Bahagian : ___________________
MAKLUMAT PEGAWAI
: : : : : :
Nota : Tulisan Font Arial, Size 14, 1.5 spacing kecuali tajuk besar .
KANDUNGAN
KANDUNGAN MUKA SURAT
1. 2. 3. 4.
Visi, Misi dan Objektif Bahagian/Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Bahagian/Jabatan/Pejabat Objektif Sektor/Unit Carta Organisasi Sektor/Unit (Kedudukan Pegawai) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja Carta Aliran Kerja Senarai Semak / Checklist
Satu set bagi setiap proses kerja
5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12.
Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling) Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan dengan tugas sahaja) Norma Kerja (Boleh diukur-KPI/masa/peratus/bilangan) Format Senarai Tugas Harian
13. 14.
CARTA ORGANISASI
(Agensi)
___________________
(Agensi)
(Nota:
Carta menunjukkan Bahagian, Seksyen dan Unit, tanpa perjawatan dan sama seperti dalam MPK )
_______________
(Agensi)
(NOTA :
______________
(Bahagian/Unit)
(Sediakan Carta organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan dan lorekan jawatan pegawai/staf berkenaan)
OBJEKTIF (Bahagian/Unit)
___________________
10
OBJEKTIF ______________
(Bahagian/Unit)
11
12
Bahagian : TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN 1. TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN
(Nyatakan jawatan (Nyatakan jawatan 2. pegawai bawahan dan (kuasa seperti pegawai atasan dan agensi luar dan jenis memberi 3. (Berdasarkan Senarai jenis hubungan, hubungan, misalnya: kelulusan, Tugas) misalnya: mendapatkan urusan surat menangkap, 4. kelulusan, menerima menyurat, mengeluarkan arahan, berbincang dan 5. pengangkutan, urusan saman, mendapat pandangan kewangan dan memperaku 6. pentadbiran dll. dll) bagi setiap Nota: Senarai Tugas meliputi aktiviti-aktiviti yang disenaraikan dalam MPK yang berkaitan dengan pegawai.
13
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tugas : ____________________
14
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
TUGAS : ________________________________ (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
1.
2.
15
3.
4.
5.
(Arahan semasa yang meliputi perkara yang perlu diperingatkan (DOS and DONT) untuk panduan mereka yang akan melaksanakan tugas berkenaan)
PROSES KERJA
Tugas : _______________
16
PROSES KERJA
TUGAS : ________________________________ (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
17
BIL.
PROSES KERJA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
18
(Sediakan carta aliran kerja dengan menggunakan simbol-simbol berikut berpandukan kepada proses kerja yang telah disediakan:
tindakan
keputusan (biasanya dalam bentuk soalan spt Lulus?, Lengkap?, Sempurna? Dsbnya
Aliran
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
Tugas : _________________
20
SENARAI SEMAK/CHECKLIST
TUGAS : ________________________________ (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)
21
BIL. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
TINDAKAN
TANDA ()
CATATAN
SENARAI BORANG
(Nota: Disediakan bagi tugas-tugas rumit seperti penganjuran seminar, majlis keraian, dsb. Senarai semak ini akan DIGUNAKAN dalam melaksanakan tugas-tugas berkenaan.)
22
SENARAI BORANG
23
BIL.
SENARAI BORANG
(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. 4.
(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA jika tidak berkenaan)
24
25
BIL.
(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas : Tugas & Tanggungjawab) 1. 2. 3. 4.
26
27
BIL.
NAMA JAWATANKUASA
KEANGGOTAAN
KEKERAPAN MESYUARAT
Setiausaha
4 Kali Setahun
4 Kali Setahun
NORMA KERJA
(Nota: Nyatakan TIADA jika tidak berkenaan)
28
NORMA KERJA
BIL.
JENIS KERJA
NORMA KERJA
29
(Masa/Kuantiti)
30
32