Tugas

2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project

Kelompok C-1
Ernestina Rahmanasari Andi Saputra 5210105001 5210105008

S I I T S S u r a b a y a , 2 0 1 2

INFRASTRUCTURE IMPLEMENTATION PROJECT

DEFENISI
Infrastruktur proyek adalah proyek yang berhubungan dengan peluncuran atau penggantian hardware, server, atau PC dari suatu organisasi. Biasanya semua prinsip-prinsip manajemen proyek dapat diaplikasikan di dalam proyek ini dan masing- masing proyek mempunyai keuntungannya sendiri-sendiri. Umumnya proyek ini memiliki hasil berupa barang, tidak seperti kebanyakan proyek IS lainya.

TANTANGAN
Adapun beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh manajer proyek ini, yaitu: a. Penyelarasan kebutuhan bisnis dengan infrastuktur yang baru. Misalnya adalah kemampuan SDM untuk mengaplikasikan peralatan yang baru. b. Pemilihan supplier untuk barang-barang yang akan dibeli. Hal ini berhubungan dengan software yang akan dipakai dengan hardware yang dibeli. c. Ketepatan waktu pengiriman implementasi dari Infrastuktur, hal ini dikarena perkembangan IT yang sangat cepat, sehingga perbedaan pengiriman dalam jangka waktu lama akan menyebabkan system akan Out of Date.

CONTOH KASUS : STAPLES UNWIRES POINT-OF-SALES (POS) TERMINAL

Deskripsi : dengan semangat untuk memberikan yang terbaik kepada konsumen, Staples Inc. berupaya untuk selalu mememperbaiki diri. Salah satunya adalah dengan menggunakan teknologi terbaik dan terbaru dalam mendukung operasionalnya. Didasari oleh data tentang Point-of-Sales di took retail, managemen perusahaan memutuskan untuk membuat sebuah system Point-of-Sales yang baru dengan konsep tanpa kabel. Nantinya konsumen akan bias dilayani tidak hanya pada booth kasir, tetapi juga bias diarea manapun didalam toko. Disamping itu, management dapat mengecek persediaan barang, harga barang, jumlah konsumen dimanapun di dalam toko.

Klien : Staples Inc. Tujuan Proyek : Untuk mencipatakan sebuah system Point-of-Sales (POS) yang dapat dilakukan dimana saja selama masih di dalam toko. Keluaran : - POS Wireless Device - Aplikasi POS terbaru yang mendukung Peralatan - Training of Trainee (ToT) untuk menyelaraskan SDM dengan peralatan yang baru. Indikator Hasil : Peningkatan index kepuasan konsumen sebanyak 20 %. Penurunan jumlah antrian pada setiap kasir sebanyak 50 % Penurunan waktu tunggu antar konsumen sebanyak 50 %

TAHAPAN PELAKSANAAN PROYEK

a. Inisiasi
Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari

Dalam tahap inisiasi, top manager sudah harus mendeklarasikan bahwa mereka menyetujui secara prinsip untuk melaksanakan proyek ini. Sehingga tim analis (internal) mulai mengidentifikasikan permasalahan yang ada. Hasil dari tahap ini adalah analis memberikan beberapa solusi dengan studi kelayakan. b. Perencanaan Ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan yaitu pemilihan vendor dan hardware yang akan dipakai. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. c. Pelaksanaan Vendor yang dipilih adalah Fujitsu dengan Hardwarenya iPAD. Spesifikasi dari IPAD yaitu Komputer jinjing dengan berat 10 ons yang memiliki Intel Pentium M Processor, mendukung jaringan wireless, touchscreen, built-in scanner, dan magnetic stripe reader dinilai mumpuni untuk mendukung proyek ini. Software yang dikembangkanpun diberi nama POS Staples Unwire Software yang juga dikembangkan oleh fujitsu. d. Evaluasi Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek. Hasil yang didapatkan adalah Peningkatan index kepuasan konsumen sebanyak 23 %, Penurunan jumlah antrian pada setiap kasir sebanyak 52 % dan Penurunan waktu tunggu antar konsumen sebanyak 55 %. Pertanyaan : 3. Why are general in other word, not specifically IT project management principles so relevant in the case of an IT Infrastructur project ? Karena tidak seperti proyek IT yang lain, kebutuhan akan proyek Infrastuktur lebih kearah umum, bukan pelaksanaan tekhnis. Jadi tidak dibutuhkan IT Specialist untuk melaksanakan proyek ini. 4. Why is supplier and subcontractor management so important in the case of an IT infrastructure project ? Karena biasanya Software yang disediakan oleh subcontractor harus bias dijalankan oleh hardware yang dibeli dari supplier, jangan sampai hardware dan software tidak kompatibel satu dengan yang lainya. hal lain adalah mengenai dateline pemberian barang dari supplier, karena lifecycle dari produk IT sangat pendek, maka ketepatan pemberian barang sesuai dokumen proyek sangat penting, keterlambatan akan mengurangi keefektifan pemakaian barang dan menyebabkan barang menjadi out-of-date.

Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari

6. What is principal object in Disaster Recovery Project ? Objek utama dari Disaster Recovery adalah bagaimana sebuah perusahaan kembali berjalanan dengan sesegera mungkin, senormal mungkin setelah terjadi bencana untuk menjamin keberlangsungan dari aktifitas perusahaan.

Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari

DISASTER RECOVERY PROJECT

DEFINISI
Munculnya disaster recovery project didasarkan pada disaster recovery management sebuah proyek teknologi informasi. Riset Dr John McManus dan Dr Trevor Wood-Harper dari The Chartered Institute for IT tentang kegagalan proyek TI (Teknologi Informasi) [1], menyebutkan bahwa hanya 1 dari 8 proyek Teknologi Informasi dikategorikan sukses. Riset tersebut juga menunjukkan bahwa salah satu kunci kegagalan proyek sistem informasi tersebut adalah karena penanggulangan bencana yang tidak layak (Inappropriate disaster recovery). Disaster recovery management merupakan manajemen yang berkaitan dengan dan cara penanggulangan, resiko. Manajemen ini mencakup persiapan, dukungan, dan pembangunan kembali sistem back-up dan running, ketika resiko/bencana terjadi [2]. Tidak seperti proyek TI secara umum, disaster recovery project berjalan secara berkesinambungan sepanjang sistem TI itu berjalan. Sebagian besar resiko/bencana sebuah proyek IT bersumber dari alam (natural disaster) yaitu badai, bajir, kekeringan, dan gempa. LANKA, sebuah Internet Network Group, melaporkan badai cyclone berpengaruh 38% proyek TI gagal, sedangkan daerah yang dilanda gempa berkemungkinan 70% menggagalkan proyek TI [2]. Sedangkan penyebab lainnya biasanya merupakan serangan hacker atau sabotase dari pegawai perusahaan tersebut yang tidak puas, atau kecelakaan kerja karena kegagalan baterai (power failures) [4]. LANKA merekomendasikan beberapa aplikasi TI [2] dalam rangka manajemen bencana, antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. Geographical Information System (GIS) Remote Sensing Early Warning Systems Internet National data bases

Salah satu cara terbaru dalam penanggulangan hilangnya basis data adalah teknologi cloud computing . Cloud computing memungkinkan basis data yang tersimpan di suatu daerah rawan bencana tetap ter- backup di jaringan internet.

TANTANGAN
Tantangan terbesar Disaster Recovery Project adalah meramalkan bencana/resiko apa saja yang mungkin terjadi pada sistem TI selama berjalan. Sedangkan meramal sendiri adalah sesuatu, dan akan mendapatkan sesuatu, yang tidak pasti terjadi. Beberapa teknik penanggulangan resiko/bencana meliputi usaha preventif dan represif. Usaha preventif mencakup pre-planning recovery process; misalnya proteksi aset informasi terhadap serangan ke sistem TI yang telah dibangun, dan pertahanan terhadap berbagai ancaman yang terjadi, setidaknya adalah proses backup terhadap basis data. Sedangkan proses pemulihan (recovery) sistem sebagai usaha represif membutuhkan proses yang agak lama tergantung pada besar/kecilnya ancaman/serangan [4].
Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari

Tantangan lain adalah kontinuitas proyek. Selama sistem TI berjalan, berjalan pula disaster recovery project ini.

CONTOH KASUS: HERSEY FOODS CORP RUGI AKIBAT TIDAK DILENGKAPI DISASTER RECOVERY MANAGEMENT
Hershey Foods Corp. PROJECT: IBM-led installation and integration of SAP, Manugistics Group Inc. and Siebel Systems Inc. software WHAT HAPPENED? To meet last years Halloween and Christmas candy rush, Hershey compressed the rollout of a new $112 million ERP system by several months. But inaccurate inventory data and other problems caused shipment delays and incomplete orders. Hershey sales fell 12% in the quarter after the system went live down $150.5 million compared with the year before. Software and business-process fixes stretched into early this year. Sumber: http://www.computerworld.com/computerworld/records/images/pdf/44NfailChart Klien: Hersey Foods Corp Pengembang: Manugistics Group Inc. and Siebel Systems Inc. software Deskripsi: Dalam rangka mendongkrak penjualan pada musim libur Natal dan Halloween, Hersey Foods Corp, perusahaan cokelat dunia, Hersey Food, bertekad menerapkan sistem CRM, ERP, dan Forecasting pada perusahaannya dengan nilai 112 juta US$. Proyek berjangka waktu 4 tahun ini dipaksakan untuk dapat berjalan 30 bulan. Proyek ini tidak dilengkapi oleh rencana bila terjadi kegagalan (Disaster Recovery System). Hasil yang diharapkan: - meningkatkan dan standarisasi proses bisnis - mengirim data kebutuhan tepat waktu untuk pemasok - efisiensi penjualan ke pelanggan - menurunkan biaya persediaan

MANAGEMENT PROYEK
Implementasi di lapangan: - Hersey Foods Corp tidak mampu mengirim kebutuhan ke pemasok senilai 100 US$ pada Halloween 1999 - harga saham turun 35% - pendapatan berkurang 18% - waktu pengisian order pemesanan bertambah 2x lipat - barang dalam konsinyasi dikirim lewat jadwal, order tidak komplit, dsb. Analisis Implementasi: - Proses migasi data dari sistem mainframe ke client/server, tidak terdapat Disaster Recovery Management, sehingga banyak data hilang. - Data banyak yang tidak dimasukkan, atau data masuk ke basis data tanpa validasi - Deadline yang ketat menjelang Halloween dan Natal - Waktu penerapan sistem baru pada saat perusahaan sedang waktu sibuk (peak-season)
Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari

- Kompleksitas penggunaan aplikasi dibanding dengan kemampuan pegawai/user. Pembelajaran: 1. Go Slow: - Mengubah sistem bisnis secara revolusioner butuh waktu - Tes setiap modul sebelum diluncurkan - Siapkan rencana untuk keluar dari situasi ketika implementasi proyek TI ternyata gagal 2. Data is King - Migrasi data sangat penting, selalu lakukan backup data dan mirroring server - Discipline is inventory karena input, akurasi dan validasi data penting untuk sistem terintegrasi 3. Oversight Matters - Kontrol manajemen pada proyek adalah salah satu poin penting Disaster Recovery Project, karena manajemen yang bisa melihat situasi, dan mengambil keputusan, ketika terlihat tanda-tanda kegagalan proyek TI.

Tugas 2: Infrastructure Implementation Project dan Disaster Recovery Project Andi Saputra | Ernestina Rahmanasari