Anda di halaman 1dari 8

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

1.0 Definisi birokrasi

Konsep birokrasi mula digunakan pada awal abad ke-18 di Eropah Barat. Birokrasi asalnya daripada perkataan bureau yang merujuk kepada pejabat iaitu tempat kerja bagi para pegawai awam.

Birokrasi merujuk kepada sebuah organisasi berstruktur, penuh dengan prosedur dan tatacara yang perlu diikuti sebelum mencapai tujuan dan matlamat bagi sesebuah organisasi.

Ini adalah berkait rapat dengan kecekapan, keberkesanan, kebajikan dan teknik pentadbiran dalam sesebuah organisasi.

Birokrasi dianggap sebagai satu saluran atau laluan yang sukar sebelum mencapai tahap selesa.

Seseorang perlu melalui prosedur dan garis panduan yang ditetapkan bagi mencapai tujuan dan matlamat.

2.0 Konsep birokrasi Weber Konsep birokrasi Max Weber terbahagi kepada tiga iaitu:
1.

Autoriti tradisional

a) Elemen kuasa tradisional adalah bersifat warisan atau bersandarkan kepada keturunan. b) Perlantikan seorang pemerintah adalah berdasarkan kepada hieraki keluarga iaitu daripada seorang pemerintah kepada waris-warisnya. c) Lazimnya perlantikan seumpama ini didominasi oleh masyarakat tradisi iaitu sebelum proses modenisasi berlaku.
2. a)

Autoriti Perundangan Rasional Rasionalisme (rational legal authority).Pelantikan seorang pemerintah atau pentadbir adalah secara rasmi melalui pemilihan sama ada secara tetap,kontrak ataupun sementara .

b)

Perlantikan dalam konteks kuasa rasional ini bukanlah atas dasar kepentingan diri tetapi berdasarkan pelaksanaan hak secara sah.

c)

Justeru kepatuhan masyarakat bukan kepada yang memegang kuasa tetapi kepada amalan rasmi yang menjamin kedudukan.

Azhar Ibrahim - 192216

Page 1

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi


3. a)

Autoriti Karismatik Karismatik (charismatic authority).Sifat kuasa pemerintah karismatik adalah seseorang dilantik secara tidak rasmi dan kuasa yang diperolehi adalah dari hak dan perjuangan.

b)

Ini adalah berbeza dengan rasionalisme kerana seorang pemimpin dilantik bukan berdasarkan undang-undang yang formal dan rasmi.

c)

Bersifat karismatik yakni mempunyai personaliti istimewa dan ketokohan untuk menjadi seorang pemimpin.

d)

Seorang pemerintah yang mempunyai ciri-ciri karismatik adalah seorang yang berpengaruh (insprition) tidak perlu kepada pemilihan atau penurunan kuasa melalui undang-undang tetapi dengan ciri-ciri kepimpinan dan pengaruhnya mampu

memberikannya kuasa. Ciri-ciri Birokrasi Max Weber


1. a) b)

Berskala hierarki Konsep chain of command (Tertinggi, pertengahan, bawahan) Contohnya arahan dikeluarkan oleh pengurusan tertinggi sebagai pembuat dasar , pegawai pengurusan profesional melaksanakan tugas di peringkat jabatan/bahagian masing-masing, manakala kakitangan sokongan akan melaksanakan tugas-tugas teknikal.

2. a) b)

Wujud pembahagian tugas Dikhususkan kepada jabatan /bahagian tertentu Contohnya bahagian kewangan diuruskan oleh akauntan, pentadbiran oleh Pegawai Tadbir Diplomatik, pembangunan oleh jurutera.

3.

Peningkatan gred/jawatan lebih tinggi berdasarkan pencapaian, kelayakan, kecekapan, pengalaman, dan kekananan

a) b)

Peperiksaan Contohnya Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) untuk menilai tahap kompetensi seseorang pegawai melaksanakan tugas yang mengambil kira faktor pengalaman dan tempoh bekerja.

a) b) c)

Aspek kebajikan Tanggungjawab pentadbir kepada pekerja (Bonus, ganjaran, insentif) Contohnya Pengurusan tertinggi mendapat kemudahan elaun, kenderaan, pemandu ,utiliti dan tuntutan-tuntutan lain. Pegawai pertengahan.

Azhar Ibrahim - 192216

Page 2

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

3.0 Birokrasi di Malaysia Sememangnya dalam matlamat Dasar Wawasan 2020 dan Matlamat Rancangan Malaysia ke-9 menitiberatkan tentang kerjasama, berdisiplin tinggi, amanah hatta

mengurangkan karenah biriokras. Birokrasi sememangnya satu skop yang berkait rapat dengan dasar ketidaktelusan dan kecerewetan dalam urusan pentadbiran kerajaan. Kebiasaanya bila membicarakan tentang birokrasi maka tanggapan masyarakat menjurus kepada Jabatan

Perkhidmatan Awam ataupun pejabat-pejabat kerajaan. Birokrasi sebenarnya tidak salah pada dasarnya namun jika birokrasi ini menjadi amalan harian pentadbiran kaunter-kaunter kerajaan maka timbulah pelbagai permasalahan dan kelemahan-kelemahan kepada Negara amnya dan Negeri Sabah khasnya, kita akui tidak semua kakitangan perkhidmatan awam terjerumus dalam kancah birokrasi seumpama ini namun begitu hanya segelintir sahaja. Hari ini pelbagai cara dan strategi pihak kerajaan mengurangkan dasar birokrasi. Namun begitu tomahan laporan-laporan yang diterima daripada rakyat apatah lagi masyarakat kampung mahupun masyarakat luar bandar yang berurusan di kaunter kerajaan masih kedengaran suarasuara sumbang daripada mulut mereka. Bagi mencapai negara maju sememangnya anjakkan paradigma dalam pentadbiran perlu diutamakan. Hari ini Malaysia berada di tangga yang amat baik dalam kekuranggan karenah birokrasi. Bagi mencapai negara maju perlulah pembagunan dalam semua aspek diutamakan. modal insan yang telah diwar-warkan hendaklah kita semai dalam hati dan sanubari kepada insan yang diamanahkan menjaga kaunter-kaunter Jabatan Perkhidmatan Awam.Kecemerlangan Jabatan Perkhidmatan Awam terletak pada bahu pemegang amanah kakitangan kerajaan. Hari ini kita berbangga dengan negara kita berada di tangga ke-25 dalam penstrukturan mesra perniagaan daripada 175 buah negara lain, kemesraan ini menunjukan negara kita adalah sebuah negara yang kurang karenah birokrasi hingga menyebabkan pelabur-pelabur tempatan dan luar negara berminat bertapak di bumi bertua Malaysia ini. Siapa sangka syarikat gergasi daripada Amerika Syarikat, Jerman, Rusia, Jepun China dan lain-lain negara lama bertapak di Malaysia bagi meneruskan perniagaan mereka hingga menyebabkan kenaikan Keluaran Dalam Negara Kasar bertambah daripada 5% hingga 7%? Ini semua berlaku dengan keadaan pentadbiran Perkhidmatan Awam di Malaysia kerana kesemua Syarikat ini telah berurusan dengan Kaunter-kaunter perkhidmatan Awam. Bayangkan sekiranya birokrasi yang terlalu
Azhar Ibrahim - 192216 Page 3

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

menebal di negara kita? Apa akan terjadi dengan pembagunan ekonomi negara kita? Sudah pastinya kelembapan akan berlaku, hakikat daripada itu kita kena muhasabah diri dan memikirkan akan kemaslahatan negara , kita kena melakukan yang terbaik demi pembagunan Negara tercinta.

4.0 Pengurangan Karenah Birokrasi Tingkatkan Produktiviti Negara Kehidupan masa kini lebih menghargai sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat. Zaman serba kecanggihan ini seolah-olah telah memendekkan masa setiap individu sehinggakan dalam segala perkara dan urusan, segenap golongan manusia, mengharap dan mengkehendaki sesuatu yang mudah, ringkas dan cepat dapat dilaksana atau diperoleh. Secara logiknya, proses pelaksanaan sesuatu yang bersifat mudah atau instant ini sudah pasti tidak akan mendatangkan sebarang kerumitan atau pembaziran. Ia juga tentulah senang untuk dilaksanakan. Persoalan mengenai masa dan hasil urusan atau kerja tersebut pasti tidak mendatangkan sebarang pertikaian berbanding perkara-perkara di bawah pekerjaan yang berkategori susah atau rumit. Penentu bagi kewujudan susah dan rumit ini adalah sumber manusia yang menjadi tenaga penggerak dan pelaksananya. Pada dasarnya, sumber manusia berperanan sebagai faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia, manakala pelaksanaan misinya turut dikelola dan diselia oleh manusia. Sumber manusia yang senantiasa mengamalkan budaya kerja yang dinamik, beretika dan cemerlang adalah merupakan suatu keperluan yang perlu diterap dalam organisasi tidak kira awam mahupun swasta. Pendekatan ini memerlukan bukan sahaja sumber manusia atau pekerja yang berkebolehan dan berkemahiran tetapi juga pekerja yang senantiasa bersedia memperbaiki diri bagi mencapai kecemerlangan organisasi yang diwakilinya. Kecemerlangan dalam menjalankan tugas mampu memberikan impak yang besar bukan sahaja kepada organisasi, malah turut memberikan kesan positif kepada pembangunan dan kemajuan ekonomi negara. Justeru, di dalam suasana ekonomi yang tidak menentu kini, kecekapan dalam menjalankan tugas terutamanya bagi sektor awam yang mewakili kerajaan dan negara secara keseluruhan mampu menjana pembangunan di samping memberikan imej baik di mata dunia menerusi perkhidmatan dan kejayaan program-program pembangunan yang dijalankan.
Azhar Ibrahim - 192216 Page 4

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

Bertitik tolak daripada itu, langkah menerapkan budaya organisasi yang sentiasa belajar (learning organization) adalah satu langkah yang bijak dengan memastikan bahawa pekerjanya sentiasa maklum mengenai pengetahuan dan perkembangan terkini yang berlaku di dalam ruang lingkup tanggungjawab mereka. Sektor awam adalah penggerak utama segala usaha kerajaan. Tugas utamanya adalah untuk memelihara kepentingan rakyat dan berusaha menambahkan kesejahteraan rakyat. Justeru itu, budaya mesra rakyat dan mementingkan keperluan dan kehendak pelanggan perlu diutamakan dan diamalkan. Malangnya, jika disebut tentang sektor awam, tidak dapat tidak, pasti terpacul perihal karenah birokrasi. Sinonimnya sektor awam dan karenah birokrasi menjadikan pelanggan sinis dan mengelak daripada berurusan dengannya. Hal ini kerana kerenah birokrasi yang wujud menjadikan sesuatu permohonan, kelulusan atau urusan menjadi susah dan lambat.Keadaan ini bukan sahaja akan melibatkan pembaziran masa, mendatangkan kesulitan kepada pelanggan dan pembaziran terhadap kos tetapi juga melibatkan integriti sesebuah agensi yang berkenaan. Jika keadaan ini terus-menerus diamalkan, kelak pembangunan ekonomi negara akan turut terjejas. Berdasarkan statistik Biro Pengaduan Awam (BPA), sebanyak 553 aduan diterima pada 1999 dan jumlah itu meningkat kepada 805 aduan pada tahun berikutnya. Manakala sehingga Jun tahun 2002, 454 aduan diterima. Lebih 50 peratus aduan yang diterima BPA berkaitan kelewatan mendapat perkhidmatan daripada jabatan dan agensi kerajaan. Kategori kedua terbanyak adalah aduan berkaitan keputusan tidak adil manakala aduan berhubung penyalahgunaan kuasa kategori ketiga terbesar. Walaupun peringatan serta amaran kerap diberikan kerajaan terhadap kakitangan awam, jumlah aduan yang diterima masih tinggi saban tahun. Masalah asas yang ditimbulkan kebanyakannya ialah mengenai mutu perkhidmatan kaunter di semua jabatan kerajaan serta budaya minum pagi dan petang di kalangan kakitangan awam. Malah sering berlaku apabila orang ramai datang ke kaunter untuk mendapatkan perkhidmatan tetapi pegawai berkenaan tidak ada di kaunter atau pegawai yang ingin ditemui diberitahu sedang minum teh. Lebih malang, ada yang mengambil kesempatan untuk minum pagi dan petang terlalu lama dan perbuatan ini menyusahkan orang ramai yang ingin berurusan. Perdana Menteri, Datuk Seri Abdullah Ahmad Badawi pada awal peralihan tampuk pemerintahannya pernah menekankan perihal kelemahan dalam sektor perkhidmatan awam yang antara lain menyaksikan pelanggan di sepak seperti bola ke sana ke mari ketika membuat urusan.
Azhar Ibrahim - 192216 Page 5

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

Beliau menyatakan bahawa sikap sambil lewa, melengah dan menangguhkan kerja yang sebati dengan kakitangannya bukan sahaja menunjukkan kelemahan pentadbiran malahan menjejaskan mutu perkhidmatan awam dan kerajaan secara keseluruhan. Kebiasaan ini ditakuti akan turut memberi peluang kepada kakitangan melakukan rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa. Beliau menegaskan bahawa sebarang aduan, teguran dan cadangan daripada orang awam, pegawai dan kakitangan dalam jabatan perlu dilihat sebagai proses memberi maklum balas membina ke arah meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sektor awam sendiri. Bekas Timbalan Ketua Setiausaha I Kementerian Pendidikan, Tan Sri Abdul Rashid Abdul Rahman turut memberi contoh perbezaan di antara Malaysia dengan negara jiran Singapura yang sangat mengambil berat mengenai mutu perkhidmatan awamnya. Menurut beliau, di negara jiran itu, jika ada dua atau tiga aduan pelanggan terhadap seseorang kakitangannya, sudah cukup bagi siasatan dalaman dijalankan dan keputusannya boleh diketahui dalam masa dua atau tiga minggu sahaja. Pendekatan yang diambil secara tidak langsung mempamerkan kepada mata dunia bahawa mereka mempunyai perkhidmatan awam yang baik dan efisyen. Justeru, bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sektor awam negara, Pelan Integriti Nasional (PIN) digubal dengan mensasarkan lima perkara yang dikenali sebagai Tekad 2008, antara lain bertujuan mengurangkan gejala rasuah, penyelewengan dan salah guna kuasa secara berkesan, meningkatkan kecekapan dalam sistem penyampaian perkhidmatan awam dan mengatasi kerenah birokrasi. Selain itu, kerajaan turut mengambil langkah pembaharuan besarbesaran dalam sektor awam bermula dengan penubuhan pusat pembuat keputusan di setiap kementerian dan jabatan. Pusat itu bukan saja membolehkan keputusan segera dibuat tanpa perlu menunggu ketua jabatan atau timbalannya, malah langkah ini secara tidak langsung dapat memberi pendedahan dan melatih pegawai rendah yang akan dinaikkan pangkat suatu masa nanti. Teorinya mudah, lebih banyak pegawai menangani masalah, isu dan membuat keputusan, lebih cepat rakyat memperoleh keputusan, iaitu secara tidak langsung memperlihatkan corak perkhidmatan yang cekap. Langkah ini adalah bertujuan mengurangkan kerenah birokrasi dan mengenepikan sebarang halangan bagi mempercepatkan proses membuat keputusan dalam usaha meningkatkan kecekapan perkhidmatan serta melicinkan perancangan pembangunan. Pegurusan yang kurang bersistematik seperti penggunaan kaedah-kaedah secara lama dan penggunaan
Azhar Ibrahim - 192216 Page 6

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

peralatan yang tidak sesuai dengan keadaan semasa adalah juga merupakan salah satu wujudnya karenah birokrasi. Dalam era digital ini, umpamanya, Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) boleh membantu perlaksanaan sesuatu urusan dengan mudah, cepat, efisien, berkualiti dan produktif. Kemudahan yang dibawa oleh ICT memberikan satu kelebihan dari segi penyediaan asas yang kukuh bagi aplikasi teknologi dalam sektor awam. Kebolehan ICT menukar cara bekerja dan mereka semula proses kerja yang diamalkan bukan sahaja dapat mengurangkan karenah birokrasi malah boleh memantapkan keutuhan pengurusan Kerajaan. Ini ada kaitan yang rapat dengan saranan saya supaya kakitangan awam meningkatkan integriti ke tahap yang tertinggi. E-perolehan sebagai contoh adalah merupakan projek Kementerian Kewangan, iaitu satu daripada aplikasi utama kerajaan elektronik negara yang diperkenalkan menerusi inisiatif Koridor Raya Multimedia (MSC). Melalui ePerolehan, pembekal-pembekal dan pusat tanggungjawab (PTJ) kerajaan boleh melakukan urusniaga perolehan secara elektronik dari mula hingga akhir proses transaksi dalam persekitaran siber yang selamat, cepat, mudah dan terjamin tanpa melalui kerenah birokrasi yang rumit dan kalut. Bagi memastikan masalah karenah birokrasi ini tidak memberi impak yang lebih besar kepada kemajuan dan kemakmuran negara, warga kerjanya sendiri haruslah memberi ruang kepada perubahan nilai dan sikap untuk menggerakkan perkhidmatan ke tahap dunia. Manusia adalah penggerak utama segala usaha. Sekiranya berjaya mengubah minda dan sikap, cabarancabaran yang lain mudah diatasi. Tugas utama kakitangan awam ini adalah untuk memelihara kepentingan rakyat dan berusaha menambahkan kesejahteraan rakyat. Justeru itu, budaya mesra rakyat dan mementingkan keperluan dan kehendak pelanggan hendaklah menjadi pegangan harian perkhidmatannya. Apa yang pasti, perkhidmatan yang efektif dan berkualiti bukan sahaja akan menyumbang kepada wujudnya keamanan dan kestabilan, tetapi akan menjadikan negara bertambah maju dan gemilang. Perkhidmatan yang bercorak sebegini tentunya akan memudahkan urusan dan memuaskan hati semua pihak yang terlibat sama ada yang memberi dan menerima perkhidmatan tersebut. Timbal-balik daripada proses ini juga akan menguntungkan semua pihak, iaitu kerajaan, pelanggan dan warga sektor awam sendiri. Jika dasar dan matlamat kerajaan dapat dilaksanakan dengan cemerlang, negara akan bertambah maju dan makmur, semua rakyat dan penduduk di dalamnya akan lebih sejahtera dan selesa. Suasana yang positif itu mampu menjadikan negara
Azhar Ibrahim - 192216 Page 7

SCCG 3163 Seminar Komunikasi Organisasi

penarik sehingga kemampuan tersebut berupaya menarik semakin ramai para peniaga membuat urusan dengan agensi-agensi kerajaan. Mereka sudah pasti memerlukan sesuatu urusan atau permohonan dapat diproses dengan cepat kerana masa merupakan emas kepada para peniaga. Selain dari peniaga tempatan, kurangnya kerenah birokrasi turut mampu menarik minat pelabur asing membuka perniagaan di negara ini. Sememangnya tidak dapat disangkal, pelabur asing ini lebih gemar melabur di negara-negara yang dapat menyediakan pelbagai kemudahan serta persekitaran yang selamat dan selesa. Peluang akan terlepas begitu sahaja seandainya kita tidak dapat memenuhi keperluan mereka. Justeru, pengurangan karenah birokrasi di sektor awam bukan sahaja akan memudahkan pihak pelanggan yang berurusan di samping prasarana kelas satu, tetapi juga mampu meningkatkan keupayaan dunia dari segi mudah urusnya pengurusan dan pentadbiran malahan juga meningkatkan produktiviti negara.

5.0 Kesimpulan Kesimpulanya jika kita ingin melihat matlamat Dasar Kerajaan Negara tercapai sama ada Dasar Rancangan Malaysia Ke-10 dan pencapaian negara menjadi negara maju, maka semua pihak hendaklah memainkan peranan yang penting dalam pembagunan negara, dasar birokrasi hendaklah kita ketepikan dan hapuskan kerana ia adalah penyebab kepada kelembapan kelancaran urusan dan pentadbiran negara hatta meyebabkan tanggapan yang negetif dikalagan pelancong dan pelabur-pelabur luar terhadap negara kita.

Azhar Ibrahim - 192216

Page 8