «PPK» NIP : «NIP_PPK» Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen Alamat : «SKPD» Kab. Boalemo «ALAMAT_SKPD» Kec. Tilamuta Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA Nama NPWP Jabatan Alamat : : : : «DIREKTUR» «NPWP» Direktur «PERUSAHAAN» «ALAMAT_PERUSAHAAN»

Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA Berdasarkan: 1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 2. Peraturan Daerah Kabupaten Boalemo Nomor 01 Tahun 2011 Tanggal 10 Januari 2010 tentang APBD Kabupaten Boalemo Tahun Anggaran 2010 3. Peraturan Bupati Boalemo Nomor 01 Tahun 2011 Tanggal 11 Januari 2011 tentang Penjabaran Perda Nomor 01 Tahun 2010 tentang APBD Kabupaten Boalemo Tahun Anggaran 2011. 4. Surat Pejabat Pengadaan Nomor «NO_SURAT_PERMINTAAN_PENAWARAN» Tanggal «TANGGAL_PERMINTAAN» perihal Permintaan Penawaran. 5. Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi Nomor «NO_BAP3» Tanggal «TGL_BAP3». 6. Berita Acara Hasil Pengadaan (BAHP) Nomor «NO_BAHP» Tanggal «TGL_BAHP». 7. Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) Nomor «NO_PENETAPAN» Tanggal «TGL_SURAT_PENETAPAN». 8. Dokumen Pengadaan dan Kerangka Acuan Kerja (KAK). PIHAK PERTAMA memerintahkan PIHAK KEDUA unuk melaksanakan Pekerjaan «Pekerjaan» dengan ketentuan :

1. PIHAK KEDUA sanggup melaksanakan pekerjaan «Pekerjaan» sesuai dengan ketentuan dalam
Dokumen Pengadaan dan KAK.

2. Harga

borongan atas pekerjaan tersebut adalah sebesar Rp. «HARGA_NEGOSIASI_SPK»,- («TERBILANG_NEGO_SPK») termasuk pajak. 3. Sumber dana yang digunakan untuk membiayai pekerjaan tersebut adalah Dana APBD Kab. Boalemo Tahun Anggaran 2011 melalui «SKPD». 4. Cara pembayaran dilakukan secara langsung (LS) melalui Direktur «PERUSAHAAN», dibayarkan sekaligus 100% setelah diterbitkannya Berita Acara Penyerahan Penyelesaian Pekerjaan. 5. Jangka waktu Pelaksanaan Pekerjaan yaitu «WAKTU_PELAKSANAAN» Hari Kalender terhitung sejak tanggal ditanda tanganinya SPK ini. 6. PIHAK PERTAMA dapat memutuskan SPK ini dengan pemberitahuan tertulis kepada PIHAK KEDUA. Apabila SPK diputuskan sebelum waktu pelaksanaan pengadaan berakhir dan pemutusan tersebut akibat Keadaan Kahar atau bukan karena kesalahan atau kelalaian penyedia maka PIHAK KEDUA berhak atas pembayaran pekerjaan sesuai dengan prestasi pengadaan yang dapat diterima oleh PPK. 7. PIHAK PERTAMA berhak untuk memeriksa kondisi fisik Hasil Pekerjaan setelah serah terima dan juga berhak menolak Hasil Pekerjaan yang tidak memenuhi spesifikasi dalam SPK ini. 8. Lokasi serah terima Hasil Pekerjaan adalah di kantor «SKPD» Kabupaten Boalemo, dengan alamat «ALAMAT_SKPD». 9. PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA berkewajiban untuk berupaya sungguh-sungguh menyelesaikan secara damai semua perselisihan yang timbul dari atau berhubungan dengan SPK ini atau interpretasinya selama atau setelah pelaksanaan pengadaan ini. Apabila perselisihan tidak dapat diselesaikan secara secara musyawarah maka perselisihan akan diselesaikan melalui arbitrase, mediasi, konsiliasi atau pengadilan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 10. SPK ini tidak dapat dirubah kecuali disepakati secara tertulis oleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA berdasarkan ketentuan yang berlaku. 11. Seterimanya Surat Perintah Kerja ini maka PIHAK KEDUA sudah dapat mengadakan persiapan-persiapan kelengkapan administrasi selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah SPK ini dikeluarkan. Demikian Surat Perintah Kerja ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya. TILAMUTA, «TGL_SPK» PIHAK KEDUA : PIHAK PERTAMA :

«PERUSAHAAN» «DIREKTUR» Direktur

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN «PPK» NIP. «NIP_PPK»

Tembusan Yth. 1. Kepala «SKPD» Kab. Baolemo 2.. Kuasa Pengguna Anggaran pada «SKPD» Kab. Boalemo 3. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang bersangkutan 4. Arsip.-

PEMERINTAH KABUPATEN BOALEMO «SKPD» Alamat : «ALAMAT_SKPD»

SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA BARANG/JASA (SPPBJ) NOMOR : «NO_SPPBJ» PEKERJAAN «PEKERJAAN» DI LINGKUNGAN «SKPD» KABUPATEN BOALEMO PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN Menimbang : a. Bahwa yang berdasarkan hasil pemiliha n penyedia barang/jasa sebagaimana dalam surat Pejabat Pengadaan di lingkungan «SKPD»

tertuang

K a b u p a t e n B o a l e m o n o m o r « N O _ B A H P » tanggal «TGL_BAHP» perihal Penyampaian BAHP, yang telah menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk pekerjaan «PEKERJAAN» b. Bahwa untuk maksud tersebut di a tas perlu diterbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). Mengingat : 1. Undang-undang nomor 10 Tahun 2000 tentang Perubahan atas Undang-undang No 50 tahun 1999 tentang pembentukan Kabupaten Boalemo (lembaran Negara RI Tahun 2000, nomor 77, tambahan lembaran Negara RI nomor 3965); 2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan daerah (lembaran Negara RI tahun 2004 nomor 125, tambahan lembaran Negara RI nomor 4437)sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang nomor 8 tahun 2005 tentang penetapan peraturan pemerintah, pengganti undang-undang nomor 3 tahun 2005; 3. Peraturan pemerintah Nomor 58 tahun 2005 tentang pengelolaan keuangan daerah; 4. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah; 5. Peraturan Daerah Nomor : 01 Tahun 2011 tentang Anggaran dan Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Boalemo Tahun Anggaran 2011;. 6. Peraturan Bupati Nomor 01 tahun 2011 tentang penjabaran APBD TA. 2011

Memperhatikan : 1. Surat Keputusan Kepala «SKPD» Kabupaten Boalemo «NO_DAN_TGL_SK_PPK» Tentang Pengangkatan Pejabat Pembuat Komitmen di Lingkungan «SKPD» Kabupaten Boalemo MEMUTUSKAN Menetapkan : PERTAMA : Perusahaan «PERUSAHAAN» ditunjuk untuk Borongan Melaksanakan sebesar Pekerjaan «PEKERJAAN»dengan Harga

Rp.
Hari

«HARGA_NEGOSIASI_SPK».- («TERBILANG_NEGO_SPK»)
Kalender. KEDUA

termasuk PPN

10% dan jangka waktu pelaksanaannya selama «WAKTU_PELAKSANAAN»

: Segala hal yang berhubungan dengan pekerjaan ini akan diatur dalam Surat Perintah Kerja (SPK) sesuai dengan ketentuan – ketentuan dalam Dokumen Pengadaan dan KAK pekerjaan tersebut.

DITETAPKAN DI : TILAMUTA PADA TANGGAL : «TGL_SPK» PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

«PPK» NIP. «NIP PPK» Tembusan Yth. 1. Kepala «SKPD» Kab. Baolemo 2.. Kuasa Pengguna Anggaran pada «SKPD» Kab. Boalemo 3. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan yang bersangkutan 4. Arsip.-

5). Sertifikat

SERTIF IKAT
Nomor : «NOMOR_SERTTIFIKAT» PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil serta ketentuan-ketentuan pelaksanaannya menyatakan bahwah : Nama NIP Tempat, Tanggal Lahir Pangkat / Golongan Jabatan Unit Organisasi : «NAMA_PEGAWAI» : «NIP_PEGAWAI» : «TTL_PEGAWAI» : «PANG_ GOL_PEGAWAI» : «JABATAN_PEGAWAI» : «TEMPAT_TUGAS_PEGAWAI»

TELAH MENGIKUTI
DIKLAT SERTIFIKASI JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR TINGKAT PEMBENTUKAN AUDITOR AHLI, yang diselenggarakan di Manado dari tanggal 17 Maret 2003 sampai dengan 3 April 2003 selama 135 jam pelatihan. JAKARTA, 4 APRIL 2003 KEPALA PUSAT DIKLAT BPKP

DR. CLEAN, Ak., MBA,. CMA NIP. 1234567890000000000

6). Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

PEMERINTAH KABUPATEN BOALEMO «SKPD»
Alamat : «ALAMAT_SKPD»

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
Nomor : «NO_SPPD»

1 2 3 4

Pejabat Yang Memberi Perintah Nama/NIP Pegawai Yang Diperintah Mengadakan Perjalanan Dinas Jabatan, Pangkat dan Golongan Dari Pegawai Yang Diperintahkan Perjalanan Dinas Yang Diperintahkan

: : : :

«KEPALA_SKPD» «NAMA¬_PEGAWAI » «JABATAN» «PANGKAT» Dari : «TEMPAT_BERANGKAT» Ke : «TUJUAN» Transportasi Menggunakan : «ANGKUTAN» «LAMA_PERJALANAN» Dari Tanggal Tanggal «SD» «MAKSUD».«MULAI» s/d

5 6 7 8 9

Perjalanan Dinas Direncanakan Maksud Mengadakan Perjalanan Pengikut Perhitungan Biaya Perjalanan Keterangan

: : : : :

Atas Beban : «SKPD» Kabupaten Boalemo Pasal Anggaran : APBD TA. 2011 Lihat Di Belakang

Tilamuta, «TGL_SPPD» Kepala «SKPD» Kab. Boalemo,

«KEPALA_SKPD» «NIP_KEPALA_SKPD»

7). Daftar Peniliaian pelaksanaan Pekerjaan (DP3) PNS
RAHASIA

DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL
JANGKA WAKTU PENILAIAN BULAN JANUARI s/d DESEMBER TAHUN1»

1.

YANG DINILAI a. Nama b. NIP c. Pangkat, Golongan Ruang d. Jabatan/Pekerjaan e. Unit Organisasi «PNS_YANG_DINILAI» «NIP_PNS_YANG_DINILAI» «PANG_GOL_PNS_YANG_DINILAI» «JBTN_PNS_YANG_DINILAI» «SKPD»

2.

PEJABAT PENILAI
a. Nama b. NIP c. Pangkat, Golongan Ruang d. Jabatan/Pekerjaan e. Unit Organisasi «PJBT_PENILAI» «NIP_PJBT_PENILAI» «PANG_GOL_PJBT_PENILAI» «JBTN_PJBT_PENILAI» «SKPD»

3.

ATASAN PEJABAT PENILAI
a. Nama b. NIP c. Pangkat, Golongan Ruang d. Jabatan/Pekerjaan e. Unit Organisasi («ATSN_PJBT_PENILAI» «NIP_ATSN_PJBT_PENILAI» «PANG_GOL_ATSN_PJBT_PENILAI» «JBTN_ATSN_PJBT_PENILAI» «SKPD»

RAHASIA
8. LAIN-LAIN

9. DIBUAT TANGGAL, DESEMBER «TAHUN1» PEJABAT PENILAI 10. DITERIMA TANGGAL, JANUARI «TAHUN2» PEGAWAI NEGERI SIPIL YANG DINILAI

(«PJBT_PENILAI») «NIP_PJBT_PENILAI»

(«PNS_YANG_DINILAI») «NIP_PNS_YANG_DINILAI» 11. DITERIMA TANGGAL, JANUARI «TAHUN2» ATASAN PEJABAT PENILAI

(«ATSN_PJBT_PENILAI») «NIP_ATSN_PJBT_PENILAI»

RAHASIA
4 PENILAIAN UNSUR YANG DINILAI NILAI ANGKA SEBUTAN KETERANGAN

a. Kesetiaan b. Prestasi Kerja c. Tanggung Jawab d. Ketaatan e. Kejujuran f. Kerjasama g. Prakarsa h. Kepemimpinan i. JUMLAH j. NILAI RATA-RATA
5. KEBERATAN DARI PEGAWAI NEGERI SIPIL YANG DINILAI (APABILA ADA)

Tanggal, ........................................

RAHASIA
5. TANGGAPAN PEJABAT PENILAI ATAS KEBERATAN

Tanggal, ...................................................

6.

KEPUTUSAN ATASAN PEJABAT PENILAI ATAS KEBERATAN

Tanggal, ..................................................

JADILAH PEKERJA CERDAS Dengan hadirnya catatan kecil yang sedang kita baca, mudahmudahan dapat dijadikan sebagai salah satu pedoman kerja dan tambahan refensi pengetahuan menuju lahirnya aparat pelaksana kegiatan dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Boalemo, dengan pola bekerja secara cerdas dan meninggalkan cara-cara kerja tradisional yang hanya mengkitalkan otot ketimbang otak dalam menyelesaikan tugas-tugas kedinasan. Saatnya kita menumbuhkan kembali prinsip kerja ―Kalau bisa kita selesaikan lebih cepat kenapa harus kita perlambat‖. Jangan sampai kesan cari soluna lebih dominan daripada cari solusi penyelesaian masalah yang kita hadapi. Hilangkan orientasi sharing pendapatan ! Yuk.. Kita kita budayakan sharing pendapat untuk menyamakan persepsi. Menjadi yang terbaik adalah harapah kita bersama. Namun harapan itu hanya akan jadi impian manakala tidak dibarengi degan langkah konkrit. Kita tidak akan pernah menjadi daerah tujuan studi banding jika sesama kita masih saling banting.

Semua kita paham bahwa urusan pemerintahan tak lepas dari urusan administrasi. Jika administrasi pengelolaan pemerintahan dibumi Boalemo bertasbih dilaksanakan lebih tertib, teliti dalam koridor aturan, maka kita akan menjadi daerah yang selalu dihargai baik oleh Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi maupun oleh Lembaga-lembaga non pemerintah. Seorang pekerja cerdas tidak ingin melihat hasil pekerjaan yang sembraut, tidak ikhlas bekerja dalam kondisi dikejar waktu, dan yang lebih penting seorang pekerja cerdas malu bila hasil kerjanya ketahuan hanya menghasilkan pekerjaan duplikasi. Dengan demikian, mari kita introspeksi diri. Bertanyalah pada diri kita apakah kita termasuk pekerja cerdas atau masih bangga jadi pekerja keras. Jika jawabannya bisa kita yakini sebagai pekerja cerdas, maka itu artinya kita siap bekerja dengan konsekwensi melahirkan produk kerja yang tertata rapi, tepat waktu dan jauh dari temuan administatif yang selalu berulang tahun. Namun bila masih bertahan sebagai tipe pekerja keras, maka itu berarti selamanya kita akan menjadi aparat pemerintahan yang terbebani oleh rutinitas pekerjaan. Bahkan sampai pensiun kita tidak akan merasakan seni dan nikmat sebagai aparat pemerintah.

Sederhananya, dengan bekerja cerdas, kita mudah-mudahan akan menjadi aparat yang menjunjung loyalitas dan memiliki dedikasi dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita. Loyalitas bukan saja terhadap pimpinan namun lebih jauh loyal terhadap aturan-aturan yang berlaku. Demikian juga sikap dedikasi yang akan terlahir dari seorang pekerja cerdas, lebih dari sekedar melaksanakan tugas yang berorintasi hanya untuk menggugurkan kewajiban.

DAFTAR PUSTAKA

Effendi, M. Arief, ‖Value Added Internal Auditing‖, Auditor, Jakarta, Edisi No. 08 Tahun 2003 Institute of Internal Auditors, Applying COSO’s Enterprise Risk Management — Integrated Framework, September 29, 2004. Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal, ―Standar Profesi Audit Internal‖, Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA), Jakarta, cetakan pertama, 2004. Lapelosa, Michael, ―Modern Integrated Internal Auditing Seminar, IIA, 2007.

Audit Approach‖,

Moeller, Robert , ―Brink’s Modern Internal Auditing‖, 6th Edition, John Wiley & Sons, 2005. Sawyer, Lawrence B. et. all, Sawyer’s Internal Auditing, The Practice of Modern Internal Auditing, 5th Edition, IIA, 2003. M. Agus j. Alam BS: interaksi-kolaborasi access,excel,word, Elex Media Jakarta, 2006 http://lina84.wordpress.com www.auditor-internal.com www.internalauditing.or.id

Profil Penulis :
Lahir dan besar di Kabupaten Boalemo Propinsi Gorontalo. Bekerja di Pemda Boalemo. Tanggung jawab yang pernah diemban dalam karir birokrasi antara lain : 1. Staf Pemeriksa Di Kantor Badan Pengawas Daerah Kab. Boalemo, Tahun 2000 s/d 2005 2. Bendahara Tugas Pembantuan Dinas Pertanian Boalemo Tahun 2006 3. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan 4. Anggota Panitia Tender Tahun 2005 s/ 2007 5. Ketua Panitia Tender Kantor Peternakan, Kantor Sosial dan Pemeberdayaan Tahun 2007 6. Ketua Tim Pendampingan dan Asistensi Pengadaan Barang dan Jasa dilingkungan Pemda Boalemo Tahun 2009 s/d 2010. Diklat / Bimtek yang pernah diikuti : 1. Diklat Pengelolaan Administasi Keuangan Pemda, Patria Artha 2002 2. Diklat Auditor Trampil yang dilaksanakan oleh BPKP Manado 2003 3. Bimtek Pengadaan Barang dan Jasa 2005, 2009 4. Bimtek Pemberhentian PNS Tahun 2009 BKN Makassar Alamat : Kantor, Inspektorat Boalemo Kompleks Stadion Pemuda Piloliyanga Rumah, Jln Trans Sulawesi No. 122 Desa Mohungo Kec. Tilamuta

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful