Manajemen waktu merupakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu.

Waktu menjadi salah satu sumber daya unjuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektifitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dan efisien tidak lain mengandung dua makna,yaitu: makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada. Manajemen waktu bertujuan kepada produktifitas yang berarti rasio output dengan input. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang hendak dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas hubungan antar aktifitas yang akan dikerjakan sendiri serta didelegasikan. Jebakan yang sering muncul disini adalah rasa percaya diri dapat cepat bila dikerjakan sendiri dimana itu perasaan yang kurang tepat. Setelah pengorganisasian terjadi maka penggerakan pun dilakukan yang mencakup pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal yang penting ialah komitmen kuat untuk konsisten pada rencana dan mengeliminasi gangguangangguan termasuk permintaan bantuian dari atasan maupun bawahan dengan cara berani mengatakan TIDAK. Akhirnya setelah selesai tuntas pekerjaan dilakukan pengawasan berdasarkan rencana, yang tidak lupa memberikan reward terhadap keberhasilan. Dalam situasi waktu sesuai rencana belum habis sedangkan pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah kuantitas, merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu. Pendek kata, kualitas manajamen waktu berpedoman kepada empat indikator,yaitu: tetap merencanakan, tetap mengorganisasikan, tetap menggerakkan, dan tetap melakukan pengawasan. Empat prinsip tersebut, applikabel dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam kerumitan dan kecepatan setiap tahap dilakukan. Perencaaan jangka panjang jelas lebih rumit dan relatif lama dari perencanaan jangka pendek, bahkan karena begitu pendeknya dimungkinkan perencanaan begitu singkat yang berlangsung dalam hitungan detik. Commited to time.

Manajemen Waktu, Kunci Utama Mencapai Sukses

BERI KOMENTAR CETAK ARTIKEL INI DAFTAR MAILING LIST KIRIM KE TEMAN KOMENTAR FANS CHOW YUN-FAT Kamis, 21 Desember 2006 16:39 KapanLagi.com - Betapa seringnya kita mendengar pepatah yang mengatakan 'Waktu Adalah Uang. Tapi sebenarnya berapa banyak diantara kita yang benar-benar dapat

memanfaatkan waktu yang kita miliki dengan sebaik-baiknya? Sebenarnya, jika Anda ingin mengatur kehidupan Anda dan membuatnya menyenangkan, sebagai permulaan yang Anda butuhkan adalah mengatur waktu Anda. Tak perlu dipertanyakan lagi, pengaturan waktu yang efektif merupakan hal mendasar untuk lingkup berbagai wilayah kehidupan. Pada kenyataannya, seringkali terdapat perbedaan antara pencapai kehidupan sejati dan orangorang yang, meski sibuk, tak pernah sampai pada titik dimanapun. Tak mengejutkan kalau dalam seluruhan industri pengaturan waktu jadi sebuah kebutuhan. Tapi jika Anda meninjau lebih dalam, Anda akan dapat melihat bahwa sebenarnya pengaturan waktu tak jauh beda dengan manajeman diri. Karena pada kenyataanya, Anda tak dapat mengatur waktu, tapi Anda dapat mengatur diri sendiri dan apa yang Anda lakukan dalam setiap kesempatan. Kebanyakan ahli sepakat bahwa sukses merupakan hasil dari kebiasaan. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah memperlancar bagaimana Anda menggunkan waktu, yakni dimulai dengan kebiasaan Anda (kontrol diri). Dan kebiasaan ini dimulai sebagai pembuatan keputusan secara sadar. Sekali Anda bisa, seterusnya kebiasaan bagus ini jadi hal alami. Dalam banyak kasus, sukses bukan dihasilkan dari hal yang tak biasa, tapi lebih sebagai hasil dari kemampuan seseorang untuk 'menguasai keduniawian'. Dengan konsisten menampilkan seluruh tugas penting yang belum sempurna, sejalan dengan waktu aktivitas ini akan berubah jadi pencapaian besar.Berikut beberapa aturan sederhana yang dapat diikuti untuk melakukan pengaturan waktu yang lebih baik: - Jangan Menangguhkan. Lakukan saat ini juga. Saat orang menunda sesuatu, itu berarti membunuh daya gerak pencapaian pada tujuan saat ini dan menghalangi kesempatan di masa mendatang lantaran waktu yang tersumbat. Cara untuk mencegah penundaan adalah dengan merancang deadline untuk tujuan yang harus dicapai. Menghindari deadline terakhir membawa penundaan yang diatur tujuan sebagai perantara untuk mencapai setingkat demi setingkat menuju tujuan. - Lacak Aktivitas Anda. Memori adalah penuntun yang payah, jika ini berhubungan dengan menetapkan bagaimana Anda melewatkan waktu Anda. Cara terbaik untuk merekam aktivitas Anda sepanjang hari adalah dengan mendata apa yang Anda lakukan. Kebanyakan orang akan menemukan kalau mereka memiliki tiga jam dalam tiap hari yang sebenarnya dapat digunakan untuk hal yang lebih membangun atau tindakan yang efisiean. Kurangi waktu yang Anda gunakan untuk bertelepon, membolak-balik majalah atau surfing di web yang tak mengahasilkan apapun, dan batasi kegiatan-kegiatan yang tak penting. - Berkonsentrasi Pada Hasil. Banyak orang melewatkan waktu mereka sepanjang hari dengan aktivitas yang hiruk-pikuk, tapi hanya sedikit membuahkan hasil. Itu semua terjadi karena mereka tak berkonsentrasi pada hal yang benar. Jangan terkecoh antara bekerja secara efisien dan bekerja secara efektif. Aktivitas dapat memang kadang dapat membebaskan dari tekanan tapi itu tak mencapai tujuan Anda. Dengan lebih berkonsentrasi

pada sedikit preoritas 'utama' secara teratur. Anda dapat mencapai lebih banyak hal dalam waktu singkat. - Ingat Prisip 80/20. 20% kunci aktivitas Anda akan memberi Anda 80% dalam bentuk hasil. Tujuan Anda adalah mengubah ini untuk memastikan kalau Anda berkonsentrasi sebanyak usaha yang mungkin Anda lakukan untuk hasil tertinggi dari tujuan. - Gunakan Waktu Perjalanan Dengan Bijaksana. Sangat mudah untuk mengabaikan waktu yang dilakukan untuk menempuh perjalanan dalam penafsiran manajeman waktu. Pertimbangkan dengan hati-hati apakah ini merupakan waktu yang sesuai dimana Anda dapat juga menggunakannya secara lebih produktif. Sebagai contoh, jika Anda memilih naik bus atau kereta untuk menuju tempat kerja, apakah ini menyediakan kesempatan untuk membuat penggunaan waktu Anda jadi lebih baik? Atau jika Anda nyetir sendiri, apa Anda bisa mendengarkan rekaman pendidikan atau motivasional yang dapat membuat Anda memperbaiki ketrampilan dan lebih produktif? - Bangun Rancangan Aksi. Sebuah rencana tindakan merupakan daftar pendek dari tugas yang harus dilengkapi untuk mencapai sebuah tujuan. Ini beda dengan To Do list dimana fokus utmanya adalah pencapaian tujuan, (dan langkah untuk mencapainya secara spesifik) dari pada hanya membuat tujuan untuk dicapai dalam periode waktu. Kapanpun Anda ingin mencapai sesuatu, buat gambaran gambalng dari rencana tindakan, ini akan memberi Anda kesempatan untuk lebih berkonsentrasi pada tahap pencapaian itu, dan memonitor kemajuannya dalam perwujudan. - Merespon Dengan Cepat. Sebagai contoh, urus mail Anda begitu Anda menerima surat. Jangan biarkan tagihan dan surat-surat itu membebani Anda. Jika Anda tak bisa membalas sebuah surat saat itu juga, buat file di tempat khusus yang mudah dilihat, dan tuliskan di amplop tindakan yang dibutuhkan serta tanggal dimana Anda dapat menyelesaikannya.Ketika memungkinkan, lakukan tindakan pada hari yang sama saat Anda menerimanya. Jangan biarkan komputer, meja dan pikiran Anda jadi bertumpuk dengan hal yang tak berguna. - Bersikap Tegas. Belajarlah berkata tidak pada orang lain. Waktu Anda sangat berharga. Jadi jangan biarkan orang lain menentukan atau memanfaatkan Anda untuk kepentingan rencana mereka. Batasi gangguan sebisa mungkin. Tutup pintu Anda, matikan nada dering telepon atau minta dengan terus terang agar Anda tidak diganggu. - Jadwalkan Waktu Untuk Bersantai. Saat Anda mengatur waktu dan bisnis Anda, pastikan untuk menyisihkan saat untuk bersantai. Tugas pertama Anda untuk dapat mengatur waktu dengan lebih baik adalah membuat mendaftar seberapa banyak waktu yang Anda buang sia-sia selama sehari, dari sana atur ulang aktivitas Anda untuk melakukan yang lebih maksimal dalam setiap menit. Lebih dari segalanya, berpegangteguhlah pada rencana Anda. Jadwal yang Anda buat hanya dapat terlaksana dengan benar hanya jika Anda keukeh dengan itu. Nah, dengan mengikuti tips

ini kami harap Anda akan memiliki lebih banyak ruang untuk melakukan hal-hal yang ingin Anda capai dalam hidup Anda. (artb/erl) Manajemen Waktu Written by Administrator Wednesday, 21 January 2009 08:11 Mengelola waktu belajar bukan berarti kehilangan waktu luang untuk bersenang-senang. Bukan pula berarti bahwa waktu dalam 24 jam per hari harus dihabiskan untuk belajar. Justru sebaliknya. Prinsip utama dari pengelolaan waktu secara efektif adalah pembagian waktu yang efektif untuk kegiatan-kegiatan yang meliputi: waktu untuk belajar, waktu untuk bekerja dan kegiatan sosial maupun waktu bagi diri sendiri untuk bersantai. Bagaimanapun waktu untuk bersantai diperlukan oleh seorang mahasiswa selain waktu untuk belajar. Sebagian waktu untuk bersantai tersebut diperlukan untuk mengembalikan energi yang sudah terpakai untukbelajar dan bekerja. Baik belajar maupun bekerja membutuhkan energi yang tidak sedikit, terutama untuk berkonsentrasi dalam mengerjakan sesuatu. Energi yang terpakai untuk berkonsentrasi ini harus diganti. Jika tidak, maka sangat mungkin sekali seseorang mengalami perasaan tertekan atau stres. Kiat utama untuk mengelola waktu belajar adalah kombinasi dari fleksibilitas dan disiplin. Seringkali jadwal belajar telah disusun, namun kemudian ada kegiatan mendadak yang harus Anda ikuti (misalnya: ada keluarga yang membutuhkan pertolongan Anda). Anda diharapkan tetap berdisiplin namun sekaligus fleksibel untuk mengganti waktu yang hilang tersebut dengan mencari waktu lain.

Prinsip-Prinsip Manajemen Waktu

Self Development Tags: motivasi, tips, transformasi, trik, waktu (5 votes, average: 4.4 out of 5) Loading ... Manajemen waktu lagi? Mungkin buat beberapa rekan yang sering mengikuti perkembangan artikel karangan saya, beberapa diantaranya adalah manajemen waktu. Lantas apa yang membuat artikel ini berbeda? Kalau artikel terbitan saya sebelumnya mengenai langkah-langkah manajemen waktu, maka di sini yang dijelaskan mengenai prinsip-prinsipnya. Langkah-langkah spesifik tentunya diambil dari prinsip-prinsip ini. Apakah rekan semua merasa sudah mengatur

waktu dengan baik, namun sering merasa bosan dan hanya bertahan satu-dua hari? Apakah rekan semua merasa diatur waktu dengan alasan mengatur waktu? Apakah rekan sering merasa stres ketika mengatur waktu dan merasakan hal yang tidak menyenangkan? Apakah rekan semua sering meleset dalam memprediksikan hasil dari penerapan manajemen waktu? Berikut ini prinsip-prinsip yang telah saya rangkum dengan pengalaman 2 tahun menjadi trainer pengembangan diri.

Tujuan adalah kunci utama, gambarkan hasil akhir dengan jelas Mengatur waktu tanpa memilik rencana dan tujuan justru adalah penghamburan waktu. Begin with the end of things, mulai segalanya dari akhir. Maksudnya? Pikirkan apa hasil akhir yang akan Anda raih dan yang akan rekan alami. Banyak orang memanfaatkan waktunya dengan baik setelah melihat hasil akhir dirinya dengan sangat jelals : kematian! Bagaimana dengan Anda? Apa yang ingin Anda semua berikan sebelum malaikat maut datang menjemput? Be Flexible, Please.. Believe Me! Jadilah flexibel. Hidup ini bukanlah seperti matematika, di mana 1 + 1 = 2. Namun terkadang mengharuskan kita menyiapkan plan A, plan B, bahkan sampai Z! Tak usah terpaku pada to-do list yang rekan-rekan buat hari ini. Bersikaplah flexibel dan buat diri Anda dihormati dengan memberikan waktu untuk menghormati orang lain. Dengan catatan, semua hal yang Anda lakukan masih sesuai dengan garis cita-cita Anda. Kenapa saya menyarankan untuk fleksibel? Di prinsip berikutnya akan saya beritahukan alasannya! Selamatkan Waktu dengan Prioritas Ini maksud saya. Apabila rekan-rekan semua memiliki to-do list 10 kegiatan yang ingin dilaksanakan, jangan memaksakan semua sehingga kehidupan Anda menjadi kaku. Ambil 3 kegiatan terpenting, di mana selanjutnya adalah optional. Atau 20% kegiatan terpenting dari target Anda hari ini, maka dijamin Anda sudah menyelesaikan 80% dari semuanya, setidaknya untuk mendekati cita-cita Anda. Apa jadinya bila tugas A ditinggalkan, sementara Anda fokus ke tugas C? Ini bukan prinsip saya, tetapi di dunia pengembangan diri, dikenal dengan prinsip pareto. Tidak percaya? Saya sudah membuktikannya. Hidup menjadi lebih efektif, efisien, dan seimbang. Use Single Handling; Fokus dalam Satu Waktu Ketika memutuskan untuk mengerjakan suatu hal penting, maka hindari semua gangguan. Fokus! Matikan handphone, IM, telepon, atau apapun itu yang mengganggu konsentrasi Anda. Dan jangan mengerjakan pekerjaan lain sebelum tuntas (kecuali kalau memang jangka panjang). Maka Anda akan tercengang ketika mengetahui Anda bisa mengerjakan hal kecil hanya selama 20 menit, dari waktu yang biasa Anda habiskan sekitar 1 jam untuk mengerjakan tugas serupa. Refreshing; Penghematan Jangka Panjang Jangan memaksa diri Anda untuk terus-menerus mengerjakan tugas. Saya tidak menganut prinsip bahwa manusia seperti balon tiup yang suatu saat bisa pecah saat stress. Namun semua yang tidak seimbang pasti tidak baik. Kalau Anda berkilah refreshing itu membuang waktu, maka ketika Anda stress berat dan merasa

jenuh, maka waktu yang Anda buang menjadi lebih banyak lagi. Jadi, aturlah kegiatan berlibur setelah menyelesaikan sebuah tugas besar. Refreshing tidak harus hura-hura atau menghamburkan uang. Andalah yang tahu kebutuhan Anda. Prinsip Multitasking Sebelumnya saya menyatakan single handling, tetapi di sini saya menganjurkan multitasking. Kenapa? Gambaran mudahnya adalah isilah waktu Anda ketika menunggu, menyetir, dalam perjalanan, atau bahkan ketika memenuhi call of nature, dengan membaca buku, mendengar kaset ceramah, khotbah, motivasi, atau tips pengembangan diri. Maka waktu Anda akan lebih berarti dibandingkan hanya menunggu tanpa melakukan apapun Maintain Balance Seimbangakan Semuanya! Ini adalah salah satu prinsip terpenting. Kenapa? Seperti yang saya sebutkan di atas, bahwa semua yang berjalan tidak seimbang tidak baik. Apa jadinya bila di dunia ini hanya ada siang? Nah, kalau Anda hanya mementingkan karier dengan mengabaikan keluarga, itu tidak ada artinya. Semuanya akan berarti bila Anda unggul di segala aspek, ayah yang baik, berjiwa sosial yang tinggi, attitude yang dicintai, berilmu, karier gemilang, fisik sehat, aqidah (kepercayaan) kokoh, dan lain sebagainya. Dare to be Assertive; Berani untuk bilang tidak Ini adalah selera Anda untuk mengatur kapan harus bilang iya, dan kapan harus bilang tidak. Intinya adalah dengan mengatakan tidak pada hal yang tidak urgent dan tidak penting, Anda bisa mengalokasikan waktu untuk kegiatan lain agar lebih seimbang dan tidak membuang waktu Anda. Do it Now!! Dont Procrastinate Your Activity! Inilah prinsip terakhir yang juga paling penting. Aspek action dari segala planning yang akan mewujudkan cita-cita Anda. Lakukan semua yang telah Anda rencanakan, selesaikan tugas yang terdata di to-do list Anda. Manfaatkan waktu luang, dan hindari menunda-nunda pekerjaan, sebelum pekerjaan Anda menumpuk dan membuat Anda bingung sendiri.

Demikian prinsip-prinsip yang saya rangkum dalam artikel ini. Bagaimana menurut Anda? ^^ Salam Sukses, Arry Rahmawan* *Penulis adalah mahasiswa teknik industri Universitas Indonesia dan trainer di bidang pengembangan sumber daya manusia. Dapat dihubungi pelalui e-mail di arry.rahmawan@ui.ac.id

- Liberating your mind, Expressing your voice -

Home aWi Miliz TVS Apache Modifikasi Photos

Manajemen Waktu
2009 July 7 by aWi Suatu hari, seorang ahli Manajemen Waktu berbicara di depan sekelompok mahasiswa bisnis, dan ia memakai ilustrasi yg tidak akan dengan mudah dilupakan para siswanya. Dia mengeluarkan toples berukuran satu galon yang bermulut cukup lebar, dan meletakkannya di atas meja. Lalu ia juga mengeluarkan sekira selusin batu berukuran segenggam tangan, dan meletakkan dengan hati-hati batu-batu itu ke dalam toples. Ketika batu itu memenuhi toples sampai ke ujung atas dan tidak ada batu lagi yang muat untuk masuk ke dalamnya, dia bertanya, Apakah toples ini sudah penuh? Semua siswanya serentak menjawab, Sudah. Kemudian dia berkata, Benarkah? Dia lalu meraih dari bawah meja sekeranjang kerikil. Lalu dia memasukkan kerikil-kerikil itu ke dalam toples sambil sedikit mengguncangguncangkannya, sehingga kerikil itu mendapat tempat diantara celah-celah batu-batu itu. Lalu ia bertanya kepada siswanya sekali lagi, Apakah toples ini sudah penuh? Kali ini para siswanya hanya tertegun, Mungkin belum, salah satu dari siswanya menjawab. Bagus!, jawabnya. Kembali dia meraih ke bawah meja dan mengeluarkan sekeranjang pasir. Dia mulai memasukkan pa sir itu ke dalam toples, dan pasir itu dengan mudah langsung memenuhi ruang-ruang kosong diantara kerikil dan bebatuan. Sekali lagi dia bertanya, Apakah toples ini sudah penuh? Belum! serentak para siswanya menjawab. Sekali lagi dia berkata, Bagus! Lalu ia mengambil sebotol air dan mulai menyiramkan air ke dalam toples, sampai toples itu terisi penuh hingga ke ujung atas. Lalu si ahli Manajemen Waktu ini memandang kepada para siswanya dan bertanya Apakah maksud dari ilustrasi ini? Seorang siswanya yang antusias langsung menjawab, Maksudnya, betapa pun penuhnya

jadwalmu, jika kamu berusaha, kamu masih dapat menyisipkan jadwal lain ke dalamnya Bukan, jawab si ahli, Bukan itu maksudnya. Sebenarnya ilustrasi ini mengajarkan kita bahwa: Kalau kamu tidak meletakkan batu besar itu sebagai yg pertama, kamu tidak akan pernah bisa memasukkannya ke dalam toples sama sekali. Apakah batu-batu besar dalam hidupmu? Mungkin anak-anakmu, suami/istrimu, orang-orang yang kamu sayangi, persahabatanmu, kesehatanmu, mimpi-mimpimu. Hal-hal yg kamu anggap paling berharga dalam hidupmu. Ingatlah untuk selalu meletakkan batu-batu besar tersebut sebagai yg pertama atau kamu tidak akan pernah punya waktu untuk memperhatikannya. Jika kamu mendahulukan hal-hal kecil (kerikil dan pasir) dalam waktumu maka kamu hanya memenuhi hidupmu dengan hal-hal kecil, kamu tidak akan punya waktu berharga yg kamu butuhkan untuk melakukan hal-hal besar dan penting (batu-batu besar) dalam hidup. [diambil dari berbagai sumber di Internet]

Manajemen Waktu Written by Administrator Wednesday, 21 January 2009 08:11 Konsep manajemen waktu sebenarnya sederhana. Anda memilki sejumlah kegiatan untuk dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tantangannya adalah mengelola pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut sedemikian rupa sehingga dapat selesai dengan kualitas yang maksimal dan stress yang minimal. Salah satu alat bantu yang dapat digunakan untuk mengelola waktu adalah penjadwalan.

Strategi Penjadwalan Inti dari penjadwalan adalah kita membuat rencana pemanfaatan waktu. Memang hidup tidak dapat direncanakan rinci tiap detiknya karena begitu banyak hal yang diluar kendali kita. Akan tetapi dengan memilki perencanaan yang baik setidaknya Anda memiliki pola yang jelas untuk mengoptimalkan waktu dan mengurangi peluang anda terlupa untuk suatu aktivitas.

Menyusun jadwal juga memerlukan strategi supaya efektif. Berikut ini adalah strategi yang dapat kita pakai Buat Daftar Kegiatan. Berikut ini adalh hal-hal yang dimasukkan dalam daftar kegiatan. Aktivitas rutin terjadwal. Yakni kegiatan-kegiatan yang rutin dan telah ditetapkan waktu pelaksanaannya. Umumnya kita tidak memilki wewenang mengubah waktu pelaksanaannya atau tenggat waktunya. Contohnya aktivitas ini adalah rapat mingguan dan laporan bulanan. Aktivitas rutin tidak terjadwal. Yakni kegiatan-kegiatan yang rutim dilakukan namun pelaksanaannya bisa diatur sendiri. Misalnya olahraga rutin atau berkumpul bersama teman-teman. Aktivitas insidentil terjadwal. Yakni kegiatan tidak rutin yang bisa jadi waktunya telah ditentukan jauh-jauh hari. Misalnya acara reuni SMA atau pertemuan keluarga. Umumnya aktivitas ini memilki karakteristik penting. Aktivitas insidentil tidak terjadwal. Yakni kegiatan rutin yang waktunya diberitahukan tiba-tiba. Misalnya saja rapat mendadak karena ada situasi harus segera ditangani. Umumnya aktivitas ini memilki karakteristik penting dan mendesak.

Tentukan Skala Prioritas. Untuk mengoptimumkan penggunaan waktu, kita perlu membuat skala prioritas dari stumpuk kegiatan yang harus kita lakukan. Setelah semua kegiatan didaftarkan, golongkan mereka berdasarkan skala prioritas kita. Misalnya anka 1 untuk kegiatan-kegiatan yang dianggap paling penting. Angka 2 untuk kegiatan yang tidak begitu penting dan seterusnya. Suatu kegiatan memilki prioritas tinggi bila: Pihak lain bergantung pada hasil kegiatan tersebut. Tidak dapat diwakilkan. Tidak dapat dijadwal ulang. Akan berdampak buruk jika tidak dilakukan. Kesempatan untuk melakukannya sangat langka.

Perkirakan Waktu untuk Tiap Kegiatan. Waktu yang kita butuhkan untuk setiap kegiatan dapat diperkirakan dari pengalaman-pengalaman kita sebelumnya. Hanya saja

untuk setiap aktivitas kita patut bertanya : Apakah pengerjaannya selama ini sudah efisien? Apakah kita dapat mengerjakannya dengan cepat? Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktivitas itu?

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang belum pernah kita kerjakan, ada baiknya kita memberikan waktu tambahan. Jadi, kalau kita memperkirakan tugas tersebut bisa selesai dalam waktu 2 jam, kita dapat menambahnya setengah jam. Hal ini dapat dipertimbangkan karena memang ada hal-hal tertentu yang memilki tingkat kerumitan tinggi atau berhubungan dengan orang lain. Selain itu kita juga harus realistis dalam memperkirakan waktu pengerjaan. Misalnya saja, rasanya sangat tidak realistis bila anda hanya mealokasikan waktu 15 menit untuk menyusun sebuah proposal yang Anda sendiri belum yakin isinya apa. Alokasikan Waktu. Kegiatan-kegiatan terjadwal tidak bisa kita kendalikan kapan waktu pelaksanaannya. Tetapi kegiatan-kegiatan tidak terjadwal dapat kita selipkan di antara apa yang sudah terjadwal. Sebisa mungkin pilih waktu pelaksanaan yang efektif. Misalnya, untuk pengerjaan sesuatu yang memerlukan konsentrasi tinggi, pilih saat di mana pikiran masih dalam kondisi segar. Evaluasi Penerapan Jadwal. Setelah seminggu berjalan, amati apakah semua aktivitas dapat dilakukan dengan baik? Bila masih banyak tanggung jawab terlalaikan dan banyak waktu terbuang, maka ada kemungkinan jadwal yang kita buat belum efektif. Lakukan revisi yang diperlukan misalnya dengan mengurangi kegiatan dan mempertimbangkan pendelegasian tugas.

Belajar Bilang Tidak. Terkadang untuk mendapatkan kesan positif, kita merasa segan untuk menolak permintaan rekan kerja, terutama atasan. Akan tetapi, kita juga perlu mengetahui batas kemampuan. Bila merasa beban kerja terlalu banyak hingga tidak mungkin memberi hasil yang baik, sebaiknya sampaikan fakta tersebut secara elegan. Anda tidak harus menolak tanggung jawab tersebut, namun Anda bisa saja meminta waktu pengerjaan ekstra atau menawarkan pendelegasian tugas tersebut pada orang lain sembari mengajukan alasan yang logis dan berdasarkan fakta.

Dikutip dari : Sukses dengan Soft Skills, Direktorat Pendidikan Institut Teknologi Bandung.