Disampaikan oleh

Hjh Saudah Hj Matali KPT N26 SK Pekan Kinarut Papar

1

1. TUJUAN PP.BIL.5/2009
Memperkemaskan dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan meliputi:Bab A Penerimaan Bab B Merekod Stok Bab C Penyimpanan Bab D Pengeluaran Bab E Pemeriksaan Bab F Keselamatan dan Kebersihan Bab G Pelupusan Bab H - Kehilangan dan Hapuskira
2

2. DEFINISI STOR
Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok

3. DEFINISI STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk;
Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/ Sukan/Pertanian/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya.

4. Kategori Stor
Stor Pusat ( stor yang menyedia, mengurus dan membekal kepada pelenggan melalui rangkaian stor (Negeri/Daerah/Bhgn/Cawangan/Unit) 2. Stor Utama (stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang untuk keperluan pelanggan (Negeri/Daerah/Bhgn/Cawangan dan agensi) 3. Stor Unit (stor yang menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek)
1.

5. Pengurusan Stor
Jab / Sekolah hendaklah menubuhkan unit untuk

menguruskan Pengurusan Stor; Pegawai / PT Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa. Memastikan lokasi stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan. Keperluan penyimpanan stok yang sesuai agar tidak tidak membazir dan simpanan stok yang berlebihan.
6

6. OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan ;
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan

menepati kehendak pelanggan/pengguna

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

7. FUNGSI STOR
Fungsi stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksana tugastugas berikut:a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang diterima daripada pembekal, b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum, c) Menjaga dan menyelenggara stok d) Mengeluarkan stok e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar masuk stok tepat, teratur dan kemaskini.
8

Sambungan. f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan, g) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan stok usang, rosak, luput tempoh dan tidak bergerak, h) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan kebersihan stor, i) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok jika perlu, j) Mengurus tindakan hapuskira stok yang hilang.

8. PENERIMAAN (Bab. A)
Objektif Penerimaan: (a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, (b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan, (c) Memastikan barang diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat untuk digunakan, (d) Semua barang diterima hendaklah melalui stor (e) Memastikan barang diterima secara fizikal bersama dokumen yang sah, (f) Semak butiran dalam dokumen.
10

9. PERATURAN PENERIMAAN
Barang yang diterima rekod terus ke dalam Kad

Petak (KEW.PS-4).warna hijau (kad) Jika terdapat kerosakan, lebih, kurang dan tidak mematuhi pesanan, Kew. PS-2 hendaklah diisi iaitu Laporan Terimaan Barang yang tidak lengkap. (2 salinan, 1 salinan untuk pembekal dan 1 salinan simpanan pejabat) Pegawai penerima hendaklah menyemak Pesanan, Nota Penghantaran (DO)

11

10. PENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR

Pegawai Penerima memastikan :Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus hantar ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.

12

11. Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa

tepat
Membolehkan keadaan stok diketahui
Mengawal paras stok

13

12. MEREKOD STOK (Bab B)

Jenis rekod:

(a) Kad Kawalan stok (Kew. PS-3) - untuk stor Pusat dan Stor Utama - Kad Warna Putih (b) Kad Petak (Kew. PS-4) - Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit - Kad Berwarna Hijau

( Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama)

14

13. Nombor Kad Petak

Contoh: Kertas Pendua 80gsm A4 putih - 1 Kad Kertas Pendua 70gsm A4 putih - 1 kad Kertas Fotostat 80gsm A4 putih 1 kad

- No. Kad: mula dari no. 0001 - No. Kod: Merujuk lokasi (Pejabat/Unit/Panitia) contoh Pejabat: guna huruf A0001 P.Sumber B0001 -Kump. Stok : Bekalan Pejabat/Alat Tulis - Lokasi : Pejabat Am
15

14. Kad Petak (Kew.PS-4)

- Kad Petak hendaklah digunakan untuk merekod

setiap satu jenis item sahaja. - Nombor kad ( Kad Petak) hendaklah berurutan - Terimaan barang hendaklah dicatat menggunakan pen warna MERAH dan pengeluaran guna pen warna hitam atau biru di kad petak / Kad Kawalan stok mengikut tarikh yang berurutan.
16

15. Tatacara Rekod

Pindaan atau pemadam tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu dipatuhi:- Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan

- Angka betul ditulis dibahagian atas angka asal

- Pembetulan ditandatangi ringkas oleh Pegawai

Stor.
17

16. SISTEM FAIL

Guna Ring fail / Fail keras (PVC) putih

Labelkan mengikut lokasi Simpan dengan selamat untuk rujukan dan

semakan Audit. Asingkan fail mengikut lokasi/Panitia/Unit Failkan kad mengikut nombor berurutan yang terdahulu.

18

17. Objektif Penyimpanan

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s

(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terus menerus supaya stok tidak mudah rosak, senang dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum)

19

18. PENYIMPANAN Bab C

Contoh:

setiap rim kertas hendaklah dilabel / ditulis dengan angka mengikut bilangan rim. - angka terawal hendaklah diletak di bawah dan angka terakhir di atas. (memudahkan pegawai stor mengenalpasti baki stok masih ada dan sama seperti dalam kad petak )

20

19. PENGELUARAN Bab D

Setiap pengeluaran stok dalam stor hendaklah mendapat kebenaran dari Penyelenggara Stor Kad petak hendaklah dikemaskini

21

20. SISTEM

MASUK DULU KELUAR DULU

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKD. Dengan memastikan stok yang diterima dahulu dapat dikeluarkan dahulu.

Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan:- pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan
22

21. PEMERIKSAAN Bab E

Pemeriksaan dijalankan dari semasa ke semasa

untuk mengenalpasti segala lemahan. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu:- Pengiraan stok - Pemeriksaan stok - Verifikasi stor

23

22. PEMERIKSAAN
Pemeriksaan stok dibuat 1 tahun sekali ke atas

semua stok mulai Okt. Tahun semasa. Pegawai stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok. Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak dan ditandatangani oleh pegawai stor. Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam laporan Pemeriksaan/Verifikasi stor (Kew.PS-14)
24

23. Verifikasi Stor

Verifikasi dilaksanakan selepas pemeriksaan stok

oleh pegawai pemeriksa Dijalankan sekali dalam 1 tahun iaitu sebelum 31 Dis. Setiap tahun. KSU, KPM adalah bertanggungjawab untuk melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan verifikasi stor. Tempoh perlantikan tidak melebehi dua (2) tahun.

25

24. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah

sentiasa diberi perhatian Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan Stor hendaklah dihindar bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak. Stor hendaklah dilengkapi dengan alat pemadam api yang sah. Pastikan tanda amaran Dilarang merokok, Mudah Terbakar.
26

25. PELUPUSAN

1)

Justifikasi pelupusan Aset

Tidak ekonomi untuk dibaiki Usang Rosak dan tidak boleh digunakan Luput tempoh penggunaan Tiada alat ganti Perubahan teknologi Disyorkan selepas pemeriksaan aset Melebehi keperluan Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan/Sek.

2) 3)
4)

5) 6)
7)

8) 9)

27

26. Definisi Pelupusan

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan

aset dari satu milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Objektif: Pelupusan aset Kerajaan bertujuan untuk: - Memastikan Jabatan kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan. - Menjimatkan ruang simpanan - Mendapat hasil pulangan yang baik - Membolehkan aset diganti /dipinda milik ke Jab.lain.
28

27.KUASA MELULUS
Kementerian/Jabatan (Unit Pengurusan Aset

Kerajaan) JPN. - Nilai perolehan asal 1 aset tidak melebihi RM50,000. dan jumlah keseluruhan tidak melebihi RM500,000. - Borang Kew.PA-17 hendaklah dilengkapkan dalam 3 salinan. - Pastikan ditandatangani oleh pegawai pemeriksa pelupusan yang telah dilantik.

29

28. KAEDAH PELUPUSAN

a) Jualan secara

- Tender - Sebutharga - Lelong b) Jualan sisa (besi buruk) c) Hadiah / Pindah milik d) Musnah secara; - tanam, bakar, buang dipelupusan sampah, tenggalamkan
30

29. KEHILANGAN & HAPUSKIRA

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam

simpanan disebabkan kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. Hapuskira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

31

SEKIAN Terima Kasih

Selamat Maju Jaya Jumpa Lagi
Emel: udahtali@gmail.com Facebook: saudah matali

32