Anda di halaman 1dari 69

PENGURUSAN ASRAMA

1. Objektif Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak rasmi pada masa akan datang Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI


PENGARAH

KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PEGAWAI KHAS HEM UNIT HAL EHWAL MURID *KETUA UNIT *PENOLONG PENGARAH/PENYELIA PENGETUA

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA


PENGETUA/GURU BESAR

PENOLONG KANAN

PEN.KANAN HEM

GURU KANAN

PEMBANTU TADBIR

PENYELIA ASRAMA

KETUA WARDEN WARDEN

KAUNSELOR

GURU AGAMA

KAKITANGAN ASRAMA

PEMBEKAL MAKANAN ASRAMA

LEMBAGA PENGAWAS

KETUA-KETUA KAMAR

PENGHUNI ASRAMA

3.SENARAI TUGAS

3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama . 3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama. 3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama. 3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok. 3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama. 3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga. 3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang ditetapkan. 3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat. 3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah. 3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum. 3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama. 3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya sentiasa dalam keadaan baik. 3.13 Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran. 3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama. 3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/ Guru Besar. 3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.

4.PROSES KERJA JAWATAN PROSES

Guru Besar/PK HEM

1.Melantik Jawatankuasa Asrama 2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan pengurusan asrama 3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali Pendaftaran dan Penempatan murid

PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal Keselamatan PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal keselamatan PK HEM/Ketua

Pengurusan Dewan Makan dan Makanan

Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird

Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan

Latihan Kebakaran

Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi

Aktiviti RIMUP dan Patriotisme

Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam Mingguan,Cuti Penggal Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama

Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama

Kes disiplin dan sesi kaunseling

Warden/Warden/ Penyelia Asrama/Guru Disiplin/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Unit Peperiksaan/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama Kelas Persediaan ( Prep)

Pengurusan stor, stok dan perolehan

Prestasi akademik muird

Pelupusan dan hapuskira

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Menerima senarai nama daripada Pengetua Mengenalpasti bilik/perabot/alatan

Diurus Oleh Penyelia Asrama

Tidak Ya

Lengkap?

Menentukan agihan mengikut bilik Pelajar melapor diri/taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Beli Di Koperasi Tidak Ya Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori Lengkap?

Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama /Warden/Penyelia Asrama Penghuni mendapat tempat

SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Terima senarai nama pelajar 2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap 3. Agihan penempatan 4. Menerima pelajar yang melapor diri

5. Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama 6. Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori 7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan 8. Pastikan pelajar mendapat tempat

7. NORMA KERJA NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Bil 1 2 3 4 Jenis Kerja Menerima senarai nama Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar Jawatankuasa Penempatan membuat agihan penempatan pelajar Pelajar melapor diri / taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Menyerahkan alatan kepada 5 6 7 pelajar/mengutip yuran Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang ditentukan Petugas / Penyelia Asrama menyemak borang akuan penerimaan Pelajar mendapat tempat di asrama 5 minit 1 minit 5 minit Masa Yang Diambil 2 Minit 1 Jam 1 hari 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

8. PERATURAN & PEKELILING 8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian 8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran Bangunan Dormitori & Asrama

9. BORANG-BORANG

1. KEMASUKAN PELAJAR Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jenis Borang Borang Permohonan Kemasukan Asrama Surat Tawaran Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga Borang Maklumat Diri (Sma) Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji) Surat Akuan Anti Dadah Borang Permohonan Keluar Asrama Surat Akuan Dadah Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan

Kepala Surat Sekolah _____________________________________________________________________________ BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA


UNTUK KEGUNAAN PEJABAT LULUS / TIDAK Tarikh terima borang : Tarikh masuk : No Dom/Bilik :... No. Pendaftaran:.. (Gambar) Pasport

BUTIR-BUTIR PEMOHON 1.NamaPenuh: ..


(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)

2.Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:.................................. 5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................ 7.Alamatpenuh: ............................................................................................................................... 7.No.Tel: ...........................................................(R).................................................................(H/P) 8.Jarak rumah ke sekolah:............................................................................................................. 9.Sekolah terdahulu:............................................................10:Ting/Darjah:................................ 11. Kelulusan akademik terakhir: ................................................................................................
(Sertakan salinan slip peperikasaan)

12. Kegiatan Ko.Korikulum:. i. Sukan/permainan..............................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara.Tahun ................ ii. Kelab/persatuan................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara.Tahun................. iii. Unit Beruniform ..............................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara. Tahun ................ 13. Alahan makanan:*Ya/Tidak Jika ya nyatakan jenis alahan...................................................... 14.Jenis-jenis penyakit yang dihidapi .......................................................................................... 15. Pengalaman tinggal di asrama: *Ya/Tidak Tempoh(Tahun) 16. Jika Ya, Nyatakan nama dan alamat asrama dahulu:......................................................... 17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama: i. ... ii. iii. Tarikh: ............................ BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAGA Maklumat Nama No.K.Pengenalan Warganegara Alamat rumah Bapa Ibu Penjaga* ( ) Nama/Tandatangan Murid

No.telephon Pekerjaan
Pendapatan bulanan (sertakan
salinan slip gaji yang disahkan)

Alamat majikan Tandatangan dan cop Penghulu/ wakil Rakyat


(Jika bekerja sendiri) *Jika bukan dijaga oleh ibubapa

TANGGUNGAN Bil 01 02 03 04 05 06 Saya mengaku maklumat di atas dalah BETUL dan BENAR. Tarikh :_____________________________ ( Nama dan T.Tgn Bapa/Penjaga ) Nama
Kaitan Persaudaraan

Tahun/Ting

Anggaran Perbelanjaan Sebulan

SENARAI SEMAK Bil 01 02 03 04 05 06 07 08 Perkara Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung Gambar bersaiz pasport 1 keping
Sampul surat berukuran 4 X 9 beralamat sendiri dan stem 0.30 sen

Tanda (/)

Surat Akuan Disiplin

SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA

Saya

______________________

ibu

bapa .

penjaga Nombor

kepada Kad

murid

bernama

______________________________________ _____________ di dorm / bilik ___________. Dengan kerelaan hati saya:

Pengenalan

______________________ di tahun / tingkatan ____________ akan mula tinggal di asrama

a. Saya bersetuju menjelaskan semua bayaran yang dikenakan berhubung dengan persekolahan / asrama anak / jagaan saya dalam tempoh yang ditetapkan. Sekiranya tidak dijelaskan pihak sekolah / asrama boleh mengambil tindakan yang sesuai. b. Bersetuju mewakilkan kepada Pengetua / Warden untuk menandatanani bagi pihak diri saya, Surat Keizinan yang diperlukan oleh doktor hospital kerajaan, untuk menggunakan ubat bius dan melakukan pembedahan ke atas anak / jagaan saya apabila berlaku kecemasan yang memerlukan tindakan serta merta. c. Mengizinkan anak / jagaan saya mengambil bahagian dalam sebarang kegiatan dan lawatan sambil belajar yang dianjurkan oleh pihak asrama, sekolah, Jabatan Pelajaan Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia atau sebarang pertubuhan yang disertainya. . ____________________________ (Tandatangan Ibu / Bapa / Penjaga) Alamat : ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ No. Telefon :________________ (*Saksi: Ketua kampong / Penghulu Kumpulan A) / Pegawai Nama : _____________________ No K/P : ____________________ Jawatan : ____________________ Cop Rasm i: __________________ Disaksikan oleh:

LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________ Ruj. Kami Tarikh Kepada, ________________________ ________________________ ________________________ Tuan, : :

TAWARAN MASUK KE ASRAMA TAHUN _________ Sukacita dimaklumkan bahawa anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/ Tingkatan ______________ telah ditawarkan menduduki asrama sesi _________________. 2. Pihak tuan diminta melaporkan diri di pejabat asrama seperti maklumat di bawah; 2.1 2.2 2.3 2.4 3. lampiran. 4. Tawaran ini sah sehingga: ______________________________________________________ 5. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, Pengetua LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________ Ruj. Kami Tarikh Kepada, ________________________ ________________________ ________________________ Tuan, PENOLAKAN PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMA : : Tarikh Masa Tempat : : Pakaian Seragam Sekolah Pakaian Pelajar : :

Pembayaran yuran asrama boleh dijelaskan pada hari tersebut. Butir-butir bayaran seperti

Dukacita dimaklumkan bahawa permohonan anak / jagaan tuan ________________________ Tahun/ Tingkatan ______________ tidak diluluskan adalah disebabkan seperti berikut; BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PERKARA Borang permohonan tidak lengkap Masalah / Rekod Disiplin Prestasi Akademik kurang memuaskan Tiada kekosongan tempat di asrama Lokasi tempat tinggal berhampiran dengan sekolah Masalah kesihatan Lain-lain masalah TINDAKAN

2. Kerjasama dan sokongan tuan sangat dihargai. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah, Pengetua LETTERHEAD SEKOLAH ______________________________________________________________________________B ORANG PERJANJIAN JAMINAN TATATERTIB ASRAMA
Penuhkan dengan huruf besar NAMA PELAJAR NO KP / SB JANTINA ALAMAT POS NO TEL : _______________________________________________________ :________________________________________________________ : ________________________________________________________ : ________________________________________________________

:_________________________________________________________
LAFAZ PERJANJIAN

SAYA YANG BERNAMA SEPERTI DI ATAS, DENGAN INI MENGAKU DAN BERSETUJU AKAN MEMATUHI SEGALA PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG ASRAMA SELAMA SAYABELAJAR DI SEKOLAH INI DAN SANGGUP MENERIMA SEBARANG HUKUMAN YANG BERKAITAN TERMASUK DIBUANG ASRAMA. PERSETUJUAN INI DIBUAT ATAS KERELAAN HATI SAYA SENDIRI TANPA DESAKAN DAN PAKSAAN DARI MANA-MANA PIHAK .

_________________ Tandatangan Pelajar

____________________________ Tandatangan Ibu bapa / Penjaga Nama : _____________________ Tarikh: ___________________

Disahkan oleh: _________________________ ( ) (

Saksi : __________________________ )

Cop Rasmi : ___________________________ ( Pengetua / Penghulu/ Penggawa/ Ketua Kampung/ Pegawai Kerajaan) Potong mana yang tidak berkenaan

(Alamat ibu bapa) ________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________________________________________________ Tarikh : Guru Besar, _______________________ _______________________ _______________________ Tuan, MEMOHON KELUAR DARI ASRAMA Merujuk kepada perkara di atas, saya ingin memaklumkan bahawa anak/ jagaan saya yang tinggal di asrama sekolah ini ingin memohon keluar dari asrama. 2. Maklumat anak / jagaan saya adalah seperti berikut; 2.1 Nama 2.2Tingkatan 2.3 Kamar/Bilik 2.4 Tarikh Masuk 2.5 Tarikh Keluar 2.6 Sebab-sebab keluar : ________________________________ : ________________________________ : ________________________________ :_________________________________ :_________________________________ :_________________________________

3.

Kerjasama dan pertimbangan pihak tuan sangat diharapkan.

Sekian, terima kasih. Yang benar, ___________________________ ( Ibu bapa / Penjaga ) ( Pelajar ________________________ )

_____________________________________________________________________________________________

URUSAN PEJABAT : Permohonan keluar asrama anak / jagaan tuan diluluskan / tidak diluluskan pada ____________________ . Pegawai yang meluluskan, ____________________ (Warden / Penyelia Asrama) Tarikh :

PROSES KERJA PENGURUSAN MAKANAN


Bil 1 2 3 Proses Kerja Membuat pesanan Menerima bahan mentah Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan mengikut spesifikasi yang 4 5 6 7 ditetapkan (mingguan/harian) Proses memasak Memeriksa kualiti dan kuantiti masakan Makanan disajikan Pelajar makan Pegawai Yang Bertanggungjawab Penyelia Asrama / Warden Penyelia Asrama / Warden Warden / Penyelia Asrama (Makanan) Pekerja Dewan Makan (Dapur) Penyelia Asrama/Warden Pekerja Dewan Makan Seksyen UndangUndang / Peraturan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN Membuat pesanan Menerima bahan mentah

Memeriksa kualiti dan kuantiti

Tolak/Ganti

Tidak Ya

Puashati?

Bahan mentah dimasak

Memeriksa kuantiti dan kualiti masakan

Tidak Tindakan Susulan/ Ganti Ya Makanan disajikan Puashati?

Pelajar makan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN MAKANAN


Tindakan 1. Membuat pesanan 2.Terima bahan mentah 3. Periksa kualiti dan kuantiti 4. Ambil tindakan susulan (Jika tidak 5. Pastikan bahan dimasak 6. Periksa kuantiti dan kualiti masakan Tandakan ( ) Catatan

7. Ambil tindakan susulan(Jika tidak menepati kuantiti dan kualiti 7. Pastikan semua penghuni asrama mendapat makanan.

NORMA KERJA PENGURUSAN MAKANAN Bil 1 2 3 Jenis Kerja Membuat pesanan Menerima bahan mentah daripada pembekal Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan makanan yang dibekalkan mengikut 4 5 spesifikasi yang ditetapkan. Menentukan bahan dimasak Menentukan penghuni asrama mendapat makanan mengikut kuantiti yang ditetapkan dan berkualiti. 5 minit 10 minit Masa Yang Diambil 10 minit 10 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA PENGURUSAN KESIHATAN

Bil 1 2 3 4 5 6

Proses Kerja Membuat laporan Menerima laporan Pemeriksaan awal dan rawatan awal Mengisi borang rawatan dan menghantar pelajar (jika perlu rujuk) Mendapatkan rawatan di hospital/ Klinik Memaklumkan kepada penjaga/pentadbir sekiranya dimasukkan ke wad Menandatangani surat izin pembedahan sekiranya berlaku kecemasan. Menguruskan penghantaran peralatan pakaian dan lain-lain sekiranya dimasukkan ke wad. Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit sekiranya mendapat cuti sakit. Mengaturkan lawatan untuk menziarahi pelajar di wad. Membawa pelajar pulang ke asrama Menyediakan laporan khas rawatan dalam buku log Menyediakan laporan kejadian wabak kepada pentadbir

Pegawai Yang Bertanggungjawab Kapten Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Penyelia Asrama/ Warden Doktor Ketua Warden / Warden

Seksyen UndangUndang / Peraturan

Ibubapa / Penjaga

Warden / Penyelia Asrama

9 10 11 12 13

Penyelia Asrama Warden/Guru Tingkatan Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Ketua Warden / Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN Membuat laporan Terima laporan

Pemeriksaan awal

Rawatan Ringan

Serius? Tidak Ya Isi borang rawatan Sediakan pengangkutan ke hospital Rawatan Hospital Cuti Sakit?

Masuk bilik Sakit/ Balik ke rumah Hadir Sekolah

Ya

Tidak

Masuk Wad?

Tidak

Ya Maklumkan kepada ibu bapa/penjaga / pentadbir Pembedahan

Tidak Ya Tandatangan kebenaran pembedahan Hantar peralatan/pakaian pelajar Terima lawatan/ziarah Keluar Wad Balik ke asrama

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KESIHATAN


Tindakan 1. Membuat laporan 2. Terima laporan Tandakan ( ) Catatan

3. Buat pemeriksaan awal 4.Pastikan penyakit serius/ tidak 5. Pastikan borang rawatan/surat pengesahan sekolah diisi (sekiranya perlukan rawatan lanjut) 6.Hantar pesakit ke hospital

7. Maklumkan kepada ibu bapa /penjaga/ pentadbir 8.Dapatkan tandatangan kebenaran pembedahan (Jika perlu) 9.Hantar peralatan/pakaian pesakit 10.Maklumkan kepada pengawas bilik sakit 11.Aturkan lawatan/ziarah 12.Jemput pesakit/penghuni asrama apabila keluar wad. 13.Uruskan kemasukan ke bilik sakit

NORMA KERJA PENGURUSAN KESIHATAN


Bil 1 2 3 Jenis Kerja Membuat laporan Warden terima laporan daripada pengawas Penyelia Asrama/Warden melakukan Masa Yang Diambil 2 minit 3 minit 5 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

4 5

pemeriksaan awal. Penyelia asrama/warden mengisi borang rawatan dan surat jaminan Pelajar dihantar untuk mendapatkan rawatan segera di hospital bagi kes yang serius Pelajar sakit biasa/tidak serius diberikan rawatan mengikut keperluan. Warden bertugas memaklumkan kes kepada ibu bapa/penjaga/pentadbir jika dimasukkan ke wad. Ibubapa /penjaga menandatangani surat izin pembedahan (dalam kes kecemasan) Warden bertugas/Penyelia Asrama menguruskan penghantaran keperluan alatan/pakaian pesakit yang dimasukkan ke wad. Warden bertugas menguruskan program menziarahi pesakit di hospital. Warden bertugas/Penyelia Asrama menjemput/membawa pesakit pulang dari hospital ke asrama. Warden bertugas/Penyelia Asrama menempatkan pelajar yang mendapat cuti sakit ke bilik sakit/menguruskan pelajar balik (jika sakit berjangkit)

10 minit 1 jam

6 7

5 minit 10 minit

8 9

1 Jam 1 Jam

10 11

5 minit 1 hari

12

1 Jam

PROSES KERJA SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Bil 1 2 3 4 Proses Kerja Membuat aduan Menerima aduan Menyiasat punca gangguan Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar untuk menghubungi JBA atau TNB/JKR 5 Elektrik Mengambil tindakan susulan untuk mengatasi gangguan tersebut. Warden / Penyelia Asrama Pegawai Yang Bertanggungjawab Kapten Warden Warden / Penyelia Asrama Warden / Penyelia Asrama Seksyen UndangUndang / Peraturan

Menyediakan laporan dalam buku log

Warden / Penyelia Asrama

CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Membuat aduan

Terima aduan

Menyiasat punca kejadian

Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar

Hubungi pihak berkenaan (JBA/TNB/JKR)

Tindakan susulan segera

SENARAI SEMAK PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Tindakan 1. Membuat aduan 2. Terima aduan 3.Siasat punca kejadian 4.Maklumkan kepada Pengetua/Guru Besar 5. Hubungi pihak berkenaan (JBA /TNB/JKR) 6.Laksanakan tindakan susulan Tandakan ( ) Catatan

NORMA KERJA PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Membuat aduan Menerima aduan Menyiasat punca kejadian Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar Menghubungi pihak berkenaan JBA/TNB/JKR Melaksanakan tindakan susulan Masa Yang Diambil 2 minit 3 minit 30 minit 5 minit 30 minit 1 Jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

6. PROSES KERJA LATIHAN KEBAKARAN Bil Proses Kerja Pegawai Yang Seksyen Undang-

Merancang dan menetapkan tarikh

Bertanggungjawab Ketua Warden Guru Penasihat Kadet Bomba Warden / Kadet Bomba Warden Pegawai Bomba / Warden Warden Pegawai Bomba / Warden Warden

Undang / Peraturan

2 3 4 5 6 7

Menyediakan pelan laluan kebakaran Menghubungi pihak bomba Mengadakan taklimat latihan kebakaran Latihan kebakaran dilaksanakan Penilaian Laporan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN


Merancang dan menetapkan tarikh latihan kebakaran.

Menyediakan pelan laluan kebakaran

Menghubungi pihak bomba

Taklimat latihan kebakaran

Latihan kebakaran dilaksanakan

Arahan Buat Semula Pada masa lain

Tidak

Puashati? Ya Laporan

SENARAI SEMAK LATIHAN KEBAKARAN


Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Rancangan dan tetapkan tarikh latihan 2.Sediakan pelan laluan kebakaran 3.Hubungi pihak bomba 4. Beri taklimat latihan kebakaran

5.Jalankan/laksanakan latihan kebakaran 6.Buat penilaian/sediakan laporan

NORMA KERJA PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN


Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam

Seminggu 1 2 3 4 5 6 Merancang dan menetapkan tarikh latihan Menyediakan pelan laluan kebakaran Menghubungi pihak bomba Taklimat latihan kebakaran Menjalankan /melaksanakan latihan kebakaran Membuat laporan/penilaian 1 jam 1 jam 15 minit 1 jam 15 minit 30 minit

PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Bil 1 2 3 Proses Kerja Menubuhkan jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Pegawai Yang Bertanggungjawab PK HEM Ketua Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan

Undang-undang dan Peraturan Asrama

4 5 6

Menyelia kebersihan dan keceriaan bilik-bilik khas. Penilaian Tindakan susulan

Warden / Penyelia Asrama Warden Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas Membersihkan Menyusun dan Menceriakan semula Tidak Puas hati? Ya Diteruskan/Pengiktirafan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2.Rancangan aktiviti penggunaan bilik khas. 3. Susunan jadual tugas

4.Menyelia: kebersihan Keceriaan susunan peralatan/perabot

5.Sediakan laporan/penilaian 6.Tindakan susulan

NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti penggunaan bilik khas Menyusun jadual tugas Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan perabot/peralatan. Menyediakan laporan Tindakan susulan Masa Yang Diambil 15 minit 1 jam 30 minit 2 jam 30 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN


Bil 1 2 3 4 5 6 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Mendapatkan persetujuan Melaksanakan aktiviti Penyeliaan Penilaian Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar Ketua warden Pengetua/Guru Besar Warden /AJK Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar Ubahsuai Tidak Ya Laksanakan aktiviti Penyeliaan dan penilaian Tidak Berkesan? Ya Aktiviti diteruskan Menyediakan laporan Setuju?

SENARAI SEMAK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos 3. Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar 4. Laksanakan aktiviti 5. Buat Penyeliaan / penilaian 6. Sediakan laporan

NORMA KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan / penilaian Menyediakan laporan Masa Yang Diambil 15 minit 2 jam 10 minit 2 jam 1 jam 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI


Bil 1 2 3 4 5 6 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Mendapatkan persetujuan Melaksanakan aktiviti Penyeliaan Penilaian Pegawai Yang Bertanggungjawab Guru Besar PK HEM Pengetua Ketua warden Warden Ketua warden Seksyen UndangUndang / Peraturan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar Ubahsuai Tidak Dipersetuju? Ya Laksanakan aktiviti Sediakan laporan dan penilaian Tidak Berkesan? Ubahsuai Ya Aktiviti diteruskan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN RIADAH DAN REKERASI Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran kos 3. Dapatkan kebenaran Pengetua / Guru Besar 4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan / penilaian 6. Sediakan laporan

NORMA KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti dan anggaran kos Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan / penilaian Menyediakan laporan Masa Yang Diambil 15 minit 2 jam 10 minit 2 jam/hari 2 jam/hari 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI


Bil 1 2 3 4 5 6 7 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,bimbingan dan panduan kepada penghuni asrama Pelaksanaan aktiviti Menyelia aktiviti Penilaian Menyediakan laporan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar PK HEM Ketua Warden Ketua Warden Warden Ketua Warden Ketua Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan

CARTA ALIRAN PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat, panduan dan bimbingan kepada Penghuni asrama. Melaksanakan aktiviti

Penyeliaan Penilaian

Perjumpaan Khas

Tidak

Berkesan? Ya Pengiktirafan / Teruskan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

Tindakan

Tandakan ( )

Catatan

1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Merancang aktiviti 3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni asrama. 4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan dan Penilaian

6. Ambil tindakan susulan

NORMA KERJA ETIKA MAKAN/JAMUAN RASMI


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Membuat perancangan aktiviti Beri taklimat dan panduan kepada penghuni asrama Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan dan penilaian Tindakan susuan Masa Yang Diambil 15 minit 1 jam 1 jam 1 jam 1 jam 2 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA KEJITUAN PATRIOTISME


Bil 1 2 3 4 5 6 7 Proses Kerja Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,bimbingan dan panduan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti Menyelia aktiviti Penilaian/pengiktirafan Laporan/Tindakan susulan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua/Guru Besar Ketua Warden Ketua Warden Warden Warden Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan

CARTA ALIRAN KEJITUAN PATRIOTISME Menubuhkan ahli jawatankuasa Merancang aktiviti Taklimat,panduan dan bimbingan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti

Penyeliaan Penilaian

Perjumpaan Khas

Tidak Berkesan? Ya Pengiktirafan / Teruskan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa 2. Rancangan aktiviti 3. Beri taklimat dan panduan kepada penghuni 4. Laksanakan aktiviti

5. Buat Penyeliaan 6. Buat Penilaian 7. Sediakan laporan

NORMA KERJA PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME


Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam

Seminggu 1 2 3 4 5 6 Menubuhkan Ahli Jawatankuasa Membuat perancangan aktiviti Beri taklimat dan panduan kepada penghuni Melaksanakan aktiviti Membuat penyeliaan dan penilaian Menyediakan laporan 15 minit 1 jam 1 jam 1 hari 1 jam 1 jam

. PROSES KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN


Bil 1 Proses Kerja Mengedar dan memberi taklimat jadual waktu harian 2 Menguatkuasakan jadual harian Ketua Warden Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengetua / Guru Besar Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan Asrama

Mengambil tindakan susulan

Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN JADUAL HARIAN Mengedar jadual harian Memberi taklimat Mempamerkan jadual harian di dorm dan Papan kenyataan.

Penguatkuasaan

Tindakan disiplin

Tidak

Dipatuhi? Ya Pengiktirafan / pengukuhan

SENARAI SEMAK PENGURUSAN JADUAL HARIAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Edar jadual harian 2. Taklimat

3. Pamer jadual harian di tempat strategik 4. Penguatkuasaan

5. Pengiktirafan 6. Tindakan susulan

NORMA KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN ASRAMA


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Mengedarkan jadual harian Memberi taklimat Pamerkan jadual harian di tempat strategik Melaksanakan penguatkuasaan Memberi pengiktirafan Mengambil tindakan susulan Masa Yang Diambil 10 minit 1 jam 15 minit 1 hari 15 minit 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA OUTING DAN PULANG BERMALAM


Bil 1 2 Proses Kerja Menerima permohonan Memproses permohonan Pegawai Yang Bertanggungjawab Ketua Warden Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan Asrama 3 4 5 6 7 Memberi kelulusan/menolak Menyerahkan kad kebenaran Penghuni asrama keluar dengan mematuhi peraturan berpakaian Penghuni balik dan melaporkan diri ke pondok Pengawal Keselamatan Mengambil tindakan susulan Ketua Warden Pengawal Keselamatan Warden / Pengawal Keselamatan Warden / Pengawal Keselamatan Warden

CARTA ALIRAN PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM Menerima permohonan Memproses permohonan Tolak permohonan Tidak Ya Tandatangan kad kebenaran Lengkap?

Penghuni menyerahkan kad kebenaran di pondok pengawal keselamatan

Penghuni keluar (patuhi pakaian) Penghuni balik semula ke asrama Melapor diri dipondok pengawal keselamatan Tidak Kad Ditahan Ya Tindakan disiplin Ambil semula kad Tepati masa?

SENARAI SEMAK PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Terima permohonan 2. Proses permohonan 3. Pastikan maklumat lengkap

4. Tandatangan Kad kebenaran

5. Pastikan penghuni menyerahkan kad di pondok pengawal keselamatan 6. Pastikan penghuni keluar mengikut jadual dan mematuhi peraturan berpakaian 7. Pastikan penghuni balik semula ke asrama menepati masa(ikut jadual)

8. Ambil tindakan susulan kepada penghuni yang tidak mematuhi peraturan.

NORMA KERJA PENGURUSAN OUTING DAN PULANG BERMALAM


Bil 1 2 3 4 5 6 Jenis Kerja Menerima permohonan Memproses permohonan Memastikan maklumat pemohon lengkap Menandatangani kad kebenaran Memastikan penghuni menyerahkan kad kebenaran. Memastikan penghuni keluar mengikut jadual dan mematuhi peraturan 7 8 berpakaian Memastikan penghuni balik semula ke asrama Mengambil tindakan susulan kepada penghuni yang tidak mematuhi peraturan. 1 jam 30 minit Masa Yang Diambil 10 minit 30 minit 10 minit 30 minit 15 minit 15 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

PROSES KERJA MASUK KELUAR PELAWAT


Bil 1 Proses Kerja Pelawat melapor diri di pondok pengawal keselamatan Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengawal Keselamatan Seksyen UndangUndang / Peraturan Peraturan dan Undang-undang Sekolah dan Asrama 2 3 4 5 6 7 8 9 Menyemak dan merekod butiran pengenalan pelawat Mengambil kad pelawat Membenarkan pelawat masuk Pelawat berjumpa petugas siaraya Membuat hebahan kehadiran pelawat Perjumpaan berlangsung Menghebahkan waktu lawatan sudah tamat Pelawat enyerahkan kad danmeninggalkan kawasan asrama/sekolah dan memulangkan pas pelawat Pengawal Keselamatan Pengawal Keselamatan Pengawal Keselamatan AJK Penghuni AJK Penghuni AJK Penghuni AJK Penghuni Pengawal

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT Pelawat melapor diri di pondok pengawal keselamatan

Menyemak dan merekodkan butiran Pengenalan pelawat. Dapatkan Kebenaran Pengetua/Guru Besar Tidak Puashati? Ya Membenarkan pelawat masuk dengan kad pelawat

Pelawat berjumpa petugas siaraya

Membuat hebahan Perjumpaan berlangsung Membuat hebahan masa lawatan sudah Tamat. Tidak Ambil tindakan Dipatuhi? Ya Pelawat menyerahkan kembali pas pelawat Kepada pengawal dan keluar

SENARAI SEMAK PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Pastikan pelawat melapor diri 2. Semak dan rekod butiran pengenalan pelawat.

3. Beri kebenaran pelawat masuk jika berpuas hati.

2. Berikan Pas Pelawat

5. Pastikan pelawat berjumpa petugas siaraya.

6. Pastikan hebahan dibuat 7. Pastikan perjumpaan pelawat-pelajar berlangsung 8. Buat hebahan jika masa lawatan sudah tamat. 9. Ambil tindakan jika pelawat tidak mematuhi.

10. Pastikan pelawat keluar

NORMA KERJA PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT


Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1 2 3 4 5 6 7

Memastikan pelawat melaporkan diri Menyemak dan merekod butiran pengenalan pelawat. Memberi kebenaran pelawat masuk dengan pas pelawat Memastikan pelawat berjumpa petugas siaraya Membuat hebahan kehadiran pelawat kepada pelajar. Memaklumkan kepada pelawat waktu lawatan tamat. Memastikan pelawat keluar dan menyerahkan pas pelawat

3 minit 1 minit 1 minit 1 minit 1 minit 1 minit 5 minit

PROSES KERJA MENULIS LAPORAN HARIAN Bil 1 Proses Kerja Membuat rondaan sambil mendapatkan maklumat dari penyelia, pengawas dan penghuni Mengambil tindakan yang sewajarnya 3 Menyediakan Laporan 4 Menyerahkan laporan 5 6 Berbincang dengan Ketua Warden Tindakan selanjutnya. Warden Bertugas Pengetua / Guru Besar Ketua Warden Warden Pegawai Yang Bertanggungjawab Warden Seksyen UndangUndang / Peraturan Undang-undang dan Peraturan Sekolah dan Asrama

Warden

CARTA ALIRAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN

Membuat rondaan sambil mengumpul data Mengambil tindakan yang sewajarnya Menulis laporan Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden Berbincang/ Siasatan lanjut Puas hati ? Ya Tindakan selanjutnya

SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN TINDAKAN TANDAKAN ( -/ ) CATATAN

1. Buat rondaan 2. Dapatkan maklumat 3. Ambil tindakan sewajarnya 4. Sediakan laporan 5. Serahkan laporan kepada Ketua Warden 6. Bincang dengan Ketua Warden 7. Tindakan susulan

NORMA KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN

Bil

Jenis Kerja

Masa Yang Diambil 1 Jam 30 minit 10 minit 30 minit 3 minit 30 minit 30 minit

Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

1 2 3 4 5 6 7

Membuat rondaan Mendapatkan maklumat Ambil tindakan yang sewajarnya Menyediakan laporan Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden Berbincang dengan Ketua Warden Tindakan susulan

LAMPIRAN FORMAT LAPORAN HARIAN WARDEN ASPURA / ASPURI Nama Warden Bertugas : _________________________________________________ Hari : _____________________________ Tarikh : ____________________________ Bil. Penghuni : ________________ Waktu Butiran Kebersihan / Keceriaan 1.1 Asrama keseluruhan : ______________________ 1.2 Bilik Khas 1.3 Kamar 1.4 Bilik Air/Tandas 2. : ______________________ : ______________________ : ______________________ Tindakan

Kelas Persediaan : _____________________________ ____________________________________________ _ ____________________________________________ _ Kerosakan _ ____________________________________________ _ Kesihatan: 4.1. Rawatan : _______________________________ 4.2. Bilik Sakit: _______________________________ 4.3. Wad/Rawatan Lanjut:______________________ 4.4. Bilangan Penghuni Sakit : ___________________ Makan : 5.1. Bekalan : : ______________________________

____________________________________________

________________________________ 5.2. Masakan: ________________________________ Riadah : _____________________________________ ____________________________________________ _ ____________________________________________ _ Kehadiran Solat Berjemaah: _____________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Kes Disiplin : _________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Lawatan : 9.1. Lawatan Masuk : __________________________ 9.2. Lawatan Keluar : __________________________ Hal-Hal Lain : _________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ Tandatangan Warden . Tandatangan PK HEM/Ketua Warden