Klasifikasi Sistem Informasi

Ada berbagai cara untuk mengelompokkan sistem informasi. Klasifikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada: 1. level organisasi 2. area fungsional 3. dukungan yang diberikan 4. arsitektur sistem informasi Beberapa istilah sistem informasi lain juga sering dijumpai dalam literatur, seperti sistem informasi strategis dan sistem inforrnasi geografi. 1. Sistem Informasi Menurut Level Organisasi Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi: a). Sistem Informasi Departemen Sistem informasi departemen (departmental information system) adalah sistem informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Sebagai contoh, departemen SDM (Sumber Daya Manusia) memiliki sejumlah program (aplikasi). Misalnya, salah satu aplikasi digunakan untuk memantau kinerja pegawai dan aplikasi yang lain digunakan untuk menangani pelamar. Kumpulan aplikasi ini membentuk sebuah sistem yang disebut sistem informasi SDM (human resource

information system atau HRIS).

b). Sistem Informasi Perusahaan Sistem informasi perusahaan (enterprise information system) merupakan sistem informasi yang tidak terletak pada masing-masing departemen, melainkan berupa sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama-sama. Sebagai contoh, sistem informasi perguruan tinggi yang mengintegrasikan bagian-bagian seperti pengajaran, keuangan, dan bagian kemahasiswaan. c). Sistem Informasi Antarorganisasi Sistem informasi antarorganisasi (interorganizational information sistem atau terkadang disebut IOS / interorganization system) merupakan jenis sistem informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Sebagai gambaran, sistem informasi reservasi pesawat terbang adalah contoh sistem informasi yang memungkinkan biro perjalanan yang menjual tiket dan maskapai penerbangan bisa berbagi informasi. Contoh 2 : Sistem para pemasok yang dapat dihubungkan ke sistem informasi Wal-Mart (www.walmart.com), retailer terkemuka di Amerika, yang memungkinkan pihak pemasok dapat segera mengetahui sediaan yang berada di

bawah level minimum sehingga pemasok dapat segera mengirimkan produk mereka ke Wal-Mart (Ebert dan Griffin, 2003). Contoh-3 : Pada awal 1990-an, perusahaan IBM, Apple, dan Motorola membentuk aliansi strategis yang dimaksudkan untuk mematahkan dominasi Intel terhadap pasar CPU (central processing unit). Ketiga perusahaan ini menggunakan IOS sebagai sarana berbagi informasi dalam pengembangan Produk. Chip yang disebut PowerPC merupakan hasil dari kolaborasi tersebut (Haag, 1999). Kini, model seperti ini banyak diimplementasikan dalam perdagangan elektronis (e-Commerce) yang menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B atau Business to Business. Serupa dengan pembagian menurut level organisasi, Kroenke (1992) mengklasifikasikan sistem informasi dalam sebuah organisasi menjadi tiga kelompok : sistem informasi pribadi, sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system), dan sistern informasi perusahaan (enterprise information system) Karakteristik ketiga sistem informasi diperlihatkan pada tabel berikut

Sistem informasi pribadi menggunakan sebuah komputer yang tidak terhubung dengan komputer pemakai yang lain. Sistem informasi kelompok kerja menghubungkan sejumlah komputer pemakai, umumnya dalam departemen yang sama, melalui sebuah jaringan (Local Area Network atau LAN). Pemakai saling berbagi data. 2. Sistem Informasi Fungsional Sebagaimana diketahui, sebuah organisasi memiliki sejumlah area fungsional seperti Akuntansi, Pemasaran, Produksi, dan sebagainya. Tabel berikut menunjukkan masing-masing area fungsional yang umum terdapat pada perusahaan.

Berdasarkan area fungsional seperti ini, dikenal sejumlah sistem informasi fungsional. Jadi, sistem informasi fungsional adalah Sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi bagi keloropok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan. Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi (accounting information system) Sistem informasi keuangan (finance information system) Sistem informasi manufaktur (manufacturing/production information system) Sistem informasi pemasaran (marketing information system atau MKlS) Sistem informasi SDM (human resources information system atau HRlS) Tentu saja, macam-macam sistem informasi fungsional yang tersedia antara satu perusahaan dengan perusahaan lain berbeda-beda. Sebagai contoh, perusahaan distribusi tidak memiliki sistem informasi produksi. Perlu diketahui bahwa sistem-sistem informasi fungsional tidak berdiri sendiri secara fisik. Sistem-sistem informasi ini berbagai sumber daya dalam organisasi. Dalam sistem informasi perusahaan, sistem-sistem informasi fungsional ini berkedudukan sebagai subsistem-subsistem. Tabel 5.3 Berbagai sistern informasi menurut area fungsional

a). Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang paling tua dan paling banyak digunakan dalam bisnis. Bodnar dan Hopwood (1993) mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi. Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997) mendefinisikannya sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses, dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

Gambar Contoh yang menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi hanyalah bagian dari sistem infomasi manajemen Transaksi terkadang didefinisikan dengan perpspektif yang berbeda-beda. Sebagai contoh, Wilkinson (1992) mendefinisikan transaksi sebagai peristiwaperistiwa ekonomi yang dapat diukur dengan adanya keuangan tertentu yang mempengaruhi aset dan modal perusahaan dan tercermin dalam rekening dan ikhtisar keuangan perusahaan. Namun, Hall (2001) mendefinisikan transaksi sebagai sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasi sebagai sebuah unit kerja. Lebih jauh, Hall membagi transaksi menjadi transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan. Contoh transaksi keuangan adalah pembayaran gaji ke seseorang pegawai sedangkan contoh transaksi nonkeuangan adalah peristiwa kenaikan golongan bagi seorang pegawai.

Gambar memperlihatkan cakupan sistem informasi akuntansi (O'Brien, 2001)

Berikut adalah penjelasan singkat terhadap beberapa subsistem yang terdapat pada sistem informasi akuntansi. Pemrosesan pesanan penjualan atau pengolahan penjualan (sales order

processing) adalah subsistem yang menangani pemrosesan pesanan dari

pelanggan. Pemrosesan sediaan (inventory processing) adalah susbsistem yang. menangani perubahan dalam sediaan dan memberikan informasi pengiriman dan pemesanan kembali. Buku besar (general ledger) adalah subsistem yang mengkonsolidasikan data dari sistem akuntansi yang lain dan menghasilkan pernyataan-pernyataan dan laporan bisnis yang bersifat periodik. Piutang dagang (accounts receivable) adalah subsistem yang mencatat piutang pelanggan dan menghasilkan faktur, pernyataan pelanggan bulanan, serta laporan manajemen kredit. Utang dagang (accounts payable) adalah subsistem yang mencatat pembelian dan pembayaran utang kepada pemasok, dan menghasilkan laporan manajemen kas. Pembayaran gaji (payroll) adalah subsistem yang menangani penggajian, termasuk jam kerja dan bukti pembayaran, serta menghasilkan laporan yang terkait dengan penggajian. b). Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini tidak hanya mendasarkan data internal melainkan juga menggunakan data yang berasal dari sumber eksternal. Gambar berikut memperlihatkan Model Sistem Informasi Keuangan.

Subsistem Intelijen Keuangan berfungsi untuk mengidentifkasi sumbersumber keuangan eksternal (para pemegang saham dan masyarakat keuangan) yang dapat menyuntikkan tambahan dana bagi perusahaan.

Subsistem audit internal berfungsi sebagai subsistem yang menangani hasilhasil audit secara internal. Subsistem pemrosesan transaksi berupa sistem informasi akuntansi yang menghasilkan data-data keuangan (hutang, piutang, nilai sediaan, dll). Subsistem peramalan dan perencanaan keuangan (financial forecasting and

planning) merupakan subsistem yang berfungsi untuk melakukan evaluasi

terhadap kinerja keuangan saat ini dan terproyeksi dalam bisnis. Selain itu juga digunakan untuk membantu dalam hal penentuan kebutuhan pendanaan dalam bisnis dan penganalisaan metode-metode alternatif pendanaan. Oleh karena itu, subsistem ini menyediakan model-model keuangan. Subsistem manajemen dana (funds management) berguna untuk membantu pengelolaan aset seperti kas dan saham dengan manfaat yang tinggi tetapi dengan risiko yang kecil. Sebagai contoh, sistem dapat memberikan saran untuk menjual atau rnembeli saham. Subsistem pengendalian keuangan (financial control) merupakan subsistem yang terkait dengan evaluasi penganggaran keuangan (budgeting). dampak Bagian keuangan ini dapat melaksanakan dan terhadap

pengeluaran modal yang diajukan. c). Sistem Informasi Manufaktur Sistem informasi manufaktur merupakan sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa. Berbagai istilah lain sering kali digunakan sebagai pengganti sistem informasi manufaktur (McL.eod, 1998), antara lain: ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem informasi manufaktur yang paling sederhana. MRP (material requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi. MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop

floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin Dalam bengkel kerja,
melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil memperkerjakan mesin secara efektif. JIT (Just-in time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan sediaan dan

baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukaan atau tepat pada waktunya (just-in time). CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkwalitas tinggi secara effisien.
Gambar memperlihatkan lingkup sistem informasi manufaktur (O' Brien, 1996).

Sistem informasi manufaktur yang rnencakup perencanaan, pengendalian, dan sistem pemrosesan transaksi

Semua istilah yang disebutkan diatas merupakan pendekatan yang dipakai untuk mengelola proses produksi, dan melibatkan informasi. CIM sesungguhnya adalah suatu konsep yang memadukan teknologi produksi dan teknologi informasi (McLeod,1998). CIM merupakan suatu cara yang memandang sumber daya produksi sebagai suatu sistem yang utuh. Hal ini berbeda dengan pendekatan-pendekatan sebelumnya (yang lahir sebelum CIM) yang hanya berkaitan dengan bagian-bagian secara terpisah. CIM diimplementasikan dengan cara sebagai berikut (O'Brien,2001) :

Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik sebagai dasar yang penting untuk pengotomasian dan Pengintegrasian. Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot. Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai komputer, jaringan komunikasi, dan telknologi informasi yang lain.
Sistem Keetnikan CAD / CAE CAM

Gambar CIM: menggabungkan sistem produksi fisik (seperti robotika,CAM, kontrol mesin) dengan sistem informasi berbasis komputer

Berkaitan dengan produksi, dikenal ada beberapa nama sistem, sebagaimana terlihat pada tabel berikut ;

d). Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran. Sistem ini mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup: 1) Produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan. 2) Tempat yang menjadi sasaran pemasaran. 3) Promosi yang perlu dilakukan. 4) Harga produk. Struktur model sistem informasi pemasaran diperlihatkan pada gambar berikut :

Subsistem riset pemasaran (marketing research) merupakan subsistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan, analisis semua data pelanggan dan calon pelanggan. Subsistem informasi pemasaran (marketing

intelligence)

merupakan

subsistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan, dan analisis semua data perusahaan pesaing yang memiliki hubungan dengan penjualan barang dan jasa dari produsen ke konsumen. Subsistem pemrosesan transaksi berupa sistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan. Subsistem produk berguna dalam membuat rencana produk baru. Subsistem tempat berguna bagi pengambil keputusan dalam rangka menentukan tempat yang cocok dan waktu yang tepat untuk melemparkan produk kepada konsumen. Subsistem promosi berguna daiam rangka untuk melakukan analisis terhadap promosi yang harus dilakukan untuk meningkatkan penjualan. Subsistem harga digunakan untuk membantu penetapan harga suatu produk. Subsistem peramalan penjualan (sales forecasting) merupakan subsistem yang berguna untuk melaksanakan peramalan penjualan.

e). Sistem Inforrnasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut HRIS. Selain HRIS, sering juga dipakai istilah HRMIS (human resource management information system) dan HRMS (human resource management system). Struktur model sistem informasi ini diperlihatkan pada berikut :

Subsistem penggajian (payroll) merupakan subsistem yang berkaitan dengan pembayaran gaji, upah, dan tunjangan. Subsistem ini acapkali merupakan bagian dari sistem informasi akuntansi. Subsistem riset SDM menangani penelitian mengenai suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, setta penelitian tentang kefuhan yan disampaikan oleh pegawai. Subsistem intelijen SDM adalah susbsistem yang menggunakan, informasi eksternal yang berhubungan dengan mitra kerja (stakeholder) yang mencakup pemerintah, pemasok, serikat huruh, masyarakat umum, lembaga keuangan, dan bahkan pesaing. Subsistem perencanaan SDM menangani identifikasi sumber daya manusia dalam perusahaan yang digunakan untuk melaksanakan sasaran jangka panjang perusahaan. Misalnya, ketrampilan dan pengetahuan tertentu yang dikuasai oleh pegawai dapat direncanakan untuk menangani proyek tertentu. Subsistem perekrutan menangani aktivitas yang berhubungan dengan penyeleksian calon pegawai. Subsistem manajemen tenaga kerja merupakan subsistem yang anta lain berhubungan dengan pengembangan SDM dalam hal ketrampilan dan pengetahuan, melalui pelatihan-pelatihan atau pendidikan. Subsistem pelaporan lingkungan adalah subsistem yang digunakan untuk menghasilkan laporan yang dialamatkan untuk lingkungan perusahaan, terutama ditujukan kepada pemerintah dan serikat buruh

3. Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia

Berdasarkan dukungan yang diberikan kepada pemakai, sistem informasi yang digunakan pada semua area fungsional dalam organisasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Sistem Pemrosesan Transaksi (transaction processing system atau TPS). Sistem Informasi Manajemen (managerrtent information system atau MIS). Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system / OAS). Sistem Pendukung Keputusan (decision support system atau DSS). Sistem Informasi Eksekutif (executive infrornation system atau EIS). Sistem Pendukung Kelompok (group support system atau GSS). Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau ISS). Alter (1992) mengelompokkan sistem informasi menjadi TPS, MIS, DSS, EIS, OAS, dan ES. ES (Expert System) atau sistem pakar pada dasarnya juga merupakan sistem yang cerdas, meskipun dalam lingkup yang lebih khusus. Sistem-sistem di depan juga sekaligus menyatakan evolusi sistem Informasi yang berbasis komputer. TPS muncul pada pertengahan 1950, kemudian disusul dengan MIS pada tahun 1960-an, OAS pada tahun 1970-an, DSS pada tahun 1970-an hingga 1980-an. Aplikasi sistem pakar komersial yang pertama muncul pada tahun 1980-an. GSS dan ISS muiai muncul pada dekade 1990-an. Rangkuman tentang fungsi masing-masing sistem dapat dilihat pada tabel berikut

Mengingat EIS, DSS, dan MIS digunakan untuk mendukung manajemen, maka ketiga sistem ini sering disebut sebagai sistem pendukung manajemen (management support system atau MSS).

Gambaran umum penggunaan berbagai sistem informasi dalam perusahaan Adakalanya suatu sistem informasi tidak hanya mengandung satu dukungan pada salah satu sistem yang disebutkan di depan. Sistem informasi yang mengandung karakteristik beberapa kategori yang dibahas didepan disebut sebagai sistem hibrid (Alter, 1992). O'Brien (2001) menyebutkan bahwa sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen dan fungsi-fungsi bisnis, dan sekaligus melakukan Pemrosesan transaksi disebut sebagai sistem informasi lintas fungsi (Cross functional

inforrnation system) atau sistem informasi yang terIntegrasi (integrated

information system).