Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

BAB 3 PENGURUSAN SPBT PERINGKAT SEKOLAH 3.1 SISTEM FAIL SPBT

Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpan segala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teratur memudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakan pada bila-bila masa yang diperlukan. Sekolah mewujudkan sekurang-kurangnya sembilan jenis fail untuk perkara berikut: Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapat bantuan (Borang SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan difailkan secara berasingan.) - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 / BTBTB460). Dokumen yang berkaitan dengan pengagihan dan permohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini. - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota Serahan. - Fail surat-surat Pekeliling SPBT. - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT. - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G). - Fail Rekod Pelupusan Buku Teks SPBT. - Fail Laporan Buku Hilang / Musnah dan Gantian. - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB / PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa.

Fail Kedua

Fail Ketiga

Fail Keempat Fail Kelima

Fail Keenam Fail Ketujuh Fail Kelapan Fail Kesembilan

Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, dimnitkan dan dinomborkan mengikut system fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk memudahkan pihak yang berkenaan membuat rujukan dan semakan. Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail tambahan mengikut keperluan. Antara fail yang diwujudkan adalah: Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat) Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.2

Fail Stor SPBT Daerah ( surat menyurat, pengambilan dan penghantaran buku teks SPBT) Fail Rayuan Fail Memorandum Persefahaman Murid. BILIK OPERASI SPBT SEKOLAH

Bilik operasi SPBT bertempat di blok SHOSA. Bilik operasi SPBT sekolah diwujudkan dengan konsep bilik ini hanya digunakan sebagai tempat untuk menguruskan SPBT sekolah. Perkara-perkara yang dipertimbangkan dalam pengurusan Bilik Operasi SPBT Sekolah ialah: (i) Pelan Bilik Operasi SPBT Sekolah disediakan bagi menjalankan urusan yang berkaitan dengan SPBT. Pelan Bilik Operasi SPBT

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

(ii)

Kemudahan-kemudahan asas Bilik Operasi SPBT Sekolah: (a) Meja, kerusi, kipas angin, lampu (b) Kabinet (c) Papan kenyataan (d) Alat pemadam api (e) Rak buku Bilik Operasi SPBT sekolah sentiasa dikunci dan kunci berada dengan guru SPBT sesi pagi dan sesi petang. Bilik Operasi SPBT Sekolah berada di tempat yang bebas daripada kawasan banjir. Bilik Operasi SPBT Sekolah sentiasa kering dan bersih bagi mengelakkan serangan serangga. Buku teks SPBT disusun dengan kemas dan teratur serta dilabelkan dengan butir-butir berikut: (a) Judul buku (b) Tingkatan (c) Jumlah buku (d) Bilangan buku dikeluarkan (e) Baki dalam simpanan. Buku-buku lain, CD daripada SPBT dan buku teks SPBT diletak secara berasingan dan dilabelkan. Semua buku teks SPBT dicap dengan cap SPBT mengikut format dan cara yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran. Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang akan menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap stok buku teks dari semasa ke semasa terutama pada akhir tahun setelah buku-buku telah dikutip daripada murid, dan pada awal tahun setelah buku-buku teks diedarkan kepada murid. Semua pemeriksaan fizikal yang dijalankan akan ditandatangani dan dicatatkan tarikh pemeriksaannya. Pengetua atau Guru Penolong Kanan HEM atau Guru Penyelia Petang juga menjalankan pemeriksaan terhadap Bilik Operasi SPBT sekolah dari semasa ke semasa. Buku teks yang hendak dilupuskan akan diasingkan daripada buku teks yang masih boleh digunakan. Untuk memudahkan pengiraan dalam proses pelupusan, pihak sekolah akan mengikut buku teks dalam bilangan 10 20 naskah bagi setiap judul dan dilabelkan dengan judul buku, bilangan naskah dan tandatangan guru yang membuat pengiraan. Bilangan naskah buku teks yang hendak dilupuskan mestilah sama dengan rekod bilangan buku rosak dalam ruangan catatan buku stok SPBT. Peraturan-peraturan dalam bilik operasi hendaklah dipaparkan di tempat yang yang jelas. Antara peraturan-peraturan di dalam bilik operasi ialah: 1. Pelajar-pelajar tidak dibenarkan masuk tanpa kebenaran guru. 2. Pelajar tidak dibenarkan bermain-main dan membuat bising di dalam bilik operasi. 3. Beg dan air minuman hendaklah diletakkan di luar bilik. 4. Pelajar tidak dibenarkan makan dalam bilik.

(iii)

(iv)

(v) (vi) (vii)

(viii)

(ix)

(x)

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

5. Pelajar hendaklah beratur semasa mengambil dan memulangkan buku teks. 6. Buku-buku mestilah disusun dengan baik di atas rak-rak yang disediakan mengikut label. 7. Membuat laopran segera sekiranya berlaku kemalangan. 8. Pastikan semua suis elektrik ditutup sewaktu keluar dari bilik. 3.3 BUKU STOK SPBT Selain sistem fail dan menyediakan bilik operasi SPBT, buku stok SPBT juga disediakan sebagai rekod rasmi berkenaan bilangan buku teks SPBT di sekolah. Terdapat 6 naskah buku stok SPBT iaitu dari Tingkatan Peralihan hingga Tingkatan 5 dan satu naskah untuk Buku Panduan Guru (BPG). Proses mengemas kini maklumat di dalam buku stok SPBT mengambil kira perkara berikut: (i) Semua maklumat buku teks direkodkan dengan lengkap dan betul sesudah pemeriksaan fizikal dibuat. (ii) Sekiranya buku teks SPBT dikeluarkan dari ataupun dimasukkan ke dalam bilik operasi SPBT, segala perubahan maklumat perlu direkodkan dengan tepat dalam buku stok dengan serta merta. (iii) Baki buku teks SPBT yang tercatat dalam stok mestilah sama bilangannya dengan jumlah yang ada di dalam bilik operasi SPBT manakala bilangan buku yang rosak dicatatkan dalam ruangan catatan. (iv) Buku stok disimpan bersama guru SPBT supaya mudah dirujuk pada bila-bila masa. (v) Buku stok dikemas kini oleh guru SPBT dan diperiksa dari semasa ke semasa oleh guru penolong kanan HEM. (vi) Buku stok (BT dan BLA) disediakan mengikut tingkatan. Buku stok khas disediakan untuk merekod penerimaan BPG. (vii) Maklumat tentang keluar / masuk buku teks SPBT hendaklah direkodkan mengikut kelas. (viii) Buku stok hendaklah ditutup selewat-selewatnya pada 31 Disember setiap tahun.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Pengisian Stok SPBT

3.4 PENENTUAN KELAYAKAN MURID Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pihak sekolah dalam menentuakan kelayakan murid: 1. Guru kelas mengedarkan borang-borang berikut kepada murid: Borang SPBT-1 diedarkan kepada semua murid. Borang BPP-1 diedarkan bersama-sama Borang SPBT 1 kepada murid yang ibu bapa / penjaga tidak mempunyai slip / penyata gaji. Borang SPBT-2 diedarkan bersama dengan Borang SPBT 1 khusus kepada murid yang ibu bapa / penjaga terdiri daripada Pengawai Perkhidmatan Pendidikan yang masih berkhidmat atau telah bersara. 2. Guru kelas mengumpulkan semula Borang SPBT 1 yang telah lengkap diisi oleh ibu bapa / penjaga dengan menyertakan bersama-sama perkara-perkara berikut: Salinan kad pengenalan ibu / bapa / penjaga yang telah disahkan. Penyata gaji / Borang J / Borang Pengakuan Pendapatan (BPP-1) atau Borang SPBT 2 yang disahkan. 3. Guru kelas mestilan memastikan bahawa pengesahan pendapatan (cap pengesahan) pada semua borang dibuat dalam Bahasa Melayu. Individu yang diberi kuasa untuk pengesahan ini terdiri daripada Majikan, Jaksa Pendamai, Penghulu, Ketua Kampung,

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

AJK PIBG atau Guru Kelas dengan merujuk kepada Penyata Gaji / Borang Pengakuan Pendapatan (Borang BPP-1). 4. Guru kelas menyerahkan borang yang telah lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk dipertimbangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid. 5. Anak / tanggungan ibu bapa / penjaga daripada kalangan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan adalah layak menerima bantuan SPBT tanpa mengira jumlah pendapatan. 6. Kelulusan permohonan pada borang SPBT 1 hendaklah ditandatangani oelh pengetua / guru besar dan pengerusi atau AJK PIBG. 7. Guru kelas menyediakan senarai kelayakan murid, setelah keputusan kelayakan SPBT diputuskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid. 8. Pihak sekolah melalui guru kelas hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada ibu bapa / penjaga berkenaan keputusan permohonan SPBT yang dibuat. 9. Pihak sekolah boleh membatalkan kelayakan permohonan SPBT sekiranya didapati maklumat yang diberikan oleh ibu bapa / penjaga semasa memohon adalah maklumat palsu.

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta aliran Proses Penentuan Kelayakan SPBT Murid. Tindakan MULA

Mencetak borang-borang

Guru SPBT

Memberi taklimat dan mengedar borang kepada guru kelas

PK HEM / Guru SPBT

Mengedar borang kepada murid untuk dilengkapkan oleh ibu bapa / penjaga

Guru Kelas

Mengumpul semula dan menyemak borang

Guru Kelas

Tidak LENGKAP? Ya Menyerahkan borang yang lengkap diisi kepada Guru SPBT untuk pertimbangan Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid Guru Kelas Guru Kelas

Memutuskan status Kelayakan SPBBT Murid

Jawatankuasa Kelayakan SPBT Murid Guru Kelas

Menyediakan Senarai Murid Layak Dan Tidak Layak SPBT Memaklumkan Keputusan Permohonan Pinjaman Buku Teks Kepada Ibu Bapa / Penjaga

Guru Kelas

TAMAT

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Penentuan Kelayakan Murid (SPBT 1)

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pengakuan Pendapatan bagi ibu bapa / penjaga yang tiada penyata gaji (BPP-1)

10

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pengesahan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan untuk bantuan SPBT (SPBT-2)

11

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Senarai Kelayakan Murid SPBT Senarai Kelayakan SPBT SENARAI KELAYAKAN MURID SKIM PINJAMAN BUKU TEKS TAHUN 2007 HINGGA 2008

NAMA GURU: ______________________ TAHUN/TINGKATAN (Kelas): __________ BIL NAMA MURID JUMLAH KELAYAKAN SPBT PENDAPATAN LAYAK TIDAK BERSAMA LAYAK IBU/BAPA/PENJAGA (RM) CATATAN

1. 2. 3. 4. 5. 6. JUMLAH

Rumusan Layak Tidak Layak Jumlah Disediakan oleh,

Jantina L P

Bangsa I

Peratus Lain-lain

Catatan

................................ ( ) Guru Kelas Tarikh:

12

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.5

PENENTUAN KEPERLUAN BUKU TEKS SPBT Pemohonan keperluan buku teks SPBT dilakukan setiap tahun. Pihak sekolah (PK HEM dan Guru SPBT) mesti menghadiri taklimat pengisian borang keperluan Buku Teks (BTBT190/ BTBT170) kelolaan JPN / JAIN. Perkara-perkara yang perlu disediakan terlebih dahulu untuk digunakan semasa pengisian borang BTBT190 / BTBT170. (a) Unjuran dan enrolmen murid layak mengikut tingkatan menggunakan Borang Unjuran Murid. (b) Mengenal pasti pembukaan kelas baru dan penutupan kelas bagi tahun hadapan. (c) Mengenal pasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah murid layak bagi tahun hadapan. (d) Mengemaskini stok buku teks SPBT. Proses agihan dalaman buku teks SPBT antara sekolah atau stor SPBT daerah hendaklah dilakukan sebelum pengisian data dalam BTBT 190 /BTBT170 dibuat. Guru SPBT mesti membuat pengisian, penyemakan dan pembetulan data dalam borang BTBT 190 / BTBT170. Bagi pembukaan kelas atau mata pelajaran baru bagi tahun hadapan, Guru SPBT perlu mengisi borang BTBT170. Guru SPBT hendaklah menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 yang telah dikemaskini, disemak oleh PK HEM dan seterusnya disahkan oleh pengetua. Borang BTBT 190 / BTBT170 perlu diserahkan kepada penyelia SPBT PPG mengikut tarikh yang ditetapkan.

13

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Keperluan Buku Teks SPBT Tindakan MULA

Membuat unjuran enrolmen murid dan murid layak

PK HEM dan Guru SPBT PK HEM

Mengenalpasti pembukaan dan penutupan kelas

Mengenalpasti mata pelajaran baru / elektif dan jumlah murid layak

PK HEM dan Guru SPBT

Mengemaskini buku stok

Guru SPBT

Mengenal pasti keperluan sebenar buku teks bagi tahun hadapan

PK HEM dan Guru SPBT

Menghadiri Taklimat Penentuan Keperluan Buku Teks

PK HEM dan Guru SPBT Guru SPBT

Mengisi borang BTBT190 / BTBT170

Menyemak dan menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 Mengesahkan dan menandatangani borang BTBT190 / BTBT170 Menyerahkan kepada PPDK / PPD /PPG /JAIN untuk tindakan lanjut.

PK HEM

Pengetua

14 TAMAT

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Unjuran Murid (Sekolah Menengah)

UNJURAN MURID (SEKOLAH MENENGAH) Seperti pada 31 Januari 2007 Nama Sekolah Alamat Sekolah Kod Sekolah : _______________________ : _______________________ : _______________________

Bil.

Tahun

Enrolmen Murid Jan/Feb 2007

Enrolmen Murid Januari 2008

Murid Layak Murid Layak Jan / Feb Januari 2008 2007

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Peralihan Tingkatan 1 Tingkatan 2 Tingkatan 3 Tingkatan 4 Tingkatan 5 Diisi oleh GPK HEM Nama

+3%

+3%

: ____________________________

Cap Jawatan : ____________________________ Tandatangan : ____________________________ Tarikh : ____________________________

Disahkan benar oleh Pengetua Nama : ___________________________

Cap Jawatan : ___________________________ Tandatangan : ___________________________ Tarikh : ___________________________

15

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang BTBT 190

Borang BTBT 170

16

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Laporan Buku Lebihan / Kekurangan Borang MBLKS. MBLKS

MAKLUMAT BUKU TEKS SPBT LEBIHAN / KEKURANGAN Nama Sekolah: .. Tahun / Judul Buku Kod Buku Tingkatan

Bahagian / Daerah: ..... Jumlah Buku Jumlah Buku Catatan Berlebihan Kekurangan

17

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Enrolmen dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam SPBT 4.

SKIM PINJAMAN BUKU TEKS 2000 Enrolmen Dan Kelayakan Pelajar Beragama Islam Nama Sekolah: .. Kod Sekolah: Tahun Tingkatan 1999 Enrolmen Pelajar Bilangan yang Beragama Islam layak

SPBT 4 (Sekolah Menengah)

Peralihan 1 2 3 4 5 JUMLAH Saya mengesahkan bahawa maklumat yang diberikan di atas adalah betul.

2000 Enrolmen Pelajar Bilangan yang Beragama Islam Layak

Nama Pengetua:... Tarikh: . Cop Sekolah: Tandatangan: ...

Nota: Diberi secara anggaran jika belum dapat maklumat yang sebenar. Bagi tingkatan lain, bilangan murid pada tahun 2000 boleh diperolehi daripada bilangan pelajar dalam tingkatan setingkat rendah pada tahun 1999. Misalnya, jika bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 2 pada tahun 1999 berjumlah 80, maka bilangan pelajar beragama Islam di Tingkatan 3 pada tahun 2000 ialah 80.

18

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Enrolmen / Bilangan Pelajar Yang Layak menerima Bantuan SPBT SPBT 5.

19

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.6

PENERIMAAN BEKALAN BUKU TEKS Penerimaan bekalan buku teks hanya dibuat oleh pengetua / guru penolong kanan HEM / guru SPBT atau orang lain yang telah diturunkan kuasa. (ii) Perkara yang perlu dikenalpasti sebelum mengesahkan penerimsaan bekalan buku teks ialah: (a) Judul buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti judul yang dipesan dalam Senarai Bekalan Buku Teks (BTBTR 460 / BTBTB 460). (b) Bilangan buku yang dibekalkan hendaklah sama seperti bilangan yang dipesan dalam BTBTR 460 / BTBTB 460. (c) Mutu fizikal buku teks baik dan memuaskan. (d) Kod, nama dan alamat sekolah dalam Nota serahan atau invois adalah betul. Sekolah tidak boleh menerima bekalan buku teks bagi pihak sekolah lain kecuali mendapat arahan daripada BBT / JPN/ PPB/ PPD / JAIN. (iii) Pihak sekolah hanya menandatangani Nota serahan dan invoid setelah perkara (ii) dipatuhi. Walau bagaimanapun, jika judul dan naskah buku teks yang dibekalkan tidak menepati butiran seperti yang tercatat dalam BTBTR 460 / BTBTB 460, pihak sekolah boleh menerima buku judul dan naskah buku teks berkenaan tetapi hanya menandatangani Nota serahan sahaja. Invois hanya ditandatangani dan dikembalikan kepada penerbit / pengedar apabila semua buku diterima dengan sempurna dan cukup jumlahnya. (iv) Semasa menandatangani invois dan nota serahan, perkara yagn perlu dipatuhi ialah: (a) Tarikh yang dicatatkan dalam invois atau nota serahan mestilah tarikh bekalan buku teks berkenaan diterima. (b) Nota serahan hendaklah ditandatangani dalam dua salinan. Salina asal disimpan oleh pihak sekolah manakala salinan kedua dikembalikan kepada penerbit / pengedar. (c) Invois hendaklah ditandatangani dalam enam salinan. Tiga salinan termasuk salinan asal hendaklah dikembalikan kepada penerbit atau pengedar dengan kadar segera, manakala satu salinan disimpan oleh pihak sekolah, salinan yang lain dihantar ke JPN dan BBT untuk rujukan. (d) Semua catatan hendaklah dibuat dengan menggunakan pen dan elakkan daripada membuat sebarang pindaan. (e) Pihak sekolah mesti menggunakan cap sekolah yang sama seperti tercatat dalam Nota serahan dan invois. Nama dan alamat sekolah hendaklah dicap dengan terang dan jelas pada ruang yang disediakan. (f) Nama dan jawatan penerima hendaklah dicatatkan dengan jelas. (g) Sekirannya jumlah naskah yang dihantar ke sekolah berkurangan dari yang sepatutnya diterima oleh pihak sekolah (rujuk BTBT 460), pihak sekolah hanya dibenarkan menandatangani Nota Serahan sahaja. (i)

20

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

SAP/invois yang sebenar hanya boleh ditandatangani setelah lengkap pembekalan dilakukan oleh penerbit atau pengedar. (v) Tempoh jaminan buku-buku teks yang dibekalkan ialah 24 minggu (6 bulan) dari tarikh penerimaan buku berkenaan. Dalam tempoh jaminan ini, sekirannya terdapat buku-buku yang mempunyai mutu fizikal yang rendah, pihak sekolah perlu mengembalikan buku tersebut kepada penerbit atau pengedar berkenaan untuk mendapatkan gantian dan memaklumkan kepada PPG untuk tindakan selanjutnya. (vi) Pihak sekolah hendaklah merekodkan butir-butir buku teks SPBT yang telah dibekalkan ke dalam buku stok SPBT sebaik sahaja bekalan diterima dan diberi nombor perolehan serta tarikh pnerimaan. (vii) Buku teks SPBT yang telah direkodkan hendaklah dicapkan denga cap SPBT sekolah. (viii) Pihak sekolah dikehendaki menghubungi penerbit atau pengedar jika bekalan buku teks lewat diterima. (ix) Sekolah hendaklah menghantar salinan kedua BTBTR 460 / BTBTB 460 ke JPN / BBT melalui PPB / PPD / JAIN setelah semua judul selesai dibekalkan oleh penerbit atau pengedar. (x) Menyediakan dan melaporkan penerimaan bekalan buku teks kepada PPD / PPB / JAIN / JPN / BBT. (xi) Menerima bekalan BPG sebanyak 5 naskah bagi setiap judul mata pelajaran seperti yang dimaklumkan kepada pihak sekolah. (xii) Pihak sekolah hendaklah melaporkan status penerimaa bekalan buku teks SPBT seperti berikut: a) Menerima semua bekalan buku teks SPBT Mengesahkan BTBT460 dan menghantar salinan pertama dan kedua ke PPG. b) Belum selesai menerima bekalan buku teks SPBT (dua minggu sebelum sesi persekolahan bermula) Menyemak BTBT460 Melaporkan kepada PPG dengan menggunakan borang LBT1 Menghubungi pengedar / penerbit

21

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta aliran Proses Penerimaan Bekalan Buku Teks SPBT Tindakan MULA

Menerima dan menyemak BTBT460

Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT

Menerima bekalan buku teks SPBT Hubungi penerbit / pembekal Tidak SEMAK Ya Menandatangani SAP/invois

Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT

Hubungi penerbit Hantar Borang LPBT ke JPN Tindakan susulan Penerimaan buku teks Memproses Mengemaskini buku stok

Mencatat tarikh penerimaan di ruangan M pada penyata BTBT460 Memproses buku teks uang diterima: Cap sekolah / SPBT No. Perolehan Tarikh

Guru SPBT

Merekod di dalam buku stok SPBT

Guru SPBT

Semak BTBT460 Tidak SELESAI TERIMA? Ya

Guru SPBT

Menghantar salinan penyata BTBT 460 ke PPDK/PPD/ PPG/ JAIN

Guru SPBT

TAMAT

22

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang BTBT460

23

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Laporan Penerimaan Bekalan Buku Teks / Salinan Invois / Nota Serahan. (dihantar ke Jabatan Pendidikan Negeri sebaik sahaja setiap bekalan buku teks diterima)

24

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

25

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang LPBT1 SKIM PINJAMAN BUKU TEKS Nama Sekolah Alamat Sekolah : ______________________________ : ______________________________ Kod Sekolah : LPBT 1

Perhatian : Sila tandakan ( ) pada yang berkenaan dan lengkapkan maklumat yang diperlukan dalam jadual di bawah: a) Bekalan semua judul buku teks seperti tercatat dalam BTBTR 460 belum diterima b)Bekalan beberapa judul buku teks telah diterima kecuali judul-judul tertentu Judul buku yang belum diterima adalah seperti berikut: Bil. Penerbit Kod Buku Judul Buku Jumlah Naskah Bekalan Seperti Dalam BTBT 460 Jumlah Naskah Yang Belum Diterima

Disediakan oleh Guru SPBT: Nama : ______________________

Disemak dan disahkan oleh Pengetua: Nama : ______________________ Tandatangan : __________________ Tarikh : ______________________

Tandatangan : ______________________ Tarikh : _____________________

26

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.7 CAP SKIM PINJAMAN BUKU TEKS Cap SPBT membantu membezakan buku teks SPBT daripada buku lain. Maklumat yang ada pada cap SPBT ialah: (i) Pemilik stok (ii) Nama peminjam, (iii) Nombor dan tarikh perolehan. Pihak sekolah perlu memastikan perkara-perkara berikut: (i) Buku teks, Buku Latihan Dan Aktiviti serta Buku Panduan Guru yang diteima daripada penerbit perlu dicap dengan cap SPBT. (ii) Cap SPBT mesti disediakan mengikut format dan ukuran yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran.

(iii)

Nombor perolehan dan tarikh penerimaan buku teks perlu dicatatkan pada cap berkenaan dalam setiap buku.

27

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

28

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Cara menulis nombor perolehan buku teks Jumlah bekalan buku yang diterima

28 / 200 / 1997

Bilangan buku daripada jumlah bekalan yang diterima (iv)

Tahun bekalan diterima

Setiap buku teks SPBT (termasuk BLA dan BPG) yang diterima hendaklah dicap di bahagian dalam kulit depan atau kulit belakang serta di mana-mana muka surat kosong. PENGAGIHAN BUKU TEKS KEPADA PELAJAR

3.8

Pelajar yang layak menerima pinjaman buku teks mesti menerima buku pada minggu pertama persekolahan. Bagi kelas-kelas yang akan menduduki peperiksaan awam iaitu PMR dan SPM pada tahun berikutnya, pihak sekolah boleh mengagihkan buku teks SPBT kepada murid yang layak sebelum sesi persekolahan bermula; iaitu ketika pelajar ini masih berada di Tingkatan 2 dan Tingkatan 4 pada tahun semasa dan bakal menduduki peperiksaan awam tahun berikutnya. Tindakan awal pengagihan buku teks SPBT Guru SPBT adalah bertanggungjawab bagi melaksanakan tindakan awal pengagihan buku teks SPBT ini. Tindakan yang terlibat adalah: Menyediakan senarai murid yang layak mengikut kelas Mendapatkan tandatangan pada borang SPBT G untuk kuasa membahagi buku-buku teks SPBT daripada Pengetua atau PK HEM. Menyediakan jadual Pengagihan buku teks SPBT. Menyediakan bahan-bahan untuk taklimat kepada guru-guru kelas iaitu: i. Jadual pengagihan ii. Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBT iii. Borang SPBT G iv. Surat Akuan Murid v. Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian Penjagaan Buku Teks SPBT Mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat kepada guru kelas.

29

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Melaksanakan taklimat kepada guru kelas (semasa mesyuarat perngurusan sekolah kali pertama sebelum sesi persekolahan bermula) Menyemak stok buku teks SPBT Mendapatkan buku teks SPBT daripada stor SPBT daerah (sekirannya perlu) Menyediakan buku teks SPBT mengikut jumlah pesanan setiap kelas.

Tindakan semasa pengagihan buku teks SPBT Semasa proses pengagihan, Guru SPBT dan guru kelas dipertanggungjawabkan bagi melaksanakan tindakan pengagihan buku teks SPBT ini. Tindakan yang terlibat adalah seperti berikut: Guru SPBT mengedarkan buku teks SPBT kepada guru kelas mengikut jumlah pesanan berdasarkan borang pesanan. Guru kelas mengedarkan buku teks kepada murid yang layak dan melengkapkan Borang SPBT G. Guru kelas menyelia murid melengkapkan maklumat murid dalam buku teks SPBT. Guru kelas mengedarkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan Perjanjian Penjagaan Buku Teks SPBT kepada ibu bapa / penjaga. Guru kelas mengumpulkan Surat Akuan Pengesahan Penerimaan dan perjanjian penjagaan buku teks SPBT yang telah lengkap diisi oleh ibu bapa / penjaga dalam tempoh tujuh hari selepas buku teks SPBT diterima oleh murid. Tindakan selepas pengagihan buku teks SPBT Tindakan yang perlu dilaksanankan oleh guru kelas dan guru SPBT selepas pengagihan buku teks SPBT kepada murid: Guru kelas menyerahkan fail SPBT kelas yang mengandungi semua borang dan surat yang telah diisi dengan lengkap kepada guru SPBT. Guru SPBT mengemaskini buku stok dan fail SPBT.

30

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Pengagihan Buku Teks SPBT Kepada Pelajar. Tindakan MULA

Memberi taklimat kepada Guru Kelas

Guru SPBT

Membuat pesanan buku teks SPBT untuk kelas

Guru Kelas

Menyemak stok Memohon buku teks dari stor SPBT daerah

Guru SPBT

Tidak

CUKUP? Ya

Mengedar buku teks SPBT kepada murid melalui Guru Kelas Menandatangani Borang SPBT G

Guru Kelas Guru SPBT

Murid

Melengkapkan maklumat diri pada ruangan khas dalam buku teks Mengedar dan mengumpul semula surat akuan pengesahan penerimaan dan penjagaan buku teks SPBT dan failkan

Murid

Guru Kelas

Menyerahkan Fail SPBT kelas kepada Guru SPBT

Guru Kelas

Mengemas kini buku stok dan fail SPBT

Guru SPBT

TAMAT

31

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Jadual Pengagihan Buku Teks SPBT

Skim Pinjaman Buku Teks 2007 Perhatian untuk Guru Tingkatan: 1. Guru tingkatan diminta mendapatkan satu salinan Borang G (cetakan) dan satu salinan Borang G (rekod secara manual) pada 30/12/20067. 2. Guru diminta menyemak Borang G (cetakan) dengan pelajar. 3. Pelajar bertugas dari SPBT akan pergi ke kelas meminta pelajar yang layak pergi ke bilik SPBT untuk mengambil buku mereka. Minta pelajar kembali ke kelas setelah mendapat buku teks supaya guru tingkatan dapat mencatatkan nombor barkod pada Borang G (rekod secara manual). 4. Guru tingkatan sila pastikan pelajar memeriksa dan mengira jumlah buku yang diterima adalah sama seperti bilangan buku yang tercatat dalam Borang G (cetakan). 5. Guru tingkatan diminta mengisikan Borang G (rekod secara manual) mengikut subjek dengan 3 digit terakhir pada barkod buku. (Misalnya YFB3102F323150225 20/07/2005 tulis 225 sahaja untuk subjek berkenaan.) 6. Sila hantar Borang G (rekod secara manual) pada atau sebelum 5/1/2007 kepada Pn. Linda Wong Siew Eng di sesi pagi. Borang G (cetakan) adalah simpanan guru tingkatan. 7. Buku Bahasa Cina bagi Tingkatan 4 tidak disertakan dalam paket buku teks SPBT. Buku BC akan diedarkan setelah guru BC mengenal pasti pelajar-pelajar yang mengambil BC. 8. Sila minta pelajar tandatangan dan tuliskan tarikh menerima buku teks pada Borang G (cetakan & rekod secara manual). 9. Sila maklumkan kepada Pn. Wong Siew Eng di sesi pagi sekiranya ada pelajar yang berhenti atau berpindah. 10. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar supaya membalut buku teks dengan kertas plastik dan menjaga barkod pada kulit buku teks dengan baik. 11. Guru tingkatan sila maklumkan kepada pelajar bahawa pemeriksaan buku teks akan dijalankan pada bulan pertama persekolahan bagi memastikan buku teks SPBT telah dibalut. 12. Pelajar yang tidak layak dan ingin membuat rayuan sila dapatkan borang rayuan daripada Pn. Wong Siew Eng dan hantar secepat mungkin dalam minggu pertama persekolahan.
32

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Jadual Pengedaran Buku Teks SPBT Sesi Petang (29/12/2006) Masa 7.30 pagi 7.40 pagi 7.50 pagi 8.00 pagi 8.10 pagi 8.20 pagi 8.30 pagi 8.40 pagi 8.50 pagi 9.00 pagi 9.10 pagi Kelas 2A1, 1A1 2A2, 1A2 2A3, 1A3 2A4, 1A4 2A5, 1A5 2A6, 1A6 2A7, 1A7 2A8, 1A8 2A9, 1A9 P1, 1A10 P2, P3, P4

Sesi Pagi (30/12/2006) Masa 7.30 pagi 7.40 pagi 7.50 pagi 8.00 pagi 8.10 pagi 8.20 pagi 8.30 pagi 8.40 pagi Kelas 3A1, 5S1 3A2, 5S2 3A3, 5S3 3A4, 5A1 3A5, 5A2 3A6, 5A3 3A7, 5A4 3A8, 5A5

Sesi Pagi (3/1/2007) Masa 7.00 pagi 7.10 pagi 7.20 pagi 7.30 pagi Kelas 4S1, 4S2 4A1, 4A2 4A3, 4A4 4A5

33

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Borang Senarai Pelajar Layak / Tidak Layak.

34

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang Pesanan dan Pemulangan Buku Teks SPBT

BORANG PESANAN DAN PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT TAHUN : _______________ NAMA GURU : ___________________ TINGKATAN : __________________ BIL JUDUL AMBILAN 1 Tarikh Bil. AMBILAN 2 Tarikh Bil. AMBILAN 3 Tarikh Bil. JUM. PEMULANGAN Tarikh Bil.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 JUMLAH BESAR Tandatangan Guru Kelas ...................................... ( ) Disahkan oleh Guru SPBT .............................................. ( )

35

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Borang G

36

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Perjanjian Persefahaman (Memorandum of Understanding)

37

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.9 PENJAGAAN DAN PENGGUNAAN BUKU TEKS Murid perlu menjaga buku teks yang dipinjam. Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian ialah: (i) Memastikan buku teks SPBT dibalut oleh murid sebaiknya dengan menggunakan plastik lutsinar. (ii) Memastikan murid menuliskan nama dan tingkatan dalam ruangan yang disediakan pada cap SPBT. (iii) Memastikan buku teks SPBT tidak ditulis atau dicoteng kecuali Buku Latihan dan Aktiviti. (iv) Membaik pulih buku teks SPBT yang rosak. (v) Mengadakan peraturan yang difikirkan wajar untuk meningkatkan penjagaan dan penggunaan buku teks. 3.10 PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT Tindakan yang perlu dilakukan dalam pemulangan buku teks SPBT pada akhir tahun ialah: Tindakan sebelum pemulangan buku teks SPBT Guru SPBT menyediakan bahan taklimat seperti berikut: i) Jadual pemulangan ii) Surat pemberitahuan pemulangan buku teks SPBT iii) Borang SPBT G iv) Borang pesanan dan pemulangan buku teks SPBBT v) Rekod murid tidak memulangkan buku teks SPBT vi) Surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak vii) Buku resit rasmi Guru SPBT mengedarkan fail SPBT kelas yang mengandungi bahan-bahan taklimat kepada guru-guru kelas. PK HEM / guru SPBT melaksanakan taklimat kepada guru-guru kelas.

Tindakan semasa pemulangan buku teks SPBT Mengumpul dan memeriksa buku teks SPBT daripada murid dan melengkapkan Borang SPBT G. Mengasing dan merekodkan buku teks SPBT yang rosak. Mengurus penghantaran buku teks SPBT ke bilik BOSS dengan bantuan murid Menghantar surat gantian buku teks SPBT yang hilang atau rosak kepada ibu bapa / penjaga di atas kehilangan atau kerosakan buku teks SPBT anak / tanggungan mereka. Merumus jumlah naskah buku teks SPBT yang tidak dipulangkan oleh murid kelas berkenaan (Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks). Mendapatkan gantian bagi buku teks SPBT yang hilang / rosak daripada ibu bapa / penjaga melalui murid. Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul berkenaan atau dalam bentuk wang yang sama nilai harganya dengan judul buku teks SPBT yang dihilan/dirosakkan. Sekiranya judul berkenaan telah tidak digunakan lagi (obsolete), gantian hendaklah dibuat dengan buku teks lain yang setara nilainya. Mengeluarkan rsit bagi gantian buku teks SPBT dalam bentuk wang. 38

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT setelah dilengkapkan segala maklumat sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.

Tindakan selepas pemulangan buku teks SPBT Mengambil tindakan susulan ke atas murid yang masih belum membuat gantian terhadap buku teks SPBT yang rosak / hilang. Memasukkan wang gantian buku teks SPBT ke dalam Akaun Suwa Sekolah. Membeli semula buku teks di pasaran terbuka bagi menggantikan buku teks SPBT yang dihilangkan oleh murid. Membuat pembayaran dengan menggunakan wang Akaun Suwa Sekolah. Mengemas kini buku stok SPBT dan menutup kira-kira pada 31 Disember tahun semasa. Menyerahkan buku stok SPBT kepada PK HEM untuk disemak dan seterusnya kepada pengetua untuk disahkan.

39

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Pemulangan Buku Teks SPBT Tindakan MULA

Taklimat pemulangan buku teks SPBT dan penyerahan fail SPBT kelas

PK HEM / Guru SPBT Guru Kelas

Megeluarkan Surat Pemberitahuan Pemulangan buku teks kepada ibu bapa / penjaga

Memulangkan buku teks kepada guru kelas

Murid

Memeriksa keadaan dan bilangan buku yang dikembalikan serta melengkapkan Borang SPBT G Surat Pemberitahuan ganti buku yang hilang / rosak kepada ibu bapa / Penjaga Tidak CUKUP? Ya Menyerahkan fail SPBT kelas kepada guru SPBT

Guru Kelas

Guru Kelas

Mengemaskini buku stok dan menutup kira-kira

Guru SPBT

Menyemak dan mengesahkan kira-kira stok

PK HEM dan Pengetua

TAMAT

40

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Surat Pemberitahuan Pemulangan Buku Teks SPBT

SMK Sacred Heart, Km 3, Jalan Oya, 96000 Sibu. Tel : ............................

....................................... ........................................ Tuan/Puan,

Rujukan kami : ....................... Tarikh : .......................

PEMBERITAHUAN PEMULANGAN BUKU TEKS SPBT Dengan segala hormat dan sukacitannya dimaklumkan bahawa, pihak sekolah akan mula Mengumpulkan semua buku teks SPBT seperti ketetapan berikut: Bil. 1 2 3 4 5 6 Tingkatan 1 2 3 4 5 Peralihan Tarikh dan Masa

2. Sehubungan dengan itu, tuan/puan diminta memberikan kerjasama kepada anak/ tanggungan tuan/puan dan pihak sekolah bagi melicinkan lagi proses pemulangan buku tersebut seperti jadual yang tertera di atas. Sekian, dimaklumkan, terima kasih.

Saya yang menrut perintah, ......................................... (Tandatangan Pengetua)

41

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Rekod Murid Tidak Memulangkan Buku Teks SPBT

REKOD MURID TIDAK MEMULANGKAN BUKU TEKS SPBT TAHUN : __________

Nama Guru Tingkatan Tarikh BIL

: .................................................... : .................................................... : ....................................................

NAMA MURID

JUDUL BUKU

JUMLAH

Disediakan oleh: ............................................ ( Guru Kelas )

Disahkan oleh: ..................................... ( Guru SPBT )

42

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Surat Gantian Buku Teks SPBT

SMK SACRED HEART KM 3, JALAN OYA, 96000 SIBU.

Tel : 084-322619

Rujukan kami : ... Tarikh : .. .. . Tuan/Puan, GANTIAN BUKU TEKS SPBT YANG HILANG ATAU ROSAK Perkara di atas adalah dirujuk. 2. Adalah dimaklumkan bahawa anak/tanggungan tuan/puan bernama .......................................Tingkatan .................. telah *menghilangkan / merosakkan buku teks SPBT seperti di bawah: BIL. JUDUL 1 2 3 4 PENERBIT HARGA (RM) CATATAN

3. Oleh yang demikian, tuan/puan dikehendaki menggantikan buku teks tersebut pada atu sebelum ......................... Gantian boleh dibuat dalam bentuk buku teks judul yang sama ataupun dalam bentuk wang tunai. Kegagalan untuk berbuat demikian boleh menyebabkan anak / tanggungan tuan/puan tidak menerima buku teks SPBT di masa akan datang dan dianggap sebagai melanggar peraturan sekolah. 4. Tindakan segera tuan/puan dalam perkara ini amatlah diharapkan.

Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, .................................. (Pengetua)

* Potong yang tidak berkenaan

43

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.11 PELUPUSAN, KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan buku teks yang tidak boleh digunakan lagi daripada stok SPBT sekolah. Pelupusan adalah bertujuan untuk menjimatkan kos dan ruang menyimpan di samping mengemaskinikan rekod buku stok SPBT. Pelupusan merupakan aktiviti tetap yang perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa. Antara perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti yang berikut: (i) Buku teks SPBT boleh dilupuskan atau dihapuskan kira jika memenuhi salah satu syarat yang berikut: (a) Buku teks yang usang / rosak yang disebabkan oleh penggunaan biasa atau bencana alam. (b) Buku latihan dan aktiviti bagi semua mata pelajaran bahasa dan Matematik Tahap Satu sekolah rendah. (c) Buku teks yang tidak boleh digunakan lagi kerana perubahan kurikulum atau sukatan pelajaran. (ii) Cara-cara pelupusan (a) Semua sekolah termasuk SMAR hendaklah mengemukakan permohonan untuk mendapatkan kelulusan melupuskan buku teks kepada JPN atau Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran. (b) Tatacara pelupusan buku teks hendaklah mengikut peraturan yang telah ditetapkan di dalam pekeliling Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran iaitu Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/1989 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2002. (c) Tindakan pelupusan tidak boleh dilakukan sehingga kelulusan pelupusan diterima daripada Pengarah JPN. (d) Buku teks SPBT yang hendak dilupuskan perlu diasingkan daripada buku teks SPBT yang masih digunakan. (e) Semua kelulusan pelupusan hendaklah direkodkan dalam buku stok. (iii) Pengutipan buku teks yang lulus untuk pelupusan (a) Semua buku teks yang telah mendapat kelulusan untuk pelupusan akan dikutip oleh kontraktor kecuali buku teks Agama Islam. Buku teks Agama Islam hendaklah dihapuskan atau dilupuskan dengan cara dibakar. (b) Kutipan buku teks ini dibuat oleh kontraktor yang dilantik oleh Jabatan Pelajaran Negeri atau Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran. (c) Buku teks yang hendak dilupuskan perlu diikat atau dibungkus mengikut judul. Tiga kategori asset dalam melaksanakan proses pelupusan iaitu: Kategori pertama adalah khusus kepada buku-buku teks SPBT yang nilai harga perolehannya tidak melebihi RM20,000.00 tiap-tiap naskah ataupun tidak melebihi RM30,000.00 jumlah kesemuanya dan tidak memerlukan kelulusan daripada Lembaga Pemeriksa. Kategorai Kedua adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM50,000.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM30,000.00

44

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

tetapi tidak melebihi RM500,000.00 jumlah kesemuanya dan memerlukan pengesahan daripada Lembaga Pemeriksa sebelum diluluskan oleh Pengarah JPN. Kategori Ketiga adalah bagi buku-buku yang nilai harga perolehan melebihi RM50,000.00 tiap-tiap naskah ataupun melebihi RM500,000.00 jumlah kesemuanya, memerlukan pengesahan Lembaga Pemeriksa dan perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan, Kementerian Kewangan melalui Pengarah JPN.

Pihak sekolah adalah disarankan untuk menggunakan kaedah dalam kategori pertama bagi melaksanakan proses pelupusan buku teks SPBT. Sehubungan itu, tatacara pelupusan bagi kategori ini adalah seperti berikut: (i) Bagi melupuskan buku-buku dalam kategori ini Borang Kew. 300v hendaklah disediakan oleh pihak sekolah dalam 7 salinan untuk diedarkan seperti berikut: Salinan pertama (asal) hingga keenam diserahkan kepada JPN Salinan ketujuh hendaklah disimpan oleh pihak sekolah. (ii) Setelah memberi kelulusan, Jabatan Pelajaran Negeri akan mengembalikan salinan pertama hingga kelima borang tersebut kepada pihak sekolah. (iii) Setelah menerima kelulusan, pihak sekolah hendaklah menyediakan 5 salinan Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew. 300-X). (iv) Borang Lampiran E (5 salinan) perlu dilengkapkan berserta cap pengesahan pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor. (v) Sijil Saksi (5 salinan) hendaklah dikeluarkan oleh kontraktor dan disahkan oleh pihak sekolah. (vi) Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan kelima Borang Kew.300v dan salinan kelima Borang Kew.300-X. Manakala 4 salinan Borang Kew.300v dan Kew. 300-X hendaklah dihantar kepada Jabatan Pelajaran Negeri. (vii) Pembahagian Borang Kew. 300v dan Borang Kew.300-X oleh Jabatan Pelajaran Negeri hendaklah seperti berikut: Salinan Pertama (asal) Kepada Perbendaharaan Salinan Kedua - Kepada Ketua Audit Negara Salinan Ketiga Kepada Ketua Pengarah Arkib Salinan Keempat Disimpan oleh Jabatan Pelajaran Negari

45

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Carta Aliran Proses Pelupusan Buku Teks SPBT

Tindakan MULA

Mengisi Borang Kew. 300v (7 salinan)

Guru SPBT

Menyemak dan mengesahkan Borang Kew. 300v

Pengetua / PK HEM

Menyerahkan kepada PPDK / PPD / PPG / JAIN (Salinan pertama hingga keenam) Mengembalikan kepada sekolah Tidak LENGKAP? Ya Menyerahkan kepada JPN untuk kelulusan

Guru SPBT

PPDK / PPD / PPG / JAIN JPN

Mengembalikan Borang Kew. 300v (salinan pertama lima ) kepada sekolah Mengawasi proses pengambilan buku teks SPBT oleh kontraktor Menyediakan Borang Kew.300-X (5 salinan)

Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Pengetua / PK HEM / Guru SPBT Guru SPBT

Menandatangani Lampiran E dan Sijil Saksi yang dikemukakan oleh kontraktor

Mengemaskini buku stok SPBT

TAMAT

46

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Pemohonan Pelupusan Tanpa Lembaga Pemeriksa (Kew. 300v)

47

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Panduan Pengisian Borang Pelupusan (Borang Kew. 300v)

48

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

49

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Contoh Sijil Pelupusan Barang-barang (Kew. 300-X)

50

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.12 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BUKU TEKS SPBT Takrif kehilangan Mengikut Arahan Perbendaharaan 314, kehilangan termasuk kehilangan wang awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai; kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. Dalam pengurusan SPBT, kehilangan asset/barang awam iaitu buku teks SPBT adalah disebabkan oleh pelbagai situasi seperti: Bencana alam (banjir dan kebakaran) Gagal untuk mendapatkan balik buku teks SPBT setelah tempoh pinjaman berakhir (akhir sesi persekolahan bagi tahun berkenaan). Takrif Hapus Kira Barang Hapus kira barang ialah satu proses di mana sesuatu kehilangan asset/barang awam telah berlaku dan asset /barang awam tidak lagi secara fizikal berada dalam simpanan dan kelulusan diperlukan untuk mengeluarkan daripada rekod atau akaun Kementerian / Jabatan. Tindakan yang perlu diambil oleh pengetua setelah kehilangan berlaku / dikenalpasti: (i) Melaporkan kehilangan buku teks SPBT kepada Polis. (ii) Menyediakan laporan awal dengan menggunakan format Lampiran J Arahan Perbendaharaan (AP316). (iii) Mengaturkan siasatan dengan melantik pegawai atau pegawai-pegawai penyiasat dengan menggunakan Lampiran I kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.3/1990. (iv) Pegawai atau Pegawai-pegawai Penyiasat hendaklah melaksanakan tugastugas menyiasat seperti berikut: Memeriksa sendiri tempat kejadian. Memeriksa rekod-rekod Meninjau peraturan kewangan dan peraturan Perbendaharaan Meninjau dan mengenalpasti kelemahan dan kekurangan yang wujud. Membuat laporan bertulis kepada Ketua Jabatan Mengambil langkah khas/ keselamatan bagi mengelak kehilangan/ kecurian berulang/ berlaku. (v) Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir dengan menggunakan format Lampiran K [Arahan Perbendaharaan AP317(b)]. (vi) Pegawai Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir (Lampiran K) kepada Pengetua. (vii) Pengetua mengkaji Laporan Akhir, membuat syor dan ulasan serta mengemukakan Laporan Akhir kepada JPN. Bagi Kes-kes yang tidak melibatkan kecuaian mana-mana pihak, agensi kerajaan (JPN) boleh meluluskannya dengan syarat nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 atau RM500,000.00nilai agregatnya. Jika melebihi nilai tersebut, laporan hendaklah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.

51

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

Pengetua mestilah mencatatkan rujukan kelulusan daripada pihak JPN selepas menerima kelulusan untuk menghapus kira. Akhirnya mengemaskini buku stok SPBT. Carta Aliran Proses Kehilangan Dan Hapus Kira Buku Teks SPBT Tindakan MULA

Melaporkan kehilangan kepada polis

Pengetua / PK HEM

Menyediakan laporan awal (Lampiran J)

Pengetua / PK HEM Pengetua / PK HEM Pegawai Penyiasat Pegawai Penyiasat

Melantik Pegawai Penyiasat

Membuat siasatan

Mengemukakan laporan akhir (Lampiran K)

Membuat ulasan dan syor

Pengetua

Mengemukakan kepada JPN

Pengetua

Tidak

LULUS? Ya Memaklumkan kelulusan kepada sekolah

JPN

JPN

Merekodkan ke dalam Fail SPBT

Guru SPBT

Mengemaskini buku stok SPBT

Guru SPBT

TAMAT

52

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

3.13 PENGAGIHAN BUKU TEKS (i) Pihak sekolah hendaklah melaporkan buku teks berlebihan di sekolah kepada PPB / PPD / JAIN dan JPN / BBT. (ii) Pihak sekolah yang mempunyai buku teks berlebihan diminta mengagihkan buku teks tersebut ke sekolah yang memerlukannya atas arahan PPB / PPD / JAIN dan JPN / BBT. (iii) Pihak sekolah hendaklah mengambil tindakan segera sebaik-baik sahaja menerima arahan untuk pengagihan. Dalam pengagihan buku teks, sekolah yang berlebihan buku teks dikehendaki menghantar buku teks tersebut kepada sekolah yang mengalami kekurangan buku teks atau ke stor daerah. (iv) Pihak sekolah hendaklah mengagihkan buku teks yang masih elok sahaja. (v) Murid yang berpindah sekolah dibenarkan membawa buku teks ke sekolah baru sekiranya judul yang sama digunakan di sekolah berkenaan. Peraturan ini hanya dibenarkan jika perpindahan murid berlaku antara sekolah dalam negeri yang sama sahaja. (vi) Pihak sekolah yang mengagihkan buku teks hendaklah mengeluarkan bilangan buku yang diagihkannya itu daripada buku stoknya dengan mencatatkan ke sekolah mana buku berkenaan diagihkan. (vii) Pihak sekolah yang menerima buku teks secara pengagihan hendaklah memasukkan bilangan buku yang diterima ke dalam buku stoknya. Buku tersebut hendaklah dicap dengan cap SPBT sekolah. (viii) Perbelanjaan untuk pengagihan buku teks hendaklah ditanggung terlebih dahulu oleh pihak sekolah yang mengagihkan buku tersebut. Perbelanjaan tersebut kemudiannya hendaklah dituntut daripada JPN / BBT dengan segera. Resit asal perbelanjaan pengagihan hendaklah disertakan semasa membuat tuntutan. Pihak sekolah hendaklah menyimpan salinan resit tersebut. 3.14 KEPERLUAN TAMBAHAN BUKU TEKS Permohonan tambahan buku teks dibuat apabila berlaku pertambahan murid atau pembukaan kelas baru. Pihak sekolah yang memerlukan pertambahan buku teks perlu membuat permohonan kepada JPN / BBT melalui PPB / PPD /JAIN. Maklumat yang lengkap, tepat dan betul hendaklah dinyatakan dalam permohonan tersebut. Pihak sekolah akan menerima tambahan bekalan buku teks sama ada daripada penerbit atau sekolah lain melalui pengagihan. 3.15 TAKWIM SKIM PINJAMAN BUKU TEKS SEKOLAH Takwim SPBT Sekolah menjadualkan aktiviti yang akan dilaksanakan pada tahun tersebut. Takwim juga disediakan berdasarkan Takwim SPBT JPN / JAIN. Takwim ini dipatuhi bagi memastikan buku teks SPBT sampai ke tangan murid sebelum atau pada minggu pertama persekolahan.

53

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

TAKWIM SPBT 2007 UNTUK SEKOLAH-SEKOLAH DI NEGERI SARAWAK

TARIKH Sebelum 3 Januari 2007 3 6 Januari 2007 AKTIVITI-AKTIVITI SPBT DI PERINGKAT SEKOLAH Mengedarkan buku teks kepada murid/pelajar yang LAYAK SAHAJA. Borang SPBT G digunakan. Melaporkan buku teks 2007 yang masih belum diterima (jika ada) kepada JPN. (Bagi sekolah rendah, salinan kepada PPG/PPDK) Sekolah Menengah menghantar maklumat buku lebihan ke JPN. Sekolah Rendah menghantar maklumat buku lebihan ke PPG/PPDK. JPN/PPG/PPDK membuat agihan antara sekolah. Sekolah mengemaskinikan buku stok. PERMOHONAN BUKU TEKS BAGI TAHUN 2008 (i) Menerima dan mengisi borang permohonan buku teks 2008 ( Penyata Komputer BTBT190 ). (ii) Menghantar Borang Permohonan Buku Teks 2008 (Penyata Komputer BTBT190) ke JPN/PPG/PPDK. PEMBEKALAN DAN PENERIMAAN BUKU TEKS 2008 (i) Menerima Penyata Bekalan Buku Teks (Borang Komputer BTBT460) daripada JPN dan membuat semakan. (ii) Menerima bekalan buku teks SPBT 2007 daripada penerbit/pengedar. Memastikan buku teks yang diterima daripada pengedar adalah sama dengan yang dinyatakan dalam BTBT 460. Meletakkan mohor SPBT pada semua buku teks yang diterima. Merekodkan buku teks yang diterima ke dalam buku stok SPBT. Laporan penerimaan bekalan buku teks hendaklah dihantar ke JPN selepas bekalan diterima daripada setiap penerbit. (i) Mengedar senarai buku teks 2008 kepada murid. (ii) Membuat persediaan dan membantu murid yang tidak layak menerima bantuan SPBT, membeli buku teks di kedai buku sekolah/koperasi sekolah/kedai buku tempatan. (i) Mengutip buku teks daripada murid. (ii) Membuat pengiraan fizikal bagi semua judul buku. (iii) Mengasingkan dan dapatkan jumlah Buku Elok dan Buku Rosak. (iv) Penutupan stok 2007. (i) Membaikpulih buku teks yang tidak elok. (ii) Memohon pelupusan bagi buku teks yang tidak boleh digunakan lagi. (Borang KEW.300V digunakan. Rujukan bil. 78/JP/2010/SP/BT/1 bertarikh 20 April 2001). Sekolah dinasihatkan memohon pelupusan buku teks sekurang-kurangnya sekali setahun.

8 19 Januari 2007 Februari 2007

Jun Disember 2007

Oktober/November 2007

12 16 November 2007

Bila diperlukan di sepanjang tahun

54

Buku Panduan BOSS SMK Sacred Heart

55