STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO) PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK MAHASISWA FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA

A. Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) 1. Mahasiswa mengambil formulir KRS di bagian registrasi Fasilkom sesuai jadwal pengisian KRS yang telah ditentukan dalam kalender akademik. Pengambilan formulir KRS harus dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan (tidak boleh diwakilkan). Pada waktu pengambilan formulir KRS, mahasiswa harus menunjukkan bukti pelunasan SPP semester yang akan berjalan berupa kwitansi asli pembayaran di Bank. Jika karena suatu halangan mahasiswa tidak dapat mengambil sendiri formulir KRS, maka mahasiswa yang bersangkutan harus memberi kuasa kepada orang lain dengan surat kuasa bermeterai Rp. 6.000,- (enam ribu rupiah) untuk mengambil KRS. 2. Mahasiswa menandatangani tanda terima KRS yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal pengambilan KRS. 3. Mahasiswa mengkonsultasikan mata kuliah yang akan diambil ke Penasihat Akademik (PA) dengan menunjukkan KHS asli semester terakhir. 4. Mahasiswa mengisi KRS sesuai petunjuk pengisian KRS. 5. Mahasiswa memfotocopy KRS yang telah ditandatangani oleh PA sebanyak 3 (tiga) rangkap. KRS asli dan 1 (satu) lembar salinan untuk bagian registrasi FASILKOM, 1 (satu) lembar salinan untuk PA dan 1 (satu) lembar salinan untuk yang bersangkutan. Penyerahan KRS ke bagian registrasi FASILKOM harus sesuai dengan jadwal pengisian KRS dalam kalender akademik. 6. Mahasiswa menandatangani tanda penyerahan KRS yang berisi NIM, NAMA, Program Studi yang bersangkutan, dan tanggal penyerahan KRS. B. Pemrosesan KRS 1. Petugas registrasi FASILKOM menyusun KRS berdasarkan urutan NIM perangkatan dan dikelompokkan per-program studi. 2. Petugas registrasi FASILKOM menyampaikan KRS ke Petugas Simak paling lambat 2 (dua) hari setelah batas akhir jadwal pengisian KRS dalam kalender akademik. 3. Petugas Simak melakukan pemrosesan data KRS dan selanjutnya menerbitkan Kartu Studi Mahasiswa (KSM). 4. Petugas Simak menyampaikan KSM ke bagian registrasi FASILKOM selambatlambatnya 2 (hari) setelah KRS diterima oleh Petugas Simak. 5. Petugas registrasi FASILKOM mendistribusikan KSM ke masing-masing mahasiswa. Petugas registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel FASILKOM pada foto

000. 6. Jika terdapat kesalahan dalam KSM.(enam ribu rupiah) untuk mengambil formulir KPRS. Mahasiswa mengambil formulir KPRS di bagian registrasi FASILKOM sesuai jadwal pengisian KPRS yang telah ditentukan dalam kalender akademik. Pengisian KPRS dilakukan jika mahasiswa ingin melakukan perubahan terhadap rencana studi dan dilaksanakan sesuai dengan jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik. NAMA. Mahasiswa memfotocopy KPRS yang telah ditandatangani oleh PA sebanyak 3 (tiga) rangkap. Penyerahan KPRS ke bagian registrasi FASILKOM harus sesuai dengan jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik. Pemrosesan KPRS 1. 3. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel Fasilkom pada foto yang telah ditempel pada KSM yang telah diperbaiki. maka mahasiswa yang bersangkutan harus memberi kuasa kepada orang lain dengan surat kuasa bermeterai Rp. Pengambilan formulir KPRS harus dilakukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan (tidak boleh diwakilkan) dengan menunjukkan salinan KRS. D. Mahasiswa mengisi KPRS sesuai petunjuk pengisian KPRS. Petugas registrasi FASILKOM menyusun KPRS berdasarkan urutan NIM perangkatan dan dikelompokkan per-program studi. 2. Mahasiswa mengkonsultasikan mata kuliah yang akan diambil ke Penasihat Akademik (PA) dengan menunjukkan KHS asli semester terakhir dan foto copy KRS. dan tanggal pengambilan KPRS. Petugas registrasi FASILKOM menyampaikan KPRS dan KSM asli ke Petugas Simak paling lambat 2 (dua) hari setelah batas akhir jadwal pengisian KPRS dalam kalender akademik. Pengisian Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS) 1. KSM asli dan 1 (satu) lembar salinan untuk bagian registrasi FASILKOM. petugas bagian registrasi FASILKOM segera menyampaikan ke petugas Simak. Mahasiswa menandatangani tanda terima KPRS yang berisi NIM. . Petugas Simak akan memperbaiki KSM dan mengganti dengan KSM yang baru.yang telah ditempel pada KSM apabila tidak ada kesalahan dalam KSM. dan tanggal penyerahan KPRS dan KSM. Program Studi yang bersangkutan. NAMA. 5. KPRS asli.. 1 (satu) lembar salinan untuk PA dan 1 (satu) lembar salinan untuk yang bersangkutan. 2. Program Studi yang bersangkutan. 4. Mahasiswa menandatangani tanda penyerahan KPRS dan KSM yang berisi NIM. Jika karena suatu halangan mahasiswa tidak dapat mengambil formulir KPRS. 6. maka mahasiswa yang bersangkutan harus melapor ke petugas bagian registrasi FASILKOM dengan membawa KSM dan salinan KRS. C. Perbaikan KSM dilakukan dalam masa pengisian KPRS. 6.

4. 5. 2. 5. Petugas Registrasi FASILKOM memeriksa kesesuaian pengisian DPNA dengan petunjuk. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel FASILKOM pada foto yang telah ditempel pada KSM yang telah diperbaiki. Petugas Simak segera memproses DPNA dan menerbitkan KHS. 3. E. 1 (satu) lembar salinan untuk dosen pengasuh mata kuliah dan 1(satu) lembar untuk jurusan/program studi serta 1 (satu) lembar untuk diumumkan. . Jika terdapat kesalahan dalam KSM. selanjutnya menyampaikan KHS ke Petugas Registrasi FASILKOM paling lambat 4 (empat) hari sebelum dimulainya masa pengisian KRS. Petugas Registrasi FASILKOM mendistribusikan KSM ke masing-masing mahasiswa. F. Prosedur Perbaikan KHS 1. Prosedur Pengisian DPNA dan Penerbitan Kartu Hasil Studi (KHS) 1. Petugas Simak menyampaikan KSM ke bagian registrasi FASILKOM selambatlambatnya 2 (hari) setelah KPRS diterima.3. Petugas Simak menerbitkan DPNA dan mendistribusikannya ke bagian Registrasi FASILKOM paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum dimulainya ujian akhir semester sesuai kalender akademik. Petugas Simak melakukan pemrosesan data KPRS dan selanjutnya menerbitkan Kartu Studi Mahasiswa (KSM). Apabila terdapat kesalahan pada penghitaman bulatan nilai maka perbaikan DPNA harus dilakukan oleh dosen pengasuh mata kuliah. 2. 4. DPNA asli untuk Pusat Registrasi FASILKOM. G. maka mahasiswa yang bersangkutan harus datang sendiri ke Pusat Registrasi FASILKOM dengan membawa KSM dan salinan KPRS. DPNA difotocopy 3 (tiga) rangkap. Petugas Registrasi menarik kembali KHS Asli dari mahasiswa bersangkutan. DPNA yang telah diisi lengkap oleh dosen pengasuh mata kuliah sesuai dengan petunjuk pengisian disampaikan ke Petugas Registrasi FASILKOM sesuai kalender akademik atau sesuai jadual yang telah ditentukan oleh Program Studi. Petugas Registrasi FASILKOM membubuhkan cap stempel PIK pada foto yang telah ditempel pada KSM apabila tidak ada kesalahan dalam KSM. Petugas akan memperbaiki KSM dan mengganti dengan KSM yang baru. Petugas Registrasi FASILKOM mendistribusikan DPNA ke masing-masing dosen pengasuh mata kuliah menjelang pelaksanaan ujian akhir semester mata kuliah yang diasuhnya. Prosedur Penerbitan Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA) 1. Petugas Registrasi FASILKOM menyampaikan DPNA ke Petugas Simak paling lambat 4 (empat) hari setelah jadwal penyerahan DPNA ke Petugas Registrasi FASILKOM yang ditetapkan di dalam kalender akademik.

Pusat Simak segera memproses perbaikan dan menerbitkan KHS yang benar. 5. H. 3. Pengolahan Daftar Kumpulan Nilai (DKN) dan Transkrip Nilai Akademik (TNA) 1. Petugas Simak segera menerbitkan TNA dan ditandatangani oleh Ketua Program Studi dan Dekan Fakultas serta disampaikan kepada alumni pada saat pelaksanaan wisuda. Bila terdapat data nilai yang salah. Mahasiswa memvalidasi DKN yang terima pada saat itu juga sesuai dengan KHS asli dari semester 1 sampai dengan semester terakhir. Petugas Registrasi menyiapkan keabsahan berkas untuk diperiksa oleh pimpinan jurusan/program studi. Setelah mahasiswa mengikuti ujian akhir program dan dinyatakan lulus. Petugas Registrasi menyampaikan nilai ujian akhir program/tugas akhir dan DKN ke Petugas Simak selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah mahasiswa dinyatakan lulus dengan berita acara hasil ujian akhir. Bagi mahasiswa yang akan mengusulkan beasiswa/kepentingan lainnya dapat meminta penerbitan DKN.2. 4. 2. Pengusulan berkas perbaikan KHS ke Petugas Registrasi selambat-lambatnya 2 (dua) haris sebelum dimulainya pengisian KRS semester berikutnya. maka Petugas Simak langsung memperbaiki DKN tersebut. Mahasiswa yang akan mengikuti ujian akhir program diharuskan memiliki DKN yang diterbitkan oleh Petugas Simak dengan menunjukkan KSM Semester terakhir. Petugas Registrasi menyampaikan berkas ke Petugas Simak dengan melampirkan salinan DPNA Mata Kuliah dan KHS asli tersebut. 3. 4. .