TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

DISAMPAIKAN OLEH EN. MUSTAFA IBRAHIM SK TUN HUSSIN ONN

TUJUAN PEK. PERB. INI MEMPERKEMASKAN TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN YANG SEDANG BERKUAT KUASA PADA MASA KINI TARIKH KUAT KUASA 20 FEB. 2009

Tatacara Pengurusan Stor ini adalah tatacara bagi menguruskan stor Kerajaan meliputi:-

Bab A - Penerimaan; Bab B - Merekod Stok; Bab C - Penyimpanan; Bab D - Pengeluaran; Bab E - Pemeriksaan; Bab F - Keselamatan dan Kebersihan; Bab G - Pelupusan; dan Bab H - Kehilangan dan Hapus Kira.

PENUBUHAN BAHAGIAN/SEKSYEN/UNIT PENGURUSAN ASET KERAJAAN 1. Kem/Jab/PTJ menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit bagi menguruskan Aset Kerajaan (a) Pengurusan Aset Alih/Aset Hidup (b) Pengurusan Stor 2. Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa 3. Perjawatan tertakluk kepada beban tugas/nilai serta bilangan Aset di bawah kawalan 4. Pegawai Aset yang telah dilantik boleh meneruskan sehingga struktur organisasi diluluskan.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL a. Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/ Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ. a. Menentukan Pegawai khusus melaksanakan pengurusan Stor Pusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok. c. Memastikan lokasi Stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan. d. Memastikan (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan (ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL e. Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama. a. Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import. g. Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA. h. Meluluskan hapus kira kekurangan stok.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya; (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok. Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada JKPAK. Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ. Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok. Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah. Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut: (a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/ JPKA setiap 3 bulan sekali. (b) Menguruskan pelupusan Stok. (c) Mengurus kehilangan dan hapus kira stok. (d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMETERIAN/JABATAN Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya; (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor (KEW.PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) (v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

10

PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009. Semua Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan dan Unit Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan Tatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5 / 2009 melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

11

PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 12 Tahun 1995 dan yang lain jika ada adalah dibatalkan

12

PENDAHULUAN
BAB H KEHILANGAN & HAPUS KIRA BAB G PELUPUSAN BAB F KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BAB A PENERIMAAN

TPS

BAB B MEREKOD STOK

BAB C PENYIMPANAN

BAB E PEMERIKSAAN

BAB D PENGELUARAN

13

DEFINISI STOR
Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

14

KATEGORI STOR KERAJAN

Stor Kerajaan dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu:(a) Stor Pusat (i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan unit. (ii) Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Material Spesifik (SMS) PDRM dan Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan.

15

(b) Stor Utama (i) Stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pelanggan- pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan dan agensi. Antara contoh Stor Utama ialah Stor Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, Jabatan Bomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama Bekalan Pejabat bagi Kementerian/Jabatan.

(ii)

16

(c) Stor Unit (i) Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir. Antara contoh Stor Unit ialah stor pejabat, cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal, dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.

(ii)

17

OBJEKTIF
Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:-

(a)

Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

18

FUNGSI STOR
Memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barangbarang oleh pembekal; Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasilokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum;

(b)

(c)

Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan;
19

FUNGSI STOR
(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan; (e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini; (f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan; (a) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan; (h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak;

20

FUNGSI STOR
(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor;

(a)

Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya pre stasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan

(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

21

Pengurusan Organisasi Stor

a. Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu:(a) (b) (c) (d) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun; Bahagian Terimaan; Bahagian Simpanan; dan Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

a. Bagi Stor Utama dan Stor Unit yang tidak dapat mempraktikkan keempat empat bahagian utama seperti di atas, maka aktiviti tersebut boleh dijalankan secara berpusat mengikut bilangan pegawai yang bersesuaian dengan bebanan tugas bagi stor tersebut.
22

ORGANISASI STOR
a. Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun - Merancang, mengurus bekalan stok - Menyedia, mengemaskini Katalog/Kod Barang, menyemak Borang Pesanan Pengeluaran Barang, menentukan kuantiti, merekod, menguruskan pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan menyedia laporan tahunan - Bertanggungjawab menguruskan akaun - Bertanggungjawab mengawal selia data
23

ORGANISASI STOR
a. Bahagian Terimaan Bertanggungjawab menerima, memeriksa dan mengesahkan barang yang diterima daripada pembekal dengan memastikan mematuhi peraturan penerimaan sebelum mengesahkan penerimaan. C. Bahagian Simpanan Bertanggungjawab mengendali, menyelenggara, merekod, mengira stok, memastikan keselamatan serta kebersihan stor. d. Bahagian Bungkusan Dan Pengeluaran Bertanggungjawab membungkus dan menghantar kepada pelanggan dengan mematuhi tatacara.
24

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stok dapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa. Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti Stok berlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat, ruang simpanan dapat dielakkan. Penguruasan Kawalan Stok dapat memberi faedah Seperti Ketiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, Penggunaan Modal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yang Tinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak Bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

25

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok hendaklah Melaksanakan perkara-perkara berikut: 1. 2. 3. 4. Katalog Memberi Kumpulan Stok Paras Stok Prestasi Stor

26

PENGURUSAN KAWALAN STOK

1. KATALOG Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusat dan Stor Utama yang mengandungi maklumat seperti nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga. Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya.

27

KATALOG
a. Katalog hendaklah di sediakan oleh Stor Pusat/Utama untuk; - diedarkan kepada pemesan - menstandardkan barang supaya bilangan penjenisan yang serupa dapat dikurangkan a. Mewujudkan barang baru sebagai Barang Standard hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor; - Permohonan menggunakan borang Tambahan Barang-Barang Standard (KEW.PS-6) - Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok - Barang baru lebih ekonomik - Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama
28

KATALOG
- Penggunaan KEW.PS-6 hendaklah dalam 3 salinan iaitu salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA dan salinan ketiga disimpan. - Pegawai di BBKA hendaklah membuat keputusan samada; . menjadikan barang tersebut barang standard; atau . memesan dan membeli untuk permintaan itu; atau . menggunakan barang lain dalam katalog sebagai barang pengganti; atau . Menolak dan memulangkan permohonan.

29

KATALOG
a. Barang yang hendak dikeluarkan dari Katalog hendaklah mematuhi perkara berikut; - pembelian barang yang hampir serupa/seakan dihentikan dan dikeluarkan dari Katalog. - kelulusan Pegawai Melulus diperolehi sebelum stok lama dikeluarkan dari Katalog dengan baki dihabiskan dan menokok stok tidak dilakukan. - stok yang kadar pusingan rendah tetapi bernilai tinggi hendaklah dikeluarkan dari Katalog. - Barang-barang yang dibeli untuk projek khas/ pembangunan tidak perlu dimasukkan dalam Katalog.

30

MEMBERI KUMPULAN STOK

(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulan barang-barang standard seperti berikut; (i) Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi (ii) Kumpulan B mengandungi 70% bakinya

31

MEMBERI KUMPULAN STOK

(a) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut; (i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7). (ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas. (iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)

32

MEMBERI KUMPULAN STOK

(i) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan. (i) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.

33

PARAS STOK
(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut; (i) Paras Stok Maksimum - kuantiti tertingi (ii) Paras Menokok Stok - kuantiti yang boleh memesan baru (iii) Paras Stok Minimum - kuantiti terrendah disimpan

34

PARAS STOK
(a) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru. (a) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut; - Kuantiti Stok Maksimum 3 bulan penggunaan - Angka Menokok Stok 2 bulan penggunaan - Kuantiti Stok Minimum 1 bulan penggunaan

35

PARAS STOK
(a) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok. (a) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain. (a) Barang Diimport paras stok adalah mengikut budi bicara Ketua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecuali mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

36

PARAS STOK
(a) Kajian Semula Paras Stok; (i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok; (ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan; (iii) membuat pesanan baru; atau (iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan. (a) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatan tidak perlu distok

37

PARAS STOK

(a) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuat sekadar keperluan sahaja. (i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaran sekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluan masa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisan stok.

38

PRESTASI STOK
(a) Prestasi Stor diukur melalui; (i) Kadar Pusingan Stok dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan. Stor yang baik adalah yang dapat mencapat kadar pusingan tertinggi. Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.

39

PRESTASI STOK

Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya. Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.

40

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakan di Stor Pusat dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun. Mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA. Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

41

BAB A PENERIMAAN

42

PENERIMAAN a. Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan barang-barang stor yang diperolehi. b. Pegawai bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

43

OBJEKTIF
Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan perkara-perkara berikut dipenuhi:(a) Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan (c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

44

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

a. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor.

b. Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. c. Pemeriksaan dan pengesahan teknikal ke atas barang-barang yang diterima hendaklah dilakukan oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor apabila perlu, mengikut kaedah yang bersesuaian.

45

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

d. Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang:
-

memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen. semak butiran dalam dokumen
(LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan )

memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur,

ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.
46

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL - mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji.

47

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL e. Penerimaan barang dari pembekal hendaklah

menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) f. Borang KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah. g. KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untuk direkodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinan ke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petak dan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.

48

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL

h.

Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada pembekal direkodkan terus di Kad Petak.

i. Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi

49

PERATUAN PENERIMAAN DARI PEMBEKAL j. Pegawai Penerima hendaklah menyemak Pesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan. k. KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.

50

PENGUJIAN KUALITI
Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi; Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal. Sampel dihantar untuk diuji. Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

51

PENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR Dilaksana seperti berikut; - Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor - Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti ditapak projek

52

PENERIMAAN DERIPADA STOR PUSAT/UTAMA Dilaksana seperti berikut; (a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

(b)

53

PENERIMAAN DERIPADA STOR PUSAT/UTAMA (c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2

(d)

54

BARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA

Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yang Dikembalikan oelh pemesan dengan mengambil Tindakan seperti berikut; (a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk

(b)

55

PELEBELAN BARANG-BARANG DITERIMA

Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah melabelkan nombor kod dan nama barang kepada semua barang yang diterima atau bekasnya bagi memudahkan penyimpanan

56

PENERIMAAN BARANG IMPORT DITEMPAT PENDARATAN Pegawai Penerima memastikan; Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik (b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran (c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal

57

PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA Pegawai Penerima memastikan; Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.

58

BAB B MEREKOD STOK

59

BAB B MEREKOD STOK

OBJEKTIF JENIS-JENIS REKOD
REKOD KOMPONEN/ ALAT GANTI YANG BOLEH GUNA

MEREKOD STOK

BUTIRAN MAKLUMAT

REKOD MELALUI SISTEM

PENEMPATAN KAD PETAK

TATACARA MEREKOD
60

OBJEKTIF MEREKOD STOK Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan:(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan; (b) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan (c) Mengawal paras stok.

61

JENIS-JENIS REKOD
Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:(a) Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu; (i) Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat dan Stor Utama; dan (ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit.
62

JENIS-JENIS REKOD (a) Kad Kawalan Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri oleh Kementerian/Jabatan dengan menggunakan format yang sama; Penggunaan warna kad seperti berikut:(i) Kad Kawalan Stok berwarna putih; (ii) Kad Petak berwarna hijau; dan (iii) Kad Petak berwarna merah jambu untuk stok bertarikh luput. *
Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan enggunakan format yang sama.
63

(a)

BUTIRAN MAKLUMAT
Kad Kawalan Stok (Bahagian A); - Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok - Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun - Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun - Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun Kad Kawalan Stok (Bahagian B); - Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

64

Penempatan Kad Petak Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok. Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.

65

Tatacara Merekod
a. Setiap penerimaan direkodkan dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak. Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran.

b.

c. Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.

66

Tatacara Merekod
d. e. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 hendaklah disediakan. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja; (b) Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan (c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.
67

Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan seperti berikut:(a) (b) Format yang sama hendaklah diguna pakai; dan Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa.

68

Rekod Komponen/Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah dimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementara sebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenis/kegunaannya. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan rekod.

69

BAB C PENYIMPANAN

70

OBJEKTIF PENYIMPANAN Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Amalan ini dipraktiskan supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum

71

Susun Atur
a. Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambilkira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. b. Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa.

72

Susun Atur
c. Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang untuk memudahkan kakitangan dan alat pengendalian barangbarang bergerak dengan selamat. d. Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak, tingkat, petak atau arah supaya teratur dan kemas.

73

Susun Atur
e. Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan keselamatan.

74

Lokasi Dan Letakan Stok

a. Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:(a) Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemaskini dari semasa ke semasa; dan (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.

75

Lokasi Dan Letakan Stok

a. Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dapat dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan berikut:(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan; (b) Stok yang baru diterima belum sempat disusun; atau (c) Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran, dan berat.
76

Lokasi Dan Letakan Stok

c. Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya.

77

Penyimpanan Stok
- Menggunakan ruang simpanan secara optimum. - Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang. - Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).

78

Penyimpanan Stok
- Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambilkira jenis stok tertentu seperti berikut:a. b. c. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu yang rendah; Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan

Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras.
79

Penyimpanan Stok
- Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang stor yang ada, tertakluk kepada pekara-perkara berikut:(a) Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya.

80

Penyimpanan Stok
(b) Setiap seksyen atau kumpulan hendaklah diberi tanda pengenalan menggunakan susunan abjad atau nombor atau keduaduanya sekali seperti berikut:(i) setiap para melintang diberi satu huruf; dan (ii) setiap jalur kotak (tegak) diberi satu nombor. *Contoh: Liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak nombor 2, para B dan kotak nombor 2. *Lokasi Liquid Paper botol ialah di B-2B2.
81

Penyimpanan Stok
- Stok memerlukan cara penyimpanan yang berbeza berdasarkan kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.

82

Stok Dalam Bekas Asal

a. Stok dalam bekas asal seperti bungkusan, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah dikekalkan penyimpanannya dalam bekas asalnya dengan memastikan label dapat dilihat. a. Setiap bekas itu hendaklah mengandungi hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama.

83

Barang-barang Tercerai
a. Barang-barang tercerai hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran standard. a. Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran. c. Barang-barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas.

84

Barang-barang Berharga Dan Menarik

a. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab atau pegawai yang diberi kuasa. a. Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kehilangan atau kerosakan.

c. Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh pegawai

yang diberi kuasa melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja.

85

Barang-barang Berharga Dan Menarik

d. Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik 1989. a. Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang ditetapkan.

86

Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab a. Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembab hendaklah disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu dan kelembapannya boleh dikawal. b. Stok yang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik kering atau nyahlembapan.

87

Stok Yang Tahan Kepada Cuaca Panas Dan Hujan Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan di tempat lapang yang berpagar.

88

Stok Barang-barang Berat

a. Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. a. Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut hendaklah diambil kira:(a) Senang dikendali dan memudahkan pengeluaran stok mengikut sistem MDKD; (b) Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih berat; (c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api; (d) Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi; dan

89

Stok Barang-barang Berat

(e) Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan. c. Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya lebih kukuh. d. Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan antai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan.

90

Stok Barang-barang Berat

e. Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak tergelunsur atau tergelincir. a. Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku kebakaran.

91

Stok Barang-barang Berat

a. Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barangbarang bagi mengelak pembaziran ruang. h. Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat pengendalian barang seperti fork lift atau kren

92

Stok Bertarikh Luput

a. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok b. Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya bagi memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau semua stok bertarikh luput.

93

Stok Bertarikh Luput

a. Teg biru hendaklah dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak berwarna merah jambu digunakan bagi semua Stok Bertarikh Luput. d. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok. e. Jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, maka label MDKD KEW.PS-8 hendaklah dilekatkan dikotak atau bekas barang tersebut.

94

Stok Bertarikh Luput

a. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu. g. Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9 hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.

95

Stok Bertarikh Luput

a. Kedudukan stok hendaklah dikemaskini di KEW.PS-9 dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemaskini. Contoh: stok yang tarikh luputnya dalam bulan Julai 2009 hendaklah dikemaskini dalam minggu pertama bulan Januari 2009.

96

Stok Bertarikh Luput

i. Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulansebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atasstok tersebut:(a) Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor Utamasupaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain yangmemerlukannya; atau (b) Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunandan seumpamanya; atau (c) Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian; atau (d) Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuatkuasa.

97

Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar Melabel Bekas

a. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya. b. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah padam.

98

Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar

a. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil semasa mengendalikannya. Contoh: jika kalsium karbid digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan simbol keselamatan :

99

Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar Penyimpanan

a. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan kecemasan. b. Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindakbalas.

100

Penyimpanan
a. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu kurang dari 23C) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran. d. Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki bawah tanah. e. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang berkuatkuasa.

101

Pengendalian
a. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati. b. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida, hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya hendaklah disimpan didalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada udara.

102

Pengendalian
a. Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan gas yang memabukkan. d. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida, kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain termasuk racun dan baja hendaklah disimpan ditempat yang mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut.

103

Pengendalian
a. Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal. a. Semasa mengendalikan bahan tersebut langkahlangkah berikut hendaklah dipatuhi:(a) Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah digunakan; (b) Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah tiupan agin hendaklah ambil kira.
104

Pengendalian
(a) Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut hendaklah sesingkat mungkin; dan (a) Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.

105

Gas Mampat Dalam Tabung

a. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah dikawal rapi kerana ada di antaranya yang memabukkan, boleh membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen atau sebagainya. b. Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan Coir Jacket jika ada.

106

c. Tabung gas tersebut hendaklah:(a) (b) dilindungi daripada bahang panas; jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah terbakar; dan (c) elakkan daripada terhempas atau pecah apabila mengendali atau mengangkutnya kerana boleh mengakibatkan ia meletup dan membahayakan. a. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera. a. Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikuncikan tegak ke dinding.

107

Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia

a. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan. b. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, dibawah penyeliaan seorang Pegawai Stor.

108

Penyelenggaraan Stok
a. Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi:(a) Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat; (b) Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu; dan (c) Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari serangga. b. Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat kuasa.
109

BAB D PENGELUARAN

110

Kebenaran Pengeluaran Stok Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan

111

Sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu
- Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-perkara berikut:Pengeluaran tanpa kebenaran; Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang dipesan; dan (c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan. (a) (b)

112

Pemesanan Stok
a. Semua pesanan kepada Stor Pusat atau Stor Utama hendaklah menggunakan lima (5) salinan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) KEW.PS-10. b. Pemesan hendaklah mendaftarkan nombor pemesanan dengan merujuk kepada jumlah pesanan yang dibuat mengikut tahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Stor Utama di KEW.PS-10. c. Satu jenis stok sahaja boleh dipesan bagi satu permohonan melalui KEW.PS-10.

113

Pemesanan Stok
d. Satu (1) salinan disimpan oleh Stor pemesan dan empat (4) salinan dikemukakan kepada Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA) di Stor Pusat atau Stor Utama untuk kelulusan. e. Bahagian Bekalan, Kawalan Dan Akaun (BBKA) hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS- 10 yang diterima seperti berikut:(a) Mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi nombor pengeluaran dengan merujuk kepada bilangan permohonan yang diterima mengikut tahun;

114

Pemesanan Stok
(b) Meluluskan kuantiti pengeluaran; dan (c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok (Bahagian B) mengikut No. Kad dan diruang Keluaran serta Baki. f. Empat (4) salinan KEW. PS-10 hendaklah dikemukakan oleh BBKA kepada Bahagian Simpanan untuk kelulusan pengeluaran stok. Bahagian Simpanan hendaklah merekodkan pengeluaran stok yang diluluskan dalam Kad Petak.

115

Pemesanan Stok
a. Bahagian Simpanan hendaklah mengemukakan setiap satu (1) salinan KEW.PS-10 seperti berikut:(a) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran untuk tindakan membungkus dan menghantar; (b) Stor Pemesan bersama stok setelah pengeluaran diluluskan; (c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan; dan (d) Bahagian Simpanan untuk tujuan rekod.

116

Permohonan Stok a. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (BPS) KEW.PS-11. a. KEW.PS-11 hendaklah disediakan oleh pemohon dalam dua (2) salinan. c. Satu (1) salinan disimpan oleh pemohon dan satu (1) salinan dikemukakan kepada stor unit.

117

Permohonan Stok a. Stor hendaklah mengambil tindakan ke atas KEW.PS-11 yang diterima seperti berikut:(a) Mendaftarkan KEW.PS-11 dan memberi nombor permohonan; (b) Menentukan kuantiti pengeluaran; (c) Mendapatkan kelulusan pengeluaran; dan (d) Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak.

118

Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Pusat, stor pemesan hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuatkuasa.

119

Pengeluaran Stok a. Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan kebenaran Pegawai Stor dan seorang Pegawai Melulus yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. b. Pegawai Stor hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikhdi KEW.PS-10 atau KEW.PS-11. c. Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantiti yang diluluskan.

120

Barang-Barang Gunahabis
Barang-barang yang kerap digunakan atau mudah rosak atau mudah haus atau bernilai rendah atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaannya yang dikeluarkan untuk bekalan pejabat, makmal, asrama, institusi latihan, domestik, sukan, bengkel, dapur, pembedahan, pertanian, penyelidikan, pameran, keselamatan, latihan dan seumpamanya yang dikeluarkan terus kepada pengguna adalah barang-barang guna habis. Barang-barang guna habis adalah seperti alat pengira, pendrive, gunting, stapler, alatan pembedahan, jarum, tabung uji, penunu bunsen, alatan bengkel, alatan pemutar, wayar, peluru, pisau, parang, tali, bahan-bahan pameran, cadar, kostum, tuala, gelas, bakul sampah, pinggan mangkuk atau sudu atau garpu dan seumpamanya.

121

Kawalan Keluar-Masuk Barang-Barang Gunahabis a. Barang-barang guna habis yang dikeluarkan bagi tujuan gunasama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya. b. Borang kawalan keluar masuk barang-barang guna habis hendaklah disediakan mengikut format Kementerian/Jabatan sebagai rekod penggunaan. Sekiranya barang-barang ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau barang-barang terpakai.

122

Jualan Sisa Stok atau Barang-Barang Terpakai

a. Sisa stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program pembangunan dan pameran hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. b. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:(a) Bagi barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada satu (1) ribu kilogram (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang membeli barang-barang lusuh (perlu permit); atau
123

Jualan Sisa Stok atau Barang-Barang Terpakai

(b) Bagi barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atau beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1000kg) hendaklah mengikut Tatacara Pengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. a. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

124

Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok a. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpamanya seperti barang-barang kraf tangan, pameran, hiasan, landskap, peralatan, mekanikal, elektrik, elektronik dan lain-lain hendaklah direkod secara berasingan oleh Kementerian/Jabatan. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawaian, ia tidak boleh didaftarkan sebagai aset Kerajaan.

125

Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok

a. Semua produk yang mempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikan terlebih dahulu sebelum dijual. Kelulusan jualan terus hendaklah diperolehi daripada Ketua Jabatan mengikut harga yang ditetapkan oleh Jabatan. c. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan.

126

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK 1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan program pembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan, pengembangan dan seumpanya hendaklah direkod secara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ. Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/ pameran/ elektrik/ elektronik/ dll 1. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawai yang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagai aset kerajaan

127

PERATURAN
1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran memastikan urusan pembungkusan/penghantaran dijalankan dengan teratur, cermat dan cekap supaya barang diterima pemesan dalam keadaan sempurna Barang yang diterima untuk pembungkusan dan penghantaran hendaklah disemak, diperiksa dan dipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10 Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10 Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian
128

1.

1. 1.

TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemas dan betul bagi mengelakkan kerosakan dan kecurian semasa penghantaran Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakan mesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian

1.

1.

129

TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/tanda bagi memudahkan pengendalian Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjata peralatan persenjatan dll) perlu mengikut peraturan keselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa

1.

130

TATACARA PEMBUNGKUSAN
1. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklah dicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkan pengendalian. Pegawai bertanggungjawab hendaklah mengutamakan faktor berikut; (a) Cara pengangkutan had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain (b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan (c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan

131

TATACARA PEMBUNGKUSAN
(d) Destinasi; dan (e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg) 1. Berat kasar dicatat diluar bungkusan. Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklah dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan

132

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN 1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklah disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut; (i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan (ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12 (iii) nota pembungkusan kepada pegawai pemesan; (iv) akaun penerimaan oleh pegawai pemesan

133

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN 1. 1. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10 hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12 KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakan bersama barang yang dimasukan ke dalam peti atau kotak atau seunpamanya dengan mengambil langkah berikut; (a) dokuman tersebut hendaklah dimasukan ke dalam sampul kalis air (b) sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak (c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan
134

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN 1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamat pengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terang dan dengan menggunakan dakwat hitam yang kalis air. Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tanda pengenalan (a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan (b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya

(c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas

atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam
135

BARANG TANPA BERBUNGKUS

1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkus tindakan berikut hendaklah diambil; (a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang (b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan (c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung

136

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN

1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khas semasa pengendalian, penyimpanan, penghantaran hendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahan yang mudah dilihat Bungkusan yang mengandungi barang mudah arahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan warna putih di atas permukaan merah Bungkusan barang-barang lain hendaklah menggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan

1.

1.

warna merah di atas permukaan putih

137

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN 1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktik hendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnya seperti yang diterima daripada pembekal Bekas yang bertanda Musnah Selepas Ianya Dikosongkan jangan diguna semula Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulang mengikut perjanjian 1. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerja mengendali/ memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agen penghantaran/ pembekal
138

BAB E PEMERIKSAAN

139

OBJEKTIF a. Pemeriksaan perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. a. Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis iaitu:(a) Pengiraan Stok; (b) Pemeriksaan Stok; dan (c) Verifikasi Stor

140

Pengiraan Stok
a. Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Ketua Jabatan hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa bertepatan dengan rekod; dan (b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Stor.

141

Pemeriksaan Stok a. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama.Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:(a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa;

142

Pemeriksaan Stok (b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa; (c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa; (d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor KEW.PS-14;
143

Pemeriksaan Stok

(a) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor; dan (f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.

144

Verifikasi Stor 1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut:(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok;

145

Verifikasi Stor
(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan; (c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; (d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira;

146

Verifikasi Stor
(a) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan KEW.PS-14; dan

(a) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15.

147

Pelantikan Pemverifikasi Stor

Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan Ketua Pengarah Jabatan adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor

Tempoh Pelantikan
Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.

148

Keanggotaan Pemverifikasi Stor

1. Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri daripada:(a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai; (b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi; (c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam pengurusan stor; dan (d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf
149

Tugas-tugas Pemverifikasi Stor

a. Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat dan Stor Utama berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang disediakan. b. Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat disenarai tersebut seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

150

Tugas-tugas Pemverifikasi Stor

c. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad Kawalan Stok. d. Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa verifikasi dilaksanakan. e. Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS-15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan.

151

Tanggungjawab Ketua Jabatan

a. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok yang dinyatakan dalam KEW.PS-14 seperti berikut:(a) Syor pindahan stok dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan; (b) Syor pelupusan dan hapus kira hendaklah diambil tindakan dengan merujuk kepada Bab G dan Bab H; dan (c) Syor pelarasan stok (kekurangan atau lebihan) disebabkan silap pengiraan di KEW.PS-17 hendaklah diluluskan oleh Ketua Jabatan.

152

Tanggungjawab Ketua Jabatan b. Ketua Jabatan hendaklah menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal. b. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal di KEW.PS-15. c. Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.

153

Pelarasan Stok
a. Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan disebabkan silap pengiraansemasa pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17. a. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan. c. Pegawai Stor hendaklah merekod transaksi pelarasan stok diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangan.

154

Tanggungjawab Urusetia Pengurusan Aset a. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW.PS-14, KEW.PS-15 dan menyediakan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pegawal. b. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16 hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

155

Mengambil Alih Tugas Stor a. Apabila berlaku pertukaran diantara Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:(a) Menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor; (b) Membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak secara seratus peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok;

156

Mengambil Alih Tugas Stor (a) Perakuan Beri Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan; dan (d) Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok di para 194, jika terdapat stok lebih atau kurang

157

BAB F KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

158

Keselamatn dan Kebersihan Stor

a. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan. b. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan stor dan stok terpelihara. c. Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak.

159

Keselamatn dan Kebersihan Stor

a. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor. e. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas angin. a. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-barang rosak, usang dan sebagainya. g. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa.

160

Kawalan Keselamatan Stor

a. Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan. a. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Pusat dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut:(a) sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar; (b) kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan; (c) pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu malam;

161

Kawalan Keselamatan Stor (a) tanda-tanda keselamatan di tempattempat tertentu; (a) penggunaan pas kebenaran keluar masuk; dan (g) peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkuat kuasa.

162

Kawalan Kebakaran a. Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water sprinkler dan lainlain; b. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang berkuatkuasa;

163

Kawalan Kebakaran
a. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT). d. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti Dilarang Merokok, Mudah Terbakar dan sebagainya. a. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi kawalan kebakaran. a. Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada Pegawai-Pegawai Stor.

164

Kebersihan a. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualitistok terjamin. b. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala.

165

BAB G PELUPUSAN

166

BAB G PELUPUSAN
PENDAHULUAN 1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi stor. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

1.

167

PELUPUSAN
PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH 1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklah dilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnya tidak lebih daripada RM10,000 bagi nilai agregatnya dalam satu permohonan Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan

2.

3.

168

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH 1. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskan hendaklah menggunakan borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah pelupusan yang sesuai untuk kelulusan Ketua Jabatan Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok

1.

1.

169

KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa (P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

170

PERAKUAN PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak memerlukan Perakuan Pelupusan (PEP)

171

URUSETIA PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset diKem/Jab/PTJ adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Pelupusan Stok

172

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

173

BAB H KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

174

PENDAHULUAN Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehiangan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah

175

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai kesluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapat dielakkan Kekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam

176

KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa (P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

177

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK 1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang keluar dan baki

1.

1.

178

LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

1.

Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah

179

URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

180

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok di KEW.PS-22 KEW.PS-22 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya

181

SEKIAN TERIMA KASIH JUMPA LAGI ?

182