Anda di halaman 1dari 3

SURAT MENYURAT

Surat merupakan sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu pesanan atau maklumat dari satu pihak kepada pihak yang lain. Ianya juga merupakan satu rekod dan bukti sesuatu komunikasi yang sudah disampaikan kepada pihak lain. Tujuan surat menyurat ialah untuk memberi kefahaman dan menambah pengetahuan mengenai peraturan membuat, mengirim dan menerima surat. Kesemua surat yang sampai ke pejabat adalah penting dan sulit. Di samping itu, pengurusan surat di pejabat melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan satu aspek yang paling penting. Surat merupakan suatu alat perhubungan dan komunikasi antara manusia. Isi kandungan surat dan gaya menulis surat itu telah menentukan sama ada surat itu berbentuk rasmi atau tidak rasmi. Surat tidak rasmi merupakan surat yang ditulis kepada kawan, saudaramara atau perkenaan secara tidak formal. Gaya tulis surat tidak formal adalah tidak bebas dan tidak banyak peraturan. Bagi surat tidak formal yang penting ialah isi yang ingin dikatakan dapat disampaikan serta difahami oleh penerima surat itu. Surat kiriman rasmi pula bersifat formal dan penulis harus mematuhi ciri-ciri surat kiriman. Terdapat banyak jenis surat rasmi antaranya ialah : 1) Surat panggilan mesyuarat 2) Surat perhubungan/pemberitahuan 3) Surat permohonan mengadakan lawatan 4) Surat memanggil penceramah 5) Surat memohon kerja Surat rasmi mempunyai format umum dan perkara asas yang dimulai dengan kepala surat bercetak yang terdiri daripada logo, nama dan alamat dan hanya pada helai pertama surat. Muka surat kedua adalah kertas A4 biasa sahaja. Jika tiada kepala surat bercetak maka penulis hanya perlu menulis nama dan alamat penulis. Seterusnya, jika sesuatu pertubuhan telah didaftar khususnya syarikat maka nombor pendaftaran syarikat atau pertubuhan perlu ditulis ditepi nama pertubuhan. Selepas itu, nombor rujukan fail sendiri ( rujukan kami ). Jika

Tepi kanan ini akan ditandatangani oleh guru besar atau pengetua sekolah. Kemudian. penulisan perkataan ‘Melalui‘ seperti “Melalui Pengetua. Tidak perlu tulis nombor jika salinan lebih daripada satu. Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kandungan. tajuk surat ditulis tanpa menggunakan perkataan “PER” atau “PERKARA” tetapi hanya perlu menggariskan tajuk atau ‘bold’ ayat itu. Dato dan Yang Berhormat. Tajuk tidak perlu ditulis dalam huruf besar tapi bagi setiap huruf perkataan pertama boleh ditulis dengan huruf besar. Pembukaan dan kandungan surat kemudiannya ditulis dengan bermula dari tepi sebelah kiri tanpa nombor. Jarak di antara alamat penerima dengan pembukaan surat adalah empat jarak antara barisan. tandatangan. seterusnya ialah penulisan cogan kata. salinan ditaipkan dengan perkataan (sk). Selepas penulisan isi.2. alamat penerima ditulis dengan perkataan “kepada” tidak perlu ditulis tapi hanya tulis nama atau jawatan penerima surat. Jarak diantara perenggan adalah dua baris. Jaraknya empat baris di bawah cogan kata. Contoh : . Contohnya ‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’.1. Jarak antara tajuk dengan pembuka surat ialah dua barisan (spacing). Menggunakan semua huruf besar. atau hari bulan dihadapan angka. Perkataan ‘melalui’ ditulis dibawah alamat penerima. Menggunakan ayat ringkas dan mudah difahami. Perenggan seterusnya ditulis nombor (2) dan seterusnya. Seterusnya tulis ‘Yang menjalankan tugas’ dan sebagainya. Jawatan ditulis dengan huruf besar pada setiap huruf pertama perkataan. Tarikh tidak perlu dicatat hb. 2. Kemudian. ) untuk tindakan pegawai tertentu dalam jabatan itu. Kemudian. Dua cara menulis hari bulan iaitu dengan menggunakan semua huruf besar atau menggunakan huruf besar pada huruf pertama sahaja. Guru Besar” jika surat itu keluar daripada persatuan sekolah kepada agensi luar.menjawab surat. Nombor pecahan bagi setiap perenggan ialah seperti 2. Contoh (JOHAN SALEH). Selepas itu. Ditaip tiga titik ditepi sebelah kiri. mengadap atau pembukaan surat perlu ditulis dengan menggunakan perkataan pernghormatan seperti Tuan/Puan. nama dan jawatan perlu ditulis selepas cogan kata. Jika surat itu hanya menggunakan jawatan maka boelhlah taip ( ‘up……. Yang Bahagia. Semua baris bermula dari tepi sebelah kiri. Sesudah itu. sebagai contoh 15 OKTOBER 2010. nombor rujukan pengirim ( rujukan tuan ) dicatat di bahagian atas rujukan kami. Seterusnya disusuli dengan penulisan tarikh. jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan ‘bersama-sama ini dilampirkan’. Setelah itu..

Guru Besar Sekolah Kebangsaan Pusat Mantin Pengerusi Persatuan Ibubapa SK Pusat Mantin PK Kokurikulum Akhir sekali. Initial ini ditaip pada bahagian paling bawah disurut kiri surat rasmi. hendaklah ditulis (INITIAL) nama penulis dan jurutaip. . Ini ditaip dengan huruf ringkas bagi nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan huruf kecil contohnya : TYK/aa.sk. Bagi akauntabiliti atas surat rasmi yang dikeluarkan maka INITIAL penulis dan jurutaip perlu dinyatakan dalam hujung kertas surat itu.