MINIT MESYUARAT PENGURUSAN PERPUSTAKAAN AWAM NEGERI TERENGGANU BIL 2/2008

Tarikh : 11 Februari 2008 9.30 pagi

Masa : Tempat:

Bilik Perbincangan Tingkat 4, Perbadanan Perpustakaan Awam Terengganu

Kehadiran: Puan Hjh. Nor Akmal Binti Abdul Fatah ( Pengarah ) Cik Aminah Binti Ali ( Ketua Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi ) Puan Rohayah Binti Yahya, ( Ketua Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat) Cik Khomzah Binti Sheik Ahmad, ( Ketua Bahagian Rangkaian Perpustakaan) Encik Muhaisham Bin Ibrahim, ( Ketua Unit Perancangan dan Pembangunan ) Puan Rohana Binti Ismail, ( Ketua Unit Pendokumentasian dan Teknikal) Encik Mohd Rijaluddin Bin Muda, ( Ketua Unit Pentadbiran ) Turut Hadir: Puan Noraizam binti Yahya ( Ketua Unit Kewangan ) Encik Wan Azhari bin Wan Mamat ( Ketua Unit Teknologi Maklumat ) Setiausaha Pengerusi

Bil
1. UCAPAN PENGERUSI

Perkara

Tindakan

Pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan Surah AlFatihah dan salam serta mengucapkan terima kasih kepada semua Ketua Bahagian yang hadir dan mengalu-alukan kedatangan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (PPTM) yang baru dilantik dan berharap dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran kerja di PPAT. Puan Pengerusi juga berharap dengan adanya PPTM, yang akan mengetuai Unit Teknologi Maklumat akan melancarkan lagi program-program ICT di PPAT disamping dapat memberi latihan yang terkini kepada pegawai dan kakitangan sesuai dengan zaman teknologi maklumat kini. 1.1 Disiplin Kerja Puan Pengerusi menyatakan tahap disiplin kerja di PPAT kini semakin baik tetapi masih ada yang perlu dibaiki dan dipertingkatkan dari masa ke semasa supaya pegawai dan kakitangan PPAT dapat mengamalkan kepada budaya korporat sebagaimana yang disarankan oleh kerjaaan negeri. Pengerusi juga menyatakan kad keluar masuk pejabat akan dikuatkuasa sekiranya masih ada sebilangan kakitangan yang suka keluar masuk pejabat tanpa mendapat atau memaklumkan kepada ketua bahagian masing-masing. Begitu juga sekiranya pegawai dan kakitangan yang mempunyai kerja-kerja peribadi di luar yang mana melebihi masa 2 jam, maka disarankan mereka ini mengambil cuti rehat. Ini kerana pada waktu bekerja, pegawai dan kakitangan PPAT perlu ada dipejabat. Ketua bahagian perlu memberi perhatian berkaitna perkara ini. Puan Pengerusi juga menekankan kepada penampilan diri dan juga cakna persekitaran semasa. Ini kerana ada berlaku kes yang mana telah sampai ke Mesyuarat EXCO yang mana perkara tersebut tidak sepatutnya berlaku. 1.2 Bahan-bahan Penerbitan Pengerusi berharap PPAT dapat memperbanyakkan lagi penerbitan bahan-bahan maklumat terkini samada berbentuk direktori, pamplet dan sebagainya. Ini merupakan satu cara terbaik bagi memberi informasi terkini kepada pengguna dan masyarakat. Semua Ketua Bahagian Semua Ketua Bahagian Makluma n

Semua Ketua Bahagian

Makluma n

2.

PENGESAHAN PERINGATAN MESYUARAT YANG LEPAS 2.1 Mesyuarat bersetuju mengesahkan minit mesyuarat yang lalu tanpa pindaan.

3.

PERKARA BERBANGKIT 3.1 e-Aduan Pejabat SUK Tiada aduan yang diterima melalui sistem e-aduan Pejabat SUK setakat ini 3.2 Aduan dan Cadangan PPAT Beberapa aduan dan cadangan diterima yang mana menyentuh mengenai buku-buku baru yang perlu diperbanyakkan dan cadangan supaya mendapatkan bukubuku yang mana masih tidak terdapat di PPAT.

Makluma n

4.

LAPORAN PENGURUSAN BAHAGIAN-BAHAGIAN 4.1 Laporan Bahagian Pengurusan dan Pembangunan Koleksi 4.1.1 : Laporan Statistik KBPPK memaklumkan bahawa sehingga kini nilai buku yang belum dibayar yang mana pembelian dibuat pada tahun 2007 ialah RM681,371.42 manakala buku-buku yang siap diproses dan telah dibuat pembayaran ialah sebnayak RM285,716.08 . Puan Pengerusi berharap buku-buku yang belum diproses dapat dipercepatkan lagi. Ini kerana buku-buku baru akan mula dibeli pada masa terdekat ini bagi memenuhi keperluan PPAT. Beliau juga memaklumkan bahawa kerja-kerja yang dilakukan oleh pekerja outsources adalah lebih cepat berbanding kakitangan PPAT sendiri. Perkara ini akan diteliti dan diperbaiki dari masa ke semasa. 4.1.2: Sistem VIRTUA KBPPK menyatakan ada beberapa masalah yang dihadapi berkaitan dengan sistem yang baru digunakan ini dan perkara ini akan sentiasa dipantau dan diperbaiki. Serverserver yang menempatkan sistem ini juga akan dipusatkan ditempat yang sesuai dan dicadangkan di bilik multimedia di tingkat 2, PPAT . 4.1.3: Kursus-kursus berkaitan dengan Katalog Ketua Bahagian berharap beberapa kursus akan dibuat kepada pembantu-pembantu perpustakaan dan juga Makluma n

Makluma n

Makluma n

penolong-penolong pegawai perpustakaan bagi meingkatkan lagi pengetahuan dan kemahiran terutamanya dalam bidang katalog. 4.1.4: Lawatan Pesta Buku 2008 Belia memaklumkan bahawa PPAT akan mengadakan satu lawatan ke Pesta Buku Kuala Lumpur yang akan diadakan pada 6 April 2008 hingga 9 April 2008 yang mana akan melibatkan seramai 20 orang pegawai dan kakitangan. 4.2 Laporan Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat 4.2.1 : Laporan statistik Pengguna KBPPM memaklumkan bahawa pengguna yang mengunjungi PPAT kini semakin bertambah dari masa ke semasa. Oleh itu program dan aktiviti akan diperbanyakkan lagi dari masa ke semasa untu kterus menarik ramai pengunjung untuk datang ke PPAT. 4.2.2 : I-PORTAL Beliau juga memaklumkan bahawa sistem IPORTAL bagi PPAT kini telah beroperasi dan penambahbaikan akan dilakukan dari masa ke semasa. 4.3 Laporan Bahagian Rangkaian Perpustakaan 4.3.1 : PD Perpustakaan Negara Malaysia (PNM) KBRP memaklumkan bahawa daripada 13 buah PD PNM tahun 2006, sebnayak 8 Pd PNM telah dilawati dan mendapat ada beberapa kerosakan kecil di Pd-pd berkenaan. Oleh itu beliau berharap kerosakan-kerosakan ini diperbaiki dalam masa terdekat disebabkan petugas-petugas PD PNM akan mula bertugas di tempat masing-masing pada 1 Mac 2008 iaitu di 7 buah PD. 4.3.2 : Taklimat Pentadbiran dan Kewangan Beliau memaklumkan juga, bahawa satu taklimat akan diadakan oleh Bahagian Khidmat Penguruan pada 24 Februari 2008 supaya petugas-petugas ini dapat mendalami dengan lebih baik berkaitan dengan pentadbiran dan kewangan perpustakaan desa. 4.3.3 : Bas Bergerak KBRP memaklumkan bahawa 4 bas-bas bergerak bagi Perpustakaan Daerah besut akan dihantar kembali pada minggu hadapan dan memulakan semula operasi pada 1 Mac 2008. PPT

Makluma n

Makluma n

Maklum an

Makluma n

PPT

4.3.4 : Perpustakaan Desa PPAT. Mesyuarat diberitahu bahawa perpustakaan desa di bawah PPAT seperti PD Jambu Bongkok perlu di cari alternatif lain memandangkan tempat sediada kini terlalu sempit dan penambahan buku-buku bari tidak dapat di lakukan disebabkan rak-rak buku yang terhad. Perpustakaan Desa Atas Tol pengubahsuaian yang mana diserahkan sepenuhnya oleh digabungkan dengan tadika KEMAS sebelum ini. akan dibuat pembaikian dan tempat yang ada kini telah pihak JKKK atas Tol bagi yang digunakan oleh pihak Makluma n

4.4 Laporan Unit Perancangan dan Pembangunan 4.4.1 : Penubuhan Perpustakaan Desa 2007 KUPP memaklumkan bahawa pembinaan PD PNM bagi tahun 2007 kini dalam proses pelaksanaan dan pelan-pelan rekabentuk telah dihantar kepada semua pejabat daerah yang berkaitan. Sebanyak 3 saiz skala ditentukan bagi pembinaan perpustakaan baru ini. 4.4.2 : PD Kg Tok Ris KUPP juga memberitahu bahawa bagi Pd Kg Tok Ris, penubuhan PD ini dibatakan disebabkan lokasi pembinaan Pd ini telah diambil semua oleh pihak JKKK. Oleh itu lokasi baru akan dipohon dengna pihak yang berkaitan. 4.4.3 : Mesyuarat Kebudayaan dan Kesenian KUPP memaklumkan beliau telah menghadiri mesyuarat yang dianjurkan pihajk KeKKwa dan memaklumkna bahawa satu pusat kesenian setempat akan diadakan yang mana melibatkan beberapa agensi kerajaan termasuk PPAT. Pusat ini akan dibuka pada hari jumaat iaitu sebulan sekali. PPAT telah dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan program yang bertemakan nilai dan norma seperti contoh aktiviti bercerita dan juga bicara karya. 4.5 Laporan Bahagian Khidmat Pengurusan. 4.5.1: Unit Pentadbiran Kursus-kursus dan latihan yang dirancang akan diadakan mengikut jadual bagi memastikan kakitangan-kakitang akan dapat latihan yang secukupnya. Setiap 6 bulan sekali akan diadakan semakan bagi memastikan setiap kakitangan yang belum menghadiri kursus akan dicalonkan untuk menghadiri kursus seterusnya.

Makluma n

Makluma n

Makluma n/ KUPP

Makluma n

KUP juga memaklumkan bahawa seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat telah dilantik berkuatkuasa pada 1 Februari 2008. Seorang pelatih T-Gas juga telah diambil dan ditempatkan di Unit Pentadbiran. Notis tamat perkhidmatan telah dikeluarkan kepada seorang kakitangan iaitu Pembantu Am Pejabat (sementara ) di Perpustakaan Desa Banggol yang mana akan berkuatkusa pada 1 April 2008. ini adalah disebabkan loporan yang diterima kurang memuaskan dan telah 2 kali diberi surat tunjuksebab. Pihak pengurusan PPAT telah mengambil keputusan untuk menamatkan perkhidmatan kakitangan ini. 4.5.2: Unit Kewangan Penolong Akauntan memaklumkan penyata perbelanjaan bagi tahun 2007 telah siap dan diedarkan sebagaimana lampiran. Beliau berharap setiap bahagian dapat melaksanakan perbelanjaan berhemah dan berdasarkan kepada peruntukan yang telah diberikan. 4.6 Laporan Unit Teknologi Maklumat 4.6.1:Pelupusan Komputer PPTM memaklumkan beliau kini dalam proses mengumpul maklumat dan juga semakan keatas peralatan-peralatan komputer yang ingin dilupuskan bagi perpustakaan pusat dan daerah. 4.6.1: Laman Web PPAT PPTM juga memaklumkan beliau kini dalam proses merekabentuk kembali laman web PPAT bagi menbampakkan lebih kemas dan mesra pengguna. Kerjakerja ini sedang giat dijalankan disamping mengumpul maklumat-maklumat yang berkaitan. Disamping itu penggunaan email yang lebih baik dan berkesan juga akan diberi keutamaan bagi mengelakkan berlakunya masalah ketika membuat attachment file dan sebagainya. 5 HAL-HAL LAIN 5.1 Jawatankuasa Pelupusan Aset dan Inventori Mesyuarat bersetuju untuk menubuhkan jawatankuasa ini yang mana akan dipengerusikan oleh Ketua Unit Perancangan dan Pembangunan dan setiausahanya ialah Penolong Akauntan diikuti oleh 3 orang ahli jawatankuasa. Makluma n Makluma n

Makluma n

Makluma n

Makluma

5.2 Jawatankuasa Pelupusan Buku Mesyuarat bersetuju untuk mewujudkan jawatankuasa ini yang akan dipengerusikan oleh Ketua Bahagian Perkhidmatan Perpustakaan dan Maklumat. Ahli-ahli akan dilantik oleh pengerusi. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 1.30 petang dengan diakhiri bacaan surah Al-Asr.

Makluma n/ PPT

Makluma n/ PPT

Disediakan oleh. ........................... (MOHD RIJALUDDIN BIN MUDA) Penolong Pegawai Tadbir Perbadanan Perpustakaan Awam Terengganu. Disahkan, ........................................ (HJH NOR AKMAL BT ABDUL FATAH) Pengarah Perbadanan Perpustakaan Awam Terengganu.
Rijal../mgt/2/008