Anda di halaman 1dari 11

Ujian akkhir semester MA : Sistem Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan Kasus: Unit rekam medis mempunyai target untuk

mengurangi angka kehilangan formulir pada folder/map dokumen rekam medis yang mencapai 7:15 dari jumlah formulir yang ada di dokumen rekam medis. Dengan sbb: 1. Rumah sakit tipe B 2. Rata2 kunjungan 2000/hari 3. Jumlah poliklinik 30 4. SDM Rekam Medis: 15 orang 5. 1 S1 ,4 D3, 5 SMU, 5 SMP 6. distribusi umur 7 org < 40, 8 org >40 7. Gaji pokok UMR : S1: Rp. 2.900.000, D3 : Rp. 2.000.000, SMU : Rp 1.750.000, SMP: Rp. 1.500.000,Pengembalian dokumen 70% terlambat (SOP, reward n punishment) Kehadiran staf 85% (SOP SDM, Pelatihan) Kecepatan distribusi 30 menit ( Luas ruang 15x20m2 Jarak ke poliklinik terjauh 270m Kelengkapan data di formulir Buruk Harapan utama: Berikan disain ruangan yang sesuai dengan standar internasional Tataletak fasilitas dan sarana yang harus ada Sistem penomoran dokumen Metode Pemeliharaan sistem Restruktur organisasi unit RM Protokol Filing,Coding,Retrieval dan distribusi serta pelaporan Gunakan Pendekatan Sistim untuk menyelesaikan permasalahan. Kerjakan perkelompok: Untuk kelompok 1: gunakan standar negara uni eropa 2: gunakan standar amerika 3. gunakan standar asia batas tugas dikumpulkan pada tanggal 12 Januari 2012 sesuai jadwal perkuliahan.

INPUT -

PROSES

OUTPUT Informasi medis: -Angka Kematian -Angka Kesakitan -Rujukan -Obat -Pelayanan pasien

SK Menkes - Pengumpulan 691 A/1984 - Pengolahan - Sumber Daya - Analisis SDM - Penyajian (kualitas, jumlah pelatihan) - Penyimpanan Biaya - Pemanfaatan (operasional, pemeliharaan, Pengembangan) Material (data medis) Peralatan (komputer, formulir) Metode (sistem rekam medis,sistem Koding manual) Juknis

Gambar 3.2 Sistem Informasi Medis menurut Ruth Endang, dkk dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Rumah Sakit.

Input: Kecukupan Man (Sumber Daya Manusia) Ketersediaan Material (Sumber data medis, ATK, disain ruangan, Tataletak fasilitas dan sarana yang harus ada) Ketersediaan Machine (Program Aplikasi/software, hardware,printer,dll) Kesesuaian Metode (Kebijakan, Prosedur Sistem penomoran dokumen, Metode Pemeliharaan sistem, Restruktur organisasi unit RM, Protokol Filing,Coding,Retrieval dan distribusi serta pelaporan) 1. 2.

Proses: Pendaftaran Pengolahan Penyimpanan Pelaporan Korespondensi

Output: Laporan yang dihasilkan akurat,lengkap, tepat waktu. dokumen rekam medis lengkap Pengembalian dokumen 70% terlambat Kehadiran staf 100% Kecepatan distribusi sesuai standar

Gambar 3.3 Penyelesaian Masalah pada manajemen rekam medis menggunakan pendekatan sistem

Permasalahan pada Input 1. SDM Analisis Situasi : Jumlah poliklinik 30 Rata2 kunjungan 2000/hari SDM Rekam Medis: 15 orang 1 S1 ,4 D3, 5 SMU, 5 SMP distribusi umur 7 org < 40, 8 org >40 Gaji pokok UMR : S1: Rp. 2.900.000, D3 : Rp. 2.000.000, SMU : Rp 1.750.000, SMP: Rp. 1.500.000,Indonesia Filiphina memiliki staf terlatih yang cukup untuk menyelesaikan semua prosedur catatan dasar medis. Pembentukan Komite Rekam Medis juga penting untuk menjaga pelayanan rekam medis yang efektif dan mendukung petugas rekam medis dalam bekerja. Mereka bertugas membawa isuisu penting yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis untuk diskusi. Para MRD staf harus menjaga catatan medis dari penggunaan gangguan, kerugian dan tidak sah. Mereka bertanggung jawab untuk menjaga privasi dan kerahasiaan dari informasi yang tersimpan dalam catatan medis pasien. Petugas rekam medis atau penanggung jawab dari Departemen Rekam Medis bertanggung jawab untuk fungsi departemen itu dan untuk melihat bahwa catatan medis tersedia saat pasien melakukan kunjungan ke rumah sakit. Mereka juga bertanggung jawab untuk: mengetahui segala bentuk tindakan yang berkaitan dengan Saran Pada permasalahan di atas, rumah sakit tersebut memiliki kunjungan rata-rata pasien sebanyak 2000/hari dan poliklinik sebanyak 30. Jumlah tersebut tidak sebanding dengan ketersediaan tenaga rekam medis yang berjumlah 15 orang. Dalam suatu departemen rekam medis, diperlukan staf rekam medis yang terbagi menjadi beberapa tugas dan peran yaitu bagian admisi pasien, assembling, koding, indexing, penyimpanan, distribusi, statistik dan pelaporan. Dengan peran dan beban kerja yang sebanyak itu, tidak memungkinkan hanya 15 orang saja yang melakukan semua tugas tersebut. Sehingga, perlu adanya penambahan SDM rekam medis. Standar yang ada di Asia menurut WHO tidak disebutkan jumlahnya, namun dijelaskan bahwa dalam suatu Departemen Rekam Medis arus memiliki staf terlatih dan cukup untuk menyelesaikan semua prosedur catatan dasar medis. Pembentukan Komite Rekam Medis juga penting untuk menjaga pelayanan rekam medis yang efektif dan

perawatan pasien. memastikan bahwa catatan medis telah diisi oleh dokter; melakukan koding penyakit dengan akurat semua informasi yang dihasilkan untuk statistik yang akurat dan mudah tersedia bila diperlukan oleh administrasi, Departemen Kesehatan atau instansi pemerintah lainnya. Ketersediaan Material : desain ruangan tataletak fasilitas sarana yang harus ada Tata letak Departemen Tata letak yang tepat dari departemen rekam medis menambah efisiensi dan daya tarik tersendiri untuk orangorang yang bertugas di dalamnya. Hal yang penting adalah tata letak meja yang harus diatur sedemikian rupa sehingga, petugas dapat leluasa bergerak dalam bekerja dengan pertimbangan letak antar meja petugas satu dengan yang lainnya tidak begitu jauh sesuai dengan alur pengelolaan rekam medis. Syarat Ruangan dan Peralatan di unit rekam medis syarat ruangan di unit rekam medis harus meliputi peralatan yaitu: meja assembling, indeksing, koding, dan meja konsultasi rekam medis. Selain itu juga tersedia ruangan pendaftaran untuk asien rawat jalan dan ruang penyimpanan dokumen rekam medis. Persyaratan Lokasi Unit rekam Medis Unit rekam medis berhubungan langsung dengan bagian pendaftaran rawat jalan dan unit rawat inap. Setiap

mendukung petugas rekam medis dalam bekerja.

hari, staf medis lainnya mengunjungi unit rekam medis untuk mengembalikan dokumen rekam medis dari berbagai poliklinik. Pencahayaan Pencahayaan merupakan faktor lingkungan yang tidak bisa diabaikan, sehingga disarankan agar teknisi rekam medis berkonsultasi dengan ahli pencahayaan tentang metode yang paling efisien untuk mendapatkan pencahayaan yang memadai Suhu Ketika merancang tata letak kantor, teknisi rekam medis juga harus mempertimbangkan faktor-faktor lingkungan seperti suhu, kelembaban dan ventilasi. Kenyataannya, Faktor-faktor ini telah terbukti memiliki efek langsung pada produktivitas karyawan dan kenyamanan. Suhu kantor yang ideal adalah dikatakan sekitar 70 Fahrenheit dengan kelembaban relatif 40% 60%, serta ketersediaan alat termasuk AC, kipas jendela, dan ventilator. Ketersediaan Machine: (Program Aplikasi/software, hardware,printer,dll) Kesesuaian Metode (Kebijakan/Prosedur) Sistem penomoran dokumen Metode Pemeliharaan sistem Restruktur organisasi unit RM Protokol Filing,Coding,Retrieval dan distribusi serta pelaporan) Assembling Komite Rekam Medis (jika ada) harus membuat prosedur urutan formulir-formulir rekam medis. Daftar urutan tersebut harus dicetak dan tersedia untuk staf rekam medis. Hal ini akan mempermudah staf rekam medis untuk merakit catatan

medis dan petugas kesehatan untuk mencari informasi spesifik yang dibutuhkan. Assembling dilakukan setelah pasien telah habis dan catatan medis telah kembali ke Departemen Rekam Medis. Prosedur penomoran dokumen unit numbering system sistem penomoran ini memberikan catatan tunggal, yang merupakan gabungan dari semua data yang diberikan kepada pasien, apakah sebagai pasien rawat jalan, rawat inap atau keadaan darurat. Pasien diberikan catatan medis pada kunjungan pertama, yang digunakan untuk semua kunjungan berikutnya dan perawatan. Seluruh catatan medis berada dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis. Pasien diberikan nomor rekam medis pada saat pertama kali berkunjung ke rumah sakit. Nomor rekam medis ini kemudian digunakan selama berobat dan sampai seumur hidup selama ia berobat ke rumah sakit. Prosedur untuk menerbitkan nomor rekam medis : Nomor rekam medis harus dikeluarkan langsung dari DAFTAR NOMOR dimulai dengan nomor 1. Sebagai contoh, jika yang terakhir nomor yang diberikan kepada pasien adalah 342 nomor dikeluarkan untuk pasien berikutnya akan 343 dan berikutnya 344 dan seterusnya.

Jika pasien telah rawat inap yang sebelumnya masuk petugas harus mencari dan menemukan nomor lama di INDEKS PASIEN MASTER. Jika kesalahan telah terjadi dan pasien ditemukan memiliki dua nomor rekam medis,maka dua catatan medis jumlah duplikat harus dibatalkan dan catatan medis gabungan pada nomor rekam medis pertama. Cara nomor disajikan juga dapat menambah efisiensi sistem. Sebagai contoh, ketika nomor mencapai empat atau enam digit seperti angka 12345 dapat ditulis sebagai 123 45. Banyak rumah sakit mulai dengan nomor enam digit dengan menambahkan serangkaian "ini 0". Misalnya nomor 1 bisa ditampilkan sebagai 00-00-01. Staf administrasi sering merasa lebih mudah untuk mengingat nomor ketika dipecah menjadi dua set. Coding Coding merupakan prosedur penting dan hanya staf yang terlatih harus melakukan coding. Artinya, staf bertanggung jawab untuk coding harus dilatih secara formal dengan menghadiri kursus coding ditawarkan dengan tingkat lokal atau regional. Revisi 10 (ICD-10) (atau adaptasi) digunakan di banyak negara untuk penyakit kode, luka, dan eksternal penyebab cedera. Prosedur bedah juga

dikodekan menggunakan Klasifikasi Internasional Prosedur Kedokteran (ICPM). Prosedur Coding 1. Perlu dibuat ketetapan apakah kode menggunakan 3 digit atau 4 digit kode dari ICD-10. 2. Sebelum melanjutkan ke kode MRO, catatan medis harus diperiksa untuk memastikan kelengkapan dan dokter telah selesai mencatat diagnosis. Artinya, diagnosis utama memiliki telah dicatat dan ditandatangani. Jika pemerintah telah menetapkan bahwa hanya diagnosis utama adalah harus dikodekan dengan MRO harus menemukan nomor kode untuk diagnosis pokok dan merekamnya pada DEPAN LEMBAR di tempat yang benar. INGAT: DEFINISI DIAGNOSA UTAMA bervariasi dari negara ke NEGARA DAN ANDA HARUS PERIKSA UNTUK MEMASTIKAN ANDA MENGGUNAKAN BENAR DEFINISI Jika semua diagnosa / luka harus dikodekan MRO mengikuti prosedur yang sama. Suatu negara dapat memutuskan untuk tidak kode penyebab eksternal cedera. Anda perlu tahu jika ini adalah kasus dan kode yang sesuai. Seperti disebutkan jika Surgic al prosedur yang harus

dikodekan Klasifikasi Internasional Prosedur di Pengobatan (ICPM) sering digunakan tetapi beberapa negara sekarang memiliki lokal prosedur klasifikasi. Jika hal ini terjadi di negara Anda, Anda harus menggunakan sistem lokal. Untuk memastikan bahwa semua pembuangan dikodekan nama-nama pada daftar debit yang ticked ketika coding jika selesai. Untuk setiap nama yang tidak dicentang pada akhir bulan catatan medis untuk pasien yang harus ditempatkan dan kode. Ketika catatan medis telah dikodekan data statistik yang dibutuhkan oleh Anda rumah sakit / Departemen Kesehatan harus dikumpulkan. Biasanya data yang berkaitan dengan Diagnosis utama pada semua habis / mati pasien ini diperlukan dan dicatat dalam analisis laporan statistik bulanan atau format yang ditentukan oleh rumah sakit / Departemen. Ketika selesai catatan medis harus diajukan oleh nomor rekam medis di yang benar terjadi pada file di daerah Departemen Rekam Medis pengajuan.