Analisa Proses Bisnis

Pengantar

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Tujuan MK Analisa Proses Bisnis

Mampu mengidentifikasi, menggambarkan dan menganalisa proses bisnis secara logis dan sistematis.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Tujuan Kuliah Minggu 1

Dapat mendeskripsikan konsep dasar proses bisnis.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Pembuka
Semua perbuatan perang dan bisnis dalam hidup ini, adalah usaha untuk mencari apa yang Anda tidak ketahui dengan apa yang Anda lakukan (Arthur Wellesley, Duke of Wellington) Dengan mengetahui diri Anda sendiri dan musuh Anda, dalam ratusan pertempuran Anda tak akan pernah takut. Bila Anda tidak mengetahui musuh Anda, kesempatan menang dan kalah adalah sama. Dan bila Anda tidak mengetahui satu pun, dapat dipastikan Anda akan dalam kondisi berbahaya dalam setiap pertempuran. (Sun Tzu, The Art of War)
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Pilar-Pilar Organisasi

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Latar Belakang
Tingkat kegagalan Proyek IT yang tinggi. Kesalahan pendekatan rekayasa sistem informasi. Proyek IT sedikit banyak akan mengakibatkan perubahan dalam organisasi.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Pendekatan Terstruktur dapat Meminimalkan Resiko

Karakteristik pendekatan terstruktur:
Modular Arsitektur terbuka Dapat disesuaikan untuk memenuhi proyek IT tertentu.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Metode untuk Menyeimbangkan Pilar-Pilar Organisasi

Model tim berfokus pada siapa yang merupakan anggota organisasi yang terlibat dalam perubahan. Model proses mendeskripsikan apa aktivitas yang harus diambil oleh organisasi untuk sukses terhadap perubahan teknologi. Model resiko berfokus pada mengapa resiko harus diperkecil untuk menjamin kesuksesan perubahan yang terjadi.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Definisi Proses
Sekumpulan aktifitas kerja yang seling berkaitan, dan tiap daripadanya memiliki input dan output.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

4 Fungsi Utama Proses

Titik Pemberhentian Didefinisikan sebagai input dan output. Transformasi Didefinisikan sebagai perubahan yang terjadi. Umpan Balik Didefinisikan sebagai aktifitas transformasi untuk memodifikasi, atau membenahi, sehinga atribut output yang diinginkan tetap terjaga. Dapat Diulang Didefinisikan sebagai sesuatu yang dapat dieksekusi dengan cara yang sama (repeatable) dan menghasilkan output yang sama (consistent).
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Titik Pemberhentian
Input Dapat berupa peralatan, material, metode, atau lingkungan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dan jasa dari proses. Output Berupa produk atau jasa sebagai hasil dari proses. Pelanggan Pengguna dari produk atau jasa yang dihasilkan oleh proses. Pelanggan utama merupakan alasan utama keberadaan proses dan merupakan batasan akhir atau cakupan dari proses. Kondisi Katalis Besifat independen dan merupakan kondisi yang memicu dimulainya proses. Kondisi katalis merupakan batasan insialisasi dari proses.
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Transformasi
Fisikal Perubahan bentuk atau fisik secara nyata. Lokasional Pergeseran atau perpindahan lokasi atau tempat. Transaksional Perubahan transaksi atau konseptual secara tak nyata.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Umpan Balik
Kebutuhan dan harapan pelanggan Atribut-atribut dari output proses, seperti produk dan jasa, yang dibutuhkan pelanggan. Target pelanggan tertentu Translasi kebutuhan dan harapan pelanggan ke karakteristik-karakteristik tertentu dan dapat dikuantisasi, yang dapat digunakan untuk mengarahkan kualitas dari produk atau jasa. Suara pelanggan Mekanisme umpan balik yang mengukur kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa. Digunakan untuk mempelajari apakah output proses telah memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Target proses tertentu Obyektifitas, tujuan, dan target yang harus dicapai oleh proses untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. Target-target ini merepresentasikan suatu translasi langsung dari target pelanggan tertentu. Suara proses Menyediakan informasi dimana proses dapat diukur dan dievaluasi terhadap target proses tertentu. Menyediakan informasi sebelum pelanggan menerima produk atau jasa. STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Karakteristik Proses
Kepemilikan yang didefinisikan dengan jelas. Pemilik proses, baik individual atau tim, bertanggung jawab pada pekerjaan, biaya, kualitas dan jadual. Pemilik proses adalah pengelola proses untuk mencapai target standar, dan memiliki otoritas untuk mengubah proses untuk mempertahankan output yang diharapkan. Batasan Transaksional yang paling sulit. Spesifikasi output dari proses transaksional mungkin saja tidak benar-benar merefleksikan kebutuhan pelanggan. Spesifikasi input mungkin tidak dapat menghasilkan spesifikasi output yang diharapkan dengan proses yang ada. Kapasitas Kapasitas adalah rata-rata output suatu proses. Dokumentasi Sebagai catatan, referensi pengukuran proses, dasar perubahan, alat bantu dan referensi pengguna proses Kendali Mengatur kualitas kerja, atau menyediakan umpan balik. Kendali ditetapkan untuk mengelola variasi natural yang terjadi dalam proses fisikal.
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Karakteristik Proses (Lanjutan)

Efektifitas Efektifitas berbeda dengan umpan balik, dimana efektifitas mengukur umpanbalik terhadap tujuan proses. Pengukuran efektifitas eksternal harus merefleksikan kebutuhan pelanggan. Pengukuran efektifitas internal harus merefleksikan kebutuhan pelanggan internal maupun eksternal. Berikut beberapa gejala terjadinya ketidakefektifan proses: (1) komplain pelanggan, (2) ketidakkonsistenan kualitas output, (3) kurangnya perhatian terhadap kualitas output, (4) tidak adanya sistem koreksi, (5) kurangnya ketertarikan pada pelanggan, dan (6) waktu yang lama dalam memperbaiki masalah.
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Karakteristik Proses (Lanjutan)

Efisiensi Efisiensi adalah suatu pengukuran output terhadap sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Merefleksikan seberapa produktif operasi internal dan bagaimana sumber daya digunakan secara efektif dalam proses. Pengukuran efisiensi tradisional adalah rasio output terhadap kapasitas proses. Beberapa gejala ketidakefisienan proses: (1) terdapatnya inspeksi yang terlalu banyak, (2) aktifitas yang redudansi, dan tidak perlu, (3) aksi koreksi, seperti kerja ulang dan rekonsiliasi yang berlebihan, (4) masalah suplier, misal kurang berkualitas atau pengiriman yang sering terlambat, dan (5) biaya yang berlebihan untuk aktifitas-aktifitas yang bernilai tambah, misal biaya produksi.
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Karakteristik Proses (Lanjutan)

Adaptabilitas Adaptabilitas menunjukan kemampuan proses untuk menyesuaikan atau berubah baik dalam hal teknologi ataupun output. Adaptabilitas mencakup respon suatu proses dalam melakukan perubahan kondisi, seperti kebutuhan output, hambatan internal, dan kualitas input. Suatu proses dikatakan dapat beradaptasi bila proses dapat diubah untuk memenuhi kebutuhan baru tanpa suatu modifikasi yang berarti. Pengukuran Pengukuran menyediakan basis statistik untuk pengendalian aliran kerja dan pengelolaan variasi. Pengukuran menyediakan dasar dalam meberikan umpan balik. Pengukuran yang terus-menerus dilakukan dalam tiap proses yang dikelola dengan baik, karena mereka melakukan verifikasi apakah produk telah memenuhi spesifikasi.
STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Karakteristik Proses (Selesai)

Aksi Koreksi Aksi koreksi adalah aksi yang dibutuhkan untuk mengkoreksi variasi natural dalam proses. Umpan balik dan aksi koreksi adalah jantung dari kendali proses, tanpa mereka, proses kehilangan kemampuannya untuk dapat diulang, kualitas, dan konsistensi.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006

Terimakasih
Jangan berorientasi pada kesempurnaan, karena kesempurnaan adalah sesuatu yang statis. Berorientasilah pada keseimbangan, karena tak ada yang sempurna di dunia ini.

STIKOM - Romeo, S.T. 2006