Anda di halaman 1dari 9

SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS

Disusun oleh : Divisi Pengembangan & Disain Sistem Perangkat Lunak Sub Divisi Sistem Informasi Manajemen

Chrono Global Building (CGB)


www.chronobuilding.co.id

Sistem Informasi Universitas

Sistem Informasi Universitas


Digital and paperless university design concept... A. Pendahuluan & Latar Belakang Kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan, khususnya di bidang teknologi komputer dan informasi yang demikian pesat akhir akhir ini (sadar atau tidak) telah memaksa manusia untuk terus bergantung pada produk produk canggih yang dihasilkan dari perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan itu sendiri. Satu dasawarsa yang lalu, saat orang belum menemukan alat telekomunikasi bergerak (mobile phone), gaya hidup umat manusia jauh berbeda. Kini setelah mobile phone / handphone sudah menjadi pemandangan sehari hari, bahkan sudah menjadi suatu bentuk kebutuhan, semua menjadi berubah! Bayangkan bagaimana paniknya seorang direktur perusahaan yang lupa meninggalkan handphonenya di rumah sewaktu sedang dalam perjalanan menuju ke airport. Ia merasa seolah olah terputus dari dunia luar! Teknologi sama dengan pisau bermata dua. Di satu sisi ia membawa manfaat yang sangat berguna, namun di sisi lain ia dapat membawa petaka yang mengerikan. Dan universitas sebagai lembaga pendidikan tertinggi yang membentuk dan menciptakan peradaban di permukaan planet bumi ini, adalah lembaga yang bertanggungjawab penuh dalam mencetak manusia manusia yang berwatak dan berbudi pekerti luhur, cerdas dan benar benar tahu mengendalikan arah perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang dihasilkannya. Dalam misinya menciptakan manusia cerdas yang berwatak dan berkepribadian luhur, universitas haruslah memiliki sistem pendukung (administrasi) yang benar benar baik, rapi, tertib dan handal. Dalam rangka menciptakan sistem administrasi yang baik, rapi, tertib dan handal itulah diciptakan Sistem Informasi Universitas ini. B. Fungsi dan Tujuan Tujuan utama dari pembuatan Sistem Informasi Universitas ini adalah membantu terciptanya sistem administrasi universitas yang rapi, tertib, efektif, efisien, cepat, akurat dan dapat dipercaya (aman). Bila diperinci, fungsi dan tujuan dari Sistem Informasi Universitas ini adalah sebagai berikut : Membantu meningkatkan mutu pengawasan kegiatan belajar mengajar di lingkungan universitas secara kontinyu dengan tujuan memperbaiki standar kualitas lulusan yang dihasilkan. Meminimalisir terjadinya penggandaan sumber data yang lazim terjadi pada sistem administrasi manual atau semi manual1 / komputer. Penggandaan seperti ini dapat menimbulkan terjadinya kesalahan kesalahan (yang bisa diakibatkan oleh faktor manusia atau human error) yang sebenarnya tidak perlu terjadi.

Yang dimaksud sistem administrasi semi manual adalah administrasi yang sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu, namun software yang digunakan masih bersifat umum seperti Microsoft Word atau Excel. Untuk organisasi skala kecil hal ini masih dapat diterima, namun bila sudah melibatkan data dalam jumlah ratusan atau bahkan ribuan, administrasi semi manual ini mulai terasa menyulitkan. 1

Sistem Informasi Universitas

Menciptakan sistem administrasi digital modern yang memiliki kecepatan dan akurasi yang tinggi dengan memanfaatkan potensi teknologi komputer secara maksimal. Mengupayakan penciptaan sistem administrasi yang sedikit menggunakan media kertas (paperless administration system2) dengan tujuan menekan biaya operasional universitas sehari hari. C. Modul - modul Sistem Sistem Informasi Universitas ini dibangun dari belasan modul, antara lain :
Modul Chief Monitor & Statistik Keterangan Modul ini diproteksi dengan kode password khusus dan hanya diperuntukkan bagi pihak pimpinan universitas (rektor). Dari modul ini mereka dapat memantau hampir setiap lini aktifitas kegiatan di lingkungan universitas yang dipimpinnya. Hampir sama dengan modul Chief Monitor, modul ini juga dilindungi dengan kode password khusus. Fungsi modul ini adalah untuk memperbaiki atau mengubah setting konfigurasi sistem secara global, menghapus atau mengubah data data yang bersifat khusus (hanya bisa ditambah, tapi tak bisa diubah atau dihapus). Modul ini bertugas menyimpan semua data mengenai mahasiswa yang meliputi : data pribadi, data orangtua, riwayat pendidikan (formal & informal), daftar kompetensi yang dimiliki, daftar riwayat penghargaan / prestasi yang pernah diraih, riwayat pelanggaran, riwayat pengalaman berorganisasi, riwayat medical check up, dsbnya. Modul ini bertugas menyimpan data data mengenai dosen dan karyawan universitas. Data yang disimpan meliputi : data pribadi, data suami / istri & anak, data orangtua, riwayat pendidikan (formal dan informal), daftar kompetensi yang dimiliki, daftar riwayat penghargaan / prestasi yang pernah diraih, riwayat pelanggaran, riwayat pengalaman berorganisasi, riwayat medical check up, dsbnya. Di modul ini semua data mengenai mata kuliah yang diajarkan akan disimpan. Modul ini bertugas mencatat data data ruang kuliah di universitas klien. Modul ini bertugas mencatat data data fakultas dan jurusan yang ada di universitas klien. Buku buku yang terdapat di universitas klien akan dicatat dan disimpan di modul ini. Modul ini menyimpan data data mengenai kompetensi yang terbagi atas tiga kelompok besar : pengetahuan, keahlian / keterampilan dan sikap. Nantinya modul ini akan berkaitan erat dengan modul training / pelatihan dosen & karyawan universitas, data kompetensi mahasiswa, dosen & karyawan dan data kompetensi jabatan. Universitas yang baik dan selalu berusaha mengembangkan kemampuan staff tenaga pengajar dan karyawannya sudah selayaknya memikirkan dengan serius mengenai program pelatihan / pengembangan. Modul ini bertugas mencatat data data dan informasi mengenai pelatihan pelatihan apa saja yang akan diberikan lengkap dengan daftar kompetensi yg diharapkan akan dimiliki oleh para peserta setelah mengikuti pelatihan tsb.

Super Administrator

Data Mahasiswa

Data Staff Pengajar (Dosen) & Karyawan Data Mata Kuliah Data Ruang Kuliah Data Fakultas & Jurusan Data Buku Perpustakaan Data Kompetensi

Data Training / Pelatihan

Konsep paperless office ini adalah bentuk ideal yang diidam idamkan, namun pada kenyataannya hampir tidak mungkin menciptakan sistem administrasi yang sama sekali tidak menggunakan kertas! Bagaimana pun juga kertas masih tetap akan digunakan (setidaknya sampai beberapa puluh tahun ke depan) dan kertas adalah media yang paling efektif dan praktis untuk menyampaikan informasi. 2

Sistem Informasi Universitas

Data Kelompok Nilai

Data Jabatan

Data Proyek Universitas Data Personil Proyek Universitas Data Arsip Skripsi Data Alumni Universitas Data Barang Kebutuhan Universitas Data Rekanan Suplier Form Pembuatan KRS

Di modul ini data data mengenai kelompok nilai mahasiswa seperti nilai ujian semester, mid semester, tugas perorangan, tugas kelompok, tugas khusus, dsbnya akan disimpan. Modul ini bertugas menyimpan data data jabatan yang meliputi kode jabatan, nama jabatan, gaji, tunjangan tunjangan dan bonus, tugas dan wewenang jabatan, kompetensi yang harus dimiliki pemegang jabatan, persyaratan khusus dan umum calon pemegang jabatan dan indikator keberhasilan pemegang jabatan. Modul ini sebenarnya hanya sebagai pelengkap / tambahan (additional). Di modul ini semua data mengenai pekerjaan atau proyek yang sedang diselenggarakan oleh universitas akan dicatat. Misalnya saja proyek penelitian, proyek bantuan sarana transportasi, dsbnya. Data data personil mereka yang terlibat di dalam proyek universitas di atas akan disimpan dan dicatat di modul ini. Modul ini akan menyimpan semua informasi mengenai hasil karya tulis atau tugas akhir (skripsi) mahasiswa. Modul ini amat bermanfaat untuk melacak judul atau isi skripsi yang sama menghindari plagiat. Data data alumni akan disimpan di modul ini. Semua data barang kebutuhan universitas yang bersifat rutin dan kontinyu (misalnya ATK, kertas, buku, air minum, dll) akan disimpan di modul ini. Modul ini bertugas menyimpan data rekanan suplier (termasuk contact personnya) barang barang kebutuhan rutin universitas. Modul ini bertugas menyimpan data Kartu Rencana Studi mahasiswa. Untuk universitas yang sudah menyatukan situs web sitenya dengan Sistem Informasi Universitas, modul ini dapat diisi oleh mahasiswa melalui Internet. Modul ini bertugas menyimpan data data absensi (sakit, izin atau alpa) mahasiswa, staff pengajar (dosen) dan karyawan universitas. Untuk pengembangan ke depan, modul ini dapat dihubungkan dengan alat absensi sidik jari. Modul ini bertugas menangani pekerjaan administrasi pelatihan bagi dosen dan karyawan universitas. Yang ditangani dari masalah pendaftaran, scanning (melacak kelayakan calon peserta), absensi sewaktu mengikuti training, hingga evaluasi peserta setelah mengikuti training (dinyatakan lulus atau tidak). Modul ini bertugas mencatat data data nilai mahasiswa (nilai ujian semester, mid semester, tugas tugas, dsb). Dari modul ini nantinya akan dihasilkan KHS (Kartu Hasil Studi) mahasiswa. Modul ini bertugas menangani pekerjaan administrasi pembayaran uang kuliah / SPP. Modul ini bertugas menangani pekerjaan administrasi pembayaran gaji / honor staff pengajar (dosen) dan karyawan universitas. Modul ini berguna untuk melakukan evaluasi kinerja staff pengajar dan karyawan universitas misalnya penilaian terhadap kerajinan, kedisiplinan, kebersihan, dsbnya. Modul ini berguna untuk mengurus masalah promosi (kenaikan jabatan) atau demosi (penurunan jabatan) staff pengajar dan karyawan universitas. Modul ini bertugas menangani masalah administrasi izin cuti / stop out mahasiswa. Modul ini bertugas menangani masalah administrasi izin cuti staff pengajar dan karyawan universitas. Modul ini mencatat semua biaya / pengeluaran proyek universitas (yang

Form Absensi

Form Training Form Pengisian Data Nilai Mahasiswa Form Pembayaran SPP Mahasiswa Form Pembayaran Gaji Form Evaluasi Kinerja Form Promosi & Demosi Jabatan Form Stop Out / Cuti Mahasiswa Form Izin Cuti Form Belanja

Sistem Informasi Universitas

Proyek Universitas Form Peminjaman & Pengembalian Buku Perpustakaan Form Browser Buku Perpustakaan Form Pembelian Barang Kebutuhan Universitas Form Konsumsi Barang Kebutuhan Universitas Form Pembukuan

sudah diregistrasi di modul Data Proyek Universitas). Dari modul ini pihak pimpinan (rektor) atau pihak yang berwenang lainnya dapat melakukan pengawasan terhadap biaya belanja proyek. Modul ini akan menangani masalah administrasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan universitas. Dari modul ini pula pihak operator dapat mengetahui jumlah uang denda yang harus dibayarkan peminjam bila tanggal pengembalian sudah melewati tanggal pengembalian yang seharusnya. Modul ini dapat digunakan oleh calon peminjam buku untuk mencari dan menemukan status buku (ada, sedang dipinjam atau hilang / rusak) yang ingin dipinjamnya. Modul ini bertugas mengurus masalah administrasi pembelian / pengadaan barang barang kebutuhan (rutin) universitas. Secara otomatis modul ini akan menambah jumlah persediaan barang di file stock. Modul ini bertugas mengurus masalah administrasi pemakaian / konsumsi barang barang kebutuhan (rutin) universitas. Secara otomatis modul ini akan mengurangi jumlah persediaan barang di file stock. Modul ini bertugas mengurus masalah administrasi pembukuan universitas mencatat semua transaksi penerimaan atau pengeluaran uang (cashflow). Semua data mahasiswa yang drop out (DO) atau yang hampir drop out akan dicatat di modul ini. Modul ini akan menghasilkan daftar nama mahasiswa yang terancam DO. Pada universitas yang sudah mengkoneksikan situs web sitenya dengan Sistem Informasi Universitas, daftar nama yang dihasilkan modul ini dapat ditayangkan di halaman web site universitas tsb. Staff pengajar atau karyawan universitas yang mengundurkan diri atau dipecat (dengan hormat atau tidak hormat) akan dicatat di modul ini. Dari modul ini pula dapat diatur mengenai masalah uang pesangon atau uang tunjangan pensiun lainnya. Modul ini bertugas mengurus masalah administrasi beasiswa yang diberikan kepada para mahasiswa, dosen atau karyawan universitas. Dari modul ini pula akan dapat ditelusuri apakah yang bersangkutan benar benar layak untuk mendapatkan beasiswa tsb.

Form Drop Out Mahasiswa

Form PHK

Form Beasiswa

D. Struktur Sistem Secara skematis struktur Sistem Informasi Universitas ini dapat dilihat seperti di bawah ini :

Sistem Informasi Universitas

C lie n t # 1

C l ie n t # 3 D a ta b a s e pusat

C l ie n t # 1

C li e n t # 3

C o m p u t e r S e r v e r F a k u lt a s # 1

C o m p u te r S e r v e r F a k u lta s # 3

C lie n t # 2 D a ta b a s e

C o m p u te r S e rv e r In d u k

C li e n t # 4 D a ta b a s e

C li e n t # 1

C li e n t # 3

C o m p u te r S e r v e r F a k u lta s # 2

C li e n t # 2 D a ta b a s e

C li e n t # 4

Dari gambar dapat diketahui bahwa nantinya setiap fakultas akan memiliki databasenya sendiri sendiri sehingga dengan demikian diharapkan beban kerja komputer server induk tidak terlalu berat. Server induk rencananya akan menangani file database daftar mata kuliah yang diajarkan, daftar staff pengajar (dosen) & karyawan universitas, data proyek universitas, dsbnya. Sedangkan server / sub server yang ditempatkan di fakultas akan menyimpan database mahasiswa (di jurusan masing masing), KRS dan KHS serta daftar absensi. Pembagian file file database ini hanyalah sebagai gambaran. Secara nyata pembagian ini harus dilakukan dengan sangat hati hati dan cermat karena bila terjadi kekeliruan ada kemungkinan struktur sistem ini harus dirombak secara total!

D a t a M a h a s is w a

Absensi

KR S & KHS

J u r u s a n T e k n ik M e s in

D a ta b a s e D a t a M a h a s is w a S e r v e r F a k u lt a s T e k n i k Absensi KR S & KHS

J u r u s a n T e k n i k E l e k tr o

D a t a M a h a s is w a

Absensi

KR S & KHS

J u r u s a n T e k n ik S ip il

Sistem Informasi Universitas

E. Web Site Universitas Situs web site universitas adalah pelengkap dari Sistem Informasi Universitas yang peranannya cukup penting dalam menunjang kelancaran administrasi universitas. Contoh kecil untuk pembuatan KRS (Kartu Rencana Studi) mahasiswa. Dengan adanya situs tsb, mahasiswa yang sedang berada di luar kota (atau bahkan di luar negeri) masih dapat menyusun dan mengirim KRSnya sendiri ke universitasnya.

J a k a r ta I n te rn e t S e r v e r I n d u k U n iv e r s ita s P a le m b a n g W e b S e rv e r (IS P )

B anda r La m p ung

Banyak hal yang dapat di-implementasikan di situs web site universitas ini dalam kaitannya dengan Sistem Informasi Universitas, antara lain : - Pembayaran SPP. Dengan melakukan kerjasama dengan pihak bank, maka pembayaran SPP ini dapat dilakukan kapan saja dan dari mana saja bahkan via ATM. - Pengumuman pengumuman penting yang harus diketahui oleh para mahasiswa, dosen atau karyawan universitas. - Panggilan atau penyampaian peringatan dari universitas kepada pihak pihak tertentu. - Sebagai wadah bagi para sivitas akademika dalam menyalurkan pendapat atau aspirasinya mengenai kehidupan kampus. - Membina tali silaturahmi yang erat dan harmonis antara para alumni dengan mahasiswa (adik adik tingkat). - Media koran virtual kampus tempat para mahasiswa mengenal dunia jurnalistik dan mengasah kemampuannya di bidang tulis - menulis. - Penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar jarak jauh. - Sebagai pusat penyimpanan arsip soal soal ujian yang dapat didownload sendiri oleh mahasiswa. Dan masih banyak fitur fitur lainnya yang dapat ditambahkan. F. Keterangan Teknis Nama software.........................................: Sistem Informasi Universitas Versi.........................................................: 1.0 Model / type.............................................: LAN / WAN Produksi...................................................: Chrono Global Building (CGB), Divisi Pengembangan dan Disain Sistem Perangkat Lunak Hardware (server) : - Sistem operasi.......................................: Microsoft Windows 95, 98, 2000, ME, XP, NT - Processor...............................................: Pentium IV, clock rate 1.2 GHz
6

Sistem Informasi Universitas

- Memori (RAM).....................................: 64 MB (disarankan 256 MB) - Hard disk...............................................: 20 GB (makin besar makin baik), SCSI - LAN / Ethernet card..............................: wireless atau wired Hardware (client) : - Sistem operasi.......................................: Microsoft Windows 95, 98, 2000, ME, XP - Processor...............................................: Pentium II, clock rate 400 MHz - Memori (RAM).....................................: 64 MB (disarankan 128 MB) - Hard disk...............................................: 10 GB (optional), ATA - LAN / Ethernet card..............................: wireless atau wired Printer......................................................: optional Scanner....................................................: optional Modem (internal / external)....................: optional Hub / switch.............................................: jumlah port tergantung kebutuhan Konfigurasi di atas adalah konfigurasi minimum yang diperlukan. G. Perincian Biaya dan Waktu Pengerjaan Perkiraan biaya yang terdaftar di sini adalah untuk pembuatan software Sistem Informasi Universitas full version yang dijalankan di jaringan (LAN / WAN) dengan masa garansi 1 (satu) tahun. Tidak termasuk perangkat jaringan dan komputer. Perincian biaya : Persiapan, perencanaan dan survey lapangan.....................................: Rp 7.500.000,Pembuatan software Sistem Informasi Universitas............................: negotiable, tergantung dari tingkat kerumitan pemrograman yang akan ditemui di lapangan. Saat ini belum dapat ditentukan. 1 buah CD software Sistem Informasi Universitas - 1 buah buku petunjuk pemakaian (Users Manual Handbook) - Dokumen petunjuk instalasi sistem - Pelatihan tenaga tenaga operator (untuk 65 orang) - Kartu garansi software selama 1 tahun Biaya maintenance sistem / bulan.......................................................: Rp 6.500.000,Pembuatan situs web site universitas..................................................: Rp 42.000.000,Biaya maintenance situs web site........................................................: Rp 2.150.000,Biaya instalasi jaringan dan teknisi.....................................................: Rp 10.000.000,Biaya biaya tak terduga....................................................................: Rp 21.000.000,Transportasi dan komunikasi team......................................................: Rp 6.000.000,Komputer server IBM X Series 205 (8480IKS).................................: US$ 1.655 - Processor Pentium 4 2.8 GHz - Memory DDRAM 256 MB - Floppy disk drive 1,44 MB - 36.4 GB SCSI HDD - CD Read / Writer - VGA card 4 MB

Sistem Informasi Universitas

- Monitor 15 VGA IBM - Keyboard 101 keys, scrolling mouse PS/2 - Integrated Gigabit LAN - 5 PCI, 2 USB ports, 1 paralel, 340 watts power supply Komputer client...................................................................................: Rp 3.400.000,- Processor Intel Celeron 2.0 GHz - Memory DDRAM 128 MB Visipro - Floppy disk drive 1,44 MB - CD ROM drive 52x - Hard disk Seagate 20 GB - SVGA Monitor 15 Advance - Keyboard 101 keys, scrolling mouse Benq - LAN / Ethernet card 10/100 MBps - Mainboard Pentium 4 MSI - Speaker active - Modem internal - Casing ATX Harga harga di atas valid dari tanggal 24 Agustus 2004 s/d 30 Desember 2004. Perkiraan waktu pengerjaan : Persiapan dan perencanaan survey lapangan......................................: 5 hari Survey lapangan dan pengumpulan data / informasi..........................: 14 hari Analisis sistem dan hasil survey.........................................................: 7 hari Presentasi dan pembuatan model sistem.............................................: 5 hari Penulisan kode program......................................................................: 64 hari Testing dan ujicoba sistem di lingkungan simulasi............................: 7 hari Instalasi dan ujicoba jaringan (LAN)..................................................: 7 hari Ujicoba sistem di jaringan (LAN) yang sesungguhnya......................: 7 hari Pembuatan buku petunjuk (users manual handbook).......................: 18 hari Training dan pelatihan tenaga operator sistem...................................: 14 hari Serah terima sistem dengan pihak klien..............................................: 3 hari H. Penutup Pemanfaatan komputer dalam membantu tugas tugas administrasi saat ini memang sudah cukup banyak bahkan bisa dikatakan sudah hampir menyentuh setiap daerah di tanah air. Namun sayangnya perangkat lunak (software) yang digunakan masih sangat standar dan umum, sehingga seringkali ditemukan software tsb tidak atau kurang memenuhi harapan pemakainya. Fenomena seperti ini bisa dimaklumi bila mengingat sebagian besar penduduk Indonesia masih menganggap komputer hanya sebagai pengganti mesin ketik, alat bermain game, mendengarkan musik atau menonton film di waktu jam istirahat tak terkecuali bagi pimpinan suatu organisasi atau perusahaan!