1

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Saat ini teknologi informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan manusia untuk menunjang kegiatannya, baik dalam berorganisasi maupun sebagai kebutuhan pribadi. Dengan adanya teknologi informasi, manusia dapat dengan lebih mudah mengelola serangkaian kegiatan secara teratur. Oleh karena itu, teknologi informasi begitu pesat perkembangannya seiring permintaan pengguna untuk menjadi lebih efektif dan efisien lagi. Salah satu teknologi informasi adalah komputerisasi. Dengan komputerisasi, segala kegiatan yang membutuhkan waktu cukup lama dan sulit dapat menjadi lebih efisien dan efektif. Dalam berorganisasi, komputerisasi sangat vital dimiliki untuk menunjang kegiatannya. Seperti perusahaan-perusahaan yang memiliki banyak entitas yang memerlukan komputerisasi untuk mengelola data antar entitas satu dengan lainnya untuk diolah menjadi sebuah informasi. Perusahaan yang bergerak di bidang perbankan maupun nonperbankan tentu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi untuk

membantu kinerjanya, seperti pengelolaan data nasabah, data keuangan, data transaksi dan data lainnya. Data-data tersebut diolah dan disajikan

dalam bentuk informasi, lalu informasi itu disampaikan ke sejumlah pihak sesuai wewenang dan ketentuannya. PT Finansia Multi Finance, dengan nama proyek Kredit Plus adalah perusahaan non-perbankan yang bergerak dibidang leasing (sewa guna usaha) seperti pembiayaan rumah, kendaraan roda empat, kendaraan roda dua, elektronik dan furniture. Namun di PT Finansia Multi Finance cabang Cimahi unit Cikalong, produk yang tersedia hanya pinjaman dana dengan jaminan BPKB kendaraan roda dua. Kegiatan administrasi yang dilakukan di perusahaan tersebut terbilang bergerak cepat. Hal ini dikarenakan sudah menjadi tuntutan perusahaan untuk mengelola suatu pekerjaan secepat dan setepat mungkin untuk disimpan menjadi sebuah informasi dan disampaikan kepada pimpinan dalam waktu yang telah ditentukan, serta melanjutkan kembali siklus pekerjaan tersebut sesuai banyaknya tugas-tugas yang harus dikerjakan. Akan tetapi jumlah tenaga admin yang ada dinilai kurang mencukupi untuk menunjang kegiatan administrasi tersebut. Setiap tenaga admin harus menguasai seluruh tugas dan tanggung jawab kegiatan administrasi agar bilamana satu tenaga admin berhalangan bekerja maka tenaga admin yang lain dapat menggantikan sementara untuk mengerjakan tugasnya. Setiap tenaga admin tersebut menangani beberapa tugas yang diantaranya dilakukan dalam waktu bersamaan sehingga sering kali mereka harus memilah-milah pekerjaan mana yang lebih penting yang

harus didahulukan. Hal ini membuat mereka kesulitan setiap dihadapkan dengan bentroknya tugas yang harus dikerjakan dalam waktu yang sama. Pekerjaan-pekerjaan administrasi tersebut ada yang sudah

dilakukan secara komputerisasi, ada pula yang masih dilakukan secara manual. Pekerjaan yang dilakukan secara komputerisasi diantaranya penerimaan angsuran dari konsumen, pengelolaan data konsumen, dan pengelolaan keuangan yang sudah menggunakan sistem aplikasi online yang sudah ada di perusahaan tersebut. Sementara pekerjaan yang masih dilakukan secara manual diantaranya pengelolaan Kwitansi Kasir dan Kolektor, pengelolaan absensi karyawan, pembuatan form pencairan, dan pekerjaan lainnya yang masih dilakukan secara manual. Pekerjaan yang masih dilakukan secara manual tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama dan proses yang lebih sulit. Berdasarkan gambaran tersebut, penulis berpendapat untuk melakukan perubahan pada kegiatan administrasi yang masih dilakukan secara manual menjadi dikerjakan secara komputerisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan admin dan mengurangi permasalahan yang sering ditimbulkan dalam kegiatan tersebut. Oleh karena itu, penulis akhirnya mengambil judul untuk Tugas Akhir ini, yaitu Perancangan Program Aplikasi Pendukung Kegiatan Administrasi di PT Finansia Multi Finance cabang Cimahi unit Cikalong Wetan.

1.2.

Rumusan Masalah Dari latar belakang masalah tersebut penulis merumuskan masalah yang terjadi pada kegiatan administrasi tersebut, yaitu: 1. Seperti apakah kegiatan administrasi yang sedang berjalan saat ini? 2. Bagaimana peran tenaga administrasi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya? 3. Pekerjaan apa saja yang masih dilakukan secara manual? 4. Pekerjaan apa saja yang sudah dikerjakan secara komputerisasi? 5. Apa saja yang menjadi penghambat dalam pekerjaan administrasi yang masih dilakukan secara manual tersebut? 6. Apakah pekerjaan yang sudah dilakukan secara komputerisasi telah cukup mendukung sebagian kegiatan administrasi saat ini? 7. Solusi apa yang dapat mengurangi atau menghilangkan hambatan dalam pekerjaan yang masih dilakukan secara manual tersebut? 8. Apa yang diharapkan dalam pembuatan program aplikasi pendukung kegiatan administrasi itu?

1.3.

Batasan Masalah Kegiatan administrasi yang dijabarkan pada penelitian ini

merupakan ruang lingkup kegiatan administrasi yang terjadi di PT Finansia Multi Finance cabang Cimahi unit Cikalong Wetan, dengan segala kendala yang terjadi didalamnya. Maka dari itu perancangan program aplikasi sebagai solusi untuk memecahkan masalah yang terjadi juga hanya dibuat untuk menunjang kegiatan administrasi di perusahaan tersebut.

1.4.

Tujuan dan Manfaat Tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui secara menyeluruh mengenai kegiatan administrasi yang terjadi di PT Finansia Multi Finance cabang Cimahi unit Cikalongwetan, serta apa saja permasalahan yang ada pada proses kegiatan administrasi, dan terakhir menemukan solusi untuk memecahkan masalah tesebut dengan wawasan yang dimilki penulis selama menimba ilmu di bangku perkuliahan dan menerapkannya dalam kehidupan nyata. Adapun manfaat yang diharapkan penulis dalam melakukan penelitian ini diantaranya program aplikasi yang dibuat penulis dapat memaksimalkan proses kegiatan administrasi perusahaan dengan proses yang lebih mudah dan waktu yang lebih cepat. Diantaranya dapat

mengurangi atau bahkan mengatasi masalah atau hambatan-hambatan yang sering terjadi selama kegiatan itu berlangsung.

1.5.

Metodologi Penelitian Dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan dua tahap metode, yaitu: 1. Metode Pengumpulan Data Ada tiga tahap dalam pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam penelitian ini, diantaranya: a. Wawancara Wawancara merupakan salah satu teknik pengumpulan data secara lisan dengan menpadatkan informasi langsung dari responden. Penulis mewawancarai langsung personal yang sudah mengetahui keseluruhan kegiatan administrasi dengan segala kendala yang terjadi didalamnya. b. Observasi Observasi merupakan salah teknik pengumpulan data secara praktek yang dilakukan langsung oleh peneliti di di dalam prodesur yang berjalan pada objek penelitian. Observasi ini dilakukan pada saat jam kerja dimana kegiatan administrasi sedang dilakukan. c. Studi Pustaka

Studi Pustaka merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan cara mendapatkan sebanyak mungkin referensi dari berbagai media. Umumnya studi pustaka ini bersumber pada bukubuku, namun seiring perkembangan teknologi sumber-sumberpun dapat dicari melalui internet.

2. Metode Penelitian Dalam melaksanakan penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif, yaitu metode penelitianyang dilakukan dengan cara menjelaskan atau menggambarkan suatu kejadian atau kegiatan secara sistematis dengan tulisan maupun gambar, dan menuangkannya ke

dalam proposal tugas akhir ini.

1.6.

Waktu dan Lokasi Penelitian Waktu yang dilaksanakan penulis dalam melaksanakan penelitian tersebut dimulai pada bulan Nopember hingga Desember tahun 2011. Lokasi objek penelitian yaitu di PT Finansia Multi Finance cabang Cimahi unit Cikalongwetan yang beralamat di Jalan Raya Purwakarta Ruko Cihamerang No. 3 kelurahan Ciptagumati kecamatan Cikalongwetan kabupaten Bandung Barat.

1.7.

Jadwal Kegiatan Penulisan Proposal Berikut ini adalah jadwal kegiatan penulisan proposal penelitian yang penulis lakukan: No Kegiatan Desember 2011 1 Pengumpulan Data(wawancara, observasi, studi pustaka) 2 3 4 5 Pembuatan Latar Belakang Penelitian Pembuatan Rumusan dan Batasan Masalah Pembuatan Tujuan dan Manfaat Penelitian Pembuatan Metodologi Penelitian dan Sistematika Penulisan 6 Penyusunan Proposal secara keseluruhan Januari 2012

1.8.

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini dimulai dari pembuatan Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metodologi Penelitian, Waktu dan Lokasi Penelitian, Jadwal Kegiatan Penulisan Proposal, dan terakhir Sistematika Penulisan.