Lecia 4.

Introducerea diferitelor tipuri de date

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Obiectivele leciei: n aceast lecie vei nva s introducei diferite tipuri de date n foile de calcul din aplicaia Excel.

Tipurile de date
Pentru a crea o foaie de calcul care s poat fi utilizat, trebuie s introducei date n celulele din interiorul ei. Tipurile de date pe care le putei introduce sunt: Text; Cifre; Data (calendaristic); Ora; Formule; Funcii. n aceasta lecie vei nva s introducei text, cifre, data si ora. n leciile 12, 13 si 14 vei nva s introducei formule i funcii.

Introducerea textului
Textul este o combinaie de litere, cifre i spaii. n configuraia prestabilit, textul este aliniat automat la stnga, n interiorul celulei. Pentru a introduce text ntr-o celul: Executai clic pe celula n care dorii s introducei textul. Introducei textul. Pe msur ce scriei, textul apare n celul i pe bara de formule, ca n figura 4.1. Apsai tasta Enter. Textul introdus va aprea n celul, aliniat la stnga. (Putei s apsai i tasta Tab sau o tasta cu sgeata pentru a introduce textul i a trece la alta celul.) Daca ai fcut o greeal i vrei s renunai la datele introduse, apsai tasta Esc.
Capete de coloana Capete de rnd Cnd introduceti textul ntr-o celul... ... acesta apare i pe bara de formule

Dar nu ncape! Pentru a lrgi o coloana i a putea vedea toate datele pe care le conine, Figura 4.1 Datele pe care le introducei apar i pe bara de formule, n timp ce scriei.

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date plasai indicatorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloana din partea de sus a foii de calcul. Apoi executai dublu clic pe chenarul din dreapta al coloanei pe care vrei sa o lrgii pentru a vedea toate datele. n lecia 18 vei gsi mai multe informaii n acest sens. Numere scrise ca text. Putei s introducei un numr care sa fie interpretat ca text (de exemplu, un cod potal). Pentru aceasta, plasai n faa intrrii un apostrof , ca n 46220. Acest semn reprezint un prefix pentru aliniere, care i cere programului Excel s trateze caracterele urmtoare ca pe un text, i s le alinieze la stnga n celul.

Introducerea textului n capetele de coloan i de rnd

Datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane i de rnduri. Capetele coloanelor apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rndurilor sunt plasate n partea stng a foii de calcul, de regula n coloana A. Capetele coloanelor arat semnificaia numerelor cuprinse n fiecare coloan. De regul, etichetele coloanelor indica perioadele de timp cum ar fi ani, luni, zile etc. Capetele rndurilor arata ce reprezint numerele din fiecare rnd. De regul, capetele rndurilor conin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajailor sau ncasrile i cheltuielile din buget. Cnd introducei textul unui cap de coloana, apsai tasta Tab n locul tastei Enter pentru a trece de la o celul la alta. Cnd introducei textul pentru capetele rndurilor, folosii n schimb tasta cu sgeata orientat n jos. Introducerea unor date similare pentru capetele de tabel Cnd trebuie sa introducei date similare (cum ar fi o serie de luni sau ani) ca i capete pentru coloane sau rnduri, exista o metoda pentru a o face mai rapid. Vezi seciunea Introducerea unei serii cu funcia AutoFill din aceasta lecie, unde vei gsi informaii n aceast privin.

Adugarea unor comentarii la celule

Putei folosi pentru celule comentarii n care s includei informaii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul. De exemplu, putei preciza aici scopul unei anumite formule sau datele pe care trebuie s le actualizai. Dup ce creai un comentariu, putei s l citii oricnd dorii. Pentru a aduga un comentariu la o celul, efectuai paii urmtori: Selectai celula n care vrei s adugai un comentariu. Deschidei meniul Insert i selectai Comment, sau executai clic pe butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing. Introducei comentariul, ca n exemplul din figura 4.2. Executai clic n afara celulei. n colul din dreapta-sus al celulei va aprea un triunghi rou, care indic faptul c celula conine un comentariu. Pentru a citi ulterior comentariile, plasai indicatorul mouse-ului pe o celul care are un punct rou n colul din dreapta-sus. Excel va afia comentariul.

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Introducei comentariul aici Executai clic n afara celulei, pentru a aduga comentariul

Figura 4.2 Adugarea unui comentariu la o celul. Pentru a edita un comentariu, selectai celula care l conine i apoi folosii comanda Insert, Edit Comment. Efectuai modificrile, apoi executai clic n afara celulei pentru a le salva. Pentru a terge un comentariu, executai clic pe celul, selectai Edit, Clear, apoi selectai Comments.

Introducerea cifrelor
Numerele pe care le vei introduce pot conine caracterele numerice 0 - 9 i urmtoarele caractere speciale: + - / ., ( ) $ %. Asta nseamn c putei include virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent i paranteze, mpreun cu valorile pe care le introducei. Dei putei s includei i semne de punctuaie atunci cnd introducei datele, nu este obligatoriu s o i facei. De exemplu, in loc s scriei nite sume n dolari pe o coloan i s includei i semnul dolarului, virgule i puncte zecimale, putei s scriei direct numerele, de exemplu 700 sau 81295, iar apoi s formatai coloana folosind opiunea de formatare pentru valut. Excel va transforma valorile introduse n $700.00 i $81,295.00 sau in $700 i $81295, n funcie de numrul zecimalelor specificate de dumneavoastr. n lecia 15, vei gsi mai multe informaii in aceasta privina. Pentru a introduce un numr: Executai clic pe celula n care vrei s introducei numrul. Introducei numrul. Pentru a introduce un numr negativ, plasai n faa lui un semn minus, sau trecei-l ntre paranteze. Pentru a introduce o fracie, plasai naintea ei un 0, de exemplu 0 1/2. (n caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o dat calendaristic). Apsai tasta Enter, iar numrul introdus va aprea n celul aliniat la dreapta. # # # # # # # Dac introducei un numr i el apare n celul n aceast

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date form (# # # # # # #) sau n aceasta form 7.78E+06, nu va facei probleme numrul este tot acolo; numai c celula nu este suficient de lat pentru ca numrul s poat fi afiat n ntregime. Pentru a rezolva problema, folosii capetele de coloana din partea de sus a foii de calcul i executai dublu clic pe partea dreapt a chenarului coloanei. Coloana va fi lit pentru ca i cea mai lung intrare s poat fi afiat n ntregime. Citii lecia 18 pentru informaii suplimentare.

Introducerea datei i a orei

Putei s introducei data i ora n diferite formate. Cnd introducei data folosind formatul prezentat n tabelul 4.1, Excel o convertete ntr-un numr ce indica numrul de zile care s-au scurs de la 1 ianuarie 1900 pana la data respectiva. Chiar daca nu vei vedea acest numr (Excel afieaz data n formatul obinuit), valoarea va fi folosita de fiecare data cnd vei utiliza n calcule data calendaristic introdus. Apropo facilitatea prin care datele introduse sunt formatate automat, n funcie de modul n care le introducei, se numete AutoFormat. Tabelul 4.1 Formate acceptate pentru data si ora Format Exemplu M/D 4/8 M - YY 4 - 58 MM/DD/YY 4/8/58 sau 04/08/58 MMM-YY Jan-92 MMMMMMMMM-YY September-93 MMMMMMMMM DD, YYYY September 3, 1993 DD-MMM- YY 28-Oct-91 DD-MMM 6-Sep HH:MM 16:50 HH:MM:SS 8:22:59 HH:MM AM/PM 7:45 PM HH:MM:SS AM/PM 11:45:16 AM MM/DD/YY HH:MM 11/8/80 4:20 Pentru a introduce data sau ora, efectuati paii urmtori: Executai clic pe celula n care vrei s introducei data sau ora. Scriei data sau ora folosind formatul pe care l dorii pentru afiarea lor. Putei s folosii liniue de unire (-) sau bare (/) la introducerea datei. Apsai tasta Enter. Daca Excel recunoate intrarea ca fiind o data sau o or, aceasta va aprea aliniat la dreapta n celul. Daca Excel nu o recunoate, ea va fi tratat ca text i aliniat la stnga. Dac introducei o coloana de date, putei s specificai mai nti formatul dorit pentru data. Apoi, cnd introducei datele, Excel le va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. De exemplu, s presupunem c v place formatul MMMMMMMMM DD, YYYY. n loc s scriei integral fiecare dat n parte, putei s selectai formatul respectiv pentru coloan i apoi s scriei 9/3/98, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta September 3, 1998. Pentru a formata o coloana, executai clic pe capul coloanei pentru a o selecta. Apoi, deschidei meniul Format i selectai Cells. n eticheta

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date Numbers, selectai formatul dorit pentru dat. (Citii lecia 5 pentru informaii suplimentare). Nu e suficient de lat. Dac introducei o dat lung i este afiat n celul prin semnul (#), Excel ncearc s v spun c pentru a afia intrarea, limea coloanei nu este suficient. Zi sau noapte? Dac nu scriei AM sau PM dup fiecare or introdus, Excel presupune c folosii formatul de 24 de ore; ca atare, 8:20 se presupune a fi antemeridian (AM). Dac de fapt vrei sa fie PM, scriei ora n forma 8:20 PM (sau 8:20 p, daca vrei sa folosii o forma scurt. Reinei c trebuie s introducei un spaiu intre or i particulele AM sau PM.

Copierea rapid a intrrilor

Putei s copiai din celule alturate o intrare existent, efectund paii urmtori: Executai clic pe marcajul de completare al celulei al crei coninut vrei s l copiai. Tragei marcajul de completare n jos sau spre dreapta pentru a copia datele n celulele alturate (vezi figura 4.3). Va apare o csua care va arta exact ce date sunt copiate n celelalte celule.

Marcaj de completare (fill handle)

Csua v arat ce copiai

Figura 4.3 Tragei marcajul de completare pentru a copia coninutul i atributele de formatare n celulele alturate. n cazul n care copiai un numr, o lun sau alt obiect care poate fi interpretat ca serie (cum ar fi January, February etc.), dar nu vrei s creai o serie ci numai s copiai exact coninutul celulei respective inei apsat tasta Ctrl atunci cnd tragei marcajul de completare. Copierea intre foile de calcul. Putei s copiai coninutul celulelor dintr-o foaie de calcul n alta, sau n mai multe foi de calcul din registrul de calcul.

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date Mai nti, selectai foaia (foile) de calcul pe care vrei s o (le) copiai, executnd clic pe eticheta (etichetele) corespunztoare, n timp ce inei apsat tasta Ctrl. Apoi, selectai celulele pe care vrei s le copiai (vezi lecia 5). Deschidei meniul Edit, selectai Fill, apoi Across Worksheets. Apoi, selectai All (pentru a copia att coninutul celulelor, ct i atributele de formatare), Contents sau Formats, dup care executai clic pe OK.

Introducerea unei serii cu funcia AutoFill

Introducerea seriilor (cum ar fi 1994, 1995, 1996 i 1997) este asemntoare cu copierea coninutului celulelor. Cnd tragei marcajul de completare al celulei de origine, funcia AutoFill lucreaz n locul dumneavoastr, interpretnd prima intrare i completnd seria pe baza acesteia. De exemplu, dac scriei 1994 intr-o celul, apoi tragei marcajul de umplere al celulei peste celule adiacente, vei crea seria 1994, 1995, 1996 etc. Cnd efectuai tragerea, csua care apare pe ecran va arta exact ce copiai, astfel nct s va putei opri in celula corespunztoare, pentru a crea exact seria dorit.

Introducerea unei serii personalizate

Dei funcia AutoFill este foarte potrivit pentru crearea unei serii scurte de intrri, pot exista situaii cnd trebuie s avei un control superior asupra situaiei. Excel poate realiza mai multe tipuri de serii, dup cum se poate vedea din tabelul 4.2. Tabelul 4.2 Serii de date Serie Intrare iniial Seria rezultat Liniar 1,2 1, 2, 3, 4 100, 99 100, 99, 98, 97 1,3 1, 3, 5, 7 Aritmetic 10, 20 10, 20, 30, 40 10, 50 10, 50, 90, 130 De date Mon, Wed Mon, Wed, Fri Feb, May Feb, May, Aug Qtr1, Qtr3 Qtrl, Qtr3, Qtrl 1992, 1995 1992, 1995, 1998 n principiu, vei furniza dou intrri ca model pentru seria din celulele alturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei. Iat cum trebuie procedat: Introducei prima valoare ntr-o celul. Trecei n a doua celul i introducei a doua valoare din serie. Selectai ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele. (Vezi lecia 6 pentru informaii suplimentare.) Excel va selecta celulele. Tragei marcajul de completare peste cate celule este necesar. Excel va calcula seria i va completa celulele selectate cu valorile corespunztoare, ca n figura 4.4.

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date

Introducei primele dou valori din serie Tragei marcajul de completare pentru a completa seria

Figura 4.4 Tragei mouse-ul pentru a crea seria.

Introducerea datelor care se repeta, cu funcia AutoComplete

Cnd introducei primele litere ale unei intrri, funcia AutoComplete poate completa n mod inteligent intrarea pe baza intrrilor pe care le-ai oferit deja in acea coloana. Funcia AutoComplete

Lecia 4. Introducerea diferitelor tipuri de date poate fi folosit numai pentru date introduse in coloane, nu i pe rnduri. De exemplu, dac dorii s introducei numele arilor de origine pentru o serie de produse, scriei numele arii o data, iar data viitoare ncepei doar s introducei numele respectiv. Funcia AutoComplete va completa restul n locul dumneavoastr. n configuraia prestabilit, funcia AutoComplete este ntotdeauna activat, astfel nct nu trebuie s o selectai. Daca v incomodeaz n timpul lucrului, o putei dezactiva folosind comanda Tools, Options. Executai clic pe eticheta Edit i apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva opiunea. Pentru a vedea cum lucreaz funcia AutoFormat, efectuai paii urmtori: Scriei England ntr-o celul i apsai tasta cu sgeata n jos pentru a trece la celula urmtoare. Scriei Spain i apsai din nou tasta cu sgeat. Apoi, scriei Italy i apsai tasta cu sgeat. Scriei din nou e, i n celul va aprea England. Apsai tasta Enter pentru a accepta intrarea. (n mod similar, cnd vei scrie din nou i sau s, n celule va aprea Italy sau Spain.) Pentru a vedea o lista cu intrrile din AutoComplete, executai clic cu butonul din dreapta pe urmtoarea celul i selectai Pick From List din meniul de comenzi rapide. Excel v va arta lista de intrri PickList (n ordine alfabetic), creat n mod automat pe baza cuvintelor pe care le-ai introdus n coloan. Executai clic pe un cuvnt din PickList pentru a-1 nsera n celula selectat. n aceast lecie ai nvat s introducei diferite tipuri de date i s automatizai operaia de introducere a datelor. n lecia urmtoare vei nva s editai intrrile.