PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG APOTEK

OLEH: RONI SITUMORANG, S.Farm 103202111 M. NASRIL, S.Farm 103202092 DINA MARIANI PURBA, S.Farm 103202074 RIZKI SAFITRI, S.Farm 103202110

Undang-undang Kesehatan No. 23 (1992) telah mengatur tentang peran profesi apoteker, yakni mengenai pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.

Menurut Permenkes RI No. 992/MENKES/Per/X/1993

tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin Apotek, pasal 10: bahwa yang dimaksud dengan pengelolaan

perbekalan farmasi di Apotek meliputi:

a. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat atau bahan obat. b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan

perbekalan farmasi lainnya.

c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi.

Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah

ditetapkan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.

Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang

perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Buku order / buku defecta / buku habis b. Rencana anggaran pembelian c. Daftar harga terakhir d. Pemilihan PBF yang sesuai dengan pertimbangan diskon jangka waktu pembayaran pelayanan yang baik dan tepat waktu serta kualitas barang.

Cara-cara yang Digunakan Untuk Menyusun Prioritas Pengadaan

1. Kategori VEN
Analisis VEN berdasarkan atas:

a. Vital
b. Esensial c. Non esensial

2. Analisis PARETO (ABC) Kelompok A Kelompok B Kelompok C

3. Analisis VEN ABC

 Pengendalian persediaan merupakan hal yang

sangat penting, baik untuk apotek besar maupun apotek kecil. Fungsi pengelolaan dan pengendalian persediaan di apotek:

1. Memastikan pasien memperoleh obat yang

dibutuhkan 2. Mencegah resiko barang yang dipesan kualitasnya tidak baik sehingga harus dikembalikan

3. Menyiapkan obat yang berhubungan dengan penyakit musiman dan mewabah 4. Mendapatkan keuntungan dari pembelian dengan memilih distributor yang member

harga bersaing, pengiriman cepat dan kualitas obat yang baik

Yang terjadi bila persediaan obat di apotek terlalu besar atau terlalu kecil :
Persediaan obat di apotek terlalu besar : Biaya untuk pembelian obat meningkat Biaya penyimpanan obat meningkat

Biaya pemeliharaan akibat kemungkinan barang

rusak Obat yg disimpan terlalu lama sehingga mengalami kadaluarsa Ada resiko bila harga bahan atau obat turun

Persediaan obat di apotek terlalu kecil : Tidak dapat bekerja optimal Kehilangan penjualan Kehilangan kepercayaan konsumen

Persediaan pengaman (buffer stok)

merupakan persediaan yang dibangun

untuk menghadapi keadaan yang tidak

menentu yang disebabkan oleh perubahan

permintaan ataupun kemungkinan

perubahan pada pengisian kembali.

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan persediaan pengaman:

Konsumsi rata-rata

Untuk pemakaian dalam satu periode pemesanan.

Lead time Waktu yang dibutuhkan antara saat memesan sampai saat barang datang. Frekuensi atau waktu pemesanan oleh apotek Jika apotek melakukan pemesanan setiap minggu, berarti harus diperhatikan dalam jumlah persediaan pengaman memperhitungkan pemakaian 1 minggu.

 Ketersediaan modal dan sarana Pesanan mempertimbangkan ketersediaan modal,

jika modalnya kuat tentunya dapat membuat persediaan

modal. Keterbatasan persediaan PBF Jika persediaan di PBF sering kosong ada peluang untuk meningkatkan stok pengaman.

Teknik pengendalian persediaan

Teknik

pengendalian

persediaan

merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung jumlah optimal tingkat

persedian yang diharuskan, serta kapan

saatnya mulai mengadakan pemesanan

persediaan kembali.

Proses pengendalian
Proses pengendalian adalah pengamatan,

pencatatan dan penilaian terhadap pelaksanaan

suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses

pengendalian dapat dilakukan baik terhadap

pelaksanaan standar prosedur operasional atau terhadap pencapaian tujuan dalam pelaksanaan program kerja pada suatu fungsi.

Tujuannya adalah agar APA dapat memahami dan

mengerti mengenai: Bagaimana cara mengelola obat bebas, bebas

terbatas, obat keras, obat psikotropika dan narkotik

di Apotek. Perbedaan asisten apoteker yang ada pada cara mengelola obat narkotika dan psikotroika dengan obat lainnya di Apotek.

Bagaimana cara menata perbekalan farmasi yang

baik di ethical dan otc counter di Apotek.

Pembahasan
Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut buku order/buku defecta/buku habis, rencana anggaran pembelian, daftar harga terakhir dan pemilihan sebelum melakukan kegiatan PBF. Apotek KF 39 pengadaan barang

pertama sekali adalah dengan melihat buku defecta. Berdasarkan buku defecta tersebut di entry secara

online ke Kimia Farma 27 yang kemudian di print out

dalam bentuk surat pesanan (SP) ke Pedagang Besar Farmasi (PBF).

Selanjutnya PBF akan mengantarkan barang

sesuai dengan SP ke apotek masing-masing.

Sedangkan untuk daftar harga terakhir tidak dilakukan karena sudah melakukan sistem komputer. Selain itu pemilihan PBF juga tidak dilakukan karena telah dilakukan oleh KF 27.

 Cara-cara yang digunakan dalam menyusun prioritas pengadaan ada 3 metode, yaitu analisis VEN, ABC (pareto) dan VEN ABC (kombinasi). Dalam menyusun prioritas

pengadaan apotek KF 39 menggunakan

analisis kombinasi antara VEN dan ABC

karena

sudah

mengkombinasikan

antara

prioritas kebutuhan dan tingkat harga.

 Pengendalian persediaan perlu dilakukan

agar

senantiasa

tersedia

barang

dalam

jumlah yang cukup untuk dapat melayani

setiap permintaan. Hal ini telah dilakukan

oleh apotek KF 39 yang dapat terlihat dari terpenuhinya kebutuhan konsumen.

Kesimpulan
Pengadaan barang di apotek KF 39 dilakukan secara online dan terpusat sehingga menjadi lebih efesien. Dalam menyusun prioritas pengadaan apotek KF 39 menggunakan analisis kombinasi antara VEN dan ABC karena sudah mengkombinasikan antara prioritas kebutuhan dan tingkat harga.

Pengendalian persediaan di apotek KF 39 telah cukup

baik terlihat dari terpenuhinya kebutuhan konsumen.

DAFTAR PUSTAKA
Anonim, (2008). Managing The Pharmacy Inventory. NCPA Anonim. (2011). Pengadaan Dan Pengendalian Persediaan. toms.com: Apotek Uas. Seto, S., (2001). Manajemen apoteker. Airlangga university press. Surabaya : halaman 37-38, 199-200 Umar, M., (2009). Manajemen Apotek Praktis. Cetakan Ketiga. Hal 29, 33-38