SMK-YPSEI PALANGKA RAYA KKPI KELAS X

MAIL MERGE WORD 2007

Mail Merge adalah sebuah fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen berangkai (dokumen yang perlu dikirimkan kepada banyak orang dengan format, isi dan maksud yang sama). Oleh karena itu, untuk menggunakan fasilitas Mail Merge kita harus menggabungkan dua buah file. File pertama merupakan dokumen utama (Main Document), berisi surat yang akan kita kirim. File kedua merupakan sumber data (Data Source), berisi data nama dan alamat penerima yang akan dikirim surat. Data yang digunakan sebagai Data Source tersusun dalam database, yaitu data yang tersusun dengan teratur dalam tabel yang terdiri atas Filed dan Record. Field adalah data yang sejenis, dalam susunan database biasanya menempati kolom. Record adalah satu unit data, dalam susunan database biasanya menempati baris. Tahapan untuk membuat Mail Merge: 1. Buka file yang akan dijadikan Main Document, dalam hal ini buka file yang sudah anda buat pada praktek KKPI di pertemuan sebelumnya. 2. Pilih menu Mailings. 3. Pilih menu Start Mail Merger. 4. Pilih menu step by Step Mail Merger Wizard.

1 2

3
5. Di sebelah kanan akan muncul submenu mail merger. Pilih Letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol Next yang ada di bawah.

SMK-YPSEI PALANGKA RAYA KKPI KELAS X

6.

Pada step ke-2, pilihlah Use The Current Document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah dibuat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol Next yang ada di bawah.

7
7. Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu Create.

8 9

10
8. 9. Setelah muncul menu New Addres List, pilih sub menu Customize Columns. Sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan dimasukkan. Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data (Field Names). Untuk menghapusnya tekan menu Delete. Untuk latihan kali ini hapus semua judul data dan sisakan empat judul data

Hapus judul data yang berada dalam kotak merah. Dengan klik tombol Delete lalu Yes.

11

12

10. Ke-empat judul data yang tersisa akan dirubah namanya dengan menekan Rename. Title dirubah menjadi Nama; First Name dirubah menjadi No Peserta UN; Last

SMK-YPSEI PALANGKA RAYA KKPI KELAS X

Nama dirubah menjadi Jenis Kelamin; dan Company Name dirubah menjadi TTL. Tekan OK untuk mengakhiri.

Rubah Nama Judul Data sesuai keinginan. Dengan klik tombol Rename lalu OK.

13

11. Secara otomatis akan muncul kembali menu New Address List. Disini dapat lihat bahwa judul data sudah berubah. Berikutnya mengisi data sesuai dengan judul data yang sudah dirubah sebelumnya. Apabila data sudah diisi dengan lengkap klik OK.

Untuk mengisi data, klik pada kolom yang tersedia. Untuk berpindah ke kolom selanjutnya tekan TAB pada keyboard.

12. Secara otomatis akan muncul kotak dialog Save Address List. Simpanlah data yang tadi telah dibuat di folder yang sama dengan Main Document, beri nama file sesuai dengan nama file Main Document, kemudian klik Save.

Usahakan agar nama file sama dengan nama file Dokumen Ms. WORD yang anda gunakan sebagai Main Document.

SMK-YPSEI PALANGKA RAYA KKPI KELAS X

13. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms. WORD , pilihlah menu Insert Merge Field. 14. Masukkan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya judul nama dimasukkan pada kata nama.

15. Untuk menampilkan hasilnya pilih Preiew Results. 16. Selanjutnya lakukan Save pada Ms. WORD.

Tombol perpindahan Record

Untuk berpindah dari satu record ke record lainnya, klik tombol-tombol berikut. Tombol Record Previous Record Next Record Last Record pindah ke record pertama pindah ke record sebelumnya pindah ke record berikutnya pindah ke record terakhir