P. 1
Fail Meja Asrama

Fail Meja Asrama

|Views: 478|Likes:
Dipublikasikan oleh Mohd Azmi

More info:

Published by: Mohd Azmi on Mar 24, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/11/2013

pdf

text

original

PENGURUSAN ASRAMA

1. Objektif

-Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan
tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab
-Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak rasmi
pada masa akan datang
-Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama
-Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun
dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN
ASRAMA NEGERI

PENGARAH

KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH
*PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH
*PEGAWAI KHAS HEM

UNIT HAL EHWAL MURID
*KETUA UNIT
*PENOLONG PENGARAH/PENYELIA

PENGETUA

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH

3.SENARAI TUGAS

PENGETUA/GURU BESAR

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA

PEN.KANAN HEM

PENOLONG KANAN

GURU
KANAN

PEMBANTU
TADBIR

PENYELIA
ASRAMA

KETUA
WARDEN

KAUNSELOR

GURU
AGAMA

WARDEN

LEMBAGA PENGAWAS

KETUA-KETUA KAMAR

PENGHUNI ASRAMA

KAKITANGAN
ASRAMA

PEMBEKAL
MAKANAN
ASRAMA

3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama .

3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama.

3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni
Asrama.

3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan
wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku
Stok.

3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama.

3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.

3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang
ditetapkan.

3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.

3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.

3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan
penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.

3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.

3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya
sentiasa dalam keadaan baik.

3.13 Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran.

3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.

3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/
Guru Besar.

3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.

4.PROSES KERJA

JAWATAN

PROSES

Guru Besar/PK HEM

1.Melantik Jawatankuasa Asrama
2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan
pengurusan asrama
3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pendaftaran dan Penempatan murid

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pengurusan Dewan Makan dan Makanan

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Latihan Kebakaran

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pengurusan Bilik-Bilik Khas

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Kaunselor

Aktiviti RIMUP dan Patriotisme

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam
Mingguan,Cuti Penggal

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Pengawal Keselamatan

Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Pengawal keselamatan

Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama

PK HEM/Ketua

Kes disiplin dan sesi kaunseling

Warden/Warden/ Penyelia
Asrama/Guru Disiplin/Kaunselor

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Kelas Persediaan ( Prep)

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pengurusan stor, stok dan perolehan

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama/Unit
Peperiksaan/Kaunselor

Prestasi akademik muird

PK HEM/Ketua
Warden/Warden/Penyelia
Asrama

Pelupusan dan hapuskira

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Menerima senarai nama

daripada Pengetua

Mengenalpasti

bilik/perabot/alatan

Diurus Oleh

Tidak

Lengkap?

Penyelia
Asrama

Ya

Menentukan agihan mengikut

bilik

Pelajar melapor diri/taklimat

Menyemak peralatan
diri/keperluan tinggal di

asrama

Beli
Di Koperasi

Tidak

Lengkap?

Ya

Pelajar menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori

Penghuni dibawa ke bilik oleh
pengawas asrama

/Warden/Penyelia

Asrama

Penghuni mendapat tempat

SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Tindakan

Tandakan

Catatan

( )

1. Terima senarai nama pelajar

2.Kenalpasti alatan/bilik lengkap

3.Agihan penempatan

4.Menerima pelajar yang melapor diri

5. Menyemak peralatan diri/keperluan
tinggal di asrama

6. Pelajar menerima peralatan dan
menandatangani borang inventori

7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan

8. Pastikan pelajar mendapat tempat

7. NORMA KERJA

NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

Bil

Jenis Kerja

Masa Yang
Diambil

Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
Dalam Seminggu

1

Menerima senarai nama

2 Minit

2

Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti
bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar

1 Jam

3

Jawatankuasa Penempatan membuat agihan
penempatan pelajar

1 hari

4

Pelajar melapor diri / taklimat
Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal
di asrama
Menyerahkan alatan kepada
pelajar/mengutip yuran

1 jam

5

Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang
ditentukan

5 minit

6

Petugas / Penyelia Asrama menyemak
borang akuan penerimaan

1 minit

7

Pelajar mendapat tempat di asrama

5 minit

8. PERATURAN & PEKELILING

8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian

8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran
Bangunan Dormitori & Asrama

9. BORANG-BORANG

1.KEMASUKAN PELAJAR

Bil.Jenis Borang
1.

Borang Permohonan Kemasukan Asrama

2.

Surat Tawaran

3.

Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak

4.

Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga

5.

Borang Maklumat Diri (Sma)

6.

Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji)

7.

Surat Akuan Anti Dadah

8.

Borang Permohonan Keluar Asrama

9.

Surat Akuan Dadah
10.Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan

Kepala Surat Sekolah
_____________________________________________________________________________
BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT

LULUS / TIDAK
Tarikh terima borang :……………
Tarikh masuk:……………………
No Dom/Bilik:…………………...
No. Pendaftaran:…..………………

(Gambar)
Pasport

BUTIR-BUTIR PEMOHON

1.NamaPenuh: ………………………………………………………………………..…………

(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)

2.Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:..................................

5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................
7.Alamatpenuh: ...............................................................................................................................

7.No.Tel: ...........................................................(R).................................................................(H/P)

8.Jarak rumah ke sekolah:.............................................................................................................

9.Sekolah terdahulu:............................................................10:Ting/Darjah:................................

11. Kelulusan akademik terakhir: ................................................................................................

(Sertakan salinan slip peperikasaan)

12. Kegiatan Ko.Korikulum:.
i.Sukan/permainan..............................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara.Tahun ................
ii.Kelab/persatuan................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara.Tahun.................
iii.Unit Beruniform ..............................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara. Tahun ................

13. Alahan makanan:*Ya/Tidak
Jika ya nyatakan jenis alahan......................................................

14.Jenis-jenis penyakit yang dihidapi ..........................................................................................
15. Pengalaman tinggal di asrama: *Ya/Tidak
Tempoh…………………(Tahun)
16. Jika Ya, Nyatakan nama dan alamat asrama dahulu:.........................................................

17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama:
i.……………………………………………………………………………………………...
ii.……………………………………………………………………………………………

iii.……………………………………………………………………………………………

Tarikh: ............................ ( )
Nama/Tandatangan Murid

BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAG A

Maklumat

Bapa

Ibu

Penjaga*

Nama

No.K.Pengenalan

Warganegara
Alamat rumah

No.telephon
Pekerjaan

Pendapatan
bulanan (sertakan
salinan slip gaji yang
disahkan)

Alamat majikan

Tandatangan dan
cop Penghulu/
wakil Rakyat

(Jika bekerja sendiri)

*Jika bukan dijaga oleh ibubapa

TANGGUNGAN

Bil

Nama

Kaitan Persaudaraan

Tahun/Ting

Anggaran
Perbelanjaan
Sebulan

01
02
03
04
05
06

Saya mengaku maklumat di atas ádalah BETUL dan BENAR.

Tarikh :_____________________________ ( )
Nama dan T.Tgn
Bapa/Penjaga

SENARAI SEMAK

Bil

Perkara

Tanda (/)

01

Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak

02

Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga

03

Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun

04

Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga

05

Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung

06

Gambar bersaiz pasport 1 keping

07

Sampul surat berukuran 4” X 9” beralamat sendiri dan stem 0.30 sen

08

Surat Akuan Disiplin

SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA

Saya ______________________ ibu / bapa / penjaga kepada murid bernama
______________________________________ .

Nombor Kad Pengenalan
______________________ di tahun / tingkatan ____________ akan mula tinggal di asrama
_____________ di dorm / bilik ___________.

Dengan kerelaan hati saya:

a.Saya bersetuju menjelaskan semua bayaran yang dikenakan berhubung dengan
persekolahan / asrama anak / jagaan saya dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya tidak
dijelaskan pihak sekolah / asrama boleh mengambil tindakan yang sesuai.
b.Bersetuju mewakilkan kepada Pengetua / Warden untuk menandatanani bagi pihak diri
saya, Surat Keizinan yang diperlukan oleh doktor hospital kerajaan, untuk menggunakan
ubat bius dan melakukan pembedahan ke atas anak / jagaan saya apabila berlaku
kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta.
c.Mengizinkan anak / jagaan saya mengambil bahagian dalam sebarang kegiatan dan lawatan
sambil belajar yang dianjurkan oleh pihak asrama, sekolah, Jabatan Pelajaan Negeri,
Kementerian Pelajaran Malaysia atau sebarang pertubuhan yang disertainya.

.
____________________________

Disaksikan oleh:

(Tandatangan Ibu / Bapa / Penjaga)
Alamat :
___________________________

Nama : _____________________

___________________________

No K/P : ____________________

___________________________

Jawatan : ____________________

___________________________

Cop Rasm i: __________________

No. Telefon :________________

(*Saksi: Ketua kampong /
Penghulu / Pegawai
Kumpulan A)

LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
Ruj. Kami

:

Tarikh

:

Kepada,
________________________
________________________
________________________

Tuan,

TAWARAN MASUK KE ASRAMA TAHUN _________

Sukacita dimaklumkan bahawa anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/ Tingkatan
______________ telah ditawarkan menduduki asrama sesi _________________.

2.

Pihak tuan diminta melaporkan diri di pejabat asrama seperti maklumat di bawah;
2.1 Tarikh

:

2.2

Masa

:

2.3

Tempat

:

2.4

Pakaian Pelajar

: Pakaian Seragam Sekolah

3.

Pembayaran yuran asrama boleh dijelaskan pada hari tersebut. Butir-butir bayaran seperti

lampiran.

4.Tawaran ini sah sehingga: ______________________________________________________
5.Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.
Sekian, terima kasih.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,

Pengetua

LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________
Ruj. Kami

:

Tarikh

:

Kepada,
________________________
________________________
________________________

Tuan,

PENOLAKAN PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA

Dukacita dimaklumkan bahawa permohonan anak / jagaan tuan ________________________
Tahun/ Tingkatan ______________ tidak diluluskan adalah disebabkan seperti berikut;

BIL

PERKARA

TINDAKAN

1.

Borang permohonan tidak lengkap

2.

Masalah / Rekod Disiplin

3.

Prestasi Akademik kurang memuaskan

4.

Tiada kekosongan tempat di asrama

5.

Lokasi tempat tinggal berhampiran dengan sekolah

6.

Masalah kesihatan

7.

Lain-lain masalah

2.Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai.

Sekian, terima kasih.

‘BERKHIDMAT UNTUK NEGARA’
Saya yang menurut perintah,

Pengetua

LETTERHEAD SEKOLAH
______________________________________________________________________________B
ORANG PERJANJIAN JAMINAN TATATERTIB ASRAMA

Penuhkan dengan huruf besar
NAMA PELAJAR

: _______________________________________________________

NO KP / SB

:________________________________________________________

JANTINA

: ________________________________________________________

ALAMAT POS

: ________________________________________________________

NO TEL

:_________________________________________________________

LAFAZ PERJANJIAN

“ SAYA YANG BERNAMA SEPERTI DI ATAS, DENGAN INI MENGAKU DAN BERSETUJU AKAN
MEMATUHI SEGALA PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG ASRAMA SELAMA SAYABELAJAR DI
SEKOLAH INI DAN SANGGUP MENERIMA SEBARANG HUKUMAN YANG BERKAITAN TERMASUK
DIBUANG ASRAMA. PERSETUJUAN INI DIBUAT ATAS KERELAAN HATI SAYA SENDIRI TANPA
DESAKAN DAN PAKSAAN DARI MANA-MANA PIHAK” .

_________________

____________________________

Tandatangan Pelajar

Tandatangan Ibu bapa / Penjaga
Nama : _____________________
Tarikh: ___________________

Disahkan oleh:

Saksi :

_________________________

__________________________

(

)

( )

Cop Rasmi : ___________________________
( Pengetua / Penghulu/ Penggawa/ Ketua Kampung/ Pegawai Kerajaan)

•Potong mana yang tidak berkenaan

(Alamat ibu bapa)
________________________
________________________
________________________
________________________________________________________________________________________
Tarikh :

Guru Besar,
_______________________
_______________________
_______________________

Tuan,

MEMOHON KELUAR DARI ASRAMA

Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak/ jagaan saya yang tinggal di asrama
sekolah ini ingin memohon keluar dari asrama.

2.

Maklumat anak / jagaan saya adalah seperti berikut;
2.1 Nama

: ________________________________

2.2Tingkatan

: ________________________________

2.3 Kamar/Bilik

: ________________________________

2.4 Tarikh Masuk

:_________________________________

2.5 Tarikh Keluar

:_________________________________
2.6 Sebab-sebab keluar:_________________________________

3.

Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan sangat diharapkan.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
___________________________

________________________

( )

(

)

Ibu bapa / Penjaga

Pelajar
_____________________________________________________________________________________________

URUSAN PEJABAT :
Permohonan keluar asrama anak / jagaan tuan diluluskan / tidak diluluskan pada
____________________ .
Pegawai yang meluluskan,

Tarikh

:

____________________
(Warden / Penyelia Asrama)

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->