Anda di halaman 1dari 93

DAFTAR ISI

BAB I INTRODUCTION TO ACCURATE 01

BAB II CREATING COMPANY DATA 13

BAB III ACCOUNTS PAYABLE 48

BAB IV ACCOUNTS RECEIVABLE 66

BAB V GENERAL LEDGER 85

BAB VI CASH & BANK 88

BAB I Introduction to Accurate


I. PROFIL ACCURATE
Accurate adalah software asli Indonesia yang diproduksi oleh PT. Cipta Piranti Sejahtera (CPSSoft), Jakarta. Pertama kali diluncurkan untuk pasar industri kecil dan menengah pada bulan November 1999, kini Accurate telah berkembang hingga versi 3.0 yang menggunakan interbase, sebuah database client/server yang bisa menampung lebih dari 80 concurrent user. Pada Accurate Ver 3.0, terdapat enam modul yang terintegrasi secara terpadu, yaitu : 1. Modul buku besar (General Ledger) 2. Modul persediaan (Item & Inventory) 3. Modul pembelian dan hutang dagang (Purchase and Account Payable) 4. Modul penjualan dan piutang dagang (Sales and Account Receivable) 5. Modul kas dan bank (cash bank) 6. Modul aktiva tetap (Fixed Assets) Selain modul-modul di atas, Accurate Ver 3.0 mempunyai beberapa modul yang lain yang merupakan kelebihan dibanding software lainnya, antara lain : Menggunakan tipe database client/server. Versi dua bahasa (yang dapat diganti dari regional option). Untuk regional option dengan pilihan Indonesian (Menu Start Settings Control Panel Regional Settings Indonesian) maka Accurate tampil dengan bahasa Indonesia, namun jika pada regional option lokasi yang dipilih selain Indonesia maka otomatis tampilannya dalam bahasa Inggris. Penambahan formulir sales order (SO) dan purchase order (PO). Selain formulir yang disediakan oleh software Accurate, pengguna dapat juga menambah dan mengatur sendiri tampilan SO dan PO sehingga menarik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Penambahan modul fixed asset. Penambahan form direct payment. Multi Proyek dan Departement Perhitungan realize/unrealize gain or loss on foreign exchange. Accurate secara otomatis akan menyajikan hasil dari penjabaran selisih kurs dalam bentuk mata uang lokal. Perhitungan pajak yang telah disesuaikan dengan Ketentuan Umum Perpajakan (KUP) yang berlaku di Indonesia.

Penambahan modul Rekonsiliasi Bank. Serta banyak penambahan report lainnya. Software Accurate memiliki kemudahan dalam penggunaannya bagi pemakai karena beberapa hal : 1. User friendly 2. Multi user Accurate dapat digunakan oleh beberapa user sekaligus. Jadi beberapa user dapat memasukkan transaksi penjualan di komputer A, transaksi pembelian di komputer B, dan seterusnya. Walaupun input data dilakukan di komputer yang berbeda-beda, tetapi data yang diolah tetap berada di satu komputer server, sehingga laporan keuangan yang dihasilkan dapat lebih terintegrasi. Masing-masing user diberi kewenangan dan password sendiri, untuk mengakses kegiat-annya. 3. Multi currency Fungsi ini akan sangat mendukung pemakaian lebih dari satu jenis mata uang dalam transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun mata uang yang digunakan untuk transaksi bermacam-macam, tetapi laporan keuangan tetap disajikan dalam satu mata uang. Sehingga setiap perubahan kurs harus dicatat. Dalam materi pembahasan Accurate, Anda akan mendapati istilah-istilah berikut ini: Base Currency Prime Currency Local Currency Foreign Currency Exchange Rate Realize Gain/Loss Unrealize Gain/Loss 4. Multi taxes Accurate dapat menghitung tarif pajak penjualan sekaligus faktur standar dan faktur komersial sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku di Indonesia. Anda dapat membuat daftar pajak sebanyakbanyaknya, tetapi yang dapat dikenakan untuk item (persediaan maksimal 3 jenis pajak) dan untuk customer (maksimal 2 jenis pajak). Daftar pajak dapat dibuat dengan menu Tables Other List Taxes. Pajak muncul pada dokumen faktur pembelian (purchase invoice), faktur penjualan (sales invoice), data item dan customer. Mata uang pokok yang digunakan. Pada umumnya base currency = local currency. Misalnya : Rupiah. Mata uang yang disepakati untuk dipergunakan dalam melakukan suatu transaksi. Mata uang di negara tempat perusahaan menjalankan usahanya. Semua mata uang asing selain mata uang lokal. Nilai tukar prime currency terhadap base currency. Laba/rugi akibat direalisasikan. Laba/rugi akibat direalisasikan. selisih selisih kurs kurs yang yang sudah belum

5. Multi warehouse Adanya fasilitas penyimpanan barang dalam beberapa gudang, memudahkan pengguna untuk mengkontrol jumlah fisik barang yang ada di gudang dan perpindahan barang antar gudang. Accurate memberikan default untuk gudang dengan nama gudang centre, Anda dapat menambahkan dengan nama gudang lain, seperti konsinyasi, atau nama lain sesuai dengan kondisi perusahaan. 6. Integrated system Memudahkan untuk membuat hubungan antar modul yang diinginkan. 7. Job costing (manufacturing) 8. Grouping Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan beberapa komponen barang men-jadi satu paket yang dapat dijual secara langsung. 9. Multi salesman 10. Multi edit Fasilitas ini hanya dapat digunakan oleh supervisor, untuk melakukan edit terha-dap transaksi yang telah dimasukkan. 11. Fixed asset Pada modul ini Anda dapat mencatat data aktiva tetap, rekening penyusutan, tarif penyusutan, metode penyusutan, dan golongan penusutan menurut UU Per-pajakan, serta dapat mengetahui beda sementara antara perhitungan penyusutan menurut akuntansi dengan penyusutan aktiva tetap menurut UU perpajakan.

II. MEMULAI PROGRAM ACCURATE


Langkah-langkah untuk menjalankan software Accurate: 1. Klik menu Start Program CPSSoft Accurate V3 Accurate. 2. Setelah itu, akan muncul tampilan jendela : Welcome to Accurate Create New Company : membuat data baru. Open existing company : untuk membuka data yang telah ada dalam file. Open last company : untuk membuka data yang telah dikerjakan sebelumnya. Explore sample company : untuk membuka perusahaan contoh yang telah disediakan oleh penyedia program.

Jika jendela yang muncul berupa jendela login seperti berikut ini: Anda dapat masuk terlebih dulu dengan user dan password :supervisor. Setelah hal ini Anda lakukan, Anda akan masuk pada database perusahaan tertentu, bukan pada database perusahaan yang baru. Ini terjadi karena pengguna Accurate sebelum Anda mengklik tanda pada kotak preference untuk pilihan Open last company. Untuk mengatasi hal ini, silakan pilih Pull-Down Menu : Edit Preference Company uncheck kotak Open last company. Langkah selanjutnya, pada menu File pilih New Company, akan muncul kotak Create New Company seperti di bawah. 3. Pilih Create New Company. Pilih Local

Local : database akan disimpan pada area komputer lokal/komputer yang digunakan. Remote : database disimpan pada komputer lain yang dihubungkan dengan jaringan. Jika kita memilih Remote maka di sebelah kanan remote akan muncul nama server jaringan.
Untuk memudahkan pemberian nama pada database yang bersangkutan, klik command button yang bergambar tiga titik, sehingga muncul jendela New Com-pany Database.

Perhatikan langkah penyimpanan dan di mana Anda menyimpan database PT. Sigma Karunia

4. Simpan database dengan nama PT Sigma Karunia_NPM Mhs Open. Jendela Create Database akan kembali muncul dengan File Name berisi nama database kita. Klik OK dan tunggu beberapa saat.

5. Setelah proses pembuatan database selesai seratus persen, maka Anda dapat login dengan menggunakan User ID : SUPERVISOR dan Password : supervisor (tidak masalah apakah huruf kapital atau bukan). Klik OK.

Setelah tahap-tahap tersebut dilakukan, maka tampilan yang akan muncul adalah : Nama Perusahaan/Database, Pull-Down Menu, Reminder dan Menu Explorer. Pada Accrate V3 ini, Anda dapat memindahkan Menu Explorer dari sisi kiri, seperti yang terlihat pada tampilan berikut, ke sisi kanan, atas maupun bawah. Selain itu, Anda juga dapat mengubah warna tampilannya sesuai preferensi Anda.

A. Pull-Down Menu
(Petunjuk : klik, periksa setiap menu dan lihat penjelasannya di bawah)

1. File Dalam menu file ini terdapat beberapa sub menu, yaitu : a. New Company : untuk membuat file perusahaan baru. b. Open / Login : untuk membuka data file yang telah dibuat sebelumnya. c. Close / Log Off : untuk menutup data file yang sedang dibuka. d. Save as alias : untuk menyimpan dengan nama lain sekaligus memberikan nama untuk shortcut, sehingga data Anda dapat dibuka dengan cepat. e. Back-up : untuk menyimpan database Anda ke dalam suatu file back up (*.gbk). File ini merupakan file yang telah dipadatkan (compress) sebagai antisipasi pe-nyelamatan data jika terjadi kerusakan pada database. f. Restore : untuk menggunakan kembali data yang telah diback-up sebelumnya. g. Repair : untuk membetulkan file yang rusak. h. Upgrade from version 1: untuk accurate ver.1. melakukan penyesuaian dari file

i. Import company : untuk mengambil data dari Accurate versi sebelumnya, ataupun dari perusahaan lain. Selain itu di submenu ini Anda dapat membatalkan perintah import yang telah dibuat. j. Exit : untuk keluar dari program Accurate. 2. Setup: a. Company Info : untuk melakukan penggantian pada data perusahaan yang telah dibuat sebelumnya. b. Preferences : untuk mempermudah Anda dalam mengatur fungsi Accurate agar sesuai dengan keperluan dan keinginan Anda. c.User Profile : User Profile digunakan untuk menambah atau meng-edit user, juga untuk membatasi kegiatan yang dapat dilakukan oleh user. Menu ini hanya bisa diakses oleh user dengan level Admin. d. Change Password : untuk melakukan penggantian password. e.Quick Setup : fasilitas Accurate untuk membuat file perusahaan baru secara cepat. f. Form Template : adalah daftar kumpulan semua template yang sudah ada di Software Accurate, misal: template Sales Order, Sales Invoice, dan sebagainya.

3. List Dalam menu ini disimpan semua tabel yang telah dibuat. Tabel ini sebenarnya da-pat dikelompokkan menjadi 4 bagian, yaitu : a. Customers dan transaksi penjualan. b. Vendor dan transaksi pembelian. c. Currencies, General Ledger dan Other List. d. Item dan Inventory. 4. Activities Terbagi dalam 6 kelompok transaksi : a. Transaksi Penjualan (Sales) dan Penerimaan Piutang (Cash Receipt). b. Transaksi Pembelian (Purchase) dan Pembayaran Utang (Make Payment). c. Transaksi Pembayaran Langsung (direct payment), Jurnal Umum, Job Costing dan pembuatan Aktiva Tetap Baru. d. Transaksi Persediaan (Inventory) adjustment, grouping, warehouse dan transfer. e. Transaksi Periodik akhir bulan dan reminder. f. Aktivitas lainnya untuk menampilkan Menu Explorer dan kalkulator. 5. Reports Untuk membuat dan memilih penampilan format laporan agar sesuai dengan ke-inginan pengguna. 6. Windows Untuk memilih tampilan dari Menu Explorer dan Reminder (jika ada). Apakah berbentuk tile, cascade, atau kedua menu tersebut tidak ditampilkan sama sekali (close all). 7. Help Untuk melihat penjelasan dari setiap menu yang terdapat dalam Accurate.

B. Menu Explorer

Sebenarnya Menu Explorer merupakan shortcut dari Menu Activities. Ini dibuat untuk memudahkan Anda dalam memproses dan mencatat transaksi / data, sehingga Anda tidak perlu mencarinya satu per satu pada Menu Activities. Jika Anda tidak membu-tuhkan atau tidak sengaja menutup Menu Explorer ini, Anda tetap dapat menampak-kannya kembali dengan alternatif berikut (pilih salah satu) : 1. Klik Pull-Down Menu : Activities Other Explorer 2. Klik tombol Ctrl + A secara bersamaan.

C. Reminder

Jendela ini berfungsi sebagai pengingat untuk transaksi tertentu yang akan terjadi atau harus Anda lakukan. Untuk database baru yang Anda buat, menu reminder masih kosong. Biasanya menu ini memberikan fasilitas pengingat untuk : Item Reorder Payable Due Receivable Due Payable Discount Due : Barang-barang apa saja yang mencapai jumlah minimum dan harus dipesan lagi. : Hutang dagang yang outstanding dan sudah jatuh tempo. : Piutang dagang yang outstanding dan sudah jatuh tempo. : Diskon untuk pembayaran hutang dagang yang hampir mencapai batas waktu.

Reminder akan selalu muncul setiap kali Accurate dibuka, karena sudah diatur sebelumnya (default). Jika Anda tidak sengaja menutupnya dan ingin agar menu ini aktif kembali, Anda dapat mengaktifkannya dengan 2 alternatif : 1. Klik Activities 2. Klik Ctrl + R. Sedangkan jika Anda tidak ingin jendela tersebut tampil maka dapat ditutup (x) atau ikuti langkah-langkah berikut : 1. Melalui Menu : Setup Preference Reminder. Periodic Reminder.

2. Uncheck Every time Accurate starts dan OK.

D. Preferences
Biasanya sebuah perusahaan memiliki kebijakan khusus terhadap aktivitas komersial perusahaan. Oleh karenanya, Accurate menyediakan fasilitas preferences sehingga pengguna dapat mengatur ketentuan-ketentuan yang menjadi aturan baku dalam pemrosesan transaksi oleh Accurate. Preferences dapat diakses melalui Pull-Down Menu : Setup Preferences, muncul jendela Preference.

Backup on close : setiap kali aplikasi ditutup maka Accurate akan menyarankan untuk mem-backup data terakhir yang dikerjakan. Klik kotak ini. Confirm before exit : meyakinkan pilihan Anda untuk keluar dari aplikasi. Konfir-masi ini sangat berguna bila tanpa sengaja Anda mengaktifkan perintah keluar. Klik kotak ini.

Open last company : jika ini dicek maka pada saat start-up, perusahaan yang muncul adalah yang terakhir kali dibuka ketika menutup aplikasi. Namun jika Anda menutup semua perusahaan saat keluar dari aplikasi maka pada saat start-up yang muncul adalah jendela Welcome to Accurate. Jangan di-klik. Show purchase & sales price in item history : harga beli dan harga jual akan muncul pada item history. Klik kotak ini. Retained Earning Account : jumlah saldo akhir tahun secara otomatis dijurnal ke akun ini oleh Accurate. Selanjutnya klik OK.

Languange : pilih English Date format : pengaturan letak tanggal, tanggal / bulan / tahun (dd/mm/yyyy) atau bulan / tanggal / tahun (mm/dd/yyyy). Pilih (dd/mm/yyyy). Inventory Costing Method : ada dua pilihan FIFO atau AVERAGE. Untuk PT. Sigma Karunia, pilih FIFO. Multi Warehouse : fungsi ini dipakai untuk mengaktifkan menu multi Warehouse. Jika menu ini aktif, Anda dapat membuat beberapa gudang yang saling berhubungan. Menu yang diaktifkan antara lain: Create Warehouse, Table Item by Warehouse, Form Transfer Item, dan lain-lain. Klik kotak ini. Warehouse qty can < 0 : jika Anda mengaktifkan fungsi ini, maka kuantitas inventory dalam suatu gudang, bisa berjumlah kurang dari 0. Non aktifkan fungsi ini. Multi Unit : jika pilihan ini diaktifkan, maka Anda dapat melakukan transaksi item dalam 3 unit (maksimal) yang berbeda-beda misal dalam pcs, lusin, kotak. Klik kotak ini. Use Salesman : apabila Anda memberi tanda cek pada kotak ini, maka setiap mengisi Sales Invoice, Anda harus memasukkan nama salesman yang melakukan penjualan tersebut. Jangan di-klik. Use Audit Trail : jika Anda mengaktifkan pilihan ini, maka setiap transaksi yang menghasilkan jurnal akan dicatat perubahan apa saja yang terjadi. Jika jumlah transaksi semakin besar audit trail akan sedikit memperlambat pemrosesan transaksi oleh Accurate. Klik kotak tersebut. Cost & Profit Center : menggunakan fasilitas Cost & Profit Center. Jangan di-klik. Multi Department : menggunakan Departement lebih dari satu Multi Project : menggunakan Proyek lebih dari satu Selanjutnya klik OK.

10

(Petunjuk : untuk saat ini tidak perlu Anda isi dahulu, karena baru dapat Anda isi setelah Anda memiliki Chart of Account dan currency.) Untuk setiap currency, Anda harus menentukan default account-nya (akun baku yang menjadi muara dari setiap perubahan saldo currency yang bersangkutan). Misalnya : untuk mata uang USD, maka default account untuk hutang dagangnya adalah Account Payable-USD. Pilihlah account dengan tipe tertentu untuk setiap default sebagai berikut : Account Payable Account Receivable Sales Discount Purchase Discount Realize Gain or Loss Unrealize Gain or Loss : tipe Account Payable : tipe Account Receivable : tipe Revenue/Other Income : tipe COGS : tipe Expense/Other Expense : tipe Expense/Other Expense

Nomor Akun dapat diisikan setelah kita menyusun chart of account PT Sigma Karunia pada BAB ini.

(Petunjuk : untuk saat ini tidak perlu Anda isi dahulu, karena baru dapat Anda isi setelah Anda memiliki Chart of Account.) Berguna untuk mempermudah Anda yang melakukan pembelian/penjualan berbagai jenis barang dalam jumlah banyak. Isi dahulu Item Default Account ini. Hal ini akan mempercepat dalam pembuatan data item baru agar tidak perlu mengubah GL Account item tersebut. Untuk setiap default, pilih akun dengan tipe berikut : Inventory Sales Sales Return Item discount COGS Expense Unbilled Goods : tipe Inventory : tipe Revenue/Other Income : tipe Revenue/Other Income : menampung discount item di setiap transaksi Sales Invoice & Sales return. : tipe COGS : tipe Expense/Other Expense : tipe Other Current Liability, hanya untuk tipe inventory part yang belum dijadikan sebagai tagihan.

Purchase Return : tipe Inventory

11

Template ini digunakan untuk menentukan banyaknya lembar/lampiran yang akan dicetak untuk Faktur Pajak Standart, apakah hanya akan dicetak satu lembar atau tiga lembar berturut-turut dengan diberikan nomor halaman pada bagian atas kanan.

Telah dijelaskan sebelumnya. Beri tanda pilih remin-der setiap 5 hari sebelumnya.

pada semua list yang ada dan

Digunakan untuk menentukan karakter invoice dan item yang bagaimana yang dapat diretur. All Sales Invoice: seluruh sales invoice yang dapat diretur. Klik fungsi ini. Outstanding Invoices: hanya invoice yang belum lunas-lah yang dapat diretur. Can enter any item in Sales Return: dapat memasukkan semua item yang akan di-retur, memilihnya dari kolom item no. (kecuali yang suspended). All Purchase Invoice: seluruh sales invoice yang dapat diretur. Klik fungsi ini. Show cost information: memberikan informasi mengenai harga pokok penjualan dari item yang di-retur. dengan

Tips khusus untuk Anda yang bisa digunakan untuk menyimpan file Accurate di winzip : Exit Backup Cari file, ditempat Anda menyimpan di awal setup <jangan sampai lupa ya..> Klik kanan pada file Anda, Pilih : Add to <nama file Anda>.zip Silakan save ke disket, file Anda sudah diperkecil

12

BAB II Creating Company Data


PT Sigma Karunia Jl. Alam Segar Nan Damai No. 25 Jakarta Selatan

I. PT SIGMA KARUNIA
Setelah sekilas mengenal langkah-langkah memulai software Accurate dan membuat file baru (*.gdb) dalam komputer, Anda dapat mengisi berbagai informasi mengenai perusahaan yang telah Anda buat melalui menu Quick Set-up. Quick Set-up merupakan fungsi Accurate yang bertujuan memudahkan Anda, para pengguna untuk mengisi informasi yang diperlukan. Kelemahan penggunaan Menu ini adalah tampilan yang ada dalamnya tidak detail. Jika Anda ingin memasukkan data lain yang Anda rasa perlu agar lebih detail, Anda dapat mengisikan masing-masing form. Dengan demikian, informasi yang Anda masukkan menjadi lengkap dan hal-hal yang penting ada dalam Accurate tidak terlewat. Dalam dunia bisnis, biasanya Quick Set-up ini digunakan untuk perusahaan yang belum memiliki pembukuan yang baik dan rapi. Pada modul ini selain menggunakan Quick Set-up Anda juga memasukkan data langsung pada setiap form. Berikut adalah langkah-langkah pengisian dalam form Quick Set-up : 1. Klik Pull-Down Menu: Setup sebagai berikut Quick Setup, akan muncul tampilan

13

2. Maintain-lah data-data perusahaan pada tab currency dan company info. Tab Currency: Fungsi ini dapat Anda gunakan untuk me-maintain jenis mata uang yang akan digunakan dalam transaksi. Masukkan data berikut ini: Currency Name IDR USD Exchange Rate 1 8.500 Country Indonesia USA Symbol Rp US $

Tab Company Period Information: Pada tab ini terdapat informasi mengenai nama perusahaan, alamat dan tahun fiskal dapat diisi ulang. Isikan data perusahaan sebagai berikut : Company Name Address Start Date (isikan tanggal cut off*) : PT Sigma Karunia : Jl Alam Segar Nan Damai No.25 : 31/12/2004

Cut off merupakan merupakan tanggal pertama kali di mana Anda menggunakan software Accurate.

Perlu diketahui pula bahwa PT Sigma Karunia merupakan perusahaan dagang dengan spesialisasi melakukan beli-jual AC (air conditioner), namun PT Sigma Karunia juga melayani jasa reparasi AC sehingga juga melakukan aktivitas sebagai perusahaan jasa.

14

Company Info juga dapat dilihat melalui Pull-Down Menu : Setup Company Info. Dalam tab ini juga terdapat istilah-istilah lain yang penting untuk Anda ketahui, di antaranya : Fiscal Year tahun tutup buku pajak. Default Period biasanya terisi otomatis sesuai dengan bulan pada desktop komputer Anda. Namun, dapat Anda isikan default bulan yang lain (biasanya bulan awal periode). Warn if Before peringatan yang diberikan oleh Accurate jika transaksi yang Anda masukkan tanggalnya di luar range bulan before dan after Error if Before fungsinya hampir sama dengan Warn if Before, tetapi tidak ada peringatan lagi. Jadi, langsung dikonfirmasikan bahwa transaksi Anda tidak dapat dilanjutkan selain periode yang telah ditetapkan antara before dan after. Default Currency Isikan currency standar (default) yang akan digunakan sebagai standar laporan keuangan. Tab Tax Form serial Number Tax Registration Number Taxable Company Taxable Companys Date Type KLU (Kode Lapangan Usaha) : 154823128318192 : 12.238.315.04.333.222 : 12.238.315.04.333.222 : 30 Januari 2004 : Retail : (kosongkan dahulu)

II. CHART OF ACCOUNTS (REKENING PERUSAHAAN)


Anda dapat membuat Chart of Account melalui alternatif berikut ini : 1. Pull-Down Menu : pilih List Chart of Accounts, atau

15

2. Menu Explorer : pilih General Ledger

Chart of Accounts.

Dari salah satu prosedur di atas akan tampil jendela Chart of Accounts.

Menu Bar yang tersedia : New Edit Delete Filter Print Find : Membuat akun baru. : Mengubah akun yang telah ada. : Menghapus akun yang pernah ada. : Mencari akun dengan kriteria tertentu. : Menampilkan ke layar / mencetak kertas. : Menemukan akun tertentu, dapat berdasarkan <Account No>, <Account Name>. Misal akun 1101 adalah Cash & Bank IDR, maka saat diketik 1101 pada kolom <Account No>, otomatis akun yang bersangkutan akan disorot.

A. Menambah Akun
Untuk menambahkan akun baru, Anda dapat langsung masuk ke jendela Chart of Account, kemudian memilih sub menu New. Namun sebelum memasukkan data akun baru dan opening balance tiap akun untuk PT. Sigma Karunia, ubah terlebih dahulu beberapa data dalam Company Info seperti: Fiscal Year (menjadi 2004) dan interval peringatan (Warn if Before). Hal ini perlu Anda lakukan karena ada beberapa saldo awal akun-akun per tanggal 31 Desember 2004 yang harus Anda masukkan. Anda dapat mengubah Company Info ini melalui Pull-Down Menu : Setup Company Info Accounting period. Dari sini, ubah data yang perlu menjadi seperti tampilan di bawah :

16

Pada jendela Chart of Accounts Klik New dan muncul jendela New Account. Isikan data yang terkait dengan akun yang akan Anda buat. Di bawah ini ada dua contoh data akun baru : Cash & Bank IDR (no. akun 1101), Cash IDR (no. akun 1101.01), di mana Cash IDR menjadi akun anak untuk Cash & Bank IDR.

Account Type

: Tipe dari akun yang akan dimasukkan. Accurate memberikan 15 tipe akun antara lain : Cash / Bank, Account Payable, Revenue, dan sebagainya : Isikan dengan no. akun (max. 20 karakter). : Nama dari akun (max. 60 karakter). : Nama akun yang menjadi parent dari akun yang Anda buat, misal akun cash adalah anak dari akun current asset, maka isi sub account of dengan current asset. : Isikan dengan tanggal saldo tersebut terjadi. (Dalam hal ini di akhir tahun 2004 = awal tahun 2005)

Account No Name Sub Account of

As of

B. Mengisi Saldo Awal


Saldo awal tiap akun dapat dimasukkan langsung, tetapi hal itu tidak berlaku untuk lima hal di bawah karena harus melalui penggunaan menu tertentu : 1. Account Payable, masukkan melalui data vendor. 2. Account Receivable, masukkan melalui data customer. 3. Inventory, masukkan melalui data item. 4. Aktiva Tetap, masukkan melalui Fixed Asset List. 5. Akumulasi Penyusutan, saat Period End.

17

LATIHAN Tambahkan akun-akun berikut dalam data PT. Sigma Karunia.


PARENT & CURRENCY IDR 1101 1101 1101 IDR IDR IDR USD 1102 1102 USD USD IDR IDR 1104 1104 IDR USD 4.000 5.200 60.000.000 55.000.000 75.000.000 OPENING BALANCE

NO. 1101 1101.01 1101.02 1101.03 1102 1102.01 1102.02 1103 1104 1104.01 1104.02 1105 1106 1107 1107.01 1107.02 1108 1200 1200.01 1200.02 1200.03 1200.04 1250 1250.01 1250.02 1250.03 2101 2102 2102.01 2102.02

NAME Cash & Bank IDR Cash IDR BRI IDR Permata IDR Foreign Currency Cash USD Citibank USD Account Receivable Advanced Purchase Advanced Purchase IDR Advanced Purchase USD Inventory Supplies Prepayment Prepaid Rent Prepaid Insurance PPN Masukan Fixed Assets-at Cost Land Building Equipment Vehicle Accumulated Deprec. Acc. Deprec. Building Acc. Deprec. Equipment Acc. Deprec. Vehicle Account Payable Advanced Sales Advanced Sales IDR Advanced Sales USD

TYPE Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Cash/Bank Acct. Receivable Acct. Receivable Acct. Receivable Acct. Receivable Inventory Inventory Other Cur. As. Other Cur. As. Other Cur. As. Other Cur. As. Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Fixed Asset Accum. Depr. Accum. Depr. Accum. Depr. Accum. Depr. Acct. Payable Acct. Payable Acct. Payable Acct. Payable

1107 1107

1200 1200 1200 1200

1250 1250 1250 IDR IDR 2102 2102 IDR USD

18

NO. 2103 2103.01 2103.02 2103.03 2103.04 2104 2104.01 2104.02 2104.03 2105 3100 3300 4000 4000.01 4000.02 4000.03 4001 4001.01 4001.02 4001.03 5000 5001 5002 6001 6001.01 6001.02 6002 6002.01 6002.02 6002.03 6003 6003.01 6003.02 6003.03

NAME Tax Payable PPN Keluaran PPnBM PPh 21 PPh 22 Accrued Payable Interest Payable Salaries Payable Utilities Payable Other Current Liabilities Common Stock PIC - Common Stock Sales Sales Component Sales Paket Services Income Sales Return & Disc. Sales Return Component Sales Return Paket Services Return Cost of Goods Sold Freight-in Purchase Term Discount Sales Expense Insurance Sales Expense Advertising Sales Expense General & Adm Expense Salaries G/A Expense Utilities Expense Supplies G/A Expense Depreciation Expense Depr. Expense-Building Depr. Expense-Equipment Depr. Expense-Vehicle

TYPE OtherCur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. OtherCur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Other Cur. Liab. Equity Equity Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue Revenue COGS COGS COGS Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense Expense

PARENT & CURRENCY

OPENING BALANCE

2103 2103 2103 2103 2104 2104 2104

450.000.000 463.187.500

4000 4000 4000

4001 4001 4001

6001 6001

6002 6002 6002 6003 6003 6003

19

NO. 6100 6100.01 6100.02 7000 7000.01 7000.02 8000 8000.01 8000.02 8000.03

NAME Gain/Loss Foreign Exchange Realize Gain/Loss USD Unrealize Gain/Loss USD Other Income Interest Income Charge Income Other Expense Bank Adm Exp Interest Expense Miscellaneous Other Exp.

TYPE Expense Expense Expense Other Income Other Income Other Income Other Expense Other Expense Other Expense Other Expense

PARENT & CURRENCY

OPENING BALANCE

6100 6100

7000 7000

8000 8000 8000

C. Mengubah Akun
Untuk mengubah suatu akun, Anda dapat langsung mengklik Pull-Down Menu List Chart of Account pilih akun yang akan diubah Edit double click akun yang bersangkutan. Atau, dapat juga melalui Menu Explorer (General Ledger). Sebagai ilustrasi, ubahlah no. akun Retained Earning dari 320001 menjadi 3200. Be-rikut adalah tampilannya pada layar Accurate Anda :

Klik 2 kali

20

LATIHAN Ubahlah akun-akun di bawah ini :


Awal 320001 410103 110301 110302 210101 210102 310001 Akhir 3200 4001.04 1103.01 1103.02 2101.01 2101.02 3000 Name Retained Earning Sales Term Disc. Acct. Receiv. IDR Acct. Receiv. USD Acct. Payable IDR Acct. Payable USD Opening Bal. Equity Type Equity Revenue Acct. Receiv. Acct. Receiv. Acct. Payable Acct. Payable Equity SalesReturn&Disc. Acc Receivable Acc Receivable Acct.Payable Acct.Payable otomatis terisi Parent Saldo 43.200.000

D. Menghapus Akun
Jika dalam data yang tersedia oleh Accurate terdapat akun-akun yang tidak relevan dengan perusahaan Anda, maka lebih baik akun tersebut dihapus. Langkah-langkah menghapus akun dalam Accurate adalah sebagai berikut : 1. Pilih akun yang akan dihapus pada jendela Chart of Account, atau klik kanan mouse Anda, kemudian klik sub menu Delete. 2. Muncul jendela konfirmasi apakah akun yang dipilih benar-benar mau dihapus. Klik OK.
TIPS & TRICKS Jika Anda salah memasukkan account type akun tersebut tidak dapat di-edit. Jika salah type dan akun tersebut memiliki subaccount delete akun yang bersangkutan dimulai dari sub-account nya. Kemudian buatlah akun yang baru.

LATIHAN Seluruh akun lain yang tidak berhubungan dengan PT. Sigma Karunia dihapus.

No. 910001 910002

Nama Realized Gain or Loss Unrealized Gain or Loss

Type Exp Exp

21

Setelah selesai menambah, mengubah dan menghapus akun-akun Anda dapat melihat tampilan seluruh akun dari jendela Chart of Accounts. Berikut adalah tampilan Chart of Account-nya:

E. Daftar Pajak
Melalui Menu List sebagai berikut: Other List Tax Codes New, buat list pajak

III. VENDOR
Vendor : pemasok (supplier) persediaan yang akan dijual kembali oleh perusahaan ke customer. Menu Vendor ini dapat Anda akses melalui 2 cara , yaitu: 1. Dari Pull Down Menu : List 2. Melalui Menu Explorer : List Vendors. Vendors.

22

Berikut adalah tampilan jendela Vendor yang akan muncul:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit 3. Delete : untuk memasukkan data vendor baru. : untuk mengubah data vendor yang telah Anda buat. : untuk menghapus data salah satu vendor.

4. Filter : untuk memisahkan data vendor yang ingin Anda lihat dan yang tidak. (Misal : untuk memisahkan vendor berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, atau untuk melihat apakah vendor tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan vendor yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. 5. Print List : untuk mencetak daftar nama vendor. 6. Find : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya.

A. Membuat Vendor Baru


Klik New, untuk memasukkan data vendor baru,akan muncul jendela New Vendor. Untuk ilustrasi, masukkan vendor dengan nama Igloo Nuansa Segar (no. 1100) yang beralamat di JL. Anggrek Garuda No. 94, Jakarta 12464, Indonesia. Contact person vendor dengan PT. Sigma Karunia adalah Sdr. Agni. Nomor telepon (021) 7861545. Jenis mata uang yang dipakai adalah IDR dengan syarat pembayaran 2/10, n/30.

23

Selanjutnya, untuk memasukkan syarat pembayaran pada Tab Terms, etc. Anda harus membuat <New Term> terlebih dahulu.

Tahukah Anda apa arti C.O.D?

Kemudian baru Anda isikan data berikut pada Tab Terms, etc. berikut dengan jenis mata uang serta saldo awalnya. Saldo awal yang diisikan melalui Tab ini biasanya terjadi jika no. invoice tidak diketahui. Sebagai latihan, masukkan data vendor di bawah ini : No. 1100 1200 1300 Nama Igloo Nuansa Segar National Aircon Diagon Alley Mata Uang IDR USD IDR Alamat Jakarta Batam Surabaya Syarat 2/10, n/30 Net 30 3/15, n/45

B. Mengisi Saldo Awal


Tujuan pengisian saldo awal vendor melalui Purchase Invoice adalah untuk mengetahui saldo awal vendor berasal dari tagihan (invoice) hutang dagang yang mana. Metode ini biasa dilakukan jika perusahaan memiliki lebih dari satu tagihan pada satu vendor. Selain menggunakan Purchase Invoice, Anda juga dapat memasukkan saldo awal yang memiliki lebih dari satu tagihan, dengan menggunakan Quick Setup (Cara menggunan metode ini, dapat Anda tanyakan pada asisten Anda). Sedangkan jika perusahaan hanya memiliki satu tagihan pada satu vendor, maka Anda dapat memasukkannya langsung saat membuat vendor baru pada Tab Terms, etc. Jika sudah dimasukkan di Tab Terms, etc. jangan Anda masukkan lagi melalui purchase invoice, karena akan terjadi double counting. Alternatif mengisi saldo awal hutang dagang melalui Accurate antara lain : 1. Melalui Menu Activities : Purchase 2. Melalui Menu List : Purchase 3. Melalui Menu Explorer : Purchase Purchase Invoice, atau New, atau Purchase Invoice. Purchase Invoice

24

Dari salah satu alternatif di atas, masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Vendor,No. (31/12/2004)dan Terms. b. Description : ketikkan Opening Balance. c. Masukkan Amount (hutang untuk satu faktur). d. Aktifkan bagian Expense. e. Isi No. Account untuk saldo awal (3000-Opening Balance Equity). f. Warehouse : Center, klik Next. Invoice,Tanggal Cut-Off

Untuk lebih memperjelas pengisian saldo awal ini, diketahui bahwa hutang pada Igloo Nuansa Segar sebesar Rp 30.000.000,- berasal dari 2 tagihan (invoice). Tagihan yang pertama (sebesar Rp 16.000.000,-) adalah sebagai berikut:

Selanjutnya, masukkan data vendor opening balance lainnya, sehingga hasilnya tampak seperti yang terdapat dalam Menu List-Purchase Invoice di bawah:

25

Dengan mengisi vendor opening balance, Anda dapat melihat bahwa ternyata saldo hutang dari masing-masing vendor di List-Vendor akan berubah. Saldo masing-masing vendor masih dinyatakan dalam mata uang yang mereka gunakan saat ber-transaksi dengan PT. Sigma Karunia (belum di-rupiah-kan).

Pengisian vendor opening balance ini juga mengubah data hutang dagang yang ter-dapat dalam Menu List-Chart of Account (Sudah di-rupiah-kan).

IV. INVENTORY
Item : segala barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Accurate membagi Item menjadi 4 jenis : 1. Inventory Parts item yang berbentuk (material) dan merupakan barang dagang. barang

2. Non Inventory Parts item yang berbentuk barang (material) dan merupakan pelengkap dari barang dagang. Digunakan untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan bertambah/berkurangnya hutang/piu-tang dagang yang tidak berhubungan dengan penjualan barang dan jasa. Anda tidak perlu mengetahui stock/unit. 3. Service item berupa jasa yang diberikan atau diterima perusahaan. 4. Grouping gabungan dari ketiga jenis item sebelumnya (inventory, non inventory, dan service). Grouping tidak memiliki kuantitas karena kuantitas berada di masing-masing jenis item.

26

Untuk mempercepat pengisian item baru, maka sebaiknya Anda membuat link account untuk item terlebih dahulu. Anda dapat membuatnya melalui : Setup Preferences Item Default Account. Isikan dengan data seperti di berikut:

Menu Item dapat Anda akses dengan 2 cara, yaitu : 1. 2. Melalui Pull Down Menu : List Items. Items. Melalui Menu Explorer : Inventory

A. Membuat Item Baru


Maka, tampilan jendela Item yang akan muncul adalah:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. New Edit Delete Filter : untuk memasukkan data item baru. : untuk mengubah data item yang telah Anda buat. : untuk menghapus data item yang telah Anda buat. : untuk menampilkan data item sesuai dengan yang Anda inginkan (berdasarkan apakah vendor tersebut aktif atau suspended, maupun, berdasarkan tipe item). Jika Anda ingin melihat keseluruhan item, pilih <All>. : untuk mencari vendor tertentu melalui no. vendor ataupun namanya. 27

5. 6.

Print List : untuk mencetak daftar nama vendor. Find

Klik New, maka tampilan yang akan muncul adalah:

Dapat Anda lihat bahwa jendela New Item ini terbagi menjadi beberapa sub atau halaman (tab) yaitu: Tab General Item Type Digunakan untuk memilih jenis item yang akan Anda masukkan (Inventory, Non Inventory, atau Service). Suspended Jika ada item yang sudah tidak Anda gunakan dalam transaksi, maka aktifkan icon ini dengan memberikan tanda . Jika diaktifkan, maka item yang bersangkutan tidak akan dapat digunakan lagi dalam bertransaksi. Item No. Diisi dengan nomor item yang bersangkutan (max. 20 karakter). Jika Anda tidak mengisinya, maka Accurate akan memberikan nomor urut sendiri. Sub Item Jika item yang Anda masukkan merupakan sub item dari item lainnya, maka aktifkan tanda di checkbox. Kemudian, pilih header item dari item yang bersangkutan. Description Diisi dengan nama item yang bersangkutan (max. 40 karakter). Quantity Diisi dengan jumlah barang yang ada saat cut off date. Warehouse Untuk menentukan item yang bersangkutan akan disimpan di gudang yang mana. Cost Merupakan harga pokok satuan per unit item yang bersangkutan.

28

As of Ketikkan start date. Unit Diisikan dengan satuan per unitnya, seperti : pcs, lsn, kg, dan sebagainya. Jika Anda mengaktifkan feature multi unit (dalam Edit Preferences Feature), maka tam-bahan jenis unit yang dijual dapat Anda input dengan . Sehingga tampilannya adalah:

Unit Price Merupakan harga jual satuan barang. Accurate memberikan pedoman harga hingga 5 level harga jual. Jika Anda klik , maka tampilannya adalah:

Discount Merupakan potongan harga yang biasanya diberikan oleh perusahaan saat menjual. Tax Codes Merupakan jenis pajak yang biasanya dikenakan pada item ini. Preferred Vendor Masukkan nama vendor yang biasa digunakan perusahaan dalam memesan item yang bersangkutan. Minimum Qty Reorder Ketikkan dengan jumlah minimum barang yang terdapat di gudang supaya dapat dila-kukan pemesanan kembali. Jika jumlah barang di gudang telah mencapai titik reorder quantity ini, maka form Reminder akan mengingatkan Anda untuk melakukan pembelian.

29

Tab GL Accounts Berisi informasi berkaitan dengan jurnal apa saja yang berkaitan dengan item tersebut saat terjadi penjualan, pembelian, maupun retur. Berhubung Anda telah mengisikan data pada Preferences, maka data yang Anda masukkan pada Preferences tersebut secara otomatis terisi di bagian GL Accounts ini.

Tab Custom Fields Digunakan sebagai pelengkap informasi yang tidak terdapat pada sub General, misal : merek, jenis, dan sebagainya. Berikut adalah contoh tampilannya :

30

LATIHAN Untuk lebih memperjelas Anda, silakan masukkan data item berikut ini:

Inventory Item
No. NAT LG TSB GNL Description AC National AC LG AC Toshiba AC General Unit1 Pcs Pcs Pcs Pcs Box=5Pcs Unit2 Box=3Pcs Unit Price 1 4.000.000 5.000.000 2.000.000 2.500.000 Tax P P P P Merek National LG Toshiba General Tipe Wall mounted Floor standing AC portable Ceiling cassette

Untuk cost of goods sold masing-masing item (yang menentukan saldo awal inventory di Chart of Account) tidak dimasukkan melalui menu ini. Namun, akan dimasukkan melalui alternatif pada point B. Memasukkan Saldo Awal selanjutnya. Minimum Reorder Quantity untuk LG, Toshiba, dan General diisikan dengan 15 Pcs, sedangkan untuk National 20 Pcs. Berikut adalah contoh tampilan untuk AC National:

Suspended.. Apa artinya ya ??

Non Inventory Type


No. PPN OB Description Pajak Pertambahan Nilai Opening Balance Expense 1108 3000 Sales 2103.01 3000 Sales Return 2103.01 3000 Sales Item Disc. 2103.01 3000 Purchase Return 1108 3000

31

Untuk PPN, tampilan yang muncul adalah sebagai berikut:

Berhubung Sales Account biasanya diisi dengan rekening tipe Revenue dan Expense Account diisi dengan tipe Expense, maka akan muncul peringatan, klik OK. Service Item Berikut adalah daftar jasa yang saat ini ditangani perusahaan atas produk yang dijual:
No. S-NAT S-LG Nama Service National Service LG Unit Pcs Pcs Rate 300.000 250.000 Tax Code P P Sales Account 4000.03 4000.03 Sales Return 4001.03 4001.03

32

Grouping Barang dengan tipe ini dapat Anda buat melalui : 1. Pull Down Menu : Activities 2. Menu Explorer : Inventory Inventory Grouping. Grouping, atau

B. Memasukkan Saldo Awal


Beberapa alternatif yang Anda lakukan untuk memasukkan saldo awal ItemInventory dalam Accurate adalah: 1. Melalui Pull Down Menu: Activities Adjustment. Inventory Inventory

2. Melalui Menu Explorer : Inventory

Inventory Adjustment.

Saldo awal dari item yang telah dimantain sebelumnya dimasukkan dalam 2 gudang. Berhubung sebelumnya Anda belum membuat jenis gudang yang dimiliki PT Sigma Karunia, maka terlebih dahulu harus membuat gudang melalui Menu List Inventory Warehouses New. Tambahkan data gudang yang dimiliki PT Sigma Karunia sehingga seperti tampak dalam ListWarehouses seperti ini:

Setelah membuat gudang, berikut adalah data yang harus Anda masukkan dalam Inventory Adjustment: a. Adjustment Date: diisi dengan tanggal tutup buku sebelumnya. b. Adjustment Account: diisi dengan 3000-Opening Balance Equity. c. Masukkan Description dan pilih Warehouse. d. Aktifkan Value Adjustment. e. New Qty: ketik jumlah barang yang terdapat di gudang saat cut-off date. f. New Value: ketik hasil perkalian antara Qty dengan COGS masingmasing barang.

33

Sebagai ilustrasi, masukkan saldo awal melalui Inventory Adjustment seperti di bawah ini.

Tampilan dalam List-Items:

34

Selain itu, jumlah data Inventory yang terdapat dalam List-Chart of Account juga akan berubah menjadi 232.500.000,- (penjumlahan dari 150.000.000,dari gudang Centre dan 82.500.000,- dari gudang Cikarang).

V. CUSTOMER
Dapat dilihat melalui salah satu dari dua cara di bawah ini : 1. Pull-Down Menu : List 2. Menu Explorer (Ctrl + A) Customers, atau List Customers.

Selanjutnya muncul jendela:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut : 1. New 2. Edit 3. Delete 4. Filter : untuk memasukkan data customer baru. : untuk mengubah data customer yang telah Anda buat. : untuk menghapus data salah satu customer. :untuk memisahkan data customer yang ingin Anda lihat dan yang tidak (berdasarkan mata uang yang dipakai saat bertransaksi, dan melihat apakah customer tersebut aktif atau suspended). Jika Anda ingin melihat keseluruhan customer yang berhubungan dengan Anda, pilih <All>. : untuk mencari customer tertentu melalui no. customer ataupun namanya.

5. Print List : untuk mencetak daftar nama customer. 6. Find

35

A. Memasukkan Data Customer Baru


Jendela new Customer memiliki 5 tab: Addres, Terms, etc, Sales, Contacts, Notes.

Tab Address
Customer No. Nomor ini akan muncul secara otomatis saat Anda membuka form customer. Nomor ini dapat Anda ganti selama Anda belum pernah menggunakan nomor yang sama (max. 20 karakter). Digunakan untuk menonaktifkan customer. Jika field ini Anda klik, maka Anda tidak akan dapat memakainya dalam transaksi-transaksi perusahaan. Adalah nama orang di perusahaan customer yang menjadi penghubung dengan perusahaan Anda.

Suspended

Contact Person

Untuk ilustrasi, masukkan data customer seperti pada tampilan di bawah ini:

Tab Terms, etc.


Customer Tax Number Terms* NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), atau Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak) customer. NPPKP (Nomor

Adalah syarat pembayaran yang dikenakan perusahaan untuk customer yang bersangkutan. Untuk membuat terms baru pilih <New Term> Merupakan jumlah maksimum kredit yang dapat dipergunakan customer. Diisi dengan jenis mata uang yang digunakan oleh customer yang bersangkutan saat bertransaksi dengan perusahaan Anda. Merupakan saldo awal customer pada saat cut-off period yang harus diisi dengan jenis mata uang yang digunakan pada currency. Adalah tanggal cut-off period yang telah ditetapkan.

Credit Limit Currency Opening Balance As of

36

Tab Sales
Taxes (Tax 1, Tax 2) Merupakan jenis pajak penjualan yang akan dikenakan perusahaan pada customer yang bersangkutan saat Anda membuat sales invoice. Anda dapat mengklik <New Tax> Isikan tipe customer yang Anda inginkan dalam mengklasifikasikan customer. Untuk menentukan berapa harga jual yang akan Anda terapkan pada customer yang bersangkutan (ada level 1 hingga 5). Harga tiap level untuk setiap barang ditentukan sewaktu membuat data inventory (List Item New) Diisi dengan tingkat discount yang biasa Anda berikan pada customer yang bersangkutan.

Customer Type Sales Price Level

Default Sales Discount

37

LATIHAN Tambahkan data pelanggan PT Sigma Karunia sesuai informasi dalam tabel berikut:

No. Nama Alamat Mata Uang Syarat Pajak Credit Limit Saldo Awal Tipe

102 Rumah Asri Yogyakarta IDR 2/10,n/30 PPN 35.000.000 10.000.000* Retailer

103 Springwood Jakarta USD 2/10, n/30 PPN 2.500 1.000* Ekspor

* Catatan : untuk Saldo Awal jangan dimasukkan dahulu, karena akan dimasukkan melalui Menu Sales Invoice. Jika saldo awal dimasukkan melalui kedua alternatif akan menyebabkan double counting (sama seperti memasukkan saldo awal vendor).

B. Memasukkan Saldo Awal


Setelah Anda memasukkan data customer di atas, Anda juga harus mengisi saldo awal Account Receivable. Alternatif mengisi saldo awal piutang dagang melalui Accurate antara lain: 1. Menu Activities : Sales Invoice, atau 2. Menu List : Sales Invoice New, atau Sales Invoice. 3. Menu Explorer : Account Receivable

Dari salah satu alternatif di atas, masukkan data vendor opening balance seperti di bawah ini: a. Masukkan nama Customer, No.Invoice, Cut-Off Date (31/12/2004) dan Terms. b. Masukkan No. Item 0 dan deskripsi akan tampil Opening Balance. Isi Qty = 1, unit price sebesar jumlah opening balance. c. Enter, klik OK.

38

Berikut adalah contoh memasukkan opening balance untuk Apollo Electrocity:


2 3

4
1

LATIHAN Masukkan opening balance untuk Rumah Asri dan Springwood dengan 1 USD = Rp 8.500,Ketr: FOB menggunakan FOB Shipping Point. Untuk Rumah Asri, pengiriman melalui Tiki, sedangkan untuk Springwood menggunakan DHL. Warehouse: Rumah Asri: Centre, Springwood: Cikarang.

VI. FIXED ASSET


Untuk membuat aktiva tetap ada beberapa tahap yang harus Anda lakukan (List Fixed Assets atau Menu Explorer Fixed Assets) : a. Membuat Fiscal Fixed Asset Types b. Membuat Fixed Asset Types c. Membuat Fixed Asset Lists

A. FISCAL FIXED ASSET TYPES


Adalah tipe aktiva tetap menurut Pasal 11 dan 11 A UU Perpajakan no.17 tahun 2000. Di sini disebutkan bahwa ada 4 jenis kelompok aktiva tetap berwujud non bangunan dan ada 2 jenis aktiva tetap berwujud berupa bangunan (permanen dan semi permanen). Adapun metode yang dapat digunakan untuk menyusutkan aktiva tetap tersebut hanyalah metode garis lurus dan metode saldo menurun. 39

Untuk membuat aktiva tetap baru, Anda dapat mengklik: Menu Explorer Fixed Asset Fiscal Fixed Asset Types. Lalu masukkan data sebagai berikut:

Fiscal Fixed Asset Type : ketik tipe aktiva tetap yang akan disusutkan. Fiscal Deprec. Method : pilih metode penyusutan pajak. a. Straight line method / metode garis lurus. b. Double declining balance / metode saldo menurun. c. Non depreciable / tidak disusutkan. Fiscal Estimated Life : ketik umur ekonomis menurut pajak. Fiscal Depreciation Rate : otomatis dihitung sesuai UU Pajak.

LATIHAN Masukkan tipe penyusutan menurut Pasal 11 dan 11A UU Perpajakan No. 17 tahun 2000 sebagai berikut:

B. FIXED ASSET TYPES


Fixed asset types digunakan untuk memuat tipe aktiva tetap menurut pengelompokan akuntansi atau kebijakan perusahaan. Jadi, satu aktiva tetap dapat memiliki pencatatan berdasarklan pajak (Fiscal Fixed Asset type) dan akuntansi (Fixed Asset type). Dengan mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset Types, Anda dapat melihat tampilan sebagai berikut:

40

Fixed Asset Type

: ketik tipe aktiva tetap menurut kebijakan perusahaan.

Fiscal Fixed Asset Type : pilih tipe aktiva tetap menurut pajak. Fiscal depreciation method, fiscal estimated life dan fiscal depreciation ratenya akan diisi sesuai dengan apa yang telah Anda isikan di fiscal fixed asset types.

LATIHAN Masukkan Fixed Asset Types dengan cara yang telah diberikan sehingga hasilnya tampak seperti table di bawah:

C. FIXED ASSET LIST


Fixed asset list digunakan untuk mencatat data aktiva tetap yang dimiliki oleh perusa-haan sejak pertama kali berdiri sampai dengan sekarang. Untuk membuka dokumen Fixed Asset, Anda dapat mengklik : List Fixed Asset Fixed Asset List atau dengan klik Menu Explorer Fixed Asset Fixed Asset List.

41

Asset Code Asset Type Asset Description Acquisition Date Usage Date

: ketik kode aktiva tetap (no. seri aktiva tetap). : pilih tipe (kelompok/jenis) aktiva tetap. : ketik nama aktiva tetap yang bersangkutan. : isikan dengan tanggal pembelian aktiva tetap tersebut. : isikan dengan tanggal mulai beroperasinya aktiva tetap tersebut.

Accounting Fixed Asset : aktifkan fungsi ini jika Anda ingin melakukan perhitungan penyusutan menurut akuntansi. Jika fungsi Accounting Fixed Asset ini Anda aktifkan maka fungsi di bawah ini akan turut aktif : 1. Estimated Life perkiraan masa manfaat (dalam bulan dan tahun). 2. Asset Account untuk menampung fixed asset. 3. Accumulated Deprec. Account akun akumulasi penyusutan untuk membuat jurnal secara otomatis setiap akhir bulan pada saat period end, bersama dengan perhitungan laba/rugi selisih kurs. 4. Deprec. Expense Account akun penampung biaya penyusutan aktiva tetap yang akan dibuatkan jurnalnya setiap bulan. 5. Fiscal Fixed Assets aktifkan jika Anda ingin melihat perhitungan penyusutan menurut perpajakan Indonesia. Pada fungsi ini, Anda juga dapat melihat perbe-daan sementara penyusutan antara pajak dan perhitungan akuntansi. Sebagai contoh mari kita masukkan data fixed asset untuk tanah seperti contoh di bawah.

42

LATIHAN Lanjutkan pengisian aktiva tetap lainnya dengan data sebagai berikut:
Field (pada CoA) Asset Code Fixed Asset Type Asset Description Date (Acquisition&Usage) Estimated Life Fiscal Deprec. Method Quantity Price per Unit Building BD-01 Gedung Tetap Gedung 01/01/2003 20 SLM 1 70.000.000 Equipment EQ-01s.d. EQ-03 Komputer-Set Komputer 1-3 01/01/2004 5 SLM 3 5.000.000 Vehicle VHC-01 Kendaraan Besar Truk 01/07/2003 8 DDM 1 50.000.000

Catatan : jangan lupa untuk mengisikan no. akun untuk asset, akumulasi depresiasi, dan beban depresiasinya pada Tab General sesuai dengan masing-masing tipe fixed asset. Asumsikan semua Salvage Value = 0. Untuk Fixed Asset Type = Komputer Set, buat melalui <New Fixed Asset Type>.

43

Hasil pengisian saldo awal akan berpengaruh pada List-Chart of Account seperti terlihat pada tampilan berikut:

Dapat Anda lihat bahwa yang berubah dalam Chart of Account hanyalah saldo awal aktiva tetap saja. Sedangkan akumulasi penyusutannya belum berubah. Hal ini akan dibahas pada sub bab selanjutnya mengenai Saldo Awal Penyusutan.

D. TRANSAKSI LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN FIXED ASSET


Beberapa transaksi diantaranya: yang dapat berhubungan dengan aktiva tetap

1. Pembelian aktiva tetap dengan kredit (Vendor/Account Payable) Untuk menyelesaikan transaksi ini, Anda harus melakukan dua langkah berikut : a. Menampilkan Hutang Dagang dalam Purchase Invoice. b. Menampilkan aktiva tetap dalam List List. Fixed Asset Fixed Assets

2. Pembelian aktiva tetap dengan kredit jangka panjang (Long-term Liability) a. Menampilkan Hutang Jangka Panjang dalam Journal Voucher. b. Menampilkan aktiva tetap dalam List List. a. Membuat aktiva tetap baru dalam List List. Fixed Asset Fixed Assets

3. Pembelian aktiva tetap dengan tunai (Cash / Bank) Fixed Asset Fixed Assets

b. Pada kolom Expenditure : isikan nama Cash/Bank yang Anda pakai untuk mem-bayarnya.

44

4. Pemberhentian / penjualan aktiva tetap Klik : List Fixed Asset Fixed Assets List Dispose. 5. Biaya yang dikeluarkan untuk reparasi besar-besaran aktiva tetap (Penge-luaran Modal) Cara pengerjaan transaksi ini sama dengan cara mengerjakan transaksi pembelian aktiva tetap. 6. Pertukaran aktiva tetap Anda harus melakukan disposal terhadap aktiva tetap lama yang akan ditukar lalu membuat aktiva baru. 7. Penyusutan aktiva tetap Anda tidak perlu melakukan penyusutan ini, karena secara otomatis Accurate akan melakukannya sesuai dengan golongan aktiva tetap, tipe aktiva tetap, umur ekonomis, dan akun yang dipilih saat membuat aktiva tetap tersebut. Sebelum menghitung opening balance penyusutan dengan menggunakan Period End pastikan bahwa Anda telah mengatur currency default Account pada preference. Mata uang IDR

LATIHAN Demikian pula halnya dengan mata uang USD. Ubah terutama di bagian Realized Gain or Loss sesuai dengan jenis mata uang USD.

E. SALDO AWAL PENYUSUTAN


Untuk menghitung penyusutan terlebih dahulu lakukan Period End, sehingga Anda tidak perlu lagi membuat jurnal penyusutan secara manual setiap bulannya.

45

Anda membuat melalui 2 cara yaitu: 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities End, atau 2. Menggunakan Menu Explorer : General Ledger Periodic Period End. Period

Period End dapat digunakan tidak hanya pada proses tutup buku tahunan atau bulanan saja, tetapi juga dapat dilakukan setiap saat. Accurate dapat melakukan hal ini karena Accurate menggunakan sistem real time processing & posting. Dalam dokumen Period End-nya, Accurate dapat melakukan 3 proses, yaitu: 1. Menghitung Gain/Loss atas saldo akhir akun-akun seperti Bank Account, Account Receivable, Acount Payable. Perbedaan ini terjadi karena selisih kurs antara default currency dengan mata uang asing lain yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Laba/rugi kurs ini akan dimasukkan ke akun Unrealized Gain/Loss Foreign Exchange. Menghitung ulang Gain/Loss dari Pembayaran utang atas pembelian ke vendor dan penerimaan piutang atas pembayaran penjualan dari customer di mana transaksi penjualan/pembelian dilakukan pada tanggal sebelum tanggal Period End (=tanggal akhir bulan) dan pembayaran untuk transaksi tersebut pada bulan sesungguhnya (=n+1). Menghitung penyusutan aktiva tetap. Anda dapat penyusutan menurut akuntansi maupun menurut pajak. menghitung

2.

3.

Penyusutan Setelah semua aktiva tetap PT Sigma Karunia dibuatkan daftarnya, Anda dapat melakukan period end sehingga secara otomatis saldo Akumulasi Penyusutan untuk tiap aktiva terisi pada Chart of Account. 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities End. 2. Menggunakan Menu Explorer : Activities muncul jendela Period End. Periodic Periodic Period Period End,

Isikan kurs pada cut off period: 1 Jan 2004, dollar 8500

46

Setelah Period End selesai, melalui List Akumulasi Penyusutan.

Chart of Account, lihat saldo

Jika data yang Anda masukkan benar, maka jumlah Opening Balance Equity pada List-Chart of Account adalah nol (0).

47

BAB III Account Payable


I. PURCHASE ORDER
Purchase Order (PO) merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pencatatan pembelian Anda pada pihak vendor. Klik List Purchase Purchase Order, maka akan muncul jendela seperti berikut:

Di dalamnya, Anda dapat melihat menu bar sebagai berikut: 1. New 2. Edit 3. Delete 4. Filter : untuk membuat PO baru. : untuk mengubah data PO yang telah Anda buat. : untuk menghapus form PO yang telah dibuat. : untuk menampilkan PO dengan syarat-syarat tertentu sesuai dengan yang Anda inginkan.

A. Membuat Purchase Order Baru


Sales Order baru dapat Anda buat melalui 3 cara yaitu: 1. Menggunakan Pull Down Menu : List New. Purchase Purchase Order Purchase

2. Menggunakan Pull Down Menu : Activities Order. 3. Menggunakan Menu Explorer : Purchase

Purchase

Purchase Order.

Jendela Purchase Order terbagi menjadi beberapa bagian, yaitu:

Bagian Atas Template Pilih jenis tempate yang statusnya Purchase Order. Jika Anda ingin membuat desain template yang baru, dengan nama baru, Anda dapat membuatnya melalui Setup Form Template New.

48

Vendor Merupakan nama vendor yang menjadi tujuan PO Anda. Jika vendor yang akan Anda tuju, belum terdapat pada daftar, Anda dapat membuatnya di <New Vendor>, Ship To Menunjukkan informasi alamat supplier yang Anda tuju. Data ini akan muncul secara otomatis, tetapi masih dapat Anda ubah ke alamat lain dengan mengetikkannya langsung di kolom ini. PO Date Accurate akan mengisinya secara otomatis sesuai dengan tanggal dalam sistem komputer Anda. Namun, data ini masih dapat Anda ubah sesuai dengan keinginan Anda. PO No Diisi dengan nomor PO yang Anda buat. Selanjutnya, nomor ini akan ditambahkan satu dari nomor terakhir yang Anda buat. Expected Date Merupakan perkiraan kapan persediaan akan diterima dari vendor. Minimal tanggal harus diisi dengan tanggal PO. Ship Via Cara pengiriman yang diinginkan. Cara pengiriman baru dapat Anda masukkan dengan mengklik <New Ship Via> dari Combo Box.

Bagian Detail Item Diisi dengan Item No. yang terdapat dalam Table-Item. Untuk mempermudahnya Anda dapat membuka search window dengan cara: (i) double click di kolom item, (ii) klik tombol (gambar 3 titik) di sebelah kanan kolom item, (iii) menekan tombol Ctrl + Enter bersamaan. Description Merupakan informasi lebih lanjut dari persediaan yang Anda pesan. Sel ini akan terisi secara default sesuai dengan Item No.yang Anda masukkan pada pada tabel Item. Namun jika diperlukan, informasi di description ini dapat Anda ubah sesuai kebutuhan tanpa mengubah data pada Table-Item. Qty Diisi sesuai dengan jumlah persediaan yang dipesan. Unit price Diisi dengan harga satuan item yang dipesan. Awalnya, unit price diisi dengan data unit price persediaan yang bersangkutan (jika ada). Unit price bisa diganti sesuai dengan keinginan Anda.

49

Amount Merupakan hasil pengalian otomatis antara Unit Price dengan Qty. Rate Merupakan perbandingan antara mata uang yang telah di-default dengan mata uang lain yang Anda gunakan. Dalam kasus PT. Sigma Karunia, mata uang yang menjadi default adalah Rupiah (IDR). Oleh karenanya, rate IDR = 1. Untuk mata uang lain, ex: USD, disesuaikan dengan nilai tukarnya ke IDR. Sub Total Adalah penjumlahan sementara atas persediaan yang Anda pesan, sebelum dikurangi pemberian discout (jika ada). Bagian Bawah Discount Potongan harga bisa berupa nilai absolut (misal : Rp 5.000,-) atau persentase terhadap total nilai PO. Accurate mempunyai fasilitas perhitungan discount bertingkat. Total Akan dihitung secara otomatis, yaitu Sub Total dikurangi dengan Discount.

B. Kasus Purchase Order


Berikut ini akan diberikan beberapa contoh kasus yang berkaitan dengan Purchase Order yang dilakukan PT. Sigma Karunia dalam memesan persediaan ke beberapa vendor.

Kasus (1) : PO dengan mata uang lokal disertai pembayaran down payment 04 Januari 2005 PT. Sigma Karunia memesan persediaan ke Igloo Nuansa Segar (rincian barang yang dipesan dapat dilihat pada gambar) dengan mengirimkan PO No. INS-1428. Untuk memastikan, perusahaan mengirimkan uang muka yang dibayar dengan Permata IDR sebesar Rp 2.500.000,-. Pesanan akan dikirimkan tanggal 06 Januari 2004 via DHL (dibuat melalui <New Ship Via>)

50

51

Kasus (2) : PO dengan mata uang asing disertai pembayaran down payment dan pemberian discount 19 Januari 2004 Dipesan AC National sebanyak 12 Pcs @ $315 dari National Aircon dengan PO No. NA-922. Pesanan akan dikirimkan 21 Januari 2004 via TIKI (discount 3%). Uang muka $ 600 dibayar dengan Citibank USD. ($ 1 = Rp 8.750,-) Catatan : untuk pembelian dalam mata uang asing, jangan lupa mengubah kurs. Selain itu, buat Ship Via baru (TIKI).

52

II. RECEIVED ITEM


A. Membuat Received Item Received Item merupakan dokumen yang mencatat penerimaan barang dari vendor. Pada saat penerimaan barang, perusahaan mengakui adanya penambahan inventory, tetapi untuk mengetahui berapa hutang yang harus diakui, perusahaan masih harus menunggu tagihan yang dikirim oleh vendor (karena tidak selalu pengiriman barang pesanan bersamaan dengan pengiriman tagihan oleh vendor). Untuk mengantisipasi hal ini, Accurate akan mencatat inventory dan harga pokok barang sementara, serta mengakui adanya hutang sementara (Unbilled Received Item) sebesar nilai yang terdapat pada Purchase Order. Setelah vendor mengirimkan tagihannya, barulah jurnal sementara tersebut (Inventory pada debit dan Unbilled Received Item pada kredit) akan di-update secara otomatis sesuai dengan harga yang terdapat pada tagihan yang dikirimkan oleh vendor. Receive Item baru dapat Anda buat melalui 2 cara yaitu: Klik menu Activities Purchase Receive Item, atau Receive Item Dari Menu Explorer, pilih Purchase

53

B. Kasus Received Item


Kasus (1) : Menerima seluruh pesanan 06 Januari 2004 PT.Sigma Karunia menerima seluruh pesanan dari Igloo Nuansa Segar atas PO tanggal 04 Januari 2004 di gudang Cikarang.

54

Tampilan List-Purchase Order saat INS-1428 dibuka adalah:

Kasus (2) : Sebagian barang diterima 21 Januari 2004 Pesanan yang diterima dari National Aircon hanyalah sebanyak 9 buah pada tanggal 21 Januari 2004.

55

Tampilan dalam List-Purchase Order untuk NA-922:

Kasus (3) : Pembatalan pesanan 21 Januari 2004 PT. Sigma Karunia membatalkan sisa pesanan pada National Aircon (3 Pcs yang masih belum dikirim tidak diterima lagi). Cara : buka NA-922 yang telah Anda buat, klik Close.

56

Pada List-Purchase-Purchase Order dapat Anda lihat perubahan yang terjadi akibat peneri-maan barang ini:

III. PURCHASE INVOICE A. Membuat Purchase Invoice


Purchase Invoice adalah tagihan yang dikirimkan oleh vendor pada perusahaan Anda. Purchase Invoice ini dapat timbul dari : 1. PO di mana pesanannya telah Anda terima (received item). 2. Pemesanan langsung oleh perusahaan Anda tanpa melalui PO. Jika purchase invoice ini timbul dari kasus (1), maka Anda dapat mencari data PO yang telah Anda buat melalui List Purchase Purchase Invoice. Kemudian, lakukan perubahan data jika ada (seperti : biaya angkut, PPN). Jika yang terjadi adalah kasus (2), maka langkah-langkah pembuatan Purchase Invoice baru adalah : List Purchase Purchase Invoice. Anda tidak perlu memilih select PO. Selanjutnya, ketikkan jumlah barang yang dibeli (Qty) dan harga satuannya. Dan jika terdapat biaya lain (ex: biaya angkut, PPN Masukan) masukkan dalam kelompok Expense.

B. Kasus Purchase Invoice


Kasus (1) : Menerima tagihan (mata uang lokal)

07 Januari 2004 Diterima tagihan No. PI-2121 dari Igloo Nuansa Segar. Atas pesanan tersebut dikenakan biaya angkut Rp 200.000,- dan PPN 10%. 1. Buka Activities-Purchase-Purchase Invoice Isikan data-data seperti pada tampilan berikut:

57

2. Mengisi PPN dan biaya angkut pada Tab Expense. Anda harus memperhatikan Amount. Jumlah ini harus Anda ketikkan sendiri atau, dengan menekan tombol Recalc. Karena jika jumlah pada Amount tidak sama dengan Sub Total akan muncul peringatan berikut:

Dengan Anda mengklik Icon Recalc. maka jumlah dalam Sub Total akan dimasuk-kan dalam Amount, sehingga hasilnya tampak seperti berikut:

58

Kasus (2): Menerima tagihan (mata uang asing) 22 Januari 2005 Diterima tagihan No. PI-2157 dari National Aircon, sekaligus tagihan faktur pajaknya. 1. Buka menu Activities Purchase Purchase invoice, pilih vendor, lalu Periksa Invoice Date, Amount, dan isikan PI-2157. Klik icon gudangnya. Jika sudah benar, klik Next. (Rate 1USD = Rp 8.650)

59

2. Menerima faktur pajak dari National Aircon. Caranya: buat purchase invoice baru dari National Aircon. Khusus untuk PPN, buat <New Vendor> dengan no. 1350 dan nama National Aircon PPN (mata uang: IDR), kemudian isi PPN (10% x $ 2721.6 x 8.650) pada Tab Expense. (Rate 1USD = Rp 8.650)

Kasus (3): Purchase Invoice tanpa Purchase Order 16Januari 2005 Dibeli barang dari Diagon Alley secara langsung, tanpa melalui pesanan. 1. Buat Purchase Invoice dan isikan data di bawah ini.

60

2. Membuat faktur pajak masukan pada tab expense.

IV. PURCHASE RETURN A. Mengatur Ketentuan Purchase Return


Purchase Return atau retur pembelian adalah pengembalian pesanan yang telah dikirimkan oleh vendor, akibat terjadinya ketidaksesuaian kualitas, jumlah dan beberapa sebab lainnya. Setting Purchase Return ini dapat disesuaikan dengan keinginan Anda dengan mengubahnya melalui menu Setup Preferences Sales/Purchase Return. Maka tampilan yang akan muncul adalah:

61

All Purchase Invoices dapat meretur semua faktur yang telah ada. Outstanding Invoices hanya dapat meretur faktur yang masih beredar/out-standing (yang belum dibayar lunas). Can enter any item in Debit Memo jika kotak ini dicek, Anda dapat meretur semua barang yang ada. Cek kotak ini. Show cost information jika kotak ini dicek, Anda dapat mengetahui informasi mengenai harga pokok dari item yang di retur tersebut. Cek kotak ini.

B. Kasus Purchase Return Kasus (1) : Purchase Return (mata uang lokal)
10 Januari 2005 Dikembalikan 2 Pcs AC LG (Rp 3.000.000/Pcs) sekaligus PPN pada Igloo Nuansa Segar karena rusak, dengan mengeluarkan PR-2239 untuk No. Invoive PI-2121 Penyelesaian : Dalam mengisi data pada purchase return kita diberi 2 alternatif, yaitu : 1. Input barang melalui kolom Item Decription, atau 2. Input barang melalui kolom Item. Kedua metode tidak dapat digunakan secara bersamaan dalam satu Debit Memo. Untuk kasus ini, data akan diinput melalui kolom Item saja. Cari kolom Item pada jendela Debit Memo. Isikan dengan barang yang dikembalikan sebagai berikut (harga dimasukkan secara manual):

62

Kasus (2) : Purchase Return (mata uang asing) 25 Januari 2005 Dikembalikan 1 Pcs AC National pada National Aircon dengan PR-2240 untuk PI-2157 , dan PR-2241 untuk invoice PJK-2005. Kurs saat itu 1 USD = Rp 8.650,Dalam kasus ini berarti terdapat 2 Purchase Return (satu untuk barang, satunya lagi untuk PPN). Untuk pengembalian barang, Anda dapat mengisikan data-data berikut ini.

Untuk pengembalian PPN (PR-2241). Pilih vendor: National Aircon-PPN. Pajak yang diretur adalah sebesar 10% x ($ 315 x Rp 8.650) = Rp 272.475,Isikan data lainnya seperti tampilan dibawah ini.

63

V. VENDOR PAYMENT A. Mencatat Pembayaran Hutang


Vendor Payment : dokumen yang berguna untuk tempat memasuk-kan data cheque yang digunakan untuk membayar pembelian kredit perusahaan. Potongan pembayaran dapat dimasukan dengan klik kanan mouse. Menu ini dapat Anda akses melalui : 1. Pull-Down Menu : Activities Purchase Vendor Payment, atau 2. Menu Explorer : Purchase Vendor Payment.

B. Kasus Vendor Payment


Kasus (1) : Pembayaran Hutang (mata uang lokal) 06 Januari 2005 Membayar hutang awal (INS-1001 dan INS-1012) pada Igloo Nuansa Segar melalui rekening Permata IDR, dengan potongan sebesar 2% dari masingmasing tagihan. No. Cheque: RI-2315 Catatan : Isikan data pada kolom payment amount klik kanan mouse, pilih discount info, isikan potongan dan pilih akun : Purchase Term Disc.

64

Kasus (2) : Pembayaran Hutang (mata uang asing) 27 Januari 2005 Membayar hutang awal pada National Aircon. Lunas (tanpa potongan). Cek yang dikeluarkan adalah No. RI-8361 (1USD = Rp 8.450) Pembayaran dilakukan dengan menggunakan Cash USD.

LATIHAN Catatan : Perhatikan syarat pembayaran dan settlement! 16 Januari 2005 Bayar hutang PI-2121 ke Igloo Nuansa Segar menggunakan Cash IDR dengan No. Cek RI-2414. 28 Januari 2005 Bayar hutang PI-2157 ke National Aircon menggunakan Citibank USD (1 USD = Rp 8.600,-) dengan No. Cek RI-2415.

65

BAB IV Modul Account Receivable


I. SALES ORDER
Sales Order adalah pesanan penjualan yang dilakukan oleh customer. Menu ini dapat Anda akses melalui Pull-Down Menu : List Sales Sales Order, muncul jendela Sales Order.

A. Membuat Sales Order Baru


Ada beberapa alternatif yang dapat Anda lakukan untuk membuat SO baru : 1. Melalui List Sales Sales Order Sales Sales New, atau 2. Melalui Activities Sales Order, atau Sales Order.

3. Melalui Menu Explorer

Bagian Atas Template Memilih setting SO sesuai selera Anda. Form SO dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan dan disimpan sebagai template SO. Order by Isi dengan nama pelanggan. Ship to Otomatis akan muncul keterangan tempat tinggal pelanggan (setelah Anda mengisi-kannya melalui data Customer di Bab II). Sales Order Date Tanggal pembuatan Sales Order . SO Number Isi dengan nomor faktur.

66

Terms Terisi otomatis dengan syarat pembayaran sesuai data yang Anda isikan pada data pelanggan bersangkutan. PO Number Diisi apabila sebelumnya pelanggan mengirim Purchase Order sebagai bukti permintaan barang. Ship Date Menjelaskan kapan tanggal pengiriman barang. Ship Via Cara pengiriman barang yang diinginkan. FOB Menunjukan syarat penyerahan barang apakah menggunakan shipping atau destination point. Khusus untuk customer asing, maka setiap transaksi, Accurate akan mengkonfirmasikan nilai tukar melalui rate. Customer is Taxable Menu ini dapat Anda aktifkan bila SO akan dikenakan Pajak, dan customer yang memesan sudah ditetapkan kode pajak yang akan dikenakan terhadapnya. Inclusive Tax Menu ini dapat Anda aktifkan jika field Customer is Taxable aktif, berfungsi untuk menghitung PPN secara inclusive.

Bagian Detail Item Diisi dengan Item No. yang terdapat dalam List-Item. Untuk mempermudahnya Anda dapat membuka search window dengan cara: (i) double click di kolom item, (ii) klik tombol (gambar 3 titik) di sebelah kanan kolom item, (iii) menekan tombol Ctrl + Enter bersamaan. Description Merupakan informasi lebih lanjut dari persediaan yang Anda pesan. Sel ini akan terisi secara default sesuai dengan Item No. yang Anda masukkan pada pada tabel Item. Namun jika diperlukan, informasi di description ini dapat Anda ubah sesuai kebutuhan tanpa mengubah data pada List-Item. Qty Diisi sesuai dengan jumlah persediaan yang dipesan pelanggan.

67

Unit Menjelaskan penjualan yang Anda lakukan dalam Pcs, Box, atau yang lainnya (sesuai keterangan yang Anda masukkan pada data item yang bersangkutan). Unit Price Diisi dengan harga satuan item yang dipesan. Awalnya, unit price diisi dengan data unit price item yang bersangkutan. Unit price bisa diganti sesuai dengan keinginan Anda. Disc.% Diisikan dengan berapa persen potongan yang ingin Anda berikan pada item yang dibeli pelanggan. Tax Diisikan dengan jenis pajak yang dikenakan pada pelanggan atas pembelian barang tertentu. Amount Total dari quantity x unit x unit price discountnya (jika ada) Rate Merupakan perbandingan antara mata uang yang telah di-default dengan mata uang lain yang Anda gunakan. Dalam kasus PT. Sigma Karunia , mata uang yang menjadi default adalah Rupiah (IDR). Oleh karenanya, rate IDR = 1. Untuk mata uang lain, ex: USD, disesuaikan dengan nilai tukarnya ke IDR. Sub Total Adalah penjumlahan sementara atas persediaan yang dipesan pelanggan, sebelum dikurangi pemberian discount (jika ada).

Bagian Bawah Closed Digunakan bila sebuah sales order yang telah dibuat namun mendadak dibatalkan, tapi perusahaan tetap ingin menyimpan data tersebut. Discount Berfungsi untuk potongan bagi seluruh item. Anda dapat memasukan persentasenya saja di kolom sebelah kiri atau masukkan besar diskon yang akan Anda berikan untuk Sales Order tersebut pada sisi kanan. Total Invoice Total seluruh Sales Order yang bersangkutan.

68

Down Payment Diisi bila customer memberikan uang muka. Bila DP diisi maka akan otomatis muncul dua kolom isian lagi yaitu : Deposit to dan DP Account. Kedua akun ini akun otomatis akan digunakan untuk menjurnal penerimaan DP tersebut. Untuk customer dengan mata uang asing, DP yang dibayarkan dapat disimpan ke bank dengan mata uang yang sama atau mata uang perusahaan, disesuaikan dengan rate saat transaksi.

B. Contoh Kasus Sales Order


Kasus (1) : SO dengan mata uang lokal disertai pembayaran down payment 3 Januari 2005 Rumah Asri memesan dengan RA-1210 untuk 5 Pcs AC LG, 3 Pcs AC General. No SO adalah SO-2005 dan barang tersebut akan dikirim tanggal 5 Januari 2005 dengan FOB Shipping Point menggunakan Tiki. Terima DP melalui kas IDR sebesar Rp 10.000.000,-.

69

Kasus (2) : SO dengan mata uang asing 8 Januari 2005 Springwood memesan sejumlah 10 pcs AC National @ $850, mendapatkan diskon sebesar 3%, dan menggunakan PO. No. SW 112. Untuk pemesanan ini, PT Sigma Karunia menerima DP sebesar $4500 melalui Citibank USD. Barang akan dikirim melalui DHL pada tanggal 11 Januari 2005 (FOB Shipping Point, 1 USD = Rp 8.450,-)

70

II. DELIVERY ORDER A. Membuat Delivery Order


Delivery order merupakan dokumen yang mencatat pengiriman barang yang telah dilakukan pada pelanggan. Menu ini dapat Anda akses melalui : 1. Pull-Down Menu : Activities atau 2. Menu Explorer : Sales Sales Delivery Order,

Delivery Order.

B. Kasus Delivery Order


Kasus (1) : Mengirimkan semua barang yang dipesan 5 Januari 2005 Mengirimkan semua barang yang dipesan oleh Rumah Asri (SO-2005) menggunakan persediaan di Gudang Cikarang. Untuk melakukan ini, Anda dapat

71

memilih sales order yang telah dibuat sebelumnya dengan cara meng-klik pilih No. SO yang akan dikirimkan. Klik OK.

Isikan data yang diperlukan sehingga hasilnya tampak seperti di bawah:

Berikut adalah tampilannya pada jendela Sales Order jika Anda buka:

72

Kasus (2) : Mengirimkan sebagian pesanan 11 Januari 2005 Mengirimkan 8 pcs AC National kepada Springwood menggunakan persediaan yang ada di gudang Centre.

Berikut adalah tampilan pada Sales Order yang telah dibuat sebelumnya:

73

Kasus (3) : Pembatalan sisa pesanan oleh Springwood Sisa pesanan yang belum dikirim PT. Sigma Karunia dibatalkan Springwood. Langkahnya : buka Sales Order, aktifkan Closed.

Setelah anda memasukkan Received Item, maka pada List-Sales Order terdapat 4 kemungkinan : 1. Waiting pesanan). 3. Queue 4. Closed : Barang belum dikirimkan seluruhnya (kurang dari jumlah

2. Proceed : Barang dikirimkan semuanya (sesuai pesanan). : Barang belum dikirimkan sama sekali. : Pembatalan pesanan oleh pelanggan.

74

III. SALES INVOICE A. Membuat Sales Invoice


Sales Invoice digunakan untuk mencatat faktur atas penjualan pada pelanggan. Sebenarnya, form Delivery Order dan Sales Invoice yang diberikan Accurate memiliki prinsip pengisian yang sama. Yang membedakan adalah untuk delivery order informasi finansial (misalnya harga jual dari barang, diskon, terms) tidak ditampilkan. Jika Anda mengirim barang, tanpa mengirimkan faktur, pilih Delivery Order. Sedangkan jika Anda mengirimkan barang sekaligus dengan tagihan, Anda dapat langsung mengisi pengiriman barang tersebut pada Sales Invoice.

B. Kasus Sales Invoice


Kasus (1) : Mengirim tagihan (mata uang lokal) 13 Januari 2005 PT. Sigma Karunia mengirimkan tagihan ke Rumah Asri (No SI-1003), atas pengiriman DO-1000. Klik lah icon kemudian pilihlah no. DO yang dimaksud. Isikan kembali pembayaran DP seperti pada data di sales order.

75

Kasus (2) : Mengirim tagihan (mata uang asing) 19 Januari 2005 Mengirimkan tagihan pada Springwood (No. SI-4053) atas DO-1001. ($1 = Rp 8.575,-)

76

Kasus (3) : Menjual langsung tanpa Sales Order


20 Januari 2005 Menjual langsung pada Customer Tunai, 1 Paket CooL N Fresh @ Rp 22.500.000,-. Barang yang dibeli pelanggan diambil di Gudang Cikarang. Konsumen langsung membayar seluruh pesanan berikut PPN-nya ke Cash IDR. Langkah-langkah : 1. Buat Grouping untuk Paket CooL N Fresh, yang terdiri dari 1 AC National, 2 AC Toshiba, dan 1 AC General. Grouping ini dapat dibuat melalui : Menu Explorer Inventory Grouping. 2. Kemudian masukkan data sebagai berikut pada Grouping:

3. Buka Sales Invoice baru, buat <New Customer> dengan nama Customer Tunai (IDR). Masukkan data sebagai berikut:

77

Catatan : Jika ada inventory yang tidak mencukupi di gudang tempat barang yang akan dijual diambil, Anda dapat melakukannya melalui Pull-Down Menu : Menu Explorer Inventory Transfer From.

IV. SALES RETURN A. Membuat Sales Return


Sales Return berfungsi untuk memberikan potongan pada customer, kebalikan dari Purchase Return. Jika terjadi retur atas penjualan yang dilakukan pelanggan, maka unit barang yang diretur akan bertambah sejumlah retur, piutang berkurang, dan COGS dibatalkan. Pada Pull-Down Menu, List Sales Sales Return muncul jendela Sales Return (Filtered). Jendela ini berisi data Sales Return yang pernah dikeluarkan untuk customer.

Untuk membuat New Sales Return, pilih salah satu cara di bawah ini: 1. List Sales Sales Return (Filtered) Sales Sales Return. Sales Return. Sales New. 2. Activities

3. Menu Explorer

Sebelumnya, untuk mengatur apa saja yang boleh diretur, masuk ke Setup Preference aktifkan Can enter any item in Sales Return.

78

B. Kasus Sales Return


Kasus: Mengembalikan barang (mata uang lokal) 15 Januari 2005 Rumah Asri mengembalikan 1 Pcs AC LG atas invoice SI-1003, karena cacat.

V. CASH RECEIPT A. Membuat Cash Receipt


Cash Receipt digunakan saat Anda menerima pembayaran atas Sales Invoice yang dibuat untuk penjualan secara kredit. Atas pembayaran tersebut, perusahaan dapat memberikan diskon tunai. Pembayaran tersebut dapat berupa : 1. Angsuran piutang dari pelanggan. 2. Pelunasan piutang. 3. Pembayaran PPN atas transaksi penjualan dengan valuta asing. 4. Menerima over pay dengan uang tunai. 5. Menggunakan over pay untuk melunasi piutang lainnya.

79

6. Menerima pelunasan piutang dengan cash/bank yang menggunakan mata uang lain. Untuk dapat melihat menu ini Anda dapat melakukannya dengan klik Pull-Down Menu, List Sales Customer Receipt muncul jendela Customer Receipt (out standing)

Customer Receipt Entry Form dapat dibuat melalui; 1. Pull Down Menu : List Sales New New Receipt, atau 2. Pull-Down Menu : Activities 3. Menu Explorer : Sales Customer Receipt (out standing) Sales Customer Receipt, atau

Customer Receipt.

Penjelasan untuk setiap sub bagian form New Receipt Entry : Received From Diisi dengan no./nama customer yang membayar. Bank Isi dengan nama Bank tempat dimasukkannya cek. Cheque Date Tanggal jatuh tempo cek yang Anda terima dari customer. Pada tanggal inilah Account Receivable dan Bank Anda di-update sesuai dengan jumlah yang ada pada cek ini. Payment Date Tanggal diterimanya cek. Tanggal ini hanya bersifat informasional saja. Cheque No Nomor cek yang Anda terima. Description Isi dengan informasi apapun yang dapat mendeskripsikan cek yang diterima. Cheque Amount Jumlah pembayaran yang Anda terima.

80

Multi Currency Sehubungan dengan Cash Receipt, aplikasi dari fasilitas multi currency adalah sebagai berikut : Anda dapat menerima pembayaran dalam mata uang yang berbeda daripada mata uang customer (yang dibuat dalam form Customer). Jadi Bank yang mungkin dipilih adalah Bank dengan mata uang yang sama dengan mata uang pelanggan dan Bank dalam mata uang default. Di samping Receive From dan Bank akan tercantum nama mata uang yang bersangkutan. Cheque Amount Isi dengan nilai cek dalam mata uang Bank. Equivalent Amount Nilai setelah dikonversikan ke dalam mata uang pelanggan sesuai rate pada saat itu. Contoh : A merupakan customer IDR tapi suatu waktu membayar dengan mata uang USD, maka prosedur entry data dilakukan seperti disebutkan di atas. Over Pay Setiap kelebihan pembayaran akan dicatat sebagai Over Pay. Untuk selanjutnya, nilai Over Pay ini (disebut juga sisa kredit) dapat dipakai untuk membayar invoice lainnya. Untuk itu Anda harus mengklik Apply From Credit. Jika customer tersebut masih memiliki sisa kredit (Existing Credits), maka nilai tersebut akan ditambahkan dengan nilai Equivalent Amount. Sehingga total uang yang bisa digunakan untuk membayar invoice adalah sebagaimana tercantum dalam Amount to Distribute. Over Pay disimpan dalam mata uang customer, dan akan dijurnal ke dalam AR account default dari currency customer terkait. Auto Apply Tombol ini akan mendistribusikan secara otomatis nilai Amount to Distribute ke invoice yang belum lunas. Sedangkan untuk membatalkan, klik sekali lagi tombol ini (Clear Payments). Fiscal Payment Jika Anda mengenakan pajak kepada customer, maka penerimaan pembayarannya hanya bisa dilakukan jika Anda memberi tanda di bagian Fiscal Payment ini.

B. Kasus Cash Receipt


Kasus (1) : Terima pembayaran lunas (tanpa discount) 12 Januari 2005 Terima pelunasan atas seluruh piutang saldo awal (1039) dari Rumah Asri Rp 10.000.000,- ke Permata IDR.

81

Kasus (2) : Terima pembayaran + discount 20 Januari 2005 Terima sisa pembayaran SI-1003 dari Rumah Asri melalui Cash IDR. Sebelumnya, Anda harus mengklik kanan pada kolom Payment Amount untuk menen-tukan discount bagi Rumah Asri (karena membayar dalam jangka waktu discount). Isikan seperti di bawah ini :

82

Kasus (3) : Terima pelunasan dan pembayaran pajak 21 Januari 2005 Menerima pembayaran pelunasan Invoice 1040 dan SI-4053 dari Springwood beserta pajaknya. Kurs Saat pembayaran $1 = Rp 8.475,-.

83

Catatan : untuk pembayaran pajak tidak ada potongan atas pembayaran yang lebih awal. LATIHAN 3 Januari 2005 Terima pembayaran dari Apollo Electrocity atas piutang tahun lalu (SI-1038) dengan BRI IDR (no. Cek AE-101) sebesar Rp 20.000.000,-

84

BAB V General Ledger


I. JOURNAL VOUCHER
Journal Voucher (JV) merupakan dokumen tempat Anda dapat memasukkan jenis transaksi yang tidak ada di menu activities lainnya, seperti memasukkan modal awal, membuat jurnal penyesuaian, mencatat bunga bank, dan sebagainya. Dua buah JV telah kita buat untuk menutup saldo Depreciation Expense dan Retained Earnings ke Opening Balance pada sesi sebelumnya. Selain itu, pada tiap akhir periode akuntansi, Accurate secara otomatis akan membuat perhitungan Unrealized (realized) gain/loss foreign exchange, juga di menu JV ini.

A. Membuat Journal Voucher


Anda dapat membuatnya melalui 2 cara, yaitu: 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities General Ledger Journal Voucher 2. Menggunakan Menu Explorer : General Ledger Journal Voucher.

B. Kasus Jounal Voucher


JV No. Nomor JV tersebut yang secara otomatis akan diurutkan oleh Accurate. Date Isikan dengan tanggal transaksi Description Penjelasan dari JV tersebut, untuk apa penggunaannya. Item ini harus diisi karena akan dimasukkan sebagai description dalam General Ledger. Jika tidak diisi, maka JV tersebut tidak akan dapat diproses. Multi currencies Dengan mengaktifkan item ini, akan muncul kolom Rate dari Prime Amount.

85

Account No. Isilah kolom dengan no. akun yang berkaitan dengan transaksi. Untuk memudahkan mencarinya dari Chart of Account, Anda dapat mengklik tanda titik tiga. Account Name Nama akun ini akan langsung muncul bila no. akun sudah terisi. Debit/Kredit Isikan angka bila akun tersebut mempengaruhi sisi debit/kredit. Prime amount Nilai mata uang aslinya, Debit/Kredit = Prime amount * Rate Memo Di kolom ini Anda dapat menambahkan keterangan spesifik tentang akun tersebut. Kasus (1) : Transfer kas dengan dikenakan biaya 04 Januari 2005 Transfer dari Cash USD sebesar $2,000 ke BRI IDR saat 1 USD = Rp 8.500. Biaya transfer Rp 25.000,-. Karena transaksi ini multi currency, maka klik kotak multi currency. Ketikkan akun dan masukkan rate. Isikan saldo melalui premium amount, negatif untuk kredit dan positif untuk debit. (No.Voucher: JV 5104)

86

Kasus (2) : Pencatatan biaya terhutang 05 Januari 2005 PT Sigma Karunia mencatat listrik yang terutang (Rp 1.500.000,-) dan telepon (Rp 1.800.000,-).

II. PERIOD END


Telah cukup jelas pada Bab III

LATIHAN 10 Januari 2005 Setor tunai dari Cash IDR ke Permata IDR sebesar Rp 10.000.000,15 Januari 2005 Menerima pinjaman jangka pendek dari PT Zamrud Khatulistiwa sebesar Rp 35.000.000,- diterima melalui Cash IDR (buat akun baru : Notes Payable, No. Akun : 2115). 21 Januari 2005 Terima pinjaman jangka panjang untuk membiayai pembelian Kendaraan Besar. Rincian Kendaraan sama seperti kendaraan yang lama, harga perolehan Rp 80.000.000,-. (Buat jurnal penerimaan utang jangka panjang. No. akun : 2500, nama akun : Long-term Liability. Lanjutkan dengan membuat Fixed Asset List, No VHC-02, DDM Non Bangunan 2, Estimated Life = 8 tahun) 31 Januari 2005 Buat period end untuk bulan Januari ($ 1= Rp 8.750)

87

BAB VI Cash & Bank


Modul ini adalah salah satu inovasi Accurate yang belum terdapat pada versi sebelumnya. Transaksi yang dapat dikerjakan melalui modul ini adalah transaksi yang secara langsung mempengaruhi kas, seperti pembayaran listrik secara tunai, penjualan barang dagang secara tunai, dan sebagainya. Tiga aktivitas utama yang dapat dilakukan melalui modul ini adalah Other Payment, Other Deposit, dan Bank Reconciliation.

I. OTHER PAYMENT
Other Payment digunakan untuk mencatat pengeluaran kas selain untuk membayar hutang dagang. Misalnya: untuk melakukan pembayaran gaji, pembelian aktiva secara tunai, pembayaran tagihan listrik, dan sebagainya. Anda dapat menggunakan mata uang lokal maupun mata uang asing (valas). Jika Anda akan menggunakan Valas, terlebih dahulu Anda harus meng-update exchange rate pada saat tanggal pembayaran tersebut terjadi.

A. Membuat Other Payment


Other Payment dapat Anda buat melalui 2 cara yaitu : 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Payment, atau 2. Menggunakan Menu Explorer : Cash & Bank Cash & Bank Other

Other Payment.

Kolom rate baru akan muncul dalam jendela Other Payment, jika Anda melakukan pembayaran dengan mata uang asing. Sebenarnya Other Payment adalah bagian dari Journal Voucher. Perbedaannya Other Payment pada kolom Amount-nya yang dapat Anda isikan jumlah uang kas yang akan dibayarkan. Accurate tidak menyajikan kolom Debit/Kredit pada jendela Other Payment, sebagaimana yang terdapat pada jendela JV. Secara otomatis akun yang Anda isikan akan di-debit, sementara yang di-kredit adalah

88

akun kas. Oleh karena itu, Tables dari Other Payment ini digabung menjadi satu dalam General Ledger Journal Voucher.

B. Kasus Other Payment


Kasus (1) : Pembayaran biaya di muka 07 Januari 2005 PT. Sigma Karunia membayar iklan sebesar Rp 2.400.000,- (untuk tiga kali terbit) kepada IR Neilsen dengan Permata IDR.

II. OTHER DEPOSIT


Other Deposit digunakan untuk mencatat penerimaan kas selain untuk menerima piutang dagang. Misalnya: untuk melakukan penjualan aktiva secara tunai, penerimaan bonus melalui kas / tabungan, dan sebagainya.

89

A. Membuat Other Deposit


Other Payment dapat Anda buat melalui 2 cara yaitu : 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Deposit 2. Menggunakan Menu Explorer : Cash & Bank Cash & Bank Other Deposit Other

B. Kasus Other Deposit


Kasus (1) : Penerimaan hadiah uang tunai 25 Januari 2005 PT. Sigma Karunia menerima hadiah uang kas tunai sebesar Rp 10.000.000 karena berhasil menjadi Perusahaan Dagang dengan pelayanan terbaik menurut survey Majalah TopAd. (Buat akun baru: Miscellaneous Income, no. Akun: 7000.03).

III. BANK BOOK


Dalam bank book, semua akun yang memiliki tipe Cash & Bank akan ditampilkan, yang juga berfungsi sebagai buku besar dari rekening Cash & Bank tersebut. Sehingga Anda dapat melihat mutasi-mutasi yang terjadi terhadap akun-akun yang memiliki tipe tersebut. Mata uang asing yang belum dikurs-kan tetap akan ditampilkan dalam satuan mata uang asing tersebut.

90

Namun jika Anda ingin melihatnya dalam bentuk rupiah, maka Anda dapat melihatnya pada List Chart of Account.

IV. BANK RECONCILE


Fitur ini juga merupakan salah satu penambahan yang belum ada di Accurate versi sebelumnya. Dengan menjalankan fungsi ini, Anda dapat melakukan penyesuaian terhadap saldo kas / bank yang dimiliki oleh perusahaan, dengan rekening koran yang didapatkan dari bank. Hal-hal yang dikoreksi biasanya menyangkut: Perolehan bunga / bagi hasil dari bank konvensioanal / bank syariah. Pengenaan biaya-biaya oleh bank, seperti biaya administrasi. Cek dalam perjalanan Setoran / deposito dalam perjalanan Transaksi lainnya yang salah catat dari pihak perusahaan.

1. 2. 3. 4. 5.

A. Membuat Bank Reconcile


Bank reconcile dapat Anda buat melalui 2 cara yaitu : 1. Menggunakan Pull-Down Menu : Activities Cash & Bank Bank Reconcile 2. Menggunakan Menu Explorer : Cash & Bank Bank Reconcile B. Kasus Bank Reconcile 31 Januari 2005 PT Sigma Karunia menerima rekening koran dari Permata IDR yang menginformasikan bahwa saldo perusahaan menurut bank sampai tanggal 31 Januari 2005 adalah Rp Rp 60.850.000,00. Sedangkan menurut buku perusahaan (sistem Accurate V3.0) saldo Permata IDR adalah Rp 60.700.000,00. Setelah ditelusuri perbedaan pencatatan antara bank dan Accurate menghasilkan informasi berikut. 91

Daftar perbedaan saldo setelah ditelusuri: Telah dicatat direkening koran tapi belum dicatat di buku perusahaan Pendapatan bunga dari Permata, Rp 200.000,00 Beban adminstrasi Bank, Rp 50.000,00 Anda dapat melakukan penyesuaian dengan mengklik button other deposit (untuk mencatat pendapatan bunga) dan button other payment (untuk pembayaran beban administrasi bank) pada jendela bank reconciliation. Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah: Pada jendela Menu Explorer buka Cash & Bank Bank Reconcile Pilih Akun yang akan direkonsiliasi pada field Bank Account. Pilih Permata IDR Masukkan tanggal rekening koran bank pada Reconcile Date. Yaitu tanggal 31 Januari 2005, seluruh transaksi sebelum tanggal 31 Januari akan disajikan. Masukan saldo yang terdapat di rekening koran pada kolom New Statement Balance; Rp 60.850.000,00 Masukkan transaksi penerimaan bunga dan biaya administrasi bank. Pendapatan bunga dimasukan dengan mengklik tombol other deposit, sedangkan pembayaran beban administrasi dimasukan dengan mengklik tombol othjer payment. Masukan transaki yang telah berhasil kita indentifikasi.

(gambar sebelum kolom clear dicentang) Seluruh transaksi yang ada di buku perusahaan dan juga ada di rekening koran akan kita tandai dengan memberi tanda centang pada kolom clear, lakukan sampai saldo out of balance menjadi nol. Untuk kasus 2, deposit in transit atau outstanding cheque, Anda jangan mencentang transaksi. Bila out of balance telah menjadi nol, berarti rekonsiliasi Anda telah selesai, klik Save.******* 92