CLEAR THE DECKS Q : what is one particularly important enemy of urgency? A : A crowded appointment diary.

Pernyataan diatas sudah menjelaskan bahwasanya ternyata musuh dari urgensi/kepentingan yang mendesak ialah kepadatan kegiatan. Hal ini dikarenakan urgency sendiri ialah keadaan mendesak dimana waktu begitu sedikit yang dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang singkat dan tidak diambil dalam fikiran yang jernih. Pada masa dewasa ini hampir semua orang telalu sibuk dengan kegiatan rutinitas yang padat sehingga waktu menjadi sangat begitu berharga. Namun pada dasarnya jika kita dapat memilah milah kesibukan tersebut berdasarkan prioritas nya maka kita dapat memaksimalkan waktu tersebut sehingga dapat menghasilkan keputusan yang baik. Indian managers vs Hospital executives Pada buku A sense of urgency (Kotter) diberikan sebuah contoh tentang bagaimana seorang Indian managers dalam mengambil keputusan. Dibandingkan dengan hospital executives , seorang Indian managers lebih dapat memilih mana yang lebih penting untuk didahulukan. Hal ini menjelaskan bahwa seorang Indian managers lebih dapat melihat prioritas dari sebuah masalah sehingga ia dapat mengenyampingkan masalah yang ia nilai lebih ringan, dengan focus pada masalah yang lebih penting prioritasnya maka tingkat akurasi pengambilan keputusan akan lebih baik karena dalam pengambilan keputusan tersebut tingkat konsenterasi manager tersebut lebih baik, dibandingkan jika terlalu banyak hal/masalah yang difikirkan dalam tempo waktu bersamaan. cara yang dilakukan oleh Indian managers ini menurut kelompok kami adalah cara yang tepat dikarenakan waktu yang mendesak, maka seorang manager harus dapat memilih mana hal/masalah yang merupakan high-priority dan mana yang lowpriority. Dengan dapat memisahkan kedua hal tersebut, maka manager tersebut akan mendapatkan waktu yang lebih banyak untuk mengurus masalah dengan level high-priority. Dan untuk masalah yang tergolong dalam low-priority, manager tersebut dapat mengurusnya dengan mengirimkan delegasi(perwakilan) untuk mengurus masalah tersebut, karena untuk seorang manager yang baik waktu adalah hal yang berharga, sehingga terlalu berharga untuk hanya mengurus masalah yang kecil kepentingannya(low-priority). Dengan hanya mengurus hal-hal yang dinilai penting maka manager tersebut akan mempunyai waktu yang cukup untuk membuat keputusan managerial yang baik sehingga akan berdampak positif pada kelangsungan perusahaan tersebut.

Tidak demikian dengan hospital executives, yang menggunakan semua waktunya untuk meng-handle semua masalah dalam perusahaan. Pada dasarnya hal yang dilakukan seorang hospital executives tidaklah salah, karena pada dasarnya seorang manager memang seharusnya mampu mengurus semua masalah yang ada dalam perusahaan. Namun sayangnya ia akan terlalu sibuk bila ia mengurus masalah tersebut pada waktu yang bersamaan. Dengan demikian focus yang ia punya akan terpecah, dan waktunya untuk mengurus masalah dengan level high-priority akan kurang. Pada dasarnya setiap manager merupakan seorang yang ahli dalam bidang managerial namun sayangnya sering terjadi masalah masalah internal dalam perusahaan tersebut. Diantaranya : Manager tersebut terjebak dalam kebiasaan lamanya, yang pada awalnya membantu ia pada awal karirnya, namun tidak pada saat ia menjabat sebagai manager yang membutuhkan waktu untuk focus pada masalah yang penting. Manager tersebut terlalu tertekan dengan budaya perusahaan yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Kurangnya pendidikan maupun pengalaman sang manager untuk menhadapi permasalahan yang terjadi pada masa sekarang. Dan ketiadaan seseorang yang mau menghadapinya dalam menyelesaikan masalah diatas(ketiga point sebelumnya). Dikarenakan ternyata banyak orang yang tidak merasa nyaman jika melawan boss nya.

Q : Could he change? A : People do. Sebenarnya hal tersebut bisa berubah. Namun untuk merubah hal yang sudah menjadi kebiasaan pastinya tidaklah mudah. Dan akan menjadi tidak mungkin bila kita tidak melihatnya secara jelas. Hal ini dapat dimulai dengan melihat apa yang sebenarnya kita lakukan selama ini, dengan mempelajari bagaimana cara untuk menghadapi kondisi yang mendesak, dan juga dengan mempelajari kondisi masa sekarang yang cenderung bahaya jika melakukan kesalahan dalam sisi managerial. Dan sayangnya ternyata hospital executives tidak menyadari masalah diatas (begitu juga dengan orang orang sekitarnya) sehingga akan sangat sulit bagi mereka untuk menyelesaikan masalah urgency tersebut.

Be visibly urgent

Tidak seperti yang umumnya terjadi, dimana setiap manager terlihat begitu sibuk dengan urusan rapatnya dalam ruangan yang kecil dan juga hanya dengan sekumpulan orang saja. Kelompok Ninan cenderung berbeda,mereka berusaha untuk terlihat oleh orang lain, terdengar suaranya oleh orang lain sehingga apa yang mereka kerjakan lebih terlihat oleh orang lain pula. The urgency is undoubtedly driven by a number of factors, none more obvious than the visible daily behavior of the factorys management Ternyata urgensi itu sendiri lebih terlihat disebabkan oleh perilaku perusahaan itu sendiri. David Bauman, seorang manager pada perusahaan yang besar, meluangkan setidaknya 1 jam tiap harinya untuk melihat pekerjaan dari karyawannya. Memberikan pengarahan langsung pada tiap karyawannya, dan tidak jarang ia terlihat berbincang bincang dengan karyawannya baik obrolan tentang olah raga maupun tentang keluarga. Namun pada dasarnya ia lebih sering memperbincangkan tentang produktifitas, kualitas, serta kenyamanan costumer. David Bauman sadar bahwa cara satu satunya untuk menjamin kelangsungan perusahaan ialah tetap lebih tinggi daripada inflasi, dan menjaga kebersihan, kemenarikan serta tempat kerja yang aman jika kita mau bergerak lebih lebih cepat, lebih pandai, serta lebih baik daripada pesaing. Karena persaingan tidaklah hanya untuk pada masa sekarang ini, melainkan akan terus menerus, dan juga akan menciptakan masalah dan juga peluang baru nantinya. Sehingga dengan demikian kita lebih siap dibandingkan dengan pesaing kita nantinya. Urgency begets urgency Kenyataan bahwa masalah tidak akan pernah hilang, dan cenderung akan melahirkan masalah lainnya. Begitu juga dengan urgency, dimana tidak akan pernah hilang karena akan selalu ada masalah/hal yang harus diprioritaskan. Urgensi memang mampu untuk mengatasi atau setidaknya meminimalisasi masalah yang ada dalam bidang manajerial perusahaan, seperti : sinisme dari beberapa orang yang tidak menyukai perubahan, serta top management yang tidak efektif. Berikut ini beberapa cara untuk meminimalisasi masalah tersebut : Mencari informasi kesempatan yang ada dalam masalah yang ada (setiap ada masalah ada kesempatan) Berfikir positive. Mengeliminasi perubahan) Nonos (orang orang yang cenderung resist terhadap

Dan jujur pada diri sendiri serta memulainya sekarang juga dari diri sendiri. Perubahan tersebut biasanya dimulai dari satu orang kemudian dua, meluas

hingga akhirnya akan berubah secara keseluruhan. Dengan demikian harus ada seseorang yang menjadi agent perubahan. Behave with true urgency Purge and delegate Kurangi kesibukan untuk hal hal yag dinilai low-priority, dan gunakan cara delegasi/perwakilan untuk mengurus hal hal low-priority tersebut Move with speed Bersifat cepat tanggap dengan masalah, dan dengan cepat pula untuk merespon masalah tersebut, seperti meminta rapat dadakan untuk hal yang penting, dan juga tidak menyelesaikan rapat jika rapat masih belum menemui hasil yang memuaskan. Speak with passion Gunakan cara berbicara yang baik, sehingga orang orang yang mendengarkan anda merasa terpengaruh dengan hal hal yang anda utarakan. Match words and deeds Tidak selalu membicarakan hal hal yang bersifat external, bersifat lebih realistis. dan juga tidak selalu membahas tentang kesempatan kesempatan baru yang ada, tapi gunakan kesempatan kesempatan itu secepat dan sebaik mungkin. Let them all see it Biarkan semua orang melihat anda, dan jadilah contoh pribadi yang tanggap terhadap urgensi, sehingga dapat menjadi contoh bagi yang lainnya.

Urgent patience Bersifat tangap terhadap urgensi bukan berarti kita harus selalu bersikap cepat dan cenderung terburu buru. Sebaliknya dengan sikap yang terburu buru hanya akan menyebabkan kita terjebak dalam urgensi yang salah, dan akan menyebabkan hasil yang negative. Prilaku yang benar terhadap urgensi dinamakan urgent patience dimana kita tetap melaksanakan sense of urgency namun juga tetap realistis. Sang manager tersebut harus tetap bersikap realistis dalam melaksanakan tugasnya, namun juga harus bersikap sesuai dengan nilai nilai sense of urgency sehingga dalam melaksanakan

tugasnya ia dapat lebih focus dan juga dapat menghasilkan keputusan yang baik pula. Kesimpulan. Pada materi kelompok kami disimpulkan bahwa : Masalah utama yang ada dalam hal ini adalah : keterbatasan waktu dan banyaknya kesibukan. Untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan dibutuhkan keahlian dalam memilah milah tentang high-low priority sehingga manager tersebut dapat lebih focus dalam pengembangan perusahaan. Masalah tidak akan pernah habis, sehingga kita harus mampu mengambil keuntungan dengan menyadari setiap ada masalah tidak menutupi terciptanya kesempatan didalamnya. Kita harus mampu melihat mana yang termasuk urgensi yang sebenarnya atau hanya fake-urgency Bersikap urgent patience dalam menghadapi masalah, sehingga kita mampu mencari jalan keluar/penyelesaian yang terbaik untuk masalah tersebut.