P. 1
Contoh Sistem Fail Di Sekolah

Contoh Sistem Fail Di Sekolah

|Views: 5,807|Likes:
Dipublikasikan oleh Salgaring Wahit

More info:

Published by: Salgaring Wahit on Mar 31, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/05/2015

pdf

text

original

PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN, SABAH

SEJARAH SEKOLAH
Bangunan asal SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula dibina pada tahun 2000 dan siap dibina sepenuhnya pada tahun 2002. Bangunan sekolah ini telah digunakan secara rasminya pada 01.01.2003. Namun demikian pihak sekolah telah berbincang dengan pihak kontraktor untuk menggunakan bangunan tersebut bermula 28.09.2002. SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula beroperasi pada 01 Januari 2002. Pada mula pembukaannya, SMK. Elopura 2 telah menumpang sementara waktu di SK. Mawar, Jalan Sibuga, Sandakan. (Januari 2002 – Oktober 2002)

JAWATANKUASA PELAKSANA
NOOR HAMIZAM SHAH BIN MD. NORDIN Penasihat Pengetua

UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum

ROSANER BINTI SAMAN Setiausaha Ketua Pembantu Tadbir

NOORMAH BT PANNUH Pengerusi II Penolong Kanan HEM

UMI KALTHUM BINTI MOKHSIN Pengerusi I Penolong Kanan Kurikulum

PRISLEY KALANG Pengerusi III Penolong Kanan KOKUM

AJK FAUZIAH BT NUJUM NUR AZLINA AMAI ABDULLAH FAUZAH BT MOHD YUNUS RAZMAN BIN ABD RAOP ANITA BT OMAR MAYA ZULAZLAN BIN SIDEK DG. NORHAYATI PG ABDULLAH MARIANI BT KANDARI SARIMAH BT HAZAHARI MOHD SARLEZAN BIN KEFFLEE

RENUNGKAN……

 


 

Adakah Sistem Fail Anda Logik? Adakah Sistem Fail Anda Praktikal? Adakah Sistem Fail Anda Mudah? Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi? Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan Jadual Pemisahan Rekod? Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel? Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?

RAMUAN

1.
2.

3.
4.

Komited Kerjasama Ilmu Berterusan

OBJEKTIF PENGURUSAN REKOD DAN FAIL

 

Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih kemas dan sistematik. Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang dikehendaki oleh Arkib Negara. Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat direkodkan dengan teratur. Rekod mudah dicari apabila diperlukan. Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang sistematik.

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)
KESELAMATAN Orang Awam  Pencuri maklumat  Musuh-Musuh Negara Bencana Alam  Banjir  Hujan  Cahaya Panas  Kebakaran Keperluan  Penyimpanan Rekod Terpusat  Memudahkan Pencarian  Memudahkan Penyelenggaraan  Penjimatan Ruang KENAPA REKOD PERLU DI JAGA?  Bahan Bukti  Bahan Sejarah  Bahan Penyelidikan / Rujukan SIAPAKAKAH MUSUH REKOD? Faktor Fizikal  Tempat Simpanan  Cahaya, Suhu dan Kelembapan  Habuk / Bencana Alam Faktor Biologikal  Binatang/Serangga  Kulat/Cendawan Faktor Kimiawi  Rekod diwujudkan mempunyai bahan kimia  Pencemaran Alam Sekitar Faktor Manusia  Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga Rekod

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN
 

  

Guna fail sementara (sampul kecil) Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid baru. Semak / tanya pemegang terakhir. Semak kad / catatan/ doket pergerakan Selongkar / siasat

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

PENGGUNA TIDAK MELALUI REGISTRI
   

Pergerakan mesti melalui registri. Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan. Memaklumkan kepada registri Menggunakan borang transaksi.

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

SEBAB FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN
FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN  Niat Tidak Baik  Berkepentingan  Salahlaku  Unsur jenayah FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN  Kelemahan manusia  Kurang patuh prosedur  Tiada arahan / Peraturan standard  Kurang kawalan  Lupa

STRATEGI PELAKSANAAN

Taklimat kepada semua AKS
Tindakan : PPD/PPPD/Pengetua Pelaksanaan pengurusan rekod dan fail di peringkat sekolah Tindakan : KPT & Semua PT Pemantauan. Tindakan : Pengetua/PK 1

JADUAL TINDAKAN
Tarikh Febuari 2007 Mac 2007 Jun 2007 Sept 2007 Perkara Taklimat kepada semua AKS Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail di Peringkat Sekolah Pemantauan 1 Pembinaan Bilik Fail Baru Tindakan PPG/PPPG/Pengetua Semua AKS PPG/PPPG/Pengetua Pengetua Semua AKS PPG/Pengetua

Oktober 2007 Proses pemindahan ke bilik fail baru Oktober 2007 Pemantauan

SUMBER KEWANGAN

WANG KERAJAAN

1. LPBT 2. PEMBAIKAN KECIL

PROSES KERJA
BIL 1. PERKARA Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail kepada semua staf Menentukan Kod Fail yang sesuai digunakan oleh sekolah TARIKH/ TEMPOH FEBUARI 07 TINDAKAN
PENGETUA

CATATAN

2. 3. 4. 5. 6.

FEBUARI 07 FEBUARI 07

PPG/PPPG/ PENGETUA PENGETUA/PT PENGETUA/PT PENGETUA/PT PENGETUA/PT

Menentukan Tempat Penyimpanan FEBUARI 07 Fail Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli Membuat pembelian fail FEBUARI 07 FEBUARI 07

7. 8.

Menentukan pengelasan fail Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail

FEBUARI 07

PENGETUA/PT

MAC/APRIL/ AKS MEI 07

9.

Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit -Borang tindakan kerja -Surat yang bercop terima, kandung dan minit surat.
Membuat label bagi menentukan kategori fail Cth: Warna Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat Pengedaran fail Penutupan fail Pelupusan fail

MAC/APRIL/ AKS MEI 07

10.

MAC/APRIL/ AKS MEI 07 JUN 07 SEMASA SEMASA SEMASA
AKS PT PT PT

11. 12. 13. 14.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN REKOD DAN FAIL
Mula

Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolah

Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail Kepada semua staf

Menentukan Kod Fail yang sesuai Digunakan oleh sekolah

Menentukan Tempat Penyimpanan Fail

Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli

Membuat pembelian fail

Menentukan pengelasan fail

Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail

Melengkapkan kandungan fail -Kertas minit - borang tindakan kerja -Surat yang dicop terima, Kandung dan minit surat

Membuat label bagi menentukan kategori fail

Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat

Pengedaran fail

Penutupan fail

Pelupusan fail

Selesai

SISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN
Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaian dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula mengandugi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. KOD ASAS JABATAN SMKE2 S M K E 2 = = = = = Sekolah Menengah Kebangsaan Elopura Pewujudan Sekolah Baru

PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS FAIL-FAIL HOUSEKEEPING DI SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

KOD SMKE2. 100 SMKE2. 200 SMKE2. 300 SMKE2. 400 SMKE2. 500 = = = = =

PENJELASAN Pentadbiran Bangunan dan Harta Peralatan dan Bekalan Kewangan Personel

PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

Nombor Pengkelasan

Perkara Utama

SMKE2/600 SMKE2/700 SMKE2/800 SMKE2/900 SMKE2/1000

= = = = =

Kurikulum Hal Ehwal Murid Ko-Kurikulum Bimbingan & Kaunseling ICT

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 100
PENTADBIRAN AM

PENGKELASAN
SMKE2/100-1 SMKE2/100-2 SMKE2/100-3 SMKE2/100-4 SMKE2/100-5 SMKE2/100-6 SMKE2/100-7 SMKE2/100-8 SMKE2/100-9 SMKE2/100-10

PERKARA UTAMA
MESYUARAT / JAWATANKUASA PEKELILING / SURAT PEKELILING LAPORAN DAN PERANGKAAN PERAYAAN PERSATUAN / PERTUBUHAN ARAHAN / PANDUAN / PERATURAN HUBUNGAN AWAM / SERANTA PERSIDANGAN / SEMINAR LOGO,LAGU,BENDERA LAWATAN

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 200
BANGUNAN DAN HARTA PENGKELASAN SMKE2/200-1 SMKE2/200-2 SMKE2/200-3 SMKE2/200-4 SMKE2/200-5 PERKARA UTAMA BANGUNAN DAN HARTA BANGUNAN – PEROLEHAN BANGUNAN – PENYELENGGARAAN TANAH – PEROLEHAN TANAH - PENYELENGGARAAN

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 300
KELENGKAPAN DAN BEKALAN PENGKELASAN SMKE2/300-1 SMKE2/300-2 SMKE2/300-3 SMKE2/300-4 SMKE2/300-5 SMKE2/300-6 PERKARA UTAMA BEKALAN /PESANAN / PEMBELIAN INVENTORI / PERKIRAAN KATALOG / MANUAL / SENARAI HARGA KENDERAAN DAN PENYELENGGARAAN PELUPUSAN PERALATAN / PERABOT PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 400
KEWANGAN PENGKELASAN SMKE2/400-1 SMKE2/400-2 SMKE2/400-3 SMKE2/400-4 SMKE2/400-5 PERKARA UTAMA BELANJAWAN / PERUNTUKAN GAJI / ELAUN KUMPULAN WANG AMANAH BAUCAR BAYARAN AUDIT / PERTANYAAN

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING SIRI 500
PERSONEL PENGKELASAN SMKE2/500-1 SMKE2/500-2 SMKE2/500-3 SMKE2/500-4 SMKE2/500-5 SMKE2/500-6 SMKE2/500-7 PERKARA UTAMA FAIL PERIBADI LAPORAN KEMAJUAN KERJA PERKHIDMATAN / PERSARAAN ANUGERAH / PENGHORMATAN KURSUS CUTI KEMUDAHAN PEGAWAI

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 600
PENGURUSAN KURIKULUM PENGKELASAN SMKE2/600-1 SMKE2/600-2 SMKE2/600-3 SMKE2/600-4 SMKE2/600-5 SMKE2/600-6 PERKARA UTAMA LAPORAN LAWATAN JADUAL WAKTU KURIKULUM PANITIA MATAPELAJARAN PEPERIKSAAN SUMBER PENDIDIKAN

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 700
HAL EHWAL MURID PENGKELASAN SMKE2/700-1 SMKE2/700-2 SMKE2/700-3 SMKE2/700-4 SMKE2/700-5 SMKE2/700-6 PERKARA UTAMA DISIPLIN BAHAGIAN PELAJAR BANTUAN DAN BIASISWA HAL EHWAL MURID AKTIVITI LUAR SKIM PINJAMAN BUKU TEKS

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL SIRI 800
KO-KURIKULUM PENGKELASAN SMKE2/800-1 SMKE2/800-2 SMKE2/800-3 SMKE2/800-4 SMKE2/800-5 PERKARA UTAMA GERAK KERJA / LAPORAN PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM) KELAB AKADEMIK SUKAN DAN PERMAINAN SUKAN

PENGGUNAAN KERTAS MINIT
Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit. Setiap Kertas Minit perlu dicatat Nombor Fail dan Nombor Helaian (muka surat). Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan . Kegunaan Kertas Minit:  

 

 

Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan Mencatat salinan surat-surat jabatan Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai sesuatu tindakan yang perlu diambil.

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP
Penulis Minit
Langkah 1 = Catatkan Designation / Nomencelature pegawai dan kakitangan Langkah 2 = Tulis nombor rujukan lampiran surat yang hendak dimaklumkan dan dibulatkan nombor tersebut. Langkah 3 = Tuliskan maklumat yang diminta / diarahkan dengan jelas, ringkas dan tepat. Tidak digalakkan minit ditulis secara panjang. Langkah 4 = Tuliskan perkataan „T.K.‟ yang bermakna „Terima Kasih‟ setelah selesai menulis minit/arahan. Langkah 5 = * Turunkan tandatangan ringkas (initial) = * Catatkan designation / nomencelature penulis minit = * Catatkan tarikh minit tersebut ditulis. Langkah 6 = Catat designation / nomenclature penerima minit di kulit fail pada ruang „Dihantar Kepada‟ dan catat haribulan pada ruang „Tarikh Dihantar‟. Langkah 7 = Masukkan fail di tray „KELUAR‟ untuk edaran

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAP
Pengedar Fail  Biasanya fail diedarkan oleh Pembantu Am Rendah / Kerani Fail yang dilantik atau ditugaskan mengedar / menyimpan fail.  PAR hanya perlu melihat di kulit fail sahaja dengan sendirinya beliau maklum kepada siapa fail tersebut patut diserahkan.

Penerima Minit Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas (initial) di sebelah kanan designation / nomenclature dan catat tarikh dibaca/diterima arahan/minit tersebut. Langkah 2 = Ambil tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan. Langkah 3 = Sila maklumkan semula tindakan yang telah disusuli dengan menggunakan kaedah yang sama.

CARTA ALIRAN KAEDAH PENGHANTARAN DAN PENERIMAAN MINIT
Catatkan Singkatan Perjawatan Pegawai / Kakitangan Penerima

Tulis Nombor Rujukan Lampiran Surat Yang Hendak Dimaklumkan

Tuliskan Minit / Perkara Yang Diarahkan / Dimaklumkan

Tuliskan Perkataan „T.K.‟ (Terima Kasih) setelah selesai tulis minit

I . Turunkan Tandatangan Ringkas II . Catatkan Singkatan Perjawatan III . Catatan Tarikh

Catatkan Singkatan Perjawatan Penerima di Kulit Fail

Masukkan Fail Di Tray “KELUAR”

Fail diedarkan oleh PAR kepada Penerima Minit

I . Baca II . Turunkan Tandatangan Ringkas III . Catatkan Tarikh Dibaca

Ambil Tindakan Ke Atas Arahan

Maklumkan Kepada Penghantar / Kembalikan Fail Ke Registri

PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL
1.

2.

3.

4.

Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan dengan teliti dari segi pergerakannya. Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang dikepilkan di sebelah dalam kulit fail. Tujuan Kad Pergerakan Fail 3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan. Tanggungjawab Unit Registri :4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di atas Kad Pergerakan Fail. 4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada peminjam. 4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada ruang „Tarikh dikembalikan’

SULIT Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna hijau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit. TERHAD Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna Putih. TERBUKA Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna Putih

SAMPUL KECIL Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah. FAIL TIMBUL Fail timbul atau „subjacket‟ mengandungi bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail ini berwarna putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.

KULIT FAIL
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut “ Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara”. Kulit fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:
1.

Kulit Hadapan: i. Nama Organisasi ii. Kod Fail iii. Perkara iv. Tarikh Kandungan Pertama v. Tarikh Kandungan Terakhir vi. Rekod Pergerakan Fail vii. Arahan-arahan Penutupan Fail

a. Tarikh Tutup b. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutup c. Cadangan Pindaan d. Tarikh Kajian Kedua

2.

Kulit Tepi Dalam Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2). Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991). Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah –sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (termasuk 8 cm sebagai ‘flap’_

PELUPUSAN
Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod yang berusia lebih daripada 20 tahun, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehla dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib.

PENERIMAAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN
 


 


BUKA SURAT COP TERIMA (turunkan tandatangan kecil) COP MEMO TINDAKAN DAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAAN SURAT (pen merah) KANDUNGAN SURAT DIDALAM FAIL CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (cop kandungan) HANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATAN HANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAI YANG BERKENAAN (selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka bertindaklah mengikut arahan) PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL.

Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota yang bertanggungjawab.

APA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PENDAFTARAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?
     


 

BUKU DAFTAR FAIL BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (Kad Pergerakan Fail) SEDIAKAN KERTAS MINIT (Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail) BUKU KOD SISTEM (Kod Sistem) BUKU REKOD SURAT MASUK (Pen merah) BUKU REKOD SURAT KELUAR (Pen biru / hitam) BUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGAN

Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan diuruskan dengan betul.

LAWATAN PPG SANDAKAN KE BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

BILIK FAIL ASAL

BILIK FAIL ASAL

BILIK FAIL BARU

PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU

PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARU

PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU

PROSES MENCERIAKAN BILIK FAIL BARU

BILIL FAIL YANG BARU

BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

STOR BEKALAN SMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

Hasil kerjasama : En.Aslie Sahat ( PPG Sandakan)

Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM) Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM) Ketua Juru Audit (JPNS) Pengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG Sandakan Puan Munah Bt Nasri( Pengetua SMK Batu Sapi,Sandakan) Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM) Ketua Audit MS ISO PPG Sandakan Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin(Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->