P. 1
verifikasi stok Kerajaan

verifikasi stok Kerajaan

4.5

|Views: 1,252|Likes:
Dipublikasikan oleh sulya20045343

More info:

Published by: sulya20045343 on Nov 24, 2008
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/18/2013

pdf

text

original

1

KURSUS PENGURUSAN ASET
KERAJAAN
VERIFIKASI STOK
_
×&~®º·m·¯·×´
2
OBJEKTIF SESSI
Di Akhir Sessi Peserta-Peserta Akan :
1. Memahami penglibatan Pegawai Pengawal
mengenai
verifikasi stok.
2. Memahami objektif verifikasi stok.
3. Memahami tugas dan tanggungjawab
Pemverifikasi Stok serta boleh melaksanakan
verifikasi stok secara
teratur.
4. Berkeupayaan menyediakan laporan verifikasi
stok yang komprehensif dan baik.
3
PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL
MENGENAI VERIFIKASI STOK
1. Menyediakan rancangan verifkasi stok dan
melantik Pegawai
Pemverifikasi Stok ( dari kalangan pegawai yang bukan
bekerja dalam
organisasi stor) - TPS Panduan 187
2. Mengkelaskan semua barang ( dalam stor )
kepada 3
peringkat :
Tidak menarik : diverifikasi tiap-tiap dua
tahun sekali.
Menarik : diverifikasi setahun sekali.
Sangat Menarik : diverifikasi tidak kurang dari
dua kali
setahun.
TPS Panduan 198
4
PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL
MENGENAI VERIFIKASI STOK (samb.)
3. Memberi pertimbangan sewajarnya kepada
syor-syor
dalam Laporan Verifikasi Stok dan mengambil
tindakan sesuai termasuk pelupusan dan
hapuskira.
4. Mengesahkan bahawa barang-barang di
bawah kawalannya telah diverifikasi
menurut lat masa mengikut TPS Panduan
198.
5. Mengemukakan laporan Verifikasi Stok yang
menunjukan perbezaan kepada Ketua
Setiausaha
Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri dan salinan kepada Ketua Audit Negara.
5
PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN,
PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

PENGIRAAN STOK
(TPS 202 – 206)
PEMERIKSAAN STOK
(SPP 12/ 1995)
VERIFIKASI STOK
(TPS 187- 201)
1. SKOP TUGAS • Mengesah stok
simpanan secara
berterusan sepanjang
tahun,
Atau
• Mengira semua item
secara (100%) sekali
dalam setahun (SPP
12/ 1995)
Mengesah stok
simpanan secara
berterusan dan
memastikan
keseluruhan item
dalam simpanan
disemak dalam tempoh
setahun.
• Mengesah stok
simpanan dan
meninjau tahap
Pengurusan Stor.
• Menverifikasi stok
mengikut Pengekelasan
Barang.
• Mengesah stok secara
rambang atau100%?
2. TANGGUNJAWAB
PELAKSANAAN
Pegawai / Kakitangan
Stor
Ketua Jabatan Pegawai Pengawal
3. PEGAWAI TERLIBAT
MELAKSNA TUGAS
Pegawai dan
kakitangan stor.
Pegawai stor sendiri
atau pegawai- pegawai
lain yang dipilih untuk
memeriksa stok setiap
minggu ke atas
bilangan barang
tertentu
Pegawai Kementerian /
Jabatan yang dilantik
oleh Pegawai Pengawal
dan tidak terlibat
dalam Pengurusan Stor.
4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Barang dalam stor.


6
OBJEKTIF VERIFIKASI STOK
Untuk :
1. Mengesahkan ketepatan rekod-rekod-
menentukan jumlah stok fizikal barang-barang
adalah sama dengan baki di Kad Kawalan
Stok serta Kad Petak.
2. Mengenalpasti kekurangan dan kelebihan.
3. Mengenalpasti stok-stok yang tidak boleh
guna, rosak, usang, tidak atau lambat
bergerak dan sebagainya serta
mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas
barang-barang berkenaan.
4. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya
penipuan, kecurian atau kehilangan.
5. Menentukan sama ada semua aktiviti
pengurusan stor dijalankan dengan teratur
seperti yang ditetapkan; mendedahkan apa-apa
kelemahan dalam sistem mengurus dan
mengawal stok.
7
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
PEMVERIFIKASI STOK
1. Memeriksa, dan mengesah stok simpanan
barang-
barang mengikut perancangan.
2. Menyediakan laporan verifikasi stok meliputi:
3 Penyediakan senarai ( Lampiran ‘S’) yang
menyesuaikan Stok Fisikal dengan baki pada
rekod.
3 Syor kepada Pegawai Pengawal berkaitan barang-
barang yang sesuai / perlu dilupus atau hapuskira.
3 Tahap dan keadaan pengurusan stor dan
mengemukakan
syor-syor bagi mengatasi/mempertingkatkan tahap
pengurusan stor semasa.
3 Hasil dan penemuan-penemuan di laporan verifikasi
stok yang lalu.
8
FAKTOR-FAKTOR MEMBANTU KELICINAN /
KEBERKESANAN
PERLAKSANAAN VERFIKASI STOK
1. Mengetahui bilangan jenis dan kuantiti barang
dalam stor.
( Rujuk senarai barang dan buat tinjauan ke stor.)
2. Pengkelasan telah dibuat terhadap barang-barang.
( TPS Panduan - 198 )
(Tumpuan boleh dibuat terhadap barang sangat menarik dan
menarik.)
3. Stor mempunyai sistem lokasi yang baik dan
susunan barang yang kemas.
4. Rekod-rekod stok dan dokumentasi berkaitan
transaksi
(catatan keluar-masuk barang) diselenggara secara
kemaskini
dan disimpan dengan teratur.
5. Keterangan dan catatan pada rekod-rekod adalah
lengkap dan jelas.
6. Pemverifikasi Stok mempunyai pengetahuan
mengenai
barang-barang.
9
PROSES MENVERIFIKASI STOK
1
2a
2b
3
1. Pamirkan notis verifikasi
(TPS 189 )
2a. Kumpulkan semua Kad
Petak ( KEW 300-J4)
2b. Pergi ke lokasi barang
dan terus menyemak.
3. Semak diskripsi barang
pada Kad Petak dan di
lokasi /rak /petak
ATAU
‘ TIADA TERIMAAN
ATAU KELUARAN
BOLEH DI LAKUKAN
TANPA IZIN
PEMVERIFIKASI
STOK’
10
LAMPIRAN J - 4 KEW. 300-J4
KAD PETAK
Nombor Kod……CP 4000120 Lokasi: A4.
Perihal Barang…Cat, Undercoat, Putih 5 liter Kumpulan: Menarik
Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter
No.
Garisan
No. BTB atau
BPPB
Terima Keluar Baki Tarikh dan
tandatangan
Penyelenggara
Stor
1 Baki dibawa ke hadapan 40
2 JPT 56/12 15 25 12.2.2000
3 PRK 13/9/2000 120 145 25.4.2000
4 JVT 2/24 36 109 21.6.2000
5
6
7
8 - 21
11
PROSES MENVERIFIKASI STOK ( samb.)
¯ ¯
¯
SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR
¯
¯
¯
¯
¯
¯
Kad Petak
Pallet
Rak Keluli
12
PROSES MENVERIFIKASI STOK ( samb )
4
5a
6
4. Kira baki kuantiti fizikal
di lokasi dan
bandingkan/padankan
dengan kuantiti terakhir
tercatit di Kad Petak
5. Adakah baki kuantiti
fizikal dan baki kuantiti di
Kad Petak bersamaan?
5b
5b. Jika terdapat
perselisihan kuantiti ,
minta penjelasan
daripada
Penyelenggara stor /
minta dokumentasi
sokongan.
5
5a. Buat catitian
penemuan di ruang ‘Stok
Sebenar’ di Lampiran S
( KEW 300-S)
6. Bandingkan baki ‘Stok
Sebenar’ dengan baki
‘Stok Mengikut Rekod’’
seperti di KEW J3.
13
LAMPIRAN J -3 KEW. 300 - J3
KAD KAWALAN STOK (3)
19 19 20
Paras
Stok Unit Unit
Kuantiti Pesanan:
(Ekonomi / Tetap )
RM
Harga
Keluaran
Seunit
Maksima No. Vokeb :
Keluaran
Tahunan
K Memesan No. Kod :
19 19 20
Unit
Terimaan
/Keluaran
minima Tempat :
RM Pertama Kedua Ketiga Keempat
Pembeli-
an
Tahunan
K RM RM RM RM
Keluaran
Suku
Tahun
Semasa
Tarikh No.
Rujukan
Tempat
Hantaran
No.
Pesanan
Kerajaan
Terimaan
Harga
Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima
Kuantiti
Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No.
Rujukan
Kuantiti Kuantiti
Diterima
Item Stor:
Cat Undercoat, Putih, 5 Liter
Kumpulan : Menarik
Gerakan : Cepat / Perlahan
No. Lejar No. Kad :
14
PROSES MENVERIFIKASI STOK (samb.)
7b 7a
8
9
7. Adakah baki ‘Stok
Sebenar’ dan baki stok di
Kad Kawalan Stok (Kew.
J3 ) bersamaan?
7
7a. Buat catitan penemuan
di ruang ‘stok mengikut
rekod’ di Lampiran ‘S’.
Buat garis merah di bawah
baki stok yang disemak
dan turunkan tanda
tangan ringkas di Kad
Petak dan Kad Kawalan
Stok.
7b. Jika terdapat
perselisihan
kuantiti minta
penjelasan
daripada
Penyelenggara Stor
/minta
dokumentasi
sokongan.
8. Sediakan Sijil Verifikasi
Stok KEW 300 T untuk
tanda tangan Pegawai
Pengawal.
9. Sediakan Laporan
Verifikasi Stok ( KEW
300-U1)
15
LAMPIRAN S KEW.300 S
SENARAI VERIFIKASI STOK
Disediakan oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik pada 2 Janauri
2000 untuk memeriksa Stor Pusat Jabatan Pengairan dan Saliran
Ipoh
Folio Lejer Perihal
Barang
Stok
Se-
benar
Stok
Mengikut
Rekod
Lebih-
an
Nilai
Lebihan
Kekurang-
an
Nilai
Kekurang-
an
Catitan
FL 1 Berus, Cat
4”
34 34 - - - -
FL 2 Drill Bit,
Twist 5/8”
12 13 - - 1 5.60 Keluaran
bersilang
dengan Drill
Bit, Twist
½”
FL 3 Floppy Disk
3.5”
High
Density.
48 46 2 RM 7.00 Keluaran
kepada
Pelanggan
belum dicatit
pada Kad
Petak.
Tandatangan : Tandatangan :
Nama : Nama :
Jawatan : Jawatan
Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar :
16
LAMPIRAN T
KEW.300 T
SIJIL VERIFIKASI STOK
Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada 30 Sept.
2000 semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi
mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut:
( i ) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada …………….
(ii ) Barang-barang Menarik diverifikasi pada ……………….
( iii ) Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada …………
Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) disertakan
dalam tiga salinan*
Tarikh :………………….. ……………………………….
Pegawai Pengawal
* Potong yang mana tidak berkenaan.
17
LAMPIRAN U-1 KEW. 300-U1
LAPORAN VERIFIKASI STOK
LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK………………………...
No. Kod Perihal
Barang
Tarikh di
periksa
Unit Kuantiti Nilai Sebab-
sebab
Syor-
syor
Pegawai
Pengawal
Ulasan
KSU
Perben-
daharaan
/Pegawai
Kewan-
gan
Negeri
Catitian
Seunit Jumlah
A. Stok
Lebih
B. Stok
Kurang
C. Stok
Tak
Boleh
Guna
D. Stok
Usang
4951000
212600
788800
142850
Floppy
Disk 3.5”
Drill Bit
Twist 5/8”
Marker,
White
Board
Biru
Kertas
Stencil
2 . 1. 00
-sana-
-sama-
-sama-
Keping
Bilah
Batang
Helai
2
1
12
200
3.50
5.60
2.2.0
0.50
7.00
5.60
26.40
100.00
Tidak
diambil
oleh
pengguna
Keluaran
bersilang
Suhu
tempat
simpnan
panas
Tidak lagi
mengguna
kan
mesin.
Masuk
stok
Hapus
kira
Lupus
Lupus
TandT
Tandatangan……………………………
(Pegawai Pengawal )
Kementerian/Jabatan
( Jika verifikasi menunjukkan perbezaan, tiga salinan Laporan ini hendaklah disertakan bersama perakuan.)
18
PROFIL STOR UNTUK DIVERIFIKASI
1. NAMA KEMENTERIAN/ JABATAN JABATAN PENYIARAN
2. Alamat Stor KM 16 Jalan Seremban, Kajang, Selangor.
3. Jumlah bilangan jenis barang 930 jenis
Alat ganti komunikasi : 250 jenis
Hardware/ domestik : 150 jenis
Alat Tulis : 80 jenis
4. Bilangan barang menigikut kumpulan
jenis
Alat ganti letrik : 450 jenis
a. Sangat Menarik : 170 jenis
b. Menarik : 250 jenis
5. Bilangan jenis barang mengikut
pengkelasan.
c. Tidak Menarik : 510 jenis
6. Purata nilai stok
( Jumlah nilai stok di awal + di akhir tahun dan dibahagi 2 )
RM 2.55 juta
7. Tarikh akhir stok di verifikasi 12.2. 1999
Fail JPM/ VS/ 234/ Jld.3 (10)
19
LAPORAN VERIFIKASI STOK
KANDUNGAN LAPORAN
1. Pendahuluan - arahan, stor terlibat dll.
2. Pengkelasan Barang-Barang (TPS 198 )
Status pengkelsan.
3. Pergerakan Barang-Barang - bilangan jenis barang yang
ditemui dll.
4. Penyelenggaraan Rekod - kemaskini?, penjagaan dan
keadaan rekod dll.
5. Keadaan Stor - susunan barang, kebersihan dll.
6. Stok Belum Guna/Berlebihan - bilangan jenis, nilai dll.
7. Syor-Syor
8. Lampiran-Lampiran
20
LAPORAN VERIFIKASI STOK
(CONTOH )
1. Pendahuluan
1.1. Berikutan arahan Ketua Setiausaha Kementerian Penerangan
Malaysia rujukan KPM/VS 1/2000 bertarikh 2 Februari 2000,
verifikasi stok telah dilaksanakan di Stor Jabatan Penyiaran
RTM Kajang dari 2 hingga 4 April 2000 (3 hari)
1.2. Verifikasi Stok telah dilakukan secara 100% ke atas 930 jenis
barang yang terdiri dari kumpulan jenis berikut:
a. Alat Ganti Komunikasi - 250 jenis
b.Hardware / Domestik - 150 jenis
c. Alatulis - 80 jenis
d. Alat ganti Letrik - 450 jenis
1.3. Diakhir Disember tahun 1999 nilai baki stok barang-barang
berkenaan ialah RM1,265,450.00.
21
LAPORAN VERIFIKASI STOK ( samb.)
(CONTOH)
2. Pengkelasan Barang-Barang (TPS 198 )
Sejumlah 870 jenis barang telah diberi pengkelasan selaras
engan TPS 198 dan kedudukannya seperti berikut:
a. Barang Sangat Menarik - 170 jenis
b. Menarik - 250 jenis
c. Tidak Menarik - 510 jenis
2.2. Didapati sebanyak 60 jenis barang masih belum diberi
pengkelasan.
3. Barang Bergerak Perlahan dan Barang Usang
Daripada 930 jenis barang yang diverifikasi sebanyak 145
jenis didapati tidak bergerak selama tiga (3) tahun atau lebih sejak
tarikh transaksi terakhir. Barang-barang yang tidak bergerak
tersebut benilai lebihkurang RM134,000.00 atau 10.58% dari
nilai baki stok berakhir Disember 1999.
4.
22
LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)
4. Penyelenggaraan Rekod
Penyelenggaraan rekod-rekod pada keseluruhannya adalah
memuaskan kecuali terdapat rekod Kawalan Stok (Kew. J3)
yang belum diselaraskan berikutan perselisihan stok yang ditemui
semasa verifikasi stok tahun 1998.
5. Keadaan Stor
Keadaan kekemasan dan kebersihan stor adalah memuaskan.
Walaubagaimana pun didapati perubahan lokasi bagi
beberapa jenis alat ganti yang belum lagi dibuat catatan pindaan
pada kad-kad petak.
6. Stok Belum Guna / Berlebihan
Terdapat barang-barang berikut yang yang dibeli dalam tahun
1997 tetapi belum dipohon/digunakan sepenuhnya oleh pelanggan.
Difahamkan projek dimana barang-barang berkenaan
digunakan telah selesai dan besar kemungkinan baki stok yang
masih wujud tidak lagi diperlukan.

23
LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)B
i. Cat, Emulsi, Putih dalam tin 5 liter - 10 tin
ii. Tali Nylon, 25mm - 500 meter
iii. Pungkis - 12 buah
iv. Atap, Zinc, 3’ x 6’ - 50 keping
v. Dawai Berduri 50m segulung - 12
gulung.
7. Syor-Syor ( TPS 201 )
7.1. 145 jenis barang tidak bergerak hendaklah diambil tindakan
pelupusan dengan segera oleh kerana keadaan barang didapati
merosot dan menggunakan ruang stor yang agak luas.
7.2 Mengenai baki kuantiti yang belum diselaraskan berikutan
perselisihan yang ditemui semasa verifikasi stok tahun 1998,
kelulusan hendaklah diperolehi dari Pegawai Pengawal bagi
menyelaras rekod-rekod yang berkaitan.
7.3 Barang-barang lebihan keperluan projek hendaklah
digunapakai oleh mana-mana pihak dalam Jabatan supaya tidak
berlaku pembaziran.
24
LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)
8. Lampiran-Lampiran
Bersama-sama laporan ini dikepilkan Lampiran -Lampiran
berikut untuk tindakan tuan selanjutnya.
a. Kew. 300S - Senarai Barang yang diverifikasi.
b. Kew 300T - Siji Verifikasi Stok untuk tanda tangan
Pegawai Pengawal.
c. Kew 300 U - Syor terhadap barang-barang yang
didapati Lebih, Kurang, Tak Boleh
Guna dan Usang.
d. Kew 300K - Penyata perselisihan yang ditemui dan
untuk kelulusan Pegawai Pengawal bagi
tujuan perlarasan rekod-rekod.
9. Penutup
Perlaksanaan verifikasi stok telah dapat dilakukan dengan
jayanya seperti dirancang dengan kerjasama sepenuhnya dari
pegawai dan kakitangan yang terlibat.
Sekian.
25
LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)
tt………………………………...
Pegawai Pemverifikasi Stok
Nama :
Jawatan :
tt ……………………………..
Pegawai Pemverifikasi Stok
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
26
SEKIAN
TERIMA KASIH
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
( Bahagian Kawalan dan Pemantauan )

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->