Anda di halaman 1dari 19

BAB I PENDAHULUAN 1.1.

Latar Belakang Dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas alokasi dan pemanfaatan dana pembangunan telah dikeluarkan Surat Keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Ketua Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor Kep.195/Ket/12/1996 tentang Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan. Berdasarkan surat keputusan tersebut, setiap departemen/lembaga pemerintah, baik pusat maupun daerah, berkewajiban untuk melaksanakan evaluasi kinerja terhadap proyek-proyek pembangunan yang merupakan tanggungjawabnya. Dalam pelaksanaannya, departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah, diharuskan mengikuti pedoman yang tercantum dalam lampiran surat keputusan tersebut. Dari hasil evaluasi terhadap perkembangan pelaksanaan evaluasi kinerja selama dua tahun terakhir, ditemukan bahwa keputusan tersebut belum dilaksanakan secara optimal. Pada umumnya, hal ini selain disebabkan karena kurangnya pemahaman evaluasi kinerja oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaannya, juga disebabkan karena terbatasnya informasi yang lengkap tentang pelaksanaan evaluasi kinerja tersebut. Sehubungan dengan itu, maka disusun Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan ini, yang diharapkan dapat meningkatkan pemahaman serta memudahkan pelaksanaan evaluasi kinerja sebagaimana ditetapkan. Sehingga pada gilirannya nanti, hasil dari evaluasi kinerja diharapkan dapat memberikan informasi yang akurat dalam penyusunan perencanaan selanjutnya. Dalam petunjuk teknis ini akan dijabarkan mekanisme pelaksanaan dan pelaporan hasil evaluasi kinerja yang harus dilaksanakan oleh masing-masing departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah. 1.2. Pengertian 1.2.1. Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan (EKPP) Evaluasi kinerja proyek pembangunan adalah bagian dari kegiatan manajemen pembangunan yang secara sistematis mengumpulkan serta menganalisis data dan informasi mengenai hasil, manfaat dan dampak proyek pembangunan yang telah direncanakan, untuk menilai dan mengevaluasi pencapaian sasaran dan tujuannya. Konsep evaluasi kinerja diarahkan kepada penilaian proyek secara menyeluruh yang mencakup masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat (benefits) dan dampak (impacts). Sedangkan tujuan dari evaluasi kinerja adalah untuk mendapatkan informasi dan menarik pelajaran dari pengalaman mengenai hasil, manfaat, dan dampak dari proyek pembangunan sebagai tindakan koreksi dan umpan balik bagi pengambil keputusan dalam rangka perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengendalian, dan kaji ulang. 1.2.2. Metode Pelaksanaan

Evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu: 1. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja proyek pembangunan. 2. Pelaksanaan studi evaluasi kinerja proyek pembangunan. Kedua cara tersebut dibutuhkan dalam pelaksanaan evaluasi kinerja dan keduanya akan memberikan informasi kinerja yang bermanfaat bagi para perencana proyek di departemen/lembaga, baik di pusat maupun di daerah. Pelaksanaan evaluasi kinerja dengan cara pertama dan kedua saling mendukung. Ketersediaan indikator dan sasaran kinerja dari hasil pelaksanaan metode pertama akan memudahkan pelaksanaan studi evaluasi kinerja dan membantu dalam mengidentifikasikan indikator-indikator baru yang lebih bermanfaat. 1.2.3. Indikator dan Sasaran Kinerja Indikator dan sasaran kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkatan tujuan-tujuan proyek yang telah ditetapkan dan mencakup indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. Indikator dan sasaran kinerja diklasifikasikan dalam enam kategori, yaitu: teknis atau operasional, institusional, ekonomi, budaya, lingkungan, atau kombinasi dua kategori atau lebih. Indikator tersebut dijabarkan melalui: jumlah unit yang dihasilkan, nilai yang dihasilkan, waktu yang diperlukan, tingkat kualitas, dana yang diperlukan, produktivitas dan lainnya. 1.2.4. Studi Evaluasi Kinerja Studi evaluasi kinerja adalah suatu upaya sistematis dan mandiri untuk mengumpulkan data dan informasi yang bersifat obyektif terhadap hasil, manfaat, dan dampak dari proyek tertentu yang telah selesai dilaksanakan atau pun yang telah beberapa tahun berfungsi yang menghasilkan kesimpulan-kesimpulan dan rekomendasi, untuk dijadikan bahan pertimbangan dan masukan bagi pengambil keputusan dalam perencanaan proyek pembangunan selanjutnya. Hal penting dari studi evaluasi kinerja adalah mengenai hakekat informasi yang dihasilkan dan bagaimana informasi itu diperoleh, dianalisis, dan dilaporkan. Informasi studi evaluasi kinerja bersifat independen, obyektif, relevan, dapat diverifikasi, dapat diandalkan, dapat dipercaya, tepat waktu, serta memakai metode pengumpulan dan analisis data yang tepat dan transparan. 1.3. Organisasi Pelaksanaan Penetapan susunan organisasi pelaksanaan evaluasi kinerja sangat mempengaruhi keberhasilan dan kesinambungan pelaksanaan evaluasi kinerja. Disamping itu, koordinasi dan kerjasama pihak-pihak yang berkepentingan perlu diperhatikan dan ditingkatkan dari waktu ke waktu. Adapun peran masing-masing pihak dalam pelaksanaan evaluasi kinerja dapat dipahami melalui penjelasan dan bagan 1.

1.3.1. Peran Bappenas Untuk menjaga agar pelaksanaan evaluasi kinerja terlaksana sesuai dengan tujuan yang diharapkan, maka Bappenas selain berperan untuk menetapkan kebijaksanaan nasional evaluasi kinerja, juga berperan untuk mengkoordinasikan pelaksanaannya. Dalam hal ini, perlu dijelaskan peran Tim Pengarah EKPP dan Biro Sektoral di Bappenas. 1.3.1.1. Tim Pengarah EKPP Untuk menjamin agar penyelenggaraan evaluasi kinerja di departemen/lembaga pemerintah, baik pusat maupun daerah, terarah dan terkoordinasi dengan baik, di Bappenas di bentuk Tim Pengarah EKPP melalui Surat Keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan/Ketua Bappenas Nomor Kep.196/ Ket/12/1996 yang kemudian disempurnakan menjadi S.K. Menteri Negara PPN/ Kepala Bappenas No. Kep102/ K/04/1999. Ketua Tim Pengarah EKPP adalah Wakil Kepala Bappenas, dan anggotanya terdiri dari seluruh Deputi di lingkungan Bappenas. Tim Pengarah EKPP dibantu oleh sekretariat yang secara fungsional diketuai oleh Kepala Biro Pemantauan Pelaksanaan Proyek Pembangunan. Tugas dan tanggungjawab Tim Pengarah adalah sebagai berikut: 1. Mengkaji dan mengembangkan pedoman evaluasi kinerja proyek pembangunan sesuai dengan arah kebijaksanaan pembangunan. 1. Melakukan koordinasi pelaksanaan evaluasi kinerja proyek pembangunan dengan departemen/lembaga. 1. Menilai usulan suatu kajian evaluasi kinerja (studi evaluasi kinerja) terhadap hasil pelaksanaan proyek pembangunan yang akan dilakukan oleh departemen/lembaga dan memberikan rekomendasi pendanaannya. 1. Menilai laporan hasil evaluasi kinerja dari semua unit evaluasi kinerja departemen/lembaga dan menyampaikan hasil penilaian laporan evaluasi kinerja kepada Menteri/Ketua Lembaga/Gubernur terkait. 1. Menyampaikan laporan secara teratur mengenai pelaksanaan tugasnya kepada Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas. 1.3.1.2. Biro Sektor Biro-biro sektoral di Bappenas sejak tahap awal penyusunan proyek pembangunan bertanggungjawab untuk melakukan kerjasama dengan departemen/ lembaga terkait dalam menyusun dan menyepakati indikator dan sasaran kinerja proyek pembangunan yang diusulkan untuk mendapatkan alokasi dana dan memantau pelaksanaannya. Demikian juga dalam hal studi evaluasi kinerja, biro sektor harus terlibat dalam persetujuan dan pengalokasian dana suatu usulan studi evaluasi serta memantau pelaksanaannya. 1.3.2. Peran Departemen/Lembaga/Daerah

Dengan berpedoman pada kebijaksanaan evaluasi kinerja yang telah ditetapkan oleh Bappenas, setiap departemen/lembaga menyusun kebijaksanaan dan rencana pelaksanaan evaluasi kinerja sesuai dengan kondisi masing-masing untuk dapat dipahami. Koordinasi pelaksanaan evaluasi kinerja di tingkat departemen/lembaga dilakukan oleh unit kerja yang sudah ada seperti Biro Perencanaan yang berada di bawah pejabat setingkat eselon I dan memiliki akses langsung kepada pimpinan, seperti Sekretaris Jenderal atau pejabat yang setara. Unit kerja tersebut bertugas mengarahkan dan memberi masukan serta memantau pelaksanaan evaluasi kinerja. Sedangkan pelaksanaan evaluasi kinerja di daerah dapat dilakukan oleh Bappeda Propinsi.

BAB II KERANGKA KERJA LOGIS 2.1. Pengertian Kerangka Kerja Logis (KKL) merupakan ringkasan proyek yang menunjukkan tingkatan tujuan-tujuan proyek serta hubungan sebab akibat pada setiap tingkatan indikator dan sasaran kinerja. KKL berguna untuk mendapatkan pemahaman dan pencapaian kesepakatan serta untuk mengetahui secara rinci tujuan proyek, baik secara mikro maupun makro. KKL dibuat secara singkat tetapi cukup rinci, sehingga dengan hanya melihat kerangka kerja logis, garis besar isi keseluruhan proyek sudah dapat diketahui. KKL dibuat pada saat proyek direncanakan untuk disertakan dalam dokumen usulan proyek. Matrik KKL sebaiknya selalu diperbaiki sesuai dengan perubahan yang terjadi dalam perkembangan perencanaan dan pelaksanaan proyek. KKL dapat dipakai untuk menilai proyek pada setiap tahap, yaitu tahap perencanaan (ex-ante = appraisal), tahap pelaksanaan (on-going evaluation) dan tahap selesainya proyek (ex-post evaluation). appraisal ex-ante evaluation Implementation on-going evaluation completion ex-post evaluation

Penyusunan KKL mencakup : 1. menentukan masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak proyek dalam suatu indikator dan sasaran kinerja; 2. menentukan indikator atau ukuran yang dapat menunjukan tingkat pencapaian setiap tujuan secara kuantitatif; 3. hubungan kausal (means-end) antara indikator-indikator tersebut; 4. asumsi-asumsi yang mengikuti tujuan di setiap tingkatan, yaitu faktor-faktor luar (eksternal) yang tidak dapat dikontrol oleh proyek, tetapi dapat mempengaruhi tercapainya tujuan proyek dan hubungan antara masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak.

2.2. Struktur Kerangka Kerja Logis KKL disajikan dalam bentuk matrik 5x4 (5 baris dan 4 kolom) yang menunjukkan tingkatan tujuan proyek, serta hubungan antara masukan dan keluaran yang diharapkan dari proyek. Logika vertikal (Vertical logic) dibaca dari baris ke baris menjelaskan tentang logika kegiatan proyek. Sedangkan logika horizontal (horizontal logic) dibaca dari kolom ke kolom, menjelaskan pencapaian tujuan proyek pada setiap tingkatan. Dari KKL ini perencana dan penilai proyek dapat melihat dengan jelas seluruh kegiatan proyek beserta informasi proyek, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. 2.3. Matrik Kerangka Kerja Logis 2.3.1. Logika Vertikal (dibaca dari baris bawah ke atas) Baris I : Masukan dan Kegiatan. Informasi mengenai rincian kegiatan proyek dan segala sesuatu yang dibutuhkan (dana, sumberdaya manusia dan faktor produksi lainnya) untuk menghasilkan keluaran. Baris 2 : Keluaran. Hasil spesifik yang diharapkan langsung dari pelaksanaan kegiatan proyek baik fisik maupun non fisik. Baris 3 : Hasil. Informasi mengenai latar belakang diproduksinya output. Menunjukkan fungsi langsung yang diharapkan dari keluaran setelah pelaksanaan proyek selesai. Baris 4 : Manfaat. Hal yang diharapkan untuk dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi dengan optimal (tepat lokasi, tepat waktu). Baris 5 : Sasaran/Dampak. Informasi yang menunjukkan dasar pemikiran dilaksanakannya proyek. Menggambarkan aspek makro proyek, tujuan proyek secara sektoral, regional maupun nasional. 2.3.2. Logika Horisontal (dibaca dari kolom kiri ke kanan) Logika horisontal yang dibaca dari kolom ke kolom menunjukkan ukuran kegiatan proyek yang berhubungan dengan tujuan proyek disemua tingkatan indikator dan sasaran kinerja. Kolom 1 : Ringkasan Narasi (Narrative Summary). Penjabaran proyek dan tujuannya di semua tingkatan secara kualitatif. Kolom 2 : Rincian indikator dan sasaran kinerja secara kuantitatif (Objectively Verifiable Indicators-OVI). Menunjukkan indikator-indikator yang menjelaskan secara kuantitatif hasil yang ingin dicapai pada setiap tingkatan indikator dan sasaran kinerja. Kolom 3 : Alat penjelasan dan pembuktian (Means of Verification-MOV). Alat/sumber informasi/data yang digunakan untuk menjelaskan indikator dan sasaran kinerja pada kolom 2.

Kolom 4 : Asumsi-asumsi terpenting (Important Assumptions). Asumsi-asumsi terpenting yang mengikuti tujuan disetiap tingkatan. Merupakan faktor-faktor eksternal (diluar kontrol pengelola proyek) yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan indikator dan sasaran kinerja disemua tingkatan. Apabila hasil proyek tidak sesuai dengan rencana, maka penilai dapat meneliti kolom 4, apakah asumsi yang diperkirakan dalam perencanaan terpenuhi/tidak. Penentuan asumsi harus dilakukan dengan cermat, karena hanya asumsi terpenting saja yang layak dicantumkan. Bentuk dan rincian kerangka kerja logis dapat dilihat pada Tabel 1.

BAB III MEKANISME PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA DENGAN PENYUSUNAN INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA Pelaksanaan evaluasi kinerja berdasarkan penyusunan indikator dan sasaran kinerja, digunakan untuk melakukan evaluasi proyek pada tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan yang sudah selesai, tanpa melakukan penelitian lapangan yang mendalam. Tujuan pelaksanaan evaluasi kinerja dengan cara ini adalah untuk mendapatkan masukan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek, apakah pencapaian tujuan sesuai dengan indikator dan sasaran kinerja yang disepakati dalam perencanaannya. Dengan cara ini digunakan indikator dan sasaran kinerja yang terdiri dari 5 tingkatan indikator tujuan, yaitu masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. Indikator tersebut dituangkan dalam Kerangka Kerja Logis (KKL) dengan matrik 5 baris 4 kolom. 3.1. Organisasi Pelaksana a. Wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja proyek pembangunan di tingkat departemen/lembaga dapat dilakukan dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang sudah ada seperti Biro Perencanaan yang berada di bawah pejabat setingkat eselon I dan memiliki akses langsung kepada pimpinan seperti Sekretaris Jenderal atau pejabat yang setara. b. Sedangkan pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja di daerah dikoordinasikan oleh Bappeda Propinsi. c. Bappenas (Tim Pengarah dan Biro Sektor) bertanggungjawab terhadap kesepakatan indikator dan sasaran kinerja yang telah disusun oleh departemen/ lembaga dan daerah. Adapun alur penyusunan indikator dan sasaran kinerja secara rinci dapat dilihat pada Bagan 2.

3.2. Tahapan Pelaksanaan Pelaksanaan terdiri atas 4 tahapan. yaitu: 1. 2. 3. 4. Perencanaan. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja. Pelaksanaan evaluasi kinerja. Pelaporan hasil evaluasi kinerja.

3.2.1. Perencanaan Dalam perencanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dapat ditempuh langkahlangkah sebagai berikut: 1. Penentuan obyek. 2. Pemahaman terhadap indikator dan sasaran kinerja. 3.2.1.1. Penentuan Obyek Obyek penyusunan indikator dan sasaran kinerja adalah proyek-proyek pembangunan yang termasuk dalam DIP dan dokumen lain yang disamakan. Setiap proyek pembangunan yang diusulkan harus mencantumkan indikator dan sasaran kinerja secara lengkap. 3.2.1.2. Pemahaman Terhadap Indikator dan Sasaran Kinerja a. Definisi Indikator dan Sasaran Kinerja

Indikator dan sasaran kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkatan tujuan proyek yang telah ditetapkan dan mencakup indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. Sedangkan definisi masing-masing indikator da sasaran kinerja dapat dilihat pada Bab sebelumnya. b. Fungsi Indikator dan Sasaran Kinerja Fungsi Indikator dan sasaran kinerja: 1. Memperjelas tentang, apa, berapa dan kapan suatu proyek dilaksanakan. 2. Menciptakan konsensus untuk menghindari kesalahan interpretasi dan diskusi selama pelaksanaan kegiatan. 3. Membangun dasar bagi monitoring dan evaluasi. c. Persyaratan penyusunan indikator dan sasaran kinerja: 1. Spesifik dan jelas; sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi. 2. Dapat diukur secara obyektif; yaitu 2 orang atau lebih yang mengukur indikator dan sasaran kinerja mempunyai kesimpulan yang sama. 3. Relevan; indikator dan sasaran kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan. 4. Penting; indikator dan sasaran kinerja harus berguna untuk menunjuk keberhasilan operasional, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. 5. Sensitif terhadap perubahan; indikator dan sasaran kinerja harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil program. 6. Terukur; baik secara kuantitatif maupun kualitatif. 7. Efektif; indikator dan sasaran kinerja yang digunakan dapat dikumpulkan, diolah dan dianalisis datanya dengan biaya yang tersedia. 3.2.2. Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja Untuk mendapatkan pemahaman dan pencapaian kesepakatan terhadap indikator dan sasaran kinerja proyek yang disusun, digunakan pendekatan "kerangka kerja logis" sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Pada Bab II dijelaskan bahwa KKL terdiri dari 5 baris dan 4 kolom, penyusunan indikator dan sasaran kinerja merupakan bagian dari KKL kolom 2. Berikut ini akan dijelaskan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam kolom 2 KKL, dilengkapi dengan kolom-kolom lainnya. KOLOM 1 : Ringkasan Narasi (Narrative Summary) dan indikator kinerja secara kualitatif.

Kolom 1 menunjukkan ringkasan narasi setiap tingkatan proyek secara kualitatif. Indikator masukan dan kegiatan:

Sebutkan rincian kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksana proyek. Sebutkan jumlah dana dan jenis masukan yang akan digunakan dalam kegiatan.

Indikator keluaran:

Tentukan hasil spesifik yang diharapkan dalam pelaksanaan kegiatan yang dirinci pada baris 1: yaitu mengolah masukan menjadi keluaran.

Indikator hasil:

Uraikan dengan singkat motivasi atau latar belakang proyek memproduksi keluaran. Bila keluaran sudah diproduksi, fungsi langsung apa yang diharapkan dari keluaran.

Indikator manfaat:

Sebutkan harapan yang ingin dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi seperti diuraikan dalam indikator hasil.

Indikator sasaran dan dampak:

Jelaskan dasar pemikiran, latar belakang dan alasan diproduksinya keluaran untuk tujuan yang paling tinggi, sasaran sektoral, daerah atau nasional. INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA.

KOLOM 2 :

Indikator masukan dan kegiatan:


Cantumkan jumlah dana dalam nilai uang untuk setiap jenis masukan. Tentukan unit kegiatan (investasi) yang dilakukan dalam satu ruang lingkup proyek yang rinci. Identifikasi jumlah sumberdaya manusia yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan proyek. Tentukan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penyelesaian proyek.

Indikator Keluaran:

Tentukan hasil langsung dari pengolahan masukan/pelaksanaan kegiatan. Tentukan jenis dan jumlah keluaran fisik dalam satuan fisiknya seperti ton semen, hektar tanah, ton pupuk, jumlah orang yang dilatih, dan lainnya.

Indikator Hasil:

Tentukan ukuran kuantitatif yang menunjukkan fungsi langsung keluaran setelah proyek selesai, seperti jumlah anak sekolah yang dapat ditampung.

Indikator Manfaat:

Tentukan ukuran yang menunjukkan manfaat keluaran setelah setelah berfungsi dengan baik, seperti peningkatan angka partisipasi anak sekolah.

Indikator Dampak:

Identifikasi pengaruh positif dan negatif pada setiap tingkatan indikator berdasarkan asumsi yang telah ditetapkan. Sebutkan sasaran yang paling jauh, tingkatan tujuan tertinggi dari proyek. Cantumkan sasaran sektoral, daerah, atau nasional. Misalnya peningkatan penerimaan devisa negara dari sektor pertanian melalui proyek perkebunan. Bila keluaran proyek perkebunan dapat berfungsi meningkatkan produktivitas tanah dan tanaman maka selanjutnya dapat meningkatkan ekspor, memenuhi permintaan dalam dan luar negeri (manfaat). CARA/ ALAT MENJELASKAN/ MEMBUKTIKAN INDIKATOR PADA KOLOM 1 DAN 2 (MEANS OF VERIFICATION).

KOLOM 3 :

Menentukan sumber atau alat untuk mendapatkan data/informasi yang digunakan untuk membuktikan indikator dan sasaran kinerja mulai dari masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak. a. Data mengenai masukan (seperti besarnya dana dan rincian kegiatan), dapat diperoleh dari Departemen teknis, Kanwil/Dinas, Pemimpin Proyek, Direktorat Jenderal AnggaranDepartemen Keuangan, konsultan, kontraktor, dan instansi terkait. b. Data mengenai keluaran (apakah kegiatan-kegiatan proyek dapat diselesaikan sesuai rencana), dapat dicari data dan informasinya pada departemen teknis, instansi terkait dan pemerintah daerah dimana proyek tersebut berlokasi. c. Data dan informasi mengenai berfungsinya/hasil suatu keluaran, dapat diperoleh dari departemen teknis, instansi terkait, penerima manfaat, pemerintah daerah, dan masyarakat di sekitar lokasi proyek. d. Data dan informasi mengenai manfaat dapat ditanyakan pada penerima manfaat, Bappeda/Kanwil/Dinas, instansi terkait dan masyarakat sekitar lokasi proyek. e. Data dan informasi untuk dampak dapat ditanyakan dan diteliti di lapangan untuk setiap tingkatan indikator kinerja yang akan diukur seperti departemen teknis, penerima manfaat, Kanwil, Dinas, Bappeda, Kantor statistik setempat, dan instansi terkait. KOLOM 4 : ASUMSI-ASUMSI TERPENTING (IMPORTANT ASSUMPTIONS)

Yaitu faktor-faktor eksternal, atau hal-hal di luar kontrol pengelola proyek, yang perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek yang dinilai dari pencapaian indikator-indikator kinerja di setiap tingkatan pada kolom 1 dan 2. Hal-hal yang biasanya terjadi dan mempengaruhii pencapaian indikator. Misalnya birokrasi yang rumit, kebijakan pemerintah yang sering berubah, komitmen pemerintah yang tidak dapat dipenuhi sehingga menyebabkan tertundanya proyek, tidak tercapainya indikator secara optimal, krisis ekonomi, bencana, dan lainnya. Hal-hal negatif yang mungkin timbul sebagai dampak proyek di setiap tingkatan tujuan dan dapat mempengaruhi keberhasilan proyek, tetapi di luar kemampuan pelaksana proyek untuk mempengaruhinya.

Faktor-faktor ini biasanya dapat diidentifikasikan atau tercakup dalam semua aspekaspek proyek: aspek teknis, organisasi, lingkungan, keuangan dan ekonomi.

Sebagai contoh dapat dilihat matrik KKL untuk proyek irigasi pada Tabel 2. 3.2.3. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja dengan Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja Penilaian kinerja proyek pembangunan dilakukan dengan membandingkan informasi indikator kinerja dan sasaran kinerja yang dicapai pada saat pelaksanaan proyek dengan indikator dan sasaran kinerja yang telah ditetapkan dan disepakati. Melalui pemantauan indikator sasaran kinerja tersebut harus dapat diketahui dengan cepat keadaan yang terjadi pada saat pelaksanaan proyek, sehingga dapat dilakukan tindakantindakan koreksi apabila diperlukan. Mekanisme pelaksanaan evaluasi kinerja dengan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dapat dilihat secara rinci pada Tabel 3. 3.2.4. Pelaporan Hasil Evaluasi Kinerja Pelaporan hasil evaluasi kinerja dengan penyusunan indikator dan sasaran kinerja didasarkan pada keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan/Ketua Bappenas Nomor: KEP.120/KET/7/1994 tentang Sistem Pemantauan dan Pelaporan Pelaksanaan Proyek Pembangunan. Laporan ini hanya menyajikan tentang indikator dan sasaran kinerja masukan dan keluaran, sedangkan untuk indikator hasil, manfaat dan dampak akan diperoleh informasi yang mendalam setelah proyek selesai dan bila dipandang perlu dapat dilakukan studi evaluasi kinerja. Kriteria dan tahap-tahap pelaksanaan studi evaluasi kinerja akan diuraikan pada bab selanjutnya. BAB IV MEKANISME PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA DENGAN STUDI EVALUASI KINERJA Pelaksanaan studi evaluasi kinerja, digunakan untuk mengevaluasi proyek-proyek yang sudah selesai dengan melakukan studi lapangan yang komprehensif. Mengingat pelaksanaan studi evaluasi kinerja membutuhkan waktu dan dana yang besar, maka perlu dibatasi pada proyek atau kumpulan proyek yang mempunyai tujuan akhir sama (cluster project) dan diprioritaskan serta memberikan dampak yang luas kepada masyarakat. Tujuan studi evaluasi kinerja adalah untuk menilai tingkat pencapaian indikator dan sasaran kinerja pada semua tingkatan (masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak), mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi, mengidentifikasi pemecahan masalah, serta mengidentifikasi faktor-faktor pendukung dan penghambat keberhasilan proyek. Hasil studi evaluasi ini digunakan sebagai masukan dalam perencanaan yang akan datang dan tindakan koreksi terhadap proyek sejenis yang sedang berjalan. Evaluasi dengan cara ini menggunakan indikator dan sasaran kinerja yang tersusun dalam kerangka kerja logis (matrik 5 baris, 4 kolom) yang telah dibuat pada tahap perencanaan (jika belum tersedia disusun pada saat pelaksanaan studi evaluasi).

4.1. Organisasi Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja a. Wewenang dan tanggung jawab pelaksanaan studi evaluasi kinerja proyek pembangunan di tingkat departemen/ lembaga dapat dilakukan oleh unit kerja yang sudah ada seperti Biro Perencanaan yang berada di bawah pejabat setingkat eselon I dan memiliki akses langsung kepada pimpinan seperti Sekretaris Jenderal atau pejabat yang setara. b. Pelaksanaan studi evaluasi kinerja di daerah dapat dilakukan oleh Bappeda Propinsi. c. Bappenas, dalam hal ini Tim Pengarah selain mengkoordinasikan pelaksanaan studi evaluasi kinerja, jika dipandang perlu dapat melakukan studi evaluasi kinerja terhadap masalah-masalah yang bersifat nasional. Sedangkan biro sektor bertanggung jawab terhadap usulan studi evaluasi kinerja serta kesepakatan indikator dan sasaran kinerja yang disusun (jika belum tersedia). Alur pelaksanaan studi evaluasi kinerja secara rinci dapat dilihat pada Bagan 3. 4.2. Tahapan Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja Pelaksanaan studi evaluasi kinerja terdiri atas lima tahapan, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. Perencanaan. Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (KAK). Pelaksanaan. Pelaporan hasil studi evaluasi kinerja. Implementasi rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja.

4.2.1. Perencanaan Dalam tahap persiapan pelaksanaan studi evaluasi kinerja langkah-langkah awal yang harus ditempuh adalah: 1. Menetapkan obyek studi evaluasi kinerja. 2. Membentuk tim pelaksana studi evaluasi kinerja. 4.2.1.1. Menetapkan Obyek Studi Evaluasi Kinerja a. Obyek studi evaluasi kinerja dapat merupakan suatu kumpulan proyek yang mewakili suatu program/wilayah, atau suatu proyek besar yang berdampak luas dan bersifat lintas sektoral. b. Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan obyek studi evaluasi kinerja adalah :

Mandat atau misi Departemen/Lembaga. Relevansi. Manfaat proyek bagi masyarakat. Isue dalam skala nasional. Nilai proyek. Waktu pencapaian sasaran proyek.

4.2.1.2. Membentuk Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja

a. Dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja perlu dibentuk suatu Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja. b. Tim Pelaksana Studi Evaluasi Kinerja tersebut dapat berada di bawah Sekjen atau unit yang setingkat dengannya. c. Sedang untuk Daerah Propinsi berada di Bappeda Propinsi dalam hal ini Bidang Statistik dan Pelaporan. d. Pelaksanaan studi evaluasi kinerja dapat dilakukan secara swakelola atau dikontrakkan kepada pihak ketiga. Dalam hal ini penunjukan Tim Pelaksana Studi Evaluasi kinerja harus berpedoman pada KAK. 4.2.2. Penyiapan Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference-TOR) Sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja, maka perlu disusun suatu Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang menggambarkan tujuan, ruang lingkup, jangka waktu, biaya dan pelaksana/penanggungjawab dan pelaporannya. Tata cara penyusunan KAK secara rinci hendaknya berpedoman pada butir-butir berikut ini. 1. Format/isi KAK. 2. Pengesahan KAK. 4.2.2.1. Format/Isi Kerangka Acuan Kerja KAK sebagai suatu pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja harus mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Perumusan tujuan dan ruang lingkup pelaksanaan studi evaluasi kinerja. b. Perumusan wewenang/penanggungjawab pelaksanaan studi evaluasi kinerja . c. Rencana kerja yang rinci: - metodologi pelaksanaan studi evaluasi kinerja - jadwal pelaksanaan a. Organisasi pelaksanaan studi evaluasi kinerja. b. Sistem pelaporan pelaksanaan studi evaluasi kinerja. c. Perkiraan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja (seperti kebutuhan biaya, SDM). 4.2.2.2. Pengesahan Kerangka Acuan Kerja Sebagai pedoman pelaksanaan studi evaluasi kinerja yang memuat tujuan dan ruang lingkup pelaksanaan studi evaluasi kinerja, keterlibatan pimpinan instansi dalam penyusunan KAK sejak awal sangat diperlukan. Dalam hal ini KAK harus disahkan oleh Sekjen atau pejabat yang setingkat, dan mendapat persetujuan dari Tim Pengarah Evaluasi Kinerja (Bappenas). Mekanisme pelaksanaan studi evaluasi kinerja secara lengkap dapat dilihat pada Tabel 4. 4.2.3. Pelaksanaan Studi Evaluasi Kinerja Pelaksanaan evaluasi kinerja dilakukan secara bertahap, yang secara berurutan meliputi:

1. Pemahaman terhadap proyek. 2. Inventarisasi data dan informasi. 3. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL. 4. Penyepakatan indikator dan sasaran kinerja. 5. Persiapan survei. 6. Pelaksanaan survei. 7. Pra analisis. 8. Analisis. 9. Penilaian kinerja. 10. Kesimpulan dan rekomendasi. Tahapan-tahapan pelaksanaan studi evaluasi kinerja, secara lengkap dapat dijelaskan tahap demi tahap sebagai berikut : Tahap I : Pemahaman Terhadap Proyek Melakukan identifikasi atau pemahaman terhadap proyek yang akan dievaluasi dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

Latar belakang. Maksud, tujuan dan sasaran serta permasalahan yang mungkin terjadi. Ruang lingkup:

- Batasan wilayah (batasan administratif atau fungsional). - Batasan jangka waktu evaluasi. - Materi pembahasan evaluasi.

Hasil dan manfaat pembangunan yang diharapkan serta dampak positif ataupun dampak negatif yang mungkin terjadi.

Tahap II : Inventarisasi Data Melakukan inventarisasi data dan informasi tentang hasil pembangunan yang akan dievaluasi (identifikasi indikator dan sasaran kinerja), yaitu berupa data:

Masukan: dana, tenaga, waktu, dan lainnya. Keluaran: hasil fisik pembangunan. Hasil dari fungsi pembangunan. Manfaat dari fungsi pembangunan/proyek. Dampak positif atau negatif yang terjadi setelah hasil pembangunan berfungsi. Kebijaksanaan operasional dalam pengelolaan hasil pembangunan.

Tahap III : Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja dalam Kerangka Kerja Logis Penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam KKL logis mencakup:

Mengidentifikasi dan menyusun indikator dan sasaran kinerja sementara dalam KKL yang diperoleh dari hasil pemahaman terhadap Kerangka Acuan Kerja, data sekunder dan hasil studi pustaka.

Penyusunan KKL diperlukan untuk proyek-proyek yang belum mempunyai KKL. Bagi proyek-proyek yang sudah memiliki KKL dapat langsung menggunakannya dalam tahap pengumpulan data dan informasi. Penyusunan KKL harus mengacu pada tatacara penyusunan KKL pada Bab II sebelumnya.

Tahap IV : Penyepakatan Indikator dan Sasaran Kinerja Indikator dan sasaran kinerja yang telah tersusun tersebut diatas, disepakati bersama instansi terkait untuk dijadikan acuan utama dalam pelaksanaan studi. Tahap V : Persiapan Survei a. Menetapkan (1) jenis dan jumlah responden, (2) metode survei, (3) instansi yang disurvei, (4) lokasi survei. b. Membuat perancangan konsep kuesioner dan daftar simak. Penyusunan alat survei tersebut dilakukan guna menyaring data agar sesuai dengan tujuan studi yang akan dilakukan. c. Menyusun jadwal survei serta melakukan mobilisasi. Tahap VI : Kegiatan Survei a. Kegiatan survei harus dilakukan dalam pelaksanaan studi evaluasi kinerja. b. Kegiatan survei dilakukan dalam rangka pengumpulan data, baik primer maupun sekunder. c. Pengumpulan data sekunder dapat dilakukan dengan mengacu kepada daftar simak yang telah disusun pada instansi/lembaga terkait yang mempunyai data-data yang diperlukan, seperti :

Staff Appraisal Report (SAR) yang merupakan proposal yang diajukan pada pemberi dana (luar negeri) untuk menggambarkan kegiatan yang akan dilakukan termasuk manfaat dan dampaknya. Dokumen ini merupakan data dasar yang dijadikan acuan untuk menilai kinerja proyek. Feasibility Study (FS). Apabila kegiatan (proyek) yang akan dievaluasi tidak menggunakan dana pinjaman luar negeri maka studi kelayakan menjadi acuan utama dalam melakukan studi evaluasi kinerja. Implementation Completion Report (ICR), merupakan laporan penyelesaian pekerjaan yang dijadikan acuan dalam menilai tingkat realisasi pembangunan fisik. Laporan berkala baik tahunan, kuartalan atau lainnya. Materi utama laporan berkala adalah laporan tentang kegiatan yang dilakukan dan laporan keuangan. Laporan pendukung, seperti hasil studi instansi/lembaga lain. Berupa laporan umum, penelitian, percobaan dan lainnya.

a. Informasi/data yang diperoleh selanjutnya disusun dalam KKL dengan menggunakan indikator dan sasaran kinerja yang relevan, jelas, tepat dan terukur. b. Pengumpulan data primer, dilakukan dengan menggunakan alat survei berupa kuesioner yang ditujukan pada beberapa responden yang sasarannya telah ditetapkan terlebih dahulu.

c. Untuk menilai kondisi fisik dari hasil pembangunan perlu dilakukan pengamatan lapangan (observasi) dengan menggunakan alat visualisasi serta melakukan pencatatan terhadap bangunan yang dinilai. d. Dalam survei, penting dilakukan wawancara langsung secara terbuka dengan narasumber, baik yang berasal dari tokoh masyarakat ataupun pejabat pengelola kegiatan yang mempunyai informasi akurat dan lengkap. e. Dengan mempertimbangkan bahwa pada saat pengumpulan data sekunder dan primer ada kemungkinan terjadi perkembangan dalam indikator dan sasaran kinerja yang menjadi acuan dalam menilai/mengevaluasi kinerja proyek pembangunan, maka perlu dilakukan penilaian kembali dan pemantapan indikator dan sasaran kinerja yang telah dirancang pada awal persiapan studi. Tahap VII : Pra Analisis a. Menyusun data hasil pengumpulan dari lapangan, baik data primer maupun data sekunder. b. Menyusun data melalui tabulasi untuk memudahkan analisis dalam melakukan kajian data. c. Tabulasi data harus dilakukan secara sistematis. Struktur dan klasifikasi data harus disesuaikan dengan model analisis yang akan dilakukan. Tahap VIII : Analisis a. Melakukan analisis terhadap informasi yang diperoleh dengan metode yang tepat dan sesuai dengan hasil akhir yang diharapkan. b. Dalam evaluasi kinerja komponen yang penting dianalisis adalah :

Analisis Masukan - Keluaran ( Inputs- Outputs) Analisis Realisasi Fungsi/Hasil (Results) Analisis Manfaat (Benefits) Analisis Dampak (Impacts) baik positif maupun negatif Analisis Keuangan Analisis Kebijaksanaan (operasional).

Tahap IX : Penilaian Kinerja Melakukan penilaian kinerja dengan membandingkan antara indikator dan sasaran kinerja yang direncanakan dengan realisasinya, seperti :

Sasaran input dibandingkan dengan realisasi investasi Sasaran fisik dibandingkan dengan realisasi fisik Sasaran hasil dibandingkan dengan realisasi hasil Sasaran manfaat dibandingkan dengan realisasi manfaat Sasaran dampak dibandingkan dengan realisasi dampak Sasaran kebijaksanaan dibandingkan dengan realisasi kebijaksanaan

Tahap X : Kesimpulan dan Rekomendasi

Melakukan tinjauan ulang terhadap evaluasi kinerja secara keseluruhan dengan mengemukakan keberhasilan, permasalahan, serta kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek. a. Menarik kesimpulan dari seluruh rangkaian kegiatan berdasarkan pada hasil analisis, penilaian kinerja, dan temuan-temuan. b. Membuat saran dan rekomendasi tentang kinerja pembangunan/kegiatan proyek yang dinilai. Adapun tahapan pelaksanaan studi evaluasi kinerja secara rinci dapat dilihat pada Bagan 4. 4.2.4. Pelaporan Hasil Studi Evaluasi Kinerja Dalam pelaporan hasil studi evaluasi kinerja harus diperhatikan: 1. Format penulisan laporan. 2. Isi laporan. 3. Penyebaran laporan. 4.2.4.1. Format Penulisan Laporan Penulisan laporan hasil studi evaluasi kinerja harus mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Ringkasan Eksekutif (Executive Summary), meliputi:

Maksud dan tujuan studi evaluasi kinerja. Pendekatan yang digunakan. Hasil atau temuan yang diperoleh.

b. Pengantar, meliputi:

Persiapan studi : memuat hasil studi tahap I, II, III, dan IV. Persiapan survei : memuat hasil studi tahap V.

c. Pelaksanaan survei, meliputi:

Hasil studi tahap VI.

d. Analisis Data, meliputi:

Hasil studi tahap VII, VIII, dan IX.

e. Penyajian Hasil Analisis, meliputi:

Hasil studi tahap X.

f. Lampiran pendukung. 4.2.4.2. Isi Laporan

Laporan yang dibuat harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Memadai; dapat memberikan informasi yang memadai, baik mengenai metoda pengumpulan data maupun analisisnya. 2. Akurat; dapat meminimalkan kesalahan. Untuk itu hasil evaluasi kinerja perlu diseminarkan sebelum menjadi laporan akhir. 3. Obyektif; dapat memberikan informasi sebenarnya, menyebutkan asumsi-asumsi yang berpengaruh terhadap hasil evaluasi, dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dan memberikan bobot penilaian yang sama terhadap hasil studi evaluasi kinerja. 4. Singkat dan jelas; hasil evaluasi kinerja harus dilaporkan dengan singkat, jelas dan tepat waktu. 4.2.4.3. Penyebaran Laporan Laporan hasil studi evaluasi kinerja harus terdokumentasi dengan baik dan disampaikan kepada pimpinan instansi teknis, pejabat daerah yang berwenang, serta Tim Pengarah EKPP agar dapat ditindaklanjuti sebagai bahan masukan dalam perencanaan pembangunan. Mekanisme penyampaian laporan hasil studi evaluasi kinerja secara rinci dapat dilihat pada Tabel 4. 4.2.5. Implementasi Rekomendasi Hasil Studi Evaluasi Kinerja Rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja merupakan bahan masukan dalam proses perencanaan selanjutnya dan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan terhadap pelaksanaan proyek yang sedang berjalan. Untuk itu tindak lanjut dari rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja sangat diperlukan. Implementasi kebijaksanaan yang diambil sebagai tindak lanjut dari rekomendasi hasil studi evaluasi kinerja dapat dilaporkan secara berkala kepada Tim Pengarah-EKPP melalui Sekretariat Tim Pengarah EKPP. BAB V PENUTUP Dengan diterbitkannya Petunjuk Pelaksanaan Surat Keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Ketua Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor KEP.195/KET/12/1996 tentang Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan, maka semua kegiatan evaluasi kinerja program/proyek pembangunan yang dilakukan oleh departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah harus sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan (EKPP) ini. Mekanisme pelaksanaan dan pelaporan serta ketentuan pelaksanaan evaluasi kinerja lainnya sebagaimana tercantum dalam Petunjuk Pelaksanaan EKPP ini agar dilaksanakan sebaikbaiknya. Departemen/lembaga, baik pusat maupun daerah dapat menggunakan Petunjuk Pelaksanaan EKPP ini untuk evaluasi kinerja program/proyek yang dibiayai dari rupiah murni ataupun yang berbantuan luar negeri.

Petunjuk Pelaksanaan EKPP ini berlaku sejak tanggal dikeluarkannya. Dan segala ketentuan dan petunjuk pelaksanaan yang tidak sesuai atau bertentangan dengan ketentuan yang ada dalam Petunjuk Pelaksanaan EKPP ini dinyatakan tidak berlaku lagi. Apabila dikemudian hari Petunjuk Pelaksanaan EKPP ini perlu disempurnakan, maka sesuai dengan tugasnya, Tim Pengarah Evaluasi Kinerja Proyek Pembangunan akan menerbitkan perbaikan.