Materi Pelatihan

POA (Plan of Action)

77

RENCANA KEGIATAN OPERASIONAL (POA)

WAKTU: 1 sesi @ 75 menit

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Setelah mengikuti pembelajaran peserta mampu memahami dan membuat rencana kegiatan operasional penerapan SPMKK.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mengikuti proses pembelajaran peserta dapat : 1. Menjelaskan pengertian rencana kegiatan 2. Menjelaskan tujuan rencana kegiatan 3. Menjelaskan langkah-langkah rencana kegiatan 4. Mengidentifikasi rencana kegiatan yang baik.

MATERI :
1. 2. 3. 4. Pengertian rencana kegiatan Tujuan rencana kegiatan Langkah-langkah rencana kegiatan Rencana kegiatan yang baik

METODA :
1. 2. Kuliah singkat Penugasan pembuatan rencana kegiatan

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan
RENCANA PEMBELAJARAN
Sesi I Kuliah singkat Rencana Kegiatan

POA (Plan of Action)

78

Metode : Topik :

Sesi II Penugasan Perorangan Penyusunan Rencana Kegiatan sehubungan dengan Penerapan SPMKK di tempat tugas masingmasing. 55 menit

Durasi :

20 menit

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

POA (Plan of Action)

79

MATERI RENCANA KEGIATAN OPERASIONAL

(ACTION PLAN)
PENDAHULUAN
Dalam setiap kegiatan tentu lebih baik bila didahului dengan penyusunan suatu rencana, sehingga apa yang diinginkan dapat terlaksana dengan baik serta hasil yang diperoleh akan baik pula. Membuat perencanaan untuk mengoperasionalkan strategi yang sudah dimiliki dan diterjemahkan ke dalam realisasi kegiatan dalam proses implementasi adalah bagian dari penyusunan rencana kegiatan operasional.

PENGERTIAN
Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan. Rencana kegiatan ini dapat memiliki bentuk sebagai berikut: 1. Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek. 2. Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi. 3. Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang spesifik dan akontabilitas untuk setiap tahapannya.

Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur unsur :

1. Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan. 2. Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik. 3. Jadual untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan 4. Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik 5. Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan.

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan
Tujuan rencana kegiatan
1. 2. a. b. c. d. e. 3. a. b. Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan Menguji dan membuktikan bahwa:

POA (Plan of Action)

80

Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan. Berperan sebagai media komunikasi Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang berbeda dalam pencapaian Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran.

Langkah-langkah membuat rencana kegiatan:

1. Mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: a. b. c. d. 2. 3. Kegiatan apa yang mendukung pencapaian sasaran organisasi Apa saja masalah atau hambatan yang harus dipecahkan untuk mencapai sasaran tersebut Bagaimana urutan dari kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan masalah diatas ? Bagaimana sasaran dapat dijabarkan kedalam waktu, unit, tingkat, fungsi atau lokasi geografis? Menentukan rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran Menjabarkan rangkaian kegiatan di atas menjadi beberapa tahapan. Setiap tahapan harus berfokus pada hasil spesifik yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih pendek untuk unit-unit yang lebih kecil 4. Untuk setiap tahapan tersebut harus ditentukan: a. b. c. WHO Siapa yang harus bertanggung jawab dan memiliki akntabilitas untuk mendapatkan hasil yang diharapkan? Kapan dimulai dan berakhirnya setiap tahapan kegiatan ? Berapa banyak waktu dan biaya yang diperlukan ?
Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Materi Pelatihan
d. 5. Bagaimana dan kapan

POA (Plan of Action)

81
bila terjadi

organisasi

dapat

mengetahui

penyimpangan pada rencana kegiatan. Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan.

Beberapa kriteria rencana kegiatan yang baik :

1. Spesific (spesifik) : Rencana kegiatan harus spesifik dan berkaitan dengan keadaan-keadaan yang ingin dirubah. Rencana kegiatan anda perlu penjelasan secara pasti berapa kolega yang anda butuhkan, siapa mereka, dan bagaimana dan kapan anda mengkomunikasi-kannya. 2. 3. Measurable (terukur) : Rencana anda harus dapat menunjukkan apa yang sesungguhnya telah anda capai. Attainable/achievable (dapat dicapai) : Rencana kegiatan anda harus dapat dicapai dengan biaya yang masuk akal. Ini berarti bahwa rencana tersebut harus sederhana tetapi efektif, tidak harus membutuhkan anggaran yang besar. Jika anda mendapat dana maka anda harus mendesain sebuah rencana kegiatan yang sesuai dengan anggaran yang tersedia. 4. Relevant : Rencana kegiatan anda harus mengambil pelajaran kursus singkat anda dan menerapkannya kembali di tempat kerja anda. Secara alamiah anda tidak akan bisa menerapkan semua yang telah anda pelajari di tempat kerja anda. Anda perlu menghabiskan waktu beberapa saat dalam berfikir tentang pelajaran yang paling diperlukan atau relevan dengan anda, organisasi anda dan pengawas atau pelanggan. 5. Timely (sesuai waktu) : Rencana kegiatan anda harus merupakan sesuatu yang dibutuhkan sekarang atau sesuatu yang segera anda butuhkan. Hindari memilih topik yang akan diperlukan dalam waktu dua (2) tahun mendatang.

Rencana yang Efektif Berisi :

1. Tujuan yang objektif. 2. Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap. 3. Kegiatan dirancang dengan tepat. 4. Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan. WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

POA (Plan of Action)

82

5. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan. 6. Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing kegiatan. 7. Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan tercapai.

PENUGASAN
Anda diminta untuk menyusun rencana kegiatan operasional sehubungan dengan penerapan SPMKK di tempat kerja anda. Terapkanlah prinsip-prinsip penyusunan POA seperti yang telah disebutkan diatas. Waktu yang disediakan untuk menyusun rencana kegiatan selama 20 menit dan pleno 35 menit.

KESIMPULAN
Sebelum melakukan suatu kegiatan penting untuk menyusun perencanaan agar tujuan dari kegiatan yang dilakukan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Dalam menyusun rencana kegiatan operasional harus diperhatikan hal-hal seperti, unsur-unsur yang terdapat di dalamnya dan langkah-langkah yang harus dilalui dalam penyusunan rencana kegiatan tersebut. Rencana kegiatan yang baik harus memenuhi kriteria rencana kegiatan seperti; spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan dengan masalah yang ingin diatasi dan mempunyai jangka waktu tertentu dalam pelaksanaannya. Dan agar rencana kegiatan operasional dapat efektif maka perlu diperhatikan beberapa hal penting seperti tujuan yang obyektif, langkah-langkah yang jelas, rancangan kegiatan yang tepat, waktu, penanggung jawab, sumber-sumber kunci dan lokasi.

EVALUASI
1. Sebutkan pengertian rencana kegiatan 2. Jelaskan tujuan pembuatan rencana kegiatan 3. Sebutkan langkah-langkah rencana kegiatan

DAFTAR PUSTAKA
WHO
SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003

Materi Pelatihan

POA (Plan of Action)

83

1. Indonesia Australia Specialised Training Project Phase II (2001), Action Plan 2. PPL_Ditjen Pelayanan Medik (1999/2000), Perencanaan Strategis Daerah Kabupaten dan Kota , Departemen Kesehatan RI, Jakarta

WHO

SEA NURS 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK Januari 2003