Anda di halaman 1dari 7

A.

Definisi Kearsipan Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkannya sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai: setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto dan lain sebaginya. Secara etimologi (Ilmu asal usul kata) ARSIP berasal dari bahasa yunani yaitu ARCHEA kemudian berubah menjadi ARCHEON yang berarti catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah. Dan FELUM (latin) berarti bendel/kumpulan dari warkat atau dokumen. Bukti-bukti kegiatan kantor didalam Ilmu Kearsipan dinamakan arsip. Proses pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip disebut dengan kearsipan atau filling. Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. Sedangkan menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien.

B. Fungsi Kearsipan Fungsi / Tujuan Kearsipan: 1. Menjaga keselamatan bahan (dokumen/warkat) pertanggungjawaban. 2. Menyimpan warkat secara sistematis. 3. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. 4. Menjaga/memelihara kelestarian dan kerahasian arsip. 5. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja;

Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun;

Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2.

Arsip statis. Merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

C. Peranan Kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan

pengendalian setepat-tepatnya.

D. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggung jawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. 1. Bagi instansi pencipta, Kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi

pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. 2. Bagi kehidupan kebangsaan, Kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui : 1. Jenis arsip yang dimiliki. 2. Dimana mereka disimpan. 3. Dan besarnya arsip yang dimiliki.

E. Tahap Daur Hidup Arsip Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu: 1. Tahap Penciptaan (Record Creation) Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam - macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya. 2. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya. Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. 3. Tahap Penggunaan (Used) Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya. Penataan arsip pada tahap ini akan sangat berpengaruh terhadap proses penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu: Mail handling (Pengurusan Surat) Filling (Penataan Berkas) Retrievel (penemuan kembali)

4. Tahap Penyusutan / Istirahat Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi: Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan Pemusnahan arsip Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI

Referensi :
http://www.scribd.com/doc/40698106/MANAJEMEN-KEARSIPAN http://www.manajemenn.web.id/2011/04/manajemen-kearsipan.html http://elqorni.wordpress.com/2012/03/09/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-perananpenting-dari-kearsipan/ http://arsipkotaprobolinggo.blogspot.com/2009/03/manfaat-tata-kearsipan-pada-eramodern.html http://ict.unimed.ac.id/belajarbareng/repositori/fe/administrasi-perkantoran/152-peranankearsipan.html http://www.duniaarsip.com/penggolongan-arsip-berdasarkan-fungsinya.html http://arsipdandok.blogspot.com/2009/07/pengantar-kearsipan-dan-dokumentasi.html http://www.pemalangkab.go.id/perpusarda/indexmenu.php?isi=artifungsiarsip.php

http://duniaarsip.com/pengertian-arsip-dan-kearsipan-menurut-uu-nomor-43tahun-2009.html

Anda mungkin juga menyukai