Kumpulan Di Dalam Organisasi

1.0 Definisi Kumpulan boleh ditakrifkan sebagai dua orang atau lebih yang berinteraksi dan mempengaruhi antara satu sama lain untuk mencapai tujuan yang sama.1 Mereka ini bertemu dan berkumpul bagi mencapai beberapa objektif dan matlamat yang telah dipersetujui. Kewujudannya tidak dapat dielakkan dalam kehidupan organisasi. Tiaptiap individu yang berada di dalam kumpulan yang telah diwujudkan samada secara formal atau secara tidak formal mempunyai peranan yang berbeza tetapi terdiri daripada norma yang sama. Sementara kumpulan boleh pula dibahagikan kepada 2 jenis iaitu, kumpulan formal dan tak formal yang mana terdapat perbezaan di antara keduanya.

1.1
Kumpulan Formal

Kumpulan formal adalah kumpulan yang memang telah dirancang kewujudannya bagi memenuhi matlamat dan objektif penubuhannya. Kebiasaanya kewujudannya adalah dalam jangkamasa yang lama tetapi ianya tidak semestinya kekal dalam jangkawaktu tersebut, mungkin berlaku sebaliknya. Jenis kumpulan formal yang biasa di dalam organisasi ialah kumpulan perintah (pengurus dan para subordinat), pasukan petugas dan jawatankuasa. Kumpulan formal adalah merupakan sebuah pertubuhan yang sah dan didaftarkan penubuhannya. Kewujudannya diakui oleh semua pihak yang terlibat. Penubuhannya adalah mengikut peraturan yang sah dan diiktiraf oleh pihak pendaftar yang meluluskannya dan pihak pemerintah sesebuah negara setelah melalui proses-proses yang tertentu. Contoh kumpulan formal adalah seperti Seksyen Komputer disesebuah organisasi. Kumpulan perintah ini terdiri daripada para pengurus sekalangan dan pengurus peringkat atasan mereka. Mengikut istilah Rensis Likert2, para pengurus adalah pin-pin penghubung di antara beberapa kumpulan kerja formal dalam organisasi mereka.

Rajah 1 : Pin

Penghubung Peringatan: Anak panah menunjukkan fungsi pin penghubung

Sumber: Rensis Likert, New Patterns of Management (New York: McGraw-Hill, 1961), hal. 113. Hakcipta 1961 oleh McGraw-Hill Inc.

Kumpulan formal pula boleh dibahagikan kepada 2 iaitu

1.1.1 Tetap - Termasuk kumpulan perintah dan jawatankuasa tetap. ( Contoh: Jawatankuasa perancangan, sumber manusia dan sebagainya). 1.1.2 Sementara - Kumpulan yang dibentuk untuk menyelesaikan sesuatu masalahdan apabila masalah tersebut selesai ianya akan dibubarkan.

( Contoh: Pasukan petugas dan kumpulan projek). 1.2 Kumpulan Tak Kumpulan ini terbentuk apabila para anggotanya berkumpul dan sering berinteraksi antara sesama mereka. Kewujudannya juga Formal memainkan peranan yang tidak kurang pentingnya dalam sesebuah organisasi. Sebagai contoh ialah penubuhan pasukan bolasepak bagi sesuatu organisasi tersebut di mana ahli-ahlinya mungkin terdiri daripada setiap peringkat pengurusan dan subordinat. Dengan tertubuhnya kumpulan tak formal ini akan sedikit sebanyak mengeratkan lagi silahturahim dalam organisasi tersebut. Para anggota kumpulan tak formal lebih mementingkan keperluan keperluan kumpulan mereka sendiri. Rajah 2 di bawah menunjukkan beberapa kumpulan yang tak formal di dalam sesebuah organisasi.

Rajah 2: Beberapa Kumpulan Tak Formal Di Dalam Sesebuah Organisasi

Sumber: James A.F. Stoner, Fordham University, Management Second Edition, Prentice-Hall International, Inc. pg: 329, Cap: 12.

1.2.1 Kumpulan Tak Formal mempunyai kebaikan3 dan kelemahannya yang tersendiri disamping fungsi yang dapat dimainkan iaitu:Kebaikan 1. Mengekalkan nilai sosial dan budaya yang lazim diamalkan. Para anggota lebih berkemungkinan berkongsi norma dan nilai yang sama dan nilai tersebut terus membimbing perilaku dan terus diperkukuhkan. 2. Memberikan kepuasan, status dan keselamatan sosial. Pergaulan ahliahli adalah lebih mesra dan memenuhi keperluan manusia dalam mencari persahabatan dan sokongan. Kelemahan 1. Kepatuhan yang berlebihan. Ianya akan menjadikan para anggota kurang menunjukkan inisiatif dan pembaharuan dan merugikan organisasi. 2. Boleh menimbulkan konflik. Keperluan sosial yang berlebihan akan merugikan organisasi jika dilakukan oleh para ahli, sebagai contoh jadual waktu rehat yang lebih lama yang hendak dilaksanakan kerana manusia

3. Membantu para anggota untuk berkomunikasi. Komunikasi yang berlaku adalah sangat akrab di antara para subordinat dengan pihak pengurusan jika mereka berada dalam kumpulan ini sebagai contoh pasukan sepaktakraw yang ditubuhkan oleh organisasi. Sudah tentu ahli kumpulan tersebut berada dalam keadaan yang sangat akrab bagi mengujudkan pasukan yang mantap dan kuat.

4. Membantu menyelesaikan masalah. Dalam kumpulan ini, para ahli-ahli yang terlibat akan saling bantu membantu dalam menyelesaikan masalah yang wujud dalam kumpulan mereka dan dengan ini organsasi akan kurang dibebankan oleh masalah ahliahli organisasi itu sendiri. Tushman, Micheal L. telah mencadangkan satu model 1.3 Peringkat pembentukan kumpulan yang terdiri dari empat peringkat iaitu:Pembentukan Kumpulan4 1.3.1 Peringkat Pembentukan: - Ahli kumpulan mencapai kata sepakat untuk mengujudkan kumpulan. - Mengenali antara satu sama lain, kongsi maklumat. - Ahli kumpulan cuba mengenali tingkahlaku yang diterima dan tidak diterima oleh ahli-ahli lain. 1.3.2 Peringkat Gelora - Banyak konflik yang terjadi bila ahli kumpulan cuba membentuk dan mengekalkan kedudukan diri sendiri untuk mempengaruhi pembentukan kumpulan, norma dan peranan masing-masing. - Isu-isu dibincangkan secara terbuka dan usaha diambil untuk menerangkan matlamat. 1.3.3 Peringkat Norma - Tiada konflik yang berlaku. - Ahli kumpulan mula sependapat. - Ahli mula berkerjasama dan bersatu padu. - Norma kumpulan mula terbentuk. 1.3.4 Peringkat Perlaksanaan. - Kumpulan sudah mula stabil. - Usaha dibuat untuk membangunkan individu pula. - Masing-masing melaksanakan peranan yang dipersetujui. - Budaya yang ada lebih matang. Terdapat satu lagi peringkat pembentukan iaitu:1.3.5 Peringkat Pengekalan5:

kebiasaannya lebih suka kepada keadaan rehat. 3. Tersebarnya khabar angin. Dalam kumpulan ini, jika para subordinat telah bertemu dan berinteraksi diantara mereka, pelbagai perkara yang akan diperkatakan samada yang benar dan sebaliknya. Jika perkara palsu yang diperkatakan itu melibatkan mereka, ini akan merosakkan semangat mereka untuk bekerja dan akan mengakibatkan mereka mengambil jalan yang akan merugikan organisasi. 4. Berlaku penentangan terhadap perubahan. Sebagai misalan para pekerja yang baru diambil bekerja mungkin menghadapi kesukaran untuk diterima oleh kumpulan yang telah sedia wujud

- Tidak pentingkan perlaksanaan. - Lebih pentingkan kewujudannya, - Mula timbul budaya emosional. - Individu lebih bersifat sentimental.

1.4

Kenapa

Kumpulan Diwujudkan?

1.5
Menyelesaikan Masalah Secara Kumpulan

Setiap orang mempunyai keinginan dan keperluan yang tersendiri dan masing-masing berusaha untuk mencapai dan memenuhi keperluan tersebut. Bertindak secara berkumpulan adalah lebih baik dari secara individu dalam melakukan sesuatu tugas yang hendak di buat. Bekerja secara berkumpulan akan menghasilkan kuantiti yang lebih besar dan tugas akan dapat dilakukan dengan lebih sempurna akibat dari pandangan-pandangan dan teguran yang diterima dari ahli-ahli kumpulan. Kumpulan yang bersepadu di segi potensinya adalah lebih produktif dari kumpulan yang tidak bersepadu6. Dari itu kumpulan diwujudkan adalah kerana:i. Untuk menjalin satu perhubungan (affiliation). ii. Untuk mewujudkan kerjasama bagi mencapai maksud dan tujuan. iii. Untuk meningkatkan kuasa/daya kerja, iv. Untuk mendapatkan status. v. Untuk keselamatan. vi. Untuk memberi suatu perasaan kendiri (self esteem). Setiap masalah yang wujud samada dikehendaki atau sebaliknya perlu diusahakan jalan penyelesaiannya. Dari itu langkah penyelesaian yang hendak diambil mestilah bersesuaian dan tepat. Dalam membuat keputusan, antara langkah yang terbaik adalah dengan meminta pendapat dan pandangan ramai, dari itu tindakan yang akan diambil oleh individu berbanding dengan secara berkumpulan adalah berbeza dan mempunyai kebaikan dan kelemahannya yang tersendiri. Walau bagaimanapun, ianya banyak berasaskan kepada kajian yang begitu luas dilakukan terhadap usaha penyelesaian masalah dalam kumpulan-kumpulan ad hoc yang kecil7. Dibawah ini adalah perbezaan antara kebaikan dan kelemahan dalam menyelesaikan masalah secara kumpulan:Kebaikan Kelemahan 1. Lebih banyak pengetahuan 1. Keputusan sebelum masa. dan maklumat. Maklumat Kebiasaannya penyelesaian yang diperolehi dari seorang yang dikemukakan pada mula individu adalah terbatas jika akan diambil kira dengan itu dibandingkan dengan jumlah cadangan penyelesaian yang mereka yang berada di dalam terkemudian selalunya tidak sesebuah kumpulan. diberi pertimbangan yang sewajarnya. 2. Lebih banyak pendekatan 2. Penguasaan individu. terhadap masalah. Dengan Pengaruh yang kuat oleh

jumlah keahlian yang ramai sudah pasti lebih banyak langkah pendekatan yang dapat diutarakan dalam menyelesaikan sesuatu masalah. 3. Penerimaan yang bertambah terhadap penyelesaian. Cadangan penyelesaian yang diterima ramai sudah semestinya mempunyai asas yang kukuh untuk diambil dalam menyelesaikan masalah. 4. Kefahaman yang lebih baik terhadap keputusan. Keputusan yang telah dipersetujui akan disampaikan untuk dilaksanakan dan ahli akan terlibat dan kemungkinan berlaku kegagalan komunikasi adalah sedikit.

seseorang individu akan menguasai perbincangan walaupun kebolehannya dalam menyelesaikan masalah tidak seberapa. (Ekstrovert) 3. Penyelesaian alternatif berkonflik. Ahli-ahli kumpulan yang mengutarakan cadangan pasti akan mempertahankan cadangan yang diberikan yang difikirkan betul oleh mereka ini mungkin akan menjadi konflik diantara mereka. 4. Komitmen terdahulu. Para ahli akan mempertahankan cadangan mereka dan langsung tidak mempertimbangkan alternatif-alternatif lain mungkin mereka mempunyai pertalian dengan orang di luar kumpulan atau untuk memperkukuhkan kuasa. Apabila keputusan telah dibuat, kumpulan akan meningkatkan komitmen sekalipun bukti menunjukkan bahawa keputusan itu tidak baik8.

1.6
Pengaplikasian Matlamat Berkumpulan

Dalam menjalani kehidupan ini kita tidak akan dapat lari dari melakukan sesuatu tugas kerana jika ianya dijalankan dalam satu kumpulan akan mendatangkan lebih banyak faedah dan kebaikannya. Kerja-kerja yang dijalankan secara kumpulan akan dapat dilaksanakan dalam kuantiti yang banyak dan akan lebih memudahkan disamping itu factor mengesan kesilapan adalah lebih tinggi. Di dalam mengaplikasikan kumpulan di dalam organisasi ini, saya lebih suka mengambil contoh dalam melakukan sesuatu kerja dan bagi mendapatkan kuantiti yang lebih banyak dalam masa yang tertentu. Jika kita melakukan kerja dalam kumpulan sudah pastinya kita dapat melakukan kerja yang tidak dapat dilakukan secara perseorangan bagi kerja-kerja yang tertentu dan masa yang dapat dijimatkan jika melakukan sesuatu kerja itu secara berkumpulan. Dari itu jelaslah bahawa, kumpulan memainkan peranan yang sangat penting dalam sesebuah organisasi.

1.7

Komen

Dari apa yang telah saya pelajari dan fahami bagi pelajaran Tingkahlaku Organisasi di bawah tajuk, Kumpulan Di Dalam Organisasi yang mana kuliah telah disampaikan oleh En. Ariffin, dapatlah serba sedikit saya memahami betapa pentingnya manusia berada di dalam sesuatu kumpulan samada kumpulan yang akan dianggotai itu kumpulan formal atau tidak formal. Banyak kebaikan yang boleh diperolehi jika kita hidup bermasyarakat iaitu berkumpulan. Jika kita melaksanakan sesuatu tugas maka adalah lebih baik jika kita melaksanakannya secara berkumpulan kerana banyak pandangan dan buah fikiran yang dapat dikemukakan oleh ahli-ahli kumpulan dan segala pandangan yang telah diutarakan itu boleh dipertimbangkan dan dapat dibuat penilaian dengan sewajarnya. Mana-mana pandangan atau jalan penyelesaian yang dikira terbaik boleh diambil dan diikuti dalam menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapi. Lagi pun sebagai manusia kita tidak boleh hidup dalam keseorangan, maka adalah penting jika berada di dalam kumpulan. Organisasi akan menjadi lebih berdaya saing jika ahli-ahli organisasinya mempunyai norma-norma yang baik terutamanya dalam menjalankan tugas yang telah diberikan. Pembentukan sesuatu kumpulan itu perlu melalui peringkat-peringkatnya yang tersendiri sebagaimana yang telah dipelajari. Setiap kumpulan yang diwujudkan di dalam sesuatu organisasi itu adalah mempunyai matlamat dan objektifnya yang tersendiri. Penugasan autoriti oleh seorang ketua kepada subordinatnya memang perlu dilakukan supaya organisasi itu dapat berfungsi dengan cekap. Sesungguhnya tidak ada ketua yang boleh melaksanakan atau menyelia semua tugas organisasi secara persendirian9. Kumpulan adalah memainkan peranan yang sangat penting dalam kehidupan dewasa ini. Sesuatu kerja yang ingin dilakukan akan menjadi lebih mudah dan dapat mencapai kuantiti yang lebih baik jika dilakukan secara berkumpulan. Kumpulan biasanya bertindak lebih baik dalam menyelesaikan masalah berbanding secara individu puratanya. Ini adalah kerana ianya berupaya untuk mendapatkan lebih banyak maklumat dan kemahiran serta kepakaran yang dapat dicurahkan oleh ahli-ahli kumpulan, dapat menghasilkan lebih banyak alternatif, mengesan kesilapan dan bila penyelesaian hendak dicapai ianya lebih mudah difahami, diterima dan dilaksanakan. Kumpulan juga akan memudahkan penyelarasan dibuat dan dapat memperkembangkan bakat pengurusan tetapi ianya juga mempunyai risikonya yang tersendiri seperti kurang nilai tanggungjawab oleh ahli, keputusan yang hendak dibuat sebelum masanya dan mungkin dikuasai oleh individu yang kurang berkebolehan. Dari ini jelaslah bahawa kita memerlukan kumpulan dan

Kesimpulan

organisasi dan kita tidak boleh hanya menjalani kehidupan ini dengan berseorangan diri sahaja dan jika berada dalam kumpulan maka banyak faedah yang boleh diperolehi demi kebaikan dalam meneruskan kehidupan ini. Mungkin dengan adanya kumpulan yang diwujudkan ini akan lebih memberikan motivasi, dalam kita melaksanakan sesuatu tugas yang perlu selesaikan.

Kumpulan formal di dalam sesebuah organisasi itu akan memudahkan penyelarasan, dapat memperkembangkan bakat pengurusan dan dapat mengelakkan kuasa yang berlebihan tertumpu kepada seseorang individu sahaja10. http://ishakarshad.tripod.com/OB.htm