MANAJEMEN PERGUDANGAN

PERGUDANGAN

Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan

Tujuan Fasilitas Pergudangan

1. Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml yg ekonomis dan dg harga yg paling rendah 2. Menyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan pengelolaan inventaris secara tepat. 3. Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan

Klasifikasi Material

1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa, aspal, semen, dll) 2.Bahan bakar dan pelumas 3.Bahan kimia 4.Bahan peledak 5.Peralatan

Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut Kondisinya

1. Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim, biologis, fisik, kontaminasi kimia) 2. Lama penyimpanan 3. Frekuensi pemindahan/penggunaan barang 4. Volume stok rata-rata 5. Harga barang 6. Bentuk dan posisi barang

Lokasi Gudang
Faktor-faktor pertimbangan: 1. Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi) 2. Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan bangunan, biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor, peralatan, pengemasan, material penyimpanan) 3. Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses transportasi) 4. Pelayanan lokal (utilitas) 5. Ketersediaan tenaga kerja 6. Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)

Jenis-jenis Gudang
1. Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendali 2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali 3. Gudang Tahan Api 4. Gudang Bahan Peledak 5. Gudang Bahan Bakar 6. Daerah Penyimpanan Terbuka

Sarana dan Perlengkapan Gudang Tujuan: Melakukan penanganan material di gudang secara efektif dan efisien Terdiri dari: 1. Perlengkapan di dalam gudang 2. Perlengkapan di luar gudang

Sarana gudang luar

Bagian bangunan gudang/bersebelahan, untuk mempermudah material handling Meliputi: daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat, jembatan timbang

Tata Letak Gudang Unsur-unsur utama pekerjaan di gudang

Penerimaan material Pemeriksaan material Pemindahan ke tempat penyimpanan Pengambilan kembali material ut dikirim Pengumpulan material ut dikirim Pengiriman Penghitungan stok dan pengesahan Pemeliharaan stok dan penyimpanan kembali

Sasaran tata letak gudang

Bersih dan teratur Memudahkan penanganan material Memudahkan mencari lokasi barang Keamanan Pemrosesan penerimaan, penyimpanan, pengiriman yang efektif dan efisien.

Contoh Tata Letak Gudang

Keselamatan dan Keamanan Gudang

Keselamatan Gudang Mencakup tindakan pencegahan dan pengawasan terhadap: 1) Pergerakan kendaraan 2) Peralatan penanganan material 3) Tata laksana kerja gudang

Pergerakan kendaraan
Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg bimbingan staf gudang. Pembatasan jumlah kendaraan yg masuk Tanda-tanda yg jelas Sistem lalu lintas satu arah Batas kecepatan Larangan masuk ke daerah tertentu Jalan akses yg memadai Cermin cembung di pojok-pojok

Peralatan penanganan material

a. Peralatan mekanis yg bergerak
Operator yang terlatih Aturan penggunaan peralatan Lorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadai Pemeliharaan peralatan yg baik Pemeriksaan dan pemeliharaan peralatan Muatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs

b. Peralatan tetap

Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang

Prosedur penumpukan yg benar Penggunaan peralatan yg tepat Penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan, masker, sepatu, helm Berhati-hati dalam menggunakan tangga Penggunaan label yg diperlukan, mis: handle with care, this side up, dsb

Keamanan Gudang Meliputi pencegahan dan peringatan thd: 1) Pencurian (pagar, pengawasan keluar-masuk, kamera, lampu sorot, ruang penyimpanan khusus, dll) 2) Kebakaran (ventilasi, alat pemadam kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut barang-barang yg mudah terbakar)

AKTIVITAS PERGUDANGAN

Penerimaan & Penanganan Penyimpanan Pengeluaran Pengendalian / Pengontrolan Perawatan .

PENERIMAAN MATERIAL
Pemeriksaan material Tujuan: Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganya Memastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan stok Pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada

Aktivitas Penerimaan Material Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) Barang yang belum diperiksa disimpan di TRANSIT AREA Pemeriksaan Mutu (quality Control) 100 % inspection Sampling (metode sampling) Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier Pemeriksaan quantity barang Penyelesaian Administrasi Proses Handling yang benar

Pemeriksaan material
Meliputi: Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan) Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktu pengiriman)

INCOMING INSPECTION
100 % inspection biasanya dilakukan untuk : Supplier baru Material Pokok Inkonsistensi quality dari supplier Ada masalah baru yang timbul

Sampling Inspection
Sampling Inspection dilakukan jika :
Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :

Konsistensi Sistem dan prosedur internal supplier Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun

Pencatatan Material

Berita Acara Serah Terima Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai) terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam kontrak Memindahkan keterangan jumlah yg diterima ke dalam sistem penyimpanan stok

PENYIMPANAN MATERIAL Persyaratan: Stok mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukan Penyimpanan material yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg sesuai

Aktivitas Penyimpanan Penentuan jumlah unit per kelompok Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu Pemberian identitas barang Penyimpanan di rak secara sistematis Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection) Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang) Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

IDENTITAS BARANG
IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG : NAMA BARANG KODE BARANG SPESIFIKASI BARANG UNIT JUMLAH PENERIMAAN TANGGAL TERIMA NAMA SUPPLIER CAP QC PASS DLL (SESUAI KEBUTUHAN

Penentuan lokasi penyimpanan

Penentuan lokasi berdasarkan kategori : Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang) Lokasi Rak (Lot) Lokasi subrak

 Media Penyimpanan
Rak (Bin) Pemagaan Daerah penyimpanan terbuka

Proses Penyimpanan

Rencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar. Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan berat Pelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang

Keamanan dan Perlindungan

Penyebab kerusakan barang Pengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan kelembaban) Serangan kuman-kuman/rayap/binatang Penanganan fisik

Keamanan dan Perlindungan

Sinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan pengawetan. Material harus disimpan pada gudang tertutup. Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baik Akibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan menimbulkan jamur, korosi.

PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIAL

Meliputi: Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudang Pemindahan barang ke tempat pengemasan Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi Perlindungan dan pengemasan Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan

Aturan Main Pengeluaran Barang

Otorisasi (tanda tangan) Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa) Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik) Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll) Pemeriksaan dokumen permintaan barang Tanda tangan sesuai otorisasi Data - data lengkap

PENGENDALIAN STOK

Pengendalian Stok, meliputi: Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatancatatan tersebut

Kartu Catatan Stok

Alat pengendalian stok yg paling penting Harus menyediakan informasi yang mutakhir mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebut Informasi pada kartu catatan stok, meliputi:
Nomor referensi Uraian barang Klasifikasi stok Lokasi/tempat penyimpanan Perincian mengenai jumlah stok

Pemantauan Stok
Inventory Turnover Level of service Tingkat stok kadaluwarsa (dead stock)

Pemeriksaan Stok
Pemeriksaan stok diperlukan untuk: Memeriksa kebenaran catatan stok Menetapkan nilai persediaan Mendeteksi adanya kehilangan Bisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang

Masalah yang Sering Terjadi

Barang rusak dalam penyimpanan Rusak dalam handling Salah menyimpan barang Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll Banjir SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi) Stock tidak mencukupi

Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatan

Sumber-sumber ketidaksesuaian, al: Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah pada kartu stok Kesalahan dalam mengeluarkan material Kehilangan, kerusakan material Salah menempatkan stok Kehilangan dokumen