Komukasi dan Informasi Tekhnologi Pertemuan ke 7

Apa itu komunikasi? Komunikasi adalah suatu proses pemberian dan juga proses dalam mengertikan sebuah arti atau tujuan

Kegunaan komunikasi 1. Kontrol Dalam perusahaan bisa dipakai sebagai cara seorang manager perusahaan untuk mengkontrol perilaku dari pegawainya 2. Motivasi Komunikasi bisa juga dipakai sebagai alat untuk memotivasi, bisa dengan cara memberikan klarifikasi kepada pegawai dalam suatu perusahaan agar mereka mengerti apa pekerjaan mereka dan apa yang harus mereka lakukan, hal ini dilakukan agar dapat meningkatkan performa dari pegawai itu sendiri. 3. Emosi Komunikasi juga dapat dipakai dalam hal menunjukkan emosi pegawai kepada rekan kerjanya, karena rekan kerjanya adalah tempat utama untuk mereka bersosialisasi. Dengan pengekspresian emosi ini, diharapkan para pegawai dari sebuah perusahaan bisa mencurhkan perasaan sengane mereka maupun yang tidak senang juga 4. Informasi Dan yang paling utama, komunikasi dipakai sebagai salah satu alat dari sebuah grup untuk mendapatkan informasi apa yang harus mereka lakukan pada sebuah organisasi

Proses yang terjadi pada sebuah kominkasi interpersonal Pengirim => Pesan => Perantara => Penerima => Pesan => Balasan/Masukkan => dan balik kembali ke pengirim

Metode dalam berkomunikasi interpersonal

Dalam menjadi manager, ada beberapa metode yang dapat dilakukan untuk berkomunikasi dengan pegawai di bawahnya. Tetapi bagaimana cara mengetahui metode yang tepat untuk dipakai? Seorang manager dapat memakai 12 pertanyaan berikut ini untuk membantu mereka dalam mengevaluasi metode komunikasi yang manakah yang tepat

1. Feedback. Seberapa cepatkah si penerima merespon kepada pesan tersebut? 2. Complexity Capacity. Apakah metode tersebut daapat secara efektif memproses pesan yang kompleks? 3. Breadth Potential. Berapa banyak pesan yang berbeda yang dapat disalurkan melalu metode ini? 4. Confidentiality. Apakah metode komunikasi ini dapat menjamin bahwa pesan yang ingin disampaikan tidak akan bocor ke pihak yang lain? 5. Encoding Ease. Apakah si pengirim dapat menerima dan mengartikan isi pesan tersebut dengan cepat? 6. Decoding Ease. Apakah si penerima dapat menerima dan mengartikan isi pesan tersebut dengan cepat? 7. Time-space Constraint. Apakah si pengirimdan penerima perlu bertatap muka pada waktu yang sama di tempat yang sama untuk berkomunikasi? 8. Cost. Berapa banyak biaya yang diperlukan untuk menggunakan metode komunikasi ini? 9. Interpersonal Warmth. 10. Formality. Apakah metode ini sudah termasuk formal dalam berkomunikasi antar pribadi? 11. Scanability. Apakah metode ini dapat dipakai agar pesan yang disampaikan mudah untuk diteliti untuk mencari informasi yang relevan di dalamnya? 12. Time of Consumption.

Batasan-batasan pada sebuah komunikasi interpersonal 1. Filtering 2. Emotions Kita juga harus mengetahuai bagaimana perasaan yang akan timbul saat sebuah pesan diterima oleh sang penerima 3. Information Overloads Ada juga masalah dimana informasi yang diterima terlalu berlebihan, seperti misalnya saat seorang manager sedang keluar negeri lalu mendapatkan hingga ribuan e-mail selama dia berpergian

4. Defensiveness Saat seseorang merasa terancam, mereka akan cenderung membalasnya dengan cara yang dapat membuat permasalah semakin rumit. Saat itulah seseorang menjadi defensive, seperti misalnya melakukan perlawanan secara verbal. 5. Language Sebuah kalimat/kata dapat diartikan berbeda oleh setiap individu. Hal ini dipengaruhi karena umur, edukasi dan juga latar belakangnya dari individu itu sendiri. Perlu diingat, walaupun kita berbicara dengan bahasa yang sama, belum berarti bahwa informasi yang kita berikan akan memiliki makna yang sama saat diterima oleh si penerima. Dengan mengetahui cara komunikasi mereka, kita dapat memperkecil kemungkinan salah komunikasi ini 6. National Culture Kita juga harus mengetahui budaya nasional mereka, seperti misalnya, orang Cina tidak terlalu menyukai pesan dalam bentuk suara. Mereka sudah terbiasa saat orang melakukan sebuah bisnis, mereka harus langsung menjawabnya.

Cara-cara menghadapi batasan-batasan dalam komunikasi interpersonal tersebut 1. Use Feedback. Sering terjadi kesalahmpahaman dalam melakukan komunikasi. Hal ini dapat dihindari jika sang manager memberikan kesempatan kepada si penerima untuk memberikan tanggapan mereka. 2. Simplify Language. Karena bahasa dapat menjadi sebuah halangan dalam berkomunikasi. Seorang manager harus pandai dalam memilih struktur kata pada pesan yang ingin mereka sampaikan agar pesan yang disampaikan akan dapat mudah dimengerti oleh sang penerima 3. Listen Actively. Saat seseorang berbicara, seringkali kita hanya mendengark orang berbicara saja tanpa mendengarkan artinya. Mendengarkan yang benar adalah dimana saat kita mendengarkan orang berbicara, kita secara aktif mencari arti dan makna yang ingin disampikan oleh sang pembicara, dan bukan hanya sekedar mendengarkan omongan mereka tanpat mengeri arti yang ingin mereka sampikan. 4. Contrain Emotions. 5. Watch Nonverbal Cues. Saat perilaku yang kita lakukan berbicara lebih keras daripada kata, kita harus sangat memperhati perilaku kita, kita harus bisa menselaraskan antar tindakan yang kita lakukan dengan kata yang ingin kita sampaikan Bentuk-bentuk komunkasi dalam sebuah organisasi dapat dibagi menjadi 2, yaitu:

a. Komunikasi secara formal dan informal b. Arah dari sebuah siklus komunkasi 1. Downward Communication Digunakan seorang manager untuk menginformasikan, mengarahkan, mengkoordinasi, dan juga mengevaluasi pegawai-pegawai pada sebuah perusahaan. 2. Upward Communication Komunkasi yang terjadi dari para pegawai ke manager pada sebuah organisasi. Komunkasi ini dilakukan agar si manager dapat mengetahui bagaiman perasaan pegawai tentang pekerjaannya, para pembantu pekerjanya, dan juga organisasi tersebut secara umut 3. Lateral Communication Komunikasi yang terjadi antar pegawai dalam sebuah level yang sama di sebuah organisasi. 4. Diagonal Communcation Komunkasi yang tidak melihat area kerja dan juga level pada sebuah organisasi. Tipe-tipe jaringan komunkasi pada sebauh organisasi: 1. Chain 2. Wheel 3. All Channel Bagaimana tekhnologi mempengaruhi komunikasi manajerial? Tekhnologi, dan lebih spesifik lagi yaitu tekhnologi informasi, dapat secara drastis mengubah cara dari seluruh anggota dalam sebuah organisasi dalam berkomunikasi. Misalnya, dapat membantu manager dalam memantau performa seseorang atau sebuah grup dalam organisasi, dan juga dapat membantu pegawai dalam sebauh organisasi untuk mendapatkan informasi yang lebih jelas agar mereka dapat membuat keputusan lebih cepat. Cara komunikasi ini dapat dilakukan dengan beberapa media, seperti : E-Mail, IM (Instant Messaging), Pesan suara, Faks, Electronic data Interchange (EDI), dll.

Bagaimana tekhnologi mempengaruhi sebuah organisasi? Pegawai dalam sebauh organisasi bekerja secara berkelompok atau perseorangan, mereka memerlukan informasi agar dapat membuat keputusan secara tepat dan mengerjakan pekerjaan mereka. Dengan perkembangan tekhnologi informasi, pertukaran informasi antar anggota organisasi, tidak lagi melihat letak geografis dan juga waktu.