1.

LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN PERANAN KEPADA CO (Hanya pegawai yang mendapat peranan Level 2 boleh memberi peranan kpd CO lain) DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Sekuriti Selenggara Profil Pengguna Penetapan Tugas Di skrin paparan Klik CARI untuk mencari Nama Pengguna (butang CARI pada baris kedua) Masukkan No. Kad Pengenalan atau nama CO yang hendak diberi peranan Klik TERUSKAN Klik radio button (bulatan) di sebelah nama CO yang dicari Klik TERUSKAN * Nota : Senarai peranan semasa CO akan dipaparkan pada skrin (by default sistem beri 27 peranan kepada setiap CO) Klik TAMBAH untuk menambah peranan CO Expand Modul Aktiviti (klik pada kotak di kiri modul aktiviti) Pilih senarai modul bertanda >> di bawah untuk memberi peranan kepada CO berkenaan. (>> bermaksud klik kotak di sebelah kiri jenis MODUL) BIL JENIS PERANAN >>(12) MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1201) SEKURITI 1 Security Administrator Level 2 (Agensi/Jabatan) >>(09) MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI 2 HR Administrator (Personal Record) 3 Record Verifier 4 Personal Record Viewer >>(12)MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1202) ALIRAN KERJA 5 Workflow Administrator (Personal Record) 6 Workflow Administrator (Workflow) 7 Workflow Group Verifier >>(12) MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1204) PENYELENGGARAAN REKOD 8 Service Profile Administrator (Service Profile) 9 Engagement Administration >> (11) MODUL DATA PERJAWATAN 10 Manpower Analyst (ED) 11 Organizational Development Specialist (ED) 12 Report Administrator (ED) 13 HR Administrator (Personal Record) * CO Competency Owner (pemilik kompetensi @ penjawat awam) CONTOH CARA MEMBERIKAN PERANAN: Record Verifier (002) 1 KOD (028) (017) (002) (432) (026) (162) (468) (176) (062) (008) (006) (386) (017)

1. Expand kod (09) Modul Pengurusan Rekod Peribadi, klik pada kotak Record Verifier (002). 2. Pada skrin yang dipaparkan, klik KELUAR atau PANGKAH window untuk keluar dari skrin tersebut. Paparan pada skrin akan menunjukkan kekotak Record Verifier telah diaktifkan. 3. Klik pada setiap kotak di sebelah TAMBAH, KEMASKINI dan HAPUS untuk beri peranan sebagai Pengesah Rekod kepada CO. Ulangi langkah seperti di atas untuk memberikan peranan yang lain pula. Apabila selesai memberikan semua peranan yang berkaitan, Klik SIMPAN, OK Klik BATAL untuk keluar dari skrin. 2. LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI

i) KAEDAH 1 - Ramai kepada Seorang (Many to One) DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Selenggara Aliran Kerja Selenggara Peraturan Di skrin paparan Pada elemen Modul Penghantar dari senarai look-up, pilih Pengurusan Rekod Peribadi Klik hyperlink tajuk PR-003 (tulisan berwarna biru) Klik TAMBAH Di tab Kumpulan Penghantar Masukan nama kumpulan penghantar Di tab Penghantar Peraturan 1: pilih Business Unit dari senarai look-up Klik CARI paparan Carta Organisasi akan muncul di skrin (jika skrin terlalu kecil tekan butang F5 Retry) Expand untuk cari Bahagian serta unit-unit di bawahnya. Klik pada kotak di sebelah kiri bahagian/unit-unit Klik TAMBAH Klik OK (Business Unit yang telah dipilih akan dipaparkan di Nilai Peraturan 1) Di tab Penerima Diterima Oleh: pilih Actual Position Klik CARI (Nota: untuk mencari pegawai yang dilantik sebagai pengesah rekod) Expand paparan hierarki dan klik radio button di sebelah Jawatan Sebenar (CO yang dilantik sebagai pengesah rekod) (Nota: Maklumat Jawatan Sebenar akan dipulangkan ke tab Penerima) Klik HANTAR Nota: Aliran Kerja yang telah diwujudkan akan dipaparkan mengikut bilangan Business Unit yang ada. Klik Batal untuk keluar.

ii) KAEDAH 2 - Ramai kepada Kumpulan (Many to Group) (Nota: Aliran Kerja untuk pengesahan Kumpulan perlu diwujudkan) Langkah (a) dan (b) dilaksanakan oleh Pentadbir Sistem (PTM/PPTM) a) WUJUDKAN ALIRAN PENGESAHAN KUMPULAN DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu: Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Selenggara Aliran Kerja Selenggara Peraturan Di skrin paparan Modul Penghantar pilih Aliran Kerja Klik hyperlink (keterangan warna biru) tajuk WF-001 Klik TAMBAH Di tab Kumpulan Penghantar Masukkan nama kumpulan penghantar Di tab Penghantar Peraturan 1: Pilih Business Unit (BU) dari senarai look-up Klik CARI (Pada paparan BU yang muncul di skrin, expand untuk cari Bahagian serta unitunit di bawahnya. Klik pada kotak di sebelah kiri bahagian/unit) Klik TAMBAH Klik OK (Nota: BU yang dipilih akan dipaparkan di Nilai Peraturan 1) Di tab Penerima Diterima Oleh: Pilih Actual Position dari senarai look-up Klik CARI (Dari paparan skrin yang muncul, expand untuk cari CO berkenaan dan klik radio button di sebelah jawatan sebenar) Pada paparan skrin, maklumat Jawatan Sebenar akan dipulangkan ke tab Penerima Klik HANTAR (Aliran Kerja untuk pengesahan kumpulan akan dipaparkan) Nota: Penerima di atas mestilah pegawai yang bertanggungjawab dari Bahagian Sumber Manusia/Pentadbiran yang akan mengesahkan kumpulan Pengesah Rekod Peribadi yang dibentuk di setiap bahagian/unit. Untuk memudahkan proses, pilih diri sendiri bagi penghantar dan penerima. Sambung dengan langkah b)

b) WUJUDKAN KUMPULAN PENGESAH REKOD DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Selenggara Kumpulan Di skrin yang dipaparkan Klik CARI (Nota: Cari BU bagi kumpulan yang hendah dibentuk dgn cara expand carta dan klik pada radio button di sebelah agensi) Klik TERUSKAN Klik TAMBAH untuk membentuk kumpulan Isikan maklumat Mandatori Contoh - Kod : contoh, taip PR1 (boleh create kod sendiri) Kumpulan : contoh, taip Verifier PR (boleh wujudkan apa-apa nama) Jenis Kod Kumpulan :pilih Business Unit Team Klik SIMPAN Klik YES untuk menambah ahli kumpulan (Message Box) Klik TAMBAH untuk menambah ahli kumpulan Klik TERUSKAN (Nota: pilih ahli kumpulan dengan cara expand dari Paparan Hierarki dan klik pada kotak di sebelah jawatan/nama pegawai yang dilantik 2 atau 3 orang) Klik OK Klik BATAL untuk ke skrin sebelumnya Klik HANTAR
(Maklumat dihantar kepada CO penerima yang ditetapkan di langkah a)

Klik KELUAR c) PENGESAHAN KUMPULAN

Langkah ini dilakukan oleh Pegawai yang dilantik sebagai Pengesah Kumpulan seperti yang ditetapkan di langkah (a). DARI LAMAN UTAMA HRMIS sama ada terus klik Message Box atau; Klik Menu Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Selenggara Kumpulan Pengesahan Maklumat Kumpulan Di skrin paparan Klik hyperlink di bawah Subjek: Pengesahan Kumpulan Skrol ke bawah, di bawah Elemen STATUS PENGESAHAN pilih Diluluskan Klik HANTAR Klik Keluar

d) MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA RAMAI KEPADA KUMPULAN Langkah ini dilaksanakan oleh Pentadbir Sistem semula DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Aliran Kerja Selenggara Aliran Kerja Selenggara Peraturan Di skrin paparan Modul Penghantar pilih Pengurusan Rekod Peribadi Klik hyperlink tajuk PR-003 Klik TAMBAH Di tab Kumpulan Penghantar Masukkan nama kumpulan penghantar Di tab Penghantar Peraturan 1: pilih Business Unit Klik CARI (Nota: expand carta, cari dan klik bahagian/unit-unit) Klik TAMBAH Klik OK (Nota: BU akan dipaparkan di Nilai Peraturan 1) Di tab Penerima Diterima Oleh: pilih GROUP Klik CARI (Nota: untuk mencari Kumpulan Pengesah yang dipilih Kumpulan yang telah di create tadi) Klik radio button untuk memilih Kumpulan Pengesah yang dilantik (kod yang ditaip seperti di Langkah B) (Nota: maklumat Group akan dipulangkan ke tab Penerima) Klik HANTAR Klik Yes, OK (Nota: Aliran Kerja akan dipaparkan) - SELESAI 3) MEWUJUDKAN ID PEMILIK KOMPETENSI BARU Nota: bagi kes lantikan baru atau CO lama yg masih belum diwujudkan ID nya di dalam sistem KAEDAH 1 - WUJUDKAN ID & KEMASKINI MAKLUMAT PERIBADI CO

i)

DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Pengurusan Rekod Peribadi Tambah Rekod Pemilik Kompetensi/Papar Rekod Peribadi Di skrin paparan Masukkan kad pengenalan CO baru / masih belum wujud ID Keluar Message Box . Ikuti arahan yang dipaparkan 5

Kemaskini Rekod Peribadi CO berkenaan. Klik HANTAR apabila telah lengkap dikemaskini. Nota: Pemilik kompetensi yang baru diwujudkan perlu disandangkan ke jawatan yang kosong. (Ikuti Langkah-Langkah Menyandangkan Pemilik Kompetensi seperti di Langkah 4) ii) KAEDAH 2 WUJUDKAN ID & TERUS SANDANG KE JAWATAN KOSONG DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan Masukkan no. kad pengenalan CO Klik TERUSKAN Klik YES pada mesej box Isikan maklumat CO Klik HANTAR Klik YES pada mesej box,taip nama CO klik Hantar, klik OK Klik pada hyperlink NIL untuk sandangkan CO Klik TAMBAH Klik CARI untuk Kod Jawatan Sebenar Dari skrin yg dipaparkan, klik butang CARI di sebelah kanan Kod Jawatan Sebenar Buka window baru dari Laman Utama untuk dapatkan kod Jawatan Sebenar. LANGKAH : Data Perjawatan>>Papar Struktur Unit Organisasi>> Taip nama Agensi pada ruangan Nama Unit Organisasi contoh : *Jab*Perk*Awam*. Klik Hantar. Klik hyperlink Kod Unit Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari jawatan kosong yang hendak diisi. Klik pada Jawatan Sebenar dan copy kod Jawatan Sebenar tersebut. Buka semula window asal Paste kod pada ruangan Kod Jawatan Sebenar Masukkan tarikh Mula Sandang. Tarikh luput sandangan tidak perlu. Masukkan status sandangan, contoh TETAP Klik HANTAR Klik Yes, OK - SELESAI NOTA: Apabila telah selesai disandangkan, ID pemilik kompetensi tersebut perlu diaktifkan terlebih dahulu. Laksanakan langkah 5 .

4. LANGKAH-LANGKAH MENYANDANGKAN PEMILIK KOMPETENSI (Untuk sandangkan CO, jawatan yang hendak disandangkan tersebut mestilah kosong) DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan Masukkan nombor kad pengenalan CO Klik Teruskan Klik pada NIL disebelah kanan nama CO Klik TAMBAH Klik CARI untuk Kod Jawatan Sebenar Dari skrin yg dipaparkan, klik butang CARI di sebelah kanan Kod Jawatan Sebenar Buka window baru dari Laman Utama untuk dapatkan kod Jawatan Sebenar. LANGKAH : Data Perjawatan>>Papar Struktur Unit Organisasi>> Taip nama Bahagian/Unit pada Nama Unit Organisasi contoh : *Jab*Perkh*Awam*. Klik Hantar. Klik hyperlink Kod Unit Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari jawatan kosong yang hendak diisi. Klik pada Jawatan Sebenar dan copy kod Jawatan Sebenar tersebut. Buka semula window asal dan paste kod pada ruangan Kod Jawatan Sebenar Masukkan tarikh Mula Sandang. Tarikh luput sandangan tidak perlu. Masukkan status sandangan, contoh TETAP Klik HANTAR Klik Yes, OK SELESAI NOTA: Apabila telah selesai disandangkan, ID pemilik kompetensi tersebut perlu diaktifkan terlebih dahulu. Laksanakan langkah No. 5 berikut. 5. LANGKAH-LANGKAH MENGAKTIFKAN ID CO BARU ID pemilik kompetensi yang baru diwujudkan perlu diaktifkan terlebih dahulu bagi membolehkan CO berkenaan mengemaskini maklumat peribadi atau menggunakan lainlain modul dalam aplikasi HRMIS. DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu: Pentadbiran Sistem Sekuriti Selenggara Profil Pengguna Mengaktifkan ID Pengguna. 7

Di skrin paparan Klik radio button Warganegara Masukkan no. kad pengenalan CO pada ruangan ID Pengguna Klik TERUSKAN Skrin akan memaparkan senarai ID Pengguna yang belum diaktifkan Tandakan ruangan kotak pada ID Pengguna yang hendak diaktifkan Klik TERUSKAN. - SELESAI 6. LANGKAH-LANGKAH MEMINDAHKAN SANDANGAN DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan Masukkan no. kad pengenalan CO berkenaan Klik TERUSKAN Klik hyperlink sandangan semasa Kemaskini tarikh luput sandangan (masukkan tarikh akhir penyandang di jabatan/agensi) Klik TAMBAH Laksanakan LANGKAH-LANGKAH MENYANDANGKAN PEMILIK KOMPETENSI seperti di Langkah 4 7. LANGKAH-LANGKAH MEMUTUSKAN SANDANGAN DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan Masukkan no. kad pengenalan CO berkenaan Klik Teruskan Klik hyperlink sandangan semasa (Nama Jawatan Sebenar) Kemaskini tarikh luput sandangan (menggunakan fungsi kalendar) Cth : jika hari terakhir di Agensi ialah pada 1 Julai 2007, masukkan tarikh tersebut. Klik OK Klik butang Kemaskini - SELESAI

8. LANGKAH-LANGKAH MENGEMASKINI REKOD PERIBADI DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi Kemaskini Rekod Peribadi Pilih ELEMEN yang hendak dikemaskini iaitu dengan KLIK pada Data Peribadi, Keluarga, Bahasa, Lesen, Akaun, Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pasport dll. Contoh: Klik pada elemen Data Peribadi Masukkan maklumat pada semua ruangan yang disediakan. Klik HANTAR, Yes, OK. Klik KELUAR. Ulang dengan elemen maklumat yang lain. NOTA: Maklumat perlu disahkan oleh Pengesah Rekod yang dilantik oleh Bahagian/Unit terlebih dahulu bagi membolehkan maklumat yang dikemaskini tersebut dipaparkan pada skrin. 9. PENGESAHAN REKOD PERIBADI OLEH PENGESAH REKOD YANG DILANTIK Dari laman utama Klik Peti Pesanan HRMIS Klik Hyperlink keterangan mesej yang diterima di bawah kolum SUBJEK Semak maklumat Pilihan : Disahkan atau Tidak Disahkan Klik Hantar 10. LEPASKAN ID BERTINDIH / SET SEMULA KATA LALUAN Dari laman utama Klik Menu Pentadbiran Sistem Sekuriti Pilih menu yang berkaitan sama ada Set semula kata laluan/Set semula status log masuk Set semula status log masuk adalah untuk ID bertindih Set semula kata laluan adalah untuk kes terlupa kata laluan Masukkan No K/P CO berkenaan dan klik Teruskan Klik pada radio button di sebelah nama CO

A. DATA PERJAWATAN (ED)

1. AKTIVITI ORGANISASI (BA) berdasarkan Waran Perjawatan Mengandungi 5 aktiviti i) Kemaskini ii) Tambah/Wujudkan iii) Pindah iv) Turutan v) Hapus/Mansuh i) KEMASKINI BA

Langkah 1 : Untuk mencari kod BA bagi nama bahagian/unit Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Aktiviti Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian/Unit yang hendak dibuat pindaan. Klik pada BA Bahagian/Unit berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod BA berkenaan ke dalam Note Pad. Langkah 2 : Membuat pindaan pada nama BA. Klik Menu : Data Perjawatan >> Selenggara Aktiviti Organisasi Paparan di skrin menunjukkan ruangan yang perlu diisi dengan kod BA Kembali ke Note Pad, copy kod BA Paste ke ruangan kod BA tersebut Klik TERUSKAN Taip pindaan pada nama Aktiviti Organisasi, skrol dan kemaskini maklumatmaklumat lain Klik HANTAR ii) TAMBAH/WUJUDKAN BA

Langkah 1 : Untuk mencari kod BA bagi nama bahagian/unit Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Aktiviti Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian/Unit yang hendak dibuat tambahan di bawahnya. Klik pada BA Bahagian/Unit berkenaan 10

 Dari paparan skrin - copy dan paste kod BA berkenaan ke dalam Note Pad. Langkah 2 : Menambah Unit di bawah BA Induk berdasarkan waran Klik Menu : Data Perjawatan >> Selenggara Aktiviti Organisasi >> Klik butang TAMBAH, Yes Klik butang CARI di sebelah Kod Aktiviti Organisasi Induk Paparan di skrin menunjukkan ruangan yang perlu diisi dengan kod BA Kembali ke Note Pad, copy kod BA Paste ke ruangan kod BA tersebut Klik TERUSKAN Klik Hyperlink Kod BA (Kod Aktiviti Organisasi yang baru akan dijana secara automatik) Taip nama bahagian/unit baru pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi Isi maklumat-maklumat lain seperti: Kategori Aktiviti Organisasi, Status BA, Tarikh Kuatkuasa Status Klik butang CARI di sebelah No. Rujukan Dokumen Pengesahan Klik TERUSKAN Klik pada Hyperlink No Rujukan Dokumen yang berkenaan Klik HANTAR, Yes. iii) PINDAH BA

Langkah 1 : Untuk mencari kod BA bagi Induk dan Unit Kecil Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Aktiviti Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari BA Induk dan Unit yang akan dipindahkan di bawah Induk tersebut Klik pada BA Bahagian/Unit berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kedua-dua kod BA, induk dan unit ke dalam Note Pad. Langkah 2 : Untuk memindahkan BA ke bawah Induk yang baru Klik Menu: Data Perjawatan >> Selenggara Aktiviti Organisasi Copy dari Note Pad kod BA Unit dan paste pada ruang BA Unit Klik Teruskan Klik CARI BA Induk Copy dari Note Pad kod BA Induk dan paste pada ruang BA Induk Klik Teruskan Klik Hyperlink Tukar Sub Aktiviti eg: dari 1 jadi 2 Klik HANTAR, Yes 11

iv)

TURUTAN BA

Langkah 1 : Untuk mencari kod BA bagi nama bahagian/unit Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Aktiviti Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian yang Unit di bawahnya hendak dibuat susunan turutan. Klik pada BA Bahagian (Induk) berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod BA Bahagian berkenaan ke dalam Note Pad. Langkah 2 : Untuk menyusun semula turutan Unit-unit di bawah sesuatu Bahagian Klik Menu : Data Perjawatan >> Selenggara Turutan Aktiviti Organisasi Klik butang CARI Copy dari Note Pad kod BA Induk dan paste pada ruang BA Induk Klik Teruskan Klik Hyperlink >> Teruskan Susun semula turutan dari atas ke bawah berdasarkan nombor 10, 20, 30, 40, 50, 60 ..... Klik pada kotak di sebelah kod semua BA Klik Kemaskini, Yes v) HAPUS/MANSUH BA

Ikuti Langkah 1 di atas untuk dapatkan kod BA dan copy/paste ke dalam Note Pad Langkah 2 : Untuk menghapuskan BA yang telah dimansuhkan berdasarkan waran Klik Menu : Data Perjawatan >> Selenggara Aktiviti Organisasi Paparan di skrin menunjukkan ruangan yang perlu diisi dengan kod BA Copy dari Note Pad kod BA Induk dan paste pada ruang BA Klik Teruskan Klik butang HAPUS 2. UNIT ORGANISASI (BU) berdasarkan Carta Organisasi

Mengandungi 5 aktiviti i) Kemaskini ii) Tambah/Wujudkan iii) Pindah iv) Turutan 12

v)

Hapus/Mansuh

Langkahnya adalah sama seperti BA di atas tetapi bagi aktiviti: Langkah 1 : Data Perjawatan >> Papar Struktur Unit Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Unit Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* untuk dapatkan kod BU Langkah 2 : Klik pada menu Selenggara Unit Organisasi bagi Aktiviti 1, 2, 3 dan 5; dan klik pada menu Selenggara Turutan Unit Organisasi bagi Aktiviti 4 3. i) ACTUAL POSITION (AP)/ JAWATAN SEBENAR KEMASKINI AP

Langkah 1 : Untuk mencari kod AP di bawah bahagian/unit Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Unit Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Unit Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian dan AP di bawahnya. Klik pada AP berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod AP berkenaan ke dalam Note Pad. Langkah 2 : Untuk membuat pindaan pada maklumat AP Klik : Data Perjawatan Selenggara Jawatan Sebenar Butang Cari Jawatan Sebenar Radio button di sebelah Jawatan Sebenar Paparan di skrin menunjukkan ruangan yang perlu diisi dengan kod AP Kembali ke Note Pad, copy kod AP berkenaan Paste ke ruangan kod AP tersebut Klik Teruskan Klik Hyperlink kod Kemaskini Maklumat AP berkenaan Klik HANTAR, Yes, OK, Batal. ii) TAMBAH/WUJUDKAN AP

Langkah 1 : Untuk mencari kod BU dan BA yang AP baru hendak ditambah di bawahnya Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Unit Organisasi (untuk dapatkan BU)

13

Taip nama Agensi pada ruangan Nama Unit Organisasi contoh *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Unit Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian (BU) Klik pada BU berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod BU berkenaan ke dalam Note Pad. Teruskan dengan aktiviti untuk dapatkan BA pula Klik Data Perjawatan >> Papar Struktur Aktiviti Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Aktiviti Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian (BA). Klik pada BA berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod BA berkenaan ke dalam Note Pad.

Langkah 2 : Klik Menu : Data Perjawatan Selenggara Jawatan Sebenar Dari skrin yang dipaparkan: Klik butang CARI pada Kod Unit Organisasi (skrin baru akan dipaparkan) Buka semula Note Pad, copy Kod BU dan paste pada ruang Kod Unit Organisasi Klik butang TERUSKAN Klik hyperlink Kod BU berkenaan (nama BU akan dipulangkan ke ruangannya) Klik butang CARI pada Kod Aktiviti Organisasi (skrin baru akan dipaparkan) Buka semula Note Pad, copy Kod BA dan paste pada ruang Kod Aktiviti Organisasi Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod BA berkenaan (nama BA akan dipulangkan ke ruangannya) Klik butang CARI JAWATAN STANDARD Dari paparan skrin: Di bawah Elemen: KUMPULAN PERKHIDMATAN (Nama : -Pilihan-) Pilih SOK-[Sokongan], contohnya jika AP baru yang hendak diwujudkan adalah N17 Di bawah Elemen: KLASIFIKASI PERKHIDMATAN (Nama : -Pilihan-) Pilih N-[Pentadbiran dan Sokongan] sebagai contoh Klik TERUSKAN Dari paparan Senarai Jawatan Standard: Klik pada Hyperlink Kod contohnya: N-SOK-002-001 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) (Paparan menunujukkan semua maklumat telah lengkap diisi) Klik butang TERUSKAN di sebelah butang CARI JAWATAN STANDARD Keluar mesej : Tiada rekod ditemui ATAU telah ada hyperlink jawatan Klik butang TAMBAH, Yes 14

(Secara auto Kod Jawatan Sebenar akan dijana) Kemaskini semua maklumat mandatori di paparan skrin seperti: i) Nama Jawatan Sebenar, contoh Pembantu Tadbir gred N17 ii) Gred minima : N17 Gred maksima : N17 iii) Status Bekalan Bukan Gunasama, Gunasama atau Kader Jika Gunasama, klik butang CARI di sebelah Pembekal Kader Di bawah elemen Carian Pembekal Kader/Gunasama Guna kaedah carian secara wild card: Pada ruangan Nama Unit Organisasi contohnya : *Jab*Perkhid*Awam* Pada ruangan Nama Skim Perkhidmatan contohnya : *Pembantu Tadbir* Klik butang TERUSKAN Klik Kod Unit Organisasi Pembekal yang berkaitan (maklumat akan dipulangkan ke ruangannya) Taip Gelaran Jawatan Sebenar dan Keterangan ringkas tentang tugas Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR di sebelah Kod Jawatan Pegawai Penyelia Klik radio button di sebelah Pemilik Kompetensi (Penyandang Terkini) Masukkan No K/P Pegawai Penyelia di ruangannya Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod AP Pegawai Penyelia (maklumat akan dikembalikan ke ruangannya) Klik butang Cari Jawatan Sebenar di sebelah Ketua Jabatan Untuk Pergerakan Gaji Klik radio button di sebelah Jawatan Pada ruangan Jawatan Sebenar (elemen Nama) guna kaedah carian secara wild card Contoh: *Ket*Peng*Per*Awam* untuk Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Klik TERUSKAN Klik kod hyperlink Jawatan Sebenar (maklumat akan dikembalikan ke ruangannya) Klik butang CARI di sebelah No Rujukan Dokumen Pengesahan/Waran Dari paparan skrin: Klik butang TERUSKAN cari dari senarai dokumen Klik hyperlink No Rujukan Dokumen berkaitan (skrin akan memaparkan Senarai Butiran) Klik hperlink butiran (maklumat akan dikembalikan ke ruangannya) Klik SIMPAN, Yes, OK - SELESAI iii) PINDAH AP

Langkah 1 : Copy kedua-dua BU (unit sekarang) dan BU (unit yang akan dipindahkan AP) dari Papar Struktur Unit Organisasi dan paste ke Note Pad Langkah 2 : Untuk pindahkan AP Klik Menu :

15

Pentadbiran Sistem Penyelenggaraan Rekod Pindah AP ke BU/BA lain (Secara Pukal) Klik butang Cari Jawatan Sebenar Masukkan Kod BU lama (copy/paste dari Note Pad) Klik TERUSKAN Klik kotak di sebelah Kod AP yang hendah dipindahkan ke Bahagian lain Klik butang CARI di sebelah kanan Kod Unit Organisasi Masukkan Kod BU baru (copy/paste dari Note Pad) pada ruangan Kod Unit Organisasi Klik butang CARI Klik Hyperlink Kod BU Kilk butang HANTAR TERUSKAN Klik pada kotak AP Cari : Kod BU (tempat baru) copy/paste dari Note Pad Klik HANTAR, Yes , OK - SELESAI iv) HAPUS AP Langkah 1 : Untuk mendapatkan Kod Jawatan Sebenar Klik Menu: Data Perjawatan >> Papar Struktur Unit Organisasi Taip nama Agensi pada ruangan Nama Unit Organisasi contoh : *Jab*Perkhi*Awam* Klik TERUSKAN Klik hyperlink Kod Aktiviti Organisasi berkenaan. Dari carta, expand untuk cari Bahagian dan AP di bawahnya. Klik pada AP berkenaan Dari paparan skrin - copy dan paste kod AP berkenaan ke dalam Note Pad. Langkah 2: Melaksanakan aktiviti menghapuskan AP Klik Menu : Data Perjawatan >> Selenggara Jawatan Sebenar Klik butang CARI JAWATAN SEBENAR Klik radio button di sebelah JAWATAN Masukkan Kod AP (copy/paste dari Note Pad) pada ruangan Kod Jawatan Sebenar Klik TERUSKAN Klik Hyperlink kod Jawatan Sebenar Skrol down Klik hyperlink KEMASKINI STATUS JAWATAN SEBENAR Klik TAMBAH Pada ruangan STATUS : Pilihan, klik JAWATAN MANSUH Klik HANTAR, Yes , OK Klik KEMASKINI, OK 16

Klik NO untuk kemaskini tarikh secara automatik Klik YES, OK. - SELESAI

17