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Cuenta mercaderas

CUENTA MERCADERAS
I. CONCEPTO Es una cuenta del grupo de los bienes de cambio en la que se registra el movimiento de las mercaderas. Las mercaderas de una empresa son todos los bienes que estn destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio. II. SISTEMAS DE CONTROL Los Sistemas de Control de la Cuenta Mercaderas son: II.a. Sistema de Cuenta Mltiple Denominado tambin Sistema de Inventario Peridico, consiste en controlar el movimiento de la Cuenta Mercaderas en varias o mltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refieren cada una de ellas, adems se requiere la elaboracin de inventarios peridicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatacin fsica de la mercadera que existe en la empresa en un momento determinado. El Inventario Final Extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y valorando el costo de las mercaderas o artculos destinados a la venta.[1] La utilizacin del sistema de cuenta mltiple o Inventario peridico presenta las siguientes ventajas y desventajas. Ventajas: Permite informacin detallada de cada cuenta. Es de fcil aplicacin y comprensin. Proporciona un ahorro en cuanto al costo de su mantenimiento. Desventajas: No permite un control adecuado de la bodega, debido a la ausencia de control minucioso del movimiento de entradas y salidas, por lo cual el inventario slo se puede obtener extracontablemente. Se podra complicar si el nmero de cuentas de apoyo se extiende ms all de lo indispensable. No informa oportunamente, ni proporciona datos sobre el costo de ventas en un momento determinado. En este sistema se utilizan varias cuentas y al fin del perodo contable se realiza la Regularizacin o Ajuste correspondiente. Se describen estas cuentas: II.a.i. Ventas La venta es una transaccin mercantil por medio de la cual ciertos bienes (mercaderas) se traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago posterior o el equivalente en dinero, o la combinacin de stos.

[1] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, p. 105.

La cuenta Ventas es un rubro de resultados que denota rendimiento o beneficio. La denominacin es comn, sea cual fuese el sistema de control contable que se utilice, aunque el tratamiento, en ciertas circunstancias, difiere levemente. Las ventas de mercaderas se pueden clasificar de la siguiente forma: Por su cuanta: al por menor (detal o menudeo), al por mayor (mayoreo). Por las condiciones: de contado o en efectivo, a crdito o a plazos. Ventas al por menor: venta que se hace generalmente al consumidor final, quin utiliza el bien. Casi siempre, las ventas al detal se realizan al contado. Ventas al por mayor: venta que se hace generalmente a comerciantes, quienes adquieren los bienes con el fin de transformarlos o volverlos a vender. Pueden ser pagados a crdito, de contado, o una combinacin de stos. Ventas de contado: venta de mercaderas que se hace con la condicin de recibir el dinero como contra entrega de los artculos. Ventas a crdito: es la entrega de mercaderas, a cambio de las cuales se recibe una promesa de pago futuro. La promesa de pago consiste en realizar un solo pago o varios pagos parciales (semanales, mensuales, etc.) hasta cubrir el valor total de la mercadera. En el precio de estas ventas a crdito se puede incluir cierto porcentaje de recargo por concepto de intereses, y generalmente se exige el pago de una cuota de entrada o inicial. Devoluciones en ventas: son aquellos retornos de mercaderas que el cliente realiza por diferentes motivos. stos pueden ser diversos como que no est de acuerdo con el pedido, las mercancas no estn en buenas condiciones o simplemente el comprados cambia de parecer. El reingreso de mercancas debe estar respaldado por una nota de crdito comercial, la cual es emitida por el vendedor. Si por acuerdo de las partes se decidiera que a cambio de las mercaderas devueltas se han de entregar otras con las mismas caractersticas e identidad, entonces no har falta emitir una nota de crdito. Si por acuerdo se concertara una rebaja en el precio, se debe emitir la nota de crdito mercantil, por el monto de sta. II.a.ii. Costo de ventas El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisicin de las mercaderas vendidas en un perodo determinado. El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente frmula:

Mercaderas (inventario inicial) + Compras netas = Compras brutas - Devolucin en compras + Transporte en compras = Disponible para la venta

12.320,00 9.496,00 9.580,00 (349,00) 265,00 21.816,00

- Mercaderas (inventario final) = Costo de ventas


II.a.iii. Inventario de mercaderas

(7.655,00) $ 14.161,00

Los inventarios de mercaderas constituyen aquellas existencias de artculos que se encuentran en las bodegas y que aun no han sido vendidas. Los inventarios pueden ser identificados en dos momentos: Inventario inicial. Aquel valor en mercaderas con el que se inicia un perodo. Inventario final. Mercaderas que no han podido ser vendidas, en consecuencia constan plenamente al final del perodo. Por principio, en la contabilidad los valores finales del perodo sern los iniciales del inmediatamente posterior. Los inventarios pueden ser determinados de dos maneras: Toma fsica. Caso que se conoce como inventario fsico extracontable. Se obtiene pesando, midiendo y valorando el costo (de la ltima adquisicin ms una porcin de fletes, embalajes y otros costos incidentales). Cuando se utiliza el sistema peridico, este tipo de inventario es indispensable. Contablemente. Se obtiene sumando los saldos de todas las tarjetas de krdex. La cantidad de artculos debe coincidir con el saldo fsico de las mercaderas. Cualquier diferencia puede ser ajustada. II.a.iv. Compras Las compras son transacciones mercantiles por medio de las cuales se adquiere, la propiedad de determinados artculos dispuestos para la venta; a cambio se entrega un valor monetario o el equivalente, en una obligacin futura. La cuenta Compras forma parte del Plan de cuentas en el sistema peridico; sirve para anotar en el debe todos los valores por adquisicin de mercaderas. Se deber acreditar en caso de errores en facturacin y de cierre del ejercicio (para transferir su saldo a Mercaderas). En el mismo sentido que las ventas, las compras pueden ser clasificadas: Por su cuanta: al menor y al por mayor. Por las condiciones de pago: de contado o en efectivo y a crdito o plazos. II.a.v. Devoluciones en compras Devoluciones son aquellos retornos de mercaderas que se hacen a los proveedores, por acuerdo establecido previamente o por una decisin unilateral, al considerar inadecuada la mercadera recibida. El documento que debe respaldar la devolucin de mercaderas se denomina nota de crdito comercial, la cual es emitida por el proveedor. II.a.vi. Transporte en compras Es una cuenta que influye en el costo y aparece por los pagos u obligaciones adquiridas por concepto de traslado de mercaderas desde la bodega del proveedor hasta la del comprador.

El transporte es llevar personas o cosas de un lugar a otro utilizando cualquier tipo de vehculo; este servicio debe estar realizado por empresas creadas expresamente con este objeto[2] En el contrato de transporte intervienen: Transportista o portador. Persona encargada de conducir las mercaderas. Cargador. Persona encargada de las mercaderas para el transporte. Destinatario. Persona que recibe las mercaderas en el lugar de destino. El destinatario y el cargador puede ser una misma persona. El contrato de transporte es una transaccin onerosa. El pago del valor del transporte se conoce como: Porte. Valor del transporte de cosas. Pasaje. Valor del transporte de personas. Es necesario aclarar las diferencias entre los trminos transporte y flete: Transporte. Llevar personas o cosas de un lugar a otro, utilizando va terrestre. Flete. Se diferencia del transporte porque es realizado por mar o por aire. El contrato de transporte, denominado Gua o Fletamento, debe ser escrito y, adems tener las mismas caractersticas de una factura. II.a.vii. Ganancia bruta en ventas Diferencia obtenida por la compra y venta de mercaderas, durante un perodo determinado. Esta primera representacin de la renta empresarial es la ms significativa y decisiva dentro de los resultados econmicos de la empresa. La obtencin de este resultado tendr directa vinculacin entre el precio de venta que se fije y el costo de adquisicin de la mercadera, puesto que: Precio de venta. Es fijado en funcin de las condiciones del mercado y de las polticas de comercializacin de la empresa. Costo de venta. Puede ser controlado por la empresa, pues para obtener costos adecuados convendr: Buscar la mejor alternativa en precios (ley de oferta y demanda). Ser austero en los gastos inherentes a la compra. Implantar un buen sistema de control interno, especialmente en el manejo y custodia de bodegas.[3] II.b. Sistema de Inventario Permanente Denominado tambin Sistema de Inventario Perpetuo consiste en controlar el movimiento de la cuenta Mercaderas mediante la utilizacin de tarjetas krdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia fsica de mercaderas en forma permanente.

[2] CDIGO DE COMERCIO [3] ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, pp. 96-101.

Se requiere de una tarjeta krdex para el control de cada uno de los artculos destinados a la venta. [4] Este es el sistema apropiado a las necesidades de control e informacin y por sus caractersticas y ventajas se ha posicionado en empresas comerciales, industriales y de servicios. Las caractersticas de este sistema son: Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderas, Ventas y Costo de ventas. Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artculo (krdex). Por tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento. Slo por control, se debern efectuar constataciones fsicas peridicas sobre bases de rotacin (muestreo). Por cada asiento de venta o devocin en venta, es necesario realizar otro que registre dicho movimiento al precio de costo. Debido a la dificultad inicial, su aplicacin obliga a contar con personal contable idneo, capacitado y entrenado adecuadamente. La utilizacin del Sistema de Inventario perpetuo presenta las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas: Permite ejercer un eficaz control sobre bodega y los encargados de la custodia. Difcilmente se podr caer en el desabastecimiento o sobrecarga de stock (saldo). El saldo final se determina en cualquier momento, de manera contable. En cualquier instante, se puede conocer la Utilidad bruta en ventas. Desventajas: Este sistema siempre requiere de una mayor inversin monetaria para su operacin. Cuentas: II.a.i. Inventario de mercaderas Llamado tambin Almacn o Inventario. Esta cuenta estar en constante actividad, ya que cada instante mostrar el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, ms el valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transaccin. Registra en el Haber por las ventas de mercaderas al precio de costo, por las devoluciones en compras (al costo), y por errores en facturacin. El saldo denota el valor del inventario final en un momento dado. Si funciona adecuadamente el sistema de control interno, este saldo deber coincidir con la presencia fsica de artculos en bodega y con la sumatoria de los saldos de las tarjetas auxiliares de krdex. Requiere indispensablemente de krdex o tarjetas de control de inventarios. II.a.ii. Ventas Registra a precio de venta la entrega de mercadera por enajenacin y las correcciones y devoluciones que se efecten. Esta cuenta es de resultados (Renta).

[4] BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, p. 113.

Debita por error en facturacin, devoluciones en ventas y cierre del ejercicio econmico. Acredita por la venta de artculos, al contado o a crdito. El saldo denota el valor de las ventas netas. II.a.iii. Costo de ventas Cuenta de resultados que anotar las ventas a precio de costo. Esta cuenta debita por la determinacin del valor de la venta al costo y acredita por las devoluciones en ventas, tambin al precio de costo. El saldo es el valor que representa el costo de ventas neto. El sistema de inventario perpetuo funciona adecuadamente a travs de un minucioso control contable del movimiento que se produce en la bodega; el citado movimiento se registra en tarjetas de control abiertas por cada grupo de tems o artculos similares. El movimiento de cada tem debe ser valorado al costo; alternativamente, puede ser determinado de acuerdo con el costo inicial, promedio, final, o el ltimo precio de compra. Para mayor informacin, a continuacin se tratan los mtodos que tcnicamente se pueden utilizar con este objeto. Los mtodos de valoracin ms usados son: Mtodo FIFO o PEPS, mtodo LIFO o UEPS, mtodo de Promedio ponderado y mtodo de Valor de ltima compra (o actual). Mtodo FIFO (en ingls) o PEPS Estas siglas significan lo primero en entrar, lo primeo en salir. De acuerdo con la filosofa del mtodo, el precio de valoracin de los despachos se determina en este orden: Inventario inicial. Inventario de las compras que, en su orden, han sido registradas. Sera ideal que el movimiento fsico coincidiera con el de los valores; sin embargo, resulta difcil mantener esta relacin, por lo tanto, lo importante es que se respete el movimiento de los precios en el sentido indicado. Mtodo LIFO (en ingls) o UEPS Las siglas significan lo ltimo en entrar, lo primero en salir. Por lo anterior, los precios de los inventarios adquiridos recientemente sern los primeros con los que se valoren las mercaderas vendidas. Mtodo Promedio ponderado Forma de valoracin utilizado por la relativa facilidad de clculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia alcista del mercado y al principio de conservatismo. El costo promedio se obtiene de la relacin entre el valor de las existencias ms las nuevas adquisiciones, dividida entre el nmero total de unidades. Mtodo de Valor de ltima compra (o actual) Mtodo que, mediante ajustes contables, permite valuar, al costo actual de mercado, todas las existencias, sin modificar los resultados econmicos; es decir, la valoracin permitir dejar el saldo final con precios recientes. Esta valuacin provocar variaciones en el saldo

de los inventarios, que deben ser registradas a travs de un asiento de ajuste que tendr la siguiente estructura:

FECHA 2009 Enero 1

DETALLE -1INVENTARIO DE MERCADERAS RESULTADOS POR EXPOSICIN Ref. Para registrar INFLACIN (REI) revalorizacin de

DEBE XXXX

HABER

XXXX

inventarios

1. CONCLUSIONES
La cuenta mercaderas es de suma importancia en el comercio, ya que est presente en el intercambio de bienes o productos, en si mercaderas, y se aplica en las empresas comerciales. El sistema de cuenta mltiple es un sistema barato que nos ayuda a controlar las mercaderas, pero ste no muy efectivo ya que no lleva un adecuado control de los inventarios. Por otro lado el sistema de inventario permanente o perpetuo si bien es ms caro pero nos ayuda a llevar un control diario de inventarios. Con respecto a los mtodos de valoracin de inventarios, el mtodo seleccionado debe responder por igual a las necesidades de control e informacin empresarial y a las tendencias nacionales de precios de los bienes y servicios. .

2. RECOMENDACIONES
Al tomar decisiones en una empresa debemos siempre establecer los beneficios que obtendremos en funcin de organizacin o agrupacin. De esta manera analizamos nuestras prioridades y establecemos metas y objetivos que hemos de cumplir mediante la utilizacin del sistema y mtodo de control de mercaderas e inventarios. En el manejo del Sistema de Inventario perpetuo, la utilizacin del cdigo de barras, del escner (o lente ptico), de computadoras y, en general, de tecnologa informtica de punta, est superando la inicial dificultad en el uso del sistema permanente en aquellos negocios con mercaderas de alta rotacin. Por tal razn, si no todos los negocios, al menos la mayora utiliza el inventario permanente, debido a las enormes ventajas y a la eficacia del control.

3. BIBLIOGRAFA

HARGADON, Jr. Bernard J. y MNERA, Crdenas Armando, Principios de Contabilidad. ZAPATA, Pedro, Contabilidad General, Quinta edicin. BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Sptima Edicin.

ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prcticas Contables, Quinta Edicin. CDIGO DE COMERCIO

ANEXOS ANEXO A: MERCADERAS BAJO SISTE MA DE CUENTA MLTIPLE


Registre las operaciones de la empresa comercial El Regaln S.A. que reinicia sus actividades el 1 de junio de 2009. Datos al 31 de mayo de 2009.

Caja Inventario de mercaderas Bancos Muebles de oficina Cuentas por pagar a proveedores Capital Social
Operaciones del mes de junio:

$ 3.985,00 $ 2.365,00 $ 4,235,00 $ 3.500,00 $ 2.250,00 DETERMINAR

Jun. 1 Jun. 5 Jun. 10 Jun. 12 Jun. 13 Jun. 15 Jun. 29 Jun. 30

Se paga arriendo del mes con cheque por $230,00. Se venden mercaderas en efectivo por $2.450,00;se concede el 5% de descuento. Se compran mercaderas por $1.500,00; se paga 50% con cheque y el saldo a crdito documentado. Se pagan con cheque $125,00 por transporte, y $150,00 por seguro contratado para la compra de mercaderas del da 10. De la compra anterior se devuelven $25,00; la devolucin afecta al crdito. Se venden mercaderas por $1.370,00 en efectivo con el 4% de descuento. De la venta anterior, el cliente devuelve $140,00 de mercaderas en mal estado. Se pagan sueldos a empleados por $236,00; la empresa retiene 9,35% de aporte personal al IESS y realiza la provisin para el gasto del aporte patronal (12,15% del sueldo). Se emite un cheque por el valor neto. Se pagan servicios bsicos del mes por $123,00 en efectivo. Se adquieren mercaderas a crdito documentado por $2.015,00, y se pagan $200,00 con cheque por el transporte de la mercadera comprada.

Jun. 30 Jun. 30

Datos adicionales: Segn constatacin fsica, se determina que el saldo final de mercaderas es de $850,00. Las mercaderas estn gravadas con el 12% del IVA. Todas las compras y ventas de bienes y/o servicios que la ley estipule se gravan con el IVA y se retiene el impuesto a la renta.

Las operaciones se realizan entre contribuyentes ordinarios del IVA.[5]

ANEXO B: SISTE MA DE INVENTARIO PERMANENTE MTODOS DE VALORACIN


Ene. 2 La empresa comercial El Cisne S.A., reinicia sus actividades de compra-venta de electrodomsticos el 2-01-2009, con los siguientes datos: 5 refrigeradores Ecasa 12 pies $ 959,00 c/u 4 televisores Sony 14 pulg. $ 730,00 c/u 2 cocinas Ecasa 4Q. $ 225,00 c/u Ene. 4 El capital es la contracuenta natural Segn factura No. 045 de Distribuidores S.A. se compran: 10 refirigeradores $ 975,00 c/u 12 televisores $ 755,00 c/u 14 cocinas $ 245,00 c/u Ene. 6 Forma de pago: 50% al contado, 50% crdito personal. De la compra anterior se devuelve, por no corresponder al pedido: 1 refrigerador, 2 televisores y 1 cocina. Ene. 10 Devolucin que afecta al crdito Segn factura No. 456, se venden al seor Juan Pablo Nez. 8 refrigeradores, 6 televisores y 7 cocinas. Forma de cobro: 60% al contado y por la diferencia se reciben tres Ene. 15 letras de cambio. Segn factura No. 457 se vende de contado a la Asociacin Unidad Americana, lo siguiente: 4 refrigeradores, 5 televisores y 6 cocinas.
Datos adicionales: La empresa controla sus mercaderas mediante el sistema de inventario permanente. La empresa es contribuyente ordinario del IVA y realiza operaciones con sociedadescontribuyentes ordinarios. La empresa mantiene un margen de utilidad del 55% sobre el costo. El proveedor es permanente y concede 3% de descuento sobre los pagos al contado (totales o parciales). En la compra y venta de mercaderas se causa el Impuesto al Valor Agregado y procede la retencin en la fuente del Impuesto a Renta.[6]la

[5] ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prcticas Contables, pp. 30, 31. [6] ZAPATA, Pedro, Cuaderno de Prcticas Contables, pp. 33-34.