Earned Value Analysis

Sistem SMS Gateway Informatika UNS

Kelompok : Insan Prasetya Jati (M0509036) Karina Rachmadani Lynda Rahmawati Rahmawati Danu K Rancang Bagus (M0509038) (M0509044) (M0509058) (M0508063)

Earned Value Analysis

N o I 1 2 3 4 5 6 7

Activity

Planne d Cost (Efforthours) 3 3 3 3 3 3 3

Planed duratio n (Days) 3 3 3 3 3 3 3

Schedul ed Finish (Day) Day 3 Day 3 Day 3 Day 3 Day 3 Day 3 Day 4

Actual cost (Efforthours) 1 1 1 1 1 1 2

Status

Earned Value (Efforthours) 1 1 1 1 1 1 2

Initiation
Merancang bussines case Merancang Feasibilty study Merancang Term Of Reference Menetukan Stakeholder Project Menentukan Project Team Pembagian Kerja dalam satu team Mengecek Fase-Fase Dalam Fase Initiation Total Planining Menyusun Rencana Project Mendata Resource Yang Diperlukan Memperkirak an Anggaran Dana Menyusun Perkiraan Resiko Project Menyusun Perencanaan Komunikasi Menyusun Perjanjian Dengan Client Done Done Done Done Done Done Done

21(PV) 4 4

3 1 1 Day 4 Day 5

8(AC) 2 2 Done Done

8(EV) 2 2

II 8 9

10 11 12 13

5 3 3 4

1 1 1 1

Day 6 Day6 Day 7 Day 8

2 2 2 2

Done Done Done Done

2 2 2 2

14 15

III 16 17 + + 18 19 20

21

22 33

Mengontrak Suplier Mengecek Fase-Fase Dalan Fase Planning Total Execution Pendistribusia n Rancangan Persetujuan Sistem Mencari data Pembuatan database Pembuatan sistem Monitoring dan Kontroling Review fase execution Total Testing Total to date Instalation Training

4 5

2 1

Day 10 Day 11

Done

32(PV) 4 3 5 10 5 27(pv) 4 84 3 3 90(PV)

9 1 1 15 15 1 33 1 45 1 1 47 Day 12 Day 12 Day 30 Day 31 Day 41 Day 41 Day 42

15(AC) 3 2 5 7 5 22(AC) 3(AC) 48 35(AC) Done Done Done Done

15(EV) 3

2 5 7

17(EV) 40

26(EV)

Berdasarkan tabel diatas maka didapat : PV (Planned Value )= 84 AC (Actual Cost) = 48 EV (Earned Value) = 40 CV (Cost Variance) = EV-AC = 40-48 = -8 SV (Schedule Variance)= EV-PV = 40-84 = -44 CPI (Cost Performed Index)= EV/AC = 40/48 =0,8333 SPI (Schedule Performed Index) = EV/PV =40/84 =0,476 EAC (Estimate at Completion) = BAC / CPI = 90/0,833 = 108 FD = original duration / SPI

= 47/ 0,476 = 98,739

ACTIVITIES Initiation Merancang Business Case Merancang Feasibility Study Merancang Term Of Reference Menetukan Stakeholder Project Menentukan Project Team Pembagian Kerja Mengecek Fase-Fase Dalam Fase Initiation Planning Menyusun Rencana Project Mendata Resource Yang Diperlukan Memperkirakan Anggaran Dana Menyusun Perkiraan Resiko Project Menyusun Perencanaan Komunikasi Menyusun Perjanjian Dengan Client Mengontrak Suplier Mengecek Fase-Fase Dalam Fase Planning Execution ( implementation ) Pendistribusian Rancangan Persetujuan Sistem Pembuatan sistem(coding) Monitoring Dan Kontrolling Review fase execution Testing Instalation Training TOTAL

Cost (Hours) 1 1 1 1 1 1 2

2 2 2 2 2 2 3

26

N o I 1 2 3 4 5 6 7

Activity

% Comple te 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Total PV

To date PV 3 3 3 3 3 3 3

Actual cost

Earne d Value 1 1 1 1 1 1 2

CV (EVAC)

SV (EVPV)

Initiation
Merancang bussines case Merancang Feasibilty study Merancang Term Of Reference Menetukan Stakeholder Project Menentukan Project Team Pembagian Kerja dalam satu team Mengecek Fase-Fase Dalam Fase Initiation Total Planining Menyusun Rencana Project Mendata Resource Yang Diperlukan Memperkirak an Anggaran Dana Menyusun Perkiraan Resiko Project Menyusun Perencanaan Komunikasi Menyusun Perjanjian Dengan 3 3 3 3 3 3 3 1 1 1 1 1 1 2

100% 100% 100%

21(PV) 4 4

3 1 1

8(AC) 2 2

8(EV) 2 2

II 8 9

1 0 1 1 1 2 1 3

100% 100%

5 3

1 1

2 2

2 2

100% 100%

3 4

1 1

2 2

2 2

1 4

III 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2

Client Mengecek Fase-Fase Dalan Fase Planning Total Execution Pendistribusi an Rancangan Persetujuan Sistem Mencari data Pembuatan database Pembuatan sistem Monitoring dan Kontroling Review fase execution Total Testing Total to date Instalation Training

100%

100% 100% 75% 100% 100% 100% 90% 50% 85,8% 75% 90,2%

32(PV) 4 3 5 10 5 27(pv) 4 84 3 3 90(PV)

9 1 1 15 15 1 33 1 45 1 1 47

15(AC) 3 2 5 7 5 22(AC) 3(AC) 48 35(AC)

15(EV) 3

2 5 7

17(EV)

40

2 3 2 4

26(EV)

Kesimpulan : - CV (Cost Variance) = -8 Menunjukkan bahwa kami menghabiskan 8 jam lebih lama dari perencanaan - SV (Schedule Variance) = -44 Menunjukkan bahwa kami ketinggalan 44 jam dari perencanaan - CPI (Cost Performed Index) = 0,833 Menunjukkan bahwa kami menghasilkan waktu efektif 8,33 jam setiap 10 jam actual effort pada project - SPI (Schedule Performed Index) = 0,476 Menunjukkan bahwa kami menghasilkan waktu efektif 4,76 jam setiap 10 jam dari waktu perencanaan - EAC (Estimate at Completion) = 108 Menunjukkan bahwa setelah 5 hari kerja kami memerlukan 18 jam lagi untuk melengkapi project

FD (Forecased Duration) = 98,739 Menunjukkan bahwa setelah 5 hari kerja kami memerlukan waktu delay 51 hari.

Berdasarkan perhitungan pada tabel diatas, secara umum dapat disimpulkan bahwa dalam pelaksanaan project kami mengalami keterlambatan. Hal ini diakibatkan oleh adanya berbagai faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengarjaan project. Oleh karena itu kami melakukan analisa penyabab keterlambatan project dalam cause and effect diagram (fish bone diagram) berikut ini :
process
Pembagian kerja Yang tidak jelas Adanya perubahan requirement Scope yang tidak jelas oversight Kurangnya kerjasama Antar anggota team Tidak semua anggota Memahami setting Sms gateway Adanya anggota Yang pasif Kurang komunikasi Dengan customer

people

Sistem SMS Gateway

Kurangnya referensi Data no hp Yang tidak valid

Settingan tiap hp Untuk sms gateway Berbeda -beda

technology Equipment

Gambar. Fishbone diagram Fish bone analysis : Process - Pembagian kerja yang tidak jelas Ketika awal project(fase intiation), kami sudah membagi secara rata desk job untuk masing-masing anggota team. Akan tetapi pada kenyataan-nya, anggota team tidak melaksanakan tugas sesuai dengan desk job, ada anggota team yang mengerjakan tugas secara double dan ada anggota team yang tidak ikut berpartisipasi dalam pembuatan project. Hal ini mengakibatkan project berjalan lambat dan terlambat dari jadwal yang sudah ditentukan. - Adanya perubahan requirement Seiring berjalannya waktu pengerjaan project, requirement yang diminta oleh customer berubah-ubah dan tidak konsisten. Requirement awal sudah berhasil disimulasikan, terbukti dengan berhasilnya sms yang diuji cobakan ke beberapa nomer mahasiswa. Akan tetapi, customer menginginkan sistem yang lebih kompleks dari requirement sebelumnya. Sehingga kita membutuhkan waktu lebih banyak untuk mengubah sistem sesuai dengan permintaan customer. - Scope yang tidak jelas Scope project berubah di tengah pengerjaan project. Scope melebar dan mengakibatkan anggota team harus bekerja lebih banyak dan tentunya membutuhkan waktu yang lebih dalam pengerjaannya. People

1.

2.

3.

4.

Oversight Kesibukan masing-masing anggota team mengakibatkan masalah oversight ini. Deadline project yang begitu banyak dan hampir dalam jangka waktu yang bersamaan menyebabkan anggota team terkadang lebih condong pada satu project saja dan melupakan project yang lain. - Kurangnya kerjasama antara anggota team Perbedaan kesibukan dan perbedaan kriteria anggota team menyebabkan kurangnya kerjasama antara anggota team. Hal ini disebabkan karena sulitnya menemukan waktu yang cocok untuk semua anggota team untuk bertatap muka dan berdiskusi tentang project ini. - Tidak semua anggota memahami setting SMS Gateway Hal ini berkaitan dengan perbedaan skill/kemampuan masing-masing anggota team sehingga anggota team harus memahami dan memperlajari secara detail sistem SMS Gateway tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan waktu lebih untuk anggota team untuk memahami, memperlajari, dan menguasai sistem tersebut. - Adanyaa anggota team yang pasif Seperti sudah dijelaskan pada point sebelumnya, pembagian kerja yang tidak jelas mengakibatkan salah satu anggota menjadi kurang berpartisipasi dalam pengerjaan project ini dan melimpahkan pekerjaannya kepada anggota team yang lain. - Kurang komunikasi dengan customer Frekuensi tatap muka antar customer dengan anggota team relatif sedikit karena kesibukan masingmasing mengakibatkan keterlambatan feedback dari customer. Anggota team merasa sudah mengerjakan sesuai dengan requirement customer akan tetapi pada kenyataannya requirement yang dikerjakan oleh anggota team kurang sesuai dengan ekspektasi customer terhadap sistem. Equipment - Kurangnya referensi management project merupakan materi baru bagi team kami. Team kami belum pernah membuat laporan tentang management project sebelumnya, sehingga referensi yang kami punya terbatas. Dan itu menghambat kinerja kami dalam menyelesaikan laporan project kami - Data no hp yang tidak valid->No hp mahasiswa yang berubah-ubah dan berganti-ganti no hp sehingga menyebabkan kami mengalami kesulitan dalam mengumpulkan data no hp mahasiswa sehingga memperlambat kerja kami dalam mengumpulkan data no hp para mahasiswa informatika Technology - Settingan tiap hp untuk sms gateway berbeda-beda-> Jenis hp yang beranekaragam merek dan tipe mempunyai settingan yang berbeda-beda pula dalam sms gateway tidak semua hp compatible dengan sistem ini dan terkadang kami mengalami kesulitan dalam penyetinggan sehingga dibutuhkan waktu yang tidak sebentar guna melakukan setting sms gateway

Tindakan yang telah kami kerjakan guna mengatasi masalah di atas : - Pembagian kerja tidak jelas

Kami mencoba semaksimal mungkin untuk mengerjakan tugas masingmasing sesuai dengan desk job yang telah ditentukan. Kami juga saling mengingatkan antar anggota team, namun jika memang salah satu anggota team mengalami kesulitan dalam pengerjaan tugas mereka, anggota team yang lain siap membantu. Adanya perubahan requirement Dengan adanya perubahan requirement yang terkadang mendadak, kami berusaha untuk merespon permintaan customer namun pada terkadang pengerjaan anggota team tetap tidak sesuai dengan keinginan customer. Hal ini terkait dengan waktu pengerjaan yang singkat sehingga pengerjaan project kurang maksimal Scope yang tidak jelas Alasan diatas membuat kami sedikit bingung dengan batasan dari project ini untuk mengatasi hal tersebut kami berusaha untuk melaksanakan setiap permintaan klien dan itu tentunya memakan waktu yang tidak sebentar Oversight Dikarenakan kesibukan dari masing-masing anggota team kami yang berbeda antara satu dengan yang lain menyebabkan kami sedikit lupa tentang progres dari project kami dan apa saja yang harus kami lakukan guna memenuhi permintaan dari klie tersebut kami berusaha mengatasi hal tersebut dengan cara tetap berkomunikasi meskipun tidak bertatap muka seperti hal nya dengan menggunakan sms atauppun email dan berusaha mengkomunikasikan setiap progres dari project Tidak semua anggota memahami sms gateway guna mengatasi hal tersebut kami berusaha untuk mencari referensi sebanyak mungkin melalui media internet guna mengetahui teknik instalasi maupun penggunaan sms gateway. Selain itu karena perbedaan spesifikasi hp yang dimiliki setiap anggota mengakibatkan sulitnya memahami maupun mempraktekkan sistem yang ingin kami buat. Oleh karena itu, kami menitikberatkan sistem pada satu hp, agar pembelajaran dan perancangan sistem lebih mudah untuk dilakukan. Adanya anggota team yang pasif Kami mencoba mengatasi permasalahan tersebut dengan cara menjaga komunikasi antar anggota team, dan saling menanyakan setiap progress yang terjadi pada project. Kurangnya referensi Karena terbilang baru dalam bidang ini, maka anggota team kami berusaha untuk menguasai bidang ini dengan mencari dan memperbanyak referensi. Hal ini kita peroleh dengan membaca buku, dan mencari berbagai bahan yang dibutuhkan di internet. Data no hp yang tidak valid Permasalahan ini menjadi masalah yang fatal, karena ketika ternyata no hp itu tidak valid atau sudah tidak digunakan, maka itu akan menjadi masalah bagi pemilik nomer tersebut karena mereka tidak memperoleh informasi terbaru yang nantinya akan disebar menngunakan sistem SMS Gateway ini. Oleh karena hal ini, kami memastikan no hp tersebut valid atau tidak sebelum memasukkannya ke database sistem. Dan jikanantinya ternyata

orang tersebut mengganti nomer hpnya, maka kami akan selalu mengecek secara rutin jikalau ada yang mengganti nomer hpnya.