Matriz de Riesgos y Controles

Proceso de Compras
A continuacin encontrarn una gua para la identificacin de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de compras. Esta gua es solo un modelo que busca orientar al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compaa deber analizar la viabilidad de los controles sugeridos de acuerdo a los riesgos de su industria.

www.auditool.org 30 de junio de 2011

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Control 5

Proveedores Inadecuada definicin de criterios tcnicos, financieros y de cumplimiento para la seleccin de proveedores Vinculacin de proveedores que no cumplen con los conceptos tcnicos, de capacidad y financieros Contratacin de proveedores vinculados con actividades ilcitas Poltica de Compras Comit de Compras interdisciplinario Concepto Tcnico Definicin de requisitos mnimos a entregar por los proveedores para su vinculacin

Evaluacin de proveedores segn los criterios establecidos

Visitas a las plantas de los proveedores peridicamente

Cada ao se realiza el proceso de seleccin de proveedores

Peridicamente se actualiza la informacin financiera y tcnica

Auditoras peridicas

Consulta peridica en listas restrictivas con su correspondiente soporte. Ejemplo: Lista Clinton

Actualizacin de la documentacin

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Control 5

Acuerdos de beneficios entre los proveedores y los funcionarios del rea de compras, por fuera de las polticas de contratacin y del Cdigo de tica de la compaa. Elaborar contratos y/o acuerdos de compras sin el correspondiente aval jurdico Prdidas financieras al realizar negociaciones con los proveedores por un valor mayor a U$ xxx, sin contar con un contrato, acuerdo u orden de compra

Se realizan reuniones peridicas con los proveedores para conocer sus expectativas y oportunidades de mejora

Lnea de denuncias

Los funcionarios de compras firman declaraciones peridicas sobre su responsabilidad e independencia durante su trabajo

Cdigo de tica

Informacin de los indicadores de fraude presentados en el proveedor

Todo contrato y/o acuerdo de compras deber contar formalmente con el aval jurdico Toda negociacin con los proveedores mayor a U$ xxx, debe contar con un contrato, acuerdo u orden de compra segn corresponda.

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Control 5

Compras a proveedores con precios mayores a los ofrecidos en el mercado

Se hace una divulgacin de pliegos y/o condiciones requeridas de compra al pblico

Solicitar mnimo tres cotizaciones en el mercado para realizar un anlisis formal y seleccionar el proveedor Proveedores alternos

Investigar peridicamente los precios del mercado y compararlos con los del proveedor

Incumplimiento de los proveedores durante la ejecucin del contrato de los criterios por los cuales fueron seleccionados Depender de un solo proveedor Solicitud de compras Compras a proveedores registrados en sistema pero no autorizados Modificaciones a los precios acordados en el proceso de seleccin del proveedor Compras inadecuadas o innecesarias

Indicadores de cumplimiento y de solucin de reclamos

Visitas a las plantas de los proveedores peridicamente

Contacto para la solucin de problemas

Niveles de seguimiento a las ordenes pendientes por entregar

Proveedores alternos

Bloqueo en el sistema de proveedores no aprobados

Cada ao se realiza el proceso de seleccin de proveedores Acuerdos contractuales

Actualizacin de la documentacin

Verificacin por un nivel adecuado entre los precios contratados vs facturados Comit de Compras interdisciplinario

Niveles de autorizacin de compras

Informar a los proveedores los funcionarios autorizados para compras

Validacin de la fecha de vencimiento de la garanta del producto

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Control 5

Informacin errnea o desactualizada con relacin a los niveles de inventarios Errores en el registro de las rdenes de compra Prdida de las rdenes de compra

Verificacin peridica de los inventarios

Reportes peridicos

Acceso restringido a los saldos de los inventarios

Validacin entre lo registrado y lo autorizado

Adecuada custodia de las ordenes generadas Acceso restringido a los archivos maestros de informacin Proveedores alternos Acuerdos contractuales de cumplimiento Visitas a las plantas de los proveedores peridicamente

rdenes de compras con numeracin consecutiva

Incumplimiento en el nivel de produccin del proveedor para atender los requerimientos realizados Recepcin de compras Entrega de productos en mal estado, defectuosos o incompletos

Programacin de compras

Verificacin aleatoria y/o total de la mercanca antes de ser aceptada, de acuerdo a criterios formalmente establecidos por la compaa.

Indicadores de entrega

Seguimiento formal a los reclamos realizados

Riesgo

Control 1

Control 2

Control 3

Control 4

Control 5

Entrega de productos no solicitados, o sin la correspondiente orden de compra Recepcin de mercanca por personal no autorizado o sin criterios para la verificacin de la misma Prdida de la mercanca recibida

Toda entrega de productos debe contar con la remisin y el nmero de orden de compra Personal encargado de la recepcin Adecuada segregacin de funciones

Personal encargado de la recepcin

Adecuada custodia fsica de la mercanca recibida

Rotacin del personal de vigilancia

Entrega formal de la mercanca comprada al rea solicitante

Verificacin peridica de los inventarios

Prdida de las garantas de los productos

Adecuada custodia de las garantas para la solicitud de reclamaciones