DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN TOTONICAPAN

MINISTERIO DE EDUCACIN GUATEMALA

MANUAL DE INVENTARIOS Para Establecimientos Educativos Oficiales del Departamento de Totonicapn

DIRECCIN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN TOTONICAPAN

MANUAL DE INVENTARIOS Para Establecimientos Educativos Oficiales del Departamento de Totonicapn

PRESENTACION:
El presente documento tiene como objeto principal ser una gua para indicar cuales son los procedimientos correspondientes en cuanto a ingreso y baja de bienes en posesin y propiedad de los Centros Educativos Oficiales del Departamento, as como mostrar los procedimientos y trmites a seguir en cuanto al manejo de inventarios tomando en cuenta la legislacin nacional vigente, para uniformar y estandarizar los procesos administrativos de la materia, y la regularizacin de los inventarios actuales de los diferentes establecimientos educativos. Se presenta el Manual de Inventarios para los establecimientos educativos oficiales del departamento de Totonicapn, esperando que sea una herramienta de consulta y de apoyo al trabajo, en la gestin administrativa que desarrollan los directores de dichos establecimientos, en lo relacionado a adiciones, bajas, traslados y otras operaciones que se originan en el manejo de los bienes muebles propiedad de la administracin pblica y al servicio de las escuelas pblicas del departamento.

INDICE DEL MANUAL DE INVENTARIO

Pg.

1 Objetivo 2 Alcance 3 Cumplimiento 4 Base legal 5 Libro de inventarios 6 Bienes no fungibles 7 Bienes fungibles 8 Ingresos al libro de inventario

1 1 1 1 2 3 3 4

a) Ingreso al libro de inventario, proceso de adquisicin por medio de compra directa 4 b) Ingreso al libro de inventario, proceso de donacin y/o traspaso 5 9 Bajas de bienes a) Solicitud de baja por robo b) Solicitud de baja por mal estado, destructibles e incinerables c) Otros casos 10 Realizacin de inventario fsico
11 Reportes de inventarios

6 7 9 11 11 12 13

12 Anexo

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1 OBJETIVO:
Contribuir al fortalecimiento de la gestin administrativa escolar, especficamente en el sistema de inventarios, de esa manera apoyar el desarrollo educativo del departamento a travs del fortalecimiento, en materia de mobiliario y equipo.

2 ALCANCE:
Todas las Escuelas e Institutos Oficiales, Rurales y Urbanas, de los diferentes niveles, en la circunscripcin departamental.

3 CUMPLIMIENTO:
Los Directores de los establecimientos pblicos sern responsables de los trmites a realizar, en atencin a las obligaciones administrativas asignadas.

4 BASE LEGAL:
Circular 3-57: Contiene las instrucciones generales sobre la formulacin de los inventarios, tiempo a realizarse, registro de alzas y bajas y algunos ejemplos de formatos para trabajar el inventario. Acuerdo gubernativo 217-94: Contiene el reglamento para inventarios para los bienes muebles de la administracin pblica, as como instrucciones para la baja de los bienes. Decreto legislativo 647: Que contiene instrucciones sobre la formacin de los inventarios as como la obligatoriedad de recibir o entregar el cargo de cualquier empleado pblico mediante revisin y chequeo del inventario fsico, de lo cual se rendir copia a la autoridad inmediata por la va correspondiente. Decreto 103-97 Derogatoria del 77-95 (CORECHA): El decreto 77-95 dio origen a lo que se conoca como la Comisin Recolectora de Chatarra (CORECHA) la cual se encargaba de recibir todo el desecho ferroso o metlico de cada una de las instituciones del Estado. Con la firma de los acuerdos de paz, esta institucin desaparece mediante el Decreto 103-97 que crea una comisin especial conformada por el Ejecutivo que se encargar de la recepcin y subasta de los bienes ferrosos al recibirse de las diferentes dependencias del Gobierno.

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Decreto 779-98 Reglamento del decreto 103-97: Este decreto contiene el reglamento del Decreto 103-97 proporcionando los lineamientos generales sobre el procedimiento para la solicitud de baja de materiales o bienes ferrosos, para lo cual se conformarn los expedientes respectivos. Decreto Legislativo nmero 114-97 Ley del Organismo Ejecutivo: Contiene delimitacin de las funciones de cada uno de los ministerios as como el tiempo mximo estipulado para envo de informes de inventario por parte de cada una de sus dependencias a la Direccin de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Pblicas. Leyes conexas Decreto. 89-96 Ley de probidad y de responsabilidades: Descripcin de las responsabilidades de los empleados de la Administracin Pblica as como la guarda y custodia de los bienes que tienen a su cargo. Otras leyes: Cdigo Civil, Penal, Ley de Compras y Contrataciones, etc.

5 LIBRO DE INVENTARIOS
El libro de inventarios es un documento contable en el que cada centro educativo registra con su valor todos los bienes muebles, con los que cuenta, tanto al inicio como al final de cada ao. El libro de inventarios debe estar autorizado por el Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo de la escuela, salvo aquellos centros educativos cuyo director sea cuentadante ante la contralora General de Cuentas, en este caso la Contralora autoriza dicho libro. El libro de inventarios est bajo la responsabilidad del director, con la supervisin constante del Coordinador Tcnico Administrativo, todos los secretarios contadores donde exista este personal, as como directores de los establecimientos educativos deben realizar un inventario de bienes al finalizar el ciclo lectivo, as como enviar las certificaciones respectivas y copias del mismo al Coordinador Tcnico Administrativo de su jurisdiccin, quien debe de trasladar a la unidad de inventarios de la seccin administrativa de la Direccin Departamental. El libro de inventario debe contener el registro de todos los bienes muebles no fungibles de la escuela, valorizados y separados en cuentas y/o secciones que componen la escuela. Los bienes no fungibles generalmente son aquellos que no se deterioran rpidamente.

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6 BIENES NO FUNGIBLES
Son todos aquellos cuya vida se estima en ms de cinco aos, o que son menos susceptibles al rpido deterioro y pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia1. Ejemplo de bienes que deben ingresarse al libro de inventarios (Bienes muebles no fungibles):

Maquinaria, Equipo de computacin: computadoras, impresoras, Herramientas: azadones, palas, Mobiliario y equipo de oficina: escritorios, mesas, sillas, Mobiliario educativo: pizarrn, Vehculos: motocicletas, carros, Otros*

7 BIENES FUNGIBLES
Son todos aquellos bienes que pueden ser substituidos fcilmente por otros de la misma especie, calidad, cantidad y valor cuya vida til se estima menor a dos aos o que se deterioren fcilmente2. Bienes que no deben ingresar al libro de inventarios, sino a un libro auxiliar (libro de fungibles): tiles de escritorio, (Memorias USB), Cds, disketes, Sacapuntas de metal o plstico, Engrapadoras, Saca grapas, Cubetas, Escobas, Folletos, revistas, libros Otros*

Autor Desconocido, Seminario de sobre manejo de inventario, Pg. 16 * es necesario que cumpla con los criterios indicados en el concepto. 2 Ibid, Pg. 16 * es necesario que cumpla con los criterios indicados en el concepto.

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8 INGRESOS AL LIBRO DE INVENTARIOS

Toda adicin de bienes no fungibles que represente un aumento al activo de la escuela y que ocurra dentro del ao, debe agregarse al libro de inventario. El registro debe de realizarse en el momento que ocurra la adquisicin de los bienes. La adicin o aumento de activos de la escuela puede darse por las siguientes razones: a) Por la compra directa de un bien, b) Donacin, c) Traspaso.
a) INGRESO AL LIBRO DE INVENTARIO, PROCESO DE ADQUISICIN POR MEDIO DE COMPRA DIRECTA Documentacin Necesaria Acta de adquisicin, Factura de compra de bienes, Caractersticas y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos correspondientes. PASO 1 Clasificacin del bien a ingresar Clases de cuentas que existen (para el Ministerio de Educacin); a) 1232.03 De oficina y muebles, Subcuentas: a) Equipo de computacin y electrnica, b) Maquinas impresoras, c) Muebles de madera, d) Muebles de metal. b) 1232.05 Educacional cultural y recreativo, Subcuentas; a) Equipo microfilm y proyeccin, b) Equipo de audio, c) Equipo de televisin, d) Equipos fotogrficos, e) Equipos musicales, f) Mobiliario educativo. c) 1232.06 De transporte, traccin y elevacin, Subcuentas: a) Motocicletas, b) Vehculos pequeos destinados para el campo. d) 1232.07 De comunicaciones Subcuentas; a) Accesorios de telefona, b) Equipo de radio.

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e) 1237.00 Otros activos fijos Subcuenta; a) Equipos varios de mantenimiento. PASO 2 Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adicin, a continuacin se presenta una gua

GUA PARA LA ADICIN

Cant. Saldo anterior Adicin por compra Dicha compra fue realizada mediante factura no. XXX De fecha (da) de (mes) del (ao) A la Cta. 123X.XX (Nombre de la cuenta) (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) * Si se compran ms de dos clases de bienes se pueden adicionar en la misma (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha.
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

b) INGRESO AL LIBRO DE INVENTARIO, PROCESO DE DONACIN Y/O TRASPASO.

Documentacin Necesaria Acta de donacin/traspaso, Valor estimado, Caractersticas y series del mobiliario y equipo a ingresar en los casos. correspondientes

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PASO 1 Clasificacin del bien a ingresar de acuerdo a las cuentas que existen para el Ministerio de Educacin y Direcciones Departamentales de Educacin, indicadas anteriormente. PASO 2 Se procede a realizar el ingreso en el libro de inventario, por medio de adicin, a continuacin se presenta una gua

GUA PARA LA ADICIN

Cant. Saldo anterior Adicin por donacin Dicha donacin consta en acta administrativa no. XX-2010 de fecha (da) de (mes) de (ao) A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) * Si se reciben ms de dos clases de bienes se pueden adicionar en la misma. (Subcuenta) XXX (Nombre del bien a ingresar), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

9 BAJAS DE INVENTARIO
Las disminuciones o bajas de inventarios de las escuelas pueden darse por: a) robo, b) mal estado, c) por destruccin e incineracin, d) por traslado a otra dependencia del Estado.

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Las escuelas pueden recibir, pero no realizar donaciones a entidades privadas. Aunque es posible realizar traspasos y donaciones a una entidad o escuela pblica, lo ms conveniente es asesorarse antes de realizar la operacin, para estar seguros si procede o no. a) SOLICITUD DE BAJA POR ROBO
Los establecimientos educativos ante un incidente de tal naturaleza inmediatamente darn a conocer a las autoridades correspondientes para que den fe de tal acto delictivo, para tal efecto dar parte a: PASO 1 Comisara o subestacin de la Polica Nacional Civil de la localidad. Ministerio Pblico para iniciar la investigacin correspondiente, o autoridad comunal o municipal que haga constar en acta el hecho, en este caso es necesario posteriormente dar aviso al Ministerio Pblico y Polica Nacional Civil para su investigacin. PASO 2 Suscripcin del acta donde se haga constar que bien o bienes fueron robados, identificndolos detalladamente y su valor. PASO 3 Certificacin del libro de inventario donde conste el registro de los bienes robados. PASO 4 Cumplido el plazo establecido en ley (6 meses) en cuanto a la investigacin del hecho, se procede a solicitar certificacin de parte del Ministerio Pblico o Juzgado correspondiente, donde se haga constar la etapa procesal en que se encuentra y si se logr o no individualizar a los delincuentes o responsables del hecho. PASO 5 Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental de Educacin, pidiendo se proceda a iniciar el trmite de baja por robo. En la solicitud deber de adjuntarse la siguiente documentacin: a) Fotocopia del acta donde conste el robo. b) Certificacin del acta. c) Fotocopia del libro de Inventario donde conste el registro del o los bienes robados. d) Certificacin del libro de inventario donde conste el registro del o los bienes robados. e) Fotocopia de la denuncia presentada en la Polica o certificacin del parte policial extendida por la Polica. f) Fotocopia de la Certificacin emitida por el Ministerio Pblico en cuanto al proceso denunciado, en caso de robos que hayan sido realizados anteriormente, certificacin del Juzgado donde se presento la denuncia correspondiente. Articulo 7. Acuerdo Gubernativo No. 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994.

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PASO 6 Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdiccin, quien deber remitirla al rea de inventario de la Direccin Departamental de Educacin. PASO 7 El rea de inventario se encargar de analizar el expediente y establecer si cumple los requisitos, para continuar su trmite, de lo contrario, devolver al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director y subsane o complete los requisitos sealados, resueltos volvern al paso 6. PASO 8 Habiendo cumplido con los requisitos, se providencia y se procede a enviar a Contralora General de Cuentas donde, seguir los pasos de ley, Articulo 5. Acuerdo Ministerial 1109-2009 de fecha 23 de junio de 2009. PASO 9 La Direccin Departamental de Educacin recibe notificacin y resolucin de parte de Contralora General de Cuentas y Departamento de Contabilidad del Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, y ste al Director interesado. PASO 10 Al tener la resolucin de parte de Contralora General de Cuentas, y el Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a dar de baja del inventario los bienes indicados.

GUA DE BAJA
Cant. Saldo anterior Baja por Robo Dicha baja fue autorizada mediante resolucin de Contralora General de Cuentas (CGC) No. XXX-2010XXX, y resolucin de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, No. XX-2010 A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) XX (nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) * Si se rebajan ms de dos bienes se pueden en la misma (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja, marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica)
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total)

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Total (nuevo saldo) En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras) Lugar y Fecha

Q XXX,XXX.xx

b) SOLICITUD DE BAJA POR MAL ESTADO, DESTRUCTIBLES E INCINERABLES

PASO 1 Suscribir acta donde se haga constar el mal estado de los bienes muebles detallando sus caractersticas y valores. PASO 2 Reunir los siguientes requisitos: 1. Certificacin de acta donde se haga constar el mal estado, destructibles3 o incinerables4 de los bienes muebles, detallando sus caractersticas y valores. 2. Certificacin de registro de inventarios que contenga detalle de caractersticas y valores de los bienes objeto de baja. PASO 3 Se procede a realizar solicitud, dirigida al Director o Directora Departamental actual, pidiendo se proceda a iniciar el trmite de baja por mal estado, solicitud en la que deber de adjuntarse la siguiente documentacin. a) Certificacin de acta donde se haga constar el mal estado destructibles3 o incinerables4 de los bienes muebles, detallando sus caractersticas y valores. b) Certificacin de registro de inventarios que contenga detalle de caractersticas y valores de los bienes objeto de baja. PASO 4 Dicho expediente se presenta en original y duplicado al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo de su Jurisdiccin, quien deber remitirla al rea de inventario de la Direccin Departamental de Educacin.

PASO 5 El rea de inventario se encargar de su anlisis y establecer si cumple los requisitos, para continuar su trmite, de lo contrario, devolver al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, para que traslade al Director y subsane o complete los requisitos
3

Destructibles son aquellos que son materia slida, y pueden ser objeto de compresin o como su nombre lo indica destruccin, por ejemplo madera. 4 Incinerables aquellos que se pueden quemar como por ejemplo bienes plsticos. (Aunque dicha normativa es vigente ms no positiva, debido a la contaminacin que produce su incineracin).

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sealados, resueltos volvern al paso 4. El Director Departamental despus de verificar lo solicitado por medio del personal designado para el efecto, firmar la solicitud de baja y autorizar el seguimiento del trmite. Segn Acuerdo Ministerial 1109-2009

PASO 6 Habiendo cumplido con los requisitos, se enviar por medio de oficio dirigido al Director de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, solicitando que se emita resolucin de baja de bienes por mal estado de consistencia destructible. La Direccin de Bienes del Estado solicitar la intervencin de la Contralora General de Cuentas para la verificacin respectiva, despus de lo cual se ordenar la destruccin de dichos bienes suscribiendo acta para el efecto y remitiendo certificacin a las instancias correspondientes. Posteriormente Bienes del Estado emite resolucin para el registro de baja correspondiente en el libro de inventarios. Artculos 4 y 5 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 PASO 7 La Direccin Departamental de Educacin recibe notificacin y resolucin de parte del Departamento de Bienes del Estado, quien a su vez notifica al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, y ste al Director interesado. PASO 8 Al tener la resolucin de parte del Departamento de Contabilidad del Estado, se procede a rebajar del inventario los bienes indicados.

GUA DE BAJA:
Cant. Saldo anterior Baja por mal estado Dicha baja fue autorizada mediante resolucin del Departamento de Bienes del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas, no. XX-2010 A la Cta. 123X.XX (nombre de la cuenta) (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) * Si se rebajan mas de dos bienes se pueden en la misma (Subcuenta) 0X (Nombre del bien a dar de baja), marca (del bien), modelo (si tuviera modelo), caracterstica (fsicas y tcnicas) serie (si tuviere el bien, se aplica siempre en casos de equipo de computo y electrnica) Total (nuevo saldo)
Q XXX,XXX.xx

(Valor unitario)

(Valor total)

(Valor unitario)

(Valor total) Q XXX,XXX.xx

10

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En vista de lo anterior el inventario de esta dependencia a la fecha queda con un saldo de XXXXXXXXXXXXXXX y XXX centavos (cantidad en letras)

Lugar y Fecha

c) OTROS CASOS PRDIDAS, FALTANTES, EXTRAVOS, BIENES FUNGIBLES INGRESADOS EN LIBRO DE ACTIVOS FIJOS, DESASTRES NATURALES Y CASOS NO PREVISTOS. 1. PERDIDAS, FALTANTES Y EXTRAVIOS: En estos casos se responsabilizar al director del establecimiento o a la persona que tenga cargos del bien, y se exigir la reposicin del mismo, siempre que cumpla con las mismas caractersticas y valor. Para ello es necesario suscribir acta indicando lo relativo al caso y al bien as como el requerimiento de pago o reposicin segn corresponda. En el primero de los casos, el valor del bien debe depositarse a cuenta comn del Estado. Si se opta por la reposicin, el bien deber ser de idnticas caractersticas y calidad. Base Legal: Artculos 7, 8, 9, 10, 11, 21 y 23 del Acuerdo Gubernativo No. 217-94 Reglamento de Inventarios de bienes muebles de la Administracin Pblica 2. FALTANTE POR INCENDIOS, INUNDACIONES, DESASTRES NATURALES Y OTRAS EVENTUALIDADES: Para estos casos el director del establecimiento deber suscribir acta en la que haga constar lo acontecido, detallando los bienes afectados; con certificacin del acta deber dar parte a la polica. Seguidamente presentar solicitud de baja dirigida al Director Departamental, por medio del Coordinador Tcnico Administrativo (adjuntando fotocopia del acta, certificacin, copia de la denuncia a la Polica, fotocopia del libro de inventario donde aparecen los bienes afectados.) quien remitir al encargado de inventarios para la continuacin del trmite respectivo. 3. BIENES FUNGIBLES: El director de la escuela que tenga ingresado al libro de inventarios bienes fungibles, deber suscribir acta identificando los bienes fungibles y con certificacin de dicha acta, as como del ingreso a dicho inventario, iniciar el trmite remitiendo expediente y solicitud al Director Departamental de Educacin por medio del Coordinador Tcnico administrativo correspondiente.

10 REALIZACIN DE INVENTARIO FISICO

El director del establecimiento deber realizar el inventario fsico correspondiente al finalizar el periodo fiscal, debiendo dejar constancia en el libro con fecha: 31 de diciembre del ao cursado.

11

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11 REPORTE DE INVENTARIO
El director del establecimiento deber de entregar el FIN 01 Formulario Resumen de Inventario, FIN 02 Formulario Detalle por Cuenta debidamente firmado y sellado, al Coordinador Tcnico Administrativo o Supervisor Educativo, en la fecha que se establezca, para que l remita al rea de Inventario, el total de inventarios de su jurisdiccin.

12

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Elabor: pmbl Revisin: EWZM Autorizacin: AAME

12 ANEXO

ETAPA 1 PASOS INICIALES PARA TRMITE DE BAJA POR:

ROBO

MAL ESTADO

DESASTRES NATURALES

ETAPA 2 SEGUIMIENTO (GENERALIDADES)

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Autoridades Educativas Direccin Departamental de Educacin Totonicapn Ao 2011

Licenciado Anbal Arizmendy Martnez Escobedo Director Departamental de Educacin

rea Administrativa Financiera

Licenciado Apolonio Lorenzo Chamorro Ixcaquic Jefe del Departamento Administrativo Financiero Licenciado Elder Waldemar Ziga Morales Jefe Administrativo P.C. Pablo Moiss Baten de Len Coordinador de la Unidad de Inventarios

14