Anda di halaman 1dari 33

1.0 Pendahuluan Prosedur mengendalikan sesuatu aktiviti atau program sangat penting bagi setiap pelajar.

Setiap pelajar perlulah mengetahui setiap format dan langkah-langkah yang betul dalam melaksanakan sesuatu program. Hal ini termasuklah dalam penyediaan kertas kerja, minit mesyuarat, surat menyurat, penubuhan AJK pengelola, aturcara dan buku program. Satu kajian kes telah dilakukan bagi mengenalpasti kebaikan dan keburukan serta cadangan penambahbaikan mengenai satu acara rasmi yang telah dijalankan. Hal ini bertujuan untuk membantu pelajar membuka mata dan mengetahui setiap sesuatu perkara mempunyai format dan mengikut prosedur yang betul. Kajian kes ini membantu pelajar dalam mengaplikasikan semua pengetahuan yang telah diperolehi dari bilik kuliah, pembacaan dan pengalaman di samping memberi pelajar pemahaman mengenai konsep protokol dan etika sosial dalam majlis rasmi.

2.0 Analisis Kertas Kerja Kertas kerja merupakan satu kemestian apabila ingin mengadakan sesuatu program. Lebih besar program yang hendak dilaksanakan dan lebih besar peruntukan yang diperlukan, maka lebih brgunalah kertas kerja itu. Kertas kerja sama pentingnya dengan orang yang menulis kertas kerja dan orang yang melaksanakan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu.Tidak kurang pentingnya orang yang mengajukan kertas kerja itu kepada pihak penaja. Kertas kerja juga berfungsi untuk meyakinkan pihak penaja menghulurkan sumbangan atau bantuan kepada kita. Pihak penaja berhak mengetahui sejauh manakah syarikat atau agensinya dapat ditonjolkan dalam program yang dilaksanakan. Kertas kerja mesti mengandungi objektif, bukan sekadar matlamat yang umum. Di samping itu, mesti ada tarikh pelaksanaan, tempat, target sasaran, jumlah penyertaan dan anggaran perbelanjaan. Anggaran pendapatan hendaklah

disertakan dengan sumbernya sekali dan ke mana ianya dibelanjakan ditulis dengan terperinci dan jujur.

Kelebihan i) Mengikut format yang lengkap

Kelemahan i) Pada muka hadapan, tajuk merupakan kertas cadangan bukannya kertas kerja.

ii) Mempunyai matlamat, objektif butiran dan lampiran yang memuaskan. iii) Maklumat projek yang disertakan cukup.

ii) Tujuan ditulis bukan dalam bentuk point.

iii) Maklumat projek seperti tarikh, tempat dan tema diletakkan dalam sub-point yang sama iaitu pada point ke empat.

iv) Kertas kerja ini ringkas dan padat serta memudahkan pihak lain menelitinya.

iv) Masa program ini tidak dinyatakan dalam kertas kerja tetapi hanya dalam tentatif

v) Kertas kerja ini lebih kepada tujuan sebenar dan tidak terpesong dalam pelaksanaan aktiviti yang dilakukan. Jadual 1 2.1 Cadangan Penambahbaikan

v) Terdapat sedikit maklumat yang berbeza dalam kertas kerja dan pelaporan aktiviti yang dilakukan.

Setelah kami melakukan kajian terdapat kertas kerja ini, kami dapati bahawa kertas kerja ini mengikut format yang lengkap. Hal ini kerana setiap aspek yang ada pada format sebenar terdapat di dalam kertas kerja yang telah mereka laksanakan. Di samping itu, kertas kerja ini juga mempunyai matlamat, objektif, butiran dan lampiran yang memuaskan. Setiap matlamat dan obektif yang terdapat dalam kertas kerja ini logik dan munasabah serta boleh dicapai setelah program ini dilaksanakan. Maklumat projek seperti tarikh, masa dan tempat cukup. Hal ini juga merupakan salah satu kebaikan yang terdapat dalam kertas kerja ini. Jika tidak terdapat sebarang maklumat projek ini, maka program ini tidak akan berjalan lancar dan tidak akan diluluskan oleh pihak yang tertentu. Kebaikan yang terdapat di dalam kertas kerja ini ialah mereka telah membuat satu kertas kerja yang isinya ringkas dan padat. Setiap perkataan tidak berbelit-belit dan mudah untuk pihak lain membaca serta menelitinya. Selain itu, kertas kerja ini dihasilkan lebih kepada tujuan sebenar dan tidak terpesong daripada aktiviti yang dilakukan. Menurut pensyarah yang telah kami temuramah, setiap prosedur yang telah dilakukan untuk melaksanakan program ini sempurna dan berjalan dengan lancar. Pihak mereka berpuas hati dengan setiap hasil kerja yang telah mereka laksanakan. Secara keseluruhannya, kertas kerja ini dilaksanakan dengan baik kerana mempunyai maklumat yang lengkap. Namun begitu, terdapat sedikit penambahbaikan yang perlu dilakukan untuk menjadikan kertas keja ini lebih teratur dan sistematik. Berikut merupakan sedikit kelemahan yang terdapat pada kertas kerja ini.

Pada muka hadapan, tajuk merupakan kertas cadangan bukannya kertas kerja.

Terdapat sedikit maklumat yang berbeza dalam kertas kerja dan pelaopran aktiviti yang dilakukan.

Tujuan ditulis bukan dalam bentuk point.

Kelemahan

Masa program ini tidak dinyatakan dalam kertas kerja tetapi hanya dalam tentatif

Maklumat projek seperti tarikh, tempat dan tema diletakkan dalam sub-point yang sama iaitu pada point ke empat.

Rajah 1 Pada muka hadapan, tajuk merupakan kertas kerja dan bukanlah kertas cadangan. Hal ini kerana kertas cadangan merupakan satu aspek yang berbeza dengan kertas kerja. Kertas kerja merupakan salah satu prosedur yang akan dilaksanakan setelah mendapat kelulusan. Manakala, kertas cadangan pula merupakan satu satu prosedur sebelum kertas kerja. Oleh itu, sesiapa yang diberi tanggungjawab untuk melakukan kertas kerja atau kertas cadangan perlulah berhati-hati dan berwaspada dengan format yang sedia ada.

Dalam sub-point kedua iaitu di bawah tajuk tujuan, setelah kami menelitinya adalah lebih baik jika tujuan tersebut ditulis dalam bentuk point. Hal ini kerana, ianya dapat menyenangkan pihak lain untuk membaca dan mengetahui tujuan sebenar kertas kerja ini dilakukan disamping mengetahui pelaksanaan program ini. Bagi mengelakkan sebarang kekeliruan berlaku, kami mencadangkan agar maklumat-maklumat projek di bawah sub-point keempat diasingkan. Sebagai contoh, meletakkan tarikh, tempat dan tema di bawah sub-point yang berbeza. Selain itu, masa juga perlu dinyatakan dalam kertas kerja ini bukan sahaja pada tentatif program. Hal ini bertujuan agar pihak yang membaca mendapat maklumat yang lebih jelas tentang perjalanan program ini. Di samping itu, pada muka hadapan juga, perlulah melakukan setiap perbezaan mengenai cara penulisannya. Contohnya, font bagi TEMPAT perlulah mempunyai perbezaan sedikit dengan DATARAN TERBUKA INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS KOTA BHARU . Hal ini kerana apabila kami mengkaji kertas kerja ini, kami dapati bahawa perkara ini jelas mengelirukan sesiapa yang membacanya. Kesimpulannya, secara keseluruhannya, kertas kerja ini memuaskan dan hanya memerlukan sedikit penambahbaikan.

3.0 Analisis Minit mesyuarat Minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut. Setiap catatan dalam mesyuarat sangat penting untuk diambil tindakan bagi sesiapa pihak yang terlibat. Minit mesyuarat juga menjadi panduan pelaksanaan. Terdapat kaedah dalam menguruskan minit mesyuarat dengan baik, ianya merangkumi pelbagai cara dalam menulis minit mesyuarat tersebut. Terdapat minit mesyuarat yang kelihatan kemas, rapi, jelas dan ringkas dan ada juga yang berjelajela dan tidak mengikut peraturan dan format. Bagi mewujudkan kesempurnaan dalam mesyuarat,minit mesyuarat perlulah lengkap dan teratur bagi memastikan segala maklumat tersebut diperolehi dengan baik. Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggungjawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.

Kelebihan i) Tiada kerana tiada salinan minit mesyuarat disertakan Jadual 2

Kelemahan i) Tidak terdapat sebarang minit mesyuarat.

3.1 Cadangan Penambahbaikan Dalam kajian ini, kami dapati bahawa program yang dilaksanakan ini tidak mempunyai sebarang minit mesyuarat. Melalui pemerhatian kami, program ini merupakan satu program dikendalikan di bawah jabatan iaitu jabatan Matematik. Setiap perbincangan yang mereka lakukan bersama pensyarah mendapat kata sepakat dan mereka meluluskan program ini tanpa mesyuarat dan hanya dalam bentuk penulisan yang tidak formal. Namun begitu, mereka yang terlibat dalam program ini perlulah membuat minit mesyuarat dalam setiap mesyuarat yang telah mereka adakan. Hal ini kerana, minit mesyuarat akan menjadi bukti yang mereka telah melakukan perbincangan dan bukanlah idea seseorang sahaja. Selain itu, minit mesyuarat juga dijadikan sebagai sumber rujukan kepada pensyarah-pensyarah untuk mengetahui isi kandungan yang telah mereka bincangkan dalam kumpulan tersebut. Bagi mengelakkan kekeliruan tugasan berlaku, pelaksanaan minit mesyuarat ini penting kerana dalam setiap perbincangan yang dilakukan akan ada seseorang yang mengambil tindakan dalam sesuatu tugas. Sekiranya minit mesyuarat ini tidak dilaksanakan, seseorang itu akan bersikap sambil lewa dengan tugasan yang diberi. Hal ini akan menyebabkan program yang telah dirancang tidak dapat berjalan dengan sempurna. Kami mencadangkan agar dalam mesyuarat, mereka membincang tentang pengagihan tugas agar perjalanan program mereka lebih teratur dan sempurna serta setiap tugas diambil tindakan oleh pihak tertentu. Oleh itu, setiap pelaksanaan program perlulah disertakan dengan minit mesyuarat agar menjadikan sesuatu program itu lebih lancar dan sistematik. minit

4.0 Analisis Surat menyurat Surat menyurat adalah komunikasi dua hala yang berlaku dalam sesebuah organisasi. Setiap program yang dijalankan semestinya mempunyai surat menyurat sebagai rekod bertulis yang sangat penting. Semua urusan yag bersifat rasmi juga memerlukan bukti surat menyurat sebagai bukti ampuh yang bakal digunakan sebagai rujukan kelak. Menurut Siti Hajar Abdul Aziz ( 2008 ), surat rasmi ialah kertas yang mengandungi khabar atau maklumat yang dikirimkan untuk bacaan atau perhatian pihak yang lain. Penyediaan surat rasmi hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut : a. Alamat pengirim b. Alamat penerima c. Nombor rujukan d. Tarikh surat e. Tajuk surat f. Pembukaan dan pengakhiran surat g. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran

Rajah di bawah menunjukkan format surat rasmi yang betul dan tepat.

Rajah 2

Setiap program atau aktiviti yang dilaksanakan memerlukan surat menyurat sebagai rekod bertulis. Berikut adalah hasil kajian kami terhadap surat menyurat dalam kajian kes ini : Kelebihan Kelebihan kerana tidak dapat Kelemahan dikenalpasti Kelemahan juga tidak dapat dikenalpasti. untuk Namun begitu, adalah tidak professional jika pihak organisasi tidak menyimpan salinan surat untuk rekod fail dan

tiada

surat

menyurat

simpanan dan rekod persatuan.

kegunaan persatuan. Jadual 3 4.1 Cadangan Penambahbaikan Penambahbaikan yang boleh dilakukan ialah persatuan perlu menyimpan satu salinan bagi setiap surat menyurat sebagai rekod persatuan. Dengan cara yang demikian, jika terdapat sebarang masalah, ahli persatuan boleh merujuk kepada fail persatuan dan melihat semula rekod surat menyurat tersebut. Selain itu, semua rekod surat menyurat mestilah dalam bentuk surat rasmi dan mengikut segala format yang sebenarnya mengikut jenis surat. Contohnya, jenis surat yang sesuai dalam program ini ialah surat meminta kebenaran, surat tempahan, surat jemputan rasmi dan sebagainya. Oleh sebab itu, format surat menyurat juga perlu dititikberatkan agar tidak berlaku kesilapan yang tidak diingini. Surat rasmi mempunyai format yang khusus dan ciri-ciri teknikal yang perlu dipatuhi. Walaupun terdapat pelbagai jenis surat rasmi, namun ciricirinya hampir sama sahaja. Sepucuk surat rasmi sebaik-baiknya hanya menyampaikan satu perkara sahaja. Surat rasmi hendaklah mematuhi prinsip penulisan seperti ketepatan kandungan, maklumat yang hendak disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud, isi kandungan hendaklah ringkas dan surat hendaklah lengkap degan ciri-ciri yang sepatutnya.

10

5.0 Analisis Jawatankuasa Kerja Pameran Inovasi matematik Setiap aktiviti ataupun program mestilah mempunyai ahli jawatankuasa yang terdiri daripada jawatankuasa induk, jawatankuasa kerja, jawatankuasa pelaksana dan lain-lain jawatankuasa yang bersesuaian. Dengan mewujudkan jawatankuasa sebelum menjalankan mana-mana program atau aktiviti, pelaksanaan aktiviti sepanjang program akan lebih teratur dan sistematik. Dalam masa yang sama, pelantikan ahi jawatankuasa yang sepatutnya juga mampu membantu melancarkan perjalanan program dari segi pengurusan masa, tempat dan sebagainya. Pembahagian tugas mengikut perincian dan kehendak program akan membantu melicinkan perjalanan program yang dilaksanakan. Oleh sebab itu, dalam setiap program mahupun aktiviti yang dijalankan, pelantikan ahli jawatankuasa harus dititkberatkan dan tidak harus dipandang enteng kerana ianya memberi impak yang sangat besar. Jika dilihat dan dikaji mengenai Jawatankuasa Kerja Pameran Inovasi Matematik yang dilantik sepanjang usaha untuk melaksanakan program tersebut, terdapat beberapa kelebihan yang dapat diperhatikan, namun, terdapat juga sedikit kelemahan yang dapat dikesan. Meskipun begitu, kelemahan-kelemahan tersebut masih boleh diperbaiki untuk panduan bersama bagi menambahbaikkan pengurusan organisasi.

kelebihan
Jawatankuasa yang teratur dan sistematik

kelemahan
Terlalu ringkas dan kurang lengkap Tiada perincian tugas Jawatankuasa

Matlamat pengurusan

Rajah 3

11

Antara kelebihan yang terdapat dalam jawatankuasa ini ialah jawatankuasa yang teratur dan sistematik. Hal ini dapat dilihat apabila mereka mempunyai Jawatankuasa Induk, Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Pelaksana. Melalui penubuhan ketiga-tiga jawatankuasa ini, dapat dilihat bahawa pihak pengurusan program ini merangka perancangan pelaksanaan mereka dengan teratur dan sistematik ke arah keberkesanan program. Dalam pada itu, dapat dilihat juga bahawa mereka sangat mementingkan pengurusan organisasi yang terbaik melalui penubuhan jawatankuasa ini. Selain itu, kelebihan lain yang dapat dikesan ialah matlamat pengurusan yang jelas. Daripada lampiran jawatankuasa yang disediakan, dapat dilihat bahawa organisasi ini mempunyai matlamat yang ingin dicapai daripada setiap jawatankuasa pelaksana yang dilantik. Hal ini kerana, ahli jawatankuasa yang dilantik mempunyai tanggungjawab masing-masing yang sangat penting bagi melicinkan dan

melancarkan program. Sebaliknya, kelemahan yang dapat dikenalpasti dalam jawankuasa ini ialah penulisan yang terlalu ringkas dan kurang lengkap dari segi butiran. Jawatankuasa yang ditubuhkan agak ringkas dan masih belum lengkap sepenuhnya. Tambahan pula, penulisan jawatankuasa tidak mengikut format yang sebenarnya. Jika dilihat pada Jawatankuasa Induk, pada bahagian penaung, hanya Pengarah IPG KKB ditulis. Pada hemat kami, adalah lebih sesuai dan tepat jika nama pengarah iaitu Tuan Haji Hashim bin Deraman ditulis terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan jawatan yang disandang oleh beliau. Selain itu, jawatankuasa yang dibentuk juga masih belum lengkap di mana jawatankuasa ini tidak mempunyai Penolong Setiausaha serta Penolong Bendahari bagi memudahkan urusan. dalam masa yang sama, perincian setiap tugas bagi jawatankuasa terutama jawatankuasa pelaksana tidak dinyatakan. Hal ini bermakna, ahli jawatankuasa tidak menegetahui dan tidak memahami akan skop tugas mereka secara bertulis. Jika hal ini berterusan, pelaksanaan program akan sedikit terganggu apabila pembahagian tugas dijalankan. Oleh hal yang demikian, adalah lebih wajar jika perincian tugas dinyatakan dan diterangkan dengan jelas.

12

5.1 Cadangan Penambahbaikan Setiap kelemahan dan kekurangan perlulah disertakan dengan

penambahbaikan bagi memantapkan lagi organisasi yang bakal diwujudkan pada masa akan datang. Oleh hal yang demikian, bagi Jawatankuasa Kerja Pameran Inovasi Matematik ini, terdapat beberapa perkara yang perlu ditambahbaikkan untuk manfaat bersama. Antara penambahbaikan yang boleh dibuat ialah secara jelasnya, susunan dan format yang betul untuk penulisan haruslah ditiikberatkan. Misalnya nama Pengarah IPG Kampus Kota Bharu haruslah ditulis bukan sekadar menulis jawatan beliau. Selain itu, pengurusan organisasi tidaklah seharusnya terlalu ringkas. Format

penyusunan jawatankuasa mestilah mengikut hierarki yang sepatutnya, di mana pihak tertinggi berada di puncak hierarki supaya tidak menimbulkan sebarang kekeliruan. Rajah di bawah boleh digunakan sebagai contoh untuk menulis ahli jawatankuasa dalam bentuk carta organisasi bagi memudahkan pembaca untuk mengenalpasti jawatankuasa yang terlibat.

Rajah 4
13

Selain itu, pada pandangan kami, sedikit perincian tentang tugasan bagi setiap ahli jawatankuasa perlulah disertakan bagi memudahkan ahli jawatankuasa merujuk tugas yang perlu dilakukan oleh mereka. Dalam masa yang sama,mereka juga akan lebih faham akan skop tugasan mereka sekaligus melicinkan perjalanan program. Perincian tugas ini boleh dibuat dalam bentuk jadual misalnya bagi memudahkan ahli jawatankuasa memahami tugas-tugas yang bperlu dilakukan oleh mereka. Dalam pada itu, penambahbaikan lain yang boleh dilakukan ialah menubuhkan atau melantik beberapa ahli jawatankuasa ( AJK ) pelaksana yang bersesuaian, mengikut keperluan bagi melicinkan urusan-urusan sepanjang program. Sebagai contoh, AJK Pendaftaran, AJK Persiapan Tempat, AJK Persegaran dan lain-lain yang bersesuaian.

14

6.0 Analisis Laporan Kokurikulum Persatuan Pameran Inovasi Matematik Setelah melaksanakan setiap aktiviti, ahli jawatankuasa perlulah membuat laporan sebagai bukti mereka telah menjalankan aktiviti tersebut. Dalam masa yang sama, laporan ini adalah penting bagi melihat kelebihan dan kelemahan sesebuah program tersebut sekaligus mencari inisiatif untuk menerapkan penambahbaikan ke dalam program tersebut. Dengan cara yang demikian, pelaksanaan dan perjalanan program tersebut dapat dijadikan panduan untuk program-program seterusnya. Tujuan laporan ditulis ialah bagi merakamkan dan merekodkan semua butiran program dan rentetan peristiwa yang berlaku. Laporan hendaklah disampaikan dengan tepat dan mudah difahami, di samping menggunakan butir-butir yang munasabah dan logik. Laporan juga mestilah memuatkan perkara-perkara penting yang mendatangkan faedah dan pengetahuan kepada pembacanya. Berikut ialah aspek yang kami kaji yang terdapat dalam Laporan Kokurikulum Persatuan Pameran Inovasi Matematik : a) Pendahuluan b) Tarikh, hari dan masa c) Tempat d) Bilangan peserta, jurulatih dan pegawai e) Prosedur dan jadual kerja f) Tetamu/dif yang hadir g) Jawatankuasa kerja dan jawatankuasa kecil h) Aturcara dan aktiviti i) Kewangan j) Laporan jawatankuasa kecil k) Maklum balas l) Penutup

15

Setiap aspek dianalisis dan dikaji bagi menegenalpasti kelebihan dan kelemahan bagi laporan ini. Jadual di bawah menunjukkan antara kelebihan dan kelemahan yang berjaya kami kenalpasti secara umumnya. Bil. i. Kelebihan Laporan lengkap dan teratur Laporan yang telah disediakan ini lengkap dengan segala butiran yang diperlukan seperti: a. Butiran lengkap bagi Kelemahan Informasi yang berbeza sedikit antara perbezaan kerja informasi cadangan

pameran ini dengan laporaan ini. Misalnya, program. mengenai Merujuk tentatif tentatif

pelaksanaan program seperti hari, tarikh dan masa b. prosedur dan jadual kerja yang dibuat dalam bentuk grafik c. laporan kewangan dan

program yang terdapat dalam kertas cadangan, pameran ini bermula pada waktu petang iaitu pada pukul2. Namun

perbelanjaan yang sistematik d. laporan setiap jawatankuasa yang lengkap dan terperinci

begitu, dalam laporan yang disediakan, masa pameran ini bermula ialah pada pukul 8

dalam

pada

itu,

setiap

ahli

pagi.

jawatankuasa juga membuat laporan tentang tugasan mereka sebagai

bukti mereka telah melaksanakan tugasan mereka dengan baik.

16

ii.

Mempunyai refleksi program Refleksi program adalah

Kesalahan ejaan sangat Terdapat kesalahan ejaan yang jelas berulang kali. Hal ini

penting bagi melihat keberkesanan dilakukan program. mungkin

disebabkan

penulisan

laporan pada saat-saat akhir ataupun refleksi program telah kecuaian tidak menyemak semula. a. dna, sepatutnya dan b. tearikh, sepatutnya tarikh c. peneysrah,sepatutnya memperbaiki yang pensyarah

disediakan yang merangkumi Antara kesalahan ejaannya ialah : kelebihan, kelemahan program serta penambahbaikan yang bersesuaian penting bagi

kelemahan

dimiliki kesilapan ejaan sedemikian haruslah bagi memastikan kesempurnaan hasil kerja.

sebagai panduan pada masa dielakkan akan datang. iii. Gaya penulisan laporan

yang Kesalahan format penulisan Format penulisan yang salah dapat

sistematik mereka tidak ayat

hanya dikesan apabila perkataan bahasa dalam Inggeris digunakan. Dalam penulisan kertas kerja mahupun laporan ini,

menggunakan

perenggan sahaja.

bentuk grafik dan jadual bagi perkataan bahasa Inggeris haruslah memudahkan dibaca. Oleh laporan sebab ini dicondongkan (Italic). Kesilapan ini itu, dapat dikesan apabila perkataan Clue

laporan ini lebih senang untuk Do ditulis tanpa dicondongkan. dirujuk di samping lebih

menarik untuk dibaca. Jadual 4

17

6.1 Cadangan Penambahbaikan Kelemahan dan kekurangan setiap aspek haruslah dicari jalan

penyelesaiannya ataupun ditambahbaikkan bagi kegunaan dan panduan pada masa akan datang. Oleh hal yang demikian, beberapa

penambahbaikkan yang boleh dilakukan dalam laporan ini ialah gaya penulisan mestilah berdasarkan format yang betul dan tepat. Pertamanya, setiap informasi yang diberikan mestilah yang tepat dan benar supaya ianya tidak mendatangkan kesan pada pelaksanaan program. Selain itu, kesilapan-kesilapan kecil seperti kesalahan ejaan,

perbezaan informasi haruslah dielakkan dengan sebaik mungkin. Hal ini demikian kerana, kesilapan kecil sebegitu boleh mencacatkan kesempurnaan hasil kerja yang telah kita lakukan. Informasi yang tepat juga harus disampaikan supaya tiada sebarang kekeliruan ditimbulkan. Manakala, bagi mendapatkan format yang betul, bahan-bahan yang bersesuaian seperti buku perlulah dirujuk. Dalam masa yang sama, guru pelatih yang ingin menghasilkan laporan perlulah merujuk kepada pensyarah penasihat bagi memastikan mereka menggunakan format yang betul Di samping itu, dalam laporan ini, gambar-gambar perjalanan aktiviti perlulah dikepilkan sebagai lampiran bagi mengukuhkan hujah dan refleksi laporan. Dengan cara yang demikian,laporan ini akan menjadi lebih menarik dan terbukti kebenaran perjalanan program. Setiap ahli jawatankuasa juga haruslah mengepilkan beberapa gambar ataupun video yang berkaitan sepanjang melaksanakan tugasan mereka. Tamsilnya, AJK aktiviti yang melibatkan permainan, mereka perlulah mengepilkan sedikit gambar semasa aktiviti berlangsung.

18

7.0 Analisis Tentatif Program Tentatif program merupakan senarai tarikh, masa serta aktiviti bagi sesuatu program. Tentatif program sama maknanya dengan jadual tentatif, atur cara tentatif atau atur cara sementara. Perjalanan sesuatu program akan menjadi lebih teratur, kemas, dan sistematik dengan adanya tentatif program ini. Setiap ahli dalam persatuan akan mendapat gambaran awal tentang program yang bakal dijalankan melaluinya seterusnya mengelakkan sebarang kekeliruan semasa aktiviti tengah berjalan. Setelah mengkaji tentatif program yang dihasilkan oleh Persatuan Matematik PISMP Semester 6 untuk program Pameran Inovasi Matematik, saya telah mendapati beberapa kebaikan dan keburukan yang ada dalam kerja tentatif tersebut. Perkaraperkara yang dikaji dalam tentatif program yang dianjurkan ini termasuklah;

b) Tarikh

c) Aktiviti d) Gaya penulisan

a) Masa
Tentatif program

Rajah 5

TENTATIF PROGRAM Kelebihan Kelemahan

-Lengkap dengan tarikh, masa, dan -Masa tentatif program dalam kertas perjalanan program kerja berbeza dengan laporan kerja. Jadual 5

19

7.1 Cadangan Penambahbaikan Berdasarkan apa yang sudah dianalisis dalam tentatif program ini, saya mendapati bahawa kesemua perkara yang wajib ada dalam tentatif seperti tarikh, masa, dan aktiviti adalah lengkap. Namun, kelemahan terbesar yang dapat dilihat ialah terdapat perbezaan masa antara tentatif program sebenar dengan tentatif program yang ada dalam laporan kerja persatuan ini. Jelasnya, hal ini boleh menyebabkan kekeliruan semasa penilaian kerja dilakukan oleh pihak berwajib. Oleh itu, pihak yang berkenaan cuma perlu berhati-hati dengan perancangan masa bagi aktiviti. Tentatif program haruslah tetap pengaturan masanya agar kekeliruan tidak terjadi antara ahli dalam persatuan. Sikap suka merujuk kepada contoh yang lebih baik amat diperlukan sebagai satu cara penambahbaikan dalam melaksanakan tugasan. Selain itu, pihak yang bertanggungjawab juga hendaklah selalu menyemak hasil kerja mereka berkaitan tentatif ini supaya setiap pelaporan yang dibuat adalah seiring dengan aktiviti program. Hal ini penting bagi memastikan hasil kerja yang mereka buat boleh diterima baik oleh pihak atasan. Mutu kerja sesuatu program itu bukannya dilihat berdasarkan kesegeraan ataupun kecepatan sesuatu penghasilan kerja tapi kualiti yang dapat dilihat dalam kerja yang telah dibuat berlandaskan usaha yang telah dilakukan dalam organisasi tersebut. Rajah 6 pada muka surat sebelah menunjukkan penulisan tentatif program yang baik. Jika dibandingkan dengan tentatif program yang telah

dibuat oleh persatuan ini, nyatanya ada sedikit perbezaan. Walaupun keduaduanya terdapat elemen-elemen penting yang perlu dalam tentatif program, namun di sini kita dapat melihat bahawa contoh tentatif dalam Rajah 6 di bawah yang lebih menarik dan jelas.

20

Rajah 6

21

8.0 Analisis Anggaran Perbelanjaan Belanjawan Umumnya dalam anggaran belanjawan bagi mana-mana kertas kerja program, ada tiga perkara yang wajib dinyatakan iaitu pendapatan, perbelanjaan, dan jumlah keseluruhan. Pendapatan di sini bermaksud jumlah hasil wang yang pasti atau bakal diperolehi oleh penganjur program. Semua hasil tersebut hendaklah ditaksir anggaran nilainya. Perbelanjaan pula bermaksud hasil yang dijangka diperolehi dari anggaran pendapatan tadi setelah digunakan sebelum bermulanya program sehingga selepas tamatnya program tadi. Perbelanjaan ini bergantung dengan keutamaan bahagian-bahagian AJK pelaksana. Semua perbelanjaan, seboleh yang mungkin, hendaklah tidak melebihi jumlah pendapatan, iaitu mengalami defisit. Jika ada baki, maka pengurusan baki ini terpulang dengan situasi atau keadaan penganjur. Berikut merupakan hasil kajian saya mengenai anggaran belanjawan yang telah disediakan oleh persatuan ini.

b) Perbelanjaan a) Pendapatan
Anggaran perbelanjaan

c) Jumlah keseluruhan

Rajah 7

ANGGARAN PERBELANJAAN BELANJAWAN Kelebihan -Lengkap dengan pendapatan kewangan, permohonan alatan, serta keseluruhan perbelanjaan. Jadual 6 Kelemahan -Perbelanjaan bagi cenderahati tidak dinyatakan .

22

8.1 Cadangan Penambahbaikan Setelah kami meneliti anggaran perbelanjaan belanjawan yang telah dihasilkan oleh persatuan ini, kesemua benda yang wajib ada iaitu pendapatan, perbelanjaan, serta jumlah keseluruhan sudah tersedia dalam anggaran ini. Namun, terdapat satu kekurangan dari aspek perbelanjaan. Pihak yang terlibat gagal menyatakan jumlah perbelanjaan bagi cenderahati dalam anggaran perbelanjaan mereka. Oleh itu, ahli jawatankuasa yang telah ditugaskan untuk pengurusan hadiah haruslah peka dengan kerja mereka. Mereka harus menyatakan serta melaporkan jumlah wang yang diperlukan dalam anggaran perbelanjaan mereka agar bajet yang

diperuntukkan untuk perbelanjaan cenderahati adalah tepat dan tidak lari daripada anggaran yang telah dibuat. Jika dilihat, mungkin masalah ini kelihatan kecil, namun kesilapan ini mampu membuatkan program yang dijalankan kecundang akibat kekurangan bajet. Masa dan tenaga boleh terbazir begitu sahaja sekiranya pihak yang berwajib mengambil remeh tentang anggaran perbelanjaan ini. Sebagai satu contoh, Rajah 8 merupakan cara penulisan anggaran perbelanjaan yang lebih tepat.

23

Rajah 8

24

9.0 Analisis Buku Program Buku program mengandungi maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan teliti dan sempurna. Segala butiran yang akan diletakkan dalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak semula dan perlu diluluskan oleh ketua sesuatu organisasi. Peranan buku ini sangat penting dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan. Buku ini juga digunakan dalam majlis-majlis peringkat dalaman seperti Majlis Pengucapan Puisi Sekolah. Jadual dibawah merupakan hasil yang saya dapat setelah menganalisis buku program untuk pameran ini. Antara perkara-perkara yang dianalisis ialah;

d) Senarai jawatankuasa c) Lagu tema

e) Senarai peserta f) Aturcara majlis

b) Lagu rasmi

g) Sejarah ringkas majlis

a) Kata-kata aluan

Buku program

h) Penghargaan dan autograf

Rajah 9

25

BUKU PROGRAM Kelebihan Kelemahan

i. Terdapat sedikit maklumat tentang i. Ketiadaan kata-kata aluan, senarai aktiviti dalam program peserta, aturcara program, lagu rasmi, dan lagu tema ii. Disertakan dengan objektif program iii. Lengkap dengan ii. Terdapat kesalahan kecil dalam ejaan

penghargaan, iii. Masa dalam buku program berlainan dan sejarah dengan tentatif program dalam laporan

senarai

jawatankuasa,

ringkas berkaitan program Jadual 7 9.1 Cadangan Penambahbaikan Buku program yang dibuat oleh persatuan ini sudah cukup baik, kerana hampir semua perkara wajib yang perlu ada dalam buku program ada

kelihatan di dalamnya, seperti senarai jawatankuasa, penghargaan, dan sejarah ringkas program. Namun, terdapat sedikit kesilapan dalam buku program ini. Antara kesilapan-Kesilapan yang ada dalam buku program ini termasuklah ketiadaan perkara asas yang perlu ada dalam buku program seperti kata-kata aluan, senarai peserta, dan aturcara program, lagu tema, dan lagu rasmi. Perkara-perkara seperti ini mampu mencacatkan sesuatu program. Oleh itu, pengerusi program haruslah memastikan ahli-ahli yang dilantik untuk tugasan membuat buku program mestilah terdiri daripada mereka yang arif dan tahu tentang protokol-protokol yang betul dalam menghasilkan buku program. Selain itu, terdapat juga kesalahan ejaan seperti perkataan rekreasi dieja menjadi reakreasi. Kesempurnaan sesuatu majlis itu bukannya dilihat kepada aspek-aspek yang besar sahaja. Aspek-aspek kecil juga akan dilihat. Oleh itu, mereka yang sepatutnya memeriksa buku program ini haruslah peka dan tidak ambil remeh benda seperti ini.

26

Kemudian, buku program ini juga silap dari segi penulisan masa berlangsungnya majlis. Sekiranya ahli-ahli yang pihak yang

bertanggungjawab membuat buku program terlepas pandang akan aspekaspek sebegini, ketua ataupun pengerusi persatuan itu sendiri boleh menyemak untuk kali terakhir buku program tersebut agar aktiviti yang dijalankan sentiasa sempurna. Rajah 10 merupakan contoh buku program yang baik.

Rajah 10.1

27

Rajah 10.2

28

10.0 Analisis Video Temuramah Dalam kajian kes ini, kami sekumpulan telah menemuramah seorang pensyarah yang terlibat dalam program ini iaitu ketua jabatan Matematik sendiri, Pn. Mahany binti Awang. Beliau merupakan salah seorang yang telah menberikan tugasan ini kepada pelajar semester 6 ( 2011 ). Menurut beliau, program ini merupakan untuk membuka minda para pelajar untuk membuat suatu aktiviti yang kreatif yang bersesuaian dengan pelajar sekolah rendah. Hal ini kerana, setiap aktiviti yang mereka lakukan dapat diaplikasikan semasa praktikum mereka pada semester 7 kelak.

Kami

sekumpulan

telah

menemuramah

beliau

dengan

bertanyakan

pandangan atau pendapat tentang keseluruhan program. Menurut Pn. Mahany, kesemua pelajar dapat menghasilkan satu seni yang dikaitkan dengan inovasi. Mereka akan mengubahsuai sesuatu aktiviti agar bersesuaian dengan matematik sekolah rendah. Secara keseluruhannya, program ini berjalan lancar dan mendapat sambutan daripada pelajar IPGKKB. Menurut beliau juga, program ini merupakan satu kursus wajib kepada sesiapa sahaja pada semester 6 tetapi cara pelaksanaan projek dan temanya akan berubah-ubah setiap tahun.

29

Setelah itu, kami telah didengarkan tentang kebaikan yang terdapat daripada program yang telah dilaksanakan. Salah satu daripadanya ialah program ini dapat menghasilkan satu kaitan matematik dalam kehidupan seharian. Mereka telah menggunakan satu permainan untuk menjadikan ianya satu aplikasi matematik seterusnya berlakulah inovasi antara seni dalam matematik dan permainan yang telah dicipta oleh para pelajar. Terdapat satu kelemahan pada program ini iaitu, salah satu kumpulan yang telah mencipta aktiviti permainan tidak menepati kesesuaian utama kepada pelajar sekolah rendah. Hal ini keran permainan tersebut merupakan aras tinggi dan hanya sesuai kepada pelajar IPG dan menurut Pn. Mahany, beliau berharap agar pelajar akan melakukan satu inovasi terhadap seni dalam matematik yang besesuaian dengan tahap pemikiran sekolah rendah agar dapat dipraktikkan di dalam kelas pada praktikum yang akan datang. Beliau telah menegaskan bahawa tujuan utama program ini dilakukan adalah untuk menjadikan pelajar lebih berfikir bagaimana caranya mengendalikan kurikulum peringkat rendah di sekolah. Selain itu, beliau juga menyatakan bahawa program ini bukanlah satu inovasi tetapi satu seni dalam metematik yang telah diinovasikan dan maksud inovasi di sini ialah satu pembaikan daripada aktiviti permainan yang sedia ada. Kesimpulannya, secara keseluruhan projek ini termasuklah kertas kerja dan prosedurnya mencapai tahap yang diletakkan oleh jabatan matematik. Mereka telah melaksanakan dengan menarik dan telah mendapat sambutan baik daripada pelajar lain IPGKKB. Dengan ini, kami akan sertakan CD yang terdapat butir perbualan kami bersama Pn. Mahany binti Awang.

30

11.0 Analisis Aktiviti Pameran Inovasi Matematik ini mengadakan beberapa pameran yang melibatkan seni dalam matematik. Namun begitu, kertas kerja ini hanya memfokuskan kepada satu aktiviti yang diberi nama Upin Clue Ipin Do. Maklumat permainan ini juga telah dilampirkan di dalam kertas kerja bagi memudahkan semua urusan. Gaya penulisan maklumat permainan ini sudah lengkap, namun begitu masih terdapat sedikit kelemahan yang masih boleh diperbaiki bagi memastikan ianya lebih mantap. Bil. i. Maklumat teratur Segala maklumat yang ditulis dalam lampiran adalah Kelebihan permainan jelas dan Matlamat Kelemahan permainan tidak

dinyatakan dengan jelas perlukan matlamat yang jelas. Dalam lampiran ini, tidak maklumat matlamat dinyatakan. adalah bagi

lengkap dan mudah difahami. Contohnya, maklumat tentang cara dan peraturan permainan. senarai dengan alatan juga ditulis bagi urusan

permainan permainan Matlamat sangat memastikan aktiviti tersebut.

permainan penting

lengkap

keberkesanan permainan

memudahkan pelaksanaan.

atau

Ilustrasi disediakan untuk cara dan peraturan permainan.

Dengan cara demikian, arahan yang diberikan secara bertulis ini dapat difahami. ii. Kesilapan gaya tulisan Terdapat sedikit kekurangan dan

kecuaian apabila perkataan bahasa Inggeris digunakan. Hal ini jelas dilihat apabila perkataan tersebut tidak

dicondongkan. Misalnya, perkataan giant dice. Jadual 8


31

11.1 Cadangan Penambahbaikan Kesilapan-kesilapan kecil seperti gaya penulisan haruslah dititikberatkan supaya ianya tidak mencacatkan hasil kerja. Penambahbaikan yang boleh dilakukan bagi menyampaikan maklumat permainan ini ialah dengan menulis cara dan peraturan permainan dalam bentuk jadual. Hal ini dapat membantu pembaca untuk memahami cara dan peraturan permainan dengan lebih mudah dan ringkas. Dalam pada itu, matlamat dan objektif permainan perlulah dinyatakan dengan jelas supaya tidak menimbulkan kekeliruan. Dalam masa yang sama, cara permainan juga perlu dinyatakan dengan lebih mendalam dan lebih ringkas supaya ianya mudah difahami. Selain itu, pada pandangan kami, ilustrasi yang disediakan agak kurang menarik. Oleh hal yang demikian, ilustrasi yang disediakan haruslah lebih menarik. Tamsilnya, dalam permainan ini, kartun Upin dan Ipin digunakan. Oleh hal yang demikian, gambar kedua-dua watak dalam kartun tersebut dapat digunakan untuk membuatkan arahan permainan lebih menarik.

32

12.0 Penutup Kesimpulannya, hasil kerja yang telah disediakan oleh Persatuan Matematik PISMP Semester 6 sudah cukup baik bagi sesuatu program. Kekurangan yang ada tidaklah begitu ketara kerana lebih banyak kebaikan yang dapat dilihat berbanding keburukan dalam hasil kerjanya. Namun begitu, kesempurnaan bagi sesuatu program itu haruslah dicapai secara berperingkat. Oleh itu, beberapa idea berkenaan penambahbaikan bagi setiap kelemahan dalam hasil kerja telah dibuat. Usaha ini sememangnya dapat membantu kearah pelaksanaan kerja yang mempunyai mutu kualiti yang tinggi. Oleh kerana sekolah amat menggalakkan pelaksanaan aktiviti sebegini, kerjakerja awal yang perlu dibuat seperti pembikinan kertas kerja amat perlu dititikberatkan penulisannya. Setiap ahli jawatankuasa yang terlibat haruslah peka dan lebih teliti dalam menjalankan tugas mereka masing-masing. Nadi sesuatu projek itu ialah kerjasama serta ketelitian setiap ahli yang terlibat dalam menjalankan tugas. Sekiranya pengurusan yang diberikan mantap, maka lancarlah perjalanan program yang dianjurkan itu.

33