Evaluasi Kinerja Sistem ERP

Investasi yang begitu besar untuk implementasi ERP, harus dapat memberikan benefit bagi perusahaan. Dengan adanya sistem ERP, maka teknologi informasi harus dapat mendukung proses bisnis yang outputnya dapat mereduksi cost dan meningkatkan revenue sehingga dicapai kondisi optimum untuk meningkatkan profit. Management ERP dibagi dalam 2 bagian yaitu proses implementasi ERP (implementation) dan saat ERP tersebut digunakan (operation). Pada saat operation harus terdapat pengukuran kinerja bisnis dan kinerja IT untuk menilai dan mengevaluasi sistem ERP. Untuk mengukur kinerja bisnis dapat digunakan salah satu metode yang dikembangkan oleh Kaplan dan Norton (1992) yaitu Balanced Scorecard. Metode Balanced Scorecard memiliki 4 aspek yang dianalisa yaitu aspek pembelajaran dan pertumbuhan, aspek proses internal, aspek kepuasan pelanggan dan aspek keuangan. Setiap aspek tersebut memiliki indikator masing-masing. Balanced scorecard membantu mentransfer visi menjadi strategi dan menjalankan bisnis sesuai dengan tujuan. Oleh karena itu, balanced scorecard juga membantu memetakan strategi bisnis ke strategi ERP.

Mengukur Kinerja Proyek Implementasi ERP Enterprise Resource Planning (ERP) banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar karena investasinya relatif mahal. Banyak konsultan sistem ERP yang menetapkan indikator kesuksesan proyek implementasi ERP ada 2 faktor yaitu : Sistem ERP dapat berjalan dengan baik dan kesuluruhan proyek tepat waktu dan sesuai budget. Indikator-indikator kesuksesan implementasi ERP tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu diawal proyek. Seluruh critical success factor harus dianalisa untuk membuat suatu indikator kesuksesan implementasi. Dalam sebuah proyek implementasi ERP, seluruh project manager, team proyek, consultant, user, dan lain-lain harus bekerja sama untuk kesuksesan implementasi ERP. Beberapa contoh hal yang harus dipertimbangkan dalam implementasi ERP adalah : Sistem ERP harus sejalan dengan organisasi dan proses bisnisnya. Sistem ERP yang digunakan sesuai dengan keinginan user Adaptasi ke sistem yang baru dapat dilakukan dalam waktu yang singkat

Metode Balanced Scorecard pada Implementasi ERP Terdapat 2 alasan yang membuat Balanced Scorecard digunakan untuk menilai kinerja implementasi ERP : 1. Metode Balanced Scorecard yang menilai empat aspek (aspek keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan pembelajaran/pertumbuhan) dirasakan tepat untuk mengukur kinerja ERP setelah implementasi. Selain itu perlu juga dipertimbangkan untuk menambahkan aspek kelima yaitu perspektif proyek untuk menambah kuatnya analisa pengukuran kinerja.

2. Metode balanced scorecard dianggap tepat untuk mentransformasikan visi ke strategi, tujuan dan pengukuran. Visi menjelaskan motivasi untuk menggunakan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses bisnis. Strategi berkaitan dengan pemilihan modul-modul yang digunakan, desain dari perencanaan proyek atau juga penentuan tujuan dari proyek. Sedangkan tujuan dari proses implementasi adalah melakukan konfigurasi atau customizing sistem ERP secara efektif dan efisien sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Kemudian dilakukan pengukuran sejauh mana sistem ERP dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam penentuan ukuran yang digunakan adalah : Dapat dilakukan pengawasan terhadap apa yang akan diukur. Hal itu berarti terdapat orang yang dapat mengontrol atau bertanggung jawab terhadap indikator yang diukur. Sebagai contoh, kelemahan dari sistem ERP itu sendiri artinya tidak memungkinkan untuk mengkonfigurasi sebuah bisnis proses, diluar jangkauan dari pengontrolan indikator yang diukur.

Indikator kunci dapat dengan mudah diukur. Hal ini membutuhkan data yang siap tersedia untuk dapat mengukur indikator kunci.

Setiap anggota team proyek mengerti tentang metode pengukuran. Indikator yang digunakan dapat disederhanakan agar para anggota team dapat semuanya mengerti tentang pengukuran indikator tersebut dengan persepsi yang sama.

Pengukuran harus relevan, terpercaya dan tepat. Saat ini hanya pengukuran di aspek keuangan dan aspek proyek yang menjadi perhatian dalam indikator pengukuran. Setiap proyek ERP memiliki perincian budget, biasanya dibagi dalam beberapa elemen cost sebagai contoh biaya konsultan, software atau hardware. Dalam sebuah proyek, sangat dibutuhkan manajemen dalam mengelola project cost dengan project budget agar terjadi kesesuaian. Oleh karena itu perlu dipertimbangkan juga perspektif proyek.

- Aspek Keuangan Berapa perincian cost untuk proyek implementasi ERP? - Perspektif Pelanggan Apakah ERP dapat mendukung kebutuhan dari pelanggan? - Proses Internal Apakah ERP dapat memperbaiki proses bisnis internal ? - Pembelajaran dan Pertumbuhan Apakah sistem ERP cukup fleksibel untuk adanya perubahan di masa depan?

Penjelasan aspek-aspek yang lain dalam proyek implementasi ERP adalah : - Dengan adanya aspek proses internal maka dapat dihitung atau diukur seperti waktu proses sebelum ataupun sesudah implementasi ERP. - Untuk perspektif pelanggan, hal ini termasuk indikator yang kadang diabaikan dalam proyek implementasi ERP. Padahal pada fase implementasi ERP harus dapat menghubungkan antara sistem ERP dengan proses bisnis yang berjalan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Keinginan dari pelanggan harus dipahami dengan baik sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan konfigurasi (customizing) dari sistem ERP. - Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan dianalisa untuk mengantisipasi adanya perubahan dan penyempurnaan proses bisnis pada masa depan. Untuk proses pembelajaran dilakukan juga dengan memberikan pelatihan kepada para pegawai agar familiar dengan sistem ERP. Sedangkan untuk proses pertumbuhan, dilakukan dengan membuat sistem ERP yang fleksibel dalam menghadapi perubahan yang akan terjadi. Mengukur Kinerja Bisnis setelah Implementasi ERP Dalam mengukur kinerja implementasi ERP maka terdapat dua hal yang menjadi dasar pengukuran yaitu aspek ekonomi dan aspek teknologi. Dalam aspek ekonomi biasanya berkaitan dengan berapa selisih antara biaya yang dikeluarkan selama proyek dengan projek budget. Beberapa biaya yang dikeluarkan untuk proyek implementasi ERP adalah biaya lisensi software, biaya hardware, biaya gaji team proyek, dan lain-lain. Beberapa kendala yang terjadi pada pengukuran aspek keuangan adalah : Budget yang telah ditentukan sebelumnya tidak mudah untuk diubah. Sehingga dalam penentuan budget harus benar-benar diperhitungkan dengan baik. Kesulitan yang lain adalah adanya intangible cost yaitu biaya-biaya yang tidak dapat dihitung seperti biaya waktu training, waktu untuk perubahan konfigurasi software, dan lain-lain.

Menerapkan Balanced Scorecard pada software ERP Untuk menerapkan Balanced Scorecard pada software ERP, hal yang harus dilakukan adalah mengatur standard dari empat aspek Balanced Scorecard ke sistem ERP. Salah satu cara yang digunakan untuk memetakan Balanced Scorecard ke sistem ERP adalah dengan mengambil input dari aspek keuangan dan outputnya adalah mengukur aspek yang lain yaitu perspektif pelanggan, proses internal dan aspek pembelajaran dan pertumbuhan. - Financial / Cost Apa saja input dalam aspek keuangan untuk mencapati target performance ? - Pelanggan Apa keuntungan yang diharapkan perusahaan untuk tingkat kepuasan pelanggan ? - Proses Internal Apakah proses internal sudah efektif dan efisien sesuai dengan keinginan pelanggan ? - Pembelajaran dan Pertumbuhan Apakah sistem ERP dapat fleksibel untuk kebutuhan pelanggan di masa depan? Penentuan Ukuran untuk Evaluasi Sistem ERP Dalam menentukan ukuran untuk setiap aspek yang dijelaskan diatas dapat meggunakan dua metode yaitu Top Down dan Bottom Up. Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangannnya masingmasing, sehingga hal yang ideal adalah menemukan kombinasi yang tepat untuk kedua metode tersebut. Metode Top Down menekankan pada pengukuran yang digunakan dalam perwujudan strategi implementasi ERP. Hal ini untuk menjamin bahwa tujuan dari project tercapai dan sumber daya yang digunakan tidak banyak terbuang. Sedangkan metode Bottom Up melakukan penentuan pengukuran yang menekankan pada bottleneck atau kendala pada sistem ERP. Aspek Keuangan Penentuan pengukuran pada aspek keuangan biasanya berdasarkan jumlah cost yang dikeluarkan pada proyek implementasi ERP dibandingkan dengan budget proyek tersebut. Untuk menentukan pengukuran pada aspek keuangan sangat tidak mudah dilakukan secara obyektif, karena beberapa indikator sangat bertolak belakang dalam hal kepentingan. Sebagai contoh, dalam hal biaya training. Bila dilihat dalam aspek keuangan tentunya pihak perusahaan menginginkan biaya training dapat ditekan serendah mungkin, sehingga tidak diperlukan konsultan yang mahal. Tetapi hal itu juga mengakibatkan sistem tidak akan bekerja efektif dan efisien karena sumber daya manusia yang menggunakannya tidak kompeten. Sebaliknya jika menggunakan konsultan yang handal akibatnya biaya training akan besar tetapi disisi lain tingkat kompetensi pegawai juga akan meningkat. Perspektif Pelanggan Untuk menentukan parameter dari perspektif pelanggan maka hal yang harus diperhatikan adalah tingkat kepuasan pelanggan pada proyek implementasi ERP ini. Dalam menentukan parameter ini ada 2 parameter yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek implementasi ERP yaitu :

 Berapa besar proses bisnis yang dapat ditangani oleh sistem ERP ini. Berapa transaksi yang dapat dihandle oles sistem dibandingkan dengan banyaknya transaksi yang gagal. Kedua indikator pengukuran ini dapat dijadikan salah satu pengukuran dengan pertimbangan perspektif pelanggan. Data yang dibutuhkan dalam indikator ini dapat diambil dari analisa sistem. Data tersebut dapat diambil secara periodik oleh user untuk mengevaluasi kinerja sistem ERP. Ruang Lingkup dari Proses Bisnis - Berapa % tipe proses yang tertangani oleh sistem - Berapa % transaksi bisnis - Berapa % transaksi yang berhasil dan dan yang gagal Pengurangan Bottleneck (Kendala) - Berapa % transaksi yg selesai sesuai jadual - Berapa % pesanan yg dibatalkan karena respon time sistem rendah

Aspek Proses Internal Aspek proses internal menekankan pada kondisi internal untuk memberikan kepuasan pelanggan seperti dijelaskan sebelumnya. Kondisi ini dapat dibagi dalam 2 bagian yaitu operasional sistem yang berjalan dan perbaikan atau pengembangan kemampuan sistem. Pada sisi operasional sistem dapat diambil pengukuran dengan melakukan evaluasi proses internal pada banyaknya komplain dari user. Analisa ini dapat dijadikan ukuran untuk menilai kinerja dari sistem. Mengurangi problem pada operasional sistem - Berapa jumlah problem pada permintaan pelanggan - Berapa jumlah problem pada proses inventory - Berapa jumlah problem pada report biasa - Berapa jumlah problem pada report yang diminta Kehandalan Sistem ERP - Berapa rata-rata sistem jatuh (downtime) - Berapa maksimum sistem jatuh (downtime) Pencegahan terhadap kemacetan operasional (operational bottleneck) - Berapa rata-rata respon time pada proses order - Berapa rata-rata respon time pada proses order pada saat peak time. Kendala (bottleneck) pada sisi development berkaitan dengan kurangnya kapabilitas dari pegawai. Tingkat beban kerja yang berat juga memberikan dampak dalam penentuan parameter pada aspek ini. Indikator kuantitatif dapat diambil dari banyaknya jam kerja setiap pegawai. Sedangkan indikator kualitatif dapat dianalisa dari sejauh mana pemahaman pegawai terdapat sistem ERP.

Pemeliharaan Sistem ERP