Buat : Sekretaris HIMA PPDG KM FK UNAND periode 2012/2013 What to do? 1.

. Pasca presentasi raker, kasi format hasil raker DPA ke setiap sekretaris dept/biro. 2. Pasca rakorker, tanya ke DPA, revisi kapan deadline penyerahan hasil revisi. Susun deadline yang baik. Contoh, H-3 deadline, hasil revisi sudah di kestari. Hal itu untuk mencegah kestari ngos-ngosan kerja. H-2&H-1 deadline, hasil revisi sudah di cetak kestari. Dicetak 3 rangkap, 1 DPA, 1 inti, 1 arsip kestari. #biasanya untuk pengumpulan di kestari itu sering ada penundaan. Bagusnya tetap di pakai H-3. 3. Setelah itu, lakukan rapat inti dan rapat presidium. 4. Rapat pertama inti, list amanat rekomendasi dan usulan. Amanat 90%, rekomendasi 60%, dan usulan 30% yang harus dicapai. Bagi perdept biro masing-masing amanat rekomendasi dan usulannya. Moga lebih baik ya, tahun lalu amanat terlaksana 100%, rekomendasi >60% kalau tidak salah, dan usulan terlaksana 40% 5. Di rapat inti juga di bagi, lahan untuk kehim, sehim, dan bendhim. Kehim megang dept/biro apa aja, begitu juga dengan sehim dan bendhim. Untuk pembagian, jangan kita memilih karena ada teman kita di sana. Atau kita suka dengan prokernya. Tapi, lihat keterkaitan kita di sana. Juga lihat faktor berat atau ringannya proker dept biro tersebut. 6. Di rapat inti pertama, bahas juga mengenai keseluruhan proker satu persatu. Minta bendahara list perkiraan dana yang akan dikeluarkan untuk proker terdekat. Saving more for big proker.. 7. Jangan lupa, catat tanggal realisasi setiap amanat rekomendasi dan usulan. 8. Walau masing-masing inti punya lahan masing-masing, tapi tak menutup kemungkinan si kehim jadi SC di lahan sehim atau bendhim. Benar-benar dipertimbangkan dan saling berbagi saja. Jangan berat sebelah. 9. Lalu, inti melist semua prokernya pertanggal. Sekretaris harus tahu jadwal libur nasional, jadwal libur kuliah dan minggu 7. Untuk menentukan ideal atau tidaknya proker dijalankan saat itu. 10. Next, rapat presidium pertama. Jelaskan apa yang sudah ditetapkan di rapat inti. Biasanya, di rapat presidium kita membahas, proker terdekat, bagaimana persiapan, dana yang dibutuhkan, lalu hm internal. 11. Oh ya lupa, proposal global. Ini kerjaan kestari danus dan bendahara. Sekretaris bantu juga ya, ntar kita speak-speak tentang ini 12. Sekretaris harus tahu betul tentang deadline dan harus cerewet tentang deadline. Jangan sampai deadline menumpuk. 13. Lalu rapat sekretaris. Berikan apa yang harus diberikan. Soft sudah ada kan 14. Kestari memang bertugas membuat time schedule. Tapi sekretaris musti punya time schedule sendiri. Time schedulenya perhari bukan perminggu. Di situ ada jadwal rapat inti, rapat presidium, jadwal piket masing-masing dept biro, hari ulangtahun, hari libur nasional, hari libur kampus, minggu 7, jadwal yang berhubungan dengan ketua HIMA/BP hima, dan yang berhubungan dengan KM. 15. Sekretaris musti mengingatkan jadwal piket :p 16. Sekretaris juga pegang jadwal pemakaian gedung FK ya. 17. Sekretaris musti standby absen BP.bawa setiap saat ke kampus. 18. Sekretaris harus punya amplop sendiri. Biar ga rempong kalau ngurus surat.

19. Sekretaris harus punya semua absen. Ini kita bicarakan nanti ya 20. Sekretaris harus punya semua rekap dari sosialisasi kastrat, juga susduk. Karena pasti akan dibutuhkan. Cukup dibawa setiap hari. Dibaca lebih baik. Hahahaha :D 21. Sekretaris wajib membuat notulensi pada rapat apapun. 22. Pada rapat presidium, enaknya ada snack. Biar gak tegang dan santai. Kita rapat bukan untuk menambah jenuh, tapi untuk berbagi cerita dan keluhan kalau ada lalu kita selesaikan. 23. Sekretaris tahu siapa yang warga negara dan yang bukan. Yang bukan warga negara tidak berhak menerima sertifikat kegiatan. Jadi biar aja di print, tapi sekretaris yang pegang. #sertifikat orang banyak sama kakak T.T 24. Sekretaris harus menekankan format surat yang benar, sertifikat, LPJ, proposal. Biar tidak mubazir untuk pengulangan. 25. Sekretaris dan ketua hima sama-sama menyusun jadwal ketua hima yang ada di sekre. 26. Sekretaris itu orang kedua, harus bisa jadi tempat curhat semua BP, harus dapat menjadi orang netral (ini sulit. Sulit sekali), dan harus bisa masuk ke semua kalangan. 27. Sekretaris sebisa mungkin harus tahu masalah internal. Untuk penyelesaian, bisa di diskusikan dengan dengan kehim atau bendhim kalau masalahnya memang sulit. 28. Sekretaris punya semua contact member. 29. Sekretaris/bendahara menggantikan ketua hima untuk menghadiri undangan jika berhalangan. Sekretaris orang kedua menggantikan ketua hima yang berhalangan memberikan kata sambutan atau pembukaan suatu acara. 30. Sekretaris harus punya pulsa banyak :D v 31. Lupa apa lagi T.T kalau ada yang ditanyakan, jangan sungkan ya.

Yang di atas itu, penjelasan. Yang sebenarnya yang ini... Tugas sekretaris HIMA : 1. Membantu dan memback-up Ketua HIMA dalam memimpin jalannya organisasi. 2. Menjadi sumber dan metode transfer informasi yang menggambarkan tentang keadaan internal maupun eksternal. 3. Menjadi tempat konsultasi dan permintaan second opinion terhadap permasalahan HIMA PSPDG KM FK Unand. 4. Mengelola sistem organisasi, sistem administrasi, dan sistem informasi selama kepengurusan dan mentransfer secara jelas kepada Sekretaris HIMA berikutnya. 5. Mengontrol sistem kesekretariatan yang secara struktural di bawahnya. 6. Mengontrol dan memperbaharui sistem manajemen organisasi seperti sistem administrasi, surat menyurat, sistem informasi, dll. 7. Bertanggungjawab untuk membangun kesolidan internal pengurus.

FIGHTING, ji