8th edition Steven P.

Robbins Mary Coulter

PowerPoint Presentation by Charlie Cook

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Apa itu Pengendalian?

Pengendalian
 Proses memantau kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan seperti rencana dan mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti.

Tujuan pengendalian
 Sistem pengendalian yang efektif menjamin kegiatankegiatan diselesaikan dengan cara-cara yang membawa pada tercapainya sasaran organisasi itu.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

182

Perancangan Sistem Pengendalian

Pengendalian Pasar
 Pendekatan pengendalian yang menekankan penggunaan mekanisme pasar eksternal untuk menetapkan standar yang digunakan dalam sistem pengendalian.
 External

measures: persaingan harga dan pangsa pasar

relatif

Pengendalian Birokratis
 Pendekatan pengendalian yang menekankan wewenang organisasi dan mengandalkan aturan, regulasi, prosedur dan kebijakan administratif.

Pengendalian Klan
 Perilaku karyawan diatur oleh nilai, norma, tradisi, ritual, keyakinan bersama dan aspek lain budaya organisasi.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 183

Pentingnya Pengendalian?
Merupakan kaitan terakhir dalam fungsi manajemen:
 Perencanaan
 Pengendalian

merupakan cara manajer mengetahui apakah sasaran dan rencana mereka itu sesuai target dan apa tindakan di masa depan yang harus diambil organisasi. pengendalian dapat memberikan informasi dan umpan balik tentang kinerja karyawan. enhance physical security and help minimize workplace disruptions.
184

 Empowering employees
 Sistem

 Protecting the workplace

 Controls

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Keterkaitan Perencanaan - Pengendalian

Perencanaan Sasaran Tujuan Strategi Perencanaan Pengendalian Standar Ukuran Perbandingan Tindakan Memimpin Motivasi Kepemimpinan Komunikasi Perilaku Individu dan Kelompok Pengorganisasian Struktur MSDM

Exhibit 18.2
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 185

Proses Pengendalian

Mengukur Kinerja Aktual

SASARAN DAN TUJUAN Organisasional Divisional Departemental Individual Melakukan Tindakan Manajerial Membandingkan Kinerja Aktual dengan standar

Exhibit 18.3
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 186

Pengukuran: Bagaimana cara kita mengukur dan Apa yang kita ukur.
Sumber Informasi
 Pengamatan pribadi  Laporan Statistik  Laporan lisan  Laporan tertulis

Kriteria Pengendalian
 Karyawan
  

Kepuasan Tingkat pergantian Ketidakhadiran

 Anggaran
  
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Biaya Output Penjualan

187

Sumber Informasi untuk Mengukur Kinerja

Kekuatan Pengamatan pribadi - Mendapatkan dr tangan pertama - Informasi yg tdk disaring - Intensif krn kegiatan kinerja dpt diamati - Gampang dilihat (komputer) - Efektif utk memperlihatkan hubungan subyektif Laporan lisan didokumentasi Laporan tertulis - Menyeluruh - Formal - Gampang diarsip dan dirujuk - Cepat mendapatkan informasi umpan balik verbal dan non verbal Kelemahan - Penyimpangan pribadi - Memakan banyak waktu - kurangnya kepercayaan - Memberikan informasi - Mengabaikan faktor-faktor subyektif - Informasi disaring - Informasi tidak dapat didokumentasi - Lambat

Laporan Statistik terbatas

Exhibit 18.4
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 188

Membandingkan
Menentukan derajat variasi antara kinerja sebenarnya dan standar.
 Significance of variation is determined by:
 Kisaran

variasi yang dapat diterimaThe acceptable range of variation from the standard (forecast or budget). (besar atau kecil) dan direction (over or under) of the variation from the standard (forecast or budget).

 Ukuran

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

189

Penentuan Kisaran Variasi (Keragaman) yang dapat diterima

Batas Atas Dapat Diterima Kisaran Keragaman yang Dapat Diterima

Standar

Batas Bawah Dapat Diterima

Kurun Waktu
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Exhibit 18.5
1810

Angka Kinerja Penjualan Distributor Eastern States Distributors untuk bulan Juli

Exhibit 18.6
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1811

Mengambil Tindakan Manajerial Tindakan yang mungkin dilakukan Tidak melakukan apa-apa Mengoreksi kinerja sesungguhnya Merevisi standar

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1812

Pengendalian untuk Kinerja Organisasional

Apa itu Kinerja?
 Hasil akhir suatu kegiatan

Apa itu Kinerja Organisasional?

 Akumulasi hasil akhir dari semua proses dan kegiatankegiatan kerja organisasi
 Perancangan  Koordinasi

strategis, proses pekerjaan dan kegiatankegiatan pekerjaan. pekerjaan para karyawan

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1813

Mengukur Kinerja Organisasional

Produktivitas Organisasional
 Produktivitas: keseluruhan keluaran barang dan jasa yang dihasilkan, dibagi dengan masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran itu.
 Keluaran

diukur oleh pendapatan penjualan) yg diterima organisasi ketika barang dan jasa itu dijual. diukur oleh biaya memperoleh dan mengubah sumber daya menjadi keluaran.

 Masukan

 Produktivitas organisasi menjadi ukuran tentang seberapa efisiennya karyawan melakukan pekerjaannya

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1814

Lanjutan:
Keefektifan Organisasi
 Pengukuran tentang seberapa memadainya sasaran organisasi dan seberapa baik organisasi mencapai sasaran itu.
 Model

sistem sumber daya

Kemampuan organisasi memanfaatkan lingkungannya dalam rangka memperoleh sumber daya yg langka dan berharga.
 Model

proses

Menekankan proses transformasi organisasi dan seberapa baik organisasi mengubah masukan menjadi keluaran yang diinginkan.
 Model

konstituensi berganda

Beberapa pengukuran keefektifan yang berbeda-beda sebaiknya digunakan, sehingga dapat mencerminkan kriteria yang berbedabeda atas konstituen organisasi.
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1815

Lanjutan:
Peringkat Industri:
 Laba  Pengembalian atas pendapatan  Pengembalian atas ekuitas (modal) pemegang saham  Pertumbuhan laba untuk 1 tahun, 5 tahun dan 10 tahun  Pendapatan per karyawan  Pendapatan per dollar of assets  Pendapatan per dollar ekuitas (modal)

Budaya Audit Perusahaan Survey kompensasi dan tunjangan Survey kepuasan pelanggan

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1816

Ciri Sistem Pengendalian yang Efektif

1. Keakuratan; dapat diandalkan dan menghasilkan data yg sahih. 2. Ketepatan waktu; memberikan informasi yg tepat waktu. 3. Ekonomi; haruslah ekonomis untuk dijalankan. 4. Fleksibilitas; cukup fleksibel untuk disesuaikan dgn perubahan dan peluang. 5. Kepahaman; dapat dipahami oleh pengguna. 6. Kriteria yang Masuk Akal; standar pengendalian haruslah masuk akal dan dapat dicapai. 7. Penempatan Strategis; karena manajer tak dapat mengendalikan semuanya, mereka harus memilih faktor-faktor yg strategis thd kinerja organisasi. 8. Menekankan pada Pengecualian; karena manajerial tak dpt mengontrol semua kegiatan, perangkat kontrol harus memperhatikan hanya pada pengecualian. 9. Kriteria Berganda; pengukuran berganda menurunkan kecenderungan thd fokus yg sempit. 10. Tindakan Perbaikan; tak hanya menunjukkan penyimpangan yg signifikan tapi juga menganjurkan tindakan perbaikan yg diperlukan. 1817 Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pemeringkatan Industri dan Perusahaan yang Terkenal

Exhibit 18.8
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1818

Jenis-jenis Pengendalian

Masukan

Proses

Keluaran

Pengendalian Umpan Depan

Pengendalian Sejalan

Pengendalian Umpan Balik Pecahkan masalah sesudah saat terjadi

Pengantisipasian masalah

Pecahkan masalah pada saat terjadi

Exhibit 18.9
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1819

Alat untuk Memonitor dan Mengukur Kinerja Organisasi: Pengendalian Keuangan

Ukuran Pengendalian Keuangan Tradisional
 Analisis rasio


 Analisis anggaran


Standar kuantitatif (dilakukan pengukuran dan pembandingan penggunaan sumber daya) Penyimpangan antara standar dan penggunaan sesungguhnya, anggaran menjadi alat pengendali.

Rasio Liquiditas mengukur kemampuan perusahaan memenuhi kewajiban utang terkini.

Rasio Leverage (rasio proporsi utang thd aset/aktiva) mengkaji penggunaan Ukuran PK lain utang oleh perusahaan utk mendanai  Economic Value Added (EVA)/Nilai asetnya dan apakah perusahaan dpt Tambah Economi: Alat keuangan utk memenuhi pembayaran bunga utang. mengukur kinerja perusahaan dan divisi yg dihitung dgn cara; laba operasi Rasio Aktivitas mengukur seberapa setelah pajak dikurangi biaya modal efisien perusahaan menggunakan tahunan total. asetnya. Rasio Profitabilitas mengukur seberapa efisien dan efektif perusahaan menggunakan asetnya utk menghasilkan laba.  Market Value Added (MVA)/Nilai Tambah Pasar: Alat keuangan utk mengukur perkiraan bursa saham dari nilai perusahaan di masa lampau dan proyeksi investasi yg diharapkan.
1820

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

Pengendalian Kinerja Organisasi

Kartu Nilai Seimbang (Balanced Scorecard)
 Alat pengukuran kinerja yang digunakan manajer untuk menyusun sasaran dalam perspektif kinerja perusahaan:  Empat perspektif dalam BSC : Keuangan, pelanggan, proses internal dan orang/inovasi/pertumbuhan aset.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1821

Pengendalian Informasi
Management Information Systems (MIS)
 Sistem yang digunakan untuk secara teratur memberi manajemen informasi yang dibutuhkan.
 Data:

fakta mentah yang belum teranalisis

 Information:

data dianalisis dan diproses diubah menjadi informasi yang relevan untuk digunakan oleh manajer.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1822

Benchmarking Praktek Terbaik

Benchmarking
 Pencarian praktek terbaik dikalangan pesaing atau non pesaing yang menghasilkan kinerja yang unggul bagi mereka.  Alat memonitor dan mengukur kinerja.

Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

1823

Langkah bagi Kesuksesan Penerapan Program Praktek Benchmarking Internal Terbaik

1. Menghubungkan praktek terbaik dengan strategi dan sasaran. 2. Mengenali praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. 3. Mengembangkan praktek sistem imbalan dan pengakuan terbaik. 4. Mengkomunikasikan praktek terbaik di seluruh bagian organisasi. 5. Menciptakan praktek terbaik sistem pembagian pengetahuan. 6. Memelihara praktek terbaik secara berkelanjutan.
Exhibit 18.11
Copyright 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 1824