El Proceso de planificacin y control de utilidades

Presupuestos
17/01/2011 Upaep Online Mtra. Mara Isabel Roca Gutirrez

El Proceso de Planificacin y Control de Utilidades.

Resumen del captulo 1 De Welsch,Hilton & Gordon Presupuestos Ed.Prentice Hall Mxico 2005 Introduccin y Propsito Las funciones de la administracin de planificar y controlar constituyen el centro primario de un programa de PCU. El Proceso de Planificacin y Control de Utilidades
Funcin de la Fases secuenciales del Proceso de PCU Responsabilidad Administracin Primaria Variables externas pertinentes Identificar y evaluar Objetivos generales del negocio Desarrollar o modificar Metas especificas de la empres Desarrollar en congruencia en el punto 2 anterior Administracin Estrategias de la empresa Ejecutiva Especificar los principales impulsos para alcanzar los objetivos y metas Planear Instrucciones de la Administracin ejecutiva para la planificacin Especificar premisas (o lineamientos) para los gerentes Planes de Proyectos Desarrollar y evaluar cada proyecto Administracin Plan estratgico (largo plazo) de utilidades Desarrollar para 3, 5 o 10 aos de nivel medio Plan tctico (corto Plazo) de utilidades Desarrollar para el ao prximo Estructuracin de planes de utilidades Dirigir Ejecutar a lo largo del ao presupuestal Informes de desempeo Todos los niveles Preparar informes mensuales por reas de de la responsabilidad Controlar Administracin Seguimiento Proveer retroalimentacin, emprender accin correctiva y replanificar.

El proceso de planificacin y control de utilidades est orientado a la aplicacin de las fases secuenciales que la administracin debe cumplir, desde el desarrollo de objetivos generales del negocio hasta el control, la accin correctiva y la re planificacin. El proceso consta de varias partes importantes:

El plan sustantivo

El plan financiero

Presupuestos variables de gastos

Datos complementarios

Informes de Desempeo Seguimiento, accin correctiva e informes de re planificacin

El Plan sustantivo est representado por los objetivos generales, las estrategias, los planes especficos y los programas de la organizacin, as como por el compromiso coincidente de la administracin general para el logro, a largo plazo, de estos objetivos y planes.

Objetivos Generales empresa

de

la

Metas especificas de la empresa

Estrategias de la empresa

Instrucciones de la administracin

El Plan Financiero Cuantifica los resultados financieros de implantar los objetivos, las estrategias planificadas, los planes y las polticas de la alta administracin. El Plan financiero representa as, una traduccin, a trminos financieros, de los objetivos, las metas y las estrategias para periodos especficos de tiempo. El Plan Financiero: 1. Plan estratgico de Utilidades de largo alcance: a) Proyecciones de ventas, costo y utilidad b) Proyectos importantes y adiciones de activos de capital c) Flujo de efectivo y financiamiento d) Necesidades de personal. 2. Plan tctico de Utilidades de corto plazo a) Plan de Operacin (Estado de Resultados Planificado) i. Plan de Ventas ii. Plan de Produccin (o de compras de mercancas) iii. Presupuesto de gastos de administracin iv. Presupuesto de gastos de distribucin. b) Plan de situacin financiera (Balance General Planificado) i. Activo ii. Pasivo iii. Capital c) Plan del Flujo de Efectivo Preparacin y evaluacin de los planes de proyectos Los planes de proyectos incluyen conceptos como planes para mejorar los productos actuales, instalaciones fsicas nuevas y ms amplias, incursin en nuevas industrias, abandono de productos e industrias, nueva tecnologa y otras actividades de gran envergadura que pueden identificarse de manera separada para los propsitos de la planificacin. La naturaleza de los productos es tal que estos deben planificarse como unidades diferentes. Al planificar un proyecto, el espacio de tiempo a considerar normalmente debe ser el periodo de vida previsto del proyecto. A los proyectos aprobados deben entonces asignrseles tiempos (o programarse) en los planes estratgico y tctico de utilidades. En congruencia con este enfoque, durante el ciclo formal de planeacin, la administracin debe evaluar y decidir acerca del estado del plan de cada proyecto en proceso y seleccionar cualesquier nuevos proyectos que habrn de iniciarse durante las dimensiones de tiempo cubiertas por los planes estratgicos y tctico de utilidades para el prximo ejercicio.

Desarrollo y aprobacin de los planes estratgico tctico de utilidades Cuando los gerentes de los distintos centros o reas de responsabilidad de la empresa reciben las instrucciones de planificacin de la administracin ejecutiva y los planes de proyectos, pueden dar comienzo a actividades intensivas para desarrollar sus planes estratgico y tctico de utilidades respectivos. El plan estratgico y el plan tctico de corto plazo por lo general se desarrollan de manera conjunta. Es posible que la administracin ejecutiva o el principal funcionario de finanzas desarrollen los planes estratgico y tctico de utilidades. A medida que se formulan y completan los dos planes de utilidades, debe iniciarse el proceso de aprobacin, el cual implica la aprobacin, la no aprobacin o la modificacin, basndose ya sea en: a) La accin de la administracin ejecutiva b) La presentacin y justificacin por parte de los gerentes de las reas de responsabilidad. Este proceso de aprobacin, en su punto culminante, exigir que el gerente de cada rea de responsabilidad sea programado para que presente a la administracin ejecutiva sus planes, acompaados de las justificaciones que los soporten. Cada miembro del grupo de la administracin ejecutiva deber recibir una copia de los planes de los distintos centros para que los estudien antes de la presentacin final. Una vez concluido el proceso participativo de aprobacin para cada rea de responsabilidad y resueltas todas las diferencias relevantes, se combinan los distintos planes estratgico y tctico de utilidades de la empresa en forma global. El proceso de combinar los diferentes planes, cada uno de los cuales est supuestamente en armona con las premisas de planificacin ya antes comunicada por la administracin ejecutiva, normalmente se lleva a cabo como una funcin centralizada. Al llegar a este punto, ambos planes de utilidades debern ser aprobados formalmente por el ejecutivo de ms alto nivel y distribuirse a los gerentes de las reas involucradas. Implantacin de los planes de utilidades La implantacin de los planes de la administracin, que se han aprobado en el proceso de planificacin, entraa la funcin administrativa de conducir a los principales subordinados haca el logro de los objetivos y metas de la empresa. Por consiguiente, la administracin eficaz, exige que todos los objetivos, las metas, las estrategias y las polticas de las empresas sean comunicados a los subordinados y que stos los comprendan claramente.

Uso de los informes peridicos de desempeo En tanto se implantan los planes de utilidades, durante el periodo especificado en el plan tctico se necesitaran informes peridicos de desempeo, los cuales son preparados mensualmente por el departamento de contabilidad. Asimismo, se formulan informes especiales de desempeo ms frecuentes sobre una base de segn se necesiten. Dichos informes de desempeo: a) Comparan el desempeo real con el desempeo planificado b) Muestran cada diferencia como variacin favorable o desfavorable de desempeo. Por lo tanto, debe hacerse una distincin clara entre los informes financieros para uso externo y los que se emiten para uso interno. Los segundos pueden subclasificarse como: a) Informes estadsticos que proporcionan precisamente las estadsticas internas bsicas acerca de las operaciones de la empresa. b) Informes especiales para la alta administracin sobre problemas no recurrentes y especiales c) Informes peridicos de desempeo.