PROYEK MINOR SISTEM INFORMASI

Resume Chapter: Introduction

DISUSUN OLEH:

AHMAD ALFIAN APRIS TRI. S M. SYARIFUDDIN. D SYAHID ZAKWAN WIRNO ZAS PUTRA

109093000071 109093000065 109093000051 109093000077 109093000056

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PRODI SISTEM INFORMASI - B JAKARTA 2012

A. Maksud dari Panduan PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK adalah suatu taraf standar yang diakui dalam bidang Manajemen Proyek. Panduan PMBOK juga menyediakan dan memperkenalkan sebuah standard umum dalam profesi manajemen proyek untuk membahas, menulis, dan menerapkan konsep manajemen proyek. Standar tersebut adalah elemen penting dari disiplin profesional dalam Manajemen Proyek. Standar ini juga menjelaskan bagaimana mendapatkan hasil yang sukses dalam proyek berdasarkan proses dan teknik yang ada di dalam manajemen proyek. Lembaga Manajemen Proyek (PMI) memandang standar ini sebagai referensi manajemen proyek dasar untuk program pengembangan profesional dan sertifikasi. Sebagai acuan dasar, standar ini tidak terlalu lengkap dan tidak semua-inklusif. Standar ini adalah panduan, bukan metodologi. Satu dapat menggunakan metode yang berbeda untuk menerapkan framework. Lampiran D membahas ekstensi aplikasi daerah, dan Lampiran E berisi sumber informasi lebih lanjut tentang manajemen proyek. Selain standar yang menetapkan pedoman untuk proses manajemen proyek, peralatan, dan teknik, manajemen proyek dan menggambarkan harapan praktisi tentang dirinya sendiri dan orang lain. The Project Management Institute Code of Ethics and Professional Conduct lebih spesifik tentang kewajiban dasar dan tanggung jawab, kewajaran hormat, dan jujur. Hal ini dibutuhkan oleh para praktisi dalam menunjukkan komitmen untuk perilaku etis dan profesional. Ini membawa kewajiban untuk mematuhi hukum, peraturan, dan kebijakan organisasi dan profesional. Ketika terjadi persetujuan dengan stakeholder manapun, praktisi harus berkomitmen untuk praktek-praktek yang jujur dan adil dan bertransaksi dengan menghargai satu sama lain. The Project Management Institute Code of Ethics and Professional Conduct yang diposting di website PMI. Kode penerimaan tersebut merupakan persyaratan untuk sertifikasi PMP oleh PMI.

B. Apa Itu Proyek?

Proyek adalah kegiatan sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, jasa, atau hasil yang unik. Sifat sementara proyek itu sendiri menunjukkan bahwa setiap proyek pasti ada awal dan akhir. Proyek dikatakan selesai ketika tujuan proyek telah kita dapatkan atau ketika proyek dibatalkan karena tujuannya tidak dapat dipenuhi, atau ketika kebutuhan untuk proyek tersebut tidak ada lagi. Sifat sementara dalam proyek tidak berarti pendek durasinya. Proyek juga dapat memiliki dampak sosial, ekonomi, dan lingkungan yang hidup jauh lebih lama dari durasi proyek itu sendiri. Setiap proyek menciptakan produk, jasa, atau hasil yang unik. Meskipun elemen yang berulang dapat menyajikan beberapa hasil (deliverable) proyek,

pengulangan ini tidak mengubah keunikan mendasar dari pekerjaan proyek. Sebagai contoh, gedung perkantoran yang dibangun dengan bahan yang sama atau oleh tim yang sama, tetapi masing-masing lokasi adalah unik-dengan desain yang berbeda, kontraktor yang berbeda, dan sebagainya. Upaya pekerjaan proyek yang sedang berlangsung umumnya merupakan proses yang berulang-ulang, karena mengikuti prosedur yang ada pada organisasi. Sebaliknya, karena sifat unik dari proyek, mungkin ada ketidak-pastian tentang produk, jasa, atau hasil yang didapatkan selama mengerjakan proyek. Tugas proyek dapat menjadi lebih baru (belum pernah dikerjakan) untuk sebuah tim proyek, sehingga memerlukan perencanaan yang lebih khusus dari pekerjaan rutin lainnya. Sebuah proyek dapat melibatkan satu orang, unit organisasi tunggal, atau beberapa unit organisasi. Sebuah proyek dapat membuat: 1. Sebuah produk yang dapat berupa komponen barang lain atau item tujuan itu sendiri, 2. Kemampuan untuk melakukan layanan (misalnya, fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi), atau 3. Sebuah hasil seperti hasil atau dokumen (misalnya, sebuah proyek penelitian yang mengembangkan pengetahuan yang dapat digunakan untuk menentukan apakah tren hadir atau proses baru akan menguntungkan masyarakat).

Contoh proyek dapat meliputi, tetapi tidak terbatas pada: 1. Mengembangkan suatu produk atau jasa baru, 2. Mempengaruhi perubahan dalam struktur, staf, atau gaya dari suatu organisasi, 3. Mengembangkan atau memperoleh suatu sistem informasi yang baru dimodifikasi, 4. Membangun suatu bangunan atau infrastruktur, atau 5. Menerapkan proses bisnis baru atau prosedur.

C. Apa Itu Proyek Manajemen?

Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek dicapai melalui aplikasi yang sesuai dan integrasi dari 42 proses dikelompokkan secara logis menjadi manajemen proyek yang terdiri dari 5 kelompok proses: - Memulai - Perencanaan - Pelaksanaan - Monitoring dan pengendalian, dan - Penutup

Pengelolaan proyek biasanya meliputi: - Mengidentifikasi persyaratan, - Mengatasi berbagai kebutuhan, keprihatinan, dan harapan para stakeholder sebagai pemilik proyek agar direncanakan dan dilaksanakan sebaik mungkin, - Menyeimbangkan persaingan proyek yang termasuk hambatan di dalamnya, namun tidak terbatas pada: Lingkup Kualitas Jadwal Anggaran Sumber Daya, dan Risiko

Proyek tertentu akan mempengaruhi kendala yang menjadi manajer proyek perlu fokus. Hubungan antara faktor-faktor ini adalah sedemikian rupa sehingga jika salah satu faktor perubahan, setidaknya satu faktor lain mungkin akan terpengaruh. Sebagai contoh, jika jadwal dipersingkat, sering anggaran perlu ditingkatkan untuk menambah sumber daya tambahan untuk melengkapi jumlah yang sama bekerja dalam waktu kurang. Jika peningkatan anggaran tidak mungkin, ruang lingkup atau kualitas dapat dikurangi untuk memberikan produk dalam waktu yang lebih untuk anggaran yang sama. Stakeholder proyek mungkin memiliki perbedaan ide-ide untuk yang faktor yang paling penting, menciptakan tantangan yang lebih besar. Mengubah persyaratan proyek dapat menciptakan resiko tambahan. Tim proyek harus mampu menilai situasi dan menyeimbangkan tuntutan dalam rangka untuk memberikan proyek yang sukses. Karena potensi untuk perubahan, rencana manajemen proyek adalah iteratif (berulang) dan berjalan melalui elaborasi progresif itu melalui siklus hidup proyek. Elaborasi progresif melibatkan terus menerus memperbaiki dan merinci rencana sebagai informasi yang lebih rinci dan spesifik dan lebih akurat telah tersedia. Elaborasi progresif memungkinkan tim manajemen proyek untuk mengelola ke tingkat yang lebih detail sebagai proyek berkembang.

D. Hubungan

Antara

Manajemen

Proyek,

Manajemen

Program,

dan

Manajemen Portofolio
Manajemen Portofolio Manajemen Portofolio digunakan untuk memilih portofolio proyek pengembangan produk baru untuk mencapai tujuan th berikut: 1. Memaksimalkan keuntungan atau nilai dari portofolio 2. Memberikan keseimbangan 3. Mendukung strategi perusahaan Manajemen Portofolio merupakan tanggung jawab dari tim manajemen senior dari unit organisasi atau bisnis. Tim ini, yang mungkin disebut Komite Produk, bertemu secara rutin untuk mengelola produk dan membuat keputusan tentang portofolio produk. Seringkali, ini adalah kelompok yang sama yang melakukan tahap-gerbang review dalam organisasi. Sebuah titik awal yang logis adalah untuk menciptakan strategi produk - pasar, pelanggan, produk, pendekatan strategi, penekanan kompetitif, dll. Langkah kedua adalah

memahami anggaran atau sumber daya yang tersedia untuk menyeimbangkan portofolio melawan. Ketiga, setiap proyek harus dinilai untuk profitabilitas (penghargaan), kebutuhan investasi (sumber daya), risiko, dan faktor lain yang sesuai. Bobot satu tujuan dalam membuat keputusan tentang produk bervariasi dari perusahaan. Tetapi organisasi harus menyeimbangkan tujuan-tujuan: risiko vs profitabilitas, produk baru vs perbaikan, strategi fit vs keuntungan, pasar vs lini produk, jangka panjang vs jangka pendek. Beberapa jenis teknik telah digunakan untuk mendukung proses manajemen portofolio: Heuristik model Scoring teknik Visual atau teknik pemetaan. Teknik-

teknik awal Portofolio Manajemen dioptimalkan profitabilitas proyek atau keuntungan finansial menggunakan heuristik atau model matematika. Namun, pendekatan ini tidak terlalu memperhatikan keseimbangan atau menyelaraskan portofolio dengan strategi organisasi. Scoring berat teknik dan kriteria skor untuk memperhitungkan persyaratan rekening investasi, profitabilitas, risiko dan keselarasan strategis. Kelemahan dengan pendekatan ini dapat menjadi penekanan lebih pada ukuran keuangan dan ketidakmampuan untuk mengoptimalkan campuran proyek. Teknik pemetaan menggunakan presentasi grafis untuk memvisualisasikan keseimbangan portofolio. Ini biasanya disajikan dalam bentuk grafik dua dimensi yang menunjukkan trade-off atau keseimbangan antara dua faktor seperti risiko vs profitabilitas, pasar fit vs cakupan lini produk, keuntungan finansial vs peluang keberhasilan, dll Manajemen Program adalah sponsor program dan komite pengarah program. Tanggung jawab utama mereka adalah untuk memiliki dan mengawasi pelaksanaan bisnis yang mendasari program dan strategi TI, dan untuk menentukan koneksi program untuk rencana bisnis keseluruhan perusahaan dan arah. Kegiatan manajemen mereka termasuk menyediakan dan menafsirkan kebijakan, menciptakan lingkungan yang mendorong momentum berkelanjutan untuk program ini (yaitu, menghilangkan hambatan baik di dalam maupun di luar perusahaan), dan secara berkala meninjau kemajuan program dan hasil sementara untuk memastikan keselarasan dengan visi strategis secara keseluruhan.

Proyek dan Strategi Perencanaan Proyek biasanya digunakan sebagai cara untuk mencapai suatu strategi perencanaan pada suatu organisasi. Proyek secara khusus dibentuk dari satu atau lebih strategi tertentu: 1. Strategi kesempatan/ kebutuhan bisnis 2. Permintaan konsumen 3. Perkembangan teknologi 4. Persyaratan hukum Proyek tanpa program atau portfolios, adalah suatu cara untuk mencapai tujuan organisasi dan tujuan, sering dalam konteks dari strategi perencanaan. Meskipun sebuah grup dari proyek tanpa sebuah program bisa memperoleh keuntungan lain mereka juga bisa menambah keuntungan dari program, untuk tujuan dari portfolio dan untuk strategi perencanaan organisasi. Organisasi mengatur dasar portfolio pada strategi perencanaan mereka, yang mungkin akan akan disusun susunan untuk portfolio program, atau proyek yang terlibat. Satu tujuan dari manajemen portfolio adalah untuk memaksimalkan nilai dari portfolio tersebut.

Proyek Manajemen Organisasi Sebuah PMO adalah sebuah badan organisasi atau entitas yang ditugaskan dengan berbagai tanggung jawab yg terkait untuk memusatkan dan mengkoordinir managemen dari proyek itu dalam suatu wilayah.tanggung jawab dari PMO bisa dijabarkan mulai dari membangun dukungan proyek manajemen untuk proyek. Dukungan proyek dari PMO mungkin tidak diberikan, selain itu diatur secara bersama-sama. Bentuk paling spesifik, fungsi dan struktur dari PMO tergantung kepada organisasi yang mendukungnya. Sebuah PMO mungkin didelegasikan kebijakan khas dari stakeholder dan pembuat keputusan selama awal dari setiap proyek,untuk membuat usulan, atau menolak proyek atau mengambil keputusan lain sebagai pilihan untuk menjadi pilihan tujuan bisnis yang tetap. tanggung jawab sesungguhnya dari manajemen sebuah

Sebagai tambahan, PMO mungkin akan terlibat dalam pemilihan, manajemen dan penyebaran sumber daya proyek. Fungsi utama PMO adalah memberi dukungan untuk manajer proyek untuk variasi langkah-langkah yang akan dimasukan, tapi jumlahnya tidak dibatasi oleh: 1. Menanggung penyebaran sumberdaya yang terkait semua proyek yang diberikan oleh PMO 2. Mengidentivikasi dan mengembangkan metodologi proyek

manajemen, bagian terbaik dan standar. 3. Pembinaan , memonitor, melatih dan pengawasan. 4. Pengawasan penuh terhadap peraturan standar manajemen proyek, prosedur dan templet melalui audit proyek. 5. Mengembangkan dan mengatur peraturan proyek, prosedur, template dan pembagian dokumen lainnya 6. Mengkoordinasi komunikasi diseluruh proyek. Project manager dan PMO mempunyai tujuan yang berbeda. Namun selasar dengan strategi yang dibutuhkan oleh organisasi. Perbedaan antara kedua aturan dari project manager dan PMO sebagai berikut: 1. Project manager lebih terfokus kepada tujuan yang lebih spesifik, sedangkan PMO mengganti batasan utama program dengan pilihan yang lebih baik untuk tujuan bisnis. 2. Project manager mengontrol sumber daya proyek untk mencapai tujuan terbaik sedangkan PMO mengoptimalkan pembagian penggunaan sumber daya organisasi ke seluruh proyek. 3. Project manager mengatur hambatan (batasan, jadwal, biaya, dan kualitas,dll.) dari masing-masing proyek sedangkan PMO mengatur metode, standar, resiko/kebutuhan, dan hubunngan seluruh proyek pada perusahaan.

E. Manajemen Proyek dan Manajemen Operasi

Operasi adalah sebuah fungsi organisasi yang melakukan tugas memproduksi produk atau penghasilan dengan pelayanan yang berulang. Contoh: operasi produksi, operasi pabrik, operasi akuntsansi. Dianggap bersifat sementara, proyek bisa membantu tujuan organisasi sejalan dengan strategi organisasi. Organisasi kadang kala mengganti operasi, produk, atau sistem . project manajgement mengatur kebutuhan proyek sedangkan business processmanagement mengatur kebutuhan operasi. Proyek dapat dibagi kedalam beberapa point pada product life cycle, seperti: 1. Pada setiap tahap obralan. 2. Ketika mengembangkan produk baru, memperbaharui produk, atau

memperbanyak hasil. 3. Meningkatkan operasi atau proses pengembangan produk. 4. Sampai operasi berakhir pada product life cycle. Setiap point, penyampaian dan pengetahuan di bagi antara proyek dan operasi untuk mengimplementasikan setiap pekerjaan yang diberikan. ini terjadi melalui pengalihan proyek dan operasi menjelang akhir proyek, atau melalui transfer sumber daya operasional untuk proyek di awal. Operasi adalah usaha permanen yang menghasilkan produk berulang-ulang dengan sumber daya yang sama untuk melakukan tugas-tugas sesuai standar dalam product life cycle. Sedangkan operasi adalah kegiatan yang bersifat sementara.

F. Peran Manajer Proyek

Manajer proyek adalah orang yang ditugaskan oleh organisasi melakukan untuk mencapai tujuan proyek.Peran manajer proyek berbeda dari seorang manajer fungsional atau manajer operasi. Biasanya manajer fungsional difokuskan pada penyediaan pengawasan

manajemen untuk wilayah administrasi, dan manajer operasi bertanggung jawab untuk segi bisnis.

Tergantung melaporkan ke

pada struktur

organisasi, seorang kasus

manajer

proyek dapat manajer

manajer fungsional. dalam

lain, seorang

proyek mungkin menjadi salah satu manajer proyek beberapa yang melaporkan ke manajer portofolio atau program lebar proyek. Dalam yang akhirnya jawab manajer untuk perusahaan -

jenis struktur,

proyek bekerja

sama

dengan portofolio atau manajer program untuk mencapai tujuan proyek dan untuk memastikan rencana proyek sejalan dengan rencana program yang menyeluruh. Banyak dari alat-alat dan teknik untuk mengelola proyek khusus untuk manajemen proyek. Namun, memahami dan menerapkan pengetahuan, peralatan, dan teknik yang dikenal sebagai praktik yang baik tidak cukup untuk manajemen proyek yang efektif. Selain area khusus keterampilan dan keahlian manajemen umum yang dibutuhkan untuk proyek, manajemen proyek yang efektif mengharuskan manajer

proyek memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. pengetahuan. ini mengacu pada apa yang manajer proyek tahu

tentang manajemen proyek. 2. performa. ini mengacu pada apa yang manajer proyek dapat melakukan atau menyelesaikan sambil menerapkan pengetahuan manajemen proyek mereka. 3. pribadi. ini mengacu pada bagaimana manajer proyek berperilaku saat melakukan proyek atau kegiatan terkait. efektivitas

pribadi mencakup sikap, karakteristik kepribadian dan kepemimpinan inti kemampuan untuk membimbing tim proyeksementara mencapai tujuan

proyek dan menyeimbangkan kendala proyek.

G. Project Management Body of Knowledge

Panduan PMBOK adalah standar untuk mengelola proyek-proyek paling sebagian besar waktu di berbagai jenis industri. Standart ini menjelaskan proses manajemen proyek, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola sebuah proyek untuk mendapatkan hasil yang sukses. Standart ini unik

untuk bidang manajemen proyek dan memiliki hubungan timbal balik untuk disiplin ilmu manajemen proyek lainnya seperti manajemen program dan

manajemen portofolio.

Proyek standard manajemen tidak menangani semua rincian dari setiap topik. Standarts ini terbatas pada proyek-proyek tunggal dan proses manajemen proyek yang umumnya diakui sebagai praktik yang baik. Standarts lainnya dapat dikonsultasikan untuk informasi tambahan pada konteks lebih luas di mana proyekproyek yang dicapai. Pengelolaan program ini ditujukan program, dan pengelolaan dalam standar untuk manajemen

Portofolio dibahas

dalam standart untuk

pemeriksaan manajemen portofolio dari kemampuan manajemen proyek proses suatu perusahaan adalah alamat dalam manajemen proyek model kematangan organisasi (OPM3).

H. Faktor Lingkungan Perusahaan

Faktor lingkungan perusahaan merujuk pada faktor lingkungan internal dan eksternal yang mengelilingi atau mempengaruhi keberhasilan proyek. Faktor-faktor ini dapat berasal dari salah satu atau semua perusahaan yang terlibat dalam proyek. faktor lingkungan Perusahaan mungkin selaku atau membatasi pilihan manajemen proyek dan mungkin memiliki pengaruh masukan positif atau negatif pada hasil. Mereka paling. pada:

dianggap sebagai

untuk proses

perencanaan yang terbatas

Faktor lingkungan perusahaan termasuk, 1. Budaya organisasi, struktur, dan proses;

tetapi tidak

2.Pemerintah atau industri standard (misalnya, peraturan badan pengawas, kode yang melakukan usaha, standarts produk, standarts kualitas, dan standarts pengerjaan); 3. Infrastruktur (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan modal); 4.Sumber daya manusia yang ada (misalnya, keterampilan, disiplin, dan

pengetahuan,seperti desain, pengembangan, hukum, kontrak pembelian, dan); 5. Karyawan Administrasi (Misalnya, staf dan retensi pedoman, review kinerja karyawan dan catatan pelatihan, kebijakan lembur, dan pelacakan waktu); 6. Perusahaan kerja sistem otorisasi; 7. Kondisi pasar; 8. Stakeholder toleransi risiko; 9. Iklim Politik; 10. Didirikan Organisasi saluran komunikasi;

11.Komersial database

(misalnya, data

biaya standar memperkirakan,

industri informasi risiko studi, dan database risiko), dan 12.Proyek sistem informasi manajemen (misalnya, alat otomatis, seperti sebuah

perangkat lunak penjadwalan, sistem manajemen konfigurasi, koleksi informasi dansistem distribusi, atau antarmuka web untuk sistem otomatis online lainnya).