KERANGKA ACUAN PENILAIAN KEBUTUHAN PACC ACEH I.

Latar Belakang

Pengurangan Risiko Bencana (PRB) adalah pendekatan sistimatis untuk mengidentifikasi, mengkaji dan mengurangi risiko bencana. Ini merupakan upaya pengembangan dan penerapan secara luas dari kebijakan, strategi serta kegiatan untuk meminimalkan kerentanan dan risiko bencana. Tujuan umum PRB adalah untuk meningkatkan budaya aman dalam upaya mengurangi risiko bencana dan kemungkinan kerugian yang ditimbulkan akibat peristiwa bencana. Tujuan khususnya antara lain untuk mengurangi ancaman bahaya lingkungan dan lainnya yang menimbulkan kerentanan serta mengurangi kerentanan sosial dan ekonomi terhadap bencana. Pembuat kebijakan dan setiap orang yang terlibat dalam pengambilan keputusan dalam pembangunan harus benar-benar memahami kaitan antara bencana dan pembangunan mengingat bahwa pembangunan itu dapat mengurangi atau justru meningkatkan risiko bencana. Dalam PRB setiap orang diperkenalkan kepada berbagai ancaman bahaya bencana yang ada di daerahnya, mengurangi ancaman bahaya dan kerentanan yang dimilikinya serta meningkatkan kemampuannya untuk menghadapi setiap ancaman bahaya bencana. Sejak terjadinya gempa dan tsunami pada 24 Desember 2004, diakui di Aceh telah ada upaya-upaya Peningkatan Kesadaran Publik dalam Pengurangan Risiko Bencana (PRB) yang dilakukan baik oleh pemerintah maupun media, lembaga swadaya masyarakat (LSM), lembaga pembangunan nasional dan internasional, organisasi profesi, universitas dan sektor swasta serta masyarakat. Namun upaya ini dirasakan masih kurang sehingga harus terus menerus dilakukan secara sistimatis agar terdapat sinergi yang kuat atas upaya-upaya tersebut. Dirasakan pula bahwa kegiatan ini belum dilaksanakan secara merata di seluruh Aceh. Sementara itu dengan semakin pulihnya keadaan masyarakat pasca gempa dan tsunami 2004, makin banyak lembaga pembangunan dan bantuan kemanusiaan internasional dan nasional yang menghentikan kegiatannya. Sehingga yang masih tinggal saat ini hanya beberapa lembaga internasional dan nasional serta pemerintah daerah Aceh. Sejak 31 Agustus 2009 telah ada kemauan dari berbagai pihak di provinsi Aceh untuk membentuk wadah koordinasi Peningkatan Kesadaran Publik dalam Pengurangan Risiko Bencana (PKP PRB) Aceh. Dengan arahan dari pemerintah daerah Aceh dan bantuan United Nations Development Programme Aceh (UNDP - A) telah banyak dilakukan seminar, lokakarya dan diskusi mendalam untuk membentuk wadah koordinasi ini. Hal yang mendasari keinginan ini adalah diperlukannya kesamaan visi dan misi serta pemerataan kegiatan PKP PRB di Aceh. Hasil dari pertemuan-pertemuan tersebut telah tercatat dengan baik dan diharapkan pembentukan komite koordinasi ini dapat segera terwujud agar semua keinginan di atas dapat dilaksanakan. Kemauan keras tersebut diharapkan terwujud dengan akan diterbitkannya Surat Keputusan Gubernur Aceh tentang Pembentukan Komite Koordinasi Penyadaran Publik dalam Pengurangan Risiko Bencana Aceh pada Juni 2010. Dalam draft Surat Keputusan ini juga dijelaskan visi dan misi serta tugas komite koordinasi ini. Sementara itu susunan organisasi, hak dan kewajiban anggota dan lain-lainnya diatur dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Komite Penyadaran Publik PRB Aceh. Mengingat bahwa organisasi ini baru saja terbentuk dan belum banyak kegiatan yang dilakukan maka ada keinginan untuk memberdayakan dan mempercepat pelaksanaan kegiatan yang dapat dilakukan oleh komite ini. Untuk ini perlu dilakukan needs assessment (penilaian kebutuhan) organisasi ini. Sebagai acuan penilaian kebutuhan ini dipakai kerangka kerja sebagai berikut: Tujuan penilaian kebutuhan, unsur-unsur yang dinilai, lembaga yang terlibat 1

dalam penilaian, cara penilaian kebutuhan, waktu dan tempat penilaian kebutuhan dan laporan penilaian kebutuhan. II. Tujuan Penilaian Kebutuhan Tujuan Umum: Tujuan umum penilaian kebutuhan ini adalah untuk meningkatkan kinerja Komite Koordinasi Penyadaran Publik dalam Pengurangan Risiko Bencana Aceh. Tujuan Khusus: Tujuan khusus penilaian kebutuhan ini adalah untuk: a. Mengetahui kebutuhan komite koordinasi agar dapat berkinerja secara efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan yang menjadi tugasnya. b. Mendapat rekomendasi dan pilihan untuk memperkuat serta memperbaiki kinerja komite koordinasi. III. Unsur-unsur yang dinilai Kinerja organisasi Kinerja organisasi diukur dengan bagaimana sebuah organisasi berhasil mencapai misi, maksud dan tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Agar dapat berhasil dengan baik sebuah organisasi harus bekerja secara efisien, yang diukur dengan berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang menjadi tugasnya. Dengan demikian harus ada keseimbangan antara efektifitas, efisiensi serta kegiatan dengan biaya yang sesuai. Ada tiga hal yang saling mempengaruhi kinerja sebuah organisasi, yaitu: Kemampuan, Motivasi dan Lingkungan organisasi. Kemampuan Organisasi Kemampuan organisasi adalah bagaimana sebuah organisasi mampu memakai sumber daya, dana dan metode serta keahlian, sistim organisasi dan proses yang dikembangkan organisasi dalam melakukan peran dan fungsinya. Untuk melihat bagaimana sumber-sumber daya, dana dan metode dimanfaatkan adalah dengan menilai kepemimpinannya yaitu bagaimana strategistrategi dan peranan/fungsi managemen diputuskan oleh para pemimpinnya dalam menjalankan dan mengarahkan organisasi. Motivasi Organisasi Motivasi Organisasi menggambarkan kepribadian/sikap/karakter utama organisasi yang mendorong anggota organisasi untuk bertindak dan bekerja. Analisa motivasi organisasi dilakukan dengan menilai berbagai dimensi organisasi (organizational dimensions), seperti perkembangan dan sejarah, misi, nilai-nilai yang dianut serta budaya kerja di dalam organisasi dan insentif-insentif yang ditawarkan. Semua faktor ini membentuk kepribadian/sikap/karakter utama organisasi dan berdampak pada kinerja dan kualitas pekerjaan organisasi. Keadaan Lingkungan di sekitar organisasi 2

Organisasi adalah sistim terbuka dan lingkungan di mana organisasi berada/bekerja/berkiprah sangat penting. Organisasi memerlukan dukungan dari lingkungan di sekitarnya jika ingin survive dan berkinerja baik. Keadaan lingkungan merupakan kunci utama yang menentukan keberadaan sumber-sumber dan kemudahan memperolehnya. Termasuk Keadaan Lingkungan di sekitar organisasi adalah bentuk pemerintahan yang ada saat ini, keadaan politik, sosialbudaya, ekonomi, dan pemangku Kepentingan Penilaian Kebutuhan. Untuk menilai kebutuhan PACC agar dapat berkinerja secara efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan yang menjadi tugasnya maka perlu diketahui penilaian keadaan dan kebutuhan tentang unsur-unsur berikut: a. Kemampuan Organisasi Hal yang dinilai tentang kemampuan organisasi antara lain meliputi: Pola Kepemimpinan, Struktur Organisasi, Sumber Daya Manusia, Sumber Keuangan, Peralatan, Pengelolaan dan Jenis Program/Kegiatan yang dibutuhkan, Proses dalam mengelola kegiatan, Hubungan antar Anggota PACC dan antara PACC dengan dinas/lembaga/organisasi lainnya. b. Motivasi Organisasi Untuk motivasi organisasi yang dinilai meliputi: Sejarah berdirinya PACC, Misi, Budaya kerja, Insentif bagi anggota c. Keadaan Lingkungan Untuk keadaan lingkungan yang dinilai antara lain meliputi: bentuk pemerintahan yang ada saat ini, keadaan politik, sosial-budaya, ekonomi, dan pemangku Kepentingan (anggota PACC). Untuk masing-masing unsur akan dikembangkan pertanyaan atau topic yang akan dibahas. IV. Lembaga yang ikut dalam penilaian kebutuhan Lembaga dan/atau orang yang ikut dalam penilaian adalah lembaga yang selama ini telah terlibat dalam upaya unuk membentuk Komite Koordinasi Penyadaran Publik dalam Pengurangan Risiko Bencana Aceh dan lembaga/orang yang dapat memberi masukan yang siknifikan dalam penilaian kebutuhan ini. Lembaga ini antara lain adalah dinas/lembaga pemerintah, media, lembaga swadaya masyarakat (LSM), lembaga pembangunan nasional dan internasional, organisasi profesi, universitas dan sektor swasta serta masyarakat. V. Cara Penilaian Kebutuhan Hal-hal berikut akan dilakukan untuk penilaian kebutuhan: 1. Membaca dan meneliti semua laporan seminar, lokakarya dan diskusi mendalam untuk membentuk wadah koordinasi ini dan bacaan serta informasi lain yang berkaitan. 2. Diskusi kelompok oleh wakil-wakil dinas/lembaga, media, lembaga swadaya masyarakat (LSM), lembaga pembangunan nasional dan internasional, organisasi profesi, universitas dan sektor swasta serta masyarakat. Untuk diskusi kelompok ini akan dibuat panduan diskusi dan topik-topik yang akan dibahas. Unsur-unsurnya meliputi 3

kemampuan organisasi, motivasi organisasi dan keadaan lingkungan organisasi yang mendukung agar organisasi dapat berkinerja secara efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan yang menjadi tugasnya. 3. Pertanyaan mendalam kepada beberapa tokoh kunci PACC.

VI. Waktu dan Tempat Penilaian Kebutuhan Kegiatan penilaian kebutuhan ini akan dilaksanakan pada Juni 2010 minggu pertama dan bertempat di Banda Aceh. Agenda kegiatan akan dibuat kemudian. VII. Laporan Penilaian Kebutuhan Secara ringkas laporan ini akan berisi: a. b. c. d. e. Pendahuluan termasuk pelaksanaan kegiatannya Siapa yang akan memanfaatkan hasil penilaian kebutuhan Tujuan Penilaian Kebutuhan Hasil Utama Penilaian Kebutuhan Rekomendasi dan pilihan kegiatan untuk memperbaiki kinerja komite koordinasi.

Note: This is a working Terms Of Reference which would also be shared with the participants of the needs assessment. Therefore, it is composed in Bahasa Indonesia for their easy understanding. For the purpose of DRR A project report, an English version of the TOR will be made later.